คู่มือรายงานการประชุม

ค่มู ือรายงานการประชุม จัดทาโดย นางสาวสุภาภรณ์ ผ้ผู ้งึ

คำนำ คู่มือปฏิบัติงานการจดรายงานการประชุมฉบับนี้ จัดทาขึ้นเพื่อเป็นข้อมูลสาหรับผู้ที่ทา หนา้ ที่จดรายงานการประชุมในการประชุมต่าง ๆ ซึ่งจะสามารถนาไปปฏิบัติจริง และได้ทราบถึงเทคนิค ในการจดรายงานการประชุม โดยในเนื้อหาจะกล่าวถึงวิธีจัดการประชุมที่ถูกต้อง การจดรายงานการ ประชุมที่ถูกต้อง รวมถึงการใช้ภาษาราชการที่ถูกต้องเพื่อให้ผู้มีหน้าที่จดรายงาน การประชุมสามารถ นาไปใช้ได้อย่างถูกต้องตามระเบียบของทางราชการ ทราบถึงวิธีการที่จะทาให้การจดรายงานการ ประชมุ เป็นเรือ่ งงา่ ย ทาให้ผู้อ่านเข้าใจเน้ือหาในการประชุม คู่มือฉบับนี้สามารถใช้เป็นแนวทางประกอบ สาหรับผู้สนใจและผู้ที่กาลังปฏิบัติงานด้านนี้ รวมท้ังผู้ที่ต้องการศึกษาวิธีการจัดประชุม และการจด รายงานการประชมุ หวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือปฏิบัติงานการจดรายงานการประชุมฉบับนี้ จะเป็นประโยชน์ ต่อผอู้ ่าน และผสู้ นใจไม่มากก็น้อย หากมีข้อผิดพลาดประการใดต้องขออภัยมา ณ โอกาสนี้ สภุ าภรณ์ ผู้ผงึ้ เจ้าหนา้ ที่บริหารงานท่ัวไป ก

1 บทที่ 1 บทนำ 1. ควำมเปน็ มำและควำมสำคญั ระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 4 ได้บังคับใช้แก่ส่วน รำชกำร ซึ่งหมำยควำมถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงำน หรือหน่วยงำนอื่นใดของรัฐทั้งใน รำชกำรส่วนกลำง รำชกำรบริหำรส่วนภูมิภำค รำชกำรบริหำรส่วนท้องถิ่น หรือในต่ำงประเทศ (ระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรีว่ำด้วย งำนสำรบรรณ 2539 : 130) คณะวิทยำศำสตร์ และเทคโนโลยี มหำวิทยำลัยรำชภัฏหมู่บ้ำนจอมบึง มีฐำนะเป็นหน่วยงำนในกำกับของรัฐ ซึ่งไม่เป็น ส่วนรำชกำรตำมกฎหมำยว่ำด้วยระเบียบบริหำรรำชกำรแผ่นดิน กฎหมำยว่ำด้วยระเบียบริหำร รำชกำรกระทรวงศึกษำธิกำรและกฎหมำยว่ำด้วยกำรปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม และไม่เป็น รัฐวิสำหกิจตำมกฎหมำยว่ำด้วยวิธีกำรงบประมำณและกฎหมำยอื่น งำนสำรบรรณ เป็นงำน ที่เกี่ยวกับกำรบริหำรงำนเอกสำรที่มีระเบียบแบบแผนโดยเริ่มต้ังแต่กำรจัดทำ กำรรับ กำรส่ง กำรเก็บรกั ษำกำรยืม จนถึงกำรทำลำย ดังน้ัน งำนสำรบรรณจึงเป็นหัวใจสำคัญในกำรปฏิบัติงำนที่เกี่ยวข้องกับกำรบริหำรงำน เอกสำร โดยเฉพำะอย่ำงยิ่งในหน่วยงำนของรัฐ สถำนศึกษำ สถำบัน หน่วยงำนเอกชน สมำคม องค์กรต่ำง ๆ ดังน้ัน ผู้ที่จะทำงำนสำรบรรณได้ดีจะต้องเป็นผู้ที่มีควำมคล่องแคล่วว่องไว รู้วิธีกำร ติดต่อ กำรโต้ตอบและกำรประสำนงำน รู้จักควำมควร ไม่ควร นอกจำกนี้ยังต้องมีควำมรู้ด้ำน ภำษำเป็นอย่ำงดี โดยเฉพำะภำษำไทย และควรรู้ระบบข่ำวสำรที่เกิดขึ้นทั้งภำยในและภำยนอก หน่วยงำนถึงแม้ปัจจุบันมีกำรนำคอมพิวเตอร์มำใช้ในกำรบริหำรงำนด้ำนเอกสำร ทำให้สะดวก และงำนเป็นระบบมำกยิ่งขึ้น ถึงอย่ำงไรก็ตมก็ยังจำเป็นจะต้องมีบุคคลที่มีควำมสำมำรถในกำร บริหำรงำนเอกสำร เช่น กำรร่ำงหนังสือ กำรจัดกำรควบคุมหนังสือให้ถึงมือผู้รับได้อย่ำงถูกต้อง ซึ่งคอมพิวเตอร์ไม่สำมำรถร่ำงและควบคมุ กำรส่งหนงั สอื ได้เอง นอกจำกนี้งำนสำรบรรณจะช่วยให้ กำรปฏิบัติงำนง่ำยขึ้น ประหยัดเวลำ เป็นภำพลักษณ์ของหน่วยงำน และเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ตลอดถึงประชำชนที่เกี่ยวข้องด้วย ในคู่มือเล่มนี้ จะกล่ำวถึงงำนสำรบรรณบำงส่วน คือ กำรเขียนข้อควำมในหนังสือรำชกำร 3 ส่วนสำคัญที่ผู้เขียนใช้ในกำรปฏิบัติงำนประจำ คือ หนังสือภำยนอก หนังสือภำยใน และหนังสือ ส่ังกำร นอกจำกนี้ ยังกล่ำวถึงกำรปฏิบัติงำนเกี่ยวกับชั้นควำมเร็วและช้ันควำมลับ ระบบงำน อิเล็กทรอนิกส์ กำรรับกำรส่งหนังสือ และกำรควบคุมหนังสือ ส่วนเร่ืองอื่น ๆ ผู้สนใจสำมำรถ ศกึ ษำได้จำกระเบียบสำนักนำยกรัฐมนตรวี ่ำด้วยงำนสำรบรรณ พ.ศ. 2526

2 2. วตั ถุประสงค์ของกำรจดั ทำคมู่ ือ 1.2.1 เพือ่ ให้ผู้ปฏิบัติงำนปฏิบตั ิงำนแทนกนั ได้ 1.2.2 เพือ่ ให้กำรปฏิบัติงำนเปน็ มำตรฐำนเดียวกนั 3. ประโยชนท์ ีค่ ำดว่ำจะไดร้ บั 1.3.1 ผปู้ ฏิบัติงำนปฏิบัติงำนแทนกันได้ 1.3.2 กำรปฏิบัติงำนเปน็ มำตรฐำนเดียวกนั 4. ขอบเขตของคู่มือ ในคู่มือเล่มนี้ จะกล่ำวถึงกำรปฏิบัติงำนสำรบรรณบำงส่วน คือ กำรเขียนข้อควำม ในหนังสือรำชกำร 3 ส่วนสำคัญ ที่ผู้เขียนใช้ในกำรปฏิบัติงำนประจำ คือ หนังสือภำยนอก หนังสือ ภำยใน และหนังสือส่ังกำร นอกจำกนี้ยังกล่ำวถึงกำรปฏิบัติงำนเกี่ยวกับชั้นควำมเร็วและชั้น ควำมลับระบบงำนสำรบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กำรรับ กำรส่งหนังสือ และกำรควบคุมหนังสือ ของคณะวทิ ยำศำสตร์และเทคโนโลยี มหำวิทยำลยั รำชภฏั หมู่บ้ำนจอมบึง 5. นิยำมศัพท์ งำนสำรบรรณ หมำยถึง งำนที่เกี่ยวกบั กำรบริหำรงำนเอกสำร เริ่มตงั้ แต่กำรจดั ทำกำรรบั และกำรส่งหนงั สือรำชกำร หนังสือรำชกำร หมำยถึง เอกสำรทีเ่ ปน็ หลักฐำนทำงรำชกำร หนังสือภำยนอก หมำยถึง หนงั สือตดิ ต่อรำชกำรที่เป็นแบบพิธี หนังสือภำยใน หมำยถึง หนังสือติดต่อรำชกำรที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่ำหนังสือภำยนอก เปน็ หนังสือตดิ ต่อภำยในมหำวิทยำลัยรำชภัฏหมบู่ ้ำนจอมบึง มหำวิทยำลัยรำชภัฏหมู่บ้ำนจอมบึง หมำยถึง สถำบันกำรศึกษำที่จัดกำรศึกษำ ในระดับอดุ มศึกษำ เปิดสอนในระดับปริญญำตรี ปริญญำโท และปริญญำเอก ในระดับปริญญำตรี จัดกำรเรียนกำรสอน 4 คณะ คือ คณะครุศำสตร์ คณะวิทยำศำสตร์และเทคโนโลยี คณะมนุษยศำสตร์และสังคมศำสตร์ คณะวิทยำกำรจัดกำร และเทียบเท่ำคณะ คือ วิทยำลัย มวยไทยศกึ ษำและกำรแพทย์แผนไทย

บทที่ 2 โครงสรา้ งและหนา้ ทคี่ วามรับผิดชอบ 1. โครงสรา้ งการบริหารจัดการของคณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี 1.1 โครงสร้างองคก์ รคณะวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี คณะวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี สานกั งานคณบดี สาขาวิชา ศูนยเ์ พาะเลีย้ ง ศูนย์วทิ ยาศาสตร์ ศูนยส์ ะเตม็ ศูนย์ตรวจสอบ เนือ้ เยอื่ พืชปลอด และวิทยาศาสตร์ ศกึ ษา สินคา้ เกษตร เชือ้ เพอื่ พัฒนา ประยกุ ต/์ คลินิก จงั หวัดราชบุรี สกู่ ารสง่ ออก เทคโนโลยี งานธุรการ วทิ ยาการคอมพวิ เตอร์ สานักงานศนู ยว์ ทิ ยาศาสตร์ฯ งานการเงินและพสั ดุ เทคโนโลยสี ารสนเทศ หนว่ ยปฏบิ ัตกิ ารเคมี งานบริการการศกึ ษา สัตวศาสตร์ หนว่ ยปฏบิ ัตกิ ารชีววทิ ยา งานอาคารสถานท่ี เทคโนโลยกี ารแปรรูปอาหาร หนว่ ยปฏบิ ตั กิ ารฟสิ ิกส์ งานกิจการนักศกึ ษา ชวี วทิ ยา (ค.บ. 5 ปี) งานนโยบายและแผน คอมพิวเตอร์ศึกษา (ค.บ. 5 ปี) งานบริการวิชาการและวิจัย คณิตศาสตร์ (ค.บ. 5 ปี) งานเทคโนโลยสี ารสนเทศ วิทยาศาสตร์ทว่ั ไป (ค.บ. 5 ปี) และโสตทศั นูปกรณ์ ฟิสิกส์ (ค.บ. 5 ปี) ภาพประกอบที่ 2.1 โครงสร้างองค์กรคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ทีม่ า : (รายงานการประเมินตนเอง คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี, 2561, หน้า 5) 5

1.2 โครงสร้างการบริหาร คณบดี (ผศ.ว่าที่รอ้ ยตรีปญั ญา คามศี กั ดิ์) คณะกรรมการประจา คณะ รองคณบดี รองคณบดี รองคณบดี หัวหนา้ สานกั งาน ฝา่ ยวิชาการ ฝ่ายกจิ การนกั ศึกษา ฝ่ายประกนั คุณภาพฯ คณบดฯี (อ.ดร.เชาวฤทธิ์ พนั ธท์ อง) (อ.ดร.บุรนิ ทร์ นรินทร)์ (อ.ดร.ครองศกั ดา ภคั ธนกนก) (น.ส.ณฐั ภรณ์ แช่มเทศ) งานจัดการเรียนการสอน งานกิจการนกั ศึกษา งานประกันคณุ ภาพ งานธุรการ งานบริหารทวั่ ไป งานพัฒนาบคุ ลากร งานทานบุ ารงุ ศิลปวัฒนธรรม งานคลินิกเทคโนโลยี งานอาคารสถานที่ งานการเงิน/พสั ดุ งานสง่ เสริมงานวจิ ยั งานโครงการครูพนั ธ์ุบึง งานศูนยว์ ทิ ยฯ์ งานบคุ ลากร งานนโยบายและแผน งานบริการวิชาการ งานบริการและสวสั ดกิ ารนักศกึ ษา งานศูนยต์ รวจสอบฯ งานประกนั คุณภาพฯ งานศนู ย์สะเตม็ ศึกษา งานวนิ ยั นักศกึ ษา งานศูนยเ์ พาะเลีย้ งฯ งานเทคโนโลยสี ารสนเทศและ โสตทัศนปู กรณ์ งานฝึกประสบการณ์วิชาชพี /งานสหกจิ ศึกษา งานงบประมาณ ภาพประกอบที่ 2.2 โครงสร้างการบริหารคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ทีม่ า : (รายงานการประเมินตนเอง คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี, 2561, หน้า 4) 6

