เอกสารประกอบการเรียน

ฝ่ ายพฒั นาระบบการเรียนรู้ สานักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลยั สวนดสุ ิต ทีมวิทยากร สพุ รรณิการ์ ทบั มณี เบญญาภา ยวงอกั ษร วรรณภรณ์ นุชเจริญ จิรโรจน์ โอฬารศศิวชั ร์

สารบญั หนา้ เรอ่ื ง 1 MICROSOFT EXCEL 2016 2 สว่ นประกอบของ MICROSOFT EXCEL 2016 4 การจดั การ WORKBOOK 8 การจดั การ WORKSHEET 14 การจดั การขอ้ มลู ในตาราง 15 การกาหนดรปู แบบการแสดงการแสดงตวั เลขและวนั ท่ี 18 การตกแต่งตารางอตั โนมตั ิ 21 การจดั รปู แบบแบบมเี ง่อื นไข CONDITIONAL FORMATTING 23 การกาหนดรปู แบบดว้ ย THEMES 40 การคานวณขา้ ม WORKSHEET 41 การสรา้ งช่อื ใหช้ ว่ งของเซลล์ 43 การตรวจสอบ และแกไ้ ขขอ้ ผดิ พลาดเม่อื ใชง้ านสตู รและฟังกช์ นั 44 การแทรกรปู ภาพลงใน WORKSHEET 45 การแทรกรปู ร่าง (SHAPE) 45 การแทรกแผนภมู ิ (CHART) 48 การวเิ คราะหข์ อ้ มลู ดว้ ย SPARKLINE 49 การกรองขอ้ มลู แบบอตั โนมตั ิ (AUTOFILTER) 50 การจดั การฐานขอ้ มลู ใน MICROSOFT EXCEL 2013 54 DATA VALIDATION 55 การใช้ QUICK ANALYSIS 56 PIVOT TABLE 58 วเิ คราะหข์ อ้ มลู อย่างมอื อาชพี ดว้ ย POWER VIEW 61 การใชง้ าน WORKBOOK รว่ มกนั 65 การสรา้ งหรอื เอาการเช่อื มโยงหลายมติ อิ อก 68 การสรา้ ง MACRO 72 TIPS & TRICKS เพมิ่ เตมิ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” Microsoft Excel 2016 Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทตารางคานวณ (Spreadsheet) ที่ช่วยให้การทางานมีความ คล่องตัวในการจัดการด้านการคานวณ ซ่ึงปัจจุบัน Microsoft Excel 2016 มีการพัฒนารูปแบบการใช้งาน เพิ่มขึ้นจาก Microsoft Excel 2013 ในด้านรูปแบบการใช้งานกับผู้ใช้ท่ีสวยงาม การวิเคราะห์ข้อมูลที่สะดวก และรวดเร็วขึน้ โดยมกี ารนาข้อมลู ไปทาสรปุ เปน็ รปู แบบของ Power BI ไดอ้ กี ดว้ ย มมุ มองใน Microsoft Excel 2016 การปรับเปล่ียนมุมมองในการทางานใน Excel เพื่อให้สามารถจัดการกับการตกแต่งและการใช้งาน โปรแกรมใหเ้ หมาะสม และเพอ่ื ความสะดวกในการใชง้ าน โดยแบง่ ออกเป็น - Normal เป็นมมุ มองท่ีใชใ้ นดา้ นการคานวณหรอื การตกแตง่ เอกสารทัว่ ไป - Page Break Preview เปน็ มมุ มองท่ีช่วยจัดหน้าสมุดงานก่อนการพิมพ์ สะดวกในการกาหนดขอบเขต พ้นื ทีก่ ารสงั่ พมิ พ์ - Page Layout เป็นมมุ มองทใ่ี ชใ้ นการตรวจสอบเอกสารกอ่ นการพิมพ์ - Custom Views เป็นการกาหนดมมุ มองโดยผูใ้ ชง้ านเอง สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 1

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” สว่ นประกอบของ Microsoft Excel 2016 Title Bar Quick Access Toolbar File Menu Ribbon Worksheet Name Box Formula Bar Scoll bar Status Bar View buttons Zoom Sheet Tab - File Menu เปน็ เมนทู ่ีเรียกใช้คาสัง่ พ้นื ฐานในการทางาน เช่น New, Open, Save, Print เปน็ ต้น - Quick Access Toolbar เป็นแถบเคร่ืองมือที่สามารถเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้สามารถเพ่ิม ปุม่ คาสั่งท่ีใชง้ านบอ่ ยๆ ไว้ในแถบเคร่ืองมือน้ไี ด้ เช่น Save, Undo, Print เป็นต้น - Title Bar แสดงช่อื ไฟลท์ ี่เปดิ ใช้งานอยใู่ นขณะนั้น - Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคาส่ังต่างๆ ในการทางาน โดยจัดกลุ่มฟังก์ชัน และคาสั่งตามประเภทการ ใชง้ านในรูปของ Tab - Name Box เป็นช่องที่แสดงตาแหน่งเซลล์ปัจจุบัน นอกจากน้ีผู้ใช้ยังสามารถระบุตาแหน่งเซลล์ท่ี ต้องการไดโ้ ดยพิมพ์ชอื่ เซลลล์ งในช่อง Name Box เมาสพ์ อยเตอร์จะไป Active ทเ่ี ซลลน์ นั้ ทันที - Formula Bar ใชส้ าหรับสรา้ งสูตรคานวณ และยงั แสดงหรอื แกไ้ ขขอ้ มูลในชอ่ งเซลล์ - Scroll Bar ใช้เล่ือนดสู ่วนตา่ งๆ ของเอกสาร หากไมส่ ามารถแสดงได้หมดในหน้าจอเดียว - Status Bar แสดงสถานะการทางานของ Excel - Sheet Tab ใช้สาหรบั เล่ือนไปยงั Sheet ทีต่ ้องการ - View buttons ใช้สาหรับเปล่ยี นมมุ มองการทางานใน Excel - Zoom ใช้ยอ่ - ขยาย ขนาดเอกสาร - Worksheet พนื้ ที่ทางาน (Work area) สาหรบั สร้างชน้ิ งานต่างๆ ทแี่ สดงอย่ใู นรปู ของตาราง ซงึ่ ประกอบด้วย แถว คอลัมน์ และเซลล์ - Contextual Tab แทบ็ พิเศษทจี่ ะปรากฏข้นึ เมื่อมีการคลิกเลอื กการทางานของเคร่ืองมือพเิ ศษ โดย เปล่ยี นไปตามรปู แบบของเคร่ืองมือทเ่ี ลือกใช้ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 2

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การจัดเกบ็ ขอ้ มลู ใน Microsoft Excel 2016 ข้อมูลท่ีบันทึกใน Excel จะถูกจัดเก็บในไฟล์ท่ีเรียกว่า Workbook ซ่ึงแต่ละ Workbook อาจ ประกอบด้วยตารางข้อมูลหลายหน้า โดยตารางข้อมูลแต่ละหน้านี้มีช่ือเรียกว่า Worksheet (กระดาษทาการ) เรา อาจเปรียบการบันทึกข้อมูลใน Excel ได้กับหนังสือ 1 เล่ม ในหนังสือจะประกอบด้วยหน้าเอกสารหลายหน้า ดังน้ัน หนังสือแต่ละเล่มเปรียบได้กบั Workbook สว่ นหน้าเอกสารแต่ละหน้าก็คือ Worksheet นัน่ เอง ซึ่งแต่ละ Workbook สามารถเก็บได้หลาย Worksheet โดย Microsoft Excel 2016 มีจานวน Worksheet ได้สูงสุด จากัดตามหน่วยความจาของเครอ่ื งคอมพวิ เตอรท์ ่ีใชง้ าน (System Resource) รายการ Excel 2016 จานวนแถวสงู สดุ 1,048,576 แถว จานวนคอลมั น์สงู สุด 16,384 คอลมั น์ หน่วยความจาที่ใช้ สูงสุดเท่าที่ Windows กาหนด จานวนชั้นของการเรยี งลาดับ จานวนชน้ั ของการ Undo 64 จานวนตัวอกั ษรที่ใช้ในสูตร 100 จานวนช้นั ของสูตรท่ีซ้อนกัน 8,000 จานวนของ Style ทใ่ี ชส้ งู สดุ 64 จานวนฟิลดส์ ูงสดุ ใน Pivot Table 65,536 16,384 สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 3

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การจัดการ Workbook โปรแกรม Microsoft Excel เปรียบเสมือนสมุดบัญชที ี่มีช่องตารางให้ทาการกรอกข้อมูล ซึ่งสามารถทา ได้ท้ังการสร้างตารางข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล การสร้างกราฟ และการคานวณ โดยในแต่ละไฟล์ข้อมูลของ Microsoft Excel จะถูกเรียกวา่ “Workbook” คลกิ ทชี่ ่อื Sheet ทตี่ ้องการใช้งาน หรอื คลกิ ที่ Tab Scrolling Button เพือ่ เลอ่ื นดชู ื่อ Sheet ในกรณีท่ีมี Sheet จานวนมากจนไมส่ ามารถแสดงไดห้ มด การสร้าง Workbook ใหม่ - การสรา้ ง Workbook จาก Blank Workbook เลือก Blank workbook 2 1 คลกิ เมนู File เลอื กคาสั่ง New - การสรา้ ง Workbook จากแม่แบบ (Templates) 1 เลอื ก Template ท่ีต้องการ 2 คลกิ เมนู File เลือกคาสั่ง New 3 คลิกปุม่ Create สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 4

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การเปดิ ไฟล์ไฟล์เอกสาร 2 เลือก Recent Workbooks 3 เลอื กไฟล์ทีต่ ้องการเปดิ - เปดิ ไฟล์ที่เคยถูกเปดิ ใช้งาน 1 คลกิ เมนู File เลอื กคาสง่ั Open - เปดิ ไฟลจ์ าก OneDrive เลือก OneDrive 2 1 คลกิ เมนู File 3 Sign In และทาการเลอื กไฟล์ เลอื กคาสง่ั Open ท่ตี ้องการเปิด - เปดิ ไฟลจ์ าก Drive อ่ืนๆ เลือก Computer 2 1 คลิกเมนู File 3 เลอื ก Drive หรอื ตาแหนง่ ที่ เลือกคาสง่ั Open เกบ็ ไฟล์ หรือคลกิ ปมุ่ Browse สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต 5

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การปดิ ไฟล์เอกสาร คลิกเมนู File เลอื กคาส่ัง Close 1 การบันทกึ ไฟล์เอกสาร และการส่งเอกสารออกภายนอก - การบนั ทกึ ไฟลใ์ น One Drive การบันทึกไฟล์ใน OneDrive ต้องทาการเช่ือมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต และทาการเช่ือมต่อ Account เพ่ือเข้าใชง้ าน OneDrive ซ่งึ จะทาใหช้ ว่ ยประหยดั พ้ืนทใ่ี นการจดั เก็บขอ้ มลู ในเคร่ืองได้ โดยสามารถทาไดด้ งั นี้ 2 คลกิ เลอื ก OneDrive-Personal คลกิ เลอื ก Save As 1 ตงั้ ชอ่ื 4 5 คลกิ ป่มุ Save ไฟล์ สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 6

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - การบนั ทกึ ไฟล์ในเคร่อื งคอมพิวเตอร์ สามารถบนั ทึกไฟลล์ งใน Drive หรอื Folder ต่างๆ ในเครอื่ งได้โดย คลกิ SaveAs คลกิ Browse หรอื เลอื กตาแหน่งทต่ี อ้ งการ 1 บนั ทกึ 3 2 คลกิ เลอื ก Computer หรอื This PC ตงั้ ช่อื 4 5 คลกิ ป่มุ Save ไฟล์ - การส่งออกไฟลแ์ บบ PDF/XPS Document PDF (Portable Document Format) เปน็ รปู แบบของไฟลท์ ี่ช่วยลดขนาดของไฟล์ เพ่ือใช้ในการส่งเมล์ และป้องกันการแก้ไขไฟล์ข้อมูล โดยการเปิดอ่านไฟล์ดังกล่าวต้องเปิดอ่านกับโปรแกรม Adobe Reader โดย สามารถทาได้ดงั น้ี หากตอ้ งการบนั ทกึ ไฟลใ์ นรปู แบบ คลกิ ป่มุ Create PDF เลอื กคาสงั่ Create PDF/XP2S PD3F/XPS Document ท่ี File Tab เลอื กคาสงั่ Export 1 เลอื กตาแหน่งทเ่ี กบ็ 7 ตงั้ คา่ การบนั ทกึ ทต่ี อ้ งการ คลกิ ไฟล์ 4 OK คลกิ ป่มุ Options… ตงั้ ช่อื 5 ไฟล์ 6 เพ่อื ตงั้ คา่ การบนั ทกึ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 8 คลกิ ป่มุ Publish 7

