เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

การที่จะเขียนหนังสือราชการได้ดี ท่านต้องรู้ก่อน ห ักการเขียนเรอ่ื งทดี่ ี ว่าหนังสือราชการคืออะไร และลักษณะของหนังสือ ย่อใหส้ ้นั ทสี่ ดุ ราชการแตล่ ะชนิดเป็นอยา่ งไร มีรูปแบบ และมีกรณีที่ใช้  เปน็ ประโยคหรือวลี ถ้าเปน็ เพียง แตกต่างกนั อย่างไรบ้าง “คานาม” หรือ “คากรยิ า” จะไม่ได้ใจความ หนงั สือราชการ คือ เอกสารที่เปน็ หลักฐานใน  พอใหร้ ู้ใจความวา่ เป็นเร่ืองอะไร ราชการ ไดแ้ ก่  แยกความแตกตา่ งจากเรอ่ื งอื่นได้  เกบ็ ค้น อ้างองิ ไดง้ ่าย  หนงั สือท่ีมไี ปมาระหวา่ งส่วนราชการ (ผ้เู ก็บ ผู้ค้น ผอู้ า้ งองิ )  หนังสือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืน ใดซึง่ มิใชส่ ว่ นราชการ หรือทมี่ ไี ปถงึ บุคคลภายนอก ผู้เก็บ พออ่านช่ือเรื่องก็สามารถแยกเก็บเข้าหมวดหมู่  หนังสือท่ีหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วน ตามประเภทเรอ่ื งได้ โดยไม่ตอ้ งอา่ นรายละเอียดทั้งฉบบั ราชการ หรือบคุ คลภายนอก มมี าถงึ ส่วนราชการ ผู้ค้น พอบอกชื่อเร่ืองก็สามารถค้นหาได้โดยไม่ยุ่งยาก  เอกสารที่ทางราชการจัดทาข้ึนเพ่ือเป็น หลักฐานในราชการ ซับซ้อน  เอกสารที่ทางราชการจัดทาข้ึนต าม ผู้อ้างอิง สามารถบอกช่ือเร่ือง ให้ผู้อื่นเข้าใจได้ โดยไม่ กฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บงั คับ สับสน ไขวเ้ ขว  ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือทีไ่ ดร้ ับจากระบบ สารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ * ช่อื เรื่องไมค่ วรยาวเกนิ 2 บรรทดั * สาหรับข้อ  กาหนดเพิ่มเติมไว้เมื่อปี โดย นายเกรยี ติยศ จิตรโกศล พ.ศ. 2548 (ฉบับแก้ไข) นักวิชาการพัสดุ งานพัสดุ กองกลาง สานักงานอธกิ ารบดี

ความสาคญั ของหนังสือราชการ หนงั สือราชการมี ๖ ชนิด ขอ้ ปฏิบัติในการร่างหนังสอื ราชการ ๑. เป็นกระบวนการส่ือสารทม่ี ีวธิ ีการชัดเจน เพราะมีรูปแบบใน ๑. หนังสอื ภายนอก ๑. การกาหนดชื่อเร่ือง เป็นการสื่อความหมายจงู ใจในเบื้องต้น ลักษณะต่างๆ มีวิธีการปฏิบัติในกระบวนการสื่อสารท่ีเรียกว่า ๒. หนงั สอื ภายใน เพื่อใหร้ ู้ในเบื้องต้นว่ารายละเอยี ดหนังสือมเี นอื้ หาสาระอยา่ งไร หนังสือราชการ มีขั้นตอน เน้ือหาปรากฏอยู่จึงเป็นกระบวนการ ๓. หนังสือประทับตรา ๒. หลักการและเหตุผลท่ีต้องการสื่อสาร การเขียนหนังสือต้อง ส่ือสารท่ีถูกนามาใช้แบบย่ังยืน และเป็นต้นเหตุของกระบวนการ ๔. หนงั สือสัง่ การ มี ๓ ชนดิ บอกท่ีมาท่ีไป เหตุที่มีหนังสือไป ส่วนใหญ่แล้วย่อหน้าแรกของ ส่ือสารในเร่ืองอ่ืนๆ เช่น กระบวนการส่ือสารด้านโทรสาร , หนังสือราชการ คือ หลักการและเหตุผล หรือเหตุท่ีมีหนังสือไป โทรศพั ท์ ๔.