present4

เทคโนโลยีสารสนเทศเพอ่ืการจดั การอาชพีเรอ่ื ง การจดั เก็บ คน้ คนื สง่ ผ่าน และดาเนินการข้อมลู สารสนเทศ

1.การจดั เก็บข้อมลู สารสนเทศ เม่ือทาการสบื ค้นข้อมลู สารสนเทศได้แล้วต้องการท่ีจะจดั เก็บ ข้อมลู ท่ีค้นหานนั้ ไว้ใช้งานตา่ งๆ ต้องดาเนินการจดั เก็บข้อมลู สารสนเทศ ซง่ึ มีวธิ ีจดั เก็บดงั นี ้ การจดั เก็บข้อมลู สารสนเทศในรูปแบบของข้อความ จะมี ไฟล์ข้อมลู ที่ต้องทาการจดั เก็บใน 3 รูปแบบคือ

1.1 ข้อความท่ีปรากฏอยหู่ น้าเวบ็ ไซต์

1.2 ข้อความท่ีมีรูปแบบไฟล์.doc เม่ือทาการค้นหาข้อมลู ท่ีต้องการ จะปรากฏช่ือรูปแบบไฟล์ ถ้าเป็น ข้อมลู ที่สร้างโดยโปรแกรม Microsoft Word จะปรากฏเป็น ไฟล์ DOC

1.3 ข้อความท่ีมีรูปแบบไฟล์.pdf ไฟล์ PDF เป็นไฟล์ทเ่ี ปิดด้วยโปรแกรม Acrobat ซงึ่ จะปรากฏ ชื่อไฟล์ PDF

1.4 ข้อความท่ีมีรูปแบบไฟล์.ppt ไฟล์ PPT เป็นไฟล์ทเี่ ปิดด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint ซงึ่ จะปรากฏช่ือไฟล์ PPT

2.การเตรียมการค้นคืนสารสารสนเทศ 2.1 การเข้าถึง Access เป็นวิธีการที่ผ้ใู ช้สามารถค้น ค้นหา และได้รับสารสนเทศ ที่เข้าถงึ เป็น ทรัพยากรสารสนเทศที่สถาบนั บริการสารสนเทศและแหลง่ ตา่ งๆ จดั เก็บไว้บริการผ้ใู ช้ 2.2 การค้นหา Searching เป็นการปอ้ นคาสง่ั โดยผ้คู ้นเตรียมประโยคหรือคาค้นไว้ และ ปฏิสมั พนั ธ์กบั ระบบค้นคนื และพิจารณาผลที่ได้รับ ซึ่งเป็นขนั้ ตอนใน กระบวนการค้นหา

2.การเตรียมการค้นคนื สารสารสนเทศ 2.3การค้นคนื (Retrieval) หมายถงึ การได้รับสงิ่ ต้องการกลบั คนื มา การค้นคืนสารสนเทศ จงึ เป็นการกระทาใดๆทคี่ ดั เลอื กสารสนเทศจาก แหลง่ เก็บเพื่อทาให้ได้รับสารสนเทศตามท่ีต้องการซงึ่ อาจเป็นข้อมลู หรือรายการเอกสาร ที่มีเนือ้ หาทีต่ ้องการ

2.การเตรียมการค้นคืนสารสารสนเทศ หลกั สาคญั ของการค้นคืนสารสนเทศคอื การค้นหาและนาสารสนเทศ ทตี่ รงตามความต้องการ สง่ ให้ผ้ใู ช้อยา่ งรวดเร็ว ทนั กาล จึงเรียกวา่ ระบบการค้นคนื สารสนเทศ เชน่ บตั รรายการ ส่งิ พิมพ์ดรรชนี เป็นต้น สรุป การจดั เกบ็ และค้นคืนสารสนเทศ คือ กระบวนการในการรวบรวม รายละเอียดของสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศท่ีต้องการ กลบั คนื มาได้สะดวกและรวดเร็ว ด้วยวิธีและเทคนิคอย่างเป็นขนั้ ตอน

การเตรียมการในการค้นคืนสารสนเทศ มีขนั้ ตอนในการปฏบิ ตั ิ ดงั นี ้ 1.การเตรียมรายละเอียดข้อมลู ท่ีต้องการ WHO หมายถึงเรื่องราวท่ีกาลงั ต้องการค้นหาเก่ียวกบั ใคร ได้มีการปรึกษาบคุ คลอน่ื กอ่ นหรือไมแ่ ละมีการพดู คยุ กบั กลมุ่ หรือบคุ คลเปา้ หมายใดบ้าง

