MANUAL DE COMPRAS- S10

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10  Manual de Compras documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 1/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Tabla de contenidos  1. Generalidades 1.2 Labores del sa 1.2 Labores del usuario 1.3 ¿Cómo funciona en conjunto? 1.4 La carpeta de trabajo 1.5  Opciones del menú Catálogos 1.7 Barra de herramientas estándar 2. Acceso al módulo de Compras y pedidos con sa 3. General 3.1 Formas de búsqueda en los catálogos 3.2 Registro de recursos en el catálogo 3.3 Usuarios que manejan el módulo y aprobadores 3.4 Partidas de Control 3.5 Destinos específicos 4. Uso del módulo de Compras y Pedidos por parte del usuario 4.1  Registro del Centro de compra 4.2 Aprobadores de las órdenes de compra y servicio 4.3 Registro de usuarios que aprobarán los pedidos 4.4 Pie de Orden de Compra 5. Clasificación de recursos 5.1 Por la Forma de Abastecimiento 5.2 Forma de Pedido 5.3 Clasificación de Materiales ABC 5.4 Clasificación de los recursos por la Forma de Pedido 5.5 Clasificación de recursos por la Forma de Abastecimiento 6. Techo 6.1 Techo precio 6.2 Techo por cantidad 6.3 Techo de Materiales libre 7. Pedidos 7.1 Pedidos Manuales para Comprar 7.2 Aprobar pedidos 7.3 Aprobación de Pedidos 7.4 Ver documentos generados luego de la aprobación 8. Generar Orden de Compra desde un Pedido de Compra 8.1  Utilidades del escenario de Pedidos de Compra 9. Cotizaciones 9.1 Asignar proveedores a la cotización 9.2 Enviar la Cotización al proveedor 10. Recepción de Cotizaciones 11. Cuadro Comparativo 12. Orden de Compra 12.1 Generar la Orden de Compra desde el escenario de Orden de Compra 12.2 Aprobar una Orden de Compra 12.3 Impresión de la Orden de Compra documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 2/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 12.4 Enviar la orden de compra al proveedor 13. Cantidades pendientes de ingreso al almacén 13.1 Orden de Compra parcialmente atendida por el Proveedor 14. Pedidos manuales A Almacén hacia una Partida de Control 15. Orden de Servicio 15.1 Pedidos para Orden de Servicio 15.2 Aprobación del Pedido 15.3 Generar la Orden de Servicio 16. Usuarios que manejan los módulos y aprueban 17. Utilitarios 17.1 Mantenimiento de usuarios 17.2 Registro de usuarios en el módulo de Compras y pedidos 17.3 Actualización de base de datos 17.4 Mantenimiento de base de datos 18. Separata 1. Generalidades Este programa permite una administración del proceso de procura (pedido y compra). La gestión logística dentro del Proyecto, abarca desde el pedido o requerimiento de los recursos tipo material hasta la compra y el almacenamiento. El proceso empieza después de la planificación física del proyecto y continúa durante todo la ejecución, con lo que se evita urgencias, sobre esfuerzos, compras a precios mayores a los presupuestados y riesgos de paralización del flujo productivo. 1.2 Labores del sa Haga que el servidor tenga una cuenta de correo en el Outlook. Registrar a los empleados en el catálogo de Socio de Negocio – recomendado e-mail. Registrar a los usuarios en el módulo de Compras y Pedidos – dar accesos. Verificar la configuración en Pedidos. Verificar la configuración en Compras. Verificar que en catálogos las Formas de Pago, estén registrados las formas de pago que utiliza la empresa. Verificar en catálogos los Tipos de Documentos,  que acostumbra usar la empresa en sus movimientos de ingreso, egreso, pagos y cobranza, (guía de remisión, factura, boleta, ticket, etc.). 1.2 Labores del usuario documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 3/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 1.3 ¿Cómo funciona en conjunto? documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 4/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 El que pide es el encargado de manejar el módulo de Gerencia de proyectos y el que aprueba el Residente de obra. 1.4 La carpeta de trabajo Las ventanas que presenta el S10 se asemejan a un escritorio donde tiene todos los documentos necesarios para trabajar en forma ordenada. El entorno de trabajo es el mismo casi en todos los escenarios, a continuación se describe las partes de un escenario: documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 5/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Barra de títulos:     Muestra el título de la aplicación, nombre del programa que se viene utilizando,  presupuesto elegido por el usuario, así como los botones  minimizar   , maximizar   y cerrar . Barra de menús: Presenta opciones de menú para la aplicación en uso. Cada menú contiene acciones específicas y estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las mismas opciones en forma abreviada se ejecutan desde los botones (iconos). Archivo: Muestra el menú con las siguientes opciones: Archivo: Muestra el menú con las siguientes opciones: Imprimir: Imprime el contenido del escenario. Vista preliminar: Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como será impreso. Iniciar sesión como usuario distinto: Permite reiniciar la aplicación sin salir del módulo de presupuestos, para ingresar como otro usuario. La misma acción se logra sí hace doble clic sobre la carita mostrada en esta barra de estado. El sistema mostrará el documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 6/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 cuadro de diálogo de acceso al sistema, donde puede acceder al sistema como otro usuario también permite el uso de otra base de datos. Salir: Sale de la aplicación. 