ระเบียบงานสารบรรณ - สำนักงาน ก.พ.

ศิลปะในการเขียนหนังสือราชการ

หัวขอการเรียนรู ระเบียบงานสารบรรณ รปู แบบหนังสอื ราชการ สาํ เนาหนังสอื ราชการ ช้ันความลับ และชัน้ ความเรว็ 1

ระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรีว!าดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสาํ นกั นายกรัฐมนตรีวา! ดวยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2548 “ใชในการตดิ ตอ! ราชการและถอื เป4นรูปแบบเดียวกันทุกสว! นราชการ” เปนเคร่ืองมอื ใน การบริหารงาน มีคุณคาทาง เปนสอ่ื ในการ การศกึ ษา ติดตอประสานงาน เปนหลกั ฐานอ$างอิง เปนเครอ่ื งเตือน ความจํา “สว! นราชการใดมีความจาํ เปน4 ตองปฏิบตั งิ านสารบรรณนอกเหนือไปจากที่กําหนดไวตองขอทําความตกลงกับ สปน.”

ระเบียบงานสารบรรณ : คําจํากดั ความที่สาํ คัญ งานสารบรรณ หมายความถงึ งานทเ่ี กยี่ วกบั การบรหิ ารงานเอกสาร เร่มิ ต้งั แต! การ การรับ การสง การเก็บ การยมื การ จดั ทํา รกั ษา ทาํ ลาย

ระเบียบงานสารบรรณ : คําจาํ กัดความท่ีสําคัญ หนงั สือราชการ คือ เอกสารที่เปน4 หลกั ฐานในราชการ นส. ระหวา! ง สรก. นส. ที่ สรก. มีไปถึง นส. ท่หี นว! ยงาน/บุคคลท่ี ทอี่ ืน่ ทมี่ ิใช! สรก. มิใช! สรก. ส!งมา เอกสารที่ทางราชการ เอกสารที่ สรก. จดั ทําขึ้น จัดทาํ ข้นึ เพ่ือเปน4 หลักฐาน ตาม กม. ฯ

ระเบียบงานสารบรรณ : ประเภทหนังสือราชการ ทําขน้ึ หรือรับ ภายนอก ไวเปน4 หลกั ฐาน ประชาสัมพันธA ภายใน สงั่ การ ประทับตรา

รูปแบบหนงั สอื ราชการ : หนังสอื ภายนอก สว! นที่ ๑ หวั เร่อื ง ประกอบดวย ๑. ที่ ใชร$ หสั ประจาํ กระทรวง กรม หรือจงั หวัด และเลขประจําสวนราชการ เชน ท่ี นร ๑๐๑๒ / ๒. ส!วนราชการเจาของหนังสอื ให$ลงช่อื สวนราชการ สถานท่ีราชการ หรือคณะกรรมการซึง่ เปนเจา$ ของ หนังสอื นัน้ และโดยปกติให$ลงทต่ี ้ังไว$ดว$ ย ๓. วัน เดอื น ปE ใหล$ งตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดือน และตวั เลขของ ปพ4 ุทธศักราชทอี่ อกหนังสอื ๔. เร่อื ง ใหล$ งเรอ่ื งยอทเี่ ปนใจความสัน้ ท่ีสดุ ของหนังสอื ฉบับนนั้ ในกรณีท่ีเปนหนงั สือตอเนื่อง โดยปกติใหล$ ง เร่อื งของหนงั สอื ฉบบั ๕. คาํ ข้ึนตน ๖. อางถงึ (ถามี) ๗. สิ่งทส่ี ง! มาดวย (ถามี) 6

รูปแบบหนังสือราชการ : หนังสอื ภายนอก การเขียน “เรื่อง” ท่ดี ี ๑. สัน้ และรดั กมุ (อาจเปน4 ประโยคหรอื วล)ี ๒. ไดใจความ ไมก! ํากวม ๓. เกบ็ คนอางอิงไดง!าย ๔. แยกความแตกตา! งจากเรือ่ งอ่นื ได ๕. ไมค! วรใชชอื่ เรอ่ื งทม่ี ขี อความปฏิเสธ 7

