ใบความรู้หน่วยที่ 2

บทท่ี 2 การประยุกตใ์ ช้โปรแกรมสาหรบั การพมิ พเ์ อกสาร2.1 ความหมายของโปรแกรมสาเรจ็ รูปสาหรับการพิมพเ์ อกสาร โปรแกรมสำหรับพิมพ์เอกสำร หรือโปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิง (Word Processing)หมำยถึงโปรแกรมท่ีทำหน้ำท่ีในกำรพิมพ์ จัดตกแต่งจัดกำรกับคำ หรือข้อควำมต่ำงๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องกำร ปัจจุบันโปรแกรมที่ได้รับควำมนิยมคือ โปรแกรม Microsoft word เป็นโปรแกรมหน่ึงในชุดของโปรแกรม Microsoft Office ถูกพัฒนำขึ้นมำโดยบริษัทไมโครซอฟต์ปัจจุบันได้พัฒนำเป็นเวอร์ชัน 2016 แล้ว เป็นโปรแกรมประมวลผลคำ (Word ProcessingApplication ) ที่สำมำรถทำงำนได้ทั้งภำษำไทย ภำษำอังกฤษ และภำษำอื่นๆ สำมำรถติดตั้งได้บนระบบปฏบิ ตั กิ ำร Windows XP/7/82.2 การใช้งานคียบ์ อรด์ 2.2.1 วิธใี ช้งำนคยี บ์ อรด์ คีย์บอรด์ (Keyboard) เป็นอปุ กรณ์ส่งั งำนท่ตี ้องใชบ้ ่อยที่สุด ปมุ่ บนคีย์บอร์ดจะมีท้งัภำษำไทยและภำษำองั กฤษ เมอ่ื ผใู้ ชต้ ้องกำรจะสลับภำษำไทยเปน็ ภำษำองั กฤษหรอื ภำษำอังกฤษเป็นภำษำไทย สำมำรถทำไดห้ ลำยวิธี ดงั น้ี วิธีที่ 1 กดปุ่มเปล่ียนภำษำ (Grave Accent) ที่อยบู่ ริเวณมมุ บนด้ำนซำ้ ยของคียบ์ อรด์ ภำพท่ี 2.1 ปุ่ม grave accent วธิ ีที่ 2 คลกิ ปุ่มภำษำที่แสดงสถำนะของระบบบนทำสก์บำร์ แลว้ เลอื กภำษำ ภำพที่ 2.2 กำรเปลยี่ นภำษำท่ีแถบแสดงสถำนะของระบบ

1) หนา้ ทีข่ องปุม่ คียบ์ อร์ด 6 ชื่อปมุ่ ปมุ่Grave Accent หนา้ ท่ีเกรป แอคเซน้ ต์ ใชส้ ลับภำษำท่ีพมิ พ์Ctrl (Control)คอนโทรล มักใชค้ ูก่ ับป่มุ อื่นเพอ่ื สั่งงำน เชน่Alt อลั ติเนท (Ctrl)+(S) หมำยถงึ กำรบนั ทึก มกั ใชค้ ู่กบั ปมุ่ อ่ืนเพื่อสั่งงำนShift มกั ใชค้ ู่กับปุ่มอ่นื เพอ่ื สั่งงำนชิปCaps Lock ใชพ้ ิมพ์ตัวอักษรตัวบนแบบถำวรแคปพิทัลล็อค เช่น ต้องกำรพมิ พ์ สระอู,สระโอ ตกลงหรือขนึ้ บรรทัดใหม่Enterเอ็นเทอร์ ยกเลิกหรือหยุดทำงำนEsc backspacee ใชล้ บตวั อักษรทอี่ ยู่ก่อนหน้ำเอสแค็ปBackspace ใช้ลบขอ้ มูล(แบคสเปซ)Delete ใชเ้ รยี กเมนู Start ขึ้นมำ(ดลี สิ )Windows (วินโดว์) ใชเ้ รียกเมนลู ัดของไอคอน โฟลเดอรห์ รือไฟล์ที่ถกู เลอื กอยู่Menu (เมน)ู ใชเ้ วน้ วรรคSpacebar (สเปซ ใช้ยอ่ หนำ้บำร)์Tab(แท็บ)

ชอ่ื ปมุ่ ปมุ่ 7Numlock (นมั ล็อค) หนา้ ที่ Home (โฮม) ใช้ป่มุ ตวั อกั ษรทำงดำ้ นขวำมือ End เลื่อนเคอร์เซอรไ์ ปที่ตำแหนง่ เอ็น แรกของบรรทัด Insert เลื่อนเคอรเ์ ซอร์ไปที่ตำแหนง่ อินเสิรท์ สดุ ท้ำยของบรรทดั PageUp เปลีย่ นโหมดกำรพิมพ์ เพจอัพ PageDown เล่ือนหนำ้ จอขึน้ เพจดำวน์ Printscreen เลื่อนหน้ำจอลง พริ้นสกรนี สำเนำหนำ้ จอ ScrollLock สครอลล็อก ใชส้ ำหรับใช้ปมุ่ ตวั เลขทำงด้ำน ขวำมือ Pause/Break หยุดทำงำนชวั่ ครำว พอร์ท,เบรค2.3 การสร้างแผ่นพบั 2.3.1 ความหมายของแผ่นพบั ภำพที่ 2.3 ลกั ษณะของแผน่ พบั

8 แผ่นพับตรงกบั ภำษำองั กฤษวำ่ “Folder”หรอื “Brochure” หมำยถงึ ส่ิงพิมพร์ ปู แบบหนงึ่ ทีจ่ ะพิมพ์ขอ้ ควำมลงบนกระดำษ ขณะใชง้ ำนมกี ำรกำงพบั เข้ำและกำงออก วัตถุประสงค์ของกำรพับเพอื่ แบง่ เน้ือหำ ตำมจำนวนกำรพบั โดยควรคำนึงถงึ ขนำดของข้อมูลและควำมสำคญั ระหว่ำงหน้ำนน้ั ๆ ให้ต่อเนื่อง อำจจะพับสำมพบั หรอื สพ่ี ับกไ็ ดไ้ ม่ว่ำแผ่นพบั นัน้ จะมีวัตถุประสงคเ์ พือ่ กำรโฆษณำ ประชำสมั พันธ์ หรอื คมู่ อื สินคำ้ กต็ ำม เป็นสอื่ โฆษณำชนดิ ไดเรค็ เมล์ ท่ีผผู้ ลติ สำมำรถสง่ตรงถงึ ผู้บรโิ ภค ทำงไปรษณยี ์ หรอื แจกจำ่ ยตำมสถำนทต่ี ำ่ งๆ ได้ถึงกลมุ่ เปำ้ หมำยโดยเฉพำะ 2.3.2 ข้อมูลเก่ียวกับแผน่ พบั ในทน่ี ้ี หมำยถงึ กระดำษพิมพ์ขอ้ มลู ลงไป อำจจะพิมพ์ 1 ดำ้ น หรือ 2 ด้ำน พมิ พ์ 4 สี 2สี หรอื พมิ พส์ เี ดียว และมีกำรพับเปน็ แผ่นพบั ตัวอยำ่ งของแผ่นพับ คือ 1. กระดำษ A4 มำพับครึง่ (1 พบั 2 ตอน) ภำพที่ 2.4 แผ่นพับแบบ 1 พบั 2 ตอน 2. กระดำษ A4 มำพับเป็นแผ่นพบั 2 พบั 3 ตอน ภำพท่ี 2.5 แผน่ พบั แบบ 2 พบั 3 ตอน

93. กระดำษ F4 (Legal) มำพบั เปน็ แผ่นพับ 3 พบั 4 ตอน 3 พบั 4 ตอน ภำพที่ 2.6 แผน่ พับแบบ 3 พับ 4 ตอน2.3.3 ประโยชนข์ องแผน่ พับ 1) กำรแจกแผน่ พับเพ่มิ โอกำสใหก้ ับกำรขำย 2) สรำ้ งควำมนำ่ เช่ือถอื ให้กับองคก์ ร 3) ลดตน้ ทุน ลดเวลำ ในกำรตอบคำถำม2.3.4 ชนดิ ขนาดกระดาษทใ่ี ช้ทาแผ่นพับ 1) กระดำษ A4 สำหรับแผน่ พบั แบบพบั ครงึ่ ,2 พบั 3 ตอน 2) กระดำษ F4 (Legal) สำหรับแผน่ พบั 3 พบั 4 ตอน

