การจัดเก็บ ค้นคืน ส่งผ่าน และดําเนินการข้อมูลสารสนเทศ

การจดั เกบ็ คน คนื สงผา น และดําเนนิ การขอมลู สารสนเทศ จดั ทาํ โดย นางสาว นดั ดา แกววิหค เลขท่ี 4 ปวส.1 วิทยาลัยการอาชีพพรหมครี ี

การจัดเกบ็ คน คืน สงผา น และดําเนินการขอมูล สารสนเทศ

การจดั การขอ มูล ขอมูล (Data) เปนองคป ระกอบท่สี าํ คัญสวนหน่งึ ของระบบ สารสนเทศคอมพวิ เตอร การจัดการขอ มูล (Data Management) เปนกลยุทธห น่ึงในการบริหารองคการใหมี ประสทิ ธภิ าพ โดยเฉพาะอยางยิง่ ในยคุ ของเทคโนโลยี ขา วสาร คอมพิวเตอรท่ีเจริญกาวหนา ไปอยา งรวดเร็ว การ จัดการและบรหิ ารองคก ารใหประสบความสําเร็จนัน้ การ ตดั สนิ ใจทถ่ี ูกตอ ง รวดเร็ว และทนั ตอ เหตุการณถอื เปน หัวใจ ของการทาํ ธุรกจิ ในยุคปจจบุ นั ดังน้นั การจัดการขอมูลใหม ี ประสทิ ธิภาพ เพอื่ นําไปสูการตดั สนิ ใจทถี่ ูกตอ งจะชว ยให องคก ารอยูรอดไดใ นการแขงขนั กบั องคก ารอนื่ ๆ

การจัดการฐานขอ มลู ในการทาํ งานดว ยคอมพิวเตอร ถึงแมจ ะมีเคร่อื งคอมพวิ เตอรท ี่ มีประสทิ ธิภาพดีแลว ยังตอ งมชี ดุ คาํ สัง่ (Software) ท่ีจะ ควบคมุ การทาํ งานของเคร่ืองอกี ดวย การทาํ งานโดยวิธกี ารจดั แฟมซึ่งเรยี กวธิ ีน้วี า ระบบการจัดการกระทําแฟมขอมลู (file handing system) อาจใชโ ปรแกรมสาํ เรจ็ ซึง่ ทาํ หนา ทใ่ี นการ เก็บรวบรวมขอ มลู ใหเปนแฟม ท่ีมีระเบียบงายตอการใชง าน และชว ยทาํ ใหผูใชป ระมวลผลขอมูลตางๆ ตามความตองการ ไดอยา งรวดเร็ว โปรแกรมเหลานจ้ี ะใชระบบการจัดการฐาน ขอมูล หรือท่เี รยี กวา ดบี เี อม็ เอส (Data Base Management System : DBMS)



ลักษณะขอมูล การจดั เก็บขอ มูลจาํ เปนตองมีแผนในการดําเนินการ หรือ กลาวไดวาการไดม าซึง่ ขอมูลทีจ่ ะนํามาใชป ระโยชน องคก รจําเปนตอ งลงทนุ ทัง้ ในดา นตวั ขอ มูล เคร่อื งจกั ร และอปุ กรณ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรมารองรบั ระบบ เพื่อใหใชง านไดอ ยา งมปี ระสทิ ธิภาพ การจัดการระบบ ขอมลู จึงตองคํานงึ ถงึ ปญหาตา ง ๆ และพยายามมอง ปญ หาแบบท่ีเปน จริง สามารถดาํ เนินการได ใหป ระสิทธิผล คมุ คา กบั การลงทุน ขอมลู ทดี่ จี ะตอ งมีคุณสมบตั ิข้นั พนื้ ฐาน

ขอมูลทดี่ ีจะตองมคี ุณสมบัตขิ ัน้ พืน้ ฐานดงั น้ี 1. ความถูกตอง (Accuracy) ขอมูลทีด่ ีตองมีความถูก ตอง เพือ่ ใหสามารถนําเอาไปใชป ระโยชนได หากมีการ เกบ็ รวบรวมขอ มลู แลว ถาขอ มูลทีเ่ กบ็ มาเชอื่ ถอื ไมไดจ ะ ทาํ ใหเ กดิ ผลเสยี อยา งมาก ผูใชจะไมก ลา อา งอิงหรอื นําไป ใชป ระโยชน ซงึ่ เปน เหตใุ หก ารตดั สนิ ใจของผบู รหิ ารขาด ความแมนยํา และอาจมโี อกาสผิดพลาดได รปู แบบการ จัดเกบ็ ขอ มูล ตองคํานึงถงึ กรรมวิธีการดําเนนิ งานเพ่อื ให ไดค วามถูกตอ งแมน ยํามากทส่ี ุด 2. ความรวดเรว็ และเปนปจจบุ นั (Update) ขอ มูลทดี่ ี จําเปน ตอ งมกี ารปรบั ปรงุ แกไขใหมคี วามเปน ปจจุบันอยู เสมอ การไดม าของขอมลู จาํ เปนตองใหทนั ตอความ ตองการของผูใช ทันสมัย และทันตอ เหตุการณปจจบุ ัน

