บทที่-10

77 บทที่ 10 การสรา้ งรายงานจากโปรแกรมจดั การฐานขอ้ มลู และการดแู ลฐานขอ้ มลู ความร้พู ืน้ ฐาน เกี่ยวกบั ฐานข้อมลู และหลกั การออกแบบ ฐานขอ้ มูล หวั ขอ้ เรอ่ื งและงานความรพู้ น้ื ฐานเกย่ี วกบั ขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู ระบบฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 สว่ นประกอบ ของฐานขอ้ มลู Access 2007 และหลกั การออกแบบ ฐานขอ้ มลู ทด่ี ี ขอ้ มลู หมายถงึ ขอ้ เทจ็ จรงิ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั สงิ่ ตา่ ง ๆ ทวั่ ไป ฐานขอ้ มลู หมายถงึ แหล่งเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู กลมุ่ หน่ึงทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั หวั ขอ้ หรอื จุดประสงคอ์ ยา่ งใดอยา่ งหน่ึง มโี ครงการและการจดั การอยา่ งเป็นระบบระบบ ฐานขอ้ มลู หมายถงึ สว่ นประกอบต่าง ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การใชง้ านฐานขอ้ มลู สว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู Access 2007 ไดแ้ ก่ ตาราง ฟอรม์ รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และโมดลู มหี ลกั การออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี ี มกี ระบวนการ คอื กาหนดวตั ถุประสงคข์ อง ฐานขอ้ มลู คน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ แบง่ ขอ้ มลู ลงในตารางต่างๆ เปลย่ี นรายการของ ขอ้ มลู ใหเ้ ป็นคอลมั น์ต่างๆ ระบุ คยี แ์ ตล่ ะตารางกาหนดความสมั พนั ธข์ องตาราง การปรบั การ ออกแบบใหด้ ยี ง่ิ ขน้ึ และการใชก้ ฎ Normalization จุดประสงคก์ ารสอนเพอ่ื ใหม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจเกย่ี วกบั ความหมายของขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู และระบบฐานขอ้ มลู จดุ ประสงคท์ วั่ ไป 1.เพอ่ื ใหม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจเกย่ี วกบั ระบบฐานขอ้ มลู และสว่ นประกอบของ ฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 2.เพ่อื ใหม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจ และมที กั ษะในการหลกั การออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี ี

78 จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1.สามารถอธบิ ายความหมายของขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู และระบบฐานขอ้ มลู ได้ 2.สามารถอธบิ ายและจาแนกระบบฐานขอ้ มลู และสว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 ได้ 3.สามารถออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี ไี ด้ ข้อมูลและฐานข้อมลู ขอ้ มลู (Data) หมายถงึ ขอ้ เทจ็ จรงิ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั สง่ิ ตา่ งๆ ทวั่ ไป เช่น ราคาสนิ คา้ คะแนนของนกั เรยี นแตล่ ะคน ซง่ึ ปกตถิ อื วา่ เป็น ขอ้ มลู ดบิ (Raw Data) ทย่ี งั ไมไ่ ดผ้ า่ น การประมวลผล ขอ้ มลู ทผ่ี า่ นการประมวลผลแลว้ เรยี กวา่ สารสนเทศ (Information) เชน่ เมอ่ื นาคะแนนของนักเรยี นทงั้ หมดมาประมวลผลกจ็ ะไดค้ ะแนนสงู สดุ คะแนน ต่าสดุ ของนักเรยี นทงั้ หมด ขอ้ มลู ทน่ี ามาจดั เกบ็ ในฐานขอ้ มลู อาจอยใู่ นรปู ของตวั