หน่วยที่5

การส่อื สารกับการบรหิ าร จดั การองค์กร

(Communication) คอื กระบวนการถา่ ยทอดข่าวสาร ขอ้ มลู ความรู้ ประสบการณ์ ความรสู้ ึก ความคิดเห็น ความต้องการจากผู้ส่งสารโดยผา่ นสอื่ ต่าง ๆ ทอ่ี าจเปน็ การพดู การเขยี น สัญลกั ษณอ์ ืน่ ใด การแสดงหรือการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ไปยังผู้รับสาร ซง่ึ อาจจะใช้กระบวนการสอื่ สารที่แตกตา่ งกันไปตามความเหมาะสม หรือความจาเป็นของตนเองและคู่ส่ือสาร โดยมวี ตั ถปุ ระสงคใ์ ห้เกิดการรับรู้ร่วมกัน และมีปฏิกริ ยิ าตอบสนองตอ่ กนั บริบททางการสอ่ื สารทีเ่ หมาะสมเป็น ปจั จยั สาคัญ ทจ่ี ะช่วยให้การสื่อสารสัมฤทธผ์ิ ล

ความสาคญั ของการสือ่ สาร 1. การสือ่ สารเป็นปจั จยั สาคัญในการดารงชีวิตของมนุษย์ทุกเพศ ทกุ วยั ไมม่ ีใคร ทจ่ี ะดารงชีวิตได้ โดยปราศจากการสอื่ สาร ทุกสาขาอาชพี กต็ ้องใช้การสอื่ สารใน การปฏบิ ตั งิ าน การทาธรุ กิจต่าง ๆ โดยเฉพาะสังคมมนุษย์ทมี่ ีการเปลยี่ นแปลงและ พัฒนาตลอดเวลา พัฒนาการทางสังคม จงึ ดาเนนิ ไปพร้อม ๆ กับพฒั นาการ ทางการสื่อสาร

ความสาคญั ของการสอ่ื สาร 2. การสอื่ สารก่อใหเ้ กิดการประสานสัมพันธ์กันระหว่างบุคคลและสังคม ชว่ ย เสริมสร้างความเขา้ ใจอันดีระหว่างคนในสังคม ช่วยสืบทอดวัฒนธรรม ประเพณี สะทอ้ นใหเ้ ห็นภาพความเจริญรุง่ เรอื ง วิถีชวี ิตของผคู้ น ชว่ ยธารงสงั คม ใหอ้ ยู่รว่ มกันเป็นปกติสขุ และอยู่ร่วมกนั อย่างสันติ

การสอื่ สารขององค์กร (Organizational Communication) คอื การแลกเปลี่ยนข้อมลู ข่าวสารและความรใู้ นหม่สู มาชกิ ขององค์กร เพอ่ื ให้บรรลุประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร การสื่อสารของ องคก์ รมหี ลายระดบั ไดแ้ ก่ ระดบั ปัจเจกบคุ คล ระดับกลุ่ม และระดบั องคก์ ร ดังน้ัน องคก์ รจึงจาเป็นตอ้ งมีการสือ่ สารดว้ ยเหตุผลหลายประการ

กระบวนการส่อื สารในองคก์ าร การส่อื สารในองคก์ รจะมลี กั ษณะเปน็ กระบวนการ (process) อยา่ งหนงึ่ ซง่ึ เป็นการผ่านข้อมูล ข่าวสารและความเข้าใจเพือ่ ทีจ่ ะให้ผใู้ ต้บงั คบั บัญชาหรือ บคุ คลอ่นื เปลย่ี นแปลงพฤตกิ รรมตามทต่ี ้องการ สว่ นประกอบสาคญั ของกระบวน ส่ือสารประกอบด้วย

กระบวนการสื่อสารในองค์การ 1. ผูส้ ง่ ข้อมูลขา่ วสาร (sender) 2. ผรู้ บั ข้อมลู ข่าวสาร (receiver) 3. ชอ่ งทางการส่ือสาร (communication channel) 4. สัญลกั ษณต์ ่าง ๆ (symbols)