102.3.5 ลกั ษณะการพับ ภำพที่ 2.7 ลกั ษณะกำรพบั แผ่นพบั 2.3.6 สว่ นประกอบท่สี าคญั ของแผ่นพับ 1) ปกหนา้ - logo : ตรำสนิ คำ้ ตรำสัญลักษณ์ และช่อื หน่วยงำน หรอืบริษทั - พำดหวั : ขอ้ ควำมหลักท่เี รียกรอ้ งควำมนำ่ สนใจ - ภำพ (ปกหน้ำ) : เปน็ ภำพที่ใหญ่ และขยำยเนือ้ หำโดยรวมได้ดีท่ีสดุ และต้องดูดีด้วย อำจใชภ้ ำพเดยี วหรอื หลำยภำพก็ได้ - ขอ้ ควำมบนปก : เป็นกำรเลอื กข้อควำมท่ีกระชับแบบ ย่อและเป็นใจควำม เลอื กลงมำวำงไว้ บนปกหนำ้ ภำพท่ี 2.8 ปกหนำ้

11 2) หน้าใน - เน้อื หำ : ข้อมลู บอกเล่ำท่ีใชบ้ อกเกยี่ วกับข้อมูลรำยละเอียด ของ สินค้ำ กำรบรกิ ำร กิจกรรมต่ำงๆ - ภำพ (หน้ำใน) : อำจใช้หลำยภำพ ข้นึ อยู่กบั นำมำใช้ขยำยควำมในแต่ละกลมุ่ ขอ้ มูล - องค์ประกอบเรขศิลป์ : ตอ้ งชว่ ยส่งเสริมภำพลกั ษณ์ และชว่ ยสง่ เสริมกำรอ่ำนท่ดี ี ภำพท่ี 2.9 หนำ้ ใน 3) ปกหลงั - เนอ้ื หำ : อำจใชเ้ ปน็ พ้นื ทีใ่ นกำรใส่ทอ่ี ยู่ ท่ีติดตอ่ ,เบอร์โทรศพั ท์ ,แผนที่ ,อีเมล์แอดเดรส - ภำพ (ปกหลงั ) : เป็นภำพอำจใช้ผสมกับ Graphic เพอ่ื ให้ควำมรู้สึกถงึ ตัวคำแรคเตอร์ของสนิ ค้ำและบรกิ ำรดงั กล่ำวหน้า 1 หน้า 2 หน้า 3

12 หน้า 4 หน้า 5 /ปกหลงั หน้า 6/ปกหน้า ภำพที่ 2.10 ส่วนประกอบของแผ่นพับ 2.3.7 ขน้ั ตอนการสรา้ งแผน่ พับ ก่อนทจี่ ะทำแผ่นพับ จะต้องตัง้ คำ่ ไม้บรรทดั เป็นหนว่ ยเซนตเิ มตร วธิ ีกำรตั้งค่ำไม้บรรทดั เป็นหนว่ ยนว้ิ มดี ังน้ี ไม้บรรทัดหน่วยเซนติเมตร : Centimeters ไมบ้ รรทัดหน่วยนว้ิ : Inches ภำพท่ี 2.11 หน่วยวดั ของไมบ้ รรทัด 1) การเปล่ียนหนว่ ยวัดไมบ้ รรทัด 1. คลกิ แทบ็ ไฟล์ 2. คลิกคำสั่งตัวเลอื ก (Options) 3. คลิกคำสง่ั ขนั้ สูง (Advanced) 4. ลำกปมุ่ Scroll Bar ไปท่หี ัวขอ้ แสดง (Display) แล้วคลกิ คำสั่งแสดงกำรวดั ใน หนว่ ยของ (Show measurements in units of) ใหเ้ ลอื กตัวเลือก เซนติเมตร (Centimeters) 5. คลกิ ปุ่มตกลง (OK)

13    ❷  ภำพที่ 2.12 ขนั้ ตอนกำรเปลีย่ นหนว่ ยวดั ของไมบ้ รรทัด 2) การแสดง/ซอ่ นไมบ้ รรทัด วิธีท่ี 1 1. คลกิ แท็บมมุ มอง (View) 2. ถ้ำตอ้ งกำรให้แสดงไมบ้ รรทัด ให้คลิกในช่อง ChceckBox ใหม้ เี ครอื่ งหมำยถูกในหัวข้อ ไมบ้ รรทดั (Ruler) ถ้ำไมต่ อ้ งกำรให้แสดง ให้คลกิ ใน CheckBox ให้เคร่ืองหมำยกำถกูหำยไป วธิ ที ี่ 2 1. คลกิ ปุ่ม View Ruler ทอ่ี ยู่บน ScrollBar  ❷ ภำพที่ 2.13 กำรซ่อน/แสดงไมบ้ รรทดั ภำพท่ี 2.13 ข้นั ตอนกำรเปลีย่ นหนว่ ยวดั ของไมบ้ รรทดั

142.3.8 การสรา้ งแผน่ พบั 2 พบั 3 ตอน 1) การวางแนวกระดาษ 1. เลือกแท็บเคำ้ โครงหน้ำกระดำษ (Page Layout) 2. เลือกคำส่งั กำรวำงแนว (Orientation) 3. เลือกกำรวำงแนวแบบ แนวนอน (Lanscape)      ภำพท่ี 2.14 กำรวำงแนวกระดำษ 2) การกาหนดระยะขอบกระดาษ (Margins) 1. เลือกแท็บเคำ้ โครงหน้ำกระดำษ (Page Layout) 2. เลอื กคำสัง่ ระยะขอบ (Margine) 3. คลิกระยะขอบที่ตอ้ งกำร ดงั นี้ บน (Top) 0.5 cm ลำ่ ง (Bottom) 0.5 cm ซ้ำย (Left) 0.5 cm ขวำ (Right) 0.5 cm 4. หรือหำกยงั ไม่มีให้เลือกใหม่ โดยกำรเลือก ระยะขอบแบบกาหนดเอง(Custom...) 5. กำหนดระยะขอบกระดำษ 6. กดปุม่ ตกลง

15      ภำพท่ี 2.15 กำรกำหนดระยะขอบ

163) กำหนดคอลมั น์ (Columns) 1. เลือกแท็บเคำ้ โครงหน้ำกระดำษ (Page Layout) 2. เลือกคำส่งั คอลัมน์ (columns) 3. เลือก กำหนดคอลมั น์เพิ่มเตมิ (More Column) 4. คลิก 3 คอลัมน์ 5. กำหนดระยะหำ่ งระหว่ำงคอลมั น์ 1 ซม. 6. คลิกปุม่ ตกลง       ภำพที่ 2.16 กำรกำหนดคอลมั น์

17หลักการในการกาหนด ระยะหว่างระหว่างคอลัมน์จะตอ้ งกำหนดเป็น 2 เท่ำของระยะขอบด้ำนนอก เนือ่ งจำกดำ้ นนอกกำหนดใหม้ ีค่ำเทำ่ กับ 0.5 cm เพรำะฉะนั้น 2 เท่ำ คือ 0.5x2= 1 cm เพ่อื ให้เทำ่ กันเม่อื มีกำรพบั 0.5 cm ระยะห่ำงระหว่ำงคอลัมน์ 1.0 cmระยะขอบด้ำนนอก 0.5 cm ภำพที่ 2.17 กำรกำหนดระยะหำ่ งระหว่ำงคอลมั น์ จะได้พืน้ ที่สำหรบั สร้ำงแผน่ พับ ให้เริม่ พิมพ์ตงั้ แตค่ อลมั นท์ ี่ 1 ซงึ่ เป็นเน้ือหำสว่ นแรกของแผ่นพับ เมอื่ จบคอลมั น์ ที่ 1 แลว้ ให้กดปมุ่ Enter เพื่อเล่ือนเคอร์เซอร์ไปทคี่ อลัมนท์ ่ี 2 และ 3ตอ่ ไปตำมลำดับหน้าท่ี 1 หน้าท่ี 2 หน้าท่ี 3

18 เม่ือครบท้ัง 3 คอลัมน์ ใหก้ ด Enter เพอ่ื ขนึ้ หนำ้ ใหม่ และพมิ พเ์ นอื้ หำส่วนท่เี หลือ รวมทงั้หนำ้ ปกดว้ ยหน้าท่ี 4 หน้าที่ 5/ปกหลงั หน้าที่ 6 ปกหน้า 4) แผ่นพับแบบ 3 พับ 4 ตอน ใชก้ ระดำษ F4 (ต้ังค่ำหน้ำกระดำษ เลือก กระดำษ Legal มีขนำด 21.59cm x 35.56cm)ซึง่ เปน็ กระดำษยำว12 34