เลข ตวั อกั ษร ขอ้ ความ รปู ภาพ เสยี ง หรอื ภาพและเสยี ง ฐานข้อมลู (Database) หมายถงึ แหล่งเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู กลมุ่ หน่ึงทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั หวั ขอ้ หรอื จดุ ประสงคอ์ ยา่ งใดอยา่ งหน่ึง มโี ครงการและการจดั การอยา่ งเป็นระบบ ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ เกบ็ ไวส้ ามารถปรบั ปรงุ แกไ้ ข สบื คน้ และนามาใชใ้ นการจดั การ สารสนเทศไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และมปี ระสทิ ธภิ าพ ฐานขอ้ มลู ในทน่ี ้ี หมายถงึ ฐานขอ้ มลู ทใ่ี ชร้ ะบบคอมพวิ เตอร์ สว่ นอุปกรณ์ทเ่ี กบ็ ขอ้ มลู ก็ คอื จานแมเ่ หลก็ หรอื ฮารด์ ดสิ กน็ ัน่ เอง ตวั อยา่ งฐานขอ้ มลู ทใ่ี ชก้ นั ทวั่ ไป ไดแ้ ก่ ฐานขอ้ มลู บคุ ลากร ฐานขอ้ มลู นักศกึ ษา ฐานขอ้ มลู สนิ คา้ ฯลฯการกาหนดสทิ ธใิ นการ ใชง้ าน ฐานขอ้ มลู อาจเกบ็ ขอ้ มลู ไวใ้ นแฟ้มเดยี วกนั หรอื แยกเกบ็ หลายๆ แฟ้มทม่ี ี ความสมั พนั ธก์ นั โดยแตล่ ะแฟ้มเรยี กวา่ ตาราง(Table) ซง่ึ มลี กั ษณะโครงสรา้ ง ดงั รปู

79 โครงสร้างของตารางประกอบดว้ ย 1. ช่อื ตารางหรอื ชอ่ื ฐานขอ้ มลู (Database Name) 2. เขตขอ้ มลู ในแนวตงั้ (Column) หรอื ฟิลด์ (Field) หลายฟิลด์ 3. รายการขอ้ มลู หรอื ระเบยี น (Record) หลายรายการในแนวนอน (Row) ตวั อยา่ ง ตารางฐานขอ้ มลู ช่อื ขอ้ มลู นกั ศกึ ษา มฟี ิลดต์ า่ ง ๆ ทไ่ี มซ่ า้ กนั เชน่ รหสั นกั ศกึ ษา (StudentID) ช่อื นามสกุล ทอ่ี ยู่ เมอื ง จงั หวดั ฯลฯ ซง่ึ ขอ้ มลู ของ นักศกึ ษาแตล่ ะคนจดั เกบ็ ในระเบยี นทไ่ี มซ่ ้ากนั ตามฟิลดต์ ่าง ๆ ศพั ทส์ าคญั เกย่ี วกบั ระบบฐานขอ้ มลู และการออกแบบระบบฐานขอ้ มลู เอนทิตี้ (Entity) เป็นคาทอ่ี า้ งองิ ถงึ บคุ คล สถานท่ี และสงิ่ ของตา่ งๆ เช่น สนิ คา้ หรอื วชิ าใบสงั่ ซอ้ื หรอื บตั รลงทะเบยี นและลกู คา้ หรอื นักศกึ ษา เป็นตน้ ถา้ เราสนใจ ในการสรา้ งระบบฐานขอ้ มลู การสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ เอนทติ ข้ี องระบบน้ีจะประกอบดว้ ย เอนทติ ล้ี กู คา้ ใบสงั่ ซอ้ื สน้ิ คา้ กบั สน้ิ คา้ แอตทริบิวต์ (Attribute) เป็นขอ้ มลู ทแ่ี สดงลกั ษณะของเอนทติ ้ี เช่น แอตทบิ วิ ต์ ของเอนทติ ล้ี กู คา้ หรอื นักศกึ ษา จะมชี ่อื ทอ่ี ยู่ และรหสั ไปรษณีย์ สว่ นแอตทรบิ วิ ต์ ของเอนทติ ้ี ใบสงั ซอ้ื สนิ คา้ จะมรี หสั ใบสงั ซอ้ื วนั ทส่ี งั ซอ้ื ชอ่ื สนิ คา้ จานวนสนิ คา้ ท่ี สงั่ และราคาสนิ คา้ เป็นตน้ ซง่ึ เราสามารถแสดงเอนทติ ้ี รวมทงั้ แอตทบิ วิ ตไ์ ด้

80 ความสมั พนั ธ์ (Relationships) หมายถงึ ความสมั พนั ธ์ เอนทติ ต้ี า่ งๆ ใน ระบบ เชน่ ในระบบการสงั่ ซอ้ื สน้ิ คา้ จะประกอบดว้ ยเอนทติ ใ้ี บสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ และเอนทติ ล้ี กู คา้ ซง่ึ มคี วามสมั พนั ธจ์ ากลกู คา้ ไปยงั ใบสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ เป็นแบบหน่ึง ตอ่ กลุ่ม (One – to – Many) เป็นตน้ ในระบบฐานขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธน์ ัน้ เราจะตอ้ งกาหนดชนิดของคยี ต์ ่างๆ เพอ่ื เป็น แอ ตทรบิ วิ ตพ์ เิ ศษทท่ี าหน้าทบ่ี างอยา่ ง เชน่ เป็นตวั แทนของตาราง ฯลฯ ซง่ึ มชี นิดคยี ์ ดงั น้ี Primary Key (คียห์ ลกั ) จะเป็นฟิลดท์ ม่ี คี า่ ไมซ่ ้ากนั เลยในแตล่ ะเรคอรด์ ในตารางนนั้ เราสามารถใชฟ้ ิลดท์ เ่ี ป็น Primary Key น้ีเป็นตวั แทนของตารางนนั้ ไดท้ นั ที Candidate Key (คียค์ แู่ ข่ง ) เป็นฟิลดห์ น่ึงหรอื หลายฟิลดท์ พ่ี อเอามารวมกนั แลว้ มี คณุ สมบตั เิ ป็น Primary Key (ไมซ่ า้ ) และไมไ่ ดถ้ กู ใชเ้ ป็นคยี ห์ ลกั เชน่ รหสั จงั หวดั เป็นคยี ห์ ลกั สวนช่อื จงั หวดั กไ็ มซ่ า้ เชน่ กนั แต่ไมไ่ ดเ้ ป็นคยี ห์ ลกั จงึ เป็นคยี ค์ แู่ ขง่ แทน Composite Key บางตารางหาฟิลดไ์ มซ่ ้าไมไ่ ดเ้ ลยจงึ ตอ้ งใชห้ ลายๆ ฟิลดม์ ารวมกนั เป็น Primary Key ฟิลดท์ ใ่ี ชร้ วมกนั น้ีเราเรยี กวา่ Composite Key Foreign Key เป็นฟิลดใ์ ดๆ ในตารางหน่ึง (ฝัง Many) ทม่ี คี วามสมั พนั ธก์ บั ฟิลด์ ท่ี เป็น Primary Key ในอกี ตารางหน่ึง (ฝัง One) โดยทต่ี ารางทงั้ สองมคี วามสมั พนั ธ์ แบบ One – to – Many ตอ่ กนั

81 ฐานข้อมลู มีหลายแบบแต่ที่นิยมใช้กนั มากท่ีสดุ ในปัจจบุ นั คอื ฐานข้อมลู แบบสมั พนั ธ(์ Relational Database) ซง่ึ มโี ครงสรา้ งเป็นตารางหลาย ตารางทม่ี คี วามสมั พนั ธก์ นั โดยใชฟ้ ิลดท์ ่ี เหมอื นกนั เชน่ รหสั นักศกึ ษา (StudentID) ลกั ษณะของฐานข้อมลู แบบสมั พนั ธ์ 1. คา่ ของขอ้ มลู ตอ้ งเป็นคา่ ทไ่ี มส่ ามารถแบง่ แยกออกไปไดอ้ กี เช่น ช่อื 2. คา่ ในแนวตงั้ (Column) หรอฟิลดต์ อ้ งเป็นแบบเดยี วกนั เชน่ ถา้ เป็นฟิลดสาหรบั เกบ็ ช่อื กต็ อ้ งเป็นช่อื จรงิ ทงั้ หมด ไมม่ ชี ่อื เลน่ มาเกบ็ ดว้ ย 3. ลาดบั ของฟิลดไ์ มจ่ าเป็นตอ้ งเรยี งกนั เชน่ อาจใช้ ฟิลดน์ ามสกุลกอ่ นฟิลดช์ อ่ื ก็ ได้ 4. ช่อื ฟิลดใ์ นตารางเดยี วกนั จะตอ้ งไมซ่ ้ากนั 5. ตอ้ งกาหนดฟิลดใ์ ดฟิลดห์ น่ึงเป็นดชั นี (Index)หรอเรยี กวา่ กุญแจหลกั (Primary Key) 6. ขอ้ มลู ในแตล่ ะแถวหรอระเบยี นตอ้ งไมซ่ า้ กนั กบั แถวอน่ื 7. ไมจ่ าเป็นตอ้ งเรยี งลาดบั ของขอ้ มลู แต่ละแถวหรอระเบยี น ระบบฐานขอ้ มลู (Database System) ระบบฐานขอ้ มลู (Database System) หมายถงึ สว่ นประกอบตา่ งๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง กบั การใชง้ านฐานขอ้ มลู อาจแบง่ เป็นฮารด์ แวร์ (Hardware) ซอฟตแ์ วร์ (Software) และบคุ ลากร (Personnel) เหมอื นระบบคอมพวิ เตอร์ ดงั น้ี ฮารด์ แวร์ (Hardware) หมายถงึ เครอ่ื งคอมพวิ เตอรแ์ ละอปุ กรณ์ประกอบ เชน่ ฮารด์ ดสิ ก์ ทใ่ี ชก้ บั ฐานขอ้ มลู อปุ กรณ์นาเขา้ ขอ้ มลู แบบต่างๆและโปรแกรมใชง้ าน ซอฟตแ์ วร์ (Software) หมายถงึ โปรแกรมใชง้ านและระบบการจดั การฐานขอ้ มลู

82 บุคลากร (Personnel) หมายถงึ บุคลากรทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ระบบ หรอื ผใู้ ชง้ านฐานขอ้ มลู เพ่อื ใหเ้ ขา้ ใจไดง้ ่ายขน้ึ อาจดผู งั ลกั ษณะการใชง้ านระบบฐานขอ้ มลู ดงั น้ี ผใู้ ช้งานฐานข้อมูล หรือผ้ทู ่ีเก่ียวข้องกบั ฐานข้อมลู แบ่งได้เป็น ผ้ใู ช้ (User) หมายถงึ ผทู้ ต่ี อ้ งการใชฐ้ านขอ้ มลู ทวั่ ไป การใชง้ านอาจทาไดโ้ ดยผา่ นโปรแกรมใชง้ าน หรอื ผา่ นระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ถา้ มคี วามรเู้ กย่ี