หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการใช้โปรแกรมตารางงาน

หน่วยท่ี 1 ความรู้เบื้องตน้ เก่ียวกบั การใช้โปรแกรมตารางคานวณสาระสาคัญ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมในกลุ่มของ Microsoft Office สำหรับเก็บข้อมูลในลักษณะของตำรำง ท่ีมีควำมสำมำรถในกำรคำนวณ และสร้ำงกรำฟจำกข้อมูลได้อย่ำงรวดเร็ว ปัจจุบันMicrosoft Excel ได้พัฒนำมำถึงรุ่งท่ีมีชื่อเรียกวำ่ Microsoft Excel 2010 ท่พี ัฒนำรูปลักษณ์หนำ้ ตำมและกำรใช้งำนโปรแกรมให้ดูง่ำย โดยมีส่วนติดต่อผู้ใช้ท่ีมีกำรรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ ให้สำมำรถเลือกใชง้ ำนได้งำ่ ยและเปน็ ระบบมำกขึ้นหัวข้อเรื่อง 1.1 ควำมรทู้ วั่ ไปเกยี่ วกับกำรใช้โปรแกรมตำรำงคำนวณ 1.2 ประเภทและชนิดของข้อมูลจุดประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม 1. อธิบำยคุณสมบัตทิ ีส่ ำคญั ของโปรแกรม Excel ได้ 2. บอกและอธิบำยหน้ำที่ สว่ นประกอบตำ่ ง ๆ ของโปรแกรมได้ 3. บอกประเภทและชนิดของข้อมลู ได้ 4. ปอ้ นข้อมูลในโปรแกรมได้ 5. ลบและแก้ไขข้อมลู ในโปรแกรมได้ 6. บันทึกขอ้ มลู กำรทำงำน เพื่อเรยี กใช้งำนครงั้ ถดั ไปได้ 7. ใช้ shortcut คยี บ์ อรด์ เพอื่ กำรพิมพ์และแกไ้ ขขอ้ มลู ได้เนอื้ หา1.1 ความรทู้ ่ัวไปเกย่ี วกับการใช้โปรแกรมตารางคานวณ โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหน่ึง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรมMS Excel มีชื่อเสียงในด้ำน กำรคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และกำรทำบัญชี ต่ำง ๆ กำรทำงำนของโปรแกรม ใช้ตำรำงตำมแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเรำเรียกโปรแกรมในลักษณะนวี้ ำ่ เปน็ Spread Sheet ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ที่ประกอบไปด้วยหน้ำ หลำย ๆ หน้ำ ไฟล์ของExcel เรียกว่ำเป็นสมุดงำน (Workbook) และในแต่ละหน้ำ เรียกว่ำ เป็น แผ่นงำน (Worksheet) ใน

แต่ละแผ่นงำน จะแบ่งออกเป็นตำรำง ซ่ึงประกอบไปด้วย ช่องตำรำง จำนวนมำก ซึ่งเรียกว่ำ เซลล์(Cell) เซลลค์ ือสว่ นตดั กันของแถวและคอลมั น์ ใน แผ่นงำนหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวท้ังหมด1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ทั้งหมด จำนวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงชื่อตำมตัวอักษรภำษำอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงำนหน่ึง ๆ จะมีแผ่นงำนได้จำนวนมำก ข้ึนอย่กู บั หนว่ ยควำมจำท่มี ีอย่ใู นเครอื่ งคอมพวิ เตอร์ ในแต่ละช่องตำรำง หรอื Cell จะบรรจุขอ้ มลู ต่ำง ๆ เรำพิมพ์ขอ้ มูลลงในชอ่ งตำรำง แต่ละช่องl เชน่ พิมพ์ข้อควำม พมิ พ์ตวั เลข เป็นต้น เมื่อเวลำจะอ้ำงองิ ถึงขอ้ มูล เรำก็อำ้ งอิงถึง ช่องตำรำง โดยกำรระบุ คอลัมน์และแถว เชน่ B4 หมำยถงึ ชอ่ งตำรำงท่ตี รงกับ คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดงั ภำพส่วนประกอบของ หนา้ ต่าง Excel 2010 หน้ำตำ่ งของ Excel 2010 มสี ว่ นประกอบหลกั ท่คี วรรจู้ ัก ดังน้ี

