DOKUMEN BERBASIS DIGITAL

Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis xvii

Prosedur Penyimpanan dokumen KATA KUNCI 1. Dokumen digital 2. SOP Penanganan Dokumen 3. SOP Penyimpanan Dokumen 4. SOP Perawatan Dokumen 5. Sarana Pengelolaan dokumen Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 2

A. Tujuan Pembelajaran 1. Menjelaskan pengertian dokumen. 2. Mengidentifikasi jenis dokumen. 3. Prosedur penanganan dokumen. 4. Prosedur penyimpanan dokumen. 5. Prosedur perawatan dokumen. 6. Mengidentifikasi jenis sarana/prasarana pengelolaan dokumen. B. Apersepsi Anak-anak tahukah kalian keberadaan kita saat ini mulai dari kelahiran sampai sekarang ini Kalian telah diakui sebagai anak, anggota masyarakat dan warga Negara Indonesia itu karena adanya dokumen pribadi yang kita miliki seperti akta kelahiran, KTP dan ijazah pendidikan . Mengingat Negara kita adalah negara hukum pentingnya sebuah dokumen dalam kehidupan kita akan menjadi satu perhatian tersendiri, terlebih untuk keberadaan sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam sebuah organisasi yang bergerak dibidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis, dokumen merupakan hal penting dalam penyeleng-garaan operasional organisasi. Untuk itu marilah kita pelajari berbagai jenis dokumen yang digunakan dalam manajemen perkantoran dan layanan bisnis pada perusahaan atau organisasi bisnis. C. Pengertian Dokumen Secara etimologis kata dokumen berasal dari kata bahasa Inggris “document” yang diambil dari bahasa latin “Documentum” yang berarti kertas atau dokumen resmi. Kata documentum diturunkan dari kata docere atau docile yang artinya mengajar. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Pengertian lain dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. Disamping itu dokumen juga diartikan sebagai rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Menurut Walter Schuermeyer dalam Aufgaben und Methoden der Dokumentation (1935) dokumen diartikan sebagai materi untuk memperluas pengetahuan dalam studi atau perbandingan. Sedangkan menurut Dupuy-Brient dalam Qu’est-ce que la documention (1951) dokumen diartikan sebagai bukti fisik terorganisir atau tersusun. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 3

Secara umum dokumen merupakan sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peritiwa sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang. Dengan demikian dokumen adalah informasi yang berupa catatan, gambar, rekaman suara atau film. Untuk menjadikan dokumen menjadi sebuah informasi maka dokumen tersebut harus melalui proses yang disebut dokumentasi. Pengertian dokumentasi menurut etimologi dalam bahasa Inggris “documentation” dan dalam bahasa Belanda disebut “dokumentatie” sedang dalam bahasa latin dikenal dengan “dokumentum” yang berarti pencarian, penyelidikan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti. Pengertian dokumentasi di Indonesia telah diatur dalamperaturan presiden nomor 20 tahun 1961 dan undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Dari uraian diatas maka dapat diartikan bahwa dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalahdokumen itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi mencari, mengumpulkan, mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk dijadikan sebuah dokumen baik secara manual maupun elektronik. Sesuai dengan undang-undang ITE nomor 11 tahun 2008 tentang transaksi elektronik yang terdapat pada Bab 1 Pasal 1 ayat 4 menyebutkan bahwa dokumen elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Pada ayat 1 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan informasi elaktronik tersebut adalah Informasi satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Dari pengertian diatas dapat di lihat perbedaan antara dokumen dan dokumentasi sebagai berikut. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 4