1.3 โครงสร้างการปฏิบัติงาน ผศ.วา่ ที่รอ้ ยตรีปัญญา คามศี กั ดิ์ คณบดี อ.ดร.บุรินทร์ นรินทร์ อ.ดร.เชาวฤทธ์ิ พนั ธท์ อง อ.ดร.ครองศักดา ภคั ธนกนก รองคณบดี รองคณบดี รองคณบดี ฝ่ายวิชาการ ฝ่ายกิจการนักศึกษา ฝา่ ยประกนั คณุ ภาพฯ นางสาวณฐั ภรณ์ แชม่ เทศ หวั หนา้ สานักงานคณบดี ภาพประกอบที่ 2.3 โครงสร้างการปฏิบตั ิงาน ทีม่ า : (รายงานการประเมินตนเองคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี, 2561, หน้า 6) 7

1.2 ภาระหนา้ ที่ของสานักงานคณะวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง ได้ให้คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี กาหนด โครงสร้างการปฏิบัติงานของสานักงานคณบดีคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เป็น 6 ฝ่าย งาน ดังนี้ 1. ฝ่ายงานธุรการ 2. ฝ่ายงานด้านวิชาการและบริการวิชาการ 3. ฝ่ายงานด้าน กิจการนักศึกษาและทานุบารุงศิลปะและวัฒนธรรม บุคลากร และงานประกันคุณภาพ การศึกษา 4. ฝ่ายงานการเงินและพัสดุ 5. ฝ่ายงานนโยบายและแผน และ 6. ฝ่ายงาน เทคโนโลยีสารสนเทศและโสตทัศนูปกรณ์ ซึ่งแต่ละฝ่ายงานได้รับการแต่งตั้งให้ปฏิบัติงานจาก คณบดีคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี 2. บทบาทหน้าทีค่ วามรบั ผิดชอบของตาแหนง่ 2.1. บทบาทหน้าท่ีของตาแหน่งตามเกณฑ์มาตรฐานกาหนดตาแหนง่ หน้าท่แี ละความรับผิดชอบหลัก ปฏิบัติงานในฐานะผู้ปฏิบัติงานระดับต้นที่ต้องใช้ความรู้ความสามารถทางวิชาการ ในการทางานปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบริหารจัดการภายในสานักงานหรือการบริหารงานท่ัวไป ภายใต้การกากบั แนะนา ตรวจสอบ และปฏิบัติงานอื่นตามที่ได้รับมอบหมาย ลักษณะงานท่ปี ฏิบัติ 1. ด้านการปฏิบัติการ 1.1 ปฏิบัติการเกี่ยวกับการบริหารจัดการงานทั่วไปในสานักงาน เช่น งานธุรการ งานบริหารทรัพยากรบุคคล งานจัดระบบงาน งานการเงินและบัญชี งานพัสดุ งานบริหาร อาคารสถานที่ งานจัดพิมพ์และแจกจ่ายเอกสาร งานรวบรวมข้อมูลและสถิติ งานระเบียบ แบบแผน งานสัญญา เปน็ ต้น เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานต่าง ๆ ในหนว่ ยงานทีร่ ับผดิ ชอบ 1.2 ศึกษา รวบรวมข้อมูล สถิติ สรุปรายงาน เพื่อสนับสนุนการบริหารสานักงาน ในด้านต่าง ๆ เช่น งานบริหารทรัพยากรบุคคล งานบริหารงบประมาณ งานบริหารแผนปฏิบัติ ราชการ งานบริหารอาคารสถานที่ งานสัญญาต่าง ๆ เป็นต้น 1.3 ปฏิบัติงานเลขานุการ เช่น ร่างโต้ตอบหนังสือ แปลเอกสาร เตรียมเร่ือง และเตรียมการสาหรับการประชุม บันทึกเร่ืองเสนอที่ประชุม ทารายงานการประชุม และรายงานอื่น ๆ เพื่อให้การดาเนินการประชุมและการปฏิบัติงานอื่นที่เกี่ยวข้องสาเร็จลุล่วง ด้วยความเรียบร้อยมีประสิทธิภาพ 5

1.4 ทาเร่ืองติดต่อกับหน่วยงานและบุคคลต่าง ๆ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ เพือ่ อานวยความสะดวก และเกิดความร่วมมือ 1.5 ให้บริการวิชาการด้านต่าง ๆ เช่น ให้คาปรึกษา แนะนา ในการปฏิบัติงาน แก่เจ้าหน้าที่ระดับรองลงมาและแก่นักศึกษาที่มาฝึกปฏิบัติงาน ตอบปัญหาและชี้แจงเร่ือง ต่าง ๆ เกี่ยวกับงานในหน้าที่ เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และปฏิบตั ิหน้าที่อน่ื ที่เกี่ยวข้อง 2. ดา้ นการวางแผน วางแผนการทางานที่รับผิดชอบร่วมกัน วางแผนการทางานของหน่วยงาน หรอื โครงการเพื่อให้การดาเนินงานบรรลุตามเป้าหมายและผลสัมฤทธิ์ที่กาหนด 3. ดา้ นการประสานงาน 3.1 ประสานการทางานร่วมกันระหว่างทีมงานหรือหน่วยงานท้ังภายในและ ภายนอก เพือ่ ให้เกิดความร่วมมือและผลสมั ฤทธิ์ตามที่กาหนดไว้ 3.2 ชี้แจงและให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล ข้อเท็จจริง แก่บุคคลหรือหน่วยงาน ทีเ่ กีย่ วข้อง เพือ่ สร้างความเข้าใจหรอื ความรว่ มมอื ในการดาเนนิ งานตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย 4. ด้านการบรกิ าร 4.1 ให้คาปรึกษา แนะนาเบื้องต้น เผยแพร่ ถ่ายทอดความรู้ ทางด้านการบริหารงาน ท่ัวไป รวมทั้งตอบปัญหาและชี้แจงเร่ืองต่าง ๆ เกี่ยวกับงานในหน้าที่ เพื่อให้ผู้รับบริการได้รับ ทราบข้อมลู ความรตู้ ่าง ๆ ที่เปน็ ประโยชน์ 4.2 จัดเก็บข้อมูลเบื้องต้น และให้บริการข้อมูลทางวิชาการ เกี่ยวกับด้านการ บริหารงานทั่วไป เพื่อให้บุคลากรท้ังภายในและภายนอกหน่วยงาน นักศึกษา ตลอดจน ผู้รับบริการ ได้ทราบข้อมูลและความรู้ต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ สอดคล้อง และสนับสนุนภารกิจ ของหน่วยงาน และใช้ประกอบการพิจารณากาหนดนโยบาย แผนงาน หลักเกณฑ์ มาตรการ ต่าง ๆ 6

ลกั ษณะงานท่ปี ฏิบตั ิ ลักษณะงานที่ปฏิบัติของนางสาวสุภาภรณ์ ผู้ผ้ึง ตาแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานท่ัวไป ฝา่ ยงานธรุ การและงานสารบรรณ โดยมีรายละเอียดดงั ต่อไปนี้ 1. หน่วยธรุ การและงานสารบรรณ 1.1 คดั แยกประเภทหนังสือแต่ละชนิดตามความเร่งดว่ น 1.2 ลงรับหนังสอื ภายใน-ภายนอก และในระบบงานสารบรรณ MIS 1.3 ตรวจสอบและเสนอหนังสอื พรอ้ มแจกจ่ายตามภาระงาน 1.4 ร่างและพิมพ์โต้-ตอบหนงั สือราชการ 1.5 จัดเกบ็ หนงั สือเวียน คาสัง่ กฎ ระเบียบ ขอ้ บงั คับต่างๆของทางราชการ ทีเ่ กีย่ วข้อง 1.6 ถ่ายเอกสารข้อสอบ/แผนการเรียน/เอกสารราชการ/หนังสอื และจัดทารูปเล่ม 1.7 สืบค้นข้อมูลทีเ่ กี่ยวข้อง 1.8 จัดทาขา่ วประชาสมั พันธ์ท้ังภายในและภายนอกคณะ 1.9 ค้นหาหนังสอื คาสงั่ กฎ ระเบียบ ขอ้ บังคับต่าง ๆ ของทางราชการ ที่เกีย่ วข้อง 1.10 ติดตามเร่ืองเร่งด่วนต่างๆของคณะ 1.11 ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย 2. หนว่ ยเลขานุการและการประชมุ 2.1 จดั ทาหนังสอื เชญิ ประชมุ คณะกรรมการบริหารคณะ/ประสานแจ้งวัน เวลา และสถานทีป่ ระชุมแก่คณะกรรมการ 2.2 จดั เตรียมและดาเนินการประชมุ คณะกรรมการบริหารคณะ 2.3 จัดทารายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารคณะ 2.4 จัดทาหนังสอื เชญิ ประชมุ คณะกรรมการประจาคณะ/ประสานงาน ในการแจ้งวัน เวลา และสถานที่แก่คณะกรรมการ 2.5 จัดเตรียมและช่วยดาเนินการประชุมคณะกรรมการประจาคณะ 2.6 จัดทารายงานการประชมุ คณะกรรมการประจาคณะ 7

2.7 จัดทาหนังสอื เชญิ ประชมุ อาจารย์ และบุคลากรของคณะ/สาเนาหนังสอื เชญิ ประชุมใส่ล็อกเกอร์อาจารย์ และบุคลากร 2.8 จัดเตรียมและดาเนินการประชมุ อาจารย์ และบุคลากรของคณะ 2.9 จัดทารายงานการประชุมอาจารย์ และบุคลากรของคณะ 2.10 ปฏิบัติงานอืน่ ๆ ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย 3. หน่วยอาคารสถานท่ี และสิง่ แวดลอ้ ม 3.1 ดูแลอาคารสถานที่ และสิ่งแวดล้อมของคณะ 3.2 ดูแลการใช้หอ้ งประชุมของคณะ 3.3 ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย 4. หน่วยประชาสมั พันธ/์ วิเทศสมั พนั ธ์ 4.1 ให้บริการขอ้ มูลข่าวสารภายใน-ภายนอก ของคณะแก่บคุ คลและหน่วยงานที่ เกีย่ วข้อง 4.2 จดั ทาเอกสารข่าวประชาสัมพนั ธ์ 4.3 ปฏิบัติงานอืน่ ๆ ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย 5. หน่วยประกันคุณภาพการศึกษา 5.1 ดาเนนิ การแตง่ ตั้งคณะกรรมการดาเนินงานการประกนั คุณภาพการศกึ ษาภายใน ของคณะ 5.2 ประสานงานการตรวจประเมินคณุ ภาพการศกึ ษาระดบั สาขาวิชา 5.3 ให้คาแนะนา และประสานงานกบั หนว่ ยงานภายในคณะในการ ดาเนนิ การประกนั คณุ ภาพการศกึ ษาของคณะ 5.4 เกบ็ และรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกบั งานประกันคณุ ภาพฯ ของคณะ - ระดับสาขาวิชา - ระดับคณะ 5.5 จัดทารายงานการประเมินตนเองของคณะในตวั บ่งชีท้ ีร่ ับผดิ ชอบ 5.6 เกบ็ ข้อมูลสถิตเิ กี่ยวกบั งานประกนั คณุ ภาพการศกึ ษาและขอ้ มูลประกอบ ในตวั บ่งชีท้ ีร่ บั ผดิ ชอบ 8

6. หน่วยงานบุคลากร 6.1 จดั ทาล็อกเกอร์ให้แก่อาจารย์เข้าใหม่ 6.2 จัดทาใบลงชือ่ ปฏิบัติงานแก่อาจารย์ 6.3 ตรวจสอบการลงเวลาปฏิบัติงานของอาจารย์ และสรปุ ส่งงานบริหารบคุ คลของ มหาวิทยาลัย 6.4 จัดทาสถิติวนั ลาของอาจารย์ และบุคลากร 6.5 ประสานงานการสรรหาบุคลากรของคณะ กับงานบริหารบุคคล 6.6 ประสานกรรมการตรวจสอบคุณสมบัติอาจารย์ และบุคลากรเข้าใหม่/ กรรมการออกข้อสอบ/กรรมการสมั ภาษณ์ 6.7 ประสานงานการจดั ทาสัญญาจ้าง/ การทดลองงาน 6.8 ประสานและดาเนินการเกี่ยวกับการลาป่วย, ลากิจ, ลาพักผอ่ น, ลาคลอด, ลาอุปสมบท ฯลฯ 6.9 ประสานงานและดาเนินการเกี่ยวกับการขอหนงั สอื รบั รองเงนิ เดือน เสนออธิการบดีผ่านงานบริหารบคุ คล 6.10 ประสานงานการตอ่ สญั ญาจา้ งอาจารย์ประจาตามสัญญาจ้าง/ อาจารย์พิเศษรายชว่ั โมง/พนักงานมหาวิทยาลัย 6.11 ให้คาปรึกษา แนะนา และแก้ไขปญั หาเกี่ยวกับงานในหน้าที่ 7. หนว่ ยงานวิชาการ 7.1 จดั ทาคาสั่งแต่งตงั้ อาจารย์ทีป่ รึกษาโครงงานวิจยั 7.2 ประสานงาน และออกหนังสือเชิญผู้เชีย่ วชาญตรวจงานวิจัยให้แก่นกั ศกึ ษา 7.3 ประสานงานการทวนสอบผลสัมฤทธิท์ างการเรยี นของนักศึกษา 7.4 ดูแล และให้บริการยืม-คืน โสตทศั นูปกรณ์ในการเรียนการสอน 8. หน่วยงานบริการวิชาการ 8.1 ดูแลการตดิ ต่อประสานงานผมู้ าขอรับบริการ 8.2 จดั ทาคาสั่งแต่งตง้ั คณะกรรมการดาเนินงานโครงการบริการวิชาการ/ คาสั่งปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ 8.3 จดั ทาหนังสอื เชญิ วิทยากร 9

