การออกหนังสือรับรองหั ณ ที่จ่าย

หนงั สือรับรองหกั ณ ที่จ่าย คือเอกสารท่ีผจู้ ่ายเงินท่ีมีหนา้ ที่หกั ณ ท่ีจ่าย ออกใหผ้ รู้ ับเงินเม่ือไดท้ าการหกั เงินบางส่วนไวต้ ามขอ้ กาหนดของกรมสรรพากร โดยหนงั สือรับรองหกัณ ที่จ่ายน้ีตอ้ งออกใหแ้ ก่ผรู้ ับเงิน 2 ฉบบั ที่มีขอ้ ความตรงกนั โดยตอ้ งมีขอ้ ความดา้ นบนของหนงั สือรับรองแต่ละฉบบั ดงั น้ี ฉบบั ที่ 1 มีขอ้ ความวา่ “สาหรับผถู้ ูกหกั ภาษี ณ ท่ีจ่ายใชแ้ นบพร้อมกบั แสดงรายการ” ฉบบั ท่ี 2 มีขอ้ ความวา่ “สาหรับผถู้ ูกหกั ภาษี ณ ที่จ่ายเกบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน”

กาหนดเวลาในการออกหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่าย ตามมาตรา 40(1)(2)มกี ำหนดเวลำในกำรออก หนังสือรับรองหัก ณ ทจี่ ่ำย ดงั นี้กรณเี งนิ เดอื น ค่ำจ้ำง ค่ำนำยหน้ำ บำเหน็จ ให้ออกหนังสือ รับรองหัก ณ ทจ่ี ่ำยภำยในวนั ที่ 15 กมุ ภำพนั ธ์ ของปี ถดั จำกปี ทมี่ ีกำรหัก ณ ทจี่ ่ำย หรือภำยใน 1 เดอื นนับต้งั แต่ วนั ทผ่ี ู้ถูกหัก ณ ทจ่ี ่ำยออกจำกงำนในระหว่ำงปี ภำีี

วธิ ีการจดั ทาหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่าย จดั ทาเป็นภาษาไทยหรือภาษาองั กฤษ ในกรณีที่จดั ทาเป็นภาษาต่างประเทศอ่ืนตอ้ งมีคา แปลภาษาไทยกากบั ส่วนตวั เลขที่ใชส้ ามารถใชไ้ ดท้ ้งั เลขไทยและเลขอารบิค ตอ้ งจดั ทาสาเนาคู่ฉบบั ซ่ึงเป็นฉบบั ท่ี 3 นอกเหนือจากฉบบั ท่ี 1 และ 2 ท่ีออกใหผ้ ถู้ ูกหกั ณ ที่จ่ายไป เพ่ือใชเ้ ป็นหลกั ฐานในกรณีที่ไดอ้ อกหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่ายใหไ้ ปแลว้ แต่ ชารุดหรือสูญหาย ใหผ้ ทู้ ่ีออกหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่ายออกใบแทนหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่ายได้ โดยถ่ายสาเนาฉบบั ที่ 3 และใส่ขอ้ ความวา่ “ใบแทน” ไวด้ า้ นบนของเอกสาร และ มีการลงลายมือชื่อของผอู้ อกใบแทนไวเ้ ป็นหลกั ฐานดว้ ย ระบุประเภทของเงินไดพ้ ึงประเมินท่ีถูกหกั ณ ที่จ่ายในหนงั สือรับรองหกั ณ ที่จ่าย

วธิ ีการจดั ทาหนงั สือรับรองหกั ณ ที่จ่าย (ต่อ)ในกรณีท่ีออกหนงั สือรับรองหกั ณ ที่จ่ายจากเงินไดพ้ ึงประเมินประเภทเงินเดือน แลว้ มีการหกั เงินเขา้ กองทุนสารองเล้ียงชีพ กองทุนประกนั สงั คม กองทุนบาเหน็จ บานาญขา้ ราชการ (กบข.) และกาองทุนสงเคราะห์ตามกฎหมายวา่ ดว้ ยโรงเรียน เอกชน สามารถระบุจานวนเงินท่ีหกั เขา้ กองทุนดงั กล่าวในแต่ละปี ในหนงั สือรับรอง หกั ณ ที่จ่ายได้การลงชื่อของผมู้ ีหนา้ ที่หกั ณ ที่จ่ายในหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่าย สามารถทาไดท้ ้งั ประทบั ตรายางและลงลายมือช่ือจริง หรือพิมพจ์ ากคอมพวิ เตอร์ที่มีการเกบ็ ลายมือ

วธิ ีการจดั ทาหนงั สือรับรองหกั ณ ท่ีจ่าย (ต่อ)สาหรับการกรอกขอ้ มูลในหนงั สือรับรองหกั ณ ที่จ่าย ตอ้ งกรอกใหอ้ ่านเขา้ ใจง่าย ซ่ึงสามารถทาไดท้ ้งั การเขียนและการพิมพ์ และผจู้ ่ายเงินตอ้ งทาเคร่ืองหมาย ลงในช่อง ロ วา่ เป็น (1) หกั ณ ที่จ่าย (2) ออกให้ตลอดไป (3)ออกใหค้ ร้ังเดียว (4) อ่ืน ๆ ระบุ)……………………



การลงลายมือชื่อผจู้ ่ายเงินกำรลงลำยมอื ชื่อผู้จ่ำยเงนิ ต้องระบุข้อควำมดงั ต่อไปนี้ ลงลำยมือช่ือผู้จ่ำยเงนิ หรือผู้ทไี่ ด้รับมอบหมำยระบุวนั เดอื น ปี ทอี่ อกหนังสือรับรองหัก ณ ทีจ่ ่ำยประทบั ตรำนิตบิ ุคคล (ถ้ำมี)