คู่มือหารจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายใน

คู่มอื การจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายใน สาหรับส่วนงานย่อย ในสังกดั สานักงาน กศน. หนว่ ยตรวจสอบภายใน สานกั งาน กศน. คมู่ ือการจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรบั ส่วนงานย่อย

คำนำ ตามระเบยี บคณะกรรมการตรวจเงนิ แผน่ ดินว่าดว้ ยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 กาหนดคานิยามของการควบคุมภายใน หมายความว่า กระบวนการปฏิบัติงานที่ผู้กากับดูแลฝ่าย บรหิ ารและบคุ ลากรของหนว่ ยรบั ตรวจจัดใหม้ ขี นึ้ เพ่ือสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดาเนินงานของหน่วยรับ ตรวจจะบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในด้านประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการดาเนินงาน ซ่ึง รวมถงึ การดูแลรกั ษาทรัพย์สิน การป้องกันหรือลดความผิดพลาด ความเสียหาย การร่ัวไหล การสิ้นเปลือง หรือ การทุจริตในหน่วยรับตรวจ ด้านความเชื่อถือได้ของรายงานทางการเงิน และด้านการ ปฏิบัติตามระเบียบ กฎหมาย ข้อบังคับและมติคณะรัฐมนตรี คู่มือการจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับระดับส่วนงานย่อยน้ี จัดทาขึ้นเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องในการจัดวางระบบและประเมินผลการควบคุมภายใน ของกลุ่มงาน / ศูนย์ / หน่วยงานและสถานศึกษาในสังกัดสานักงาน กศน. ซึ่งเป็นส่วนงานย่อยที่จะต้องจัดให้มี ระบบการควบคุมภายในและทาการประเมินผลทุกสิ้นปีงบประมาณ ได้ศึกษาทาความเข้าใจถึงวิธีการขั้นตอน และการรายงานตามแนวทางที่สานักงานการตรวจเงินแผ่นดินปรับปรุงเนื้อหา ปรับลดแบบฟอร์ม และรูปแบบ การจัดทารายงานท่ีหน่วยงานจะต้องปฏิบัติตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกาหนดมาตรฐาน การควบคมุ ภายใน พ.ศ. 2544 หนว่ ยตรวจสอบภายใน สานกั งาน กศน. คู่มอื การจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานย่อย

สำรบัญ คำนำ มำตรฐำนของกำรควบคุมภำยใน หนา้ บทที่ 1 - ความหมายและวตั ถุประสงคก์ ารควบคุมภายใน - แนวคดิ พนื้ ฐานของการควบคุมภายใน 1 บทท่ี 2 - องคป์ ระกอบการควบคุมภายใน บทท่ี 3 7 กำรจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยใน 8 ภำคผนวก - กระบวนการจัดวางระบบการควบคุมภายใน 9 11 กำรติดตำมประเมินผลกำรควบคุมภำยในระดับส่วนงำนย่อย 12 - ข้นั ตอนการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายใน ก-ข - การดาเนนิ การประเมนิ ผลการควบคมุ ภายใน ค-จ - การสรุปผลการประเมินและจดั ทารายงานการประเมิน - กระบวนการประเมินการควบคมุ ภายใน - รายงานผลการประเมนิ องค์ประกอบของการควบคุมภายใน (แบบ ปย. 1) - รายงานการประเมนิ ผลและการปรบั ปรุงการควบคมุ ภายใน (แบบ ปย. 2) - เอกสารประกอบการศึกษาเพม่ิ เติม คมู่ อื การจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานย่อย

บทที่ 1 มำตรฐำนของกำรควบคุมภำยใน ควำมหมำยและวตั ถุประสงค์กำรควบคุมภำยใน กระบวนในการปฏิบัตงิ านท่ผี ู้กากบั ดูแล ฝ่ายบริหาร และบคุ ลากรของหนว่ ยงานจดั ให้มีขึ้น เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดาเนินงานของหน่วยงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ ดังตอ่ ไปนี้ 1. เพ่ือใหเ้ กิดประสทิ ธผิ ลและประสทิ ธภิ าพของการดาเนนิ งาน 2. เพ่ือให้เกิดความเช่ือถือได้ของการรายงานทางการเงนิ 3. เพอ่ื ใหเ้ กิดการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบยี บข้อบังคับทเ่ี กย่ี วข้อง แนวคดิ พน้ื ฐำนของกำรควบคุมภำยใน - เป็น “กระบวนการ” ทีแ่ ทรกอยู่ในการปฏิบัติงานตามปกติ - เกิดข้นึ ไดจ้ าก “บุคลากรทุกระดับ” ในองคก์ ร - ทาใหเ้ กดิ “ความม่ันใจอย่างสมเหตสุ มผล” วา่ การดาเนินงานจะบรรลผุ ลสาเร็จตาม วตั ถปุ ระสงค์ องค์ประกอบกำรควบคุมภำยใน การติดตาม สารสนเทศและการส่อื สาร และประเมินผล สารสนเทศ และการสอื่ สาร กิจกรรมการควบคุม การประเมินความเสยี่ ง สภาพแวดลอ้ มการควบคุม คมู่ ือการจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานย่อย