Dokumen Dokumentasi Difokuskan pada kegiatannya Difokuskan pada benda/informaasi Bisa merupakan suatu unit kerja Bersifat aktif Tidak merupakan unit kerja Mengolah dan menyiapkan dokumen baru Bersifat pasif Menyiapkan keterangan untuk penelitian. Digunakan sebagai alat bukti Menunjang penelitian 1. Syarat dokumen. Sebagai sebuah dokumen tentu memiliki syarat atau kriteria tertentu. Persyaratan sesuatu dikatakan dokumen menurut Susan Dupuy-Briet adalah: a. Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik. b. Memiliki intensionalitas artinya sebuah dokumen itu mempunyai obyek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai bukti. c. Obyek merupakan proses artinya untuk menjadi sebuahdokumen harus mengalami sebuah proses. d. Memiliki posisi fenomenologis artinya suatu obyek dipersepsikan sebagai dokumen. 2. Ciri-ciri dokumen Untuk dapat disebut sebuah dokumen, maka dokumen tersebutharus menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan prosedur denga demikian sebuah dokumen akan memiliki karakteristik tertentu. Ciri-ciri dokumen adalah: a. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang membutuhkan. b. Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan. c. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah. d. Memiliki format untuk merekan dan melaporkan informasi sesuai standar. 3. Fungsi dokumen. Melihat pengertian dokumen diatas maka fungsi dokumen dalam organisasi dapat dibedakan menjadi dua menurut M. Prawiro dalam artikel onlinenya pada tanggal 12 Oktober 2020 lalu melalui web maximanroe.com. a. Fungsi dokumen secara umum adalah Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 5

1) Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna 2) Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen 3) Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen 4) Menghindari kerusakan terhadap dokumen. 5) Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan. 6) Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara. 7) Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen. b. Fungsi Dokumen dalam Organisasi. 1) Sebagai memori organisasi yang digunakan untuk menjaga instansi. 2) Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan. 3) Digunakan sebagai alat pembuktian. 4) Digunakan sebagai rujukan historis. 5) Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan. 6) Untuk keperluan pendidikan karyawan baru. 7) Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien. 4. Tujuan Dokumen Seperti yang telah disebutkan dalam pengertiannya, maka tujuan adanya dokumen tidak lain adalah untuk mendapatkan pengakuan dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat mengenai suatu hal. 5. Peranan dokumen peranan dokumen dalam bidang manajemen dan layanan bisnis adalah a. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi. b. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi. c. Mengadakan konferensi seminar ilmiah. d. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan. e. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen. f. Membuat dan mengembangkan katalog. 6. Tugas dan Kegiatan Dokumentasi 6 Sebagai sebuah proses, tugas dokumentasi adalah : a. Mencari dan mengumpulkan bahan. b. Mencatat dokumen dan mengolahnya. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

c. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan). d. Melakukan filing atau pengarsipan. D. Jenis Dokumen Jenis dokumen dalam pelaksanaan manajemen perkantoran dan layanan bisnis akan banyak dijumpai dalam praktiknya. Namun Dari berbagai jenis dokumen tersebut dapat dikelompokkan menjadibeberapa macam. 1. Menurut Pemakaiannya. Dokumen menurut pemakaiannya dapat dibedakan menjadi empat yakni. a. Dokumen Pribadi yang menyangkut kepentngan perorangan, seperti KTP, SIM, Akta Kelahiran, ijazah. b. Dokumen Niaga, merupakan dokumen yang berkaitan denan kepentingan perniagaan atau transaksi bisnis, seperti SIUP, Kwitansi, surat perjanjian jual beli dan lainnya yang berkaitan dengan kegiatan transaksi dan kegiatan bisnis. c. Dokumen Pemerintah, merupakan dokumen yang berisi tentang informasi yang dikeluarkan melalui badan pemerintah, seperti perundangan, peraturan presiden, mentri, gubernur, wali kotadan bupati. d. Dokumen sejarah adalah surat-surat penting yang digunakan sebagai bukti peristiwa di masa lampau, seperti Pancasila, Teks Proklamasi. 2. Menurut nilai kegunaannya, dokumen digolongkan menjadi. a. Nilai Penerangan, adalah dokumen yang merupakan surat-surat berharga yang digunakan sebagai alat pembuktian kepada masyarakat. b. Nilai Perdaganan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai pembuktian dalam transaksi perdagangan. c. Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan. d. Nilai historis, merupakan surat-surat berharga yang dapatdijadikan alat bukti peristiwa penting di masa lalu. 3. Menurut Sumbernya, jenis dokumen dibedakan menjadi empat yakni. a. Dokumen Pemerintah, dokumen yang bersumber dari Pemerintah. b. Dokumen Swasta, jenis dokumen yang dikeluarkan oleh instansi swasta. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 7

