หน่วยที่ 3 ประมวลคำ(ต่อ)

139 4. การจัดการกับเอกสาร โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป็นโปรแกรมจัดการด้านเอกสาร จึงจาเป็นต้อง สรา้ งไฟลเ์ อกสาร เพ่อื พิมพ์ข้อความลงในเอกสารต่าง ๆ 4.1 การสร้างไฟลเ์ อกสารใหม่ การสร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรม Microsoft Word 2013 จะสร้างเอกสารว่าง ๆ ท่ีไม่มีข้อความหรือรูปภาพใด ๆ อยู่ในเอกสาร โดยโปรแกรมจะกาหนดช่ือเอกสารเป็น Document1 Document2 Document3 และ Document… ไปเร่ือย ๆ มีขัน้ ตอน ดงั นี้ 1. คลกิ แท็บ FILE (แฟม้ ) 2. คลิกคาส่งั New (สร้าง) หรือกดปุ่ม <Ctrl + N> แป้นคียบ์ อร์ด 3. ปรากฏหนา้ ต่างของ New (สรา้ ง) 4. คลกิ เลือกรายการ Blank document (เอกสารเปล่า) 5. ปรากฏเอกสารเปล่า ดงั ภาพที่ 3.19     ภาพท่ี 3.19 ขนั้ ตอนการสร้างไฟล์เอกสารใหม่

140 สรุปไดว้ ่า การสรา้ งไฟล์เอกสารใหม่ (New) มขี ้ันตอน ดังน้ี คลิกแท็บ FILE (แฟ้ม)  คาสั่ง New (สร้าง)  ป ร า ก ฏ ไ ด อ ะ ล็อ ก บ็อ ก ซ์  เลือกรายการ Blank document (เอกสารเปล่า)  ปรากฏเอกสารเปลา่ หรอื กดปุ่ม <Ctrl + N> แปน้ คยี ์บอร์ด 4.2 การบันทึกไฟลเ์ อกสาร การบันทึกไฟล์เอกสารถือเป็นส่ิงสาคัญหลังจากท่ีได้สร้างเอกสารใหม่ และ จัดรูปแบบเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้วท้ังหมด หรือส่วนใดส่วนหน่ึง จาเป็นต้องบันทึกเอกสารไว้ เพือ่ เปดิ ใช้ หรือแกไ้ ขเอกสารใหม่ในคร้งั ตอ่ ไป 4.2.1 การบนั ทึกไฟล์เอกสารเปน็ (Save As) เปน็ การบันทึกข้อมลู ที่ใช้งานปัจจุบัน ในช่ือไฟลห์ รอื ไดรฟท์ ี่แตกต่างไปจากเดมิ มีขัน้ ตอน ดังนี้ 1. คลิกแทบ็ FILE (แฟม้ ) 2. คลิกคาส่งั Save As (บนั ทึกเปน็ ) 3. ปรากฏหนา้ ต่างคาส่งั ของ Save As (บนั ทึกเป็น) 4. คลิกเลือก Computer 5. คลิกเลอื กคาสัง่ Browse (เรียกด)ู 6. ปรากฏไดอะบ็อกซข์ อง Save As (บนั ทกึ เปน็ ) 7. คลิกเลือกไดรฟ์ท่ีตอ้ งการบนั ทึก จากตวั อย่าง คลกิ เลือกไดรฟ์ D:\\งานอาจารยเ์ สาวณีย์ 8. ตั้งช่อื ไฟล์วา่ “หนว่ ยท่ี 3 ประมวลผลคา.docx ท่ชี ่อง File name (ชื่อไฟล)์ 9. คลกิ ปุ่ม Save (ตกลง) ดงั ภาพที่ 3.20 และภาพที่ 3.21       ภาพท่ี 3.20 ขัน้ ตอนการบันทึกไฟล์เอกสารเป็น

141     ภาพที่ 3.21 ข้นั ตอนบันทึกไฟลเ์ อกสารเป็น 4.2.2 การบันทึกทับไฟล์เอกสารเดิม (Save) ใช้เม่ือต้องการบันทึกข้อมูล ท่ใี ชง้ านอยปู่ จั จุบัน ซึง่ จะทาการบันทกึ ชอื่ ไฟล์เดมิ มีข้นั ตอน ดังน้ี 1. คลิกแท็บ FILE (แฟม้ ) 2. คลิกคาสง่ั Save (บันทึก) หรอื คลกิ ท่ีไอคอน Save (บันทึก) ของ แถบเคร่ืองมือด่วนหรือกดปมุ่ <Ctrl + S> แป้นคยี บ์ อร์ด ดังภาพท่ี 3.22   ภาพที่ 3.22 ขน้ั ตอนการบันทกึ ทบั ไฟล์เอกสารเดิม

