คู่มือการเก็บและทำลายเอกสาร

คู่มือกาทรจำคัณดละวิาเทยกยา็ศบาเสอตแร์กแลละสเทะคกาโนรโาลยรี

คำนำ คู่มือการจัดเก็บและการทาลายเอกสาร ของคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึงเล่มนี้ จัดทาขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ของผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารของทุกกลุ่มงาน เพื่อให้เป็นไปตาม การดาเนินการกิจกรรม 5ส ของมหาวิทยาลัยฯ เพื่อให้บุคคลทั่วไปสามารถค้นหาเอกสารได้ และเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถวางแผนและดาเนินการทาลายเอกสารได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ กระบวนการได้อย่างถกู ต้อง มีแนวทางในการปฏิบตั ิต่อเอกสารให้เปน็ ไปในทิศทางเดียวกนั หากมีข้อผิดพลาดประการใด ผู้จัดทาต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ พร้อมรับฟัง ข้อเสนอแนะ ข้อตชิ มตา่ งๆ เพื่อนามาปรบั ปรงุ ให้คู่มอื มีความสมบูรณ์มากยิ่งขนึ้ ต่อไป นางสาวสุภาภรณ์ ผผู้ ้ึง มิถุนายน 2565

1 บทที่ 1 บทนำ 1.1 ควำมเป็นมำและควำมสำคญั ปัจจุบันการปฏิบัติงานในสานักงานของบุคลากรในหน่วยงานทั้งภาครัฐและภาคเอกชน เป็นการปฏิบัติงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลและเอกสาร การจัดเก็บเอกสารจึงนับได้ว่า มีความสาคญั อย่างมากต่อการดาเนินงานของหน่วยงานท้ังภาครฐั และภาคเอกชน ไม่ว่าจะเป็นการ จัดเก็บเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งที่เป็นหนังสือราชการภายใน หนังสือราชการภายนอก งานการเงิน งานพัสดุ งานกิจการนักศึกษา งานวิชาการ หรือเอกสารอื่นๆ ที่มีความจาเป็นต่อการ ปฏิบัติงานเกือบทุกประเภท ซึ่งมีหลายรูปแบบที่ต้องดาเนินการ เช่น การโต้ตอบหนังสือ การร่าง หนังสือขอความอนุเคราะห์ การร่างหนังสือเชิญประชุม การส่งผลการเรียน การเบิกค่าใช้จ่าย ในการจัดทากิจกรรม ฯลฯ รวมถึงข้อมูลการมอบหมายงานให้กับผู้รับผิดชอบดาเนินการในแต่ละ เร่ืองที่มีการเก็บข้อมูล การจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ท้ังที่เป็นกระดาษและเป็นไฟล์ในระบบ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ จงึ มคี วามสาคญั เป็นอย่างยิง่ เม่ือทุกหน่วยงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับเอกสาร จึงจาเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีความรู้และความ เข้าใจถึงวิธีการจัดเก็บเอกสาร การค้นหาเอกสาร และการทาลายเอกสาร อันจะช่วยทาให้การ ทางานในหน่วยงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น และเพื่อให้บุคคลทั่วไปสามารถค้นหาเอกสารได้ หากเจา้ หนา้ ที่ไม่อยู่ ผทู้ ี่อยู่ในหนว่ ยงานก็สามารถค้นหาเอกสารนั้นได้ จากความเป็นมาและความสาคัญดังกล่าว คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัย ราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง จึงได้จัดทาคู่มือการจัดเก็บและการทาลายเอกสารขึ้น เพื่อใช้เป็นคู่มือ ในการปฏิบตั ิงานของเจา้ หน้าที่ ตลอดจนผมู้ ีหน้าที่รับผดิ ชอบในการจัดเกบ็ เอกสารของทุกกลุ่มงาน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน และเพื่อให้บุคคลทั่วไปสามารถค้นหาเอกสาร ได้ 1.2 วตั ถปุ ระสงคข์ องกำรจัดทำคู่มือ 1.2.1 เพื่อใช้เป็นคู่มือในการปฏิบตั ิงานของเจ้าหน้าที่งานสารบรรณและผมู้ ีหน้าที่รบั ผิดชอบ ในการจัดเก็บเอกสารของทุกกลุ่มงานในคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏ หมบู่ ้านจอมบึง 1.2.2 เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถวางแผนและดาเนินการทาลายเอกสารได้ตั้งแต่เริ่มต้น จนจบกระบวนการได้อย่างถูกต้อง

2 1.2.3 เพื่อให้เกิดการปฏิบตั ิงานอย่างถูกต้องตามระเบียบฯ และดาเนนิ การอย่างตอ่ เนือ่ ง 1.3 ประโยชน์ทีค่ ำดวำ่ จะได้รบั 1.3.1 เจ้าหน้าที่งานสารบรรณและผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารและการ ทาลายเอกสารของทุกกลุ่มมีแนวทางในการจัดเก็บและทาลายเอกสารเป็นมาตรฐานเดียวกนั 1.3.2 บคุ คลท่ัวไปสามารถค้นหาเอกสารได้ในกรณีทีผ่ ู้ดูแลไม่อยู่ 3.3.3 หนว่ ยงานมีพ้ืนที่ใชส้ อยเพิ่มมากขึ้น 1.4 ขอบเขตของคมู่ ือ คู่มือฉบับนี้เป็นการศึกษาการปฏิบัติงานตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 ส่วนที่ 3 การเกบ็ รกั ษา ยืม และการทาลายหนังสือ และคู่มอื การดาเนินการ กิจกรรม 5 ส ฉบับที่ 2 (ปรับปรงุ พฤศจกิ ายน 2563) 1.5 นิยำมศัพท์ ระเบียบฯ หมายถึง ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2566 หนังสือ หมายถึง เอกสารราชการ หนังสือราชการ รวมความถึง เอกสาร หนังสือ หรือ เอกสารอื่นๆ เชน่ สิง่ พิมพ์ ระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ เอกสำร หมายถึง หนังสือสาคัญ เอกสารคือข้อความที่สามารถนามาอ่าน แปล ตีความ หรือใช้เป็นสิ่งอ้างอิง เพื่อการปฏิบัติงาน ใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อราชการหรือธุรกิจ เช่น จดหมายเข้า จดหมายออก รายงานหรือ ข้อมูลที่จัดทาขึ้น บันทึกใบสั่งซือ้ สินค้า รูปภาพ คู่มือหรือ เอกสารอื่นใด ซึ่งจัดทาขึ้นหรือใช้โดยหน่วยงาน เป็นต้น เป็นข้อมูลหรือข่าวสารทีจ่ ัดทา ขึ้นเป็นลาย ลักษณ์อักษร มีความหมายปรากฏออกมาในลักษณะ ของตัวอักษร ตัวเลข ภาพ หรือเคร่ืองหมาย อืน่ ใดทีส่ ามารถนามาใช้ประโยชน์ และเปน็ หลกั ฐานอ้างอิง ในอนาคตได้ การตดิ ต่อโดยเอกสารเป็น การตดิ ต่อทีถ่ ือว่าเป็นทางการ เปน็ ทีย่ อมรับและมีหลักฐานไว้ใช้ อ้างองิ ในภายหลังเพื่อประโยชน์ใน การปฏิบัติงาน กำรทำลำยเอกสำร หมายถึง การทาลายเอกสารที่ผ่านการพิจารณาของหอเอกสารน้ันสิน้ สุด การใช้งาน คณะกรรมกำร หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงาน ในเร่ืองใด ๆ และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทางาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงาน ในลักษณะเดียวกนั

3 งำนสำรบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เิร่มต้ังแต่การจัดทา การรบั การส่ง การเกบ็ รกั ษา การยืม จนถึงการทาลาย ทำลำยได้ตำมระเบียบฯ ข้อ 66-70 หมายถึง ให้ส่วนราชการทาลายเอกสารตามข้ันตอน ที่กาหนดในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2566 เริม่ ตงั้ แต่ขอ้ 66-ข้อ 70 ระบบเอกสำรอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธี ต่าง ๆ เช่นว่าน้ัน และ “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรอื หนังสือผ่านระบบสื่อสาร ด้วยวิธีการทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์” มหำวิทยำลัยรำชภัฏหมู่บ้ำนจอมบึง หมายถึง สถาบันการศึกษาที่จัดการศึกษา ในระดับอุดมศึกษา เปิดสอนในระดับปริญญาตรี ปริญญาโท และปริญญาเอก โดยในระดับปริญญาตรี จัดการเรียนการสอน 5 คณะ และ 1 วิทยาลัย คือ คณะครุศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ คณะวิทยาการจัดการ คณะเทคโนโลยีอุตสาหกรรม และเทียบเท่า คณะ คือ วิทยาลัยมวยไทยและการแพทย์แผนไทย