1.5  Opciones del menú Catálogos Permite el acceso del usuario a cualquiera de los catálogos utilizados por el sistema donde puede dar mantenimiento como efectuar nuevos registros, modificar o borrar siempre y cuando el registro no esté relacionado en alguna aplicación; todas estas acciones se realizan sin necesidad de estar elaborando un presupuesto, todos los catálogos son abiertos y puede acceder desde cualquier aplicación. Llamada 1: Es el catálogo donde están registrados todos los recursos utilizados por el sistema compuesto por mano de obra, material, equipos y subcontratos. Llamada 2: Muestra el catálogo de recursos con el recurso genérico en el árbol, y en la columna descripción solo los recursos específicos. Llamada 3: Todas las unidades que utiliza el sistema están registradas en este catálogo de acuerdo a las normas vigentes. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 7/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 4: Es el catálogo donde se registran a todas las personas que tienen que ver con el sistema, como clientes, proveedores, empleados, obreros, subcontratistas, AFP, bancos etc., que luego serán utilizados en alguna aplicación del sistema. Llamada 5: Filtra solo a los proveedores del Catálogo de Socio de Negocio Llamada 6: Los lugares donde se efectúan las obras están registrados en este catálogo. En el caso del Perú, en el nivel 1 se registraron los departamentos y para el departamento elegido las provincias en el nivel 2, para la provincia elegida se registraron los distritos en el nivel 3. Llamada 7: En este catálogo se registran las monedas que acostumbra usar la empresa, haga que la moneda de su país se la moneda principal. Llamada 8: En el catálogo de tipos de cambio se guardan todos los registros que día a día se registran cuando el sistema lo solicita, permite editar el tipo de cambio. Llamada 9: En el catálogo de tipo de documentos registra a los documentos que acostumbra usar la empresa, tienen que estar relacionados a un documento oficial normado por la SUNAT, salvo que sean lo recibos interno que no necesitan ser declarados como lo utilizados para pagar la movilidad de taxi. Llamada 10: En el catálogo de Unidades operativas, registre a las dependencias de su empresa. Llamada 11: El catálogo de Formatos, lista los formatos disponibles elaborados por S10 en Excel y Word que se utilizan en las aplicaciones. Sólo es informativo. Llamada 12: En el catálogo de Formas de pago, se registra la forma de pago y su respectiva regla. Llamada 13: Permite asignar formatos en Excel o Word que serán utilizados por la empresa en los Pedidos, Cotizaciones, órdenes de Compra, Tareos, Partes Diarios de Equipo. Esta labor sólo se realiza una vez. Asignar un formato en Excel para enviar las órdenes de compra al proveedor documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 8/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Muestra la lista de Socio de Negocios calificados como empresa. También asigne formato a Pedidos de compra, Cotizaciones. Luego cierre el Catálogo de Formatos por Empresa. Llamada 14:    Muestra el catálogo de Logotipos disponibles para asignar a un Socio de Negocio, permite el registro de nuevos logotipos. Previamente debemos disponer de un arte más o menos de 1.5 cm de alto por 4 cm de largo y debe estar grabado en una carpeta del servidor. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 9/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 14-a: Registre el nombre de la Empresa dueña del logotipo. Llamada 14-b: Una vez registrado el logotipo muestra la apariencia. Llamada 14-c: Use este botón para ubicar el archivo que contiene el arte con el logotipo dentro de las carpetas. Llamada 14-d: Graba el registro del logotipo. Para asignar logotipo a un Socio de Negocio: Ingrese por Catálogos a Socio de Negocio y ubique a la empresa, luego modifique para mostrar esta ventana, Llamada 14-f: Use este botón para asignar el logotipo. 