สว่ นบนของหน้ำต่ำงคอื แถบริบบิน้ ซงึ่ ประกอบไปดว้ ย แท็บต่ำง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่หน้ำแรก แทรก เค้ำโครงหน้ำกระดำษ สูตร ขอ้ มูล ตรวจทำน และมมุ มอง และในแต่ละแท็บ จะประกอบไปดว้ ยกลมุ่ ต่ำง ๆ ซ่งึ จะมีคำส่ังที่มักจะใช้ดว้ ยกัน รวมอยใู่ นกลุม่ เดยี วกัน ดงั ภำพ  แฟ้ม แทบ็ แฟม้ เป็นแท็บพเิ ศษไมถ่ อื เป็นแถบบนริบบน้ิ เพรำะใช้จดั กำรเกี่ยวกบั ไฟล์ หรือแฟ้ม เชน่ กำรเปิด-ปิดไฟล์ กำรสรำ้ งไฟล์ใหม่ กำรบนั ทึกไฟล์ ตลอดจนกำรต้งั ค่ำตวั เลอื กต่ำง ๆ เป็น ตน้  หน้าแรก เป็นแท็บท่ีรวมลกั ษณะกำรใชง้ ำนทั่ว ๆ ไป เช่น กำรคดั ลอก กำรวำง กำรกำหนด ตวั อกั ษร กำรจัดรูปแบบ กำรกรองขอ้ มูล ตลอดจนกำรค้นหำข้อมลู เป็นตน้  แทรก เปน็ แทบ็ สำหรับแทรก ตำรำง ภำพ รปู ร่ำงอตั โนมตั ิ อักษรศลิ ป์ สัญลักษณ์ กำร เช่ือมโยง เปน็ ต้น  เคา้ โครงหน้ากระดาษ เป็นแทบ็ สำหรับกำรตงั้ ค่ำกระดำษเพอื่ พมิ พอ์ อกทำงเครื่องพมิ พ์ เช่น ตัง้ ระยะขอบกระดำษ กำหนดขนำดกระดำษ พมิ พ์แนวตั้งหรอื แนวนอน เป็นตน้  สตู ร ใช้แทบ็ นี้เม่ือตอ้ งกำรคำนวณคำ่ ต่ำง ๆ เช่น กำรรวม กำรเรยี กใช้สูตรของ Excel เป็นตน้  ข้อมลู แทบ็ นี้ใช้สำหรับกำรรบั ขอ้ มูลจำกภำยนอกเพ่อื มำวิเครำะหใ์ น Excel เชน่ นำขอ้ มลู จำก ฐำนขอ้ มลู Access เปน็ ต้น นอกจำกนี้ ยังใช้สำหรับกำรจัดกำรกบั ขอ้ มูลจำนวนมำก ๆ เช่น กำรเรียงขอ้ มลู กำรกรองขอ้ มลู กำรจัดกล่มุ ขอ้ มูล เปน็ ต้น  ตรวจทาน เป็นแทบ็ หรบั กำรตรวจตวั สะกดกำรนั ต์ ตลอดจนกำรจดั กำรเกย่ี วกับแผ่นงำน เช่น กำรป้องกันกำรแกไ้ ขข้อมูลบนแผ่นงำน เป็นต้น  มมุ มอง เป็นแทบ็ สำหรบั แสดงแผน่ งำนในมมุ มองต่ำง ๆ เช่น แบบปกติ แบบเต็มหน้ำ กำหนดให้มีหรือไม่มีเสน้ ตำรำง ย่อ/ขยำย ตลอดจนกำรแบ่งหน้ำต่ำงออกเปน็ ส่วน ๆ เป็นตน้1.2 ประเภทและชนดิ ของขอ้ มลู 1.2.1 ประเภทของข้อมลู ข้อมลู ทใี่ ช้ในโปรแกรมตำรำงคำนวณ แบ่งออกเปน็ ๒ ประเภทดังน้ี