8.4 จดั ทาเอกสารประกอบกิจกรรมและจัดหาวัสดอุ ปุ กรณ์ในการทาโครงการ 9. หนว่ ยงานหลกั สตู ร 9.1 ประสานงาน/อานวยความสะดวกในการปรับปรุงและพัฒนาหลักสตู ร ของคณะ 10. หนว่ ยงานควบคุมภายใน 10.1 จดั ทาแบบติดตามผลการดาเนินงานตามแผนการปรบั ปรงุ การควบคุม ภายในของงวดก่อน (แบบติดตาม ปย.2) 11. หน่วยงานด้านสิทธิบัตร/อนสุ ิทธิบตั ร 11.1 ประสานงานกบั เจ้าของผลงาน แก้ไขผลงานและนาไปจดอนุสิทธิบัตร 11.2 ปฏิบตั ิงานอน่ื ๆ ตามทีไ่ ด้รับมอบหมาย จากภาระหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายดังกล่าวข้างต้นผู้เขียนได้เลือกงานสารบรรณมาเขียน คู่มอื ปฏิบัติงานโดยมีขน้ั ตอนการดาเนินงานดังนี้ 1. การรบั หนังสือเข้า รายละเอียดวิธีการปฏิบตั งิ าน 1. รบั เอกสารจากหน่วยงานธรุ การใหญ่ สานกั งานอธิการบดี 2. ตรวจสอบ คัดแยกเอกสาร จัดหมวดหมู่เอกสาร หนังสอื และสิง่ พิมพ์ตา่ ง ๆ 2.1 เอกสารที่ไม่ตอ้ งลงทะเบียนลงรบั เช่น เอกสารขา่ วประชาสมั พันธ์ จดหมายส่วน บุคคล ใบแจ้งหนี้ สลิปเงินเดือน ใบแจ้งค่าน้า ค่าไฟ ใบเสร็จต่าง ๆ ฯลฯ มอบ ใหแ้ ก่เจ้าของเรอ่ื งโดยตรง 2.2 หากไม่ถูกต้อง เช่น ส่งผิดหน่วยงาน ไม่มีผู้ลงนาม ให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของ เร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดาเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็น หลกั ฐาน และดาเนนิ การสง่ คนื หนว่ ยงานเจา้ ของเรอ่ื ง 3. จัดลาดับความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อดาเนินการก่อน-หลังจาก น้ันประทับตราลงรับหนังสือ ที่มุมบนด้านขวามือของเอกสาร โดยกรอกเลขรับหนังสือ วัน เดือน ปี และเวลาทีร่ บั หนังสอื ลงในทะเบียนลงรับเอกสาร 4. นาเสนอหวั หน้าสานกั งานคณะเพือ่ ลงนามเสนอความเหน็ 5. เสนอคณบดี/หัวหน้าหนว่ ยงาน เพื่อพิจารณาส่ังการ 10

6. เม่ือคณบดี/หัวหน้าหน่วยงาน พิจารณาสั่งการแล้วให้กรอกข้อความที่ คณบดี/ หวั หนา้ หนว่ ยงานสง่ั การในช่องการปฏิบตั ิของหนังสอื ลงรับ 7. สาเนาเอกสารแจ้งผเู้ กีย่ วข้อง 8. จัดเก็บต้นเร่อื งเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่ที่ได้จดั แบ่งไว้ 11

Flow Chart การรบั หนังสือเข้า รับเอกสาร ตรวจสอบ คัดแยกจัดหมวดหมู่ เอกสาร และหนังสือ ลงทะเบียนออกเลขรับเอกสาร ไมต่ อ้ งลงทะเบียน เชน่ เอกสาร ตรวจสอบแลว้ ไม่ถูกต้อง เช่น ประชาสมั พนั ธ์ จดหมายสว่ น ส่งผิดหน่วยงาน ไมม่ ผี ู้ลงนาม บคุ คล ฯลฯ เสนอหัวหน้าสานกั งาน เสนอผู้เกี่ยวข้องโดยตรง ดาเนินการส่งคืน คณะเพ่อื ลงนาม/ สั่งการ เสนอคณบดี พจิ ารณาส่ังการ สาเนาแจ้งผู้เกี่ยวข้อง จัดเก็บเข้าแฟม้ เสร็จสิ้น ภาพประกอบที่ 2.4 Flow Chart การรบั หนังสอื เข้า ทีม่ า : (ภาพโดยผเู้ ขียน, 2561) 12

2. การสง่ หนังสือ รายละเอียดวิธีการปฏิบัตงิ าน 1. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารโดยให้เจ้าของเร่ืองตรวจความเรียบร้อยของ หนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเร่ืองให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณ กลางเพือ่ สง่ ออก 2. ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือสง่ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 2.1 ทะเบียนหนังสือสง่ ลงวนั ที่ เดือน พ.ศ. ทีล่ งทะเบียน 2.2 เลขทะเบียนส่ง ลงเลขลาดบั ของทะเบียนหนังสอื ส่ง 2.3 ที่ ลงรหัสตวั พยัญชนะ และเลขประจาของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองในหนังสือที่ จะส่งออก ถ้าไม่มีทีด่ งั กล่าว ช่องนีจ้ ะว่าง 2.4 ลงวนั ที่ เดือน ปีทีจ่ ะส่งหนังสือออก 2.5 จาก ลงชื่อสว่ นราชการ หรอื ชื่อบคุ คลในกรณีที่ไม่มตี าแหน่ง 2.6 ถึง ลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลใน กรณีทีไ่ ม่มีตาแหน่ง 2.7 เรื่อง ลงชื่อเรอ่ื งของหนังสือฉบบั น้ัน 2.8 การปฏิบตั ิ บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกบั หนงั สือฉบับน้ัน 2.9 บนั ทึกข้อความอ่นื ใด (ถ้ามี)ในช่องหมายเหตุ 2.2 ลงเลขที่ และวนั เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกบั เลขทะเบียนส่ง และวัน เดือน ปีในทะเบียนหนังสือสง่ ตามข้อ 2.2 และข้อ 2.4 2. ประทับตราลงรับหนังสือ ที่มุมบนด้านขวามือของเอกสาร โดยกรอกเลขรับหนังสือ วัน เดือน ปี และเวลาทีร่ บั หนงั สอื ลงในทะเบียนลงรบั เอกสาร 3. ลงทะเบียนหนังสอื ส่ง 4. สาเนาหนังสอื และเกบ็ เข้าแฟ้มหนงั สอื ส่งออก 5. พิมพ์หน้าซอง 6. จดั สง่ เอกสารให้หน่วยงานทีเ่ กีย่ วข้อง 13

Flow Chart การสง่ หนังสือ ภายในมหาวิทยาลยั ภายนอกมหาวิทยาลยั ตรวจสอบความถกู ต้องของเอกสาร ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ประทบั ตรา ประทบั ตรา ออกเลขทะเบียนสง่ และวนั ที่สง่ ออกเลขทะเบียนสง่ และวนั ที่สง่ ทาสาเนาเอกสารเก็บไว้ที่หน่วยงาน ทาสาเนาเอกสารเก็บไว้ที่หน่วยงาน จดั ส่งเอกสารให้แกผ่ ู้เกี่ยวข้อง พมิ พห์ นา้ ซอง/ จัดสง่ เอกสารใสซ่ อง รฑุ ส่งเอกสารให้หนว่ ยงานสารบรรณกลาง เพอ่ื สง่ เอกสารไปหนว่ ยงานภายนอก ภาพประกอบที่ 2.5 Flow Chart การส่งหนังสือ ที่มา : (ภาพโดยผเู้ ขียน, 2561) 14

3. การจัดทาคาสั่งไปราชการ รายละเอียดวิธีการปฏิบตั งิ าน 1. ผปู้ ระสงค์เดินทางไปราชการกรอกแบบฟอร์มขอไปราชการตามแบบฟอร์มของคณะ พร้อมแนบต้นเรื่องจากหน่วยงานที่จัดฝึกอบรม ประชุมสัมมนาผ่านความเห็นชอบจากประธาน สาขาวิชา/หัวหน้าหนว่ ยงาน ลงนาม เห็นควรอนุญาต 2. นาแบบฟอร์มขออนุญาตไปราชการส่งให้คณะ เพื่อขออนุมัติงบประมาณและขอ อนญุ าตไปราชการจากคณบดี 2.1 งบประมาณสาหรบั บคุ ลากร (สายวิชาการ) - คนละไม่เกิน 10,000 บาท 2.2 งบประมาณสาหรบั บคุ ลากร (สายสนับสนนุ )- คนละไม่เกิน 8,000 บาท 3. คณะพิมพ์คาสั่งไปราชการ พร้อมลงเลขคาสั่งในสมุดทะเบียนคาสั่ง 4. เสนอหัวหนา้ สานักงานคณบดีตรวจสอบความถูกต้อง 5. เสนอคณบดีลงนาม 6. นาคาสงั่ ไปราชการส่งให้แก่ผู้ขออนญุ าตไปราชการ 7. จัดเก็บสาเนาเอกสารเก็บไว้ทีค่ ณะ 1 ชุด 15

Flow Chart การทาคาสัง่ ไปราชการ กรอกแบบฟอร์มขอไปราชการ/ ผา่ น ความเหน็ ชอบจากประธานสาขาวิชา ขออนมุ ตั งิ บประมาณ/ ขออนญุ าต ไปราชการจากคณบดี คณะพิมพ์คาส่งั ไปราชการพร้อม ออกเลขทีค่ าสัง่ ในสมุดทะเบียน เสนเสอนหอวั หหัวนห้านส้าาสนาักนงักานงาคนณบดี ตตรรววจจสสออบบคคววาามมถถูกูกตต้อ้องง เสนอคณบดีลงนาม ส่งคาสั่งใหเ้ จา้ ของเร่อื ง จดั เก็บต้นฉบับเข้าแฟ้ม ไว้ที่คณะ 1 ชุด ภาพประกอบที่ 2.6 Flow Chart การทาคาสง่ั ไปราชการ ที่มา : (ภาพโดยผเู้ ขียน, 2561) 16

บทที่ 3 หลกั เกณฑแ์ ละวิธีการปฏิบัติ หลักเกณฑ์การเขียนรายงานการประชุม ใช้ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ฉบับแก้ไข พ.ศ.2539 ข้อ 1.9 และข้อ 25 เพื่อความถูกต้องเป็นไปตาม ระเบียบของทางราชการ 3.1 หลักเกณฑก์ ารเขียนรายงานการประชมุ ในการศึกษาการจดรายงานการประชุมคร้ังนี้ใช้หลักเกณฑ์การจดรายงานการ ประชุมตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 แก้ไขเพิ่มเติมในข้อ 25ได้ ให้ความหมายคาว่า“รายงานการประชุม” ไว้ว่าการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมผู้เข้าร่วม ประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานดังนั้นเม่ือมีการประชุมจึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่ จะต้องรบั ผิดชอบจดั ทารายงานการประชุม 3.2 วิธีการปฏิบตั ิ 3.2.1 การจดั เตรยี มสถานทป่ี ระชมุ การจัดเตรียมสถานที่ประชุมมีความสาคัญต่อการประชุมมากเพื่อให้การประชุม ดาเนนิ ไปด้วยความเรียบร้อยและประสบผลสาเร็จตามวัตถุประสงค์การจัดสถานที่อย่างเหมาะสมมี ส่วนเอื้ออานวยให้เกิดการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพโดยเริ่มตั้งแต่ก่อนการประชุมระหว่างการ ประชมุ หลังการประชุมและเพือ่ การประชุมคร้ังต่อไป การเตรียมการจดั เตรียมสถานที่ประชมุ ในการประชุมแตล่ ะคร้ังอาจจะแตกต่างกนั เช่นจานวนผู้เข้าประชุมลักษณะการประชุมวัตถุประสงค์ของการประชุมเลขานุการหรือผู้รับ มอบหมายมีหน้าที่ศึกษาข้อมูลเบื้องต้นของการประชุมเช่นจะประชุมเร่ืองอะไรมีระเบียบวาระการ ประชุมอะไรบ้าง (เพื่อจัดเตรียมข้อมูลและเอกสารประกอบ) ผู้เข้าประชุมคือใครบ้างทั้งนี้เพื่อ จัดเตรียมห้องประชุมให้เหมาะสมตรวจสอบวัสดุอุปกรณ์ให้เรียบร้อยเช่นโต๊ะเก้าอี้ความสะอาดแสง สว่างไฟฟ้าเครือ่ งปรับอากาศเครื่องเสียงไมโครโฟนเครอ่ื งคอมพิวเตอร์เคร่ืองฉายแผ่นทึบเคร่ืองฉาย แผ่นใสโปรเจคเตอร์ไวท์บอร์ดและจะต้องมีปฏิทินไว้ในห้องประชุมด้วยเพื่อความสะดวกในกา รนัด หมายการประชุมคร้ังต่อไป การเลือกหอ้ งประชุม การเลือกห้องประชมุ จะต้องเลือกใหเ้ หมาะสมกบั ขนาดของกลุ่มและความจุเพียงพอ สาหรับผู้เข้าประชุมควรมีประตูทางเข้าออกเพียงทางเดียวเพื่อป้องกันการรบกวนขณะที่มีผู้เดินผ่าน และห้องประชุมควรเป็นห้องที่ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกันและกันได้

