ppเจ้าหนี้ขายเชื่อครูสุดารัตน์ เจยาคมฆ์

ปฏิบัตงิ านข้นั ต้นเกย่ี วกบั การบนั ทึกบญั ชีเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิสมรรถนะย่อย1. ควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเกย่ี วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ เกณฑ์การปฏิบตั งิ าน 1.1 ตรวจสอบวนั ครบกาหนดทตี่ ้องจ่ายชาระเงนิ ให้ถูกต้อง 1.2 ทาใบสาคญั จ่ายและจดั ชุดเอกสารประกอบการจ่ายเงนิ ให้ถูกต้อง 1.3 ระบุแนวทางควบคุมภายในเกยี่ วกบั เจ้าหนี้ การจ่ายเงนิ และเบกิ เงนิ จากธนาคารให้ ถูกต้อง2. บนั ทึกรายการบัญชีเกย่ี วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ เกณฑ์การปฏิบตั งิ าน 2.1 บนั ทกึ รายการบญั ชีเกย่ี วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ ในสมุดรายวนั ให้ถูกต้อง 2.2 ผ่านรายการเกย่ี วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ ไปยงั บญั ชีแยกประเภทให้ถูกต้อง 2.3 ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชีย่อยเจ้าหนีใ้ ห้ตรงกนั 2.4 ทารายงานรายละเอยี ดเจ้าหนีค้ งเหลือให้ถูกต้อง

1.1 ตรวจสอบวนั ครบกาหนดทต่ี ้องจ่ายชาระเงนิ ให้ถูกต้อง ผู้ซื้อจะต้องปฏิบัตติ ามเง่ือนไขในการชาระเงนิ (Term of Payment) เง่ือนไขในการชาระเงนิ หมายถงึ ข้อตกลงเกยี่ วกับ ระยะเวลาในการจ่ายชาระเงนิ ค่าสินค้าพร้อมท้งั ส่วนลด (ถ้าม)ี เง่ือนไขในการชาระเงนิ จะแจ้งไว้ในใบกากับสินค้า ผู้ซื้อมสี ิทธ์ิจะได้รับส่วนลด เม่ือได้ปฏิบัตติ ามเง่ือนไขใน การชาระเงนิ ในช่วงทก่ี าหนดไว้ เช่น 2/10,n/30 , n/10EOM , 2/10 EOM , n/60 เป็ นต้น

1.2 ทาใบสาคญั จ่ายและจดั ชุดเอกสารประกอบการจ่ายเงนิ ให้ถูกต้อง ใบสำคญั จ่ำย เป็นเอกสำรเพือ่ ขออนุมตั ิกำรจ่ำยเงิน ท่ี จดั ทำข้ึนเพอื่ ใชภ้ ำยในกิจกำร

ชุดเอกสารประกอบการจ่ายเงนิ1. ใบสั่งซื้อ2. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี3. ใบขอลดหนี้ /ใบลดหนี้4. ใบเสร็จรับเงนิ

1.3 ระบุแนวทางควบคุมภายในเกย่ี วกบั เจ้าหนี้ การจ่ายเงนิ และเบกิ เงนิ จากธนาคารให้ถูกต้อง• การควบคุมภายในเกยี่ วกบั เจ้าหนี้• การควบคุมภายในเกยี่ วกบั การจ่ายเงนิ• การควบคุมภายในเกยี่ วกบั การเบกิ เงนิ จากธนาคาร (จ่าย เช็ค)

การควบคุมภายในเกย่ี วกบั เจ้าหนีก้ ารค้า1. ตรวจสอบบญั ชีย่อยเจ้าหนีจ้ ะมยี อดรวมตรงกบั บญั ชีคุมยอดเจ้าหนีก้ ารค้า2. รายงานเจ้าหนีก้ ารค้าคงเหลือมกี ารตรวจสอบกบั เอกสาร เช่น ใบส่งของ หรือบลิ เกบ็ เงนิ ที่ได้รับจากเจ้าหนีก้ ารค้า ถ้าแตกต่างกนั ต้องตดิ ตาม3. การปรับปรุงยอดในบญั ชีเจ้าหนีก้ ารค้า ได้รับการอนุมตั โิ ดยผู้มอี านาจ4. ต้องมกี ารตรวจสอบยอดคงเหลือด้านเดบิตในบญั ชีเจ้าหนีก้ ารค้ากบั เอกสารหลกั ฐาน เกย่ี วกบั การจ่ายชาระหนี้ การส่งคืนสินค้า หรือการออกใบลดหนี้5. ถ้ากจิ การมนี โยบายที่จะชาระหนีโ้ ดยได้ส่วนลดจะต้องมกี ารตรวจสอบเวลาการ ชาระหนีว้ ่าเกนิ กาหนดหรือไม่6. เม่ือได้รับรายงาน (Statement) จากเจ้าหนีก้ ารค้าจะต้องมกี ารตรวจสอบว่าตรงกบั รายการที่ลงบญั ชีไว้หรือไม่ ถ้าแตกต่างต้องตดิ ตามค้นหาสาเหตุ7. เจ้าหนีก้ ารค้าทไี่ ม่มารับเงนิ นานเกนิ กว่าปกตจิ ะต้องตดิ ตามหาสาเหตุ

