inbound7712209767634360561

รายงาน เรอ่ื ง การจดั ทาหนังสือราชการ จัดทาโดย นางสาวกัญญาลักษณ์ ยอดวงศ์ ระดบั ชั้น ปวส. 1/1 B นางสาวณหทยั จติ ถา ระดบั ชัน้ ปวส. 1/1 B สาขาวชิ า พณิชยการ สาขางาน การบญั ชี เสนอ อาจารย์จตุพร เมืองมา รายงานนเี้ ป็นสว่ นหนงึ่ ของวชิ าการฝกึ ประสบการวชิ าชพี ภาคเรียนท่ี 3 ปีการศกึ ษา 2563 วทิ ยาลัยการอาชีพเทิง

ก คานา รายงานเรื่อง การจัดทาหนังสือราชการ เล่มน้ีจัดทาขึ้นเพ่ือศึกษาการการจัดทา หนังสือราชการ คุณลักษณะที่ดีของหนังสือราชการ หนังสือราชการภายนอก หนังสือ ราชการภายใน ท้ังน้ีทางผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงว่ารายงายเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ได้มา ศึกษาหาความรู้ หากมขี ้อผดิ พลาดประการใด ผู้จัดทาขออภยั มา ณ ทีน่ ีด้ ว้ ย ผูจ้ ัดทา นางสาวกญั ญาลกั ษณ์ ยอดวงศ์ นางสาวณหทยั จิตถา

สารบัญ ข คานา หนา้ สารบญั ก การจัดทาหนังสือราชการ ข ความหมายหนงั สอื ราชการ 1 คณุ ลักษณะท่ดี ขี องหนังสอื ราชการ 2 ประเภทของหนังสอื ราชการ 3 หนังสอื ภายนอก 7 สว่ นประกอบและรายละเอียดของหนังสอื ภายนอก 8 หนังสอื ภายใน 8 สว่ นประกอบและรายละเอยี ดของหนงั สอื ภายใน 17 ส่ิงท่คี วรทราบในการจัดทาหนงั สือราชการ 19 ตวั อยา่ งหนังสือภายนอก 20 ตวั อยา่ งหนังสอื ภายใน บรรณานกุ รม

1 1. การจัดทาหนังสือราชการ งานดา้ นสารบรรณ การจัดทาหนังสอื ราชการเป็นระเบยี บปฏิบัตอิ ย่างหนึ่งของหน่วยราชการท่ี ข้าราชการและผู้ติดต่อกับหน่วยราชการควรทราบ ท้ังนี้เพื่อให้เกิดผลดีต่อระบบการปฏิบัติงานของหน่วย ราชการ การติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการด้วยกัน ตลอดท้ังการติดต่อระหว่างบุคคลหรือองค์กรเอกชน กับหน่วยราชการ ซ่ึงการจัดทาหนังสือราชการท่ีหน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัติ ซ่ึงการ จัดทาหนังสือราชการที่หน่วยราชการทุกหน่วยถือเป็นหลักในการปฏิบัติน้ัน ปรากฏอยู่ใน “ระเบียบสานัก นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสรรณ พ.ศ. 2526” “ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2558” ตลอดทั้งระเบียบ ประกาศ และหนังสือท่ีเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณที่ออกโดยสานัก นายกรัฐมนตรีและหนว่ ยงานทเ่ี ก่ียวขอ้ ง ภายหลัวปพี ุทธศกั ราช 2526 เปน็ ตน้ มา

2 2. ความหมาย หนงั สอื ราชการ หมายถึง เอกสารท่ีเปน็ หลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่ 1. หนงั สอื ทีม่ ไี ปมาระหวา่ งสว่ นราชการ 2. หนงั สอื ที่ส่วนราชการมไี ปถึงหน่วยงานอนื่ ใด ซง่ึ มิใชส่ ว่ นราชการหรอื ทม่ี ไี ปถงึ บคุ คลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอ่นื ใด ซง่ึ มิใช่ส่วนราชการหรอื ที่บคุ คลภายนอกมีมาถงึ ราชการ 4. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขนึ้ หรอื รบั ไว้เพ่อื เป็นหลักฐานในราชกา 5. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบยี บหรอื ข้อบงั คบั 6. ข้อมลู ขา่ วสารหรือหนงั สอื ทไ่ี ดร้ ับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

