RINGKASAN EKSEKUTIF INOVASI

Skop PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN Item Menghasilkan dokumen inovasi/ penambahbaikan/ pengurusan P&P dari sudut P&P dalam gred semasa Tajuk : ONE-STOP LAB BOOKING SYSTEM: SISTEM TEMPAHAN MAKMAL BAHASA ATAS TALIAN DI JABATAN PENGAJIAN AM, POLITEKNIK SEBERANG PERAI Latarbelakang / Tujuan : Proses tempahan makmal sedia ada sebelum ini adalah menggunakan kaedah manual iaitu pensyarah perlu berjumpa dengan pembantu makmal untuk menyemak rekod tempahan dan membuat tempahan slot makmal. Pembantu makmal perlu menyemak dua fail rekod tempahan yang berbeza untuk mengenalpasti slot yang kosong. Kaedah manual ini memberi kesukaran dari segi kemudahkesanan, penyediaan dan penyimpanan borang tempahan makmal. Ketiadaan pembantu makmal di jabatan akan lebih menyukarkan proses tempahan makmal dan membazirkan masa pensyarah kerana tempahan perlu dikakukan secara bersemuka. Di Jabatan Pengajian Am (JPA), Politeknik Seberang Perai, hanya terdapat 2 makmal bahasa sahaja iaitu Makmal Bahasa 1 dan Makmal Bahasa 3 untuk kegunaan Unit Bahasa Inggeris dan Unit Pengajian Islam dan Moral yang kedua- keduanya menggunakan makmal bahasa sebagai tempat pengajaran dan pembelajaran (PdP). Masalah timbul kerana proses tempahan makmal bahasa masih menggunakan kaedah manual. Antara masalah yang dihadapi ialah: i. Jadual rekod tempahan disimpan dalam dua fail berasingan bagi Makmal Bahasa 1 dan Makmal Bahasa 3. ii. Bantuan Pembantu Makmal diperlukan untuk menyemak fail bagi mengetahui kekosongan slot. iii. Tempahan perlu dicatatkan di dalam jadual rekod tempahan. Kelewatan urusan tempahan makmal ini menyebabkan beberapa masalah timbul sekaligus menggangu perancangan PdP. Masalah ini disulitkan dengan prosedur tempahan makmal yang rumit dan memakan masa pensyarah. Untuk membuat tempahan, pensyarah perlu berjumpa dengan pembantu makmal untuk menyemak fail rekod tempahan dan membuat tempahan slot makmal secara bersemuka. Menyedari masalah-masalah seperti di atas, satu sistem tempahan makmal bahasa secara atas talian ‘online’ yang dinamakan One-Stop Lab Booking System telah dilaksanakan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas. Sistem tempahan makmal bahasa secara atas talian ‘online’ adalah khusus bagi memudahkan sistem tempahan makmal bahasa dalam usaha untuk meningkatkan kecekapan tempahan