1) ประเภทค่ำคงที่ (Constant) เป็นข้อมูลทไี่ มส่ ำมำรถเปลีย่ นแปลงได้ ประกอบด้วยขอ้ มลู ที่เปน็ ตวั เลข ตัวอักษร ตรรกศำสตร์ เวลำ วันที่ เปน็ ตน้ 2) ประเภทสูตรกำรคำนวณ (Formula) เปน็ ขอ้ มูลท่ใี ชค้ ำนวณเพ่ือหำผลลัพธ์ของกำรคำนวณ จะเป็นสูตรหรอื ฟงั ก์ชั่นทำงคณติ ศำสตร์หรือสตู รที่เขียนขน้ึ เองกไ็ ด้ 1.2.2 ชนดิ ของขอ้ มูล ขอ้ มูลท่ีต้องกำรใส่ในเซลลข์ องโปรแกรม Microsoft Excel มีดังนี้ 1) ขอ้ มลู ประเภทขอ้ ความ (Text) หมำยถึง ข้อมลู ทไ่ี ม่นำมำคำนวณ อำจเปน็ตวั อักษร ตัวเลข เคร่ืองหมำย กำรใสข่ อ้ มูลทม่ี คี วำมยำวมำกกว่ำควำมกวำ้ งของเซลล์ขอ้ ควำมนัน้ จะถกูแสดงตอ่ ไปในเซลล์ท่อี ยูท่ ำงขวำมือ ตรำบใดทเ่ี ซลลท์ ำงขวำมือนัน้ ยงั ไม่มขี ้อมูล ขอ้ มูลชนดิ นจ้ี ะถูกจัดให้อยู่ชดิ ซำ้ ยของเซลล์เสมอ 2) ขอ้ มลู ประเภทตัวเลข (Numeric) ขอ้ มูลทน่ี ำมำคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชดิขวำ และไม่สำมำรถแสดงผลเกินควำมกว้ำงของเซลล์ได้ ถำ้ ควำมกว้ำงของเซลล์ไมพ่ อจะปรำกฏเครือ่ งหมำย ####### กำรแก้ไขโดยขยำยควำมกว้ำงของเซลล์ออกไป 3) ขอ้ มูลประเภทวันที่ (Date) หมำยถงึ ข้อมูลท่ีประกอบดว้ ยวนั ทีแ่ ละเดอื น เดอื นและปี หรอื วนั ที่ เดือนและปี โดยเดอื นสำมำรถกำหนดได้ทั้งแบบตวั เลข หรอื ตวั อักษร ขอ้ มลู ชนิดนี้นำไปคำนวณได้ 4) ขอ้ มูลประเภทเวลา (Time) หมำยถึงข้อมลู ท่ีประกอบดว้ ยชั่วโมงและนำที โดยมีเครอื่ งหมำย : ขอ้ มูลชนิดนส้ี ำมำรถนำไปคำนวณได้ 5) ข้อมลู ประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทน้คี ือสมกำรคณติ ศำสตร์ จะต้องใชเ้ ครื่องหมำยเท่ำกบั (=) นำหน้ำ 1.2.3 การปอ้ น แกไ่ ข และบนั ทกึ ขอ้ มูลลงในเซลล์ ขอ้ มลู ในเซลล์ มที ัง้ ตวั เลขและตัวอกั ษร ตัวเลขสำมำรถนำไปคำนวณคำ่ ต่ำง ๆ ได้โดยกำรระบุตำแหนง่ ของตวั เลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวำของเซลล์ สำหรบั ขอ้ ควำมหรอื ตัวอกั ษร จะจดั ชดิ ซ้ำยในกรณที ีม่ ีทัง้ ข้อควำมและตวั เลขภำยในเซลล์เดยี วกนั Excel จะถอื วำ่ เป็นขอ้ ควำม ไมส่ ำมำรถนำไปคำนวณได้ ดงั นน้ั ถ้ำต้องกำรนำตัวเลขไปคำนวณ ตอ้ งพมิ พ์ตวั เลขนั้น ๆ ในเซลล์ของตัวเอง และอำ้ งถงึในกำรคำนวณ 1. กำรป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดงั นี้ 1. นำเคอร์เซอรไ์ ปท่ี cell A1 แล้วคลกิ 1 คร้ัง

2. พิมพ์คำว่ำ วรำวรรณ ในชอ่ ง A1 3. ถำ้ พิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพ่อื ลบทีละตัวอักษร และพมิ พ์ใหม่ 4. พิมพ์เสร็จแล้ว กดปมุ่ Enter 2. การลบข้อมูล กำรลบข้อมูลจะทำใหข้ ้อมลู น้ันหำยไป และข้อมลู ท่อี ยู่ในเซลลอ์ ื่นมำแทนที่ดงั ตัวอยำ่ งตอ่ ไปน้ี 1. พมิ พข์ ้อมูลตำมตวั อย่ำงต่อไปนี้ 2. คลกิ เลือก เซลล์ A2 3. บนแถบไปท่ีแท็บหนำ้ แรก -> กลมุ่ เซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดงั ภำพ 4. ข้อมูลจะปรำกฏ ดังน้ี

