เอกสารประกอบการอบรมWord

1 เทคนคิ การจัดการเอกสารดว้ ย Microsoft Word อย่างมปี ระสทิ ธิภาพ ศูนยค์ อมพวิ เตอร์ สำนักวิทยบรกิ ำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ มหำวิทยำลัยรำชภัฎลำปำง

2 โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป็นส่วนหนึ่งในชุด Office 2013 ท่ีมีการปรับปรุงความสามารถให้มี ประสิทธิภาพมากข้ึน อีกท้ังยังมีส่วนติดต่อผู้ใช้งาน (Interface) ที่มีการปรับปรุงให้สามารถแสดงเครื่องมือเมื่อผู้ใช้ ต้องการในลักษณะท่ีมีการจัดเรียงและชัดเจน การแสดงตัวอย่างเป็นรูปภาพ หรือแม้แต่องค์ประกอบของเนื้อหาที่ใช้ งานบอ่ ย ๆ ได้อยา่ งงา่ ยดาย 1. กำรเปดิ โปรแกรม Microsoft Word 2013 1. คลิกปุม่ Start บนแถบ Task Bar 2. เลือก All Programs แล้วเลือกไปที่ Microsoft Office 3. เลอื ก Microsoft Office Word 2013 จะเปิดใช้งานโปรแกรมไดท้ ันที

3 2. สว่ นประกอบของโปรแกรม สว่ นประกอบของหน้าจอโปรแกรม Microsoft Word 2013 ประกอบด้วย 1. Quick Access Toolbar เป็นแถบเคร่อื งมอื ทชี่ ่วยให้ผใู้ ช้สามารถเรยี กใชง้ านไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และผใู้ ช้สามารถเพ่ิมปมุ่ คาสั่งทใ่ี ช้งานบ่อยไวใ้ นแถบเคร่ืองมือน้ีได้ 2. Title Bar เปน็ แถบแสดงชอื่ โปรแกรมและชอ่ื ไฟล์ปจั จุบันทกี่ าลังเปิดใช้งาน 3. Ribbon เปน็ แถบทร่ี วบรวมคาสั่งต่าง ๆ เพื่อให้ผใู้ ช้สามารถเลอื กใช้งานไดส้ ะดวกมากข้ึน 4. Status Bar เป็นแถบสถานการณท์ างานปจั จบุ นั บนหน้าจอของ Microsoft Word 2013 5. View Bar เป็นแถบแสดงมมุ มองของเอกสารในรปู แบบต่าง ๆ 3. กำรสรำ้ งเอกสำรแบบใช้แม่แบบ (Templates) เป็นการสร้างเอกสารโดยใช้แม่แบบเอกสารท่ีโปรแกรมได้มีการจัดเตรียมไว้ให้ เพ่ือเป็นแนวทางในการ ดาเนนิ การ ผใู้ ช้สามารถทาได้โดย 1. คลิกเลือกแมแ่ บบท่ีต้องการเม่อื ทาการเปิดโปรแกรม หรอื 2. คลิกเลอื กแท็บไฟล์ (File) ในหนา้ รายการ New แล้วคลกิ เลือกแม่แบบทต่ี อ้ งการ จากน้นั ทาการคลกิ ทส่ี ร้าง (Create)

4 4. กำรใช้บำนหน้ำตำ่ งนำทำงใน Word ในการดาเนินการกับเอกสารผู้ใช้จะพบว่าในการค้นหาหัวข้อต่างๆ มีความยุ่งยาก ในกรณีท่ีเอกสารมีจานวน หน้าค่อนข้างมาก การใช้บานหน้าต่างนาทาง เป็นวิธีการหน่ึงที่จะแสดงหัวข้อต่างๆ ท่ีเราได้พิมพ์ไว้ และทาให้ผู้ใช้ สามารถเขา้ ถงึ หวั ขอ้ ไดอ้ ย่างรวดเร็ว โดยมวี ิธีการคือ 1. คลิก มมุ มอง > บานหนา้ ต่างนาทาง 2. จะปรากฏหนา้ ตา่ งการนาทางทางด้านซา้ ยมอื

