ระเบีบยงานสารบัญ

03/10/59 วชิ า ระเบยี บงานสารบรรณ บรรยายโดย พ.อ.หญงิ บุษบา ดว้ งสงู เนนิ 1 ระเบยี บกองทพั บก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2555 2 1

03/10/59 3 4 2

03/10/59 5 หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ 1. หนังสอื ที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนงั สือท่สี ่วนราชการมไี ปถงึ หน่วยงานอ่ืนใด ซง่ึ มิใช่ส่วนราชการหรอื ท่ีมไี ปถงึ บุคคลภายนอก 3. หนงั สือท่ีหน่วยงานอ่นื ใด ซึ่งมิใชส่ ว่ นราชการ หรอื ท่บี คุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ ( ซึง่ เป็นเรอ่ื งทเ่ี กี่ยวข้องกับทางราชการ และทางราชการรับไว้เป็นหลักฐาน ) 6 3

03/10/59 4. เอกสารทีท่ างราชการจดั ทาข้ึนเพื่อเป็น หลกั ฐาน ในราชการ 5. เอกสารท่ที างราชการจัดทาขน้ึ ตาม กฎหมาย ระเบยี บ หรือขอ้ บงั คบั 6. ขอ้ มูลขา่ วสารหรือหนังสือที่ไดร้ ับจาก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 7 หนังสอื มี 6 ชนิด 1. หนงั สือภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน 3. หนังสือประทบั ตรา 4. หนงั สือสั่งการ 5. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์ 6. หนังสอื ทเี่ จ้าหนา้ ทท่ี าข้นึ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ 8 4

03/10/59 9 10 5

03/10/59 แบบหนงั สอื ภายนอก (การพมิ พห์ นังสือราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมการพมิ พใ์ นเคร่อื งคอมพวิ เตอร์) 11 12 6

03/10/59 สรรพนาม ทใี่ ช้ มี ๕ คา ไดแ้ ก่ - ขา้ พเจา้ กระผม ผม ดิฉนั ท่าน 13 14 7

03/10/59 15 16 8

03/10/59 17 แบบหนังสือภายนอกท่ีใช้ใน กห (ดว้ ยโปรแกรมการพิมพใ์ นเครื่องคอมพวิ เตอร์) 9

03/10/59 ตาแหน่ง คาขึน้ ต้น คาลงทา้ ย ผบู้ งั คบั บัญชา - ผใู้ ต้บังคับบัญชา เรียน - ผใู้ ต้บงั คับบญั ชา - ผบู้ งั คับบญั ชา เรียน ควรมคิ วรแลว้ แตจ่ ะกรณุ า ผูบ้ ังคับบญั ชา - ผบู้ ังคบั บัญชา เรียน ขอแสดงความนับถือ 19 20 10

03/10/59 21 22 11

03/10/59 แบบหนังสอื ภายใน (การพมิ พห์ นังสอื ราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพมิ พ์ในเคร่อื งคอมพวิ เตอร์) 24 12

03/10/59 25 26 13

03/10/59 ท่ไี ม่ใชเ่ ร่อื งสาคญั ๖ ประการ คอื 27 28 14

03/10/59 แบบคาส่งั ท่วั ไป 29 แบบคาส่ังเฉพาะ 15

03/10/59 31 แบบระเบยี บ 16

03/10/59 33 34 17

03/10/59 แบบประกาศ 36 18

03/10/59 แบบแถลงการณ์ 38 19

03/10/59 แบบหนงั สอื ขา่ ว (การพิมพห์ นงั สอื ราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพวิ เตอร์) 40 20

03/10/59 41 แบบหนงั สือรับรอง 21

03/10/59 43 แบบรายงานการประชุม 22

03/10/59 45 46 23

03/10/59 แบบบนั ทึก 48 24

03/10/59 แบบสาเนาคูฉ่ บบั แบบสาเนาคูฉ่ บบั 25

03/10/59 51 สานาถกู ต้อง ชื่อ – สกุล ) ระยะห่างบรรทดั ( ยศ ) ตาแหน่ง ๑ Enter ปกติ ( ว.ด.ป. ตัวอย่าง สาเนาถูกต้อง พ.อ. (วริ ัตน์ แปน้ พงษ์) ผอ.กอง สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕ 26

