SMARTBIZ1

Smartbiz

ความหมายของโปรแกรม Smartbiz 2โปรแกรมบญั ชีสําเรจ็ รูป Smartbiz (โปรแกรมทาํ บญั ชสี ําเรจ็ รูป) สําหรับโปรแกรมบญั ชี สาํ เร็จรูป Smartbiz นี้เป็นโปรแกรมทําบัญชสี าํ เร็จรูป เป็นโปรแกรมทเ่ี นน้ การบนั ทกึ การประมวลผล และการนาํ เสนอรายงานทีเ่ กีย่ วขอ้ งกับธุรกรรมโดยมีการบนั ทกึ ขอ้ มูล รายวนั การผ่านบญั ชีไปสมุด แยกประเภท การรายงานสรปุ ผลในงบการเงนิ ต่างๆผลลพั ธ์ของโปรแกรมอาจอย่ใู นรปู แบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆ สําหรับคนที่ตอ้ งการทาํ การประกอบเพอ่ื สรา้ งระบบจดั เกบ็ข้อมูลทางการบญั ชที มี่ ี ประสิทธภิ าพ สามารถออกรายงานทางการเงินและการบริหารได้ตามความตอ้ งการของผู้ใช้ทงั้ น้ี จะต้องเนน้ การควบคมุ ทางการบญั ชใี นส่วนการควบคุมเฉพาะระบบ ทัง้ ในดา้ นการควบคุมดา้ นการ เข้าถึง การรบั เข้า การประมวลผล และการสง่ ออกขอ้ มลู โปรแกรมบัญชีสาํ เรจ็ รปู Smartbiz จะ จัดการเก่ียวกระบวนการแทบจะทกุ ขั้นตอนของการจัดทาํ บญั ชีเพอื่ สามารถทาํ งานได้ราบรน่ื ลด ภาระ เพิม่ ประสทิ ธิภาพงาน โดยใช้เวลาเพียงไม่นานในการทาํ งาน ทํางานได้งา่ ยขึ้น เพราะมนั สามารถทาํ สอื่ การเรียนการสอนการสรา้ งคู่มือการใช้โปรแกรมสาํ เรจ็ รูปบัญชีSmartbiz ซ่ึงเป็น โปรแกรมทใ่ี ชง้ านได้ง่าย ไม่จาํ เป็นต้องมที ักษะเกย่ี วกับบญั ชมี ากนกั ทาํ งานไดร้ าบรน่ื มีความแมน่ ยาํมากขนึ้ ซง่ึ เหตุผลเหล่านจี้ ะทาํ ใหค้ ณุ ใช้ โปรแกรมสําเร็จรปู บญั ชี Smartbiz โดยใชเ้ วลาเพยี งไม่นาน นอกจากนย้ี ังทําให้ได้งานและผลงานออกมาดี ไดป้ ระสทิ ธภิ าพ ถกู ตอ้ งตามหลักบัญชี และไม่ตอ้ ง เสียเวลาในการทํางานคดิ คํานวณอกี ด้วย

ส่วนประกอบของโปรแกรม 3Smartbiz 1.หน้าแรกเมอ่ื เขา้ สโู่ ปรแกรมเมื่อกดคลิกเขา้ สู่โปรแกรม หน้าจอจะแสดงรูปร่างหนา้ ตาของโปรแกรมขึ้นในลกั ษณะ หนา้ ตา ดังต่อไปนี้ 2. สว่ นประกอบต่างๆ บน หน้าจอเมอ่ื เขา้ สโู่ ปรแกรม กอ่ นการเขา้ ใชง้ าน

หนา้ เมนหู ลักของโปรแกรม 4

เมนหู ลักของโปรแกรมแต่ละเมนูทาอะไรได้ บ้าง?

“- 1.Business Intelligence ใชน้ าํ ขอ้ มูลที่มอี ย่เู พื่อจัดทาํ รายงานในรปู แบบต่างๆ ทเ่ี หมาะสมกับมุมมองในการวิเคราะห์ และตรงตามความตอ้ งการของผูใ้ ช้งาน- 2.ระบบขาย/จองสนิ คา้ ผู้ใชส้ ามารถกาํ หนดเปล่ียนอัตรา Vat. ไดเ้ อง คํานวณ Vat. ได้ท้งั รวม/แยก- 3.วเิ คราะห์การขาย คอื ข้อมลู การขายสินคา้ การรับคืนสินคา้ จากระบบส่ังจอง- 4.ระบบลกู หนี้ ใชร้ ับชําระ บางส่วน (ไม่เตม็ บิลได้) รับชําระไดท้ ัง้ เงนิ สดและ เช็คพร้อมกนั ได้ บันทึกลกู หนีก้ รณอี ่ืน ๆ ได้ (ทไี่ มใ่ ช่จากระบบขาย)- 5.Micro Biz- 6.จดั ซอื้ / ออกใบส่งั ซอ้ื คอื การออกใบสง่ั ซื้อสินค้า เปน็ ระบบการจัดซอื้ จะเก่ยี วของกบั การซื้อวัตถุดิบ สินคา้ วสั ดุ และบริการตา่ งๆ- 7.วิเคราะหก์ ารซือ้ เก่ยี วกับการซ้ือ แยกตามผจู้ าํ หน่าย และสนิ ค้าสรุปยอดซือ้- 8.ระบบเจ้าหน้ี ใช้ในการรับชําระ บางสว่ น (ไม่เตม็ บิลได้) รบั ชาํ ระไดท้ ง้ั เงนิ สดและเช็คพร้อมกันได้ 6

