ptt

เอกสารประกอบการสอน การบนั ทึก บญั ชีลูกหนี้

บัญชีลกู หน้ีลูกหนี้ หมายถึง สิทธิท่ีกิจการจะไดร้ ับชาระจากบุคคลภายนอก ลูกหน้ี แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ 1. ประเภทที่ไม่มีข้อผูกพนั ในรูปของตวั๋ เงิน เช่นลูกหน้ีการคา้ รายไดค้ า้ งรับ ลูกหน้ีเงินยมื 2. ประเภทมีข้อผูกพนั ในรูปของตว๋ั เงิน เช่น ตว๋ั แลกเงินตว๋ั สญั ญาใชเ้ งิน

บญั ชีลกู หน้ี ( Bad Debts Expense หรือ UncollectibleAccounts Expanse) หมายถงึ หน้ีสินท่ีกิจการไดต้ ิดตามทวงถามจนถึงท่ีสุดแลว้ แต่ไม่ไดช้ าระหน้ี จึงไดต้ ดั จาหน่ายออกจากบญั ชีหรือลูกหน้ีของกิจการที่ถูกศาลสั่งใหเ้ ป็นบุคคลลม้ ละลาย• ไม่สามารถชาระหน้ีไดก้ ิจการจึงจาหน่ายหน้ีเป็นสูญถือเป็น ค่าใชจ้ ่ายของกิจการ จาการบนั ทึกบญั ชีดงั กล่าวจะถือเป็นหน้ี สูญ

การบนั ทึกบัญชีเกยี่ วกบั ลกู หนี้ เมื่อขายสินคา้ หรือใหบ้ ริการเป็นเงินเชื่อ จะบนั ทึกบญั ชีโดย เดบิต ลูกหน้ี xxx เครดิต ขาย (รายได-้ ค่า....) xxx--------------------------------------------------------------------------------ตัวอย่าง ขายสินคา้ ใหน้ ายสมบูรณ์เมื่อ 3 มกราคม 2544 เป็นเงิน20,000 บาท เง่ือนไขการชาระเงิน 2/10 , n/30 บนั ทึกบญั ชี2544ม.ค. 3 เดบิด ลูกหน้ี-นายสมบูรณ์ 20,000 เครดิต ขายสินคา้ 20,000 (ขายสินคา้ ใหน้ ายสมบูรณ์เงื่อนไข 2/10 , n/30)--------------------------------------------------------------------------------

วนั ที่ 10 มกราคม 2544 นายสมบูรณ์ชาระหน้ีค่าสินคา้ คร่ึงหน่ึง2544ม.ค. 10 เดบิด เงินสด 9,800.- ส่วนลดจ่าย 200.- เครดิต ลูกหน้ี-นายสมบูรณ์ 10,000.- (รับชาระหน้ีจากนายสมบูรณ์ใหส้ วนสดตามเงื่อนไข) ----------------------------------------------------------------------

ใใบบววาางงบบิลลิ //ใใบบแแจจ้ง้งหหนนี้ ี้ใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี้ หมายถึง เอกสารท่ีผปู้ ระกอบการออกเพอื่ ใหล้ ูกคา้ ทราบถึงจานวนเงินท่ีตอ้ งชาระ และใชเ้ ป็นเอกสารสาหรับการชาระเงิน ส่วนมากมกั ใชก้ บั บริษทั ที่มีขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีการใชเ้ ครดิตในการชาระเงินปัญหาท่ีมกั พบบ่อยในการทาเอกสาร ใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี้คือ ความผดิ พลาดของการออกเอกสาร เช่นการกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถว้ น ไม่ตรงตามใบเสนอราคา ทาใหผ้ ปู้ ระกอบการไดร้ ับเงินชา้ กวา่ กาหนด