16 อย่างชัดเจนและที่สาคัญโต๊ะของเลขานุการหรือผู้จดรายงานการประชุมควรจะอยู่ในตาแหน่งที่ มองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมได้ท้ังหมดและสะดวกในการเข้าออกห้องประชุมเพื่อรับส่งข่าวสารโดยไม่ รบกวนที่ประชมุ การจัดโต๊ะประชมุ การจัดโต๊ะประชุมเพื่อให้เกิดความสะดวกในการนั่งประชุมและเพื่อให้ผู้เข้าร่วม ประชุมทุกคนสามารถมองเห็นทั้งประธานรองประธานและเลขานุการรวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน การจดั โต๊ะประชมุ มหี ลายรูปแบบแตแ่ บบที่เป็นที่นยิ มใช้กนั ในการจดั ประชุมมดี ังนี้ แบบท่ี 1 จัดแบบตัวอักษรไอในภาษาอังกฤษแบบสี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือ สี่เหลี่ยมผืนผ้าเหมาะสาหรับผู้เข้าประชุมจานวน 10–20 คนลักษณะห้องสี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือ สี่เหลี่ยมผืนผา้ บรรยากาศที่ประชุมจะคล้ายกับแบบโต๊ะกลมแต่จะมคี วาม-เป็นทางการมากกว่า แบบท่ี 2 จัดแบบตัวอักษรยูในภาษาอังกฤษหรือรูปเกือกม้าเหมาะสาหรับผู้เข้า ประชมุ จานวน 30–40 คนลักษณะหอ้ งส่เี หลีย่ มผืนผา้ หรอื หอ้ งขนาดใหญ่บรรยากาศเป็นทางการการ มีปฏิสมั พนั ธ์ระหว่างสมาชิกค่อนข้างห่างเหินแตส่ มาชิกยงั สามารถสื่อสาร 2 ทางได้อย่างสะดวก

17 แบบท่ี 3 จัดแบบตัวอักษรทีในภาษาอังกฤษหรือแบบตัววีเหมาะสาหรับผู้เข้า ประชุมจานวน 20–30 คนลักษณะห้องสี่เหลี่ยมผืนผ้าบรรยากาศจริงจังและเป็นทางการแต่สมาชิก ยังสามารถมีปฏิสัมพันธ์กนั ได้อย่างทว่ั ถึง แบบท่ี 4 จัดแบบตัวอักษรโอในภาษาอังกฤษหรือ แบบโต๊ะกลมเหมาะสาหรับผู้ เข้าประชุมจานวนไม่เกิน 10 คนลกั ษณะห้องเหลี่ยม-จัตุรัสที่ไม่ใหญ่นักสมาชิกจะมีความรู้สึกใกล้ชิด อบอุ่นเสมอภาคและไม่ค่อยเป็นทางการมากนกั

18 แบบท่ี 5 จัดแบบเกือกม้าเหมาะสาหรับผู้เข้าประชุมจานวน 30–40 คนลักษณะ ห้องสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือห้องขนาดใหญ่บรรยากาศเป็นทางการการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างสมาชิก ค่อนขา้ งห่างเหนิ แตส่ มาชิกยงั สามารถสื่อสาร 2 ทางได้อย่างสะดวก แบบท่ี 6 จัดแบบรูปคร่ึงวงกลมนิยมใช้ในการประชุมเพื่อนาเสนอวิชาการการ แสดงผลวิจัย การอธิบายรูปแบบทฤษฎีต่างๆ เป็นแบบที่มัก ใ ช้ กับโครงการฝึกอบรมหรือการ ประชุมทีส่ นับสนุนให้มกี ารทากิจกรรมกลุ่มของสมาชิกพร้อมๆกับการบรรยายจากวิทยากร

19 แบบท่ี 7 จัดแบบรูปสี่เหลี่ยมแบบสี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้าเหมาะสาหรับ ผเู้ ข้าประชุมจานวน 10–20 คนลกั ษณะหอ้ งสเ่ี หลี่ยมจัตุรัสหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้าบรรยากาศที่ประชุมจะ คล้ายกับแบบโต๊ะกลมแตจ่ ะมีความ-เป็นทางการมากกว่า แบบท่ี 8 จัดแบบช้ันเรียนเหมาะสาหรับผู้เข้าประชุมจานวน 40 คนขึ้นไปแต่ถ้า ขนาดห้องจากัดเป็นรูปแบบโรงละครหรือโรงภาพยนตร์ (Theater) โดยมีข้อแตกต่างกันคือแบบ ห้องเรียนจะมีการจัดโต๊ะและเก้าอี้สาหรับผู้เข้าประชุมแต่แบบโรงละครจัดเฉพาะเก้าอี้สาหรับผู้เข้า ประชุมเนื่องจากพืน้ ที่มีจากัดยกเว้นทีน่ งั่ สาหรับประธานจะมีการจดั โต๊ะพร้อมเก้าอี้ไว้บรรยากาศของ การประชุมเป็นทางการสมาชิกไม่เห็นหน้าผู้เข้าประชุมได้ทั่วถึงทาให้การสื่อสารแบบ 2 ทางไม่ สะดวกเท่าทีค่ วรและสมาชิกมีโอกาสเบนความสนใจไปสู่เรอ่ื งอน่ื ทีไ่ ม่เกีย่ วกบั การประชมุ ได้ง่าย

20 ในทางปฏิบตั ิการเลือกหอ้ งประชุม ในการประชุมของคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีใช้ห้องประชุมไม้แดง ๒ ในการ ประชุมคณะกรรมการบริหารคณะ และห้องประชุมอาคารศูนย์วิทยาศาสตร์และวิทยาศาสตร์ ประยุกต์ ในการประชุมอาจารย์และบุคลากรทั้งคณะ โดยขนาดของห้องประชุมเหมาะสาหรับ ผเู้ ข้าร่วมประชุมในแต่ละคร้ังภายในห้องประชุมเป็นห้องที่ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถมองเห็นและได้ ยินเสียงซึ่งกันและกันได้อย่างชัดเจนสาหรับผู้รับมอบหมายให้จดรายการงานการประชุมน้ันสะดวก ในการเข้าออกห้องประชุมเพื่อรับส่งข่าวสารและขอข้อมูลเพิ่มเติมจากฝ่ายต่างๆโดยไม่เป็นการ รบกวนทีป่ ระชุมเพราะโต๊ะที่น่ังอยู่ใกล้ประตทู างเข้า-ออกซึ่งเป็นประตูในการเข้าห้องประชมุ การจัดโต๊ะประชมุ การจัดโต๊ะประชุมของคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มีความสะดวกในการนั่ง ประชุมผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถมองเห็นทั้งคณบดีรองคณบดีฝ่ายวิชาการรองคณบดีฝ่าย กิจการนักศึกษาและรองคณบดีฝ่ายประกันคุณภาพฯรวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนการจัดโต๊ะ ประชมุ ของคณะแสดงดังภาพข้างลา่ ง รองคณบดี รองคณบดี รองคณบดี 3.2.2 การจดรายงานการประชมุ รายงานการประชุมพจนานกุ รมฉบับราชบัณฑิตยสถานพ.ศ. 2542 ให้ความหมายว่า รายละเอียดหรือสาระของการประชุมที่จดไว้อย่างเป็นทางการระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณพ.ศ. 2526 ให้ความหมายว่าการบนั ทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมผู้ร่วมประชุมและ มติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานรายงานการประชุมจัดเป็นหนังสือราชการชนิดที่ 6 คือหนังสือที่ เจ้าหนา้ ทีจ่ ัดทาขึน้ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการดังนั้นการจัดทารายงานการประชุมต้องจัดทาให้ ถูกต้องตามระเบียบ

21 ความสาคญั ของรายงานการประชมุ 1) เป็นองค์ประกอบของการประชุมการประชุมอย่างเป็นทางการมีองค์ประกอบ ได้แก่ประธานองคป์ ระชมุ เลขานกุ ารญตั ติระเบียบวาระการประชุมมตริ ายงานการประชุมและหนังสือ เชิญประชุมในการประชุมบางเร่ืองอาจมีองค์ประกอบไม่ครบก็ได้แต่รายงานการประชุมก็ถือเป็น องค์ประกอบที่ขาดไม่ได้เพราะการประชุมนนั้ มวี ตั ถปุ ระสงค์จะให้ผู้มอี านาจหน้าที่หรือมีความรู้ความ เชี่ยวชาญในเร่ืองที่มีการประชุมน้ันมาร่วมแสดงความคิดเห็นเพื่อนาไปสู่การลงมติคือเสียงข้างมาก และสามารถนาไปปฏิบตั ิได้ตอ่ ไป รายงานการประชมุ จงึ เป็นองค์ประกอบทีม่ คี วามสาคัญเพราะจะต้องใช้เป็นหลักฐาน ในการอ้างอิงยืนยันหรือตรวจสอบในภายหลังรายงานการประชุมจะมีผลสมบูรณ์ต่อเม่ือมีการ รบั รองรายงานการประชมุ เรียบร้อยแลว้ 2) เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน รายงานการประชุม ถือเป็นหลักฐานสาคัญ ในการปฏิบัติงานบางครั้ง กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ตีความแตกต่างกันออกไป เม่ือนารายงานการ ประชมุ มาดกู จ็ ะรู้เจตนาของทีป่ ระชุมว่ามีความประสงค์อย่างไร กส็ ามารถตีความได้ถกู ต้องตรงกนั 3) เป็นเคร่ืองมือในการติดตามงานรายงานการประชุมที่มีการจดมติไว้จะเป็น หลักฐานสาคัญให้เลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมายได้ติดตามงานตามมติที่ประชุมว่าให้ใครทาอะไร ทาอย่างไร เสร็จเม่ือไร ผู้บริหารสามารถใช้รายงานการประชุมติดตามความคืบหน้าของงานหรือ ความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานตามมตทิ ีป่ ระชมุ คร้ังก่อนท้ังนี้จะเป็นประโยชน์แก่องค์การให้สามารถ เร่งรดั และพัฒนางานได้ 4) เป็นหลกั ฐานอ้างอิงรายงานการประชุมที่รับรองรายงานการประชุมแล้วถือเป็น เอกสารที่ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมายหากมีปัญหาหรือความขัดแย้งในทางปฏิบัติสามารถใช้มติที่ ประชมุ เพือ่ ยุติความขดั แย้งน้ัน 5) เป็นข้อมูลข่าวสารเลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับ ทราบข้อมลู หรอื ทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมคร้ังก่อนนอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สาหรับผู้ ไม่มาประชุมได้ศึกษาข้อมูลและรับทราบมติที่ประชุมด้วยรายงานการประชุมเป็นข้อมูลข่าวสารที่ สามารถเผยแพร่ให้บุคลากรในหน่วยงานได้รับทราบและถือว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของการประชุม สมั พนั ธ์ภายในเพือ่ สร้างความเข้าใจอันดีตอ่ องค์การ การจัดทาระเบียบวาระการประชมุ ระเบียบวาระหมายความว่าลาดับรายงานทีก่ าหนดไว้เสนอทีป่ ระชมุ ระเบียบวาระการประชมุ หมายถึงเรือ่ งที่นามาปรึกษาหารอื กันในที่ประชุมโดย เรียงหัวเรอ่ื งตามลาดบั ความสาคัญหรือความสนใจเรือ่ งที่จะประชมุ ระเบียบวาระการประชุม

22 เปรียบเสมือนหัวใจของการประชุมเพราะเปน็ สิง่ สาคัญทีจ่ ะก่อใหเ้ กิดการประชุมเพื่อให้ได้มาซึ่งความ คิดเห็นหรือข้อตกลงร่วมกันเป็นอานาจของประธานในทางปฏิบัติเลขานุการมักได้รับมอบอานาจให้ บรรจุเร่ืองที่จะเสนอเพื่อพิจารณาเข้าเป็นระเบียบวาระการประชุมและนาเร่ืองที่บรรจุในวาระให้ ประธานตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม ตามคาอธิบายรายงานการประชุมของระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร บรรณพ.ศ.2526 ข้อ 1.9 อธิบายว่าข้อความให้บันทึกข้อความที่ประชุมโดยเริ่มด้วยประธานกล่าว เปิดประชุมและเร่ืองที่ประชุมกับมติที่ประชุมหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเร่ืองประกอบด้วย (สมิตสัชฌุกร 2547:104-105) ระเบียบวาระท่ี 1 เร่ืองที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบโดยประธานอาจแจ้งให้ที่ ประชมุ ทราบถึงเหตุผลที่จัดประชุมหรือมีเร่ืองอื่นใดที่เห็นว่าเป็นประโยชน์และที่ประชุมควรรับทราบ เชน่ เรือ่ งการประกวดสานักงานดีเด่นประจาปีหรือแนะนาบุคลากรที่เข้ามาทางานใหม่ ระเบียบวาระท่ี 2 เร่ืองรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้วซึ่งควรจะต้องระบุว่า เป็นรายงานการประชุมครั้งที่เท่าไรพร้อมทั้งวันเดือนปีด้วยการรับรองรายงานการประชุมน้ันปกติ รายงานการประชมุ จะแจกใหก้ รรมการหรอื สมาชิกในที่ประชุมได้ทบทวนล่วงหน้าหากกรรมการหรือ สมาชิกพบว่ามีส่งิ ใดซึ่งมิได้เป็นไปตามข้อตกลงของที่ประชุมครั้งที่แล้วก็สามารถทักท้วงเพื่อแก้ไขได้ แตม่ ิใช่การนาเรื่องที่ตกลงกันแล้วมาอภปิ รายใหม่ ระเบียบวาระท่ี 3 เร่ืองสืบเน่ืองหนังสือเวียนสานักนายกรัฐมนตรีให้ใช้คาว่า“เร่ือง แจ้งเพื่อทราบ” ได้แก่เร่ืองที่ค้างพิจารณาจากการประชุมคร้ังที่แล้วซึ่งอาจมีสาเหตุจากการต้อง เลื่อนการประชุมมาเป็นคร้ังนี้หรือเป็นเร่ืองที่มีผู้ได้รับมอบหมายจากที่ประชุมให้ไปดาเนินการและ นามารายงานต่อที่ประชุม ระเบียบวาระท่ี 4 เร่ืองเสนอเพื่อพิจารณาได้แก่เร่ืองที่เป็นหัวข้อสาคัญที่ต้องจัดให้ มีการประชุมขนึ้ เชน่ การแต่งตั้งคณะกรรมการประชมุ วิชาการนานาชาติประจาปี2554 ระเบียบวาระท่ี 5 เร่ืองอื่นๆ (ถ้ามี) บางคร้ังอาจมีเร่ืองที่กรรมการหรือสมาชิก ต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบโดยไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการประชุมหรืออาจจะเป็นเร่ืองที่ ไม่สามารถบรรจใุ นระเบียบวาระการประชมุ ได้ทนั ก็จะนามาเสนอในวาระเรือ่ งอน่ื ๆ