5 5. กำรปรบั เปล่ียนมุมมองเอกสำร ในการพิมพ์เอกสารในโปรแกรม Microsoft Word หากตัวอักษรเลก็ หรือใหญ่เกนิ ไป ผใู้ ช้สามารถปรบั เปล่ยี น มมุ มอง หรือขยายขนาดเอกสารได้ตามต้องการ ทง้ั น้ีสามารถดาเนนิ การไดใ้ น 2 ลักษณะ คือ 1. เลอื กแท็บมุมมอง (View) > เลือก ย่อ/ขยาย > กาหนดขนาดท่ีต้องการ แล้วกดป่มุ ตกลง 2. กาหนดขนาดโดยการเล่อื นปรบั ขนาดในส่วนกาหนดขนาดทีอ่ ยูม่ ุมขวาลา่ ง

6 6. ลักษณะของข้อควำม (Style) ในการดาเนนิ การกบั เอกสารผู้ใช้จะพบว่ามสี ่ิงท่ีตอ้ งดาเนินการซา้ กนั อยูห่ ลายประการ อาทิ การจัดรูปแบบให้ ย่อหนา้ และขอ้ ความต่าง ๆ การจัดขนาดของคาอธบิ ายใต้ภาพ เป็นต้น Style เป็นวิธีหนึ่งท่ีช่วยให้ผู้ใช้สามารถทางาน ไดส้ ะดวกมากย่งิ ขน้ึ 6.1 กำรใชง้ ำน Style จำกโปรแกรม ผูใ้ ช้สามารถเลอื กใช้ Style ทโี่ ปรแกรม Microsoft Word 2013 ได้กาหนดคา่ เร่ิมต้นมาใหแ้ ลว้ ดงั นี้ 1. เลอื กแทบ็ หน้าแรก (Home) เลือกขอ้ ความทตี่ ้องการกาหนดใหเ้ ป็น Style ตา่ ง ๆ 2. เลอื กรปู แบบ Style ท่ีต้องการ จากแถบ Ribbon Style 6.2 กำรแก้ไข Style 1. เลอื กแท็บหนา้ แรก (Home) คลกิ เลอื กแบบ Style ทตี่ อ้ งการแกไ้ ขจาก Ribbon 2. คลิกขวาแลว้ เลือกแกไ้ ข (Modify) 3. ทาการแก้ไข Style ตามตอ้ งการ เมอ่ื ไดร้ ปู แบบที่ตอ้ งการแลว้ กดปมุ่ OK 6.3 กำรสรำ้ ง Style ด้วยตนเอง

7 (Modify) 1. เลอื กข้อความท่ีต้องการกาหนดให้เป็น Style ใหม่ 2. จัดรปู แบบตามต้องการ 3. เลือกแทบ็ หน้าแรก (Home) คลกิ Dropdown ท่แี ถบ Ribbon Style 4. เลือกสรา้ งลักษณะ (Create a Style) หากต้องการแก้ไขเพ่มิ เติมให้คลกิ ปมุ่ แก้ไข 5. ต้ังชอื่ Style แล้วกดปุ่ม OK 6.4 กำรลบลักษณะ 1. เลือกแท็บหนา้ แรก (Home) คลิกมุมขวาลา่ งของแถบ Ribbon Style จะปรากฏ หนา้ ตา่ ง Style 2. เลือกชื่อ Style ทีไ่ มต่ อ้ งการแลว้ คลกิ ขวาเลอื กลบ (Delete) 3. โปรแกรม Microsoft Word 2013 จะแจง้ ใหย้ ืนยันการลบ กดปมุ่ OK 7. กำรกำหนดเคร่ืองหมำยและเลขลำดับหนำ้ หัวข้อ การจัดลาดับหัวข้อหลัก หัวข้อย่อยเพ่ือแสดงลาดับความสาคัญ จะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจเนื้อหา และ จาแนกความสาคญั ไดอ้ ยา่ งเหมาะสม ท้งั นีม้ ีวิธกี ารดาเนนิ การทเ่ี ก่ยี วข้องดงั นี้