142 4.2.3 การบนั ทกึ เอกสารเป็นไฟล์ Word 97-2003 ทางานดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word 2013 แล้วไปเปิดใช้งานในเวอร์ชั่น ท่ีต่ากว่า เช่น Microsoft Word 2010 Microsoft Word 2003 หรือ Microsoft Word 97 จะไม่ สามารถเปิดไฟล์เอกสารได้ ดังนั้น จึงจาเป็นจะต้องบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ Word 97-2003 ซ่ึงจะมี นามสกลุ เป็น .doc เพอื่ ให้สามารถเปดิ ใชง้ านร่วมกนั ได้ มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกแท็บ FILE (แฟ้ม) 2. คลกิ คาสง่ั Save As (บนั ทึกเป็น) 3. ปรากฏหนา้ ตา่ งคาสั่งของ Save As (บันทกึ เป็น) 4. คลิกคาสัง่ Computer 5. คลกิ เลอื กคาส่ัง Browse (เรยี กดู) 6. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซข์ อง Save As (บนั ทกึ เป็น) 7. คลิกเลือกไดรฟ์ที่ต้องการบันทึก จากตัวอย่าง คลิกเลือกไดรฟ์ D:\\งาน อาจารยเ์ สาวณยี ์ 8. ตัง้ ชอ่ื ไฟล์วา่ “หนว่ ยที่ 3 ประมวลผลคา.docx ท่ชี ่อง File name (ช่อื ไฟล)์ 9. คลกิ เลือก Word 97-2003 Document (*.doc) ทีช่ อ่ ง Save as type (ชนิดของแฟม้ ) 10. คลกิ ปุ่ม Save (บันทกึ ) ดังภาพท่ี 3.23 และภาพท่ี 3.24     ภาพที่ 3.23 ขั้นตอนการบันทกึ เอกสารเปน็ ไฟล์ Word 97-2003

143    ⑩ ภาพท่ี 3.24 ข้นั ตอนการบันทึกเอกสารเปน็ ไฟล์ Word 97-2003 4.2.4 การบันทึกไฟล์เอกสารเป็นนามสกุล PDF ก่อนหน้านี้โปรแกรม Microsoft Word 2007 ยังไม่มีความสามารถที่จะแปลงไฟล์ได้ ต้องติดตั้งส่วนเสริมลงโปรแกรม Word 2007 จึงจะแปลงเป็นไฟล์ได้ แต่ Microsoft Office Word 2013 สามารถลบจุดด้อยตรงน้ีได้ อย่างสมบูรณ์โดยการเพ่ิมความสามารถในการบันทึกไฟล์ให้เป็นไฟล์ PDF ได้ จุดเด่นของไฟล์ นามสกุล PDFเป็นไฟล์ขนาดเล็ก ทาให้การอัพโหลดหรือดาวน์โหลดไฟล์ประเภทนี้ทาได้ง่าย มีขัน้ ตอน ดงั นี้ 1. คลิกแทบ็ FILE (แฟ้ม) 2. คลกิ คาสัง่ Save As (บนั ทึกเปน็ ) 3. ปรากฏหนา้ ต่างคาสง่ั ของ Save As (บันทึกเป็น) 4. คลกิ คาสง่ั Computer 5. คลกิ เลือกคาสงั่ Browse (เรียกด)ู 6. ปรากฏไดอะล็อกบอ็ กซข์ อง Save As (บันทึกเปน็ ) 7. คลิกเลือกไดรฟ์ที่ตอ้ งการบันทกึ จากตวั อย่าง คลิกเลอื กไดรฟ์ D:\\งาน อาจารย์เสาวณยี ์ 8. ตั้งชือ่ ไฟลว์ า่ “หนว่ ยท่ี 3 ประมวลผลคา.docx ท่ีช่อง File name (ช่อื ไฟล)์ 9. ทชี่ ่อง Save as type : คลิกเลือก PDF (*.pdf) 10. คลกิ ปุ่ม Save (บันทึก) 11. ปรากฏเอกสารไฟล์ PDF ดงั ภาพที่ 3.25

 144        ⑩ ⑪ ภาพท่ี 3.25 ขน้ั ตอนการบันทึกไฟล์เอกสารเป็นนามสกุล PDF สรุปได้ว่า การบันทึกไฟล์เอกสารที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน มี 4 รูปแบบ ได้แก่ การบันทึกไฟล์เอกสารเป็น (Save As) การบันทึกทับไฟล์เอกสารเดิม (Save) การบันทึกเอกสาร เป็นไฟล์ Word 97-2003 และการบันทกึ ไฟลเ์ อกสารเป็นนามสกุล PDF

