5. Decision Making Rule Guideline_Donation,CSR,Entertainment and PR

Decision Making Rule \"DONATION, CSR, ENTERTAINMENT AND PR\" HOW TO PREPARE THE DOCUMENT FOR APPROVAL (DONATION, CSR, ENTERTAINMENT AND PR) Donation *DMR = DECISION MAKING RULE (EFFECTIVE AS FROM FEBRUARY 15, 2020) Tips - Follow the Revenue Code: 1.Document preparation: Proposal in E-Form system (All cases) Donation to charity organizations, hospitals or educational institutions 2.Reporter: - Not required to acknowledgement, reporter will be person who can as prescribed by the Minister and published in the Royal Gazette - Other case: explain the detail to Final Approver Donation to support organization in order to arrange the Charity Events - BOD(R), reporter will be Director in charge or FM (Factory) or Department Manager (HO) of preparer 3. All donation cases will be summarized and reported in Monthly Business Result meeting 4. All Donations need to verified anti-bribery by GA/HO (AJT)/ SC(AST). 5. GA/HO(AJT), SC(AST) should survey and gather yearly donation budget of each location in order to propose to the Board follow DMR. No. 6.3.5 (AST = DMR. No. 6.3.4) Remarks: - *MD (Final approval of DMR. No. 6.3.2 of AJT) are including: Mr. Thongdee: All factories/ T-TEC/ TFTC/ HR(HO)/ GA(HO) Mr. Varong: FAD/ IS/ MSD/ CPD/ Legal/ IA/ CSR/ S&E/ QASRA/ PUD Mr. N. Minemura: FBPD/ SBD/ LSBD/ BBD/ PFBD/ HNBD/ PLD/ CFB-QM/ PR/ AND/ IBAD/ FID - Regarding Decision Making Rule of AST, DMR.No. 6.3.2 & 6.3.3 will combined to 6.3.2 and DMR.No. 6.3.4 will changed to 6.3.3 - BOD = Board of Director Entertainment - Entertainment for outsider: Entertainment for outside is the activities that can build a good relationship and good business etiquette to the company such as entertainment or souvenir for government officials*, business partner and guests from global group of company. The sample expense of these activities are Food & Beverage, Golf, Congratulation and Condolence, Customer- related activities (suppliers, vendors), etc. (* = Souvenir or gift for government officials should not over 3,000 Baht refer to Anti-Bribery & Corruption Policy and Law No.103) - Entertainment for Insider: The scope of Entertainment for insider is organizing catering/ giving stuffs to employees or subcontractors of the company which the expense should not in scope of company regulation, company law or company welfare. The sample activities of this expense are celebration of success/ achievement as one-team of the whole organization, Special event, Company golf, Employee Relations Activities, Farewell party for finishing Student Internship Program etc. - Sponsorship: Sponsorship is one of Entertainment expense that having the objective for promoting business and creating positive image to the company. Tips 1.Document preparation: Proposal or Application Form in E-Form system (All cases) 2.Reporter: - Not required to acknowledgement, reporter will be person who can explain the detail to Final Approver - BOD(R), reporter will be Director in charge or FM (Factory) or Department Manager (HO) of preparer 3. All entertainment cases will be summarized and reported in Monthly Business Result meeting 4. All entertainment need to verified anti-bribery by GA/HO (AJT)/ SC(AST). 