195 67 8 โดยกำรสร้ำงแผน่ พบั จะมีลกั ษณะคลำ้ ยกับแบบ 2 พับ 3 ตอน แต่จะมีสว่ นคอลัมนท์ ่ีเพม่ิเข้ำมำคือ คอลัมนท์ ี่ 7 และ 8 โดยกำรพบั จะพบั ครง่ึ กอ่ น จำกนัน้ กพ็ บั ครึ่งอกี ครง้ั ใหห้ นำ้ ปกของแผน่ พับอยใู่ นตำแหน่งทต่ี ้องกำร ในกำรทำแผน่ พบั น้ัน เรำสำมำรถใชโ้ ปรแกรมไดห้ ลำยๆ โปรแกรม เช่น - Microsoft Word , Microsoft Publisher ,Adobe PageMaker ,Adobe InDesign,CorelDraw2.4. เอกสาร PDF 2.4.1 ลกั ษณะของเอกสาร PDF PDF: Portable Document Format (PDF) คือ ไฟ ล์ท่ี ถูก สร้ำงจำก โป รแก รมAdobe Acrobat หรือโปรแกรมประเภท PDF Creator เหมำะสำหรับกำรทำเอกสำรตัวอย่ำง, ใบเสนอรำคำ, Manual, Sample Picture หรือเอกสำรอื่นๆ เป็นเทคโนโลยีสำหรับกำรผลิตและเผยแพร่เอกสำรอิเล็กทรอนิกส์ที่สำมำรถเปิดอ่ำนบนจอภำพ และส่ังพิมพ์ออกทำงเครื่องพิมพ์ได้อย่ำงมีประสิทธิภำพ ซ่ึงปัจจุบันเป็นที่นยิ มอย่ำงมำกในกำรทำ e-Document หรือ e-Paper ต่ำงๆเนื่องจำกไฟล์ท่ีได้น้ันจะมีคุณภำพสูง ไม่ผิดเพ้ียนจำกต้นฉบับ และผู้ท่ีนำไฟล์ PDF ไปใช้งำนไม่สำมำรถแกไ้ ขตน้ ฉบับได้ เนอ่ื งจำกเอกสำรลกั ษณะนี้ มีรูปแบบ , ขนำดไฟลไ์ ม่ใหญ่มำก และสำมำรถทำงำนข้ำมระบบ (Cross Platform) ได้ ทำให้เอกสำร)ประเภท PDF เป็นอิสระจำกซอฟต์แวร์ฮำรด์ แวร์ และระบบปฏิบัตกิ ำร (OS) สำมำรถสร้ำงได้ท้ังจำกเคร่ืองคอมพิวเตอร์ระบบ Macintoshและ PC Computer และยังรองรับกำรอ่ำนขอ้ มลู ผ่ำนทำง web page

20 ไอคอนของ PDF ผใู้ ชอ้ ินเตอร์เน็ตจะพบกบั เอกสำรทมี่ ีให้อำ่ นหรือดำวน์โหลดกันผำ่ นทำงเว็บ โดยจดั ทำเป็นรปู แบบของไฟล์ PDF เป็นกันเสียสว่ นใหญ่ บนเว็บไซต์แทบทกุ แห่งจะพบรปู ไอคอน ซึ่งเปน็ ไอคอนท่ีเป็นสญั ลกั ษณบ์ อกให้รู้วำ่ ไฟลน์ ้นั ตอ้ งเปิดดว้ ย Adobe Reader เพือ่ ให้ผู้เขำ้ เว็บไซตใ์ นที่ตำ่ งๆสำมำรถดูเอกสำรได้โดยไมต่ ิดขัดเรื่องซอฟต์แวร์ท่ใี ช้ในกำรผลิตเอกสำร และผ้ใู ช้สำมำรถดำวนโ์ หลดโปรแกรมอ่ำน Adobe Reader มำใชเ้ พือ่ อ่ำนเอกสำรท่คี ้นคว้ำมำได้ 2.5.2 ความแตกต่างระหว่าง PDF และ Ms Word  ไฟล์ PDF ไมส่ ำมำรถแกไ้ ขได้ รปู แบบจะเหมือนกับไฟล์ต้นฉบับ  ไฟล์ PDF เป็นไฟลท์ เ่ี ปน็ ลักษณะเสมือนกำรสง่ั พมิ พ์งำนออกมำโดยผำ่ นเครอ่ื งพมิ พ์แต่ ไฟล์ PDF จะเป็นกำรสั่งพิมพ์ แต่งำนท่ีสั่งให้พิมพ์จะถูกจัดเก็บไว้เป็นไฟล์ โดยท่ีตัวอักษรหรือฟอนต์ รูปภำพ กำรจัดหน้ำกระดำษ ไม่มีผิดเพี้ยนไปจำกต้นฉบับ และแทนที่กำรส่ังพิมพ์จะเลือกเคร่ืองพมิ พ์ กจ็ ะเป็นกำรเลอื กโปรแกรมแปลงไฟล์ กล่ำวคือ เป็นกำรเลอื กเครอ่ื งพิมพ์ท่เี ปน็ โปรแกรมแปลงไฟล์ท่ีมรี ำยชอ่ื อยใู่ นรำยกำรเครือ่ งพมิ พใ์ นกำรแปลงไฟล์  คณุ สมบตั เิ บื้องต้นของเอกสำร PDF คือ แก้ไขไมไ่ ด้ และทำรกั ษำรปู แบบของเอกสำรต้นฉบับไวไ้ ด้ ดงั น้ัน เอกสำรหลำยชนดิ ทตี่ ้องกำรใหผ้ ู้รับเหน็ รปู แบบเดมิ คงที่จำกต้นฉบับและแก้ไขเนือ้ หำภำยในไม่ได้ เช่น ตำรำ เอกสำร คูม่ อื หรอื แบบฟอร์มต่ำงๆ ทีอ่ นญุ ำตใหผ้ อู้ ื่นมำอ่ำนหรือดำวนโ์ หลดได้ หรือจะเปน็ เอกสำรทจี่ ะแนบไปกบั อีเมล์ เพ่อื ใหผ้ ู้รับนำไปเปิดดูได้ โดยไม่อนุญำตให้แก้ไข เอกสำรเหลำ่ นจี้ งึ ควรทำเป็นรูปแบบ PDF  โปรแกรม Microsoft Word เป็นโปรแกรมที่ทำงำนเก่ยี วกับกำรทำเอกสำร มีกำรใช้งำนที่ถูกสร้ำงและพัฒนำข้ึนหลำยเวอร์ชัน จึงทำให้มีกำรทำงำนแตกต่ำงกันในแต่ละระหว่ำง

21เวอร์ชัน ในกำรจัดวำงเนื้อหำ อำทิเช่น ย่อหน้ำ ตำแหน่ง รูปภำพ กั้นหน้ำ ทำขอบ กระดำษ ฯลฯทำให้ในบำงครั้งที่มีกำรเปิดไฟล์มำใช้งำนก็อำจทำให้เอกสำรมีควำมคลำดเคล่ือนไปจำกต้นฉบับดังนั้นเพื่อควำมแน่นอนในกำรส่งเอกสำรที่ได้รับกำรจัดวำงรูปแบบเนื้อหำตำมท่ีวัตถุประสงค์ท่ีต้องกำรของผทู้ ำงำน และมีกำรรับสง่ งำนกนั จงึ หนั มำนิยมส่งในรปู แบบไฟล์ PDF 2.5.3 การแปลงไฟลเ์ อกสารเปน็ ไฟล์ PDF กอ่ นจะแปลงไฟลใ์ ห้เปดิ ไฟล์งำนเอกสำรท่ีสร้ำงด้วยโปรแกรม Word ขึน้ มำก่อนจำกนั้นทำตำมขัน้ ตอนดังนี้ 1) กำรแปลงไฟล์ ให้คลิกไปท่ีแท็บไฟล์ (File) 2) คลกิ คำสงั่ บันทึกเปน็ (Save As) 3) เลือกแหล่งทีบ่ ันทกึ ไฟล์ 4) ที่หนำ้ ต่ำงบนั ทึกเปน็ (Save As) ใหค้ ลกิ เลือก บันทกึ เปน็ ชนิด (Save As Type:)เลอื ก FPD (*.pdf) 5) ต้ังชือ่ ไฟล์ใหมห่ รอื จะใชไ้ ฟลท์ ี่โปรแกรมตั้งใหก้ ็ได้ 6) กดป่มุ บนั ทึก (Save)   

