E-book เรื่องการทำงานกับตารางข้อมูล

หน่วยท่ี 2 การทางานกบั ตารางข้อมลูสาระสาคญั การใช้โปรแกรม Excel ให้ความสะดวกกว่าการบันทึกข้อมูลในกระดาษมาก เพราะการแก้ไขข้อมูลมีความสะดวกรวดเร็วกว่า แม้ข้อมูลในตารางจะมีปริมาณมากเท่าใดก็ตาม ในบทน้ีเราจะได้รู้จักกับวิธีแก้ไขข้อมูลในตาราง และการปรับแตช่ ีทงานเพอื่ ใชง้ านได้อย่างเหมาะสมหัวขอ้ เรอื่ ง 2.1 การทางานกบั เซลล์ 2.2 การทางานกับแผน่ งาน 2.3 การจัดรปู แบบตารางขอ้ มูลจุดประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1. เลอื กเซลลแ์ บบกลมุ่ ได้ 2. เลือกเซลลท์ ัง้ แถวหรือทง้ั คอลัมน์ได้ 3. เลือกเซลล์ท้งั ตารางได้ 4. ตงั้ ชือ่ เซลล์เพอื่ ใช้งานได้ 5. คัดลอกข้อมลู ในเซลลไ์ ด้ 6. แทรกข้อมูลในเซลลไ์ ด้ 7. ลบขอ้ มลู ในเซลลด์ ้วยวธิ ีตา่ ง ๆ ได้ 8. จัดรูปแบบข้อมลู ได้ 9. จดั รูปแบบตารางขอ้ มลู ได้ 10. การเรยี งลาดับข้อมูลได้เนื้อหา2.1 การทางานกบั เซลล์ กอ่ นการทางานกับขอ้ ความในตาราง เชน่ การคัดลอก การยา้ ย หรือแทรกข้อมูลจาเปน็ ต้องเขา้ ใจการใชง้ านส่วนประกอบภายในตารางกอ่ น เพือ่ ช่วยกาหนดเป้าหมายในการใชโ้ ปรแกรมExcel ทางานใหช้ ัดเจนว่าจะทาส่งิ ใดในตาราง จากนั้นจึงใชค้ าสง่ั หรอื ทางานกบั ขอ้ ความเหลา่ นั้นได้

2 1. การเลือกเซลล์หรอื กลุ่มเซลล์ เม่ือเราต้องการใชค้ าส่ังท่มี ผี ลกับข้อมูลในเซลล์ เช่น คาสง่ั แก้ไขข้อมูล หรอื คาสง่ั ลบข้อมูล เราจะต้องระบุเซลลห์ รือกล่มุ เซลลท์ ี่จะทางานดว้ ยก่อนใช้คาสงั่ เหล่านนั้ ซ่งึ มีหลายวธิ ดี งั ตอ่ ไปน้ี เลือกเฉพาะเซลลช์ อ่ งใดชอ่ งหน่งึ โดยคลกิ เมาส์ในเซลล์ที่ตอ้ งการ ดังภาพ เลอื กเซลล์ท้ังแถวในตาราง เปน็ การเลือกเซลลท์ กุ เซลล์ทอ่ี ยู่ในแถวเดียวกัน ทาได้โดยการคลิกเมาส์ที่หวั แถวที่ต้องการ จะมีสัญลักษณ์ลูกศร แล้วคลิกเลือกแถวนั้น จะเกิดแถบสีฟ้าแสดงว่าทั้งแถวถูกเลือกแลว้ ดังภาพ เลือกเซลล์ทั้งคอลัมน์ในตาราง การเลือกลักษณะนี้เป็นการเลือกเซลล์ทุกเซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์นั้นทาได้โดยการคลิกเมาส์ท่ีหัวคอลัมน์ท่ีต้องการ จะมีสญั ลักษณ์ลกู ศร แล้วคลกิ เลอื กคอลมั น์นั้น จะเกดิ แถบสีฟ้าแสดงวา่ ทั้งคอลมั น์ถกู เลือกแล้ว ดังภาพ เลอื กหลายเซลล์ทีอ่ ยู่ตดิ กันในตาราง เราสามารถเลอื กเซลล์ทีอ่ ย่ตู ิดกนั ในตาราง โดยระบเุ ซลล์ท่ีอยู่มมุ บนซ้ายสดุ และเซลลท์ ี่อยมู่ ุมลา่ งขวาสุด เพือ่ กาหนดขอบเขตของกลมุ่ เซลล์ เชน่ เราต้องการเลือกกล่มุ เซลล์12 เซลล์ ให้คลิกทเ่ี ซลลเ์ ร่มิ ต้น เซลล์ A1 และลากเมาสไ์ ปยังเซลล์สดุ ท้าย เซลล์ D3 จะเกดิ แถบสีฟ้าในเซลล์ท่ีเลือก ดงั ภาพ