2 1. สภำพแวดลอ้ มกำรควบคมุ สภำพแวดลอ้ มกำรควบคมุ หมายถึง ปจั จัยตา่ ง ๆ ที่ส่งผลตอ่ ทศั นคติและการตระหนกั ถึงความจาเปน็ และความสาคัญของการควบคุมภายในของบคุ ลากรทุกคนในองค์กร และเปน็ “รากฐาน” ขององคป์ ระกอบอ่นื ๆ ของการควบคมุ ประกอบดว้ ย - ความซอ่ื สัตย์และจรยิ ธรรม - รูปแบบและปรัชญาการทางานของฝ่ายบริหาร - โครงสรา้ งการจดั องค์กร - การมอบหมายอานาจหนา้ ทีแ่ ละความรับผดิ ชอบ - นโยบายและการบริหารทรัพยากรบุคคล - ความรูค้ วามสามารถและทักษะของบุคลากร จากสว่ นประกอบของสภาพแวดลอ้ มของการควบคุม หากฝ่ายบริหารจดั ใหม้ บี รรยากาศ ของสภาพแวดลอ้ มที่ดี จะสง่ ผลให้บุคลากรทุกระดับความรับผิดชอบและเขา้ ใจขอบเขตอานาจหนา้ ที่ของ ตนเอง มีความรู้ความสามารถและทกั ษะที่จาเป็นต้องใช้ในการปฏบิ ตั ิงานตามหน้าที่ท่ีได้รบั มอบหมาย ทาให้ เกดิ การยอมรบั ที่จะปฏบิ ตั ิตามนโยบาย แนวทางการปฏบิ ัติงาน และข้อกาหนดดา้ นจรยิ ธรรมขององค์กร 2. กำรประเมนิ ควำมเสย่ี ง ควำมเส่ียง หมายถึง โอกาสท่ีจะเกดิ ความผดิ พลาด ความเสียหาย การร่วั ไหล ความสูญเปลา่ หรอื เหตุการณ์ซึ่งไม่พึงประสงค์ท่ที าให้งานไมป่ ระสบความสาเร็จตามวตั ถุประสงค์และเป้าหมายท่ีกาหนด กำรประเมินควำมเสี่ยง หมายถึง กระบวนท่ีใช้ในการระบุและวิเคราะห์ความเสี่ยงท่ีมี ผลกระทบต่อการบรรลวุ ัตถปุ ระสงคข์ ององค์กร รวมทัง้ การกาหนดแนวทางท่ีจาเปน็ ต้องใชใ้ นการควบคมุ ความเส่ียง หรอื การบริหารความเส่ียง ขน้ั ตอนของกำรประเมินควำมเสีย่ ง 1. การศึกษาทาความเขา้ ใจวตั ถปุ ระสงค์ขององคก์ รเก่ยี วกับภารกิจขององค์กร กิจกรรมที่ ทาให้บรรลวุ ัตถุประสงค์ โครงสรา้ งการจัดองคก์ ร และวัตถุประสงคใ์ นระดบั กจิ กรรม 2. การระบคุ วามเสย่ี ง ความเส่ยี งมีสาเหตทุ ้ังจากปัจจยั ภายในและภายนอกทมี่ ีผลกระทบ ต่อวัตถุประสงค์และเป้าหมายหรือผลการปฏิบัติงาน ทั้งในระดับองค์กรและระดับกิจกรรม ในการระบุ ความเส่ียงจะต้องต้ังคาถามว่ามีเหตุการณ์หรือกิจกรรมใดของกระบวนการปฏิบัติงานท่ีอาจเกิดความ ผดิ พลาด ความเสยี หาย การสญู เปล่า การร่ัวไหลหรอื เป็นอุปสรรคขัดขวางในการดาเนินกิจกรรมไม่ให้ บรรลผุ ลสาเรจ็ ตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายท่ีกาหนด คู่มือการจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

3 วธิ กี ารท่ีใช้ในการระบุความเสี่ยงสามารถทาได้หลายวธิ ี เช่น การปรกึ ษาหารอื รว่ มกัน ระหว่างผ้บู ริหารและผูป้ ฏิบตั งิ าน การใช้แบบสอบถาม การใช้ขอ้ มลู วเิ คราะห์ที่จัดทาข้นึ เชน่ SWOT Analysis, Control Self Assessment โดยอาศัยขอ้ มลู ที่ใชใ้ นการวางแผน การประมาณการ ข้อตรวจพบจากการตรวจสอบ การประเมินผล รวมถึงปัจจยั อนื่ ๆ เช่น ประสบการณ์ในอดีต กฎหมาย ระเบยี บ ขอ้ บังคับท่ีเก่ยี วข้อง 3. การวิเคราะหค์ วามเสีย่ ง โดยทั่วไปจะประเมนิ ผลกระทบของความเสี่ยงและโอกาส ทจี่ ะเกิดความเสี่ยง โดยวิธกี ารให้คะแนนตามมูลคา่ ความเสยี หายและความถ่ีทจ่ี ะเกิด ซึง่ จะต้องมีการ กาหนดใหเ้ หมาะสมกบั ขนาดภารกจิ และลกั ษณะการดาเนนิ งานของหน่วยงานโดยให้ความสาคัญกบั ความเสยี่ ง ท่ีมีระดับสูงและมีโอกาสเกิดข้ึนสูง แต่อาจลดความสนใจต่อความเส่ียงที่มีระดับตา่ และโอกาสจะเกิด ความเส่ียงมีน้อยซ่งึ จะแสดงได้ดงั นี้ ระดบั ของควำมเสี่ยง ผลกระทบของความเส่ียง 5 มีความเสย่ี งสูงมาก มีความเสยี่ งสงู 4 มีความเสย่ี งปานกลาง 3 2 มีความเสย่ี งต่า 1 1 23 4 5 โอกาสทจ่ี ะเกิดความเส่ียง 4. การบริหารความเสย่ี ง โดยวเิ คราะหส์ าเหตทุ ท่ี าใหเ้ กดิ ความเส่ยี งและพจิ ารณาวา่ จะ ยอมรบั ความเส่ียงนั้นหรือจะกาหนดกจิ กรรมการควบคุมเพ่ือป้องกันหรือลดความเสย่ี งให้อย่ใู นระดับท่ี ยอมรบั ได้ ท้งั น้ตี ้องพิจารณาถงึ คา่ ใช้จ่ายหรือต้นทนุ ในการจัดให้มกี ิจกรรมการควบคุมกับประโยชนท์ ่ี จะไดร้ ับจากกิจกรรมควบคมุ ว่าคุ้มคา่ หรอื ไม่ และโอกาสทจี่ ะเกดิ ความเสย่ี งมมี ากนอ้ ยเพยี งใด แลว้ จงึ พจิ ารณาทางเลอื กวา่ จะยอมรับความเสีย่ งหรอื จะลงทุนในกจิ กรรมการควบคุมความเสยี่ ง ค่มู ือการจดั วางระบบและการประเมนิ ผลการควบคุมภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