“- 9.ระบบรักษาความปลอดภยั เปน็ การกําหนดสิทธิใ์ หก้ บั ผูใ้ ช้งานทุกคน ขององค์กรในระดบั ต่าง ๆ- 10.ระบบเช็ค เป็นระบบทีค่ รอบคลุมเก่ียวกับเชค็ และเงนิ ฝาก จัดทาํ รายการฝาก-ถอนเงนิ สด โอนเงินระหวา่ งธนาคาร รายการจ่าย ดอกเบย้ี ธนาคาร ฯลฯ- 11.ระบบสตอ๊ ค เปน็ ระบบการจัดการเกย่ี วกับ สตอ๊ กสินค้า ซึง่ ประกอบ ไปด้วย การโอนคลังสินค้า , การเบกิ สินคา้ , การรบั สนิ คา้ ในกรณีอื่นๆ- 12.ส่วนเพ่ิมเตมิ ระบบ- 13.บํารุงรกั ษาขอ้ มูล เป็นระบบที่ รองรับการสํารองข้อมลู ทัง้ หมดของระบบ เพือ่ ไมใ่ หข้ ้อมูลเกิดการสญู หาย สามารถสาํ รองข้อมลู ได้เปน็ ส่วนๆ- 14.ระบบสินทรัพย์ คดิ คํานวณคา่ เสอ่ื มสินทรพั ย์ถาวรทเี่ นน้ ความสะดวก สบายสาํ หรบั ผ้ใู ช้- 15.ระบบภาษี เป็นระบบทเ่ี กี่ยวข้องกับการออกรายงานแยกแตล่ ะอัตราภาษี รองรบั เรื่องภาษีซอื้ เฉลี่ยคนื ได้- 16.ระบบบญั ชี เป้นระบบทใี่ ช้ทาํ เกยี่ วกบั รายงานเอกสาร ทางดา้ นบญั ชีและ ภาษีอากร ออกแบบรายงาน งบการเงิน สามารถออกแบบฟอรม์ ให้เหมาะสมกบั แต่ละองคก์ ร 7

ความสามารถของ 1. ชว่ ยใหก้ ิจการขนาดเลก็ สามารถทางานได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพและทันสมัย 8โปรแกรม Smartbiz 2. สามารถเช่ือมต่อออนไลนก์ บั สานักงานบญั ชี 3. สามารถสง่ ข้อมูลการซือ้ -ขายใหก้ บั สานักงานบญั ชี 4. สามารถดูงบการเงนิ เบ้อื งตน้ ได้รวดเรว็ กว่าเดมิ 5. สามารถใช้ประโยชน์จากโปรแกรมเพือ่ ชว่ ยในการบริหารจัดการ 6. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขนั ด้วยการนาเทคโนโลยีทางดา้ น IT เข้ามาช่วย 7. โปรแกรมถกู ออกแบบมาให้ใช้งานงา่ ย ลดภาระในการเรียนรกู้ ารใชง้ าน 8. ระบบควบคมุ สต็อคสินค้า 9. ระบบเจ้าหน-ี้ ระบบลูกหนี้ 10.ไดร้ ับโปรแกรมลิขสิทธิใ์ ชง้ านโดยไม่มีเงือ่ นไข

คณุ สมบัตขิ อง 1. มอี งคป์ ระกอบพ้นื ฐานของโปรแกรมครบถ้วน 9โปรแกรม Smartbiz 2. มโี ปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกาหนดขนาดแฟม้ ขอ้ มูล 3. ความสามารถของโปรแกรมในการเช่อื มตอ่ กับระบบปฏิบตั ิการท่มี ขี ดี ความสามารถในการทางานสูง 4. เปน็ โปรแกรมทม่ี ีความยดื หยนุ่ ในการใช้งานสงู 5. มคี วามสามารถใชก้ ารเชอ่ื มต่อข้อมูลบนเครอื ขา่ ยคอมพวิ เตอร์แบบลกู ขา่ ย แม่ขา่ ย 6. มีระบบการรับเขา้ ข้อมูลและตรวจทานการรบั เข้าขอ้ มูล 7. มีความยืดหยนุ่ ของการปิดงวดบญั ชี 8. มรี ะบบป้องกนั การผา่ นบญั ชีทผี่ ดิ พลาด 9. การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคลอ่ งตวั ใหก้ ับผใู้ ช้ข้อมลู

วธิ ดี าวนโ์ หลดโปรแกรม 1) ดาวนโ์ หลดโปรแกรม Smartbiz - เข้าท่ี https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/free-download/เพื่อดาวน์ โหลดโปรแกรม ตามภาพดา้ นลา่ ง 10

2) การลงโปรแกรม Smartbiz โดยหลังจากท่ี Download File มาเรียบรอ้ ยแลว้ให้ทาํ การ Extract File ดงั กล่าว จะพบ Folder ชื่อ Formula-SmartBiz เมอ่ื เขา้มาใน Folder นี้จะพบ Folder ยอ่ ย คอื Setup, Manual 1. Setup เป็น Folder ท่ีเก็บ File ทใ่ี ชใ้ นการตดิ ตง้ั 2. Manual เป็น Folder ทเี่ กบ็ File ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม 11

