บทที่ 4 การจัดห้องประชุม

การจดั ระบบเครอ่ื งเสยี งในห้องประชมุ การประชุม เป็นกิจกรรมที่สำคัญมากในทุกๆ กระบวนการของการทำงานในองค์กร ต้ังแต่การประชุม เพื่อวางแผนการทำงาน การระดมสมอง การแก้ไขปัญหา และการตัดสินใจในเร่ืองสำคญั ๆ ดังนั้น ห้องประชมุ จงึ เป็นพน้ื ที่ ทข่ี าดเสียมิได้ในทกุ หน่วยงาน การออกแบบห้องประชุมที่ดี จะช่วยเอ้ือใหเ้ กดิ ประสิทธิภาพในการ ประชมุ อันจะสง่ ผลต่อศกั ยภาพในการสร้างมลู ค่าเพ่ิม หรือการแขง่ ขันให้กับองค์กรได้ ฟังก์ชนั่ การใชง้ านของห้องประชมุ (Meeting Room) ห้องประชุมที่พบเห็นโดยทั่วไป มีหลายๆ รูปแบบ แตกต่างกันไปตามความต้องการ ความสำคัญ และ ลกั ษณะในการประชุม แต่จะขอกล่าวถงึ 3 รูปแบบ ท่มี ีการใช้กนั บ่อยๆ ดังนี้ ห้องประชุมแบบทั่วไป เป็นห้องที่ใช้งานกันทั่วๆ ไป ไม่เป็นทางการนัก จะไม่มีอุปกรณ์อะไรมากนัก เนื่องจากเป็นห้องที่ไม่ได้มีการประชุมที่เป็นความลับมากๆ และอาจมีเสริมเรื่องชุด Video/Telephone Conference แบบ Mobile มาใชง้ านในบางครัง้

ห้องประชุมแบบ Conference Room เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับการประชุมเพื่อการพิจารณา เรื่องสำคัญๆ อย่างเป็นทางการ จำเป็นต้องมไี มโครโฟนแบบชุดประชมุ และมีอุปกรณ์ระบบเสยี งหลายๆ ชนดิ เพ่ือให้เกดิ มิติในหลายๆ ดา้ น บางครง้ั อาจต้องการความเปน็ สว่ นตวั สงู ผู้ดแู ลระบบ หรอื ผูท้ ไ่ี ม่เก่ียวข้องอาจไม่ สามารถเขา้ ไปในขณะท่มี ีการประชมุ ได้ จงึ อาจต้องออกแบบให้สามารถควบคมุ ระบบทุกอย่าง ได้โดยผู้เข้าร่วม ประชุมเอง หรอื เลขาการประชุมภายในห้องประชุม การออกแบบในสมัยใหม่จึงควรทำให้สามารถใชง้ านได้ง่าย เปน็ ระบบอัตโนมัติ และไม่ซบั ซ้อน รวมไปถงึ ควรรองรบั การประชุมทางไกล การบนั ทกึ เสยี ง และภาพได้

ห้องประชุมแบบปฏิบัติการ (War Room) บางที่อาจเรียกเป็น Operation Center หรือ Command Control ลักษณะคือเป็นห้องประชุมเพื่อการตัดสินใจในสถานการณ์พิเศษ ระบบที่มีในห้องนี้ ต้องสามารถรับข้อมูลที่สำคัญจากทุกๆ มิติ - จากระบบ Network - จากหน่วยงานสาขา หรือทุกๆ ข้อมูลท่ี จำเปน็ ตอ้ งนำมาประกอบการตดั สินใจ ดงั นั้นระบบเสยี งและภาพ ตอ้ งสามารถแสดงผลในหลายๆ มิติได้พร้อม กัน ทำใหม้ กี ารเปรยี บเทยี บ เพือ่ พิจารณาตัดสินใจไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว และเหมาะสม

การเลือกใชอ้ ุปกรณร์ ะบบเสียงในห้องประชมุ ระบบเสียงของห้อง Meeting Room โดยทั่วไปจะเน้นเสียงความถี่กลางเป็นหลัก เพื่อทำให้เกิดความ ชัดเจนของเสยี งพูด มอี ุปกรณท์ ี่จำเป็นในการใชง้ านเพิ่มเติมที่แตกต่างกับหอ้ งประชุม Auditorium และ Multi Purpose อยหู่ ลายๆ อยา่ ง คือ

