คู่มือการปฏิบัติงานเลขานุการคณบดี(จุลฉัตร น้อยจินดา) (1)

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี

คมู่ อื การปฏบิ ัติงานเลขานกุ ารคณบดี คํานาํ ค่มู ือแนวทางปฏิบตั ิงานเลขานกุ าร “Secretary Works” นีจดั ทาํ ขึนเพือเปนแนวทางในการ ปฏิบัติงานด้านเลขานุการเพือให้เกิดความคล่องตัวและสามารถใชเ้ ปนแนวทางในการปฏิบตั ิงานได้อยา่ งมี ประสิทธภิ าพมากขึน รวมทังได้รวบรวมข้อแนะนาํ ต่าง ในการเปนเลขานกุ ารมีข้อจาํ กัดหลายด้าน ทงั นีขึนอยูก่ ับ พฤติกรรมและอุปนิสัยของผู้บังคับบญั ชา ดังนันผู้ทที าํ หน้าทเี ลขานุการจะต้องศึกษาและเข้าใจผู้บังคับบญั ชาเพือ ไม่ให้เกิดปญหาระหว่างการปฏิบตั ิงานได้ โดยคู่มือแนวทางการปฏิบัติงานเลขานกุ ารนีได้รวบรวมคุณสมบตั ิใน การปฏิบัติงานด้านเลขานุการ เพือให้การปฏิบัติงานมีประสิทธภิ าพยงิ ขึน อีกทงั ยงั เปนภาพลักษณ์ทดี ี สรา้ งความ น่าเชอื ถือให้กับผู้บงั คับบัญชาต่อผู้ทมี าติดต่อและประสานงานด้วยการทจี ะเปนเลขาทดี ีขึนอยู่กับประสบการณ์ และการยดึ แนวทางในการปฏิบัติอย่างเครง่ ครดั ดังนันผู้รวบรวมหวงั วา่ ค่มู ือแนวทางการปฏิบตั ิงานเลขานกุ าร ฉบบั นีคงมีประโยชน์ต่อผู้ทปี ฏิบัติงานด้านเลขานุการหรอผู้ทสี นใจงานด้านเลขานุการบา้ งไม่มากก็น้อยและหากมี ข้อผิดพลาดประการใดผู้รวบรวม ขออภัยมา ณ ทนี ีด้วย นางจุลฉัตร น้อยจนิ ดา ผู้จดั ทาํ สํานักงานคณบดี ก

คมู่ อื การปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี สารบญั หน้า คาํ นาํ ก สารบญั ข สารบญั แผนภมู ิ ค บทที 1 บทนาํ 1 1.1 ความสําคญั และทมี าของการจดั ทาํ คู่มือการปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี 2 1.2 วัตถุประสงค์ 2 1.3 ประโยชน์ทคี อดวา่ จะได้รบั 2 1.4 ขอบเขตของคู่มือ 2 1.5 นิยามศัพท์ 2 บทที 2 บทบาท หน้าที ความรบั ผิดชอบและโครงสรา้ งการบรหารจดั การ 4 2.1 ความเปนมาของคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟา จุฬาภรณ์ 4 2.2 โครงสรา้ งองค์กร 6 2.3 โครงสรา้ งการบรหารคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ 7 2.4 โครงสรา้ งการปฏิบัติการคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ 8 2.5 บทบาท หน้าทคี วามรบั ผิดชอบและลกั ษณะงานทปี ฏิบตั ิงานเลขานุการ 9 บทที 3 แนวทางการปฏิบัติงาน หลกั เกณฑแ์ ละขันตอน รวมทงั การนํา Social Media มาใชใ้ นการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 11 3.1 ลกั ษณะการปฏิบัติงานของตําแหน่งงานเลขานกุ ารคณบดี 11 3.2 การปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 11 3.3 ความรูค้ วามสามารถทจี าํ เปนสําหรบั ตําแหน่งเลขานุการ 19 3.4 จรยธรรมและจรรยาบรรณในการปฏิบัติงาน 20 3.5 หลักเกณฑ์และขันตอนการนาํ Social Media มาใชร้ ว่ มในการปฏิบตั ิงานเลขานุการ (การใช้ Outlook calendar) 21 บทที 4 กระบวนการและขันตอนการปฏิบัติงาน 22 4.1 รายละเอียดของกระบวนการและขันตอนการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 22 บทที 5 ปญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไขและการพัฒนางาน 29 5.1 ปญหา อุปสรรคในการปฏิบัติงาน ข้อเสนอแนะและแนวทางการพัฒนา 29 ภาคผนวก ก 31 ข

