unit1ebook

1 หนว่ ยท่ี 1 ความรูเ้ บื้องตน้ เก่ียวกบั การใช้โปรแกรมตารางคานวณสาระสาคญั Microsoft Excel เป็นโปรแกรมในกลุ่มของ Microsoft Office สำหรับเก็บข้อมูลในลักษณะของตำรำง ท่ีมีควำมสำมำรถในกำรคำนวณ และสร้ำงกรำฟจำกข้อมูลได้อย่ำงรวดเร็ว ปัจจุบันMicrosoft Excel ไดพ้ ฒั นำมำถงึ รุ่งทมี่ ีช่ือเรียกว่ำ Microsoft Excel 2010 ทพ่ี ัฒนำรูปลักษณ์หน้ำตำมและกำรใช้งำนโปรแกรมให้ดูง่ำย โดยมีส่วนติดต่อผู้ใช้ที่มีกำรรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ ให้สำมำรถเลือกใช้งำนไดง้ ่ำยและเป็นระบบมำกข้นึหวั ข้อเร่อื ง 1.1 ควำมรู้ทว่ั ไปเกยี่ วกับกำรใชโ้ ปรแกรมตำรำงคำนวณ 1.2 ประเภทและชนดิ ของขอ้ มูลจดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤตกิ รรม 1. อธิบำยคณุ สมบัติทส่ี ำคญั ของโปรแกรม Excel ได้ 2. บอกและอธิบำยหน้ำที่ ส่วนประกอบตำ่ ง ๆ ของโปรแกรมได้ 3. บอกประเภทและชนดิ ของข้อมลู ได้ 4. ป้อนข้อมูลในโปรแกรมได้ 5. ลบและแกไ้ ขขอ้ มูลในโปรแกรมได้ 6. บนั ทกึ ข้อมูลกำรทำงำน เพือ่ เรยี กใช้งำนครงั้ ถัดไปได้ 7. ใช้ shortcut คยี บ์ อร์ดเพื่อกำรพิมพแ์ ละแกไ้ ขข้อมลู ได้เนอ้ื หา1.1 ความรู้ทว่ั ไปเกีย่ วกบั การใชโ้ ปรแกรมตารางคานวณ โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ท่ีจัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรมMS Excel มีช่ือเสียงในด้ำน กำรคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และกำรทำบัญชี ต่ำง ๆ กำรทำงำนของโปรแกรม ใช้ตำรำงตำมแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซ่ึงเรำเรียกโปรแกรมในลกั ษณะน้ีวำ่ เปน็ Spread Sheet ไฟล์ของ Excel เปรียบเสมือนหนังสือ 1 เล่ม ท่ีประกอบไปด้วยหน้ำ หลำย ๆ หน้ำ ไฟล์ของExcel เรียกว่ำเป็นสมุดงำน (Workbook) และในแต่ละหน้ำ เรียกว่ำ เป็น แผ่นงำน (Worksheet) ใน

2แต่ละแผ่นงำน จะแบ่งออกเป็นตำรำง ซ่ึงประกอบไปด้วย ช่องตำรำง จำนวนมำก ซ่ึงเรียกว่ำ เซลล์(Cell) เซลล์คือส่วนตัดกันของแถวและคอลัมน์ ใน แผ่นงำนหนึ่ง ๆ ของ Excel 2010 จะมีแถวท้ังหมด1,048,576 แถว และ จะมี คอลัมน์ท้ังหมด จำนวน 16,384 คอลัมน์ โดยเรียงช่ือตำมตัวอักษรภำษำอังกฤษ ตั้งแต่ A จนถึง Z และ ต่อด้วย AA จนถึง AZ, BA จนถึง BZ ไปจนถึง XFD และในสมุดงำนหนง่ึ ๆ จะมแี ผน่ งำนได้จำนวนมำก ขึน้ อยู่กับหน่วยควำมจำทม่ี ีอย่ใู นเครื่องคอมพิวเตอร์ ในแต่ละชอ่ งตำรำง หรอื Cell จะบรรจุข้อมูลตำ่ ง ๆ เรำพมิ พข์ อ้ มลู ลงในช่องตำรำง แต่ละช่องlเช่นพิมพ์ข้อควำม พิมพ์ตัวเลข เป็นต้น เม่ือเวลำจะอ้ำงองิ ถึงข้อมูล เรำก็อ้ำงอิงถึง ช่องตำรำง โดยกำรระบุ คอลมั น์และแถว เช่น B4 หมำยถึงชอ่ งตำรำงท่ตี รงกบั คอลัมน์ B และ แถวที่ 4 ดังภำพส่วนประกอบของ หน้าตา่ ง Excel 2010 หนำ้ ตำ่ งของ Excel 2010 มีสว่ นประกอบหลกั ทคี่ วรรจู้ กั ดงั นี้

