3_WORD2002

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 1013.22 Πρότυπα 1. Πρότυπο είναι ένα ειδικό έγγραφο που µπορεί να περιέχει κείµενο, προ- σαρµοσµένες γραµµές εργαλείων, µακροεντολές, πλήκτρα συντόµευσης, διάφορα στυλ χαρακτήρων και παραγράφων, καταχωρίσεις Αυτόµατου Κειµένου, και πολλά άλλα. Χρησιµοποιώντας πρότυπα, εξοικονοµούµε χρόνο και διευκολυνόµαστε σηµαντικά στη δηµιουργία των εγγράφων µας. 2. Μπορούµε να χρησιµοποιούµε πρότυπα όταν δηµιουργούµε επιστολές και άλλα έγγραφα που περιέχουν σταθερά στοιχεία, όπως για παράδειγµα τα στοιχεία της εταιρείας, του αποστολέα, του παραλήπτη, ο τρόπος προσφώνησης κ.λπ. 3. Μερικά από τα έτοιµα πρότυπα που περιέχει το πρόγραµµα Microsoft Word είναι τα εξής:Βιογραφικά σηµειώµατα Μηνύµατα ηλεκτρονικού ταχυδροµείουΑναφορές ΙστοσελίδεςΕπιστολές ΦαξΣηµειώµατα (υποµνήµατα) ΗµερολόγιαΕγχειρίδια Εκθέσεις4. Το κενό έγγραφο που δηµιουργείται κάθε φορά που ξεκινάµε το Microsoft Word βασίζεται στο προεπιλεγµένο πρότυπο Normal, το οποίο είναι ένα πρότυπο γενικής χρήσης.5. Για να ανοίξουµε το έγγραφο Έντυπο Φαξ από το συνοδευτικό CD-ROM, πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα της Βασικής γραµµής εργαλείων. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα, πατάµε στο κάτω βέλος του πλαισίου ∆ιερεύνηση σε, επιλέγουµε τη µονάδα CD, και διπλοπατάµε στο φάκελο 3_WORD2002. Στη συνέχεια, επιλέγουµε το έγγραφο Έντυπο Φαξ και πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα.6. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο ως πρότυπο εγγράφου µε το όνοµα Φαξ Knowledge στο φάκελο που προτείνει το πρόγραµµα, επιλέγουµε την εντολή Αποθήκευση ως από το µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλόγου Α- ποθήκευση ως, πατάµε στο κάτω βέλος του πλαισίου Αποθήκευση ως εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

102 Οδηγός επιτυχίας για το ECDL 4.0 — 3500+ Ασκήσεις τύπου και επιλέγουµε Πρότυπο εγγράφου. Στη συνέχεια, πατάµε στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου και πληκτρολογούµε το κείµενο Φαξ Knowl- edge. Τέλος, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση. 7. Για να κλείσουµε το πρότυπο Φαξ Knowledge, πατάµε στο κουµπί Κλεισίµατος του παραθύρου του. 8. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο έγγραφο που να βασίζεται στο πρότυπο Φαξ Knowledge, επιλέγουµε την εντολή ∆ηµιουργία από το µενού Αρ- χείο. Στο παράθυρο εργασιών ∆ηµιουργία εγγράφου, πατάµε στο σύνδε- σµο Γενικά πρότυπα του τµήµατος ∆ηµιουργία από πρότυπο. Στη συνέ- χεια, ανοίγουµε την καρτέλα Γενικές επιλογές του πλαισίου διαλόγου Πρότυπα, επιλέγουµε το εικονίδιο του προτύπου Φαξ Knowledge, και πατάµε στο κουµπί ΟΚ. 9. Το όνοµα του έγγραφου που βασίζεται στο πρότυπο είναι Έγγραφο1, εάν είναι το πρώτο που δηµιουργήσαµε µετά το ξεκίνηµα του προγράµµατος. 10. Πληκτρολογούµε τα επιθυµητά στοιχεία. 11. Πληκτρολογούµε στον κενό χώρο κάτω από την διαχωριστική γραµµή το κείµενο: Ευχαριστούµε για την παραγγελία εκπαίδευσης. 12. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο µε όνοµα Παραγγελία εκπαίδευσης IntraSave στο φάκελο Τα έγγραφά µου, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση της Βασικής γραµµής εργαλείων. Στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου του πλαισί- ου διαλόγου Αποθήκευση ως καταχωρίζουµε το όνοµα Παραγγελία εκπαίδευσης IntraSave, και, από την πτυσσόµενη λίστα Αποθήκευ- ση σε, επιλέγουµε την καταχώριση Τα έγγραφά µου. Τέλος, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση. Για να κλείσουµε το έγγραφο, πατάµε στο κουµπί Κλεισίµατος του παραθύρου του. 13. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο έγγραφο, πατάµε στο κουµπί ∆ηµιουργία κενού εγγράφου της Βασικής γραµµής εργαλείων. Στη συνέχεια καταχω- ρίζουµε το επιθυµητό κείµενο στην αρχή του εγγράφου. 14. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο ως πρότυπο µε όνοµα Επιστολές Ro- tac, επιλέγουµε την εντολή Αποθήκευση ως (ή Αποθήκευση) από το µε- νού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, ανοίγουµε την πτυσ- σόµενη λίστα Αποθήκευση ως τύπου και επιλέγουµε την καταχώριση Πρότυπο εγγράφου. Στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου πληκτρολογούµε Επι- εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 103 στολές Rotac. Πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση του πλαισίου διαλό- γου.15. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο έγγραφο που να βασίζεται στο πρότυπο Επιστολές Rotac, επιλέγουµε την εντολή ∆ηµιουργία από το µενού Αρ- χείο. Στο παράθυρο εργασιών ∆ηµιουργία εγγράφου, πατάµε στο σύνδε- σµο Γενικά πρότυπα του τµήµατος ∆ηµιουργία από πρότυπο. Στη συνέ- χεια, ανοίγουµε την καρτέλα Γενικές επιλογές του πλαισίου διαλόγου Πρότυπα, επιλέγουµε το πρότυπο Επιστολές Rotac, και πατάµε στο κου- µπί ΟΚ.16. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο έγγραφο που να βασίζεται στο πρότυπο Κοµψό βιογραφικό, επιλέγουµε την εντολή ∆ηµιουργία από το µενού Αρχείο. Στο παράθυρο εργασιών ∆ηµιουργία εγγράφου, πατάµε στο σύν- δεσµο Γενικά πρότυπα του τµήµατος ∆ηµιουργία από πρότυπο. Στη συ- νέχεια, ανοίγουµε την καρτέλα Άλλα έγγραφα του πλαισίου διαλόγου Πρότυπα, επιλέγουµε το εικονίδιο του προτύπου Κοµψό βιογραφικό, και πατάµε στο κουµπί ΟΚ.17. Καταχωρίζουµε τα προσωπικά µας στοιχεία στο έγγραφο.18. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο δίνοντάς του το όνοµα Βιογραφικό Σηµείωµα, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση της Βασικής γραµµής εργα- λείων. Στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου πληκτρολογούµε Βιογραφικό Ση- µείωµα. Από την πτυσσόµενη λίστα Αποθήκευση σε επιλέγουµε την κα- ταχώριση Τα έγγραφά µου και, τέλος, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

104 Οδηγός επιτυχίας για το ECDL 4.0 — 3500+ Ασκήσεις3.23 Εισαγωγή γραφηµάτωνκαι λογιστικών φύλλων 1. Ξεκινάµε (αν χρειάζεται) το Microsoft Word. Για να ανοίξουµε το έγγραφο Στοιχεία Πωλήσεων από το συνοδευτικό CD-ROM, πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα της Βασικής γραµµής εργαλείων. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα, επιλέγουµε τη µονάδα CD από την πτυσσόµενη λίστα ∆ιερεύνηση σε, και διπλοπατάµε στο φάκελο 3_WORD2002. Στη συνέχεια, επιλέγουµε το έγ- γραφο Στοιχεία Πωλήσεων και πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα. 2. Για να επιλέξουµε τις στήλες Τµήµα και Ποσοστό του πίνακα Πωλήσεις 2002, πατάµε στο πρώτο κελί της στήλης Τµήµα και σύρουµε ως το τε- λευταίο κελί της στήλης Ποσοστό. Στη συνέχεια, πατάµε στο κουµπί Α- ντιγραφή της Βασικής γραµµής εργαλείων για να αντιγράψουµε τα επι- λεγµένα δεδοµένα. 3. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής κάτω από τον πίνακα Πωλήσεις 2002 και επιλέγουµε την εντολή Αντικείµενο από το µενού Εισαγωγή. Στο πλαίσιο διαλόγου Αντικείµενο, επιλέγουµε την καταχώριση Γράφηµα του Microsoft Graph από τη λίστα Τύπος αντικειµένου και πατάµε στο κουµπί ΟΚ για να δηµιουργήσουµε ένα γράφηµα. 4. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής στο επάνω αριστερό κελί του φύλλου δεδοµένων και επιλέγουµε την εντολή Επικόλληση από το µενού Επεξερ- γασία. 5. Για να διαγράψουµε τα δεδοµένα που δε χρειαζόµαστε από τις στήλες Β, C, και D, επιλέγουµε τις συγκεκριµένες στήλες πατώντας και σύροντας στην επικεφαλίδα τους, και πατάµε το πλήκτρο Delete. 6. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής στο κάτω µέρος του εγγράφου και επι- λέγουµε την εντολή Αντικείµενο από το µενού Εισαγωγή. Στη συνέχεια, ανοίγουµε την καρτέλα ∆ηµιουργία από αρχείο και πατάµε στο κουµπί Αναζήτηση, µεταφερόµαστε στο φάκελο 3_WORD2002 του συνοδευτι- κού CD-ROM, επιλέγουµε το βιβλίο εργασίας Πίνακας Εξόδων.xls, πα- τάµε στο κουµπί Εισαγωγή, και µετά πατάµε στο κουµπί ΟΚ. 7. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο, επιλέγουµε την εντολή Αποθήκευση ως από το µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου καταχωρίζουµε το όνοµα Πίνακες, από την πτυσσόµενη λίστα Αποθήκευση σε επιλέγουµε την καταχώριση Τα έγγραφά µου, και πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 105 Για να κλείσουµε το έγγραφο πατάµε στο κουµπί Κλεισίµατος του παρα- θύρου του. 8. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο έγγραφο, πατάµε στο κουµπί ∆ηµιουργία κενού εγγράφου της Βασικής γραµµής εργαλείων και καταχωρίζουµε το επιθυµητό κείµενο. Για να εισαγάγουµε το σύµβολο Registered (®), τοπο- θετούµε το σηµείο εισαγωγής στη θέση που θέλουµε να εµφανιστεί το σύµβολο και εκτελούµε την εντολή Σύµβολο από το µενού Εισαγωγή. Εµφανίζουµε τα περιεχόµενα της καρτέλας Ειδικοί χαρακτήρες, επιλέ- γουµε το ζητούµενο σύµβολο, πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή και, τέλος, πατάµε στο κουµπί Κλείσιµο. Με τον ίδιο τρόπο εισαγάγουµε και τα υπό- λοιπα σύµβολα. 9. Για να κλείσουµε το έγγραφο πατάµε στο κουµπί Κλεισίµατος του παρα- θύρου του. Έπειτα, επιλέγουµε Όχι ώστε να µην αποθηκευθούν οι αλλαγές του εγγράφου.10. Για να δηµιουργήσουµε ένα νέο έγγραφο, πατάµε στο κουµπί ∆ηµιουργία κενού εγγράφου της Βασικής γραµµής εργαλείων.11. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση της Βασικής γραµµής εργαλείων. Καταχωρίζουµε το όνοµα Σύµβολα στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου και επιλέγουµε την καταχώριση Τα έγγραφά µου από την πτυσσόµενη λίστα Αποθήκευση σε. Τέλος, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση του πλαισίου διαλόγου.12. Πληκτρολογούµε το επιθυµητό κείµενο. Για να εισαγάγουµε το πρώτο σύµβολο, τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής στην κατάλληλη θέση και ε- πιλέγουµε την εντολή Σύµβολο από το µενού Εισαγωγή. Εµφανίζουµε τα περιεχόµενα της καρτέλας Σύµβολα και επιλέγουµε τη γραµµατοσειρά Webdings από το πλαίσιο Γραµµατοσειρά. Στη συνέχεια, επιλέγουµε το σύµβολο , πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή, και τέλος πα- τάµε στο κουµπί Κλείσιµο. Με τον ίδιο τρόπο εισαγάγουµε και τα υπόλοι- πα σύµβολα.13. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση της Βασικής γραµµής εργαλείων. Έπειτα, για να κλείσουµε το πρόγραµµα επι- λέγουµε την εντολή Έξοδος από το µενού Αρχείο. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

