เนื้อหาหน่วยที่ 3

คอมพวิ เตอรแ์ ละสารสนเทศเพ่ืองานอาชพีหนว่ ยที่ 3 การใชโ้ ปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Office Word

หนว่ ยท่ี 3 การใชโ้ ปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Office Wordเน้อื หา 1. ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Office Word 2010 2. สว่ นประกอบต่าง ๆ ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010 3. การสรา้ ง เปิด ปดิ และบนั ทกึ เอกสาร 4. กาหนดค่าหนา้ กระดาษเอกสาร 5. การจัดรูปแบบเอกสาร1. ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Office Word 2010 ปจั จุบันสานักงานท้ังภาครัฐและเอกชน มีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่าง ๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น เน่ืองจากโปรแกรมประมวลผลคาสามารถช่วยในการจัดทาเอกสาร บทความและรายงานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Office Word2010 มดี ังนี้ 1.1 ด้านการจัดเก็บเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคามีการจัดเก็บเอกสารในรูปไฟล์ข้อมูล ทาให้ ข้อมลู อยไู่ ดค้ รบถว้ นในสภาพดแี ละสมบูรณ์ 1.2 ดา้ นการเรยี กใช้ข้อมลู ขอ้ มูลท่ีจดั เกบ็ เก็บในลักษณะไฟล์ สามารถค้นหาและเปิดใช้งานได้งา่ ย 1.3 ด้านการทาสาเนา ผใู้ ชส้ ามารถพิมพ์หรือทาสาเนาได้ตามจานวนทตี่ อ้ งการ 1.4 ด้านการค้นหาและแก้ไขเอกสาร ผู้ใช้สามารถค้นหาและแก้ไขข้อความหรือคาให้เอกสารได้ อยา่ งสะดวกและรวดเรว็ 1.5 ด้านการจัดรูปแบบเอกสาร โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 สามารถจัดรูปแบบ เอกสารได้ทันทตี่ ้องการ เชน่ การต้ังเค้าโครงหน้ากระดาษ การจดั คอลมั น์ เปน็ ต้น 1.6 ด้านการใช้รูปแบบท่ีจัดไว้แล้ว โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 สามารถใช้การ จัดรูปแบบของเอกสารท่มี ีไวแ้ ล้ว โดยการใชแ้ มแ่ บบสาเรจ็ รปู ในการสรา้ งเอกสาร 1.7 ด้านการตรวจสอบคาผิดลักษณะใหม่ โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 มีเครื่องใน การตรวจสอบการสะกดที่มีการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้น ช่วยให้การตรวจ ตัวสะกดมคี วามละเอียดมากขึ้น 1.8 ด้านการใช้เอกสารร่วมกัน โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 สามารถช่วยรวบรวม และจัดการตรวจทานแก้ไขและตรวจทานแก้ไขและตรวจสอบความคิดเห็นของผู้ร่วมงา นได้ อยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ 1.9 โปรแกรม Microsoft Office Word 2010 สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ และเรียกใช้งาน แฟม้ ข้อมูลที่เก็บไวม้ าใช้ในภายหลังได้ 1.10

2 สว่ นประกอบตา่ ง ๆ ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010 2.1 Quick Access Toolbar เปน็ แถบเครอ่ื งมอื เรียกใชง้ านได้อยา่ งรวดเร็ว 2.2 Title Bar เป็นแถบแสดงชื่อโปรแกรมและชอื่ ไฟลป์ ัจจุบนั ทเี่ ปดิ ใชง้ านอยู่ 2.3 Ribbon เปน็ แถบที่รวบรวมคาสัง่ ตา่ ง ๆ ในโปรแกรมเพือ่ ให้ผ้ใู ช้เลือกใชง้ านง่ายข้ึน 2.4 Status bar เปน็ แถบแสดงสถานการณท์ างานปัจจบุ นั บนหนา้ จอ 2.5 View bar เปน็ แถบแสดงมมุ มองเอกสารในแบบต่าง ๆ และเคร่ืองมือที่ใช้ในการย่อขยายหนา้ 2.6 Microsoft Office Word Help เปน็ สว่ นทแี่ สดงวิธใี ชง้ านต่าง ๆ ของโปรแกรม 2.7 View Ruler ปุ่มแสดงและซ่อนไมบ้ รรทดั3 การสรา้ ง เปดิ ปดิ และบนั ทกึ เอกสาร 3.1 การสร้างเอกสารมหี ลายวิธี ดงั น้ี 3.1.1 คลกิ ปมุ่ 3.1.2 ใชค้ ียล์ ดั Ctrl + N 3.1.3 คลกิ แท็บไฟล์ เลอื กคาสั่ง สร้าง เลอื กเอกสารเปลา่ 3.2 การเปิดเอกสารมหี ลายวิธี ดงั นี้ 3.2.1 คลิกปุ่ม 3.2.2 ใชค้ ยี ล์ ัด Ctrl + O 3.2.3 คลิกแท็บไฟล์ เลือกคาส่ัง เปิด เลือกไดรฟ์ และโฟลเดอร์ท่ีเก็บข้อมูล เลือกชื่อไฟล์ท่ี ตอ้ งการ 3.3 การปิดเอกสารทาไดด้ งั น้ี 3.3.1 คลกิ แทบ็ ไฟล์ เลือกคาส่งั ปดิ 3.4 การบันทึกเอกสารมีหลายวธิ ี ดงั นี้

3.4.1 คลกิ ปุ่ม 3.4.2 ใช้คยี ล์ ดั Ctrl + S 3.4.3 คลิกแท็บไฟล์ เลือกคาส่งั บันทกึ เปน็ เลือกไดรฟ์ และโฟลเดอร์ท่ีเก็บข้อมูล ต้ังชื่อไฟล์ ทตี่ อ้ งการ 3.5 การออกจากโปรแกรมมีหลายวธิ ี ดังน้ี 3.5.1 คลิกปุม่ 3.5.2 คลิกแท็บไฟล์ เลอื กคาส่ัง จบการทางาน4 กาหนดคา่ หนา้ กระดาษเอกสาร สร้างเอกสาร เพอื่ ใหไ้ ดร้ ูปแบบที่สวยงามเหมาะสมกบั งาน ต้องกาหนดเคา้ โครงหน้ากระดาษ ได้แก่การกาหนดขนาดกระดาษ ระยะขอบ กาหนดแนวกระดาษ ตงั้ ค่าตวั อักษรเริม่ ตน้5 การจดั รปู แบบเอกสาร การปรับคณุ ลักษณะของขอ้ ความ การปรบั คณุ ลักษณะของข้อความเป็นการเพ่ิมความนา่ สนใจให้กับข้อความดว้ ยการปรับเปล่ยี นคุณลกั ษณะ โดยวธิ ตี ่าง ๆ ดังนี้ 5.1 เลือกข้อความ จะปรากฏ Mini Toolbar ดังรูป 5.2 ใชเ้ คร่ืองมอื บนแท็บหน้าแรก