3. ความสมบูรณ (Complete) ขอ มลู ที่มีความสมบูรณ คอื ขอ มลู ทสี่ ามารถตอบสนองความตองการของผูใช ซึ่งจะ ข้ึนกับวิธกี ารรวบรวมขอมลู และวิธกี ารประมวลผล ดงั น้ันใน การดําเนนิ การรวบรวมขอมลู ตอ งสํารวจและสอบถามความ ตอ งการในการใชขอ มลู เพ่อื ใหไ ดขอ มลู ท่มี คี วามสมบูรณ 4. ตรงตามความตอ งการ (Relevance) และสอดคลอง ตามความตอ งการเปน เรอื่ งทีส่ ําคญั ดังน้นั จึงตอ งมกี ารสํารวจ เพ่อื หาความตอ งการของหนว ยงานและองคกร ดูสภาพการ ใชข อ มลู และขอบเขตขอ มูล ทสี่ อดคลอ งกบั ความตองการ 5. สามารถตรวจสอบได (Verifiable) ทงั้ กระชบั และ ชดั เจน แหลงขอมูลท่นี ํามาใชต องเปนขอ มลู ที่ตรวจสอบได มี ทมี่ านา เช่ือถือ เพอ่ื จะไดน ําขอ มลู ทไี่ ดร ับมาใชป ระโยชน



องคป์ ระกอบของระบบฐานขอ้ มลู ระบบฐานขอมลู สวนใหญเปนระบบทมี่ ีการนําคอมพวิ เตอร เขามาชวยในการจัดเก็บขอ มลู โดยมีซอฟแวรหรอื โปรแกรม ชว ยในการจัดการขอ มลู เหลานเี้ พ่อื ใหไดขอ มูลตามผูใช ตอ งการองคป ระกอบของระบบฐานขอมูล แบง ออกเปน 5 ประเภท คอื 1.ฮารดแวร ( Hardware ) ในระบบฐานขอ มลู ที่มปี ระสทิ ธิภาพควรมฮี ารด แวรต า งๆ ที่ พรอมจะอํานวยความสะดวกในการบรหิ ารระบบงานฐาน ขอ มลู ไดอยางมีประสิทธิภาพไมว า จะเปน ขนาดของหนว ย ความจาํ ความเร็วของหนวยประมวลผลกลาง อุปกรณน ํา เขาและออกรายงานรวมถึงหนว ยความจําสํารองท่ีรองรับ การประมวลผลขอมลู ในระบบไดอยางมีประสิทธภิ าพ

2.โปรแกรม ( Program ) ในการประมวลผลฐานขอมูลอาจจะใชโ ปรแกรมทีแ่ ตกตา งกนั ทง้ั นีข้ ึ้น อยกู บั ระบบคอมพิวเตอรทใ่ี ชวาเปน แบบใด โปรแกรมทที่ าํ หนาทีก่ าร สรา งการเรียกใชขอมลู การจดั ทาํ รายงานการปรับเปล่ียนแกไข โครงสราง การควบคุม หรอื กลา วไดอีกอยางหนง่ึ วา ระบบจัดการ ฐานขอมูล ( Database Management System ) คอื โปรแกรมหรอื ซอฟทแวรท ี่ทําหนาท่ีในการจัดการฐานขอมลู โดยจะ เปนสอื่ กลางระหวางผใู ช และโปรแกรมประยุกตต าง ๆ ทม่ี ีอยใู น ฐานขอมลู 3.ขอ มูล ( Data ) ฐานขอ มูลเปน การจัดเกบ็ รวบรวมขอมลู ใหเปน ศูนยก ลางขอ มูลอยา ง เปนระบบ ซ่ึงขอ มูลเหลา นสี้ ามารถใชรว มกันได ผูใ ชขอ มลู ในระบบ ฐานขอ มลู จะมองภาพขอ มูลในลกั ษณะทแ่ี ตกตางกัน เชน ผูใชบ าง คนมองภาพของขอ มลู ที่ถูกจัดเก็บไวในส่ือเกบ็ ขอ มลู จริง ( Physical Level ) ในขณะทผ่ี ูใชบ างคนมองภาพขอ มลู จากการใชง านของผูใ ช ( External Level )