3 Tip ถา้ นักเรยี นใชเ้ มาส์ไม่ถนัด มีวิธีทสี่ ามารถเลือกหลายเซลลท์ ี่อยูต่ ิดกนั ในตารางได้ โดยให้คลิกเมาส์ที่เซลลแ์ รก เซลล์ A1 และใหก้ ดปมุ่ <Shift> คา้ งไว้ นาเมาสค์ ลิกเซลลส์ ดุ ทา้ ยที่ตอ้ งการ เซลล์ D3 ซ่ึงจะได้ผลลพั ธเ์ หมือนกัน เลือกหลายเซลลใ์ นตารางที่ไม่ได้อยตู่ ดิ กัน บางคร้งั เซลลท์ ี่เราต้องการเลอื กไม่ไดอ้ ยู่ติดกันในตารางเช่น ต้องการเลอื กกล่มุ เซลล์ A2:D2 และ A4:D4 ให้ใช้เมาส์คลิกเลือกเซลลก์ ลมุ่ แรกก่อน และกด <Ctrl> ค้างไว้ จากน้ันใช้เมาส์คลกิ เลอื กกลมุ่ เซลลท์ ่ีสอง ดังภาพ 2. ตง้ั ช่อื เซลล์หรือกลุ่มเซลลท์ ่ีตอ้ งใช้บ่อย ถ้าเรามีเซลลห์ รอื กลุ่มเซลลท์ ตี่ อ้ งใช้บอ่ ย การเลือกเซลล์ท่ีผา่ นมาจะไม่สะดวก วธิ ที ่ีดกี วา่ คือ การต้ังช่ือเซลล์หรือกลมุ่ เซลลด์ ้วยช่ือทสี่ ื่อความหมาย และนามาใช้ในการอ้างอิง เชน่ เม่อื เราตอ้ งการอ้างองิ ขอ้ มูลวนั ท่วี างบลิ เราก็ตัง้ ชือ่ กลุ่มเซลล์นีว้ ่า “วนั ท่ีวางบลิ ” การตง้ั ชอ่ืต้องไม่มชี อ่ งวา่ งระหวา่ งชื่อ ดงั นี้ 1. คลิกเมาส์เลือกกลมุ่ เซลล์ 2. คลิกเมาส์และพมิ พ์ชือ่ กลุม่ เซลลท์ ตี่ ้องการแลว้ กด <Enter>

4 การเลอื กเซลล์หรือกลมุ่ เซลล์ท่ีตงั้ ช่อื ไว้ หลงั จากเราได้กาหนดชือ่ ให้กบั กลุม่ เซลล์ ครั้งต่อไปถ้าเราตอ้ งการเลือกกล่มุ เซลลน์ นั้ ให้คลกิ เมาส์ชอ่ื กลุ่มเซลล์จากช่องแสดงชื่อเซลล์ไดเ้ ลย ดงั นี้ 1. คลกิ เมาส์ 2. เลือกช่ือกลุ่มเซลล์ ผลลัพธจ์ ะปรากฏแถบสีฟ้าแสดงกลมุ่ เซลลท์ ่ีเลือก ดังภาพ การลบช่อื กลุ่มเซลลท์ ีต่ ง้ั ถา้ เราต้องการยกเลิกการตงั้ ช่อื กลุ่มเซลล์ทต่ี ้งั ไปแลว้ ให้เลอื กแท็บสูตร(Formulas) คลกิ ปมุ่ ตวั จดั การชอ่ื (Name Manager) แล้วคลกิ เลอื กชื่อเชลลท์ ตี่ อ้ งการลบ คลิกเมาส์ปมุ่ ลบ(Delete) ดังน้ี  คลกิ แทบ็ สูตร  คลิกปมุ่ ตัวจัดการซ่ือ  คลิกลบ  คลกิ เลือกช่อื กลุ่มเซลล์ท่ี ตอ้ งการลบ

52.2 การทางานกับแผน่ งาน 1. เลอื กใช้แผน่ งานที่ต้องการ เม่อื เข้าสู่โปรแกรม Excel เราจะใช้ แผ่นงานแรกท่ีมชี อ่ื ว่า Sheetก่อน เราสามารถเปลยี่ นแผน่ งานท่ใี ช้ได้โดยคลิกเมาสเ์ ลอื กแทบ็ แผน่ งานท่ีมีชื่อ Worksheet ได้ ดงั น้ี  คลกิ เลอื กแผ่นงานท่ีต้องการ แผ่นงานท่ีเลอื กจะ เป็นสขี าว แสดงว่าตอนน้กี าลงั ใช้งานแผ่นงานนอ้ี ยู่ แผน่ งานท่กี าลงั เปดิ ใช้งานTip เราสามารถสลับแผ่นงานท่ีใชง้ านอยู่ โดยกดปุ่มต่อไปน้แี ทนการใชเ้ มาส์  <Ctrl+<Page Up> เพือ่ สลบั ไปใช้แผ่นงาน แผ่นทางขวาจากแผน่ งานทีใ่ ช้อยู่  <Ctrl+<Page Down> เพ่ือสลบั ไปใช้แผน่ งาน แผน่ ทางซ้ายจากแผน่ งานทใ่ี ชอ้ ยู่ของเรา แ2ล.ะทตาง้ั ใชห่ือก้ แาผรเน่ รงยี ากนใช้ขเรอ้ ามคูลวใรนเปแผลน่ีย่ นงาชน่อื นแน้ัผคสน่ ะลงดิกานวเลกใือหยก้ส่งิ แขอผึน้ด่นคเงลชา้อน่ นงจทกาต่ีับกอ้เขดงอ้ ิมกมาูลแรทผแ่นี่จผดัง่นาเกนง็บาชนื่อเทพSเ่ี ่อืลhชอืe่วกeยจtเ1ะตอืเรนาคจวะามจา เป็นสีขาว แสดงวา่ ตอนนก้ี าลังใช้งานแผ่นงานนีอ้ ยู่เปลีย่ นชื่อเปน็ มกราคม ดังน้ี ดบั เบลิ้ คลกิ แท็บชตี ของแผน่ งาน  พิมพช์ ่อื ใหม่แล้วกด Enter ทเี่ ราตอ้ งการตั้งชื่อใหม่