4 บทที่ 2 โครงสรา้ งและหน้าทคี่ วามรบั ผิดชอบ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เป็นส่วนราชการหนึ่งในมหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้าน จอมบึงที่ ต้ังขึ้นตามพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง พ.ศ. 2547 มีพันธกิจ คือ 1) จัดการศึกษาเพื่อสร้างและพัฒนาบัณฑิตด้านวิทยาศาสตร์เทคโนโลยี และด้านการศึกษาวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี ให้มีคุณภาพเพื่อตอบสนองความต้องการของท้องถิ่นและสังคม 2) วิจัยเพื่อสร้างสรรค์ นวัตกรรม พัฒนาองค์ความรู้ บรู ณาการในการเรียนการสอน การบริการวิชาการ ต่อท้องถิ่น 3) ให้บริการ วิชาการในเชิงรุก เพื่อให้ท้องถิ่นและสังคมได้ใช้ประโยชน์และตระหนักถึงบทบาทของวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี ต่อการพัฒนาเศรษฐกิจ สังคมและสิ่งแวดล้อมของท้องถิ่นตามแนวปรัชญาเศรษฐกิจ พอเพียงและตอบสนองโครงการอันเน่ืองมาจากพระราชดาริ 4) ส่งเสริมและทานุบารุงศิลปวัฒนธรรมไทย 5) พัฒนาระบบบริหารจดั การและทรพั ยากรใหม้ ีประสิทธิภาพ เป็นธรรม โปร่งใส และตรวจสอบได้ ปัจจุบัน คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เปิดการเรียนการสอนระดับปริญญาตรี จานวน 10 หลักสูตร ได้แก่ 1) สาขาวิชาคณิตศาสตร์ 2) สาขาวิชาชีววิทยา 3) สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ศึกษา 4) สาขาวิชาวิทยาศาสตร์ทั่วไป 5) สาขาวิชาฟิสิกส์ 6) สาขาวิชาวิทยาการเคมี 7) สาขาวิชาเทคโนโลยี และนวัตกรรมคอมพิวเตอร์ 8) สาขาวิชาสัตวศาสตร์ 9) สาขาวิชาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีการแปรรูป อาหาร และ 10) สาขาวิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ มีบคุ ลากรสายวิชาการ จานวน 59 คน และบุคลากรสาย สนับสนุนวิชาการ จานวน 12 คน มีโครงสร้างการบริหารจัดการและภาระหน้าที่ของคณะวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี

5 2.1 โครงสรา้ งการบริหารจัดการและภาระหนา้ ทข่ี องคณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี 1) โครงสร้างองค์กร คณะวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สานกั งานคณบดี สาขาวิชา ศนู ยเ์ พาะเลีย้ ง ศูนยว์ ทิ ยาศาสตร์ ศูนย์สะเต็ม ศนู ยต์ รวจสอบ เนื้อเยอื่ พืชปลอด และวิทยาศาสตร์ ศกึ ษา สินคา้ เกษตร เชือ้ เพอื่ พฒั นา ประยกุ ต์/คลินิก จังหวดั ราชบุรี สู่การส่งออก เทคโนโลยี งานธรุ การ วทิ ยาการเคมี สานกั งานศูนยว์ ทิ ยาศาสตร์ฯ งานการเงินและพสั ดุ วทิ ยาการคอมพวิ เตอร์ หนว่ ยปฏบิ ัตกิ ารเคมี งานบริการการศึกษา เทคโนโลยสี ารสนเทศ หนว่ ยปฏบิ ัตกิ ารชีววทิ ยา งานอาคารสถานที่ สัตวศาสตร์ หนว่ ยปฏบิ ัตกิ ารฟสิ ิกส์ งานกิจการนกั ศกึ ษา เทคโนโลยกี ารแปรรูปอาหาร งานนโยบายและแผน ชวี วทิ ยา (ค.บ. 5 ปี) งานบริการวิชาการและวิจัย คอมพิวเตอร์ศึกษา (ค.บ. 5 ปี) งานเทคโนโลยสี ารสนเทศ คณิตศาสตร์ (ค.บ. 5 ปี) และโสตทัศนูปกรณ์ วทิ ยาศาสตร์ท่วั ไป (ค.บ. 5 ปี) ฟิสิกส์ (ค.บ. 5 ปี) ภาพประกอบ 1 แสดงโครงสร้างองค์กร ทีม่ า : สานกั งานคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง (2564)

6 2) โครงสร้างการบริหาร คณบดี (อาจารย์ ดร.บุรนิ ทร์ นรนิ ทร)์ คณะกรรมการประจา คณะ รองคณบดี รองคณบดี รองคณบดี หวั หนา้ สานักงาน ฝา่ ยวิชาการ ฝ่ายพัฒนานกั ศกึ ษาฯ ฝา่ ยบริหาร ประกนั คุณภาพ คณบดฯี (ผศ.ดร.ภูมินทร์ สมุ าลัย) (อ.ดร.พทุ ธพร พมุ่ โรจน์) และสือ่ สารองค์กร (น.ส.ณัฐภรณ์ แชม่ เทศ) (ผศ.ศุภลกั ษณ์ สดุ ขาว) งานธุรการ งานจดั การเรียนการสอน งานกิจการนักศึกษา งานประกนั คุณภาพ งานบริหารทว่ั ไป งานอาคารสถานที่ งานพัฒนาบคุ ลากร งานทานบุ ารุงศิลปวฒั นธรรม งานคลินิกเทคโนโลยี งานการเงิน/พสั ดุ งานบคุ ลากร งานสง่ เสริมงานวจิ ยั งานโครงการครพู นั ธุ์บึง งานศนู ยว์ ทิ ยฯ์ งานนโยบายและแผน งานประกนั คณุ ภาพฯ งานบริการวิชาการ งานบริการและสวสั ดกิ ารนักศกึ ษา งานศูนยต์ รวจสอบฯ งานเทคโนโลยสี ารสนเทศ งานศูนย์สะเต็มศึกษา งานวนิ ยั นักศกึ ษา งานศนู ยเ์ พาะเลีย้ งฯ และโสตทศั นูปกรณ์ งานฝึกประสบการณ์วิชาชพี /งานสหกจิ ศึกษา งานงบประมาณ ภาพประกอบ 2 แสดงโครงสร้างการบริหาร ที่มา : สานกั งานคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง (2565)

7 3) โครงสร้างการปฏิบัติงาน อาจารย์ ดร.บุรนิ ทร์ นรินทร์ คณบดี ผศ.ศภุ ลักษณ์ สุดขาว ผศ.ดร.ภูมินทร์ สุมาลัย อ.ดร.ดร.พุทธพร พมุ่ โรจน์ รองคณบดี รองคณบดี รองคณบดี ฝา่ ยวิชาการ ฝ่ายบริหาร ประกนั คุณภาพ ฝา่ ยพฒั นานกั ศึกษาฯ และสือ่ สารองค์กร นางสาวณัฐภรณ์ แชม่ เทศ หัวหน้าสานกั งานคณบดี ภาพประกอบ 3 แสดงโครงสร้างการปฏิบัติงาน ที่มา : สานกั งานคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั ราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง (2565)

8 บุคลากรประจาสานกั งานคณบดี คณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี นางสาวณฐั ภรณ์ แช่มเทศ เจ้าหน้าทีบ่ ริหารงานท่ัวไป นางสาว สุภาภรณ์ ผผู้ ้ึง นางวิไลวรรณ ขอเจริญ เจ้าหน้าทีบ่ ริหารงานทวั่ ไป เจ้าหน้าที่บริหารงานท่วั ไป นางสาวกรรณกิ าร์ คณะนาม นางภทั รวลัญชญ์ ประทมุ ชัย เจ้าหน้าที่บริหารงานทว่ั ไป นักวิชาการศกึ ษา นายสมพร ชูศรี นางธารินี ขวัญชัยรตั นภูมิ นักวิชาการคอมพิวเตอร์ นักวิชาการศกึ ษา ภาพประกอบ 4 แสดงข้อมลู บคุ ลากรตามตาแหน่งงานของสานกั งานคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ที่มา : สานักงานคณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั ราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง (2565)

