نظام التراسل الالكتروني - دليل ادارة ديوان المؤسسfة

‫نظام تراسل الالكتروني‬ ‫دليل ادارة ديوان المؤسسة‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫قائمة المحتويات‬ ‫اعدادات المستخدمين خارج نظام تراسل ‪3 .................................................................................................‬‬ ‫اعدادات متصفح ‪3 ..................................................................................................................................‬‬ ‫تعديل واضافة اضافة صلاحيات المستخدمين على نظام ‪7 ...............................................................DocuWare‬‬ ‫تنزيل وتثبيت برنامج الماسح الضوئي ‪11 .........................................................................................................‬‬ ‫مهام إدارة ديوان المؤسسة في نظام تراسل‪13 .............................................................................................‬‬ ‫تعريف المستخدمين ثم إضافة والغاء الصلاحيات ‪13 .............................................................................................‬‬ ‫اضافة مستخدم جديد ‪13 ......................................................................................................................‬‬ ‫حذف المستخدمين‪14 ...............................................................................................................................‬‬ ‫إضافة والغاء صلاحيات للمستخدم ‪14 .............................................................................................................‬‬ ‫تعريف أنواع التعليق‪17 ............................................................................................................................‬‬ ‫لتعريف تعليق جديد ‪17 .......................................................................................................................‬‬ ‫لتعديل تعليق‪18 .............................................................................................................................. :‬‬ ‫لحذف تعليق‪18 .............................................................................................................................. .‬‬ ‫تعريف الجهات الخارجية ‪18 .......................................................................................................................‬‬ ‫لتعريف جهة خارجية‪18 .................................................................................................................... :‬‬ ‫لتعديل معلومات جهة خارجية‪19 ........................................................................................................... :‬‬ ‫تعريف الجهات المفضلة ‪19 ........................................................................................................................‬‬ ‫لتعريف الجهات المفضلة ‪19 .................................................................................................................‬‬ ‫عرض محتويات المفضلة‪21 .................................................................................................................