c. Dokumen Kontrak, merupakan jenis dokumen yang berkaitan dengan kerjasama, kontrak dagang. d. Dokumen aktivasi lembaga persuratkabaran dan penerbitan, merupakan jenis dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi dan perseorangan untuk tujuan penerbitan. 4. Dilihat dari fungsinya, dokumen dibedakan menjadi a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dilihatdari kuantitas keguanaannya dokumen dinamis dibedakan menjadi dokumen aktif, semi aktif, dan inaktif. b. Dokumen statis, merupakan dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor. 5. Ditinjau dari Penelitian, dokumen dibedakan menjadi. a. Dokumen primer, merupakan dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya. b. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. c. Dokumen tertier, merupakan dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. 6. Menurut bentuk fisiknya. Jenis dokumen dilihat dari bentuk fisiknya meliputi. a. Dokumen Literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, seperti disertasi, tesis, brosur, leaflet, monograf dll yang berwujud. b. Dokumen korporal, adalah dokumen yang berwujud benda sejarah seperti benda peninggalan bersejarah, benda-benda seni dan benda kuno. c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/ arsip seperti dokumen sejarah, dokumen niaga, dan dokumen pribadi. Dalam perkembangannya sebagai dampak revolusi industri 4.0 dan memasuki era new sociaty 5.0 ini sudah banyak jenis data/dokumen yang digunakan secara otomatis dan praktis yang berada di smarthphone atau komputer atau tersimpan dalam google drivesering kita menyesebutnya dengan dokumen digital atau elektronik atau soft file. 7. Menurut sifat datanya, dokumen dapat digolongkan menjadi 2 yaitu: Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 8

a. Data fisik/manual, adalah dokumen yang berupa kertas, gambar, surat, patung, dan lain-lain. b. Data digital/elektronik, merupakan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. E. Prosedur Penanganan Dokumen. Setelah Kalian memahami jenis dokumen diatas maka dalam rangka mewujudkan pelayanan terhadap kolega dan pelanggan yang memuaskan dibutuhkan kecepatan dan ketepatan dalam penanganan dokumen oleh petugas atau pegawai dalam suatu organisasi. Semakin cepat dokumen ditangani maka akan semakin baik pula layanan yang akan diberikan. Semakin tepat dokumen yang digunakan dalam layanan organisasi, maka akan semakin baik pula data/informasi yang akan dikelola oleh organisasi. Setiap organisasi memiliki standar kerja yang berbeda terhadap penanganan dokumen yang dibutuhkan. Hal ini terjadi oleh karena fungsi dokumen dan jenis layanan yang diberikan berbeda. Namun demikian standar penanganan dokumen kantor secara umum memiliki persamaan prosedur dalam penangannya. Prosedur penanganan dokumen yang berupa surat manual dapat kita lihat pada proses surat masuk dan proses surat keluar demikian juga pada surat elektronik atau email. Hal ini akan dipelajari pada bab berikutnya secara detil. Penanganan dokumen secara umum tentunya juga mengacu pada proses dokumen tersebut diciptakan sampai pada dokumen tersebut digunakan dan diolah menjadi sebuah informasiyang tersalurkan dan tersimpan baik. Jenis dokumen tersebut menurut sumbernya adalah dokumen internal atau dokumen yang digunakan dan diciptakan oleh instansi/organisasi Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 9