3สว่ นบนของหนำ้ ตำ่ งคอื แถบริบบนิ้ ซึง่ ประกอบไปดว้ ย แท็บต่ำง ๆ โดยปกติจะมี จำนวน 7 แท็บ ได้แก่หน้ำแรก แทรก เค้ำโครงหน้ำกระดำษ สตู ร ขอ้ มูล ตรวจทำน และมุมมอง และในแต่ละแทบ็ จะประกอบไปด้วยกลมุ่ ต่ำง ๆ ซึ่งจะมีคำสง่ั ทม่ี กั จะใช้ด้วยกนั รวมอยใู่ นกลมุ่ เดยี วกนั ดังภำพ  แฟ้ม แท็บแฟม้ เปน็ แท็บพิเศษไม่ถือเป็นแถบบนรบิ บ้ินเพรำะใชจ้ ดั กำรเกี่ยวกับไฟล์ หรือแฟ้ม เชน่ กำรเปิด-ปดิ ไฟล์ กำรสร้ำงไฟล์ใหม่ กำรบนั ทึกไฟล์ ตลอดจนกำรต้ังคำ่ ตัวเลอื กต่ำง ๆ เปน็ ตน้  หน้าแรก เปน็ แทบ็ ทร่ี วมลักษณะกำรใชง้ ำนทัว่ ๆ ไป เช่น กำรคัดลอก กำรวำง กำรกำหนด ตัวอักษร กำรจัดรปู แบบ กำรกรองขอ้ มูล ตลอดจนกำรคน้ หำข้อมลู เป็นต้น  แทรก เป็นแท็บสำหรบั แทรก ตำรำง ภำพ รปู ร่ำงอตั โนมตั ิ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ กำร เชื่อมโยง เป็นตน้  เค้าโครงหนา้ กระดาษ เป็นแทบ็ สำหรบั กำรตั้งคำ่ กระดำษเพือ่ พมิ พอ์ อกทำงเครือ่ งพิมพ์ เช่น ต้ังระยะขอบกระดำษ กำหนดขนำดกระดำษ พมิ พแ์ นวต้ังหรือแนวนอน เปน็ ต้น  สตู ร ใชแ้ ทบ็ นี้เมอ่ื ต้องกำรคำนวณคำ่ ต่ำง ๆ เชน่ กำรรวม กำรเรียกใชส้ ูตรของ Excel เป็นตน้  ขอ้ มลู แท็บนใ้ี ช้สำหรับกำรรบั ข้อมลู จำกภำยนอกเพ่อื มำวเิ ครำะหใ์ น Excel เช่น นำข้อมลู จำก ฐำนข้อมลู Access เป็นต้น นอกจำกน้ี ยงั ใชส้ ำหรับกำรจัดกำรกบั ข้อมูลจำนวนมำก ๆ เช่น กำรเรยี งข้อมลู กำรกรองข้อมลู กำรจดั กลุม่ ข้อมลู เปน็ ต้น  ตรวจทาน เปน็ แทบ็ หรบั กำรตรวจตัวสะกดกำรันต์ ตลอดจนกำรจดั กำรเกยี่ วกบั แผน่ งำน เชน่ กำรปอ้ งกนั กำรแกไ้ ขข้อมูลบนแผน่ งำน เป็นตน้  มุมมอง เป็นแท็บสำหรบั แสดงแผ่นงำนในมมุ มองต่ำง ๆ เชน่ แบบปกติ แบบเต็มหนำ้ กำหนดใหม้ ีหรือไม่มเี สน้ ตำรำง ยอ่ /ขยำย ตลอดจนกำรแบง่ หน้ำต่ำงออกเปน็ สว่ น ๆ เปน็ ตน้1.2 ประเภทและชนดิ ของขอ้ มลู 1.2.1 ประเภทของขอ้ มูล ข้อมลู ทใ่ี ช้ในโปรแกรมตำรำงคำนวณ แบ่งออกเปน็ ๒ ประเภทดงั น้ี

