225

ก่อนเริม่ ใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผใู้ ชง้ านจะต้องกาหนดโครงสร้าง องค์กร เช่น ขอ้ มูลเกย่ี วกบั บรษิ ัท สาขา ฝา่ ย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบญั ชี และข้อมูลสาคญั ทีไ่ ด้แจ้งจดไวก้ บั กรมทะเบยี นการคา้ หรือกรมสรรพากร กรณีทีเ่ ปน็ ธรุ กจิ ซื้อขายสนิ ค้าก็ต้องระบวุ ธิ กี ารคานวณราคาสนิ ค้าคงเหลือ การบันทกึ บัญชีต้นทนุ ขาย ซึ่งขอ้ มลู เหลา่ นจ้ี ะไม่คอ่ ยเปลีย่ นแปลง แต่เมือ่ กาหนดแลว้ จะมีผลกับการทางานทงั้ บริษัท ซง่ึ ค่าท่กี าหนดเปน็ นโยบายบัญชขี องบริษทั หากเป็นค่าทแี่ ก้ไขภายหลงั ไม่ได้ หรอื อาจมีผลกระทบมากตอ้ งระมัดระวังในการบนั ทกึ ควรปรกึ ษากับผวู้ างระบบบัญชี ของบรษิ ัท หรอื ตรวจสอบจากเอกสารท่ีไดจ้ ดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อน บนั ทกึ ลงไป

1. เข้าท่ีระบบ โครงสรา้ งองคก์ ร (ORGANIZATION STRUCTURE) - เมนู เพม่ิ /แกไ้ ข รายชอ่ื บรษิ ัท

หรอื เขา้ ทร่ี ะบบ โครงสร้างองค์กร - เปิด work flow - Organization Structure เพม่ิ /แก้ไขรายละเอยี ดของบรษิ ัท

2. ปกตเิ มื่อติดตง้ั โปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมีบรษิ ทั ให้แลว้ 1 บรษิ ัท ชอ่ื ว่า “ยงั ไม่ ระบุเจ้าของ” หรือ [Undefine] ใหก้ ดปุ่ม F2-แกไ้ ข แลว้ เปลี่ยนเป็นช่อื บรษิ ัททตี่ ้องการ แต่ถา้ ต้องการเพม่ิ บริษัทมากกวา่ 1 บริษัท ใหก้ ดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่อื เพม่ิ รายชอ่ื บริษัท 3. บันทึกรายละเอียดของบรษิ ทั ในหน้าตา่ งๆ 4. กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดท่ีบนั ทกึ เข้าเครือ่ ง

หลงั จากทก่ี ดปุม่ F10-SAVE เพ่อื ให้โปรแกรมบันทึกข้อมลู แล้ว โปรแกรมจะ ถามวา่ เกบ็ ขอ้ มลู ไว้ทีไ่ หน ซึ่งปกติโปรแกรมจะทาการเกบ็ ขอ้ มูลไวท้ ่ี C:\\SMARTBIZ.WIN\\( ชื่อบรษิ ัททตี่ ้งั ไว)้ แต่ผูใ้ ช้งานสามารถแกไ้ ขเปล่ียนแปลงได้ ในทนี่ จ้ี ะเก็บข้อมูลไวท้ ี่ D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษทั เอสทวี ีซี จากัด

2. โปรแกรมจะใหผ้ ใู้ ช้งานเลือกว่าจะใชข้ อ้ มูลอะไรบา้ งจากบรษิ ทั ท่ีจะเอามาเป็น ต้นฉบับ หลงั จากทก่ี ดป่มุ OK แล้ว โปรแกรมจะขึ้นชอ่ื บริษทั ทจ่ี ะนามาเปน็ ต้นฉบับใหเ้ ลือก