4.บคุ ลากร ( People ) ผใู ชทวั่ ไป เปน บุคลากรท่ีใชข อ มลู จากระบบฐานขอมลู เพ่อื ใหงานสาํ เร็จลุลว งไดเชนในระบบขอมูลการจองตว๋ั เครอ่ื งบิน ผใู ชท่วั ไป คือ พนกั งานจองตว๋ั พนักงานปฏบิ ตั งิ าน ( Operating ) เปน ผปู ฏบิ ตั กิ ารดานการประมวลผล การ ปอนขอมลู ลงเคร่อื งคอมพิวเตอร นกั วิเคราะหแ ละออกแบบระบบ ( System Analyst ) เปน บคุ ลากรทีท่ าํ หนา ทวี่ ิเคราะหร ะบบฐานขอมูล และออก แบบระบบงานทีจ่ ะนํามาใช ผูเขยี นโปรแกรมประยกุ ตใ ชง าน ( Programmer ) เปนผู ทําหนา ทเี่ ขียนโปรแกรมประยกุ ตใชงานตา ง ๆ เพ่ือใหการ จดั เกบ็ การเรียกใชข อมูลเปน ไปตามความตองการของผใู ช

ผูบริหารงานฐานขอ มลู (Database Administrator :DBA ) เปนบคุ คลทีท่ ําหนาที่บริหารและควบคมุ การบริหารงานของระบบ ฐานขอมูลท้งั หมด เปนผูทีจ่ ะตองตัดสินใจวา จะรวบรวมขอ มลู อะไรเขา สรู ะบบ จดั เก็บโดยวธิ ใี ด เทคนคิ การเรยี กใชข อ มูล กําหนดระบบการรกั ษาความปลอดภัยของขอมลู การสรางระบบ ขอ มูลสาํ รอง การกู และประสานงานกบั ผใู ชว า ตองการใชขอ มลู อยางไร รวมถงึ นักวเิ คราะหแ ละออกแบบระบบ และโปรแกรมเม อรประยุกตใ ชง าน เพือ่ ใหการบริหารการใชง านเปนไปอยา งมี ประสทิ ธภิ าพ 5. ข้ันตอนการปฏิบตั ิงาน ( Procedures ) ในระบบฐานขอมลู ควรมกี ารจัดทําเอกสารที่ระบขุ ั้นตอนการทาํ งานของหนา ที่การงานตางๆในระบบฐานขอมลู ในสภาวะปกติ และในสภาวะทรี่ ะบบเกิดปญหา( Failure)ซ่งึ เปน ข้นั ตอนการ ปฏบิ ัติงานสาํ หรับบุคลากรทกุ ระดับขององคกร



การเตรียมคน คืนสารสนเทศ การเตรียมการคน้ คืนสารสนเทศ การเขา ถึง(Access) เปนวธิ ีการท่ีผูใชสามารถคน คนหา คนคนื และไดรบั สารสนเทศ ทเี่ ขา ถึงเปน ทรัพยากรสารสนเทศที่สถาบัน บริการสารสนเทศและแหลงตางๆ จดั เก็บไวบ รกิ ารผใู ช การคน หา(Searching) เปน การปอ นคําส่ังโดยผคู น เตรียมประโยคหรอื คาํ คน ไว และ ปฏสิ มั พันธก ับระบบคน คืนและพิจารณาผลทไ่ี ดร ับ ซงึ่ เปน ข้นั ตอนในกระบวนการคน หา

การคน คืน (Retrieval) หมายถงึ การไดร บั ส่ิงตอ งการกลับคนื มา การคน คนื สารสนเทศ จึงเปน การกระทําใดๆทีค่ ัดเลอื ก สารสนเทศจากแหลงเก็บเพ่ือทาํ ใหไ ดร ับสารสนเทศตามที่ ตองการซึง่ อาจเปน ขอ มูล หรอื รายการเอกสาร ท่ีมเี นอื้ หาท่ี ตองการ หลักสําคญั ของการคน คนื สารสนเทศคอื การคนหาและนาํ สารสนเทศที่ตรงตามความตองการ สง ใหผูใ ชอ ยางรวดเร็ว ทันกาล จงึ เรยี กวา ระบบการคนคืนสารสนเทศ เชน บตั ร รายการ ส่งิ พิมพด รรชนี เปน ตน