6 3. ลบแผ่นงานท่ไี มต่ อ้ งการ เราควรลบแผ่นงานท่ไี มใ่ ชอ้ อกจากสมุดงานเพราะนอกจากจะทาให้ตอ้ งใช้พนื้ ทสี่ าหรบั บันทกึ ขอ้ มูลมากขน้ึ แลว้ ยงั ทาให้งานของเราดูไม่เปน็ ระเบียบเรียบร้อย เพราะมีแผน่ งานท่ีไม่ตอ้ งการเยอะไปหมด ทาได้ดงั น้ี  คลิกเลอื กคาสั่ง ลบ  คลกิ ขวาทแ่ี ทบ็ ของแผน่ งานทต่ี ้องการลบ Note ขอให้ใช้ความระมดั ระวงั เป็นพเิ ศษเม่อื ส่งั ลบแผ่นงาน เพราะในกรณนี เ้ี ราไมส่ ามารถใช้คาสั่งUndo (เลิกทา) นาข้อมลู ทีถ่ ูกลบไปกลบั มาได้ หากสั่งลบผดิ 4. การเพ่มิ แผ่นงาน เราสามารถเพ่ิมแผน่ งานใหม่ไวท้ างซ้ายของแผ่นงานทเี่ ราเลือก ดังนี้ คลิกขวาที่แท็บของแผ่นงาน  เลอื กแผน่ งาน แลว้ คลกิ ตกลง แลว้ เลอื กแทรก เกิดแผ่นงานใหม่

7 วิธีลดั ในการเพ่ิมแผ่นงาน ทาได้โดยการคลิกเมาส์ทแี่ ท็บ (Insert Worksheet) หรอื กดคยี ์<Shift>+<F11> จะเกิดแผ่นงานใหมท่ างดา้ นขวาสุด ดังนี้คลิกเมาส์เพ่อื เพิ่มแผ่นงาน เกดิ แผน่ งานใหม่ 5. การกาหนดสใี ห้กบั แท็บของแผ่นงาน การใส่สีให้กับแท็บของแผน่ งานจะช่วยแยกแยะแทบ็ ของแต่ละแผน่ งานได้งา่ ยข้ึน เราอาจกาหนดสีให้กับชีตงานท่ตี า่ งกัน โดยสามารถทาไดต้ ามขัน้ ตอนดังน้ี  เลอื กสีให้กับแท็บ  คลิกขวาทแี่ ท็บของแผน่ งาน แลว้ เลอื กสีแทบ็ 7. การป้องกนั แผ่นงานและการยกเลิกการป้องกนั แผน่ งาน การป้องกันแผ่นงาน เปน็ การป้องกันไมใ่ ห้ผอู้ น่ื เข้ามาแก้ไขข้อมูลทีจ่ ดั เก็บไวใ้ นแผน่ งานเพื่อความปลอดภยั ของข้อมลู เมอื่ เปิดโปรแกรมตารางคานวณทุกเซลล์ของแผ่นงานจะถูกกาหนดใหม้ คี ุณสมบัติล็อกอยแู่ ลว้ แต่จะมีผลกต็ อ่ เม่อื มีการกาหนดการป้องกันแผน่ งานเทา่ นัน้ การป้องกนั แผ่นงานสามารถปฏบิ ัติได้ดังน้ี 1. เลือกแท็บตรวจทาน 2. เลือกการป้องกันแผ่นงาน

83. ใสร่ หัสการป้องกันครง้ั ที่ 14. ตกลง  5. ใสร่ หสั การปอ้ งกัน คร้งั ท่ี 2 (จะตอ้ งใชร้ หสั เหมือนครัง้ ท่ี 1)6. ตกลง  

