การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้และการจ่ายเงิน

1. การควบคมุ และการเตรยี มเอกสารประกอบการบันทกึ บัญชีเกี่ยวกบั เจ้าหนี้และการจา่ ยเงินการวางระบบบัญชีเจ้าหนี้ (purchase accounting system)หนา้ ร้าน >>> จดั ทาํ ใบขอซ้อื (PR)ฝ่ายจัดซอื้ >>> จัดทําใบสง่ั ซอื้ (PO) >> ผู้จดั การทาํ การอนมุ ัติSupplier >>> จดั เตรียมสนิ คา้ และออก Invoice >>> เตรยี มจัดสง่ สินคา้ฝา่ ยบัญชี >>> ทาํ การรับสนิ คา้ /ทาํ การเพ่มิ หนหี้ รือลดหน้ี หากมีการขอซอ้ืเพ่มิ หรอื สง่ คืนสินคา้ฝ่ายคลังสนิ คา้ >>> ตรวจนับสินค้าและบันทกึ รับสนิ ค้า

ระบบบญั ชีเจา้ หน้ี

เอกสารที่ต้องจัดเก็บเพ่อื สนบั สนนุ การบันทกึ บญั ชีเอกสารภายนอก เอกสารภายในใบสง่ ของ/ใบกาํ กับภาษี ใบสาํ คัญรบัใบวางบิล/ใบแจ้งหน้ี ใบสาํ คญั จา่ ยใบเสรจ็ รับเงนิ





เอกสารที่เกี่ยวข้องกบั ระบบบัญชี1. ใบสง่ั ซ้ือ (จากแผนกจัดซอื้ )2. ใบรบั ของ (จากแผนกพสั ดุ)3. ใบสง่ ของ/ใบกาํ กบั ภาษซี ้ือตน้ ฉบบั (เอาไวท้ าํ รายงานภาษีมลู ค่าเพิ่มตอนส้ินเดือน)4. สาํ เนาใบส่งของ / ใบกํากับภาษซี อื้ (จะไดร้ ับตอนท่ี ผู้ขายนํามาพรอ้ มใบวางบิล)5. ใบวางบิล







บนั ทึกรายการบญั ชีเกยี่ วกบั เจ้าหนแ้ี ละการจา่ ยเงนิเจา้ หนีก้ ารค้าและเจ้าหน้ีหมุนเวียนอ่นื (Trade and other current payables) หมายถึง เจ้าหนกี้ ารคา้ และเจา้ หนีอ้ ื่นซง่ึ กจิ การคาดว่าจะมกี ารชําระ ภายในรอบระยะเวลาดาเนินงานตามปกติของกิจการ หรือถงึ กาํ หนดชาํ ระ ภายใน 12 เดอื นนับจากวนั สิน้ รอบระยะเวลารายงาน เจา้ หนก้ี ารคา้ หมายถึง เงนิ ทก่ี ิจการค้างชําระคา่ สินคา้ หรือค่าบรกิ ารท่ซี ื้อมาเพื่อขายหรอื เพอ่ื ใชใ้ นการผลิตสินคา้ หรือบรกิ ารตามปกติและตวั๋ เงนิ จ่ายทีก่ ิจการออกใหเ้ พื่อ ชําระค่าสินค้าหรือบริการดังกลา่ ว เจ้าหนอ้ี ่นื หมายถึง เจ้าหนอี้ นื่ ท่มี ใิ ช่เจ้าหนกี้ ารค้า เชน่ คา่ ใช้จา่ ยค้างจา่ ย รายได้รับ ล่วงหนา้ เป็นตน้

