E-book ระบบข้อมูล

E-book รายงานระบบจดั การฐานขอ้ มลู

1. ความหมายของฐานข้อมูลและระบบการจดั การฐานข้อมูล  1. ความหมายของฐานขอ้ มลู และระบบการจดั การฐานขอ้ มลู  “ ฐานขอ้ มลู ” (database) หมายถึง การจดั รวบรวมขอ้ นิเทศหรือขอ้ มลู ของเรื่องตา่ งๆ ไวใ้ นรูปแบบที่จะ เรียกมาใชไ้ ดท้ นั ทเี มื่อตอ้ งการ ในการเรียกน้นั อาจเรียกเพียงส่วนใดส่วนหน่ึงมาใชป้ ระโยชนเ์ ป็นคร้งั เป็น คราวก็ได้ ฐานขอ้ มลู ท่ดี ีควรจะไดร้ ับการปรบั ใหท้ นั สมยั อยเู่ สมอ (ทกั ษิณา สวนานนท,์ 2544, หนา้ 154- 155)  นอกจากน้ี กิตติ ภกั ดีวฒั นะกุล (2547, หนา้ 226) ยงั ไดส้ รุปความหมายของฐานขอ้ มลู วา่ คือ กลุม่ ของ แฟ้มขอ้ มลู ที่มีความสัมพนั ธก์ นั และถกู นามารวมกนั เช่น ฐานขอ้ มลู ในบริษทั แห่งหน่ึงอาจประกอบไป ดว้ ยแฟ้มขอ้ มลู หลายแฟ้มขอ้ มลู ซ่ึงแตล่ ะแฟ้มตา่ งกม็ ีความสัมพนั ธ์กนั ไดแ้ ก่ แฟ้มขอ้ มลู พนกั งาน แฟ้มขอ้ มลู แผนกในบริษทั แฟ้มขอ้ มลู ขายสินคา้ และแฟ้มขอ้ มลู สินคา้ เป็นตน้  สรุปไดว้ า่ “ฐานขอ้ มลู ” คือ การรวบรวมขอ้ มลู ท่ีเราตอ้ งการจะจดั เก็บ ซ่ึงตอ้ งมีความสัมพนั ธก์ นั หรือเป็น เร่ืองเดียวกนั ไวด้ ว้ ยกนั เพ่ือสะดวกในใชง้ าน

 “ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ” (Data Base Management System: DBMS) หมายถึง ซอฟตแ์ วร์ท่สี ร้าง ข้ึนเพ่ือรวบรวมขอ้ มลู ใหเ้ ป็นระบบ เพื่อจะไดน้ าไปเก็บรักษา เรียกใชห้ รือนามาปรับปรุงใหท้ นั สมยั ไดง้ ่าย ท้งั น้ีจาเป็นตอ้ งคานึงถึงการรักษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู เป็นเรื่องสาคญั ดว้ ย (ทกั ษณิ า สวนา นนท์ , 2544,หนา้ 155)  นอกจากน้ี โอภาส เอ่ียมสิริวงศ์ (2546, หนา้ 29) ยงั ไดส้ รุปความหมายของระบบการจดั การฐานขอ้ มลู วา่ คือ โปรแกรมที่ใชเ้ ป็นเครื่องมือในการจดั การฐานขอ้ มลู ซ่ึงประกอบดว้ ยหนา้ ที่ต่างๆ ในการจดั การ กบั ขอ้ มลู รวมทง้ั ภาษาท่ีใชท้ างานกบั ขอ้ มลู โดยมกั จะใชภ้ าษา SQL ในการโตต้ อบระหวา่ งกนั กบั ผใู้ ช้ เพ่ือใหส้ ามารถกาหนดการสรา้ ง การเรียกดู การบารุงรกั ษาฐานขอ้ มลู รวมท้งั การจดั การควบคมุ การเขา้ ถึงฐานขอ้ มลู ซ่ึงถือเป็นการปอ้ งกนั ความปลอดภยั ในฐานขอ้ มลู เพื่อปอ้ งกนั มใิ หผ้ ทู้ ี่ไมม่ สี ิทธิ การใชง้ านเขา้ มาละเมดิ ขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู ที่เป็นศนู ยก์ ลางได้ นอกจากน้ี DBMS ยงั มหี นา้ ที่ในการ รกั ษาความมนั่ คงและความปลอดภยั ของขอ้ มลู การสารองขอ้ มลู และการเรียกคืนขอ้ มลู ในกรณีที่ ขอ้ มลู เกิดความเสียหาย

 สรุปไดว้ า่ “ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ” คือ โปรแกรมทีท่ าหนา้ ท่ีในการกาหนดลกั ษณะขอ้ มลู ที่จะ เกบ็ ไวใ้ นฐานขอ้ มลู อานวยความสะดวกในการบนั ทึกขอ้ มลู ลงในฐานขอ้ มลู กาหนดผทู้ ่ีไดร้ บั อนญุ าตใหใ้ ชฐ้ านขอ้ มลู ได้พรอ้ มกบั กาหนดดว้ ยวา่ ใหใ้ ชไ้ ดแ้ บบใด เชน่ ใหอ้ ่านข้อมลู ไดอ้ ยา่ งเดียว หรือใหแ้ กไ้ ขขอ้ มลู ไดด้ ว้ ย นอกจากน้นั ยงั อานวยความสะดวกในการคน้ หาขอ้ มลู และการแกไ้ ข ปรบั ปรุงขอ้ มลู ทาใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถึงขอ้ มลู ไดง้ ่าย สะดวกและมปี ระสิทธิภาพ เสมอื นเป็นตวั กลาง ระหวา่ งผใู้ ชก้ บั ฐานขอ้ มลู ใหส้ ามารถติดตอ่ กนั ได้

