หน่วยที่ 2 วัสดุ และอุปกรณ์สำนักงาน

วสั ดุและอปุ กรณ์สำนักงำน 1. ความหมายของวสั ดุและครุภณั ฑ์ วสั ดุ หมายถึง ของใชห้ รือส่ิงของท่ีมีลกั ษณะไม่คงทน หรือเม่ือใชแ้ ลว้ จะหมดเปลืองหรือแปรสภาพไปตามลกั ษณะในการใชง้ าน มีอายกุ ารใชง้ าน คอ่ นขา้ งส้นั เช่น กระดาษ ปากกา ดินสอ ยางลบ เป็นตน้ กระดาษ ปากกา ดินสอ ยางลบ

ครุภณั ฑ์ หมายถึง ของใชแ้ ละอุปกรณ์ท่ีมีลกั ษณะคงทนถาวร มีอายุการใชง้ าน ค่อนขา้ งยาวนาน และเป็นของท่ีมีราคาแพงดว้ ย เช่น เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เครื่อง พิมพด์ ีดอิเลก็ ทรอนิกส์ รถยนต์ โทรสาร โตะ๊ เกา้ อ้ี เป็นตน้ เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เคร่ืองพมิ พด์ ีดอิเลก็ ทรอนิกส์ รถยนต์ โทรสาร โตะ๊ เกา้ อ้ี

ความหมายของอุปกรณ์สานกั งาน อุปกรณ์สานกั งาน หมายถึง เคร่ืองมือ เคร่ืองใชส้ านกั งานโดยครอบคลมุ ต้งั แต่ อุปกรณ์เลก็ ๆ ราคาถูกไปจนถึงอุปกรณ์ที่มีกลไกยงุ่ ยากซบั ซอ้ นมากข้ึนและมีราคาแพงข้ึนดว้ ย งานในสานกั งานทุกแห่งยอ่ มมีความจาเป็นท่ีจะตอ้ งใช้ อุปกรณ์สานกั งาน เพื่อเป็นการทุ่นแรง ประหยดั เวลาในการทางานเพราะอุปกรณ์สานกั งานเหล่าน้ีผลิตข้ึนมาโดยมีวตั ถุประสงคเ์ พือ่ ช่วย ใหก้ ารปฏิบตั ิงานในสานกั งานเป็นไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ ประหยดั เวลาและแรงงานอีกดว้ ย ตลอดจนอานวยความสะดวกในการปฏิบตั ิงานในสานกั งานทาใหง้ านที่ผลิตออกมาถูกตอ้ ง แม่นยา ลดตน้ ทุนการทางาน ลดความเบ่ือหน่าย ลดความเมื่อยลา้ ผลงานที่ไดเ้ รียบร้อยสวยงาม ช่วยแบ่งเบาภาระหนา้ ที่ที่ลน้ มือของพนกั งาน

อุปกรณ์สานกั งานในปัจจุบนั นอกจากคอมพิวเตอร์ ยงั มีอีกมากมายหลาย ประเภท ไดแ้ ก่ 2.1 เคร่ืองคานวณ 2.2 เครื่องจกั รทาบญั ชี

2.3 เครื่องพิมพด์ ีด 2.3.1 เคร่ืองพมิ พด์ ีดแบบใชม้ ือ 2.3.2 เครื่องพมิ พด์ ีดไฟฟ้า 2.3.3 เครื่องพมิ พด์ ีดอิเลก็ ทรอนิกส์

2.4 เคร่ืองผลิตสาเนาเอกสาร 2.4.1 เครื่องถ่ายเอกสาร 2.4.2 เคร่ืองอดั สาเนาเอกสาร

2.5 เคร่ืองจดั เกบ็ และคน้ หาเอกสารระบบอิเลก็ ทรอนิกส์ 2.6 เคร่ืองทาลายเอกสารและอดั กระดาษ เคร่ืองทาลายเอกสาร เครื่องอดั กระดาษ

2.7 เคร่ืองอานวยความสะดวกในการรับ – ส่งเอกสาร เคร่ืองจ่าหนา้ ซองจดหมาย เคร่ืองพบั เอกสาร เคร่ืองบรรจุเอกสารใส่ในซอง เคร่ืองปิ ดดวงตราไปรษณียากร เครื่องเปิ ดซองจดหมาย เครื่องกลไกส่งเอกสารในสานกั งาน

2.8 อุปกรณ์ติดต่อสื่อสารขอ้ มูล เคร่ืองรับโทรศพั ท์ เคร่ืองสงั่ งานและถอดขอ้ ความ เครื่องโทรสาร อปุ กรณ์โสตทศั นูปกรณ์