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี สารบญั แผนภูมิ หน้า แผนภูมิภาพที .1 แผนภมู ิภาพที 1 แผนภมู ิโครงสรา้ งองค์กร (Organization Chart) 6 2. แผนภูมิภาพที 2 แผนภมู ิโครงสรา้ งการบรหาร คณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ 7 3. แผนภูมิภาพที 3 แผนภมู ิโครงสรา้ งการปฏิบตั ิการ คณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ 8 ค

คมู่ อื การปฏบิ ัติงานเลขานกุ ารคณบดี บทที 1 บทนาํ 1.1 ความสาํ คัญและทมี าของการจดั ทาํ ค่มู อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานุการคณบดี ในหน่วยงานองค์ทงั ภาครฐั และเอกชนประกอบด้วย บุคลากรผู้ทาํ หน้าทีบรหารหน่วยงาน บุคลากรผู้ทํา หน้าทีไปตามตําแหน่งต่าง ๆ ทีได้จัดสรรไว้ ตังแต่หัวหน้าหน่วยงาน หัวหน้าฝาย หัวหน้าแผนก เจ้าหน้าที บรหารงานทัวไป เสมียนธรุ การ ฯลฯ ทกุ หน่วยงานจะมีเลขานกุ ารประจาํ ไว้ ซงึ เลขานุการจะทําหน้าทีเกียวกับงาน สารบรรณทัว ๆ ไป ในสํานักงาน เพือทีจะแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชา จดั การงานต่าง ๆ ประสานนัดหมาย หรอเปนผู้แทนในภาระหน้าทีทีได้รบั มอบหมาย คอยต้อนรบั ผู้มาติดต่อ รบั โทรศัพท์ ควบคุมหนังสือและ จดหมายเข้า-ออก ต่าง ๆ เพือให้การทาํ งานมีประสิทธภิ าพมากทสี ุด “งานเลขานุการ” เปนงานทีมีบทบาทสําคัญยิงในทุก ๆ หน่วยงานเพราะจะทาํ ให้งานในสํานักงานดําเนิน ไปด้วยความเรยบรอ้ ยและรวดเรว็ เลขานุการเปรยบเสมือนฟนเฟองของเครองจกั รทีจะทําให้งานขององค์กรนัน สามารถดําเนินไปได้ด้วยดี ราบรน เลขานุการผู้บรหารก็คือ ผู้ทําหน้าทีชว่ ยเหลือให้การสนับสนนุ ผู้บรหาร ดังนัน จงึ ต้องมีบุคลิกลักษณะที เหมาะสม เชน่ มีความคล่องตัว มีระบบ มีระเบียบเปนบุคคลทีน่าเชือถือและไว้วางใจได้ เปนคนทีรกั การปฏิบัติ หน้าทีในสํานักงานในองค์กร เลขานุการผู้บรการ มีหน้าทีแบ่งเบาภารกิจของผู้บรหาร เปนผู้เชือมโยงระหว่าง ผู้บรหารกับผู้ใต้บังคับบญั ชาภายในองค์กรนัน ๆ ในการปฏิบัติงานอาชพี เลขานุการผู้บรหาร ควรเปนผู้ทีมีความรู้ รอบตัว มีความสามารถในทักษะทุกเรองของสํานักงาน เปนงานทีต้องรบั ผิดชอบขึนตรงต่อผู้บรหารมีความ รบั ผิดชอบในงานทีทําอยู่โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรอสังการ เลขานุการทีดีมีส่วนสนับสนุนให้ผู้บรหารมี ประสิทธิภาพในการทํางานเพิมขึน ทังยังสามารถใช้ความคิดพิจารณาตัดสินในในขอบเขตของงานทีได้รบั มอบหมายได้ นอกจากนียังต้องสามารถทีจะประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ทังภายในและภายนอกองค์กรได้ อย่างมีประสิทธภิ าพ ดังนันเลขานุการผู้บรหาร จึงต้องพรอ้ มทีจะพัฒนาตัวเองอย่างไม่หยุดยัง ทังในด้านการ จดั การบรหารงาน การบรหารจดั การตนเอง เพือความสําเรจ็ ในการเปน “เลขานุการมืออาชพี ” ทีก้าวทันกับความ เปลียนแปลงทเี กิดขึนได้อยา่ งมีประสิทธภิ าพ ค่มู ือการปฏิบัติงาน ฯ นี จดั ทาํ ขึนเพือเปนแนวทางในการศึกษาให้ผู้ปฏิบัติงานเลขานุการคณบดีหรอผู้ที มีความสนใจเกียวกับงานเลขานุการผู้บรหาร สามารถเรยนรูว้ ธกี ารปฏิบัติงานได้โดยง่าย สะดวกและรวดเรว็ ได้ เรยนรูถ้ ึงเทคนิค และเรยนรูป้ ระสบการณ์ในหนทางสู่ความเปนเลิศของเลขานกุ ารผู้บรหาร รวมทังบทบาทและ หน้าทีของเลขานุการผู้บรหาร การบรหารเวลาให้ผู้บรหาร การพัฒนาศักยภาพตนเองเพือสนับสนุนให้ผู้บรหาร ดําเนินการได้อยา่ งมีประสิทธภิ าพ 1