ระบุแนวทางควบคุมภายในเกยี่ วกบั การจ่ายเงนิ1. แบ่งแยกหน้าท่รี ะหว่างเจ้าหน้าท่ีการเงินกบั เจ้าหน้าทบ่ี ัญชีเพ่ือป้องกนั มิให้มีการ นาเงนิ สดไปใช้ส่วนตวั แล้วบนั ทกึ บัญชีเพ่ือบิดเบือนรายการดงั กล่าว โดยสะดวก2.ไม่ให้พนักงานคนใดคนหน่ึงทางานต้ังแต่ต้นจนจบคนเดยี วเพราะจะเกดิ ทุจริตได้ง่ายหรือเกดิ การหลงลืมได้ง่าย3. การทางานของแต่ละคน สามารถตรวจเช็ดระหว่างกนั อย่างสมา่ เสมอ4. ใช้เคร่ืองมือช่วยในการควบคุมเงนิ สด เช่น เคร่ืองบันทกึ เงนิ สด เป็ นต้น5. ใช้ระบบใบสาคญั เพื่อควบคุมการจ่ายเงิน เพราะต้องผ่านการอนุมตั ิ ใบสาคัญ และการจ่ายเช็คต้องจ่ายตามใบสาคญั ท่อี นุมตั ิ6. เงนิ สดรับทุกรายการ ควรนาฝากธนาคารท้ังหมด เมื่อต้องการจ่ายเงนิ ให้ จ่ายเป็ นเช็ค

การควบคุมการจ่ายเงนิ ด้วยเช็ค1. สมุดเชค็ จะตอ้ งประทบั ตรำบริษทั2. จะตอ้ งทำงบกระทบยอดเงินฝำกธนำคำรทกุ เดือนเป็น อยำ่ งนอ้ ย3. เชค็ ยกเลิกมีเครื่องหมำย “ยกเลิก” และเกบ็ ไวก้ บั ตน้ ข้วั4. ในกรณีที่เป็นบริษทั จำกดั กำรเซ็นสง่ั จ่ำยเชค็ กระทำโดย บุคคลต้งั แต่สองคนข้ึนไปซ่ึงคณะกรรมกำรกำหนดไว้5. จะตอ้ งนำหลกั ฐำนกำรสงั่ จ่ำยเงินส่งไปพร้อมกบั เช็คท่ี เขียนแลว้ เพ่ือใหผ้ มู้ ีอำนำจหนำ้ ที่ลงนำมสง่ั จ่ำยเช็ค ตรวจสอบก่อนลงนำม

การควบคุมการจ่ายเงนิ ด้วยเช็ค (ต่อ)6. ไม่มีกำรจ่ำยเงินตำมใบสำคญั สง่ั จ่ำยโดยใชห้ ลกั ฐำนประกอบ ซ่ึงเป็ นแต่เพียงสำเนำ7. ใบสำคญั สง่ั จ่ำยจะตอ้ งบนั ทึกเลขที่เชค็ ท่ีจ่ำย ชื่อธนำคำร และ วนั ท่ีในเช็ค8. กำรจ่ำยเงินออกจำกกิจกำรทุกรำยกำร ยกเวน้ เงินรองจ่ำย ได้ จ่ำยเป็ นเชค็9. ใบสำคญั สงั่ จ่ำยจะตอ้ งมีกำรตรวจสอบอนุมตั ิโดยบุคคลซ่ึงเป็น คนละคนกบั ผทู้ ำใบสำคญั สงั่ จ่ำย

การควบคุมการจ่ายเงนิ ด้วยเช็ค (ต่อ)10. 1 ใน 2 ของผมู้ ีอำนำจลงนำมในเช็ค จะตอ้ งไม่เป็น 10.1 ผบู้ นั ทึกรำยกำรทำงบญั ชี 10.2 ผรู้ ักษำเงิน 10.3 ผอู้ นุมตั ิใบสำคญั สงั่ จ่ำย11. เช็คจะตอ้ งไม่มีกำรลงนำมไวล้ ่วงหนำ้12. เม่ือผมู้ ีอำนำจลงนำมไวใ้ นเช็คแลว้ หลกั ฐำนประกอบกำร จ่ำยทุกใบจะตอ้ งประทบั ตรำ “จ่ำยแลว้ ” เพือ่ ป้องกนั กำรนำมำ เบิกซ้ำ