3 3. คุณลกั ษณะทีด่ ีของหนังสือราชการ 1. องค์ประกอบของหนังสือราชการ ได้แก่ - กระดาษที่ใช้ เปน็ กระดาษตราครฑุ ท่มี ขี นาดตวั ครุฑสูง 3 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยสีดาหรือเป็นครุฑดุน อยทู่ ีก่ ึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ (ยกเว้นหนงั สือภายในที่มีรูปแบบเฉพาะโดยมีขนาดของตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร และมีขอ้ ความกาหนดเป็นแบบไว้) ลกั ษณะของกระดาษทม่ี ีคณุ ภาพดี คือ กระดาษปอนด์ขาว น้าหนักไม่น้อยกว่า 60 กรมั ต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 * 297 มลิ ลิเมตร) - สขี องหมึกพมิ พ์ ใชห้ มกึ พมิ พส์ ีดา โดยสีของหมึกพิมพ์ต้องมีระดับความเข็มท่ีสมา่ เสมอตลอดทง้ั ฉบับ - รูปแบบของหนังสือราชการ ในกรณีท่ีเป็นหนังมือราชการประเภทจดหมายควรจัดระยะและวาง ตาแหน่งส่วนประกรอบต่างๆ ของจดหมาย เช่น เลขท่ีและช่ือเร่ืองของหนังสือ ชื่อและที่อยู่ส่วนราชการเจ้าของ หนังสือ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง วันที่ออกหนังสือ คาขึ้นต้นและคาลงท้าย ข้อความส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ฯลฯ ให้ถูกต้องตามรู้แบบท่ีสานักนายกรัฐมนตรีได้กาหนดเป็นระเบียบหรือแนวปฏิบัติไว้ ท้ังน้ี เพ่ือความถูกต้อง ความเป็นระเบยี บ และความนา่ อ่านของหนงั สอื ราชการนนั้ ๆ

4 - ซอง เป็นซองสีขาวที่มีตราครุฑขนาดสูง 1.5 เซนติเมตร อยู่ด้านบนซ้ายของหน้าซอง ขนาดของ ซองจะตอ้ งมขี นาดที่เหมาะสมกับหนังสือราชการและสิ่งท่ีจะส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการน้ัน ขนาดมาตรฐาน 4.25 * 9.50 นิว้ และจัดพิมพ์ตามรปู แบบทถี่ ูกตอ้ ง 2. ข้อความในหนังสือ ภาษรและการใช้ภาษาในหนังสือราชการนั้นเป็นสิ่งสาคัญประการหน่ึงท่ีต้องคานึงถึง ขอ้ ความในจดหมายควรมีลกั ษณะดังน้ี - มีความถูกต้อง ความถูกต้องในการเขียนหนังสือราชการ หมายถึง ความถูกต้องของเน้ือหา ประเภทและรูปแบบของหนังสือ ตัวสะกดการันต์ วรรคตอนและการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตลอดท้ังความ เหมาะสมในการใช้ภาษาใหส้ อดคลอ้ งกบั ผรู้ บั และเนื้อหา - มีความกะทัดรัดและชัดเจน หนังสือราชการท่ีดี ควรเขียนด้วยข้อความท่ีกะทัดรัด ชัดเจน กล่าวคือ เป็นข้อความท่ีมีขนาดสั้นและมุ่งเสนอเฉพาะประเด็นสาคัญของเน้ือหา เม่ืออ่านแล้วเข้าใจได้ทันทีว่า ผู้เขียนมจี ุดประสงค์หรือต้องการสือ่ อะไรให้ผู้อ่านไดท้ ราบ