คมู่ อื การปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 1.2 วัตถุประสงค์ 1. เพือให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบขันตอน วธกี ารปฏิบัติงาน กฎ ระเบยี บ ทเี กียวข้อง 2. เพือให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทราบบทบาท หน้าทขี องตนเอง 3. เพือเปนแนวทางในการศึกษาของผู้ประสงค์จะปฏิบตั ิงานเลขานุการคณบดี 4. เพือเปนแนวทางในการศึกษาให้กับบุคลากร ของคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ 1.3 ประโยชน์ทีคาดว่าจะได้รบั 1. ผู้ปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดีสามารถเรยนรูข้ ันตอนวธกี ารปฏิบัติงาน ได้โดยงา่ ยและสะดวกรวดเรว็ 2. เปนแนวทางปฏิบัติสําหรบั บุคลากรคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ เพือให้เปนไปในทิศทาง เดียวกัน 3. เพือให้สามารถหมุนเวยนผู้ปฏิบัติงานหรอปฏิงานทดแทนกันได้ในอนาคต 4. เปนแนวทางนําไปสู่การลดเวลาการศึกษา การปฏิบัติงานในตําแหน่งเลขานกุ ารคณบดี 1.4 ขอบเขตของคู่มือ คณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ มีผู้บรหาร คือ คณบดี รองคณบดีด้านวจัย นวัตกรรม เทคโนโลยี สารสนเทศและวเทศสัมพันธ์ รองคณบดีด้านพัฒนาคุณภาพการศึกษา ผู้ชว่ ยคณบดีด้านบรหาร ผู้ชว่ ยคณบดี ด้านการศึกษา ผู้ชว่ ยคณบดีด้านกิจการนักศึกษา ผู้ชว่ ยคณบดีด้านกิจการภายนอก ผู้อํานวยการโรงเรยนรงั สี เทคนิค ผู้อํานวยการโรงเรยนวทยาศาสตรก์ ารเคลือนไหวและสุขภาพ ผู้อํานวยการโรงเรยนนักอัลตราซาวด์ทาง การแพทย์ ผู้อํานวยการโรงเรยนนวัตกรรมการบรหารจดั การสถานพยาบาล ในทีนีผู้จดั ทาํ ฯ จะจดั ทําเฉพาะ คู่ คือการปฏิบัติงานเลขานุการคณบดี ซงึ ประกอบด้วย 6 งานหลักคือ 1. งานการให้บรการเพืออาํ นวยความสะดวก 2. งานเสนอแฟมลงนาม 3. งานติดตามเรอง 4. งานประสานงาน 5. งานรวบรวมผลการปฏิบัติงาน 6. การใช้ Outlook Calendar สนับสนนุ การปฏิบัติงาน 1.5 นิยามศัพท์ “วทยาลัย” หมายถึง วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทยเ์ จา้ ฟาจุฬาภรณ์ “คณะ” หมายถึง คณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ “คณบดี” หมายถึง คณบดีคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ “รองคณบดี” หมายถึงรองคณบดีด้านวจยั นวตั กรรม เทคโนโลยีสารสนเทศและวเทศสัมพันธ์ รอง คณบดีด้านพัฒนาคณุ ภาพการศึกษา 2