4 ระดับของ กระบวนกำรประเมนิ ควำมเสี่ยง การติดตามผล ความเสย่ี ง และ ท่ยี อมรบั ได้ การศึกษาทาความเขา้ ใจวตั ถุประสงคข์ องสว่ นงานยอ่ ย ภารกจิ การสอบทาน วัตถุประสงคใ์ นระดับสว่ นงานย่อย กิจกรรมทที่ าให้บรรลุวตั ถุประสงคใ์ นระดับสว่ นงานย่อย วัตถุประสงค์ในระดับกจิ กรรม การระบคุ วามเส่ยี ง มีความเส่ียงอะไร & ความเส่ียงนนั้ สง่ ผลกระทบอยา่ งไร การวเิ คราะห์ความเสย่ี ง โอกาส/ ความถี่ที่จะเกิดข้ึน & ผลเสยี หายท่จี ะเกิดข้ึน จดั ลาดบั ความเสี่ยงของกิจกรรมตา่ ง ๆ และ เปรยี บเทียบกับระดับของความเส่ียงท่ยี อมรบั ได้ การบริหารความเส่ียง พจิ ารณากาหนดการควบคุมภายในเพิม่ เติม กาหนดเป็นแผนงานและแจ้งใหท้ กุ คนปฏบิ ัติตาม คูม่ อื การจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคมุ ภายในสาหรับส่วนงานย่อย

5 3. กจิ กรรมกำรควบคุม กิจกรรมการควบคมุ หมายถงึ นโยบายและระเบียบวิธีปฏบิ ตั ิรวมถงึ มาตรการตา่ ง ๆ ที่ฝ่ายบริหารกาหนดขึ้น เพ่อื ให้บุคลากรนาไปปฏิบัตเิ พอื่ ลดหรือควบคุมความเส่ียงและมีการปฏิบตั ิตาม กจิ กรรมการควบคุมมีอยูใ่ นหน้าที่ของทุกระดบั ของการปฏบิ ัติงาน เชน่ การควบคมุ งาน การใหค้ าแนะนา การมอบอานาจ การอนมุ ตั ิ การตรวจสอบ การสอบทานผลการปฏิบตั ิงาน การรกั ษาความปลอดภัย การแบง่ แยกหน้าท่ี การจดั ทาเอกสารหลกั ฐานเป็นตน้ การจดั ใหม้ กี ิจกรรมการควบคมุ ภายในประเภทใด มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับสภาพความเสี่ยง ผู้บริหารต้องจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมอย่างเหมาะสมและ เพียงพอกับระดบั ความเสย่ี งท่ีจะก่อใหเ้ กิดความเสยี หาย 4. สำรสนเทศและกำรสอื่ สำร สารสนเทศ หมายถงึ ข้อมลู ทเ่ี กีย่ วข้องกบั การดาเนินงานของหน่วยงานไม่ว่าจะไดร้ ับจาก แหลง่ ภายในและ/หรือภายนอกหนว่ ยงาน การส่ือสาร หมายถึง การแลกเปลยี่ นข้อมูลข่าวสารระหว่างบุคคลทง้ั ภายในและภายนอก หน่วยงาน เพอื่ ให้เกิดความเข้าใจอนั ดีระหวา่ งบุคคลและบรรลุวตั ถปุ ระสงค์ที่ต้องการ การสื่อสารที่ดีควรเป็นไปอย่างกว้างขวาง มีการส่ือสารข้อมูลท้ังจากระดับบนลงล่าง จากระดับล่างขนึ้ บนและในระดับเดียวกนั ในหนว่ ยงาน นอกจากน้นั ควรมกี ารสอ่ื สารท่เี พยี งพอกับบุคคล ภายนอก เพ่ือให้สามารถรับขอ้ มูลจากผูม้ ีส่วนเกี่ยวข้องหรือมีสว่ นได้ส่วนเสยี จากภายนอกที่เป็นประโยชน์ หน่วยงาน 5. กำรติดตำมประเมนิ ผล การตดิ ตามประเมนิ ผล หมายถึง กระบวนการประเมนิ คุณภาพการปฏิบตั ิงาน และ ประเมินประสทิ ธผิ ลของการควบคุมภายในที่กาหนดไว้อย่างตอ่ เน่อื งและสม่าเสมอ เพื่อให้เกดิ ความ มัน่ ใจวา่ ระบบการควบคุมภายในที่กาหนดไว้มคี วามเพยี งพอและเหมาะสม มีการปฏิบัตติ ามระบบการ ควบคมุ ภายในจริง ขอ้ บกพร่องที่พบได้รับการแกไ้ ขอยา่ งเหมาะสมและทันเวลา ค่มู ือการจัดวางระบบและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