8 7.1 กำรกำหนดเครือ่ งหมำยหน้ำหวั ข้อ การกาหนดเคร่อื งหมายหนา้ หวั ขอ้ ผู้ใชส้ ามารถดาเนินการได้ดังน้ี 1. เลอื กขอ้ ความที่ตอ้ งการกาหนดเคร่ืองหมายหน้าหวั ขอ้ 2. เลอื กเคร่อื งมือ Bullet ทแ่ี ทบ็ เครอื่ งมือหนา้ หลกั (Home) 3. เลือกรปู แบบเครื่องหมายหน้าหวั ขอ้ ทตี่ อ้ งการ 8.2 กำรเปลี่ยนรปู แบบเครือ่ งหมำยหนำ้ หวั ข้อ ในกรณีที่เคร่ืองหมายหน้าหัวข้อไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถเลือกรูปแบบอ่ืนเพ่ือ นามาใช้งานไดด้ ังนี้ 1. เลือกคลมุ ข้อความท่ตี อ้ งการเปล่ยี นแปลงเคร่อื งหมายหัวขอ้ 2. เลือกเคร่อื งมือ Bullet ท่แี ทบ็ เครื่องมอื หน้าหลัก (Home) 3. คลิกเลอื กรายการ กาหนดสัญลกั ษณ์แสดงหัวขอ้ ย่อยใหม่ (Define New Bullet) 4. คลิกเลอื กปมุ่ สัญลักษณ์ (Symbol) เพอ่ื เลอื กรปู แบบทีต่ ้องการ 5. คลิกเลอื กสญั ลักษณ์ทต่ี ้องการ 6. คลกิ ป่มุ OK

9 8.3 กำรกำหนดหมำยเลขหนำ้ หวั ขอ้ หากผ้ใู ชไ้ ม่ต้องการใชส้ ัญลกั ษณ์เพือ่ แสดงหัวข้อย่อย สามารถใช้ตวั เลขหรือตวั อกั ษรแทนได้ โดยมีวิธีการดาเนินการดังน้ี 1. เลอื กข้อความทต่ี อ้ งการกาหนดหมายเลขหนา้ หวั ข้อ 2. เลือกเคร่ืองมือ Number ที่แทบ็ เคร่อื งมือหนา้ หลกั (Home) 3. เลือกรูปแบบเคร่ืองหมายหนา้ หัวข้อทต่ี อ้ งการ 8.4 กำรกำหนดหมำยเลขลำดับหนำ้ หวั ข้อ

10 ในการพมิ พเ์ อกสารทม่ี ีหมายเลขหวั ขอ้ ต่อเนื่องกนั และมีลาดับตวั เลขเป็นหัวขอ้ หลัก อาทิ 1.1 , 1.2 , 2.1 , 2.1.1 เป็นต้น สามารถดาเนินการได้ดงั น้ี 1. คลกิ เลอื กขอ้ ความที่ต้องการกาหนดหมาเลขลาดบั หน้าหัวข้อ 2. คลกิ เลอื กเครอื่ งมือรายการหลายระดับ (Multilevel List) ทแ่ี ท็บ Home 3. คลกิ เลอื กรปู แบบหมายเลขลาดับหนา้ หัวข้อท่ตี อ้ งการ 8.5 กำรกำหนดรปู แบบหมำยเลขลำดบั หนำ้ หัวข้อ หากผใู้ ช้ตอ้ งการกาหนดรปู แบบของเลขลาดบั เอง ผ้ใู ช้สามารถดาเนินการไดด้ งั นี้ 1. เลือกคลุมขอ้ ความที่ตอ้ งการเปลย่ี นแปลงหมายเลขลาดบั หัวข้อ 2. เลือกเครื่องมือรายการหลายระดับ (Multilevel List) ท่แี ท็บ Home 3. คลกิ เลือกรายการกาหนดรายการหลายระดับใหม่ (Define New Multilevel List) 4. คลกิ เลือกระดบั ท่ีตอ้ งการเปลี่ยนรูปแบบในช่องคลิกเลือกระดบั เพื่อปรับปรุง (Click level to Modify) 5. คลิกเลือกรปู แบบที่ต้องการในชอ่ ง สไตล์ตวั เลขสาหรับระดับน้ี (Number style to this level) 6. คลิกปมุ่ OK