yang bersangkutan dalam proses layanan, contohnya buku tabungan, form pengajuan kredit, formulir penarikan dan tabungan untuk layanan perbankan. Agar pada akhirnya petugas perbankan dapat memberi informasi sebagai laporan harian mengenai jumlah penabung, jumlah nasabah dan total tabungan pada hari itu, maka formulir yang digunakan pada hari itu akan menjadi dokumen yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi/laporan. Jadi pada prinsipnya penanganan terhadap dokumen akan dilakukan sesegera mungkin sesuai tuntutan pekerjaan dan standar yang ditentukan. Contoh diatas merupakan standar kerja petugas perbankan dalam kesehariannya bekerja dengan bantuan dokumen dalam pengolahan dokumen menjadi sebuah laporan harian sebagai bukti pelayanan yang diberikan oleh setiap pegawai. Prinsip kerja dengan menggunakan bantuan dokumen tentunya akan diperhatikan tata cara pengisian dokumen, kejelasan pengisian, ketepatan pengisian, dan tingkat validitas dokumen. Sebuah formulir akan menjadi sebuah dokumen apabila telah memiliki persyaratan tersebut. Oleh karena itu pentingnya sebuah dokumen bagi perusahaan/organisasi akan berpengaruah terhadap pelayanan yang diberikan. Sebagai syarat bahwa sebuah formulir dinyatakan sah dan valid dalam penggunaannya, maka petugas juga akan memberikanparaf atau release mark atau recheck mark terhadap dokumen yang telah divlidasi oleh pelanggan/kolega. Mengingat banyak jenis dokumen yang kita kenal maka prosedur penanganan dokumen untuk layanan bisnis secara umum sebagai berikut. Menciptakan Menggandaka Menggunakan Informasi Mengolah dalam pelayanan Pendistribusia Penyimpanan Standar kerja dalam proses menciptakan dokumen perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Jenis data/informasi yang dibutuhkan organisasi. 2. Prinsip efisiensi dan efektifitas form yang digunakan. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 10

3. Sistem yang akan digunakan dalam pelayanan. 4. Kuantitas penggunaan dokumen. 5. Layout form / dokumen yang dibuat. 6. Mencetak form/dokumen sebagai master untuk digandakan. 7. Legalitas dari pihak terkait sebelum digandakan. Standar kerja dalam proses penggandaan dokumen perlu diperhatikan hal sebagai berikut. 1. Jumlah penggunaan form /dokumen. 2. Sistem penggandaan dokumen yang digunakan. 3. Penempatan form atau dokumen setelah digandakan. 4. Pengelolaan penggandaan. Standar kerja dalam proses penggunaan form/dokumen antara lain. 1. Ketepatan dalam pengisian formulir (tatacara pengisian). 2. Kejelasan data. 3. Prosedur kerja jika terjadi kesalahan data atau kerusakan dokumen berupa perlu tidaknya penggantian dokumen atau cukup dengan memberikan tanda koreksi pembetulan. 4. Prosedur penyimpanan dokumen aktif sebelum diproses meliputi tempat penyimpanan, sistem peyimpanan dan kalsifikasi dokumen sesuai pokok masalahnya. Standar kerja dalam proses pengolahan dokumen meliputi. 1. Menghitung jumlah dokumen, 2. Melakukan cek kebenaran dan tingkat keabsahan dokumen 3. Mengklasifikasikan dokumen menurut jenisnya. 4. Mengurutkan dokumen sesuai urutan kronologis. 5. Mengolahnya kedalam sebuah informasi. Informasi yang disusun dapat berupa laporan pertanggungjawaban petugas kepada atasannya, pengumuman, bahan untuk mengambil keputusan atau kebijakan oleh pimpinan dan lainya dalam organisasi baik itu manual atau elektronik. Setelah proses pengolahan data menjadi sebuah informasi, maka akan langsung didistribusikan kepada pihak yang terkait. Standar kerja pada tahap pendistribusian informasi terdiri dari. 1. Jumlah yang akan diberi informasi. 2. Bentuk/sistem informasi 3. Waktu penyampaian informasi 4. Media/alat yang digunakan 5. Validitas informasi yang ditandai dengan tanda tangan pimpinan atau petugas terkait. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 11