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี “ผู้ชว่ ยคณบดี หมายถึงผู้ชว่ ยคณบดีด้านบรหาร ผู้ชว่ ยคณบดีด้านการศึกษา ผู้ชว่ ยคณบดีด้านกิจการ นักศึกษา ผู้ชว่ ยคณบดีด้านกิจการภายนอก “ผู้อํานวยการโรงเรยน” หมายถึงผู้อํานวยการโรงเรยนรงั สีเทคนิค ผู้อํานวยการโรงเรยนวทยาศาสตร์ การเคลือนไหวและสุขภาพ ผู้อาํ นวยการโรงเรยนนักอัลตราซาวด์ทางการแพทย์ ผู้อํานวยการโรงเรยนนวัตกรรม การบรหารจดั การสถานพยาบาล “Social Media” หมายถึงสือสังคมออนไลน์ทีมีการตอบสนองทางสังคมได้หลายทิศทาง โดยผ่าน เครอข่ายอินเทอรเ์ น็ต 3

คมู่ ือการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี บทที 2 บทบาท หน้าที ความรบั ผิดชอบ และโครงสรา้ งการบรหารจดั การ 2.1 ความเปนมาของคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ ศาสตราจารย์ ดร. สมเด็จพระเจา้ น้องนางเธอ เจา้ ฟาจุฬาภรณวลัยลักษณ์ อัครราชกุมาร กรมพระศร สวางควัฒน วรขัตติยราชนารทรงตระหนักและทรงมีพระปณิธานทีจะสืบสานและต่อยอดพระราชปณิธานของ พระบาทสมเด็จพระบรมชนกาธเิ บศร มหาภูมิพลอดุลยเดชมหาราช บรมนาถบพิตร พระราชบิดาและสมเด็จพระ ศ ร นค ร น ท รา บร ม ร า ช ช น นี ใ น ด้ า น ก า รแพ ทย์ แ ล ะ ส า ธา รณ สุ ข เพื อ ทีจ ะ ย ก ระ ดั บ คุ ณ ภ า พ ชีว ตข อ ง ป ระ ช า ช น โดยเฉพาะอาณาประชาราษฎรใ์ นพืนทีชนบทห่างไกล ซงึ ขาดแคลนบุคลากรทางด้านการแพทย์และสาธารณสุข เปนอย่างยิง ด้วยเหตุนี จงึ ทรงมีพระดํารให้จดั ทําโครงการ “ศูนย์การแพทย์ภัทรมหาราชานสุ รณ์” ซงึ เปนส่วน ขยายของโรงพยาบาลจุฬาภรณ์ ขนาด 400 เตียงขึน พรอ้ มทังเสนอจัดตัง“ราชวทยาลัยจุฬาภรณ์”ให้เปน สถาบันอุดมศึกษา สังกัดสํานักนายกรฐั มนตร เมือวันที 18 มกราคม 2559 เพือทําหน้าทีผลิตบุคลากรทางการ แพทย์ วทยาศาสตรก์ ารแพทย์และการสาธารณสุขเพือรองรบั การดําเนินงานของ“ศูนย์การแพทย์ภัทรมหาราชา นุสรณ์”และแก้ไขปญหาความขาดแคลนบุคลากรทางด้านการแพทย์และสาธารณสุขให้แก่ประเทศในภาพรวม