9การยกเลิกการปอ้ งกันแผน่ งาน การยกเลกิ กเ็ พ่ือให้ทกุ คนที่ใช้แผ่นงานสามารถแกไ้ ขข้อมูลได้ปฏิบัติไดด้ ังนี้ 1. เลือกแท็บตรวจทาน 2. เลอื กยกเลิกการปอ้ งกันแผน่ งาน  3. ใส่รหสั การปอ้ งกันแผน่ งานทีก่ าหนดไว้ 4. ตกลง   8. การแบง่ หนา้ จอ เนื่องจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางทเี ราต้องการดูขอ้ มูลจากหลาย ๆ แห่งพร้อม ๆ กนั หรือ ต้องการดหู วั ตารางเพื่อทาใหก้ ารกรอกขอ้ มูลถูกตอ้ ง ดงั น้นั เราจึงมีความจาเปน็ ต้องแบ่งหนา้ จอ Excel ออกเป็นสว่ น ๆ ซ่ึงสามารถ เลอื่ น หรอื Scroll ดูไดท้ กุ ส่วน ซึง่ มวี ิธกี ารดังนี้ 1. ทม่ี มุ บนดา้ นขวาต่อจาก Scroll bar และด้านลา่ งของหน้าจอ จะมีแถบสาหรบั แบง่ หนา้ จอ ดังภาพ 2. เม่ือนาเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปล่ียนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่าสามารถลากแบง่ ได้

10 3. ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอไดด้ งั ภาพ จะเห็นวา่ สามารถเล่ือนแตล่ ะส่วนได้อย่างอิสระจากกัน ในภาพจะเหน็ วา่ คอลัมน์ B ถกู เลอ่ื นหายไป ทาให้คอลัมน์ ชือ่ -สกลุ และ ท่ีอยู่ มาอยู่ใกล้กนั ทาให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเล่ือนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทาให้สะดวกในการเปรียบเทยี บข้อมูลทีม่ คี วามยาวมาก ๆ 4. ยกเลกิ การแบง่ หนา้ จอ โดยการใช้เมาส์ลากเส้นแบง่ ไปเก็บไว้ท่ีดา้ นข้าง หรือดา้ นบน-ลา่ ง 9. การตรึงแนวหน้าจอ ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออกี อย่างหนงึ่ คือการทาใหห้ น้าจอสว่ นหน่งึ ไม่เคลอ่ื นไหว ซ่ึงตา่ งจากการแบง่ หนา้ จอ ทีห่ นา้ จอทกุ ส่วนสามารถเคล่อื นไหวได้ด้วยการใช้ Scroll bar แตก่ ารตรึงแนวหน้าจอจะทาใหส้ ว่ นที่ถูกตรึง ไมเ่ คล่ือนที่ มปี ระโยชนใ์ นการทาให้สว่ นหวั ของตารางคงที่ ในขณะทส่ี ว่ นทีเ่ ติมขอ้ มูลเคล่อื นที่ไปได้เร่อื ย ๆ การตรงึ แนวทาไดท้ ้ังแนวนอนและแนวตง้ั

11 วิธกี ารการตรงึ แนวหน้าจอ ไปทแ่ี ทบ็ มุมมอง กลุม่ หน้าตา่ ง คลกิ ตรึงแนว จะเกดิ เมนยู อ่ ยให้เลือก  ตรึงแนว จะตรึงแนว ณ ตาแหน่งของเคอเซอร์ โดยตรงึ ทั้งแนวนอนและแนวตั้ง  ตรงึ แถวบนสดุ เปน็ การตรึงแนว แนวนอนแถวบนสดุ  ตรึงคอลมั น์แรก เป็นการตรึงแนว แนวตงั้ คอลมั นแ์ รก การยกเลกิ การตรึงแนว ให้คลกิ ที่คาส่ัง ตรงึ แนว และคลกิ ยกเลกิ2.3 การจดั รูปแบบตารางขอ้ มูล 1. การจัดรปู แบบขอ้ ความ การจัดข้อความอย่างง่ายและรวดเร็วที่สุด ก็คือการใช้เครือ่ งมอื บนแถบริบบอ้ น ในกลมุ่ หน้าแรก ซ่ึงมกี ลุ่มย่อยประกอบดว้ ย แบบอักษร การจัดแนว ตวั เลข ลักษณะ เซลล์ และการแก้ไข การกาหนดรปู แบบของข้อความในเซลล์บางอยา่ ง ไม่สามารถทาได้เมือ่ อยูใ่ นสถานะปอ้ นคา หรอืแกไ้ ข ซงึ่ สังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่าง หรือลกั ษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ทีเ่ ปน็ เส้นสีดาบาง และเคอรเ์ ซอร์ทก่ี าลงั กระพรบิ พร้อมรบั การพมิ พ์ แถบแสดงสถานะแกไ้ ข