2. บันทึกรายการบัญชเี กย่ี วกับเจ้าหน้แี ละการจ่ายเงนิการซ้ือสินคา้ ในธุรกิจของกจิ การทีข่ ายสินค้ามีกจิ กรรม 2 ด้าน คอื ด้านซอ้ื และด้านขาย ในธุรกิจขนาดเลก็ บคุ คลคนเดียวจะเปน็ ผ้ทู าํ การจัดซือ้ ทัง้ หมด แต่ถา้ เปน็ กจิ การขนาดใหญ่ผ้ทู ี่มหี นา้ ที่ในการจัดซ้ือสนิ ค้าคือฝา่ ย จัดซอื้ ขั้นตอนโดยสังเขปของการจดั ซ้ือสินค้า มดี งั นี้1. ผู้จัดการของฝา่ ยทตี่ อ้ งการสนิ ค้าจัดทําใบขอซอ้ื ส่งไปให้ฝ่ายจดั ซอ้ื2. ฝา่ ยจดั ซอ้ื เลือกผูข้ ายและจัดทาํ ใบสั่งซอ้ื ส่งไปให้ผ้ขู าย3. เมอื่ ผูข้ ายไดร้ ับใบสั่งซอื้ ก็จะจัดส่งสนิ ค้าพร้อมกบั ใบกาํ กบั สนิ ค้ามาให้แก่ ผู้ซ้ือ4. เม่ือสินคา้ สง่ มาถงึ มอื ผู้ซื้อ กต็ ้องมกี ารตรวจสอบทัง้ ปรมิ าณ คณุ ภาพ และ คูณลักษณะวา่ ถูกต้องหรือไม่ และจัดทาํ ใบรบั สินคา้ เพื่อแสดง รายละเอยี ดของสินค้าท่รี ับ

ส่วนลดการค้า จํานวนเงนิ หรอื อัตราร้อยละทผ่ี ู้ขายยอมลดให้ผซู้ ้ือจากราคาท่ตี ั้งไว้ สว่ นลดการคา้ เปน็ รายการทไ่ี มต่ อ้ งบันทึกบัญชที ้งั ในสมุดบญั ชขี องผ้ซู อ้ื และผ้ขู าย ซ่งึ ผ้ซู ื้อ จะบนั ทกึ สนิ คา้ ทซี่ ือ้ ในราคาท่ีจา่ ยเงินจรงิตัวอย่างที่ 1 ราคาสินคา้ ตั้งราคาไว้ 20,000 บาท ผูข้ ายให้สว่ นลด 10%ราคาสนิ คา้ 20,000 บาทหกั สว่ นลดการคา้ (20,000 x 10/100) 2,000 บาทราคาทขี่ ายจรงิ 18,000 บาททางด้านผซู้ ้อื จะบันทึกบัญชี ดงั น้ี 18,000 เดบติ ซื้อ 18,000 เครดติ เงนิ สดทางด้านผู้ขายจะบนั ทกึ บญั ชี ดงั นี้ 18,000 เดบติ เงินสด 18,000 เครดิต ขาย

สว่ นสดเงินสด ปกติการขายสินคา้ เปน็ เงนิ เชอ่ื ผขู้ ายกม็ ักจะกาํ หนดระยะเวลาการใหส้ นิ เช่อืซ่งึ อาจจะเป็น 30 วนั 60 วนั หรือ 90 วนั และผขู้ ายกอ็ าจจะกาํ หนดเงอ่ื นไขอกี ว่าถา้ ลกู หน้ชี าํ ระหนี้ภายในกาํ หนดทใี่ หไ้ ว้กจ็ ะใหส้ ว่ นลดแกล่ ูกหนี้ ลกั ษณะของเง่ือนไข มดี ังน้ี 1/10, n/30 หมายถึง กําหนดชําระเงินตามราคาทป่ี รากฏในใบกาํ กับสนิ คา้ภายใน 30 วันนบั จากวนั ทใี่ นใบกํากบั สินค้า แต่ถา้ หากผซู้ อ้ื ชําระเงินภายใน 10วัน กจ็ ะได้ส่วนลด 1%ส่วนลดเงินสดแบ่งไดเ้ ปน็ 2 ประเภท คือ1. ส่วนลดรับ เปน็ จํานวนเงนิ ที่ผซู้ อ้ื ไดร้ บั จากผขู้ าย กรณีท่ีผ้ซู อ้ื ชาํ ระหนภี้ ายในระยะเวลาท่ีกําหนดไวใ้ นเงอ่ื นไขการชําระเงนิ2. สว่ นลดจา่ ย เปน็ จํานวนเงนิ ทผี่ ขู้ ายลดใหแ้ กผ่ ซู้ ้อื กรณีทีผ่ ซู้ ้อื ชําระหนภี้ ายในระยะเวลาท่ีกาํ หนดไว้ในเงอ่ื นไขการชาํ ระเงิน