2. ประวตั ิความเป็ นมาของระบบการจดั การฐานข้อมูล  การจดั การฐานขอ้ มลู เริ่มตน้ จากการทอ่ี งค์การบริหารการบินและอวกาศสหรัฐอเมริกา หรือนาซาไดว้ า่ จา้ ง บริษทั ไอบีเอ็ม (IBM) ประเทศสหรฐั อเมริกา ใหอ้ อกแบบระบบเก็บรวบรวมขอ้ มลู ทไี่ ดจ้ ากการสารวจดวง จนั ทร์ในโครงการอะพอลโล (โครงการอะพอลโลเป็นโครงการสารวจอวกาศอยา่ งจริงจงั และมกี ารส่ง มนษุ ยข์ ้ึนบนดวงจนั ทร์ไดส้ าเร็จดว้ ยยานอะพอลโล 11) ไดพ้ ฒั นาระบบการดูแลขอ้ มลู เรียกวา่ ระบบ GUAM ( Generalized Upgrade Access Method) ซ่ึงถือเป็นตน้ กาเนิดของระบบการจดั การฐานขอ้ มลู  ต่อมาบริษทั ไอบีเอ็ม ไดพ้ ฒั นาระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ข้ึนมาใหมเ่ พ่ือใหใ้ ชง้ านกบั ธุรกิจทว่ั ๆ ไปได้ เรียกวา่ DL/I (Data Language/I ) จนในทีส่ ุดกไ็ ดก้ ลายมาเป็นระบบ IMS ( Information Management System)  ในชว่ งปี พ.ศ. 2525 มกี ารนาระบบฐานขอ้ มลู เขา้ มาใชก้ บั คอมพิวเตอร์อยา่ งเต็มที่ ไดม้ กี ารคิดคน้ และผลิต ซอฟต์แวร์เก่ียวกบั ฐานขอ้ มลู ออกมามากมาย การเจริญเติบโตของการจดั การฐานขอ้ มลู รุดหนา้ ไปอยา่ ง รวดเร็วพร้อมกบั ระบบคอมพิวเตอร์และมีการพฒั นามาจนถึงทกุ วนั น้ี

 ปจั จบุ นั ไดม้ ีการนาคอมพิวเตอร์มาใชใ้ นการเกบ็ ขอ้ มลู โดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูปทวั่ ไปโดยทผ่ี ใู้ ชไ้ ม่ ตอ้ งเขียนโปรแกรมเอง เพียงแต่เรียนรูค้ าสัง่ การเรียกใชข้ อ้ มลู หรือการจดั การขอ้ มลู เช่น การป้อน ขอ้ มลู การบนั ทึกขอ้ มลู การแกไ้ ขและเปล่ียนแปลงขอ้ มลู เป็นตน้  ในอดีตยคุ ทมี่ ีไมโครคอมพิวเตอร์เกิดข้ึนแรกๆ โปรแกรมสาเร็จรูปทางดา้ นการจดั การฐานขอ้ มลู ท่ี นิยมใชก้ นั อยา่ งแพร่หลาย คือ Personal Filling System) ตอ่ มาไดม้ โี ปรแกรมฐานขอ้ มลู เพ่ิมข้ึนหลาย โปรแกรม เช่น Datastar DB Master และ dBASE II เป็นตน้ โดยเฉพาะโปรแกรม dBASE II ไดร้ บั ความนิยมมาก จนกระทงั่ ในปี พ.ศ. 2528 ผผู้ ลิตไดส้ ร้าง dBASE III Plus ออกมาซ่ึงสามารถจดั การ ฐานขอ้ มลู แบบสมั พนั ธ์ (relational) เช่ือมโยงแฟ้มขอ้ มลู ต่างๆ เขา้ ดว้ ยกนั คน้ หา และนามาสร้างเป็น รายงานตามความตอ้ งการไดส้ ะดวก รวดเร็ว ตอ่ มาไดม้ ีการสร้าง โปรแกรมสาเร็จรูปเกี่ยวกับ ฐานขอ้ มลู ออกมา เช่น FoxBASE, FoxPro, Microsoft Access และ Oracle เป็นตน้