12 ลกั ษณะเคอรเ์ ซอร์กระพรบิ การออกจากสถานะป้อนคา หรือ แกไ้ ข ทาไดโ้ ดยการกดแป้น Enter หรอื กด Ctrl + Enter หรอื คลิกท่ีเครอื่ งหมายถกู หน้าแถบสูตร ก็ได้ หลักการในการกาหนดรปู แบบข้อความ คือการเปลย่ี นรปู แบบของเซลล์ ดงั นน้ั เมือ่ ต้องการเปลย่ี นลกั ษณะของข้อความ จงึ ตอ้ งเลือกเซลล์ท่ขี อ้ ความนน้ั ๆ เสียกอ่ น จากน้ันจึงกาหนดลกั ษณะให้เป็นไปตามท่ีกาหนด 2. การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร ในแท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นท่ีรวมเครื่องมือเกย่ี วกบั การกาหนดตัวอกั ษร เชน่ Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มวี ธิ ีการใชง้ าน ดงั น้ี 1. พมิ พ์ขอ้ ความในเซลลท์ ่ีตอ้ งการจัดรูปแบบ 2. กดปมุ่ Ctrl + Enter เพอื่ ออกจากสถานะปอ้ นขอ้ มลู และยังเลอื กอยเู่ ซลลเ์ ดมิ 3. บนริบบน้ิ แท็บ “หน้าแรก” กลมุ่ “แบบอักษร” ใหค้ ลกิ เลอื กรูปแบบท่ีตอ้ งการ สามารถกาหนดสี ขนาด ตวั หนา ตวั เอียง ได้ สามารถเลือกใหม้ ลี กั ษณะหลาย ๆ อย่างได้ เช่น ตวั หนาและเอียง เป็นต้น 3. การจดั แนวด้วยเครือ่ งมือบนรบิ บอน ในแทบ็ หน้าแรก มกี ลมุ่ การจดั แนวสาหรับจดั ตาแหน่งขอ้ ความ เช่นชิดบน ก่งึ กลาง ชิดลา่ ง ชิดซา้ ย ชิดขวา เปน็ ต้น ดังน้ี 1. ขยายความกว้างของแถวท่ี 1 ให้มากข้นึ โดยนาเคอร์เซอร์ไปวางไว้ท่ีเส้นระหวา่ งแถวที่ 1และที่ 2 สังเกตเห็นเคอร์เซอร์เปลย่ี นเปน็ รูปลกู ศร 2 ทางชีบ้ น-ลา่ ง แล้วกดเมาส์ค้างและลากขยายลงมาพอประมาณ 2. คลกิ ท่ีตาแหน่ง A1 และพมิ พ์คาวา่ “ทางาน” 3. กดปุ่ม Ctrl + Enter

13 4. บนแท็บหน้าแรก ไปทกี่ ลุ่มจดั แนว และลองคลิกปุม่ คาส่งั ในกลุ่มนี้ เช่น ป่มุ จดั ชิดดา้ นบนปมุ่ จดั ตรงกลาง ปุม่ กึ่งกลาง ปมุ่ การวางแนว เป็นตน้ 5. จะเห็นได้ว่ามกี ารเปล่ียนแปลงตาแหนง่ เม่ือคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กัน ตามปุ่มทค่ี ลิก เชน่ ผลการคลกิ ปุม่ จัดตรงกลางและการวางแนว มดี งั นี้ 4. การเปลยี่ นรูปแบบและลกั ษณะตัวอักษร โดยใช้ การจดั รปู แบบเซลล์ ใน Excel มหี น้าจอสาหรับจัดรปู แบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึง่ รวมการกาหนดรปู แบบหลายลักษณะไวด้ ้วยกนั ซึ่งมวี ธิ กี าร ดังน้ี 1. ท่ีตาแหน่ง A1 พิมพค์ าวา่ ราชบุรี 2. กดปมุ่ Ctrl + Enter เพ่ือเปลย่ี นสถานะจากการปอ้ นคา เป็น พรอ้ ม และจะสังเกตเหน็ วา่กรอบส่ีเหลี่ยมยงั คงอยูท่ ตี่ าแหน่ง A1 เหมือนเดิม 3. คลิกขวาที่ A1 และเลือก จัดรปู แบบเซลล์... 4. จะเกิดเมนูยอ่ ย ซ่ึงสามารถเลอื กลักษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได้