6 มาตรฐานการควบคุมภายในกาหนดใหม้ ีการติดตามประเมินผลใน 2 ลกั ษณะ คือ การติดตามประเมินผลในระหว่างการปฏบิ ตั งิ านและการติดตามประเมนิ ผลเป็นรายคร้งั ดังนี้ 1. การตดิ ตามประเมนิ ผลในระหว่างการปฏิบัตงิ าน เปน็ กิจกรรมที่รวมอยใู่ นการบรหิ าร จัดการและการควบคุมดแู ลการปฏิบตั ิงานตามปกติประจาวันของแตล่ ะหน่วยงาน การตดิ ตามผลครอบคลุม ทุกกิจกรรมและต่อเนือ่ งตลอดระยะเวลาของการปฏบิ ัติงาน เชน่ การวเิ คราะหข์ อ้ มลู การสอบทานผล การทดสอบความถกู ต้อง และการเปรียบเทยี บขอ้ มูลตา่ ง ๆ 2. การตดิ ตามประเมนิ ผลเป็นรายคร้งั คือ การประเมนิ เปน็ ครั้งคราวตามงวดเวลาท่ี กาหนดหรอื ตามความเหมาะสม โดยมีวตั ถุประสงคเ์ พ่อื ให้ทราบถงึ ประสิทธผิ ลของการควบคุมภายในใน ชว่ งเวลาใดเวลาหนึ่ง สามารถทาได้ดว้ ยการประเมินการควบคุมดว้ ยตนเอง และการประเมนิ การควบคมุ อย่างเปน็ อสิ ระ โดยผ้ตู รวจสอบภายในและผู้ตรวจสอบภายนอก คูม่ อื การจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

บทท่ี 2 กำรจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยใน การควบคุมภายในตามมาตรฐาน เป็นกระบวนการท่ีแทรกอยู่ในงานประจาตามปกติ แต่อาจไม่รู้ว่ามีระบบการควบคุมภายในอยู่แล้ว และท่ีสาคัญคือไม่มีการตรวจสอบระบบการควบคุม ภายในว่ายังมีคุณภาพอยู่หรือไม่ การกาหนดหรือออกแบบการควบคุมโดยท่ัวไป จึงใช้วิธีปรับปรุงการ ควบคุมที่มีอยู่แล้ว โดยเร่ิมจากการทาความเข้าใจกับภารกิจ วัตถุประสงค์ระดับหน่วยงาน และระดับ กิจกรรมมาตรฐานการควบคมุ ภายใน กฎหมาย มติคณะรัฐมนตรี ระเบียบข้อบังคับท่ีเกี่ยวข้องกับการ ควบคุมภายใน หลังจากนน้ั จึงสอบทานสภาพแวดล้อมการควบคุม การประเมนิ ความเส่ียง และออกแบบ การควบคุมเพ่ือป้องกนั หรือลดความเส่ียงให้อยู่ในระดับท่เี หมาะสมหรือเป็นทยี่ อมรบั ได้ การกาหนดหรือออกแบบระบบการควบคุมภายใน ควรมขี ั้นตอนดังนี้ 1. กาหนดวตั ถปุ ระสงค์ในการดาเนินงานทง้ั ในระดบั ส่วนงานย่อยและระดบั กิจกรรมให้ สอดคล้องกับภารกจิ ของหนว่ ยงาน และเพ่ือใหม้ ีความมัน่ ใจว่าระบบการควบคุมภายในสามารถช่วยให้บรรลุ ผลสาเรจ็ ตามวตั ถุประสงค์ของการควบคุมภายใน ด้านการดาเนินงาน ( O ) การรายงานทางการเงิน ( F ) และการปฏบิ ตั ิตามกฎหมายระเบยี บ ขอ้ บังคับและมติตณะรัฐมนตรี ( C ) จึงควรกาหนดไวด้ ้วยวา่ วัตถปุ ระสงคท์ ่ีกาหนด น้นั เปน็ วตั ถปุ ระสงค์ของการควบคมุ ภายในดา้ นใด 2. คน้ หาความเส่ียงตา่ ง ๆ ทมี่ ีนัยสาคญั ทีอ่ าจทาให้การดาเนินงานไม่บรรลวุ ัตถปุ ระสงค์ 3. พจิ ารณาการควบคุมทม่ี ีอยแู่ ล้ว ว่าสามารถทจ่ี ะป้องกนั หรือลดความเสย่ี งไดใ้ นระดบั ใด 4. ระบุกิจกรรมการควบคมุ ใหมเ่ พ่อื ป้องกันความเส่ียงหรือลดความเสย่ี งทีเ่ หลอื ใหอ้ ยู่ใน ระดับท่ยี อมรับได้ 5. ประมาณค่าใช้จา่ ยในการจดั ให้มหี รือรกั ษากิจกรรมการควบคมุ ไว้ ซึ่งต้องไมส่ งู กวา่ ประโยชน์ทีจ่ ะไดร้ บั จากการมีกิจกรรมการควบคุม 6, จัดทาแผนในการนากิจกรรมการควบคุมไปใช้ 7. นากิจกรรมการควบคมุ ไปปฏิบัติ และติดตามประเมนิ ผล คมู่ อื การจัดวางระบบและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในสาหรบั ส่วนงานย่อย

8 กระบวนกำรจัดวำงระบบกำรควบคุมภำยใน ระดับหน่วยงานย่อย (กลุ่มงาน/ศูนย์) สอบทานภารกจิ ท่แี ต่ละคนได้รับมอบหมายงาน ในกลุ่มงาน/ศูนย์ ออกแบบระบบการควบคุมภายใน - ข้อมูลท่วั ไป / ภารกจิ ของหน่วยงาน - กาหนดวัตถปุ ระสงค์ - ความเส่ียงท่มี ีนัยสาคัญ - กจิ กรรมการควบคุม แจ้งให้บุคลากรในหน่วยงาน นาข้อมูลท่ีวเิ คราะห์ได้บันทกึ ในแบบฟอร์มและ ทราบและถอื ปฏิบัติ ขออนุมัตผิ ู้บริหารหน่วยงาน ดาเนินการประเมินความเส่ียงอย่างต่อเน่ืองและ จัดทาแผนปรับปรุงระบบการควบคุมภายใน นาระบบการควบคุมภายในท่ปี รับปรุง / คาส่ังแต่งตัง้ กรรมการจัดวางระบบ ควบคุมภายในของกลุ่มงาน / คาส่ังแบ่งงานเก็บเข้าแฟ้ ม (เพ่อื เป็ นข้อมูล ในการตดิ ตามประเมนิ การจัดวางระบบการควบคุมภายใน ตามระเบียบฯ ข้อ 6) คมู่ อื การจดั วางระบบและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