การควบคุมการจ่ายเงนิ ด้วยเช็ค (ต่อ)13. ใบสำคญั กำรสงั่ จ่ำยจะตอ้ งมีใบเสร็จรับเงินและหลกั ฐำนกำรสงั่ จ่ำย ครบจึงจะเกบ็ เขำ้ แฟ้มได้14. งบกระทบยอดตอ้ งทำโดยบุคคลที่ไม่ไดล้ งรำยกำรในสมุดเงินสดรับ และจ่ำย เกบ็ รักษำเงินหรือ ลงนำมในเช็ค15. รำยงำนจำกธนำคำร ( Bank Statement ) จะส่งตรงมำยงั บุคคลที่ทำ หนำ้ ที่ทำงบกระทบยอด16. ในสมุดเงินสดไดม้ ีกำรทำเครื่องหมำยแสดงกำรตรวจสอบกำรนำเงิน เขำ้ บญั ชีธนำคำรแลว้ หรือกำรจ่ำยออกจำกธนำคำรโดยบุคคลที่ทำงบ กระทบยอด

2.1 บนั ทกึ รายการบัญชีเกยี่ วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ ใน สมุดรายวนั ให้ถูกต้อง1. ซื้อสินค้าเป็ นเงนิ สด ภาษีมูลค่าเพม่ิ 7%เดบิต ซ้ือสินคำ้ xxxภำษีซ้ือ xxxเครดิต เงินสด xxx2. ซื้อสินค้าเป็ นเงินเช่ือภาษมี ูลค่าเพมิ่ 7%เดบิต ซ้ือสินคำ้ xxxภำษีซ้ือ xxxเครดิต เจำ้ หน้ีกำรคำ้ xxx

2.1 บันทกึ รายการบัญชีเกยี่ วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ ใน สมุดรายวนั ให้ถูกต้อง3. ส่งคืนสินค้าทซี่ ื้อเป็ นเงินสดภาษีมูลค่าเพมิ่ 7%เดบิต เงินสด xxx เครดิต ส่งคืนสินคำ้ xxx ภำษีซ้ือ xxx4. ส่งคืนสินค้าทซ่ี ื้อเป็ นเงินเชื่อภาษีมูลค่าเพม่ิ 7%เดบิต เจำ้ หน้ี xxx เครดิต ส่งคืนสินคำ้ xxx ภำษีซ้ือ xxx

2.1 บันทกึ รายการบญั ชีเกยี่ วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ ใน สมุดรายวนั ให้ถูกต้อง5. ชาระหนีใ้ ห้เจ้าหนีไ้ ม่ได้ส่วนลดเดบิต เจำ้ หน้ีกำรคำ้ xxxเครดิต เงินสด xxx6. ชาระหนีใ้ ห้เจ้าหนีไ้ ด้ส่วนลดเงินสดเดบิต เจำ้ หน้ีกำรคำ้ xxxเครดิต เงินสด xxxส่วนลดรับ xxx

2.3 ผ่านรายการเกย่ี วกบั เจ้าหนแี้ ละการจ่ายเงินไปยงั บญั ชีแยก ประเภทให้ถูกต้องเม่ือไดบ้ นั ทึกรำยกำรคำ้ ท่ีเกิดข้ึนในสมุดรำยวนั ทว่ั ไปแลว้ ข้นั ตอนต่อไปคือนำรำยกำรบญั ชีท่ีบนั ทึกไวใ้ นสมุดรำยวนั ทวั่ ไป ไปบนั ทึกในบญั ชีแยกประเภท เรียกวำ่ กำรผำ่ นรำยกำร (Posting) บญั ชีแยกประเภททวั่ ไปท่ีนิยมคือ แบบตวั ที ( T Account Form) ซ่ึงถือเป็นแบบมำตรฐำนบญั ชีแยกประเภทที่เกี่ยวขอ้ งกบั เก่ียวกบั กำรเจำ้ หน้ีและกำรจ่ำยเงิน คือ1. บญั ชีเงินสด กรณีจ่ำยเงินสด2. บญั ชีเงินฝำกธนำคำร กรณีจ่ำยชำระหน้ีดว้ ยเช็ค3. บญั ชีเจำ้ หน้ีกำรคำ้4. บญั ชีส่วนลดรับ กรณีไดป้ ฏิบตั ิตำมเงื่อนไขกำรชำระเงิน