2.ให้ทาการ Double Click ที่ FolderSetup จะพบ File ดงั ต่อไปน้ี 12

3.พอกดNext เสร็จจะขน้ึ หนา้ โปรแกรมมาให้ทํางานใสร่ หสั ท่ที างเวป็ ใหม้ าLOGIN BIGBOSS , PASSWORD คือ bigboss 13

4.พอเข้ารหสั แลว้ ใหก้ ดยอมรับแลว้ กด Accept 14

5.โปรแกรมกาํ ลงั ตดิ ต้งั 15

6.โหลดสําเรจ็ สามารถเขา้ ใช้ได้เลย 16

วิธใี ช้ การเขา้ ใช้งานโปรแกรม Formula Construction Management :MSDE วิธีการเขา้ ใชง้ านโปรแกรมฯ มขี น้ั ตอน ดงั น้ี 1. ดับเบ้ลิ คลิกท่ีไอคอนโปรแกรม 2. เลือกคาํ สัง่ Accept/ยอมรบั จอภาพจะปรากฏดงั แสดงในรูปที่ 1 17

วิธีการเข้าใช้งานโปรแกรมฯ จะเข้ามาท่ีหนา้ จอให้ใส่ Loginและ Password ของระบบโดยในการใชง้ านครงั้ แรก (หรอื ระหวา่ งการ อบรมการใช้งาน) ให้เข้าไปใช้งานโปรแกรมฯ โดยใช้ Login :BIGBOSS Password :BIGBOSS 18

4. ขนั้ ต่อไปจะใหเ้ ลอื กบรษิ ทั ทจี่ ะเขา้ ไปบนั ทกึ รายการ 19

ตัวอยา่ งท่ี 1 การใช้การบนั ทึกฐานขอ้ มูลบริษทั 1. เลือกเมนูคณุ สมบัติ 2. เลือกขอ้ มูลประจาบริษทั 3. แกไ้ ขข้อมูลบรษิ ัท 1 20 2 3

1. กดฟงั กช์ ่ันคาสง่ั เพมิ่ (F3) เพอ่ื เพม่ิ รายชอื่ บริษัทในเครือใหม่ 21 2. บันทึกรายละเอียดของบรษิ ัท ดังนี้ การบันทึกเพิ่ม/แก้ไข รายชอื่ บริษทั มจี านวนหน้าให้บนั ทกึ ข้อมลู ทั้งหมด 5 หน้า หาก ตอ้ งการเลอ่ื นไปหนา้ ถดั ไปให้กดปมุ่ \"Page Down\" และหากต้องการเลอื่ นไปหน้ากอ่ น หนา้ ปจั จุบนั ใหก้ ดปมุ่ \"Page Up\" ( หรอื ใชเ้ มาส์คลกิ เลอื ก หน้า 1 - 5 ได้ทนั ที ) เมือ่ ทา การกรอกขอ้ มลู ครบท้ัง 5 หน้าแล้ว ใหก้ ดฟงั ก์ช่นั F10 เพอ่ื Save ข้อมลู

การบนั ทกึ ฐานข้อมลู บริษทั 22

อธบิ ายการบันทกึ (หน้าท่ี 1) 23รหสั บริษัท บนั ทกึ ได้ท้งั ตวั เลข ตวั อักษรท้ังภาษาไทย ภาษาองั กฤษ จานวนสูงสุด 15 ตวั อกั ษร ผใู้ ชส้ ามารถ กาหนด รหสั เองหรอื เวน้ ว่างไวเ้ พื่อให้ โปรแกรม สรา้ งรหสั อตั โนมัตใิ ห้ก็ได้ชื่อบรษิ ทั บนั ทกึ ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ จะเป็น สว่ นทป่ี รากฏอย่บู นส่วน หัวรายงาน และ แบบฟอรม์ พิมพ์ที่อย่บู ริษทั บันทกึ ได้ 2 บรรทดั ทอ่ี ยูน่ จี้ ะปรากฏในรายงานภาษี เชน่ รายงานภาษีซอื้ ภ.ง.ด. 3 ภ.ง.ด. 53 ภ.พ. 30เบอรโ์ ทรศพั ท์ หมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทFAX หมายเลขแฟกซ์ ของบรษิ ัทวนั เริ่มรอบบัญชี วนั ทแี่ ละเดอื นท่ีเรมิ่ ตน้ รอบระยะเวลาบญั ชขี องบรษิ ัท (ควรดจู ากเอกสารท่ีใชใ้ นการจดั ต้งั บริษัททก่ี รมพัฒนาธรุ กิจการคา้ ใหม้ า) วันเรมิ่ รอบนจ้ี ะมีผลตอ่ การปิดงวดบญั ชี เชน่ เริ่มรอบ 01/01 ส้ินสุด 31/12 หรือบางบรษิ ทั การเรม่ิ ตน้ รอบระยะเริม่ รอบ 01/07ส้นิ สดุ 30/06