การเตรียมการในการคน้ คืนสารสนเทศ มีข้นั ตอนในการปฏิบตั ิ ดงั น้ี 1.การเตรียมรายละเอียดขอ้ มูลท่ีตอ้ งการ WHO หมายถึงเร่ืองราวท่ีกาํ ลงั ตอ้ งการคน้ หาเกี่ยวกบั ใคร ได้ มีการปรึกษาบุคคลอ่ืนก่อนหรือไม่และมีการพดู คุยกบั กลุ่ม หรือบุคคลเป้ าหมายใดบา้ ง WHAT หมายถึง ตอ้ งการสนเมศอะไรบา้ งหรือประเภทใด บา้ งที่ตอ้ งการการคาดวา่ ทรัพยากรสารสนเทศใดมีประโยชน์ สูงสุดต่อการคน้ หา มีการตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่ เพือ่ ยน่ ระยะเวลาในการคน้ หาและรูปแบบสารสนเทศที่ตอ้ งการเป็น อยา่ งไร

WHERE หมายถงึ ขอ มลู ที่ตอ งการคน หาเกิดขึน้ ทีไ่ หน สามารถคน พบไดแหลง ใด และในอนาคตจะสามารถคน หา สารสนเทศทีต่ อ งการไดจ ากทไ่ี หน WHY หมายถงึ จะตองการสารสนเทศมากนอ ยแคไหน จะ นาํ ทรัพยากรสารสนเทศทร่ี วบรวมมาไดม าสังเคราะห อยา งไร มงี บประมาณเทา ไร เพียงพอ หรือไมทีจ่ ะสบื คน วิธีการคน หาขอมลู มี 2 แบบ ทงั้ แบบ ออนไลน และ แบบออฟไลน จะขอความชวยเหลอื อยา งไรถา เกิดปญ หา และการอางอิงทาํ อยางไร

2.พจิ ารณาเลือกฐานขอ้ มลู โดยใหค้ าํ นึงถึง -ขอบเขตเนอื้ หาสาระของสารสนเทศในฐานขอมลู -ระยะเวลาของสารสนเทศท่ีบันทึกอยใู นฐานขอมูล -ราคาคาใชจายท่ตี อ งการสืบคน ฐานขอมูล -ภาษาของสารสนเทศ -จาํ นวนสารสนเทศทม่ี ีอยแู ละการเพิ่มขึ้นของขอมลู -ลกั ษณะของสารสนเทศทใ่ี หเ ปนสารสงั เขป หรอื ขอ มลู เตบ็ รปู -บริการอาํ นวยความสะดวกแกผใู ช เชน การพิมพผลการ สบื คน หรือการสง ขอมลู ผา น E-Mail

เทคนคิ การคนคนื สารสนเทศ เทคนคิ การคนคนื สารสนเทศ การคนคนื สารสนเทศจาก เครื่องมอื ตา งๆ สามารถสบื คน ไดจาก ค าคน ไดแก ชือ่ เรื่อง ชือ่ ผูแ ตง คาํ สาํ คัญ หวั เรอ่ื ง เปนตน (Harter 1986: 170-204; Block 2002: 44-45) คาํ สาํ คญั และ หวั เรอื่ งเปน คําคนท่ี สําคญั ทจ่ี ะชว ยใหสามารถสืบคน สารสนเทศไดใ นกรณีทไ่ี ม ทราบชื่อผูแ ตงหรอื ชอื่ เร่ืองแตท ราบขอบเขตของหวั ขอและ สาระสําคัญของเร่ืองทตี่ อ งการ และทราบเทคนคิ การคน คืนก็ สามารถจะสืบคน ขอมลู ไดจ ากเครือ่ งมอื ตางๆ ท่ไี ดม ีการจัดทํา ไวอยา งมปี ระสิทธภิ าพ 5 วธิ ี คือ

1. การใชคําสาํ คัญ (Keywords) คาํ สําคัญ หมายถงึ คาํ หรอื วลี ทีส่ ําคญั และมคี วามหมายที่สามารถใชเ ปนคําคน เพ่อื เชื่อมโยง ไปยงั เนอื้ หาของสารสนเทศ มักจะปรากฏอยูใ นช่ือเรอ่ื ง สาระ สังเขป และเน้ือหา เพอื่ ท าหนาท่บี งบอกถึงเนอ้ื หาของ สารสนเทศนน้ั ๆ ซ่งึ เอกสารหน่งึ เรือ่ งอาจจะมีค าส าคัญได มากกวา 1 คํา ทัง้ นแ้ี ลวแตวา จะมีคําสําคญั ปรากฏอยูใ น เอกสารจาํ นวนเทาใด ในการคิดคําสาํ คัญทจี่ ะใช เปน สื่อในการ คน คืนจงึ ตอ งพยายามคดิ คําท่ตี รงใจ ตรงความตองการของเรา ใหม ากท่ีสดุ