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 2 คลกิ เลอื กชนดิ ของไฟลท์ ต่ี อ้ งการบนั ทกึ 3 หากตอ้ งการบนั ทกึ ไฟลใ์ นรปู แบบไฟลอ์ น่ื เลอื กคาสงั่ Change File Type 4 คลกิ ป่มุ Save As ท่ี File Tab เลอื กคาสงั่ Export 1 การจดั การ Worksheet ในแต่ละไฟล์ของโปรแกรม Microsoft Excel ที่เรียกว่า Workbook เปรียบเสมือนสมุดบัญชีแต่ละเล่ม ดังน้ัน ในสมุดแต่ละเล่มจะประกอบไปด้วยหน้ากระดาษแต่ละหน้าซึ่งเรียกว่า Worksheet โดยในแต่ละ Workbook จะประกอบดว้ ย Worksheet หลายๆ Worksheet มสี ว่ นประกอบตา่ งๆ ดงั น้ี Column Active Cell Row New Worksheet Button - Column (คอลัมน์) แถวของข้อมูลท่ีอยู่ในแนวตั้ง มีท้ังหมด 16,384 คอลัมน์ กาหนดช่ือของคอลัมน์ เป็นตวั อักษรภาษาอังกฤษ เร่มิ จาก A-Z และตอ่ ด้วย AA,AB,… และ XFD ตามลาดบั - Row (แถว) แถวของข้อมลู ในแนวนอน มที ง้ั หมด 1,048,576 แถว กาหนดช่อื ของแถวดว้ ยตัวเลข เรม่ิ จาก 1 ถงึ 1,048,576 - Cell (เซลล์) เป็นพ้ืนท่ีสาหรับเก็บข้อมูลต่างๆ ได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร สูตรและฟังก์ชัน โดยเกิดจาก แถวและคอลัมน์ตัดกัน ดังน้ัน การเรียกช่ือของแต่ละตาแหน่งเซลล์ จะใช้ชื่อคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น C3 จะหมายถึงเซลล์ทีอ่ ยู่ในคอลัมน์ C แถวท่ี 3 - Active Cell (ตาแหน่งกรอกข้อมูล) เซลล์ที่พร้อมสาหรบั การปอ้ นหรือแก้ไขข้อมลู สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 8

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - New Worksheet Button (แทรกแผน่ งาน) ปุ่มสาหรับสร้าง Sheet ใหม่ การเลอื กใช้ Worksheet คลิกท่ชี ื่อ Sheet ทต่ี ้องการใชง้ าน หรอื คลิกที่ Tab Scrolling Button เพื่อเลอ่ื นดูช่ือ Sheet ในกรณี ท่ีมี Sheet จานวนมากจนไมส่ ามารถแสดงได้หมด Tab Scrolling Button Sheet Tabs การเปลย่ี นตาแหนง่ Worksheet คลิกท่ีช่ือ Sheet ท่ีต้องการเปลี่ยนตาแหน่งแล้วลากไปยังตาแหน่งใหม่ สังเกตได้ว่าขณะที่คลิกเมาส์เคอ เซอร์จะเปลี่ยนจาก เป็น และมีสญั ลักษณ์ชต้ี าแหน่ง ข้นึ มา การเปลีย่ นชือ่ Worksheet ทาไดโ้ ดยคลิกท่ชี ่อื Sheet ที่ต้องการเปล่ยี น แลว้ เลือกปฏิบตั จิ ากขั้นตอนต่อไปนีแ้ บบใดแบบหนึ่ง - ท่ี Ribbon Home เลือกคาส่ัง Format เลอื กคาสง่ั Rename Sheet - Double Click ที่ช่ือ Sheet จะปรากฏแถบไฮไลน์ทับชอ่ื เดมิ พมิ พช์ ือ่ Sheet ใหมแ่ ทนที่ - คลิกเมาสข์ วาทป่ี า้ ยช่อื Sheet เลือกคาสั่ง Rename การเพ่ิม Worksheet โดยปกติเมอ่ื เราเปดิ ใชง้ าน Excel จะมี Sheet ให้ใช้งาน 3 Sheet แตเ่ ราสามารถเพิ่ม Sheet เข้าไป ใชง้ านได้อีก ซึง่ มี 3 วิธี ดงั นี้ - ท่ี Ribbon Home เลือกคาส่ัง Insert เลอื กคาส่ัง Insert Sheet - คลิกขวาทีป่ า้ ยช่ือ Sheet เลอื กคาส่ัง Insert 9 - คลกิ ปุ่ม New sheet ท่ี Sheet Tab สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การเปลีย่ นสี Worksheet Tab 1. คลกิ ขวาทชี่ ่ือ Worksheet 2. เลอื กเมาส์มาท่คี าส่ัง Tab Color 3. เลอื กสที ต่ี อ้ งการกาหนด การลบ Worksheet ทาได้ 2 วิธี ดงั นี้ - ท่ี Ribbon Home เลือกคาสงั่ Delete เลือกคาสง่ั Delete Sheet - คลิกเมาส์ขวาทชี่ อื่ Sheet ทีต่ ้องการลบ จากน้ันเลือกคาส่ัง Delete การปรบั ขนาดความกวา้ งของคอลมั น์และความสูงของเซลล์ หากข้อความท่ีป้อนลงในช่องเซลล์ยาวเกินกว่าขนาดความกว้างของเซลล์ จะทาให้ข้อความน้ันล้นเกิน ออกมายังเซลล์ท่ีอยู่ติดกัน แต่ถ้าเซลล์ท่ีอยู่ติดกันนั้นมีข้อมูลอยู่ ข้อความที่ยาวล้นเกินมาจะถูกซ่อนไม่แสดง ขอ้ ความท้ังหมด ข้อมลู อยใู่ น cell B12 และ C12 ขอ้ มูลใน cell B12 ข้อมลู ประเภทตวั เลขท่แี สดงขอ้ มลู ไมค่ รบ สาหรับข้อมูลประเภทตัวเลข ถ้าจานวนหลักและจานวนทศนิยมมีความยาวเกินกว่าขนาดของช่องเซลล์ Excel จะแสดงเคร่ืองหมาย ##### แทนตัวเลขจานวนน้ัน ดังนั้นผู้ใช้สามารถปรับขนาดความกว้างของ คอลมั น์และความสูงของเซลล์ไดโ้ ดย 1. เลอื่ นเคอร์เซอร์ ไปหวั คอมลมั นห์ รือหัวแถวทีต่ ้องการปรับขนาด โดยวางเคอรเ์ ซอรย์ ังเส้นแบ่ง คอลมั น์หรือเส้นแบง่ แถว เคอร์เซอรจ์ ะเปล่ยี นเป็น 2. คลิกเมาสซ์ ้ายค้างไวแ้ ละ ลากเมาส์ไปทางซ้ายหรือขวา เพื่อปรบั ขนาดตามต้องการ 3. เมอ่ื ปรบั ขนาดได้แล้วใหป้ ลอ่ ยเมาส์ สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 10

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” ลากเมาสจ์ าก Cell เริม่ ตน้ 2 และมาปล่อยเมาส์ที่ Cell การจดั การกบั Cell สุดทา้ ย การเลอื กช่วงเซลล์ - การเลอื กหลาย Cell ท่อี ยตู่ ิดกนั กดป่มุ Ctrl คา้ งไวแ้ ล้วคลิก 2 เมาสใ์ นตาแหน่ง Cell ที่ 1 คลิกตาแหนง่ Cell เร่ิมตน้ ต้องการเลือก ค้างไว้ - การเลอื กหลาย Cell ที่ไมต่ ดิ กนั 1 คลกิ ตาแหน่ง Cell เร่ิมต้น การแทรกข้อมูล - วธิ ที ่ี 1 : แทรกแถว/คอลมั น/์ เซลล์ 1. คลิกเลอื กแถว/คอลมั น์/เซลล์ ตรงตาแหน่งทต่ี ้องการแทรก 2. ที่ Ribbon Home เลือกคาสง่ั Insert เลือกคาสงั่ การแทรกข้อมูลที่ตอ้ งการ - วิธีที่ 2 : แทรกแถว/คอลัมน์ 11 1. คลิกเมาสข์ วาทีห่ ัวคอลมั น์/หัวแถว ตรงตาแหน่งทต่ี ้องการแทรก 2. เลือกคาสงั่ Insert สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - วธิ ีท่ี 3 : แทรกแถว/คอลัมน์/เซลล์ 1. คลกิ เมาส์ขวาท่ีเซลล์ บรเิ วณตาแหนง่ ทต่ี ้องการแทรก 2. เลือกคาสั่ง Insert 3. เลอื กคาส่งั การแทรกที่ต้องการ การลบขอ้ มลู - วิธที ่ี 1 : ลบแถว/คอลัมน/์ เซลล์ 1. คลิกเลอื กแถว/คอลัมน/์ เซลล์ ตรงตาแหนง่ ทต่ี ้องการลบ 2. ท่ี Ribbon Home เลือกคาส่ัง Delete เลอื กคาสั่งลบข้อมูลที่ตอ้ งการ - วธิ ที ่ี 2 : ลบแถว/คอลัมน์/เซลล์ 1. คลิกเมาสข์ วาท่เี ซลล์ บริเวณตาแหนง่ ทตี่ ้องการลบ 2. เลือกคาส่ัง Delete... 3. เลือกคาส่งั Delete ท่ตี อ้ งการ ในกรณีที่มีการคัดลอกข้อมูลในช่องเซลล์ในรูปแบบของการคัดลอกคอลัมน์ ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ เม่ือนา ข้อมูลมาวางในช่องเซลล์ท่ีต้องการแล้ว ความกว้างของคอลัมน์ไม่ถูกขยายตามความกว้างของคอลัมน์เดิม สามารถแก้ไขไดโ้ ดย 1. เมอ่ื วางขอ้ มูลทไี่ ดจ้ ากการคัดลอกคอลัมนแ์ ล้ว ให้คลิกเลอื กปมุ่ Paste Option 2. เลอื กคาสัง่ Keep Source Column Widths (W) สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 12

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การรวมเซลล์หลายๆ เซลลเ์ ขา้ เป็นเซลล์เดยี วกนั การรวมเซลล์เข้าด้วยกัน Excel เรียกว่า Merge cell หรือ การผสานเซลล์ เป็นการผสานเพ่ือสร้างเป็น หัวขอ้ หรือหัวตาราง เปน็ การสร้างจุดเด่นให้กับข้อความ และสะดวกในการตกแต่งขอ้ มูล 1. เลอื กกลุ่มเซลล์ท่ตี ้องการผสาน 2. ที่ Ribbon Home คลิกปุ่ม โดยมคี าสง่ั ดงั นี้ - Merge & Center (ผสานและจัดกลาง) การผสานเซลล์ท้ังหมดท่ีเลือก และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง เซลล์ - Merge Across (ผสานตามขวาง) การผสานเซลล์ในแนวแถว - Merge Cell (ผสานเซลล)์ การผสานเซลล์ทงั้ หมดที่เลอื ก - Unmerge Cell (ยกเลิกการผสานเซลล์) ยกเลิกการผสานเซลล์ การจัดวางตาแหน่งขอ้ มลู การใส่ข้อมูลลงในเซลล์นั้นโดยปกติแล้ว ตัวอักษรจะถูกจัดวางทางด้านซ้ายของช่องเซลล์ ส่วนตัวเลข จะถูกจดั วางทางด้านขวาของชอ่ งเซลล์ แตเ่ ราสามารถจัดตาแหนง่ การวางได้เอง ดังน้ี 1. เลอื กเซลลท์ ีต่ อ้ งการจัดวางตาแหนง่ ขอ้ มูลใหม่ 2. ที่ Ribbon Home เลือกคาส่ังในการจัดรูปแบบขอ้ ความที่ Alignment ถ้าต้องการตกแต่งเซลล์เพิ่มเติม สามารถทาได้โดยการคลิกท่ี Dialog Box Launcher บริเวณมุม ล่างขวาของ Alignment Group จะปรากฏหนา้ ต่าง Format Cell คลิกแทบ็ Alignment การซอ่ นขอ้ มูล การซ่อนข้อมูล เป็นการซ่อนข้อมูลบางแถวหรือบางคอลัมน์เพ่ือไม่ให้ข้อมูลปรากฏบนหน้าจอ แต่การ ทางานต่างๆ ยงั สามารถอ้างอิงถงึ ได้ตามปกติ ซงึ่ การซ่อนแถวหรือคอลัมน์สามารถซอ่ นได้มากกวา่ 1 โดย 1. คลิกเมาส์ขวาที่หวั แถวหรือหัวคอลัมนท์ ่ีต้องการซ่อน 2. เลอื กคาส่งั Hide ถา้ ต้องการให้ข้อมูลปรากฏบนหน้าจอเหมือนเดิม ให้ปฏิบัตเิ ช่นเดยี วกบั วธิ ีการซ่อนข้อมลู แต่เลอื กคาสั่ง Unhide สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 13