วันทเี่ ริม่ ใชร้ ะบบ วนั ทข่ี องข้อมูลท่ตี ้องการจะยกยอดเข้ามาทา งานในโปรแกรม หรอื เปน็ วนั ที่แรกสุดของ VOUCHER ที่บันทึกใน โปรแกรม แต่ไมใ่ ช่วันที่ ทเ่ี ราเริม่ ใช้โปรแกรมเลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี หมายเลขประจาตัวผูเ้ สียภาษขี องบรษิ ัท จะ ปรากฏในรายงานต่างๆ เชน่ ภ.พ.30, ภ.ง.ด.3, 53 รายงานสินค้าและวัตถดุ ิบประเภทภาษี เป็นประเภทอตั ราภาษมี ูลค่าเพิ่มซงึ่ สามารถเลอื กระบุอัตราที่ตอ้ งการได้ เช่น 7 % 0 % หรือไม่มี VAT โปรแกรมจะใช้ค่าที่กาหนดนีเ้ ป็นคา่ มาตรฐานประจาบรษิ ัท ( DEFAULT )ภาษีแยกนอก/รวมใน Y ภาษี แยกนอก คอื การคิดราคาสนิ ค้าแบบ แยกภาษีมูลค่าเพิม่ ต่างหาก 24 เช่น สินค้าราคา 100 บาท บวกภาษีอกี 7 บาท รวมมลู คา่ สินค้าทง้ั สิ้นคอื 107 บาท N ภาษี รวมใน คือ การคดิ ราคาสินค้าแบบรวม ยอดภาษีมูลค่าเพม่ิ ไว้แล้ว เชน่ ราคาสนิ ค้า 100 บาท ไดร้ วมภาษมี ลู ค่าเพิ่ม 7 บาท ไว้แลว้ มูลค่าสินค้าสทุ ธิจึงเปน็ 100 บาทชอื่ ผู้ประกอบการ ชื่อบรษิ ทั ผู้ประกอบการ ใช้แสดงในรายงานตา่ งๆ เช่น รายงาน สินคา้ และวัตถดุ บิ แบบ FIFO เปน็ ตน้เลขท่ที ะเบียนการคา้ หมายเลขทะเบยี นการค้าของบริษทั

การบันทกึ ในหน้าท่ี 2 เปน็ การกาหนดจานวนตัวเลขและทศนยิ มที่ใชใ้ นการบนั ทกึ ข้อมูลใน INVOICE หรอืVOUCHER ซ่ึงผ้ใู ช้สามารถกาหนดจานวนหลักตัวเลขเอง หรอื จะใช้ค่าที่โปรแกรมกาหนดไว้ใหก้ ไ็ ด้หากผูใ้ ชง้ านพบว่าการแสดงผลหนา้ จอมีตัวเลขเปน็ ***,**** ใหก้ ลบั มาตรวจสอบ หรอื แก้ไขค่าบันทกึ ท่ีฐานข้อมูลบรษิ ัท หนา้ ท่ี 2 นีไ้ ด้ 25

ควรเลือกใชว้ ิธีการนบั ยอดสต๊อคแต่ละแบบใหเ้ หมาะสมการนบั ยอดสตอ๊ ค เปน็ การกาหนดรปู แบบการคุมสต๊อค ด้วยการเปดิ ใบสง่ ของ/ใบกากับ ภาษีโดยมีรปู แบบ ดงั นี้1 = นับยอดสตอ๊ คและไม่ใหต้ ดิ ลบ กาหนดให้นับยอดสต๊อคเพ่ือใหอ้ อกในรายงานสนิ ค้าคงเหลือ ถ้าหาก สินค้าใดมยี อดเปน็ ศูนยห์ รือติดลบโปรแกรมจะไมย่ อมใหเ้ ปดิ บิลขาย เพื่อป้องกันการขายโดยไม่มีสนิ ค้า2 = นบั ยอดสต๊อคแตย่ อมใหอ้ อกบิลขายแมย้ อดสตอ๊ คตดิ ลบ กรณีนมี้ กั จะยอมให้ใชใ้ นชว่ งเริ่มใช้โปรแกรมซ่งึ อาจตอ้ งทาการขายสินค้าออกไปก่อนใส่ยอดสินค้าคงเหลือยกมา หรอื อาจจะยังไม่ได้บนั ทึกรายการซอ้ืสินค้า สามารถทารายการขายไปก่อนได้โดยโปรแกรมจะเตือนทุกครง้ั ที่เปิดบลิ ขายว่ายอดสินค้าเป็นศูนยห์ รือตดิ ลบ เมือ่ บนั ทกึ ซื้อหรอื ใส่ยอดยกมาแล้วสามารถกลับมาแก้ไขรูปแบบการนับยอดสต๊อคใหเ้ ปน็ แบบท่ี 1 ได้ 263 = ยังไมน่ ับยอดสตอ๊ ค รปู แบบที่ 3 น้ใี ช้กับสินคา้ ทไี่ ม่ตอ้ งการนับยอดสต๊อค งานบริการ หรอื กรณีท่ีมีการประยุกต์ ให้รายไดค้ ่าใชจ้ ่าย เป็นสินค้าชนดิ หน่งึ