5. จะเห็นว่ำ ชือ่ สมศกั ดห์ิ ำยไป และขอ้ มูลเลื่อนข้ึนมำแทนท่ี (ถำ้ สังเกตให้ดี จะเห็นวำ่ ข้อมูลเกดิ กำรผดิ พลำด ข้อมูลเดมิ วศิ นุ อำยุ 30 เมือ่ ลบสมศกั ด์ิออกไป ทำให้ข้อมลู เลอื่ นในเซลล์ข้ำงล่ำงขึ้นมำแทนท)ี่ 3. การล้างขอ้ มลู 1. พมิ พ์ข้อมลู ตำมตัวอย่ำงต่อไปนี้ 2. คลกิ เลอื ก เซลล์ A2 3. บนแถบไปทแ่ี ท็บหน้ำแรก -> กลุ่มเซลล์ คลิกปุม่ ล้ำง ดงั ภำพ 4. คลกิ ล้ำงทง้ั หมด จะได้ผลดงั นี้

4. การคัดลอกและการวางข้อมูล 1. พมิ พข์ อ้ มลู ในเซลลต์ ำมตำแหน่งดงั ภำพ 2. ใชเ้ มำส์ลำกตง้ั แต่ A1 ถงึ D4 (A1:D4) เพ่ือกำหนดบริเวณทีต่ อ้ งกำรคัดลอก (หรอืคลกิ เมำส์ภำยในบรเิ วณขอ้ มลู แล้วกด Ctrl + * กไ็ ด)้ 3. ท่ีแท็บหน้ำแรก กลุ่มคลปิ บอร์ด คลกิ ปมุ่ คำสั่ง คดั ลอก 4. จะเกิดเส้นประ เหมอื นมดเดินรอบ ๆ บริเวณท่เี ลอื ก 5. นำเมำส์ไปวำงบริเวณทตี่ อ้ งกำรวำงส่วนท่คี ัดลอกน้ี เช่น B6 6. แท็บหนำ้ แรก กล่มุ คลิปบอรด์ คลกิ ปุ่มคำส่ัง วำง 7. ขอ้ ควำมที่คัดลอกจะมำปรำกฏ ดังภำพ

ป่มุ Ctrl 8. สงั เกตุดูที่มมุ ลำ่ งด้ำนขวำ จะเห็นมีปุม่ ทำงลัด (Shortcut) ให้คลิกทลี่ กู ศร หรอื กด 9. จะเกิดตวั เลอื กในกำรวำงอีกหลำยลกั ษณะ ดังน้ี วาง เปน็ กำรวำงแบบปกติ ถำ้ ขอ้ มูลที่คัดลอกเป็นสูตรจะคดั ลอกสตู รและมกี ำรปรับปรงุ กำร อำ้ งองิ ตำมลกั ษณะของสตู รนั้น นอกจำกนนั้ ยังมีตวั เลอื กอ่ืนเชน่ วำงโดยไม่มเี สน้ ตำรำง หรอื วำงแบบสลบั แถวและคอลมั น์ เป็นตน้ วางค่า เป็นกำรคดั ลอกและวำงสง่ิ ทีเ่ หน็ ปรำกฏในเซลลน์ ้ัน ๆ ถำ้ เซลลน์ ัน้ มสี ตู ร Excel จะตดั สูตรออกไป เหมือนกำรพิมพ์ปอ้ นข้อควำมตำมปกติ ตัวเลอื กการวางอืน่ ๆ สำมำรถวำงแบบเช่ือมโยง หรือ วำงเปน็ ภำพ เพอ่ื นำไปใช้เปน็ กรำฟิก ประกอบโปรแกรมอน่ื หรือเพอ่ื กำรนำเสนองำน เป็นต้น