10/106 1.6 Opciones del menú Herramientas  documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Estas opciones son comunes para todos los escenarios y contiene lo siguiente: Llamada 1: Configuración General de Compras Llamada 1-a: Seleccionado, luego de generar una orden de compra propone el último lugar de entrega. No seleccionado, no propone lugar Configuración Impresión de Compras documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 11/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 2-a: Seleccionado, Pone fecha de impresión al reporte impreso. Llamada 2-b: Seleccionado, Permite modificar los márgenes al imprimir el reporte. Llamada 2-c: Seleccionado, Permite registrar el número de página para al imprimir el reporte. Llamada 2-d: Seleccionado, Permite imprimir el reporte con el logotipo de la empresa; en el catálogo de socio de negocios, ubique el nombre de la empresa, modifique y en la celda que corresponde asigne logotipo a la empresa. Llamada 2-e: Seleccionado, Imprime el tipo de cambio en los reportes. Configuración Del Supervisor de Compras documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 12/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 3-a: Seleccionado, controla los pedidos por centro de compra. No seleccionado: controla los pedidos por proyecto. Llamada 3-b: Seleccionado, Registra el nombre de la empresa en la impresión de la orden de compra. Llamada 3-c: Seleccionado, Permite registrar varias órdenes al mismo tiempo. Llamada 3-d: Seleccionado, registra en los reportes la fecha de elaboración de la orden de compra y el nombre del usuario que lo registró. Llamada 3-e: Seleccionado, permite imprimir sólo órdenes de compra en estado aprobado. Llamada 3-f: Seleccionado, registra en el reporte el nombre del aprobador de la orden de compra. Llamada 3-g: Seleccionado, luego de elaborar una orden de compra, envía un correo a las personas encargadas de aprobar la orden de compra. Llamada 3-h: Seleccionado, imprime en los reportes la abreviatura del proyecto registrado en el escenario de Datos Generales. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 13/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 3-i: Es el número de dígitos considerado para PEDIDOS, COTIZACIONES y ORDENES DE COMPRA – se visualiza en número de guía. Llamada 3-j: Es el tipo de impuesto y porcentaje que serán utilizados en los documentos. Llamada 3-k: Es el porcentaje permitido en la variación de precios al generar una orden de compra. Llamada 3-L: Antes de iniciar el uso del módulo defina la numeración de las órdenes de compra, por Centro de compra + Proyecto, Centro de Compra o Empresa. Una vez definido la numeración se recomienda no cambiarlo. Llamada 3-n: Es el recurso utilizado para el redondeo al generar una orden de compra, para ajustar los montos en positivo o negativo. Llamada 2: Configuración General de Pedidos Llamada 1-a:  Seleccionado, una vez que se ingresa datos en una celda y se presiona ENTER, el cursor se traslada a la siguiente celda que falta ingresar datos. Llamada 1-b:  Seleccionado, luego de generar un pedido debe asignar obligatoriamente la fecha de entrega, se refiere a que el proveedor conozca las fechas de entrega de los recursos al almacén del proyecto; estas fechas son mostradas en la orden de compra, y también son utilizadas en el escenario del Cronograma de entregas detallado del grupo de Informes, para filtrar por fecha. No seleccionado, luego de generar un pedido permite grabar, sin necesidad de asignar fecha de entrega a los recursos. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 14/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 1-c: Seleccionado envía una notificación por correo, a la persona que debe aprobar el pedido. Llamada 1-d: Seleccionado al generar un pedido sugiere la cantidad mínima de compra. En el catálogo de recursos se registra la cantidad mínima de compra. Llamada 1-e: Seleccionado al generar un pedido avisa si alguno de los recursos están en otro no atendido. Llamada 1-f: Al generar un pedido envía un mensaje con la configuración elegida. Configuración de Impresión en Pedidos documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 15/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 2-a: Seleccionado, Pone fecha de impresión al reporte impreso. Llamada 2-b: Seleccionado, Permite modificar los márgenes al imprimir el reporte. Llamada 2-c: Seleccionado, Permite registrar el número de página para al imprimir el reporte. Llamada 2-d: Seleccionado, Permite imprimir el reporte el peso de recurso. Configuración Del Supervisor en Pedidos Llamada 3-a: Seleccionado, Solicita fecha de entrega de parte del proveedor al almacén de obra, estas fechas se visualizan en el reporte de la orden de compra y sirve para filtrar información por fechas en el grupo de Informes el escenario de Cronograma de Entregas Por Rangos. No seleccionado, graba el pedido sin fecha de entrega. Llamada 3-b: Seleccionado, sí al momento de registrar un pedido A Compra se graba, el sistema solicita ingresar la Partida De Control, este dato solo es informativo. No