23 รปู แบบระเบียบวาระการประชมุ ระเบียบวาระการประชมุ ..................................................................... คร้ังที่ ......../255.......... ณ .................................................................................... *************************************************************** ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจง้ ให้ทีป่ ระชุมทราบ 1.1 ...................................................................................... 1.2 ...................................................................................... ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชมุ ครั้งที่ ................................. 2.1 ...................................................................................... 2.2 ...................................................................................... ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเน่อื ง 3.1 ...................................................................................... 3.2 ...................................................................................... ระเบียบวาระที่ 4 เรือ่ งเสนอเพื่อพิจารณา 4.1 ...................................................................................... 4.2 ...................................................................................... ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) การเขียนจดหมายเชิญประชมุ การประชุมแต่ละครั้งเลขานุการต้องมีหน้าที่ทาจดหมายเชิญประชุมเพื่อนัด หมายคณะกรรมการสมาชิกหรอื ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมของหน่วยงานนั้นๆผู้เข้าประชุมจะ ได้ทราบว่าจะมีการประชุมเร่ืองอะไรวันใดเวลาใดมีระเบียบวาระการประชุมอะไรบ้ างเพื่อผู้เข้า ประชุมจะได้เตรียมตัวหาข้อมูลต่างๆมาเสนอแก่ที่ประชุมการเขียนจดหมายเชิญประชุมมีหลักการ เขียนดังนี้

24 1. ส่งจดหมายเชิญผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า อย่างน้อย 7 วันก่อนการประชุมเพื่อให้เตรียมตัวเข้าประชุมหรือหากมีธุระจะได้แจ้งให้หน่วยงาน ทราบ 2. แจ้งเรื่องทีจ่ ะประชมุ วนั เวลาสถานที่พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชมุ 3. ใช้สานวนภาษาทีช่ ดั เจนรัดกุมได้ใจความไม่เขยี นเยิ่นเย้อวกวนเพราะจะทาให้ ผอู้ ่านเข้าใจความหมายไม่ถูกต้อง 4. การเขียนจดหมายเชิญประชุมอาจเขียนระเบียบวาระการประชุมลงไปใน จดหมายเชิญประชุมหรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากก็ได้โดยท่ัวไปการเขียน จดหมายเชิญประชุมย่อหนา้ แรกจะแจ้งว่าผมู้ ีอานาจเช่นประธานคณบดีผู้อานวยการฯลฯต้องการนัด ประชุมเร่ืองอะไรคร้ังที่เท่าไรเม่ือไรที่ไหนย่อหน้าถัดมาจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือระเบียบวาระการ ประชุมและย่อหนา้ สุดท้ายจะเชิญให้ผู้เข้าประชุมไปประชุมตามวันเวลาและสถานทีท่ ี่กาหนด ในทางปฏิบตั ิรปู แบบวาระการประชมุ และการเขียนจดหมายเชิญประชุม คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีจัดทาจดหมายเชิญประชุมโดยคณบดีทา หน้าที่ส่ังการให้เจ้าหน้าที่จัดทาจดหมายเชิญประชุมเพื่อนัดหมายคณะกรรมการและ บุคลากรของ คณะเพือ่ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบวาระการประชมุ ว่ามีเร่อื งอะไรบ้างซึ่งจดหมายเชิญประชุมจะบรรจุ ระเบียบวาระการประชุมไว้ด้วย(ตามรายละเอียดดังตวั อย่าง) ก า ร ก า ห น ด ก า ร ป ร ะ ชุ ม ค ณ ะ วิ ท ย า ศ า ส ต ร์ แ ล ะ เ ท ค โ น โ ล ยี ก า ห น ด ป ร ะ ชุ ม คณะกรรมการบริหารคณะ (ก.บ.)อย่างน้อยเดือนละ 1 คร้ัง การประชุมอาจารย์และบุคลากรของ คณะ ปีละ 2 คร้ัง และการประชุมคณะกรรมการประจาคณะ ปีละ 2 คร้ัง โดยจัดทาหนังสือเชิญ ประชุม ท้ังมีระเบียบวาระการประชุมและไม่มีระเบียบวาระการประชุมอาจเป็นเร่ืองแจ้งเพื่อทราบ เรือ่ งเพื่อพิจารณาหรอื เรือ่ งอื่นๆ ดังมขี ั้นตอนรายละเอียดดงั นี้ 1. หัวหน้าสานักงานคณะ (เลขานุการ) สอบถามเร่ืองที่จะเสนอเป็นระเบียบ วาระการประชุมจากคณบดี (ประธาน) รองคณบดีฝ่ายวิชาการรองคณบดีฝ่ายกิจการนักศึกษา และรองคณบดีฝา่ ยประกนั คุณภาพฯ และกิจการพิเศษ 2. เม่ือได้รับเร่ืองที่จะเสนอเป็นระเบียบวาระการประชุมแล้วจะสั่งการให้ เจ้าหนา้ ทีอ่ อกจดหมายเชิญประชุมโดยบางคร้ังจะบรรจุเร่ืองที่ได้รับเข้าเป็นระเบียบวาระการประชุม ด้วย 3. เจ้าหน้าที่จะทาจดหมายเชิญประชุมและส่งล่วงหน้าให้กรรมการอาจารย์ บุคลากร และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทราบ ล่วงหน้าอย่างน้อ ย 3วันก่อ นการประชุมเพื่อ ให้ผู้เข้า

25 ประชมุ เตรียมตัว หรอื หาข้อมูลเพิม่ เตมิ ในเรื่องทีบ่ รรจุในระเบียบวาระหรือหากติดภารกิจก็ขอให้แจ้ง ประธานทราบล่วงหนา้ ก่อนวนั ประชุม

26 ตัวอยา่ งหนงั สือเชญิ ประชุมที่บรรจุระเบยี บวาระไว้ในหนงั สือเชิญ บนั ทึกขอ้ ความ สว่ นราชการ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ท่ี ศธ ๐๕๕๖.๐๕/ว๒๐๔ วนั ที่ ๓๐ เมษายน ๒๕๕๖ เร่อื ง ขอเชญิ ประชุม เรยี น อาจารย์ และบุคลากรคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ทุกท่าน ด้วยคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มคี วามประสงค์จะปรึกษาหารอื ในเร่ืองต่าง ๆ จงึ ขอเรียนเชญิ ท่านเข้าร่วมประชมุ ในวนั องั คารท่ี ๗ พฤษภาคม ๒๕๕๖เวลา ๑๐.๐๐ น. ณ ห้อง ประชมุ ศนู ยว์ ิทยาศาสตร์และวิทยาศาสตร์ประยุกต์ ซึง่ มีระเบียบวาระการประชุม ดงั น้ี ระเบียบวาระที่ ๑ เรือ่ งแจ้งให้ทราบ ๑.๑ คณะผบู้ ริหารชุดใหม่ ๑.๒ จานวนนักศึกษา ปี ๒๕๕๖ ๑.๓ ปฏิทินการศกึ ษา ภาคเรียนที่ ๑/๒๕๕๖ ๑.๔ ติดตาม มคอ.๓, ๕ และ ๗ ระเบียบวาระที่ ๒ รบั รองรายงานการประชุม คร้ังที่ ๑/๒๕๕๖ ระเบียบวาระที่ ๓ เรือ่ งสืบเนื่องจากการประชมุ ครง้ั ที่ ๑/๒๕๕๖ ระเบียบวาระที่ ๔ เรือ่ งพิจารณา ๔.๑ การสรรหาและเสนอช่อื ผสู้ มควรดารงตาแหนง่ อธิการบดี ๔.๒ สัปดาห์วทิ ยาศาสตร์ ปี ๒๕๕๖ ระเบียบวาระที่ ๕ เรือ่ งอ่ืน ๆ จงึ เรียนมาเพือ่ ทราบ และเข้าร่วมประชมุ โดยพร้อมเพรียงกัน (ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ดร.ทองแท่ง ทองลิ่ม) คณบดีคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

27 ตัวอย่างหนงั สือเชญิ ประชุมที่ไมบ่ รรจุระเบยี บวาระไวใ้ นหนงั สอื เชิญ บันทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั ราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง ท่ี วศท. ว๒๘๕/๒๕๕๘ วันที่ ๑๖ กรกฎาคม ๒๕๕๘ เร่อื ง ขอเชญิ ประชุม เรียน ประธานสาขาวิชา/ หัวหน้าศูนย์วิทยาศาสตร์ฯ/ หัวหน้าศูนย์เพาะเลี้ยงเนื้อเยื่อ/ หัวหน้าศูนย์ ตรวจสอบสินค้าเกษตรฯ และคณะกรรมการบริหารคณะทุกท่าน ด้วยคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มีความประสงค์จะปรึกษาหารือในเร่ืองต่าง ๆ จึงขอเรียนเชิญท่าน หรือตัวแทนเข้าร่วมประชุม ในวันอังคารท่ี ๒๑ กรกฎาคม ๒๕๕๘ เวลา ๐๙.๓๐ น. ณ หอ้ งประชุมไม้แดง ๒ คณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี จงึ เรียนมาเพือ่ ทราบ และเข้าร่วมประชมุ ตามวัน เวลา และสถานทีด่ ังกล่าว (ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ดร.ทองแท่ง ทองลม่ิ ) คณบดีคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

28 บันทึกขอ้ ความ ส่วนราชการ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ที่ ศธ ๐๕๕๖.๐๕/๐๓๔ วันที๒่ ๖ มกราคม ๒๕๕๘ เรอ่ื ง ขอเชญิ ประชุม เรยี น อาจารย์ ดร.กฤษณะ โสขมุ า สิง่ ทีส่ ่งมาดว้ ย ๑. คาสง่ั แตง่ ตง้ั คณะกรรมการประจาคณะวิทยาศาสตร์ฯ จานวน ๑ ฉบบั ๒. เอกสารประกอบการประชุมคณะกรรมการประจาคณะวทิ ยาศาสตร์ และเทคโนโลยี จานวน ๑ ชดุ ตามที่มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บ้านจอมบึง ได้แต่งตั้งท่านเป็นคณะกรรมการประจา คณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี ตามคาส่ังที่ ๐๓/๒๕๕๘ ลงวันที่ ๒๒ มกราคม ๒๕๕๘ นั้น เพื่อให้ การดาเนินงานของคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์ สูงสุด จึงขอเชิญท่านเข้าร่วมประชุม ในวันพฤหัสบดีท่ี ๕ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๘ เวลา ๑๓.๐๐ น. ณ ห้องไมแ้ ดง ๒ คณะวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี ท้ังนี้ ได้แนบเอกสารประกอบการประชุมคณะกรรมการประจาคณะวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี ให้ท่านได้พิจารณา พร้อมท้ังให้ข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะอันเป็นประโยชน์ในแบบ เสนอความคิดเห็น และโปรดนาเอกสารดงั กล่าวมาในวนั ประชมุ ด้วย จักขอบคณุ ยิง่ จงึ เรียนมาเพื่อทราบ และโปรดเข้าร่วมประชมุ ตามวนั เวลา และสถานทีด่ งั กล่าว (ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ดร.ทองแท่ง ทองลม่ิ ) คณบดีคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

29 รูปแบบรายงานการประชุม ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 2.5 อธิบาย รปู แบบการประชมุ แบบที่ 11 ท้ายระเบียบสานกั นายกฯ ดงั น้ี รายงานการประชุม............................................................................... ครัง้ ท่ี……..../................. เมื่อวนั ที่ .........เดือน...........................พ.ศ............ ณ................................................................. *************************************** ผู้มาประชมุ ผู้ไมม่ าประชมุ ผเู้ ข้าร่วมประชมุ เริ่มประชุม เวลา น. (ข้อความ).................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ปิดประชมุ เวลา น. (..................................) ผจู้ ดรายงานการประชุม (..................................) ผตู้ รวจรายงานการประชมุ หมายเหตุ หากเร่อื งทีม่ ีหวั ข้อเดียวไม่ต้องใส่เลขข้อให้ย่อหนา้ เท่าน้ัน