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การตรึงบางสว่ นของเวริ ์คชีท (Freeze Panes) เมื่อมีการจัดการข้อมูลใน Excel ที่มีจานวนมาก ส่วนของแถวบนสุด หรือคอลัมน์แรกสุดมักเป็นหวั ข้อ ของตาราง หากมีข้อมูลเป็นจานวนมาก และมีการเลื่อนแถบ Scollbar หัวข้อของตารางจะถูกเล่ือนตามไป ทาใหไ้ มเ่ หน็ หัวข้อของตาราง ดงั นน้ั จึงตอ้ งมกี ารตรึงแนวของแถว หรือคอลัมนเ์ พื่อให้เป็นแนวคงท่ีอยู่ในหน้าจอ การทางานตลอด - การใช้งานการตรงึ 1. Ribbon View > เลอื กคาสั่ง Freeze Panes 2. เลือกรปู แบบการตรงึ ท่ีต้องการ - Freeze Panes (ตรึงแนว) ให้ตรึงแถวบน และคอลมั นท์ างซ้ายมือของตาแหนง่ เซลลท์ เ่ี ลือก - Freeze Top Row (ตรงึ แถวบนสุด) ใหต้ รึงแถวที่ 1 ของ Worksheet - Freeze First Column (ตรึงคอลัมน์แรก) ใหต้ รึงคอลัมน์ A ของ Worksheet - การยกเลิกการตรงึ 1. Ribbon View > เลือกคาสั่ง Freeze Panes 2. เลอื กคาสั่ง Unfreeze Panes การจดั การข้อมลู ในตาราง Excel มีวิธีการจัดการให้เราสามารถเลือกใช้ ดังน้ี AutoComplete หากผู้ใช้ต้องป้อนข้อมูลซ้าๆ กันในคอลัมน์เดียวกัน AutoComplete เป็นคุณสมบัติหนึ่งของ Excel ที่ จะช่วยป้อนข้อมลู ใหโ้ ดยอัตโนมัติ เช่น ต้องการเก็บข้อมูลของนักศึกษาแต่ละคนวา่ สังกัดหลักสตู รใด ถ้าเราเคย พมิ พห์ ลกั สตู ร “วทิ ยาการคอมพวิ เตอร์” มาก่อนแลว้ ในคอลัมนห์ ลักสูตร เมือ่ ตอ้ งการพิมพ์ซ้าอีก เราเพียงพิมพ์ คาว่า “วิ” Excel จะปรากฏข้อความทงั้ หมด ถ้าเราตอ้ งการขอ้ ความน้ันกเ็ พยี งแต่กดปุ่ม Enter สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 14

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” AutoFill เปน็ การปอ้ นข้อมลู แบบลาดับ ซ่งึ ข้อมูลลาดับ คือ ขอ้ มลู ทมี่ ีลาดับแนน่ อน เช่น ลาดบั เลข 1, 2, 3, .... ถงึ N หรอื เดือน มกราคม, กมุ ภาพนั ธ,์ ... , ธันวาคม เป็นต้น ผู้ใชเ้ พียงแตพ่ มิ พ์ข้อมูล 1 หรอื 2 ลาดบั แรก จากน้นั ใชค้ ุณสมบัติ AutoFill ช่วยในการเติมข้อมูลลาดับถัดไปได้ตามตอ้ งการ Fill handle + 1. เลือกเซลล์หรอื กลุ่มเซลล์ที่ต้องการคดั ลอก 2. วางตัวชี้เมาส์ไปท่ี fill handle ของเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ซ่ึงอยู่บริเวณมุมล่างขวาของเซลล์ ตัวชี้เมาส์จะ เป็นรปู + 3. คลกิ เมาสซ์ ้ายค้างและลากใหค้ ลมุ ตาแหนง่ ทีต่ ้องการคัดลอก กรณีท่ีเซลล์ลาดับแรกเป็นการคานวณโดยใช้สูตรหรือฟังก์ชัน การ AutoFill ข้อมูลก็คือการ Copy (คัดลอก) สูตรการคานวณนน่ั เอง หากตอ้ งการกาหนดค่า Auto Fill ทีต่ อ้ งการสามารถทาได้โดย 1. เลือกเมนู File > Options > Advanced > ทีห่ วั ข้อ General คลกิ เลอื กปมุ่ Edit Custom Lists… 2. เลือกหัวขอ้ NEW LIST และพมิ พ์ข้อความท่ตี ้องการกาหนด Lists ลงในชอ่ ง List entries: 3. คลิกปมุ่ Add > คลกิ ปมุ่ OK การกาหนดรูปแบบการแสดงการแสดงตวั เลขและวนั ที่ ถ้าตอ้ งการจัดรูปแบบตัวเลขเพมิ่ เติม เช่น กาหนดรูปแบบของวันที่ เวลา หรอื เปลีย่ นสกลุ เงนิ เป็นสกุล อื่น สามารถทาได้โดยการคลิกที่ Dialog Box Launcher บริเวณมุมล่างขวาของ Group จะปรากฏ หนา้ ต่าง Format Cell ขึ้นมา ผู้ใช้สามารถกาหนดรปู แบบตวั เลขอ่นื ๆ เพิม่ เตมิ ได้ สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 15

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การกาหนดรูปแบบสกลุ เงนิ 2 Ribbon Home > เลอื ก Number Format > เลือก รูปแบบท่ีตอ้ งการ หรอื เลอื กคาส่ัง More Number Formats… เพื่อกาหนดค่าท่ีตอ้ งการ 1 เลือก Cell ที่ตอ้ งการกาหนดรูปแบบ การกาหนดรูปแบบวนั ที่ หากต้องการกาหนดค่าต่างๆ เอง สามารถเลือกใช้คาสั่ง More Number Formats… เพื่อกาหนดค่าได้ โดย 4 Ribbon Home > เลอื ก กาหนดชนดิ ที่ต้องการ Number Format > เลือกคาส่ัง More 2 5 Number Formats… เลือก Cell ท่ตี ้องการกาหนดรปู แบบ 1 3 คลกิ OK เลือกหัวขอ้ Date กาหนด Format การกรอกขอ้ มูลตัวเลขให้มีตัวอักษรแทรกอยู่ การกรอกข้อมูลในรูปแบบของตัวเลข ผู้ใช้สามารถกาหนดรูปแบบในการกรอกข้อมูลให้แสดงข้อความ พิเศษร่วมกับตัวเลขได้ โดยทาการกาหนดค่าคงทท่ี ่ีต้องการใหแ้ สดงผลโดยอัตโนมัติ ซ่ึงสามารถทาไดด้ ังน้ี 1. คลิกเลือกชอ่ งเซลล์ หรือชว่ งของชอ่ งเซลล์ที่ต้องการกาหนดคา่ 2. คลิกขวา เลอื ก Format Cells... 3. Tab Number > เลือกหวั ข้อ Custom 4. พิมพ์รูปแบบทีต่ อ้ งการในช่อง Type จากตัวอยา่ ง พิมพ์ “SDU_”0 5. คลกิ ป่มุ OK สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต 16

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 6. เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในช่องเซลล์ท่ีกาหนด เช่น พิมพ์หมายเลข 1 ข้อความในช่องเซลล์จะแสดงเป็น SDU_1 7. ผู้ใช้สามารถกาหนดค่าอื่นได้ เช่น ต้องการให้แสดงตัวเลข 3 หลัก ให้กาหนดเป็น “SDU_”000 เมื่อมี การพมิ พ์ตัวเลข 20 ผลลัพธ์จะแสดงได้เป็น SDU_020 เป็นต้น การตกแต่งเซลล์ 1. เลอื กเซลลห์ รือกลุม่ เซลล์ทีต่ อ้ งการตกแต่ง 2. ที่ Ribbon Home เลือกคาสงั่ จะปรากฏ Theme Colors ให้เลือกตกแต่ง ถ้าต้องการตกแต่งเซลล์เพ่ิมเติม สามารถทาได้โดยการคลิกที่ Dialog Box Launcher บริเวณมุม ลา่ งขวาของ Font Group จะปรากฏหน้าตา่ ง Format Cell คลิกแท็บ Fill บริเวณมุม การตเี สน้ ตาราง 1. เลือกเซลล์หรือกลุม่ เซลลท์ ี่ต้องการตเี ส้นตาราง 2. ท่ี Ribbon Home คลิกป่มุ 3. เลือกเสน้ ตารางที่ต้องการ ถ้าต้องการตกแต่งเซลล์เพิ่มเติม สามารถทาได้โดยการคลิกที่ Dialog Box Launcher ล่างขวาของ Font Group จะปรากฏหนา้ ต่าง Format Cell คลกิ ท่ีแทบ็ Border สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 17

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” หรือการเลือกใช้ cell Style ในการตกแตง่ Worksheet ดังน้ี 4. เลือกชว่ งของ cell ท่ีต้องการตกแตง่ 5. คลิก Ribbon Home 6. ทีก่ ลุ่ม Style คลิกเลือก Cell Styles แลว้ เลือกรูปแบบของ Styles ทตี่ อ้ งการ การตกแตง่ ตารางอัตโนมตั ิ ถ้าผู้ใช้มีเวลาจากัดในการตกแต่งตาราง Excel มีคาสั่งที่ช่วยปรับแต่งตารางข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ ให้ สามารถไดเ้ ลือกใช้ ดงั น้ี 1. เลอื กเซลล์หรือกลมุ่ เซลล์ท่ีตอ้ งการตกแตง่ ตาราง 2. ที่ Insert > Table > Table 3. จะปรากฎหน้าต่าง Create Table > กรณีช่วงของข้อมูลท่ีเลือก มีหัวข้อของข้อมูลแล้ว ให้คลิก เลอื ก Check box “My table has headers” 4. คลิกปมุ่ OK สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 18

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 5. เมื่อคลิกเลือกตารางข้อมูล จะปรากฏ Contextual tab ชื่อ “Table Tools Design” ซึ่งใช้ใน การปรับแต่งรูปแบบต่างๆ ของตารางข้อมูล เช่น การตั้งช่ือตาราง การปรับเปล่ียน Table Style การกาหนดหวั ตาราง เป็นตน้ ** NOTE ** การกาหนดช่วงของข้อมลู ใหเ้ ป็นตารางที่มีคุณสมบตั ิพเิ ศษ จะทาให้คาส่งั หรอื รูปแบบการทางานบางคาส่ัง ไม่สามารถใช้งานได้ เชน่ การเลือกใช้ Custom View การใช้คาสั่ง Get External Data เป็นตน้ สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 19

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การสรา้ งแถวผลรวมใหข้ ้อมูลโดยไมต่ ้องสรา้ งสูตรเอง เม่ือเปล่ียนพื้นท่ีข้อมูลให้เป็นตารางแบบพิเศษแล้ว สามารถใช้คุณลักษณะพิเศษต่างๆ ได้ เช่น การ สรา้ งแถวผลรวมอัตโนมัติ ซงึ่ สามารถทาไดด้ ังน้ี 1. คลกิ เลือกตาราง 2. คลกิ Ribbon Design 3. คลิกแสดงเครื่องหมายถกู ที่ช่องด้านหน้า Total Row 4. แถวผลรวมจะถกู สรา้ งข้ึนมาให้อัตโนมตั ิ 5. หากต้องการเปลี่ยนจากผลรวมเป็นผลสรุปอ่ืนสามารถเปลี่ยนได้โดยคลิกเลือกช่องเซลล์ของตัวเลข ผลรวม แล้วคลกิ ปมุ่ ลกู ศรด้านขา้ งชอ่ งเซลล์ เพือ่ เลือกฟังก์ชันอืน่ ตามต้องการ 6. หากข้อมูลมีจานวนแถวมาก ไม่สามารถแสดงได้ทั้งหมดภายในหน้าจอ ตารางที่มีคุณลักษณะพิเศษจะ แสดงชอื่ ของคอลมั น์ไว้ที่ด้านบนของคอลัมน์ เพื่อใหผ้ ู้ใช้สามารถทราบได้ว่าในแต่ละคอลัมน์เป็นข้อมูล ของคอลัมน์ใด การแปลงตารางแบบพเิ ศษใหก้ ลับมาเป็นขอ้ มูลธรรมดา 1. คลกิ เลอื กตาราง 2. เลือก Ribbon Design 3. คลิกเลือกคาสง่ั Convert to Range 4. คลกิ ปมุ่ Yes สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 20

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การจดั รูปแบบแบบมเี งอ่ื นไข Conditional Formatting การจดั รปู แบบแบบมเี ง่ือนไขใชใ้ นการปรบั แตง่ ข้อมลู ตามเง่ือนไขท่ตี ้องการ มีขัน้ ตอนดังน้ี 1. เลือกชว่ งข้อมลู ท่ตี ้องการจดั รปู แบบ 2. เลือก Ribbon Home ที่กลุ่ม Styles เลือกปุ่ม Conditional Formatting จะปรากฏรายการให้ เลอื กใช้ 3. เช่น ต้องการให้แสดงพืน้ หลังเปน็ สีแดง และขอ้ ความเป็นสีแดง ใหก้ ับค่าที่มากกวา่ 5 ทาได้โดย - เล่ือนเมาสท์ ี่ Highlight Cells Rules > คลกิ เลอื ก Greater Than… - กรอกค่า และเลือกรูปแบบของขอ้ ความทตี่ ้องการ - คลกิ ปุม่ OK 4. ถ้าตอ้ งการเปล่ียน หรือเพม่ิ เงอ่ื นไขเลอื กคาส่ัง Manage Rules… สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ิต 21