ตัวอย่าง Audio Diagram อุปกรณ์ระบบเสยี งในห้องประชมุ ไมโครโฟนชุดประชุม (Conference Microphone) ดังที่กล่าวว่า ห้องประชุมจำเป็นต้องใช้ ไมโครโฟนแบบชุดประชุม ในการเลือกใช้ อาจแบ่งตามลักษณะของการติดตั้งออกเป็น 2 ประเภท คือ ชนิด ติดตั้งแบบฝังโต๊ะ และติดตั้งแบบลอยตัว นอกจากนี้ ในแต่ละรุ่น/ยี่ห้ออาจมีฟังก์ชั่นพิเศษที่แตกต่างกันให้เรา เลือกใช้ เช่น บางรุ่นสามารถบันทึกเสยี งได้ในตัว บางรุ่นมีฟังก์ชั่น Vote แต่ละรุ่นมีการกำหนดรูปแบบผู้พูดท่ี แตกต่างกัน บางรุ่นเป็นแบบไร้สาย รวมไปถึงการควบคุมได้จากอุปกรณ์ควบคุมภายนอก เช่น ผ่านทาง Computer, ผ่านทางชุด Integrate Controller หรือการเขียนโปรแกรมสั่งการให้ไมโครโฟนชุดประชุม Sink กับระบบกล้องวงจรปิดแบบ Pan/Tilt/Zoom ที่สั่งให้ระบบกลอ้ งวิ่งไปจับภาพ ณ ตำแหน่งที่พูดโดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถบนั ทึกการประชมุ ทง้ั ภาพและเสยี งได้อย่างมปี ระสิทธภิ าพ

ลำโพง (Speaker) ลำโพงท่ใี ชง้ านในห้อง ควรเลือกใช้ลำโพงที่สามารถตอบสนองความถ่ีเสยี งกลางได้ ดี และครอบคลุมได้ทั่วพื้นที่ เพื่อความชัดเจนของเสียง การ Simulate เสียงก่อนจึงเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างย่งิ เพ่ือจะได้มองเหน็ คา่ ของเสียงทเี่ กิดขึน้ จริงวา่ สามารถตอบสนองได้ตามมาตรฐานหรอื ไม่

หอ้ งทมี่ ีความต้องการเสียงในย่านความถี่กลางเป็นหลัก ควรมีลำโพงเสริมให้กบั ลำโพง Main ด้วย เพือ่ ความชัดเจนของเสียงในแตล่ ะพ้ืนที่ โดยอาจใช้ลำโพง Ceiling เพราะมีคุณสมบัติทตี่ อบสนองความถ่ีกลาง ได้ดี แต่อาจมีปัญหาเรื่อง Feedback ตามมาบ้าง เนื่องจากตำแหน่งติดตั้งที่อยู่ด้านบน และไมโครโฟนก็มี ความไวในการรับเสียงมากทำให้ต้องมีอุปกรณ์เสริม คือ Anti Feedback เพิ่มเข้ามาในระบบ หรืออาจใช้ Equalizer ในการตดั ความถี่ที่ไมต่ ้องการออกไปก็ได้ นอกจากนี้การวางตำแหน่งลำโพงก็มสี ่วนสำคัญ และเป็น การปอ้ งกันที่ดี ทีจ่ ะไมใ่ ห้เกิดการ Feedback ข้นึ เช่น การตดิ ต้งั ลำโพง Ceiling น้ันไมค่ วรติดตั้งในตำแหน่งที่ ตรงกบั ไมโครโฟน

ระบบบันทึก (Recorder System) ในการประชุมก็ต้องมีการบันทึกการประชุม เทคโนโลยี สมัยใหม่เราสามารถบันทึกได้ทั้งภาพและเสียงในหลายๆ รูปแบบ หลังการประชุมอาจสามารถสำเนาแจกจ่าย ไดท้ นั ที เชน่ บันทึกลง MP3, ลงแผ่น CD/DVD, บันทกึ ลง Hard Disk Computer หรือแม้แต่ Streaming ข้ึน Web เลย นอกจากนี้อาจติดตั้ง Boundary Microphone ไว้บนฝ้าเพื่อบันทึกเสียงบรรยากาศการประชุมไป ดว้ ย