5. Entertainment all cases need to clear expense by filling the actual amount in E-form system. 6. GA/HO should survey and gather yearly entertainment budget of each location in order to propose to the Board follow DMR. No. 6.7.3 6 core characteristics of CSR Corporate Social1. Participation: Voluntary activities that having participation with local community 2. Social concerns: Supporting action including funding/ company's product/ company's Responsibility (CSR) resource in order to expand awareness about social concerns from the company. 3. Public Interest: Building or improving public utility in order to create benefits for society. 4. Community Development: Involving in Community Development in order to create better living. 5. Recognition: Widespread awareness Tips 6. Positive brand image: Creating a positive image to company 1.CSR preparation: Proposal or Application Form (Paper) 2.Reporter: - Not required to acknowledgement, reporter will be person who can explain the detail to Final Approver - BOD(R), reporter will be Director in charge or FM (Factory) or Department Manager (HO) of preparer 3. All CSR cases will be summarized and reported in Monthly Business Result meeting 4. All CSR need to be reviewed under CSR expense approval procedure and company direction, and also verified anti-bribery by GA/HO (AJT)/ SC(AST). 5. CSR/HO (AJT) and SC(AST) should survey and gather yearly CSR budget of each location in order to propose to the Board follow DMR. No. 6.6.3 Tips Public Relations (PR) Definition The public relations activity is the activity that organize for maintaining a good reputation of business with the public, prospective customers, partners, investors and other stakeholders in order to build the positive image of the company. Example Activities: Media Relation (circulate message through media channels), Social Media, Business Events, Community relation, Sponsorship with benefit for promoting business reputation. Remark: Kindly see more details from the Guideline for expense according to Good Governance (Entertainment, Donation, CSR & Others) in Web Portal \"Corporate Rules & Regulations\" >> AJT >> About Risk Management >> \"Guideline for expenses according to Good Governance (Entertain,Donation,CSR,Others) FY2018\"