บทท่ี 3 กำรตดิ ตำมประเมนิ ผลกำรควบคุมภำยในระดบั สว่ นงำนย่อย ระบบการควบคุมภายในถงึ แม้จะกาหนดไวอ้ ย่างดีเพียงใด เมอ่ื ระยะเวลาผ่านไปความมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการควบคุมด้านต่าง ๆ ที่กาหนดไว้อาจเปล่ียนแปลงได้ เน่อื งจาก สภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก เชน่ การเปล่ียนแปลงผบู้ รหิ าร การเปล่ียนแปลงดา้ นกฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บังคับ เปน็ ต้น การติดตามประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในจะทาให้เกดิ ความมนั่ ใจว่าระบบ การควบคมุ ภายในท่ีมีอยูย่ ังคงสามารถป้องกนั หรือลดความเสีย่ งให้อยใู่ นระดบั ทย่ี อมรับไดห้ รือจาเป็นต้อง ปรับปรุงให้ทนั สมยั อย่เู สมอตามสถานการณท์ ีเ่ ปลี่ยนไป ขั้นตอนกำรประเมนิ ผลกำรควบคุมภำยใน ขนั้ ตอนท่ี 1 ขนั้ ตอนท่ี 2 ขนั้ ตอนท่ี 3 ขนั้ ตอนท่ี 4 จดั ประชุมเชิงปฏิบตั ิการ 1. กาหนดงานในความ จัดเตรยี มเครอ่ื งมอื การ ประเมนิ ผลการควบคุม 1. เจา้ หน้าทีร่ ะดบั รบั ผิดชอบออกเป็น ประเมนิ ภายใน อาวุโส คณะทางาน 1. แบบประเมนิ 1. ระดบั สว่ นงานยอ่ ย กบั ฝา่ ยบริหาร กจิ กรรม/งาน องค์ประกอบของ 2. ระดับหน่วยรบั ตรวจ สว่ นงานยอ่ ย 2. ทาความเขา้ ใจ การควบคุมภายใน 2. ฝา่ ยบริหาร วัตถปุ ระสงคแ์ ละ (ภาคผนวก ก.) * สว่ นงานยอ่ ย เปา้ หมายหลกั ของ 2. แบบสอบถามการ กับผ้ปู ฏบิ ัติ กจิ กรรม/งาน ควบคมุ ภายใน (ภาคผนวก ข.) * * จากหนังสอื แนวทาง : การจดั วางระบบการควบคมุ ภายในและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายใน ของสานกั งาน การตรวจเงนิ แผ่นดนิ ภาคผนวก ก แบบประเมนิ องคป์ ระกอบขององค์ประกอบการควบคมุ ภายใน ผูใ้ ช้หรอื ผู้ประเมินอาจปรบั ปรงุ แก้ไขเพ่มิ เติมข้อความตามความเหมาะสมกบั หนว่ ยงานได้ ภาคผนวก ข แบบสอบถามการควบคุมภายใน หากงานท่ปี ฏิบัติไม่ใช่ตามแบบกาหนดใหพ้ ิจารณาจากข้อมูลใน หนว่ ยงาน มาตรฐานแนวทางการปฏิบัติงาน ซง่ึ สามารถนามาเป็นแนวทางในการกาหนดข้อคาถาม และปรบั ใหเ้ หมาะสมกบั เหตุการณ์ปจั จบุ ันกอ่ นนาไปใช้ คมู่ อื การจัดวางระบบและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในสาหรับส่วนงานย่อย