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 5. คลิกปุ่ม New Rule… เพ่ือกาหนดเงื่อนไขท่ีต้องการ หรือ คลิกปุ่ม Edit Rule เพ่ือแก้ไขรูปแบบของ Rule ที่มีอยู่แล้ว จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ New Formatting Rule หรือ Edit Formatting Rule ใหแ้ กไ้ ขรายละเอียด > คลิกป่มุ OK 6. หากตอ้ งการยกเลิกเงอ่ื นไขในช่วงข้อมลู ทม่ี ีการจัดรปู แบบตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ มขี ้นั ตอนดังน้ี - เลอื กชว่ งข้อมลู เดิมทจ่ี ดั รูปแบบไว้ - Home คลิกปมุ่ Conditional Formatting - เลอื กคาสง่ั Clear Rules แล้วเลอื กรปู แบบของการ Clear ค่าท่ตี ้องการ สำนักวิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 22

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การกาหนดรูปแบบดว้ ย Themes การกาหนดรปู แบบของ Theme เพ่ือให้การจดั การรปู แบบของ Worksheet เป็นรปู แบบเดยี วกนั ใน ทุกๆ Worksheet ท่ผี ู้ใช้งานตอ้ งการ โดยสามารถกาหนดได้ในรปู แบบของภาพรวมของ Workbook, Font หรือ Color 3. Page Layout > Themes 4. กรณีจะกาหนดรูปแบบของ Themes ให้คลกิ เลือก Themes > เลือกรูปแบบทตี่ ้องการ 5. กรณตี ้องการกาหนดรูปแบบของ Colors ใหค้ ลกิ เลือก Colors > เลือกรปู แบบของ Color ท่ตี อ้ งการ หากต้องการสร้างรูปแบบของ Colors ใหม่ คลิกเลือกคาสั่ง Customize Colors… > เลือกรูปแบบของ Accent แตล่ ะสีทีต่ อ้ งการ > ตัง้ ชอ่ื Themes Colors ใหม่ > คลกิ ปุ่ม Save 6. กรณีต้องการกาหนดรูปแบบของ Fonts ให้คลิกเลอื ก Fonts > เลือกรูปแบบของ Font ทต่ี อ้ งการ สำนักวิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 23

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” หากต้องการสร้างรูปแบบของ Fonts ใหม่ คลิกเลือกคาสั่ง Customize Fonts… > เลือกรูปแบบ และ กาหนดรูปแบบท่ตี อ้ งการ > ต้ังชื่อ Themes Fonts ใหม่ > คลกิ ปุ่ม Save สำนักวิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 24

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การคานวณใน Microsoft Excel 2016 การคานวณข้อมูลโดยใชส้ ตู รและฟังก์ชนั เปน็ คุณสมบัติที่สาคัญมากของ Excel เพราะเป็นการคานวณที่ สามารถใหผ้ ลลัพธไ์ ดอ้ ย่างแม่นยา และรวดเร็ว กฎเกณฑ์เก่ียวกับการคานวณ 1. การพิมพส์ ตู รลงในเซลล์ตอ้ งข้ึนตน้ ด้วยเครื่องหมาย = (เท่ากับ) เสมอ 2. การคานวณจะขึ้นอยู่กับลาดับความสาคัญของเคร่ืองหมาย ถ้าลาดับความสาคัญเท่ากันให้คานวณ จากซา้ ยไปขวา 3. ข้อความที่ใช้เป็น Operand ตอ้ งอยู่ในเคร่ืองหมาย “ ” เสมอ เครือ่ งหมายทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Formula) เครื่องหมาย ความหมาย ตวั อยา่ งสูตร + บวก = 100-3*8+10-5^2 - ลบ * คูณ ผลลพั ธ์เท่ากับ 61 / หาร % เปอรเ์ ซ็นต์ ^ ยกกาลัง เครอ่ื งหมายในการเปรยี บเทียบ (Comparison Formula) เคร่อื งหมาย ความหมาย ตัวอย่างสตู ร = เทา่ กบั = A1>=100 > มากกว่า • True เมอ่ื ค่าในเซลล์ A1 มากกวา่ หรือ < นอ้ ยกว่า เท่ากับ 100 >= มากกวา่ หรือเท่ากับ • False เมื่อค่าในเซลล์ A1 น้อยกวา่ 100 <= นอ้ ยกว่าหรือเท่ากับ <> ไม่เทา่ กับ เคร่ืองหมายในการอา้ งอิง (Reference Formula) เครื่องหมาย ความหมาย ตวั อย่างสูตร : (โคลอน) เลือกชว่ งขอ้ มูลที่อย่ตู ดิ กนั =A1:B5 หมายถงึ เลอื กชว่ งเซลลต์ ้งั แต่ A1 ถงึ B5 เว้นวรรค เลอื กเฉพาะข้อมลู ซ้า =A1:C1 C1:C3 (Intersection) หมายถงึ เลอื กช่วงเซลล์ A1 ถึง C1 และ C1 ถงึ C3 ผลลพั ธเ์ ทา่ กับ C1 , (คอมม่า) เลือกชว่ งข้อมูลท่ีไม่อยู่ติดกัน =A1:C1,B5:B10 (Union) หมายถึง เลอื กช่วงเซลล์ A1 ถึง C1 และ B5 ถงึ B10 สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 25

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” ลาดบั ความสาคญั ของเคร่อื งหมาย เคร่ืองหมาย ความหมาย () วงเล็บมหี น้าทีจ่ ดั กล่มุ การคานวณ % เปอรเ์ ซ็นต์ ^ เลขยกกาลงั * และ / การคณู และการหาร + และ - การบวก และการลบ & เชื่อมตวั อักษรต้ังแตส่ องตวั ขน้ึ ไป (ที่มีการเรยี งอักษรต่อกนั ) หรอื การเช่อื มสตู ร =, <, >, <=, >=, <> สัญลักษณ์การเปรียบเทียบ รูปแบบการคานวณใน Excel การหาผลลัพธ์ด้วยสตู รคานวณ มีรูปแบบของการใช้งาน 3 แบบหลักดังน้ี 1. การคานวณแบบอัตโนมัติ เปน็ การชว่ ยหาผลลัพธอ์ ย่างรวดเร็ว เชน่ การหาผลรวม การหาค่าเฉลีย่ เป็นตน้ สามารถตรวจสอบผลการทางานของการคานวณอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว โดยเลือกช่วงของข้อมูลที่ ตอ้ งการแล้วดทู ี่ Status Bar จะปรากฏผลการคานวณอตั โนมัติท่ตี ้องการ 2. การคานวณจากสตู รที่ผู้ใช้สรา้ งเอง การสร้างสูตรคานวณ โดยใช้ข้อมูลใน Worksheet มาคานวณ โดยใส่เคร่ืองหมายเท่ากับ (=) นาหน้า สูตรเสมอ หากไมม่ เี คร่อื งหมายเท่ากับจะเป็นข้อความธรรมดา สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 26

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 3. การใช้งานฟังก์ชันสาเร็จรูป การนาฟังก์ชันสาเรจ็ รปู มาคานวณ หรือประมวลผลขอ้ มลู เพ่อื ให้ไดผ้ ลลัพธ์ท่ีตอ้ งการ การแกไ้ ขสูตร การแก้ไขสูตรคานวณท่ีป้อนลงในเซลล์นั้น มีวิธีเดียวกับการแก้ไขข้อมูลในช่องเซลล์ โดยคลิกเมาส์ไปยัง เซลล์ท่ีต้องการแกไ้ ข และกดปุม่ F2 ทค่ี ยี บ์ อร์ด หรอื Double Click จะปรากฏสตู รขนึ้ มาเพื่อใหแ้ กไ้ ข แสดงสตู รเพือ่ แกไ้ ข แสดงสตู รเพอ่ื แกไ้ ข การคัดลอกสตู ร การคัดลอกสูตร (Copy) จะทาให้ตาแหน่งอ้างอิงเซลล์เปลี่ยนไปเองโดยอัตโนมัติ ซ่ึงเป็นข้อดีของ คุณสมบตั ิ AutoFill ทาให้เราไม่ต้องมาแก้ไขตาแหนง่ อา้ งองิ เซลล์ทุกครั้งทค่ี ดั ลอก 1. คลิกเมาสเ์ ลอื กเซลล์ทจี่ ะคัดลอกสตู ร 2. วางตวั ชี้เมาสไ์ ปที่ fill handle ของเซลล์ ซง่ึ อย่บู รเิ วณมุมล่างขวาของเซลล์ ตวั ช้เี มาส์จะเป็นรูป + 3. คลิกเมาสซ์ า้ ยคา้ งและลากให้คลุมตาแหน่งท่ตี อ้ งการคัดลอก 4. จะปรากฏ ให้คลกิ เมาส์ท่ี แลว้ เลอื กลักษณะการวางข้อมูล โดย - Copy Cells คัดลอกขอ้ มูลและรูปแบบของเซลลต์ น้ แบบไปวางไวใ้ นเซลล์ทเ่ี ลือก - Fill Formatting Only คัดลอกเฉพาะรูปแบบของเซลลเ์ ท่านัน้ - Fill Without Formatting คดั ลอกเฉพาะขอ้ มูลเทา่ นั้น ไม่คดั ลอกรูปแบบ + 27 สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” ฟงั ก์ชันการคานวณ (Function) การใช้งานฟังก์ชันคล้ายกับการเขียนสูตรคานวณ โดยมีรูปแบบคือ =ช่ือฟังก์ชัน( argument1, argument2,…, argument n) โดยพิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยชื่อฟังก์ชันท่ีต้องการ เช่น =SUM(argument) ถ้าฟังก์ชันท่ีใช้งานต้องใส่ argument มากกว่า 1 ค่า ให้ใส่เครื่องหมาย , (คอมม่ำ) คั่น ระหวา่ ง argument แตใ่ นบางฟังกช์ ันท่เี ราไมเ่ คยใชง้ านหรือไม่ค่อยได้ใช้งาน เราอาจไมร่ ู้จกั หรือจารูปแบบของ ฟังก์ชันที่ต้องการใช้งานไม่ได้ ดังน้ัน Excel จึงมีเคร่ืองมือท่ีเรียกว่า Function Wizard ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ รวบรวมรายช่ือฟังก์ชันท้ังหมดของ Excel โดยแบ่งเป็นหมวดหมู่ท่ีงา่ ยตอ่ การนามาใช้งาน อีกท้ังยังมีคาอธิบาย การใช้งานฟังก์ชันอย่างละเอียดซ่ึงเหมาะกับผู้เร่ิมต้นใช้งาน Excel เป็นอย่างยิ่ง เราสามารถเรียกใช้งาน Function Wizard ได้ดงั นี้ 1. คลิกปุ่ม บน Formula Bar หรอื ที่ Ribbon Formulas จะปรากฏหนา้ ตา่ ง Insert Function 2. คลิกเลือกประเภทฟังก์ชันท่ีต้องการในช่อง Or select a category โปรแกรมจะแสดงรายชื่อฟังก์ชัน ท้งั หมดของประเภทฟงั ก์ชันท่ีเลือกในช่อง Select a function 3. คลกิ เลือกฟังกช์ นั ท่ตี อ้ งการใชง้ านในช่อง Select a function 4. คลิก OK จะปรากฏหน้าต่าง Function Arguments 5. กาหนดช่วงเซลล์ หรือเง่ือนไขต่างๆ ท่ีต้องการคานวณ ซ่ึงแต่ละฟังก์ชันอาจมีการกาหนดค่า Argument แตกตา่ งกัน 6. เมือ่ กาหนดค่า Argument เรียบรอ้ ยแล้ว ใหค้ ลิกป่มุ OK เพื่อดผู ลลัพธ์ 2 5 3 46 การสรา้ งสตู รอยา่ งงา่ ยพรอ้ มค่าคงท่ี การสร้างสูตรคานวณบางกรณีมีการอ้างอิงค่าตาแหน่งของเซลล์เดียว เมื่อทาการคัดลอกสูตรคานวณ หากไม่ต้องการให้มีการเปล่ียนแปลงตาแหน่งเซลล์อ้างอิง ซ่ึงเรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute (การอ้างอิง สูตรคานวณแบบสัมบูรณ์) จะมีขนั้ ตอนดังน้ี 1. เลอื กเซลลท์ ตี่ ้องการแสดงผลลัพธ์ ชอ่ งเซลล์ C4 สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 28