5. การยา้ ยขอ้ มูล กำรย้ำยข้อมลู ในกรณที จ่ี ะยำ้ ยข้อมูล ให้ลำกแถบสวำ่ งให้ครอบคลมุบริเวณท่ตี อ้ งกำรยำ้ ยเสยี ก่อน จำกนั้น จงึ ใชเ้ มำส์คลกิ ท่ขี อบ แลว้ ลำกไปยังตำแนง่ ทต่ี อ้ งกำร ตัวอย่าง ทเ่ี ซลล์ B2 ถงึ B5 (B2:B5) มีชือ่ 4 ชอ่ื ต้องกำรย้ำยขอ้ มลู น้ี ไปยังตำแหน่ง C2 ถงึC5 ทำไดด้ งั น้ี 1. เลือกบรเิ วณข้อมลู ทตี่ ้องกำรย้ำย โดยใชเ้ มำส์คลิกทีต่ ำแหนง่ B2 คลิกเมำส์คำ้ งไว้แล้วลำกลงมำท่ตี ำแหนง่ B5 แลว้ ปล่อยเมำส์ 2. นำเคอรเ์ ซอรไ์ ปวำงทเ่ี สน้ ขอบ จะเหน็ เคอร์เซอร์เปลย่ี นรปู เป็นลกู ศร ส่ที ิศทำงแสดงวำ่ เคล่ือนยำ้ ยได้ 3. กดเมำสค์ ำ้ งไว้ แล้วลำกไปทต่ี ำแหนง่ ทีต่ อ้ งกำรยำ้ ย ในทน่ี ้คี อื คอลัมน์ C ขอให้สงั เกต กรอบส่เี หลี่ยม ซงึ่ จะเปน็ บรเิ วณท่ีข้อมูลท่ีถกู ยำ้ ยจะมำปรำกฎ

4. ปลอ่ ยเมำส์ ขอ้ มูลจะถกู ยำ้ ยตำมที่ตอ้ งกำร 6. การปรับความกวา้ งของคอลัมน์ การปรบั ความกว้างคอลมั นเ์ ดยี ว ในกำรทำงำนกับ Excel มกั จะมีกำรปรับควำมกวำ้ งของคอลมั น์ใหเ้ ป็นไปตำมรูปแบบท่ีต้องกำร เชน่ แบบฟอร์ม ตำรำงต่ำง ๆ เปน็ ต้น 1. ถำ้ ต้องกำรขยำยควำมกวำ้ งหรือ ลดควำมกว้ำงของคอลัมน์ แตล่ ะคอลมั น์ ใหน้ ำเคอรเ์ ซอร์ ไปวำงไว้ท่ีเสน้ ขอบ ของคอลัมน์ท่ีตอ้ งกำรขยำย เม่อื เคอร์เซอร์เปลยี่ นรปู ร่ำงเปน็ ลกู ศร 2 หวัดงั ภำพ ใหก้ ดเมำสค์ ้ำงไว้ แลว้ ลำกไปทำงซำ้ ยหรอื ทำงขวำ ไดต้ ำมตอ้ งกำร 2. ถำ้ ในกรณีท่ีข้อมูลตวั เลขในชอ่ ง Cell มีลกั ษณะ ##### แสดงว่ำ ควำมกวำ้ งของช่อง Cell นอ้ ยไป ให้นำเคอรเ์ ซอร์ไปวำงทหี่ ัวคอลมั น์ และลำกออกไป หรอื ดับเบ้ิลคลกิ ทีห่ ัวของคอลมั น์ก็ได้

3. ถำ้ ต้องกำรใหข้ ยำยควำมกวำ้ งของเซลล์ให้ครอบคลมุ ควำมยำวของข้อมูลในทกุเซลลข์ องคอลมั นน์ ั้น ๆ ใหน้ ำเคอรเ์ ซอรไ์ ปวำงทบี่ ริเวณหัวของคอลัมนแ์ ละเมอ่ื เคอร์เซอร์เปลยี่ นเป็นลกู ศรสองหวั ให้ดับเบิ้ลคลิก ดงั ภำพ 4. จะได้ควำมกว้ำงของคอลมั นท์ คี่ รอบคลมุ ควำมยำวของข้อมลู ที่มใี นคอลัมนน์ ้ัน เช่น การปรบั ความกว้างหลายคอลมั น์ ในกำรจดั ทำแบบฟอรม์ ตำรำง มกั จะต้องมกี ำรจดั ควำมกวำ้ งของคอลัมนห์ ลำยคอลมั นใ์ หเ้ ท่ำ ๆ กัน เช่น ตำรำงปฏิบัตงิ ำนล่วงเวลำ ตำรำงคะแนนนักเรยี น เป็นตน้ กำรจัดควำมกว้ำงของคอลมั นห์ ลำย ๆ คอลัมน์ มีดงั นี้ 1. เลอื กคอลัมน์ทต่ี อ้ งกำรทำใหค้ วำมกว้ำงเท่ำกนั โดยคลิกและลำกบริเวณหวัคอลัมน์