‬‬ ‫تعديل المفضلة‪21 .............................................................................................................................‬‬ ‫تعريف التصنيفات ‪22 ..............................................................................................................................‬‬ ‫تعريف تصنيف (او ترميز) رئيسي ‪22 ......................................................................................................‬‬ ‫تعريف ترميز فرعي ‪22 ......................................................................................................................‬‬ ‫تعديل وصف ترميز‪23 .......................................................................................................................‬‬ ‫حذف ترميز ‪23 ...............................................................................................................................‬‬ ‫‪1‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫اعدادات المستخدمين خارج نظام تراسل‬ ‫قبل البدء بتعريف المستخدمين واعطائهم الصلاحيات في نظام تراسل‪ ،‬عليك القيام بالخطوات‬ ‫التالية‪:‬‬ ‫اعدادات متصفح‬ ‫نظام تراسل يعتبر نظام الكتروني مبني على مبدء ‪ Web Application‬لذا يتم فتحه بواسطة‬ ‫المتصفح الموجود على الجهاز لذا يجب تعديل اعدادات المتصفح قبل البدء باستخدام نظام تراسل‬ ‫كالتالي‪:‬‬ ‫‪ .1‬تنزيل متصفح متوافق مع نظام تراسل ( ‪Internet Explorer Version 11 or more‬‬ ‫‪)or Google Chrome Version 61.0.3163.100 or more‬‬ ‫‪ .2‬اضافة موقع النظام ببند المواقع الموثوقه (‪ )Trusted sites‬كالتالي‪:‬‬ ‫‪ .a‬من قائمة ‪ Tools‬يتم اختيار ‪Internet Option‬‬ ‫‪ .b‬يتم الذهاب الى نافذة ‪ Security‬و من ثم النقر على \"‪\" Trusted sites‬‬ ‫‪2‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫‪ .c‬يتم النقر على ‪ Sites‬ومن ثم كتابة ما يلي و ضغط ‪Add‬‬ ‫‪http://tarasul.gov.jo .i‬‬ ‫‪http://tadwweb.gov.jo .ii‬‬ ‫‪http://10.0.50.126 .iii‬‬ ‫‪http://10.0.50.109 .iv‬‬ ‫‪ .3‬تغيير طريقة دخول المستخدم الى ‪ Windows Authentication‬وعدم طلب‬ ‫‪ Username and Password‬وهي كالتالي‪:‬‬ ‫‪ .a‬الذهاب الى نافذة ‪ Security‬و من ثم النقر على \"‪\" Trusted sites‬‬ ‫‪3‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫‪ .b‬النقر على ‪ Custom level‬ثم اختيار ‪“Automatic logon with current‬‬ ‫”‪user name and paasword‬تحت قائمة ‪User Authentication-‬‬ ‫‪logon‬‬ ‫‪ .4‬تنفيذ الخطوة السابقة على الخيارين (‪.)Internet and Local Intranet‬‬ ‫‪ .5‬يجب التاكد من ما يلي ‪:‬‬ ‫‪ .a‬عدم استخدام ‪ Proxy‬على الجهاز (في حال تم استخدامه يجب اضافة جميع المواقع‬ ‫على ال ‪.)Exceptions‬‬ ‫‪4‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫‪ .b‬تفعيل خاصية \"‪ \" Enable Integrated Windows Authentication‬من‬ ‫قائمة ‪Advance‬‬ ‫‪5‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫تعديل واضافة اضافة صلاحيات المستخدمين على نظام ‪DocuWare‬‬ ‫أ‪ .‬الدخول الى نظام ‪ DocuWare‬من متصفح الانترنت باستخدام ال‪URL‬‬ ‫‪http://tadwweb.gov.jo/DocuWare‬‬ ‫ب‪ .‬اختيار الخيار (‪)Windows Account‬‬ ‫ج‪ .