9 2.2 ภาระหนา้ ที่ของสานกั งานคณะวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง ได้ให้คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กาหนดโครงสร้าง การปฏิบัติงานของ สานักงานคณบดีคณะวิทยาศาสตร์ เป็น 6 ฝ่ายงาน ดังนี้ 1) ฝ่ายงานธุรการ 2) ฝ่าย งานด้านวิชาการและบริการวิชาการ 3) ฝ่ายงานด้านกิจการนักศึกษาและทานุบารุงศิลปะและวัฒนธรรม บุคลากร และงานประกันคุณภาพการศึกษา 4) ฝ่ายงานการเงินและพัสดุ 5) ฝ่ายงานนโยบายและแผน และ 6) ฝ่ายงานเทคโนโลยีสารสนเทศและโสตทัศนูปกรณ์ ซึ่งแต่ละฝ่ายงานจะมีการแต่งตั้งให้ปฏิบัติงาน โดยคณบดีคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 2.3 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตาแหน่ง 1. บทบาทหน้าทข่ี องตาแหนง่ ตามเกณฑ์มาตรฐานกาหนดตาแหน่ง หน้าทแ่ี ละความรับผิดชอบหลัก ปฏิบัติงานในฐานะผู้ปฏิบัติงานระดับต้นที่ต้องใช้ความรู้ความสามารถทางวิชาการในการทางาน ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบริหารจัดการภายในสานักงานหรือการบริหารงานท่ัวไป ภายใต้การกากับ แนะนา ตรวจสอบ และปฏิบัติงานอ่นื ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย ลกั ษณะงานทป่ี ฏิบัติ 1. ด้านการปฏิบตั ิการ 1) ปฏิบัติการเกี่ยวกบั การบริหารจัดการงานทว่ั ไปในสานกั งาน เช่น งานธุรการ งานบริหารทรัพยากร บุคคล งานจัดระบบงาน งานการเงินและบัญชี งานพัสดุ งานบริหารอาคารสถานที่ งานจัดพิมพ์และ แจกจ่ายเอกสาร งานรวบรวมข้อมูลและสถิติ งานระเบียบแบบแผน งานสัญญา เป็นต้น เพื่อสนับสนุนการ ปฏิบตั ิงานต่าง ๆ ในหน่วยงานที่รบั ผดิ ชอบ 2) ศึกษา รวบรวมข้อมูล สถิติ สรุปรายงาน เพื่อสนับสนนุ การบริหารสานกั งานในด้านต่างๆ เชน่ งานบริหารทรัพยากรบุคคล งานบริหารงบประมาณ งานบริหารแผนปฏิบัติราชการ งานบริหารอาคาร สถานที่ งานสัญญาต่างๆ เปน็ ต้น 3) ปฏิบัติงานเลขานุการ เช่น ร่างโต้ตอบหนังสือ แปลเอกสาร เตรียมเร่ือง และเตรียมการ สาหรับการประชมุ บนั ทึกเรือ่ งเสนอที่ประชุม ทารายงานการประชมุ และรายงานอืน่ ๆ เพื่อให้การดาเนินการ ประชุมและการปฏิบัติงานอืน่ ที่เกีย่ วข้องสาเร็จลุล่วงดว้ ยความเรียบร้อยมีประสิทธิภาพ 4) ทาเร่ืองติดต่อกับหน่วยงานและบุคคลต่างๆ ทั้งในประเทศและต่างประเทศเพื่ออานวยความ สะดวก และเกิดความร่วมมือ

10 5) ให้บริการวิชาการด้านต่างๆ เช่น ให้คาปรึกษา แนะนา ในการปฏิบัติงานแก่เจ้าหน้าที่ระดับ รองลงมาและแก่นักศึกษาที่มาฝึกปฏิบัติงาน ตอบปัญหาและชี้แจงเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับงานในหน้าที่ เพื่อให้ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และปฏิบัติหน้าทีอ่ น่ื ทีเ่ กี่ยวข้อง 2. ดา้ นการวางแผน วางแผนการทางานทีร่ บั ผดิ ชอบ ร่วมวางแผนการทางานของหนว่ ยงานหรือโครงการเพื่อให้การ ดาเนนิ งานบรรลตุ ามเป้าหมายและผลสมั ฤทธิ์ที่กาหนด 3. ดา้ นการประสานงาน 1) ประสานการทางานรว่ มกนั ระหว่างทีมงานหรอื หนว่ ยงานท้ังภายในและภายนอก เพื่อให้เกิด ความรว่ มมอื และผลสัมฤทธิ์ตามทีก่ าหนดไว้ 2) ชี้แจงและให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล ข้อเท็จจริง แก่บุคคลหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อสร้างความเข้าใจหรอื ความรว่ มมอื ในการดาเนินงานตามทีไ่ ด้รบั มอบหมาย 4. ดา้ นการบรกิ าร 1) ให้คาปรึกษา แนะนาเบื้องต้น เผยแพร่ ถ่ายทอดความรู้ ทางด้านการบริหารงานท่ัวไป รวมท้ัง ตอบปัญหาและชี้แจงเร่ืองต่าง ๆ เกี่ยวกับงานในหน้าที่ เพื่อให้ผู้รับบริการได้รับทราบข้อมูล ความรู้ต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ 2) จัดเก็บข้อมูลเบื้องต้น และให้บริการข้อมูลทางวิชาการ เกี่ยวกับด้านการบริหารงานทั่วไป เพื่อให้บุคลากรทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน นักศึกษา ตลอดจนผู้รับบริการ ได้ทราบข้อมูล และ ความรู้ต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ สอดคล้อง และสนับสนุนภารกิจของหน่วยงาน และใช้ประกอบการพิจารณา กาหนดนโยบาย แผนงาน หลักเกณฑ์ มาตรการตา่ ง ๆ 2.4 ลกั ษณะงานทีป่ ฏิบตั ิ ผู้เขียนได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ธุรการของสานักงาน และรับผดิ ชอบในการปฏิบตั ิหน้าที่กลุ่มงานบริหารท่ัวไป มีหน้าท่ี จัดพิมพ์ จัดเก็บเอกสาร แจกจ่ายหนังสือราชการ ศึกษา รวบรวมข้อมูลสถิติ สรุปรายงาน ให้คาปรึกษา ค้นหา และทาลายเอกสารของงานสารบรรณ รวมทั้งแนะนาในการปฏิบัติงานแก่นักศึกษา ผมู้ าติดต่อประสานงาน ตอบปัญหาและชีแ้ จงเรอ่ื งต่างๆ ทีเ่ กี่ยวข้องกับงานในหน้าที่ เพือ่ สนับสนนุ การบริหารงาน ในสานักงานในด้านต่างๆ ดังนี้ 1. งานธุรการและงานสารบรรณ 2. งานบริหารจดั การฐานข้อมูลงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 3. งานควบคมุ สถิตกิ ารลาของอาจารย์ และบคุ ลากร 4. งานควบคุมการลงชือ่ ปฏิบตั ิงานของบคุ ลากรสายวิชาการ

11 5. งานจัดเก็บและประสานงานข้อมลู นกั เรียนทนุ รฐั บาล 6. งานโครงการอนุรักษ์พันธุกรรมพืชอันเนื่องมาจากพระราชดาริ สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดา สยามบรมราชกุมาลี (อพ.สธ) 7. งานประกันคณุ ภาพการศึกษาทีไ่ ด้รบั มอบหมายตามภารกิจ 8. คณะทางานโครงการสานกั งานสีเขียว (Green office) คณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี 9. งานอื่นๆ ทีค่ ณะ และมหาวิทยาลัยมอบหมาย

12 บทที่ 3 หลักเกณฑก์ ารปฏิบตั งิ าน วิธกี าร และขนั้ ตอนการปฏิบตั งิ าน ตามที่มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง ได้กาหนดนโยบาย 5ส เพื่อเป็นการพัฒนา และเตรียมความพรอ้ มตอ่ ยอดสู่การเปน็ “สานกั งานสีเขียว Green office” ซึง่ เป็นตวั ชีว้ ดั หนึง่ ในการ ประกันคุณภาพการศึกษาภายใน อีกท้ังยังเป็นก้าวแรกของการนาไปสู่การปรับปรุงการปฏิบัติงาน และการเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานรวมท้ังช่วยพัฒนาจิตสานึกมาตรฐานในการปฏิบัติ ซึ่งเป็น พื้นฐานสาคัญสู่การพัฒนาระบบบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐานสากล จึงขอให้แต่ละหน่วยงาน ดาเนินการกิจกรรม 5ส ภายในหน่วยงานอย่างเคร่งครัด และเตรียมความพร้อมในการตรวจ ประเมินกิจกรรม 5ส ตามหลักเกณฑ์ในประกาศมหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง เร่ือง เกณฑ์ วัดความสาเร็จในการดาเนินกิจกรรม 5ส พ.ศ.2565 น้ัน ผู้เขียนจึงได้ยึดตามนโยบายในการปฏิบตั ิ งานตามข้ันตอนการดาเนินงาน 5ส ของมหาวิทยาลัยฯ และอ้างอิงตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ซึ่งมหี ลกั เกณฑ์ และแนวปฏิบัติตา่ ง ๆ ดังนี้ 1. หลักเกณฑก์ ารปฏิบตั ิงาน ระเบียบ กฎหมาย ประกาศ และเกณฑ์มาตรฐาน ที่เกี่ยวข้องกับคู่มือการจัดเก็บและการ ทาลายเอกสาร มีดังนี้ 1.1 คู่มอื การดาเนินการกิจกรรม 5 ส ฉบบั ที่ 2 (ปรับปรงุ พฤศจกิ ายน 2563) 1.2 ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 2. วธิ ีการ และขน้ั ตอนการปฏิบัติงาน ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารไว้ในแฟ้ม อาจจัดเก็บโดยระบบการจาแนกเอกสารระบบใดระบบหนึ่ง ดังน้ี 1) การจาแนกตามหัวเร่ือง คือ กรณีที่จาแนกเอกสารเป็นหัวข้อใหญ่ๆ ตามหน้าที่ ความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้น ๆ หรือจาแนกตามบริการที่ให้แก่ผู้อื่น เอกสารโดยท่ัวไปจะมี หัวข้อใหญ่ 13 หมวด A–M และกาหนดสีตามหมวด ดงั น้ี