การบันทึกฐานข้อมูลบรษิ ัทอธิบายการบันทึก (หนา้ ที่ 3)การตรี าคาสินคา้ สาเรจ็ รูปคงเหลือและ ถา้ ใสค่ ่า \"F\" จะเป็นการคานวณ มลู ค่าสินคา้ คงเหลอื แบบเข้าก่อน ออกก่อน ( FIFO )การตรี าคาวตั ถดุ ิบคงเหลอื ถา้ ใสค่ า่ \"A\" จะเปน็ การคานวณมูล ค้าสนิ คา้ คงเหลือ แบบวธิ รี าคาถัวเฉล่ยี ถ่วงน้าหนัก แบบเคลื่อนที่ ( Weighted Moving Average )การบนั ทึกรายการบัญชีสนิ คา้ สาเร็จรปู ถา้ ใสค่ ่า \"P\" จะเป็นการบันทึก 27 บัญชีแบบตอ่ เนอ่ื งหรือ เรียกวา่ ( PERPETUAL )และการบนั ทกึ รายการบญั ชีวัตถดุ ิบ ถ้าใส่ค่า \"R\" จะเป็นการบนั ทึกบญั ชแี บบสนิ้ งวดหรือ เรียกวา่ ( PERIODIC )การแกไ้ ขรหัสท่ีฐานขอ้ มูล ให้ใส่เป็นค่า Y =อนญุ าตใหแ้ ก้ไข N =ไม่อนญุ าตให้ แก้ไข เชน่ รหสั สินคา้ รหสั บญั ชี เป็นตน้ การ แก้ไขรหัสที่ฐานขอ้ มูลจะมผี ลตอ่ เอกสารท่ีเคยบันทกึ ไปแล้วดว้ ย

สร้างรายละเอียดหัว Voucher ใหม่เสมอ กรณีทีใ่ ห้โปรแกรมทาการ สร้างVOUCHER ระบบจะสรา้ งเลขทเี่ อกสารพร้อมช่ือลูกหน้ี/เจ้าหน้ี ที่รายละเอียด VOUCHER ให้อัตโนมัติ กรณี INVOICE หรอื ใบเสรจ็ หากมกี ารเปลี่ยนชอื่ ลูกหนี้/เจ้าหนี้ รายใหม่แทนใบเดมิจะใหร้ ะบบสร้างรายละเอียดหัว VOUCHER ใหม่เสมอหรอื ไม่ ถ้าไม่ต้องการสร้างใหม่ใหต้ อบN ถ้าต้องการใหต้ อบ Yความยาวเลขท่ีภายในเอกสาร กาหนดสงู สดุ ได้ 7 หลกัความยาวเลขท่ีอา้ งองิ ของเอกสาร กาหนดคา่ ได้ตัง้ แต่ 15 - 25 หลกักาหนดช่วงวิเคราะห์อายุลูกหนี้/เจา้ หนี้ สามารถระบชุ ่วงเวลาสาหรบั ยอดหนีท้ ีย่ งั ไม่ถึงกาหนดชาระหรือหนท้ี ี่เลยกาหนดไปแล้วไดอ้ ย่างละ 5 ชว่ ง เชน่ ตอ้ งการวเิ คราะหห์ น้ที ่เี ลยกาหนดไป 28แล้ว 15, 30, 45, 60, 90 วนั เป็นต้น การกาหนดค่านม้ี ผี ลต่อการดูรายงานวิเคราะหช์ ่วงอายุหนี้

การเพิม่ รายการลงรายวนั เมือ่ Save บันทึกรายวันแล้ว การบันทึกใบต่อไปจะให้โปรแกรมแสดงหน้า VOUCHER ที่บันทึกล่าสุด หรือต้องการให้เป็นช่องหน้าจอว่าง ๆ เพื่อบันทึกรายการใหม่ต่อไป ( แนะนาใหร้ ะบุ วา่ งๆ )การ RUN เลขท่ี VOUCHER เลอื กตวั เลขตงั้ ตน้ ได้ทงั้ แบบ ปี 1=พ.ศ. และ 2 = ค.ศ. ได้RUNNING ด้วยตัวเลข กาหนดใหโ้ ปรแกรม RUNNING ตัวเลขที่ VOUCHER กี่หลักตอ่ จากเลขเดือนเช่น (5101XXXX)รายละเอยี ดหวั VOUCHER ใช้ภาษา สามารถเลือกได้ 1 = ภาษาไทย หรอื 2 =ภาษาอังกฤษ 29กาหนดช่วงวิเคราะห์อายสุ ินค้า กาหนดชว่ งของการเคลื่อนไหวสินค้าเพ่อื พิมพร์ ายงานวิเคราะห์อายุสนิ ค้าทาใหส้ ามารถตรวจสอบว่าได้ว่าสนิ ค้าใดบ้างที่มกี ารเคลอ่ื นไหวช้าหรือเร็วเพ่อื ชว่ ยให้การบริหารสนิ ค้าคงคลังดยี ่งิ ข้นึ

▹ อธิบายการบันทกึ ( หนา้ 4 ) กาหนดให้บนั ทึกบัญชคี า่ 30 Y = ต้องการใชก้ ารกาหนด▹ กรณสี ินทรัพย์ลงบญั ชี เสอ่ื มราคาสินทรัพยท์ ี่สมุด รายวนั เลม่ ใด▹ กาหนด User ระดบั เลม่ เอกสาร สิทธิในการใช้งาน N = ไม่ใช้

