นำเสนอ

ควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชี เก่ยี วกบั ลูกหน้ีและการรับเงนิ

ใบวางบลิ ใบแจ้งหน้ี เช่ือว่าคุณผู้อ่านคงเคยได้รับเอกสารน้ีกนั ทุกคน เพราะในช่วงทุก ๆ ส้นิ เดือนบริษัทผู้ให้บริการจะส่งเอกสารเพ่ือเรียกเกบ็ ค่าบริการท่เี ราติดค้างไว้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าจ้าง ค่าบริการ เช่น ค่าโทรศัพท์, ค่าอนิ เตอร์เนต็ เราเรียกเอกสารน้ีว่า “ใบวางบลิ ” หรือ “ใบแจ้งหน้ี”

ข้นั ตอน1. สอบถามฝ่ ายบญั ชีของลูกค้า เร่ืองกาหนดการวางบิล และรับเชค็ ของบริษัท2. จดั เตรียมเอกสารจานวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสาเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือ ใบส่งั ซ้ือกค็ วรแนบเอกสารไปกบั ใบวางบลิ ด้วย3. นาส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซน็ ช่ือเพ่ือเป็นการรับรองการวางบลิ ในข้นั ตอนน้ี ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กบั ลูกค้า ในขณะท่เี อกสารสาเนาให้เรานากลับมาครับ รับเชค็ ตามวันท่กี าหนด ในวันดงั กล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกากบั ภาษี/ ใบเสรจ็ รับเงิน” ไปให้พร้อมเพ่ือรับเงิน ท้งั น้ีบางธรุ กจิ เอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทาง ลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนาส่งพร้อม ใบวางบลิ /ใบแจ้งหน้ีในข้ันตอนท่ี 3 กไ็ ด้

4. รับเชค็ ตามวันท่กี าหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกากบั ภาษี/ ใบเสรจ็ รับเงิน” ไปให้พร้อมเพ่ือรับเงิน ท้งั น้ีบางธุรกจิ เอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทาง ลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนาส่งพร้อม ใบวางบลิ /ใบแจ้งหน้ีในข้ันตอนท่ี 3 กไ็ ด้

1.1 ส่วนลดการคา้ (Trade Discount)1.2 ส่วนลดเงินสด (Cash Discount) เป็นส่วนลดท่ผี ู้ขายลด ให้แก่ผู้ซ้ือทนั ที ท่ชี าระหน้ีค่าสนิ ค้า

1. n /30 คอื ให้ชาระหน้ภี ายใน 30 วัน นับจากวันท่ปี รากฏในใบกากบั สนิ ค้า2. 2/10, n/30 คือ ให้ชาระหน้ภี ายใน 30 วัน นับจากวันท่ปี รากฏในใบกากบั สนิ ค้า แต่ถ้าชาระหน้ภี ายใน 10 วันจะลดให้ 2%3. n / EOM (End of month) คอื ให้ชาระหน้ีภายในวนั ส้นิ เดือนของ เดือนท่ซี ้ือสนิ ค้า4. 2/10 ,EOM คอื ให้ชาระหน้ภี ายในวนั ส้นิ เดือนของเดือนถัดไป แต่ถ้าชาระ หน้ีภายในวันท่ี 10 ของเดอื นถดั ไป จะลดให้ 2%5. 2/10 EOM, n/60 คือ ให้ชาระหน้ีภายใน 60 วัน นับจากวันท่ปี รากฏ ในใบกากบั สนิ ค้าแต่ถ้าชาระหน้ีภายในวันท่ี 10 ของเดือนถดั เดือนท่ซี ้ือสนิ ค้า จะ ลดให้ 2%

1. ใบเสนอราคา (Quotation)2. ใบส่งของ (Delivery Order)3. ใบวางบลิ / ใบแจง้ หน้ ี (Invoice)4. ใบกากบั ภาษี (TAX Invoice)5. ใบเสร็จรบั เงิน (Receipt)

สาระสาคญั ของ ใบเสร็จรบั เงิน (Receipt)สาหรับ ใบเสรจ็ รับเงนิ ท่สี มบูรณท์ ่ที า่ นม่นั ใจได้เลยว่าออกให้กบั คนอ่นื ได้ อย่างถูกต้อง หรือเวลาเราได้รับใบเสรจ็ รับเงนิ มากส็ ามารถเอาไปหัก ค่าใช้จ่ายทางบญั ชแี ละภาษไี ด้แน่นอนน้ัน อย่างน้อยต้องมีตัวเลขและ อกั ษรไทย และประกอบด้วยส่งิ สาคัญดงั ต่อไปน้ี