2. การใชหัวเร่ือง (Subject headings) หัวเรื่อง หมายถึง ค า หรอื วลีทก่ี าหนดขน้ึ แทนหรอื บง บอกเนือ้ หาที่ส าคญั ของ สารสนเทศเพอ่ื ใชเปนเคร่อื งชีน้ าไปยงั เนอ้ื หาทีแ่ หจริงของ สารสนเทศ หัวเรอ่ื งทดี่ ีควรเปนค าหรือกลมุ ค าทส่ี ั้นกะทัดรัด และมคี วามหมายเฉพาะเจาะจง ครอบคลุมเนอ้ื หาท่แี ทจริง ของสารสนเทศ หวั เรือ่ งจะท าใหเราทราบวาสถาบันบริการ สารสนเทศหรอื ฐานขอ มลู ทีเ่ ราก าลงั ใชม ีสารสนเทศ ใดบา งที่ มีเนื้อหาเหมือนกนั หรือสัมพนั ธกัน หัวเร่อื งจะมีประโยชนใ น การชว ยสืบคน สารสนเทศที่ ตองการไดร วดเรว็ และชวยใน การรวบรวมสารสนเทศท่มี เี น้ือหาในสาขาเดยี วกนั หรอื สัมพนั ธ กัน ไวดวยกัน

2.1 ประเภทของหัวเรือ่ ง แบง เปน 2 ประเภท คือ 2.1.1 หวั เร่อื งใหญ หมายถงึ ค าหรอื วลีท่ีก าหนดขึ้นเพอ่ื ระบุ ถงึ เน้อื เรอ่ื ง ของสารสนเทศโดยตรงและสามารถใชเปน หวั เรอ่ื ง โดดๆ ไดหรืออาจมหี ัวเรื่องยอยประกอบได 2.1.2 หัวเรือ่ งยอ ย หมายถึง เปน ค าหรอื วลีที่ก าหนดข้นึ ใช ตามหลงั หวั เร่อื ง ใหญเพ่อื ก าหนดขอบเขตหรอื ความหมาย ของหัวเร่ืองใหเฉพาะเจาะจงลงไปโดยมีเครื่องหมาย – ค่ัน เพอื่ ระบุแงม มุ เฉพาะดา นของเรื่อง รปู แบบการเขยี น ยุคสมยั หรือล าดับเหตุการณระยะเวลา และเขตภูมศิ าสตรหัวเร่ือง ยอยบางหวั เรือ่ งกส็ ามารถใชเปน หัวเรอื่ งยอยได

2.2 ลกั ษณะของคําที่ใชเ ปน หวั เรอ่ื ง คําทส่ี ามารถใชเ ปน หวั เรอ่ื งไดแ บง เปน 2 ประเภท ไดแก 2.2.1 คาํ วิสามายนาม ซงึ่ เปนคํานามเฉพาะ ทีใ่ ชเปน ช่ือ บุคคล ช่อื สกลุ สถานที่ ประเทศ ชือ่ ลกั ษณะภูมปิ ระเทศ ชือ่ สญั ชาติ ภาษาและวรรณคดีของชาตติ างๆ ชอ่ื สนธสิ ญั ญา ชือ่ ชาวเผา พื้นเมืองตางๆ ช่อื วนั ส าคญั ช่อื พธิ สี าคญั และชอ่ื สถาบันตา งๆ 2.2.2 คําสามายนาม ไดแ ก ชอ่ื ของสตั วชือ่ ของพืช ชือ่ ของโรค ชือ่ กีฬา ชื่อ เครื่องดนตรีช่ืออวัยวะสว นตางๆ ของรางกาย ชื่อ แรธ าตุ

3. การใชเ ทคนคิ การตดั ปลายคา (truncation) การคน คืน สารสนเทศบางครง้ั ตอ งการใชคาํ ศัพทท ่มี รี ปู แตกตางกัน จาก รากศัพทเ ดียวกนั เพอื่ ใหไ ดส ารสนเทศครบถวน เชน ตอ งการ คน เกยี่ วกบั เร่ือง CENSOR ก็ตองคนค าที่เกีย่ วของ เชน CENSORING, CENSORED หรือ CENSORSHIP การพิมพท ุก ค าจะเสยี เวลา จึงมีวิธกี ารตัดปลายคาํ โดยใชเครื่องหมาย ? ตอ ทายคาํ ศัพททรี่ ากค า เชน CENSOR? หรอื LIBRA? ระบบ จะคน คาํ ศพั ทท ขี่ ้ึนตน ดวยคาํ ดังกลา ว และคําหรือวลที ี่ตอทาย ดว ยอักขระอื่นๆ เทา ท่ีมใี นดรรชนีดังนี้ การตดั ปลายคําจะตอ งระวังไมใชค าํ ท่ีส้ันเกนิ ไป เพราะอาจจะ ไดเร่ืองท่ไี มตอ งการ ออกมาดวย เชน คาํ ศพั ทB AN? ระบบจะ คน คาํ BAN, BANANA, BAND, BANDAGERY, BANDIT, BANK, BANNER, BANTER เปน ตน ซึ่งคําตา ง ๆ เหลานี้ไมมคี วามสมั พนั ธกนั เลย