4 1) ประเภทค่ำคงท่ี (Constant) เปน็ ขอ้ มูลทไ่ี ม่สำมำรถเปลย่ี นแปลงได้ ประกอบดว้ ยข้อมลู ที่เป็นตัวเลข ตวั อกั ษร ตรรกศำสตร์ เวลำ วันที่ เป็นต้น 2) ประเภทสูตรกำรคำนวณ (Formula) เป็นข้อมลู ทีใ่ ช้คำนวณเพ่อื หำผลลัพธข์ องกำรคำนวณ จะเปน็ สูตรหรอื ฟงั ก์ชั่นทำงคณติ ศำสตร์หรอื สตู รทีเ่ ขียนขน้ึ เองกไ็ ด้ 1.2.2 ชนดิ ของขอ้ มลู ข้อมูลที่ตอ้ งกำรใส่ในเซลล์ของโปรแกรม Microsoft Excel มดี งั นี้ 1) ข้อมลู ประเภทขอ้ ความ (Text) หมำยถึง ข้อมูลที่ไมน่ ำมำคำนวณ อำจเป็นตวั อักษร ตัวเลข เคร่ืองหมำย กำรใส่ข้อมูลทีม่ คี วำมยำวมำกกว่ำควำมกวำ้ งของเซลลข์ อ้ ควำมนน้ั จะถกูแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยทู่ ำงขวำมอื ตรำบใดทเี่ ซลลท์ ำงขวำมอื นน้ั ยังไมม่ ขี ้อมูล ขอ้ มูลชนิดนีจ้ ะถกู จัดให้อยู่ชดิ ซ้ำยของเซลล์เสมอ 2) ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ขอ้ มลู ทน่ี ำมำคำนวณได้ ข้อมูลจะอยชู่ ิดขวำ และไมส่ ำมำรถแสดงผลเกนิ ควำมกวำ้ งของเซลลไ์ ด้ ถำ้ ควำมกว้ำงของเซลลไ์ มพ่ อจะปรำกฏเคร่อื งหมำย ####### กำรแก้ไขโดยขยำยควำมกว้ำงของเซลล์ออกไป 3) ข้อมลู ประเภทวนั ที่ (Date) หมำยถงึ ข้อมูลท่ีประกอบดว้ ยวนั ทแี่ ละเดือน เดอื นและปี หรอื วันท่ี เดือนและปี โดยเดอื นสำมำรถกำหนดไดท้ ้งั แบบตวั เลข หรอื ตวั อกั ษร ขอ้ มลู ชนดิ น้ีนำไปคำนวณได้ 4) ขอ้ มลู ประเภทเวลา (Time) หมำยถึงขอ้ มลู ท่ปี ระกอบดว้ ยช่ัวโมงและนำที โดยมีเครอ่ื งหมำย : ข้อมลู ชนดิ นี้สำมำรถนำไปคำนวณได้ 5) ขอ้ มลู ประเภทสตู ร (Formular) ขอ้ มลู ประเภทนี้คือสมกำรคณิตศำสตร์ จะตอ้ งใช้เคร่อื งหมำยเทำ่ กบั (=) นำหน้ำ 1.2.3 การปอ้ น แก่ไข และบนั ทกึ ขอ้ มลู ลงในเซลล์ ขอ้ มลู ในเซลล์ มีท้งั ตัวเลขและตวั อกั ษร ตัวเลขสำมำรถนำไปคำนวณค่ำต่ำง ๆ ไดโ้ ดยกำรระบุตำแหนง่ ของตัวเลข โดยปกตติ ัวเลขจะจัดชดิ ขวำของเซลล์ สำหรับขอ้ ควำมหรือตวั อักษร จะจดั ชิดซ้ำยในกรณที ่มี ีท้ังข้อควำมและตวั เลขภำยในเซลล์เดยี วกนั Excel จะถือว่ำเป็นข้อควำม ไมส่ ำมำรถนำไปคำนวณได้ ดังนนั้ ถำ้ ตอ้ งกำรนำตวั เลขไปคำนวณ ตอ้ งพิมพต์ วั เลขน้นั ๆ ในเซลล์ของตวั เอง และอำ้ งถงึในกำรคำนวณ 1. กำรปอ้ นขอ้ มลู ลงใน Cell ทำได้ ดังน้ี 1. นำเคอร์เซอรไ์ ปที่ cell A1 แล้วคลิก 1 ครงั้