2.3 ตรวจสอบบัญชีคุมยอดและบัญชีย่อยเจ้าหนีใ้ ห้ตรงกนั• บญั ชีคุมยอด (Control Accounts) คือ บญั ชีแยกประเภททว่ั ไป (General Ledger) ซ่ึงเป็ นบญั ชีรวมยอดเจ้าหนีข้ องกจิ การท้งั หมด ซึ่งธุรกจิ ซื้อขาย สินค้าจะมีรายการซื้อขายสินค้าทเี่ ป็ นเงนิ สดและเป็ นเงนิ เช่ือจานวนมาก โดยเฉพาะในการซื้อขายสินค้าเป็ นเงนิ เชื่อจะทาให้ธุรกจิ มเี จ้าหนีก้ ารค้า ธุรกจิ จงึ ต้องเปิ ดบญั ชีแยกประเภทสาหรับเจ้าหนีก้ ารค้า• บญั ชีย่อย / บัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) คือ รายละเอยี ดของ บัญชีแยกประเภททว่ั ไปบางบญั ชี ได้แก่ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และยอดคงเหลือใน บญั ชีย่อยแต่ละรายรวมกนั จะต้องเท่ากบั ยอดคงเหลือในบญั ชีคุมยอด

2.3 ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบัญชีย่อยเจำ้ หน้ีให้ตรงกนับัญชีคุมยอด และบญั ชีแยกประเภทย่อย ในกำรซ้ือขำยสินคำ้ เป็นเงินเชื่อจะทำใหธ้ ุรกิจมีเจำ้ หน้ีกำรคำ้ มำกมำยธุรกิจจึงตอ้ งเปิ ดบญั ชีแยกประเภทสำหรับเจำ้ หน้ีกำรคำ้ แต่ละรำยเรียกวำ่ บญั ชีแยกประเภทยอ่ ย ส่วนบญั ชีเจำ้ หน้ีกำรคำ้ ซ่ึงเป็นบญั ชีรวมยอดเจำ้ หน้ีของกิจกำรท้งั หมด เรียกวำ่บญั ชีคุมยอด ธุรกิจซ้ือขำยสินคำ้ เม่ือเกิดรำยกำรเก่ียวกบั เจำ้ หน้ีจะตอ้ งผำ่ นบญั ชีแยกประเภทท้งั บญั ชีคุมยอด และบญั ชีแยกประเภทยอ่ ยเจำ้ หน้ีแต่ละรำย บญั ชีคุมยอดน้ีจะแสดงในสมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไปรวมกบั บญั ชีแยกประเภททวั่ ไปกบั บญั ชีอ่ืนๆ และยอดคงเหลือในบญั ชียอ่ ยแต่ละรำรวมกนั จะตอ้ งเท่ำกบั ยอดคงเหลือในบญั ชีคุมยอด ลกั ษณะของบญั ชียอ่ ยมีลกั ษณะเหมือนกบั บญั ชีแยกประเภททวั่ ไป บญั ชียอ่ ยจะนิยมแสดงแบบยอดคงเหลือเพรำะสำมำรถทรำบยอดคงเหลือไดท้ นั ที

2.4 ทารายงานรายละเอยี ดเจ้าหนีค้ งเหลือให้ถูกต้อง ทุกๆ สิ้นเดือนหรือสิ้นงวดบญั ชีกิจกำรควรที่จะจดั ทำรำยละเอียดเจำ้ หน้ีข้ึนเพอ่ื ใหท้ รำบวำ่ ในวนั สิ้นงวดกิจกำรมีเจำ้ หน้ีคำ้ งชำระท้งั หมดกีรำยเป็นจำนวนเท่ำใด และเป็นกำรพิสูจนค์ วำมถูกตอ้ งของบญั ชีคุมยอดและบญั ชีแยกประเภทยอ่ ย

2.4 ทารายงานรายละเอยี ดเจ้าหนีค้ งเหลือให้ถูกต้อง บริษทั ดำริยำ จำกดั รำยละเอียดเจำ้ หน้ีกำรคำ้ วนั ท่ี 31 มกรำคำ 25x1ลำดบั ท่ี ชื่อ จำนวนเงิน1 บริษทั ซนั น่ี จำกดั 140,0002 ร้ำนประสิทธ์ิ 20,000 รวม 160,000ยอดรวมของรำยละเอียดเจำ้ หน้ีจำนวน 160,000 บำท จะเท่ำกบั ยอดคงเหลือในบญั ชีเจำ้ หน้ีกำรคำ้