‬الدخول الى شاشة ادارة ‪ DocuWare‬باستخدام الخيار (‪)Configurations‬‬ ‫‪6‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫د‪ .‬الضغط على خيار (‪)File Cabinets‬‬ ‫ه‪ .‬الضغط على (‪)Change Permissions‬‬ ‫و‪ .‬تعديل صلاحية مسؤول النظام (‪ )TarasulAdmin‬و ذلك بازالة صلاحية (‪)Owner‬‬ ‫عنه ثم البدء باضافة الصلاحيات للمستخدمين التابعين للمؤسسة‬ ‫‪7‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ز‪ .‬اضافة الصلاحيات للمستخدمين التابعين للمؤسسة (‪ )READ‬ثم الضغط على ‪ OK‬ثم‬ ‫الضغط على ‪SAVE‬‬ ‫ح‪ .‬الضغط على (‪ )Dialogs‬ثم على (‪)Result‬‬ ‫‪8‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ط‪ .‬اضافة مستخدمين المؤسسة على (‪ )Standard List View Result Dialog‬ثم‬ ‫الضغط على ‪ OK‬ثم الضغط على ‪SAVE‬‬ ‫‪9‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫تنزيل وتثبيت برنامج الماسح الضوئي‬ ‫سيتم طلب تنزيل و تثبيت برنامج الماسح الضوئي لمرة واحدة فقط عند جميع المستخدمين للنظام‬ ‫الذين يستخدمون الماسح الضوئي بعملهم حيث ستتم العملية كما يلي‪:‬‬ ‫‪ .1‬افتح النظام على الجهاز المربوط عليه ماسح الضوئي‬ ‫‪ .2‬ادخل على تسجيل صادر‬ ‫‪ .3‬انقر على زر مسح ستظهر لك الشاشة ادناه‬ ‫‪ .4‬انقر على ‪( Download‬تنزيل) ومن ثم ‪( Run‬تثبيت)‬ ‫‪10‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫‪ .5‬حيث ستظهر شاشة تثبيت البرنامج اضغط ‪( Next‬التالي) و من ثم ‪( Close‬اغلاق)‬ ‫‪ .6‬اغلق المتصفح ومن ثم اعد فتحه مجددا‬ ‫‪ .7‬اعد الخطوة رقم (‪ 2‬و‪)3‬‬ ‫‪ .8‬انقر على زر مسح و من ثم ستظهر الشاشة التالية مرتين اختر ”‪ “Allows allow‬ومن‬ ‫ثم ‪OK‬‬ ‫‪11‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫مهام إدارة ديوان المؤسسة في نظام تراسل‬ ‫تتطلب إدارة ديوان المؤسسة القيام بالإعدادات التالية قبل ان يتمكن موظفي الديوان من استخدام‬ ‫نظام تراسل‪.‬‬ ‫تعريف المستخدمين ثم إضافة والغاء الصلاحيات‬ ‫لقد تم مسبقا نقل المستخدمين المعرفين في المجال الخاص بالمؤسسة الى نظام تراسل‪ .‬عليك الان‬ ‫اختيار المستخدمين الذين تريد السماح لهم بالعمل على نظام تراسل الالكتروني وثم تعريف‬ ‫الصلاحيات المتاحة لكل مستخدم؛ للتحكم بالمهام التي يستطيع الموظف القيام بها‪.‬‬ ‫اضافة مستخدم جديد‬ ‫لإضافة مستخدم جديد‪ ،‬اتبع الخطوات التالية‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر تعريف المستخدمين‪ .‬ستظهر لك‬ ‫صفحة إضافة مستخدم جديد كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط إضافة‪ .‬ستظهر لك صفحة تعريف المستخدمين كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫‪12‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫تضم صفحة تعريف المستخدمين ما يلي‪:‬‬ ‫‪ -‬المستخدمين المعرفين‪ :‬تدرج هذه القائمة جميع المستخدمين المعرفين في المجال‬ ‫الخاص بالمؤسسة‪.‬‬ ‫‪ -‬المستخدمين المختارين‪ :‬تدرج هذه القائمة جميع المستخدمين المعرفين على نظام‬ ‫تراسل في المؤسسة‪.‬‬ ‫ج‪ .‬اختر اسم المستخدم الذي تريد اضافته من قائمة المستخدمين المعرفين ثم اضغط إضافة‪.‬‬ ‫سيقوم النظام بإدراج المستخدم تحت قائمة المستخدمين المختارين‪ .‬لاحظ أنك تستطيع‬ ‫البحث عن مستخدم معين من خلال ادخال اسم المستخدم في حقل البحث ثم الضغط على‬ ‫زر بحث‪.‬‬ ‫د‪ .‬كرر العملية لاختيار جميع المستخدمين الذين تريد اضافتهم‪.‬‬ ‫ه‪ .