52. พมิ พค์ ำวำ่ วรำวรรณ ในช่อง A1 3. ถำ้ พมิ พ์ผดิ ใหก้ ดปุ่ม Backspace เพอื่ ลบทีละตวั อกั ษร และพมิ พใ์ หม่ 4. พมิ พเ์ สร็จแล้ว กดปมุ่ Enter 2. การลบข้อมูล กำรลบข้อมูลจะทำใหข้ อ้ มูลนั้นหำยไป และขอ้ มลู ที่อยู่ในเซลล์อ่ืนมำแทนท่ีดังตัวอย่ำงตอ่ ไปนี้ 1. พิมพ์ขอ้ มูลตำมตัวอยำ่ งตอ่ ไปนี้2. คลิกเลือก เซลล์ A23. บนแถบไปทแ่ี ทบ็ หนำ้ แรก -> กล่มุ เซลล์ คลิกปุ่ม ลบ ดงั ภำพ4. ขอ้ มูลจะปรำกฏ ดงั น้ี

6 5. จะเห็นว่ำ ชื่อสมศกั ดิ์หำยไป และขอ้ มูลเลือ่ นข้ึนมำแทนท่ี (ถ้ำสงั เกตให้ดี จะเหน็วำ่ ข้อมลู เกดิ กำรผดิ พลำด ข้อมูลเดมิ วิศนุ อำยุ 30 เม่ือลบสมศกั ดอ์ิ อกไป ทำให้ข้อมลู เลื่อนในเซลล์ข้ำงลำ่ งขึ้นมำแทนท)ี่ 3. การลา้ งขอ้ มลู 1. พิมพ์ข้อมูลตำมตวั อยำ่ งตอ่ ไปน้ี 2. คลิกเลอื ก เซลล์ A2 3. บนแถบไปทแี่ ทบ็ หน้ำแรก -> กลมุ่ เซลล์ คลกิ ปุ่ม ล้ำง ดงั ภำพ 4. คลกิ ลำ้ งทง้ั หมด จะไดผ้ ลดังน้ี

74. การคัดลอกและการวางข้อมูล 1. พิมพ์ข้อมูลในเซลลต์ ำมตำแหน่งดงั ภำพ 2. ใช้เมำส์ลำกตงั้ แต่ A1 ถึง D4 (A1:D4) เพ่อื กำหนดบรเิ วณที่ตอ้ งกำรคัดลอก (หรือคลิกเมำส์ภำยในบริเวณข้อมูล แลว้ กด Ctrl + * ก็ได้) 3. ท่แี ท็บหนำ้ แรก กลุ่มคลิปบอร์ด คลิกปมุ่ คำสงั่ คัดลอก 4. จะเกิดเสน้ ประ เหมือนมดเดินรอบ ๆ บริเวณทเี่ ลือก 5. นำเมำส์ไปวำงบริเวณท่ตี ้องกำรวำงสว่ นทีค่ ัดลอกน้ี เช่น B6 6. แท็บหนำ้ แรก กลุ่มคลปิ บอร์ด คลกิ ปมุ่ คำสัง่ วำง 7. ขอ้ ควำมทีค่ ัดลอกจะมำปรำกฏ ดงั ภำพ