4. การใชต รรกะแบบบูลนี (Boolean Logic) ใชสาํ หรบั สราง ความสมั พันธ ระหวา งคาํ และแนวความคิดตา ง ๆ โดยใชต วั เช่อื ม (logical operators) ระหวางคําศพั ทท ่เี ปน แนวความ คิด ตัวเชื่อมตรรกะทีใ่ ชในการคน คนื สารสนเทศมี3 ประเภท คือ OR AND และ NOT (ปทัมาพร เยน็ บํารงุ 2545: 165-169) 4.1ตวั เชอ่ื ม OR ใชเช่อื มแนวความคดิ แบบยเู นยี น (union) เพ่ือเชอื่ มค าศัพทท ่ีมี ความหมายเดียวกัน อา งถงึ แนวคิดเดียว ตัวอยา งเชน AUTOMOBILE OR CAR ผลการคน คืน จะได สารสนเทศที่มคี าํ ศัพทคาํ ใดคําหนงึ่ หรอื ท้งั 2 คํา ซ่งึ มีจาํ นวน มากขึ้น

4.2 ตัวเช่อื ม AND ใชเ ชอื่ มแนวความคิดแบบอนิ เตอรเ ซ็คชัน่ (Intersection) เพ่อื สง่ั ใหคอมพวิ เตอรคนเร่อื งที่มีแนวความ คดิ หลาย ๆ แนวคิดรวมอยูในสารสนเทศรายการ เดยี วกนั ดัง ตัวอยา งเชน BUS AND POLLUTION ผลการคน คืนจะได สารสนเทศทมี่ ที ัง้ เร่อื ง BUS และเร่ือง POLLUTION อยใู น สารสนเทศรายการเดยี วกนั ซึ่งมีจํานวนนอ ยลงแตตรงกบั ความ ตองการมากขึ้น

2.3 ตัวเชื่อม NOT ใชสาํ หรับคนคืนสารสนเทศทีไ่ มม เี ร่ืองใด เรอื่ งหน่ึงปะปนอยู หรือเปนการตดั คําศพั ทท ไี่ มต อ งการออกไป จากการคน คนื เชน CAR NOT BUS เปนการส่งั ให คอมพิวเตอรค นสารสนเทศเกีย่ วกบั เรอื่ ง CAR โดยไมม ีเรื่อง BUS การใชตัวเช่อื ม AND OR NOT ในประโยคคําสัง่ เดียวกัน ถา ประโยคยาวมากควร แบง ออกเปนประโยคส้ัน ๆ ท่มี ีแนว ความคดิ เดยี วเพ่ือหลกี เล่ียงขอบกพรอ งท่ีอาจจะเกิดขนึ้ ได อยางไรกต็ ามถา ตองการรวมหลายแนวความคิดในประโยค เดยี วกัน ควรใชเครอ่ื งหมายวงเลบ็ แยกกลมุ แนวความคดิ ให ชดั เจน เชน (BUS OR VEHICLE) AND (EXHAUSE OR POLLUTION) AND (CONTROL OR REDUCTION) (ALCOHOL OR DRUGS) AND ADOLESCENT?

5. การใช Limit Search Limit Search ชว ยใหสามารถจ า กดั วงการสืบคนใหไ ดต รงกับความตองการมาก ทส่ี ุด ซึ่งการจะ จ ากดั การสบคนดา นใดบา งข้นึ อยูก บั โปรแกรมนน้ั ๆ วาไดจ ัดท าตัวจ ากัดการสบื คน ใดไวบ าง สว นใหญเราสามารถจ ากัด การสบื คน จากประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ จากแหลง สารสนเทศการจํากัดภาษาของสารสนเทศ การจํากัดประเภท ของผลการสืบคนเปน ตน ดังตัวอยางการจ ากัดการสืบคน ของ Search Engine Google การสบื คน ขอ มลู จาก World Wide Web สามารถท าไดงายและใหผ ลในการสบื คน มาก การใชก ็ ไมส ลับซับซอ นเพราะผสู รา ง Search Engine ตองค านงึ ถึง ความงา ยในการสบื คน ของผูใ ช (User friendly) อยแู ลว การ เลื่อนเมาสไปยงั ทต่ี า งๆ แลวเมาสเปลยี่ นเปน รูปมอื หมายถึง การเชื่อมโยง (link) ไปสขู อมลู ทเี่ กี่ยวขอ งได