รูปแบบหนังสือราชการ : หนังสือภายนอก คําขึน้ ตน ใหใชตามฐานะของผูรับหนังสอื ๑. เรยี น หัวหนาสว! นราชการ ช่อื ตําแหนง! หรอื ชอ่ื บุคคล ๒. กราบเรยี น ประธานองคมนตรี นายกรฐั มนตรี ฯลฯ ๓. อื่นๆ หนงั สอื ราชการส!วนใหญใ! ชชอ่ื ตาํ แหนง! ของผูมหี นังสอื ถึง ยกเวนมหี นงั สือถงึ ตวั บคุ คลไมเ! กย่ี วกบั ตําแหนง! หนาที่ เชน! การเชญิ บุคคลภาคเอกชนเป4นวทิ ยากร 8

รปู แบบหนงั สือราชการ : หนังสือภายนอก อางถึง (ถามี) ในกรณีเคยตดิ ต!อหรอื ตอบหนงั สือที่ สรก. อน่ื มมี า ตัวอยา! ง อ$างถึง ๑. หนังสอื กระทรวงมหาดไทย ที่ มท ๐๒๐๒.๕/๕๕๕๙ ลงวันที่ ๑ กรกฎาคม ๒๕๕๙ ๒. หนงั สอื สํานกั งาน ก.พ. ที่ นร ๐๗๐๘.๑/ว ๒๒ ลงวันที่ ๓๐ กนั ยายน ๒๕๔๐ และที่ นร ๑๐๐๓/ว ๒๒ ลงวนั ที่ ๑๘ มิถุนายน ๒๕๕๓ 9

การเขยี นหนงั สือราชการ : หนงั สือภายนอก ส่ิงทสี่ ง! มาดวย (ถาม)ี ใหบอกสง่ิ ของ และจาํ นวน หากไมส! ามารถ ส!งไปในซองเดยี วกันไดใหแจงดวยวา! สง! ไปโดยวธิ ใี ด ตัวอย!าง สิง่ ที่สงมาด$วย ๑. รายละเอยี ดกจิ กรรมกอนการฝกA อบรม จํานวน ๑ ชุด ๒. แบบฟอรมC ตดิ ตามการพฒั นารายบุคคล จํานวน ๑ ชุด 10

รปู แบบหนงั สอื ราชการ : หนังสือภายนอก ส!วนท่ี ๒ ขอความหรือเน้อื เรอื่ ง ขอความ ใหลงสาระสาํ คญั ของเรอื่ งใหชัดเจนและเขาใจงา! ยหากมีความประสงคหA ลายประการใหแยกเป4น ขอ ๆ โดยแบง! สาระสาํ คญั เป4น ๒ ส!วน ๑. สาเหตุที่มีหนงั สือไป ๑.๑ กรณที ีต่ ดิ ตอไปเปนครงั้ แรก ใช$คาํ ขึ้นต$นข$อความวา “ดว$ ย” หรือ “เนือ่ งจาก” ๑.๒ กรณีเปนหนงั สอื ตอบหรือมีการอ$างเรือ่ งเดิม ใชค$ ําข้นึ ต$นขอ$ ความวา “ตาม” “ตามท่ี” หรอื “อนุสนธิ” จบยอหน$าดว$ ยคําวา “น้ัน” ๒. วัตถปุ ระสงคC เปนข$อความท่ีแสดงความมงุ หมายของหนังสอื ที่มไี ปวาผูร$ บั ตอ$ งปฏบิ ัติอยางไร เชน เพอื่ ทราบ เพอื่ สง่ั การ เพอื่ พจิ ารณา เพอ่ื ขออนมุ ัติ ฯลฯ ควรมขี อความของหนังสือเหลอื ไปพิมพใA นหนาสุดทายอย!างนอย ๒ บรรทดั กอ! นพิมพAคาํ ลงทาย 11

รูปแบบหนังสือราชการ : หนังสอื ภายนอก ส!วนท่ี ๓ ทายเรือ่ ง ๑. คาํ ลงทาย ๒. ลงช่ือ ใหลงลายชื่อเจาของหนงั สือ พรอมพมิ พAช่ือเต็มของเจาของลายมือชื่อไวใต ลายมือชอ่ื ๓. ตําแหนง! ๔. ส!วนราชการเจาของเร่ือง ๕. โทร ใหลงหมายเลขโทรศพั ทAของสว! นราชการเจาของเร่ือง หรือ หน!วยงานที่ออกหนังสอื และหมายเลขภายในตสู าขา (ถามี) ไวดวย ๖. สาํ เนาสง! (ถามี) กรณีท่ีผูส!งจัดทําประสงคAจะใหผรู ับทราบว!าไดมีสาํ เนาสง! ไปใหผใู ดแลว 12