‬اضغط حفظ واغلاق ليقوم النظام بإدراج المستخدمين المختارين في نظام تراسل او الغاء‬ ‫للعودة للصفحة السابقة‪.‬‬ ‫حذف المستخدمين‬ ‫لحذف أي مستخدم من نظام تراس‪ ،‬اتبع الخطوات التالية‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر تعريف المستخدمين‪ .‬ستظهر لك‬ ‫صفحة إضافة مستخدم جديد‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط على المستخدم الذي تريد حذفه ليقوم النظام بتحديده‪ .‬لاحظ أنك تستطيع البحث عن‬ ‫مستخدم معين من خلال ادخال اسم المستخدم في حقل البحث ثم الضغط على زر بحث‪.‬‬ ‫ج‪ .‬اضغط حذف ليقوم النظام بحذف المستخدم‪.‬‬ ‫إضافة والغاء صلاحيات للمستخدم‬ ‫لإضافة او الغاء صلاحيات للمستخدم‪ ،‬اتبع الخطوات التالية‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر إضافة وإلغاء الصلاحيات‪ .‬ستظهر‬ ‫لك صفحة إضافة وإلغاء الصلاحيات كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫‪13‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ب‪ .‬اختر اسم المستخدم المراد إعطاء الصلاحيات له من قائمة أسماء الموظفين‪ .‬لاحظ أنك‬ ‫تستطيع البحث عن مستخدم معين من خلال ادخال اسم المستخدم في حقل البحث ثم الضغط‬ ‫على زر بحث‪.‬‬ ‫ج‪ .‬لتحديد صلاحيات المستخدم على الكتب الصادرة‪ ،‬ابقي صفحة الصادر مفتوحة ثم حدد‬ ‫الصلاحيات المتاحة للمستخدم لكل درجة من درجات سرية الكتب‪ .‬مثلا‪ .‬حدد تسجيل‬ ‫واطلاع مقابل سري للغاية حتى يتيح النظام للمستخدم تسجيل الكتاب الصادر بدرجة‬ ‫\"سري للغاية\" والاطلاع عليه‪.‬‬ ‫ملاحظات‪:‬‬ ‫‪ -‬اختر اختيار الكل ليقوم النظام بتحديد جميع الصلاحيات المقابلة لدرجة السرية‪.‬‬ ‫‪ -‬عند اختيار اطلاع عند البريد العادي‪ ،‬سيقوم النظام بتحديد صلاحية التسجيل تلقائيا‬ ‫والعكس صحيح‪.‬‬ ‫‪ -‬لن يظهر خيار استرجاع او الغاء الا في حال منح المؤسسة هذه الصلاحيات من قبل‬ ‫مدير النظام‬ ‫‪14‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫د‪ .‬اضغط على الوارد ليقوم النظام بفتح صفحة الوارد ثم كرر تحديد الصلاحيات المتاحة‬ ‫للمستخدم لكل درجة من درجات سرية الكتب‪.‬‬ ‫ملاحظات‪:‬‬ ‫‪ -‬اختر اختيار الكل ليقوم النظام بتحديد جميع الصلاحيات المقابلة لدرجة السرية‪.‬‬ ‫‪ -‬عند اختيار اطلاع عند البريد العادي‪ ،‬سيقوم النظام بتحديد صلاحية التسجيل تلقائيا‬ ‫والعكس صحيح‪.‬‬ ‫‪ -‬لن يظهر خيار تغيير درجة السرية او اسناد الا في حال منح المؤسسة هذه‬ ‫الصلاحيات من قبل مدير النظام‬ ‫ه‪ .‬اضغط على التقارير ليقوم النظام بفتح صفحة التقارير ثم حدد التقارير التي تريد السماح‬ ‫للمستخدم بالاطلاع عليها‪.‬‬ ‫و‪ .‬عند الانتهاء من تحديد الصلاحيات‪ ،‬اضغط حفظ ليقوم النظام بإتمام العملية‪.‬‬ ‫‪15‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫تعريف أنواع التعليق‬ ‫تستطيع تعريف أنواع التعليق التي يتم العمل بها في مؤسستك والتي يقوم المستخدم بالاختيار منها‬ ‫من قائمة تصنيف التعليق الظاهرة في صفحة تسجيل كتاب وارد‪ ،‬عند تعليق الكتاب المراد‬ ‫تسجيله‪.‬‬ ‫كما وتستطيع تعديل او حذف أنواع التعليق المعرفة مسبقا حسب الحاجة شرط ان لا يكون هناك‬ ‫أي كتب مرتبطة بها‪.‬‬ ‫لتعريف تعليق جديد‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر تعريف أنواع التعليق‪ .‬ستظهر لك‬ ‫صفحة إضافة تعليق كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط إضافة‪ .‬ستظهر لك صفحة إضافة او تعديل تعليق كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫‪16‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ج‪ .