ค่าขนส่ง คา่ ใชจ้ ่ายทเี่ กิดข้ึนจากการขนถ่ายสนิ คา้ ทีซ่ อื้ ขายกัน ในกรณีซอ้ื ขายสินคา้ ผซู้ ื้อและผขู้ ายจะต้องตกลงกนั ในเงอ่ื นไขการซอ้ื ขายเก่ยี วกับ การส่งมอบและกรรมสิทธิใ์ ห้สนิ คา้ ซ่งึ ในการกาํ หนดเงื่อนไขต่างกนั ก็ จะทาํ ใหร้ าคาสนิ คา้ ทีต่ กลงซ้อื ขายกนั มีราคาแตกตา่ งกนั ด้วยขนึ้ อยู่กบั เงอื่ นไขในการสง่ มอบเงอื่ นไขในการขาย มีดงั น้ี 1. FOB Shipping Point หมายถงึ กรณีทผี่ ูข้ ายจะรับผดิ ชอบ ในการส่งสินค้าไปถึงท่าเรอื ของผู้ขาย และผู้ซื้อต้องรับผดิ ชอบคา่ ขนสง่ สินค้าและกรรมสทิ ธ์ิในสินค้าตงั้ แตท่ า่ เรอื ของผูข้ ายจนถงึ สถานทีท่ ี่ผซู้ ื้อ กําหนดให้ไปส่ง 2. FOB Destination หมายถึง กรณีทผี่ ูข้ ายจะรบั ผดิ ชอบค่า ขนสง่ และกรรมสิทธิใ์ นสนิ คา้ จะไมโ่ อนไปยงั ผู้ซอื้ จนกว่าจะถงึ สถานทที่ ผ่ี ู้ ซ้ือกาํ หนดใหไ้ ปส่ง

การบนั ทึกรายการซื้อสินคา้1. การซือ้ สินค้าวนั ที่ 1 มกราคม 2558 บริษทั น้าํ พอง จํากัด ซอ้ื สินคา้ จากบรษิ ัท โซน่ีจาํ กัด 10,000 บาท เงอื่ นไขการชําระเงนิ 1/10, n/30เดบิต ซอ้ื สินคา้ 10,000ภาษซี อื้ 700เครดติ เจ้าหนี้การค้า 10,700วันที่ 2 มกราคม 2558 บริษัท น้ําพอง จํากัด ซ้ือสินคา้ จากบรษิ ทั แสงไทย จาํ กัด 50,000 บาท เงอ่ื นไขการชาํ ระเงนิ 2/10, n/30เดบติ ซอื้ สินคา้ 50,000ภาษซี อื้ 3,500เครดิต เจา้ หนี้การค้า 53,500

2. การส่งคืนสนิ ค้าวนั ที่ 3 มกราคม 2558 บริษัทนา้ พอง จากดั สง่ คืนสินค้าที่ซือ้ มาจากบริษัท โซน่ี จากดั จานวน 1,000 บาท เน่ืองจากชารุด ตามใบหกั หนี ้เลขที่ 101เดบิต เจ้าหนีก้ ารค้า 1,070เครดติ สง่ คืนและสว่ นลด 1,000 ภาษีซือ้ 703. การจ่ายชาระหนีแ้ ละได้รับสว่ นลดเงนิ สดวนั ท่ี 11 มกราคม 2558 บริษัทจ่ายชาระหนีท้ ่ีค้างทงั้ หมดให้แก่บริษัท โซน่ี จากดั และได้รับสว่ นลดตามเง่ือนไขเดบิต เจ้าหนีก้ ารค้า 9,630เครดติ เงนิ สด 9,540 สว่ นลดรับ 90

3. การจ่ายชาระหนีแ้ ละได้รับส่วนลดเงนิ สดวนั ท่ี 11 มกราคม 2558 บริษัทจา่ ยชาระหนีท้ ่ีค้างทงั้ หมดให้แก่บริษัท โซน่ี จากดั และได้รับสว่ นลดตามเง่ือนไขเดบิต เจ้าหนีก้ ารค้า 9,630เครดติ เงนิ สด 9,540สว่ นลดรับ 90

การผา่ นรายบญั ชเี จา้ หนแ้ี ละการจา่ ยเงนิ ไปบัญชแี ยก ประเภท

การผา่ นรายบญั ชเี จา้ หน้แี ละการจา่ ยเงนิ ไปบัญชแี ยกประเภท

การผา่ นรายบญั ชเี จา้ หน้แี ละการจา่ ยเงนิ ไปบัญชแี ยกประเภท

บญั ชคี ุมยอดเจา้ หนี้รายตวั

รายละเอยี ดเจา้ หนี้กาคา้