30 คาอธิบายรายงานการประชมุ 1. ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ. 2526 ข้อ 25ให้ ความหมายของคาว่า “รายงานการประชุม” ไว้ว่าการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมผู้เข้าร่วม ประชมุ และมตขิ องที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานดังน้ี 1) รายงานการประชุมให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือการประชุมของคณะนั้นเช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ........ 2) ครั้งท่ีให้ลงคร้ังที่ที่ประชุมเป็นรายปีโดยเริ่มคร้ังแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดับไป จนสิ้นปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุมเม่ือขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มคร้ังที่ 1ใหม่เรียงไปตามลาดับ เช่นคร้ังที่ 1/2555หรือจะลงครั้งที่ประชุมท้ังหมดของคณะที่ประชุมหรือการประชุมนั้นประกอบกับ ครั้งทีป่ ระชุมเป็นรายปีกไ็ ด้เชน่ คร้ังที่ 205-1/2555เป็นต้น 3) เมื่อให้ลงวันเดือนปีที่ประชุมโดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่ชื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชเชน่ เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2558 4) ณให้ลงชื่อสถานทีท่ ี่ใชเ้ ปน็ ที่ประชมุ 5) ผูม้ าประชุมให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมา ประชุมในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งต้ังเป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมตาแหน่งในคณะที่ประชมุ หรอื การประชุมน้ันในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุม แทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผใู้ ดหรอื ตาแหนง่ ใดหรอื แทนผแู้ ทนหน่วยงานใด 6) ผู้ไม่มาประชุมให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุมซึ่ง มิได้มาประชุมโดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใดพร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยกไ็ ด้ 7) ผูเ้ ข้าร่วมประชุมให้ลงชือ่ และหรอื ตาแหน่งของผู้ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ ประชมุ ซึ่งได้เข้าร่วมประชุมและหนว่ ยงานที่สังกดั ถ้ามี 8) เรม่ิ ประชุมเวลาให้ลงเวลาทีเ่ ริ่มประชุม 9) ข้อความให้บนั ทึกข้อความที่ประชมุ โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องทีป่ ระชุมกับมตหิ รอื ข้อสรุปของทีป่ ระชุมในแต่ละเรอ่ื งประกอบด้วยหวั ข้อดังน้ี 9.1) เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ 9.2) เรื่องการรับรองรายงานการประชุม 9.3) เรือ่ งสืบเนื่องจากการประชมุ 9.4) เรือ่ งทีเ่ สนอให้ทีป่ ระชุมพิจารณา 9.5) เรื่องอืน่ ๆ (ถ้ามี)

31 10) เลิกประชมุ เวลาให้ลงเวลาที่เลิกประชมุ 11) ผู้จดรายงานการประชุมให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงาน การประชมุ ลงลายมือชื่อพรอ้ มทั้งพิมพ์ชือ่ เต็มและนามสกลุ ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมคร้ัง นั้นดว้ ย 2. การจดรายงานการประชมุ อาจทาได้ 3 วิธี 2.1 จดละเอียดทกุ คาพูดของกรรมการหรอื ผเู้ ข้าร่วมประชมุ ทุกคนพร้อมด้วยมติ 2.2 จดย่อคาพูดที่เป็นประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมอันเป็น เหตุผลนาไปสู่มติของทีป่ ระชมุ พร้อมด้วยมติ 2.3 จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุมการจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดน้ันให้ที่ ประชุมนั้นเองเป็นผกู้ าหนดหรอื ให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุมปรึกษาหารอื กันและกาหนด 3. การรบั รองรายงานการประชุมอาจทาได้ 3 วิธี 3.1 รับรองในการประชุมครั้งน้ันใช้สาหรับกรณีเร่ืองเร่งด่วนให้ประธานหรือ เลขานกุ ารของที่ประชุมอ่านสรปุ มติให้ทีป่ ระชุมพิจารณารับรอง 3.2 รบั รองในการประชุมคร้ังต่อไปประธานหรือเลขานุการเสนอรายงานการประชุม ครั้งทีแ่ ล้ว 3.3 รับรองโดยการแจ้งเวียนใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมคร้ังต่อไปหรือมีแต่ยัง กาหนดเวลาประชุมคร้ังต่อไปไม่ได้หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมากให้เลขานุการส่ง รายงานการประชมุ ไปให้บคุ คลในคณะกรรมการพิจารณารับรองภายในระยะเวลาที่กาหนด วิธีการจดรายงานการประชุม ขณะที่มีการประชุมเลขานุการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องมีหน้าที่จดบันทึก รายละเอียดของการประชุมซึ่งจะมีการบันทึกข้อมูลแบบใดนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมหรือความ ต้องการของที่ประชุมว่าต้องการรายละเอียดของข้อมูลมากน้อยเพียงใดการบันทึกการประชุม สามารถทาได้ 3 วิธีคือ (ประวีณ ณ นคร 2542 : 162-163) 1.จดละเอียดทุกคาพูด พร้อมด้วยมติของที่ประชุมเป็นการจดคาพูดทุกคา ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนโดยจดว่าใครพูดว่าอย่างไรคาต่อคาตามที่พูดและถ้ามีการแสดงกิริยา หรือกระทาการอย่างใดแทนคาพูดก็จดแจ้งกิริยาหรือการกระทานั้นไว้ในวงเล็บด้วยเช่นจดว่า (ที่ประชุมปรบมือ) หรือ (แสดงแผนผังประกอบคาอภิปราย) และจดมติที่ประชุมด้วยการจดรายงาน การประชุมวิธีน้ีนยิ มใช้ในการประชุมสภาสภาผู้แทนราษฎรหรือสภาท้องถิ่น

32 2.การจดย่อเร่ืองท่ีพิจารณาและย่อคาพูดเฉพาะท่ีเป็นประเด็นสาคัญอัน นาไปสู่มติของท่ีประชุมพร้อมด้วยมติของท่ีประชุม เป็นการจดว่าที่ประชุมได้พิจารณาเร่ืองใด โดยมีประเดน็ ที่พิจารณาอย่างไรมีผู้อภิปรายในประเด็นสาคัญอย่างไรบ้าง โดย จดย่อคาพดู เอาแต่ใจความ (ไม่จดทุกคาตามคาพูด) และจดย่อคาพูดของบางคนท่ีเป็นประเด็นสาคัญ อันนาไปสู่มติของท่ีประชุม (ไม่จดย่อคาพูดของทุกคนที่พูด) และจดมติของที่ประชุมด้วยการจด รายงานการประชุมวิธีนี้ นิยมใช้ในการประชุมสโมสรสมาคมบริษัท และการประชุมคณะกรรมการ ต่างๆ ที่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครเป็นผู้พูด และคาพูดน้ันมีความสาคัญต่อการประชุมหรือต่อ การตัดสินใจของทีป่ ระชุมด้วย 3.การจดสรุปสาระสาคัญของเร่ืองท่ีพิจารณาความเห็นเหตุผลในการ พิจารณาของท่ีประชุมและมติของท่ีประชุม เป็นการจดว่าที่ประชุมได้พิจารณาเร่ืองใดซึ่งมี สาระสาคัญอย่างไรที่ประชุมมีความเห็นหรือเหตุผลในการพิจารณาอย่างไรและมีมติอย่างไร ทั้งนี้ โดยจดเป็นความเห็นหรือเหตุผลของที่ประชุมเป็นส่วนรวมหรือเป็นฝ่ายๆ โดยไม่ระบุว่าใครพูดว่า อย่างไร การจดรายงานการประชุมวิธีนี้นิยมใช้ในการประชุมคณะกรรมการต่างๆ ของทางราชการ ซึง่ ประชมุ กนั เปน็ ประจามีเรอ่ื งตอ้ งพิจารณามาก และไม่ต้องการหลักฐานยืนยันว่าใครพูดว่าอย่างไร ในทางปฏิบัติวธิ ีการจดรายงานการประชุม คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มีการประชุมคณะกรรมการบริหาร คณะ อย่างน้อยเดือนละ 1 คร้ังโดยคณบดี (ประธาน) จะมอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดทาหนังสือเชิญประชุม และหัวหน้าสานักงานคณะจะเป็นผู้ตรวจรายงานการประชุม ซึ่งที่ประชุมคณะวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี จะใช้วิธีบันทึกการประชุมแบบที่ 2 คือการจดย่อเร่ืองท่ีพิจารณาและย่อคาพูด เฉพาะท่ีเป็นประเด็นสาคัญ อันนาไปสู่มติของท่ีประชุมพร้อมด้วยมติของท่ีประชุม โดยมี ข้ันตอนการจดรายงานการประชุมดังน้ี 1. ผู้รับผิดชอบในการจดรายงานการประชุมเตรียมไปจดรายงานการประชุม ณ หอ้ งประชมุ ไม้แดง หรอื หอ้ งประชุมอาคารศนู ย์วิทยาศาสตร์และวิทยาศาสตร์ประยกุ ต์ 2. เตรียมอุปกรณ์เพื่อนาไปใช้ในการบันทึกรายงานการประชุมเช่นกระดาษ เครือ่ งคอมพวิ เตอร์และเครื่องบนั ทึกเสียงขึ้นไปที่ห้องประชุม 3. เม่ือถึงเวลาประธานกล่าวเปิดประชุมจะต้องจดเวลา “เร่ิมประชุมเวลา” ลงไปด้วยพร้อมกับกดเคร่ืองบันทึกเสียง และเตรียมตัวจดรายงานการประชุมตามระเบียบวาระ การประชุมที่อยู่ในจดหมายเชิญประชุม 4. การจดรายงานการประชุม จะจดย่อเร่ืองที่พิจารณาและย่อคาพูดเฉพาะ ทีเ่ ป็นประเดน็ สาคญั เพือ่ จะนาไปสู่มตขิ องที่ประชมุ และจะต้องจดมติของที่ประชุมด้วย

33 5. เม่ือดาเนินการจดรายงานการประชุม ตามระเบียบวาระการประชุมครบ ทุกเร่ืองแล้ว เม่ือสิ้นสุดการประชุมประธานจะกล่าวปิดประชุมต้องจดเวลา “เลิกประชุมเวลา” ลงไปด้วย 6. เมือ่ เลิกประชมุ กดปิดเคร่ืองบันทึกเสียงให้เรียบร้อย หลังจากน้ันไปขอข้อมูล ที่ผู้เข้าร่วมประชมุ มเี สนอข้อมูลตอ่ ทีป่ ระชุม เพื่อเปน็ ข้อมูลสาหรับการเขียนรายงานการประชุมตอ่ ไป 7. นารายงานการประชุมที่จดลงในกระดาษ มาพิมพ์ใส่เคร่ืองคอมพิวเตอร์ ด้วยตนเอง พร้อมนาข้อมูลที่ได้จากที่ประชุมมาประกอบการเขียนรายงานการประชุม หากระเบียบ วาระการประชุมใดที่อภิปรายกันแล้วไม่แน่ใจ หรือฟังไม่ทันให้นาเคร่ืองบันทึกเสียงมาเปิดฟัง เพื่อความชดั เจนและเพื่อความถูกต้องตรงประเดน็ 8. เมื่อพมิ พ์รายงานการประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ส่งเป็นไฟล์ให้กับเลขานุการ คณะเพื่อตรวจสอบแก้ไขเม่อื เลขานกุ ารคณะตรวจแก้ไขเสรจ็ เรียบร้อยแลว้ จะส่งให้คณบดี (ประธาน) ตรวจความถูกต้องของขอ้ มูลอีกครั้ง 9. คณบดี (ประธาน) ตรวจสอบรายงานการประชุม และแจ้งให้ฝ่ายเลขานุการ แก้ไขให้เรียบร้อยอีกคร้ัง เพื่อรับรองรายงานการประชุมในการประชุมคร้ังถัดไป หรืออาจส่งเวียน รายงานการประชุมให้กรรมการ และสมาชิกที่ประชุมพิจารณารับทราบ ในช่องทางต่างๆ อาทิ ทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือทางไปรษณีย์โดยขอให้พิจารณาภายในกาหนด 3-5 วันหากพ้น กาหนดแล้วจะถือว่ารับรองรายงานการประชุมคร้ังน้ันๆ 10. เมือ่ กรรมการและสมาชิกบางท่านมกี ารแก้ไขรายงานการประชุมจะตอบกลับ เป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือทางไปรษณีย์ มาให้เลขานุการคณะเพื่อแก้ไขเม่ือแก้ไขเสร็จจะให้ผู้ จดรายงานการประชมุ และผู้ตรวจรายงานการประชุมลงนาม 11. นารายงานการประชุมที่แก้ไขเรียบร้อยแล้วพิมพ์เป็นเอกสารเสนอต่อคณบดี (ประธาน) เพือ่ ดาเนนิ การรบั รองรายงานการประชมุ ในทีป่ ระชุมตอ่ ไป 12. หากการดาเนินการเพื่อให้ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมในที่ประชุมมีผู้ ขอแก้ไขอีกจะต้องแก้ไขตามที่มีผู้ร้องขอและนาไปแก้ไขในระเบียบวาระเร่ืองรับรองรายงานการ ประชมุ คร้ังต่อไป