๑ คาสั่ง ส่ิงทีพ่ บเหน็ ขอ้ บกพรอ่ งในการเขียนหนังสอื ราชการ คือ การเขยี น ๒. เป็นเคร่ืองมือการบริหารราชการ คือ การสั่งการ การ ๔.๒ ระเบยี บ ขอ้ เทจ็ จริงไม่สอดคลอ้ งกบั ข้อกฎหมาย ตัดสินใจ การวางแผน การกาหนดกฎเกณฑ์ซ่ึงจะทาเป็นลาย ๔.๓ ข้อบงั คบั ๓. สาระที่ตอ้ งการส่อื สาร ตอ้ งดูวา่ จะส่อื สารในเร่ืองอะไร สาระ ลักษณ์อักษรเป็นหนังสือราชการ จะทาให้การส่ังการมี ๕. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ มี ๓ ชนิด ของหนังสือนาไปสู่วัตถุประสงค์ ยกตัวอย่างเช่น กรณีร้องเรียน ประสทิ ธิภาพสงู สดุ ๕.๑ ประกาศ สาระสาคัญคอื ร้องเรียนเรื่องอะไรบ้าง เป็นประเด็นปัญหาอะไร ๓. เป็นเอกสารพยาน หรือหลักฐานที่น่าเชื่อถือ ส่ิงที่ปรากฏอยู่ ๕.๒ แถลงการณ์ ความประสงค์คอื อะไร ในหลักฐานทางราชการ ถือเป็นขอ้ เท็จจรงิ ๔.๓ ข่าว ๔. ประเด็นที่เป็นความประสงค์ ต้องการให้ผู้รับหนังสือปฏิบตั ิ ๔. เป็นหลักฐานอ้างองิ และตรวจสอบ หลักฐานจะเชื่อมโยงทา ๖. หนังสือที่เจา้ หน้าทที่ าขึ้นหรือรบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ อยา่ งไร ให้เกิดความถูกต้องสมบูรณ์และแม่นยา ซึ่งหากเราจะตรวจสอบ ๑. หนังสือรบั รอง ว่าส่งิ ใดเกิดข้นึ ในอดีต สามารถใช้เอกสารตรวจสอบได้วา่ เกิดขนึ้ ได้ ๒. รายงานการประชุม เทคนิคในการจดรายงานการ ข้อปฏบิ ัติในการเสนอหนังสือราชการ อย่างไร และถอื ว่าสง่ิ ทปี่ รากฏอย่ใู นเอกสารคอื ข้อเท็จจรงิ ประชุมใหถ้ ูกตอ้ งสมบรู ณ์ ตอ้ งมี ๓ ส่วนประกอบกันคอื ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยระเบียบงานสารบรรณ ก็คือ ๑. ข้อเทจ็ จรงิ หรอื เหตุทีต่ อ้ งออกหนังสอื ส่วนท่ี ๑ ขอ้ เสนอ ขอ้ เท็จจริงที่เขา้ ประชุม ๒. ขอ้ กฎหมายหรือแนวคิด ในกรณีนไ้ี มม่ ขี ้อกฎหมาย กระบวนการวิธีการจัดทาหนังสือราชการ ซ่ึงมีขั้นตอนวิธีการ กใ็ ห้เขยี นแตแ่ นวคดิ ส่วนที่ ๒ ขอ้ พิจารณาของที่ประชุม สาระสาคญั ๓. ขอ้ พิจารณาและความเห็น มีขอ้ พจิ ารณาเปน็ อย่างไร อาจ ปฏบิ ตั วิ ธิ ีเรยี กชือ่ หนงั สือ มตี วั อย่างของหนังสือตา่ งๆ ใหเ้ ราปฏิบตั ิ พจิ ารณาแลว้ ให้แจง้ หนว่ ยงานท่ีเกยี่ วข้อง ส่วนท่ี ๓ มติของที่ประชุม ๔. ข้อเสนอทีเ่ ปน็ วตั ถปุ ระสงค์ หากเห็นดว้ ยก็ใหล้ งนามใน หนังสอื ส่วนใหญ่แลว้ รายงานการประชุมของกรม ส่งเสริมสหกรณ์ จะมีเฉพาะมติท่ีประชุม ส่วนขอ้ เสนอและ ขอ้ พิจารณาจะไม่ค่อยมี ซ่ึงจะทาใหไ้ ม่รูท้ ่ีมาก่อนท่ีจะมีมติ สาหรบั ตวั อยา่ รายงานการประชุมที่สมบรู ณ์สามารถดไู ดจ้ าก การรายงานการประชุมของสภาผแู้ ทนราษฎรและวฒุ ิสภา ๓. หนังสอื อ่นื จะเป็นหนงั สอื เฉพาะที่ทางราชการจัดทาข้ึน หรือรับไวเ้ ป็นหลักฐาน (ลงทะเบยี นรับ) ตวั อย่างเช่น แผนท่ี โฉนด ที่ดิน รวมถึงบันทึกท่ีข้าราชการเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผ้บู ังคับบญั ชามีไปถงึ ผูใ้ ต้บงั คบั บัญชา

โครงสรา้ งหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการมี 4 สว่ น เทคนิคการเขยี นหนงั สอื ราชการทดี่ ี องคค์ วามรู ้ 1. สว่ นหวั หนงั สอื ชอ่ื เรอื่ ง เป็ นประโยคบอก 1. แบ บ ห นังสือ รา ช ก ารต้อ งถู ก ต้อ ง เลา่ ไม่เกนิ 1 บรรทดั ตอ้ งรูจ้ ุดประสงคข์ องหนังสอื วา่ จะทาหนังสอื ถงึ ทไี่ ดร้ บั จากการเขา้ รว่ มกจิ กรรม - คาขนึ้ ตน้ เรยี น/กราบเรยี น/นมสั การ บุคคลใด เรอื่ งอะไร ซง่ึ จะทาใหเ้ ราเลือกแบบ “การเขยี นหนงั สอื ราชการ และ - คาลงทา้ ย ขอแสดงความนับถอื /ขอแสดงความ หนังสอื ไดถ้ ูกตอ้ ง สง่ิ แรกท่ีเราตอ้ งคานึงถงึ คือ นับถอื อยา่ งยงิ่ /ขอนมสั การดว้ ยความนับถอื แบบของหนังสอื ซง่ึ เราวเิ คราะหไ์ ดว้ ่าเป็ นเรอ่ื ง หนงั สอื โตต้ อบ” 2. ส่วนเหตุทีม่ ีหนังสือไป เรมิ่ ตน้ ดว้ ยคาที่ ระหว่างส่วนราชการแบบหนังสือ ตอ้ งเป็ น เหมาะสม หนังสอื ภายนอก ใชห้ นังสอื ครฑุ โดย นางสาวอทุ มุ พร สอนบุญเกดิ - ดว้ ย/เน่ืองจาก/เนื่องดว้ ยใชใ้ นกรณีเป็ นเรอ่ื งใหม่ ไมม่ ี 2. มภี าษา เครอื่ งหมายถูกตอ้ ง นุ่ มนวล เจา้ หนา้ ทบี่ รหิ ารงานทว่ั ไป คาวา่ “น้ัน”อยทู่ า้ ยประโยค ซง่ึ ตอ้ งคานึงถงึ ภาษาท่ใี ช ้ ตอ้ งมีความถูกตอ้ ง สานกั งานอธกิ ารบดี -ตาม/ตามท/ี่ อนุสนธิใชใ้ นกรณีทเี่ คยมเี รอื่ งตดิ ตอ่ หรอื ของตวั สะกด โดยเฉพาะชอ่ื บุคคลทเ่ี รากลา่ วถงึ รบั รูก้ นั มากอ่ น ทา้ ยประโยคตามดว้ ยคาว่า “นั้น” หรอื ตอ้ งใหค้ วามสาคญั เป็ นอย่างมาก ในส่วนของ ความแจง้ แลว้ น้ัน/ความละเอยี ดแจง้ แลว้ น้ัน ตวั เลขก็ตอ้ งใหค้ วามสาคญั เป็ นอยา่ งมาก ตอ้ ง เมอ่ื เรม่ิ ตน้ ดว้ ยคาเหมาะสมแลว้ ควรใชส้ รรพนาม เขียนตัวเลขใหถ้ ูกตอ้ ง รวมถึงจานวนนับให ้ ใหเ้ หมาะสม อา้ งเหตุทม่ี หี นังสอื ไปใหถ้ กู ชดั เจน สาหรบั ภาษาที่เขียนก็เช่นกนั ตอ้ ง 3. สว่ นจดุ ประสงคท์ มี่ หี นงั สอื ไป ระมัดระวังในเร่ืองถอ้ ยคา สานวนที่ใชต้ อ้ ง - เขยี นใหต้ รงกบั ลกั ษณะของเรอ่ื ง เหมาะสม ตลอดจนคาเชอ่ื มประโยค ไม่ใชค้ า - ความมุ่งหมายทม่ี หี นังสอื ไป ฟ่ มุ เฟื อย และวรรคตอนของหนังสอื ตอ้ งถกู ตอ้ ง 4. ส่วนทา้ ยหนงั สอื เพอื่ ใหเ้ กดิ ความชดั เจน - คาลงทา้ ย 3. ไมใ่ ชภ้ าษาพูด หรอื ไม่สุภาพ เราควรทราบถงึ - ตรงกบั จดุ ประสงคท์ ม่ี หี นังสอื ไปเชน่ จงึ เรยี นมา คานิยมทเี่ ขยี นในหนังสอื ราชการ ยกตวั อยา่ งเชน่ จงึ เพื่อโปรดทราบ/จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณา/ เรยี นมาเพอื่ ลงชอื่ ภาษาราชการ จะเขยี นไดว้ า่ “จงึ จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพิจาณาอนุมตั ิ/จึงเรยี นมา เรยี นมาเพอื่ โปรดลงนาม” เพอื่ โปรดพจิ ารณาอนุเคราะห ์ 4 . ต้องช ัดเจน ร ดั กุ ม และกะทัดร ัด ยกตวั อยา่ งเชน่ โดยท่วั ไปตอ้ งปฏบิ ตั ใิ หเ้ ป็ นไปตาม ระเบยี บ ซงึ่ หากพจิ ารณาดูแลว้ สามารถมองไดเ้ ป็ น 2 แบบ คอื แบบปกติกบั ไม่ปกติ ซงึ่ ไม่ชดั เจน หรอื กรณีใหม้ หี ลกั ฐานในการจ่ายเงนิ เพอ่ื นาหลกั ฐาน มาประกอบกบั การจ่ายเงิน ซง่ึ ในส่วนหลักฐาน สามารถมองไดว้ า่ เป็ นหลกั ฐานอะไรก็ได ้ 5. เน้นทปี่ ระโยชนแ์ ละเกดิ ผลดี ผ ลท่ีจ ะ เกิด ขึน้ กับ ห น่ ว ย ง า น ท่ีส่ง ห นั งสือ ทางดา้ นดี แตก่ ารเขยี นนั้นตอ้ งเป็ นขอ้ เท็จจรงิ 6. มีวตั ถุประสงคข์ องหนังสือชดั เจน สามารถบ่งบอกไดว้ ่าตอ้ งการใหร้ บั หนังสือเพือ่ ทาอะไร และปฏบิ ตั อิ ยา่ งไร

หลกั การรา่ งหนงั สอื 5.2 แถลงการณ์ เป็ นการประชาสมั พนั ธแ์ ถลง 1. ตอ้ งรูช้ นิ ดและรูปแบบของหนังสือราชการ เพ่ือทาความเขา้ ใจหรอื ใหร้ บั รูว้ ่า เรอ่ื งนั้นๆ เป็ น สามารถใชไ้ ดอ้ ย่างถูกตอ้ ง 2. ตอ้ งรู ้ และเขา้ ใจเรอื่ งทจี่ ะเขยี นอยา่ งแจม่ แจง้ อยา่ งไร มขี อ้ เท็จจรงิ อยา่ งไร 3. ตอ้ งแยกประเด็นทเี่ ป็ นเหตุและความมุ่งหมายทจี่ ะ 5.3 ข่าว เป็ นการประชาสมั พนั ธเ์ พอ่ื เผยแพรใ่ ห ้ ทาหนังสือนั้นก่อน จากน้ันถึงเป็ นผลหรือความ ประสงคท์ ตี่ อ้ งการใหผ้ ูร้ บั หนงั สอื ปฏบิ ตั ิ ทราบทว่ั กนั 4. ตอ้ งคานึงถงึ 6. หนังสือที่เจา้ หน้าที่ทาขึน้ หรือรบั ไว้เป็ น 4.1 ความนิยม(ชอบ) ของผูล้ งนามหนงั สอื หลกั ฐานในราชการ ในระเบยี บงานสารบรรณแยก 4.2 ผูร้ บั 4.3 ใชถ้ อ้ ยคาธรรมดา ไวเ้ ป็ น 3 ชนิด คอื 4.4 ตอ้ งระวงั อกั ขรวธิ ี ตวั สะกด การนั ต ์ 4.5 ตอ้ งจดั วรรคตอนใหถ้ กู