2. ปรับควำมกว้ำงของคอลมั น์ ดงั ภำพ 3. เมอ่ื ปล่อยเมำส์จะได้คอลมั นท์ ่เี ท่ำกนั ตำมท่ีเลือก 6. การปรับความสงู ของแถว กำรปรับควำมสูงของแถว ทำเช่นเดียวกับกำรปรับควำมกว้ำงของคอลัมน์ คอื นำเคอร์เซอรไ์ ปวำงไว้ทเ่ี สน้ ระหว่ำงแถวที่หัวแถว และลำกเพือ่ กำหนดควำมสูง ดงั ภำพ 7. การลบคอลัมนแ์ ละแถวเรำสำมำรถลบ คอลมั นท์ ้ังคอลัมน์ หรอื ลบแถวทั้งแถวได้ สมมตวิ ่ำต้องกำรลบ คอลมั น์ C และ D มีวิธกี ำร ดังนี้ 1. คลิกเลอื กคอลมั น์ C และ D ดังภำพ

2. ไปที่แทบ็ หนำ้ แรก กลุ่มเซลล์ และคลกิ คำสัง่ ลบ 3. จะเหน็ วำ่ ขอ้ มลู ในคอลมั น์ C และ D จะถกู ลบ และข้อมลู ถัดไปจะเขำ้ มำแทนที่ดงั ภำพ 4. จำกข้อ 1 ถำ้ ตอ้ งกำรล้ำงขอ้ มลู โดยไม่มกี ำรเล่ือนข้อมูลในคอลมั น์ถดั ไปมำแทนที่ขอ้ มูลเดิม ให้กดป่มุ Delete บนแป้นพิมพ์ จะล้ำงข้อมูลโดยไม่เลอื่ นข้อมูลมำแทนที่ ดังภำพ 5. เมอื่ ลบไปแลว้ แต่เปล่ยี นใจไมล่ บ ใหค้ ลิกทีร่ ปู บนแถบเคร่ืองมอื ดว่ น เพอ่ื ขอขอ้ มลู ท่ีลบไปแล้ว คนื มำเหมอื นเดิม 8. การแทรกคอลัมน์ และแถว บำงครัง้ เรำอำจต้องกำรเพม่ิ หรอื แทรก คอลมั น์ กส็ ำมำรถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกแยกออกไปอีก 1 คอลมั น์ กำรเพิ่มคอลมั น์ ทำดังน้ี 1. คลิกท่ีชอื่ ของคอลัมน์ จะเกิดแถบสวำ่ งยำวตลอดคอลมั น์

2. ไปที่ แท็บหนำ้ แรก กลมุ่ เซลล์ คลิกคำสั่ง แทรก 3. คลกิ 1 คร้ัง คอลัมนใ์ หม่จะแทรกเข้ำทำงขวำของคอลัมน์ทถ่ี ูกเลอื ก จำกภำพ จะสังเกตเห็นวำ่ ข้อมลู เดิมถกู ยำ้ ยไปอกี คอลัมน์ และช่ือของคอลมั น์ จะยังคงเรียงเหมอื นเดมิ 4. กำรแทรกแถวกท็ ำเช่นเดียวกนั โดยคลกิ ทหี่ วั แถวทีต่ ้องกำรแทรก และไปทแ่ี ท็บหน้ำแรก กลุ่มเซลล์ และคลกิ คำสง่ั แทรก 9. กำรบันทกึ ข้อมูล ก่อนออกจำกโปรแกรม Excel เรำต้องบนั ทกึ ขอ้ มลู ทปี่ ้อนไวใ้ นตำรำง จึงจะสำมำรถนำขอ้ มูลกลบั มำใชใ้ นคร้งั ตอ่ ไปได้อกี กำรบันทกึ ขอ้ มูลตอ้ งตงั้ ชอ่ื ไฟลข์ อ้ มูลด้วย โดยใชช้ อื่ ทสี่ ื่อควำมหมำยข้อมลูในไฟล์นัน้ เช่น “คำ่ นำ้ ค่ำไฟปี 59” เป็นตน้ กำรต้ังชอ่ื ไฟล์ข้อมูล สำมำรถทำได้โดยใช้ตวั อักษรและสญั ลกั ษณต์ ่ำง ๆ ได้ ยกเวน้ / \* < > และ I มวี ธิ กี ำรดงั น้ี 1. คลกิ ทแี่ ท็บแฟ้ม 2. คลิกที่ บันทกึ