‬قم بإدخال وصف التعليق ثم اضغط حفظ ليقوم النظام بإدراج التعليق تحت القائمة‬ ‫الموجودة في الصفحة‪.‬‬ ‫لتعديل تعليق‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من صفحة إضافة تعليق‪ ،‬اختر التعليق المراد تعديله‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط تعديل‪ .‬ستظهر لك صفحة إضافة او تعديل تعليق‪.‬‬ ‫ج‪ .‬قم بتعديل وصف التعليق ثم اضغط حفظ‪.‬‬ ‫لحذف تعليق‪.‬‬ ‫أ‪ .‬من صفحة إضافة تعليق‪ ،‬اختر التعليق المراد حذفه‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط حذف‪ .‬ستظهر لك رسالة تأكيد‪.‬‬ ‫ج‪ .‬اضغط ‪ OK‬ليقوم النظام بإتمام حذف التعليق‪.‬‬ ‫تعريف الجهات الخارجية‬ ‫يقوم مستخدمي نظام تراسل بتصدير الكتب للجهات الخارجية التي تقوم بتعريفها كجهات خارجية‪.‬‬ ‫لتعريف جهة خارجية‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر تعريف الجهات الخارجية‪ .‬ستظهر‬ ‫لك صفحة تعريف الجهات الخارجية كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫‪17‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ب‪ .‬اضغط إضافة‪ .‬ستظهر لك صفحة إضافة جهة خارجية كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫ج‪ .‬قم بإدخال رقم المؤسسة واسم المؤسسة ثم اضغط حفظ ليقوم النظام بإدراج المؤسسة‬ ‫تحت القائمة الموجودة في صفحة تعريف الجهات الخارجية‪.‬‬ ‫لتعديل معلومات جهة خارجية‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من صفحة تعريف الجهات الخارجية‪ ،‬اختر الجهة المراد تعديلها‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط تعديل‪ .‬ستظهر لك صفحة تعديل جهة خارجية‪.‬‬ ‫ج‪ .‬قم بتعديل اسم المؤسسة ثم اضغط حفظ‪ .‬لاحظ أنك لن تستطيع تعديل رقم المؤسسة‪.‬‬ ‫تعريف الجهات المفضلة‬ ‫يقوم المستخدمين باختيار الجهة المستقبلة للكتاب من قائمة المفضلة عند تصدير الكتب‪ .‬تستطيع‬ ‫تعريف أكثر من قائمة مفضلة‪.‬‬ ‫لتعريف الجهات المفضلة‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر تعريف الجهات المفضلة‪ .‬ستظهر‬ ‫لك صفحة كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫‪18‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ب‪ .‬اضغط إضافة‪ .‬سيقوم النظام بعرض صفحة تعريف قائمة المفضلة كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫ج‪ .‬ادخل اسم قائمة المفضلة في حقل اسم القائمة‪.‬‬ ‫د‪ .‬قم بتحديد المؤسسات التي تريد اضافتها الى القائمة بتحديد اسم المؤسسة من القائمة الى‬ ‫اليمين ثم الضغط على إضافة ليقوم النظام بإدراجها تحت القائمة الى اليسار‪.‬‬ ‫ه‪ .‬لاحظ أنك تستطيع البحث عن مؤسسة معينة من خلال ادخال اسم المؤسسة في حقل البحث‬ ‫ثم الضغط على زر بحث‪.‬‬ ‫ملاحظة‪ :‬لحذف احدى المؤسسات التي قمت بإدراجها‪ ،‬اختر اسم المؤسسة من القائمة‬ ‫الى اليسار ثم اضغط حذف ليقوم النظام بحذفها من قائمة المفضلة‪.‬‬ ‫و‪ .‬اضغط حفظ ليقوم النظام بحفظ المفضلة‪.‬‬ ‫‪19‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫عرض محتويات المفضلة‬ ‫أ‪ .‬لعرض محتويات المفضلة‪ ،‬قم باختيار اسم المفضلة من صفحة تعريف الجهات المفضلة‬ ‫ليقوم النظام بعرض محتوياتها في صندوق محتويات المفضلة‪.‬‬ ‫تعديل المفضلة‬ ‫تستطيع تعديل محتوى المفضلة بإضافة او الغاء المؤسسات المعرفة فيها وذلك باتباع‬ ‫الخطوات التالية‪:‬‬ ‫أ‪ .