โครงการฝึกงาน E - Office จ้า2

ค่มู อื ขนั้ ตอนการใช้ ระบบสานกั งานอัตโนมตั ิ ระบบยนื่ ใบลาและระบบจองหอ้ งประชมุ (E - Office) ก | ห น้ า

คานา คู่มือฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการที่เกี่ยวกับ การฝึก ประสบการณ์ในหน่วยงานและนาความรู้ความสามารถที่ได้เรียนรู้จากสาขา มาตรวจทานความถูกตอ้ งในคู่มือฉบับน้ี เพอ่ื เปน็ การเพม่ิ ประสิทธภิ าพในการ ปฏิบัติงานขององค์กรและการใช้เทคโนโลยีในปัจจุบันที่นามาควบคู่กับการ ทางานในองค์กร ผู้จดั ทาได้เห็นความสาคญั ของระบบย่นื ใบลาและระบบจอง หอ้ งประชุมท่ีมีความจาเป็นในการปฏิบัติงานในหน่วยงาน ซ่ึงในคู่มือที่จัดทา ขึ้นมาแสดงให้เห็นถึงข้ันตอนในการปฏิบัติงาน รายละเอียดงาน และ มาตรฐานคุณภาพงาน เปรียบเสมือนแผนท่ีบอกเส้นทางการทางานที่มี จุดเริ่มต้นและส้ินสุดของกระบวนการ เพื่อกาหนดเป็นมาตรฐานในการ ปฏบิ ตั งิ าน ได้งานท่ีมีคุณภาพตามท่กี าหนด ผู้จัดทาหวังเ ป็นอย่างยิ่งว่านอกจากป ระโยชน์ขอ งผู้ปฏิบัติงา น โดยตรงแล้ว ยงั จะเป็นประโยชน์ต่อผทู้ ี่ต้องการศกึ ษาเพื่อใหเ้ กิดความรคู้ วาม เข้าใจถึงข้ันตอน และรายละเอียดของกระบวนการต่าง ๆ เป็นแนวทางหน่ึง ในการประชาสมั พนั ธเ์ พ่ือสร้างความเขา้ ใจในการปฏิบัติงานในองคก์ ร ผู้จัดทา วิภาดา ทิพยาปญั ญา ข | ห น้ า

สารบัญ เร่อื ง หน้า หน้าปก..........................................................................................................ก คานา.............................................................................................................ข สารบญั ..........................................................................................................ค ระบบย่นื ใบลา................................................................................................1 การยน่ื ใบลา...................................................................................1 ระเบียบวา่ ด้วยการลา....................................................................2 แบบใบลาป่วย ลาคลอดบตุ ร ลากจิ ...............................................3 แบบใบลาพกั ผ่อน..........................................................................9 ยกเลกิ ใบลา..................................................................................10 ระบบจองห้องประชุม..................................................................................12 ตารางการใชห้ อ้ งประชุม..............................................................14 ตารางห้องประชมุ ว่าง..................................................................15 จองห้องประชมุ ............................................................................17 รายงานการใช้หอ้ งประชุม...........................................................23 ข้อมูลหอ้ งประชมุ .........................................................................25 ค | ห น้ า

ระบบยน่ื ใบลา การยนื่ ใบลา บุคลากรทุกคนท่ีต้องการย่นื ใบลาจะตอ้ งดาเนินการ ทั้งหมด โดยมขี ั้นตอนดังน้ี คลิกเลอื ก “ระบบยื่นใบลา” หนา้ จอจะปรากฏ ดังรปู 1 | ห น้ า

ระเบยี บว่าด้วยการลา เปน็ ข้อมูลเกีย่ วกบั ระเบียบการลาต่าง ๆ ของข้าราชการ คลิกเลอื ก “ระเบียบว่าด้วยการลา” จะปรากฏหน้าจอดงั รปู 2 | ห น้ า