ตอ้ ง 6.1 หนงั สอื รบั รอง เชน่ หนังสอื รบั รองเงนิ เดอื น 4.6 ตอ้ งใชภ้ าษาเขยี น หนังสอื รบั รองตาแหน่ง 4.7 ตอ้ งเขยี นใหส้ นั้ กะทดั รดั ชดั เจนไดใ้ จความ 4.8 เหตุกบั ผลตอ้ งสอดคลอ้ งกนั 6.2 รายงานการประชุม เทคนิ คในการจด 4.9 ใหอ้ า่ นง่าย สะดวกแกก่ า ตรวจแก/้ พมิ พ ์ หนงั สอื ราชการมี 6 ชนิด รายงานการประชมุ ใหถ้ กู ตอ้ งสมบูรณ์ ตอ้ งมี 3 1. หนงั สอื ภายนอก เป็ นการตดิ ต่อสอื่ สารระหว่าง องคก์ รหนึ่งกบั องคก์ รหนึ่ง หรอื ระหว่างส่วนราชการ สว่ นประกอบกนั คอื กบั สว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการกบั บุคคลภายนอก ส่วนที่ 1 ขอ้ เสนอ ขอ้ เท็จจรงิ ทเี่ ขา้ ประชมุ สญั ลกั ษณ์ทีม่ องเห็นชดั เจน คือหนังสือที่มี สว่ นที่ 2 ขอ้ พจิ ารณาของทป่ี ระชมุ สาระสาคญั ตราครุฑ สว่ นที่ 3 มตขิ องทป่ี ระชมุ 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือที่ติดต่อสื่อสาร การปฏบิ ตั ริ าชการของเราในปัจจบุ นั ภายในองคก์ รหรอื ส่วนราชการ กระทรวงฯ เดยี วกนั สว่ นใหญ่แลว้ รายงานการประชมุ ของกรมส่งเสรมิ งานจานวนไมน่ ้อยกวา่ รอ้ ยละ 80 3. หนังสือประทบั ตรา รูปแบบของหนังสือไม่ สหกรณ์ จะมีเฉพาะมติท่ีประชมุ ส่วนขอ้ เสนอและ เป็ นงานเกยี่ วกบั หนงั สอื เ ค ร่ง ค รัด ส่ ว นใ ห ญ่ จ ะ ใ ช ต้ ิด ต่ อใ น เ รื่อ ง ที่ไ ม่ มี ขอ้ พจิ ารณาจะไม่คอ่ ยมี ซง่ึ จะทาใหไ้ ม่รูท้ ม่ี ากอ่ นทจี่ ะ ความสาคญั มากนัก เชน่ การทวงถาม การส่งรายงาน การ มีมติ สาหรบั ตวั อย่างรายงานการประชมุ ท่ีสมบูรณ์ จึงอาจกล่าวไดว้ ่าการเขียนหนังสือเป็ นหัวใจ ตดิ ตาม แตไ่ ม่ใชห่ นังสอื เกยี่ วกบั การเงนิ สาคญั ของการปฏบิ ตั ริ าชการ เพราะจะปรากฏ 4. หนงั สอื สง่ั การ มี 3 ชนิด สามารถดไู ดจ้ ากการรายงานการประชุมของสภา อยู่บ่อย ๆ ว่าปัญหาทีเ่ กิดขนึ้ ในการปฏบิ ตั ิราชการ 4.1 คาสง่ั เทคนิคในการตรวจสอบการออกคาส่งั มกั จะเป็ นปัญหาทเี่ กยี่ วกบั หนังสอื โดยเฉพาะ ใหด้ ูดว้ ยว่าการออกคาส่ังแต่ละครงั้ มีการอาศัย ผูแ้ ทนราษฎรและวฒุ สิ ภา การเขยี นหนังสือ เชน่ งานล่าชา้ เพราะไม่รูจ้ ะ อานาจหรอื อา้ งองิ เรอื่ งใดเรอื่ งหนึ่งหรอื ไม่ 6.3 หนังสืออื่น จะเป็ นหนังสือเฉพาะที่ทาง เขยี นอย่างไร เขยี นแลว้ ขยาทิง้ เขยี นแลว้ ใช ้ 4.2 ระเบยี บ คอื วธิ ปี ฏบิ ตั หิ ลกั เกณฑท์ วี่ างไวใ้ ห ้ ไม่ไดต้ อ้ งแกไ้ ข สรา้ งความหงุดหงดิ ใหห้ วั หนา้ ขา้ ราชการปฏิบตั ิหากไม่ปฏิบตั ิถือเป็ นการผิดวินัย