3. องค์ประกอบของระบบการจัดการฐานข้อมูล  3. องคป์ ระกอบของระบบการจดั การฐานขอ้ มลู  ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั หลกั ๆ 5 ส่วน คือ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ขอ้ มลู กระบวนการทางาน และบคุ ลากร ดงั รายละเอียดตอ่ ไปน้ี  3.1 ฮาร์ดแวร์ (hardware) หมายถึง คอมพิวเตอร์และอปุ กรณต์ า่ งๆ เพื่อเก็บขอ้ มลู และประมวลผลขอ้ มลู ซ่ึง อาจประกอบดว้ ยเคร่ืองคอมพิวเตอร์ต้งั แต่หน่ึงเครื่องข้ึนไป หนว่ ยเกบ็ ขอ้ มลู สารอง หน่วยนาเขา้ ขอ้ มลู และหนว่ ยแสดงผลขอ้ มลู นอกจากน้ียงั ตอ้ งมอี ุปกรณ์การส่ือสารเพื่อเช่ือมโยงอปุ กรณท์ างคอมพิวเตอร์ หลายๆเครื่องใหส้ ามารถแลกเปลี่ยนขอ้ มลู กนั ได้เป็นตน้ โดยเคร่ืองคอมพิวเตอร์ทจ่ี ะใช้เป็นอปุ กรณ์ สาหรับประมวลผลขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู น้นั สามารถเป็นไดต้ ้งั แตเ่ ครื่องเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ มินิคอมพิวเตอร์ หรือไมโครคอมพิวเตอร์ ซ่ึงถา้ เป็นเคร่ืองเมนเฟรมคอมพิวเตอร์หรือมินิคอมพิวเตอร์ จะ สามารถใชต้ อ่ กบั เทอร์มินลั หลายเคร่ือง เพ่ือใหผ้ ใู้ ชง้ านฐานขอ้ มลู หลายคน สามารถดึงข้อมลู หรือปรับปรุง ขอ้ มลู ภายในฐานขอ้ มลู เดียวกนั พรอ้ มกนั ได้ซ่ึงเป็นลกั ษณะของการทางานแบบมลั ติยสู เซอร์ (multi user)

 ส่วนการประมวลผลฐานขอ้ มลู ในเครื่องระดบั ไมโครคอมพิวเตอร์ สามารถทาการประมวลผลได้ 2 แบบ แบบแรกเป็นการประมวลผลฐานขอ้ มลู ในเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์เพียงเคร่ืองเดียว โดยมผี ใู้ ช้งานไดเ้ พียง คนเดียวเทา่ น้นั (single user) ท่ีสามารถดึงขอ้ มลู หรือปรับปรุงขอ้ มลู ภายในฐานขอ้ มลู ได้ สาหรับแบบท่ี สองจะเป็นการนาไมโครคอมพิวเตอร์หลายตวั มาเช่ือมต่อกนั ในลกั ษณะของเครือข่ายระยะใกล้ (Local Area Network : LAN) ซ่ึงเป็นรูปแบบของระบบเครือขา่ ยแบบลูกข่าย / แมข่ ่าย (client / server network) โดยจะมีการเกบ็ ฐานขอ้ มลู อยทู่ เ่ี ครื่องแมข่ ่าย (server) การประมวลผลต่างๆ จะกระทาท่ีเคร่ืองแม่ ข่าย สาหรับเคร่ืองลูกข่าย (client) จะมหี นา้ ทดี่ ึงขอ้ มลู หรือส่งขอ้ มลู เขา้ มาปรบั ปรุงในเคร่ืองแมข่ ่าย หรือ คอยรบั ผลลพั ธ์จากการประมวลผลของเคร่ืองแมข่ ่าย ดงั น้นั การประมวลผลแบบน้ีจงึ เป็นการเปิ ดโอกาสให้ ผใู้ ชง้ านหลายคนสามารถใชง้ านฐานขอ้ มลู ร่วมกนั ได้  ระบบฐานขอ้ มลู ท่ีมีประสิทธิภาพดีตอ้ งอาศยั เคร่ืองคอมพิวเตอร์ท่ีมีประสิทธิภาพสูง คือสามารถเก็บขอ้ มลู ไดจ้ านวนมากและประมวลผลไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว เพื่อรองรบั การทางานจากผใู้ ชห้ ลายคน ทีอ่ าจมีการอ่าน ขอ้ มลู หรือปรับปรุงขอ้ มลู พร้อมกนั ในเวลาเดียวกนั ได้

 3.2 ซอฟตแ์ วร์ (software) หมายถึง โปรแกรมทใ่ี ชใ้ นระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ซ่ึงมีการพฒั นาเพ่ือใชง้ าน ไดก้ บั เครื่องไมโครคอมพิวเตอร์จนถึงเครื่องเมนเฟรม ซ่ึงโปรแกรมแตล่ ะตวั จะมคี ุณสมบตั ิการทางานที่ แตกต่างกนั ดงั น้นั ในการพิจารณาเลือกใชโ้ ปรแกรม จะตอ้ งพิจารณาจากคุณสมบตั ิของโปรแกรมแตล่ ะตวั วา่ มีความสามารถทางานในสิ่งที่เราตอ้ งการไดห้ รือไม่ อีกทง้ั เรื่องราคากเ็ ป็นเร่ืองสาคญั เนื่องจากราคาของ โปรแกรมแตล่ ะตวั จะไมเ่ ทา่ กนั โปรแกรมทมี่ ีความสามารถสูงกจ็ ะมีราคาแพงมากข้ึน นอกจากน้ียงั ตอ้ ง พิจารณาวา่ สามารถใชร้ ่วมกบั ฮาร์ดแวร์ และซอฟตแ์ วร์ระบบปฏิบตั ิการท่เี รามอี ยไู่ ดห้ รือไม่ ซ่ึงโปรแกรมท่ี ใชใ้ นการจดั การฐานขอ้ มลู ไดแ้ ก่ Microsoft Access, Oracle, Informix, dBase, FoxPro, และ Paradox เป็น ตน้ โดยโปรแกรมที่เหมาะสาหรับผูเ้ ร่ิมตน้ ฝึ กหดั สร้างฐานขอ้ มลู คือ Microsoft Access เนื่องจากเป็น โปรแกรมใน Microsoft Office ตวั หน่ึง ซ่ึงจะมีอยใู่ นเคร่ืองคอมพิวเตอร์อยแู่ ลว้ และการใชง้ านกไ็ มย่ ากจน เกินไป แต่ผูใ้ ชง้ านตอ้ งมีพื้นฐานในการออกแบบฐานขอ้ มลู มากอ่ น