8ปมุ่ Ctrl 8. สงั เกตุดูทีม่ มุ ลำ่ งด้ำนขวำ จะเห็นมีปมุ่ ทำงลัด (Shortcut) ใหค้ ลกิ ท่ลี กู ศร หรอื กด 9. จะเกดิ ตัวเลอื กในกำรวำงอีกหลำยลกั ษณะ ดงั น้ี วาง เป็นกำรวำงแบบปกติ ถ้ำขอ้ มูลท่ีคดั ลอกเปน็ สตู รจะคดั ลอกสูตรและมกี ำรปรบั ปรุงกำร อำ้ งอิงตำมลักษณะของสตู รน้ัน นอกจำกนน้ั ยังมีตวั เลอื กอื่นเช่น วำงโดยไม่มเี ส้นตำรำง หรือ วำงแบบสลบั แถวและคอลัมน์ เป็นต้น วางคา่ เป็นกำรคัดลอกและวำงส่งิ ทเี่ ห็นปรำกฏในเซลลน์ ้ัน ๆ ถ้ำเซลล์นัน้ มสี ตู ร Excel จะตัด สตู รออกไป เหมอื นกำรพิมพป์ อ้ นขอ้ ควำมตำมปกติ ตัวเลอื กการวางอนื่ ๆ สำมำรถวำงแบบเชื่อมโยง หรอื วำงเป็นภำพ เพ่อื นำไปใช้เปน็ กรำฟิก ประกอบโปรแกรมอนื่ หรอื เพือ่ กำรนำเสนองำน เป็นต้น

9 5. การยา้ ยขอ้ มูล กำรย้ำยขอ้ มลู ในกรณีท่ีจะยำ้ ยข้อมลู ให้ลำกแถบสวำ่ งให้ครอบคลุมบรเิ วณทต่ี อ้ งกำรย้ำยเสียก่อน จำกนั้น จึงใช้เมำส์คลิกท่ีขอบ แล้วลำกไปยังตำแน่งทีต่ อ้ งกำร ตัวอยา่ ง ที่เซลล์ B2 ถึง B5 (B2:B5) มชี ือ่ 4 ชอื่ ต้องกำรยำ้ ยขอ้ มูลน้ี ไปยังตำแหนง่ C2 ถึงC5 ทำได้ดงั น้ี 1. เลอื กบริเวณข้อมลู ท่ตี ้องกำรย้ำย โดยใช้เมำส์คลกิ ทตี่ ำแหนง่ B2 คลกิ เมำส์คำ้ งไว้แลว้ ลำกลงมำทต่ี ำแหนง่ B5 แลว้ ปลอ่ ยเมำส์ 2. นำเคอร์เซอรไ์ ปวำงท่เี ส้นขอบ จะเหน็ เคอรเ์ ซอร์เปล่ยี นรูปเป็นลกู ศร สีท่ ิศทำงแสดงว่ำเคล่ือนย้ำยได้ 3. กดเมำส์ค้ำงไว้ แลว้ ลำกไปท่ีตำแหนง่ ทีต่ ้องกำรยำ้ ย ในทน่ี ี้คอื คอลมั น์ C ขอให้สงั เกต กรอบส่เี หลีย่ ม ซ่งึ จะเปน็ บริเวณทข่ี อ้ มูลท่ีถกู ย้ำยจะมำปรำกฎ