03/10/59 53 ขอรบั รองว่าถกู ต้อง ช่อื – สกลุ ) ( ยศ ) ตาแหนง่ ( ว.ด.ป. ระยะหา่ งบรรทัด ๑ Enter ปกติ ตวั อยา่ ง ขอรับรองวา่ ถกู ต้อง พล.ต. (ไมตรี เตชานุบาล) จก.สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕ 27

03/10/59 55 ตรวจถกู ต้อง ช่อื – สกลุ ) ระยะห่างบรรทดั ( ยศ ) ตาแหนง่ ๑ Enter ปกติ ( ว.ด.ป. ตัวอย่าง ตรวจถูกตอ้ ง พ.อ. (วริ ัตน์ แปน้ พงษ์) ผอ.กอง สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕ 28

03/10/59 วิชา การรบั - สง่ เก็บรักษา ยมื ทาลาย 57 การรับหนังสอื คือ หนังสอื ทรี่ บั เขา้ มาจากภายนอก วธิ ปี ฏบิ ตั ใิ นการรับหนังสือ 1. จดั ลาดบั ความสาคญั และความเรง่ ด่วน 2. ตรวจเอกสาร 3. ประทบั ตรารับหนงั สือ 4. ลงทะเบยี นรับหนงั สือ 5. แยกหนังสอื สง่ หน่วยท่ีเกย่ี วข้อง 58 29

03/10/59 การประทับตรารบั หนังสอื กรมสารบรรณทหารบก เลขรับ ๑๐๐……… หนว่ ยแรกท่รี บั หนงั สือ วนั ที่ ๔ มี.ค.๕๓ เจา้ หน้าทร่ี บั - สง่ ประทับตรารับหนงั สือ เวลา…๑๔๐๐….. ที่มมุ บนด้านขวาของหนา้ แรกของหนังสือ ทีเ่ ปิดผนึกแลว้ 59 ๒. หนว่ ยต่อไปเม่ือรับหนังสือฉบบั เดยี วกันนั้นหากจะตอ้ งประทับตรา รบั หนงั สอื ให้ประทับที่ด้านหลังตรง หนา้ แรกทีว่ า่ งอยู่โดยเรม่ิ ประทับตราจากมมุ บนดา้ นซ้าย เรยี งเป็นแถวไปทางขวาในแนว บรรทดั เดียวกนั แถวละ ๓ ตรา ตามลาดับหน่วย 30

03/10/59 แบบทะเบยี นหนงั สอื รบั แบบที่ ๑๕ ทะเบยี นหนงั สือรบั วนั ท…่ี …๔….เดือน…ม…ี..ค.......พ.ศ…๕…๓.. เลข ที่ ลงวนั ท่ี จาก ถงึ เรอ่ื ง การปฏิบตั ิ หมายเหตุ ทะเบยี นรับ กห๐๔๘๓/ ๑ ม.ี ค.๕๓ ม.พนั . ๙ สบ.ทบ. แจ้งผลการร้องเรยี นของ กธก.สบ.ทบ. ๑๐๐ ๘๘ นายสมบตั ิ 61 หนงั สือ ท่ีลงทะเบยี นรับแลว้ จดั ส่งใหส้ ว่ นราชการ ทีเ่ กย่ี วขอ้ งดาเนินการ จดั ส่งโดย......... * ใช้สมดุ ส่งหนงั สือ * ให้ผู้รบั หนงั สอื ลงชอ่ื และวนั เดือน ปี ทีร่ บั เปน็ หลกั ฐานในทะเบยี นรบั หนงั สอื 62 31