1. เลขประจาตัวผู้เสยี ภาษีของผู้ออกใบรับ2. ช่ือหรือย่หี ้อของผู้ออกใบรับ3. เลขลาดับของเล่มและของใบรับ4. วนั เดือนปี ท่อี อกใบรับ5. จานวนเงนิ ท่รี ับ6. ชนิด ช่ือ จานวนและราคาสนิ ค้าโดยถ้าจดั ทาใบรับ/ใบเสรจ็ รับเงินเป็นภาษาองั กฤษจะต้องมภี าษาไทยกากบั

การควบคุมทางบญั ชี การจดั ให้มีการควบคุมภายในทางด้านบญั ชี และการเงนิ เพ่ือให้กจิ การสามารถบรรลุวตั ถุประสงค์ในการทาให้ข้อมูลทางด้านบัญชีและการเงินถูกต้องและเช่ือถือได้ การบนั ทกึ รายการเพ่ือดูแลรักษาสนิ ทรัพย์และเอกสารหลักฐานของบริษัท การควบคุมภายในทางด้านบัญชีและการเงนิ ท่คี วรจัดให้มี มดี ังน้ี 1. การอนุมตั ิ – ควรมกี ารอนุมตั ิรายการกอ่ นท่จี ะมกี ารทารายการโดยทุกรายการจะต้องผ่านการอนุมัติโดยผู้บริหาร หรือผู้มีอานาจตามกฎระเบยี บท่กี าหนด 2. การควบคุมความถูกต้องและครบถ้วนของรายการ – รายการท่ีนามาบนั ทกึ จะต้องเกดิ ข้นึ จริงสมเหตสุ มผล และรายการท่ถี ูกอนุมัติจะต้องถูกบันทกึ อย่างครบถ้วนทุกรายการ

การควบคุมทางบญั ชี 3. การควบคุมทรัพยส์ นิ – ควรกาหนดผู้ท่จี ะเป็นผู้รับผดิ ชอบดูแลรักษาทรัพยส์ นิ ท่ตี ้องไม่ใช่ผู้มีหน้าท่ลี งบญั ชีและอนุมตั ริ ายการ ควรจัดให้มีระเบยี บเก่ยี วกบั การเคล่ือนย้ายสนิ ค้าและสนิ ทรัพย์ และจากดั การเข้าถงึ เพ่ือให้ผู้มหี น้าท่รี ับผดิ ชอบเทา่ น้ันท่จี ะมีสทิ ธ์เิ ข้าไปเก่ยี วข้องกบัสนิ ทรัพย์ 4. การกระทบยอดบัญชีคุม (Reconciliation) – การกระทบยอดบญั ชีคุมกบั บญั ชีแยกประเภทย่อย ในกรณีมีข้อแตกต่างต้องวิเคราะห์หาเหตผุ ลจนเป็นท่พี อใจและทารายการปรับปรงุ บญั ชีตามท่ีจาเป็นรายการเพ่ิมหรือลดในบัญชีแยกประเภทท่ไี ม่สามารถพบได้

การควบคุมทางบัญชี 5. การตรวจสอบความถูกต้องกบั บุคคลท่สี าม – การตรวจสอบยอดตามบัญชีกบั ใบแจ้งยอดซ่ึงได้รับจากบุคคลภายนอกกจิ การ เช่นBank statement 6. การควบคุมการสรปุ รายการและการผ่านรายการไปยังบัญชีคุมยอด - การกาหนดให้มีผู้รับผดิ ชอบท่ไี ม่เก่ยี วข้องกบั การบันทกึ บญั ชีตรวจสอบรายการ แล้วทาการผ่านรายการ เพ่ือให้แน่ใจว่าไม่มกี ารลงรายการเพ่ิมหรือลดในบญั ชีแยกประเภทท่ไี ม่สามารถพบได้

ลูกหน้ ี หมายถงึ สทิ ธทิ ่กี จิ การจะได้รับชาระจากบุคคลภายนอก ลกู หน้ี แบ่งเป็น 2 ประเภท คอื 1. ประเภททีไ่ ม่มีขอ้ ผูกพนั ในรปู ของตวั๋ เงนิ เช่น ลูกหน้ีการค้า รายได้ค้างรับ ลูกหน้เี งนิ ยมื 2. ประเภทมขี อ้ ผูกพนั ในรปู ของตวั๋ เงิน เช่น ตั๋วแลกเงินตวั๋ สญั ญาใช้เงิน