10 4. ปลอ่ ยเมำส์ ข้อมลู จะถกู ย้ำยตำมที่ตอ้ งกำร 6. การปรบั ความกว้างของคอลมั น์ การปรบั ความกว้างคอลัมน์เดยี ว ในกำรทำงำนกบั Excel มกั จะมกี ำรปรบั ควำมกวำ้ งของคอลัมน์ใหเ้ ป็นไปตำมรปู แบบที่ตอ้ งกำร เช่น แบบฟอร์ม ตำรำงต่ำง ๆ เป็นต้น 1. ถำ้ ต้องกำรขยำยควำมกวำ้ งหรือ ลดควำมกวำ้ งของคอลมั น์ แต่ละคอลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวำงไวท้ เ่ี สน้ ขอบ ของคอลัมน์ท่ตี ้องกำรขยำย เมือ่ เคอร์เซอร์เปลี่ยนรปู ร่ำงเปน็ ลกู ศร 2 หวัดงั ภำพ ให้กดเมำสค์ ้ำงไว้ แลว้ ลำกไปทำงซำ้ ยหรือทำงขวำ ไดต้ ำมต้องกำร 2. ถำ้ ในกรณที ี่ขอ้ มูลตัวเลขในชอ่ ง Cell มลี ักษณะ ##### แสดงว่ำ ควำมกว้ำงของชอ่ ง Cell นอ้ ยไป ใหน้ ำเคอรเ์ ซอรไ์ ปวำงทีห่ วั คอลมั น์ และลำกออกไป หรือดับเบ้ิลคลิกท่ีหัวของคอลมั น์ก็ได้

11 3. ถ้ำตอ้ งกำรใหข้ ยำยควำมกว้ำงของเซลล์ให้ครอบคลมุ ควำมยำวของข้อมลู ในทกุเซลล์ของคอลมั น์นน้ั ๆ ใหน้ ำเคอรเ์ ซอรไ์ ปวำงทีบ่ ริเวณหวั ของคอลมั น์และเม่อื เคอร์เซอรเ์ ปล่ยี นเป็นลูกศรสองหัว ให้ดบั เบ้ิลคลิก ดังภำพ 4. จะไดค้ วำมกว้ำงของคอลัมนท์ คี่ รอบคลมุ ควำมยำวของข้อมลู ท่มี ใี นคอลัมนน์ ้นั เชน่ การปรับความกว้างหลายคอลัมน์ ในกำรจดั ทำแบบฟอร์มตำรำง มักจะต้องมีกำรจดั ควำมกว้ำงของคอลมั นห์ ลำยคอลัมน์ให้เท่ำ ๆ กนั เชน่ ตำรำงปฏบิ ตั งิ ำนล่วงเวลำ ตำรำงคะแนนนักเรยี น เปน็ต้น กำรจดั ควำมกวำ้ งของคอลัมน์หลำย ๆ คอลมั น์ มีดังน้ี 1. เลือกคอลมั นท์ ี่ต้องกำรทำให้ควำมกวำ้ งเท่ำกัน โดยคลิกและลำกบริเวณหัวคอลัมน์ 2. ปรับควำมกว้ำงของคอลมั น์ ดงั ภำพ

12 3. เมอ่ื ปล่อยเมำส์จะได้คอลัมนท์ ่เี ท่ำกันตำมที่เลือก 6. การปรบั ความสงู ของแถว กำรปรับควำมสูงของแถว ทำเช่นเดยี วกับกำรปรบั ควำมกว้ำงของคอลัมน์ คือนำเคอรเ์ ซอร์ไปวำงไว้ที่เสน้ ระหวำ่ งแถวท่ีหัวแถว และลำกเพอ่ื กำหนดควำมสงู ดงั ภำพ 7. การลบคอลัมนแ์ ละแถวเรำสำมำรถลบ คอลัมน์ทงั้ คอลัมน์ หรือ ลบแถวท้ังแถวได้ สมมติว่ำตอ้ งกำรลบ คอลมั น์ C และ D มีวธิ ีกำร ดงั น้ี 1. คลิกเลือกคอลมั น์ C และ D ดงั ภำพ