ประโยชน์ของอุปกรณ์สานกั งาน 1. ทาใหผ้ ลงานท่ีไดม้ ีความถูกตอ้ ง แม่นยาและรวดเร็ว ลดความผดิ ไดผ้ ลงานที่มีคุณภาพ เช่น การ ใชเ้ คร่ืองทาบญั ชี เคร่ืองคานวณเลข เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ เป็นตน้ ผลงานที่ไดจ้ ากอุปกรณ์ สานกั งานเหล่าน้ีสามารถทาเสร็จไดอ้ ยา่ งรวดเร็วและถูกตอ้ งเป็นระเบียบ ลดความผดิ พลาด ทาใหผ้ ลงานน่าเช่ือถือ เป็นการเพิม่ ประสิทธิภาพและความถูกตอ้ งในการทางาน สามารถ ตรวจสอบขอ้ มูลไดง้ ่าย การใหบ้ ริการที่รวดเร็วเป็นการเสริมสร้างศรัทธาต่อผมู้ าติดต่อทาใหเ้ กิด ความเชื่อถือ 2. ลดตน้ ทุนการทางานทาใหเ้ พ่ิมผลผลิตมากข้ึนเมื่อใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานช่วยในการปฏิบตั ิงาน งานจึงเสร็จรวดเร็วถกู ตอ้ งและมีประสิทธิภาพทาใหส้ านกั งานสามารถลดตน้ ทุนและค่าใชจ้ ่าย ต่างๆ ลงได้ เนื่องจากประหยดั แรงงาน เวลาและค่าใชจ้ ่าย จึงเป็นผลใหต้ น้ ทุนต่อหน่วยผลิตต่าลง 3. ลดความเบื่อหน่ายงานสานกั งานเป็นงานท่ีทาประจา ซ้าซาก ทาใหเ้ กิด ความเบื่อหน่าย หากนา อุปกรณ์สานกั งานสมยั ใหม่มาแทนท่ีจะทาใหง้ านที่จาเจ เบื่อหน่ายน้นั หมดไป เช่น การติดแสตมป์ หากเรานาเครื่องจ่าหนา้ ซองจดหมาย ปิ ดแสตมป์ ปิ ดซอง มาใชจ้ ะช่วยลดความเบื่อหน่ายลงได้ เพราะการลดความซ้าซอ้ นในการทางานลดจานวนงาน ซ่ึงมีลกั ษณะท่ีตอ้ งใชว้ ธิ ีการผลิตดว้ ย วธิ ีการเดิมๆ อยเู่ ป็นประจา

4. ลดความเม่ือยลา้ การทางานซา้ ซากนอกจากจะทาใหเ้ กิดความเบ่ือหนา่ ยแลว้ ยงั ทาใหเ้ กิดความ เม่ือยลา้ หากใชอ้ ปุ กรณส์ านกั งานทาแทนยอ่ มจะเป็นผลดตี อ่ ผปู้ ฏิบตั งิ าน ทาใหเ้ พ่ิมผลผลิตของงานมาก ขนึ้ เพราะลดเวลาในการผลติ จงึ มีเวลาเพ่มิ งานไดม้ ากขนึ้ และสามารถผลติ งานชนิ้ อ่ืนตอ่ ไป 5. ผลงานท่ีไดจ้ ะเรยี บรอ้ ย สวยงามนา่ ดู เช่น การใชเ้ คร่อื งอเิ ล็กทรอนิกส์ พมิ พจ์ ดหมายแทนการเขียน ดว้ ยลายมือ จะทาใหจ้ ดหมายฉบบั นนั้ ดงู ามตา เป็นระเบียบ เป็นตน้ เพราะงานท่ีผลิตดว้ ยอปุ กรณ์ สานกั งานยอ่ มดดู ีกวา่ งานท่ีผลติ ดว้ ยมือ เพราะมีความสม่าเสมอและจดั รูปแบบไดอ้ ย่างสวยงามเป็น ระเบียบ นอกจากนีย้ งั ใชเ้ คร่อื งมือในการประเมินความสามารถได้ เพราะผลงานท่ีผลติ ออกนนั้ สามารถ กาหนดเวลาในการทางานไดอ้ ยา่ งชดั เจนจงึ นามาใชป้ ระเมินได้ 6. การใชอ้ ปุ กรณส์ านกั งานทาใหค้ วบคมุ ไดง้ า่ ยเชน่ การใชเ้ คร่อื งอดั สาเนาเคร่อื งถ่ายเอกสาร สามารถ ควบคมุ จานวนท่ีตอ้ งการได้ การใชเ้ คร่อื งพมิ พเ์ ช็คยอ่ มทาใหส้ ามารถปอ้ งกนั ปลอมแปลงเอกสารได้ นอกจากเคร่อื งจกั รมีความถกู ตอ้ งและเป็นระเบียบ จงึ ทาใหส้ ะดวกตอ่ การตรวจสอบงานและควบคมุ การ ปฏิบตั ิงานได้ 7. ช่วยปลดเปลอื้ งงานท่ีค่งั คา้ ง บรรเทาภาระหนา้ ท่ีท่ีลน้ มือ สามารถเช่ือมโยงการทางานของงานแตล่ ะ สว่ นใหม้ ีความตอ่ เน่ืองถงึ กนั ไมว่ า่ จะเป็นการเช่ือมโยงภายในและภายนอกสานกั งาน