ราชการจดั ทาขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ป็ นหลกั ฐาน (ลงทะเบียน งาน ขณะเดียวกนั เจา้ หนา้ ทีผ่ ูเ้ ขยี นหนังสอื ก็ ซงึ่ การออกระเบยี บก็เชน่ เดยี วกบั การออกคาส่งั ตอ้ ง รบั ) ตวั อย่างเชน่ แผนที่ โฉนดทด่ี นิ รวมถึงบนั ทกึ ท่ี ออกอาการไม่พอใจ หวั หนา้ ก็เชน่ เดยี วกนั อาศยั อานาจในการออกระเบยี บดว้ ย 4.3 ขอ้ บงั คบั ขอ้ บงั คบั จะออกมาเป็ นเรอื่ งๆ ว่า ข ้า ร า ช ก า ร เ ส น อ ต่ อ ผู ้บั ง คั บ บั ญ ช า ห รื อ ปัญหาอยู่ทวี่ ่า ท่านจะทาอย่างไรจงึ จะสามารถ ดว้ ยเรอื่ งใดเรอื่ งหนึ่ง เขยี นหนังสือราชการแลว้ ไดถ้ ูกตอ้ ง ติดตาม ผบู ้ งั คบั บญั ชามไี ปถงึ ผใู ้ ตบ้ งั คบั บญั ชา เทคนิคการเขยี นหนังสอื ราชการต่อไปซคิ ่ะ 5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ ์ มี 3 ชนิด 5.1 ประกาศ เป็ นการประชาสมั พนั ธช์ แี้ จง บนั ทึกขอ้ ความทีเ่ สนอถึงผูบ้ งั คบั บญั ชา ถือ เ ป็ น ห นั ง สือ ช นิ ด ที่ 6 คือ เ ป็ น ห นั ง สือ ที่ ใหร้ บั รู ้ หรือแนะแนวทางปฏิบัติใหบ้ ุคค ลที่ เจา้ หน้าทจี่ ดั ทาขนึ้  เกยี่ วขอ้ งสามารถดาเนินการตามประกาศได ้ ขอ้ สงั เกต ความแตกต่างระหว่างหนังสอื ภายใน แ ล ะ ห นั ง สื อ ที่ เ จ ้า ห น้ า ท่ี จั ด ท า ขึ้น สั ง เ ก ต ไดจ้ ากหนังสือภายในจะมีลกั ษณะใชโ้ ตต้ อบระหว่าง หน่วยงาน ไม่ใชใ่ หพ้ จิ ารณาลงนามหนังสอื ใบเบิก เงิน/ ใบรบั เงิน แบบรายงานการเดนิ ทางเป็ น หนังสือชนิดที่ 6 คอื เป็ นหนังสอื ทเี่ จา้ หน้าที่ จดั ทาขนึ้

วธิ รี า่ งหนงั สอื เคลด็ ลบั องคค์ วามรู ้ ราชการ การทาหนงั สอื ราชการ การเขยี นหนงั สอื ราชการ และ ๑. ถูกตอ้ งตามหลกั ภาษา ใชภ้ าษา หนงั สอื โตต้ อบ ราชการ ถูกแบบของหนังสือตามระเบียบ การพิม พห์ นั งสือ ราชการดว้ ยระบ บ สานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ คอมพิวเตอร ์ และมีการบนั ทึกขอ้ มูลไว ้ การรวบรวมองคค์ วามรจู ้ ากผูเ้ ขา้ รว่ มกจิ กรรม พ.ศ.๒๕๒๖ และฉบบั แกไ้ ขเพิม่ เติม ๒๕๔๘ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วก็สามารถ การเขยี นหนังสอื ราชการและหนังสอื โตต้ อบ ซงึ่ หนังสือราชการมี ๖ ประเภทดว้ ยกนั คือ นาเรอื่ งเดมิ ๆ ทไี่ ดป้ ฏบิ ตั มิ าปรบั ปรงุ แกไ้ ข สรปุ ไดด้ งั นี้ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือ ไดง้ า่ ย แตค่ วรระมดั ระวงั เรอื่ งสว่ นประกอบ ป ร ะ ทั บ ต ร า ห นั ง สื อ ส่ั ง ก า ร ห นั ง สื อ ของหนังสือท่ีตอ้ งแกไ้ ขเปล่ียนแปลงให ้ ประชาสมั พนั ธ ์ และหนังสอื ทเี่ จา้ หนา้ ทที่ าขนึ้ ถูกตอ้ งตามแบบฟอรม์ ท่ีใช ้ เชน่ เลขท่ี หรอื รบั ไวเ้ ป็ นหลกั ฐานในราชการ แต่หนังสือ หนังสอื วนั เดือนปี ชอ่ื เรอื่ ง เรยี น อา้ งถงึ ที่ใชใ้ นการติดต่อราชการมี ๓ ประเภท คือ (ถา้ ม)ี สง่ิ ทส่ี ง่ มาดว้ ย(ถา้ ม)ี และ คาลงทา้ ย หนังสือภายนอก หนังสอื ภายใน และหนังสอื สอดคลอ้ ง เหมาะสมกบั ผูร้ บั (เรยี นบุคคล ประทบั ตรา ท่ัวไปหรือพระภิกษุสงฆ)์ ควรที่จะตอ้ ง ตรวจสอบใหเ้ รยี บรอ้ ยกอ่ นพมิ พเ์ อกสาร ๒. ถูกตอ้ งตามชอื่ เรอื่ ง สรุปย่อเรอื่ งที่ ไดใ้ จความกะทดั รดั ตอ้ งใหต้ รงกบั จดุ ประสงค ์ ********************* ๓. เนือ้ หาตอ้ งชดั เจน ผูอ้ ่านเขา้ ใจได ้ Knowledge Management (KM) ทนั ที รดั กุม เชน่ ใครทา ทาอะไร กบั ใคร ที่ ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร เพื่ออะไร โดยมีเนื้อ ใหค้ รบ ๓ ส่วนดงั ทกี่ ล่าว โดย นางสาวภทั รวดี ไกรจนั ทร ์ E-mali : [email protected] เจา้ หน้าทบี่ รหิ ารงานทว่ั ไป สานกั งานอธกิ ารบดี

ขนั้ ตอนการรา่ งหนงั สอื ราชการ ”เขยี นหนงั สอื ราชการ ๒. การเขยี นใหถ้ กู เนือ้ หา เนือ้ หาตอ้ งประกอบดว้ ย อย่างไรใหถ้ ูกตอ้ ง” ๒.๑ เหตทุ มี่ หี นังสอื ไป ซงึ่ อาจเป็ นเหตมุ าจากผู ้ ๑. ศึกษาขอ้ มูล เพือ่ รูท้ ิศทางการเขยี นรู ้ เป้ าหมาย วา่ เป็ นหนังสอื แบบไหน เรอื่ งใหม่หรอื เรอื่ ง เทคนิคการทาหนงั สอื ราชการ มีหนังสอื ไป หรอื เหตุจากบุคคลภายนอก หรอื เหตุ เกา่ มที มี่ าทไี่ ปอยา่ งไร จากเหตุการณป์ รากฏขนึ้ หรอื เหตุจากผูร้ บั หนังสอื และ ก่อนจะรา่ งหนังสือผูร้ า่ งคงจะตอ้ งถามตนเองก่อนว่า อาจเป็ นเหตุท่ีเกิดขึน้ ใหม่ หรอื เหตุที่มีเรอ่ื งเดิมท่ีเคย ๒. ศึกษา วเิ คราะห ์ สรุปใหช้ ดั เจน ตรง หนังสอื ฉบบั น้ัน ทาถงึ ใครมวี ตั ถปุ ระสงคใ์ ดและออกในนาม ติดต่อกนั มา และอาจจะมีเร่ืองสืบเนื่ อง หรือเรือ่ งที่ เป้ าหมายตามทกี่ าหนดไว ้ หน่วยงาน ผูล้ งนาม คอื ผูร้ บั ผดิ ชอบหนังสอื ฉบบั นั้น และ เกย่ี วขอ้ งดว้ ยก็ได ้ ซง่ึ ในสว่ นนีจ้ ะสอดคลอ้ งกบั การอา้ ง เมอ่ื ทราบแลว้ จะตอ้ งตระหนักใน ความรบั ผดิ ชอบของการ ถึงหนังสือและการใชค้ าขึน้ ตน้ ในหนังสือ เช่น เรอ่ื ง ๓. รวบรวมขอ้ มูล จดั ลาดบั ใหส้ มั พนั ธ ์ ร่างหนังสือ ส่วนขอ้ ความจะยาวหรอื สัน้ น้ันขึน้ อยู่กบั ตดิ ตอ่ ใหม่ใชค้ าวา่ ดว้ ย หรอื เนื่องจาก เรอื่ งสานต่อ ใช ้ สอดคลอ้ งกบั เป้ าหมายทไี่ ดก้ าหนดไว ้ วตั ถปุ ระสงคว์ ่า มมี ากนอ้ ยเพยี งใด สาหรบั สานวนภาษาท่ี คาว่า ตามที่ ตามหนังสอื ที่อา้ งถึง อนุสนธิ และจะ ลง ใชไ้ ม่ควรร่างแบบส่งั หรอื บังคับ ควรเขียนใหส้ ละสรวย ทา้ ยดว้ ย “นั้น” หรอื “ความละเอยี ดแจง้ แลว้ นั้น” ๔. ลงมือปฏิบัติ พิมพห์ รอื ร่างหนังสือ สภุ าพ ออ่ นนอ้ ม และชดั เจน ตามทไี่ ดจ้ ดั ลาดบั ไว ้ วางเนือ้ หาใหค้ รบ ๓ ส่วน คอื ๒.๒ จุดประสงคข์ องการเขยี นหนังสอื ไป คือ สว่ นของเหตุ สว่ นของผล และสรุปความ การร่างหนังสือใหถ้ ูกตอ้ งนั้น จะมีหลกั การเขียนซงึ่ จะใหผ้ รู ้ บั หนังสอื ทาอะไร หรอื ทาอยา่ งไร สามารถนามาเป็ นแนวทางในการปฏบิ ตั สิ าหรบั การเขยี น ๕. ตรวจสอบแกไ้ ข เช่น การใชภ้ าษา ใหถ้ กู ตอ้ ง มดี งั นี้ ๒.๓ ส่วนสรุปความ เป็ นการสรุปใจความท่ี ราชการ เนือ้ หาชดั เจน ตรงตามวตั ถุประสงคไ์ หม ๑. การเขยี นถูกแบบคอื จะตอ้ งทราบวา่ หนังสอื ทจ่ี ะรา่ งเป็ น ผรู ้ บั ตอ้ งดาเนินการ การใชค้ า แยกคา เครอื่ งหมายต่างๆ การย่อหนา้ ดู หนังสอื ประเภท “หนังสอื ภายใน” “หนังสอื ภายนอก” หรอื ๓. ถกู หลกั ภาษา ตอ้ งคานึงถงึ เรอ่ื งหลกั ๒ เรอื่ ง คอื ความเหมาะสม รูปแบบเป็ นระเบียบสวยงามเมื่อ “หนังสอื ประทบั ตรา” ฯลฯ เมื่อชดั เจนแลว้ ก็จดั โครงสรา้ ง ตรวจสอบแลว้ พมิ พต์ น้ ฉบบั สาเนา และลงชอื่ ผู ้ หนังสอื ใหถ้ กู แบบ จดั วางขอ้ ความใหถ้ กู ทแี่ ละใชถ้ อ้ ยคา ให ้ ๓.๑ รูปประโยค แบบไม่มีกรรม แบบมีกรรม รา่ ง/พมิ พแ์ ละตรวจทานไวท้ ฉี่ บบั สาเนาดว้ ย ถกู ตอ้ งเหมาะสมกบั ฐานะผรู ้ บั แบบประโยคซอ้ นและแบบกรรมรว่ ม ๓.๒ ความสัมพันธข์ องขอ้ ความ ระหว่าง ประโยคกบั ประโยค ระหวา่ งคา ประธาน-กิรยิ า-กรรม- คาประกอบ ระหวา่ งคาทแ่ี ยกครอ่ มขอ้ ความ ระหวา่ งคา รวมกบั คาแยก และระหวา่ งคาหลกั กบั คาขยาย ๔. การเขยี นใหถ้ กู ความนิยม ลักษณะสานวนภาษาและการเขียนขอ้ ความใน หนังสอื ราชการระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงาน สารบรรณ ไดว้ างหลกั การเขียนขอ้ ความในหนังสือ ราชการ ดงั นี้ (๑) ส่วนที่เป็ นเหตุผล ใหเ้ ขียนเฉพาะท่ี จาเป็ น และถา้ เป็ นเรอื่ งทเี่ คยตดิ ตอ่ กนั มาแลว้ กอ็ า้ ง หรอื เทา้ ความเรอื่ งเดมิ อยา่ งยอ่ ทสี่ ดุ (๒) สว่ นทเี่ ป็ นความประสงค ์ ระบุวา่ จะทาอะไร เพอื่ สะดวกแก่ผูร้ บั หนังสือ เพือ่ พิจารณาและปฏิบตั ิได ้ อย่างถูกตอ้ ง ถา้ มคี วามประสงคห์ ลายขอ้ ก็ใหแ้ ยกเป็ น ขอ้ ๆ ใหช้ ดั เจน