WHAT หมายถงึ ต้องการสนเทศอะไรบ้างหรือประเภทใดบ้างท่ีต้องการการคาดวา่ ทรัพยากรสารสนเทศใดมีประโยชน์สงู สดุ ตอ่ การค้นหา มีการตรวจสอบทรัพยากรท่ีมีอยู่เพ่ือยน่ ระยะเวลาในการค้นหาและรูปแบบสารสนเทศท่ีต้องการเป็นอย่างไรWHERE หมายถงึ ข้อมลู ท่ีต้องการค้นหาเกิดขนึ ้ ท่ีไหนสามารถค้นพบได้แหลง่ ใด และในอนาคตจะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้จากที่ไหน

WHY หมายถงึ จะต้องการสารสนเทศมากน้อยแคไ่ หน จะนาทรัพยากรสารสนเทศท่ีรวบรวมมาได้มาสงั เคราะห์อย่างไรมีงบประมาณเทา่ ไร เพียงพอ หรือไมท่ ่ีจะสืบค้น วิธีการค้นหาข้อมลู มี 2 แบบ ทงั้ แบบ ออนไลน์ และแบบออฟไลน์ จะขอความชว่ ยเหลอื อย่างไรถ้าเกิดปัญหา และการอ้างองิ ทาอยา่ งไร

2.พจิ ารณาเลือกฐานข้อมลู โดยให้คานงึ ถงึ-ขอบเขตเนือ้ หาสาระของสารสนเทศในฐานข้อมลู-ระยะเวลาของสารสนเทศท่ีบนั ทกึ อยใู่ นฐานข้อมลู-ราคาคา่ ใช้จ่ายที่ต้องการสบื ค้นฐานข้อมลู-ภาษาของสารสนเทศ-จานวนสารสนเทศท่ีมีอยแู่ ละการเพมิ่ ขนึ ้ ของข้อมลู-ลกั ษณะของสารสนเทศที่ให้เป็นสารสงั เขป หรือข้อมลู เตม็ รูป-บริการอานวยความสะดวกแกผ่ ้ใู ช้ เช่น การพมิ พ์ผลการสืบค้น หรือการสง่ ข้อมลู ผา่ น E-Mail

การสบื ค้นสารสนเทศจากเวบ็ โอแพค ในอดีตเครื่องมือที่ชว่ ยค้นท่ีห้องสมดุ ทวั่ ไปนิยมใช้ คอื บตั รรายการ ปัจจบุ นั มีการประยกุ ต์ใช้เทคโนโลยีสารสรเทศให้ บตั รรายการอยใู่ นหน้าจอคอมพิวเตอร์และสามารถสืบค้นหา วสั ดใุ นเรื่องที่ต้องการได้อยา่ งสะดวก รวดเร็ว ทงั้ ยงั ค้นใน เวลาเดียวกนั ได้ทีละหลายคน โปรแกรมจดั เก็บและค้นคืน จากหน้าจอคอมพิวเตอร์นีเ้รียกว่า “ระเบยี นสาธารณะท่ีเข้าถงึ ได้ทางออนไลน์”หรือเรียกสนั้ ๆวา่ โอแพค

ระบบโอแพค (OPAC)ใช้ประโยชน์ในการค้นคนืสารสนเทศในห้องสมดุ 1.ใช้สาหรับค้นหาข้อมลู ทางบรรณานกุ รมของทรัพยากร สารสนเทศท่ีห้องสมดุ ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว โดยสืบค้น จากคอมพวิ เตอร์แทนบตั รรายการ 2. นอกจากใช้สาหรับค้นหาข้อมลู ทางบรรณานกุ รมของ ทรัพยากรสารสนเทศแล้วยงั สามารถใช้ในการตรวจสอบ ข้อมลู การยืมของตนเองได้อีกด้วย 3. ค้นหาบทความจากวารสารที่มีให้บริการในห้องสมดุ

ทาไมต้องสืบค้น OPAC -เพ่ือทราบวา่ ห้องสมดุ มีทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการ หรือไม่ - เพ่ือทราบรายละเอียดตา่ งๆ เก่ียวกบั ข้อมลู ทาง บรรณานกุ รมของทรัพยากรสารสนเทศกอ่ นตดั สนิ ใจคดั เลือก ทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการ

ทาไมต้องสบื ค้น OPAC - เพ่ือทราบเลขเรียกหนงั สอื สถานที่จดั เก็บ และสถานภาพ ของทรัพยากรสารสนเทศกอ่ นท่ีจะไปหาตวั เลม่ บนชนั้ - เพ่ือใช้บริการอตั โนมตั ติ า่ งๆ ที่เกี่ยวกบั การใช้ทรัพยากร สารสนเทศของห้องสมดุ ได้แก่ การจอง การยืมตอ่ อตั โนมตั ิ การตรวจสอบข้อมลู การยืม และการรวบรวมรายการ บรรณานกุ รม

การดาเนนิ การเกี่ยวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การเก็บรวบรวมข้อมลู การเก็บรวบรวมข้อมลู เป็นขนั้ ตอนหนึ่งของกระบวนการทาง สถิติที่มีความสาคัญ เพ่ือให้ ได้ มาซ่ึงข้ อมูลท่ีตอบสนอง วัตถุประสงค์ และสอดคล้ องกับกรอบแนวความคิด สมมุติฐาน เทคนิคการวัด และการวิเคราะห์ข้อมลู ซึ่งหมาย รวมทงั้ การเก็บข้อมลู คือ การเก็บข้อมลู ขึน้ มาใหม่ และการ รวบรวมข้อมูล ซ่ึงหมายถึง การนาเอาข้อมูลต่างๆที่ผู้อื่นได้ เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาทาการศึกษา วเิ คราะห์ตอ่

การดาเนนิ การเก่ียวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การตรวจสอบข้อมลู เมื่อเก็บรวบรวมข้อมลู ได้แล้ว จาเป็นต้องตรวจสอบความ ถกู ต้องของข้อมลู และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมลู ให้ ถกู ต้อง ข้อมลู ที่จดั เก็บต้องถกู ต้องและเช่ือถือได้เพราะหาก ข้อมลู ไมน่ ่าเช่ือถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมลู นนั้ ก็ไม่ น่าเช่ือถือด้วย

การดาเนนิ การเก่ียวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมลู การเก็บรวบรวมข้อมลู ไว้เป็นแฟม้ ข้อมลู นนั้ เป็นขนั้ ตอนท่ี สาคญั ขนั้ ตอนหนง่ึ การไปสารวจข้อมลู ไมว่ า่ ในเร่ืองอะไรสว่ น ใหญ่จะรวบรวมข้อมลู มาหลายเรื่อง จาเป็นต้องแบง่ แยก ข้อมลู ออกเป็นกลมุ่ เป็นเรื่องไว้เป็นแฟม้ ข้อมลู เพื่อให้การ ดาเนินการในขนั้ ตอนตอ่ ไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขนึ ้

การดาเนินการเกี่ยวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การจดั เรียงข้อมลู ข้อมลู ท่ีเก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจดั เรียงลาดบั ข้อมลู เพ่ือ สะดวกตอ่ การค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลงั การจดั เรียงข้อมลู เป็นวิธีการประมวลผลข้อมลู ให้เป็นสารสนเทศวิธีหน่ึง

การดาเนนิ การเก่ียวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การคานวณ ข้อมลู ท่ีจดั เก็บมีทงั้ ข้อมลู ที่เป็นตวั อกั ษร ข้อความ และ ตวั เลข ดงั นนั้ อาจมีความจาเป็นในการคานวณจานวนที่ได้มา จากข้อมลู เชน่ หาคา่ เฉลีย่ หาผลรวม การทารายงาน การสรุปทารายงานให้ตรงกบั ความต้องการของการใช้งาน จะทาให้การใช้สารสนเทศมีประสทิ ธิภาพและรวดเร็วขึน้ เพราะการทารายงานเป็นวธิ ีการท่ีจะจดั รูปแบบข้อมลู ให้เป็น สารสนเทศตามความต้องการ

การดาเนินการเก่ียวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การจดั เก็บ ข้อมลู ที่มีการสารวจหรือรวบรวมมา และมีการ ประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จาเป็นต้องดาเนินการจดั เก็บ เอาไว้เพ่ือใช้ในภายหลงั การจดั เก็บสมยั ใหมม่ กั เปล่ียนข้อมลู ให้อยใู่ นรูปแบบที่สามารถจดั เก็บในส่ืออิเลก็ ทรอนิกส์ เชน่ แผน่ บนั ทกึ หรือซดี ีรอม