 3.3 ขอ้ มลู (data) ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ท่ดี ีและมปี ระสิทธิภาพ ควรประกอบดว้ ยขอ้ มลู ที่มีคณุ สมบตั ิข้นั พ้ืนฐานดงั น้ี  3.3.1 มีความถกู ตอ้ ง หากมีการเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู แลว้ ขอ้ มลู เหล่าน้นั เชื่อถือไมไ่ ดจ้ ะทาใหเ้ กิดผลเสียอยา่ งมาก ผใู้ ชจ้ ะไมก่ ลา้ อา้ งอิงหรือนาไปใชป้ ระโยชน์ ซ่ึงเป็นสาเหตุใหก้ ารตดั สินใจของผบู้ ริหารขาดความแมน่ ยา และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้โครงสรา้ งขอ้ มลู ท่อี อกแบบตอ้ งคานึงถึงกรรมวิธีการดาเนินงานเพื่อใหไ้ ด้ ความถกู ตอ้ งแมน่ ยามากทีส่ ุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากขอ้ มลู ท่ไี มม่ ีความ ถกู ตอ้ งซ่ึงอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเคร่ืองจกั ร การออกแบบระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จงึ ตอ้ งคานึงถึงใน เรื่องน้ีดว้ ย  3.3.2 มีความรวดเร็วและเป็นปัจจบุ นั การไดม้ าของขอ้ มลู จาเป็นตอ้ งใหท้ นั ตอ่ ความตอ้ งการของผใู้ ชม้ ีการ ตอบสนองตอ่ ผใู้ ชไ้ ดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ตีความหมายสารสนเทศไดท้ นั ต่อเหตกุ ารณห์ รือความตอ้ งการ มีการ ออกแบบระบบการเรียกคน้ และแสดงผลไดต้ รงตามความตอ้ งการของผใู้ ช้

 3.3.3 มคี วามสมบรู ณข์ องขอ้ มลู ซ่ึงข้ึนอยกู่ บั การรวบรวมขอ้ มลู และวธิ ีการปฎบิ ตั ิดว้ ย ในการดาเนินการ จดั ทาขอ้ มลู ตอ้ งสารวจและสอบถามความตอ้ งการขอ้ มลู เพ่ือใหไ้ ดข้ อ้ มลู ท่ีมคี วามสมบูรณแ์ ละเหมาะสม  3.3.4 มีความชดั เจนและกะทดั รัด การจดั เกบ็ ขอ้ มลู จานวนมากจะตอ้ งใชพ้ ื้นทใี่ นการจดั เก็บขอ้ มลู มาก จึง จาเป็นตอ้ งออกแบบโครงสร้างขอ้ มลู ใหก้ ะทดั รดั ส่ือความหมายได้ มกี ารใชร้ หสั หรือยอ่ ข้อมลู ใหเ้ หมาะสม เพื่อท่จี ะจดั เกบ็ ไวใ้ นระบบคอมพิวเตอร์  3.3.5 มคี วามสอดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการ ซ่ึงเป็นเรื่องท่สี าคญั ดงั น้นั จึงตอ้ งมกี ารสารวจเพื่อหาความตอ้ งการ ของหนว่ ยงานและองค์กร ดสู ภาพการใชข้ อ้ มลู ความลึกหรือความกวา้ งของขอบเขตของขอ้ มลู ที่สอดคลอ้ ง กบั ความตอ้ งการ  3.4 กระบวนการทางาน (procedures) หมายถึง ข้นั ตอนการทางานเพ่ือใหไ้ ดผ้ ลลพั ธ์ตามท่ตี อ้ งการเช่น คมู่ อื การใชง้ านระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ต้งั แตก่ ารเปิ ดโปรแกรมข้ึนมาใชง้ าน การนาเขา้ ขอ้ มลู การแกไ้ ข ปรบั ปรุงขอ้ มลู การคน้ หาขอ้ มลู และการแสดงผลการคน้ หา เป็นตน้