makmal bahasa. Sistem tempahan makmal secara atas talian ‘online’ disediakan melalui Skedda. Rasional Penyediaan / Metodologi / Kaedah Pelaksanaan : Rasional Penyediaan Inovasi Ketiadaan pembantu makmal di jabatan akan menyukarkan proses tempahan makmal dan membazirkan masa pensyarah kerana proses manual tersebut memerlukan bantuan pembantu makmal untuk membuat tempahan slot makmal. Prosedur tempahan makmal menggunakan kaedah manual memberi kesukaran kepada staf untuk mengetahui kekosongan slot tempahan makmal serta melibatkan penggunaan kertas dan memerlukan ruang untuk penyimpanan fail. Satu sistem tempahan atas talian yang lebih efisien dan mudah diakses oleh pensyarah pada bila-bila masa dan dimana-mana tempat perlu diwujudkan untuk mengatasi masalah tersebut. Metodologi Inovasi ‘One-Stop Lab Booking System’ yang diakses secara web-based ini merupakan satu sistem cloud-based di mana pensyarah boleh membuat tempahan di mana- mana sahaja melalui peranti yang mempunyai sambungan internet. Data tempahan makmal boleh disimpan selama setahun dan dimuat turun mengikut tempoh masa yang dikehendaki oleh pentadbir sistem. Setiap tempahan yang dibuat atau dibatalkan akan dimaklumkan melalui notifikasi ke email yang telah didaftarkan. Pensyarah mempunyai tanggungjawab sepenuhnya ke atas tempahan yang telah dilakukan. Penggunaan sistem ini membolehkan pensyarah melihat kesediaan makmal bagi lima makmal pada masa yang serentak secara sebelah-menyebelah. Kaedah Pelaksanaan Proses pembinaan tempahan makmal dimulakan dengan mewujudkan tempat (space) yang ingin ditawarkan. Tetapan syarat (setting) dan tetapan asas yang seragam dilakukan bagi semua tempat. Pensyarah boleh mengisi tarikh dan masa tempahan makmal mengikut keperluan masa pensyarah. Data tempahan makmal boleh disimpan selama setahun dan dimuat turun mengikut tempoh masa yang dikehendaki oleh pentadbir sistem. Setiap tempahan yang dibuat atau dibatalkan akan dimaklumkan melalui notifikasi ke email yang telah didaftarkan. Pensyarah mempunyai tanggungjawab sepenuhnya ke atas tempahan yang telah dilakukan. Penggunaan sistem ini membolehkan pensyarah melihat kesediaan makmal bagi lima makmal pada masa yang serentak secara sebelah-menyebelah.

PERANAN CALON DALAM PENYEDIAAN: Peranan calon bagi kajian ini adalah seperti berikut: PERANAN DESKRIPSI TUGAS BIL. CALON 1. Mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh pensyarah 1 Penyelidik JPA berkenaan urusan tempahan makmal bahasa. 2. Membuat ujicuba sistem kepada pensyarah Jabatan Pengajian Am. 3. Membuat penambahbaikan hasil daripada maklumbalas ujicuba. 4. Memperkenalkan sistem kepada Unit Pengurusan untuk digunapakai di dalam organisasi PSP (Unit Pentadbiran, Unit Perpustakaan dan Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia (UIDM)) 5. Memperkenalkan sistem kepada Pusat Pengajian Bahasa, Literasi & Terjemahan (PPBLT), Universiti Sains Malaysia (USM). 2 Pembentang 1. Bertindak sebagai fasilitator bersama organisasi luar Universiti Sains Malaysia (USM). 2. Memperkenalkan sistem kepada organisasi luar agar dapat berkongsi pengetahuan yang ada dalam memperkasakan proses PdP dunia Pendidikan. 3. Membuat pembentangan inovasi ini dalam International Science And Social Science Innovation Competition (I-Sic2019) pada 20 November 2019 anjuran Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) dan di Kolej Komuniti Selayang, Selangor pada 17-19 September 2019 dalam Pertandingan Inovasi Pensyarah TVET 2019 (PERISA’19). 4. Pencapaian: International Science And Social Science Innovation Competition (I-Sic2019) – Anugerah Perak Pertandingan Inovasi Pensyarah TVET 2019 (PERISA’19) – Anugerah Gangsa 5. Menyediakan bahan dan slides pembentangan. 6. Merakam video untuk pembentangan secara virtual. 7. Menyediakan booth pembentangan untuk hari pertandingan.