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 2. ใส่สตู รคานวณ =B4*B1 กดปุ่ม F4 หลังจากใส่สตู ร B1 แล้วจะได้สูตรคานวณเป็น =B4*$B$1 เป็น การกาหนดค่าคงท่ใี หก้ บั B1 3. จากนน้ั คดั ลอกสตู รคานวณจะไดค้ ่าคงท่ีในสตู รคานวณท่ี B1 จะไม่มกี ารเปลย่ี นแปลง หมายเหตุ การอา้ งอิงสูตรคานวณปกติ เรียกวา่ การอา้ งอิงแบบ Relative ซง่ึ ตาแหนง่ เซลลจ์ ะเปลีย่ นแปลงทุกค่า เช่น =B5-B6 การอ้างอิงสูตรคานวณแบบสัมบูรณ์ เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute ซึ่งจะเป็นการตรึงค่าใดค่า หน่งึ ไว้เป็นคา่ คงท่ไี มใ่ ห้เปล่ียนแปลงเวลาคดั ลอกสตู ร เช่น =B5-$B$6 การใชฟ้ งั ก์ชนั การใชฟ้ งั กช์ นั เบ้ืองต้น - ฟงั ก์ชนั SUM ใช้หาผลรวมในกล่มุ เซลล์ทีต่ ้องการ รปู แบบ =SUM(number1,number2,…numbern) number1,number2,…numbern ขอ้ มลู ตวั เลขท่นี ามาใช้ในการคานวณ - ฟงั ก์ชัน AVERAGE ใชห้ าคา่ เฉลย่ี ในกลมุ่ เซลล์ทต่ี ้องการ รูปแบบ =AVERAGE(number1,number2,…numbern) number1,number2,…numbern ขอ้ มลู ตวั เลขทนี่ ามาใช้ในการคานวณ - ฟงั ก์ชัน MIN ใชห้ าค่าตวั เลขท่มี ีคา่ ตา่ สุดในกลมุ่ เซลลท์ ่ตี ้องการ รูปแบบ =MIN(number1,number2,…numbern) number1,number2,…numbern ขอ้ มลู ตวั เลขท่ีนามาใช้ในการคานวณ - ฟังก์ชัน MAX ใชห้ าคา่ ตัวเลขทีม่ คี ่าสงู สดุ ในกลุม่ เซลล์ท่ตี ้องการ รปู แบบ =MAX(number1,number2,…numbern) number1,number2,…numbern ข้อมลู ตวั เลขที่นามาใช้ในการคานวณ สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 29

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การใช้ฟังกช์ ันทางคณติ ศาสตร์ - ฟังกช์ นั SUMIF แสดงผลรวมตวั เลขภายใน range ทรี่ ะบุ เมือ่ เงอื่ นไขทก่ี าหนดเป็นจรงิ รปู แบบ =SUMIF(range,criteria,sum_range) range ชว่ งของเซลลท์ ่ีตอ้ งการนามาเปน็ เงือ่ นไข ด้วยการเปรียบเทียบ criteria เง่ือนไขในรูปแบบของการเปรียบเทียบ ซ่ึงสามารถกาหนดได้เพียงเงื่อนไขเดียว เท่านั้น หากกาหนดโดยตรงภายใน function ต้องกาหนดภายในเคร่ืองหมายคาพูด (“ ”) sum_range ช่วงของเซลล์ที่ต้องการคานวณผลรวม หากไม่มีการกาหนดจะนา range มาทาการ คานวณแทน - ฟงั ก์ชนั SUMIFS แสดงผลรวมตัวเลขภายใน range ที่ระบุ เม่ือเงื่อนไขที่กาหนดเป็นจริง ซึ่งสามารถมีได้มากกว่า 1 เง่ือนไข รูปแบบ =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,…) sum_range ช่วงของเซลล์ท่ีต้องการคานวณผลรวม หากไม่มีการกาหนดจะนา range มาทาการ คานวณแทน criteria_range1 ช่วงของข้อมลู สาหรบั ตรวจสอบเง่ือนไขแรก criteria1 เงอ่ื นไขแรก เขียนในรปู ของ Expression ท่ีเงอ่ื นไขน้ันเป็นจรงิ การใช้ฟงั ก์ชันทางสถติ ิ - ฟงั ก์ชัน AVERAGE หาค่าเฉลีย่ เลขคณิต รูปแบบ =AVERAGE(number1,number2,…) number1,number2,… ข้อมูล หรือชุดขอ้ มลู ท่จี ะนามาหาค่าเฉลยี่ เลขคณติ สูงสุด 255 ตวั - ฟงั กช์ ัน AVERAGEA หาคา่ เฉล่ียเลขคณติ โดยสามารถหาได้ท้งั ข้อมลู ท่เี ปน็ ตัวเลข ข้อความ และค่าตรรกะ โดยจะแปลง ขอ้ มลู ท่ีไม่ใช่ตวั เลขใหเ้ ป็นตวั เลขกอ่ น แล้วจึงนามาหาค่าเฉล่ยี รูปแบบ =AVERAGEA(value 1,value 2,…) - ฟงั ก์ชนั AVERAGEIF หาคา่ เฉล่ยี เลขคณิตตามเงื่อนไขท่ีกาหนด รูปแบบ =AVERAGEIF(range,criteria,average_range) range ชว่ งของข้อมูลทีต่ ้องการนามาตรวจสอบเงื่อนไข criteria เงือ่ นไขที่ใชห้ าคา่ เฉลยี่ เปน็ ได้ทง้ั ตวั เลข ข้อความ และ Expression average_range ช่วงของข้อมลู ทต่ี ้องการนามาหาคา่ เฉลี่ย สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 30

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังก์ชัน AVERAGEIFS หาค่าเฉลี่ยเลขคณิตตามเงอ่ื นไขท่ีกาหนด ซึง่ สามารถมไี ด้มากกวา่ 1 เง่อื นไข รปู แบบ =AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,…) average_range ชว่ งของข้อมลู ทต่ี ้องการนามาหาค่าเฉล่ยี criteria_range1 ชว่ งของข้อมลู สำหรับตรวจสอบเงอื่ นไขแรก criteria1 เงอื่ นไขแรก เขยี นในรปู ของ Expression ทเี่ ง่ือนไขนนั้ เป็นจริง - ฟังกช์ ัน COUNT นบั จานวนข้อมูลทีเ่ ป็นตัวเลข รปู แบบ =COUNT(value1,value2,…) value1,value2,… ค่าทน่ี ามานับจานวน สงู สุด 255 ตวั - ฟงั กช์ ัน COUNTA นบั จานวนข้อมลู ทั้งหมด รปู แบบ =COUNTA(value1,value2,…) value1,value2,… คา่ ที่นามานับจานวน สูงสดุ 255 ตวั - ฟงั กช์ ัน COUNTIF นบั จานวนเซลลใ์ นช่วงเซลล์ท่ีกาหนด โดยต้องตรงตามเงื่อนไขทรี่ ะบไุ ว้ รปู แบบ =COUNTIF(range,criteria) range ช่วงของข้อมูลทีต่ ้องการนามาตรวจสอบเง่อื นไข criteria เง่ือนไขทใ่ี ช้กาหนดวา่ เซลล์ใดทส่ี ามารถนับได้ - ฟงั ก์ชนั COUNTIFS นบั จานวนข้อมลู ที่มีตามเง่ือนไข ซงึ่ สามารถมีไดม้ ากกวา่ 1 เงอ่ื นไข รูปแบบ =COUNTIFS(criteria_rang1,criteria1,criteria_range2,criteria2…) criteria_range1 ชว่ งของข้อมลู สาหรบั ตรวจสอบเง่อื นไขแรก criteria1 เงอ่ื นไขแรก เขยี นในรูปของ Expression ที่เงื่อนไขน้นั เป็นจริง criteria_range2 ชว่ งของข้อมลู สาหรับตรวจสอบเง่ือนไขต่อมา กาหนดได้ 127 เงอ่ื นไข criteria2 เง่ือนไขต่อมา การใช้ฟังก์ชันดา้ นตรรกศาสตร์ - ฟังก์ชัน IF ตรวจสอบเงื่อนไขและตัดสินใจในการทางาน ตามเง่ือนไขท่ีผู้ใช้งานกาหนด หากเป็นจริงให้ส่งค่า กลับมา โดยคา่ ทสี่ ง่ กลับจะเป็นคา่ คงที่หรอื สตู รก็ได้ รูปแบบ =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test เง่ือนไขทน่ี ามาทดสอบว่าจริงหรือเทจ็ value_if_true คา่ ที่สง่ กลับ หากผลการทดสอบเงื่อนไขเปน็ จรงิ value_if_false คา่ ทีส่ ่งกลบั หากผลการทดสอบเงื่อนไขเป็นเท็จ การใชฟ้ งั กช์ นั ด้านข้อความ สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต 31

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังกช์ นั LEFT ใช้ตดั ข้อความโดยตดั จากหวั ข้อความเข้าไปตามจานวนตัวอักษรที่ระบุ รปู แบบ =LEFT(Text,NumChars) Text ขอ้ ความ หรอื ตาแหน่งอา้ งอิงขอ้ ความ ท่ีต้องการตัด NumChars จานวนอักขระท่ีต้องการตัด ต้องมากกว่าหรือเท่ากับ 0 ถา้ - ไมใ่ ส่เลย Excel จะกาหนดให้เป็น 1 - มากกว่าจานวนข้อความของ Text จะแสดงผลลพั ธ์โดยนาทัง้ Text มาแสดง - ฟงั ก์ชนั RIGHT ใชต้ ัดขอ้ ความโดยตดั จากทา้ ยข้อความยอ้ นหลังเขา้ มาตามจานวนตวั อักษรท่รี ะบุ รูปแบบ =RIGHT(Text,NumChars) Text ข้อความ หรอื ตาแหน่งอ้างองิ ขอ้ ความ ทีต่ อ้ งการตัด NumChars จานวนอกั ขระท่ีต้องการตดั ต้องมากกวา่ หรือเท่ากบั 0 ถา้ - ไม่ใสเ่ ลย Excel จะกาหนดให้เปน็ 1 - มากกว่าจานวนข้อความของ Text จะแสดงผลลัพธโ์ ดยนาทงั้ Text มาแสดง - ฟงั ก์ชัน LOWER ใชแ้ ปลงข้อความใหเ้ ป็นตวั พิมพเ์ ลก็ ทัง้ หมด รูปแบบ =LOWER(text) text ข้อความทีต่ ้องการแปลงเปน็ ตัวพิมพ์เล็ก - ฟังก์ชัน UPPER ใชแ้ ปลงขอ้ ความใหเ้ ป็นตวั พิมพใ์ หญท่ ัง้ หมด รปู แบบ =UPPER(text) text ข้อความทต่ี ้องการแปลงเป็นตัวพมิ พ์ใหญ่ - ฟังกช์ นั REPT ใช้เขียนคาหรือข้อความซ้าลงไปตามจานวนคร้งั ท่กี าหนด รปู แบบ =REPT(text,number_times) text คาหรือข้อความทตี่ ้องการเขยี นซ้า number_time จานวนครั้งทเี่ ขยี นซา้ (มคี ่าได้ตง้ั แต่ 0 ถึง 32,767) - ฟังก์ชนั TRIM ใชต้ ดั ตัวอักษรชอ่ งว่าง (Space) ออกจากข้อความ ยกเว้นช่องวา่ งระหวา่ งคา รูปแบบ =TRIM(text) text ขอ้ ความ หรอื ตาแหน่งอา้ งอิงขอ้ ความ ทีต่ ้องการตัด - BAHTTEXT ใช้แปลงตวั เลขให้เป็นขอ้ ความจานวนเงิน โดยมีหนว่ ยเปน็ บาท รูปแบบ =BAHTTEXT(number) number ตวั เลข หรือตาแหน่งอ้างอิงตวั เลข ท่ีจะแปลง สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 32

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังก์ชนั BAHTENG ใช้แปลงตวั เลขใหเ้ ป็นข้อความจานวนเงิน เป็นภาษาองั กฤษโดยมหี น่วยเป็นบาทและสตางค์ รูปแบบ =BAHTENG(number) number ตัวเลข หรือตาแหนง่ อ้างองิ ตัวเลข ทจี่ ะแปลง โดยในการใช้ฟงั ก์ชัน BAHTENG จะตอ้ งทาการติดตง้ั ฟังกช์ นั กอ่ นการใชง้ าน โดยมีวธิ ีการดังน้ี 1. ทาการ Download Add-ins ของฟงั กช์ ัน Bahteng 2. นาโฟลเดอรข์ อง Add-ins ที่ทาการ Download แล้ว เกบ็ ไว้ในพืน้ ท่ีท่ตี อ้ งการ เนื่องจากหากไม่มี โฟลเดอร์นี้ในเครื่อง ฟงั ก์ชนั จะไมส่ ามารถใช้งานได้ 3. เปิดโปรแกรม Microsoft Excel 4. คลกิ เลือก File > Options 5. จากเมนูดา้ นซ้ายเลือก Add-ins 6. คลิกปุ่ม GO… 7. จากหน้าต่าง Add-Ins คลกิ ปุ่ม Browse… เลือกโฟลเดอร์ และไฟลท์ ่ที าการบันทึกไว้ คลิก OK 8. เลือกหัวข้อ Expert Thai Baht and Satang in English คลกิ ปุ่ม OK สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 33