ด้วย วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจ้าฟาจุฬาภรณ์ ราชวทยาลัยจุฬาภรณ์สนองพระปณิธานของ ศาสตราจารย์ ดร. สมเด็จพระเจา้ น้องนางเธอ เจา้ ฟาจุฬาภรณวลัยลักษณ์ อัครราชกุมาร กรมพระศรสวางควัฒน วรขัตติยราชนาร องค์ประธานสภาราชวทยาลัยจุฬาภรณ์และองค์ประธานผู้ก่อตังโรงพยาบาลจุฬาภรณ์โดยจัด การศึกษาหลักสูตรพยาบาลศาสตรบัณฑิต และหลักสูตรวทยาศาสตรบัณฑิต สาขาวชารงั สีเทคนิค ในป การศึกษา 2560 และวันที 14 มีนาคม 2560 ได้จดั ตังโรงเรยนนักอัลตราซาวด์ทางการแพทย์ขึน เพือพัฒนาบุ คากรทางการแพทย์ให้มีความรู้ ทักษะและความเชียวชาญในการถ่ายภาพด้วยเครองอัลตราซาวด์ตาม มาตรฐานสากล และมีจาํ นวนเพียงพอต่อความต้องการของประเทศ โดยจดั หลักสูตรอบรมระยะสัน และในป การศึกษา 2561 ได้จดั การศึกษาหลกั สูตรวทยาศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวชาสัทภาพการแพทย์ วันที 12 ตุลาคม 2561 สภาราชวทยาลัยจุฬาภรณ์ในการประชุมครงั ที 9/2561 มีมติให้จัดตัง “คณะ เทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ”ขึนเปนหน่วยงานภายในสังกัดวทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ และต่อมาวทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ ได้มีคําสังที 280/2561 ลงวันที 1 พฤศจิกายน 2561 แต่งตัง ศาสตราจารย์ แพทย์หญิง จริ พร เหล่าธรรมทัศน์ ให้เปนผู้ดํารงตําแหน่ง คณบดีคณะเทคโนโลยี วทยาศาสตรส์ ุขภาพ วันที 4 ธนั วาคม 2561 คณะกรรมการประจาํ วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจ้าฟาจุฬาภรณ์ ในการ ประชุมครงั ที 6/2561 มีมติเห็นชอบ “รา่ ง”ประกาศวทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจ้าฟาจุฬาภรณ์ เรอง โครงสรา้ งการบรหารงานคณะเทคโนโลยีวทยาศาสต์สุขภาพ และต่อมาวันที 13 ธนั วาคม 2561 ได้มีการออก ประกาศดังกล่าวเพือให้มีผลบังคับใช้ โดยสาระสําคัญคือโอนโรงเรยนนักอัลตราซาวด์ทางการแพทย์หลักสูตร 4