Decision Making Rule Guideline \"DONATION, CSR, ENTERTAINMENT AND PR\" HOW TO PREPARE THE DOCUMENT FOR APPROVAL (DONATION, CSR, ENTERTAINMENT AND PR) *DMR = DECISION MAKING RULE (EFFECTIVE AS FROM FEBRUARY 15, 2020) Donation Tips 1. :เอกสารทตี อ้ งจดั ทํา Proposal ในระบบ E-Form ( )ทกุ กรณี - การบรจิ าคตามประมวลรษั ฎากร: 2.ผรู้ ายงาน (Reporter): การบรจิ าคใหอ้ งคก์ รสาธารณกศุ ล โรงพยาบาลหรอื สถาบนั การศกึ ษา ตามทปี ระกาศในราชกจิ จานเุ บกษา - Not required to acknowledgement:ผรู้ ายงานจะเปนผทู้ อี ธบิ ายรายละเอยี ดของ proposalแก่ Final Approver - การบรจิ าคอนื ๆ: - BOD(R):ผรู้ ายงานจะเปน Director in charge หรอื FM (โรงงาน ) หรอื Department Manager การบรจิ าคหรอื สนบั สนนุ งบประมาณ หรอื ผลติ ภณั ฑ์ เพอื ใหอ้ งคก์ รนนั ๆจดั กจิ กรรมสาธารณกศุ ล (สาํ นกั งานใหญ่ ) ของผจู้ ดั ทําเอกสาร (Preparer) 3.การบรจิ าคทกุ กรณจี ะถกู รวบรวมและสรปุ เพอื รายงานในการประชมุ Monthly Business Result 4. GA/HO(AJT), SC(AST)การบรจิ าคทกุ กรณจี ะตอ้ งไดร้ บั การพจิ ารณาจาก วา่ เปนไปตามนโยบายตอ่ ตา้ น การให้ / รบั สนิ บนและการทจุ รติ คอรร์ ปั ชนั หรอื ไม่ 5. GA/HO(AJT), SC(AST) จะเปนผรู้ วบรวมงบประมาณการบรจิ าครายปของแตล่ ะพนื ที เพอื ขออนมุ ตั จิ าก บอรด์ ตาม DMR.ขอ้ 6.3.5 (AJT) หรอื 6.3.4 (AST) Entertainment หมายเหตุ - *MD (Final approval of DMR. No. 6.3.2 of AJT) หมายถงึ Mr. Thongdee: All factories/ T-TEC/ TFTC/ HR(HO)/ GA(HO) Mr. Varong: FAD/ IS/ MSD/ CPD/ Legal/ IA/ CSR/ S&E/ QASRA/ PUD Mr. N. Minemura: FBPD/ SBD/ LSBD/ BBD/ PFBD/ HNBD/ PLD/ CFB-QM/ PR/ AND/ IBAD/ FID -  จาก Decision Making Rule ของ AST, DMR.No. 6.3.2 & 6.3.3 จะถกู รวมกนั เปน 6.3.2 และ DMR.No. 6.3.4  จะเปลยี นเปน 6.3.3 เมอื เทยี บกบั DMR ของ AJT - BOD = Board of Director - การเลยี งรบั รองสาํ หรบั บคุ คลภายนอก: - ( 3,000การเลยี งรบั รองทเี ปนการสรา้ งความสมั พนั ธอ์ นั ดแี ละเปนมารยาททางธรุ กจิ ทดี ี เชน่ การเลยี งรบั รองหรอื มอบของทรี ะลกึ แกค่ คู่ า้ แขกจากลมุ่ บรษิ ทั ทวั โลก รวมถงึ เจา้ หนา้ ทรี ฐั หรอื ผอู้ นื ของทรี ะลกึ จะตอ้ งไมเ่ กนิ บาท 103) ( )อา้ งองิ จากนโยบายตอ่ ตา้ นสนิ บนและการคอรปั ชนั และกฎหมายมาตรา , คา่ ใชจ้ า่ ยเกยี วกบั กอลฟ์ , การแสดงความยนิ ดหี รอื เสยี ใจ, กจิ กรรมทเี กยี วขอ้ งกบั ลกู คา้ รวมถงึ ผผู้ ลติ หรอื ผจู้ าํ หนา่ ย - การเลยี งรบั รองภายในบรษิ ทั : ( )เปนการจดั เลยี งหรอื มอบสงิ ของใหแ้ กพ่ นกั งานของบรษิ ทั ฯ หรอื พนกั งานรบั เหมา ภายใตก้ ารควบคมุ ของบรษิ ทั ฯ นอกเหนอื จากทไี ดร้ ะบอุ ยใู่ นระเบยี บ กฎบรษิ ทั หรอื กฎสวสั ดกิ ารใด เชน่ งานเลยี งฉลองความสาํ เรจ็ ในการดาํ เนนิ งานเพอื แสดงความเปนหนงึ เดยี วกนั ทงั องคก์ ร, กจิ กรรมพเิ ศษ, งานเลยี งแขง่ ขนั กอลฟ์ บรษิ ทั ฯ, กจิ กรรมเชอื มความสมั พนั ธภ์ ายในบรษิ ทั , การเลยี งสง่ นกั ศกึ ษาฝกงาน เปนตน้ - : Entertainmentการใหก้ ารสนบั สนนุ การสนบั สนนุ ถอื เปนคา่ ใชจ้ า่ ย ประเภทหนงึ โดยการสนบั สนนุ นนั ๆ จะตอ้ งมวี ตั ถปุ ระสงคเ์ พอื สง่ เสรมิ ธรุ กจิ และภาพลกั ษณท์ ดี ขี องบรษิ ทั ฯ Tips 1. :เอกสารทตี อ้ งจดั ทํา Proposal หรอื Application Form ในระบบ E-Form ( )ทกุ กรณี 2.