5 - มีความสมบูรณ์ เนื้อหาในหนังสือราชการจะต้องมีสาระสาคัญครบถ้วน ตามจุดประสงค์หรือ เจตนาท่ีผ้เู ขยี นกาหนดไวอ้ ีกดว้ ย - มีความสุภาพ หนังสือราชการควรมีถ้อยคาสุภาพ แสดงถึงการให้เกียรติแก่ผู้รับ การเลือกใช้ ภาษาที่แสดงถึงสุภาพน้ัน จะข้ึนอยู่กับสถานภาพของผู้ลงนามในหนังสือกับผู้รับเป็นสาคัญ เช่น การเขียน ข้อความส่วนสรุปเพียงเพ่ือแจ้งให้ผู้รับหนังสือทราบถึงเร่ืองราวท่ีเกิดขึ้น หากผู้ใต้บังคับบัญชาบันทึกเสนอ ผู้บังคับบัญชา จะต้องใช้ว่า “จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ” แต่หากเป็นหนังสือจากผู้บังคับบัญชาแจ้งไปยัง ผู้ใต้บงั คับบัญชา จะต้องใช้คาว่า “จึงเรียนมาเพ่ือทราบ” - มีความสมบูรณ์ เน้ือหาในหนังสือราชการจะต้องมีสาระสาคัญครบถ้วน ตามจุดประสงค์หรือ เจตนาท่ีผเู้ ขียนกาหนดไว้อีกด้วย - มคี วามเปน็ เอกภาพ ในการเขียนหนังสือราชการแต่ละครั้งไม่ควรนาเร่ืองราวท่ีเป็นคนละเร่ือง ไว้ในฉบับเดียวกัน ในหนังสือราชการแต่ละฉบับควรนาเสนอเน้ือหาท่ีเป็นเร่ืองเดียวกันทั้งฉบับ โดยมี จดุ ประสงคส์ าคญั ใจความสาคัญหรอื ประเด็นสาคญั ที่ตอ้ งการจะส่อื ให้ผู้รบั ไดท้ ราบเพยี งประการใด

6 - มีสมั พนั ธภาพ การเขียนหนังสือราชการควรเขียนเน้นย้าสาระสาคัญหรือให้รายละเอียดสาคัญที่ ต้องการให้ผู้อ่านทราบอย่างชดั เจน ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมคอ้ มดว้ ยการใชข้ ้อความหรืออธิบายเรื่องราว ท่ียดื ยาวจนเกนิ ความจาเปน็ - มีสัมพันธภาพ ข้อความและเนื้อหาในหนังสือราชการ ความมีความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงกันโดย ตลอด และมีการลาดับความทต่ี ่อเนอ่ื ง ไม่สรา้ งความสับสนให้แกผ่ อู้ า่ น - ความสะอาด ความสะอาดกเ็ ป็นส่ิงทแ่ี สดงถงึ ความละเอียด รอบคอบ ตลอดจนความตั้งใจจริงใน การตดิ ต่อสื่อสาร ดงั นั้นในหนังสือราชการจึงไม่ควรมีรอยขุด ขีด ลบ รอบคราบสกปรกต่างๆ หรือแม้แต่รอยยับ ยน่ ของกระดาษก็ไม่ควรให้มีปรากฏขน้ั - ความรวดเร็วในการดาเนินการ ในการติดต่อส่ือสารด้วยหนังสือราชการประเภทจดหมาย จะ เสียเวลาในการนาส่งพอสมควร ดังนั้น ในช่วงของการดาเนินการ คอื การผลิตสอ่ื (การร่าง การพิมพ์หนังสือ การ นาเสนอผูบ้ งั คับบญั ชาลงนาม) ไม่ว่าจะเพื่อเปน็ การให้บริการ ตอบคาถาม ข้อสงสัย หรือการแจ้งเรื่องราวต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ จึงควรดาเนินการอย่างรวดเร็ว โดยใช้ระยะเวลาที่ไม่นานนัก ท้ังนี้ จะต้องคานึงถึง ผลเสียที่อาจจะเกิดขน้ึ เสมอ

7 4. ประเภทของหนงั สอื ราชการ ประเภทของหนงั สอื ราชการแบง่ ออกเปน็ 6 ประเภท คอื 1. หนังสอื ภายนอก 2. หนังสอื ภายใน 3. หนังสอื ประทบั ตรา 4. หนงั สือสัง่ การ 5. หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ 6. หนงั สือทีเ่ จา้ หน้าท่ีทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