106 Οδηγός επιτυχίας για το ECDL 4.0 — 3500+ Ασκήσεις3.24 Συγχώνευση αλληλογραφίας 1. Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας µάς χρησιµεύει στη δηµιουργία οµαδικών επιστολών που περιέχουν κάποιο σταθερό κείµενο και διαφορε- τικά προσωπικά στοιχεία για κάθε παραλήπτη. 2. Η αντιστοιχία των όρων της συγχώνευσης αλληλογραφίας µε τη λειτουρ- γία τους παρουσιάζεται στον παρακάτω πίνακα: Όρος Λειτουργία1) Κύριο έγγραφο γ) Είναι το έγγραφο που περιέχει το κείµενο2) Αρχείο προέλευσης και τα άλλα στοιχεία που θέλουµε να ε- δεδοµένων παναλαµβάνονται σε κάθε επιστολή3) Πεδίο ε) Περιέχει τα στοιχεία των παραληπτών,4) Εγγραφή δεδοµένων όπως, για παράδειγµα, το όνοµα και τη διεύθυνση5) Συγχωνευµένο έγγραφο β) Ένα µεµονωµένο στοιχείο πληροφοριών για κάθε παραλήπτη α) Όλα τα στοιχεία σε ένα αρχείο προέλευ- σης που αφορούν ένα συγκεκριµένο παραλήπτη δ) Το νέο έγγραφο που περιέχει τα αποτε- λέσµατα µετά τη διαδικασία της συγχώ- νευσης3. Στον παρακάτω πίνακα φαίνεται η σειρά των βηµάτων που πρέπει να ακο- λουθήσουµε για τη δηµιουργία οµαδικών επιστολών µε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.Σειρά Βήµατα της συγχώνευσης αλληλογραφίας13 ∆ηµιουργία του κύριου εγγράφου24 Εισαγωγή των πεδίων συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο για να δη- µιουργηθεί η φόρµα επιστολών. ∆ηµιουργία ή άνοιγµα του αρχείου προέλευσης δεδοµένων Συγχώνευση των δεδοµένων του αρχείου προέλευσης µε τα περιε- χόµενα του κυρίου εγγράφου εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 1074. Για να ανοίξουµε το έγγραφο Επιστολή από το συνοδευτικό CD-ROM, επιλέγουµε την εντολή Άνοιγµα από το µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλό- γου Άνοιγµα, µεταφερόµαστε στο φάκελο 3_WORD2002 του συνοδευτι- κού CD-ROM, επιλέγουµε το αρχείο Επιστολή στο τµήµα περιεχοµένων του πλαισίου διαλόγου, και πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα.5. Για να ορίσουµε το έγγραφο Επιστολή ως κύριο έγγραφο για τη δηµιουρ- γία φόρµας επιστολών, δείχνουµε στην καταχώριση Επιστολές και στοι- χεία αλληλογραφίας του µενού Εργαλεία και επιλέγουµε την εντολή Ο- δηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώ- νευση αλληλογραφίας, ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Επιστολές του τµήµατος Επιλογή τύπου εγγράφου. Στη συνέχεια, πατάµε στον υπερσύν- δεσµο Επόµενο: Έγγραφο εκκίνησης, στο κάτω µέρος του παραθύρου εργασιών, ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Χρήση τρέχοντος εγγράφου του τµήµατος Επιλογή εγγράφου έναρξης, και πατάµε στον υπερσύνδε- σµο Επόµενο: επιλογή παραληπτών.6. Για να δηµιουργήσουµε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων χρησιµοποιώ- ντας τα διαθέσιµα πεδία Τίτλος και Επώνυµο για τη γραµµή επικεφαλί- δων, ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Πληκτρολόγηση νέας λίστας στο τµήµα Επιλογή παραληπτών του παραθύρου εργασιών Συγχώνευση αλ- ληλογραφίας. Στη συνέχεια, πατάµε στον υπερσύνδεσµο ∆ηµιουργία του τµήµατος Πληκτρολόγηση νέας λίστας, και, στο πλαίσιο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων, πατάµε