22   รปู แบบไฟล์ PDF เปิดดว้ ยโปรแกรม Adobe Reader

232.6 การพิมพ์เกยี รตบิ ัตร 2.6.1 การเตรยี มรูปภาพ พนื้ หลงั 1) เขำ้ ไปท่ีเวบ็ ไซด์ของ Google ใน ใน Search Box ใช้ Keyword ในกำรคน้ หำพมิ พ์คำวำ่ “พ้นื หลัง” 2) คลกิ ท่ีรปู 3) คัดลอกรูปโดยกำรคลกิ ขวำที่รปู ใชค้ ำส่ัง บนั ทึกรปู ภำพ (Save Picture) 4) คลิกโฟลเดอรท์ จ่ี ะบันทึกไฟล์ 5) ตงั้ ชือ่ ไฟล์ หรอื จะใช้ชอื่ ไฟลเ์ ดิมก็ได้ 6) กดปุ่มบนั ทึก (Save)     

24 2.6.2 การเตรียมรูปภาพ โลโกข้ องวทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยพี ทั ลงุ 1) เขำ้ ไปท่ีเว็บไซดข์ อง Google ใน ใน Search Box ใช้ Keyword ในกำรค้นหำใหพ้ มิ พค์ ำว่ำ “โลโก้ วทิ ยำลยั เกษตรและเทคโนโลยีพัทลงุ ” 2) คลกิ เลอื กรปู 3) คัดลอกรปู โดยคลกิ ขวำ เลอื กคำสง่ั บนั ทึกรปู ภำพ (Save Picture) 4) คลิกโฟลเดอรท์ จ่ี ะบนั ทึกไฟล์ 5) ตง้ั ชอ่ื ไฟล์ หรือจะใช้ช่อื ไฟลเ์ ดมิ ก็ได้ 6) กดปุ่มบนั ทกึ (Save)     

25 2.6.3 ขั้นตอนการสร้าง  กำหนดกระดำษใหว้ ำงในแนวนอน โดยกำรคลกิ แท็บ Page Layout  คลิกคำสง่ั กำรวำงแนว (Orientation)  คลิกคำส่ังเพื่อเลือกแนวนอน (Landscape)  แทรกภำพโลโก้ โดยกำรคลกิ แทบ็ แทรก (Insert ) รูปภำพ (Picture)ลดขนำดภำพใหเ้ ล็กลง จัดกึง่ กลำงใหภ้ ำพ โดยกำรกดปมุ่  พมิ พ์ข้อควำมลงในเกียรตบิ ตั ร  แทรกรปู ภำพที่เป็นพ้ืนหลัง โดยกำรคลิกแท็บแทรก (Insert) รปู ภำพ (Picture)  กำหนดค่ำเพอ่ื ส่งรปู ไปไว้หลังข้อควำม โดยกำรคลิกท่ีรปู คลกิ คำสงั่ ตัดข้อควำมแลว้ คลกิ คำส่ัง ข้ำงหลงั ข้อควำม  ปรับขนำดภำพให้อย่ภู ำยในขอบกระดำษท่ตี ้ังไว้    

26   

272.7. การพมิ พ์รายงาน รายงาน (Report) เป็นผลของการศกึ ษาค้นควา้ เรื่องใดเรอ่ื งหนึ่งซงึ่ เรียบเรยี ง แลว้ เขยี นหรอื พิมพ์ขึ้นใหถ้ กู ตอ้ งตามแบบแผนท่ีกาหนด การทารายงานอาจทาเป็นรายบคุ คลหรอื เป็นกลมุ่ กไ็ ด้ความยาวของรายงานข้นึ อยู่กบั ขอบเขตของหัวขอ้ รายงาน และระยะเวลาในการทารายงาน 2.7.1 ส่วนประกอบของรายงาน รายงานทดี่ ีควรประกอบด้วยสว่ นสาคญั 3 ส่วนดังนคี้ อื ส่วนประกอบตอนต้น หรอืส่วนนาส่วนประกอบตอนกลางหรือส่วนเนื้อเรื่อง และสว่ นประกอบตอนทา้ ย 1) สว่ นประกอบตอนต้น หรือส่วนนา คือส่วนทีอ่ ยู่ตอนต้นเล่มของรายงานก่อนถึงเน้อื เรอ่ื ง ประกอบด้วย ปกนอก หน้าปกใน คานา สารบัญ บญั ชีตาราง บัญชีภาพประกอบ 2) ส่วนประกอบตอนกลาง หรอื ส่วนเนือ้ เรื่อง คือส่วนท่อี ยตู่ ่อจากสว่ นประกอบตอนตน้ หรอื ส่วนนา เปน็ ส่วนทีส่ าคญั ที่สดุ ของรายงาน เพราะจะครอบคลมุ เน้อื เรอ่ื งท้ังหมดของรายงานตามโครงเรือ่ งทกี่ าหนดไว้ หรือตามหัวขอ้ ท่ีแจ้งไว้ในสารบญั 3) สว่ นประกอบตอนท้าย คือส่วนเพ่มิ เติมให้ทราบถงึ ความพยายามหรือแนวค้นคว้าของผู้จดั ทารายงาน ตลอดจนสว่ นที่จะชว่ ยใหผ้ อู้ ่านหรือผู้ใช้ประโยชนจ์ ากรายงานสามารถตรวจสอบค้นคว้าเพ่ิมเตมิ 1. สว่ นประกอบตอนตน้ หรอื ส่วนนอกมีดังนี้ - ปกนอก บอกช่อื เรอื่ ง ช่อื ผู้ทารายงาน ชือ่ รายวชิ า ช้ันเรยี น โรงเรียน ภาคเรยี นปีการศกึ ษา - ใบรองปก เป็นกระดาษเปลา่ ๑ แผ่น - ปกใน มีข้อความเชน่ เดยี วกบั ปกนอก - คานา เปน็ ขอ้ ความเกร่นิ ท่วั ไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเน้อื หาของรายงานแจม่ แจ้งข้ึน อาจกล่าวถึงความเปน็ มาของการสารวจและรวบรวมขอ้ มูลและขอบคุณผู้ให้ความชว่ ยเหลอื - สารบญั เปน็ การเรยี งลาดับหวั ข้อของเนือ้ เรือ่ ง ถ้าเปน็ เรอ่ื งยาว บอกเลขหนา้ของหัวข้อไว้ 2. ส่วนเน้ือเร่อื ง ประกอบด้วย - บทนา เปน็ ส่วนท่ีบอกเหตุผลและความม่งุ หมายทที่ ารายงาน ขอบเขตของเร่ือง วธิ กี ารศึกษาค้นควา้ หาข้อมูล - เนอื้ หา ถ้าเปน็ เรื่องยาว ควรแบง่ ออกเปน็ บทๆ ถ้าเป็นรายงานส้ันๆ ไมต่ อ้ งแบ่งเป็นบท แบง่ เปน็ หัวขอ้ ตอ่ เน่อื งกนั ไป - สรุป เปน็ ตอนสรุปผลการศกึ ษาค้นควา้ และเสนอแนะประเดน็ ที่ควรศึกษาค้นคว้าต่อไป 3. สว่ นประกอบตอนทา้ ย ประกอบดว้ ย - บรรณานุกรม คือ รายชือ่ หนงั สือ เอกสารหรือแหล่งข้อมูลอน่ื ๆ ทใ่ี ช้ในการทางาน โดยเรยี งลาดบั ตามพยัญชนะตัวแรกของชือ่ ผแู้ ตง่ หรือแหลง่ ข้อมลู ชอ่ื หนังสือ ครั้งทพี่ ิมพ์จังหวัดหรือเมืองท่ีพิมพ์ สานกั พิมพ์และปที พ่ี มิ พ์ ถ้ามีข้อมูลทง้ั ภาษาไทยและภาษาตา่ งประเทศ ให้ขน้ึ ตน้ ดว้ ยข้อมูลทเ่ี ป็นภาษาไทยก่อน