Proses penanganan dokumen elektronik atau dokumen berbasis digital pada prinsipnya sama dengan dokumen manual. Perbedaan yang jelas terlihat dari proses penciptakan adalah dokumen tidak dalam bentuk cetak atau manual, pembuatan desian form/dokumen disesuaikan dengan sistem online/aplikasi yang digunakan. Pengertian sistem elektronik tersebut sesuai undang-undang pasal 1 ayat 5 adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik Dalam proses penggandaan dokumen dapat dilakukan secara otomatis sesuai sistem/aplikasi yang digunakan. Penggunaan form/dokumen dalam aplikasi/sistem online akan secara otomatis yang dapat dilakukan oleh pelanggan/kolega dan diproses secara langsung melalui sistemic sampai pada penyimpanan datanya. Contohnya aplikasi yang digunakan dalam layanan publik seperti BBJS, Sistem Layanan Pajak, Kepegawaian PNS, Mobile Banking, Sicepat, PT Pos, layanan transportasi seperti grab, gojek atau layanan lain yang menggunakan sistem layanan online. Sekarang ini berbagai sistem/ aplikasi yang dapat diakses secara gratis maupun berbayar untuk memenuhi kebutuhan manusia sehari-hari atau organisasi secara langsung dalam pemberian layanan pelanggan sudah banyak tersedia. Dalam perkembangannya di era society 5.0 ini masyarakat dituntut dapat memenuhi kebutuhannya secara mandiri dengan bantuan teknologi sekarang ini. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 12

E. Prosedur Penyimpanan Dokumen Proses penyimpanan dokumen merupakan proses akhir dalam penanganan dokumen. Pada prinsipnya penyimpanan dokumen/arsip dikatakan baik apabila saat dibutuhkan mudah ditemukan dan terjamin keamanannya. Pengaturan atau teknik penyimpanan dan penataan dokumen secara logis dan sistematis ada 5 teknik sebagai berikut. 1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) Sitem Abjad adalah suatu teknik penyimpanan dokumen yang dilakukan berdasarkan abjad indeks dari nama suatu organisasi atau orang. Dalam sistem ini caption abjad yang digunakan diambil dari abjad/ huruf yang pertama dan kedua dari sumber dokumen itu buat. Contoh Fe adalah kata tangkap dari Cargo Ferdinan setelah dilaku- kan indeks dan seterusnya. Tata cara mengindeks dapat kalian pelajari lebih lanjut melaui link https://kejuruan.porosilmu.com/2015/07/mengindeks.html 2. Sistem Perihal (Subject) Sistem Subject adalah sistem penataan dan penyimpanan yang menggunakan pedoman /caption menurut jenis dokumennya, seperti dokumen keuangan, kepegawaian, penawaran, gudang dll yang disesuaikan dengan jenis layanan yang ada. 3. Sistem Nomor ( Numeric ). Sistem Nomor merupakan sistem penataan dan penyimpanan dokumen dalam tempat penyimpanan dengan menggunakan kode nomor. Sistem nomor ini pada awalnya ditemukan oleh Dewey yang kemudian dikenal dengan sistem Dewey dan sistem dicimal digit. Karena kode penyimpanan ini menggunakan nomor sebagai captionnya maka sistem ini membutuhkan daftar klasifikasi. Daftar klasifikasi ini memberikan arti kode nomor dokumen dan kode tempat penyimpanannya. 4. Sistem Geografis / Wilayah. Sistem geografis/wilayah adalah sistem penataan dan penyimpanan dokumen yang dibuat sesuai kelompok daerah atau wilayah. Caption yang digunakan adalah nama wilayah yang merupakan lingkup layanan yang dilakukan oleh organisasi. Sistem ini banyak digunakan dalam layanan distribusi dokumen atau barang. Kadang dapat digunakan juga untuk menentukan jumlah layanan pada setiap wilayah. Pembagian wilayah dapat dimenggunakan jarak dan kelurahan atau kecamatan bahkan kota. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 13