13 หมวด รายชือ่ หมวดเอกสาร สีของหมวด สี A การเงนิ งบประมาณ เหลือง B คาสัง่ ระเบียบ ประกาศ เขียวอ่อน C โต้ตอบทัว่ ไป เขียวเข้ม D บริหารทัว่ ไป ชมพู E บริหารงานบคุ คล น้าตาล F เบด็ เตล็ด ครีม G ประชุม น้าเงิน H การฝึกอบรม การดูงาน การบรรยาย ทุน ส้ม I วัสดคุ รุภัณฑ์ ที่ดินและสิง่ ก่อสร้าง ฟ้า J งานอาคาร ภมู ิทัศน์ สาธารณูปโภค ม่วง K รายงาน สถิตแิ ละแบบสอบถาม เทา L แผน โครงการ แดง M สานกั งานสีเขียว บานเยน็ หมวด A เรือ่ ง การเงนิ งบประมาณ กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่เกี่ยวกับการเงินทั้งหมด ซึ่งอาจจะแยกเร่ืองได้ดังนี้ งบประมาณรายได้ งบประมาณแผ่นดนิ สาเนาชุดเบิก-จา่ ย งบประมาณ หมวด B เรอ่ื ง คาสง่ั ระเบียบ ประกาศ กาหนดให้เอกสารที่เกี่ยวกับ คาส่ังมหาวิทยาลัย คาสั่งของกอง คาสั่งของหน่วยงาน คาส่ัง ทั่วไป ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ พระราชกฤษฎีกา และมตคิ ณะรัฐมนตรี หมวด C เรื่อง โต้ตอบทวั่ ไป เรื่องโต้ตอบโดยทัว่ ไป โดยแบ่งเปน็ หนังสอื รับ-ส่งภายใน และหนงั สือรับ-ส่งภายนอก หมวด D เรื่อง บริหารทัว่ ไป กาหนดให้จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการแบ่งส่วนราชการ หน้าที่ความรับผิดชอบ งานตาม ภารกิจ งานที่ได้รบั มอบหมาย เอกสารที่เกี่ยวข้องกบั การบริหารสานักงาน

14 หมวด E เรือ่ ง บริหารงานบคุ คล กาหนดให้จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกบั บุคคล เชน่ ทะเบียนประวตั ิ การบรรจุ แตง่ ตงั้ โอน ย้าย ลาออก ไล่ออก ตาย อปุ สมบท วนิ ัย การขอยืมตัวข้าราชการ เลือ่ นเงนิ เดือน กาหนดตาแหน่งใหม่ หมวด F เรือ่ ง เบด็ เตลด็ กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่ไม่สามารถจัดเข้าหมวดใดหมวดหนึ่งได้ และปริมาณ เอกสารยังมีไม่มากพอที่จะจัดตั้งขึ้นเป็นหมวดใหม่ได้ หรือเป็นเอกสารที่เป็นเร่ืองธรรมดา ซึ่งไม่มี ความสาคัญเป็นเร่ืองที่เกิดขึ้นเป็นประจา อย่างไรก็ตามไม่ควรเก็บเอกสารไว้ในแฟ้มนี้มากนัก หากมีเอกสารมาก ควรจะตั้งหมวดใหม่เพื่อสะดวกในการค้นหา หมวด G เรื่อง ประชมุ กาหนดให้จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับการประชมุ แตถ่ ้าเป็นเรือ่ งประชมุ เกี่ยวกับเรื่องใดเรือ่ ง หน่งึ ในหัวข้อที่กาหนดไว้แล้ว ให้นาไปรวมกับหวั ข้อนั้นๆ หมวด H เรือ่ ง การฝกึ อบรม การดูงาน การบรรยาย ทุน กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทฝึกอบรมหรือบรรยายเกี่ยวกับเร่ืองใดเร่ืองหนึ่ง ทนุ การศึกษา อบรม หมวด I เรื่อง วัสดุครุภณั ฑ์ ทีด่ นิ และสิง่ ก่อสร้าง กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทจัดซื้อ จัดหาวัสดุ ครุภัณฑ์ต่างๆ แบบแปลน สิ่งก่อสร้าง ซ่อมแซม ทะเบียนทรพั ย์สิน ตลอดจนถึงเอกสารในการประกวดราคาจา้ งเหมาก่อสร้าง การแต่งต้ัง กรรมการตรวจรับพัสดุ ที่ดนิ ที่ราชพัสดุ หมวด J เรือ่ ง งานอาคาร ภมู ทิ ัศน์ สาธารณปู โภค กาหนดให้จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานอาคารสถานที่ ภูมิทัศน์ สาธารณูปโภค งานสุขาภบิ าล งานรกั ษาความปลอดภัย ค่าน้าประปา ค่าไฟฟ้า หมวด K เรือ่ ง รายงาน สถิตแิ ละแบบสอบถาม กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทรายงานและสถิติต่าง ๆ เช่น รายงานผลโครงการ รายงานการตรวจเชค็ เรื่องตา่ งๆ รายงานการปฏิบัติงาน แบบสารวจความพึงพอใจ หมวด L เรือ่ ง แผน โครงการ กาหนดให้จัดเกบ็ เอกสารประเภทแผน แผนยทุ ธศาสตร์ โครงการ

15 หมวด M เรือ่ ง สานักงานสีเขียว กาหนดให้จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับสานักงานสีเขียว (Green office) 7 หมวด ได้แก่ หมวด ที่ 1 การบริหารจัดการองค์การ หมวดที่ 2 การดาเนินงาน Green Office หมวดที่ 3 การใช้พลังงาน และทรัพยากร หมวดที่ 4 การจัดการของเสีย หมวดที่ 5 สภาพแวดล้อมภายในและภายนอก สานักงาน Indoor & Outdoor Environment หมวดที่ 6 การจัดซื้อและจัดจ้าง (Green Procurement) และหมวดที่ 7 การปรับปรุงอย่างตอ่ เนื่อง 2) การจาแนกตามรายชื่อของหน่วยงานหรือบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องด้วย เช่น อาจจาแนกเป็น กรมอาชีวศกึ ษา กรมการขนส่ง หรอื นายสวสั ดิ์ เปน็ ต้น 3) การจาแนกตามสถานที่ตั้งของหน่วยงาน ซึ่งอาจต้ังอยู่ ในเขตที่ต่างกัน เช่น สรรพากร เขต 3 สาขานครสวรรค์ หรอื ผแู้ ทนจาหน่ายสาขากรุงเทพฯ ซึง่ อาจเป็นหวั ข้อใหญ่ และจากหัวข้อนี้ หากมีหน่วยงานย่อยในการดาเนินงานเล็กลงไปกว่านี้อีก และเป็นเร่ืองที่สาคัญ ก็อาจจาแนกย่อย ลงได้อีก 4) การจาแนกโดยใช้เลขรหัส แทนเรือ่ งหนึ่งๆ เชน่ แฟ้มประเภทที่ 01 เป็นเรื่องเกี่ยวกับการ บริหารบุคคล แฟ้มประเภทที่ 02 เป็นเร่ืองเกี่ยวกับงานสารบรรณ เป็นต้น ซึ่งจาเป็นต้องให้ หมายเลขแก่เอกสารประเภทต่างๆ และทาคู่มือประกอบเพื่อความสะดวกแก่การจัดเก็บและค้นหา ด้วย การจะใช้ระบบใดระบบหนึ่งจาแนกเอกสารเพื่อการจัดเก็บหรืออาจใช้หลายระบบผสมกัน ก็ได้สุดแล้วแต่สะดวก ปริมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหน่วยงานหนึ่งๆ เป็นสาคัญ ระบบหนึ่งอาจจะเหมาะสมกับหน่วยงานหนึ่ง แต่อาจจะไม่เหมาะสมกับอีกหน่วยงาน ก็ได้ แต่ภายในหน่วยงานเดียวกันควรใช้ระบบการจาแนกเอกสารซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยพยายามใช้ระบบอานวยความสะดวกในการเก็บและค้นหาและผู้จัดเก็บหรือค้นหาเอกสาร เข้าใจได้ดี ซึ่งโดยทว่ั ไปแล้วหน่วยงานต่างๆ มกั นิยมใช้ระบบการจาแนกเอกสาร ระบบที่ 1 มากที่สดุ ท้ังหนว่ ยงานของราชการและเอกชน การต้งั ชอ่ื แฟม้ เอกสาร 1. กาหนดหวั ข้อเรื่องให้สนั้ กะทดั รัด แต่คลมุ ใจความท้ังหมด 2. หัวข้อเร่อื งแต่ละเรือ่ งไม่ควรใหซ้ ้าซ้อนหรอื ใกล้เคียงกนั 3. หัวข้อเรอ่ื งแต่ละเรื่องควรมีความหมายเด่นชัด ตีความหมายได้ชดั เจน 4. การใชภ้ าษาควรเปน็ ภาษาที่ง่ายๆ อ่านแลว้ เข้าใจได้ทนั ที