στο κουµπί Προσαρµογή. Επιλέγουµε τα ο- νόµατα όλων των πεδίων, εκτός των Τίτλος και Επώνυµο, και πατάµε στο κουµπί ∆ιαγραφή. Τέλος, πατάµε στο κουµπί ΟΚ.7. Για να εισαγάγουµε τα στοιχεία της πρώτης εγγραφής χρησιµοποιώντας τη φόρµα δεδοµένων, πατάµε στο πεδίο Τίτλος, πληκτρολογούµε το κείµενο έ Κύριε, και πατάµε το πλήκτρο Enter. Στη συνέχεια, πληκτρολογούµε το κείµενο Χρηστόπαπα στο πεδίο Επώνυµο και πατάµε στο κουµπί Νέα καταχώριση. Πληκτρολογούµε τα στοιχεία της δεύτερης εγγραφής. Με τον ίδιο τρόπο καταχωρίζουµε και τα υπόλοιπα στοιχεία, τα οποία παρου- σιάζονται στον επόµενο πίνακα. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

108 Οδηγός επιτυχίας για το ECDL 4.0 — 3500+ ΑσκήσειςΤίτλος Επώνυµοέ Κύριε Χρηστόπαπαή Κυρία Παπαχρήστουέ Κύριε Ιωαννίδη 8. Για να µετακινηθούµε ανάµεσα στις εγγραφές της φόρµας δεδοµένων, χρησιµοποιούµε τα κουµπιά πλοήγησης, τα οποία εµφανίζονται στο κάτω µέρος του παραθύρου της φόρµας. 9. Για να αποθηκεύσουµε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων ως Ονόµατα στον προτεινόµενο φάκελο, πατάµε στο κουµπί Κλείσιµο του πλαισίου διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων. Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων, καταχωρίζουµε το κείµενο Ονόµατα στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου και πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση.10. Για να επιστρέψουµε στο κύριο έγγραφο, πατάµε στο κουµπί ΟΚ του πλαισίου διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας.11. Για να διαγράψουµε από την πρώτη γραµµή του κύριου εγγράφου το κεί- µενο οί γονείς, ώστε να αποµείνει ως εισαγωγικό κείµενο το Αγαπητ, επιλέγουµε το κείµενο πατώντας και σύροντας επάνω του και πατάµε το πλήκτρο Delete.12. Πατάµε στον υπερσύνδεσµο Επόµενο: Σύνταξη της επιστολής, στο κάτω µέρος του παραθύρου εργασιών. Έπειτα, τοποθετούµε το σηµείο εισαγω- γής στο τέλος της λέξης Αγαπητ και πατάµε στον υπερσύνδεσµο Άλλα στοιχεία του τµήµατος Σύνταξη της επιστολής. Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, επιλέγουµε το πεδίο Τίτλος και, στη συ- νέχεια, πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή και στο κουµπί Κλείσιµο.13. Πατάµε µία φορά το πλήκτρο διαστήµατος και µετά πατάµε στον υπερ- σύνδεσµο Άλλα στοιχεία του τµήµατος Σύνταξη της επιστολής. Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, επιλέγουµε το πεδίο Επώνυµο, και µετά πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή και στο κουµπί Κλεί- σιµο.14. Για να εκτελέσουµε την κατάλληλη εντολή ώστε να προχωρήσουµε σε συγχώνευση αλληλογραφίας όλων των εγγραφών απευθείας στον εκτυπω- τή, πατάµε στο κουµπί Συγχώνευση στον εκτυπωτή της γραµµής εργα- λείων Συγχώνευση αλληλογραφίας. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 10915. Για να προχωρήσουµε σε συγχώνευση αλληλογραφίας όλων των εγγρα- φών σε νέο έγγραφο, πατάµε στο κουµπί Συγχώνευση σε νέο έγγραφο της γραµµής εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας. Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται, ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Όλες και πατάµε στο κουµπί ΟΚ.16. Το συγχωνευµένο έγγραφο που δηµιουργήθηκε αποτελείται από τρεις σε- λίδες. Για να µεταφερθούµε στις διάφορες σελίδες του εγγράφου χρησιµο- ποιούµε την κατακόρυφη ράβδο κύλισης.17. Για να αποθηκεύσουµε το συγχωνευµένο έγγραφο µε όνοµα Αποτέλεσµα συγχώνευσης 1 στο φάκελο Τα έγγραφά µου, πατάµε στο κουµπί Απο- θήκευση της Βασικής γραµµής εργαλείων. Πατάµε στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως και πληκτρολογούµε το κείµενο Αποτέλεσµα συγχώνευσης 1. Στη συνέχεια, πατάµε στο κά- τω βέλος του πλαισίου Αποθήκευση σε, επιλέγουµε την καταχώριση Τα έγγραφά µου, και πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση.18. Για να αποθηκεύσουµε τη φόρµα επιστολών µε το ίδιο όνοµα στο φάκελο Τα έγγραφά µου, µεταφερόµαστε στο έγγραφο Επιστολή και επιλέγουµε την εντολή Αποθήκευση ως από το µενού Αρχείο. Πατάµε στο κάτω βέ- λος του πλαισίου Αποθήκευση σε, επιλέγουµε την καταχώριση Τα έγ- γραφά µου, και πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση του πλαισίου διαλόγου.19. Για να ανοίξουµε το έγγραφο Ενηµερωτική επιστολή από το συνοδευτικό CD-ROM, επιλέγουµε την εντολή Άνοιγµα από το µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα, πατάµε στο κάτω βέλος του πλαισίου ∆ιερεύ- νηση σε, επιλέγουµε τη µονάδα CD, και διπλοπατάµε στο φάκελο 3_WORD2002. Τέλος, επιλέγουµε το αρχείο Ενηµερωτική επιστολή από το τµήµα περιεχοµένων του πλαισίου διαλόγου και πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα. Για να ορίσουµε το έγγραφο Ενηµερωτική επιστολή ως κύριο έγγραφο για τη δηµιουργία φόρµας επιστολών, δείχνουµε στην καταχώριση Επι- στολές και στοιχεία αλληλογραφίας του µενού Εργαλεία και επιλέγουµε Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώ- νευση αλληλογραφίας ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Επιστολές του τµήµατος Επιλογή τύπου εγγράφου. Στη συνέχεια, πατάµε στον υπερσύν- δεσµο Επόµενο: Έγγραφο εκκίνησης, στο κάτω µέρος του παραθύρου εργασιών, ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Χρήση τρέχοντος εγγράφου εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

110 Οδηγός επιτυχίας για το ECDL 4.0 — 3500+ Ασκήσεις του τµήµατος Επιλογή εγγράφου έναρξης, και πατάµε στον υπερσύνδε- σµο Επόµενο: επιλογή παραληπτών. 20. Για να χρησιµοποιήσουµε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων ∆ιευθύνσεις ατόµων µε οφειλές στη φόρµα επιστολών, ενεργοποιούµε το κουµπί επι- λογής Χρήση υπάρχουσας λίστας στο τµήµα Επιλογή παραληπτών του παραθύρου εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας. Στη συνέχεια, πατάµε στον υπερσύνδεσµο Αναζήτηση του τµήµατος Χρήση υπάρχουσας λί- στας και, στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδοµέ- νων, επιλέγουµε το φάκελο στον οποίο βρίσκεται το αρχείο καθώς και τον τύπο του (Έγγραφα του Word). Τέλος, επιλέγουµε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων ∆ιευθύνσεις ατόµων µε οφειλές, πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα, και µετά πατάµε στο ΟΚ. 21. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής δεξιά από το κείµενο Προς, στο επάνω µέρος του εγγράφου, και πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή πεδίων συγχώ- νευσης της γραµµής εργαλείων Συγχώνευσης Αλληλογραφίας. Στο πλαί- σιο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, επιλέγουµε το πεδίο Τίτ- λος και, έπειτα, πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή και στο κουµπί Κλείσιµο. Με τον ίδιο τρόπο εισαγάγουµε και τα υπόλοιπα πεδία, µε την εξής σειρά: Προς: «Τίτλος» «Επώνυµο» «Όνοµα» «∆ιεύθυνση» 22. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής ακριβώς πριν από το σύµβολο του Ευ- ρώ (€) και πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης της γραµµής εργαλείων Συγχώνευσης Αλληλογραφίας. Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, επιλέγουµε το πεδίο Οφειλές και, έπει- τα, πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή και στο κουµπί Κλείσιµο. 23. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής µετά το κείµενο θα πρέπει να καταβληθεί το αργότερο µέχρι τις και πατάµε στο κουµπί Ει- σαγωγή πεδίων συγχώνευσης της γραµµής εργαλείων Συγχώνευσης Αλ- ληλογραφίας. Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, επι- λέγουµε το πεδίο Ηµεροµηνία Καταβολής και, µετά, πατάµε στο κουµπί Εισαγωγή και στο κουµπί Κλείσιµο. 24. Επιλέγουµε το πεδίο Οφειλές πατώντας µε το αριστερό πλήκτρο του πο- ντικιού αριστερά από τα εισαγωγικά στην αρχή του, και σύρουµε έως ότου επιλεγούν και τα εισαγωγικά στο τέλος του. Στη συνέχεια, πατάµε στο εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 111 κουµπί Έντονη γραφή της γραµµής εργαλείων Μορφοποίησης. Με τον ί- διο τρόπο εφαρµόζουµε έντονη γραφή και στο πεδίο Ηµεροµηνία κατα- βολής.25. Για να συγχωνεύσουµε σε νέο έγγραφο τις εγγραφές 1 έως 4 από το αρχείο προέλευσης δεδοµένων, πατάµε στο κουµπί Συγχώνευση σε νέο έγγραφο της γραµµής εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας. Στο πλαίσιο διαλό- γου που εµφανίζεται, ενεργοποιούµε το κουµπί επιλογής Από και πλη- κτρολογούµε τον αριθµό 1 στο πλαίσιο που ακολουθεί. Στη συνέχεια, πληκτρολογούµε τον αριθµό 4 στο πλαίσιο Έως και πατάµε στο κουµπί ΟΚ.26. Για να αποθηκεύσουµε το συγχωνευµένο έγγραφο µε όνοµα Αποτέλεσµα συγχώνευσης 2 στο φάκελο Τα έγγραφά µου, πατάµε στο κουµπί Απο- θήκευση της Βασικής γραµµής εργαλείων. Πατάµε στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως και πληκτρολογούµε το κείµενο Αποτέλεσµα συγχώνευσης 2. Στη συνέχεια, πατάµε στο κά- τω βέλος του πλαισίου Αποθήκευση σε και επιλέγουµε την καταχώριση Τα έγγραφά µου. Τέλος, πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση.27. Για να κλείσουµε τη φόρµα Ενηµερωτική επιστολή, πατάµε στο κουµπί Κλεισίµατός της. Στη συνέχεια, πατάµε στην επιλογή Όχι του πλαισίου διαλόγου ώστε να µην αποθηκευτεί το έγγραφο.28. Για να κλείσουµε το Microsoft Word επιλέγουµε την εντολή Έξοδος από το µενού Αρχείο. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

112 Οδηγός επιτυχίας για το ECDL 4.0 — 3500+ Ασκήσεις3.25 Εργασία µε πολλά έγγραφα και αποθήκευση αρχείου σε διαφορετική µορφή 1. Τα σηµαντικότερα πλεονεκτήµατα του ανοίγµατος και της επεξεργασίας πολλών εγγράφων ταυτόχρονα είναι ότι µπορούµε να αντιγράψουµε ή να µεταφέρουµε κείµενο ή αντικείµενα από ένα έγγραφο σε κάποιο άλλο. 2. Για να ανοίξουµε το έγγραφο Το δίπλωµα ECDL από το συνοδευτικό CD-ROM, επιλέγουµε την εντολή Άνοιγµα από το µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα, επιλέγουµε τη µονάδα CD από την πτυσσόµε- νη λίστα ∆ιερεύνηση σε, και διπλοπατάµε στο φάκελο 3_WORD2002. Τέλος, επιλέγουµε το αρχείο Το δίπλωµα ECDL στο τµήµα περιεχοµένων του πλαισίου διαλόγου και πατάµε στο κουµπί Άνοιγµα. 