3. ระบตุ ำแหนง่ โฟลเดอรส์ ำหรับบนั ทกึ 4. ตัง้ ช่ือไฟล์ขอ้ มลู ที่เรำตอ้ งกำรบนั ทึก 5. คลกิ บันทกึ การใช้ Keyboard shortcut ทีค่ วรทราบShortcut ความหมาย/การกระทา การพิมพแ์ ละการแกไ้ ขCtrl + Enter ออกจำกโหมดป้อนคำ่ หรือแก้ไข โดยไมเ่ ปล่ียนตำแหน่งเซลล์F2 แกไ้ ขขอ้ มูลในเซลล์Alt + Enter บังคบั ข้ึนบรรทัดใหมใ่ นเซลลเ์ ดียวกนัF12 บันทกึ เปน็Ctrl + C คดั ลอกเซลลท์ ก่ี ำลงั ถูกเลือกEsc ยกเลิกกำรคัดลอกCtrl + V วำงเซลล์ทคี่ ัดลอกCtrl + X ตดั เซลล์ที่กำลงั ถูกเลอื กCtrl + Alt + V ถำ้ มีกำรคัดลอกข้อมูลไว้แล้ว จะแสดงหน้ำตำ่ งกำรวำงแบบพิเศษ

การเลอื กเซลล์Ctrl + * เลอื กเซลลท์ ่ีตดิ กนั ท้ังหมด เช่น มีข้อมลู ในเซลล์ A1 ถงึ A20 ขณะนเ้ี คอรเ์ ซอร์อยทู่ เ่ี ซลล์ A5 ถ้ำกด Ctrl ค้ำงไวแ้ ละ กดเครือ่ งหมำย * บริเวณ A1 ถึง A20 จะถูกเลอื ก ขอ้ มลู ทไ่ี ม่ติดกับข้อมลู ชุดน้ี จะ ไมถ่ ูกเลือกCtrl + A เลอื กพืน้ ที่ทั้งหมดของชดุ ข้อมลู นั้น ๆ ถ้ำกด Ctrl + a อกี ครัง้ จะเปน็ กำรเลือกแผ่นงำนทง้ั หมดCtrl + Shift + ขยำยพื้นทกี่ ำรเลอื กเซลล์จนถงึ จดุ สิน้ สดุ ของชุดข้อมลู (ชุดขอ้ มูลคือบรเิ วณท่ีไมม่ ีเซลล์วำ่ งคั่น)ปมุ่ ลกู ศรShift + คลิก เลือกบริเวณพืน้ ที่สีเ่ หลี่ยม ต้ังแต่เซลลแ์ รกทคี่ ลิกไว้ ครอบคลมุ ถงึ บริเวณทค่ี ลิก เช่น คลิกที่เซลล์ B5 และ ไป Shift + คลกิ ท่ีเซลล์ E30 บรเิ วณทถ่ี กู เลอื กคอื B5:E30Shift + ปุ่ม ขยำยพ้ืนท่ีกำรเลือกเซลลอ์ ีก 1 เซลล์ ตำมแนวทศิ ทำงลูกศรลูกศร การเคล่ือนทีไ่ ปยังเซลลต์ ่าง ๆCtrl + G หรอื เปดิ หนำ้ ต่ำงใหพ้ มิ พ์ตำแหนง่ เซลล์ที่ตอ้ งกำรไปF5Home เล่อื นไปยังเซลล์แรกของแถวน้ันปุ่มลูกศร เลอ่ื นตำแหนง่ ไปยงั เซลล์ ซำ้ ย ขวำ บน ล่ำง ตำมแนวทศิ ทำงลกู ศรCtrl + ปุ่มลูกศร เลื่อนตำแหนง่ ไปยงั เซลล์รมิ สุดของพืน้ ที่ข้อมลู ชุดนัน้ ถ้ำไมม่ ขี อ้ มลู จะเลอ่ื นไปยังตำแหน่งบนสดุ ลำ่ งสุด ซ้ำยสุด ขวำสุด ของแผ่นงำน ตำมแนวทิศทำงลูกศรPageDown/Up เลื่อนตำแหน่งขนึ้ -ลง ครง้ั ละ 1 หนำ้ การจัดการเกย่ี วกับไฟล์Ctrl + F4 ปดิ โปรแกรมCtrl + N เปิดไฟลใ์ หม่