การสืบคนสารสนเทศจากเวบ็ (OPAC) การสืบคน สารนิเทศดวยระบบคอมพิวเตอร คอมพวิ เตอรเขา มามีบทบาทในทุกวงการ และในปจจบุ นั นิยม นาํ มาใชในการคน หาความรขู อ มูล ขาวสารจากแหลงสารนเิ ทศ ทมี่ อี ยูอ ยางมากมาย ทําใหก ารคนหาเปน ไปอยางสะดวกและ รวดเร็ว การสืบคนสารสนเทศจากเว็บโอแพค ในอดตี เครอ่ื งมือทช่ี ว ยคนท่ีหอ งสมุดทว่ั ไปนยิ มใช คอื บตั ร รายการ ปจ จุบนั มีการประยกุ ตใ ชเทคโนโลยีสารสรเทศใหบ ตั ร รายการอยูใ นหนา จอคอมพวิ เตอรและสามารถสบื คนหาวัสดุ ในเรื่องทตี่ องการไดอ ยา งสะดวก รวดเรว็ ทง้ั ยงั คนในเวลา เดียวกันไดทลี ะหลายคน โปรแกรมจัดเก็บและคน คืนจากหนา จอคอมพวิ เตอรนเี้ รยี กวา “ระเบียนสาธารณะท่ีเขา ถึงไดทาง ออนไลน”หรอื เรยี กสน้ั ๆวา โอแพค

โอแพค (OPAC) มาจากคําเตม็ วา Online Public Access Catalog เปน รายการทรพั ยากรสารนิเทศในหอ งสมดุ ท่ีบันทึก อยูในรูปแบบท่อี า นไดดว ยเครอ่ื งคอมพวิ เตอร (MARC : Machine Readable Catalog) หรืออาจเรยี กไดว าเปนบัตร รายการท่อี ยใู นรูปแบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ทัง้ ส่ิงพิมพภาษา ไทยและภาษาตางประเทศ ซีดรี อม ฯลฯ ทีม่ ใี หบรกิ ารใน หองสมดุ โดยมรี ะบบการจดั การฐานขอ มลู ชวยผูใชให สามารถคน หาทรพั ยากรไดง า ย รวดเรว็ และตรงตามความ ตองการมากข้ึน ซึง่ จะมีรายละเอยี ดการคนเชน เดยี วกับการคน จากบัตรรายการ การคนเมนชู ่อื ผแู ตง ชอื่ เร่ือง หัวเร่ือง คน ดว ยคําสําคญั เดียวกนั อาจไดส ารนิเทศเกอื บทกุ ประเภทที่ เกีย่ วของกับคาํ สําคญั นัน้ ๆ OPAC เปนระบบคนหารายการ หนงั สอื ในหองสมดุ โดยใชร ะบบคอมพวิ เตอร เร่ิมมใี ชในชวง กลางครสิ ตท ศวรรษท่ี 1990

ระบบโอแพค (OPAC)ใชประโยชนในการคนคนื สารสนเทศในหองสมุดได อยางไร 1.ใชส ําหรับคน หาขอ มูลทางบรรณานกุ รมของทรพั ยากร สารสนเทศที่หอ งสมดุ ไดอ ยางสะดวก และรวดเร็ว โดยสบื คน จากคอมพวิ เตอรแทนบตั รรายการ 2. นอกจากใชสาํ หรับคน หาขอ มูลทางบรรณานุกรมของ ทรัพยากรสารสนเทศแลวยังสามารถใชในการตรวจสอบขอมลู การยืมของตนเองไดอีกดว ย 3. คนหาทาํ ไมตองสืบคน OPAC - เพ่อื ทราบวาหอ งสมดุ มที รัพยากรสารสนเทศท่ตี องการหรอื ไม - เพอ่ื ทราบรายละเอียดตา งๆ เก่ยี วกับขอ มูลทางบรรณานุกรม ของทรพั ยากรสารสนเทศกอ นตัดสนิ ใจคดั เลอื กทรัพยากร สารสนเทศท่ีตอ งการ