8 5. หนังสอื ภายนอก หนังสอื ภายนอก เป็นหนงั สอื ทใี่ ช้ติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ หรือระหว่างส่วนราชการ กับหน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอก โดยการจัดทาหนังสือราชการภายนอกน้ัน จะใช้กระดาษตราครุฑ ซง่ึ ถอื เป็นการติดต่อทเ่ี ป็นแบบพธิ หี รอื เป็นทางการ ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสอื ภายนอก มดี งั นี้ 1. ที่ เปน็ สว่ นประกอบท่อี ย่ทู างดา้ นซ้ายบนสดุ ของหนงั สอื ซึง่ หนังสอื ทุกฉบับจะมีกาหนดไว้เพอ่ื - เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายท่ีส่งหนังสือออก ในกรณีท่ีจะมีการอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นในการติดตาม เรื่องหรอื เพอ่ื การติดต่อ โต้ตอบหลงั จากท่ีได้สง่ หนังสือน้นั ออกไปแล้ว - เปน็ ประโยชน์ในการเกบ็ เรือ่ งระหว่างปฏิบตั ิหรอื เมอ่ื เรื่องน้ันไดด้ าเนนิ การเป็นท่เี รียบร้อยแล้ว - เปน็ ข้ออา้ งอิงเมอ่ื ต้องการจะค้นหาเรอ่ื งท่ไี ด้เก็บไว้ - เปน็ ตัวเลขสถิติแสดงปรมิ าณของหนังสอื ที่ไดม้ ีการติดตอ่ กับหน่วยงานต่างๆ ในรอบปีปฏทิ นิ หน่งึ

9 2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการหรือคณะกรรมการท่ีเป็นเจ้าของ หนังสอื นน้ั พร้อมทง้ั ลงทต่ี งั้ ทส่ี ามารถติดต่อทางไปรษณีย์ไดโ้ ดยสะดวกไว้ด้วย สาหรับตาแหน่งของส่วนราชการ เจ้าของหนงั สอื จะปรากฏอยูท่ างด้านขวาสุดของหนังสอื และอยบู่ รรทัดเดียวกับ “ท่ี” 3. วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดอื นและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดยไม่ต้องมีคาว่าวันท่ี เดือน และ พ.ศ. นาหน้า สาหรับตาแหน่งตัวเลขของวันท่ีจะ ปรากฏอยู่ตรงกึ่งกลาง หนา้ กระดาษ บรรทัดต่อจากทอี่ ยู่สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง 4. เรอื่ ง ให้ลงสาระสาคัญทเี่ ป็นใจความทีส่ ้นั กะทดั รดั และครอบคลุมเนอื้ หาของหนงั สือฉบบั น้นั 5. คาขึ้นต้น ระบุเฉพาะตาแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมีไปถึง หือลงช่ือบุคคล ในกรณีที่เป็นการ ตดิ ต่อกับบุคคลโดยไม่เก่ียวกับตาแหน่งหน้าท่ี (โดยไม่ต้องมีคาว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นาหน้าช่ือตาแหน่ง หรือชือ่ บคุ คล) เชน่ เรียน รฐั มนตรวี ่าการกระทรวงศกึ ษาธิการ 6. อ้างถึง เปน็ การอา้ งถงึ เอกสารทมี่ คี วามสมั พนั ธเ์ ก่ยี วกบั เนื้อหาในหนังสือหรืออาจเป็นหนังสือท่ี เคยมตี ดิ ตอ่ กนั มากอ่ น โดยปกติจะอ้างถงึ เฉพาะหนังสือฉบับล่าสุดท่ีติดต่อกนเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องหรือ สาระสาคัญในหนังสือฉบับอ่ืนท่ีเก่ียวข้องและต้องนามาพิจารณา จึงจะอ้างถึงหนังสือฉบับนั้นๆ สาหรับการ เขยี น “อา้ งถงึ ” นั้น ให้เขียนประเภทสิ่งพิมพ์ ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขท่ีหนังสือ และวัน เดือน ปีท่ี ออกหนงั สือ เช่น อ้างถึง กรมอนามยั ที่ สธ 0601/163 ลงวนั ที่ 17 มีนาคม 2560