28 - ภาคผนวก เป็นขอ้ มลู ท่ีมใิ ชเ่ นื้อหาโดยตรง เชน่ ขอ้ ความ ภาพ สถติ ิ ตารางชว่ ยเสริมรายละเอยี ดเพ่ิมเตมิ แก่เนื้อหา 4. การลาดับเอกสารในรายงาน 1) หนำ้ ปก 2) หน้ำรองปก (กระดำษเปล่ำ) 3) หนำ้ ปกใน (รำยละเอยี ดเหมอื นหนำ้ ปกแตใ่ ช้กระดำษสขี ำว) 4) คำนำ 5) สำรบัญ 5.1) สำรบญั ภำพ (ถ้ำม)ี 5.2) สำรบัญตำรำง (ถ้ำม)ี 6) เน้ือเรือ่ ง 7) บรรณำนุกรม หรือเอกสำรอ้ำงองิ 8) ภำคผนวก 9) รองปกหลงั (กระดำษเปลำ่ ) 10) ปกหลงั 2.7.2 การจดั หน้ากระดาษ ใช้กระดำษ A4 โดยต้ังคำ่ หนำ้ กระดำษ ดังน้ี 1) ซ้ำย (Left) ระยะห่ำงเทำ่ กบั 1.5 น้ิว 2) ขวำ (Right) ระยะหำ่ งเท่ำกับ 1 นิว้ 3) บน (Top) ระยะหำ่ งเทำ่ กบั 1.5 นว้ิ 4) ลำ่ ง (Bottom) ระยะหำ่ งเท่ำกบั 1 นวิ้ *** หมายเหตุ 1 นว้ิ เทำ่ กบั 2.54 เซนติเมตร 2.7.3 ขน้ั ตอนการ ต้ังค่าหนา้ กระดาษ ให้กบั รายงาน 1. คลิกแท็บเค้ำโครงหน้ำกระดำษ (Page Layout) 2. คลิกคำสง่ั ระยะขอบ (Margins) 3. คลิกคำสง่ั ระยะของแบบกำหนดเอง (Custom Margins) 4. กำหนดค่ำในชอ่ ง บน (Top) , ล่ำง (Bottom) ซำ้ ย (Left) , ขวำ (Right) 5. คลิกปมุ่ ตกลง (OK)

29 2.7.4 การใส่เลขหน้าใหก้ บั เอกสาร พื้นท่ีสำหรับกำรใส่เลขหนำ้ ถ้ำใส่ไวด้ ้ำนบนของหน้ำกระดำษ จะแสดงในสว่ นของหัวกระดำษ (Header) และถ้ำใส่ไว้ดำ้ นล่ำงของหน้ำกระดำษ จะใส่ไวท้ ่ี ท้ำยกระดำษ (Footer)หรือด้ำนซ้ำยและขวำ พื้นทขี่ องระยะขอบท้งั 4 ด้ำนหนำ้ 1 หน้ำ 2 หน้ำ 3

30 2.7.5 ข้ันตอน ใส่เลขหนา้ มดี งั น้ี 1. คลกิ แท็บ แทรก (Insert) 2. คลิกคำส่ัง หมำยเลขหน้ำ (Page Number) 3. เลือกว่ำจะไวด้ ้ำนไหนของหน้ำกระดำษ -ดำ้ นบนของหนำ้ (Top of Page) -ด้ำนลำ่ งของหนำ้ (Bottom of Page) -ดำ้ นข้ำงทั้งส่ีด้ำน (Page Margins) -ตำแหนง่ ปจั จบุ นั (Current of Position) - กำหนดรำยละเอียดกำรใสเ่ ลขหน้ำ (Format Page Number) -ลบหมำยเลขหน้ำ (Remove Page Number ) 4. เลือกรปู แบบกำรวำงเลขหน้ำ ❷ ❸❹ 2.7.6 การกาหนดรายละเอียดเพิ่มเตมิ การใสเ่ ลขหนา้ 1. คลิกแทบ็ แทรก (Insert) 2. คลกิ คำส่ังหมำยเลขหน้ำ (Page Number) 3. คลกิ คำส่ังจดั รูปแบบหมำยเลขหน้ำ (Format Page Number)

31 รปู แบบตัวเลข เชน่ เปน็ ตวั เลข,ตัวอักษร,ตัวภำษำองั กฤษ,ตัวเลขโรมนั กำรใสห่ มำยเลขหนำ้ กำกบั ชื่อบท (Include chapter Number) คือ โดยเลือกรปู แบบสัญลกั ษณ์ใส่รูปแบบเลขหนำ้ ได้ -การใส่หมายเลขหน้า (Page numbering) กำรระบุหน้ำเรม่ิ ต้น มี 2 ลักษณะ ต่อเนือ่ งจำกส่วนก่อนหน้ำ (Continue from previous section) คอื เร่ิมตัง้ แต่หน้ำ 1 เรมิ่ ท่ี (Start at) คือ ระบหุ น้ำเรมิ่ ต้นได้ เชน่ เริ่มตง้ั แต่หน้ำ 5     2.7.7 การใชง้ านคาสงั่ บนแถบรบิ บอน เมือ่ มีกำรแทรกเลขหน้ำลงบนเอกสำร จะปรำกฏแท็บรบิ บอนเพิม่ เตมิ คอืDesign เพือ่ ใช้กำหนดรำยละเอยี ดของกำรใสเ่ ลขหนำ้ หวั กระดำษ ทำ้ ยกระดำษ ไม่ต้องการแสดงเลขหนา้ ในหน้าแรก รูปแบบการแสดงเลขหน้า ปรับตาแหนง่ การวาง ออกจากการกาหนดคา่ หวั กระดาษ/ท้ายกระดาษ

32หนำ้ แรกต่ำงกนั (Different First Page) คือ ไมใ่ หม้ ีกำรพมิ พ์เลขหน้ำในหน้ำแรกของแต่ละ Sectionหน้ำคู่และหนำ้ ค่ตี ่ำงกนั (Different Odd & Even Page) คอื จะสำมำรถพิมพเ์ ลขหนำ้ ในหนำ้ คู่ และหน้ำค่ี ท่ีตำแหน่งต่ำงกนั ได้ เชน่ เรำต้องกำรพมิ พเ์ ลขหนำ้ ทเี่ ปน็ เลขค่ีท่มี มุ บนด้ำนขวำ พมิ พ์เลขหน้ำที่เปน็ เลขคูท่ ม่ี ุมบนด้ำนซำ้ ย2.7.8 การลบเลขหน้า1. คลิกแทบ็ แทรก (Insert)2. คลกิ คำสัง่ หมำยเลขหน้ำ (Page Numbers) 3. คลกิ คำสง่ั ลบเลขหนำ้ (Remove Page Numbers) ❷ ❸ ตัวอย่างหน้าปกรายงาน มรี ปู แบบดงั นี้ ภำพตวั อย่ำงหน้ำปกรำยงำน

33 2.7.10. สว่ นประกอบรูปเล่ม 1) การเขยี นคานารายงาน 1. ยอ่ หน้ำแรกควรเขยี นเพือ่ เกรนิ่ นำเนื้อเรอื่ งไปกอ่ นโดยยงั ไม่เข้ำเนื้อเรอ่ื งแต่ควรพยำยำมพดู ชกั จงู ให้ผอู้ ่ำนสนใจ หรือพูดท่ีมำทไี่ ป กอ่ น เพือ่ ให้ผูอ้ ่ำนอยำกตดิ ตำมต่อ 2. สว่ นของเนือ้ เรอ่ื งว่ำรำยงำนเกยี่ วกบั อะไร และมเี รอื่ งอะไรบำ้ ง หรือพูดถงึเฉพำะเร่อื งสำคัญๆ กไ็ ด้ 3. ตอนสุดท้ำยกล่ำววำ่ ทำเพือ่ อะไรเพ่อื ประโยชน์กับใคร ทจี่ ะได้มำอ่ำนบทควำมน้ี และกอ็ ำจกล่ำวขอบคุณอำจำรย์ผู้สอนหรอื ผูม้ ีสว่ นเกย่ี วข้องกบั รำยงำน และปิดท้ำยดว้ ยกำรขอรับขอ้ เสนอแนะตำ่ งๆ เพือ่ ใหร้ ำยงำนดขี ึ้น ตวั อย่างคานารายงาน รำยงำนเล่มน้/ี ฉบับน้ีจัดทำขน้ึ เพอ่ื เปน็ สว่ นหนงึ่ ของวิชำ…….รหสั วิชำ.......ระดับชั้น….มี วัตถุประสงค์เพือ่ ศกึ ษำหำควำมรู้ ในเรื่อง…….. ประกอบดว้ ยเน้ือหำ............และได้ศึกษำอย่ำงเข้ำใจ ผู้จดั ทำหวังเป็นอย่ำงยิ่งวำ่ รำยงำนเลม่ น้จี ะให้ควำมร้แู ละเปน็ ประโยชน์กับผอู้ ำ่ น ทกุ ๆ ท่ำน อน่งึ หำกมขี อ้ แนะนำหรอื ข้อผดิ พลำดประกำรใด ผูจ้ ดั ทำขอนอ้ มรบั ไว้และขออภัยมำ ณ โอกำน้/ี ท่นี ด้ี ้วย ผจู้ ดั ทำ วันที่……………..……. 2) การอ้างอิงข้อมูล กำรอำ้ งองิ หมำยถึง กำรบอกแหลง่ ทม่ี ำของข้อมลู ท่ีผเู้ ขียนนำมำใชอ้ ้ำงอิงในกำรเขยี นรำยงำน ทำใหร้ ำยงำนนำ่ เชอ่ื ถือ ให้เกียรตผิ ู้เขยี นเดิมและแสดงเจตนำของผู้เขียนว่ำไม่ไดค้ ดั ลอกข้อมูลผอู้ ืน่ เอกสารที่นามาใช้ในการอา้ งองิ  หนังสอื และเอกสำร เช่น ตำรำ หนังสือวิชำกำรทว่ั ไป รำยงำนกำรประชุม วิทยำนพิ นธ์ รำยงำนกำรวจิ ัย ฯลฯ