03/10/59 ตวั อย่างการลงสมดุ ส่ง ทบ.๑๐๑ - ๐๐๙ สมุดสง่ หนงั สอื แบบท่ี ๑๘ เลขทะเบยี น จาก ถึง หน่วยรับ ผ้รู บั วนั และเวลา หมายเหตุ ๑๐๐ ม.พนั . ๙ สบ.ทบ. กธก.สบ.ทบ. จ.ส.อ.พงศธร ๔ ม.ี ค.๕๓ แจง้ ผลการร้องเรียนของ ทรงอยู่ นายสมบตั ิ 63 หนังสอื ส่ง คือ หนงั สอื ท่สี ง่ ออกไปภายนอก ขน้ั ตอนการสง่ หนงั สอื 1 เจา้ ของเรอื่ งตรวจความเรียบรอ้ ย ของหนงั สอื รวมทงั้ สง่ิ ที่จะต้องสง่ ไปดว้ ย ใหค้ รบถว้ น 2 ส่งเรอื่ งใหเ้ จา้ หนา้ ที่ลงทะเบยี นหนงั สือส่ง(แยกทะเบียนหนงั สือสง่ ธรรมดา และหนังสอื สง่ ทีไ่ มพ่ ึงเปิดเผย 3 ก่อนบรรจุใหเ้ จา้ หน้าท่ีตรวจความเรียบรอ้ ยของหนังสือตลอดจนส่ิงทีส่ ง่ มาดว้ ย อกี ครง้ั หนงึ่ แลว้ ปิดผนกึ 4. หนังสอื ที่ไม่มีความสาคญั มากนกั อาจสง่ โดยวิธพี ับยดึ ตดิ ด้วยกาว แถบกาว เยบ็ ดว้ ยลวดหรอื วิธอี น่ื แทนการบรรจซุ อง 64 32

03/10/59 ตัวอยา่ งการลงแบบทะเบียนหนังสอื สง่ แบบที่ ๑๖ ทะเบยี นหนงั สือสง่ วันท…่ี …๗….เดอื น…ม….ี .ค.......พ.ศ……๕๓….. เลข ที่ ลงวนั ที่ จาก ถึง เรอื่ ง การปฏิบัติ หมายเหตุ ทะเบียนสง่ กห๐๔๒๑/ ๗ ม.ี ค.๕๓ สบ.ทบ. ม.พนั . ๙ แจ้งผลการรอ้ งเรียนของ กธก.สบ.ทบ. ๙๙ นายสมบัติ 65 วธิ ีการส่งหนังสอื ๑. สง่ โดยนาสาร - ใช้สมุดส่งหนังสอื - ใชใ้ บรบั หนังสอื ( นาใบรบั ผนกึ ตดิ ไวก้ ับสาเนาคฉู่ บับด้วย ) ๒. ส่งโดยทางไปรษณีย์ - ปดิ แสตมป์ - ลงทะเบียน - ลงทะเบยี นตอบรับ 66 33

03/10/59 การเกบ็ หนงั สอื แบ่งออกเป็น ๓ ลักษณะ คือ ๑. การเก็บระหว่างปฏบิ ตั ิ ๒. การเก็บเมอ่ื ปฏิบตั เิ สร็จแลว้ ๓. การเก็บไว้เพ่ือใชใ้ นการตรวจสอบ 68 ๑. การเกบ็ ระหว่างปฏิบัติ • เปน็ การเก็บหนังสอื ที่ยงั ปฏบิ ัติไมเ่ สร็จ • อยูใ่ นความรบั ผดิ ชอบของเจ้าของเรื่อง • กาหนดวธิ ีการเกบ็ ให้เหมาะสมตาม ข้นั ตอนของการปฏบิ ตั ิ 69 34