 3.5 บคุ ลากร (people) จาเป็นตอ้ งเก่ียวขอ้ งกบั ระบบอยตู่ ลอดเวลา ซ่ึงบคุ ลากรท่ที าหนา้ ทใี่ นการจดั การฐานขอ้ มลู มี ดงั ต่อไปน้ี  3.5.1 ผบู้ ริหารขอ้ มลู (data administrators) ทาหนา้ ทีใ่ นการกาหนดความตอ้ งการในการใชข้ อ้ มลู ขา่ วสารของ องคก์ ร การประมาณขนาดและอตั ราการขยายตวั ของขอ้ มลู ในองค์กรตลอดจนทาการจดั การดูแลพจนานุกรม ขอ้ มลู เป็นตน้  3.5.2 ผบู้ ริหารฐานขอ้ มลู (database administrators) ทาหนา้ ทใี่ นการบริหารจดั การ ควบคมุ กาหนดนโยบาย มาตรการ และมาตรฐานของระบบฐานขอ้ มลู ทง้ั หมดภายในองคก์ ร ตวั อยา่ งเชน่ กาหนดรายละเอียดและวธิ กี าร จดั เก็บขอ้ มลู กาหนดควบคุมการใชง้ านฐานขอ้ มลู กาหนดระบบรักษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู กาหนดระบบ สารองขอ้ มลู และกาหนดระบบการกคู้ ืนขอ้ มลู เป็นตน้ ตลอดจนทาหนา้ ท่ีประสานงานกบั ผใู้ ช้ นกั วิเคราะหร์ ะบบ และนกั เขียนโปรแกรม เพื่อใหก้ ารบริหารระบบฐานขอ้ มลู สามารถดาเนินไปไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธิภาพ

 3.5.3 นกั วเิ คราะหร์ ะบบ (systems analysts) มีหนา้ ทีศ่ ึกษาและทาความเขา้ ใจในระบบงานขององคก์ ร ศึกษา ปญั หาท่เี กิดข้ึนจากระบบงานเดิม และความตอ้ งการของระบบใหมท่ จ่ี ะทาการพฒั นาข้ึนมา รวมท้งั ตอ้ งเป็นผู้ ท่ีมีความรู้ ความเขา้ ใจในกระบวนการทางานโดยรวมของท้งั ฮาร์ดแวร์และซอฟตแ์ วร์อีกดว้ ย  3.5.4 นกั ออกแบบฐานขอ้ มลู (database designers) ทาหนา้ ทน่ี าผลการวเิ คราะห์ ซ่ึงไดแ้ ก่ปัญหาที่เกิดข้ึนจาก การทางานในปัจจบุ นั และความตอ้ งการทอ่ี ยากจะใหม้ ีในระบบใหม่ มาออกแบบฐานขอ้ มลู เพ่ือแกป้ ญั หาท่ี เกิดข้ึน และใหต้ รงกบั ความตอ้ งการของผูใ้ ชง้ าน  3.5.5 นกั เขียนโปรแกรม (programmers) มหี นา้ ท่รี ับผิดชอบในการเขียนโปรแกรมประยกุ ตเ์ พื่อการใชง้ านใน ลกั ษณะตา่ ง ๆ ตามความตอ้ งการของผใู้ ช้ ตวั อยา่ งเชน่ การเกบ็ บนั ทกึ ขอ้ มลู และการเรียกใชข้ ้อมลู จาก ฐานขอ้ มลู เป็นตน้  3.5.6 ผใู้ ช้ (end-users) เป็นบคุ คลท่ใี ชข้ อ้ มลู จากระบบฐานขอ้ มลู ซ่ึงวตั ถปุ ระสงค์หลกั ของระบบฐานขอ้ มลู คือ ตอบสนองความตอ้ งการในการใชง้ านของผใู้ ช้ดงั น้นั ในการออกแบบระบบฐานขอ้ มลู จึงจาเป็ นตอ้ งมี ผใู้ ชเ้ ขา้ ร่วมอยใู่ นกลมุ่ บคุ ลากรทท่ี าหนา้ ทอ่ี อกแบบฐานขอ้ มลู ดว้ ย

4. หน้าทข่ี องระบบการจัดการฐานข้อมูล  4.1 การจดั การพจนานุกรมขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะทาการจดั เก็บนิยามของขอ้ มลู และความสมั พนั ธ์ ระหวา่ งขอ้ มลู ไวใ้ นพจนานุกรมขอ้ มลู เป็นสารนิเทศทบี่ อกเก่ียวกบั โครงสร้างของฐานขอ้ มลู โปรแกรมประยกุ ต์ ทง้ั หมดทีต่ อ้ งการเขา้ ถึงขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู จะตอ้ งทางานผา่ นระบบการจดั การฐานขอ้ มลู โดยทรี่ ะบบจดั การ ฐานขอ้ มลู จะใชพ้ จนานกุ รมขอ้ มลู เพื่อคน้ หาโครงสรา้ งตลอดจนส่วนประกอบของขอ้ มลู และความสมั พนั ธ์ท่ี ตอ้ งการ นอกจากน้นั แลว้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ท่ีมีตอ่ โครงสรา้ งฐานขอ้ มลู จะถูกบนั ทกึ ไวโ้ ดยอตั โนมตั ิใน พจนานุกรมขอ้ มลู ทาใหเ้ ราไมต่ อ้ งเปลี่ยนแปลงแกไ้ ขโปรแกรมเม่อื โครงสร้างขอ้ มลู มีการเปล่ียนแปลง  4.2 การจดั เก็บขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะสรา้ งโครงสร้างทจ่ี าเป็นตอ่ การจดั เก็บขอ้ มลู ช่วยลดความยงุ่ ยาก ในการนิยามและการเขียนโปรแกรมที่เก่ียวขอ้ งกบั คุณสมบตั ิทางกายภาพของขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ใน ปจั จบุ นั ไมเ่ พียงแต่จะชว่ ยในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู เทา่ น้นั แต่ยงั รวมถึงการจดั เก็บกฎเกณฑ์ตา่ งๆ ทใี่ ชใ้ นการตรวจสอบ บรู ณภาพของขอ้ มลู อีกดว้ ย  4.3 การแปลงและนาเสนอขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะทาหนา้ ท่ใี นการแปลงขอ้ มลู ทไี่ ดร้ บั เขา้ มา เพ่ือให้ สอดคลอ้ งกบั โครงสร้างในการจดั เก็บขอ้ มลู ทาใหเ้ ราไมต่ อ้ งไปยงุ่ เก่ียวกบั ความแตกตา่ งระหวา่ งรูปแบบของขอ้ มลู ทางตรรกะและทางกายภาพ กล่าวคือทาใหม้ คี วามเป็นอิสระของขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะแปลงความ ตอ้ งการเชิงตรรกะของผใู้ ช้ใหเ้ ป็นคาสงั่ ทสี่ ามารถดึงขอ้ มลู ทางกายภาพทต่ี อ้ งการ