132. ไปทแ่ี ทบ็ หนำ้ แรก กลมุ่ เซลล์ และคลิกคำสง่ั ลบ 3. จะเหน็ วำ่ ข้อมลู ในคอลมั น์ C และ D จะถูกลบ และขอ้ มูลถัดไปจะเข้ำมำแทนที่ดงั ภำพ 4. จำกข้อ 1 ถำ้ ต้องกำรล้ำงข้อมลู โดยไม่มกี ำรเล่ือนข้อมลู ในคอลัมนถ์ ัดไปมำแทนท่ีขอ้ มลู เดมิ ให้กดปมุ่ Delete บนแปน้ พมิ พ์ จะลำ้ งข้อมลู โดยไม่เลื่อนขอ้ มลู มำแทนท่ี ดังภำพ 5. เมอื่ ลบไปแล้ว แต่เปลี่ยนใจไม่ลบ ให้คลิกท่รี ปู บนแถบเครื่องมอื ดว่ น เพ่อื ขอขอ้ มูลท่ีลบไปแลว้ คืนมำเหมือนเดิม 8. การแทรกคอลมั น์ และแถว บำงคร้ัง เรำอำจตอ้ งกำรเพ่มิ หรอื แทรก คอลัมน์ กส็ ำมำรถทำได้ โดยขอ้ มูลจะถกู แยกออกไปอีก 1 คอลัมน์ กำรเพม่ิ คอลมั น์ ทำดงั นี้ 1. คลกิ ท่ชี อื่ ของคอลัมน์ จะเกิดแถบสวำ่ งยำวตลอดคอลมั น์

142. ไปที่ แท็บหนำ้ แรก กล่มุ เซลล์ คลิกคำส่ัง แทรก 3. คลิก 1 คร้งั คอลัมนใ์ หม่จะแทรกเข้ำทำงขวำของคอลมั น์ทถ่ี กู เลอื ก จำกภำพ จะสังเกตเห็นว่ำ ขอ้ มลู เดมิ ถกู ย้ำยไปอีกคอลัมน์ และชอื่ ของคอลมั น์ จะยงั คงเรียงเหมือนเดิม 4. กำรแทรกแถวก็ทำเช่นเดยี วกัน โดยคลกิ ที่หวั แถวทีต่ อ้ งกำรแทรก และไปทแี่ ท็บหนำ้ แรก กลุม่ เซลล์ และคลิกคำสัง่ แทรก 9. กำรบันทึกข้อมลู กอ่ นออกจำกโปรแกรม Excel เรำตอ้ งบันทึกข้อมลู ทป่ี อ้ นไวใ้ นตำรำง จึงจะสำมำรถนำข้อมูลกลับมำใชใ้ นครง้ั ตอ่ ไปได้อกี กำรบันทึกข้อมลู ตอ้ งต้งั ช่ือไฟลข์ ้อมลู ดว้ ย โดยใชช้ อ่ื ท่ีสือ่ ควำมหมำยขอ้ มูลในไฟล์นน้ั เช่น “ค่ำนำ้ ค่ำไฟปี 59” เปน็ ตน้ กำรต้ังช่อื ไฟล์ขอ้ มลู สำมำรถทำไดโ้ ดยใช้ตัวอักษรและสัญลักษณ์ต่ำง ๆ ได้ ยกเวน้ / \* < > และ I มวี ิธกี ำรดงั น้ี

151. คลกิ ท่แี ท็บแฟ้ม2. คลกิ ที่ บนั ทึก3. ระบุตำแหนง่ โฟลเดอร์สำหรับบนั ทกึ4. ต้ังช่ือไฟลข์ อ้ มลู ท่ีเรำต้องกำรบนั ทึก 5. คลกิ บนั ทึก