10 7. ส่ิงทส่ี ่งมาด้วย ใหล้ งชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือ หากไม่สามารถ บรรจุใสชองเดยี วกันได้ ให้แจ้งด้วยวา่ ส่งไปโดยทางใน การเขยี น ส่งิ ทส่ี ่งมาดว้ ย ให้เขียนประเภทส่ิงพิมพ์ (ในกรณี ท่เี ป็นหนงั สือภายนอก หนงั สอื ภายใน หนังสือสงั่ การ ให้ระบุชอื่ สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ เลขท่ีหนังสือ และวัน เดอื น ปีที่ออกหนงั สือ) พรอ้ มทัง้ จานวนของสงิ่ พมิ พ์ทสี่ ง่ ไป เชน่ ส่ิงทีส่ ง่ มาดว้ ย 1. สาเนาหนังสอื กระทรวงการคลัง ที่ กค 0103/270 ลงวนั ท่ี 10 เมษายน 2560 จานวน 1 ฉบบั 2. เอกสารทางวชิ าการเรอ่ื ง ภาษมี ลู คา่ เพ่มิ จานวน 500 เลม่ (สง่ ทางพัสดุ ไปรษณยี ์) 8. ข้อความ คอื เนอ้ื หาสาระท่ีต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบ ข้อความในหนังสือจะต้อง ชัดเจน เข้าใจ ง่าย และมีสาระครบถว้ น ซึง่ ขอ้ ความในหนงั สอื ราชการแบ่งออกเปน็ 3 สว่ น คอื 8.1 เหตุผล เป็นข้อความท่ีกล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป ซ่ึงอาจกล่าวในลักษณะของการแจ้งให้ผู้ ทราบว่า หน่วยงานของผู้เขียนจะทาอะไร หรือมีเหตุการณ์ใดเกิดข้ึน หากเป็นเร่ืองที่เคยติดต่อกันมาแล้ว เน้อื ความตอนนีม้ ักเปน็ การเทา้ ความเรอ่ื งเดิม โดยปกติคาท่ีใช้ขึ้นต้นเน้ือความส่วนน้ีในกรณีที่เป็นเรื่องที่ใหม่หรือ ตดิ ต่อเปน็ ครั้งแรก มักขนึ้ ตน้ ด้วยคาว่า “ดว้ ย......”. หรอื “ เน่ืองดว้ ย......” ห า ก เ ป็ น เ ร่ื อ ง ที่ เ ค ย มี ก า ร ติ ด ต่ อ กั น ม า แ ล้ ว ห รื อ เ ป็ น เ ร่ื อ ง ท่ี ท ร า บ กั น โ ด ย ท่ั ว ไ ป แ ล้ ว มั ก จ ะ ขึ้ น ต้ น ด้ ว ย ค า วา่ “ตามที่” แล้วตามดว้ ยข้อความในเร่ืองเดิมท่ีกระชับท่ีสุด และปดิ ท้ายยอ่ หนา้ ในสว่ นนด้ี ว้ ยคาว่า “นั้น”

11 ในกรณที ี่เปน็ การติดตอกันอย่างต่อเนอ่ื งและต้องการที่จะกลา่ วอ้างถงึ หนงั สือฉบับเดมิ ที่ เคยติดต่อกัน จะขึ้นต้นเน้ือหาในส่วนน้ี ว่า “ตามหนังสือที่อ้างถึง” แล้วตามด้วยข้อความในเรื่องเดิมท่ี กระชบั ทสี่ ุด และปดิ ทา้ ยดว้ ย “ ความละเอยี ดแจ้งแลว้ นัน้ ” จุดประสงค์ เป็นข้อความในส่วนที่สองที่นับว่ามีความสาคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึง จุดประสงค์ของหนังสือฉบับนี้ ซ่ึงจะต้องเขียนให้ชัดเจนเพ่ือให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์ อย่างไร ในกรณที ีห่ นงั สอื มจี ดุ ประสงคห์ ลายประการ ควรแยกจดุ ประสงค์เป็นรายข้ออย่างชัดเจนเพื่อความ สะดวกของผู้รบั ในการทาความเข้าใจและการนาไปปฏิบตั ิ สรุป เปน็ ขอ้ ความในส่วนสดุ ท้ายของหนงั สือทเ่ี น้นให้ผรู้ บั หนงั สือไดท้ ราบถึงวิธีการปฏิบัติเมื่อ ได้รบั หนังสือฉบับน้ีแล้ว ข้อความท่ีสรุปนี้จะต้องสัมพันธ์กับจุดประสงค์ท่ีปรากฏในเนื้อหาตอนต้น ซึ่งการ เขยี นขอ้ ความสรปุ มีวิธีการเขยี นโดยท่ัวไป ดงั น้ี ในกรณีที่ต้องการเพียงใหผ้ ูร้ บั ไดท้ ราบเรือ่ งราวท่ปี รากฏในหนงั สอื อาจใช้ว่า จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดทราบ จงึ เรียนมาเพ่อื ทราบ