เอกเสอกาสรใาบรใวบาวงาบงบิลลิ/ใ/บใบแแจจ้ง้งหหนีค้ วรมมรี รี าายยลละะเอเอยี ดยี ดังดนงั ี้นี้ข้อมูลฝ่ ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกใบวางบิล)1. ช่ือและทอ่ี ยู่บริษัท2. เลขประจาตวั ผ้เู สียภาษีและสานักงานสาขา3. เบอร์ติดต่อบริษทั และเบอร์แฟกซ์4. เลขทใี่ บวางบลิ5. ลายเซ็นผ้วู างบิล และระบุวนั ทอ่ี อกเอกสาร

ข้อขม้อลู มฝลู ่ฝา่ยายลลกู กู คค้า้า((ผผูร้ บั ใบววาางงบบลิ ิล//ใบใบแจแ้งจห้งนห้)ี น้ี) 1. ชื่อและทอี่ ยู่บริษทั 2. เลขประจาตวั ผู้เสียภาษแี ละสานักงานสาขา 3. รายละเอยี ดของสินค้าและบริการทสี่ ่ังซื้อ 4. วนั ครบกาหนดชาระเงนิ 5. ลายเซ็นผู้รับวางบลิ และระบุวนั ทที่ ร่ี ับเอกการ

การกนารับนวับนั วคนั รคบรกบากหาหนนดดชชาารระะหหนนีี้้การซ้ือสินคา้ เงินเช่ือ เม่ือผซู้ ้ือและผขู้ ายตกลงเงื่อนไขในการชาระหน้ี แลว้ กค็ วรจะคานวณวนั ครบกาหนดไวล้ ่วงหนา้ ผซู้ ้ือจะไดท้ ราบ วนั ที่ตอ้ งนาเงินไปชาระหน้ีและรักษาผลประโยชนข์ องกิจการมี วธิ ีการคานวณวนั ครบกาหนดดงั น้ี1. นาวนั สุดทา้ ยของเดือนท่ีมีการซ้ือขายสินคา้ เป็นตวั ต้งั2. นาวนั ท่ีมีการซ้ือขายสินคา้ เป็นตวั หลกั3. นาจานวนวนั ที่ยงั ขาดอยขู่ องเดือนถดั ไปบวกเขา้ ไปเร่ือยๆ จนกวา่ จะครบกาหนด

ตวั อย่าง เมื่อวนั ที่ 15 มีนาคม 2560 ร้าน เจเทคการค้า ขายสินค้าให้ร้านรวง ทอง เป็ นเงนิ เช่ือ 200,000 บาท เงื่อนไข 2/10,n/30 ต่อมาวนั ที่ 25 ม.ี ค. ร้านรวงทองชาระหนีส้ ินค้าท้งั หมด ให้หาวนั ครบกาหนดการคานวณวนั ครบกาหนดจานวนวนั ของเดือน มีนาคม 31 วนัหกั วนั ท่ีขายสินคา้ 15 วนัจานวนวนั คงเหลือ 16 วนับวก จานวนวนั ท่ียงั ขาดอยู่ เมษายน 14 วนัจานวนวนั ท่ีใหเ้ ครดิต 30 วนัวนั ครบกาหนดชาระหนีค้ ือ 14 เมษายน 2560

การกคารวคบวคบุมคุมภภายายในในเกเกยี่ ย่ี ววกบั เงินนสสดด1.การควบคุมเงินสดรับ- กาหนดระเบยี บปฏิบัติภายในกาหนดให้เงินสดรับทกุ รายการต้องนาฝากธนาคา-ควบคุมใบเสร็จรับเงนิ-กาหนดหน้าทข่ี องผ้ดู ูแลเงนิ สดไม่ให้เกย่ี วกบั การบนั ทกึ บญั ชี-2. ตรวจสอบยอดเงนิ สดในมือกบั ยอดคงเหลือในบญั ชีเงินสด เงนิ ขาดและเงนิ เกนิ บญั ชี