รปู แบบหนงั สือราชการ : หนังสือภายนอก สว! นที่ ๓ ทายเรอ่ื ง คําลงทาย ใหใชตามฐานะของผรู บั หนงั สือ ๑. “ขอแสดงความนับถอื ” สําหรับบุคคลทว่ั ไป ขาราชการ และหัวหนาสว! นราชการ ๒. “ขอแสดงความนบั ถอื อยา! งยิ่ง” สําหรับประธาน องคมนตรี นายกรัฐมนตรี ฯลฯ ๓. อื่นๆ 13



อธบิ ดกี รมสขุ ภาพจติ

อธบิ ดกี รมสขุ ภาพจติ

รปู แบบหนังสอื ราชการ : หนังสือภายใน ใช$สําหรับติดตอภายในกระทรวง กรม หรือจังหวดั เดียวกัน แตถ$าเปนหนงั สอื ที่มสี าระสําคัญมากหรือตอ$ งการเปนแบบพธิ ี อาจใช$หนงั สอื ภายนอกได$ แม$จะอยกู ระทรวงเดียวกัน 17

รูปแบบหนังสือราชการ : หนังสอื ภายใน ๑. สว! นที่ ๑ หัวเรือ่ ง ประกอบดวย ๑. ส!วนราชการเจาของหนังสือ ๑.๑ กรณีสวนราชการทอ่ี อกหนงั สอื อยใู นระดบั กรมข้ึนไป ให$ลงชอื่ สวนราชการเจ$าของเรอ่ื งทงั้ ระดบั กรมและกอง ๑.๒ กรณสี วนราชการท่อี อกหนังสอื อยใู นระดับตํ่ากวา กรมลงมาให$ลงช่อื สวนราชการเจา$ ของเรื่องเพยี งระดบั กอง หรอื สวนราชการเจา$ ของเร่ือง พรอ$ มทั้งหมายเลขโทรศัพทC (ถ$ามี) ๒. ท่ี เชนเดียวกับหนงั สือภายนอก ๓. วนั ท่ี เชนเดยี วกบั หนังสอื ภายนอก ๔. เร่อื ง ใหล$ งเรอื่ งยอท่ีเปนใจความส้นั ที่สดุ ของหนงั สอื ฉบับนัน้ ในกรณีที่เปนหนงั สอื ตอเนอ่ื ง โดยปกติใหล$ งเรื่องของ หนงั สอื ฉบบั ๕. คาํ ขน้ึ ตน เชนเดียวกบั หนงั สอื ภายนอก ๖. ขอความ ให$ลงสาระสําคัญของเร่อื งให$ชัดเจนและเข$าใจงาย หากมี ความประสงคCหลายประการใหแ$ ยกเปนข$อ ๆ ใน กรณีทีม่ ีการอา$ งถึงหนังสอื ทเ่ี คยมีตดิ ตอกนั หรอื มสี ง่ิ ที่ สงมาดว$ ย ใหร$ ะบุไว$ในสวนน้ี ๗. ลงช่อื และตําแหน!ง เชนเดียวกบั หนงั สอื ภายนอก 18

โครงสรางหนงั สอื ภายใน หวั หนังสอื สวนราชการ ........................................................................................................................................ เหตทุ ่ีมีหนังสือไป ที่ ........................................................... วันท่ี ................................................................................... จุดประสงคทA ม่ี หี นงั สือไป เรอ่ื ง .................................................................................................................................................... ทายหนังสือ (คําข้นึ ต$น).......................................................................................................................................... (ข$อความ) ................................................................................................................. ............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................ จึง .............................................................................................................................. ............................................................................................................................................................ (ลงชอ่ื ) ....................................................... (พมิ พCช่ือเต็ม) (ตาํ แหนง)................................................... 19

ในกรณีท่กี ระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวดั ใดประสงคจA ะกําหนด แบบการเขยี นโดยเฉพาะ เพอื่ ใชตามความเหมาะสม ก็ใหกระทําได