วกบั ระบบเพยี งพอ ผ้เู ขียนโปรแกรมใช้งาน (Application Programmer) หมายถงึ ผทู้ ส่ี รา้ งฐานขอ้ มลู และพฒั นา โปรแกรมใชง้ านสาหรบั ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถใชง้ านฐานขอ้ มลู ไดง้ า่ ย และใหผ้ บู้ รหิ าร ฐานขอ้ มลู สามารถ จดั การฐานขอ้ มลู ไดส้ ะดวกขน้ึ ผบู้ ริหารฐานข้อมลู (Database Administrator) หมายถงึ ผทู้ อ่ี อกแบบฐานขอ้ มลู ดแู ลรกั ษา และจดั การฐานขอ้ มลู ใหป้ ลอดภยั ทนั สมยั และถกู ตอ้ งอย่เู สมอ โปรแกรมใชง้ านฐานขอ้ มลู อาจทาขน้ึ โดยใชภ้ าษาคอมพวิ เตอรภ์ าษาใดภาษาหน่งึ เชน่ วชิ วล เบสกิ (Visual Basic) หรอื ใชภ้ าษาสาหรบั ฐานขอ้ มลู คอื SQL (Structured Query Language) หรอื ใชร้ ะบบการจดั การฐานขอ้ มลู (DBMS: Database Management System) โดยตรงกไ็ ด้ การใชง้ านระบบฐานขอ้ มลู อาจเป็นแบบใชง้ านคนเดยี ว (Single User) หรอื ระบบใชง้ าน หลายคน (Multi – User) ทเ่ี ชอ่ื มต่อกนั เป็นเครอื ขา่ ย (Network) ภายในหน่วยงานทเ่ี รยี กวา่ อนิ ทราเนต็ (Intranet) หรอื ใชง้ านผา่ นระบบอนิ เทอรเ์ น็ตทก่ี าลงั เป็นทน่ี ิยมกนั ในปัจจบุ นั ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู หมายถงึ ชดุ โปรแกรมทใ่ี ชใ้ นการจดั การฐานขอ้ มลู เชน่ การสรา้ ง ฐานขอ้ มลู การบทั กึ ขอ้ มลู การปรบั ปรุงแกไ้ ขขอ้ มลู การสบื คน้ ขอ้ มลู การวเิ คราะหข์ อ้ มลู การ จดั ทารายงาน และอ่นื ๆ ตวั อย่างของโปรแกรมทใ่ี ชจ้ ดั การฐานขอ้ มลู ไดแ้ ก่ Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle เป็นตน้ ประโยชน์ของระบบฐานขอ้ มลู การจดั เกบ็ ขอ้ มลู ไวใ้ นฐานขอ้ มลู ทเ่ี ดยี วกนั ดว้ ยระบบการจดั การฐานขอ้ มลู มปี ระโยชน์ ดงั น้ี 1. สามารถใชข้ อ้ มลู รว่ มกนั ได้ ผใู้ ชแ้ ตล่ ะคนสามารถทจ่ี ะใชข้ อ้ มลู ในระบบฐานขอ้ มลู ไดแ้ ละ โปรแกรมใชง้ านหลายโปรแกรมอาจใชฐ้ านขอ้ มลู รว่ มกนั ได้

83 2. สามารถกาหนดมาตรฐานของขอ้ มลู ได้ ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มลู อาจกาหนดมาตรฐาน ต่างๆ ในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู ใหเ้ ป็นลกั ษณะเดยี วกนั เชน่ โครงสรา้ งขอ้ มลู ประเภทของขอ้ มลู เป็นตน้ 3. ลดความซา้ ซอ้ นของขอ้ มลู ได้ ผใู้ ชท้ ุกคนทต่ี อ้ งการจดั เกบ็ ขอ้ มลู จะใชโ้ ดยผา่ น ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ทาใหข้ อ้ มลู ไมซา้ กนั และไมเ่ ปลอื งเน้ือทใ่ี นการเกบ็ ขอ้ มลู 4. ลดความขดั แยง้ ของขอ้ มลู ได้ ขอ้ มลู ชุดเดยี วกนั ทป่ี รากฏอยหู่ ลายแห่งใน ฐานขอ้ มลู จะตอ้ งตรงกนั ถา้ มกี ารแกไ้ ขขอ้ มลู น้ีระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะตอ้ ง แกไ้ ขใหถ้ กู ตอ้ งตามกนั หมดโดยอตั โนมตั ิ 5. ป้องกนั และรกั ษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู ไดโ้ ดยกาหนดสทิ ธขิ์ องผใู้ ชแ้ ตล่ ะคน ตามระดบั การใชง้ าน เชน่ ผใู้ ชท้ วั่ ไปอาจใชข้ อ้ มลู บางสว่ น ผใู้ ชท้ ม่ี หี น้าทบ่ี นั ทกึ และ แกไ้ ขขอ้ มลู กม็ สี ทิ ธใิ์ ชข้ อ้ มลู ไดอ้ กี ระดบั หน่ึง เป็นตน้ 6.