11 9. กำรดำเนินกำรกบั เอกสำร การดาเนินการกับเอกสารเป็นการดาเนินการที่เกย่ี วข้องกบั การจัดการรปู แบบของกระดาษท่ีจะพมิ พ์ ประกอบดว้ ยเนื้อหาดังน้ี 9.1 กำรกำหนดขนำดระยะของ (Margins) และตำแหนง่ ของข้อมูลในกระดำษ ผู้ใช้สามารถกาหนดระยะขอบของกระดาษเพอื่ ให้ข้อมลู ท่พี ิมพ์น้ันเม่ือทาการพิมพอ์ อกเป็นกระดาษ มีความเหมาะสมในการนาไปใช้งาน โดยมีขัน้ ตอนดงั นี้ 1. คลิกเลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) 2. คลกิ เลือกเคร่ืองมือระยะขอบ จากนน้ั เลอื กคาสง่ั ระยะขอบแบบกาหนดเอง 3. กาหนดระยะขอบกระดาษที่ต้องการในช่องระยะขอบ (Margins) 4. กาหนดแนวการพมิ พ์ท่ีการวางแนว (Orientation)

12 5. คลกิ ป่มุ OK 9.2 กำรเปลี่ยนหนว่ ยในกำรตง้ั คำ่ หนำ้ กระดำษ ในบางกรณีผู้ใช้อาจต้องการเปลีย่ นหน่วยในการดาเนินการกับเอกสาร จากเซนตเิ มตรเป็นนิ้ว หรือ จากนิ้วเปน็ เซนติเมตร ผู้ใชส้ ามารถดาเนินการได้ดงั นี้ 1. คลกิ ที่ไฟล์ (File) ไปทีต่ วั เลอื ก (Option) ไปที่ข้นั สงู (Advance) 2. เลื่อนหาหวั ขอ้ แสดง (Display) 3. หาการแสดงการวดั ในหนว่ ยของ (Show measurements in units of) 4. ทาการเลือกหนว่ ยท่ตี ้องการเปล่ียน 5. คลกิ ปมุ่ OK

13 9.3 กำรใสข่ ้อควำมหัวกระดำษและท้ำยกระดำษ ในตาแหน่งของหวั กระดาษและท้ายกระดาษ ผใู้ ช้สามารถใส่ขอ้ ความ หมายเลขหนา้ หรือรูปภาพได้ โดยมีการดาเนินการดงั นี้ 1. คลิกเลอื กแทบ็ แทรก (Insert) หัวกระดาษและทา้ ยกระดาษ (Header & Footer) 2. ผใู้ ชส้ ามารถกาหนดรปู แบบหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ทีแ่ ทบ็ เคร่ืองมือหวั กระดาษ และทา้ ยกระดาษ (Header & Footer Tools)

14 3. ในกรณที ีผ่ ู้ใชต้ ้องการใหม้ เี น้ือหาในสว่ นหวั กระดาษ และท้ายกระดาษแตกต่างกัน สามารถทาไดโ้ ดยคลกิ ทีก่ ลมุ่ ตัวเลอื ก (Options) แลว้ เลอื กค่าทีต่ ้องการ 9.4 กำรตง้ั ค่ำหน้ำกระดำษใหม้ ีท้ังเอกสำรแนวนอน และแนวตั้งในไฟล์เดยี วกัน ในบางคร้งั การดาเนินการจัดทาเอกสาร อาจมีเอกสารทีม่ รี ูปแบบแตกต่างกันไป โดยผใู้ ชส้ ามารถ กาหนดให้เอกสารมรี ปู แบบแนวต้งั หรือแนวนอนในไฟล์เดียวกันไดด้ งั นี้ 1. คลิกแท็บเค้าโครงหนา้ กระดาษ (Page Layout) ในกลมุ่ ตั้งคา่ หน้ากระดาษ (Page Setup) 2. คลิกท่ีคาสัง่ ตัวแบ่ง (Breaks) 3. ไปทีก่ ลุ่มคาส่งั ตวั แบ่งสว่ น (Section Break) เลอื ก หน้าถัดไป (Next Page)

15 4. จากนนั้ เลือกการต้ังค่าทีต่ ้องการ 10. กำรทำสำรบัญ ในการจัดทาสารบัญเพ่ือแสดงหัวข้อเรื่องและการเรียงลาดับในแต่ส่วนของเอกสาร Microsoft Word 2013 จะทาการดึงข้อมูลเฉพาะข้อความท่ีใช้สไตล์ “หัวเร่ือง” เท่านั้น หากผู้ใช้ต้องการดาเนินการจะต้องเปลี่ยนหัวข้อท่ี ตอ้ งการนามาทาสารบญั ให้มีสไตลเ์ ปน็ หัวเรื่องเสยี ก่อน และดาเนนิ การดงั นี้ 1. คลกิ เลือกตาแหน่งท่ตี ้องการใสส่ ารบัญ 2. เลอื กแทบ็ การอ้างองิ (References) ในส่วนของสารบัญ (Table of Contents) 3. คลกิ ไอคอนสารบัญ (Table of Contents) 4. เลอื กรูปแบบของสารบญั (Table of Contents) ที่ต้องการตามรูปแบบที่มีให้