16 ขัน้ ตอนการจัดเก็บเอกสาร 1. สารวจรายช่อื แฟ้มเอกสาร 2. ใส่รหัสหมวดใหญ่ทุกแฟ้มเอกสาร 3. นารายชอ่ื แฟ้มเอกสารแตล่ ะหมวดใหญ่มาแยกหมวดย่อย 4. พิมพ์รหสั เอกสารพร้อมรายช่อื แฟ้มเอกสาร ติดที่สนั ของแฟ้ม 5. จัดทาบญั ชีคมุ แฟ้มเพื่อสะดวกในการค้นหา 6. จัดเก็บเอกสารลงในแฟ้ม 7. จัดเก็บแฟ้มเอกสารใส่ตู้ วิธีการจัดเกบ็ เอกสาร 1. จาแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอานวยประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของ หนว่ ยงาน 2. กาหนดประเภทของเอกสารที่จะจัดเก็บในตู้เอกสาร เช่น เก็บเอกสารที่ใช้เสมอๆ ในตู้ หรือในลิ้นชักระดับสายตา และเก็บเอกสารที่นานๆ คร้ังที่จะใช้อ้างอิง ไว้ในตู้ที่ไกลตัว หรอื ในตู้สองบาน 3. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่อง ไว้ในแฟ้มเดียวกัน 4. ไม่ควรนาเอกสารทีไ่ ม่ได้เจาะรูเก็บไว้ในแฟ้ม เพราะอาจทาให้สูญหายได้ง่าย 5. ไม่ควรเกบ็ เอกสารมากเกินไปในแฟ้ม เชน่ ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรเกิน 50-60 แผ่น 6. ไม่ควรเกบ็ หนังสือไว้ปนกบั เอกสารในแฟ้ม 7. ให้เว้นทีห่ ลงั ล้ินชกั ไว้ประมาณ 5 น้ิว เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและการค้นหา 8. เมือ่ คน้ เอกสารและนาออกมาใชเ้ สร็แล้ว ควรรีบนาไปเก็บไว้ที่เดิม 9. ควรย้ายเอกสารไปเกบ็ หอ้ งเกบ็ เอกสารทุกปี เพื่อรอการสารวจและขออนุมัตทิ าลาย 10. ไม่ควรซื้อตู้เอกสารเพิ่มโดยไม่จาเป็น เพราะจะทาให้เกิดปัญหาในเร่ืองพื้นที่ ควรพยายามใชต้ ู้ ชั้น และเครื่องใช้ที่มอี ยู่เดิม ปรับใหใ้ ช้งานในหน่วยงานได้

17 ตวั อยา่ งสนั แฟม้ เอกสาร Science ตราสญั ลกั ษณ์ของหนว่ ยงาน ชื่อหนว่ ยงาน C หมวดเอกสาร โตต้ อบทั่วไป ชื่อแฟ้มเอกสาร บนั ทึกขอ้ ความ (รับเข้า) 4 หมายเลขแฟ้มเอกสาร

18 อายุการจัดเก็บหนงั สือราชการ ในการทาลายเอกสารนั้น หลักสาคัญคือจะต้องมีการกาหนดระยะเวลาในการจัดเก็บ เอกสารต่างๆ ทั้งนี้ เพื่อจะได้มกี ารสารวจเพือ่ เปน็ การคัดเลือกและเสนอขออนุมตั ทิ าลายต่อไป - เก็บไว้ 1 ปี ได้แก่ หนังสือเข้า-ออก ติดต่อระหว่างหน่วยงาน ซึ่งได้มีการดาเนินการ ตามนน้ั เรียบร้อยแลว้ - เก็บไว้ 2 ปี ได้แก่ แบบฟอร์มเกีย่ วกับการเงินด้านต่างๆ รายงานและสรุปผลเกีย่ วกับการ ปฏิบัติงานเปน็ การภายใน - เก็บไว้ 7 ปี ได้แก่สัญญารับจ้างต่างๆ ข้อตกลงต่างๆ ซึ่งเป็นลายลักษณ์อักษร (ให้เก็บ ต่อไปอีก 7 ปี หลังจากเสร็จสนิ้ ลงตามสญั ญาน้ันๆ แล้ว) บัญชพี ัสดตุ ่างๆ รวมทั้งบันทึกเกีย่ วกบั การ เปลีย่ นแปลงพสั ดนุ ั้นๆ - เก็บเท่าที่กฎหมายหรือกฎข้อบังคับเฉพาะอย่างได้ระบุเอาไว้หรือเก็บเอาไว้ในระยะเวลา อันสมควร - เกบ็ ตลอดไป ได้แก่ โฉนด พนั ธบตั ร ทะเบียนยานพาหนะ ระเบียบของกรม ฯลฯ การทาลายเอกสาร ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดให้ส่วนราชการถือ ปฏิบัติในการทาลายเอกสารเป็นประจาทุกปี ในหมวด 3 การเก็บรักษา ยืม และทาลายหนังสือ ข้อ 66 ถึง 70 ซึ่งระเบียบข้างต้นได้กาหนดข้ันตอนวิธีการปฏิบัติไว้ รวมทั้งให้ส่วนราชการต้องส่ง บัญชีรายชื่อเอกสารที่ประสงค์จะทาลายในแต่ละปีให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เพื่อพิจารณาสงวนรักษาเอกสารราชการที่มีคุณค่า ไว้เป็นข้อมูลในการศึกษา ค้นคว้า วิจัย และอ้างอิง หรือเป็นเอกสารประวัติศาสตร์ก่อนที่จะทาลายไป การทาลายเอกสารที่หมดความ จาเปน็ ในการใชป้ ฏิบตั ิงานหรอื ครบกาหนดอายุการจัดเก็บ เปน็ การลดภาระการจดั เก็บเอกสารที่ไม่ จาเป็นลง สภาพแวดล้อมภายในหน่วยงานจะดูเป็นระเบียบ รวมทั้งประหยัดงบประมาณในการ จดั ซื้อวสั ดุ อุปกรณ์สาหรับการจัดเก็บเอกสาร ขนั้ ตอนการทาลายเอกสาร 1. สารวจเอกสารทีจ่ ะทาลายภายใน 60 วนั นบั จากวันสนิ้ ปีปฏิทิน ให้เจ้าหนา้ ที่ผู้รบั ผดิ ชอบ ในการเก็บเอกสารดาเนินการสารวจเอกสารทีค่ รบกาหนดอายกุ ารเกบ็ ในปีนน้ั ตามที่กฎหมาย หรอื ระเบียบกาหนด การสารวจเอกสารเพือ่ ทาลายควรทาอย่างนอ้ ยปีละ 1 ครั้ง 2. จัดทาบัญชีหนังสือขอทาลายบัญชีหนังสือขอทาลายให้จัดทาตามแบบ 25 ท้ายระเบียบ สานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ในการจัดทาบัญชีอย่างน้อยให้มีต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับด้วย

19 ตวั อย่างแบบบัญชีหนังสือขอทาลาย การลงรายการในบญั ชีหนังสือขอทาลาย 1) ชื่อบญั ชหี นงั สือขอทาลายประจาปี ให้ลงเลขของปี พ.ศ.ทีจ่ ัดทาบญั ชี 2) กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อสว่ นราชการทีจ่ ดั ทาบญั ชี 3) วันที่ ให้ลงวนั ทีท่ ีจ่ ดั ทาบญั ชี 4) แผ่นที่ ให้ลงเลขลาดบั ของแผน่ ที่ 5) ลาดบั ที่ ให้ลงเลขลาดบั ของเรือ่ งที่ขอทาลาย 6) รหสั แฟ้ม ให้ลงหมายเลขรหัสหมวดหมู่ของแฟ้มเอกสาร 7) ที่ ให้เลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ 8) ลงวันที่ ให้ลงวนั เดือน ปี ของหนังสอื แตล่ ะฉบับ 9) เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนงั สือแต่ละฉบบั (เลขรบั หนังสือของสานักงาน)

20 10) เรือ่ ง ให้ลงชื่อเร่อื งของหนังสือแต่ละฉบบั 11) การพิจารณา ให้คณะกรรมการทาลายเอกสารลงผลพิจารณา 12) หมายเหตุ ให้ลงข้อความอื่นใด (ถ้ามี) เช่น ความเห็นแย้ง เห็นสมควรขยายเวลาในกรณีเห็นสมควรขยายเวลา ให้ระบุระยะเวลาที่ขอขยายเวลาและปี พ.ศ.ที่ครบ กาหนดเวลาไว้ ทั้งในบัญชแี ละบนปกแฟ้มหรอื บนปก เอกสารแตล่ ะฉบับ 3. การเสนอขอแต่งต้ังคณะกรรมการทาลายหนังสือ เม่ือจัดทาบัญชีหนังสือขอทาลาย เรียบร้อยแล้ว ในกรณีราชการบริหารส่วนกลางให้จัดทาบันทึกเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดบั กรม หรือในกรณีราชการบริหารส่วนภูมิภาคให้เสนอผู้ว่าราชการจังหวัดพร้อมบัญชีหนังสือขอทาลาย และเสนอรายชื่อคณะกรรมการทาลายเอกสาร 4. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัด แต่งต้ังคณะกรรมการทาลาย เอกสารคณะกรรมการทาลายเอกสารประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และคณะกรรมการ อย่างน้อย 2 คน รวม 3 คน คณะกรรมการทาลายเอกสารอาจมีมากกว่า 3 คน ก็ได้ โดยปกติ คณะกรรมการทาลายเอกสารให้แต่งต้ังข้าราชการระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป หน้าที่ของ คณะกรรมการทาลายเอกสาร 4.1. พิจารณาเอกสารที่จะขอทาลายตามบญั ชีหนงั สือขอทาลายการพิจารณามี 2 กรณี คือ - ควรทาลาย ให้ทาเครือ่ งหมายกากบาท (X) ในช่องการพิจารณาในบญั ชหี นังสือขอาาลาย - ไม่ควรทาลาย ในกรณีขยายเวลาการเก็บหรือห้ามทาลาย ให้แก้ไขอายุการเก็บหรือระบุ ไว้วา่ “หา้ มทาลาย” ในช่องการพิจารณาในบญั ชหี นงั สือขอทาลาย โดยใหป้ ระธานกรรมการทาลาย หนังสือลงลายมอื ชื่อกากับการแก้ไข 4.2. รายงานผลการพิจารณาให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัด พิจารณาสงั่ การตอ่ ไป 4.3. เม่ือได้รับอนุมัติให้ทาลายเอกสาร คณะกรรมการทาลายเอกสารมีหน้าที่ควบคุม การทาลาย 4.4. เมือ่ ดาเนินการทาลายหนงั สือแล้ว รายงานผอู้ นมุ ัตทิ ราบ 5. การพิจารณาสั่งการของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัด เม่ือหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ว่าราชการจังหวัดได้รับรายงานการขอทาลายเอกสาร จากหนว่ ยงายของรัฐให้ดาเนินการ ดังน้ี 5.1 หากพิจารณาเห็นว่าหนังสือฉบับใดควรขยายเวลาการเก็บหรือห้ามทาลาย ให้ส่ังการ ส่วนราชการทีข่ อทาลาย เกบ็ เอกสารไว้ตอ่ ไปจนกว่าจะครบระยะเวลาทาลาย