ดแู ลรกั ษาฐานขอ้ มลู ไดง้ า่ ย เชน่ การทาสาเนาฐานขอ้ มลู การบรู ณะฐานขอ้ มลู ให้ กลบั สสู่ ภาพปกติ ระบบฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 ฐานขอ้ มลู เป็นเครอ่ื งมอื สาหรบั การเกบ็ รวบรวมและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู สามารถ เกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั บคุ คล ผลติ ภณั ฑ์ ใบสงั่ ซอ้ื หรอื สง่ิ อ่นื ใดกไ็ ด้ ฐานขอ้ มลู จานวนมากเรม่ิ มาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคาหรอื โปรแกรมกระดาษ คานวณ เมอ่ื รายการมขี นาดใหญ่ขน้ึ ความซา้ ซอ้ นและความไมส่ อดคลอ้ งกนั ของ ขอ้ มลู จะเรมิ่ ปรากฏขน้ึ การดขู อ้ มลู ในฟอรม์ รายการ เรมิ่ ไมเ่ ขา้ ใจและมขี อ้ จากดั ใน การคน้ หาหรอื ดงึ เซตยอ่ ยของขอ้ มลู มาตรวจทาน เมอ่ื ปัญหาดงั กล่าว เกดิ ขน้ึ แลว้ จงึ เป็นการดที จ่ี ะโอนถ่ายขอ้ มลู ไปยงั ฐานขอ้ มลู ทส่ี รา้ งขน้ึ ดว้ ยระบบการจดั การ ฐานขอ้ มลู (DBMS) เชน่ MS Access 2007ฐานขอ้ มลู ในระบบคอมพวิ เตอรเ์ ป็น คอนเทนเนอรข์ องวตั ถุ โดยฐานขอ้ มลู หน่ึงชุดสามารถ มตี ารางไดม้ ากกวา่ หน่ึง ตาราง ตวั อยา่ งเช่นระบบตดิ ตามสนิ คา้ คงคลงั หน่ึงระบบจะใชข้ อ้ มลู จาก ตารางสาม ตารางไมใ่ ชจ่ ากฐานขอ้ มลู สามชุด

84 แตฐ่ านขอ้ มลู หน่งึ ชุดนนั้ สามารถมตี ารางไดส้ ามตาราง เวน้ แตว่ า่ ฐานขอ้ มลู นนั้ จะถูกออกแบบพเิ ศษใหใ้ ชข้ อ้ มลู หรอื โคด้ จากแหลงขอ้ มลู อน่ื ได้ ฐานขอ้ มลู Access จะเกบ็ ตารางไวใ้ นแฟ้ มขอ้ มลู เดยี ว พรอ้ มกบั วตั ถุอ่นื ดว้ ย เชน่ ฟอรม์ รายงาน แมโคร และ โมดลู โดยฐานขอ้ มลู ทส่ี รา้ งในรปู แบบ Access 2007 จะมนี ามสกุลเป็น .accdb และฐานขอ้ มลู ท่ี สรา้ งในรปู แบบของ Access รนุ่ ก่อนหน้าจะมนี ามสกุลแฟ้มเป็น mdb คณุ สามารถใช้ Access 2007 สรา้ งแฟ้มขอ้ มลู ในรปู แบบแฟ้มของรนุ่ กอ่ นหน้าได้ (ตวั อยา่ งเชน่ Access 2000 และ Access 2002- 2003) ความจาเป็นในการใช้ Access 2007 – เพมิ่ ขอ้ มลู ใหมล่ งในฐานขอ้ มลู เชน่ รายการใหมใ่ นสนิ คา้ คงคลงั – แกไ้ ขขอ้ มลู ทม่ี อี ยใู่ นฐานขอ้ มลู เช่น การเปลย่ี นตาแหนงทต่ี งั้ ปัจจบุ นั ของรายการ – ลบขอ้ มลู ถา้ รายการถูกขายออกหรอื ละทง้ิ แลว้ – จดั ระเบยี บและดขู อ้ มลู ดว้ ยวธิ ตี า่ งๆ – ใชข้ อ้ มลู รวมกนั กบั ผอู้ น่ื ผา่ นทางรายงาน ขอ้ ความอเี มล อนิ ทราเน็ต หรอื อนิ เทอรเ์ น็ต 5. ส่วนประกอบของฐานขอ้ มลู Access 2007 สว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู Access 2007 มดี งั ตอ่ ไปน้ี 5.1 ตาราง (Table) ตารางฐานขอ้ มลู จะมลี กั ษณะคลา้ ยกบั กระดาษคานวณ นนั ่ คอื ขอ้ มลู จะถูกเกบ็ ไวใ้ นแถวและ คอลมั น์ ดงั นนั้ จงึ เป็นเรอ่ื งคอ่ นขา้ งงา่ ยในการนาเขา้ ขอ้ มลู จากกระดาษคานวณไปยงั ตาราง ฐานขอ้ มลู โดยขอ้ แตกตา่ งทส่ี าคญั ระหวา่ งการเกบ็ ขอ้ มลู ในกระดาษคานวณและการเกบ็ ใน ฐานขอ้ มลู จะอยทู่ ว่ี ธิ กี ารจดั ระเบยี บขอ้ มลู 5.2 ฟอรม์ (Form) ในบางครงั้ ฟอรม์ จะถกู อา้ งองิ เป็น “หน้าจอสาหรบั ป้อนขอ้ มลู ” ซง่ึ เป็นสว่ น ตดิ ตอ่ ทใ่ี ชท้ างานกบั ขอ้ มลู และฟอรม์ มกั มปี ่มุ คาสงั ่ ทใ่ี ชด้ าเนนิ การคาสงั ่ ไดห้ ลากหลาย สามารถสรา้ ง ฐานขอ้ มลู โดยไมต่ อ้ งใชฟ้ อรม์ ดว้ ยการแกไ้ ขขอ้ มลู อยา่ งงา่ ย ๆ