ข้อจำกดั บำงประกำรในกำรใช้อปุ กรณ์สำนักงำน 4.1 การปฏิบตั ิงานในสานกั งาน หา้ งร้านหรือสถานที่ราชการน้นั งานจะดาเนินไปดว้ ยความรวดเร็ว และ เรียบร้อยกต็ ่อเม่ือมีอุปกรณ์สานกั งานครบถว้ น อุปกรณ์สานกั งานอยหู่ ลายชนิดที่ผผู้ ลิตมีวตั ถุประสงคผ์ ลิต ข้ึนมาเพื่อใชง้ านไดห้ ลายอยา่ ง โดยการเพิม่ เติมอุปกรณ์บางชนิดเขา้ ไป ท้งั น้ีข้ึนอยกู่ บั ความตอ้ งการของผใู้ ช้ ในกรณีท่ีอุปกรณ์สานกั งานเป็นส่วนหน่ึงของระบบงานสานกั งานการทางานบางอยา่ งอาจยดื หยนุ่ ไม่ได้ 4.2 อุปกรณ์สานกั งานเป็นเครื่องทุ่นแรงงานไดเ้ ป็นอยา่ งมาก สามารถนามาใชง้ านเพ่ือเป็นการเพิ่ม ประสิทธิภาพและความถูกตอ้ ง อุปกรณ์สานกั งานเหล่าน้ีมีอยมู่ ากมาย สุดแต่ความตอ้ งการแต่ละสานกั งาน ในหน่วยงานที่มีการใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานบางอยา่ งเป็นคร้ังคราวและอุปกรณ์น้นั มีราคาสูง ควรพิจารณาให้ รอบคอบหากลงทุนซ้ืออุปกรณ์สานกั งานน้นั จะไดป้ ระโยชนค์ ุม้ ค่าหรือไม่ 4.3 อุปกรณ์สานกั งานนอกจากจะช่วยใหเ้ กิดการประหยดั แรงงานและเพิ่มประสิทธิภาพของงานแลว้ อุปกรณ์สานกั งานบางชนิดมีอายกุ ารใชง้ านไดเ้ ป็นเวลานานหลายปี ใหม่ๆ ที่มีสมรรถนะสูงกวา่ ใชง้ านง่าย และราคาถูกกวา่ ออกมาจาหน่าย

4.4 อปุ กรณส์ านกั งานเป็นส่งิ อานวยความสะดวกตอ่ การทางาน แต่ อปุ กรณส์ านกั งานบาง ชนดิ ท่ีมีกลไกสลบั ซบั ซอ้ นอาจเกิดชารุดเสยี หายได้ งา่ ย ชิน้ สว่ นของอปุ กรณเ์ หลา่ นีม้ ีราคาแพง ซง่ึ ทาใหเ้ สยี ค่าใชจ้ ่าย บารุงรกั ษาและซอ่ มแซมเพ่มิ มากขนึ้ หากซือ้ ราคาอปุ กรณแ์ พงเหลา่ นีจ้ ะไม่ คมุ้ กบั ตน้ ทนุ และคา่ ใชจ้ า่ ย สาหรบั สานกั งานขนาดใหญ่ท่ีมีปรมิ าณ ถา้ มี ความจาเป็นตอ้ งใชอ้ ปุ กรณส์ านกั งานก็ตอ้ งเลือกอปุ กรณท์ ่ีมีประสทิ ธิภาพ ในการทางานมิฉะนนั้ จะไมค่ มุ้ คา่ กบั เงินท่ีใชซ้ อื้ อปุ กรณส์ านกั งานท่ีราคา แพง 4.5 สานกั งานบางแห่งอาจตอ้ งใชอ้ ปุ กรณส์ านกั งานแบบอตั โนมตั ิ เพ่ือ ช่วยใหก้ ารบรหิ ารในสานกั งานมีประสิทธิภาพยิง่ ขนึ้ อปุ กรณส์ านกั งานบาง ชนิดมีวิธีการใชท้ ่ียงุ่ ยาก จาเป็นตอ้ งมีการฝึกอบรมใหก้ บั พนกั งานก่อนใช้ จงึ สามารถใชอ้ ปุ กรณน์ นั้ ได้