21 5.2 หากพิจารณาเห็นว่าหนังสือฉบับใดควรทาลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทาลายให้สานัก หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรพิจารณาก่อน เว้นแต่เอกสารที่ได้ทาความตกลงเป็น หลกั การไว้กบั สานักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ส่วนราชการไม่ต้องส่งเรอ่ื งใหพ้ ิจารณา แต่จะส่งสาเนาเร่ืองแจ้งผลการดาเนินการทาลายเอกสารตามข้อตกลง เพื่อให้สานักหอจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรเก็บไว้เปน็ สถิตกิ ารทาลายเอกสารต่อไป 6. การทาลายเอกสาร ให้หน่วยงานของรัฐดาเนินการทาลายเอกสารได้หลังจากได้รับ หนังสือแจ้งตอบจากสานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบให้ทาลายได้ โดยปฏิบัติ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 69.5 ซึ่งได้กาหนดวิธีการ ทาลายไว้ ดังน้ี 6.1 โดยการเผา 6.2 โดยวิธีอื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเร่ืองได้ ซึ่งอาจมีหลายวิธี เช่น ฉีกหรือ ย่อยเป็นเศษกระดาษ การจาหน่วยเศษกระดาษที่ผ่านข้ันตอนการทาลายแล้วตามหนังสือสา นัก เลขาธิการคณะรัฐมนตรี ที่ สร 0203/ว 162 ลงวันที่ 11 สิงหาคม 2524 ได้แจ้งเวียนมติ คณะรัฐมนตรี เม่ือวันที่ 6 สิงหาคม 2524 เห็นชอบด้วยกับการขายกระดาษที่มิได้ใช้ประโยชน์ ของส่วนราชการ ตามที่สานักงานปลัดสานักนายกรัฐมนตรีเสนอ และให้ส่วนราชการต่างๆ ถือปฏิบัติต่อไป ซึง่ มสี าระสาคญั ดังน้ี 1) เศษกระดาษที่ผ่านข้ันตอบการทาลายตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาน สารบรรณแล้วยกเว้นเอกสารลับ หากมีปริมาณมากให้ขายเพื่อนาเงินส่งคลังเป็นรายได้แผ่นดิน ตามกฎหมายว่าดว้ ยวิธีการงบประมาณ 2) การขาย - ส่วนกลาง ใหข้ ายแก่โรงงานทีผ่ ลติ กระดาษ - ส่วนภูมิภาค ให้ขายแก่บุคคลที่ตอ้ งการซือ้ ได้เป็นการทัว่ ไป 3) วิธีขาย ให้นาวิธีปฏิบัติเกีย่ วกับการซือ้ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพสั ดุ มาใช้โดยอนุโลม และอยู่ภายในหลักเกณฑ์ ดังน้ี - ขายคร้ังหนง่ึ ซึ่งมนี ้าหนักไม่เกิน 10,000 กิโลกรัม ให้ขายโดยวิธีตกลงราคา - ขายครั้งหนง่ึ ซึง่ มนี ้าหนกั เกินกว่า 10,000 กิโลกรัม ให้ขายโดยวิธีประกวดราคา 4) กรณีที่ส่วนราชการได้ดาเนินการขายกระดาษตามหลกั การใน ข้อ 3 แล้ว ไม่ได้ผลใหอ้ ยู่ ในดลุ พินจิ ของหัวหนา้ ส่วนราชการ ทีจ่ ะพิจารณาดาเนินการเป็นอย่างอน่ื ได้ตามทีเ่ หน็ สมควร

22 บทที่ 4 เทคนิคในการปฏบิ ัตงิ าน และการนาคูม่ ือไปใช้ คู่มือการจัดเก็บและการทาลายเอกสาร ของคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง มีวธิ ีและเทคนิคในการปฏิบัติงานที่ควรทราบ ดงั น้ี เทคนิคในการปฏิบัติงาน 1. การลงรายการบัญชีหนังสือขอทาลาย ซึ่งจะต้องลงรายการคร้ังละ 1 รายการ เรียงตามลาดับ ซึ่งจะทาให้เสียเวลาในการปฏิบัติงาน เพื่อความรวดเร็วตอนเก็บเรื่องเข้าแฟ้ม ไม่ควรต้ังชื่อแฟ้มที่มี ความหมายกว้างเกินไป ควรกาหนดให้เฉพาะเจาะจง เช่น หากเป็นแฟ้มโครงการต่างๆ เช่น โครงการพัฒนา นักศึกษา หรือโครงการอื่นๆ ทั้งนี้ เม่ือเวลาจะทารายการหากเป็นเร่ืองเหมือนกันหรือลักษณะเดียวกัน เวลาลงบัญชีหนังสือขอทาลายสามารถลงรายการเป็นแฟ้มได้ เช่น บญั ชีลงเวลาปฏิบตั ิงานอาจารย์ประจาปี พ.ศ. 2564 จานวน 1 แฟ้ม, โครงการพฒั นานักศกึ ษา จานวน 1 แฟ้ม เป็นต้น 2. เนื่องจากในแต่ละปีหน่วยงานมีเอกสารที่จัดทาขึ้น และรับมาจากภายนอกเพิ่มขึ้นเป็นจานวน มากทุกปี จึงทาให้เอกสารที่ต้องจัดเก็บจานวนมากขึ้นไปด้วย และในแต่ละปีจะมีเอกสารที่มีอายุการเก็บ สามารถทาลายได้มปี ริมาณเพิม่ ขึน้ ตามลาดบั เม่อื ถึงเวลาทาลายก็จะต้องใหเ้ วลาในการลงบัญชีหนงั สือขอ ทาลาย ทาใหเ้ จา้ หน้าที่เบือ่ หน่ายไม่อยากทาลายตามระเบียบฯ บางหน่วยงานมีการนาไปขาย ซึง่ เปน็ สาเหตุ หนึ่งทาให้ข้อมูลเก่าสูญหายและผิดระเบียบ วิธีการที่จะทาให้การปฏิบัติงาน ไม่เบื่อหน่าย คือ ให้สารวจ หนังสือที่มีอายุการจัดเก็บครบ สามารถทาลายได้ในปีถัดไป แล้วนามาลงรายการบัญชีหนังสือขอทาลาย วันละ 5-10 เร่ือง ทุกวันเม่ือครบ 1 ปี ได้เอกสารที่ลงบัญชีหนังสือขอทาลายประมาณ 1,200 – 2,400 เร่ือง ถ้าสามารถฝึกการทางานให้เป็นนิสัยเช่นนี้ เช่ือได้ว่าจะไม่รู้สึกเบื่อหน่ายและจะสนุกกับการทางาน เมอ่ื ผลลัพธ์เพิ่มขึน้ ทกุ วนั การนาค่มู ือไปใช้ การเก็บรวบรวมข้อมูล คัดแยกเอกสารตามหมวดหมู่ นอกจากจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงาน สามารถทางานได้รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้องแล้ว ยังทาให้บุคคลท่ัวไปสามารถค้นหาเอกสารได้ ในกรณีที่ผู้ดแู ลไม่อยู่ บคุ คลทั่วไปสามารถดดู ัชนีแฟ้มเอกสารหน้าตู้เอกสารแต่ละประเภทได้ โดยได้ ระบุชื่อตู้/ ชื่อเอกสารที่เก็บ รายการเอกสารในแต่ละแฟ้ม โดยแบ่งหมวด/สีของเอกสาร รายการ เอกสารในแฟ้ม และเลขที่แฟ้ม ไว้ดงั นี้