85 ในแผนขอ้ มลู ตาราง อยา่ งไรกต็ ามผใู้ ชฐ้ านขอ้ มลู สว่ นใหญ่ตอ้ งการ ทจ่ี ะใชฟ้ อรม์ เพ่อื ดปู ้อขอ้ มลู และแกไ้ ขขอ้ มลู ในตารางมากกวา่ ฟอรม์ จะใหร้ ปู แบบ ทง่ี า่ ยตอ่ การใชส้ าหรบั ทางานกบั ขอ้ มลู และสามารถเพม่ิ องคป์ ระกอบการใชง้ าน เชน่ ป่มุ คาสงั่ ลงในฟอรม์ ไดด้ ว้ ย คณุ อาจเขยี นโปรแกรมใหก้ บั ป่มุ ตา่ งๆ เพอ่ื ใช้ กาหนดวา่ จะใหข้ อ้ มลู ใดบา้ งปรากฏบนฟอรม์ เปิดฟอรม์ หรอื รายงานอน่ื ๆ หรอื ดาเนินงาน อ่นื หลากหลายประเภท ตวั อยา่ งเช่น อาจมฟี อรม์ ชอ่ื “ขอ้ มลู นกั ศกึ ษา” ทใ่ี ชท้ างานกบั ขอ้ มลู นกั ศกึ ษา ฟอรม์ นักศกึ ษา อาจมปี ่มุ ทใ่ี ชเ้ ปิดฟอรม์ บตั ร ลงทะเบยี นทส่ี ามารถป้อนรายการลงทะเบยี นใหม่ 5.3 รายงาน (Report) รายงานเป็นสงิ ทต่ี อ้ งใชเ้ พอ่ื สรปุ และนาเสนอขอ้ มลู ในตารางบอ่ ยครงั้ ทร่ี ายงานจะ ตอบคาถามตามทร่ี ะบไุ ว้ เชน่ “เรารบั เงนิ จากนักศกึ ษาแต่ละคนเป็นจานวนเท่าไร ในรนุ่ น้ี” หรอื “นักศกึ ษาของเราอยทู่ ไ่ี หนบา้ ง” แตล่ ะรายงานสามารถกาหนดรปู แบบใหน้ าเสนอ ขอ้ มลู ในรปู แบบ ทอ่ี า่ นงา่ ยทส่ี ดุ ได้ 5.4 แบบสอบถาม (Query) แบบสอบถามเป็นสว่ นสาคญั ในฐานขอ้ มลู และสามารถดาเนินการฟังกช์ นั ทต่ี ่างกนั ได้ จานวนมาก ฟังกช์ นั ทวั่ ไปสว่ นใหญ่ของแบบสอบถาม คอื การดงึ ขอ้ มลู ทร่ี ะบุ จากตารางตา่ ง ๆ ออกมา โดยขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการดอู าจจะกระจายอยใู่ นหลาย ๆ ตารางกไ็ ด้ และแบบสอบถามจะทาใหส้ ามารถดขู อ้ มลู ทต่ี อ้ งการไดใ้ นรปู ของแผน ขอ้ มลู เดยี ว นอกจากน้ี ถา้ เราไมตอ้ งการดรู ะเบยี นทงั้ หมดพรอ้ มกนั แบบสอบถาม จะใหเ้ พม่ิ เงอ่ื นไขเพ่อื “กรอง” ขอ้ มลู เอาเฉพาะระเบยี นทต่ี อ้ งการ ออกมาบอ่ ยครงั้ ทแ่ี บบสอบถามทาหน้าทเ่ี ป็นแหลง่ ระเบยี นสาหรบั ฟอรม์ และรายงานตา่ งๆ 5.5 แมโคร (Macros) แมโครใน Access 2007 นันจะเหมอื นกบั ภาษาทใ่ี ชใ้ นการเขยี นโปรแกรมอยา่ ง งา่ ยทส่ี ามารถใชเ้ พ่อื เพม่ิ หน้าทก่ี ารใชง้ านใหก้ บั ฐานขอ้ มลู ตวั อยา่ งเชน่ สามารถ แนบแมโคร

86 ลงในป่มุ คาสงั บนฟอรม์ เพ่อื ใหแ้ มโครนัน้ ทางานเมอ่ื ใดกต็ ามทม่ี กี ารกดป่มุ แมโครจะมแี อคชนั ทใ่ี ช้ ดาเนินงานหลายอยาง เช่น การเปิดรายงาน การ เรยี กใชแ้ บบสอบถามหรอื การปิดฐานขอ้ มลู โดย การดาเนินการกบั ฐานขอ้ มลู สว่ นใหญ่ทท่ี าดว้ ยตนเองนัน้ สามารถทาไดอ้ ตั โนมตั โิ ดยใชแ้ มโคร ดงั นัน้ แมโครจงึ เป็นเครอ่ื งมอื ทช่ี ว่ ยประหยดั เวลาทอ่ี ยา่ งมาก 5.6 โมดลู (Modules) (คลา้ ยแมโคร) เป็นวตั ถทุ ส่ี ามารถใชเ้ พอ่ื เพม่ิ หน้าทก่ี ารใชง้ านใหก้ บั ฐานขอ้ มลู ไดข้ ณะทส่ี รา้ งแมโครใน Access 2007 ดว้ ยการเลอื กจากรายการแอคชนั ของ แมโครแตจ่ ะสามารถเขยี นโมดลู ไดใ้ นภาษาการเขยี นโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic สาหรบั Applications (VBA): รนุ่ ภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ทน่ี ามาใชเ้ พ่อื ตงั้ โปรแกรมใหก้ บั โปรแกรมประยกุ ตข์ อง Microsoft Windows และรวมอยใู่ นโปรแกรมตา่ ง ๆ ของ ไมโครซอฟท)์ โมดลู เป็นคอลเลกชนั ของการประกาศ คาสงั่ และ กระบวนงานทถ่ี กู เกบ็ ไวด้ ว้ ยกนั เป็นหน่วยเดยี ว โมดลู สามารถเป็นไดท้ งั้ คลาส โมดลู หรอื โมดลู มาตรฐานคลาสโมดลู จะถกู แนบว้ ในฟอรม์ หรอื รายงานและ มกั จะประกอบดว้ ยกระบวนงานทเ่ี ฉพาะเจาะจงไปยงั ฟอรม์ หรอื รายงาน ท่ี คลาสโมดลู แนบอยสู่ วนโมดลมาตรฐานจะประกอบดว้ ยกระบวนงาน 6. สเปคของฐานขอ้ มลใู น Access 2007 รายการเฉพาะในฐานขอ้ มลู Access 2007 มสี เปคของฐานขอ้ มลู 1 ดงั ตาราง ตอ่ ไปน้ี 1 Http://office.microsoft.com/th-th/access