seleccionado, graba el pedido sin solicitar partida de control documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 16/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 3-c: Es el número de dígitos considerado para PEDIDOS, COTIZACIONES y ORDENES DE COMPRA – se visualiza en número de guía. Llamada 3: Esta opción está disponible en los módulos de Almacenes, Compras y Pedidos; la configuración se realiza una sola vez, desde cualquiera de esos módulos. Permite registrar los nombres de las etiquetas, para el país donde utilizarán el S10, tomando como base la información del Perú. Llamada 4: Activa el correo interno del sistema para enviar o recibir mensajes de un terminal a otro. Está disponible cuando se trabaja en la misma base de datos. Llamada 5: Muestra la calculadora de Windows. Llamada 6: Muestra el calendario de Windows. Llamada 7: Muestra las opciones del submenú Llamada 7-a: Algunas acciones que ejecuta el usuario en el módulo es grabado en el registro de control de Windows, esta opción borra el registro. Llamada 7-b: Esta opción tiene efecto sólo en el catálogo de recursos, al hacer que sus precios incluyan el Impuesto general a las ventas, lo que se refleja en todos los documentos de compra. Llamada 7-c: En los escenarios se usan grillas que permiten agrupar las cabeceras de las columnas, esta opción elimina las agrupaciones. Llamada 7-d: En los escenarios se usan filtros para agrupar el contenido de las grillas, esta opción elimina las los filtros. Llamada 7-e: Esta opción elimina la configuración previamente efectuada por el usuario. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 17/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada 7-f: En el escenario de stock, refresca las cantidades reservadas de los pedidos a almacén (el stock de un recurso es STOCK+PEDIDO A ALMACEN si no realizaron todavía los egresos. Llamada 7-g: El precio registrado para un recurso en la orden de compra, lo registra en almacenes. Llamada 7-h: Cuando se efectúan cambios en las órdenes de compra, recalcula los parciales. Llamada 7-i: Actualiza los precios de compra cuando son modificados luego de ser generada la OC. 1.7 Barra de herramientas estándar Presenta iconos que permiten simplificar las operaciones más frecuentes dentro del S10 y las funciones son: Grabar Graba los datos registrados en el escenario, disponible sólo en el escenario de Datos Generales. Imprimir  Envía el reporte directamente a la impresora previamente definida en Windows. Vista preliminar Muestra la apariencia de la ventana al imprimirlo, o el reporte de la ventana activa en pantalla de donde se puede exportar al formato que elija el usuario como Word, Excel, etc. Ver árbol  Muestra o esconde el árbol ocupando su lugar por el escenario actual o activo. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 18/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Invoca a la configuración de Compras. Invoca a la configuración de Pedidos. Invoca a la calculadora de Windows. Invoca al calendario de Windows. En el árbol El nombre del registro, se Centro de Compra o Proyecto va acompañado de un libro que cambia de color: (Sólo en el escenario de la hoja del presupuesto) Es el tipo de almacén Es el centro de compras. Es el o los proyectos asignados al centro de compras. Muestra el contenido del registro dentro del árbol. Esconde el contenido del registro dentro del árbol Escritorio: En compras agrupa a los centro de compra en uso. En pedidos agrupa a los proyectos y sus almacenes en ejecución Centro de compras finalizado En compras de los centro de compra ubicada en esta carpeta, no puede efectuar ningún movimiento. En pedidos de los proyectos ubicados en esta carpeta, no puede efectuar ningún movimiento. Bandeja En compras de los centro de compra ubicada en esta carpeta, no puede efectuar ningún movimiento. En pedidos de los proyectos ubicados en esta carpeta, no puede efectuar ningún movimiento. Archivo Central En compras de los centro de compra ubicada en esta carpeta, no puede efectuar ningún movimiento. En pedidos de los proyectos ubicados en esta carpeta, no puede efectuar ningún movimiento. Papelera de Reciclaje 19/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Todos los centros de compra y proyectos eliminados o borrados son almacenados en la papelera de reciclaje, de donde pueden ser restaurados o borrados en forma definitiva, siempre y cuando no tengan movimientos. Existe la opción de vaciar toda la papelera. 2. Acceso al módulo de Compras y pedidos con sa Del tapiz de su PC elija el botón  con doble clic, luego el sistema muestra, El sa es el encargado de registrar al usuario que manejará el módulo de Compras y Pedidos, además a las personas que aprobarán los pedidos y las órdenes de compra. 