การจาแนกประเภทอุปกรณ์สานกั งาน มี 2 วธิ ีคือ จาแนกตามลกั ษณะท่ีใชอ้ ุปกรณ์น้นั ๆ สามารถแยกพิจารณาเป็นรายประเภทตาม ลกั ษณะงานดงั น้ี 1. งานคานวณ ไดแ้ ก่ เคร่ืองคานวณเลข เคร่ืองทาบญั ชี เครื่องคอมพวิ เตอร์ เคร่ืองบนั ทึกเงินสด

2. งานผลิตเอกสาร เคร่ืองพิมพด์ ีดแบบธรรมดา เคร่ืองพิมพด์ ีดไฟฟ้า เครื่องพิมพด์ ีดอิเลก็ ทรอนิกส์ เครื่องถ่ายเอกสาร เคร่ืองอดั สาเนา เคร่ืองปรุกระดาษไข เครื่องพิมพร์ ะบบออฟเซ็ท

3 อุปกรณ์ในงานติดต่อส่ือสาร - เครื่องรับโทรศพั ท์ - เครื่องโทรสาร - เคร่ืองบนั ทึกคาสงั่ และถอดขอ้ ความ

จาแนกตามวธิ ีการปฏิบตั ิงานขอ้ มูลข่าวสาร จาแนกออกไวเ้ ป็น 4 ประเภทดงั น้ี 1. อุปกรณ์สานกั งานเพอ่ื การรวบรวมขอ้ มูล 2 . อุปกรณ์เพ่อื จดั ทาขอ้ มูล - เครื่องคานวณเลข -เครื่องทาบญั ชี -คอมพิวเตอร์ -เครื่องเจาะบตั ร

3. อุปกรณ์สานกั งานเพือ่ บนั ทึกขอ้ มูล อุปกรณ์สานกั งานเพ่ือบนั ทึกขอ้ มูล ต่างๆ น้นั มีหลายแบบ เช่น -เคร่ืองพมิ พด์ ีด -เคร่ืองถ่ายเอกสาร -เคร่ืองอดั สาเนา -เครื่องปรุกระดาษไข -เครื่องถ่ายไมโครฟิ ลม์ -เครื่องจดั เกบ็ และคน้ หาเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

4. อุปกรณ์สานกั งานเพอ่ื การส่ือสารขอ้ มูล อุปกรณ์สานกั งานเพื่อใชใ้ นการส่ือสาร ขอ้ มูลมีหลายประเภทดงั น้ี 1. อุปกรณ์สานกั งานในหน่วยรับส่งเอกสาร ไดแ้ ก่ - เครื่องติดตราไปรษณีย์ - เครื่องพิมพไ์ ปรษณียากร - เครื่องเปิ ดซองจดหมาย - เครื่องจ่าหนา้ ซองจดหมาย - เครื่องผนึกจองจดหมาย - เคร่ืองชงั่ จดหมายและพสั ดุ - เครื่องทาตวั อกั ษรสาหรับติดฉลากหรือป้ายต่างๆ - เครื่องพบั เอกสาร - เคร่ืองเขา้ เลม่ และเยบ็ เล่ม - เคร่ืองตดั กระดาษ 2. เครื่องบนั ทึกและถอดขอ้ ความ 3. เครื่องติดตอ่ ภายใน 4. เคร่ืองติดต่อกบั ภายนอก

5. ท่อลมลาเลียงเอกสาร 6. สายพานลาเลียงเอกสาร

การเลือกอุปกรณ์สานกั งาน หลกั การทวั่ ไปในการเลือกอุปกรณ์สานกั งาน 1 ความตอ้ งการหรือความจาเป็นในการใช้ 2 ความเหมาะสม 3 ความเชื่อถือไดห้ รือไวว้ างใจในคุณภาพ 4 รายละเอียดของอุปกรณ์สานกั งาน 5 ราคาเป็นส่ิงสาคญั ท่ีใชใ้ นการพจิ ารณา 6 กระบวนการดาเนินงานของอุปกรณ์สานกั งานน้นั 7 คุณสมบตั ิทางดา้ นความปลอดภยั 8 การใชป้ ระโยชน์ 9 ความง่ายต่อการใช้ 10 สมรรถนะ 11 ตน้ ทุนในการดาเนินงาน 12 ผใู้ ชอ้ ุปกรณ์สานกั งาน 13 มาตรฐานของอุปกรณ์สานกั งาน

มาตรฐานของอุปกรณ์สานกั งาน ดงั น้ี 1. เคร่ืองหมายมาตรฐาน

2. เคร่ืองหมายมาตรฐานบงั คบั มี 2 ประเภท คือ เคร่ืองหมายมาตรฐานบงั คบั 3. ในภาวการณ์แข่งขนั เสรีทางการคา้ โลกปัจจุบนั