ขายเชื่อ เม่อื มกี ารขายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือกม็ คี วามจาเป็นท่จี ะต้องเรียกเกบ็ เงินจากลกู หน้ใี ห้ได้ครบตามจานวน ดงั น้ัน ในธุรกจิ ขนาดใหญ่จึงจาเป็นต้องต้งั แผนกสนิ เช่ือ เพ่ือทาการวิเคราะห์ลูกหน้ี แต่ละราย เพ่ือประกอบการตดั สนิ ใจว่าควรจะให้สนิ เช่ือแก่ลูกค้าหรือไม่



วนั ที่ 10 มกราคม 2561 นายสมบรู ณช์ าระหน้คี ่าสนิ ค้าคร่ึงหน่งึ2561ม.ค. 10 เดบิต เงนิ สด 9,800.- ส่วนลดจ่าย 200.- เครดติ ลกู หน้ี-นายสมบูรณ์ 10,000.- (รับชาระหน้จี ากนายสมบูรณใ์ ห้สวนลดตามเง่ือนไข)

บัญชีลกู หน้ี หมายถงึ หน้ีสนิ ท่กี จิ การได้ติดตามทวงถามจนถงึ ท่สี ดุ แล้ว แต่ไม่ได้ชาระหน้ี จึงได้ตัดจาหน่ายออกจากบญั ชีหรือลูกหน้ขี องกจิ การท่ถี ูกศาลส่งั ให้เป็นบุคคลล้มละลายไม่สามารถชาระหน้ไี ด้กจิ การจงึ จาหน่ายหน้เี ป็นสญู ถอื เป็นค่าใช้จ่ายของกจิ การ จาการบนั ทกึ บญั ชีดังกล่าวจะถือเป็นหน้ีสญู เป็นค่าใช้จ่ายในงวดบญั ชีท่พี ิสจู นไ์ ด้ว่าไม่สามารถเรียกเกบ็เงินจากลกู หน้ไี ด้แล้ว ไม่ใช้งวดท่เี กดิ การขายสนิ ค้า การปฏบิ ตั ิเช่นน้เี ป็นไปตามประมวลรัษฎากร

ตัวอยำ่ งท่ี3 บรษิ ทั โท จำกดั ซ้อื สินคำ้ จำกบริษทั เอก จำกัด จำนวน 20,000 บำท มีเงอื่ นไขกำรชำระเงนิ1/10, n/30 FOB Shipping Point บรษิ ัท เอก จ่ำยค่ำขนสง่ แทนบรษิ ัท โท ไปกอ่ นจำนวน 500 บำท บรษิ ทั เอก จำกัด บรษิ ทั โท จำกัดตอนขำยสินคำ้ ตอนขำยสนิ คำ้ เดบิต ซือ้เดบิต ลกู หนีก้ ารค้า 20,000 20,000 เครดติ เจ้าหนีก้ ารค้า 20,000เครดติ ขาย 20,000 ตอนจ่ำยค่ำขนสง่ แทนกนั เดบิต คา่ ขนสง่ เข้า 500ตอนจำ่ ยคำ่ ขนสง่ แทนกัน 500 เครดิต เจ้าหนีก้ ารค้าเดบิต ลกู หนีก้ ารค้า 500 ตอนชำระและใหส้ ว่ นลด 20,500 เดบิต เจ้าหนีก้ ารค้า 20,300เครดติ เงินสด 500 200 เครดติ เงินสดตอนชำระและใหส้ ่วนลด สว่ นลดเดบติ เงินสด 20,300สว่ นลดจ่าย 200เครดิต ลกู หนีก้ ารค้า 20,500

2.4 รำยงำนรำยละเอยี ดลูกหนคี้ งเหลือ ช่ือหน่วยงาน.................................. รายงานลูกหน้ีคงคา้ ง ประจาเดือน..............................พ.ศ................... การส่งใชเ้ งินยืมลาดบั ท่ี รายช่ือลูกหน้ี รายการที่ จานวน วนั ส้ินสุด วนั ที่จ่ายเงินยมื วนั ที่ครบกาหนด จานวนเงินคงคา้ ง หมายเหตุ ยืม เงินท่ียมื กจิ กรรม วนั เดือน ปี เงินสด หลกั ฐานขอ (บาท) เบิก(บาท)หมายเหต*วนั ครบกาหนด ใหน้ บั หลงั จากวนั ส้ินสุดกจิ กรรมไปอีก 30 วนั รวมท้งั ส้ินเรียน (ผบู้ ริหารหน่วยงาน) ผรู้ ายงาน เพอ่ื ทราบ ผสู้ อบทานรายงาน ลงช่ือ วนั ท่ี...../........./........ ลงช่ือ วนั ท่ี...../........./........