145 4.3 การเปิดไฟลเ์ อกสาร การเปิดไฟล์เอกสารท่ีผู้ใช้ได้บันทึกไว้แล้ว เปิดข้ึนมาใช้งานอีกครั้ง เพื่อท่ีจะแก้ไข หรอื พมิ พเ์ พ่มิ เตมิ มขี ั้นตอน ดังน้ี 1. คลกิ แทบ็ FILE (แฟ้ม) 2. คลิกคาสั่ง Open (เปิด) หรอื กดปุ่ม <Ctrl + O> แปน้ คีย์บอรด์ 3. ปรากฏหน้าตา่ งคาสงั่ ของ Open (เปดิ ) 4. คลกิ คาสง่ั Computer 5. คลกิ เลือกคาส่งั Browse (เรียกด)ู 6. ปรากฏไดอะล็อกบ๊อกซข์ อง Open (เปดิ ) 7. คลิกเลอื กไดรฟแ์ ละโฟลเดอร์ จากตวั อย่าง คลกิ เลือกไดรฟ์ D:\\งานอาจารย์เสาวณยี ์ 8. คลกิ ไฟล์ทีต่ ้องการ จากตัวอย่าง คลกิ เลือกไฟล์ หน่วยที่ 3 ประมวลผลคา.docx 9. คลิกปุ่ม Open (เปดิ ) จะปรากฏเอกสารที่ต้องการ ดังภาพท่ี 3.26         ภาพท่ี 3.26 ขน้ั ตอนการเปิดไฟล์เอกสาร

146 สรุปได้ว่า การเปิดไฟล์เอกสารใหม่ (Open) มีขั้นตอน คือ คลิกแท็บ FILE (แฟ้ม)  คาสั่ง Open(เปิด)  ปรากฎหน้าต่างของ Open (เปิด)  คลิกคาส่ัง Computer  คาสั่ง Browse (เรียกดู)ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์  คลิกเลือกไดรฟ์และโฟลเดอร์  คลิกเลือกไฟล์  คลกิ ปุม่ Open (เปดิ ) หรือกดป่มุ <Ctrl + O> ท่ีแป้นคีย์บอรด์ 4.4 การปดิ ไฟลเ์ อกสาร หลังจากที่พิมพ์ข้อความ แก้ไขและตกแต่งเอกสารเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ควรบันทึก เอกสารและปิดเอกสารและออกจากโปรแกรม เพ่ือเป็นการลดการสิ้นเปลืองการใช้งานของ หนว่ ยความจา ซ่ึงจะทาให้การทางานชา้ ลง มีขนั้ ตอน ดงั น้ี 1. คลิกแท็บ FILE (แฟ้ม) 2. คลกิ คาส่งั Close (ปิด) หรือกดปุ่ม <Ctrl + W> แปน้ คีย์บอรด์ ดังภาพที่ 3.27   ภาพที่ 3.27 ขนั้ ตอนการปิดไฟล์เอกสาร สรุปได้ว่า การปิดไฟล์เอกสาร มีข้ันตอน ได้แก่ คลิกแท็บ FILE (แฟ้ม)  คลิก คาสั่ง Close (ปดิ ) หรอื กดปมุ่ <Ctrl + W> บนแป้นคยี ์บอร์ด 4.5 การตัง้ คา่ หนา้ กระดาษ หลังจากเปิดโปรแกรมแล้วสร้างเอกสารเปล่าข้ึนมา เพื่อพิมพ์จดหมาย รายงาน บันทึกการประชุม หนังสือ นิตยสารหรือวารสาร เป็นต้น อันดับแรกที่ควรกระทา คือ การต้ัง ค่าหน้ากระดาษ ส่งผลให้หน้ากระดาษเอกสารเป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ ไม่ควรปฏิบัติโดยพิมพ์ ข้อความไปก่อนแล้วทาการจัดรูปแบบและตกแต่งเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว จึงค่อยมา ต้ังค่าหน้ากระดาษเป็นอันดับสุดท้าย เพราะจะส่งผลให้การแก้ไขเอกสาร เสียเวลาและใช้เวลานาน ในการทางาน 4.5.1 ระยะขอบ (Margins) การต้ังค่าขอบกระดาษหรือระยะห่างระหว่าง ข้อความกบั รมิ ขอบกระดาษ ดังภาพที่ 3.28

147 Top (บน) Left (ซ้าย) Right (ขวา) Bottom (ลา่ ง) ภาพท่ี 3.28 ระยะขอบ จากภาพท่ี 3.28 การต้งั ค่าหนา้ กระดาษของระยะขอบทง้ั 4 ดา้ น มขี ้นั ตอน ดงั นี้ 1. คลกิ แท็บ PAGE LAYOUT (เคา้ โครงหน้ากระดาษ) 2. คลิกไอคอน (ระยะขอบ) ทีล่ กู ศรชล้ี งของแถบเครอ่ื งมอื (ตั้งคา่ หนา้ กระดาษ) 3. คลิกเลือกคาส่งั Narrow (แคบ) 4. ปรากฏระยะขอบเอกสารแบบแคบลง ดงั ภาพท่ี 3.29     ภาพท่ี 3.29 ขัน้ ตอนการกาหนดระยะขอบ

148 4.5.2 การวางแนว (Orientation) ปกติท่ัวไปโปรแกรมจะกาหนดเบ้ืองต้น ใหเ้ อกสารเป็นแนวต้ัง แต่สามารถปรบั เปล่ยี นหนา้ เอกสารให้เปน็ แนวนอนไดเ้ ชน่ กนั มีข้นั ตอน ดงั นี้ 1. คลกิ แทบ็ PAGE LAYOUT (เคา้ โครงหน้ากระดาษ) 2. คลิกไอคอน (การวางแนว) ซง่ึ มีการวางแนวของกระดาษอยู่ 2 รปู แบบ คือ Portrait (แนวต้ัง) และ Landscape (แนวนอน) ของแถบเคร่ืองมือ (ตง้ั ค่าหน้ากระดาษ) 3. คลิกคาสั่ง Landscape (แนวนอน) 4. ปรากฎเอกสารแบบแนวนอน ดังภาพท่ี 3.30     ภาพที่ 3.30 ข้ันตอนการวางแนวกระดาษ 4.5.3 ขนาดกระดาษ (Size) ใช้สาหรับเลือกขนาดกระดาษ โดยมาตรฐานทั่วไปนั้น โปรแกรม Microsoft Word 2013 จะกาหนดค่ากระดาษมาตรฐานเบื้องต้นเป็นขนาด A4 แต่สามารถ เลือกขนาดกระดาษได้ตามวัตถปุ ระสงคข์ องการใช้งาน มขี น้ั ตอน ดงั น้ี 1. คลกิ แทบ็ PAGE LAYOUT (เคา้ โครงหนา้ กระดาษ) 2. คลกิ ไอคอน (ขนาด) ท่ีลกู ศรชลี้ ง ของแถบเคร่ืองมอื (ตั้งคา่ หน้ากระดาษ) 3. คลิกคาสงั่ Envelop #10 4. ปรากฏขนาดกระดาษซองจดหมายตามท่ีตอ้ งการ ดังภาพท่ี 3.31

149    ภาพที่ 3.31 ขั้นตอนการกาหนดขนาดกระดาษ สรุปได้ว่า การต้ังค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) มี 3 รูปแบบ ได้แก่ ระยะขอบ (Margins) การวางแนว (Orientation) และขนาดกระดาษ (Size) 4.6 การกาหนดกนั้ หนา้ หน้าหรือกั้นหลงั (Indents) เปน็ การกาหนดขอบเขตของข้อความในเอกสารไม่ให้เกนิ ขอบเขตท่ีกาหนดไวข้ อง หนา้ เอกสาร 4.6.1 การเย้อื งเฉพาะบรรทดั แรกของย่อหน้า (First Line Indent) มขี ้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเมาส์ให้ตวั แทรกขอ้ ความปรากฏทต่ี าแหน่งใดก็ได้ในย่อหนา้ 2. คลกิ เมาสไ์ ปที่ปุ่ม (First Line Indents) คา้ งไว้ 3. ลากปุม่ (First Line Indents) ค้างไว้ในไม้บรรทัด สงั เกตจะมี เส้นประบอกระยะการเยื้องเฉพาะบรรทัดแรกของยอ่ หนา้ บนเสน้ ไม้บรรทัด ดังภาพท่ี 3.32 และ ภาพที่ 3.33   ภาพที่ 3.32 ขน้ั ตอนการเย้ืองเฉพาะบรรทดั แรกของย่อหนา้