การควบคุมภายในเกยี่ วกบั ลูกหนีก้ ารค้า1. สมหุ ์บัญชีหรือผู้ได้รับมอบหมายจะต้องตรวจสอบอยู่เสมอ ว่ายอดรวมบญั ชีลูกหนีร้ ายตวั จะต้องเท่ากบั บญั ชีคุมยอด ลูกหนี้2. งบแสดงอายุลกู หนีจ้ ะต้องมกี ารจัดทาและตรวจสอบโดย พนักงานทไี่ ม่เกยี่ วกบั การรับเงนิ และเสนอต่อผู้จัดการฝ่ าย การเงิน3. ผู้จัดการฝ่ ายการเงนิ และบัญชีจะต้องแจ้งให้พนักงานขายและ พนักงานเกบ็ เงินทราบถงึ หนีท้ ค่ี ้างชาระนานเกนิ ไป

4. มกี ารส่งคายืนยนั ยอดไปยงั ลกู หนีเ้ ป็ นคร้ังคราว 5. พนักงานขายและพนักงานรับเงนิ ต้องไม่เป็ นผู้ทาบญั ชีลกู หนี้ 6. การจาหน่ายหนีส้ ูญจะต้องอนุมตั โิ ดยเจ้าหน้าท่ผี ้ใู หญ่ท่ีรับผดิ ชอบ เช่น ผู้จดั การฝ่ ายขาย

การควบคมุ ภายในเกี่ยวกับเงินสดท่ีได้จากการ ขายและการชาระหน้ี กิจการได้รับจาก 2 แหล่ง1. เงนิ สดรับจากการขายหน้าร้าน มีการควบคุมดงั นี้ 1.1 ควรใชเ้ คร่ืองบนั ทึกเงินสด(Cash Register) โดยกาหนดใหพ้ นกั งาน นงั่ อยปู่ ระจาเคร่ืองเป็นผูร้ ับผดิ ชอบจานวนเงินที่ไดร้ ับแตล่ ะวนัเก็บเงินไม่ได้ เทียบเป็นอตั ราส่วนกบั ยอดขาย คือ 1.2 เม่ือสิ้นวนั หวั หนา้ ฝ่ ายการเงินเป็นผไู้ ขกญุ แจเปิ ดเครื่องและนบั เงิน แลว้ ทารายงานเงินสดคา่ ขายประจาวนั 1.3 บุคคลอีกคนหน่ึงจะนบั ตวั เงินวา่ ตรงกบั ตวั เลขในเคร่ืองบนั ทึกเงิน สดหรือไม่ จากน้นั เขียนใบนาฝากและนาเงินสดท้งั หมดฝากธนาคาร และไดใ้ บนาฝากธนาคารพนกั งานบญั ชีจะใชร้ ายงานเงินสดค่าขาย

2. การควบคุมภายในการรับเงนิ สดรับการชาระหนีจ้ ากลกู หนี้ 2.1.การแบ่งงานกนั ระหวา่ งบุคคล 2 คน เพ่ือป้องกนั การยกั ยอกเงินของ กิจการ เมื่อลูกคา้ นาเงินสดมาชาระหน้ีพนกั งานเกบ็ เงินตอ้ งออก ใบเสร็จรับเงินใหท้ นั ทีโดยทาสาเนา 3 ฉบบั ฉบบั ท่ี 1ใหล้ ูกคา้ ฉบบั ท่ี 2 ใหพ้ นกั งานเกบ็ เงินเกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ฉบบั ท่ี 3 ใหแ้ ผนกบญั ชีเพอื่ เป็น หลกั ฐานการหกั บญั ชีลูกหน้ี 2.2 กรณีลูกคา้ จ่ายชาระเป็นเช็ค จะออกใบเสร็จรับเงินใหไ้ ดก้ ต็ อ่ เม่ือนา เช็คไปข้ึนเงินไดเ้ งินมาเรียบร้อยแลว้ การเงินจะออกใบเสร็จและทา สาเนา 3 ฉบบั ฉบบั ท่ี 1ใหล้ ูกคา้ ฉบบั ท่ี 2 ใหพ้ นกั งานเกบ็ เงินเกบ็ ไว้ เป็นหลกั ฐาน ฉบบั ท่ี 3 ใหแ้ ผนกบญั ชีเพ่ือเป็นหลกั ฐานการหกั บญั ชีลูกหน้ี