12 ในกรณีทีต่ อ้ งการใหผ้ รู้ บั ดาเนินเร่ืองตามขัน้ ตอนตอ่ ไป อาจใชว้ ่า * จึงเรียนมาเพือ่ โปรดพิจารณาดาเนินการต่อไป * จงึ เรยี นมาเพอื่ ทราบและดาเนินการต่อไป ในกรณที ต่ี อ้ งการใหผ้ ูร้ บั ตัดสนิ ใจในเร่อื งทป่ี รากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า * จึงเรียนมาเพอื่ โปรดพจิ ารณา * จึงเรียนมาเพือ่ โปรดพจิ ารณาอนุมัติ * จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพิจาณาใหค้ วามอนเุ คราะห์ ในกรณีที่ตอ้ งการให้ผู้รบั นาเรื่องในหนงั สือไปปฏิบตั ิ อาจใชว้ ่า * จงึ เรยี นมาเพื่อทราบและถอื เป็นแนวปฏิบตั ิต่อไป การเขียนสว่ นสรุปของหนงั สืออาจเขยี นในลักษณะทเ่ี ฉพาะเจาะจง ซ่ึงจะตรงตามเจตนารมณ์ของเนอื้ ความในหนังสือ อันจะทาให้ผูร้ บั มคี วามรูส้ กึ ท่ดี แี ละเขา้ ใจจุดประสงคข์ องหนังสอื ได้อย่างถูกตอ้ ง เชน่ ในกรณที ่ปี ระสงคจ์ ะเชญิ ผู้รบั ไปร่วมงานหรือกิจกรรมทจี่ ดั ขนึ้ อาจใชว้ ่า * หวงั เปน็ อย่างยง่ิ วา่ คงจะไดร้ ับเกยี รติจากท่าน และขอขอบพระคณุ เป็นอยา่ งสูงมา ณ โอกาสน้ี ในกรณีทปี่ ระสงค์จะขอความช่วยเหลือ เชน่ ขอรับบรจิ าค ของความรว่ มมือ ขอใชส้ ถานทเี่ พอ่ื จดั กจิ กรรม ฯ อาจใชว้ า่ * หวังเปน็ อย่างย่งิ ว่าคงจะไดร้ ับความอนุเคราะห์จากท่าน และขอขอบพระคุณเปน็ อยา่ งสูง มา ณ โอกาสนี้

13 9. คาลงท้าย คาลงท้ายจะตอ้ งใหส้ มั พนั ธ์กับคาขึ้นตน้ เช่น คาข้ึนต้น คาลงทา้ ย เรียน ขอแสดงความนับถอื กราบเรยี น ขอแสดงความนับถอื อยา่ งยง่ิ นมสั การ ขอนมัสการด้วยความเคารพ 10. ลงชอ่ื ใหล้ งลายมอื ชื่อเจา้ ของหนงั สอื และพิมพ์ชอื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือ ช่อื ซ่งึ พมิ พ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชื่อท่ีเป็นบุคคลธรรมดาน้ัน ให้คานาหน้าช่ือว่า นาย นาง นางสาว หน้า ช่ือเต็มใต้ลายมือชื่อ ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมีตาแหน่งทางวิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ชว่ ยศาสตราจารย์ ใหพ้ ิมพค์ าเตม็ ของชอื่ ตาแหน่งทางวชิ าการไวห้ น้าช่อื เต็มในวงเลบ็ ใตล้ ายมอื ชอ่ื 11. ตาแหนง่ ใหล้ งชื่อตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สอื ไวใ้ ต้ชอื่ เต็ม 12. ส่วนราชาการเจ้าของเรื่อง ให้ลงช่ือส่วนราชการท่ีออกหนังสือหรือส่วนราชการท่ีเป็น ผู้รับผิดชอบดาเนินเรื่องหรือปฏิบัติการเก่ียวกับเรื่องนั้นโดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมุมด้านล้างซ้ายของ หนา้ กระดาษในระดบั บรรทดั ทีถ่ ัดลงมาจากบรรทดั ชื่อตาแหน่ง