คมู่ อื การปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี วทยาศาสตรบัณฑิต สาขาวชารงั สีเทคนิค และหลักสูตรวทยาศาสตรบัณฑิต สาขาวชาวทยาศาสตรก์ าร เคลือนไหวและสุขภาพมาสังกัดคณะเทคโนโลยีวทยาศาสต์สุขภาพ พรอ้ มทังจัดตังโรงเรยนรงั สีเทคนิคและ โรงเรยนวทยาศาสตรก์ ารเคลือนไหวและสุขภาพขึนเพือรบั ผิดชอบการจัดการเรยนการสอนหลักสูตรวทยา ศาสตรบณั ฑิต สาขาวชารงั สีเทคนิค และหลักสูตรวทยาศาสตรบณั ฑิต สาขาวชาวทยาศาสตรก์ ารเคลือนไหวและ สุขภาพตามลาํ ดับ วันที 10 พฤษภาคม 2562 สภาราชวทยาลัยจุฬาภรณ์ ในการประชุมครงั ที 4/2562 ได้มีมติเห็นชอบให้ จดั ตัง“ศูนย์ภาพวนิจฉัยและรว่ มรกั ษาเพือปวงชน” (Diagnostic Imaging and Image - guided Therapy Center for the People) ขึนเปนหน่วยงานภายในสังกัดคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพอีกหน่วยงานหนงึ วันที 17 มกราคม 2563 ราชวทยาลัยจุฬาภรณ์ ได้ออกประกาศ เรอง ปรบั ปรุงผังโครงสรา้ งการ บรหารงานของคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ สํานักวชาการศึกษาคลินิกชนั สูง และสํานักงานอธกิ ารบดี วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์(ฉบบั แก้ไขครงั ที 5) จดั ตัง “โรงเรยนฉกุ เฉินการแพทย”์ ขึนเปนหน่วยงานในสังกัดคณะ วันที 21 เมษายน 2563 วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจ้าฟาจุฬาภรณ์ได้ออกประกาศ เรอง “โครงสรา้ งการบรหารคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ (ฉบับแก้ไขครงั ที 1 พ.ศ.2563)” ตามนับมติทีประชุม คณะกรรมการประจาํ วทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ ในการประชุมครงั ที 4/2563 เมือวันที 21 เมษายน 2563 วันที 29 สิงหาคม 2563 ราชวทยาลัยจุฬาภรณ์ ได้ออกประกาศ เรอง “โครงสรา้ งการบรหารงานราช วทยาลัยจุฬาภรณ์” โดยให้ยกเลิกประกาศเรองปรบั ปรุงโครงสรา้ งการบรหารงานราชวทยาลัยจุฬาภรณ์(ฉบับ แก้ไขครงั ที 3) เรองปรบั ปรุงผังโครงสรา้ งการบรหารงานวทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ (ฉบับ แก้ไขครงั ที 4) และเรองปรบั ปรุงผังโครงสรา้ งการบรหารงานของคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ สํานัก วชาการศึกษาคลินิกชันสูง และสํานักงานอธกิ ารบดีวทยาลัยวทยาศาสตรก์ ารแพทย์เจา้ ฟาจุฬาภรณ์ วทยาลัย วทยาศาสตรก์ ารแพทยเ์ จา้ ฟาจุฬาภรณ์(ฉบบั แก้ไขครงั ที 5) วันที 21 พฤศจกิ ายน 2563 ราชวทยาลัยจุฬาภรณ์ ได้ออกประกาศ เรอง “โครงสรา้ งการบรหารงานราช วทยาลัยจุฬาภรณ์” (ฉบบั แก้ไขครงั ที 1) ได้มีการแก้ไขโครงสรา้ งการบรหารงานของคณะเทคโนโลยีวทยาศาสตร์ สุขภาพ โดยได้โอนย้ายศูนยภ์ าพวนิจฉัยและรว่ มรกั ษาเพือปวงชนไปสังกัดโรงพยาบาลจุฬาภรณ์ ดังนัน คณะเทคโนโลยีวทยาศาสตรส์ ุขภาพ จึงเปนหน่วยงานทางวชาการของวทยาลัยวทยาศาสตร์ การแพทย์เจ้าฟาจุฬาภรณ์ทีมีหน้าที/พันธกิจทังทีเหมือน/เชน่ เดียวกับหน่วยงานวชาการในสถาบันอุดมศึกษา อืนๆ คือ การผลิตบัณฑิต การสรา้ งสรรค์ผลงานวจัยและนวัตกรรม การให้บรการวชาการ และการทํานุบํารุง ศิลปวัฒนธรรม 5