16 การใช้ Keyboard shortcut ทค่ี วรทราบShortcut ความหมาย/การกระทา การพมิ พ์และการแกไ้ ขCtrl + Enter ออกจำกโหมดปอ้ นคำ่ หรือแกไ้ ข โดยไมเ่ ปลยี่ นตำแหนง่ เซลล์F2 แกไ้ ขข้อมูลในเซลล์Alt + Enter บังคบั ขึน้ บรรทดั ใหม่ในเซลล์เดยี วกนัF12 บันทกึ เป็นCtrl + C คัดลอกเซลล์ทก่ี ำลังถกู เลือกEsc ยกเลิกกำรคดั ลอกCtrl + V วำงเซลล์ทค่ี ัดลอกCtrl + X ตดั เซลลท์ ี่กำลังถูกเลือกCtrl + Alt + V ถ้ำมีกำรคัดลอกข้อมลู ไว้แลว้ จะแสดงหนำ้ ต่ำงกำรวำงแบบพเิ ศษ การเลอื กเซลล์Ctrl + * เลือกเซลล์ท่ีติดกันทง้ั หมด เช่น มีขอ้ มูลในเซลล์ A1 ถึง A20 ขณะน้ีเคอรเ์ ซอรอ์ ยู่ท่เี ซลล์ A5 ถำ้ กด Ctrl คำ้ งไวแ้ ละ กดเครื่องหมำย * บรเิ วณ A1 ถึง A20 จะถูกเลอื ก ขอ้ มูลทไี่ มต่ ิดกบั ขอ้ มลู ชุดน้ี จะ ไม่ถกู เลอื กCtrl + A เลอื กพื้นท่ีท้ังหมดของชดุ ขอ้ มลู นั้น ๆ ถ้ำกด Ctrl + a อีกคร้งั จะเปน็ กำรเลือกแผน่ งำนทัง้ หมดCtrl + Shift + ขยำยพื้นทีก่ ำรเลือกเซลล์จนถงึ จดุ สนิ้ สุดของชุดขอ้ มูล (ชุดขอ้ มลู คือบริเวณท่ไี ม่มีเซลล์วำ่ งค่นั )ปุม่ ลูกศรShift + คลิก เลอื กบรเิ วณพ้นื ท่สี ่เี หลย่ี ม ต้งั แต่เซลลแ์ รกที่คลิกไว้ ครอบคลมุ ถึงบรเิ วณท่ีคลกิ เชน่ คลิกทเ่ี ซลล์ B5 และ ไป Shift + คลิก ท่เี ซลล์ E30 บริเวณท่ถี กู เลือกคอื B5:E30Shift + ปุ่ม ขยำยพื้นทีก่ ำรเลอื กเซลล์อกี 1 เซลล์ ตำมแนวทศิ ทำงลูกศรลกู ศร

17 การเคลอื่ นทไ่ี ปยังเซลลต์ ่าง ๆCtrl + G หรอื เปดิ หนำ้ ตำ่ งใหพ้ มิ พ์ตำแหนง่ เซลลท์ ่ตี ้องกำรไปF5Home เล่อื นไปยังเซลล์แรกของแถวนั้นป่มุ ลูกศร เลื่อนตำแหนง่ ไปยงั เซลล์ ซ้ำย ขวำ บน ล่ำง ตำมแนวทศิ ทำงลูกศรCtrl + ปมุ่ ลูกศร เลอ่ื นตำแหน่งไปยังเซลล์รมิ สุดของพ้นื ทขี่ อ้ มลู ชุดน้นั ถ้ำไมม่ ขี อ้ มลู จะเลื่อนไปยงั ตำแหนง่ บนสุด ล่ำงสดุ ซ้ำยสดุ ขวำสุด ของแผ่นงำน ตำมแนวทิศทำงลกู ศรPageDown/Up เล่อื นตำแหน่งขน้ึ -ลง ครง้ั ละ 1 หน้ำ การจดั การเก่ียวกบั ไฟล์Ctrl + F4 ปิดโปรแกรมCtrl + N เปิดไฟลใ์ หม่