อธบิ ายการบนั ทกึ รายละเอยี ดบริษัท หนา้ ท่ี 5จานวนตัวเลขและจุดทศนิยมท่ใี ช้ในการออกรายงาน ซงึ่ ผ้ใู ชส้ ามารถกาหนดคา่ ได้ดงั นี้จานวนหลกั ของจานวนสนิ คา้ กาหนดไดส้ งู สุด 12 หลกั กาหนดทศนยิ ม ได้ 4 ตาแหน่งจานวนหลักราคาสนิ ค้า กาหนดได้สูงสุด 13 หลัก กาหนดทศนิยม ได้ 4 ตาแหนง่จานวนหลกั ของจานวนเงนิ กาหนดได้สูงสุด 14 หลกั กาหนดทศนิยม ได้ 2 ตาแหนง่จานวนหลกั ของมลู ค่าภาษี กาหนดได้สูงสดุ 13 หลกั กาหนดทศนิยม ได้ 2 ตาแหนง่ความยาวของรหัสในการออกรายงานประกอบดว้ ยความยาวของรหัสสาขาในการออกรายงาน กาหนดไดต้ ั้งแต่ 4 - 15 ตัวอกั ษรความยาวของรหัสแผนกในการออกรายงาน กาหนดได้ตง้ั แต่ 4 - 15 ตัวอกั ษรความยาวของรหสั คลงั ที่แสดงบนหนา้ จอทเ่ี มนูทีบ่ ันทกึ รายวนั กาหนดไดต้ ้ังแต่ 4 - 6 ตวั อักษรความยาวของรหสั โครงการในการออกรายงาน กาหนดไดต้ ั้งแต่ 4 - 15 ตัวอกั ษรความยาวของรหสั สินทรัพยใ์ นการออกรายงาน กาหนดไดต้ ั้งแต่ 30 ตัวอักษรความยาวของชื่อหน่วยนบั ในการอกรายงาน กาหนดได้ตง้ั แต่ 30 ตวั อกั ษร 31ความยาวของช่อื สินค้าในการออกรายงาน กาหนดไดต้ ง้ั แต่ 4 - 20 ตัวอกั ษรความยาวของช่อื ลูกค้าในการออกรายงาน กาหนดได้ต้ังแต่ 4 - 20 ตวั อกั ษรความยาวของช่อื เจา้ หนใ้ี นการออกรายงาน กาหนดไดต้ ัง้ แต่ 4 - 20 ตวั อกั ษรโหมดสใี นการพมิ พ์รายงาน 0 = พมิ พส์ ี, 1= พมิ พข์ าวดา

ตัวอย่างท่ี 2 การใชก้ ารเพ่มิ /แกไ้ ข ฐานขอ้ มลู สาขา 31. เลือกเมนคู ุณสมบัติ2. เลือกข้อมูลประจาบรษิ ัท3. แกไ้ ขข้อมลู บรษิ ทั12 32

4. กด (F2) – แกไ้ ข รายชื่อสาขา 5. บันทึกรายละเอียดของ สาขา หน้าที่ 1 33

อธิบายการบนั ทกึ หน้าท่ี 1รหสั สาขา บันทึกได้ทั้งตัวเลข ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ สูงสุดไม่ เกิน 15 หลกั อาจกาหนดขนึ้ เอง หรอื เว้นว่างใหโ้ ปรแกรมสร้างรหัสสาขาใหมใ่ ห้อัตโนมตั ิได้การเพิ่ม/แก้ไข ฐานข้อมูลสาขาช่ือสาขา บันทึกได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ จะเป็นส่วนที่ ปรากฏอยู่บนหัวรายงานต่างๆของสาขาที่อยู่สาขา บันทึกที่อยู่ของสาขา ซึ่งปรากฏในรายงานภาษีต่าง ๆโทรศัพท์ เบอรโ์ ทรศพั ทข์ องสาขาFAX เบอรโ์ ทรสารของสาขาคลังซอื้ หลัก เมอื่ มกี ารบนั ทึกซ้ือสนิ ค้าต้องการให้โปรแกรมแสดงค่า เรม่ิ ตน้ ว่าตอนซอื้ สนิ ค้าจะรบั เข้า 34 คลงั ใด แต่ ทง้ั น้ีผู้ใชส้ ามารถเปลี่ยนคลงั สินค้าอ่ืนได้ที่หน้าการบันทึกรบั สินค้าคลงั ขายหลัก เม่อื มีการบนั ทกึ ขายสินค้า ผ้ใู ต้องการให้โปรแกรม แสดงค่าเรมิ่ ต้นว่าจะขายจากคลงั ใด แตท่ ้ังนี้ผู้ใชส้ ามารถเปลีย่ นคลงั สินค้าอืน่ ได้ทหี่ นา้ INVOICEรปู แบบการ POST ถ้าใสค่ า่ I เม่อื บนั ทึก F10 SAVE รายการต่าง ๆ แล้ว โปรแกรมจะผ่านบญั ชีไป ลงบญั ชีแยกประเภท แต่ยังไม่ POST รายการให้ ผูใ้ ช้งานสามารถกลับไปตรวจสอบ รายการและแก้ไขได้ เพราะถา้ POST รายการแล้วไมส่ ามสารถกลบั ไปแก้ไขได้ ต้องใช้ วธิ กี ารบันทกึ รายการปรับปรงุ ถ้าใส่ค่า ว่าง หมายถึงเมอ่ื มีการบนั ทกึ รายการแล้ว บญั ชีจะ ถูก POST เข้าระบบบญั ชีแยกประเภททันที มผี ลให้รายการนั้น ไม่สามารถแก้ไขได้อีก