34  วำรสำร เช่น บทควำมวิจยั บทควำมปรทิ ัศน์ บทควำมทำงวิชำกำร บทควำมพิเศษ  บทควำมจำกอินเตอร์เน็ต เป็น สำรสนเทศออนไลน์จำกเว็บไซต์ การเขียนบรรณานุกรม บรรณำนกุ รม หมำยถึง รำยกำรของทรัพยำกรสำรสนเทศทง้ั หมดที่ผทู้ ำรำยงำนไดใ้ ชป้ ระกอบกำรเขยี นรำยงำน ทั้งทีป่ รำกฏชดั เจนโดยเขยี นอำ้ งองิ ไว้ และสว่ นท่ีไมป่ รำกฏชัดเจนแต่อำจเป็นเพียงกำรรวบรวมควำมคิดหลำยๆ แนว แลว้ นำมำเรียบเรียง รปู แบบบรรณานกุ รมช่ือ//ชื่อสกลุ .//ชอื่ เรือ่ ง.//ครงั้ ทพ่ี มิ พ.์ //เมอื งท่ีพิมพ/์ :/ผูร้ ับผดิ ชอบกำรพมิ พ,์ ////////ปที ีพ่ มิ พ์. ตัวอย่างกติ ติกร มีทรัพย.์ จิตวิทยาการเลี้ยงดูเด็ก. พมิ พ์ครัง้ ท่ี 3. กรุงเทพฯ : ธรุ กิจกำรพิมพ์, 2544. รูปแบบบรรณานุกรมทส่ี ืบค้นจากอนิ เทอร์เน็ตผูแ้ ต่ง.//”ชื่อเรอื่ ง.”//ปีทพ่ี มิ พ.์ [ระบบออนไลน]์ .//เขำ้ ถงึ ได้จำก/:/ชอ่ื URL วัน เดือน ปี ท่ีสืบคน้ . /////// ตวั อยา่ งพัชรำ แสงศร.ี “จงั หวัดเชียงใหม.่ ” 2557 [ออนไลน]์ . เข้ำถงึ ได้จำก : http://travel.mweb.co.th/north/cl. สืบคน้ 12 มกรำคม 2557 ภาคผนวก ภำคผนวกคอื ส่วนทเี่ พ่ิมเติมจำกรำยงำนเพื่อใหเ้ ขำ้ ใจเนอ้ื เร่ืองได้ดขี ้ึน เชน่ สถติ ิ รปู ภำพแบบสอบถำม คำสัง่ ตำ่ งๆ2.8 การจดั รูปแบบเอกสารท่ีสืบคน้ มาจากอนิ เทอรเ์ น็ต บางคร้ังข้อมูลท่ีได้มาจากอินเทอร์เน็ต การจัดย่อหน้าต่างๆ จะยังไม่สมบูรณ์ เมื่อได้มีการดาวน์โหลดมาจากอินเทอร์เน็ตแล้ว ก่อนการใช้งานจะต้องนามาจัดรปู แบบใหม่ก่อน โดยมีข้ันตอนดังนี้

35 การล้างการจัดรูปแบบ เพือ่ ล้ำงรปู แบบเดิม จะได้รูปแบบฟอนต์ 1.ให้เลือกข้อควำมท้ังหมด แลว้ คลกิ คำสงั่ตำมค่ำเร่มิ ตน้ ของโปรแกรม 2. แก้ไขกำรเช่ือมโยงหลำยมิตหิ รือกำรลิงก์ โดยกำรคลิกขวำท่ีคำที่มกี ำรลิงก์ แลว้ คลิกคำส่งัเอำไฮเปอรล์ ิงกอ์ อก (Remove Hyperlink)3. ทำกำรจดั รูปแบบฟอนต์ โดยกำรเปลี่ยนฟอนต์ สี และขนำดทีต่ ้องกำร4. จดั ย่อหนำ้ โดยกำรกดปมุ่ Tab และคำสัง่ กระจำยแบบไทย

กดป่มุ Tab 36 คาสั่ง 5. กำรแปลงข้อมลู ตำรำงเป็นขอ้ ควำม มขี นั้ ตอนดังนี้  1.ให้ คดั ลอกข้อควำมมำวำงในโปรแกรม Microsoft Word 2.คลิกท่แี ถวที่จะแปลง 3.คลิกแท็บ เค้ำโครง 4. คลิกคำสั่ง แปลงเปน็ ข้อควำม 5.คลกิ ป่มุ ตกลง (OK)

37   กำรลบแถวตำรำง 1.คลิกเลอื กแถวทีจ่ ะลบ 2. คลิกแท็บเค้ำโครง 3. คลกิ คำสงั่ ลบ 4. คลิกคำส่ัง ลบแถว   

382.9. การพิมพ์หนังสอื ราชการ 2.9.1 ความหมายของหนงั สือราชการ หนงั สือราชการ คือเอกสารทเี่ ป็นหลกั ฐานทางราชการ หนงั สอื ราชการจงึ เป็นเอกสารทุกอยา่ งท่เี กีย่ วขอ้ งกับทางราชการ จะเปน็ ทางราชการจดั ทาข้นึ หรอื หนว่ ยงานหรอื บุคคลอ่ืนจดั ทาข้ึนแล้วมไี ปถึงสว่ นราชการกไ็ ด้ 2.9.2 ความสาคญั ของหนงั สือราชการ 1. เป็นเอกสารหลักฐานสาคัญในการติดต่อราชการ 2. ใชอ้ า้ งอิงได้ตามกฎหมาย 3. เป็นเคร่ืองมือช่วยให้การบรหิ ารราชการบรรลุผลสาเรจ็ 2.9.3 ชนิดของหนงั สอื ราชการ 1. หนังสอื ภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสอื ส่ังการ 5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์ 6. หนงั สอื ท่ีเจ้าหนา้ ที่ทาข้นึ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานทางราชการ 2.9.4 หนงั สือภายนอก คือหนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการทเี่ ปน็ แบบพธิ โี ดยใชก้ ระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สือติดต่อระหวา่ งสว่ นราชการ หรือสว่ นราชการมถี ึงหน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถงึ บุคคลภายนอก ให้จัดทาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี 1. ส่วนประกอบของหนังสอื ราชการภายนอก - ที่ ให้ลงรหัสตวั พยัญชนะและเลขประจาของเรอื่ ง ตามท่กี าหนดไวท้ ับเลขทะเบียนหนังสอื ส่ง - ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซ่ึงเปน็ เจา้ ของหนังสอื นั้น และโดยปกตใิ ห้ลงท่ีต้ังไวด้ ว้ ย - วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราชทีอ่ อกหนงั สอื - เรอื่ ง ใหล้ งเรอื่ งย่อทีเ่ ป็นใจความสนั้ ท่ีสุดของหนังสอื ฉบบั นั้น ในกรณที เ่ี ป็นหนงั สือตอ่ เนื่องโดยปกติใหล้ งเร่อื งของหนงั สอื ฉบบั เดิม - คาข้ึนตน้ ให้ใช้คาขนึ้ ตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนังสอื ตามรายการใช้คาขน้ึ ตน้สรรพนาม และคาลงท้าย ที่กาหนด แล้วลงตาแหนง่ ของผู้ท่ีหนงั สอื น้ันมีถงึ หรือชอื่ บคุ คลในกรณีที่มีถงึ ตัวบคุ คลไม่เกีย่ วกบั ตาแหนง่ หนา้ ที่ - อ้างถงึ (ถ้าม)ี ให้อ้างถงึ หนงั สอื ทเี่ คยมตี ิดต่อกันเฉพาะหนังสือท่สี ่วนราชการผ้รู ับหนังสือได้รับมากอ่ นแล้ว จะจากส่วนราชการใดกต็ าม โดยให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของหนงั สอืและเลขทหี่ นงั สือ วนั ที่ เดอื น ปี พุทธศกั ราชของหนงั สอื นัน้ - สิ่งที่ส่งมาดว้ ย(ถ้ามี) ให้ลงชือ่ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารทีส่ ง่ ไปพรอ้ มกบั หนังสอื น้นั ในกรณที ไ่ี ม่สามารถสง่ ไปในซองเดยี วกนั ไดใ้ ห้แจ้งด้วยวา่ สง่ ไปโดยทางใด