14. วธิ ีการบารุงรักษาอุปกรณ์สานกั งาน 15. การส่งมอบสินคา้ 16. การใหบ้ ริการหลงั การขาย

ข้นั ตอนในการจดั ซ้ืออุปกรณ์สานกั งาน ข้นั ตอนในการจดั ซ้ือแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ 1. การขอซ้ือตามปกติ 2. การขอซ้ือพเิ ศษ

องคป์ ระกอบในการจดั ซ้ือ 1. แคต็ ตาลอ็ ก ผซู้ ้ือควรจะรวบรวมแคต็ ตาลอ็ กจากผขู้ ายสินคา้ ประเภทน้นั ๆ จากผผู้ ลิตหลายๆ วา่ มีกี่ยห่ี อ้ มีก่ีรุ่น แต่ละรุ่นมี คุณสมบตั ิพิเศษอยา่ งไร เพ่อื นามาเปรียบเทียบและพจิ ารณาวา่ ยหี่ อ้ ใดหรือรุ่นใดเหมาะสมที่จะนามาใชง้ าน 2. คู่มือผซู้ ้ือหาหนงั สือคู่มือประเภทน้ีจะรวบรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกบั ประเก่ียวของสินคา้ ผผู้ ลิต ราคา ตลอดจนรายละเอียด ต่างๆ เพื่อใหผ้ ซู้ ้ือใชเ้ ป็นขอ้ มูลในการตดั สินใจซ้ือ 3. ทะเบียนประวตั ิผขู้ าย ผซู้ ้ือจาเป็นตอ้ งซ้ืออุปกรณ์สานกั งานบ่อยๆควรจะทาทะเบียนประวตั ิผขู้ ายโดยรวบรวมรายละเอียด เกี่ยวกบั ประเภทกิจการ บริษทั ผผู้ ลิต บริษทั ท่ีเคยซ้ือหรือสอบถามจากผอู้ ่ืน เพ่อื ประโยชนใ์ นการวิเคราะห์อีกทางหน่ึง 4. ควรจดั แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใชใ้ นการซ้ืออุปกรณ์สานกั งาน 4.1 แบบฟอร์มการซ้ือท่ีเป็นมาตรฐาน ใชส้ าหรับกรอกรายละเอียดต่างๆในการจดั ซ้ือ 4.2 แบบฟอร์มสาหรับตรวจสอบอปุ กรณ์สานกั งานท่ีจดั ซ้ือ เพอื่ ตรวจสอบความถูกตอ้ งมีสินคา้ สารุดหรือไม่ 4.3 แบบฟอร์มรายงานการจดั ซ้ือ เม่ือมีการส่งมอบสินคา้ เรียบร้อยแลว้ ควรทารายงานสรุปผลการจดั ซ้ือ

การเช่าอุปกรณ์สานกั งาน 1. การเช่าเหมาะสาหรับอุปกรณ์สานกั งานท่ีมีพฒั นาทางเทคโนโลยี อยา่ ง รวดเร็ว 2. สานกั งานท่ีมีเงินทุนจากดั 3. การเช่าอุปกรณ์สานกั งานเม่ือเคร่ืองเสียหรือชารุด 4. สานกั งานที่กาลงั ขยายตวั อยา่ งรวดเร็วหรือมีการเปล่ียนแปลงอยเู่ สมอ 5. ก่อนท่ีจะตดั สินใจวา่ จะซ้ือหรือเช่าอุปกรณ์สานกั งาน

ขอ้ ดีของการเช่าอุปกรณ์สานกั งาน 1. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ี่มีเงินทุนจากดั 2. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ่ีตอ้ งการใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานท่ีทนั สมยั อยเู่ สมอ 3. ผใู้ หเ้ ช่าจะเป็นผรู้ ับผดิ ชอบเรื่องการบารุงรักษาอุปกรณ์สานกั งาน 4. ค่าเช่าถือเป็นค่าใชจ้ ่ายอยา่ งหน่ึง สามารถนาไปหกั ภาษีได้ 5. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ี่ตอ้ งการใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานน้นั เป็นคร้ังคราว เท่าน้นั

ขอ้ เสียของการเช่าอุปกรณ์สานกั งาน 1. ถา้ เป็นการเช่าระยะยาว คา่ เช่ามกั จะสูงกวา่ ราคาท่ีซ้ือ 2. เครื่องที่ใหเ้ ช่าหากเป็นเครื่องเก่าและเสียบ่อยๆ 3. ผเู้ ช่ามกั จะประสบปัญหาความยงุ่ ยากในการบนั ทึกรายการเกี่ยวกบั คา่ เช่า