3. คลิกเลือกช่ือบรษิ ัททีต่ อ้ งการใช้เปน็ ตน้ ฉบับ ในท่ีนคี้ ือ บริษทั (ยงั ไมร่ ะบเุ จ้าของ) หลังจากเลอื กบรษิ ัทต้นฉบับแลว้ โปรแกรมจะทาการคัดลอกข้อมลู ให้รอจนกว่า โปรแกรมจะขึ้นข้อความที่มมุ ขวาดา้ นบน ว่า “เก็บขอ้ มูลแล้ว...เพิ่มได้อีกทนั ที” กด Esc เพ่ือออกจากโปรแกรม *** เมอ่ื เพมิ่ บรษิ ทั ใหม่เสรจ็ แลว้ ใหท้ าการออกจากโปรแกรมทนั ที แลว้ จึงเขา้ อกี ครั้ง ***

4. เข้าโปรแกรมอีกครง้ั หากเข้าโปรแกรมแล้วไมเ่ ห็นชอ่ื บริษทั ที่เพ่ิมไว้ให้คลกิ ท่ี(ลูกศรช้ี 1) และเลือกชื่อบรษิ ัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรช้ี 2)

หลังจากนน้ั กจ็ ะปรากฏช่ือบริษทั ทเ่ี พม่ิ ไวข้ ึ้นมาใหเ้ ลือก ทาการคลิกเลอื กชือ่ บริษทั ท่สี ร้างไว้ (ลกู ศรชี้ 3) จะเห็นวา่ มบี ริษทั เพมิ่ เข้ามา ซง่ึ จะมีช่อื Folder ที่เกบ็ ข้อมลู ซา้ กบั บริษทั ท่นี ามาเป็นตน้ ฉบับ ให้เลอื กชอ่ื บรษิ ัท และช่อื Folder ท่ีจะใช้งานใหถ้ ูกต้อง หลังจากนนั้ โปรแกรมจะทาการลบขอ้ มลู ของบรษิ ัทท่ไี ม่เก่ียวขอ้ งออกให้ และเมื่อเขา้ โปรแกรมในครั้งต่อไป ก็จะเหลอื เพยี งบรษิ ัททีจ่ ะใชง้ านเท่านนั้

1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร - โครงสร้างองค์กร - เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือ เปิด work flow - Organization Structure - เพ่มิ /แก้ไขรายละเอียดสาขา 2. ถ้าบริษัทมีสานักงานใหญ่แห่งเดียว ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สานักงานใหญ่” แตถ่ า้ มสี าขาอน่ื ๆ ด้วย ใหก้ ดป่มุ F3-เพิ่ม เพอ่ื เพิม่ รายชื่อสาขา 3. บนั ทึกรายละเอยี ดของสาขา รหสั สาขา ชอื่ สาขา ทอี่ ยู่ ฯลฯ 4. เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอียดครบแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือบันทกึ ขอ้ มูลเขา้ เครือ่ ง

1. เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร - โครงสร้างองคก์ ร - เมนู เพ่ิม/แกไ้ ขรายชื่อฝา่ ย หรอื เปิด Work Flow - Organization Structure - เพม่ิ /แกไ้ ขรายชอ่ื ฝ่าย 2. กดปมุ่ F3-เพ่ิม เพ่อื เพม่ิ รายชอ่ื ฝา่ ย 3. บันทึกรายละเอียดของฝ่าย เชน่ รหสั ฝ่าย ชอื่ ฝ่าย 4. เมอื่ บันทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปุม่ F10-SAVE เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าเคร่ือง

1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร - โครงสร้างองค์กร - เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายช่อื แผนก หรือ เปิด Work Flow - Organization Structure - เพม่ิ /แกไ้ ขรายชอื่ แผนก 2. กดปมุ่ F3-เพ่มิ เพอ่ื เพ่มิ รายชอ่ื แผนก 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของแผนก เช่น รหสั แผนก ชอื่ แผนก รหสั ฝ่าย 4. เมือ่ บันทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื บันทกึ ขอ้ มลู เขา้ เครื่อง