39 - ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเรือ่ งให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ - คาลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ าลงท้ายตามฐานะของผรู้ บั หนังสือตามตารางการใชค้ าขึ้นตน้สรรพนาม และคาลงท้าย ที่กาหนด - ลงช่อื ให้ลงลายมอื ช่อื เจา้ ของหนังสอื และใหพ้ ิมพ์ชื่อเตม็ ของเจ้าของลายมอื ชอ่ื ไว้ใต้ลายมือช่อื - ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจา้ ของหนังสอื - ส่วนราชการเจ้าของเรือ่ ง ให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง หรอื หน่วยงานท่ีออกหนังสอื ถา้ ส่วนราชการท่อี อกหนังสอื อยรู่ ะดบั กระทรวงหรอื ทบวง ให้ลงช่อื สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ งท้ังระดับกรมและระดบั กอง ถ้าส่วนราชการท่อี อกหนังสอื อยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ งเพยี งระดบั กองหรือหนว่ ยงานท่รี ับผดิ ชอบ - โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนังสอื - โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรสารของส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนงั สือ ตอ่ จากหมายเลขโทรศัพท์ - ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ - สาเนาคู่ฉบับ ใหผ้ ู้ลงชือ่ ลงลายมือชื่อย่อ - ชนั้ ความลับ ชัน้ ความเร็ว ในหนังสือราชการอาจจะมีการกาหนดชัน้ความลับ อนั เป็นมาตรการทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ความปลอดภัยของเอกสาร สิ่งท่ีเปน็ ความลบั นัน้ จะใหร้ ู้เฉพาะบุคคลทมี่ หี น้าท่ีท่ีเก่ียวขอ้ ง โดยชนั้ ความลับน้ันแบ่งออกเป็น ๔ ช้ัน คอื ลับท่ีสดุ ลับมากลบั และ ปกปิด ส่วนชัน้ ความเร็วมี ๓ ช้นั คอื ด่วนที่สดุ ด่วนมาก และด่วน 2. โครงสรา้ งหนงั สอื ราชการภายนอก แบ่งเป็น 3 ส่วน ดงั น้ี 1. ส่วนหัวเรอื่ ง 2. ส่วนเน้ือเรื่อง 3. สว่ นทา้ ยเร่อื ง 3. รูปแบบการพมิ พ์จดหมาย การตั้งค่าหนา้ กระดาษ • ระยะขอบดา้ นซา้ ย 3 ซม. ระยะขอบดา้ นขวา 2 ซม. ดา้ นบน 2.5 ซม. ดา้ นลา่ ง 2 ซม. • ตง้ั ค่าระยะบรรทดั ปกติที่ 1 เท่าหรอื Single • ระยะการพมิ พ์อยู่ระหวา่ ง 0-16 เซนตเิ มตร • การย่อหน้าประมาณ 20 เคาะหรือตาแหนง่ ที่ 2.5 ครุฑ

40• ขนาดครุฑ 3x3 ซม.• วางจากขอบกระดาษดา้ นบน 2.5 ซม. (เผอื่ พนื้ ทีส่ าหรบั ประทับตราหนงั สือ และ การลงทะเบียนรบั ทางระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์)• วางไว้ตรงกลางของหน้ากระดาษ ประมาณตาแหนงท่ี 8 ถ้ามขี ้อความมากกวา่ 1 หนา้ หนา้ ต่อไปไมต่ อ้ งมตี ราครุฑ 3 ซม.การพมิ พ์ 3 ซม.• ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยแบง่ กระดาษออกเป็น 4 ส่วน ใชฟ้ อนต์ไทยสารบรรณ (TH SarabunPSK) ตามประกาศฟอนตม์ าตรฐาน ราชการไทย กาหนด Style เปน็ Normกาหนด font size เท่ากบั 16pt• การพมิ พ์เลขทขี่ องหนงั สือให้พมิ พห์ ่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ บรรทัดที่ 5 หรือระดบั ตนี ครฑุ• การพมิ พ์สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ พมิ พ์บรรทดั เดียวกบั เลขท่ีหนงั สือเร่มิ ท่ี ประมาณก่ึงกลางสว่ นที่ 3• การพิมพ์เรือ่ ง คาข้ึนตน้ อ้างถงึ ส่งิ ท่สี ง่ มาดว้ ย เว้นจากคาข้นึ ตน้ 4 เคาะ ใหม้ ี ระยะบรรทัดระหวา่ งกนั เทา่ กับระยะปกติ และเพิ่มค่าก่อนหนา้ อกี 6 พอยน์ (1 Enter + Before 6 pt)• การพิมพ์ขอ้ ความภาพเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะยอ่ หนา้ เทา่ กับ 2.5 เซนตเิ มตร• การพมิ พ์คาลงท้าย ใหม้ รี ะยะบรรทัดหา่ งจากบรรทดั สดุ ท้ายภาคสรุปเท่ากับ ระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่ากอ่ นหนา้ อีก 12 พอยน์ (1 Enter + 12 pt)• การพมิ พช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของหนงั สอื ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากคาลงท้าย• การพมิ พช์ อ่ื ส่วนราชการเจ้าของเรือ่ ง ใหเ้ ว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทดั (4 Enter) จากตาแหนง่ เจ้าของหนงั สอื• จานวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสอื ราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความ เหมาะสมกบั จานวนขอ้ ความและความสวยงาม (ปกติ 25 บรรทดั )• ถา้ คาสดุ ท้ายของบรรทัดมหี ลายพยางค์ ไมส่ ามารถพมิ พจ์ บในบรรทดั เดยี วกนั ได้ ให้ใช้ เครอื่ งหมายยติภังค์ (-) ระหวา่ งพยางค์ 1 2ท่ี กษ 0401/……. กรมตรวจบญั ชีสหกรณ์ เทเวศร์1 ก21ทบมร.รท1ัด0200

41 เรอื่ ง////……………………………………1 …21 …บ…รร…ท…ดั . 3112 บรรทดั XX////XXXXXX////XXXX เรียน////………………………………………………… 4121 บรรทดั 5 6 อ้างถึง////………………………………………………. 7121 บรรทดั สิ่งทสี่ ่งมาด้วย////……………………………………… 1 12 บรรทดั (ข้อความ)…..………สว่.…น…ท…เ่ี ป…น็ …สา…เ…หต…ุ ………………………………………............................... ... ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………. …1……21……บ…ร…ร…ท…ดั ………………………………………………………………………………………ส……ว่……น………ค……ว……า……ม………ป….ร.……ะ……ส………ง…ค………์………………………………………………………………. ……….. 8 ………………………………………………………………………………………………..……………………............................ 112 บรรทดั จงึ เรยี นมาเพอ่ื ………………ส…ว่…น……ส…ร…ุป…ค…ว…า…ม………………………................................... 112 บรรทดั ขอแสดงความนบั ถอื 9 3 (………….………………..……) 10 บรรทดั 11 อธิบดีกรมตรวจบญั ชสี หกรณ์7 บรรทดั สานักบรหิ ารกลาง โทร. 0 2628 5240 – 59 ต่อ 2105 12 โทรสาร 0 2282 0889 1132 ไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์ [email protected] 14 15

422.5 ซม. ตาแหนง่ ท่ี 8 16 ซม. 3 ซม.บรรทดั ท่ี 5 3 ซม. ครุฑวางตาแหน่งตรงกลางของหน้ากระดาษ 1 บรรทัด 6 pt 2 ซม. 11 บบรรรรสททว่ ดัดั น66หppวั ttเรื่องวาม 1 บรรทัด 6 pt 1 บรรทัด 6 pt20 เคาะ หรือตาแหน่งท่ี 2.5 สว่ นเนอื ้ เรื่อง ส่วนท้ายเรือ่ ง