การบารุงรักษาอุปกรณ์สานกั งาน การบารุงรักษาอุปกรณ์สานกั งาน แบ่งออกเป็น 3 วิธีดงั น้ี 1. สานกั งานใหญ่ที่มีอุปกรณ์สานกั งานจาพวกมาก มกั จะต้งั แผนกบริการ ซ่อมแซมบารุงรักษาอุปกรณ์สานกั งานข้ึนในสานกั งานของตนเอง 2. เรียกใชบ้ ริการซ่อมเป็นคร้ังคราว เม่ืออุปกรณ์ชารุดเสียหาย วิธีน้ีอาจ ล่าชา้ เพราะตอ้ งรอช่างซ่อมท่ีจะมาใหบ้ ริการ 3. ทาสญั ญาซ่อมกบั บริษทั ผจู้ าหน่ายโดยตรง ปกติมกั จะทาสญั ญาบริการ กนั เป็นรายปี โดยผใู้ หบ้ ริการจะส่งช่างมาตรวจสอบใหเ้ ป็นระยะๆ

สรุป การปฏิบตั ิสานกั งานไม่วา่ จะเป็นภาคธุรกิจหรือราชการ งานจะดาเนินไปดว้ ยความ รวดเร็วและเรียบร้อย จะตอ้ งมีอุปกรณ์หรือเครื่องใชส้ านกั งานครบถว้ น อุปกรณ์สานกั งานที่จาเป็น ไดแ้ ก่ เคร่ืองพิมพด์ ีด (Tyoewriter) เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ (Computer) เครื่องสงั่ งาน (Dictating Machine) เคร่ืองคานวณ (Calculating Machine) เครื่องถ่ายเอกสาร (Copying Machine) เป็นตน้ อุปกรณ์สานกั งานเหล่าน้ีเป็นอุปกรณ์ที่ใชใ้ นการผลิตเอกสาร ทาใหป้ ระหยดั แรงงานและเพมิ่ ประสิทธิภาพและความถูกตอ้ ง การเลือกอุปกรณ์สานกั งานมีขอ้ ควร พิจารณาหลายประการ ซ่ึงจะตอ้ งมีการพิจารณาอยา่ งละเอียดถี่ถว้ น เพราะเป็นเครื่องจกั รท่ีมีอายกุ าร ใชง้ านนานและราคาค่อนขา้ งสูง ดงั น้นั ก่อนการตดั สินใจซ้ือควรพิจารณาความจาเป็น ความ เหมาะสม ความเชื่อถือไดข้ องเครื่องมือ รายละเอียดของเคร่ืองมือ ราคา คุณสมบตั ิทางดา้ นความ ปลอดภยั จากการใช้ การยดื หยนุ่ ไดข้ องเครื่องมือ ความง่ายของการใชง้ าน มาตรฐานของเครื่องมือ อายกุ ารใชง้ าน นอกจากน้ียงั ตอ้ งพิจารณารายละเอียดทางดา้ นผขู้ าย เช่น ชื่อเสียงของผขู้ าย การใหบ้ ริการ หลงั การขาย กาหนดเวลาการส่งมอบ เม่ือพจิ ารณาและตดั สินใจซ้ือมาแลว้ ควรบารุงรักษาใหอ้ ยสู่ ภาพ ดี พร้อมท่ีจะใชง้ านไดต้ ลอดเวลา และสามารถใชง้ านไดเ้ ป็นเวลายาวนานอยา่ งมีประสิทธิภาพ

แบบทดสอบก่อนเรียน วชิ า การใชเ้ คร่ืองใชส้ านกั งาน (รหสั 2201 - 2306) บทที่ 2 เรื่อง วสั ดุและอปุ กรณ์สานกั งาน 1. ขอ้ ใดไม่ใช่ วสั ดุ 4. ขอ้ ใดไม่ใช่ประโยชนข์ องอุปกรณ์สานกั งาน ก. กระดาษ ยางลบ ก. ลดตน้ ทุนในการทางาน ข. ปากกา ดินสอ ข. เพิ่มตน้ ทุนในการทางาน ค. ตูเ้ กบ็ อกสาร โตะ๊ ค. ผลงานท่ีได้ เรียบร้อย สวยงามน่าดู ง. หมึกอดั สาเนา ง.ทาใหผ้ ลงานที่ไดม้ ีความถูกตอ้ ง 2. ขอ้ ใดคือ ครุภณั ฑ์ 5. ขอ้ ใดคืออุปกรณ์ติดต่อสื่อสาร ก. กระดาษ ปากกา ก. เครื่องเปิ ดซองจดหมาย ข. หมึกอดั สาเนา ดินสอ ข. เร่ืองสงั่ งานและถอดขอ้ ความ ค. ยางลบ ไมบ้ รรทดั ค. เคร่ืองพบั เอกสาร ง. รถยนต์ โทรสาร โตะ๊ ง. เครื่องพิมพด์ ีดอิเลก็ ทรอนิกส์ 3. เครื่องถ่ายเอกสารจดั เป็นอุปกรณ์สานกั งาน 6. ขอ้ ใดไม่ใช่งานคานวณ ประเภทใด ก. เคร่ืองคานวณเลข ข. เครื่องทาบญั ชี ก. เครื่องผลิตสาเนาเอกสาร ค. เครื่องพิมพด์ ีดไฟฟ้า ข. เคร่ืองทาลายเอกสารและอดั กระดาษ ง. เครื่องคอมพิวเตอร์ ค. เคร่ืองพิมพด์ ีด ง. เคร่ืองจดั เกบ็ และคน้ หาเอกสาร ระบบอิเลก็ ทรอนิกส์