14 13. โทร. ให้ลงรหัสทางไกลหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หมายเลข โทรศัพท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้ามี) และไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ไว้ใต้ช่ือส่วนราชการ เจ้าของเรื่อง 14. สาเนาสง่ (ถา้ มี) ในกรณีท่ีได้จัดส่งสาเนาหนังสือไปให้ส่วนราชการหรือผู้ท่ีเก่ียวข้องและ ประสงคใ์ หผ้ ูร้ บั หนงั สอื ทราบวา่ ไดส้ ง่ สาเนาไปให้ผู้ใดบา้ ง ใหพ้ ิมพ์ช่อื สว่ นราชการหรือช่ือบุคคลที่ส่งสาเนาไป ให้แล้วในบรรทดั ตอ่ จากหมายเลขโทรศัพทห์ รือโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง

15 6. หนงั สอื ภายใน หนังสือภายใน เป็นหนังสือทใ่ี ช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน มีแบบ พิธีนอ้ ยกวา่ หนงั สือภายนอก ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายในมีลักษณะคล้ายหนังสือ ภายนอก คือ 1. ส่วนราชการ ให้ลงชือ่ ส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการ ทีอ่ อกหนงั สืออย่ใู นระดับกรมขึ้นไป ใหล้ งช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ งทั้งระดับกรมและกอง หรือส่วนราชการ ท่อี อกหนงั สอื อยูใ่ นระดบั ต่ากว่ากรมลงมา ใหล้ งช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองเพียงระดับกองหรือส่วนราชการ เจา้ ของเรอ่ื งน้ัน พรอ้ มทง้ั หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี) 2. ท่ี ใหล้ งรหสั พยัญชนะและเลขประจาสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง ทบั เลขทะเบียนหนงั สอื ส่ง 3. วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ โดย ไมต่ อ้ งใส่คาว่า เดอื น และ พ.ศ. ลงหนา้ ชอ่ื เดอื นและตัวเลขของปีพุทธศกั ราช

16 4. เรื่อง ให้ลงเร่ืองย่อท่ีเป็นใจความสาคัญของเนื้อหาในหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นเร่ืองที่ ต่อเนื่องกับหนังสอื ฉบับอน่ื จะลงชือ่ เร่ืองของหนังสอื ฉบับเดมิ ก็ได้ 5. คาข้นึ ตน้ ใหใ้ ช้คาข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยลงเฉพาะตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมี ไปถงึ หรอื ลงชอื่ บุคคลในกรณที ่เี ปน็ การตดิ ต่อกบั ตัวบุคคลโดยไมเ่ กี่ยวกบั ตาแหน่งหนา้ ที่ 6. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ซ่ึงเน้ือหาในหนังสือภายในแบ่ง ออกเป็น 3 ส่วน คอื ส่วนที่เปน็ เหตผุ ล สว่ นทเี่ ป็นจดุ ประสงค์ และส่วนสรุป ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือท่ีเคย มีติดต่อกันหรือมีเอกสารที่ส่งไปพ้อมกับหนังสือ ให้ระบุไว้ในเนื้อหาส่วนใดส่วนหนึ่งตามความเหมาะสม ท้ังน้ี เพราะรูปแบบของหนังสือภายในตะไม่มี อ้างถึง และ ส่ิงท่ีส่งมาด้วย การอ้างถึงหนังสือฉบับที่เคยติดต่อกัน เอกสารต่างๆ ที่เก่ียวข้องกับเนื้อหา ตลอดทั้งการแจ้งส่ิงที่มาพร้อมกับหนังสือ จึงต้องระบุชื่อหนังสือ เอกสาร หรือแจ้งสิ่งทสี่ ง่ มาด้วยลงไปในเน้ือหาเลย 7. ลงช่อื และตาแหนง่ ให้ลงชอื่ และตาแหนง่ เชน่ เดยี วกับหนงั สอื ภายนอก