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังก์ชนั LEN ใช้นบั จานวนอกั ขระในขอ้ ความ รูปแบบ =LEN(text) text ขอ้ ความ หรือตาแหน่งอา้ งองิ ขอ้ ความ ทตี่ อ้ งการนับ - ฟงั ก์ชนั CONCATENATE ใช้รวมข้อความหรือตัวอักษรหลายๆ ชุดเข้ามาเป็นข้อความเดียวกัน (แสดงผลเหมือนกับการใช้ตัว ดาเนนิ การ &) รูปแบบ =CONCATENATE(text 1,text 2,text 3,…) text 1,text 2,text 3,… ชดุ ของคาหรือขอ้ ความทีน่ ามาตอ่ สูงสดุ 255 ชุด - ฟังก์ชัน FIND ใช้หาขอ้ ความภายในข้อความอื่นๆ รูปแบบ =FIND(find_text,within_text,[start_num]) Find_text สว่ นของคาท่ีต้องการคน้ หา Within_text ข้อความทง้ั หมดทีม่ ีขอ้ ความที่ต้องการหา [Start_num] ระบุตาแหน่งท่ีเริ่มหา - ฟงั ก์ชนั MID สง่ กลบั อักขระจากขอ้ ความตามจานวนทีร่ ะบโุ ดยเรม่ิ จากตาแหน่งที่กาหนดไว้ รูปแบบ =MID(text,start_num,num_chars) text ข้อความทม่ี ีอกั ขระทตี่ อ้ งการแยก start_num ตาแหน่งของอักขระแรกทตี่ ้องการแยกออกมาจากข้อความ num_chars ระบจุ านวนอักขระท่ีต้องการใหส้ ่งคา่ กลบั จากข้อความ การใชฟ้ ังก์ชันวันที่และเวลา - ฟังกช์ ัน DATE ใชแ้ ปลงตวั เลขที่กาหนดให้เป็นรูปแบบของวนั เดือนปี รูปแบบ =DATE(year,month,day) year ตวั เลขปี (ต้องกาหนดดว้ ยปี ค.ศ.) month ตวั เลขเดือน (ระหวา่ ง 1 ถึง 12) day ตัวเลขวนั (ระหว่าง 1 ถงึ 31) ถา้ จานวนวนั ในเดือนน้นั เกนิ ตัวเลขที่กรอก จะบวก ใหเ้ ป็นวนั ทขี่ องเดือนถัดไป - ฟังกช์ ัน DAY ใชเ้ พ่ือถอดสว่ นท่เี ป็นวนั ของข้อมลู วนั เดือนปีท่ีกาหนดออกมา รูปแบบ =DAY(serial_number) serial_number ขอ้ มูลท่ีต้องการถอดสว่ นท่เี ป็นวนั ออกมา เปน็ ได้ทง้ั ตวั เลขและวนั เดอื นปีแบบ ขอ้ ความ สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 34

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟงั ก์ชัน MONTH ใช้เพอ่ื ถอดสว่ นที่เปน็ เดือนของข้อมลู วนั เดอื นปีท่ีกาหนดออกมา รปู แบบ =MONTH(serial_number) serial_number ขอ้ มูลท่ีต้องการถอดส่วนทเ่ี ป็นเดอื นออกมา เปน็ ไดท้ ้งั ตวั เลขและวันเดือนปีแบบ ขอ้ ความ - ฟงั ก์ชัน YEAR ใชเ้ พอ่ื ถอดสว่ นทเ่ี ป็นเดือนของขอ้ มูลวันเดือนปที ี่กาหนดออกมา รูปแบบ =YEAR(serial_number) serial_number ขอ้ มูลที่ต้องการถอดสว่ นทเ่ี ป็นปอี อกมา เป็นได้ทง้ั ตัวเลขและวันเดอื นปแี บบ ขอ้ ความ - ฟงั กช์ นั WORKDAY ใช้หาว่า หากกาหนดจานวนวันทางานล่วงหน้าไปด้วยค่าๆ หนึ่งแล้ว และจะตรงกับวันใดในปฏิทิน โดยอนุญาตใหใ้ สว่ ันหยดุ ระหวา่ งนั้นได้ รปู แบบ =WORKDAY(start_date,days,holidays) start_date วันท่ีเรมิ่ ต้น day จานวนวนั ทางานท่ีจะนับกอ่ นหน้าหรอื ถัดไป - ถ้าคา่ เปน็ บวก คือ เดนิ ไปขา้ งหนา้ - ถา้ คา่ เป็นลบ คือ ยอ้ นกลบั holidays วนั หยุดท่ีกาหนดเพ่ิม - ฟังกช์ ัน TODAY ใช้หาวนั ท่ีปัจจบุ ัน โดยจะ return คา่ เปน็ Date Serial Number รูปแบบ =TODAY() - ฟงั ก์ชนั TIME ใชก้ าหนดเวลา โดยปอ้ นตวั เลขทเ่ี ป็นหนว่ ยของชั่วโมง นาที วนิ าที รูปแบบ =TIME(hour,minute,second) hour ตัวเลขชัว่ โมง ตั้งแต่ 0 ถึ 23 หากกรอกเกนิ จะหาเศษจากการหารดว้ ย 24 minute ตวั เลขนาที ตง้ั แต่ 0 ถึง 59 หากกรอกเกนิ จะหารด้วย 60 ผลหารจะเปน็ ช่วั โมง เศษการหารจะเป็นนาที second ตวั เลขวนิ าที ตั้งแต่ 0 ถึง 59 หากกรอกเกนิ จะหารดว้ ย 60 ผลหารจะเป็นนาที เศษการหารจะเป็นวินาที และหากผลหารเกนิ 60 จะนามาแปลงเปน็ ชั่วโมง - ฟังกช์ ัน HOUR ใช้ถอดสว่ นทเ่ี ป็นชัว่ โมงของข้อมูลเวลาทกี่ าหนดออกมา รูปแบบ =HOUR(serial_number) serial_number ข้อมูลท่ีตอ้ งการถอดส่วนท่เี ป็นช่วั โมงออกมา เป็นได้ทัง้ ตัวเลขและเวลาแบบ ข้อความ สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 35

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังก์ชนั MINUTE ใช้ถอดสว่ นท่เี ปน็ นาทขี องขอ้ มลู เวลาทกี่ าหนดออกมา รูปแบบ =MINUTE(serial_number) serial_number ขอ้ มูลท่ีตอ้ งการถอดส่วนทเี่ ป็นนาทอี อกมา เป็นได้ทั้งตัวเลขและเวลาแบบ ข้อความ - ฟังก์ชัน SECOND ใช้ถอดสว่ นทเี่ ปน็ วนิ าทีของข้อมูลเวลาที่กาหนดออกมา รปู แบบ =SECOND(serial_number) serial_number ขอ้ มูลท่ีตอ้ งการถอดส่วนที่เป็นวนิ าทอี อกมา เป็นได้ทั้งตัวเลขและเวลาแบบ ขอ้ ความ ฟงั กช์ นั การเงิน แนวคดิ Time Value of Money เม่ือเวลาเปลี่ยนแปลงไป มูลค่าที่แท้จริงของเงินย่อมแปรเปลี่ยนไปตามปัจจัยของดอกเบี้ยและความ เสี่ยง เชน่ เงินมลู คา่ 1 ลา้ นบาท ในอกี 5 ปขี า้ งหน้า นา่ จะมมี ูลคา่ ทแ่ี ท้จริงนอ้ ยลง หรือซื้ออะไรไมไ่ ดม้ ากเท่ากับ 1 ล้านบาทในวันนี้ ดังนั้นถ้าจะให้เงิน 1 ล้านบาท มีมูลค่าไม่ด้อยลงไปตามเวลา ต้องหาทางลงทุนที่ได้ ผลตอบแทน เช่น นาไปฝากธนาคารท่ีมีดอกเบ้ียเป็นผลตอบแทน ซึ่งดอกเบี้ยท่ีรับมาเพ่ือนามาชดเชยมูลค่าที่ ลดลงไป หลกั การใช้สตู รด้านการเงนิ 1. หน่วยของดอกเบีย้ และหนว่ ยของงวดเวลา ต้องคิดใหเ้ ปน็ หน่วยเดียวกนั 2. คดิ ตัวเราเปน็ หลักว่า เงินท่จี ่ายออกให้ใสค่ า่ เปน็ ลบ เงนิ รบั เข้าให้มคี ่าเป็นบวก การลงทนุ เงนิ ทจี่ า่ ยออก (Outflow) อาจเป็นการจ่ายเงนิ ลงทุน จ่ายเงินฝากธนาคาร เวลาใสส่ ตู รตอ้ ง ใสค่ า่ ลบ ส่วนเงนิ ท่รี ับเขา้ (Inflow) เช่น รับเงนิ ผลตอบแทนการลงทุน รบั เงินกู้ เวลาใสส่ ตู รต้องใสค่ ่า บวก - การคานวณเกย่ี วกบั การลงทุน - ฟังกช์ ัน FV ใชห้ ามลู ค่าในอนาคตของเงนิ ลงทุนในปจั จุบัน โดยฟังก์ชันน้ีเงนิ ลงทุนที่ใสต่ ้องเท่ากันทุกงวด และมี อตั ราดอกเบย้ี คงท่ี รูปแบบ : FV(rate,nper,pmt,pv,type) rate อตั ราดอกเบ้ยี ต่องวด nper จานวนงวดทัง้ หมด pmt ยอดการชาระเงินแต่ละงวด (หากกาหนดเป็น 0 ต้องกาหนดคา่ pv ด้วย) pv ค่า Present Value ของการลงทนุ (หากไม่ใสค่ ือมีคา่ เปน็ 0) type ชนดิ ของวนั ครบกาหนดชาระเงิน 0 หรอื ไม่ใสค่ ่า คือ ชาระตอนเสิน้ งวด 1 คอื ชาระตอนต้นงวด สำนักวทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 36

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟงั ก์ชนั PV ใช้หามูลคา่ ปัจจบุ ันของการลงทนุ ที่เกิดขน้ึ ในอนาคต โดยเงินลงทุนทใ่ี สต่ ้องเท่ากันทุกงวด และมี อตั ราดอกเบ้ยี คงท่ี รปู แบบ : PV(rate,nper,pmt,fv,type) rate อตั ราดอกเบ้ียต่องวด หรือ Discount Rate nper จานวนงวดทงั้ หมด pmt ยอดการชาระเงนิ แตล่ ะงวด (หากกาหนดเป็น 0 ต้องกาหนดคา่ pv ด้วย) fv คา่ Future Value ของการลงทนุ (หากไม่ใส่คอื มคี ่าเป็น 0) type ชนดิ ของวันครบกาหนดชาระเงนิ 0 หรอื ไม่ใสค่ า่ คือ ชาระตอนเสนิ้ งวด 1 คือ ชาระตอนตน้ งวด - ฟงั กช์ ัน NPV (Net Present Value) ใช้หามูลค่าปัจจุบนั สุทธกิ ารการลงทุน โดยจะต้องมีกระแสเงนิ สดรับ/ไหลเข้า (Inflow) และกระแส เงินสดจ่าย/ไหลออก (Outflow) พร้อมทง้ั อตั ราผลตอบแทนทีค่ าดหวัง ซ่งึ ถ้า NPV มีค่าเป็น 0 หมายถึง ให้ผล การลงทุนตามทผ่ี ลู้ งทนุ คาดหวังไว้ (ถา้ คา่ บวกคอื ดีกวา่ ที่ผู้ลงทนุ คาดหวังไว)้ รูปแบบ : NPV(rate,value1,value2,…) rate อตั ราดอกเบยี้ value1, value2,… จานวนเงินลงทุน หรือผลตอบแทนแตล่ ะงวด (สงู สุด 254 ค่า) - การคานวณเกี่ยวกบั ดอกเบีย้ และการจา่ ยคา่ งวด - ฟังก์ชัน RATE ใชห้ าอตั ราดอกเบ้ียต่องวดของเงนิ กู้ หรอื คานวณหาดอกเบ้ียทจ่ี ะได้รบั จากการนาเงนิ ไปลงทนุ (ฝาก เงิน) เพื่อใหไ้ ด้ยอดเงินรวมตามเป้าหมาย รูปแบบ : RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess) nper จานวนงวดทงั้ หมด pmt ยอดการชาระเงนิ (หรือฝากเงิน) แต่ละงวด pv ค่า Present Value ของการลงทนุ fv ค่า Future Value ของการลงทนุ type ชนดิ ของวนั ครบกาหนดชาระเงนิ 0 หรอื ไม่ใส่คา่ คือ ชาระตอนเสิ้นงวด 1 คือ ชาระตอนตน้ งวด guess อตั ราดอกเบ้ยี (ผลตอบแทน)ท่ีคาดไว้ (หากไม่ใส่จะคิดให้เป็น 10% หรือ 0.1 ) - ฟังก์ชนั NPER ใช้หาจานวนงวดของการผอ่ นชาระเงนิ กู้ หรือจานวนงวดที่ต้องใสเ่ งนิ ลงทุน โดยที่การชาระเงนิ กู้ (เงนิ ลงทุน) แต่ละงวดต้องเท่ากนั และอตั ราดอกเบีย้ คงที่ รูปแบบ : NPER(rate,pmt,pv,fv,type) rate อตั ราดอกเบี้ยต่องวด pmt ยอดการชาระเงนิ (หรือฝากเงิน) แตล่ ะงวด pv คา่ Present Value ของการลงทุน สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต 37