3. General 3.1 Formas de búsqueda en los catálogos La forma de ubicar información es igual en todos los catálogos que maneja el sistema, se toma como ejemplo el catálogo de recursos. Búsqueda global:        La búsqueda global consiste en digitar las primeras letras del registro que se quiere ubicar en los catálogos. Ubique el cursor en la columna donde se quiere buscar información. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 20/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Esta celda muestra las letras o números que se va ingresando al momento de efectuar la búsqueda. Llamada a-1: Para ubicar información en el árbol, debe estar previamente desplegado y el cursor debe estar ubicado es ese segmento y sólo digite letras. Llamada a-2: Para ubicar información en una columna que contiene números, el cursor debe estar ubicado es ese segmento y sólo digite números. Llamada a-3: Para ubicar información en una columna que contiene letras, el cursor debe estar ubicado es ese segmento y sólo digite letras. Para deshacer la búsqueda use las teclas . Búsqueda local: La búsqueda local permite ubicar información en una columna usando la tecla F8 o usando el botón y en la ventana que muestre ingresar hasta tres palabras de la cadena que se quiere ubicar. Ubique el cursor en una columna (cualquiera marcada con las llamadas a-1, a-2, a-3), Luego use el botón Llamada b: Ingrese información en cada una de las celdas, no importe el orden. 21/106 Llamada b-1: Efectúa la búsqueda. Llamada a-4: Deshace la búsqueda. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 3.2 Registro de recursos en el catálogo Todos los recursos que utiliza el proyecto deben estar registrados en el catálogo de recursos necesariamente. Datos para registrar El sistema envía un mensaje indicando el registro del recursos específico, elija sí. 22/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Luego use el botón  3.3 Usuarios que manejan el módulo y aprobadores Ingrese al catálogo de socio de negocio y registre a los usuarios que manejarán los módulos de Compras y pedidos. En el grupo Utilitarios, escenario de Mantenimiento de usuarios registre la información de la empresa en el árbol; y al usuario dar acceso al módulo asignándoles una categoría, luego dar acceso a los escenarios y catálogos. 3.4 Partidas de Control Verifique que esté registrado el proyecto, así como las Partidas de Control. Las Partidas de Control y Destinos Específicos, son utilizadas para los Pedidos a Almacén. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 23/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 3.5 Destinos específicos Ingrese al módulo de Compras y pedidos con el nombre del usuario encargado del manejo del 24/106 módulo. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 4. Uso del módulo de Compras y Pedidos por parte del usuario Ingrese al módulo de Compras y pedidos con el nombre del usuario encargado del manejo del módulo. 4.1  Registro del Centro de compra Centro de compra, es la persona encargada de administrar el proceso de compra, también puede ser un lugar (la oficina de logística de la empresa). Datos que serán registrados . Acceso al escenario: 25/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 luego: Registro de usuarios del Centro de Compras 26/106 Datos que serán registrados documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Elija al responsable del Centro de compras con una selección, también seleccione al usuario que autorizará la Orden de Compra. Asigne proyectos al Centro de Compras, el sistema está preparado para que un Centro de Compras maneje la información de varios proyectos. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 27/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Del Catálogo de Proyectos, elija a los proyectos que manejará el centro de compras. 4.2 Aprobadores de las órdenes de compra y servicio 28/106 Registre al encargado de aprobar las órdenes de compra. En el grupo de Compras se aprueba las órdenes de compra, tomando en cuenta los montos mínimos y máximos. Los aprobadores del Centro de Compra, aprueban las órdenes de compra generadas de cualquier proyecto asignado al Centro de Compras. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Los aprobadores del Proyecto, sólo aprueban las órdenes de compra generadas en el proyecto. LEAN: El exceso de aprobadores genera demora e incrementa los gastos de operación. S10: Aprobación en estrella, permite registrar a varios aprobadores por grupo, es suficiente que el primero que se entere del mensaje ingrese al módulo y apruebe. Datos que serán registrados: Acceso: 29/106 Luego: Llamada a:       Los aprobadores del Centro de compras. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Registre el nombre del grupo de aprobadores, Numero de VB para aprobación:              En este caso solo es necesario que la orden de compra sea aprobada por una persona. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 30/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a-1:   Seleccione al usuario que aprobará, ya que sin su visto bueno no procede la orden de compra. Llamada b:       Repita el proceso, pero esta vez para el proyecto. 4.3 Registro de usuarios que aprobarán los pedidos Para cada uno de los proyectos asignados al Centro de Compra, se registra a los usuarios con sus respectivos permisos, con la finalidad de que puedan aprobar los pedidos. Pide el encargado de manejar el módulo de Gerencia de proyectos y aprueba el Residente de obra. Datos que serán registrados Acceso documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 31/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Luego El usuario que participan en el manejo del almacén se agrega en el pestaña Usuarios por Almacén. 4.4 Pie de Orden de Compra Registre a las personas encargas de firmar en el pie de la orden de compra, así como el texto que será mostradas en la impresión de la orden de compra. Datos que serán registrados: documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 32/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 5. Clasificación de recursos Antes de pedir un recurso, clasifique con la finalidad de agruparlos. 5.1 Por la Forma de Abastecimiento MTS – ESTANDAR:         Son materiales, mostrados en los catálogos de los proveedores, quienes los mantienen en stock. La gestión de compra es rápida. Ej.: clavos, cemento, varillas de acero, etc. En el caso de nuestro ejemplo todos los recursos pertenecen a este grupo. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 33/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 MTO – ESTANDAR A PEDIDO:       Son materiales, mostrados en los catálogos de los proveedores, pero no son mantenidos por ellos en stock, sino que se mandan a fabricar cuando se piden. Su gestión de compra debe tomar en cuenta el tiempo de fabricación. Ejemplo: bombas, tableros, etc. ETO – A FABRICANTE:        Son materiales que no existen en los catálogos de los proveedores, sino que deben ser diseñados específicamente para su uso en el Proyecto, para  luego ser fabricados. Su gestión de compra debe tomar en cuenta el tiempo de ingeniería y fabricación. Ejemplo: acero dimensionado, perfiles metálicos, pernos de anclaje, equipos especiales, etc. 5.2 Forma de Pedido Se define durante el Planeamiento. Su objetivo es clasificar los diversos materiales que va a comprar el Proyecto. ESTANDAR:         Son aquellos cuyo plazo de abastecimiento es inmediato y está dentro de la programación de las cuatro semanas. CON STOCK MINIMO:          A los materiales de mucho movimiento, alta frecuencia y rotación que se deciden manejar mediante un mecanismo automático de reposición, se le asigna stock mínimo. En el escenario de Techo del grupo de materiales se definen los recursos que tendrán stock mínimo. CRITICO:         Se califican como recursos críticos aquellos cuyo plazo de abastecimiento requiere de un tiempo mayor a las 4 semanas por lo que sus requerimientos son generados durante la etapa de Planeamiento. FUERA DE RUTINA:       Se califican como recursos fuera de rutina aquellos cuyo plazo de abastecimiento requiere de un tiempo mayor a las 4 semanas por lo que sus requerimientos son generados durante la etapa de Planeamiento. Por Ej.: la adquisición de los ascensores. 5.3 Clasificación de Materiales ABC En cada proyecto se utilizan diferentes materiales, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos y de las posibilidades de adquisición. El hecho de controlar todos los materiales de la misma manera, implica desgaste y sobrecostos innecesarios. El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios pre establecidos, generalmente, toman como criterio el valor de los materiales, otras veces la importancia del recurso dentro del proyecto. Con A se califican a los recursos que tienen mayor incidencia o participación. Con B se califican a los recursos que tienen incidencia o participación mediana. Con C se califican a los recursos que tienen menor incidencia o participación. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 34/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Esta calificación es arbitraria, cada empresa tiene sus particularidades, si alguien decide utilizar este criterio debe ser consciente de las realidades de su empresa. Se debe pensar no solo en los costos, es importante ver otros criterios, lo que es sin duda la principal dificultad en este tipo de análisis. Sin embargo que un pequeño porcentaje de productos, desde cualquier criterio, es indispensable para el funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su rentabilidad, estos serían clasificados como productos A típicos, y de acuerdo a este punto de vista se van seleccionando los productos de las demás zonas. El siguiente gráfico nos da una visión de la clasificación ABC, no se utilizaron porcentajes en forma explícita. Califique los recursos de acuerdo a la Clasificación ABC Permite calificar los recursos de acuerdo a la cantidad o regla de Pareto, para luego filtrarlos y pedir los recursos. También se puede calificar de acuerdo a los parciales de mayor a menor. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 35/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 5.4 Clasificación de los recursos por la Forma de Pedido Hay algunos materiales que necesariamente tienen que tener stock mínimo, para asegurar un normal desarrollo del proyecto. Datos que serán registrados Acceso al escenario 36/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Luego: 5.5 Clasificación de recursos por la Forma de Abastecimiento Después de analizar los recursos que se utilizará en el proyecto, se visualiza que todos los recursos los podemos encontrar el mercado local, por lo que abastecimiento es estándar. Datos que serán registrados: Todos los recursos serán calificados como Estándar. Acceso al escenario documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 37/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Luego, 6. Techo Sí en el presupuesto se consideran recursos genéricos, como UTILES DE OFICINA, pero necesitamos comprar cuadernos, lapiceros, papeles a los que le llamamos recursos equivalentes; el sistema toma como tope el precio parcial del recurso genérico, del que va descontando los montos de los recursos equivalentes. Para el proyecto Puente: documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 38/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Requisito: En el escenario de Datos Generales, el proyecto debe tener seleccionado TECHO PRESUPUESTADO. 6.1 Techo precio Toma como techo el precio y va descontando a medida que van ingresando los recursos específicos Para el caso de nuestro ejemplo, en el presupuesto se consideró el recurso presupuestado, UTILES DE OFICINA, pero necesitamos comprar cuadernos, lapiceros, que vienen a ser los recursos del catálogo. Para usar el precio como techo es necesario calificar el recurso. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 39/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Efectúe esta labor antes de pedir los recursos específicos, para cada uno de los recursos genéricos. Acceso al escenario Para calificar el recurso con techo precio: Para adicionar los recursos del catálogo, 40/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Para editar el precio del recurso del catálogo, documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 41/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Ingrese la cantidad a pedir. Llamada b: Ingrese el precio del recurso. Llamada c: Grabar el contenido de la ventana. Repita el proceso para los demás recursos equivalentes. Defina como pedible a los recursos adicionados del catálogo. Llamada 1: Haga clic derecho sobre el recurso genérico y del menú que muestre elija No pedible. Llamada 2: Haga clic derecho sobre cada uno de los recursos equivalentes y del menú que muestre elija Es pedible. 6.2 Techo por cantidad Califique al recurso con el tipo de Techo Cantidad, para que el recurso específico sea descontado de la cantidad total presupuestada. Datos del proyecto PUENTE, para techo cantidad: documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 42/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Datos del proyecto EDIFICIO, para techo cantidad: Es necesario que en el catálogo de recursos, el recurso principal tenga registrado a los recursos equivalentes. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 43/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Es el recurso principal. Llamada a-1: Es la unidad del recurso principal. Llamada b: Son los recursos equivalentes asignados al recurso principal. Llamada b-1: Es la unidad del recurso equivalente. Llamada b-2: El factor, es relacionado con la unidad del recurso principal, en este caso una varilla de ACERO CORRUGADO fy = 4200 kg/cm2 GRADO 60 VRILLA DE 3/8” equivale a 5.04 kg (en peso). Acceso al escenario Califique los recursos que tendrán techo cantidad 44/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Adicione los recursos específicos o equivalentes El sistema detecta que tiene recursos específicos o equivalentes y los muestra, Registre los datos de los recursos equivalentes: 45/106 documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Es el nombre del recurso genérico presupuestado. Llamada b: Son los recursos equivalentes, específicos o del catálogo que serán comprados. Llamada c: Es la unidad del recurso genérico. Llamada d: Es la unidad del recurso específico. Llamada e: Cuando el recurso elegido es del catálogo ingrese el factor, ej.: el recurso genérico es por kilogramos y el recurso específico es por varillas, el ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60 VARILLA DE ½” POR 9.00 m, pesa 9.18 