บนั ทกึ หมายเหตหุ น้า VOUCHER S = บนั ทกึ ช่อื ลกู หน้ี/เจา้ หน้ใี น VOUCHER ดว้ ยช่ือยอ่ (กรณที ี่ให้โปรแกรมลงรายวันอตั โนมตั ิ) N = บนั ทึกด้วยชื่อเตม็ ( กรณีท่ีให้โปรแกรมลงรายวนั อัตโนมัติ )การเพมิ่ /แก้ไข ฐานขอ้ มลู สาขา ถา้ เวน้ วา่ งไว้ กรณจี ่ายเช็คโปรแกรมจะลงบัญชอี ัตโนมตั ิ ให้ตามสมดุ บัญชเี งินฝาก (กรณีเช็คจ่าย) สภาวะทว่ั ไป (มักเปน็ บญั ชเี ครดติ บญั ชีเช็คค้างจ่าย) ถา้ ระบุชอื่ สมดุ เงนิ ฝาก ให้เลือกสมุดบัญชกี ระแสรายวนั ที่ต้องการเพียงเลม่ เดียว เพอื่ ใหโ้ ปรแกรมลงบัญชอี ัตโนมัติเครดิตบัญชีสมุดเงนิ ฝากนี้เท่าน้ัน (กด Lock Up เพอื่ เลอื กฐานขอ้ มลู สมุดเงนิ ฝาก) 35

อธบิ ายการบันทกึ หน้าท่ี 2 วา่ ง หมายถงึ รวมรายการจานวนเงินตามเชค็ ทกุ ใบเป็น ยอดเดยี วในใบนาฝากบัญชีบนั ทึกบญั ชีแบบ VOUCHER ใบนาฝาก เช่น เดบติ บญั ชีเงนิ ฝากกระแสรายวนั 10,000 เครดติ บัญชเี ชค็ รบั ยังไมน่ าเข้า 10,000 36 1 หมายถึง กาหนดให้โปรแกรมลงบัญชี VOUCHER ใบ นาฝากแบบ แตกรายการตามเชค็ โปรแกรมจะลงบัญชแี ตกรายการเชค็ รบั ยงั ไม่นา เขา้ แยกเปน็ เช็คแตล่ ะใบใน VOUCHER ใบนาฝาก เชน่ เดบติ บญั ชีเงนิ ฝากกระแสรายวัน 5,000 บัญชีเงนิ ฝากกระแสรายวัน 5,000 เครดติ บญั ชีเช็ครบั ยงั ไมน่ าเขา้ 10,000 2 หมายถึง กาหนดใหโ้ ปรแกรมลงบญั ชี VOUCHER ใบนาฝากแตก รายการตามเชค็ และตามสมดุ เงินฝาธนาคาร โปรแกรมจะลงบัญชี แยกจานวนเงนิ เดบิต เครดิต ตามสมุดบัญชีเงิน ฝากของเชค็ แต่ละใบ ใน VOUCHER ใบนาฝาก เชน่ เดบิต บัญชเี งนิ ฝากกระแสรายวนั 5,000 บญั ชีเงินฝากกระแสรายวัน 5,000 เครดติ บัญชเี ช็ครบั ยงั ไมน่ าเขา้ 5,000 บัญชีเชค็ รับยงั ไมน่ าเขา้ 5,000

ลงบญั ชีเอกสารใบนาฝาก วา่ ง = ลงบัญชแี บบปกติ A = ลงบัญชคี า่ ธรรมเนยี ม ธนาคารทเ่ี อกสารใบนาฝากระบุการกาหนดราคาในเอกสารซอ้ื ว่าง = ใช้ราคาตามลาดับขั้นการกาหนดราคา1 = ใช้ตามเอกสารอ้างองิระบุการกาหนดราคาในเอกสารขาย ว่าง = ใชร้ าคาตามลาดบั ขั้นการกาหนดราคา1 = ใช้ตามเอกสารอ้างอิง6. เม่อื บนั ทกึ ข้อมลู สาขาเรียบร้อยแล้ว กด F10 SAVE เพอ่ื บนั ทกึ ขอ้ มูลสาขา และกด Esc ยกเลิก เพื่อออกจากหนา้ จอนี้ 37

ตัวอย่างท่ี 3 การใชก้ าร เพ่มิ / แก้ไข รายชื่อแผนก การเพิ่ม / แกไ้ ข รายชือ่ แผนก 1. เลือก เมนูคุณสมบัติ 2. เลอื ก ขอ้ มลู ประจาบริษัท 3. เลอื ก เพิ่ม / แกไ้ ข รายช่ือแผนก12 3 38

4. กด (F2) – แกไ้ ข รายชอ่ื แผนก ที่มอี ย่แู ลว้ 39 5. กด (F3) – เพ่ิม รายช่ือ แผนก