IMPAK / KEBERKESANAN: Antara impak dan kepentingan kajian yang dibentangkan seperti berikut: 1. PELAJAR  Melancarkan proses PdP kerana pelajar tidak lagi perlu untuk mencari tempat atau bilik kuliah untuk melaksanakan proses (PdP).  Pelajar dapat belajar di dalam makmal yang menyediakan alatan multimedia di mana penggunaan multimedia dapat mewujudkan pembelajaran yang menyeronokkan. Kajian mendapati pelaksanaan pembelajaran yang menyeronokkan dapat meningkatkan prestasi pelajar.  Penjimatan masa dan tenaga kerana pelajar tidak lagi perlu membantu pensyarah untuk mencari tempat atau bilik kuliah dalam melaksanakan proses (PdP) terutamanya untuk tujuan kelas ganti atau kelas tambahan.  Mengelakkan kelewatan dalam pelaksanaan PdP kerana pelajar boleh memulakan PdP pada waktu yang dirancang oleh pensyarah. 2. PENSYARAH KURSUS  Memudahkan aktiviti PdP dari aspek teori dan praktikal pensyarah Unit Bahasa Inggeris dan Unit Pendidikan Islam dan Moral terutamanya bagi pensyarah yang ingin menggunakan penggunaan multimedia dalam PdP.  Memberi peluang kepada semua pensyarah untuk menggunakan makmal secara optimum.  Penjimatan masa dapat dicapai dengan penggunaan sistem ini kerana tempahan makmal dapat dilakukan dengan yang lebih mudah, cepat dan tersusun.  Penjimatan masa melalui penggunaan One-Stop Lab Booking System ini dapat membolehkan para pensyarah memberi tumpuan kepada aktiviti peningkatan kualiti pembelajaran (PdP) dan merancang (PdP) yang menggunakan teknologi yang tersedia dimakmal.  Penjimatan masa dan tenaga kerana pensyarah tidak lagi perlu mencari tempat atau bilik kuliah lain untuk melaksanakan proses (PdP) kerana segala maklumat sudah tersedia di dalam sistem. 3. JABATAN DAN ORGANISASI  Memudahkan urusan tempahan fasiliti dengan adanya sistem yang lebih efisien.  Pengurangan kos yang telah berjaya dicapai melalui penjimatan belian kertas dan fail serta kos cetakan rekod tempahan fasiliti.

 Kekerapan penggunaan makmal dapat dipantau oleh pentadbir sekaligus memberi peluang kepada semua pensyarah untuk menggunakan makmal dalam PdP.  Hasil pengujian yang telah dilaksanakan di Jabatan Pengajian Am, Politeknik Seberang Perai telah menampakkan bahawa sistem ini telah berhasil memberi kesan dan impak yang besar terhadap masa yang diambil untuk membuat tempahan fasiliti dan penjimatan kos pembelian kertas serta kos percetakan jadual tempahan.  Sistem ini juga menjamin persekitaran kerja yang kemas dan bersih. Ini bertepatan dengan saranan kerajaan di dalam Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan 2016) untuk melaksanakan langkah-langkah mengoptimumkan perbelanjaan dalam institusi kerajaan.  Menyahut saranan Arahan Pentadbiran Dalaman Jabatan Perkhidmatan Awam 2019 ke arah penjimatan penggunaan kertas cetak dan aktiviti percetakan. Ini juga selari dengan objektif Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Politeknik Seberang Perai pada objektif ke enam iaitu menggalakkan amalan penambahbaikan secara berterusan dalam perkhidmatan.  Unit-unit yang telah menggunapakai sistem ini adalah melibatkan Unit Pentadbiran, Unit Perpustakaan dan Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia (UIDM). 4. ORGANISASI LUAR  Sistem ini telah diperkenalkan kepada Pusat Pengajian Bahasa, Literasi & Terjemahan (PPBLT), Universiti Sains Malaysia (USM) untuk memudahkan dalam urusan tempahan makmal.  Satu bengkel perkongsian maklumat telah dijalankan bersama pembantu makmal, jurumakmal dan pensyarah PPBLT. Hasil perkongsian ini, pihak PPBLT meminta PSP menyediakan satu platform tempahan makmal untuk kegunaan mereka.  Maklumbalas daripada pihak PPBLT mendapati sistem yang diperkenalkan ini dapat menyediakan satu proses tempahan yang lebih efisien, menjimatkan masa dan kos.  Menerima penghargaan daripada Dekan atas penyediaan sistem tempahan fasiliti ini.