รปู แบบหนงั สือราชการ : หนังสอื ประทับตรา คอื หนังสอื ทใ่ี ชประทับตราแทนการลงชื่อของหวั หนาส!วนราชการระดบั กรมข้นึ ไป โดยใหหวั หนาสว! นราชการระดับกอง หรือผทู ่ไี ดรับมอบหมายจากหัวหนาส!วนราชการระดบั กรมขนึ้ ไปเปน4 ผูรบั ผิดชอบลงช่อื ยอ! กํากบั ตรา เพ่อื ลดขั้นตอนการลงนามในหนงั สือ และใชได เฉพาะกรณีทไี่ มใ! ชเ! ร่อื งสาํ คัญ ซึง่ ไดแก! (๑)การขอรายละเอยี ดเพิ่มเติม (๒)การส!งสาํ เนาหนงั สือ สิ่งของ เอกสาร หรอื บรรณสาร (๓)การตอบรับทราบท่ไี มเ! กีย่ วกับราชการสาํ คญั หรอื การเงิน (๔) การแจงผลงานทไ่ี ดดาํ เนนิ การไปแลวใหสว! นราชการที่เกย่ี วของทราบ (๕) การเตือนเรื่องคาง (๖) เรื่องซึง่ หวั หนาสว! นราชการระดับกรมขึ้นไป กําหนดโดยทาํ เป4นคําสงั่ ใหใช หนงั สอื ประทับตรา 23

โครงสราง ๔ ส!วน โครงสรางหนงั สอื ประทบั ตรา หวั หนังสือ ท่ี...................................... ถึง .................................. เหตุทม่ี ีหนงั สือไป (ขอ$ ความ) ................................................................................................................. จุดประสงคทA ม่ี หี นงั สือไป ........................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... ทายหนังสอื .............................................................................................................................. จึง .............................................................................................................................. ............................................................................................................................................................ (สวนราชการเจ$าของเรื่อง) (ชือ่ สวนราชการทส่ี งหนังสอื ออก) (โทร. หรือที่ต้งั ) (ตราชือ่ สวนราชการ) (ลงช่ือยอกาํ กบั ตรา) (วนั เดอื น ป4) 24

โครงสรางหนงั สือประทบั ตรา โครงสราง ๓ สว! น หวั หนังสอื ท่ี ................................................... ถึง .................................................. เหตุ และจุดประสงคA (ขอ้ ความ) ................................................................................................................. ทีม่ ีหนงั สือไป ............................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................. ทายหนังสือ .......................................................................................................................................................... (ชื่อสวนราชการทีส่ งหนังสือออก) (ตราช่อื สวนราชการ) (ลงช่อื ยอกํากบั ตรา) (วัน เดอื น ป4) (สวนราชการเจา$ ของเร่อื ง) (โทร. หรือที่ต้ัง) 25



กรมสขุ ภาพจติ

รปู แบบหนังสอื ราชการ : หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด คาํ สงั่ ระเบยี บ บรรดาขอความทผ่ี บู ังคับบญั ชาสั่งการให บรรดาขอความทีผ่ ูมีอํานาจหนาที่ ปฏิบตั ิโดยชอบดวยกฎหมาย ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของ กฎหมายหรอื ไมก! ็ได เพ่ือถอื เป4นหลัก ปฏิบัติงานเป4นการประจาํ ขอบงั คบั บรรดาขอความทผ่ี ูมอี ํานาจกําหนดใหใช โดยอาศยั อาํ นาจของกฎหมายที่บัญญัตใิ ห กระทําได

















รปู แบบหนังสือราชการ : หนังสอื ประชาสมั พนั ธA มี ๓ ชนิด ประกาศ แถลงการณA บรรดาขอ$ ความท่ที างราชการประกาศหรือ บรรดาขอ$ ความท่ีทางราชการแถลงเพ่อื ทาํ ชีแ้ จงใหท$ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ความเขา$ ใจในกจิ กรรมของทางราชการ หรอื เหตกุ ารณCหรือกรณีใดๆให$ทราบชัดเจน ใชกระดาษตราครฑุ โดยท่ัวกัน ใชกระดาษตราครฑุ ขา! วประสมั พนั ธA บรรดาขอ$ ความทีท่ างราชการเห็นสมควร เผยแพรให$ทราบ