6. ใส่รายละเอียดให้ครบแล้วกด F10 บันทึก 40อธิบายการบนั ทกึ หนา้ จอการบันทกึ รายช่ือแผนกรหสั แผนก บันทึกได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ สูงสุดไม่เกิน 15 หลกั ผูใ้ ช้อาจกาหนดรหัสขึ้นเองหรือเว้นว่างไว้เพื่อใหโ้ ปรแกรมสร้างรหัสอัตโนมัติให้ก็ได้ช่ือแผนก บันทึกได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ สูงสุดได้ไม่ เกิน 40 ตัวอกั ษร จะเป็นสว่ นที่ ปรากฎอยบู่ นหวั รายงานต่าง ๆรหสั ฝา่ ย เชอ่ื มโยงฐานขอ้ มูลของแผนกใหก้ ับฝ่ายท่ีแผนกนอ้ี ยู่ใต้ สังกัด เป็นการกาหนดฝ่าย ให้แตล่ ะแผนกมาสงั กัดหากไมม่ ฝี ่ายตน้ สงั กัดแผนกนอี้ าจระบใุ ห้เปน็ ฝ่ายไม่ระบกุ ็ได้

ตวั อย่างท่ี 4 การเปลี่ยนใช้ปี แบบ พ.ศ. ( B.E.) / ค.ศ. ( C.E.) 41ขนั้ ตอน การเปลย่ี นใชป้ ี แบบ พ.ศ. ( B.E.) / ค.ศ. ( C.E.)1. เลอื ก เมนูคณุ สมบตั ิ2. เลอื ก แกไ้ ขสว่ นประกอบ3. เลอื ก เปลย่ี นใชป้ ี แบบ พ.ศ. ( B.E.) / ค.ศ. ( C.E.)12 3

4. รายละเอยี ดใหถ้ กู ตอ้ งแลว้ กด OK 42อธิบายการบนั ทึกใช้ปี แบบ พ.ศ. ( B.C ) และ ค.ศ. ( C.E. ) กดป่มุ DropDown เพอ่ื เลอื กการใชแ้ บบปี พ.ศ.เกบ็ ค่าไว้คราวต่อๆ ไปด้วย กดป่มุ DropDown เพอ่ื เลอื กการเกบ็ คา่ถา้ ตอบใช่ = คา่ ทต่ี งั้ จะคงไวต้ ลอดจนกวา่ จะมี การเปลย่ี นถา้ ตอบไม่ = คา่ ทต่ี งั้ จะคงไวเ้ พยี งการทางานครงั้ น้ี ถา้ เขา้ โปรแกรมใหม่โปรแกรมจะใชค้ า่ เดมิ ทเ่ี คยตงั้ ไวก้ ่อนหน้านนั้

ตวั อย่างที่ 5 การกาหนดหน้าท่ีของผงั บญั ชีในสภาวะทวั่ ไป 43 ขนั้ ตอน การกาหนดหน้าทข่ี องผงั บญั ชใี น สภาวะทวั่ ไป1. เลอื ก เมนูคณุ สมบตั ิ2. เลอื ก ขอ้ มลู ประจาบรษิ ทั3. เลอื ก A – กาหนดหน้าทข่ี องผงั บญั ชใี นสภาวะทวั่ ไป12 3

4. ใสร่ ายละเอยี ดแลว้ กด F10 บนั ทกึ 44

รปู แสดงหน้าจอสภาวการณ์ลงบญั ชแี บบทวั่ ไปอธิบายการบนั ทึก หน้าจอสภาวการณ์ลงบญั ชีในสภาวะทวั่ ไปรหสั สภาวการณ์ บนั ทกึ ไดท้ งั้ ตวั เลข ตวั อกั ษรภาษาไทย ภาษาองั กฤษ สงู สดุ ไมเ่ กนิ 15 หลกั ผใู้ ชอ้ าจกาหนดรหสั ขน้ึ เองหรอื เวน้ วา่ งไวเ้ พอ่ื ใหโ้ ปรแกรมสรา้ งรหสั อตั โนมตั ใิ หก้ ็ได้ 45ช่ือสภาวการณ์ บนั ทกึ ไดท้ งั้ ภาษาไทย และภาษาองั กฤษช่ือหน้าที่ หน้าทข่ี องบญั ชีรหสั บญั ชี รหสั บญั ชที อ่ี ยใู่ นผงั บญั ชี โดยเลอื กมาใหต้ รงกบัหน้าท่ี ทจ่ี ะกาหนดขน้ึช่ือบญั ชี ชอ่ื ของรหสั บญั ชี

อา้ งอิง https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/free-download/ http://akbanchang.aksorn.ac.th/vijai+project59/Projectac59/%E0%B8%84%E 0%B8%B9%E0%B9%88%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B9 46 %82%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B9%81%E0%B8%81%E0%B8%A3%E 0%B8%A1%E0%B8%9A%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%8A%E0%B8 %B5%20Smartbiz.pdf https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/usermanual/

วดิ ิโอการใช้ 47งานSmartbizเบื้องต้น

สมาชิก นายรณกร สุหงษา 591222901041 48 นายศุภโชค ปาลกะวงศ์ ณ อยธุ ยา 59122901042 นายอรรถพล ศิลปพนั ธ์ 59122901044 นายจริ พนธ์ มาอุ่น 59122901058 นายจีรวฒั น์ แซ่ฟงุ้ 59122901072

THANKS! 49Any questions?