87 7. สเปคของโครงการใน Access 2007 รายการเฉพาะในโครงการฐานขอ้ มลู Access 2007 มสี เปคของโครงการ2 ดงั น้ี

88 8. หลกั การออกแบบฐานขอ้ มลทู ่ีดี ในกระบวนการออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี นี นั้ มหี ลกั การบางอยา่ งเป็นแนวทางในการ ดาเนินการ ดงั น้ี ขอ้ มลู ซา้ หรอื ทเ่ี รยี กวา่ ขอ้ มลู ซ้าซอ้ น ไมใ่ ช่สง่ิ ทด่ี ี เน่ืองจากเปลอื งพน้ื ทแ่ี ละอาจทาใหม้ ี ขอ้ ผดิ พลาดเกดิ ขน้ึ รวมถงึ เกดิ ความไมส่ อดคลอ้ งกนั ความถกู ตอ้ งและความสมบรู ณ์ของขอ้ มลู เป็นสงิ่ สาคญั ถา้ ฐานขอ้ มลู มขี อ้ มลู ทไ่ี ม่ ถกู ตอ้ งรายงานตา่ งๆ ทด่ี งึ ขอ้ มลู จากฐานขอ้ มลู จะมขี อ้ มลู ทไ่ี มถ่ กู ตอ้ งตา,ไปดว้ ย สง่ ผลใหก้ ารตดั สนิ ใจตา่ งๆ ทไ่ี ดก้ ระทาโดยยดึ ตามรายงานเหลา่ นนั้ จะไมถ่ กู ตอ้ งดว้ ย เชน่ กนั ดงั นัน้ หลกั การออกแบบฐานขอ้ มลู ท่ีดี คอื 1. แบง่ ขอ้ มลู ของคณุ ลงในตารางต่าง ๆ ตามหวั เรอ่ื งเพอ่ื ลดการซ้าซอ้ นกนั ของขอ้ มลู 2. ใสข่ อ้ มลู ทจ่ี าเป็นลงใน Access เพ่อื รวมขอ้ มลู ในตารางตา่ งๆ เขา้ ดว้ ยกนั ตาม ตอ้ งการ 3. ช่วยสนบั สนุนและรบั ประกนั ความถกู ตอ้ งและความสมบรู ณ์ของขอ้ มลู 4. ตอบสนองต่อความตอ้ งการในการประมวลผลขอ้ มลู และการรายงาน 9. กระบวนการออกแบบ กระบวนการออกแบบประกอบด้วยขนั้ ตอนต่อไปนี้ 1. กาหนดวตั ถปุ ระสงคข์ องฐานขอ้ มลู 2. คน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ รวบรวมขอ้ มลู ทกุ ชนิดทต่ี อ้ งการบนั ทกึ ลงใน ฐานขอ้ มลู เช่น ชอ่ื ผลติ ภณั ฑแ์ ละหมายเลขใบสงั่ ซอ้ื 3. แบง่ ขอ้ มลู ลงในตารางต่างๆ แบง่ รายการขอ้ มลู ออกเป็นกลุ่มหรอื หวั เรอ่ื งหลกั ๆ เช่น ผลติ ภณั ฑ์ หรอื ใบสงั่ ซอ้ื จากนัน้ แตล่ ะหวั เรอ่ื งจะถกู นามาทาเป็นตาราง

89 4. เปลย่ี นรายการของขอ้ มลู ใหเ้ ป็นคอลมั น์ต่างๆ ตดั สนิ ใจวา่ ตอ้ งการเกบ็ ขอ้ มลู อะไร ในตารางแตล่ ะตาราง รายการแต่ละรายการจะ กลายเป็นเขตขอ้ มลู และแสดงเป็นคอลมั น์ในตาราง ตวั อยา่ งเชน่ ตารางพนกั งาน อาจมเี ขตขอ้ มลู เชน่ นามสกลุ และวนั ทจ่ี า้ งงาน 5. ระบคุ ยี ห์ ลกั เลอื กคยี ห์ ลกั ของตารางแต่ละตารางคยี ห์ ลกั คอื คอลมั น์ทใ่ี ชเ้ พอ่ื ระบแุ ตล่ ะแถวแบบไมซ่ ้ากนั ตวั อยา่ งเชน่ หมายเลขผลติ ภณั ฑ์ หรอื ID ใบสงั่ ซอ้ื 6. กาหนดความสมั พนั ธข์ องตาราง ดทู ต่ี ารางแตล่ ะตารางแลว้ พจิ ารณาวาขอ้ มลู ใน ตารางหน่ึงสมั พนั ธก์ บั ขอ้ มลู ในตารางอ่นื ๆ อยา่ งไรใหเ้ พมิ่ เขตขอ้ มลู ลงในตาราง หรอื สรา้ งตารางใหมเ่ พ่อื ระบคุ วามสมั พนั ธต์ า่ งๆ ใหช้ ดั เจนตามตอ้ งการ 7. การปรบั การออกแบบใหด้ ยี งิ ขน้ึ วเิ คราะหก์ ารออกแบบ เพ่อื หาขอ้ ผดิ พลาด สรา้ งตารางแลว้ เพมิ่ ระเบยี นขอ้ มลู ตวั อยา่ งสองสามระเบยี นใหด้ วู