34 ตวั อยา่ ง การจดรายงานการประชมุ ของคณะวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี รายงานการประชุม คณะกรรมการบริหาร คณะวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี ครง้ั ที่ ๕/๒๕๕๗ วันพุธที่ ๑๒ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ ณ ห้องประชุมไมแ้ ดง ๒ คณะวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี ------------------------------------------------------------------------------ ผเู้ ข้าประชุม จานวน ๑๗ คน โสขมุ า ประธานกรรมการ ๑. อาจารย์ ดร.กฤษณะ ทองลิ่ม กรรมการ ๒. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ ดร.ทองแทง่ ภัคธนกนก กรรมการ ๓. อาจารย์ ดร.ครองศกั ดา คามีศักดิ์ กรรมการ ๔. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ว่าที่ร้อยตรีปญั ญา ยงค์อานวย กรรมการ ๕. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ประยรู เหล่าสมบูรณ์ กรรมการ ๖. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ประภา ณ นคร กรรมการ ๗. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์นริศรา ญาณะนันท์ กรรมการ ๘. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ดาราวรรณ ก้ัวพรหม กรรมการ ๙. อาจารย์สันติภาพ พนั ธ์ทอง กรรมการ ๑๐. อาจารย์เชาวฤทธ์ิ เลิศลอยปัญญาชยั กรรมการ ๑๑. อาจารย์ประพนธ์ สุดขาว กรรมการ ๑๒. อาจารย์ศุภลกั ษณ์ เฉลิมแสนยากร กรรมการ ๑๓. อาจารย์วรรณรตั น์ จินดาสกลุ ยนต์ กรรมการ ๑๔. อาจารย์อรนชุ วิทยาคม กรรมการ ๑๕. อาจารย์นวรตั น์ ต้ังจิตมั่น กรรมการ ๑๖. อาจารย์กรกนก วงษ์ช่นื กรรมการและเลขานกุ าร ๑๗. นางณฐั ภรณ์ ผไู้ ม่เขา้ ประชมุ จานวน ๓คน นาคเสนีย์ รองคณบดีฝ่ายกิจการนักศึกษา ๑. ผชู้ ่วยศาสตราจารย์ว่าที่ร้อยตรีวสนั ต์ หม่นั ตะคุ ประธานสาขาวิชาคอมพิวเตอรศ์ ึกษา ๒. อาจารย์ ดร.สุดจติ สุขเจริญ ผชู้ ่วยคณบดีฝ่ายกิจการพเิ ศษ ๓. อาจารย์ว่าที่ร้อยตรีศุภกฤษ ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ จานวน ๒ คน ขอเจริญ เจ้าหน้าทีบ่ ริหารงานทวั่ ไป ๑. นางวิไลวรรณ ผผู้ ้งึ เจ้าหน้าที่บริหารงานทวั่ ไป ๒. นางสาวสภุ าภรณ์

35 เอกสารประกอบการประชมุ ๑. ข้อมลู อาจารย์ที่ส่ง มคอ.๓-๔ ไม่ครบ ๒. รหสั งบประมาณ ประจาปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๘ ๓. หนังสือที่ วช ๐๐๐๕/ว๗๓๖๘ เรอ่ื ง เชิญนาผลงานสิ่งประดิษฐเ์ ข้าร่วมจัดแสดงนิทรรศการในงาน วนั นกั ประดิษฐ์ ประจาปี ๒๕๕๘ ๔. หนังสือที่ วช๐๐๐๕/ว๓๔๙๒ เรอ่ื ง เชิญเสนอผลงานสิ่งประดิษฐ์เข้าร่วมประกวดโครงการรางวัล นักคิดสิ่งประดิษฐ์ รุ่นใหม่ ๕. รายงานการประชมุ คณะกรรมการบริหารคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี คร้ังท่ี ๔/๒๕๕๗ ๖. สรปุ ผลการทดสอบทกั ษะด้านคอมพิวเตอร์ คร้ังท่ี ๑ ๗. หนงั สือที่ ศธ๐๕๕๖.๐๙/๓๓๗ เร่อื ง ขอข้อมูลแผนการรับนักศึกษา ปีการศึกษา ๒๕๕๘ ๘. รายละเอยี ดรายการครภุ ัณฑ์ ปีงบประมาณ ๒๕๕๙-๒๕๖๒ เริ่มประชุมเวลา ๑๕.๐๕ น. เนื่องจากคณบดีติดประชุมพิจารณาปริญญากิตติมศักดิ์จึงมอบ อาจารย์ ดร.กฤษณะโสขุมา รองคณบดีฝ่ายวิชาการเปน็ ประธานดาเนินการประชุมคณะกรรมการบริหารคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ครั้งท่ี ๕/๒๕๕๗เมอ่ื วันพธุ ท่ี ๑๒ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ โดยมีวาระต่าง ๆ ดงั นี้ ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องแจง้ ใหท้ ราบ ๑.๑ เรือ่ งแจง้ ใหท้ ราบจากประธานท่ปี ระชุม ๑.๑.๑ มคอ. และรปู เล่มโครงการบริการวชิ าการ ประธานแจ้งข้อมูลอาจารย์ท่ียังส่ง มคอ.๓-๔ ไม่ครบ บางท่านส่งต้นฉบับแต่ไม่ได้ส่ง ไฟล์ข้อมูล จึงฝากประธานสาขาแจ้งอาจารย์ในสาขาและติดตามส่งให้ครบ ส่วนโครงการบริการวิชาการ งบประมาณปี ๒๕๕๗(๑ ต.ค.๕๖-๓๐ ก.ย. ๕๗) หมดปีงบประมาณแล้ว ให้ส่งรูปเล่มท่ีคณะ ภายในวันท่ี ๑๕ ธันวาคม ๒๕๕๗ เพือ่ รวบรวมส่งสถาบนั วิจยั และพฒั นา ที่ประชมุ รบั ทราบ ๑.๑.๒ รหสั เงนิ งบประมาณ ๒๕๕๘ รหัสกิจกรรมงบประมาณแผ่นดิน และงบรายได้ ประจาปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๘ ได้กาหนดรหสั ออกมาแล้ว (ตามเอกสารหน้า ๒-๔) ยกเว้นของศูนย์เพาะเลยี้ งเน้อื เยื่อฯ แต่ละสาขาสามารถนา ข้อมลู ไปเขียนขออนุมัติโครงการ และสามารถดาเนนิ การเบิกจา่ ยได้ ที่ประชมุ รบั ทราบ ๑.๑.๓ โครงการอบรมแรงงานไทยเพื่อความมน่ั คงในอาชีพ ฝ่ายสร้างสรรค์และส่งเสริมการมีงานทาของนักศึกษา ร่วมกับ สานักงานจัดหางาน จังหวัดราชบุรี จัดโครงการอบรม “แรงงานไทยเพ่ือความมั่นคงในอาชีพ” ให้แก่นักศึกษาช้ันปีท่ี ๓ ในวันพุธ ท่ี ๑๙ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ เวลา ๐๘.๓๐-๑๖.๐๐ น. ณ ห้องประชุมสุพจน์ มิเถาวัลย์ ชั้น ๒ ฝากประธาน

36 สาขาประชาสัมพันธ์ให้นักศึกษาชั้นปีท่ี ๓ เข้าร่วมกิจกรรม โดยแจ้งจานวนนักศึกษาท่ีจะเข้าร่วมตามแบบ ตอบรับ ดังเอกสารแยกเล่ม เพ่ือรวบรวมส่งฝ่ายสร้างสรรค์และส่งเสริมการมีงานทาฯ ภายในวันจันทร์ท่ี ๑๗ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ ทีป่ ระชมุ รบั ทราบ ๑.๒ เรื่องแจง้ ให้ทราบ จากรองคณบดฝี ่ายวิชาการ ๑.๒.๑ นิทรรศการในงานวนั นกั ประดษิ ฐ์ สานักงานคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติ กาหนดจัดงานวันนักประดิษฐ์ ประจาปี ๒๕๕๘ ระหว่างวันที่ ๒-๕ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๘ ณ ศนู ย์แสดงสินค้าและการประชุมอิมแพ็ค เมืองทองธานี เพ่ือเป็นการ เฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หวั และเปิดโอกาสให้นักประดิษฐ์ และนักวิจัยนาผลงานเข้าร่วมจัด แสดงนทิ รรศการให้เปน็ ท่ีรู้จัก ขยายผลสู่การนาไปใช้ประโยชน์ในสังคม และใช้ในชีวิตประจาวัน สาขาใดสนใจ นาผลงานเข้าร่วมจดั แสดงนทิ รรศการ ส่งแบบเสนอผลงานภายในวันที่ ๒๘ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ ทีป่ ระชมุ รับทราบ ๑.๒.๒การประกวดผลงานสิ่งประดษิ ฐ์ สานักงานคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติ จะจัดกิจกรรมประกวดผลงานสิ่งประดิษฐ์ โครงการ “รางวัลนกั คิดสิง่ ประดิษฐ์ รุ่นใหม่” ประจาปี ๒๕๕๘ จึงเชิญชวนนักเรียน นิสิต นักศึกษา ส่งผลงาน สิ่งประดิษฐ์เข้าร่วมประกวดชิงเงินสดพร้อมถ้วยรางวัล ผู้สนใจส่งผลงานภายในวันท่ี ๘ ธันวาคม ๒๕๕๗ (ตามเอกสารหน้า ๙-๒๐) ทีป่ ระชมุ รบั ทราบ ๑.๓ เรือ่ งแจง้ ให้ทราบ จากรองคณบดฝี ่ายกจิ การนกั ศกึ ษา - ไมม่ ี – ๑.๔ เรื่องแจง้ ใหท้ ราบ จากรองคณบดฝี า่ ยประกนั คุณภาพฯ - ไมม่ ี – ระเบียบวาระที่ ๒ รบั รองรายงานการประชุม ประธานให้ท่ีประชุมตรวจสอบรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหาร คณะวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี ครั้งท่ี ๔/๒๕๕๗ เม่อื วนั พุธท่ี ๑๕ ตลุ าคม ๒๕๕๗ มติที่ประชุม รับรองรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหาร คณะวิทยาศาสตร์และ เทคโนโลยีคร้ังท่ี ๔/๒๕๕๗ เม่อื วนั พธุ ท่ี ๑๕ ตลุ าคม ๒๕๕๗โดยไม่มีข้อแก้ไข ระเบียบวาระที่ ๓เรือ่ งสบื เนือ่ ง ๓.๑ การพฒั นาและปรับปรงุ หลกั สตู ร ปี ๒๕๕๘ ประธานสืบเนือ่ งข้อ ๔.๑ การพัฒนาและปรับปรุงหลักสูตร ปี ๒๕๕๘ กาหนดจัดประชุมวิพากษ์ หลักสูตรในวันศุกร์ท่ี ๙ มกราคม ๒๕๕๘ คณะเป็นผู้ดาเนินการเสนอขออนุมัติโครงการในภาพรวม

37 จานวน ๙ หลักสูตร จากอธิการบดี ส่วนหลักสูตรพัฒนาใหม่ ๑ หลักสูตร คือ หลักสูตรวิทยาศาสตรบัณฑิต สาขาวิชาเทคโนโลยีอิเลก็ ทรอนิกส์อตุ สาหกรรม ให้สาขาวิชาเทคโนโลยีไฟฟา้ เป็นผู้เขียนขออนุมัติโครงการ ๓.๒ การตรวจสอบพัสดุ/ ครุภณั ฑ์ พ.ศ. ๒๕๔๕-๒๕๕๗ ประธานสืบเนื่องข้อ ๔.๔ จากท่ีให้แต่ละสาขาตรวจสอบข้อมูลพัสดุ/ ครุภัณฑ์ พ.ศ. ๒๕๔๕- ๒๕๕๗และส่งข้อมลู ให้คณะภายในวันท่ี ๓๐ ตุลาคม ๒๕๕๗ คณะได้สรุปเป็นรายงานผลการสารวจครุภัณฑ์ ตามเอกสารแยกเล่ม มีครุภัณฑ์แปดร้อยกว่ารายการ ไม่มีให้ตรวจกว่าหนึ่งร้อยรายการ เนื่องจากจัดซื้อมา หลายปจี ึงหาครุภัณฑ์ไม่พบ ประธานจึงมอบฝา่ ยเลขาฯ ทาบนั ทกึ ผลการตรวจสอบเสนออธิการบดี เพ่ือให้ฝ่าย งานบริหารพสั ดุ ดาเนนิ การในขั้นตอนต่อไป ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องพิจารณา ๔.๑ ครุปริทัศน์ คณะครุศาสตร์ จะจัดโครงการครุปริทัศน์ครั้งท่ี ๓ ในวันจันทร์ท่ี ๒๖ มกราคม ๒๕๕๘ ณ ห้องประชมุ ราชพฤกษแ์ ละบริเวณโดยรอบ มีงบประมาณให้คณะในการเข้าร่วม จานวน ๑๐,๐๐๐ บาท หาก มีค่าใช้จ่ายนอกเหนือจากนี้ให้คณะจัดสรรเอง จะแต่งตั้งประธานสาขาวิชาสาย ค.บ. ทุ กท่าน เปน็ คณะกรรมการดาเนินงาน ส่วนสาย วท.บ. หากสนใจสามารถเข้าร่วมได้โดยส่งรายละเอียดสิ่งท่ีต้องการใช้ และชื่อกิจกรรม ภายในวนั ที่ ๒๐ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ และจะประชมุ อีกคร้ังในวนั ที่ ๑๗ ธันวาคม ๒๕๕๗ มตทิ ี่ประชุมท่ีประชุมเห็นชอบการจัดงานครุปริทัศน์ และให้สาขาวิชาท่ีเกี่ยวข้องส่งรายละเอียดสิ่งที่ ต้องการใช้และช่อื กิจกรรมภายในวนั ทีก่ าหนด ๔.๒ ผลการทดสอบทักษะด้านคอมพิวเตอร์ สานักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ แจ้งผลการทดสอบทักษะด้านคอมพิวเตอร์ ครั้งท่ี ๑ แสดงให้เห็นจานวนนักศึกษาท่ีผ่าน-ไม่ผ่าน และผ่านการทดสอบระดับใด นักศึกษาสามารถเข้ารับ การทดสอบได้ จานวน ๓ คร้ัง ผลการทดสอบจะลงในใบทรานสคริป หากทดสอบไม่ผ่านทางมหาวิทยาลัยจะ จัดอบรมให้ ซึ่งนักศึกษาต้องเสียค่าใช้จ่ายเอง หลังจากนี้ต้องสอบประมวลความรู้ด้านภาษาอังกฤษ ซึ่งทาง คณะครุศาสตร์กาลงั ดาเนินการ ส่วนการสอบประมวลทักษะด้านวิชาเอกให้สาขาดาเนินการเอง ฝากประธาน สาขาศกึ ษารายละเอยี ดว่าจะดาเนินการแบบใด มตทิ ีป่ ระชุมท่ปี ระชุมเห็นชอบผลการทดสอบด้านคอมพิวเตอร์ และได้แสดงความคิดเหน็ ดังนี้ ๑. เครื่องคอมพวิ เตอร์ประมวลผลช้าทาให้เสียเวลา นกั ศกึ ษาทาข้อสอบไม่ทนั ๒. ระยะเวลาการทดสอบตามประกาศกบั ระยะเวลาที่สอบจริงไม่เทา่ กัน ๓. เวลาทดสอบเลกิ คา่ นกั ศกึ ษาบา้ นไกลไมส่ ามารถกลับได้ ๔. บางหัวขอ้ นักศึกษาพง่ึ เรียนหรืออาจยงั ไม่ได้เรยี น ทาให้ทาข้อสอบไม่ได้ ผอู้ อกข้อสอบ ควรมกี ารประชมุ อาจารย์ผู้สอนก่อน เพอ่ื ให้ออกข้อสอบได้อย่างเหมาะสม