แบบใบลาปว่ ย ลาคลอดบตุ ร ลากิจ คลิกเลือก “ลาป่วย ลาคลอดบุตร ลากิจสว่ นตัว” จะปรากฏดงั รูป ในหนา้ จอประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ - ขอ้ มลู สว่ นตวั - ยน่ื ใบลา 3 | ห น้ า

กรณีท่ีต้องการทราบข้อมูลส่วนตัว คลิกเลือก แถบ ข้อมูลส่วนตัว ระบบจะทาการดึง ข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ระบบมา แสดง ดังรปู กรณีทต่ี ้องการย่นื ใบลา ใหผ้ ใู้ ชร้ ะบบกรอกข้อมลู ตามแบบฟอรม์ ใหเ้ รยี บเรียง ดังรปู 4 | ห น้ า

เมอื่ กรอกข้อมลู ตามแบบฟอร์มทีก่ าหนดแลว้ กดปุ่ม “สง่ แบบคาขอ” ในกรณที ีต่ อ้ งการย่นื ใบลา กดปมุ่ “ลา้ งข้อความ” ในกรณที ต่ี ้องการล้างข้อความท่ี กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม เมอื่ สง่ แบบคาขอและยืนยันคาขอแล้วจะปรากฏดังรปู จากหนา้ จอ จะปรากฏรายละเอยี ด เลขที่ใบลา จะเปน็ เลขท่ใี บลาตามปี พร้อมทั้งแสดงสถานะ ซ่ึงจะเป็นกรณีที่ยังไม่ผ่านการเห็นชอบ และจะสามารถดาเนินการ ได้เฉพาะในสว่ นของใบลาตวั เองเท่านั้น คือ “..--> แกไ้ ข” กรณีที่ตอ้ งการแก้ไขขอ้ มูล “..--> ลบ” กรณที ่ตี ้องการลบขอ้ มลู “..--> พิมพ์” กรณีท่ีต้องการพิมพ์ใบลาออกทาง เคร่ืองพมิ พ์ 5 | ห น้ า

เรอื่ ง แสดงรายละเอียดของประเภทการลา คาสัง่ แสดงสถานะของใบลาดังน้ี - รอพิจารณา สถานะยังไม่ผา่ นการอนุมตั ิ - อนมุ ัติ - ไมอ่ นุมตั ิ - ยกเลิกใบลา กรณีท่ีใบลารอการพิจารณาเห็นชอบจาก ผอ.กลุ่ม/ฝ่าย และ ต้องการแก้ไข รายละเอียดการลาเอง คลิกเลือก “แก้ไข” เพ่ือเข้า ไปแกไ้ ขใบลา จะปรากฏหนา้ จอดังรปู กดปมุ่ “แก้ไขข้อมูล” ในกรณีทแ่ี ก้ไขข้อมลู กดปุ่ม “ยกเลิก” ในกรณีท่ีตอ้ งการยกเลกิ ข้อมลู ใน แบบฟอร์ม 6 | ห น้ า

คลิกเลอื ก “ลบ” เม่อื ต้องการลบใบลา จะปรากฏดังรูป กดปุ่ม “ลบขอ้ มูล” ในกรณีที่ต้องการแก้ไขข้อมลู กดปุม่ “ยกเลกิ ” ในกรณีทตี่ อ้ งการยกเลิกข้อมูลในแบบฟอร์ม 7 | ห น้ า

คลิกเลือก “พมิ พ์” เม่อื ตอ้ งการพิมพใ์ บลา จะปรากฏดงั รปู 8 | ห น้ า

แบบใบลาพกั ผ่อน คลกิ เลอื ก “ลาพกั ผอ่ น” ให้บันทึกข้อมูลตามแบบฟอรม์ ดังรูป 9 | ห น้ า

ยกเลกิ ใบลา ในการยกเลิกวันลา จะใช้ในกรณที ่ีใบลาผา่ นการอนมุ ตั ิการ ลาเรียบร้อยแล้ว ยกเว้น การลาป่วย ไม่สามารถยกเลิกได้ คลิก เลอื ก “ยกเลิกการลา” จะปรากฏดงั รปู 10 | ห น้ า