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” fv คา่ Future Value ของการลงทนุ (ถ้าไม่ใส่ถือว่า fv=0) type ชนดิ ของวนั ครบกาหนดชาระเงนิ 0 หรอื ไม่ใสค่ า่ คือ ชาระตอนเสิ้นงวด 1 คือ ชาระตอนตน้ งวด - ฟังกช์ ัน PMT ใชห้ าจานวนเงินท่ีตอ้ งผ่อนชาระเงนิ กู้ (เงนิ ลงทุน) ของแต่ละงวด โดยการชาระเงนิ กู้ (เงนิ ลงทนุ ) แต่ ละงวดต้องเท่ากัน และอัตราดอกเบ้ียคงท่ี รูปแบบ : PMT(rate,nper,pv,fv,type) rate อตั ราดอกเบ้ียต่องวด nper จานวนงวดทัง้ หมด pv ค่า Present Value ของการลงทุน fv คา่ Future Value ของการลงทุน (ถา้ ไม่ใส่ถอื ว่า fv=0) type ชนิดของวันครบกาหนดชาระเงนิ 0 หรือไม่ใสค่ ่า คือ ชาระตอนเส้นิ งวด 1 คอื ชาระตอนต้นงวด ฟงั ก์ชันการคน้ หาและอา้ งองิ ฟังก์ชันการค้นหาและอ้างอิง เช่น ฟังก์ชัน Lookup เหมาะกับการใช้งานกับฐานข้อมูล เช่น การค้นหา รายการสินคา้ ทต่ี ้องมกี ารคียร์ ายการข้อมลู ซ้าๆ กันดว้ ยรหสั จานวนมาก และตอ้ งการค้นหาข้อมูลที่คยี ล์ งไป - ฟงั กช์ ัน VLOOKUP ใช้ค้นหาค่าจากคอลัมน์แรกของตาราง หรือช่วงของข้อมูลที่กาหนด ท่ีตรงกันหรือมีค่า ใกล้เคยี งกนั โดยจะสง่ กลับค่าทีอ่ ยใู่ นแถวเดียวกัน ซ่งึ อย่ใู นคอลมั นท์ ไี่ ดร้ ะบุค่าดัชนีไว้ รปู แบบ =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value คา่ ทีต่ อ้ งการค้นหา ซ่ึงเป็นคา่ ในคอลมั นแ์ รก (ซ้ายสดุ ) ของตาราง table_array ตารางขอ้ มูล หรอื เปน็ ช่วงข้อมลู ทีใ่ ช้เป็นแหล่งท่ตี ้องการค้นหา col_index_num หมายเลขคอลัมน์ของ table_array ท่ีต้องการให้ส่งค่าที่ตรงกับ lookup_value กลับ โดยดชั นเี รมิ่ จาก 1 คือ คอลมั น์ของ lookup_value range_lookup คา่ ตรรกะท่ตี ้องการหาคา่ ใหต้ รงกนั โดยมีค่าดังน้ี - ค่าเป็น TRUE หรือไม่ระบุ ให้ส่งกลับค่าที่ตรงกันอย่างแท้จริง ถ้าไม่พบให้ ส่งกลับค่าโดยประมาณ (เป็นค่ามากท่ีสุด แต่ยังน้อยกว่า lookup_value) ซงึ่ ควรเรยี งลาดบั คา่ ใน table_array ก่อนเพ่ือให้ค่าทไี่ ดถ้ กู ต้อง - ค่าเป็น FALSE ให้ส่งกลับค่าท่ีตรงกันอย่างแท้จริง ถ้าไม่พบให้แสดง ขอ้ ผิดพลาด #N/A สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ติ 38

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังกช์ ัน HLOOKUP ใชค้ ้นหาคา่ จากแถวแรกของตาราง หรือช่วงข้อมูลทีก่ าหนดทีต่ รงกนั หรอื มีคา่ ใกล้เคยี งกัน โดย จะสง่ กลบั คา่ ทีอ่ ยใู่ นคอลัมนเ์ ดียวกนั ซง่ึ อยใู่ นแถวท่ีไดร้ ะบุค่าดชั นไี ว้ รปู แบบ =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) lookup_value ค่าทต่ี ้องการค้นหา ซึ่งจะเป็นค่าในแถวแรกของตาราง table_array ตารางข้อมูล หรอื ชว่ งของข้อมลู ท่ใี ช้เป็นแหลง่ ท่ีต้องการค้นหา row_index_num หมายเลขแถวของ table_array ที่ต้องการให้ส่งค่าท่ีตรงกับ lookup_value กลบั โดยดชั นเี รมิ่ จาก 1 คอื แถวแรกของ lookup_value range_lookup ค่าตรรกะท่ีต้องการหาค่าใหต้ รงกนั โดยมีค่าดงั นี้ - ค่าเป็น TRUE หรือไม่ระบุ ให้ส่งกลับค่าที่ตรงกันอย่างแท้จริง ถ้าไม่พบให้ ส่งกลับค่าโดยประมาณ (เป็นค่ามากที่สุด แต่ยังน้อยกว่า lookup_value) ซึง่ ควรเรยี งลาดับคา่ ใน table_array ก่อนเพื่อให้คา่ ทีไ่ ด้ถูกต้อง - ค่าเป็น FALSE ให้ส่งกลับค่าท่ีตรงกันอย่างแท้จริง ถ้าไม่พบให้แสดง ข้อผิดพลาด #N/A - ฟังกช์ นั INDEX แบบ array ใชค้ น้ หาขอ้ มลู จากชว่ งขอ้ มลู หรอื จาก array โดยระบตุ าแหน่งของแถวและตาแหน่งของ คอลมั น์มาใช้ รปู แบบ =INDEX(array,row_num,column_num) array ชว่ งเซลลท์ ต่ี อ้ งการหาขอ้ มลู row_num หมายเลขของแถวใน array (แถวบนสดุ คอื แถวท่ี 1) column_num หมายเลขของคอลมั น์ใน array (คอลมั น์ซา้ ยสดุ คอื คอลมั น์ท่ี 1) - ฟังกช์ นั INDEX แบบ reference นาขอ้ มูลจากหลายๆ array โดยระบุตาแหน่งของแถวและตาแหน่งของคอลมั น์ รวมทงั้ ระบุว่าจะใชข้ อ้ มลู จาก array ใด รปู แบบ =INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) reference การอา้ งองิ ไปยงั array 1 หรอื มากกวา่ นนั้ row_num หมายเลขของแถวใน array (แถวบนสดุ คอื แถวท่ี 1) column_num หมายเลขของคอลมั น์ใน array (คอลมั น์ซา้ ยสดุ คอื คอลมั น์ท่ี 1) area_num หมายเลขของ array ทจ่ี ะนาขอ้ มลู มาใชง้ าน (ซง่ึ ระบุไวใ้ น reference) สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 39

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” - ฟังกช์ นั OFFSET หาขอ้ มูลท่อี ย่ใู นเซลลท์ ต่ี ้องการ โดยระบุตาแหน่งฐานของการอา้ งองิ และตาแหน่งทอ่ี ยู่ ซา้ ย/ขวา กบั บน/ลา่ ง นบั จากจดุ ฐาน รปู แบบ =OFFSET(reference,rows,cols,height,width) reference ตาแหน่งฐานของการอา้ งองิ rows จานวนแถวทจ่ี ะนบั ขน้ึ /ลง โดยท่ี - จานวน บวก คอื นบั ลง - 0 คอื อยกู่ บั ท่ี - จานวน ลบ คอื นบั ขน้ึ cols จานวนคอลมั น์ทจ่ี ะนบั ซา้ ย/ขวา โดยท่ี - จานวน บวก คอื นบั ไปทางขวา - 0 คอื อยกู่ บั ท่ี - จานวน ลบ คอื นบั ไปทางซา้ ย height จานวนแถวทจ่ี ะหาผลลพั ธ์ (ตอ้ งมคี ่าเป็นบวก) width จานวนคอลมั น์ทจ่ี ะหาผลลพั ธ์ (ตอ้ งมคี ่าเป็นบวก) การคานวณขา้ ม Worksheet Microsoft Excel สามารถทาการคานวณข้าม Worksheet ท่อี ยู่ภายใน Workbook เดยี วกันได้ สามารถทาได้ดังน้ี 1. ต้องการนาค่าจาก Worksheet “เงินเดือน” และ Worksheet “ค่าน้ามนั ” มารวมใน Worksheet “รวม รบั เงิน” 2. Worksheet “รวมรับเงนิ ” ในช่อง Cell C2 ใส่เครอื่ งหมาย “=” 3. คลิกเลือก Worksheet “เงนิ เดือน” คลกิ Cell C2 และพมิ พเ์ ครื่องหมาย “+” สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 40

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 4. คลกิ เลือก Worksheet “ค่านา้ มนั ” คลกิ Cell C2 กด Enter การสร้างชือ่ ใหช้ ว่ งของเซลล์ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการทางานใน Excel สามารถสร้างชื่อช่วงของเซลล์ เพื่อนามาใช้ในการ คานวณ ทาใหก้ ารจัดการขอ้ มูลทาได้รวดเรว็ มากขึน้ 1. เลอื กกล่มุ เซลลท์ ้งั หมดที่ต้องการตั้งชอ่ื โดยเลอื กหัวข้อคอลมั น์ หรอื แถวท่เี ปน็ ขอ้ ความหัวเรอ่ื งข้อมลู ด้วย 2. Formulas > ในกลุ่ม Defined Names เลอื ก Create from Selection 3. เลือก Check box หัวขอ้ Top row > คลกิ ปมุ่ OK 4. ค่าจะถูกกาหนดใน Name Manager สามารถตรวจสอบได้โดย เลือก Formulas > Name Manager ค่าที่กาหนดไว้จะแสดงผลในหน้าต่าง Name Manager หรือ เม่ือเลือกช่วงของเซลล์ท่ีถูกกาหนดค่า ช่ือท่ี กาหนดไว้จะแสดงในช่อง Name Box สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ิต 41

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 5. เม่ือต้องการคานวณค่าในช่วงเซลล์ที่ทาการกาหนดช่ือไว้ สามารถนาช่ือมาใช้ในการคานวณได้ เช่น ต้องการหาผลรวมของเงนิ เดอื นพนักงานทบี่ รษิ ัทต้องจ่าย สามารถทาไดโ้ ดย 5.1. คลกิ เลือกช่องเซลล์ทต่ี อ้ งการให้แสดงผลลัพธ์ ในท่ีนคี้ ือช่องเซลล์ D13 5.2. ใส่สูตรคานวณ =sum(เ เม่ือทาการพิมพ์ตามตัวอย่าง โปรแกรมจะแสดงช่ือของช่วงเซลล์ท่ีมี การตั้งค่าไว้โดยอัตโนมตั ิ โดยจะแสดงแถบสีฟา้ ทช่ี ่ือชว่ งเซลล์ 5.3. กดปุ่มลูกศรขึ้นหรอื ลงทคี่ ยี บ์ อรด์ เพื่อเลอื กช่ือของชว่ งเซลล์ทต่ี ้องการ 5.4. กดปุ่ม Tab ทีค่ ียบ์ อร์ด เพื่อให้ชื่อของเซลลท์ ต่ี ้องการแสดงในสตู รคานวณ 5.5. ใส่สูตรคานวณให้ครบถว้ น แลว้ กด Enter หลักการต้ังชือ่ - ประกอบดว้ ย ตัวอักษร ตัวเลข จดุ ทศนยิ ม หรือ _(underscore) - ต้องขึน้ ต้นดว้ ยตวั อกั ษร หรอื _(underscore) เทา่ น้ัน - ช่อื ต้องไมซ่ า้ กบั ชื่อเดิมของเซลล์ (cell reference) เชน่ B30, C2 เป็นต้น - ความยาวสูงสดุ 255 ตัวอกั ษร และหา้ มเว้นวรรค - ชือ่ ภาษาอังกฤษถือว่าตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ หรือตัวอกั ษรพมิ พ์เล็กคอื คา่ เดียวกนั สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ิต 42