14  ตวั เลข คอื การกาหนดรปู แบบตวั เลข เช่น จะให้มีทศนยิ มกต่ี าแหน่ง จดั รูปแบบเปน็ วนั ที่ หรือสกุล เงิน เปน็ ตน้  การจัดแนว คอื การสงั่ ชดิ ซ้าย ชิดขวา หรอื จัดกง่ึ กลาง เซลล์ อกั ษรแนวต้งั แนวเอยี ง หรอื ถา้ ขอ้ ความยาวเกนิ ไปจะจดั การอย่างไร เช่น ยอ่ ให้เล็กลง หรอื ผสานเซลล์ใหค้ รอบคลมุ ข้อความทั้งหมด เปน็ ตน้  แบบอกั ษร คือ การกาหนด ชนดิ ตวั อักษร (fonts) ลักษณะ และขนาด ตลอดจนสีของตวั อักษร  เสน้ ขอบ คอื การกาหนดลักษณะเส้นขอบ ของเซลลน์ นั้ ๆ ใช้สาหรับการกาหนดเสน้ ตาราง หรือเส้น ใต้ เปน็ ต้น  การเตมิ คอื การกาหนดลวดลายพ้นื หลัง และสพี ื้นหลัง  ปอ้ งกนั คอื การกาหนดใหร้ บั หรอื ไมส่ ามารถรบั ข้อมูลได้ และสามารถกาหนดไม่ให้แสดง เซลล์ น้นั ๆ ก็ได้ ซ่ึงจะมผี ลก็ต่อเม่อื มีการป้องกันแผ่นงานไวแ้ ลว้ (โดยไปท่ี แท็บ “กล่มุ ”“ตรวจทาน” ปุ่ม “ป้องกันแผ่นงาน”) การจัดตัวหนงั สอื เอียง หลายครงั้ ที่เราต้องการพมิ พ์ตวั หนงั สือเอยี ง หรือเรยี งตามแนวตัง้ สามารถทาได้จากหน้าต่าง การจัดรปู แบบเซลล์ ของ Excel ดังนี้ 1. พิมพ์ข้อความที่ตอ้ งการ และคลกิ ขวาท่ี เซลล์ น้ัน 2. คลกิ ขวา เลอื ก จัดรปู แบบเซลล.์ .. 3. คลกิ เลือกแท็บ การจดั แนว 4. คลิกเลือ่ นทิศทางของเขม็ ในกล่มุ การวางแนว ตามองศาทต่ี อ้ งการ 5. จะได้ตัวหนังสือเอยี ง ตามต้องการ

15 การตเี ส้น การจัดทาตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการตา่ ง ๆ มักจะตอ้ งมกี ารตเี สน้ เชน่ ตเี ส้นตาราง ขดี เสน้ ใตจ้ านวนเงิน ขีดเส้น สองเสน้ ใต้จานวนเงนิ รวมทง้ั ส้นิ เปน็ ต้น สง่ิ เหล่านี้ Excel ไดอ้ านวยความสะดวกไว้ให้เรยี บร้อยแลว้ เพยี งแต่เรามาเรยี นรกู้ ารใช้งาน ก็จะใชไ้ ดส้ ะดวกรวดเร็วขึ้น การตเี ส้นขอบ 1. พมิ พ์ข้อมลู ดังภาพ 2. จากตวั อย่างน้ี ตอ้ งการขีดเสน้ ใตห้ มายเลข 30 ตาแหนง่ C3 3. ให้คลิกเลือกตาแหนง่ C3 4. บนแถบรบิ บอน ใหเ้ ลือกแท็บหน้าแรก > กล่มุ ตวั อกั ษร คลิกปมุ่ ลูกศรป่มุ เสน้ ขอบลา่ ง ดงัภาพ 5. เลอื กลกั ษณะเส้นขอบท่ีต้องการ

16 6. จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใตเ้ ลข 30 ดงั ภาพ 7. หากต้องการตีตารางครอบคลุมทั้งหมด ให้เลือกบริเวณท่ตี ้องการกอ่ น (โดยคลกิ แลว้ ลากคลุมบรเิ วณข้อมลู หรือ คลกิ ในบรเิ วณขอ้ มลู แลว้ กด Ctrl + A) แลว้ จงึ กาหนดลกั ษณะของเสน้ ตามขอ้ 5 8. ถา้ ตอ้ งการลบเส้นตาราง ให้เลอื กบรเิ วณท่ตี อ้ งการลบ และ ไปท่ีแท็บหนา้ แรก กลุ่มการแกไ้ ข คลิกเลือก ลา้ งรูปแบบ

17 การรวม เซลล์ และการจดั กึง่ กลาง บางคร้งั เราตอ้ งการให้ ขอ้ ความครอบคลมุ ไปหลายชอ่ ง เซลล์พรอ้ มท้งั จัดก่ึงกลางใหด้ ้วย เช่น ต้องการให้ช่อื เรื่อง อยกู่ ลางหนา้ กระดาษพอดี ในลกั ษณะน้ี เราต้องมีการรวมเซลล์ และจัดข้อความให้อยู่ก่ึงกลาง ซึ่งมวี ิธีการดงั ต่อไปน้ี 1. ไปท่ี ตาแหน่ง B1 2. พิมพ์คาว่า รายงานคา่ ใช้จ่ายประจาเดอื น ดงั ภาพ 3. กดปมุ่ Ctrl+Enter และเลอื กช่อง เซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ 4. ทีแ่ ถบรบิ บอน เลือกแท็บหน้าแรก กลุ่มจดั รปู แบบ และคลิกที่ ปมุ่ ผสานและจัดก่งึ กลาง ดังภาพ 5. ข้อความจะถูกรวมกัน และจดั กง่ึ กลาง