เมือ่ สง่ แบบคาขอยกเลกิ ใบลาแลว้ ถ้ามกี ารอนมุ ัติ ระบบจะ ทาการคานวณการลาให้ใหม่ ถ้าเป็นวันลาพกั ผ่อน จะคืนวนั ลา พักผ่อนให้ ดงั รปู 11 | ห น้ า

ระบบจองห้องประชมุ ระบบจองห้องประชุม เป็นระบบที่จัดทาขึ้น เพื่อบริหาร ใช้งานห้องประชุมให้เกิดประสิทธิภาพ ผูใ้ ชง้ านสามารถสบื ค้นเพื่อดู สถานะห้องประชุมว่าง หรือช่วงวันทหี่ ้องประชุมวา่ งสาหรบั การวาง แผนการใช้งาน สามารถทาการจองห้องประชุมน้ันได้ทันที และ ผลลัพธท์ ่ีไดจ้ ากการบันทกึ จะถกู แสดงใหอ้ ยู่ในรูปปฏิทิน เมือ่ ทาการ Log In เขา้ ระบบ คลิกเมาสเ์ ลอื ก ระบบจองห้อง ประชุม โปรแกรมจะแสดงระบบจองหอ้ งประชุม ตามรปู ขา้ งตน้ 12 | ห น้ า

สัญลักษณ์ เมื่อคลิกเมาสโ์ ปรแกรมจะแสดงสว่ นของ การ “จองหอ้ งประชุม” เม่อื คลิกเมาส์ทต่ี ัวเลขในช่องปฏทิ นิ โปรแกรมจะแสดง สว่ นของ “รายงานการใช้ห้องประชมุ ” แสดงวนั ทีป่ จั จบุ ัน lll แสดงวันที่ปจั จบุ นั และวนั ดังกล่าว มีการใช้งาน lll แสดงวนั ทีใ่ นปฏทิ ิน ไมม่ ขี อ้ มูลการใชง้ าน และไมใ่ ช่วนั ปจั จบุ นั ของเดอื นทก่ี าลงั แสดงขอ้ มลู lll แสดงวนั ทใ่ี นปฏทิ นิ มขี อ้ มูลการใชง้ าน และไมใ่ ช่ วนั ท่ีปจั จุบนั ของเดือนทกี่ าลังแสดงขอ้ มลู แสดงวนั ที่ในปฏิทนิ ไม่ใชว่ ันที่อยู่ในเดือนที่กาลังแสดงขอ้ มูล 13 | ห น้ า

ตารางการใช้หอ้ งประชุม แสดงการใชง้ านห้องประชุม โดยเลือกหอ้ งประชุมท่ีต้องการแสดงการใชง้ าน จากรูปข้างต้น โปรแกรมจะแสดงเดือนและปี พ.ศ. เปน็ ตวั เร่ิมตน้ แสดงข้อมลู และสามารถเลือกเดือนและปี พ.ศ. ท่ีต้องการ แสดงได้ โดยคลิกเมาส์ท่ี ชอ่ งเดอื น (กุมภาพนั ธ์) ชอ่ งปี (2562) จากนน้ั เลอื กห้องประชุมที่ต้องการแสดง และคลิกเมาส์ที่ “แสดง ข้อมลู ” โปรแกรมจะทาการประมวลผลขอ้ มูลโดยคน้ หารายการใช้ งานของห้องประชุมเดือนและปี พ.ศ. ท่ีตรงตามเงื่อนไข มาแสดงใน ตารางปฏทิ นิ 14 | ห น้ า