 4.4 การจดั การระบบความปลอดภยั ของขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะสร้างระบบรกั ษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู โดยการกาหนดรายช่ือผมู้ ีสิทธ์ิเขา้ ใชร้ ะบบ และความสามารถในการใชร้ ะบบ เช่น การอ่าน เพ่ิม ลบ หรือแกไ้ ขเปลี่ยนแปลงขอ้ มลู การจดั การระบบความปลอดภยั ของขอ้ มลู มคี วามสาคญั มากในระบบฐานขอ้ มลู แบบที่มผี ใู้ ชห้ ลายคน  4.5 การควบคุมการเขา้ ถึงขอ้ มลู ของผใู้ ชห้ ลายคน ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะใชห้ ลกั การออกแบบโปรแกรม ท่เี หมาะสม เพื่อใหแ้ น่ใจวา่ ผใู้ ชห้ ลายคนสามารถเขา้ ใชฐ้ านขอ้ มลู พรอ้ มกนั ได้และขอ้ มลู มีความถูกตอ้ ง  4.6 การเกบ็ สารองและกคู้ ืนขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะมีโปรแกรมเพ่ือสนบั สนนุ การสารองและกคู้ ืน ขอ้ มลู เพื่อใหแ้ น่ใจดา้ นความปลอดภยั และความมน่ั คงของขอ้ มลู ในระบบ ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะกู้ ขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู คืนมาหลงั จากระบบเกิดความลม้ เหลว เชน่ เมอ่ื เกิดกระแสไฟฟ้าขดั ขอ้ ง เป็นตน้

 4.7 การควบคุมความถูกตอ้ งของขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะสนบั สนุนและควบคุมความถูกตอ้ ง ของขอ้ มลู ต้งั แต่ลดความซ้าซอ้ นของขอ้ มลู ไปจนถึงความไมส่ อดคลอ้ งกนั ของขอ้ มลู ความสมั พนั ธข์ อง ขอ้ มลู ทเ่ี ก็บไวใ้ นพจนานุกรมขอ้ มลู จะถกู นามาใชใ้ นการควบคมุ ความถูกตอ้ งของขอ้ มลู ดว้ ย  4.8 ภาษาท่ีใชใ้ นการเขา้ ถึงฐานขอ้ มลู และการเช่ือมตอ่ กบั โปรแกรมประยกุ ต์ ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู สนบั สนนุ การเขา้ ถึงขอ้ มลู โดยผา่ นภาษาคิวรี (query language) ซ่ึงเป็นคาสัง่ ที่ใชใ้ นการคน้ คืนขอ้ มลู จาก ฐานขอ้ มลู โดยผูใ้ ชเ้ พียงบอกวา่ ตอ้ งการอะไร และไมจ่ าเป็นตอ้ งรู้วา่ มีข้นั ตอนอยา่ งไรในการนาขอ้ มลู ออกมา เพราะระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะเป็นผกู้ าหนดวิธีการในการเขา้ ถึงขอ้ มลู อยา่ งมีประสิทธิภาพเอง  4.9 การติดต่อสื่อสารกบั ฐานขอ้ มลู ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ท่ที นั สมยั จะตอ้ งสนบั สนุนการใชง้ าน ฐานขอ้ มลู ผา่ นทางเครือขา่ ยอินเทอร์เนต็ ได้