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การตรวจสอบ และแกไ้ ขขอ้ ผิดพลาดเมือ่ ใชง้ านสูตรและฟังกช์ นั - ประเภทของความผดิ พลาดเมอ่ื ใช้งานสูตรและฟงั ก์ชนั ในการคานวณบางคร้ังอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ซ่ึง Excel จะแสดงข้อความในช่องเซลล์ที่ใส่สูตร หรอื ฟงั ก์ชันคานวณ สัญลกั ษณท์ แ่ี สดงข้อความผดิ พลาดพอสรุปได้ดังน้ี ข้อผิดพลาด สาเหตุ วธิ แี ก้ไข ##### ขยายขนาดความกว้างของคอลมั น์ ตัวเลขในเซลลย์ าวกว่าขนาดของชอ่ งเซลล์ #VALUE! ตรวจสอบประเภทของขอ้ มูล หรือการใชต้ ัว ใช้สตู รผดิ หลักไวยากรณ์ เช่น ใช้สตู รคานวณ ดาเนินการในสูตร =A1+A2 โดย A1 หรือ A2 เป็นขอ้ มลู ประเภท ข้อความ เปน็ ต้น พมิ พช์ ่อื เซลล์ หรือชือ่ ฟงั ก์ชนั ผดิ ตรวจสอบชอ่ื เซลล์ หรอื ช่อื ฟงั กช์ ันว่าพมิ พถ์ ูกตอ้ ง หรอื ไม่ #NAME? กรณที ี่เป็นข้อความ ลมื ใส่อญั ประกาศ (“ ”) ครอ่ ม ใสอ่ ัญประกาศ (“ ”) คร่อมส่วนทเ่ี ปน็ ข้อความ เชน่ ข้อความนนั้ “Excel 2010” #REF! ใส่เครอื่ งหมาย : ในสูตรที่อ้างอิงชว่ งเซลล์ เชน่ #DIV/0! ไม่ใส่เครือ่ งหมาย : เมอื่ อา้ งอิงช่วงเซลล์ C1:C15 #N/A ตรวจสอบตาแหนง่ อ้างอิงใหม่ ไมพ่ บตาแหนง่ เซลลท์ ใ่ี ชอ้ า้ งอิงในสูตร #NUM! อา้ งองิ ถึงขอ้ มูลในโปรแกรมอืน่ แตโ่ ปรแกรมน้นั เปิดโปรแกรมทีอ่ า้ งอิงถึงขึ้นมาใชง้ าน ไม่ได้ถูกเปิดใช้งาน ตวั หารมคี ่าเปน็ 0 ซ่งึ คานวณหาผลหารไมไ่ ด้ ตรวจสอบตัวหารใหม่ ตรวจสอบการใชง้ านฟังก์ชัน แลว้ กาหนด ใสอ่ ารก์ ิวเมนต์ให้กบั ฟงั ก์ชันไมค่ รบ อารก์ ิวเมนตใ์ หค้ รบถ้วน ตรวจสอบสตู รและฟงั กช์ ัน เซลลใ์ นเซลล์หน่ึงในสตู รมีคา่ #N/A กาหนดอารก์ วิ เมนตผ์ ิดประเภท เชน่ การใช้ แก้ไขอาร์กิวเมนตใ์ ห้ถกู ต้อง ข้อความแทนตัวเลข แก้ไขสตู ร โดยให้ผลลัพธเ์ ป็นตัวเลขระหวา่ งค่าสูงสุด ผลการคานวณทไ่ี ดม้ ีค่ามากเกนิ ไป หรอื น้อยเกนิ ไป ทาให้แสดงผลตวั เลขไมไ่ ด้ #NULL! ไมใ่ ส่เครือ่ งหมาย , ค่นั ระหวา่ งชว่ งเซลลท์ อี่ ้างอิง ใส่เคร่อื งหมาย , คน่ั ระหว่างชว่ งเซลล์ท่อี ้างองิ สำนกั วิทยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ 43

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การแทรกรูปภาพลงใน Worksheet 1. Insert > Picture > เลอื กรูปภาพทีต่ ้องการ > คลิกปุม่ Insert 2. หากต้องการตกแต่งรปู ภาพเพ่มิ เตมิ คลิกเลอื ก Picture Tools Format เปล่ยี นความสว่างของรปู ภาพ 1. คลิกรปู ภาพท่ีต้องการเปลีย่ นความสวา่ ง 2. Ribbon Format กลมุ่ Adjust เลอื กคาสง่ั Corrections > Brightness/Soften 3. เลือกรปู แบบทต่ี อ้ งการ เปลี่ยนความคมชดั ของรปู ภาพ 1. คลิกรปู ภาพท่ีตอ้ งการเปล่ยี นความชัด 2. Ribbon Format ในกลมุ่ Adjust ใหค้ ลิกท่ี Corrections > Sharpen and Soften สำนกั วิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 44

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” ใสล่ ูกเลน่ ให้กบั รปู ภาพ 1. คลิกรปู ภาพท่ีคุณต้องการใสล่ ูกเลน่ 2. Ribbon Format > Picture Styles > เลอื กรปู แบบ เลิกทาหรอื ตงั้ คา่ การเปลี่ยนแปลงสาหรับรปู ภาพใหม่ สามารถเลิกทาหรือต้ังค่าการเปลี่ยนแปลงที่ทาไว้กับความคมชัด สี ความสว่าง เส้นขอบ การครอบตัด ลกั ษณะพิเศษ หรือขนาดของรปู ภาพ โดย 1. เลอื กรปู ภาพทีต่ ้องการต้ังคา่ กลับเป็นสถานะเดิม 2. Ribbon Format > คลกิ คาส่ัง Reset Picture การแทรกรปู รา่ ง (Shape) 1. Insert > Shapes > เลือกรปู ร่างทีต่ ้องการวาด 2. เมาส์จะปรากฎเปน็ รปู + นาเมาส์คลกิ ใน Worksheet จะได้รปู วาดท่ตี อ้ งการ 3. หากต้องการตกแตง่ รปู รา่ งเพ่ิมเตมิ คลิกเลือก Drawing Tools Format การแทรกแผนภมู ิ (Chart) การใช้งาน Chart ใน Excel เป็นการแสดงผลจากตารางข้อมูลให้เป็นรูปแบบของกราฟิคเพ่ือให้ดูข้อมูล ไดง้ า่ ยขึน้ ประเภทของแผนภมู ิ 1. แผนภมู ิคอลัมน์แนวตัง้ (Column) แผนภูมิแสดงข้อมูลในลักษณะคอลัมน์สองมิติ โดยบองถึงช่วงของค่าข้อมูลที่จะแสดงผล เช่น แผนภูมิ แสดงยอดขายสินคา้ แต่ละประเภท เปน็ ต้น สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยสวนดสุ ิต 45

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 2. แผนภมู ิเส้น (Line) แผนภูมแิ สดงค่าข้อมลู และแนวโน้มภายในช่วงระยะเวลาหน่งึ แสดงแบบกราฟเส้นสองมติ ิ หรือสามมติ ิ 3. แผนภมู ิวงกลม หรอื โดนทั (Pie) แผนภมู แิ สดงความสมั พันธร์ ะหวา่ งข้อมูลแต่ละคา่ กบั ผลรวมของข้อมูลท้ังหมด 4. แผนภูมิแบบแท่ง (Bar) คล้ายแผนภมู แิ ท่งแนวตง้ั แต่แท่งกราฟจะอยูใ่ นลักษณะแนวนอน 5. แผนภูมผิ ังพ้ืนที่ (Area) แผนภูมิคลา้ ยแผนภมู ิแบบเส้น แตจ่ ะแสดงให้เห็นผลรวม และแนวโนม้ ผลรวมของขอ้ มูลทั้งหมด 6. แผนภมู ิการกระจาย (Scatter (X,Y)) แผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มตัวเลข 2 กลุ่ม เพ่ือวิเคราะห์แบบเชิงเส้น (linear regression) หรือแสดงความสมั พันธ์กันระหวา่ งตัวเลขหลายชดุ เพื่อดูการแบ่งช่วงหรือจับกลุ่มของข้อมูล และแสดงข้อมูลท่ี เป็นแบบสองมิตกิ ระจาย (X,Y) 7. แผนภูมิแบบหุม้ (Stock) แผนภูมิทีใ่ ชแ้ สดงความเปลยี่ นแปลงของข้อมลู ใดๆ (ประกอบด้วย ค่าสูงสุด คา่ ตา่ สดุ และค่าอ่ืนๆ) ในแต่ ละจดุ ของเวลาภายในชว่ งระยะเวลาหนึง่ โดยมากมกั ใชก้ ับราคาหมุ้ เพราะสามารถแสดงราคาสูงสุด ตา่ สุดได้ 8. แผนภมู พิ ื้นผิว (Surface) การนาข้อมูลท่ีจัดเรียงใน Column หรือ Row มากาหนดจุดในแผนภูมิ เพ่ือแสดงการเปล่ียนแปลงตาม เวลา และดึงความสนใจไปยังคา่ ผลรวมภายในแนวโน้มได้ โดยการแสดงผลรวมของคา่ ท่ีลงจดุ ในแผนภูมพิ ืน้ ผิว 9. แผนภูมเิ รดาร์ (Radar) แผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในแต่ละขอบเขตพื้นท่ีข้อมูลชุดนั้นๆ โดยข้อมูลแต่ละชุด จะมี จุดศนู ยก์ ลางรว่ มกนั 10. แผนภูมิ Treemap แผนภูมิทรีแมป จะเป็นมุมมองแบบลาดับชั้นสาหรับข้อมูลและทาให้ง่ายในการระบุรูปแบบต่างๆ เช่น สินค้าที่ขายดีที่สุด โดยโครงสร้างจะแสดงด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้า และสาขาย่อยจะแสดงเป็นสี่เหล่ียนผืนผ้าท่ีมี ขนาดเล็กกวา่ จะแสดงประเภทตามสแี ละความใกลเ้ คยี ง และสามารถแสดงข้อมูลจานวนมากได้อยา่ งงา่ ยดาย 11. แผนภูมิ Sunburst แผนภูมิวงกลมแบบสองชั้น สาหรับแสดงข้อมูลย่อยในแต่ละสาขาใหญ่ รูปแบบของแผนภูมิจะแยกเป็น แฉกใหเ้ ปน็ รศั มพี ระอาทติ ย์ 12. แผนภูมิฮิสโตแกรม (Histogram) แผนภูมิคอลัมน์ที่แสดงข้อมูลความถี่ โดยข้อมูลหนึ่งเนข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการวิเคราะห์ และข้อมูลหน่ึง สาหรับหมายเลข Bin ท่ใี ช้แทนขอ้ มูลท่ผี ู้ใชต้ ้องการวัดความถี่ 13. แผนภมู ิ Box & Whisker แผนภูมิแสดงข้อมูลที่สาคัญ คือ ค่ากลาง (Median) ค่าการกระจาย สัดส่วนข้อมูลท่ีมาก หรือน้อยกว่า ค่ากลาง (Symmetry) รวมท้ังข้อมลู ที่อยูห่ า่ งจากกลมุ่ มากๆ (Outlier) สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลัยสวนดสุ ติ 46

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” 14. แผนภูมิ Waterfall แผนภูมิที่นาเสนอข้อมูลโดยเปรียบเทียบข้อมูลถึงความแตกต่าง (Variance) ว่าเกิดจากปัจจัยอะไร คิด เปน็ ปริมาณท่แี ตกต่างเทา่ ไร 15. แผนภูมแิ บบผสม (Combo) แผนภูมปิ ระเภทน้ีจะรวมแผนภูมเิ ส้น และคอลัมนแ์ บบกลุ่มเข้าด้วยกันโดยจะมีหรือไม่มแี กนทุติยภูมิก็ได้ ผลลัพธ์ของแผนภูมิจะแสดงข้อมูลบางชุดเป็นคอลัมน์และแบบแผนภูมิเส้นให้อยู่ในแผนภูมิเดียวกัน โดย ลกั ษณะของการเลือกขอ้ มูลจะต้องมีข้อมลู ตัวเลขมากกว่า 2 คอลมั น์ขึ้นไป ขนั้ ตอนการแทรกแผนภูมิ 1. เลือกตารางข้อมลู ทีต่ อ้ งการแสดงผลเปน็ แผนภมู ิ 2. Insert > Charts > เลือกรูปแบบของแผนภูมิที่ต้องการ > แผนภูมิจะแสดงใน Worksheet เดียวกับ ตารางข้อมูล 3. สามารถตกแต่งรูปแบบเพ่ิมเติมได้ด้วย Chart Tools Design Ribbon และ Chart Tools Format Ribbon สำนักวทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวทิ ยำลยั สวนดสุ ติ 47

เอกสารประกอบการอบรม หลกั สตู ร “Microsoft Excel 2016” การวิเคราะหข์ ้อมลู ด้วย Sparkline เป็นเคร่ืองมือที่ใช้วิเคราะห์ข้อมูลตัวเลขท่ีอยู่ในเซลล์ให้ออกมาเป็นกราฟเล็กๆ อยู่ภายในเซลล์เพ่ือใช้ดู แนวโนม้ (Trend) หรือทศิ ทางขอ้ มลู วา่ จะมที ิศทางออกมาทางใด ขนั้ ตอนการทาวิเคราะหข์ ้อมูลดว้ ย Sparkline มดี งั น้ี 1. เตรียมขอ้ มลู ท่ตี ้องการ 2. Ribbon Insert กลุ่ม Sparklines ใหเ้ ลือกทค่ี าสั่ง Line 3. Data Range คลกิ เลอื กชว่ งขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการแสดง Sparkline Location Range คลกิ เลอื กเซลท่ีต้องการใหแ้ สดงผล > คลิกปุม่ OK การจดั เรียงขอ้ มลู 48 - การ Sort ข้อมูลฟิลด์เดยี ว เป็นการเรียงลาดับข้อมูลภายในคอลมั น์ หรือแถว 1. คลกิ ตาแหน่งเซลล์ในหวั ขอ้ ท่ีต้องการจัดเรยี ง 2. ท่ี Ribbon Data กล่มุ Sort & Filter คลกิ ปุ่มบนทลู บาร์ เพ่อื เลือกเกณฑก์ ารจัดเรยี ง Sort Smallest to Largest จดั เรยี งจากนอ้ ยไปมาก (AZ) (Sort Ascending) Sort Largest to Smallest จดั เรียงจากมากไปน้อย (ZA) (Sort Descending) - การ Sort ขอ้ มูลซ้อนกันหลายชัน้ 1. คลกิ ปุ่ม เพื่อเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Sort กาหนดรายละเอยี ดเพม่ิ เติม 2. ทช่ี อ่ ง Sort by เลอื กหัวข้อหลกั ในการจดั เรยี ง สำนกั วทิ ยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลยั สวนดสุ ติ