23 ตัวอย่างดชั นีแฟม้ เอกสาร ดัชนีแฟ้มเอกสาร ตทู้ ่ี 1 (งานประกันคุณภาพ & บริหารบุคคล) หมวด/สี แฟม้ ที่ รายการเอกสาร B 1 ระเบยี บ ขอ้ บงั คับ ประกาศ คาสง่ั (งานเบิกจา่ ย) C 2 ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั ประกาศ คาสงั่ (งานสานกั งานสีเขยี ว) 3 ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั ประกาศ คาส่งั (เรื่องทวั่ ไป) D 4 ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั ประกาศ คาสง่ั (งานประกันคุณภาพการศึกษา) E 5 ระเบยี บ ขอ้ บงั คับ ประกาศ คาสง่ั (งานเกย่ี วกับนกั ศึกษา) 6 ระเบยี บ ขอ้ บงั คับ ประกาศ คาสั่ง (งานประเมินบุคลากร) F 1 หนังสอื รบั -ส่ง ภายนอก (งานประกนั คณุ ภาพฯ) 2 หนงั สอื รบั -ส่ง ภายใน (งานประกนั คณุ ภาพฯ) G 3 หนังสอื รบั -ส่ง ภายใน (เรอื่ งทว่ั ไป) 4 หนงั สอื รบั -ส่ง ภายใน (งานบริหารบุคคล) 5 หนังสอื รบั -ส่ง ภายใน (3 ศูนย)์ 6 หนงั สอื รบั -ส่ง ภายใน (สานักงานสีเขยี ว) 1 ศนู ย์เทคโนโลยเี กษตรและนวัตกรรม AIC 2 คารบั รองการปฏบิ ตั ิราชการด้วยความซอื่ สตั ย์ 3 สัญญาจา้ งอาจารย์ 4 หน่วยงานโปร่งใส (ITA) 1 กรอบระยะเวลาการพดาเนินงานประเมินผลการปฏบิ ัติราชการของบุคลากร 2 ผลงานที่ไดร้ บั การตีค่าภาระงาน 3 ผลการเลือ่ นเงินเดือนของขา้ ราชการ พนกั งาน มหาวิทยาลยั สายวิชาการ 4 แบบฟอร์มประเมินอาจารย์/บคุ ลากรเงินรายได้ 5 แบบฟอร์มประเมิน ขร/พนง.มหาลัย สายวชิ าการ และสายสนบั สนุน 6 ข้อมลู บุคลากร 1 รายชื่อผู้ขึน้ ทะเบียนผปู้ ระเมินคณุ ภาพการศึกษาฯ มรภ.(คปภ.) ระดบั หลักสตู ร/คณะ 2 ข้อมลู หลกั สตู ร ปรับปรงุ พ.ศ.2562 3 ข้อมูลผู้บริหารและการมอบหมายงาน 1 คณะกรรมการกลน่ั กรองผลการประเมิน กกบ.หนว่ ยงาน 2 คณะกรรมการสง่ เสริม พฒั นาคุณลกั ษณะนักศึกษา และส่งเสริมงานดา้ นทานุบารุง ศลิ ปะและวัฒนธรรม 3 คณะกรรมการระบบดูแลนักศกึ ษา 4 คณะกรรมการสานกั งานสีเขียว (Green office)

24 ดชั นีแฟ้มเอกสาร ตทู้ ่ี 1 (งานประกันคุณภาพ & บริหารบุคคล) (ตอ่ ) หมวด/สี แฟ้มที่ รายการเอกสาร K 1 รายงานผลการพฒั นาคุณภาพจากผลการประเมินหลกั สูตร/คณะ 2 ผลการประเมินความพงึ พอใจตอ่ การให้บริการของ จนท. คณะวทิ ยฯ์ 3 ผลการประเมินผู้บริหารหนว่ ยงาน 4 ข้อมลู ผลการตรวจประเมินคณุ ภาพการศึกษา (หลกั สตู ร/คณะ) 5 ข้อมูลผลการสอบมาตรฐานภาษาอังกฤษ (Exit Exam) 6 ผลการสารวจข้อมูลองค์ความรอู้ าจารย์ (KM) 7 จานวนนกั ศกึ ษา 8 ความพงึ พอใจของนกั ศกึ ษาตอ่ คุณภาพการสอนของอาจารย์ L 1 โครงการอบรมหลักสูตรระยะสั้น (Short Courses) 2 โครงการเงินแผ่นดนิ 3 ศูนย์ 3 โครงการกิจกรรมดา้ นทานบุ ารงุ ศิลปะและวัฒนธรรม 4 โครงการยกระดบั เศรษฐกิจและสังคมฯ (1 ตาบล 1 มหาลัย) 5 โครงการตรวจประเมินคุณภาพการศึกษา(ระดบั หลักสตู ร/คณะ) 6 แผนพฒั นาคณุ ภาพจากผลการประเมิน (Improvement plan) 7 แผนกิจกรรมพฒั นานกั ศกึ ษา 8 แผนทานบุ ารงุ ศิลปะและวฒั นธรรม M 1 คู่มอื การดาเนินกจิกรรม 5 ส (Green office) 2 หมวด 1 โตะ๊ และเกา้ อที้ างาน(รักษาความสะอาด/การจัดวางส่งิ ของ/ป้ายชือ่ เจ้าของโต๊ะ) 3 หมวด 2 ตเู้ ก็บเอกสาร,ตเู้ กบ็ ของ ชั้นวางของ (รกั ษาความสะอาด/การจัดวาง/ ดชั นคี ้นหา) 4 หมวด 3 อปุ กรณเ์ คร่อื งใชไ้ ฟฟา้ เครือ่ งใชส้ านกั งาน (รกั ษาความสะอาด ตรวจเช็ค สภาพ/การจัดวาง สะดวก ปลอดภัย) 5 หมวด 4 สภาพแวดลอ้ มของพนื้ ทีห่ น่วยงาน การจัดบอร์ดประชาสมั พนั ธ์กิจกรรม 5 ส ของหน่วยงาน ป้ายชื่อและโครงสร้างหนว่ ยงาน 6 หมวด 5 พนกั งานกับการทา 5 ส (การประชมุ ของหนว่ ยงาน/การพฒั นากิจกรรม 5 ส/ความคิดสร้างสรรค์ กิจกรรม 5 ส/ การมสี ่วนร่วมกิจกรรม 5 ส ของบคุ ลากร 7 หมวด 6 การจัดแฟ้มเอกสาร (การจัดหมวดหมเู่ อกสาร/จัดสนั แฟม้ /เอกสารภายใน แฟม้ การสบื ค้นและการกาหนดอายเุ อกสาร) 8 หมวด 7 การประหยดั ทรัพยากร (การประหยัดพลงั งานของเคร่อื งปรบั อากาศ/ การประหยดั พลังงานของเคร่อื งใชไ้ ฟฟา้ ในสานกั งาน/การประหยัดใชว้ ัสดอุ ปุ กรณ์ ในสานกั งาน

25 ดัชนีแฟม้ เอกสาร ตู้ท่ี 2 (งานแผน พสั ดุ/ครภุ ณั ฑ)์ หมวด/สี แฟม้ ที่ รายการเอกสาร B 1 ประกาศ ระเบียบ ข้อบงั คบั C 1 หนังสือราชการ (งานแผน) E 1 ประเมินการสอน F 1 เบด็ เตล็ด G 2 รวมผลงาน I 1 คณะกรรมการประจาคณะ 2 รายงานการประชมุ K 1 พัสดุ 2 ระเบียบพสั ดุ L 3 ทะเบียนครภุ ณั ฑต์ า่ กว่าเกณฑ์ เงินรายได้ 4 ทะเบียนครภุ ณั ฑต์ า่ กว่าเกณฑ์ ปี 59 5 ทะเบียนครุภณั ฑต์ า่ กว่าเกณฑ์ ปี 59-ปัจจบุ นั 6 ทะเบียนครุภัณฑป์ ี 48-57 7 ทะเบียนครุภัณฑป์ ี 58-60 8 ทะเบียนครภุ ัณฑป์ ี 61-ปัจจบุ นั 9 จัดซอื้ ครภุ ัณฑ์ 1 ตน้ ทนุ ผลผลิต 2 ผลการดาเนนิ งานตามตวั บ่งชี้ 3 ตรวจสอบภายในและควบคมุ ภายใน 4 ข้อมลู อาจารย์และบคุ ลากร 1 แผนยุทธศาสตร์ 2 แผนปฏิบตั กิ าร 3 แผนกลยทุ ธ์ทางการเงิน 4 แผนบริหารความเสีย่ ง 5 แผนการจดั การความรู้ 6 แผนบริหารบุคลากร 7 แผนบริการวิชาการ 8 แผนพฒั นารายบคุ คล

26 ดัชนีแฟม้ เอกสาร ตูท้ ่ี 2 (งานการเงนิ ) หมวด/สี แฟม้ ที่ รายการเอกสาร สาเนาชุดเบิก-จ่าย (พ้ืนฐาน) งบแผ่นดนิ 64 A 1 สาเนาชุดเบิก-จ่าย (พ้ืนฐาน) งบแผ่นดนิ 64 สาเนาชุดเบิก-จ่าย (พ้ืนฐาน) งบแผ่นดนิ 64 B A1 2 สาเนาชุดเบิก-จ่าย (ยุทธศาสตร์) งบแผ่นดนิ 64 F สาเนาชดุ เบิก-จ่าย (ยุทธศาสตร์) งบแผ่นดนิ 64 I 3 สาเนาชดุ เบิก-จ่าย (พฒั นานกั ศกึ ษา) งบรายได้ 64 K สาเนาชุดเบิก-จ่าย (พัฒนานกั ศกึ ษา) งบรายได้ 64 A2 4 สาเนาชุดเบิก-จ่าย (บริหาร) งบรายได้ 64 L 5 ระเบียบ ประกาศ ข้อบงั คบั (งานเบิกจ่าย) ใบเบิกวัสดุ (3D) A3 6 สญั ญายมื เงิน /ฏกี า /ยกเลิกระบบ 3D 7 บญั ชคี ุมสญั ญาจ้าง /งานครุภณั ฑ์ รายงานแผน/ผลโครงการ ระบบ 3D/สรุปเบิกจ่าย A4 8 (เอกสารประกอบการประชมุ กบ.) รายงานแผน/ผลโครงการ ระบบ eMENSCR B1 1 รายงานผลการใชจ้ ่ายงบพัฒนาบคุ ลากร โครงการเงินแผ่นดนิ 64 (ยุทธศาสตร์) F1 1 โครงการเงินแผ่นดนิ 64 (ยุทธศาสตร์) โครงการเงินรายได้ 64 (พฒั นานักศกึ ษา/วท.บ.) F2 1 โครงการเงินรายได้ 64 (พฒั นานกั ศกึ ษา/คบ.) แผนงานงบยทุ ธศาสตร์ (ระบบ 3D) I1 1 K1 1 K2 1 K3 1 L1 1 2 L2 1 2 L3 1