ผรู้ ายงาน (Reporter): - Not required to acknowledgement:ผรู้ ายงานจะเปนผทู้ อี ธบิ ายรายละเอยี ดของ proposalแก่ Final Approval - BOD(R):ผรู้ ายงานจะเปน Director in charge หรอื FM (โรงงาน) หรอื Department Manager ( )สาํ นกั งานใหญ่ ของผจู้ ดั ทําเอกสาร (Preparer) 3. Monthly Business Resultคา่ ใชจ้ า่ ยเกยี วกบั การเลยี งรบั รองทกุ กรณจี ะถกู รวบรวมและสรปุ เพอื รายงานในการประชมุ 4. GA/HO(AJT),SC(AST)การเลยี งรบั รองทกุ กรณจี ะตอ้ งไดร้ บั การพจิ ารณาจากวา่ เปนไปตามนโยบายตอ่ ตา้ นการให้ / รบั สนิ บนและการทจุ รติ คอรร์ ปั ชนั หรอื ไม่ 5. E-Formการเลยี งรบั รองทกุ กรณจี ะตอ้ งเคลยี รค์ า่ ใชจ้ า่ ยโดยการระบุ จาํ นวนเงนิ ทใี ชจ้ รงิ ในระบบ ดว้ ย 6. GA/HO DMR. 6.7.3จะเปนผรู้ วบรวมงบประมาณการบรจิ าครายปของแตล่ ะพนื ที เพอื ขออนมุ ตั จิ ากบอรด์ ตาม ลกั ษณะของ CSR Corporate Social Responsibility 1. :มสี ว่ นรว่ ม เปนกจิ กรรมทบี รษิ ทั ฯไดม้ สี ว่ นรว่ มกบั ชมุ ชน Tips (CSR) 2. :ความหว่ งใย การสนบั สนนุ เงนิ ทนุ วสั ดสุ งิ ของหรอื ทรพั ยากรของบรษิ ทั เพอื ขยายการรบั รแู้ ละ 1. :เอกสารทตี อ้ งจดั ทํา Proposal หรอื Application Form (paper) ความหว่ งใยของบรษิ ทั ตอ่ ประเดน็ ปญหานนั ๆ 2.ผรู้ ายงาน (Reporter): 3. :เพอื สาธารณะประโยชน์ การสรา้ งหรอื ปรบั ปรงุ สาธารณปู โภคหรอื สงิ กอ่ สรา้ ง เพอื เปนประโยชนแ์ ก่ - Not required to acknowledgement:ผรู้ ายงานจะเปนผทู้ อี ธบิ ายรายละเอยี ดของ proposal แก่ สาธารณะ ตอ่ สงั คมหรอื ชมุ ชน Final Approver 4. :พฒั นาชมุ ชน ไดม้ สี ว่ นรว่ มในการพฒั นาความเปนอยขู่ องสงั คมหรอื ชมุ ชนใหด้ ขี นึ 5. :การรบั รู้ มกี ารรบั รใู้ นวงกวา้ ง ไมใ่ ชเ่ พยี งกลมุ่ ใดกลมุ่ หนงึ 6. :ภาพลกั ษณท์ ดี ขี องบรษิ ทั จะตอ้ งสรา้ งภาพลกั ษณท์ ดี แี กบ่ รษิ ทั ดว้ ย - BOD(R):ผรู้ ายงานจะเปน Director in charge หรอื FM (โรงงาน ) หรอื Department Manager ( )สาํ นกั งานใหญ่ ของผจู้ ดั ทําเอกสาร (Preparer) 3. CSR ทกุ กรณจี ะถกู รวบรวมและสรปุ เพอื รายงานในการประชมุ Monthly Business Result 4. CSR CSRกจิ กรรม ทกุ กรณจี ะตอ้ งไดร้ บั การพจิ ารณาวา่ เปนคา่ ใชจ้ า่ ย ตามระเบยี บทกี ําหนดไวห้ รอื ไม่ 5. GA/HO(AJT), SC(AST)คา่ ใชจ้ า่ ยดงั กลา่ วจะตอ้ งไดร้ บั การพจิ ารณาจาก วา่ เปนไปตามนโยบายตอ่ ตา้ นการให้ / รบั สนิ บนและการทจุ รติ คอรร์ ปั ชนั หรอื ไม่ 6. CSR/HO(AJT), SC(AST)จะเปนผรู้ วบรวมงบประมาณรายปสาํ หรบั กจิ กรรม CSR ของแตล่ ะพนื ที เพอื ขออนมุ ตั จิ ากบอรด์ ตาม DMR.ขอ้ 6.6.3 Tips Public Relations (PR) คํานยิ าม การประชาสมั พนั ธ์ คอื กจิ กรรมทเี กดิ ขนึ เพอื การรกั ษาชอื เสยี งในเชงิ บวกของธรุ กจิ ตอ่ สาธารณะ, ลกู คา้ , คคู่ า้ , นกั ลงทนุ และ ผมู้ สี ว่ นไดส้ ว่ นเสยี อนื ๆของบรษิ ทั เพอื นาํ ไปสภู่ าพลกั ษณท์ ดี ขี องบรษิ ทั ตวั อยา่ งกจิ กรรม ( ),การสรา้ งความสมั พนั ธก์ บั สอื การประชาสมั พนั ธผ์ า่ นสอื ชอ่ งทางตา่ งๆ การประชาสมั พนั ธผ์ า่ นสงั คมออนไลน์ (Social Media), การประชาสมั พนั ธผ์ า่ นธรุ กจิ การจดั งาน (Business Events),การประชาสมั พนั ธผ์ า่ นชมุ ชนสมั พนั ธ์ (Community Relation), การสนบั สนนุ (Sponsorship) เพอื สรา้ งสรา้ งภาพลกั ษณแ์ ละชอื เสยี งใหแ้ กบ่ รษิ ทั หมายเหตุ\":สกาฎมราระเถบดยี รูบาบยรลษิะเทัอยี\"ด>เพ>มิ เAตJมิ Tเกยี>>วกดบั า้ แนนกวาทรบางรกหิ าารรพจดัจิ การาณรคาวปารมะเเสภยีทงคา่ ใช>จ>้ า่ ย\"ทGเี uกiยี dวeขlอ้iงneกบั fo\"หrลeกั xธpรeรnมseาsภบิ aาcลco\"rd(iEnngtetrotaGionomdenGto,veDronnaantcieon(,EnCtSeRrt&aiOnt,hDeornsa)tไiดoจ้ nา,กCSRW,eObthPeorrst)a\"l