17 7. ส่ิงทคี่ วรทราบในการจดั ทาหนงั สอื ราชการ 1. กระดาษท่ีใช้สาหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษปอนด์ขาว น้าหนักไม่น้อยกว่า 60 กรัมต่อ ตารางเมตร ขนาด 210 มิลลเิ มตร * 297 มิลลิเมตร หรอื เรยี กโดยท่ัวไปวา่ กระดาษขนาดเอ 4 2. ซองสาหรับหนังสือราชการ เป็นกระดาษสีขาวหรือน้าตาล โดยมีตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร พิมพ์ด้วยหมกึ สีดาท่ีมุมบนด้านซ้ายของซอง มี 4 ขนาด คือ - ขนาดซี 4 เป็นซองท่ีทาด้วยกระดาษน้าหนัก 120 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 229 มลิ ลิเมตร * 324 มลิ ลิเมตร - ขนาดซี 5 เป็นซองท่ีทาด้วยกระดาษน้าหนัก 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 162 มลิ ลิเมตร * 229 มลิ ลิเมตร - ขนาดซี 6 เปน็ ซองที่ทาด้วยกระดาษน้าหนัก 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 114มิลลิเมตร * 162 มิลลเิ มตร - ขนาดดีแอล เป็นซองที่ทาด้วยกระดาษน้าหนัก 80 ปอนด์ ต่อตารางเมตร มีขนาด 110 มิลลเิ มตร * 220 มิลลเิ มตร

18 3. การจ่าหน้าซอง ในการจ่าหน้าซองหนังสือราชการน้ัน จะข้ึนอยู่กับวิธีการส่ง แบ่งออกเป็น 2 กรณีกรณีทีส่ ่วนราชการเปน็ ผจู้ ัดสง่ หนังสือโดยมีพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการเป็นผู้นาส่งด้วยตนเอง พรอ้ มท้งั ให้ผูร้ บั หนงั สือลงนามในสมุดส่งหนังสือไวเ้ ป็นหลักฐาน วธิ กี ารจ่าหน้าซองให้ระบุชื่อส่วนราชการที่ออก หนังสอื ไว้ทมี่ ดุ บนด้านซา้ ยของซอง โดยไมต่ ้องลงท่ีตงั้ ของส่วนราชการที่ออกหนังสือ ส่วนนามผู้รับนั้นให้ระบุไว้ ทกี่ ง่ึ กลางซองโดยไม่ต้องลงชอ่ื และท่ตี ้ังของส่วนราชการที่ผู้รบั หนังสือสงั กัดอยู่ กรณีท่ีส่วนราชการจัดส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ไม่ว่าจะเป็นการจัดส่งโดยการติดดวงตรา ไปรษณยี ห์ รอื จัดส่งโดยมขี อ้ ตกลงกับการสอ่ื สารแห่งประเทศไทย ขอชาระคา่ ฝากสง่ เป็นรายเดือน ให้ปฏิบัตดิ ังน้ี - ให้ระบุชื่อส่วนราชการ สถานที่ต้ัง และเลขท่ีหนังสือของส่วนราชการท่ีออกหนังสือไว้ท่ีมุมบน ด้านซ้องของซอง ใตต้ ัวครฑุ - ติดดวงตราไปรษณีย์ หรือพิมพ์ข้อความ “ชาระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน” ใบอนุญาตท่ี....../..... (ช่ือที่ทาการฝากสง่ ) ในกรอบสเี่ หลีย่ มผนื ผา้ แนวนอน ขนาด 2 * 4 เซนติเมตร ที่มุมบนดานขวา ของซอง - ระบุนามผ้รู บั พร้อมทงั้ ชอื่ และทีต่ ัง้ ของสว่ นราชการทผี่ รู้ บั หนงั สอื สงั กัดไวท้ ่ีกลางซอง - ให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการฝากส่ง ลงลายมือช่ือ หรือประทับตราลายมือซ่ือกากับไว้ท่ีมุม ลา่ งด้านซ้ายของซอง โดยให้พมิ พ์ชื่อเต็มและตาแหน่งไว้ดว้ ย

19

20

บรรณานุกรม https://erp.mju.ac.th/acticleDetail.aspx?qid=708 http://trainflix.com/%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%99%E0 %B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89/%E0%B8%9B%E0%B8%A3% E0%B8%B0%E0%B9%80%E0%B8%A0%E0%B8%97%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87 %E0%B8%AB%E0%B8%99%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%AA%E0%B8%B7%E0%B8% AD%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%8A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3/