10 กำรดำเนนิ กำรประเมินผลกำรควบคมุ ภำยใน การประเมนิ ผลระดบั สว่ นงานย่อย 1. การประเมินเกี่ยวกบั การมอี ยู่และความเหมาะสมของ 5 องคป์ ระกอบของการควบคมุ ภายในและการบรรลุวตั ถุประสงคข์ องการควบคมุ ภายในของกิจกรรมต่าง ๆ โดยใช้แบบประเมินองค์ประกอบ ของการควบคมุ ภายใน ( ภาคผนวก ก. แนวทาง : การจดั วางระบบการควบคุมภายในและการประเมินผล การควบคุมภายใน ) 2. ประเมินการควบคมุ ภายในท่มี ีอยูข่ องกจิ กรรมตา่ ง ๆ โดยการทดสอบการมีอย่จู ริงและ การปฏบิ ตั ิงานจริง โดยอาจใชว้ ธิ สี งั เกตการณ์ สอบถามหรือสมั ภาษณผ์ ปู้ ฏบิ ัติงาน รวมทง้ั การตรวจสอบ เอกสารหลักฐานทเ่ี กี่ยวข้อง แล้วบันทกึ ไว้เป็นลายลักษณ์อักษร 3. ประเมนิ ความเส่ยี งทีย่ ังมีอย่ทู เ่ี ก่ียวข้องกับการบรรลวุ ตั ถุประสงค์ของกจิ กรรมตา่ ง ๆ เร่มิ ด้วยการระบุปัญหาอปุ สรรค เหตกุ ารณท์ ่ไี ม่พงึ ประสงค์ทอี่ าจเกิดขน้ึ แลว้ ส่งผลให้ไม่บรรลุวัตถปุ ระสงค์ ตามทไ่ี ด้กาหนดไว้ โดยใช้แบบสอบถามการควบคุมภายใน ( ภาคผนวก ข. แนวทาง : การจดั วางระบบการ ควบคุมภายในและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายใน ) กำรสรุปผลกำรประเมินและจัดทำเอกสำรกำรประเมนิ ผู้ประเมินควรสรุปผลการประเมนิ การควบคุมดว้ ยตนเอง และนาขอ้ มูลสรปุ ผลมาจดั ทา รายงานของสว่ นงานย่อย โดยดาเนินตามข้นั ตอนดังน้ี 1. จากผลการประเมินจดุ อ่อนหรอื ความเสย่ี งทม่ี นี ัยสาคัญให้วเิ คราะห์ความเพียงพอและ ประสทิ ธิผลของการควบคมุ ภายใน ระบแุ ละเสนอมาตรการปรับปรุงแกไ้ ขตามความจาเป็นและเหมาะสม 2. การวเิ คราะห์ความเพียงพอและประสิทธิผลของการควบคมุ ภายในว่าการควบคมุ ท่ี กาหนดข้ึนเพียงพอและครอบคลมุ ทกุ กจิ กรรมที่สาคญั รวมทง้ั มีองค์ประกอบของการควบคมุ ภายในครบ ทงั้ ห้าองคป์ ระกอบหรือไม่ มกี ารปฏบิ ตั ิงานจรงิ และสามารถลดความเสี่ยงตามทีร่ ะบุหรอื ไม่ และหากมี การปฏบิ ตั งิ านจรงิ ตามระบบท่ีมอี ยู่จะได้รบั ผลสาเรจ็ ตามวัตถุประสงคห์ รือไม่ 3. นาผลการวเิ คราะห์มาสรปุ ความเพยี งพอและประสทิ ธผิ ลของการควบคมุ ว่าถ้าระบบ การควบคุมท่มี ีอย่แู ละใช้จรงิ บุคลากรในหนว่ ยงานได้ปฏิบัตติ ามทกี่ าหนดไว้จะชว่ ยสร้างความมัน่ ใจอย่าง สมเหตุสมผลในความสาเรจ็ ตามวัตถุประสงคแ์ ละเป้าหมายท่กี าหนดว่าระบบการควบคุมภายในมีประสิทธผิ ล 4. เสนอวิธีการแก้ไขข้อบกพร่องหรือจุดอ่อนท่ีพบ รวมท้ังการปรับปรุงแก้ไขท่ีต้อง ดาเนนิ การต่อไป โดยคานึงถึงความเหมาะสมสามารถปฏบิ ตั ิไดแ้ ละประโยชน์ท่ีไดร้ ับคมุ้ ค่ากบั ต้นทุนท่ีตอ้ ง เสยี ไปจากการดาเนนิ การแก้ไขปรบั ปรุง 5. จัดทารายงานตามแบบท่ีสานกั งานการตรวจเงินแผน่ ดินกาหนด รายงานของส่วนงานยอ่ ยประกอบด้วย 1) รายงานผลการประเมนิ องคป์ ระกอบของการควบคมุ ภายใน - แบบ ปย. 1 2) รายงานการประเมินผลและการปรับปรงุ การควบคุมภายใน - แบบ ปย. 2 คมู่ อื การจดั วางระบบและการประเมนิ ผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานย่อย

11 กระบวนกำรประเมินกำรควบคมุ ภำยใน ศกึ ษาเร่ืองท่จี ะประเมิน ประเมินการควบคุมด้วยตนเอง ไม่ใช่ ตกลง ? แผนปรับปรุง ข้อเสนอแนะ ไม่ใช่ ใช่ ตกลง ? ประเมนิ การควบคมุ อยา่ งเปน็ อิสระ ใช่ ไมม่ ีขอ้ บกพร่อง/ จุดอ่อน **** สาหรบั หนว่ ยงาน/ สถานศึกษาในสงั กดั สานกั งาน กศน. เป็นระดับส่วนงานย่อย จดั ทาเฉพาะการประเมิน การควบคุมด้วยตนเอง สาหรบั การประเมินการควบคมุ อย่างเปน็ อสิ ระจะเป็นการประเมนิ ในระดับหน่วยรบั ตรวจ โดยผูต้ รวจสอบภายใน คูม่ ือการจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคมุ ภายในสาหรับส่วนงานย่อย คมู่ อื การจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานยอ่ ย

12 กำรประเมินกำรควบคุมดว้ ยตนเอง ขั้นตอนท่ี 1 ประเมินแต่ละองคป์ ระกอบของมาตรฐานการควบคุมภายใน รายงานผลการประเมินองคป์ ระกอบของ มาตรฐานการควบคมุ ภายใน (ปย. 1) สรุปผลการประเมนิ องค์ประกอบของ มาตรฐานการควบคุมภายใน (ปย. 2) ขน้ั ตอนที่ 2 ติดตามผลการปฏิบตั งิ าน แผนการปรบั ปรงุ การควบคุมภายในของงวดก่อน ความเส่ียงท่ีมีนยั สาคัญและ แผนการปรับปรุง กจิ กรรมการควบคมุ การควบคุมภายใน รายงานผลการตดิ ตามการปฏิบตั งิ าน แผนการปรับปรงุ การควบคมุ ภายใน นาเสนอผลการดาเนินการตามแผนการปรบั ปรุง การควบคมุ ภายในของงวดกอ่ น คู่มือการจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานยอ่ ย