5. Sistem Tanggal (Chronologis). Sistem tanggal atau sering dikenal dengan sistem kronologis yaitu sistem penataan dan penyimpanan dokumen yang dikelompokkan berdasarkan waktu kejadian /transaksi. Sistem ini banyak digunakan dalam layanan bidang jasa keuangan. Tanggal kejadian atau transaksi dalam layanan ini digunakan sebagai dasar utama dalam pengelompokan dokumen atau penataan dokumen. Dalam penataan dan penyimpanan dokumen elektronik perlu kitapahami terlebih dahulu jenis dokumen elektronik/digital menurut bentuknya agar dapat memudahkan kita untuk menangani dan mengelolanya sesuai karakter masing-masing dokumen. Jenis dokumen digital menurut karakter bentuknya sebagai berikut: 1. Dokumen word Gb.1.1. Simbul dox Format penyimpanan file dari MS word yang Sumber. Tri sulistiowati mampu menyimpan teks dan format penulisan. Penyimpanan dengan hasil scan dengan menggunakan format ini berhubungan langsung dengan OCR (optical Character Recognitian), sehingga dapat langsung di edit kata atau kalimatnya. 2. Dokumen Portable dokumen format (PDF) Format Pdf ini mampu menampilkan data berupa teks maupun gambar, setiap dokumen yang menggunakan format PDF ini biasanya dibuka dengan software Adobe Acrobat Reader. Gb.1.2. Simbul PDF Sumber. Tri sulistiowati 3. Dokumen PDF/A (Portable dokumen Format archiving) Format PDF/A hampir sama dengan format PDF diatas akan tetapi format PDF/A menekankan pada pengarsipan dokumen jangka panjang. Format ini cocok untuk penyimpanan dokumen digital yang akan disimpan. Gb.1.3. Simbul PDF/A Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 14

Sumber. Tri sulistiowati Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 15

4. PPt (Power Point) PPt merupakan format dokumen khusus yang dihasilkan dari aplikasi microsoft power point dalam bentuk lembaran/slide yang dapat difungsikan untuk tujuan presentasi. Gb.1.4 Simbul PPt Sumber. Tri sulistiowati 5. Mocrosoft Excel. Format XLS mampu mengenali format tabel /bagan dalam dokumen asli. Dokumen dengan format ini dapat dibuka dengan software Microsoft Excel. Gb.1.5. Simbul Excel Sumber. Tri sulistiowati 6. TXT. Format txt ini dapat dibuka pada semua komputer, karena tidak memerlukan software khusus, hanya saja teks yang disimpan terbatas tanpa ada bold, italic atau sejenisnya. Gb.1.6. Simbul TXT Sumber. Tri Sulistiowati 7. JPG (Join Photografi expert) Format JPG dikhususkan untuk penyimpanan file berupafoto atau gambar yang kompresinya dapat diatur, sehingga kualitas dan kapasitas penyim- panan bisa diatur. Gb.1.7. Simbul JPG 16 Sumber. Tri sulistiowati Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

8. PNG (Portable Network Graphic) Format PNG ini dikhususkan untuk penyimpanan file gambar /foto hampir sama dengan JPG namun bentuk file ini dapat optimal untuk gambar yang menggunakan warna. Gb.1.8. Simbul PNG Sumber. Tri sulistiowati 9. TIFF (tagged Image File) Format ini cocok untuk menyimpan foto karena gambar dan warna yang memiliki kedalaman tinggi dapat terlihat jelas seteleh dicetak. Gb.1.9. Simbul TIFF Sumber. Tri sulistiowati 10. BMP (Bitman) Format Bitman hampir sama dengan format TIFF tetapi tidak dapat dikompres, dan jarang digunakan karena ukuranya terlalu besar. Gb.1.10. Simbul BMP Sumber. Tri Sulistiowati 11. MP3 / MPEG-1 Audio layer 3 (Moving Picture Expert Group) MP3 adalah Format yang gunakan untuk kompresi dan menyimpan khusus audio/suara. Gb.1.11. Simbul MP3 17 Sumber. Tri Sulistiowati Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