ตารางหอ้ งประชุมวา่ ง แสดงรายการใชง้ านห้องประชุมท้ังหมดในรปู แบบของปฏิทนิ ทถี่ ูก บันทึกจาก “จองห้องประชมุ ” ดงั รปู ขน้ั ตอนการแสดงขอ้ มลู 1. คลิกเมาสเ์ ลอื กห้องประชมุ ทีต่ ้องการให้แสดงรายการใช้ งาน ถ้าไม่เลอื กโปรแกรมจะแสดงห้องทงั้ หมดท่ีมีในระบบ 2. เลือกการแสดง เรยี งลาดบั ตามหนว่ ยงาน (แสดงตามกลุ่ม รหสั ผ้ใู ช้งาน) หรอื เรยี งลาดบั ตามตัวอกั ษร 3. เลือกเดือนและปีทตี่ ้องการแสดง โดย Default จะอยู่ท่ี เดือนและปี พ.ศ. ปจั จบุ นั 4. คลิกเมาส์ท่ี “แสดงข้อมูล” 15 | ห น้ า

รายเดือนรปู แบบปฏิทิน สาหรับ “รายเดอื นรูปแบบปฏทิ นิ ” แสดงรูปแบบปฏทิ นิ เหมอื นกับ “ตารางกจิ กรรม” แต่ขอ้ มลู ทีถ่ ูกระบุเป็นข้อมลู ท่ี เหมือนกบั “ตารางกิจกรรมรายวันรวม” รายเดือนรปู แบบตาราง สาหรับ “รายเดอื นรูปแบบตาราง” แสดงรูปแบบปฏิทนิ เหมือนกบั “รายงานกจิ กรรม” แต่ข้อมลู ทถ่ี ูกระบุเป็นข้อมูล ทถ่ี ูก บันทกึ จาก “จัดการกจิ กรรม” และ “การนดั หมาย” 16 | ห น้ า

จองห้องประชุม คลกิ เลอื ก “จองห้องประชุม” จะปรากฏดงั รปู 17 | ห น้ า

จัดการกิจกรรม เป็นการบันทึกกิจกรรมของตัวเอง มีรายละเอียด การใชง้ านดังนี้ การเพมิ่ 1. ระบุขอใชห้ ้องเพื่อ (เรือ่ ง) 2. ระบุหอ้ งประชมุ โดยเลือกจาก Combo Box 3. ระบุวันท่เี รมิ่ ต้นและสน้ิ สดุ จาก 4. ระบุสถานะ เป็นขออนุญาตใช้งาน โดย Default เป็น ขออนญุ าตใชง้ าน 5. ระบุจานวนผู้เข้าร่วมประชุม ในกรณีท่ีต้องมีการ จัดเตรยี มบริการน้า 6. ระบรุ ายละเอียดประชมุ (ถา้ มี) 7. คลิกเมาส์ “บันทึก” จากนั้น โปรแกรมจะแสดงกล่อง ข้อความ “ยืนยัน! คุณต้องการทาการบันทึกรายการน้ี – ใชห่ รือไม่” 8. คลิกเมาส์ “ตกลง” โปรแกรมจะแสดงผลการบันทึก ขอ้ มูลเรยี บร้อยแล้ว 9. คลิกเมาส์ “ตกลง” โปรแกรมจะทาการล้างข้อมูลบน ฟอร์มเพอ่ื รอรบั รายการใหม่ 10. รายการท่ีถูกบันทึกใหม่ จะถูกแสดงในส่วนของ “รายการจองหอ้ งประชุมทง้ั หมด” 18 | ห น้ า

ร รายการการจองห้องประชมุ ทั้งหมด สามารถเลอื กเง่ือนไขการแสดงกจิ กรรมได้ 1. คลกิ เมาส์เลือกเดอื นและปีท่ตี อ้ งการแสดงผล 2. คลกิ เมาส์ “คน้ หา” ข้อมูลกจิ กรรมจะแสดงในตาราง ด้านล่าง ดงั รูป 19 | ห น้ า