16 5. หากตอ้ งการแกไ้ ขหรอื ปรับปรุงขอ้ มูล ภายหลงั จากการสร้างสารบญั แล้ว ผใู้ ชส้ ามารถคลิกที่ อปั เดตสารบญั เพื่อแก้ไขข้อมูลให้เปน็ ปจั จุบนั ได้ โดยในการอปั เดต จะมีรูปแบบในการอัปเดต 2 รูปแบบคือ - การเปล่ียนแปลงเฉพาะหมายเลขหนา้ (Update page numbers only) - การเปล่ยี นหวั ขอ้ สารบัญและหมายเลขหนา้ (Update entire table) 11. กำรทำบรรณำนกุ รมและกำรอำ้ งอิง ในการจดั ทาบรรณานกุ รมโดยใช้ตัวช่วยเหลอื ของ Microsoft Word น้นั ผู้ใชจ้ ะตอ้ งดาเนนิ การในการอ้างอิง ข้อมูลกอ่ น ทั้งน้ใี นการอ้างองิ ข้อมูลสามารถดาเนนิ การได้ดังนี้ 11.1 กำรจดั ทำเชิงอรรถ 1. คลิกตาแหนง่ ที่คณุ ต้องการอ้างอิงไปยังเชงิ อรรถหรืออ้างอิงทา้ ยเร่ือง 2. บนแทบ็ การอ้างองิ > เลอื กแทรกเชงิ อรรถ หรืออา้ งอิงท้ายเร่ืองที่แทรก

17 3. ใส่คาอธิบายในเชงิ อรรถหรืออ้างองิ ทา้ ยเรอื่ ง 4. กลบั ไปตาแหน่งเดิมในเอกสาร โดยการคลกิ สองคร้งั ทห่ี มายเลขหรือสญั ลักษณ์ทจ่ี ดุ เริ่มตน้ ของบันทกึ ย่อ 11.2 กำรอ้ำงอิง ในการอ้างอิงเอกสารหรือเวบ็ ไซต์ท่ีนามาประกอบการดาเนินงาน เพอื่ เชื่อมโยงไปยงั การทา บรรณานกุ รมอตั โนมตั ิ สามารถทาไดโ้ ดย 1. วางตาแหน่งของเคอรเ์ ซอร์ทส่ี ่วนท้ายของข้อความในตาแหนง่ ท่ตี อ้ งการอา้ งองิ 2. เลือกแทบ็ การอ้างอิง > ในสว่ นขอ้ มูลอ้างองิ และบรรณานุกรม เลือกส่วนของสไตล์ 3. เลอื กแทรกข้อมูลอ้างองิ > เลือกเพ่ิมแหลง่ ข้อมลู ใหม่ และกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับ แหลง่ ข้อมูล

18 4. วางเคอรเ์ ซอร์ของคุณที่ส่วนท้ายของข้อความคุณต้องการอ้างองิ 5. ไปทีก่ ารอา้ งอิง >แทรกข้อมลู อ้างอิง และเลือกแหลง่ อา้ งอิงทีต่ ้องการ 6. เมื่อต้องการเพิ่มรายละเอยี ด เช่นหมายเลขหนา้ สามารถดาเนินการไดโ้ ดย เลือกตวั เลือก ข้อมูลอา้ งอิง จากนัน้ เลือกแก้ไขข้อมูลอา้ งอิง 11.3 กำรสร้ำงบรรณำนกุ รม ในการดาเนินการเม่ือผู้ใช้ทาการสร้างแหล่งอา้ งอิงข้อมลู แลว้ ผ้ใู ชส้ ามารถใชค้ าส่ังเพ่ือให้ Microsoft Word ทาการสร้างบรรณานุกรมให้โดยอัตโนมัติ ซ่งึ ดาเนนิ การดังน้ี

19 1. วางเคอร์เซอร์ของคุณทตี่ ้องสรา้ งบรรณานกุ รม 2. ไปที่การอา้ งองิ >บรรณานุกรม และเลือกรปู แบบ