เส้นทางการสื่อสารในองค์การ การส่ือสารในองคก์ รในปจั จบุ ันน้ีจาเป็นตอ้ งหาขอ้ มูลข่าวสารให้ ไดร้ วดเร็วกวา่ ในอดีต สาหรบั การแก้ไขปญั หาได้ทันทว่ งทแี ละเพือ่ ใชใ้ น การตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เส้นทางของการสอ่ื สารในองคก์ รทม่ี ี ประสิทธิภาพ มเี สน้ ทางการสอื่ สารเกดิ ขนึ้ ได้หลายทิศทาง

หลักการสอื่ สารในองค์กร ในทกุ องค์กรจะมกี ารสอื่ สารเป็น 2 ลักษณะ คอื การส่อื สารทเ่ี ป็น ทางการ และการสอื่ สารที่ไม่เป็นทางการ โดยมีหลกั การท่จี ะทาให้การ สื่อสาร ทง้ั สองลักษณะนมี้ ีประสทิ ธภิ าพและเกดิ ประสิทธิผล

อปุ สรรคของการส่ือสารในองค์การ 1. การบิดเบอื นการสอื่ สาร การบดิ เบอื นทีเ่ กดิ ขึ้นในการส่ือสารนัน้ อาจ เกดิ ขึ้น โดยตั้งใจหรอื ไม่ ต้ังใจ 2. ภาระหน้าที่รับผดิ ชอบเก่ียวกับการส่อื สาร ภาระในการสื่อสารเป็น เรือ่ งเกี่ยวกบั ปรมิ าณและความสลับซบั ซอ้ นของขอ้ มลู ขา่ วสารท่ีได้รบั มา

การสอื่ สารทมี่ ีคุณภาพ การส่อื สารเปน็ กลยทุ ธ์หรือกระบวนการหรอื เครื่องมอื ท่จี ะนาไปสคู่ วาม เข้าใจในการติดต่อและการทางานรว่ มกันของบุคคลในองคก์ รเพ่ือบรรลุเปา้ หมาย แตห่ ากไมเ่ รยี นรแู้ ละเข้าใจความต้องการของตนเอง ไมเ่ ข้าใจผู้อื่นแล้วไมว่ า่ จะมี กระบวนการสอื่ สารทดี่ แี ละมีอุปกรณส์ อ่ื สารท่ที นั สมัยเพียงใดกไ็ รค้ ุณคา่ นอกจากนี้ การส่อื สารจาเปน็ จะตอ้ งเข้าใจถงึ ความแตกต่างระหว่างบุคคล เมอื่ บุคคลมีความ แตกตา่ งกันการส่อื สารท่ดี จี ะต้องใชค้ วามมีมนุษยสัมพันธท์ ดี่ ีควบคกู่ นั ไปดว้ ยจึงจะ ทาใหก้ ารสือ่ สารนัน้ ประสบผลสาเร็จ

ประสิทธภิ าพในการส่อื สาร เนอ่ื งจากการส่ือสารทีผ่ ดิ พลาดจะสง่ ผลกระทบต่อการบรรลปุ ระสิทธผิ ลของ องค์กรเสมอ การสรา้ งระบบการส่ือสารภายในองค์กรท่ดี ีจงึ เปน็ สิ่งจาเปน็ อย่าง มาก หน้าทส่ี าคญั ประการหน่ึงของผูบ้ ริหารทกุ องค์กร คือ การจดั ระบบการ ส่อื สารตลอดจนการไหลของข้อมูลข่าวสารในองค์กรและลดความผิดพลาดหรอื อุปสรรคในการสอ่ื สาร

ประสทิ ธิภาพในการสื่อสาร 1. การติดตามผลและให้ข้อมูลย้อนกลับ (Follow-Up and Feed Back) 2. การใชก้ ารส่ือสารหลายวธิ ี (Parallel Channels Repetition) 3. ระยะเวลา (Timing) 4. ใหค้ วามสนใจกับภาษา (Attention to Language) 5. ศูนย์กลางข้อมูล (Information Communication and Information Centers) 6. การใหร้ ูเ้ ท่าที่จาเปน็ (The Exception Principle and the Need to Know) 7. การใช้ธรรมเนียมปฏบิ ตั ิในการสื่อสารเปน็ ความพยายามทจ่ี ะวางระบบในการสือ่ สาร 8. การฟังอย่างตัง้ ใจ (Listen Actively)