การแก้ไข 1. สามารถคลิกเมาส์ที่ “แก้ไข” หน้ารายการในส่วนของ รายการจองห้องประชุมทัง้ หมด ดงั รูป 2. โปรแกรมจะแสดงรายการท่ีคลกิ เมาสเ์ ลือก ในแบบฟอร์ม ดา้ นบน 20 | ห น้ า

3. จากนน้ั ทาการแก้ไข และคลกิ เมาส์ที่ “บันทึก” โปรแกรม ทาการจัดเกบ็ ข้อมูล 21 | ห น้ า

การลบ 1. สามารถคลกิ เมาส์ที่ “ลบ” หน้ารายการในสว่ นของรายการ การจองห้องประชมุ ทั้งหมด ดังรูป 2. โปรแกรมจะใหย้ นื ยันการลบขอ้ มลู คลิกเมาส์ท่ี “ตกลง” 3. รายการทถ่ี ูกเลอื กจะถูกลบออกกไปจาก “รายการการจอง ห้องประชุมทงั้ หมด” 22 | ห น้ า

รายงานการใช้ห้องประชุม แสดงรายการใช้งานห้องประชุม ท่ีถูกบันทึกจองจาก “จอง ห้องประชุม” โดยสามารถเลือกแสดงห้องประชุม และเลือก ช่วงเวลาท่ีต้องการแสดงผล จากนั้นคลิกเมาส์ที่ “แสดงกิจกรรม” โปรแกรมแสดงดังรูป (โดยปกติ โปรแกรมจะ Default เป็นวันที่ ปจั จบุ ัน) 23 | ห น้ า

หากต้องการพิมพเ์ ป็นรายงานสามารถเลือกคลกิ เมาสท์ ่ี “พมิ พ์” โปรแกรมแสดงดงั รูป 24 | ห น้ า

ขอ้ มูลห้องประชุม ผู้ใช้งานสามารถปรับปรุงแก้ไขห้องประชุมท่ีตนเอง เป็น ผ้ดู ูแลเท่าน้นั สังเกตจากแถบสีของรายการ - สีชมพู เป็นหอ้ งประชุมท่ผี ูใ้ ชง้ านท่านอน่ื ดูแล - สีขาว เป็นห้องประชมุ ที่ทา่ นเปน็ ผดู้ ูแล 25 | ห น้ า

มรี ายละเอยี ดการใชง้ านดังน้ี รายการห้องประชมุ ทั้งหมด โปรแกรมแสดงข้อมูลห้องประชุมทงั้ หมด ที่ถกู ระบุฐานข้อมูล 1. สามารถคลิกเมาส์ “แก้ไข” หน้ารายการในส่วนของ รายการจองห้องประชมุ ทง้ั หมด 2. รายการที่สามารถแก้ไขได้ มดี งั น้ี 2.1 ชื่อหอ้ งประชุม 2.2 ที่ตั้ง 2.3 ประเภทหอ้ ง 2.4 หมายเลขโทรศัพท์ 2.5 ขนาดรับรอง 2.6 หมายเหตุ 3. คลิกเมาส์ “บันทึก” จากน้ัน โปรแกรมจะแสดงกล่อง ข้อความ “ยืนยัน! คุณต้องการทาการบันทึกรายการน้ี – ใช่ หรอื ไม่” 4. คลิกเมาส์ “ตกลง” โปรแกรมจะแสดงผลการบันทึกข้อมูล เรยี บรอ้ ยแลว้ 5. คลกิ เมาส์ “ตกลง” โปรแกรมจะทาการลา้ งขอ้ มูลบนฟอร์ม 26 | ห น้ า

การลบ 1. สามารถคลิกเมาส์ท่ี “ลบ” หน้ารายการในส่วนของ รายการการจองหอ้ งประชมุ ทงั้ หมด ดังรูป 2. โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบข้อมูล คลิกเมาส์ที่ “ตก ลง” 3. รายการท่ีถูกเลือกจะถูกลบออกไปจาก “รายการห้อง ประชุมทั้งหมด” 27 | ห น้ า