Telephone Conference เป็นอุปกรณ์สำหรบั ประชุมทางไกลเช่นกัน ทีเ่ นน้ เรอื่ งการส่งผ่านเสียง ผ่านระบบโทรศพั ท์ ข้อดคี ือ งา่ ยและสะดวกในการตดิ ต่อ มีประสทิ ธิภาพในการสอ่ื สารทางเสยี ง Video Conference/Tele presenter เป็นอปุ กรณ์เสริมในห้องประชุม ที่ไดร้ ับความนยิ มอยา่ งมาก ในสมัยนี้ เนื่องจากมีราคาที่ถูกกว่าเมื่อก่อนมาก และยังมีเทคโนโลยีในการสื่อสารที่รองรับระบบนี้มากขึ้น ทำ ให้การส่งภาพและเสียงมคี วามชดั เจนมาก สามารถส่งผา่ นขอ้ มลู ต่างๆ ไดท้ ันที อยไู่ กลกนั แค่ไหน กเ็ หมอื นใกล้ นอกจากนี้ ก็จะเป็นพวกอุปกรณ์ระบบเสียงพื้นฐาน เช่น ไมโครโฟนแบบมีสาย/ไร้สาย กรณีที่มีผู้ ร่วมประชุมเสริมนอกโต๊ะประชุมท่ีมีไมโครโฟนชุดประชมุ รวมไปถึงชุด Audio Mixer – Processor – Power Amplifier ให้เลอื กใชไ้ ดต้ ามความเหมาะสม การตดิ ตง้ั ไมโครโฟนชุดประชุม การเลือกใช้ชุด Conference Microphone แต่ละประเภทขึ้นอยู่กับความต้องการในการใช้งาน ว่า ต้องการจำนวนมากน้อยเพียงใด และต้องการความไวในการรับเสียงมากน้อยแค่ไหน โดยส่วนใหญ่แล้วจะมี ความไวในการรบั เสยี งมากอยแู่ ล้ว ด้วยคณุ สมบัติ ของ Condenser ทจี่ ะทำงานดว้ ยกระแสไฟฟา้ DC 9V-48V เท่านั้น ใช้หลักการเดินทางของกระแสไฟฟ้าระหวา่ งตัวนำ ทำให้ไมโครโฟนชนดิ น้ีมีความไวสงู และตอบสนอง ย่านความถี่ได้ดีกว่า พวกไดนามิกส์ไมโครโฟน เมื่อมีความไวในการรับเสียงดีแล้ว ก็อาจเกิดปัญหาเรื่องเสียง

หอน (Feedback) ตามมาด้วย ดังนั้นการติดตั้งไมโครโฟนแต่ละตัวบนโต๊ะก็ต้องกำหนดระยะห่างระหว่างตัว ด้วย เพราะตัวไมโครโฟนเองมีรัศมีในการรับเสียงอยู่ถ้าเราวางใกล้กันมาก รัศมีจะทับกันแล้วทำให้เกิดความ ผิดปกติของเฟสได้ อาจมีเสียงเบากว่าปกติ หรือเสียงต่ำหาย แก้โดยใช้กฎ 3 ต่อ 1 เพื่อช่วยลดปัญหาผิดปกติ ของเฟส และช่วยใหก้ ารปรับแต่งเสยี งง่ายข้ึนด้วย เช่น ระยะหา่ งของผู้พูดกับไมโครโฟน 1 ฟุต ไมโครโฟนตัวท่ี สองจะตอ้ งอยหู่ า่ งจากตวั แรก 3 ฟตุ หลังจากเลือกไมโครโฟนได้แล้ว ขั้นตอนการติดตั้งก็มีอุปสรรคที่ควรระวังมากคือ การเดิน สายสัญญาณของชุดประชุมจะใชก้ ารตอ่ สายจากตวั แรกไปหาตัวท่ีสอง และต่อๆ ไปเป็นวง ควรเดินสายเป็น 2 วง เช่น ให้ไมโครโฟนตัวทีห่ น่ึงถึงสิบอยู่วงแรก และให้ไมโครโฟนตัวที่สิบเอ็ดถงึ ยี่สบิ อยูว่ งที่สอง ถ้าเกิดปัญหา ขึ้นกับสายวงที่หนง่ึ ทำให้ไม่สามรถใชง้ านได้ ชดุ ประชมุ ทต่ี อ่ อยกู่ บั อกี วงกจ็ ะยังสามารถใช้งานได้อยู่ ภาพรวมของงานระบบเสียงห้องประชุม จะอยู่ที่การเลือกใช้อุปกรณ์ว่าต้องการให้มีฟังก์ชั่นอย่างไร และติดตั้งอย่างถูกวิธีเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในขณะที่กำลังใช้งาน นอกจากนี้ ในปัจจุบันการเลือก อุปกรณ์ที่สามารถทำงาน หรือควบคุมผ่านระบบเครือข่ายได้ ทำให้สามารถควบคุมได้ง่าย และรวดเร็วในการ ตดิ ตง้ั