5. ข้อดีของการใช้ฐานข้อมูล  เมือ่ มกี ารนาระบบการจดั การฐานขอ้ มลู มาใช้ เพ่ืออานวยความสะดวกในการบนั ทกึ ขอ้ มลู แก้ไขปรบั ปรุง ขอ้ มลู คน้ หาขอ้ มลู รวมท้งั กาหนดผูท้ ไ่ี ดร้ บั อนญุ าตใหใ้ ชฐ้ านขอ้ มลู เป็นตน้ ทาใหฐ้ านขอ้ มลู มีขอ้ ดีมากมาย ไดแ้ ก่  5.1 ลดความจาเจของงานดแู ลเอกสาร ซ่ึงเป็นงานประจาทท่ี าใหผ้ ดู้ ูแลรูส้ ึกเบอ่ื หน่าย และขาดแรงจงู ใจ แตเ่ รา สามารถใชค้ อมพิวเตอร์ในการปฏิบตั ิงานน้ีแทนมนุษยไ์ ด้ โดยผ่านโปรแกรมสาหรบั การจดั การฐานขอ้ มลู  5.2 ขอ้ มลู ทจี่ ดั เก็บมคี วามทนั สมยั เม่อื ขอ้ มลู ในระบบฐานขอ้ มลู ไดร้ บั การดแู ลปรบั ปรุงอยา่ งตอ่ เน่ือง ทาให้ ขอ้ มลู ท่ีจดั เก็บเป็นขอ้ มลู ทีม่ ีความทนั สมยั ตรงกบั เหตุการณใ์ นปัจจบุ นั และตรงกบั ความตอ้ งการอยเู่ สมอ  5.3 ลดความซ้าซอ้ นในการจดั เก็บขอ้ มลู เนื่องจากการจดั ทาฐานขอ้ มลู จะมีการรวบรวมขอ้ มลู ประเภทตา่ งๆ เขา้ มาจดั เก็บไวใ้ นระบบและเก็บขอ้ มลู เพียงชดุ เดียว ซ่ึงทกุ ฝ่ ายท่ีเก่ียวขอ้ งจะสามารถเรี ยกใชข้ อ้ มลู ท่ีตอ้ งการ ได้ เป็นการประหยดั เนื้อทใ่ี นการจดั เกบ็ และทาใหเ้ กิดความรวดเร็วในการคน้ หาและจดั เกบ็ ขอ้ มลู ดว้ ย

 5.4 หลีกเล่ียงความขดั แยง้ ของขอ้ มลู ได้เม่ือขอ้ มลู ถกู จดั เกบ็ ในระบบฐานขอ้ มลู จะทาใหข้ อ้ มลู ลดความ ซ้าซอ้ นลง คือ มขี อ้ มลู แต่ละประเภทเพียงหน่ึงชดุ ในระบบ ทาใหข้ อ้ มลู ทเ่ี ก็บไดไ้ มข่ ดั แยง้ กนั เอง ในกรณีที่ จาเป็นตอ้ งเกบ็ ขอ้ มลู ท่ีซ้าซอ้ นกนั เพ่ือสาเหตุบางประการ เชน่ เพ่ือความรวดเร็วในการประมวลผลขอ้ มลู ระบบจดั การฐานขอ้ มลู จะเป็นผดู้ แู ลขอ้ มลู ท่ีซ้ากนั ใหม้ ีความถูกตอ้ งตรงกนั  5.5 ใชข้ อ้ มลู ร่วมกนั ได้ เน่ืองจากระบบการจดั การฐานขอ้ มลู สามารถจดั ใหผ้ ใู้ ชแ้ ตล่ ะคนเข้าใชข้ อ้ มลู ในแฟ้ม ท่ีมีขอ้ มลู เดียวกนั ไดใ้ นเวลาเดียวกนั เชน่ ฝ่ ายบคุ คลและฝ่ ายการเงิน สามารถทจ่ี ะใชข้ อ้ มลู จากแฟ้มประวตั ิ พนกั งานในระบบฐานขอ้ มลู ไดพ้ รอ้ มกนั  5.6 ควบคมุ มาตรฐานของขอ้ มลู ได้ เม่ือขอ้ มลู ต่างๆ ในหนว่ ยงานถกู รวบรวมเขา้ มา ผบู้ ริหารระบบฐานขอ้ มลู สามารถทจ่ี ะวางมาตรฐานในการรับขอ้ มลู แสดงผลขอ้ มลู ตลอดจนการจดั เก็บขอ้ มลู ได้เช่น การกาหนด รูปแบบของตวั เลขใหม้ ีทศนิยม 2 ตาแหนง่ สาหรบั ค่าทเี่ ป็นตวั เงิน การกาหนดรูปแบบของการรบั และ แสดงผลสาหรับขอ้ มลู ท่ีเป็นวนั ที่ นอกจากน้ีการท่ขี อ้ มลู มีมาตรฐานเดียวกนั ทาใหส้ ามารถแลกเปลี่ยนขอ้ มลู ระหวา่ งระบบไดอ้ ยา่ งสะดวก