18 การจดั รูปแบบตัวเลข โดยปกติ Excel จดั เกบ็ ข้อมูลตวั เลขในเซลล์ในลกั ษณะตวั เลขแท้ ๆ ทไ่ี ม่มีรูปแบบใด ๆ ทงั้ ส้นิ ท้งั นี้ Excel จะจดั รูปแบบใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ ถ้าผู้ใชพ้ มิ พร์ ูปแบบลงในเซลล์ด้วย เช่น 5%โปรแกรม Excel จะจัดรปู แบบตัวเลขเปน็ ลกั ษณะเปอรเ์ ซน็ ต์ เราสามารถจดั รปู แบบตวั เลขทพี่ มิ พเ์ ขา้ ใน Excel ไดห้ ลายแบบ เช่น จะใหม้ ีเครื่องหมาย คอมมา่ ค่ันระหวา่ งหลักรอ้ ยและหลักพัน หรอื จะใหม้ ีทศนยิ ม 2 ตาแหน่ง ก็ได้ และยงั สามารถจัดรปู แบบอ่นื ๆ ได้อกี มากซ่ึงมวี ธิ กี าร ดังน้ี 1. พิมพต์ วั เลข 123456 ลงในช่อง D1 แล้วกด Ctrl+Enter 2. บนแถบรบิ บอน แท็บหน้าแรก กลมุ่ ตวั เลข เลือกคลิกปุม่ ตา่ ง ๆ เพือ่ จดั รูปแบบตามตอ้ งการ เช่น ป่มุ เพิม่ หรือลดตาแหน่งทศนยิ ม ปุม่ ลักษณะจุลภาค เพอ่ื กาหนดให้มีเคร่อื งหมายจลุ ภาคค่นั เป็นตน้ 3. การจัดรปู แบบเปอร์เซ็นต์ Excel จะนา 100 คูณกับค่าในเซลล์ และใส่เคร่อื งหมาย % ให้ดังนัน้ ถ้าตอ้ งการให้แสดง 7% ต้องพิมพ์ .07 และกาหนดรปู แบบเปน็ เปอร์เซ็นต์ จะได้ 7% ตามต้องการ หรืออาจจะพมิ พ์ 7% เข้าในเซลล์โดยตรง กจ็ ะไดค้ ่าเดียวกัน คอื .07 4. อีกทางเลือกหน่งึ ในการกาหนดรปู แบบใหก้ บั ตัวเลข คือ บนแท็บหน้าแรก กล่มุ ตัวเลข ให้คลิกปมุ่ ลกู ศร เพื่อคล่รี ายการตัวเลือก และเลอื กตามต้องการ 5. ในกรณีทีไ่ ม่มรี ปู แบบที่ตอ้ งการ เราสามารถกาหนดรปู แบบใหก้ ับตัวเลขได้ โดยใช้หนา้ ต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และท่ีแถบตวั เลข คลิกเลือกกาหนดเอง และสามารถเลอื ก หรือพิมพ์รปู แบบเพิ่มเตมิ ได้ เช่น จัดรูปแบบตัวเลขไทย ให้เลอื ก t#, ##0 เปน็ ต้น

19 6. จะไดผ้ ล ดงั นี้ การจัดข้อความใหข้ ึ้นบรรทัดใหมใ่ นเซลล์ การพิมพ์ตัวอกั ษรในเซลล์ บางคร้ังยาวมาก ถ้าเซลล์ถัดมามขี ้อความอยู่ กจ็ ะทาให้ขอ้ ความในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเหน็ ว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตดั ออกไป เนือ่ งจาก ช่อง เซลล์ ถดั มา มีข้อมูลอยู่ ถ้าเราต้องการดูขอ้ มูลท้ังหมดในเซลล์ เราตอ้ งจัดรปู แบบเซลล์ ใหม้ ีการขน้ึ บรรทัดใหม่ หรือ Wraptext ซ่งึ มีวิธกี ารดงั นี้ 1. หลังจากพมิ พ์ข้อความ และกด Ctrl+Enter แล้ว ให้คลกิ ขวาที่เซลล์น้ี 2. เลอื ก จัดรปู แบบเซลล์ เลือกแถบการจัดแนว คลกิ เลอื กตดั ขอ้ ความ