kg, este valor se ingresa en la columna factor. Cuando en el catálogo de recursos se registró previamente los factores dentro de la pestaña Equivalente, el dato será tomado automáticamente. Llamada f: Ingrese la cantidad de varillas de acero a comprar. Llamada g: Este dato es calculado por el sistema tomando el factor y la cantidad. Llamada h: Este dato es calculado por el sistema tomando en cuenta el precio presupuestado por kg 6.3 Techo de Materiales libre Los proyectos calificados o definidos con techo libre, permite el registro manual de recursos que utilizará para efectos de realizar los pedidos de los recursos tipo material. Al registrar el proyecto en el escenario de Datos generales, defina el proyecto con Techo Libre. En el escenario de Techo Libre, registre los recursos tipo material y tiene estas alternativas: • Del escenario de Precios por presupuesto del módulo de Presupuestos exporte a una hoja Excel, para luego importarlos en el escenario del Techo libre que se encuentra disponible en el módulo de Gerencia de proyecto, Compras y pedidos. • Elegir del catálogo de recursos, para luego ingresar las cantidades a pedir en la columna C. 46/106 Presupuestado. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Utilice esta opción cuando el proyecto no esté planificado y tenga prisa en efectuar el pedido de los recursos. Cuando efectúe pedidos, los recursos serán mostrados del Techo Libre. 7. Pedidos Esquema abreviado del proceso de pedidos: Llamada a: En los movimientos de ingreso se registran las facturas que pasan a Documentos por pagar del módulo de Facturación y por consiguiente a contabilidad. Importante: Sí efectuó cambios en el presupuesto, y usa pedidos automáticos, es necesario que en el escenario de Actividades use el botón para tomar los cambios, luego en el escenario del Cronograma por periodos en modo programado metrado hacer clic derecho sobre una celda que tiene datos y del menú elegir Recalcular por escala; luego ingresar al escenario de Techo para que refresque los recursos y luego ya puede efectuar los pedidos automáticos. documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 47/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Al efectuar un pedido tenga en cuenta lo siguiente: Procure agrupar recursos similares, ej: Un pedido para todo lo que compre en una ferretería, otro pedido para lo que compre en una farmacia, otro pedido para el proveedor de agregados, etc., esto permitirá generar orden de compra a partir de un pedido para todos los recursos que contiene el pedido. Las cantidades que sugiere el sistema en el pedido tiene que ser editado por el usuario con la finalidad de redondearlo. 7.1 Pedidos Manuales para Comprar Los pedidos se realizan desde el almacén de un proyecto, Verifique la configuración de Pedidos Use el botón  documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 48/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Cuando está seleccionado, solicita la elección de la fecha de entrega de los recursos de parte del Proveedor al almacén del proyecto, estas fechas son mostradas en la impresión de la orden de compra y además permite filtrar la información por fechas en el escenario CRONOGRANA DE ENTREGAS DETALLADO. Llamada b: Seleccione para enviar correo al aprobador. Para efectuar un pedido agrupe recursos que distribuye o vende el proveedor, esto facilitará generar orden de compra a partir de un pedido. Pida combustibles para el proyecto PUENTE Acceso al escenario de Pedidos documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 49/106

8/8/23, 18:30 Manual de Compras - Portal de Ayuda S10 Llamada a: Seleccione esta opción (en la etapa de ejecución) cuando haga pedidos de recursos que tienen stock, y que tengan como destino una Partida de Control. Llamada a-1: Sí selecciona la celda marcada con la llamada “a”, elija el proyecto destino. Llamada b: Seleccione esta opción para efectuar pedidos de los recursos que serán comprados. Llamada c: Cuando está seleccionado Pedido a Compras (llamada b), muestra el Catálogo de Recursos, de donde se eligen los recursos que formará parte del pedido. Para el caso de la (llamada a), muestra los recursos del stock. Llamada d: Ingrese la cantidad a pedir, luego haga clic derecho e ingrese la fecha de entrega. Llamada e: Estos datos son informativos. Llamada e-1: Muestra la cantidad pedida anteriormente. Después de ingresar los datos use el botón y envíe el pedido a aprobación. 7.2 Aprobar pedidos Todos los pedidos A Compra, deben ser aprobados para que pasen al proceso de compra, el usuario encargado de aprobar el pedido debe estar registrado y tener atributos. Aprobación en cadena: Es cuando se tienen varias personas para aprobar un pedido, y existe una secuencia de aprobación. (No recomendada porque genera mayor gasto y pérdida de tiempo) documentacion.s10peru.com/manual-de-compras/ 50/106