43ที่ ศธ 0646.8/ (ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ) วิทยำลัยเกษตรและเทคโนโลยีพัทลุง สถำบันกำรอำชีวศกึ ษำเกษตร ภำคใต้ อ.เมือง จ.พัทลุง 1 บรรทดั 6 pt 21////มกราคม////2557 1 บรรทดั 6 pt เรือ่ ง////ของความอนเุ คราะหต์ รวจสอบหลกั ฐานประกันซองสอบราคม 1 บรรทดั 6 pt1 บรรทดั 6 pt เรยี น////ผ้จู ัดการธนาคารกรุงไทย สาขาสงขลา ตาแหนง่ /ชื่อบคุ คล1 บรรทัด 6 pt สิง่ ท่ีส่งมาด้วย////สาหเนาหนงั สอื ค้าประกนั เลขที่ 00015/200901/0003/5720 เคำะหรือตำแหน่งท่ี 2.5 ตามที่วทิ ยาลัยเกษตรและเทคโนโลยพี ัทลุงได้รับเอกสารเพือ่ เป็นหลักประกันซองสอบราคาจากบรษิ ทั และหา้ งหุ้นส่วนทม่ี าย่นื ซองสอบราคา หลักฐานดงั กล่าวเปน็ แคชเชยี รเ์ ช็คและ สว่ นที่เป็นสาเหตุหนงั สอื คา้ ประกันซ่ึงออกโดยธนาคารกรุงไทย ทางวทิ ยาลัยฯ จึงใครข่ องความอนุเคราะห์ให้ทางธนาคารไดต้ รวจสอบความครบถ้วนสมบรู ณข์ องแคชเชยี รเ์ ช็คและหนงั สือคา้ ประกนั ดังกลา่ ว สว่ นความประสงค์ จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพิจารณา สว่ นสรุปความ 1 บรรทัด 12 pt ชอแสดงความนับถอื เว้น 3 บรรทดั (4 Enter) (นายวิกรม พงศจ์ ันทรเสถยี ร) ชือ่ เต็มเจ้ำของหนังสือ ผอู้ านวยการวิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีพัทลงุ ตำแหนง่ ของเจ้ำของหนงั สือเว้น 3 บรรทดั (4 Enter)งานการเงิน (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)โทรศัพท์ 0-7461-0475-6โทรสาร 0-7461-0475

44 2.9.5 หนงั สือภายใน หนงั สอื ภายใน คือหนังสือติดตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธีนอ้ ยกว่าหนังสือภายนอกเปน็ หนังสอื ตดิ ต่อภายในกระทรวง หรอื จงั หวัดเดียวกัน กาหนดให้ใช้เฉพาะกระดาษบันทกึ ขอ้ ความเพ่ือให้เห็นความแตกตา่ งกับหนังสือภายนอก หนังสอื ภายในไม่ตอ้ งลงทีต่ ้ังไม่มสี ่วนอ้างถึง (หากมกี ารอ้างถงึ จะใช้วิธเี ขยี นเทา้ ความในส่วนตอนต้นของข้อความว่าอา้ งถึงหนงั สอื ฉบับใด) ไมม่ ีส่วนสิ่งที่ส่งมาด้วย และไมม่ คี าลงทา้ ย 1) รปู แบบการพิมพ์จดหมาย • ใชก้ ระดาษบันทึกข้อความ • ใช้ฟอนต์ ไทยสารบรรณ (TH SarabunPSK) คาวา่ บันทกึ ขอ้ ความ กาหนด font size เทา่ กบั 29pt ตัวหนา คาวา่ สว่ นราชการ ท่ี วนั ที่ เรื่อง กาหนด font size เท่ากับ 20pt ตวั หนา ครุฑ 1.5 ซม. • ขนาดครฑุ 1.5 • วางจากขอบกระดาษดา้ นบน 2.5 ซม. (เผ่ือพื้นทส่ี าหรับประทบั ตราหนังสือ และการลงทะเบยี นรบั ทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) กาหนดระยะขอบกระดาษ • ระยะกน้ั หน้า 3 ซม. และกน้ั หลงั 2 ซม. ด้านลา่ ง 2 ซม. • ระยะการพิมพ์อยรู่ ะหวา่ ง 0-16 เซนตเิ มตร 2) โครงสร้างของหนงั สือราชการภายใน ประกอบดว้ ย 3 สว่ น คือ สว่ นหวั เร่อื ง - สว่ นราชการ เป็นการลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง หรอื หนว่ ยงานท่ีออกหนงั สอื โดยมีรายละเอยี ดพอสมควร โดยจะใส่หมายเลขโทรศพั ทต์ ิดต่อดว้ ย สว่ นราชการ ฝ่ายวชิ าการ ศูนยฝ์ ึกอบรมวศิ วกรรมเกษตร โทร.0 2567 0784 ตอ่ 444 - ท่ี จะลงรหัสและพยัญชนะเหมอื นหนังสือราชการภายนอกและทบั ดว้ ยเลขทะเบียนหนังสือส่ง ที่ ศธ.1435/2557 - วันท่ี เป็นการลงตัววนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนงั สอื

45 วันที่ 11 พฤศจิกายน 2557 - เร่อื ง เป็นการลงเรือ่ งยอ่ ท่เี ป็นใจความทีส่ ้ันท่ีสุดของหนังสอื ฉบับนน้ั เรอ่ื ง การประชมุ อบรมเขียนแผนปฏิบตั กิ ารประจาปี - คาข้นึ ตน้ ให้ใช้คาขึ้นต้นตามฐานะหรอื ตาแหนง่ ของผ้รู ับหนงั สือ หรือช่ือบคุ คลเชน่ เดียวกบั หนงั สอื ราชการภายนอก มักขนึ้ ตน้ ด้วยคาวา่ “เรียน” เรยี น หัวหนา้ แผนกวชิ าบรหิ ารธรุ กจิ สว่ นเนือ้ เรือ่ ง ประส่วนประกอบดังน้ี - ข้อความเน้อื เรอ่ื ง เปน็ ขอ้ ความท่ีเปน็ เหตุหรอื ทม่ี าทไี่ ปของหนงั สอื กอ่ นโดยผรู้ า่ งต้องมคี วามเข้าใจในรายละเอยี ดของหนงั สือก่อน - ข้อความจดุ ประสงค์ของเร่อื ง คอื ข้อความแสดงความมงุ่ หมายท่ีมีหนงั สอื ไปว่าประสงค์จะใหผ้ ู้รับหนังสอื ทาอะไร หรือทาอยา่ งไร เหมอื นหนังสอื ราชการภายนอก ส่วนท้ายเร่ือง - ลงชอ่ื และตาแหน่ง ให้ลงลายมอื ช่อื เจา้ ของหนังสอื และใหพ้ ิมพช์ ่ือเตม็ไวใ้ ตล้ ายมือชือ่ กับลงตาแหน่งเจา้ ของหนงั สือ (นางสมศรี มณีจรัส) รองผู้อานวยการฝา่ ยบรหิ ารงานท่วั ไป  หนังสือราชการภายในจะไมม่ ีคาลงท้ายเหมือนหนังสอื ราชการภายนอก

46ส่วนราชการ บันทึกขอ้ ความ กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์ สานักบริหารกลาง โทร…………..…โทรสาร……………..ท่ี////กษ 0401/………. วันท่ี………………….……..เร่อื ง//// ...…………………………………………………………………………………………………………เรียน//// ………ต…า…แ…ห……น…ง่ …ห……ร…ือ…ช……ื่อ……….. 1 บรรทัด 6 p(ขt้อความบ)…ุค…ค…ล………………………………ส…่ว…น…ท…ี่เ…ป…็น…ส……า…เห…ต……ุ …………...…………………………………………………………………………………………………………….…...………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………….……………………………………………………….…...…………1……บ…ร…รท…ดั…….6..……p……t………………………………………………………………….……………………ส……ว่……น………ค……ว……า……ม………ป……ร……ะ…..…ส…ง…ค…์ …………………………………………………………….……………………………………………………….1 บรรทัด 6 pt ส่วนสรุปความ จึงเรียนมาเพือ่ 3 บรรทดั (………………………..………..) 4 Enter อธบิ ดีกรมตรวจบัญชสี หกรณ์

47 บนั ทึกข้อความสว่ นราชการ วิทยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีพทั ลุง โทร.075615055-6ท่ี////กษ 0101/57 วนั ท่ี////10////พฤศจกิ ายน// 2557เรอ่ื ง////รายงานการปฏิบัตริ าชการเรยี น////ผ้อู านวยการวิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยีพทั ลงุ 1 บรรทัด 6 pt อา้ งถึงหนังสอื บันทึกข้อความ ขออนุญาตไปราชการ ลงวนั ท่ี 17 พฤษภาคม 2557เร่ืองโครงการฝกึ อบรมการพัฒนาการจดั การเรยี นการสอนตามแนวปฏิรปู การศกึ ษา โดยใชห้ ลกั สตู รPBL ระหว่างวันที่ 25 - 28 ตลุ าคม 2557 ณ วิทยาลัยเกษตรและเทคโนโลยสี งขลา ข้าพเจ้านางอฎารตั น์ บุญมณี และคณะขอรายงานผลการฝกึ อบรมตามรายละเอยี ดที่แนบ1 บรรทดั 6 pt จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณา (นางอฎารัตน์ บญุ มณ)ี ครู คศ.2

48