13 ข้ันตอนที่ 3 พจิ ารณาความเพยี งพอและความเหมาะสม ของการควบคุมภายใน สรุปผลการประเมินองคป์ ระกอบ ของมาตรฐานการควบคมุ ภายใน แผนการปรบั ปรงุ การควบคมุ ภายใน การประเมนิ การควบคมุ ด้วยตนเอง ในแต่ละกจิ กรรม รายงานผลการติดตามการปฏบิ ตั งิ าน แผนการปรบั ปรงุ การควบคุมภายใน ข้นั ตอนที่ 4 จัดทาความเหน็ เกย่ี วกบั การควบคุมภายใน แผนปรับปรุงการควบคุมภายใน รายงานความเหน็ เกีย่ วกับ การควบคมุ ภายใน คมู่ อื การจัดวางระบบและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในสาหรับส่วนงานย่อย

ภำคผนวก คมู่ อื การจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานย่อย

คณะทำงำน คณะท่ีปรึกษำ ผเู้ ชยี วชาญเฉพาะดา้ นพัฒนาเครอื ข่าย นางกาญจนาภรณ์ จาปี หวั หนา้ หนว่ ยตรวจสอบภายใน นางสาววราภรณ์ นันทสุคนธ์ ผู้จดั ทำต้นฉบับ วรวฒุ ิ ณ อยธุ ยา นกั วิชาการตรวจสอบภายในชานาญการ นางสกลุ นา โตพนั ดี นกั วชิ าการตรวจสอบภายในชานาญการ นางสาวชลลดา บรรณำธกิ ำร นางสาววราภรณ์ นนั ทสคุ นธ์ หัวหนา้ หน่วยตรวจสอบภายใน นกั วชิ าการตรวจสอบภายในชานาญการ นางสกุลนา วรวฒุ ิ ณ อยุธยา นักวิชาการตรวจสอบภายในชานาญการ นางสาวสุนีย์ ฉัตรวฒั นานนท์ คู่มอื การจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

ก แบบ ปย. 1 ชอ่ื หนว่ ยงำนย่อย รำยงำนผลกำรประเมินองคป์ ระกอบของกำรควบคมุ ภำยใน ณ วนั ที.่ .............เดอื น.............................พ.ศ............... องคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน ผลการประเมิน / ข้อสรุป (1) (2) 1. สภาพแวดล้อมการควบคมุ 1.1 ....................................................... 1.2 ....................................................... ฯลฯ 2. การประเมนิ ความเสี่ยง 2.1 ....................................................... 2.2 ....................................................... ฯลฯ 3. กิจกรรมการควบคมุ 3.1 ....................................................... 3.2 ....................................................... ฯลฯ 4. สารสนเทศและการส่ือสาร 4.1 ....................................................... 4.2 ....................................................... ฯลฯ 5. การตดิ ตามประเมินผล 5.1 ....................................................... 5.2 ....................................................... ฯลฯ ผลการประเมนิ โดยรวม ................................................................................................................... ................................................................... ............................................................................................................................. ........................................................ ชอื่ ผู้รายงาน ................................................. (ชอื่ หัวหน้าสว่ นงานยอ่ ย) ตาแหนง่ ....................................................... วันท่.ี ............เดือน......................พ.ศ............ คมู่ อื การจัดวางระบบและการประเมนิ ผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานยอ่ ย

ข คำอธบิ ำยรำยงำน แบบ ปย. 1 1. ชอ่ื ส่วนงานยอ่ ย 2. ชอ่ื รายงาน รายงานผลการประเมนิ องค์ประกอบของการควบคุมภายใน 3. งวดรายงาน - ระบุวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาในการประเมนิ องคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน 4. คอลมั น์ (1) องค์ประกอบของการควบคุมภายใน 5. คอลัมน์ (2) ผลการประเมิน / ข้อสรุป - ระบุผลการประเมนิ / ข้อสรุปของแตล่ ะองค์ประกอบของการควบคุมภายในพรอ้ มจุดอ่อน หรือความเส่ียงที่ยังมีอยู่ 6. สรุปผลการประเมนิ โดยรวมขององค์ประกอบของการควบคุมภายใน 7. ชือ่ ผรู้ ายงาน ไดแ้ ก่ หวั หนา้ ส่วนงานย่อย พร้อมระบตุ าแหนง่ และวันทรี่ ายงาน คู่มือการจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานยอ่ ย

ชอ่ื ส่วนงำนยอ่ ย............... รำยงำนกำรประเมนิ ผลและกำรป สำหรบั ปสี ิน้ สดุ วนั ที.่ ...........เดือน กระบวนการปฏบิ ัตงิ าน / การควบคมุ การประเมนิ ผล ค โครงการ / กิจกรรม / ทม่ี ีอยู่ การควบคมุ ดา้ นของงานท่ีประเมนิ และวัตถปุ ระสงค์ของ (2) (3) การควบคมุ (1)

ค แบบ ปย. 2 ............................... ปรับปรุงกำรควบคุมภำยใน น.....................พ.ศ............ ความเสี่ยงที่ การปรับปรงุ กาหนดเสร็จ / หมายเหตุ ยงั มีอยู่ การควบคมุ ผู้รับผิดชอบ (4) (5) (6) (7) ชือ่ ผรู้ ายงาน............................................................... (ช่ือหัวหนา้ สว่ นงานย่อย) ตาแหน่ง................................................................... วันที่..................เดือน..........................พ.ศ............... คมู่ ือการจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรบั ส่วนงานยอ่ ย