การดําเนนิ การเกีย่ วกับขอมูลสารสนเทศ การดําเนนิ การเก่ียวกบั ขอมลู สารสนเทศ การเกบ็ รวบรวมขอมูล การเกบ็ รวบรวมขอมลู เปน ขัน้ ตอนหนงึ่ ของ กระบวนการทางสถิติท่ีมีความสําคญั เพื่อใหไดม าซง่ึ ขอมลู ท่ี ตอบสนองวัตถุประสงค และสอดคลองกับกรอบแนวความคดิ สมมุติฐาน เทคนิคการวดั และการวิเคราะหข อ มูล ซึ่งหมาย รวมทัง้ การเกบ็ ขอมูล (Data Collection) คือ การเก็บขอมลู ขึน้ มาใหม และการรวบรวมขอมลู (Data Compilation) ซึ่ง หมายถงึ การนาํ เอาขอมูลตา งๆที่ผอู น่ื ไดเกบ็ ไวแลว หรอื รายงานไวในเอกสารตางๆ มาทําการศึกษาวิเคราะหตอ

การตรวจสอบขอมูล เมือ่ เกบ็ รวบรวมขอ มลู ไดแลว จาํ เปน ตอ งตรวจสอบ ความถูกตองของขอ มูล และมีการตรวจทานหรอื แกไขขอ มูล ใหถูกตอง ขอมลู ท่ีจดั เก็บตอ งถูกตองและเชื่อถือไดเพราะหาก ขอ มูลไมน าเชื่อถอื แลว สารสนเทศทไ่ี ดจากขอ มูลนัน้ ก็ไมนา เชอ่ื ถอื ดว ย การรวบรวมเปน แฟม ขอมูล การเกบ็ รวบรวมขอ มลู ไวเ ปนแฟมขอมูลนน้ั เปนขน้ั ตอน ทีส่ ําคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสํารวจขอ มลู ไมว า ในเรื่องอะไร สวนใหญจะรวบรวมขอ มลู มาหลายเรอื่ ง จําเปนตอ งแบง แยก ขอ มลู ออกเปน กลุม เปนเร่อื งไวเ ปนแฟม ขอมูล เพื่อใหการ ดาํ เนนิ การในข้นั ตอนตอ ไปจะไดส ะดวกและรวดเร็วขึน้

การจดั เรยี งขอ มลู ขอ มลู ที่เกบ็ ไวเ ปน แฟม ควรมกี ารจัดเรียงลําดับขอ มูล เพ่อื สะดวกตอการคน หาหรืออางอิงในภายหลงั การจดั เรยี งขอมลู เปน วิธีการประมวลผลขอมูลใหเ ปน สารสนเทศวิธหี นึ่ง การคํานวณ ขอมูลทจ่ี ัดเก็บมีท้งั ขอมูลทเ่ี ปน ตวั อักษร ขอ ความ และตัวเลข ดงั นน้ั อาจมคี วามจําเปนในการคาํ นวณจํานวนทไี่ ด มาจากขอมลู เชน หาคาเฉลี่ย หาผลรวม

การทํารายงาน การสรุปทํารายงานใหต รงกับความตอ งการของการใช งาน จะทําใหการใชส ารสนเทศมปี ระสิทธิภาพและรวดเร็วข้ึน เพราะการทาํ รายงานเปนวธิ กี ารที่จะจดั รูปแบบขอมลู ใหเปน สารสนเทศตามความตอ งการ การจดั เกบ็ ขอ มลู ที่มีการสาํ รวจหรือรวบรวมมา และมกี าร ประมวลผลใหเ ปนสารสนเทศ จําเปนตองดําเนินการจัดเกบ็ เอาไวเพือ่ ใชใ นภายหลัง การจัดเกบ็ สมยั ใหมม ักเปลยี่ นขอมลู ใหอยูในรปู แบบทส่ี ามารถจดั เก็บในส่อื อิเลก็ ทรอนิกส เชน แผนบันทกึ หรอื ซดี ีรอม

การทาํ สําเนา หากตองการใชขอ มูลก็สามารถคัดลอกหรอื ทาํ สาํ เนา ขึ้นใหมได การคัดลอกขอ มูลดวยระบบทางคอมพวิ เตอรท ําได งายและรวดเร็ว การแจกจา ยและการส่อื สารขอ มูล เมือ่ ตอ งการแจกจายขอมลู ใหผูอ่ืนใช สามารถกระทํา การแจกจายไดโดยงาย เทคโนโลยีส่ือสารสมยั ใหมทําใหจัดสง ขอมลู ไดอ ยางรวดเร็ว โดยเฉพาะอยางยิ่งอินเทอรเ น็ตเปนสอ่ื ที่ ชว ยใหก ารเผยแพรทําไดกวางขวางมากข้ึน

ขอบคุณคะ