03/10/59 ๒. การเก็บเมื่อปฏิบัตเิ สร็จแลว้ * เปน็ การเก็บหนังสือทป่ี ฏบิ ตั เิ สร็จเรียบร้อยแลว้ และไมม่ อี ะไรตอ้ งปฏิบตั อิ กี แล้ว * เจ้าของเรื่องจดั ทาบญั ชหี นงั สอื สง่ เก็บ * มตี ้นฉบับและสาเนาคฉู่ บับสาหรับเจ้าของเร่ือง และหน่วยเก็บไว้อยา่ งละฉบับ 70 ๓. การเก็บไวเ้ พ่ือใชใ้ นการตรวจสอบ - เป็นการเก็บหนังสอื ท่ปี ฏิบัตเิ สร็จเรียบรอ้ ยแลว้ แต่ยงั มีความจาเป็นจะตอ้ งใช้ในการตรวจสอบเปน็ ประจา - ใหเ้ จ้าของเรื่องแยกเรื่องเกบ็ เปน็ เอกเทศ โดย แตง่ ต้ังเจา้ หนา้ ท่ีข้ึนรับผิดชอบ - เมื่อหมดความจาเป็นใหส้ ง่ หนังสือไปยงั หน่วย เก็บของสว่ นราชการ 71 35

03/10/59 ตรากาหนดเก็บหนังสอื 1. ตราทใ่ี ช้ประทบั บนหนังสอื เกบ็ เพ่อื ใหท้ ราบ กาหนดระยะเวลาการเก็บหนังสอื 2. ห้ามทาลาย ( เกบ็ ตลอดไป ) 3. เกบ็ ถงึ พ.ศ…… ( มกี าหนดเวลา ) 4. ประทับไว้ท่ีมุมล่างดา้ นขวาของกระดาษแผ่นแรก ของหนงั สอื ฉบบั น้ัน 72 อายกุ ารเก็บหนังสือ โดยปกตใิ หเ้ กบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกว่า 10 ปี เวน้ แต่ หนงั สอื ดงั ต่อไปนี้ 1. หนังสือท่ตี ้องสงวนเปน็ ความลับ ใหป้ ฏิบัติตาม กฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ หรอื ระเบยี บวา่ การรกั ษาความลับของทางราชการ 2. หนงั สือทีเ่ ป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของ ศาล หรือของพนักงานสอบสวน หรอื หนังสืออ่นื ใดทไี่ ดม้ ี กฎหมาย หรอื ระเบยี บแบบแผนกาหนดไวเ้ ปน็ พิเศษแลว้ การ เก็บให้เปน็ ไปตามกฎหมาย และระเบยี บแบบแผนว่าด้วยการน้ัน 73 36

03/10/59 3. หนงั สอื ทม่ี คี ณุ ค่าทางประวตั ศิ าสตร์ทุกสาขาวชิ า และมีคุณคา่ ตอ่ การศึกษา ค้นคว้า วจิ ัย ใหเ้ ก็บไวเ้ ปน็ หลักฐาน สาคัญทางประวัตศิ าสตรข์ องชาติตลอดไป หรอื ตามที่สานกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร กาหนด 4. หนงั สือทีไ่ ดป้ ฏิบัติงานเสร็จสน้ิ แล้ว และเปน็ สาเนา ท่ีมตี น้ เรือ่ งจะค้นไดจ้ ากทอี่ ่ืนใหเ้ กบ็ ไว้ไม่น้อยกวา่ 5 ปี 5. หนงั สือท่เี ป็นเร่ืองธรรมดาสามญั ซึ่งไมม่ ีความสาคญั และเป็นเรอ่ื งทเ่ี กดิ ขึ้นเปน็ ประจา เมอ่ื ดาเนินการแลว้ เสร็จให้เก็บ ไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า 1 ปี 74 6. หนงั สอื หรอื เอกสารเกีย่ วกับการรับเงิน การจ่ายเงนิ หรอื การก่อหน้ีผกู พนั ทางการเงนิ ท่ีไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลย่ี นแปลง โอน สงวน หรือระงบั ซง่ึ สิทธิในทางการเงิน รวมถงึ หนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรบั เงิน การจา่ ยเงนิ หรือ การก่อหนผ้ี ูกพนั ทางการเงนิ ทีห่ มดความจาเป็นในการใชเ้ ปน็ ฐาน แหง่ การกอ่ เปลยี่ นแปลง โอน สงวน หรอื ระงบั ซง่ึ สิทธิ ในทางการเงนิ เพราะได้มีหนังสอื หรือเอกสารอ่นื ท่ีสามารถ นามาใช้อ้างอิงหรอื ทดแทนหนงั สอื หรือเอกสารดังกล่าวแลว้ เม่อื สานกั งานการตรวจเงนิ แผน่ ดินตรวจสอบแล้วไม่มปี ญั หา และไมม่ คี วามจาเปน็ ต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพือ่ การ ใด ๆ อีก ใหเ้ กบ็ ไวไ้ มน่ อ้ ยกว่า 5 ปี 75 37