12. MP4/ MPEG-1 Audio Layer 4 MP4 merupakan wadah atau format kontainer yang dapat digunakan untuk menyimpan file audio, vidio dan teks Gb.1.12. Simbul MP4 Sumber. Tri Sulistiowati 13. Vidio. Vidio merupakan teknologi pengkapan, pere- kaman, pengolahan, penyimpanan, pemindahan dan perekonstruksian urutan gambar bergerak. Gb.1.13. Simbul vidio Sumber. Tri Sulistiowati Pada dokumen manual tempat penyimpanan akan membutuhkan ruangan untuk meletakkannya bahkan semakin banyaknya arsip, satu ruangan tersendiri akan dialokasikan sebagai ruang arsip. Dalam penyimpanan arsip elektronik tidak demikian adanya. Hal ini disebabkan karena bentuk fisik dokumen elektronik tidak nyata terlihat. Dokumen akan dapat terlihat jelas apabila dibuka dan dicetak kembali. Penyimpanan dokumen manual yang semakin menumpuk dalam ruangan arsip dapat disimpan dalam bentuk virtual melalui proses yang disebut migrasi atau proses scanning dokumen. Proses scanning ini tentunya akan melihat karakter dari dokumen yang akan dilakukan pemindahan/migrasi. Seperti dokumen yang berupa lembaran atau surat akan berbeda dengan dokumen gambar atau foto dan berbeda pula dengan dokumen berupa audio dan vidio. Komponen dasar dalam melakukan pengarsipan secara digital adalah. 1. Memindahkan dokumen, proses ini dapat dilakukan melalui Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 18

a. Scanning, merupakan proses pemindaian dokumen melaluiscaner untuk menghasilkan data, gambar yang secara langsung dapat berupa pdf sehingga dapat disimpan di komputer. b. Conversion, merupakan proses mengubah dokumen dari file Ms Word atau excel menjadi gambar dengan format jpg. Atau ke dalam format lain. c. Importing, adalah proses memindahkan data yang didapat dari sumber lain ke sistem pengarsipan elektronik melalui drag and drop ke sistem dengan mempertahankan format data aslinya misalnya dari flashdisk ke dalam server pengarsipan. 2. Menyimpan dokumen, proses penyimpanan dokumen elektronik haruslah didukung oleh sistem yang sesuai dengan kebutuhan untuk masa datang. Untuk arsip yang bentuknya sejenis sebaiknya disimpan dalam satu folder yang terbagi dalam sub-sub folder sesuaikebutuhan dan sistem on line yang digunakan. 3. Mengindeks dokumen, seperti dalam proses indeks secara manual indeks secara elektronik juga harus dilakukan, agar informasi yang ada dapat dengan mudah dipahami oleh user pada saat ini. Ada 3 metode yang dapat digunakan dalam mengindek yaitu. a. Index Field adalah metode yang menggunakan katagorisasi kertas dan kata kunci sebagai cation dalam file. Judul dokumen yang menggunakan metode ini tersusun menjadi Nomor kode_Jenis dokumen_Judul dokumen. Contohnya 100.00_Proposal_Kegiatan Sosial. Nomor 100 berarti dokumen pada kelompok kata/angka, 00 merupakan dokumen pertama. Proposal merupakan jenis dokumennya dan Kegiatan Sosial merupakan judul dokumennya. b. Full text Indexing, merupakan software optical character recognition atau sering disebut OCR. OCR adalah alat mekanis atau elektronik yang digunakan untuk menerjemahkan tulisantangan ataupun naskah ketikan yang melalui proses scan menjadi teks yang dapat diedit dengan aplikasi komputer. c. Folder/file structure, merupakan metode visual dalam pencarian dokumen misalnya dokumen sebelum disimpan secara elektronik dilakukan pengindeksan terlebih dahulu dengan membuat folder- folder dan sub folder untuk kemudian dilakukan pengelompokan dokumen sesuai jenis dan teknik yang digunakan. Standar kerja atau prosedur yang digunakan dalam penyimpanan dokumen virtual dapat kita buat sesuai ketentuan berikut ini: Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 19