การดาเนนิ การเก่ียวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การทาสาเนา หากต้องการใช้ข้อมลู ก็สามารถคดั ลอกหรือทาสาเนา ขนึ ้ ใหมไ่ ด้ การคดั ลอกข้อมลู ด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทาได้ ง่ายและรวดเร็ว

การดาเนินการเกี่ยวกบั ข้อมลู สารสนเทศ การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมลู เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมลู ให้ผ้อู ่ืนใช้ สามารถกระทา การแจกจา่ ยได้โดยงา่ ย เทคโนโลยีสือ่ สารสมยั ใหมท่ าให้จดั สง่ ข้อมลู ได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสอื่ ที่ ชว่ ยให้การเผยแพร่ทาได้กว้างขวางมากขนึ ้

ประเภทของไฟล์ข้อมลู การดาเนินการข้อมลู สารสนเทศ ในสว่ นของการค้นหา ค้นคนื สง่ ผา่ นหรือจดั เก็บจะมีรูปแบบของไฟล์ข้อมลู หลายประเภท ด้วยกนั สว่ นใหญ่จะมีอยู่ 3 ประเภท คือ 1. ไฟล์ PDF 2. ไฟล์ DOCX 3. ไฟล์ PPTX

เอกสารเป็นเอกสาร รูปแบบหนง่ึที่ได้รับความนิยมอยา่ งสงู ในปัจจบุ นั โดยเฉพาะการนาเสนอผา่ น โดยเป็นรูปแบบของเอกสารท่ีพฒั นาโดย

เอกสารเนื่องจากเอกสารลกั ษณะนี ้มีรูปแบบ และการจดั หน้ากระดาษเหมือนเอกสารต้นฉบบั ทกุ ประการ มีขนาดไฟล์ไมโ่ ตมากนกัทางานข้ามระบบ ( ได้ ทาให้เอกสารนี ้เป็นอิสระจากซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และระบบปฏิบตั ิการ (กลา่ วคือ เอกสาร สร้างได้ทงั้ จากเครื่องคอมพิวเตอร์ระบบ และ และสามารถเรียกดรู ่วมกนั ได้

เอกสารเหมาะสาหรับการทาเอกสารตวั อยา่ ง, ใบเสนอราคา, หรือเอกสารอ่ืนๆ ปัจจบุ นัเป็นที่นิยมมากในการทา หรือตา่ งๆ เนื่องจากไฟล์ที่ได้มีคณุ ภาพสงู ไมผ่ ิดเพีย้ นจากต้นฉบบัและผ้ทู ่ีนาไฟล์ ไปใช้งาน ก็ไมส่ ามารถแก้ไขต้นฉบบั ของเราได้ด้วย ถงึ แม้วา่ ในปัจจบุ นั จะมีโปรแกรมออกมาใหม่เพื่อที่จะแปลงไฟล์ กลบั ไปเป็นไฟล์ในรูปแบบเดิมกต็ าม

เอกสารคอื นามสกลุ ไฟล์เอกสาร ของโปรแกรมซงึ่ เวอร์ชน่ั ท่ีสามารถเปิดอา่ นไฟล์นามสกลุ นีไ้ ด้ ต้องเป็น เวอร์ชนั่ 2007 ขนึ ้ ไป นอกจากนีย้ งั มีโปรแกรมอ่ืนๆ ท่ีสามารถใช้เปิด ไฟล์ . ได้ เชน่ เป็นต้น

เอกสารไฟล์ท่ีอยภู่ ายใต้การขยาย ถกู นามาใช้เพื่อระบไุ ฟล์นาเสนอท่ีสร้างขนึ ้ โดยไมโครซอฟท์ ซอฟแวร์ท่ีรู้จกั กนั ดีมาใช้ในการสร้างงานนาเสนอที่มีการใช้การแสดงภาพนิ่ง ยงั สนบั สนนุ การใช้วตั ถุสอ่ื ท่ีแตกตา่ งกนั เช่นภาพเสียงและไฟล์วดิ ีโอเช่ือมโยงหลายมติ ิและวตั ถมุ ลั ติมีเดียอื่น ๆ ท่ีสามารถจดั ได้อยา่ งอิสระ นอกจากนี ้ยงั อาจจะนาเสนออยบู่ นคอมพวิ เตอร์และสารวจผา่ นคาสงั่ ของพรีเซนเตอร์ ไฟล์