27 ดชั นีแฟม้ เอกสาร ตู้ท่ี 3 (งานธรุ การ) หมวด/สี แฟ้มที่ รายการเอกสาร B 1 แตง่ ตง้ั ประธานสาขา C 2 กรรมการดาเนนิ งาน (คณะ) 3 คาสงั่ ไปราชการ (คณะ) 4 คาส่ังมอบหมายงาน 5 อาจารย์ทีป่ รึกษาวิจัย/อาจารย์นิเทศ 6 ระเบียบ/ ข้อบงั คบั 7 คาสั่งรักษาการแทน 8 คาสัง่ ไปราชการ (มหาวทิ ยาลัย) 9 กรรมการดาเนนิ งาน (มหาวทิ ยาลยั ) 10 ให้เข้าอบรม/ล่วงเวลา 11 คาสั่งแต่งต้ังคณบดี/รองคณบดี 12 คาสง่ั อ.ที่ปรึกษาวิจยั /กรรมการสอบวจิ ยั 1 รายงานความก้าวหนา้ งานวิจัย 2 งานวจิ ัยตพี มิ พเ์ ผยแพร่ 3 ผลสอบภาษาองั กฤษ/ คอมพิวเตอร์ 4 บนั ทึกข้อความ (รับเข้า) 5 บันทึกข้อความ (ส่งออก) 6 หนังสือราชการภายนอก (รับเข้า) 7 หนังสือราชการภายนอก (ส่งออก) 8 เชญิ ประชุม 9 เชญิ วิทยากร 10 บันทึกสง่ (สานักส่งเสริมฯ) 11 เทียบโอน 12 Active Learning: PLC 13 นกั เรียนทุนกระทรวงวทิ ยฯ์ 14 แบบตอบรับนกั ศกึ ษาฝึกงาน 15 หนังสือเชญิ ผู้เชย่ี วชาญ 16 ค่ายวทิ ยาศาสตร์ 17 ขอใชร้ ถยนต์สว่ นตัว 18 ขอพา นศ.ออกนอกสถานที่ 19 หนงั สือเชญิ กรรมการตรวจ SAR

28 ดัชนีแฟม้ เอกสาร ต้ทู ่ี 3 (งานธุรการ) (ตอ่ ) หมวด/สี แฟ้มที่ รายการเอกสาร D 1 แบบรับรองการนาไปใชป้ ระโยชน์ 2 อนสุ ิทธิบตั ร E 3 ศนู ยเ์ ทคโนโลยเี กษตรและนวัตกรรม (AIC) 4 โครงการพฒั นากาลังคนด้านวทิ ยาศาสตร์ (ทุน พสวท.) F 5 โครงการอนุรักษพ์ นั ธกุ รรมพชื (อพ.สธ.) H 6 โครงการอบรมเพ่มิ ศกั ยภาพครู (สสวท.) J 7 กรรมการประจาคณะ 8 งานที่ได้รับมอบหมาย 1 ใบรายงานตวั 2 สญั ญาจ้าง 3 สัญญาจ้าง 4 ศกึ ษาตอ่ 5 ใบลา 6 ขอตาแหนง่ วชิ าการ 7 คาส่ังตัดโอน/ ลาออก 8 ประเมินเงินเดือน 1 หลกั สูตร 2 บัณฑิตกิตมิ ศักดิ์ 3 หนงั สือรบั รอง 4 เบด็ เตล็ด 1 ทนุ การศึกษา 2 ขอเข้าศึกษาดงู าน 3 ทนุ ตารา 1 เวรยาม 2 MOU มาตรฐานหอ้ งปฏบิ ัตกิ าร 3 ใบขอใชห้ ้อง

29 ดชั นีแฟม้ เอกสาร ตู้ท่ี 4 (งานวชิ าการ) หมวด/สี แฟ้มที่ รายการเอกสาร B C 1 คาส่ัง ระเบียบ ประกาศ (วชิ าการ) L 1 ฝึกงาน ปีการศึกษา 2563 N 2 เทียบโอน ปีการศกึ ษา 2562 - 2564 3 รับเข้า - ส่งออก (ภายใน) วิชาการ ปกี ารศึกษา 2563 4 สอนชดเชย ปีการศกึ ษา 2563 1 โครงการ ปีงบประมาณ 2563 - 2564 1 เกรดภาคปกติ 1/2560 2 เกรดภาคปกติ 2/2560 3 เกรดภาคพิเศษ ปีการศึกษา 2560 4 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพ่มิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 1/2560 5 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพ่มิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 2 - 3 /2560 6 เกรดภาคปกติ 1/2561 7 เกรดภาคปกติ 2/2561 8 เกรดภาคพิเศษ ปีการศึกษา 2561 9 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพม่ิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 1/2561 10 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพม่ิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 2 - 3 /2561 11 เกรดภาคปกติ 1/2562 12 เกรดภาคปกติ 2/2562 13 เกรดภาคพิเศษ ปีการศึกษา 2562 14 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพ่มิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 1/2562 15 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพม่ิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 2 - 3 /2562 16 เกรดภาคปกติ 1/2563 17 เกรดภาคปกติ 2/2563 18 เกรดภาคพิเศษ ปีการศึกษา 2563 19 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพ่มิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 1/2563 20 เกรดแก้ I แกไ้ ข เพ่มิ เตมิ ภาคปกติ ภาคพเิ ศษ 2 - 3 /2563 21 เกรดสอบประมวล ปีการศึกษา 2558 - 2564 22 เอกสารเกีย่ วกับหลักสูตร 23 ทวนสอบ 24 AL&PLC ปีการศึกษา 2563

30 ดชั นีแฟม้ เอกสาร ตทู้ ่ี 5 (งานกิจกรรม) หมวด/สี แฟม้ ที่ รายการเอกสาร A 1 สานาชดุ เบิกโครงการนกั ศึกษา B 2 สานาชุดเบิกโครงการนกั ศึกษา C 3 สานาชุดเบิกโครงการนักศึกษา F 1 ประกาศคาสง่ั มหาวทิ ยาลัย/ระเบียบ(กิจกรรมนักศึกษา) 2 ประกาศคาสัง่ มหาวทิ ยาลยั /ระเบียบ(กิจกรรมนกั ศึกษา) H 1 รับ-ส่งหนงั สอื ภายใน K 2 รับ-ส่งหนังสอื ภายนอก L 1 งานวนิ ยั นกั ศกึ ษา 2 เบ็ดเตล็ด 3 รายชื่อนักศกึ ษาที่เข้าร่วมโครงการ 1 ทุนการศึกษา 2 ทุนการศึกษา 3 ทุนการศึกษา 4 เอกสารการอบรม 5 เอกสารการอบรม 1 รายการเข้าร่วมกิจกรรมของนกั ศกึ ษา 2 รายการเข้าร่วมกิจกรรมของนักศกึ ษา 1 โครงการพัฒนานกั ศกึ ษาตามมาตรฐาน (TQF) 2 โครงการพัฒนานกั ศกึ ษา(งปม.กองพฒั นานักศึกษา) 3 โครงการพัฒนานกั ศกึ ษาตามมาตรฐาน (งปม.อื่นๆ)

บรรณานุกรม คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง. (2565). โครงสร้างองค์กร คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง.ค้นเม่ือ มิถุนายน 29, 2565, จาก http://science.mcru.ac.th/main/ ชรินธร แก้งคา. ระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์. คณะวิทยาการ และเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีมหานคร,ปีการศึกษา 2558.ค้นเม่ือ มิถุนายน 27, 2565. ศนั สนยี ์ วิภากลู . คู่มือการดาเนินการกิจกรรม 5ส ฉบบั ที่ 2 (ปรับปรงุ พฤศจกิ ายน 2563). มหาวิทยาลยั ราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง. หน้า 30-32 ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 สว่ นท่ี 3 การเก็บรักษา ยืม และการทาลายหนงั สือ. ค้นเมอ่ื มิถนุ ายน 29, 2565, จาก https://www.sci.nu.ac.th/edoc3/sco.htm กาธร สถิรกุล และคณะ. (2538). ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไข พ.ศ. 2539 และคาอธิบาย. กรุงเทพฯ : ศลิ ปสนองการพมิ พ์.