7. ขอ้ ใดเป็นงานผลิตเอกสาร 9. ในการเลือกใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานเราควร ก. เคร่ืองรับโทรศพั ท์ พิจารณาในเรื่องใดเป็นอนั ดบั แรก ข. เครื่องบนั ทึกคาสงั่ และถอดขอ้ ความ ค. เคร่ืองโทรสาร ก. การใชป้ ระโยชน์ ง. เครื่องอดั สาเนา ข. ความง่ายต่อการใช้ ค. สมรรถนะ 8. ขอ้ ใดเป็นอุปกรณ์สานกั งานในหน่วยรับส่ง ง. ความตอ้ งการหรือความจาเป็นในการใช้ ก. เครื่องพบั เอกสาร 10. สานกั งานมาตรฐานผลิตภณั ฑอ์ ุตสากรรม ข. เคร่ืองอดั สาเนา ใชต้ วั ยอ่ วา่ อะไร ค. เคร่ืองถ่ายไมโครฟิ ลม์ ก. สรอ ง. คอมพิวเตอร์ ข. สมอ ค. สมภ ง. สมก

แบบทดสอบหลงั เรียน วชิ า การใชเ้ คร่ืองใชส้ านกั งาน (รหสั 2201 - 2306) บทที่ 2 เรื่อง วสั ดุและอุปกรณ์สานกั งาน 1. หลกั การในการใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานเราควรดูจาก 4. ขอ้ ใดไม่ใช่รายละเอียดหนงั สือคู่มือ หลกั การใด ก.ราคา ก. ยห่ี อ้ ของอุปกรณ์ ข.ผผู้ ลิต ข. โฆษณาสินคา้ ค.สินคา้ ค. ความนิยมและทนั สมยั ง.แบบฟอร์ม ง. ศึกษาขอ้ มูลและรายละเอียดอุปกรณ์ 5. ขอ้ ใดไม่ใช่แบบฟอร์มที่ใชใ้ นการซ้ืออปุ กรณ์สานกั งาน 2. ข้นั ตอนในการจดั ซ้ือแบ่งเป็น 2 ส่วนคือขอ้ ใด ก.แบบฟอร์มการซ้ือท่ีเป็ นมาตรฐาน ก. การขอซ้ือตามปกติ และการขอซ้ือจากแคต็ ตาลอ็ ก ข.แบบฟอร์มสาหรับตรวจสอบอุปกรณ์ที่จดั ซ้ือ ข. การขอซ้ือตามปกติ และการขอซ้ือพิเศษ ค.แบบฟอร์มดูอุปกรณ์สานกั งาน ค. การขอซ้ือจากแคต็ ตาลอ็ กและการขอซ้ือพเิ ศษ ง.แบบฟอร์มรายงานการจดั ซ้ือ ง. การขอซ้ือจากร้านคา้ และการขอซ้ือจากแคต็ ตาลอ็ ก 3. ขอ้ ใดคือองคป์ ระกอบในการจดั ซ้ือ 6. ขอ้ ใดคือความหมายของข้นั ตอนในการจดั ซ้ืออุปกรณ์ สานกั งาน ก. สินคา้ แบบฟอร์มการจดั ซ้ือ ก.การไดม้ าซ่ึงผซู้ ้ือจะตอ้ งวิเคราะห์ถึงผทู้ ี่จะมาเป็นคนขาย ข. คู่มือผซู้ ้ือ การสง่ั ซ้ือ ทะเบียนประวตั ิผขู้ าย ค. แคต็ ตาลอ็ ก คู่มือผซู้ ้ือ ทะเบียนประวตั ิผขู้ า ใหเ้ รา แบบฟอร์มการจดั ซ้ือ ข.แบบฟอร์มสาหรับตรวจสอบอุปกรณ์ท่ีจดั ซ้ือ ง. แคต็ ตาลอ็ กสินคา้ ทะเบียนประวตั ิผขู้ าย ค.ผลงานที่ไดเ้ รียบร้อยสวยงามน่าดู แบบฟอร์มการจดั ซ้ือ ง.แบบฟอร์มรายงานการจดั ซ้ือ