150  ภาพท่ี 3.33 ขน้ั ตอนการเย้ืองเฉพาะบรรทดั แรกของยอ่ หนา้ 4.6.2 การเยื้องทง้ั ย่อหนา้ ยกเว้นบรรทัดแรก (Hanging Indent) มีขัน้ ตอน ดงั นี้ 1. คลกิ เมาส์ใหต้ วั แทรกข้อความปรากฏทีต่ าแหนง่ ใดก็ไดใ้ นย่อหน้า 2. คลกิ เมาสไ์ ปที่ปมุ่ (Hanging Indent) คา้ งไว้ 3. ลากปุ่ม (Hanging Indent) ค้างไว้ในไมบ้ รรทัด สังเกตจะมี เสน้ ประบอกระยะการเย้ืองทั้งยอ่ หนา้ ยกเวน้ บรรทดั แรกบนเสน้ ไม้บรรทดั ดงั ภาพท่ี 3.34    ภาพท่ี 3.34 ขัน้ ตอนการเย้ืองทัง้ ย่อหนา้ ยกเวน้ บรรทดั แรก 4.6.3 การเยือ้ งทง้ั ย่อหนา้ (Left Indent) มีข้นั ตอน ดังนี้ 1. คลิกเมาส์ให้ตัวแทรกขอ้ ความปรากฏท่ีตาแหน่งใดก็ได้ในย่อหนา้ 2. คลิกเมาส์ไปท่ีป่มุ (Left Indent) คา้ งไว้ 3. ลากปุ่ม (Left Indent) ค้างไว้ในไม้บรรทัด สงั เกตจะมีเส้นประ บอกระยะการเย้อื งท้ังย่อหน้าบนเสน้ ไมบ้ รรทัด ดงั ภาพท่ี 3.35

151    ภาพท่ี 3.35 ขน้ั ตอนการเย้ืองทง้ั ย่อหน้า 4.6.4 การเยื้องกน้ั หลงั (Right Indent) มีขัน้ ตอน ดังนี้ 1. คลิกเมาส์ใหต้ วั แทรกข้อความปรากฏท่ีตาแหน่งใดก็ไดใ้ นย่อหน้า 2. คลกิ เมาส์ไปที่ปมุ่ (Right Indent) ค้างไว้ 3. ลากปุ่ม (Right Indent) ค้างไว้ในไม้บรรทัด สังเกตจะมีเส้นประ บอกระยะการเย้อื งทั้งย่อหน้าบนเสน้ ไม้บรรทดั ดงั ภาพท่ี 3.36    ภาพท่ี 3.36 ขัน้ ตอนการเยื้องก้ันหลัง สรุปได้ว่า การกาหนดกั้นหน้าหน้าหรือกั้นหลัง เป็นการกาหนดขอบเขตของ ข้อความในเอกสารไมใ่ ห้เกินขอบเขตท่ีกาหนดไวข้ องหน้าเอกสาร โดยมี 4 ประเภท ได้แก่ การเย้ือง เฉพาะบรรทัดแรกของย่อหน้า การเยื้องทั้งย่อหน้า ยกเว้นบรรทัดแรก การเย้ืองท้ังย่อหน้า และ การเยอื้ งกัน้ หลงั

152 4.7 การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2013 เม่ือพิมพ์งานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสุดท้าย คือ การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2013 โดยมีขน้ั ตอน ดงั นี้ 1. คลิกไอคอน ทีแ่ ถบตวั ควบคุมหน้าต่างโปรแกรม 2. คลิกคาส่งั Close (ปดิ โปรแกรม) หรือกดปุ่ม <Alt + F4> แป้นคยี บ์ อรด์ 3. ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Microsoft Word หากกรณียังไม่ได้บันทึกเอกสาร โปรแกรมจะเตือนให้บันทึกเอกสารกอ่ นทีจ่ ะออกจากโปรแกรม คอื Save (บนั ทกึ ) หากตอ้ งการบนั ทึก และออกจากโปรแกรม Don’t Save (ไม่บันทึก) ไม่ต้องการบันทึกและออกจากโปรแกรม หรือ Cancel (ยกเลิก) ตอ้ งการยกเลิกการออกจากโปรแกรม 4. คลิกปุ่ม Save (บันทึก) ซ่ึงหน้าต่างเอกสารและโปรแกรม Microsoft Word 2013 จะถกู ปดิ ทนั ที ดังภาพที่ 3.37     ภาพท่ี 3.37 ขน้ั ตอนการออกจากโปรแกรม สรุปได้ว่า การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2013 มีข้ันตอน ดังนี้ คลิก ไอคอน ท่ีแถบตัวควบคุมหน้าต่างโปรแกรม  คลิกคาสั่ง Close (ปิดโปรแกรม) หรือ กดปุ่ม <Alt +F4> บนแปน้ คยี บ์ อรด์