 5.7 จดั ทาระบบการรักษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู ได้ ผบู้ ริหารระบบฐานขอ้ มลู สามารถกาหนดรหสั ผา่ น เขา้ ใชง้ านขอ้ มลู ของผใู้ ชแ้ ต่ละรายโดยระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะทาการตรวจสอบสิทธ์ิในการทางาน กบั ขอ้ มลู ทกุ คร้งั เช่น การตรวจสอบสิทธ์ิในการเรียกดูขอ้ มลู การลบขอ้ มลู การปรับปรุงขอ้ มลู และการ เพิ่มขอ้ มลู ในแตล่ ะแฟ้มขอ้ มลู  5.8 ควบคุมความถูกตอ้ งของขอ้ มลู ได้ ปญั หาเร่ืองความขดั แยง้ กนั ของขอ้ มลู ท่ีมคี วามซบั ซอ้ น เป็นปญั หา หน่ึงในเรื่องความถกู ตอ้ งของขอ้ มลู ซ่ึงเม่ือไดม้ ีการกาจดั ความซบั ซอ้ นของขอ้ มลู ออก ปญั หาเรื่องความ ถกู ตอ้ งของขอ้ มลู ทอ่ี าจเกิดข้ึนได้เชน่ อายโุ ดยปกติของคนงาน ควรอยรู่ ะหวา่ ง 18 – 60 ปี ถา้ หากในระบบ ฐานขอ้ มลู ปรากฏมพี นกั งานท่ีมีอายุ 150 ปี ซ่ึงเป็นไปไมไ่ ดใ้ นทางปฏิบตั ิท่หี นว่ ยงานจะมีการวา่ จา้ งคนงาน ทมี่ ีอายเุ กิน 60 ปี และอายขุ องคนในปัจจบุ นั ไมค่ วรเกิน 100 ปี ผบู้ ริหารระบบฐานขอ้ มลู สามารถกาหนด กฎเกณฑ์ในการนาเขา้ ขอ้ มลู และระบบจดั การฐานขอ้ มลู จะคอยควบคมุ ใหม้ ีการนาเขา้ ขอ้ มลู เป็นไปตาม กฎเกณฑใ์ หม้ คี วามถูกตอ้ ง

สรุป  การจดั เก็บขอ้ มลู ไวใ้ นฐานขอ้ มลู มีขอ้ ดีมากกวา่ การแยกเก็บขอ้ มลู ไวใ้ นแฟ้มขอ้ มูลแต่ละแฟ้ม เพราะ เมอ่ื ขอ้ มลู มปี ริมาณมากๆ ถา้ เก็บขอ้ มลู ไวใ้ นแฟ้มขอ้ มลู อาจจะทาใหเ้ กิดความซบั ซอ้ นกนั ของขอ้ มลู เม่ือมกี ารแกไ้ ขขอ้ มลู ทีม่ ีอยหู่ ลายแฟ้มไมค่ รบ จนทาใหข้ อ้ มลู มคี วามขดั แยง้ กันเอง แต่ถา้ เก็บขอ้ มลู ไว้ ในระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ซ่ึงมกี ารจดั เก็บขอ้ มลู เพียงชดุ เดียว จะทาใหล้ ดความซ้าซอ้ นและความ แตกตา่ งของขอ้ มลู ได้จึงทาใหป้ ระหยดั พื้นที่ในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู และเกิดความรวดเร็วในการคน้ หา ขอ้ มลู ดว้ ย ซ่ึงโปรแกรมที่ไดร้ ับความนิยมในการจดั การฐานขอ้ มลู ไดแ้ ก่ Microsoft Access, Oracle, Informix, dBase, FoxPro,และ Paradox เป็นตน้ โดยมีการจาลองฐานขอ้ มลู เป็นแบบต่างๆ ไดแ้ ก่ แบบลาดบั ช้นั แบบเครือขา่ ย เชิงสมั พนั ธ์ เชิงวตั ถุ และเชิงวตั ถุ - สมั พนั ธ์ ซ่ึงข้ึนอยกู่ บั จานวนของ ขอ้ มลู และความสลบั ซบั ซอ้ นของการจดั เก็บขอ้ มลู ในเอกสารประกอบการสอนน้ีจะเนน้ แบบจาลอง ฐานขอ้ มลู เชิงสมั พนั ธ์ เพราะเป็นแนวคิดพ้ืนฐานในการฝึ กการออกแบบฐานขอ้ มลู เบอื้ งตน้ ได้

6. ข้อเสียของการใช้ฐานข้อมูล  แมว้ า่ การประมวลผลขอ้ มลู ดว้ ยระบบการจดั การจดั การฐานขอ้ มลู จะมขี อ้ ดีหลายประการ แตก่ ็จะมี ขอ้ เสียอยบู่ า้ งดงั ตอ่ ไปน้ี  6.1 เสียค่าใชจ้ า่ ยสูง เนื่องจากราคาของโปรแกรมทีใ่ ชใ้ นระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะมรี าคาค่อนขา้ ง แพง รวมท้งั เครื่องคอมพิวเตอร์ท่มี ีประสิทธิภาพสูง คือ ตอ้ งมคี วามเร็วสูง มขี นาดหน่วยความจาและ หน่วยเก็บขอ้ มลู สารองท่ีมคี วามจมุ าก ทาใหต้ อ้ งเสียคา่ ใชจ้ า่ ยสูงในการจดั ทาระบบการจดั การฐานขอ้ มลู  6.2 เกิดการสูญเสียขอ้ มลู ได้เนื่องจากขอ้ มลู ต่างๆ ภายในฐานขอ้ มลู จะถูกจดั เกบ็ อยใู่ นท่เี ดียวกนั ดงั น้นั ถา้ ท่ีเกบ็ ขอ้ มลู เกิดมปี ญั หา อาจทาใหต้ อ้ งสูญเสียขอ้ มลู ทง้ั หมดในฐานขอ้ มลู ได้ดงั น้นั การจดั ทาฐานขอ้ มลู ท่ี ดีจึงตอ้ งมกี ารสารองขอ้ มลู ไวเ้สมอ