า่ จะไดร้ บั ผลลพั ธ์ ทต่ี อ้ งการจากตารางนัน้ หรอื ไม่ แลว้ ปรบั เปลย่ี นการออกแบบตามตอ้ งการ 8. การใชก้ ฎ Normalization ใชก้ ฎ Normalization ขอ้ มลู เพ่อื ดวู า่ ตารางมี โครงสรา้ งทถ่ี กู ตอ้ งหรอื ไม่ ปรบั เปลย่ี นการออกแบบไดเ้ มอ่ื จาเป็น 9.1 การกาหนดวตั ถปุ ระสงคข์ องฐานขอ้ มลู เป็นการดที จ่ี ะเขยี นวตั ถุประสงคข์ องฐานขอ้ มลู ลงบนกระดาษ ไดแ้ ก่ การคาดหวงั วา่ จะใชฐ้ านขอ้ มลู อยา่ งไรและใครจะเป็นผใู้ ช้ ตวั อยา่ งเช่น ฐานขอ้ มลู ขนาดเลก็ สาหรบั ธรุ กจิ ระดบั ครอบครวั อาจเขยี นทานองวา่ “ฐานขอ้ มลู ลกู คา้ มไี วเ้ กบ็ รายการ ขอ้ มลู ลกู คา้ เพอ่ื วตั ถุประสงคใ์ นการออกจดหมายและรายงาน” ถา้ ฐานขอ้ มลู ซบั ซอ้ นขน้ึ หรอื มผี ใู้ ชห้ ลายคน ดงั ท่ี เกดิ ขน้ึ อยบู่ อ่ ย ๆ ในองคก์ ร วตั ถุประสงคอ์ าจ ยาวเป็นยอ่ หน้าหรอื หลายยอ่ หน้าและควรจะบอกวา่ ใครจะใชฐ้ านขอ้ มลู เมอ่ื ใดหรอื อยา่ งไรแนวคดิ กค็ อื วา่ เขยี นพนั ธก์ จิ ทเ่ี รยี บเรยี งไวด้ แี ลว้ นัน้ จะสามารถใชอ้ า้ งถงึ ได้ ตลอดกระบวนการออกแบบการมบี นั ทกึ ดงั กล่าวจะชว่ ยใหจ้ ดจอ่ กบั จุดมงุ่ หมาย เมอ่ื กระทาการตดั สนิ ใจในกรณีต่างๆ

90 9.2 การค้นหาและการจดั ระเบยี บขอ้ มลทู ่ี ต้องการ เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการใหเ้ รมิ่ ตน้ กบั ขอ้ มลู ทม่ี อี ยเู่ ป็น อนั ดบั แรก เชน่ บนั ทกึ ใบสงั่ ซอ้ื ในบญั ชหี รอื เกบ็ ขอ้ มลู ลกู คา้ ในแบบฟอรม์ กระดาษไว้ ในแฟ้มเอกสารใหร้ วบรวมเอกสารเหล่าน้ีแลว้ ทารายการชนิดของขอ้ มลู (ตวั อยา่ งเชน่ แต่ละชอ่ งทก่ี รอกลงในฟอรม์ ) ถา้ ไมมฟี อรม์ ใดๆ อยใู่ หล้ องจนิ ตนาการ แทนวา่ กาลงั ออกแบบฟอรม์ สาหรบั การบนั ทกึ ขอ้ มลู ลกู คา้ ตอ้ งคดิ วา่ จะใสข่ อ้ มลู อะไร ลงในฟอรม์ น้ี จะสรา้ งกล่องสาหรบั กรอกขอ้ มลู อะไรบา้ ง ใหร้ ะบแุ ละจดบนั ทกึ รายการ เหลา่ น้ีแต่ละรายการไว้ ตวั อยา่ งเช่น สมมตวิ า่ คณุ เกบ็ รายชอ่ื ลกู คา้ ไวใ้ นบตั รดชั นี ให้ สารวจบตั รดชั นีเหลา่ น้ีวา่ ในบตั รอาจจะมรี ายละเอยี ดเกย่ี วกบั ช่อื ลกู คา้ ทอ่ี ยู่ เมอื ง รฐั รหสั ไปรษณีย์ และหมายเลขโทรศพั ท์ โดยสามารถใชร้ ายการเหลา่ น้ีแต่ละรายการใน การ สรา้ งคอลมั น์ในตารางได้ 9.3 การแบง่ ขอ้ มลลู งในตารางต่าง ๆ เมอ่ื ตอ้ งการแบง่ ขอ้ มลู ลงในตารางใหเ้ ลอื กขอ้ มลู เฉพาะตวั หรอื เรอ่ื งสาคญั ตวั อยา่ งเช่น หลงั จากคน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู สาหรบั ฐานขอ้ มลู การขายสนิ คา้ แลว้ รายการ เบอ้ื งตน้ ขอ้ มลู เฉพาะตวั ทส่ี าคญั ซง่ึ แสดงในทน่ี ้ีไดแ้ ก่ ผลติ ภณั ฑ์ ผจู้ าหน่าย ลกู คา้ และใบสงั่ ซอ้ื ดงั นัน้ จงึ สมควรเรม่ิ ตน้ ดว้ ยตาราง 4 ตาราง คอื ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ เทจ็ จรงิ เกย่ี วกบั ผลติ ภณั ฑ์ ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ เทจ็ จรงิ เกย่ี วกบั ผจู้ าหน่าย ตารางหน่ึง สาหรบั ขอ้ เทจ็ จรงิ เกย่ี วกบั ลกู คา้ และ ตารางหน่ึงสาหรบั ใบสงั่ ซอ้ื ถงึ แมว้ า่ ทงั้ หมดน้ี จะไมใ่ ชร่ ายการทค่ี รบถว้ น แตกเป็นจุดเรม่ิ ตน้ ทด่ี สี ามารถปรบั ปรงุ รายการน้ีต่อ จนกวา่ จะมกี ารออกแบบทท่ี างานไดด้ ี