ตวั อยา่ ง ตอ่ ไปน้ีเป็นรายการขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือของร้านสุวรรณ การคา้ ระหวา่ งเดือนสิงหาคม 2560 มีรายการดงั น้ีส.ค. 1 ขายสินคา้ เป็นเงินเชื่อใหร้ ้านสุวทิ ย์ 8,000 บาท เง่ือนไข 2/10,n/30 10 ร้านสุวทิ ย์ จา่ ยชาระหน้ีท่ีซ้ือในวนั ท่ี 1 ท้งั หมด นาเงินฝากธนาคาร ทนั ที 18 ขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือใหร้ ้านสุธรรม 7,500 บาทเงื่อนไข 3/15,n/30 24 รับคืนสินคา้ จากร้านสุธรรม 400 บาทใหท้ า 1. บนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไป 2. ผา่ นรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภททวั่ ไปท่ีเกี่ยวขอ้ ง 3. จดั ทารายละเอียดลูกหน้ีการคา้

สมดุ รายวนั ทว่ั ไป หน้า 1 เดบติ เครดติ พ.ศ. 2560 รายการ เลขที่เดือน วนั ท่ี 8,000 - บัญชี 8,000 -ส.ค. 1 ลูกหน-ี้ ร้านสุวทิ ย์ 103 ขายสินค้า 401 ขายสินค้าให้ร้านสุวทิ ย์ เป็ นเงนิ เช่ือ เงื่อนไข 2/10,n/3010 เงนิ ฝากธนาคาร 102 7,840 - 160 - ส่วนลดจ่าย 403 ลูกหนี-้ ร้านสุวทิ ย์ 103 8,000 - รับชาระหนีร้ ้านสุวทิ ย์ นาฝากธนาคาร

สมดุ รายวนั ทว่ั ไป หน้า 1 เดบิต เครดติ พ.ศ. 2560 รายการ เลขท่ีเดือน วนั ท่ี 7,000 - บัญชี 7,000 -ส.ค. 1 ลูกหน-ี้ ร้านสุธรรม 103 400 - 400 - ขายสินค้า 401 ขายสินค้าให้ร้านสุธรรมเป็ นเงนิ เชื่อ เง่ือนไข 3/15,n/3018 รับคืนสินค้า 402 ลูกหนี-้ ร้านสุธรรม 103 รับคืนสินค้าจากร้านสุธรรม

เงนิ ฝากธนาคาร เลขท่ี 102วนั เดือนปี รายการ หน้า เดบิต วนั เดือนปี รายการ หน้า เครดติ บญั ชี บญั ชีส.ค. 10 ลกู หนี-้ ร้าน ร.ว.1 7,840 -สุวทิ ย์ ลูกหนี้ เลขที่ 103วนั เดือนปี รายการ หน้า เดบิต วนั เดือนปี รายการ หน้า เครดติ บัญชี บัญชีส.ค. 1 ลูกหนี-้ ร้าน สุวทิ ย์ ร.ว.1 8,000 - ส.ค. 10 ลูกหนี-้ ร้าน ร.ว.1 8,000 - 18 ลูกหนี-้ ร้าน สุวทิ ย ร.ว.1 400 - สุธรรม ร.ว.1 7,500 24 ลกู หนี-้ ร้าน สุธรรม

วนั เดือนปี รายการ หน้า ขายสินค้า รายการ เลขที่ 401 บัญชี เดบิต วนั เดือนปี หน้า เครดติ บญั ชี - ส.ค. 1 ลูกหนี-้ ร้านสุ วทิ ย์ ร.ว.1 8,000 - 18 ลกู หนี-้ สุธรรม ร.ว.1 7,500 -วนั เดือนปี รายการ หน้า รับคืน รายการ เลขท่ี 402 บัญชีส.ค. 7 ลูกหน-ี้ ร้าน เดบติ วนั เดือนปี หน้า เครดติ สุธรรม ร.ว.1 บัญชี 400 -

รายละเอยี ดลกู หนีก้ ารค้า วนั ท่ี 31 ส.ค. 2560รายช่ือลกู หนีก้ ารค้า จานวนเงนิ (บาท)ร้านสุธรรม (7,500 - 400) 7,100