1. Klasifikasikan jenis dokumen yang akan disimpan menurut karakter bentuk, atau sumbernya. 2. Menentukan sistem penyimpanan sesuai jenis layanan bisnis yang dijalankan. 3. Menentukan jenis aplikasi penyimpanan dokumen virtual seperti hardisk, flashdisk, MMC, google drive, Drop box, dan aplikasi penyimpanan lainnya baik secara gratis atau berbayar. 4. Menyediakan tempat virtual yang berupa folder-folder virtual sesuai jumlah yang dibutuhkan oleh sistem penyimpanan yang digunakan. 5. Memasukan/menyimpan dokumen yang telah diklasifikasikan ke dalam folder sesuai kebutuhan. 6. Untuk menghindari faktor kerusakan atau kehilangan dokumen yang disebabkan oleh virus komputer, maka perlu dilakukan back up penyimapanan ditempat lain seperti flashdisk, MMC, Hardisk, atau jenis aplikasi penyimpanan lain. 7. Khusus dokumen elektronik yang digunakan dalam menjalankan proses layanan bisnis, kadangkala perusahaan/organisasi menentukan satu perangkat komputer tersendiri untuk sistem layanannya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kondisi sistem/aplikasi dan komputer dapat terjamin keamanan dan kelancarannya Sistem pengarsipan secara digital akan berdampak efisiensi kerja yang begitu banyak dirasakan antara lain: 1. Cepat ditemukan apabila dibutuhkan. 2. Pengindeksan yang fleksibel. 3. Kecil kemungkinan untuk kehilangan dokumen. 4. Menghemat tempat. 5. Menghemat tinta dan kertas. 6. Berbagi arsip secara mudah. 7. Meningkatkan keamanan. 8. Penghematan Sumber daya manusia. 9. Memudahkan untuk recovery data yang ada. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 20

F. Prosedur Perawatan Dokumen. Informasi dalam arsip digital dengan mudah dapat dihapus, maupun dibuang secara tidak sengaja maupun secara sengaja oleh seseorang, atau dapat rusak akibat virus yang menjangkiti boot sector atau file yang dapat menyebabkan hilangnya data, dan juga usiadari hardware penyimpanan juga memiliki keterbatasan, apalagi hardware tersebut sering digunakan oleh banyak pengguna. Untuk pemeliharaannya media/alat penyimpanan dapat diletakkan pada ruangan yang bersuhu antara 10oC sampai 50oC. Selain itu back up merupakan pemeliharaan yang tidak bisa diabaikan. Disamping tempat meletakkan alat atau media penyimpanan sesuai satandar ruangan dan suhu serta back up dokumen perangkat atau media sebaiknya dilengkapi dengan antivirus. Berbagai jenis aplikasi antivirus komputer, laptop dan samrthphone dikenal baik yang gratis Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 21

maupun berbayar seperti smadav, zona alarm, Kaspersky security cloud, AVG, Bitdefender, Avira dan masih banyak lagi yang lain dapat digunakan dalam meminimalisir rusaknya dokumen elektronik yang kita miliki. Seperti halnya pada arsip manual apabila terjadi penumpukan dokumen yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mampu menampung, maka arsip harus dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mudah oleh seseorang, organisasi atau perusahaan. Hal ini terjadi media dalam penyimpanan secara elektronik juga memiliki keterbatasan ukuran dan kemampuan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemusnahan atau penghapusan dokumen elektronik adalah. 1. Dokumen yang dihapuskan adalah dokumen yang benar-benar telah disortir sebagai dokumen ganda atau sudah tidak memiliki nilai informasi lagi. 2. Pastikan file atau dokumen yang dihapus tidak dapat dilacak kembali. 3. Jika menjumpai arsip yang disimpan pada tempat penyimpanan tidak terbaca atau tidak dapat dihapus/rusak secara elektronik lebih baik dimusnahkan saja. Proses layanan dokumen elektronik juga dapat dilakukan secara otomatis bahwa setiap orang/karyawan dapat mengakses informasi elektronik melalui sistem sesuai prosedur. Hal ini dapat dilakukan apabila teknik penyimpanannya dilakukan secara benar sesuai standar yang ditentukan. Dengan kata lain penemuan kembali terhadap arsip elektronik dapat dilakukan dengan mudah, sehingga pekerjaan pengarsipan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah: 1. Keuntungan a. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik. b. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. c. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. d. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. e. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. f. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis 22

2. Kelemahannya a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara; b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain; c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.