7. ขอ้ ใดไม่ใช่ขอ้ ดีของการเช่าอุปกรณ์สานกั งาน ก. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ี่มีเงินทุนจากดั ข. ถา้ เป็นการเช่าระยะยาว ค่าเช่ามกั จะสูงกวา่ ราคาท่ีซ้ือ ค. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ่ีตอ้ งการใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานท่ีทนั สมยั อยเู่ สมอ ง. ค่าเช่าถือเป็นค่าใชจ้ ่ายอยา่ งหน่ึง สามารถนาไปหกั ภาษีเงินได้ 8. ขอ้ ใดคือขอ้ เสียของการเช่าอุปกรณ์สานกั งาน ก. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ่ีมีเงินทุนจากดั ข. เหมาะสาหรับผใู้ ชท้ ่ีตอ้ งการใชอ้ ุปกรณ์สานกั งานที่ทนั สมยั อยเู่ สมอ ค. ค่าเช่าถือเป็นคา่ ใชจ้ ่ายอยา่ งหน่ึง สามารถนาไปหกั ภาษีเงินได้ ง. ผเู้ ช่ามกั ประสบปัญหาความยงุ่ ยากในการบนั ทึกรายการเกี่ยวกบั คา่ เช่า 9. ขอ้ ใดไม่ใช่วิธีการบารุงรักษาอุปกรณ์สานกั งาน ก. สานกั งานใหญ่ท่ีมีอุปกรณ์สานกั งานจานวนมาก ข. เรียกใชบ้ ริการซ่อมเป็นคร้ังคราว ค. ไม่สามารถซ่อมอุปกรณ์สานกั งานได้ ง. ทาสญั ญาซ่อมกบั บริษทั ผจู้ าหน่ายโดยตรง 10. ขอ้ ใดคือความหมายของการทาสญั ญาซ่อมกบั บริษทั ผจู้ าหน่ายโดยตรง ก. ทาสญั ญาบริการเป็นรายปี โดยผใู้ หบ้ ริการจะส่งช่างมาตรวจสอบเป็นระยะๆ ข. เมื่ออุปกรณ์ชารุดจะตอ้ งรอช่างซ่อมที่จะมาใหบ้ ริการ ค. ต้งั แผนกบริการซ่อมแซมบารุงรักษาอุปกรณ์ในสานกั ตนเอง ง. ไม่ตอ้ งรอช่างมาซ่อมตนทาการซ่อมเอง

เฉลยแบบทดสอบก่อนเรียน 1. ค. ตูเ้ กบ็ อกสาร โต๊ะ 2. ง. รถยนต์ โทรสาร โตะ๊ 3. ก. เคร่ืองผลิตสาเนาเอกสาร 4. ข. เพิม่ ตน้ ทุนในการทางาน 5. ข. เรื่องสงั่ งานและถอดขอ้ ความ 6. ค. เครื่องพมิ พด์ ีดไฟฟ้า 7. ง. เคร่ืองอดั สาเนา 8. ก. เครื่องพบั เอกสาร 9. ง. ความตอ้ งการหรือความจาเป็นในการใช้ 10. ข. สมอ

เฉลยแบบทดสอบหลงั เรียน 1. ง. ศึกษาขอ้ มูลและรายละเอียดอุปกรณ์ 2. ข. การขอซ้ือตามปกติ และการขอซ้ือพเิ ศษ 3. ค. แคต็ ตาลอ็ ก คู่มือผซู้ ้ือ ทะเบียนประวตั ิผขู้ ายแบบฟอร์มการจดั ซ้ือ 4. ง.แบบฟอร์ม 5. ค.แบบฟอร์มดูอุปกรณ์สานกั งาน 6. ก.การไดม้ าซ่ึงผซู้ ้ือจะตอ้ งวเิ คราะห์ถึงผทู้ ี่จะมาเป็นคนขายใหเ้ รา 7. ข. ถา้ เป็นการเช่าระยะยาว ค่าเช่ามกั จะสูงกวา่ ราคาที่ซ้ือ 8. ง. ผเู้ ช่ามกั ประสบปัญหาความยงุ่ ยากในการบนั ทึกรายการเก่ียวกบั ค่าเช่า 9. ค. ไม่สามารถซ่อมอุปกรณ์สานกั งานได้ 10. ก. ทาสญั ญาบริการเป็นรายปี โดยผใู้ หบ้ ริการจะส่งช่างมาตรวจสอบเป็น ระยะๆ