ง คำอธบิ ำยรำยงำน แบบ ปย. 2 1. ชื่อหนว่ ยงานยอ่ ย 2. ชื่อรายงาน รายงานการประเมนิ ผลและการปรับปรงุ การควบคมุ ภายใน 3. งวดรายงาน - ระบุสาหรับงวดปสี นิ้ สดุ วนั ที่ 30 เดอื นกนั ยายน พ.ศ. 25XX (กรณรี ายงานตาม ปีงบประมาณ) หรอื วนั ที่ 31 เดือนธันวาคม พ.ศ. 25XX (กรณีรายงานตามปี ปฏิทนิ ) การควบคมุ 4. คอลัมน์ (1) กระบวนการปฏบิ ตั งิ าน / โครงการ ....................... และวตั ถุประสงค์ของ - ระบวุ ตั ถปุ ระสงค์ของกิจกรรมหรอื ด้านของงานทีก่ าลังประเมิน ถา้ เป็นกระบวนการ ปฏิบัติงานหรือโครงการให้ระบุขั้นตอนท่ีสาคัญของกระบวนการปฏิบัติงานหรือ โครงการนั้น รวมท้ังวัตถุประสงค์ของแตล่ ะขน้ั ตอน ทั้งนี้ หนง่ึ กิจกรรม / ดา้ น ของงาน / ขัน้ ตอนการปฏิบัติงาน อาจมีไดห้ ลายวัตถุประสงค์ 5. คอลมั น์ (2) การควบคุมท่ีมอี ยู่ - สรปุ ข้ันตอน / วิธีปฏบิ ตั ิงาน / นโยบาย / กฎเกณฑ์ทใ่ี ช้ปฏิบัตอิ ย่สู าหรบั กิจกรรม ต่าง ๆ 6. คอลัมน์ (3) การประเมินผลการควบคมุ - ประเมนิ ว่าการควบคุมท่ีมอี ยตู่ ามคอลัมน์ (2) เพียงพอและมีประสทิ ธผิ ลหรอื ไม่ โดยตอบคาถามต่อไปน้ี  การกาหนด / สั่งอยา่ งเป็นทางการใหป้ ฏบิ ัติตามการควบคุมหรือไม่  มกี ารปฏบิ ัตจิ ริงตามการควบคุมหรอื ไม่  ถา้ มีการปฏบิ ัติจรงิ การควบคุมช่วยให้งานสาเรจ็ ตามวตั ถปุ ระสงค์ที่กาหนดหรอื ไม่  ประโยชน์ทไ่ี ดร้ บั คุ้มคา่ กบั ตน้ ทุนของการควบคุมหรือไม่ 7. คอลมั น์ (4) ความเสยี่ งที่ยงั มีอยู่ - ระบคุ วามเสยี่ งทย่ี ังมีอย่ทู ี่มผี ลกระทบต่อความสาเร็จตามวตั ถุประสงค์ของ การควบคมุ ดา้ นใดด้านหน่ึงหรือหลายด้านคือ  ดา้ นการดาเนินงาน (Operation) = O  ดา้ นความถกู ต้องเช่ือถือได้ของรายงานทางการเงิน (Financial Reporting) = F  ด้านการปฏิบตั ิตามกฎหมาย ระเบยี บ ขอ้ บังคับ ฯลฯ (Compliance) = C คู่มอื การจัดวางระบบและการประเมินผลการควบคมุ ภายในสาหรบั ส่วนงานย่อย

จ 8. คอลมั น์ (5) การปรบั ปรุงการควบคุม - เสนอแนะการปรบั ปรุงการควบคมุ เพื่อปอ้ งกันหรือลดความเสย่ี งตามคอลัมน์น (4) 9. คอลัมน์ (6) กาหนดเสร็จ / ผ้รู ับผดิ ชอบ - ระบุผรู้ ับผิดชอบในการแกไ้ ขปรบั ปรงุ และวันทดี่ าเนินการปรับปรุงแลว้ เสรจ็ 10. คอลัมน์ (7) หมายเหตุ - ระบขุ ้อมลู อน่ื ท่ตี ้องการแจง้ ใหท้ ราบ เช่น วธิ ีดาเนินการและเอกสารหลกั ฐานท่ี เกีย่ วขอ้ ง 11. ชือ่ ผรู้ ายงาน ตาแหนง่ และวันท่ี - ระบชุ ื่อหวั หน้าสว่ นงานยอ่ ย ซึง่ รบั ผดิ ชอบในการจัดทา พร้อมทั้งตาแหนง่ และ ลงวนั ที่ เดอื น ปี พ.ศ. ทจ่ี ดั ทาเสร็จส้นิ ค่มู อื การจดั วางระบบและการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในสาหรับส่วนงานย่อย

เอกสำร/ข้อมูลประกอบกำรศึกษำเพม่ิ เติม 1. ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดนิ วา่ ด้วยการกาหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 2. แนวทาง: การจัดวางระบบการควบคุมภายในและการประเมนิ ผลการควบคุมภายใน ( สานกั งานการตรวจเงินแผ่นดิน กนั ยายน 2552 ) 3. แนวปฏบิ ตั ริ ะบบการควบคุมภายใน ภาคราชการ ( สานักบญั ชแี ละตรวจสอบภายใน กุมภาพนั ธ์ 2545 ) 4. เอกสารประกอบการบรรยาย การควบคุมภายในตามระเบยี บคณะกรรมการตรวจเงินแผน่ ดินวา่ ดว้ ยการ หนดมาตรฐานการควบคุมภายใน ( สุนติ า เจริญศิลป์ ) 5. เอกสารประกอบการบรรยาย ข้ันตอนปฏิบัติในการประเมนิ การควบคุมภายใน ตามระเบยี บฯ ขอ้ 6 และ การรายงาน ( สนุ ิตา เจรญิ ศลิ ป์ ) 6. www.oag.go.th คูม่ ือการจดั วางระบบและการประเมินผลการควบคุมภายในสาหรับส่วนงานยอ่ ย