วิธีรักษาหนังสือ 03/10/59 38 1. ระมัดระวงั หนังสือให้อย่ใู นสภาพใช้ราชการไดท้ ุกโอกาส 2. หากชารุดเสียหายต้องรีบซอ่ ม 3. หากสูญหายต้องหาสาเนามาแทน 4. ถ้าชารดุ ไมส่ ามารถซ่อมแซมได้ ต้องรายงาน ผู้บงั คับบัญชาทราบ 5. ถา้ หนังสอื ทสี่ ญู หายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนงั สอื สาคญั ท่เี ปน็ การแสดงเอกสารสทิ ธิ ใหแ้ จง้ ความต่อพนักงานสอบสวน 76 การยมื หนงั สอื ที่ส่งเก็บแล้ว 1. ผูย้ มื จะตอ้ งแจง้ ว่าจะนาไปใช้ในราชการใด 2. ผ้ยู มื จะตอ้ งมอบหลกั ฐานการยมื 3. การยมื ระหวา่ งสว่ นราชการ - ผูย้ ืม และผอู้ นุญาตตอ้ งเป็นหวั หนา้ ส่วนราชการ ช้นั ผบู้ งั คบั การกรมหรือเทียบเทา่ หรือผู้ไดร้ บั มอบหมาย 4. การยมื ในสว่ นราชการเดยี วกนั - ผยู้ มื และผู้อนญุ าตตอ้ งเปน็ หัวหน้าสว่ นราชการ ระดับกองร้อยหรอื เทยี บเท่า หรือผู้ได้รับมอบหมาย 77

03/10/59 การทาลายหนังสอื ปฏบิ ัตดิ ังน้ี .................... 1. สารวจหนงั สือท่คี รบอายกุ ารเกบ็ ในปีนั้น ภายใน 60 วัน หลังจากวนั สน้ิ ปปี ฏทิ ิน 2. จดั ทาบญั ชหี นังสือขอทาลายเสนอหวั หนา้ ส่วนราชการชน้ั ผบู้ ญั ชาการกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไป เพ่อื พจิ ารณาแตง่ ต้ังคณะกรรมการ ทาลายหนงั สือ 3. คณะกรรมการทาลายหนงั สอื ประกอบดว้ ยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอยา่ งนอ้ ย 2 คน ปกติแต่งตงั้ จากข้าราชการช้ันสัญญาบตั ร 4. มติของคณะกรรมการถอื เสียงขา้ งมาก ถา้ กรรมการผใู้ ด ไม่เหน็ ด้วย ให้บนั ทกึ ความเห็นแย้งไว้ 5. รายงานใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการทราบ 78 มาตรฐานซอง ขนาด ซี 4 ใชส้ าหรับบรรจหุ นังสอื กระดาษตราครฑุ โดยไมต่ ้องพับ มีชนดิ ธรรมดาและขยายข้าง ขนาด ซี 5 ใช้สาหรบั บรรจุหนงั สอื กระดาษตราครฑุ พบั 2 ขนาด ซี 6 ใชส้ าหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพบั 4 ขนาด ดีแอล ใช้สาหรบั บรรจุหนงั สอื กระดาษตราครฑุ พบั 3 39