‬اختر اسم المفضلة المراد تعديلها من صفحة تعريف الجهات المفضلة‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط تعديل ليقوم النظام بعرض صفحة تعريف قائمة المفضلة‪.‬‬ ‫لاحظ أنك لا تستطيع تعديل اسم القائمة‪.‬‬ ‫ج‪ .‬قم بتحديد المؤسسات التي تريد اضافتها الى القائمة بتحديد اسم المؤسسة من القائمة الى‬ ‫اليمين ثم الضغط على إضافة ليقوم النظام بإدراجها تحت القائمة الى اليسار‪.‬‬ ‫د‪ .‬لحذف احدى المؤسسات التي قمت بإدراجها‪ ،‬اختر اسم المؤسسة من القائمة الى اليسار ثم‬ ‫اضغط حذف ليقوم النظام بحذفها من قائمة المفضلة‪.‬‬ ‫لاحظ أنك تستطيع البحث عن مؤسسة معينة من خلال ادخال اسم المؤسسة في حقل البحث‬ ‫ثم الضغط على زر بحث‪.‬‬ ‫‪20‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫ه‪ .‬اضغط حفظ ليقوم النظام بحفظ المفضلة‪.‬‬ ‫تعريف التصنيفات‬ ‫يقوم نظام تراسل بإعطاء الكتب الصادرة والواردة ترميز معين عند تسجيلها حسب التصنيفات‬ ‫التي تقوم بتعريفها هنا‪.‬‬ ‫تستطيع تعريف تصنيف رئيسي ثم تفريع تصنيفات منه وحتى ثمانية مستويات‪.‬‬ ‫تعريف تصنيف (او ترميز) رئيسي‬ ‫لتعريف ترميز رئيسي‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من شريط المهام‪ ،‬اختر إدارة ديوان المؤسسة ثم اختر تعريف التصنيفات‪ .‬ستظهر لك‬ ‫صفحة إدارة التصنيفات كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط إضافة‪ ،‬دون اختيار اي تصنيف من الجدول‪ ،‬لتظهر لك حقول إضافة تصنيف أسفل‬ ‫الصفحة كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫لاحظ ان النظام يتيح لك تعبئة حقل المستوى الأول وحقل الوصف فقط‪.‬‬ ‫ادخل رقم الترميز ووصف الترميز ثم اضغط إضافة‪ .‬سيقوم النظام بإدراج الترميز الجديد‬ ‫في جدول الترميزات‪.‬‬ ‫تعريف ترميز فرعي‬ ‫لتعريف ترميز فرعي‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من صفحة إدارة التصنيفات‪ ،‬اختر التصنيف الذي تريد تفريع التصنيف منه‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط إضافة لتظهر لك حقول إضافة تصنيف أسفل الصفحة كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫‪21‬‬

‫نظام تراسل الالكتروني – دليل ادارة الديوان‬ ‫لاحظ ان النظام يتيح لك تعبئة حقل المستوى المتاح (والذي هوة المستوى الثالث في الشكل‬ ‫أعلاه) وحقل الوصف فقط‪.‬‬ ‫ج‪ .‬ادخل رقم الترميز ووصف الترميز ثم اضغط إضافة‪ .‬سيقوم النظام بإدراج الترميز الجديد‬ ‫في جدول الترميزات‪.‬‬ ‫تعديل وصف ترميز‬ ‫لتعديل ترميز فرعي‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من صفحة إدارة التصنيفات‪ ،‬اختر التصنيف الذي تريد تعديله‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط تعديل‪ .‬ستظهر لك حقول تعديل الترميز أسفل الصفحة كما في الشكل التالي‪:‬‬ ‫ج‪ .‬لاحظ ان النظام يتيح لك تعديل حقل الوصف فقط‪.‬‬ ‫د‪ .‬ع ّدل وصف الترميز ثم اضغط تعديل‪ .‬سيقوم النظام بعكس التعديلات على الترميز‪.‬‬ ‫حذف ترميز‬ ‫تستطيع حذف الترميز فقط إذا كان غير مستخدم باي كتب صادرة او واردة وليس لديه تفرعات‪.‬‬ ‫عند حذف الترميزات‪ ،‬عليك البدء بالترميزات الفرعية وصولا الى الترميزات الرئيسية‪ ،‬حيث ان‬ ‫أنك لن تستطيع حذف ترميز ولديه ترميز فرعي‪.‬‬ ‫لحذف ترميز‪:‬‬ ‫أ‪ .‬من صفحة إدارة التصنيفات‪ ،‬اختر الترميز الذي تريد حذفه‪ .‬ستظهر لك رسالة تأكيد‪.‬‬ ‫ب‪ .‬اضغط ‪ Yes‬ليقوم النظام بإتمام حذف الترميز‪.‬‬ ‫‪22‬‬