203. จะได้ดงั นี้ 4. วิธกี ารอีกอยา่ งหนึ่งคอื ในขณะพิมพ์ ถ้าตอ้ งการขน้ึ บรรทดั ใหมใ่ นเซลล์ ใหก้ ดป่มุ Alt คา้ งไว้ แลว้ กดปุม่ Enter (Alt+Enter) จะบงั คบั ใหข้ นึ้ บรรทดั ใหม่ให้ในเซลล์เดยี วกัน แมว้ า่ จะมกี ารขยายเซลล์ให้ยาวขึ้น ก็จะยงั คงรกั ษาบรรทดั ไว้ดงั เดมิ เช่น 5. การเรยี งขอ้ มลู ในกรณีท่ขี ้อมลู มีจานวนมาก และเป็นไปแบบสุ่ม แต่เราตอ้ งการเรยี งข้อมลู เสยีใหม่ให้เปน็ ระบบมากขน้ึ และถา้ มหี ลายคอลมั น์ Excel สามารถเรยี งขอ้ มูลได้หลายคอลมั น์ เชน่ เรยี งตามอายุถา้ อายเุ ท่ากันให้เรยี งชอ่ื ตามตัวอกั ษร เปน็ ตน้ Excel 2010 เรียงข้อมูล 4 ลกั ษณะคือ o เรียงตามคา่ o เรยี งตามสีของเซลล์ o เรยี งตามสีของตวั อักษร o เรยี งตามไอคอนของเซลล์ ในกรณที ่ีมีการจดั รปู แบบเซลล์โดยใชไ้ อคอน ลกั ษณะการเรยี ง จะเรยี งได้ 3 ลกั ษณะ คือ o เรียงจากน้อยไปหามาก จาก ก - ฮ หรือจากเลขน้อย ไปหาเลขมาก o เรยี งจากมากไปหานอ้ ย จาก ฮ – ก หรอื จากเลขมาก ไปหาเลขน้อย o เรียงแบบกาหนดเอง เชน่ เรียงตามวนั หรอื ตามรูปแบบทกี่ าหนดอย่างอน่ื การเรียงขอ้ มลู จะตอ้ งกาหนดให้เรยี งโดยยึดคอลัมน์ใดคอลมั น์หนง่ึ เป็นหลกั และขอ้ มูลในคอลัมนอ์ น่ื ๆจะต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ข้อมูลในแต่ละแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกจึงต้องเลือกให้ครอบคลุมข้อมูลทุกคอลมั น์ ทีเ่ ปน็ ข้อมลู อยู่ในชุดเดียวกนั วิธกี าร สมมติว่า ต้องการเรยี งข้อมูลข้างลา่ งน้ี ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก มีข้นั ตอน ดงั นี้

21 1. คลิกในบรเิ วณขอ้ มลู ทใ่ี ดก็ได้ ภายในขอบเขตขอ้ มูลต้งั แต่ B1 ถงึ C11 เพื่อระบขุ อบเขตของขอ้ มลู Excel จะวเิ คราะห์บรเิ วณตาราง โดยถือเอาเซลล์ทต่ี ิดต่อกัน เป็นขอ้ มูลชุดเดียวกนั ในตวั อย่างนี้คลกิ ทต่ี าแหนง่ C4 2. ไปทแ่ี ท็บ ขอ้ มลู กลุ่มเรียงลาดบั และกรอง คลกิ ปุ่มเรียงลาดบั 3. Excel จะลากดาครอบคลมุ บริเวณข้อมลู ทัง้ หมด และจะมหี นา้ จอใหต้ งั้ คา่ สาหรบั การเรียงขอ้ มูล  เพมิ่ ระดับ ถา้ มีการเรียงมากกว่า 1 คอลมั น์ ใหเ้ พ่ิมระดับ เชน่ ในตัวอยา่ ง เราจะเรยี งตาม คอลัมน์ C แต่ใน คอลมั น์ C มเี ลขซา้ กนั คอื เลข 10 ในกรณนี ้ี จะให้เรียงช่ือตามตัวอกั ษร

22ดังนั้นในตัวอยา่ งน้ี ประสาท จะมาก่อน มานะเมือ่ คลกิ เพ่ิมระดับ Excel จะเพิม่ แถวการเรียงให้ระบเุ ง่ือนไขการเรยี ง ดงั น้ี  คอลัมน์เรียงตามลาดับ ให้ระบคุ อลัมนข์ องขอ้ มูลทต่ี ้องการเรียง  เรยี งลาดบั สามารถเลือกไดแ้ ก่ เรยี งตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอนของ เซลล์ 4. ในตัวอย่างน้ี ครั้งแรกให้เรียงข้อมูลตามคอลมั น์ C เรียงตามคา่ และเรยี งจากนอ้ ยไปหามาก ต่อมาให้เรียงข้อมลู ตามคอลัมน์ B ดงั ภาพ 5. จะไดข้ อ้ มลู ดังภาพ 6. จะเหน็ ไดว้ ่า ลาดับท่ขี องขอ้ มูลจะถูกเปลีย่ นไปดว้ ย ถ้าตอ้ งการยกเลกิ การเรียง ให้กดปุ่มUndo หรอื ไปที่ Edit > Undo ถา้ ปิดแลว้ เปิดใหม่ จะไม่สามารถกลับคนื ไดอ้ ีก 6. การสร้าง SmartArt เป็นการสร้างเพอื่ นาเสนอขอ้ มลู ในรปู แบบต่าง ๆ เพื่อความสวยงามและความสะดวกในการนาเสนอข้อมลู สามารถปฏิบตั ิไดด้ ังน้ี

231. เลอื กแท็บแทรก 2. เลือก SmartArt  3. เลอื กรูปแบบ SmartArt ตามท่ตี ้องการ 4. ตกลง  5. โปรแกรมจะแสดงแทบ็ ออกแบบ และแท็บรูปแบบ 6. พิมพข์ อ้ มลู แล้วปรับแตง่ รปู แบบได้ตามตอ้ งการ  