สาํ นกั งานขนสง! จงั หวัดอตุ รดติ ถA ๓ เมษายน ๒๕๖๐

หนงั สือทีเจา้ หนา้ ทีทาํ ขึนหรอื รบั ไวเ้ ป็ นหลกั ฐานในราชการ หนังสอื ท่ที างราชการทําข้ึน หรือหนงั สอื ที่หน!วยงานอ่นื ใด ซึ่งมิใชส! ว! นราชการหรือบคุ คลภายนอก มี มาถงึ ส!วนราชการ และสว! นราชการรบั ไวเปน4 หลักฐานของทางราชการ หนงั สอื ทสี่ ว! นราชการออกเพอ่ื หนงั สอื รายงาน การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผูมาประชุม รบั รองแก!บคุ คล นิตบิ คุ คล หรือ รบั รอง การประชุม ผูเขารว! มประชุม และมติของทีป่ ระชมุ หนว! ยงาน เพ่ือวัตถปุ ระสงคAอยา! ง หน่งึ อยา! งใดใหปรากฏแก!บุคคล บนั ทกึ หนงั สืออืน ไวเป4นหลักฐาน โดยท่วั ไปไม!จําเพาะเจาะจง ใช หนังสอื หรือเอกสารอื่นใดท่เี กิดข้ึนเน่ืองจากการ กระดาษ ตราครุฑ ปฏิบตั ิงานของเจาหนาทเ่ี พื่อเปน4 หลักฐานใน ราชการ ซง่ึ รวมถึงภาพถา! ย ฟSลมA แถบ ขอความซึ่งผูใตบังคบั บัญชาเสนอตอ! บนั ทึกเสยี ง แถบบันทกึ ภาพ และสือ่ กลาง ผบู ังคบั บัญชา หรอื ผบู ังคบั บญั ชาสั่ง บันทึกขอมูลดวย หรือหนงั สือของ การแก!ผูใตบังคบั บญั ชา หรอื บคุ คลภายนอก ทย่ี ื่นต!อเจาหนาท่ี และ ขอความที่เจาหนาท่หี รอื หนว! ยงาน เจาหนาท่ีไดรับเขาทะเบยี นรับหนงั สอื ของทาง ระดบั ตาํ่ กว!าส!วนราชการระดบั กรม ราชการแลว เชน! โฉนด แผนที่ แบบ แผนผงั สัญญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และ ติดต!อกนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกติใหใชกระดาษบนั ทึกขอความ คํารอง เป4นตน







สําเนาหนังสือราชการ ให$มีสําเนาคูฉบับเก็บไว$ที่เจ$าของเร่ือง 1 ฉบับ และให$มีสําเนาเก็บไว$ท่ี หนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ สําเนาคู!ฉบับ สาํ เนาเดมิ ท่ถี อดจากตนฉบับโดยตรง จะมี ลายชือ่ ยอ! ของผรู า! ง ผูพิมพA และผตู รวจ จะมีการตรวจทานใหถกู ตองกบั สาํ เนาทีค่ ดั สําเนาทถ่ี !าย สาํ เนาท่ถี !ายจากเครื่องถ!ายภาพและ ตนฉบับ และตองมผี ูรับรองสําเนาว!า หรือลอกจาก จากตนฉบับ ตองมีการรับรองสาํ เนาวา! “สําเนาถูกตอง” “สาํ เนาถกู ตอง” ตนฉบบั

ชั้นความลบั (ถามี) ๕ ซม. สําเนา ๓ ซม. ชนั้ ความเร็ว (ถามี) สาํ นกั นายกรฐั มนตรี ทาํ เนยี บรฐั บาล กทม. ๑๐๓๐๐ ที่*นร*๑๐๐๒/........ ๑๙ มกราคม ๒๕๓๓ ๒๕ บรรทดั เรอ่ื ง ................................................................ ๒ ซม. **(คาํ ขึ้นตน) ............................................................... **อางถงึ ................................................. (ถาม)ี **สิ่งท่สี !งมาดวย ................................................. (ถามี) **(10 เคาะ) ภาคเหตุ .............................................................................................................................,,,,,,,,,,,,,. **********ภาคความประสงคA **********.............................................................................................................................................................................,,,,,,. **********ภาคสรปุ ................................................................................................. สํานกั งานปลดั สาํ นักนายกรัฐมนตรี ขอแสดงความนับถอื โทร. ๐ ๒๒๘๐ ๙๐๐๐ ต!อ ๓๒๙ โทรสาร ๐ ๒๒๘๐ ๙๐๑ (ลงช่ือ) สําเนาสง! (ถามี) (พมิ พช\" ่ือเตม็ ) ปลดั สํานกั นายกรัฐมนตรี ชน้ั ความลบั (ถามี) รกั ษA ผรู า! ง เกยี รติ ผพู มิ พA ศรี ผตู รวจ