38 ๔.๓ แผนรบั นักศึกษา ปี ๒๕๕๘ สานักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน ขอข้อมูลแผนการรับนักศึกษาภาคปกติ และภาค พิเศษ ปีการศึกษา ๒๕๕๘ จึงให้ท่ีประชุมพิจารณากรอกรายละเอียดตามแบบฟอร์มหน้า ๓๘ ว่าจะเปิดรับ นักศึกษาจานวนกี่คน พร้อมระบุเง่ือนไขท่ีกาหนด และข้อมูลการประกอบอาชีพเมื่อสาเร็จการศึกษา ให้ส่ง ข้อมูลที่คณะภายในวนั ที่ ๑๘ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ เพ่ือรวบรวมส่งสานักส่งเสริมฯ ต่อไป ท่ีประชุมได้ให้ข้อมูล ดังนี้ แผนรับนักศึกษาภาคปกติ ประจาปกี ารศึกษา ๒๕๕๘ ที่ หลกั สตู ร สาขาวิชาทเี่ ปดิ รับ การเปดิ รับสมคั ร จานวน หมู่ เงือ่ นไข เปิด ไม่เปดิ รบั เรียน ๑. ค.บ. คณิตศาสตร์ √ ๓๐ ๑ - ๒. ค.บ. ฟิสิกส์ √ ๓๐ ๑ รบั เฉพาะสายวิทย-์ คณิต ๓. ค.บ. ชวี วทิ ยา √ ๓๐ ๑ รับเฉพาะสายวิทย-์ คณิต ๔. ค.บ. วทิ ยาศาสตร์ทัว่ ไป √ ๖๐ ๒ รับเฉพาะสายวิทย-์ คณิต ๕. วท.บ. อตุ สาหกรรมการผลิต √ ๓๐ ๑ - ๖. วท.บ. เทคโนโลยไี ฟฟา้ √ ๓๐ ๑ - ๗. วท.บ. เทคโนโลยโี ยธา √ ๓๐ ๑ - ๘. วท.บ. วทิ ยาการคอมพวิ เตอร์ √ ๓๐ ๑ เกรดเฉลีย่ ๒.๐๐ ๙. วท.บ. เทคโนโลยสี ารสนเทศ √ ๓๐ ๑ - ๑๐. วท.บ. เคมี √ ๒๐ ๑ - รับเฉพาะสายวิทย์-คณิต - เกรดเฉลีย่ ๒.๐๐ ๑๑. วท.บ. สัตวศาสตร์ √ ๒๐ ๑ รับเฉพาะสายวิทย-์ คณิต ๑๒. วท.บ. วทิ ยาศาสตร์ฯการอาหาร √ -- - ๑๓. ค.บ. คอมพิวเตอร์ศึกษา √ ๓๐ ๑ เกรดเฉลี่ย ๒.๕๐ หลักสตู รใหม่ ระดับปริญญาตรี ๔ ปี ๑. วท.บ. เทคโนโลยกี ารแปรรูป √ ๒๐ ๑ - ๒๐ ๑ - อาหาร ๒. วท.บ. เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ √ อุตสาหกรรม แผนรับนักศึกษาภาคพิเศษ ประจาปกี ารศึกษา ๒๕๕๘ ลาดับ หลกั สตู ร สาขาวิชาทเี่ ปดิ รับ จานวน หมูเ่ รียน หมายเหตุ รบั ๑. วท.บ. วทิ ยาการคอมพวิ เตอร์ ๓๐ ๒. วท.บ. เทคโนโลยโี ยธา ๓๐ ๑ ๓. วท.บ. เทคโนโลยไี ฟฟา้ ๓๐ ๑

39 มตทิ ี่ประชุม ท่ปี ระชุมเห็นชอบแผนรับนักศึกษา ปี ๒๕๕๘ ๔.๔ ครภุ ัณฑ์ปีงบประมาณ ๒๕๕๙ แผนความต้องการครุภัณฑ์ท่ีแต่ละสาขาเสนอขอ ปี ๒๕๕๙-๒๕๖๒ (ตามเอกสารหน้า ๔๘- ๗๘) ให้ตรวจสอบในปี ๒๕๕๙ จะเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมรายการครุภัณฑ์หรือไม่ หากมีการเปลี่ยนแปลง ให้ส่งข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์มเอกสารตามหน้า ๔๗ ให้คณะภายในวันศุกร์ท่ี ๑๔ พฤศจิกายน ๒๕๕๗ เพือ่ รวบรวมส่งให้มหาวิทยาลัยเสนอของบประมาณต่อไป มตทิ ีป่ ระชมุ ทป่ี ระชมุ เหน็ ชอบรายการครุภณั ฑ์ปีงบประมาณ ๒๕๕๙ ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องอื่น ๆ ๕.๑ กรรมการบริหารหลักสตู รเคมี กรรมการบริหารหลักสูตรวิทยาศาสตรบัณฑิต สาขาวิชาเคมี สามารถให้อาจารย์ท่ีลาศึกษาต่อ เป็นกรรมการบริหารหลกั สูตรได้ เนอ่ื งจากเป็นอาจารย์ประจาและมีสญั ญาจ้างไม่น้อยกว่า ๙ เดอื น ๕.๒ การปรับเปลย่ี นอาจารยอ์ ัตราจา้ ง ในอนาคตมหาวิทยาลัยจะปรับเปลี่ยนอาจารย์อัตราจ้าง เป็นพนักงานมหาวิทยาลัย(เงินรายได้) แต่ฐานเงินเดือนยังคงเดิม มหาวิทยาลัยได้ขออัตราเพิ่มในปี๒๕๕๘-๒๕๖๐ ประมาณ ๒๐๐ อัตรา เป็นสาย วิชาการ ๘๐-๙๐ อัตรา และสายสนับสนุน ๑๑๐-๑๒๐ อัตรา อยู่ระหว่างเข้าท่ีประชุมในวาระพิจารณาของ รฐั บาล ปิดประชมุ เวลา ๑๖.๓๕ น. นางสาวสภุ าภรณ์ ผผู้ ้งึ ผพู้ ิมพร์ ายงานการประชมุ นางณัฐภรณ์ วงษ์ชื่น ผบู้ นั ทกึ และตรวจรายงานการประชุม

บทที่ 5 ปัญหาอปุ สรรค และแนวทางแกไ้ ข คู่มือการปฏิบัติงาน เร่ือง การจดรายงานการประชุม ผู้จัดทาได้รวบรวมปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข และข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา จากการประชุม อบรม สัมมนาเกี่ยวกับ การทารายงานการประชมุ และจากการปฏิบัติงานจรงิ โดยสรุปไว้ดังนี้ 5.1 ปญั หาอปุ สรรค และแนวทางแก้ไข ปัญหา: ความล่าช้าในการเสนอเร่ือง เพื่อบรรจุเข้าระเบียบวาระการประชุม ส่งผลกระทบต่อการจัดเตรียมเอกสารการประชมุ แนวทางแก้ไข: หน่วยงาน หรือผู้เกี่ยวข้องส่งเอกสารเข้าวาระการประชุมตามกาหนด เวลา ที่ฝ่ายเลขานุการมีหนังสือแจ้งและกาหนดเวลาไว้ ยกเว้นกรณีมีเร่ืองเร่งด่วน อาจทาเป็น เอกสารแยกเล่มเพิ่มเติม ปัญหา: การเสนอเร่ืองให้ที่ประชุมทราบ บางคร้ังไม่มีเอกสารประกอบการประชุม เวลาจดรายงานการประชมุ เนือ้ หาสาระจึงไม่สมบูรณ์ แนวทางแก้ไข: การเสนอเร่ืองให้ที่ประชุมทราบแต่ละคร้ัง ควรมีเอกสารประกอบ การประชุมให้แก่คณะกรรมการ และผู้เข้าร่วมประชุมทุกครั้ง เพื่อป้องกันไม่ให้การบันทึกข้อมูล ผดิ พลาด หรอื มอบเอกสารให้ฝ่ายเลขานุการภายหลงั ปัญหา: การจัดประชุมบางครั้งการเสนอเร่ืองให้ที่ประชุมพิจารณาในที่ประชุม โดยไม่ได้ศึกษาข้อมูล หรือกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องมาก่อนการพิจารณาลงมติ อาจขดั กับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ต่างๆ ในการพิจารณาลงมติ แนวทางแก้ไข: วางแผน และกาหนดแผนเวลาการดาเนินงานทุกขั้นตอนของการจัด ประชมุ กรรมการแต่ละชดุ และดาเนนิ การให้เปน็ ไปตามแผน ปัญหา: ในการจัดทาเอกสารประกอบการประชุมแต่ละครั้ง ทาให้สิ้นเปลืองกระดาษ วัสดุ เกิดความล่าช้าในการปฏิบัติงาน และเจ้าหนา้ ทีผ่ ู้รบั ผดิ ชอบงานการประชมุ มีจากัด แนวทางแก้ไข: พัฒนากระบวนการจัดเอกสารประกอบการประชุมไปสู่การประชุม ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพือ่ ลดปัญหาการสิน้ เปลืองกระดาษ และเกิดความสะดวก รวดเร็ว

47 5.2 ขอ้ เสนอแนะ 1. ประธานการประชุมควรสรุปประเด็นทุกเร่ืองในที่ประชุม เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ทีต่ รงกัน และเป็นไปตามมตทิ ีป่ ระชุม และควรสรปุ มตทิ ี่ประชมุ ในระเบียบวาระน้ัน ๆ 2. ประธานการประชุมควรใช้ภาษาที่กระชับรัดกุม รักษาเวลาในการประชุม และเปิดโอกาสใหส้ มาชิกได้เสนอความคิดเหน็ และภายในขอบเขตที่เหมาะสม 3. ฝ่ายเลขานุการควรเตรียมเอกสารข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนข้อมูลในบาง หัวข้อไว้ล่วงหน้า หากประธานต้องการใช้เพื่อประกอบการอภิปราย จะได้มีข้อมูลเพื่อประกอบ การอภิปรายได้ทันที 4. ผู้จดรายงานการประชุมควรเป็นนักฟังที่ดี มีสมาธิในการฟัง เพื่อจะได้จด รายงานการประชมุ ได้ถกู ต้อง ตรงประเด็น 6. หากจาเป็นต้องมีการยกเลิกการประชุม ควรยกเลิกการประชุมล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่อคา่ ใช้จ่ายในการจดั เตรียมอาหารว่าง เครื่องดม่ื และอาหารกลางวัน

สารบัญ คำนำ................................................................................................................................ ก สำรบัญ............................................................................................................................. ข บทที่ 1 บทนำ............................................................................................................. 1 1 ควำมเปน็ มำ................................................................................................ 2 วัตถุประสงค์ของกำรจดั ทำคู่มอื ปฏิบัติงำน................................................... 2 ประโยชน์ทีค่ ำดว่ำจะได้รบั ........................................................................... 2 นิยำมศพั ท์ทีเ่ กี่ยวข้อง.................................................................................. 4 บทที่ 2 ข้อมลู เบื้องต้น และโครงสร้ำงของหนว่ ยงำน ................................................... 4 ข้อมลู เบื้องต้น............................................................................................. 8 โครงสรำ้ งกำรบริหำร.................................................................................. 9 โครงสรำ้ งองค์กร......................................................................................... 13 บทบำทหนำ้ ทีค่ วำมรับผดิ ชอบ..................................................................... 13 ลกั ษณะงำนที่ปฏิบัติ.................................................................................... 14 บทที่ 3 หลกั เกณฑ์และวิธีกำรปฏิบตั ิ........................................................................... 14 หลกั เกณฑ์กำรเขียนรำยงำนกำรประชุม....................................................... 14 วิธีกำรปฏิบัติ............................................................................................... 40 บทที่ 4 เทคนิคในกำรปฏิบตั ิงำน................................................................................. 40 ข้ันตอนกำรปฏิบตั ิงำน................................................................................. 43 กำรทำหนังสอื เชญิ ประชุม............................................................................ 43 กำรจดรำยงำนกำรประชุม........................................................................... 45 ทักษะกำรจับประเดน็ และสรปุ ควำม............................................................ 45 ลักษณะของรำยงำนกำรประชมุ ทีด่ ี.............................................................. 45 กำรรบั รองรำยงำนกำรประชมุ ..................................................................... 46 บทที่ 5 ปญั หำอปุ สรรคและแนวทำงแก้ไข................................................................... 46 ปัญหำอปุ สรรคและแนวทำงแก้ไข................................................................ 47 ข้อเสนอแนะ................................................................................................ 48 บรรณำนุกรม.................................................................................................................... ข

ค