3. Για να ανοίξουµε το έγγραφο Επίπεδα ECDL από το συνοδευτικό CD-ROM, επιλέγουµε την εντολή Άνοιγµα από το µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα, επιλέγουµε τη µονάδα CD από την πτυσσόµε- νη λίστα ∆ιερεύνηση σε και διπλοπατάµε στο φάκελο 3_WORD2002. Τέ- λος, επιλέγουµε το αρχείο Επίπεδα ECDL και πατάµε στο κουµπί Άνοιγ- µα. 4. Το µενού που µας εµφανίζει όλα τα έγγραφα κειµένου που έχουµε ανοιχτά είναι το µενού Παράθυρο. 5. Για να τακτοποιήσουµε όλα τα ανοιχτά παράθυρα εγγράφων, επιλέγουµε την εντολή Τακτοποίηση όλων από το µενού Παράθυρο. 6. Για να εντοπίσουµε το ενεργό έγγραφο ανοίγουµε το µενού Παράθυρο. Το όνοµα του ενεργού εγγράφου εµφανίζεται στο µενού µε ένα σύµβολο ε- λέγχου στα αριστερά του. 7. Για να µεγιστοποιήσουµε το έγγραφο Επίπεδα ECDL, πατάµε στο κου- µπί Ελέγχου του εγγράφου και επιλέγουµε την εντολή Μεγιστοποίηση. 8. Για να αντιγράψουµε όλα τα περιεχόµενα του εγγράφου, πρώτα τα επιλέ- γουµε πατώντας το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl + A και, µετά, εκτελούµε την εντολή Αντιγραφή του µενού Επεξεργασία. 9. Για να µεταφερθούµε στο έγγραφο Το δίπλωµα ECDL, ανοίγουµε το µε- νού Παράθυρο και επιλέγουµε το όνοµα εγγράφου Το δίπλωµα ECDL από το κάτω µέρος του µενού. εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ

Ενότητα 3: Επεξεργασία κειµένου 11310. Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής στο τέλος του εγγράφου Το δίπλωµα ECDL, πατάµε τρεις φορές το πλήκτρο Enter, και πατάµε στο κουµπί Ε- πικόλληση της Βασικής γραµµής εργαλείων.11. Με την εντολή Αποθήκευση αποθηκεύουµε το έγγραφο στον ίδιο φάκελο και µε το ίδιο όνοµα και τύπο που ήδη έχει. Αντίθετα, µε την εντολή Απο- θήκευση ως µπορούµε να αλλάξουµε το όνοµα, τον τύπο, και το φάκελο αποθήκευσης του εγγράφου.12. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο µε όνοµα Ιστοσελίδα στην επιφάνεια εργασίας, επιλέγουµε την εντολή Αποθήκευση ως από το µενού Αρχείο. Πατάµε στο κάτω βέλος του πλαισίου Αποθήκευση σε και επιλέγουµε την καταχώριση Επιφάνεια εργασίας από την πτυσσόµενη λίστα. Στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου πληκτρολογούµε Ιστοσελίδα και πατάµε στο κουµπί Αποθήκευση.13. Τα έγγραφα που δηµιουργούµε µε το πρόγραµµα Microsoft Word έχουν την προέκταση αρχείου DOC.14. Για να µεταφερθούµε στο έγγραφο Επίπεδα ECDL, ανοίγουµε το µενού Παράθυρο και επιλέγουµε το όνοµα εγγράφου Επίπεδα ECDL από το κάτω µέρος του µενού. Στη συνέχεια, για να κλείσουµε το έγγραφο πατάµε στην εντολή Κλείσιµο του µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο µηνύµατος που εµ- φανίζεται, πατάµε στο κουµπί Όχι για να µην αποθηκεύσουµε τυχόν αλλα- γές που έχουν γίνει στο έγγραφο.15. Για να εφαρµόσουµε ένα θέµα στο έγγραφο Ιστοσελίδα, επιλέγουµε την εντολή Θέµα από το µενού Μορφή. Στο πλαίσιο Επιλογή θέµατος, δια- λέγουµε το θέµα που θέλουµε και πατάµε στο κουµπί ΟΚ.16. Για να περάσουµε σε προεπισκόπηση του εγγράφου µας µε τη µορφή ι- στοσελίδας, επιλέγουµε την εντολή Προεπισκόπηση ιστοσελίδας από το µενού Αρχείο.17. Για να κλείσουµε το φυλλοµετρητή και να επιστρέψουµε στο έγγραφο, πα- τάµε στο κουµπί Κλεισίµατος του φυλλοµετρητή.18. Για να αποθηκεύσουµε το έγγραφο ως ιστοσελίδα µε όνοµα Πληροφορίες για το ECDL, επιλέγουµε την εντολή Αποθήκευση ως από µενού Αρχείο. Στο πλαίσιο Όνοµα αρχείου καταχωρίζουµε το όνοµα Πληροφορίες για το ECDL. Έπειτα, πατάµε στο κάτω βέλος του πλαισίου Αποθήκευ- εκδόσεις ΚΛΕΙ∆ΑΡΙΘΜΟΣ