แสกน E - Office 2

คู่มอื ขัน้ ตอนการใช้ ระบบสานักงานอตั โนมัติ (E - Office) ก | ห น้ า

คานา คู่ มื อ ฉ บั บ น้ี เ ป็ น ส่ ว น ห นึ่ ง ข อ ง โ ค ร ง ก า ร ท่ี เ ก่ี ย ว กั บ ก า ร ฝึ ก ประสบการณ์ในหน่วยงานและนาความรู้ความสามารถท่ีได้เรียนรู้จากสาขา มาตรวจทานความถูกต้องในคู่มอื ฉบบั นี้ เพอื่ เปน็ การเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพในการ ปฏิบัติงานขององค์กรและการใช้เทคโนโลยีในปัจจุบันท่ีนาเข้ามาควบคู่กับ การทางานในองค์กร ประกอบด้วย การใช้ระบบสานักงานอัตโนมัติ ระบบ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตรวจสอบหนังสอื เข้าใหม,่ ตรวจสอบหนงั สือเวียนใหม่ , ส่งหนงั สอื ใหม่ ,คน้ หาหนงั สอื ซ่ึงได้แสดงใหเ้ ห็นถงึ ข้นั ตอนในการปฏิบัตงิ าน รายละเอียดงาน และมาตรฐานคุณภาพงาน เปรียบเสมือนแผนที่บอก เสน้ ทางการทางานทม่ี จี ุดเรม่ิ ต้นและส้ินสุดของกระบวนการ เพอ่ื กาหนดเป็น มาตรฐานในการปฏิบตั ิงาน ไดง้ านทีม่ คี ุณภาพตามที่กาหนด ผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงว่านอกจากประโยชน์ของผู้ปฏิบัติงาน โดยตรงแล้ว ยงั จะเป็นประโยชน์ตอ่ ผ้ทู ่ีต้องการศึกษาเพ่ือให้เกดิ ความรคู้ วาม เข้าใจถึงข้ันตอน และรายละเอียดของกระบวนการต่าง ๆ เป็นแนวทางหนึ่ง ในการประชาสัมพันธ์เพือ่ สร้างความเข้าใจในการปฏิบตั งิ านในองค์กร ผูจ้ ัดทา วภิ าดา ทิพยาปญั ญา ข | ห น้ า

สารบัญ เร่อื ง หนา้ หน้าปก..........................................................................................................ก คานา.............................................................................................................ข สารบญั ..........................................................................................................ค การใช้งานระบบสานักงานอัตโนมตั ิ...............................................................1 การเรยี กใช้ระบบสานักงานอตั โนมตั ิ..............................................1 ระบบเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส.์ .........................................................................3 ตรวจสอบหนังสือเข้าใหม,่ ตรวจสอบหนังสือเวียนเขา้ ใหม่…………4 สง่ หนังสอื ใหม.่ ...............................................................................6 ค้นหาหนังสอื ...............................................................................10 ค | ห น้ า

การใชง้ านระบบสานักงานอตั โนมัติ การเรียกใชร้ ะบบสานกั งานอัตโนมัติ เรยี กใช้ระบบสานกั งานอตั โนมัติ โดยการเปิดโปรแกรม Browser (Internet Explorer) ใส่ URL http://it-programmer.doh.go.th:8080/e-office_DOH/ (ตัวอยา่ งเวบ็ ไซต์ กรมทางหลวง) ระบบ Internet การเข้าสู่ระบบ (Log in) ช่อื ผู้ใช้ = “ชือ่ บุคคล” รหสั ผ่าน = “1234” (ควรเปลีย่ นเมอื่ เขา้ ระบบครั้งแรก) เลอื กหนว่ ยงาน = “แขวงทางหลวงเชียงใหม่ท่ี 1” (หนว่ ยงานที่รับผิดชอบ) 1 | ห น้ า

กดปุม่ เพอื่ เขา้ สูร่ ะบบ 2 | ห น้ า

ระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ เมนูตา่ ง ๆ ของระบบเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ • ตรวจสอบหนังสือเขา้ ใหม่ สาหรบั ตรวจสอบหนงั สอื ปกติ (หนังสือท่สี ง่ ถงึ ตวั บุคคลหรือผอู้ านวยการกองฯ หรือ ผอู้ านวยการกลุ่ม / ฝา่ ยตา่ ง ๆ ) เข้าใหม่ • ตรวจสอบหนงั สอื เวียนเข้าใหม่ สาหรบั ตรวจสอบหนงั สอื เวยี น (หนังสอื เวียน ส่งถงึ ทุกบคุ คลในองค์กรเข้าใหม่) • สง่ หนงั สอื ใหม่ สาหรับส่งหนงั สอื ใหม่ • ทะเบียน -> หนงั สือเวียน สาหรับตรวจสอบหนังสอื เวียนทที่ าการ รบั ทราบแล้ว • ทะเบียน -> รบั หนังสอื สาหรบั ตรวจสอบหนังสอื รับทรี่ ับทราบแลว้ • ทะเบียน -> ส่งหนงั สอื สาหรับตรวจสอบหนงั สือทส่ี ง่ ออกไปแล้ว • คน้ หา -> หนงั สอื อยา่ งละเอยี ด สาหรับคน้ หาหนงั สอื รับ – สง่ และ หนังสือเวยี น • ติดตาม -> หนังสือ (Work Flows) สาหรบั ค้นหาหนังสือ รบั – ส่ง และ หนังสอื เวียน 3 | ห น้ า

ตรวจสอบหนงั สือเขา้ ใหม่, ตรวจสอบหนงั สือเวียนเขา้ ใหม่ กดปุ่ม เพอ่ื รบั หนงั สอื ทั้งหมด หรือคลิกเลือกเฉพาะหนงั สือทต่ี อ้ งการ กดปุม่ เพ่ือรับหนงั สอื ท่ไี ดท้ าการเลอื กไว้ 4 | ห น้ า

กดปุ่ม เพ่อื รบั หนังสอื เวยี นทงั้ หมด หรือคลิกเฉพาะหนงั สอื ที่ตอ้ งการ กดปุ่ม เพ่อื รบั หนังสือเวียนท่ีไดท้ าการเลอื กไว้ 5 | ห น้ า

ส่งหนงั สือใหม่ กาหนด ช้ันความเร็ว, เรื่อง และส่งถึงบุคคลไหน (เรียน) ถ้าเป็น หนงั สือเวยี นหรือปดิ ประกาศ ใหเ้ ลอื กหัวขอ้ หนงั สือเวียน, ปดิ ประกาศ, ถา้ ส่ง ถึงบคุ คล หรือกล่มุ บุคคล ให้เลือกหวั ข้อ เลอื กส่งเฉพาะบุคคลทตี่ ้องการ 6 | ห น้ า

กาหนดหนังสืออา้ งอิง (ถา้ มี) แนบไฟล์ตามที่ตอ้ งการ โดยชอ่ื ไฟลท์ ่จี ะสง่ ควรเป็นภาษาองั กฤษหรอื ตัวเลข ห้ามมชี อ่ งว่าง หรือ “.” หรอื “/” กาหนดรายละเอยี ดความตอ้ งการ กดปุ่ม เมื่อกาหนดรายละเอยี ดเรยี บร้อยแลว้ 7 | ห น้ า

เม่ือส่งหนังสือแล้วเข้าสู่ระบบ ทะเบียนหนังสือส่ง โดยอัตโนมัติ ถ้า ตอ้ งการสง่ หนงั สอื ใหม่ ให้กดเมนสู ง่ หนงั สอื ใหม่อีกคร้ัง 8 | ห น้ า

คน้ หาหนังสอื กาหนดเงือ่ นไขตา่ ง ๆ ตามตอ้ งการแล้วกดปมุ่ คน้ หา ตอ้ งการออกจากระบบเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กดปุ่ม 9 | ห น้ า