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 2.2 โครงสรา้ งองค์กร การบรหารคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ อยูภ่ ายใต้การกํากับของคณบดี โดยมีรองคณบดีหรอ ผู้ชว่ ยคณบดี ทาํ หน้าทขี ับเคลอื นและติดตามภาระงานด้านต่าง ๆ ให้บรรลเุ ปาหมายตามแผนยุทธศาสตรข์ อง คณะ โดยมีคณะกรรมการบรหารประกอบด้วย 1. คณบดีคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ 2. รองคณบดี 3. ผู้ชว่ ยคณบดี 4. ผู้อํานวยการโรงเรยน โครงสรา้ งการบรหารงานของคณะภายใต้การกาํ กับดแู ลของคณบดีมีการแบง่ ส่วนงานออกเปน 1 สํานักงาน และ 5 โรงเรยน ดังนี 1. สํานักงานคณบดี ประกอบด้วย 4 กลุ่มภารกิจ ได้แก่ - กลุ่มภารกิจด้านการบรหารสํานักงาน - กลุ่มภารกิจด้านการบรหารงานวจยั และวเทศสัมพันธ์ - กลุ่มภารกิจด้านการบรการการศึกษา พัฒนาคณุ ภาพและประกันคณุ ภาพการศึกษา - กลุ่มภารกิจด้านการบรการวชาการและวชาชพี 2. โรงเรยนรงั สีเทคนิค 3. โรงเรยนนักอัลตราซาวด์ทางการแพทย์ 4. โรงเรยนวทยาศาสตรก์ ารเคลือนไหวและสุขภาพ 5. โรงเรยนนวตั กรรมการบรหารจดั การสถานพยาบาล 6. โรงเรยนวทยาศาสตรก์ ารแพทย์ ราชวิทยาลยั จฬุ าภรณ์ สาํ นกั งานราชวิทยาลยั วทิ ยาลยั แพทยศาสตรศ์ รีสวางควฒั น สาํ นกั งานคณบดี จฬุ าภรณ์ รร.นกั อลั ตราซาวดท์ างการแพทย์ คณะเทคโนโลยีวิทยาศาสตร์ วทิ ยาลยั วทิ ยาศาสตรก์ ารแพทยเ์ จา้ ฟ้า สขุ ภาพ รร.รงั สเี ทคนคิ จฬุ าภรณ์ คณะพยาบาลศาสตร์ รร.วิทยาศาสตรก์ ารเคลอื นไหวและสขุ ภาพ สถาบนั บณั ฑติ ศกึ ษาจฬุ าภรณ์ คณะสตั วแพทยศาสตรแ์ ละสตั ววิทยา รร.วิทยาศาสตรก์ ารแพทย์ โรงพยาบาลจฬุ าภรณ์ ประยกุ ต์ สาํ นกั วชิ าการศึกษาคลนิ ิกชนั สงู สาํ นกั งานอธิการบดีวิทยาลยั วทิ ยาลยั รร.นวตั กรรมการจดั การสถานพยาบาล วิทยาศาสตรก์ ารแพทยเ์ จา้ ฟา้ จฬุ าภรณ์ 6 แผนภมู ิภาพที 1 แผนภมู ิโครงสรา้ งองคก์ ร (Organization Chart)

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 2.3 โครงสรา้ งการบรหารคณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ขุ ภาพ แผนภมู ิภาพที 2 แผนภมู ิโครงสรา้ งการบรหาร คณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ 7

คมู่ อื การปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 2.4 โครงสรา้ งการปฏบิ ตั กิ าร คณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ แผนภมู ิภาพที 3 แผนภูมิโครงสรา้ งการปฏิบัติการ คณะเทคโนโลยวี ทยาศาสตรส์ ุขภาพ 8

คมู่ ือการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 2.5 บทบาท หน้าทคี วามรบั ผดิ ชอบและลกั ษณะงานทปี ฏบิ ตั ิงานเลขานกุ าร งานเลขานุการผู้บรหาร เปนงานเกียวข้องกับผู้บรหารโดยตรง จงึ มีลักษณะเปนไปตามการสังงานของ ผู้บรหาร ดังนันหน้าทีในการปฏิบัติงานของเลขานุการผู้บรหาร จงึ มีขอบเขตหน้าทีเปนไปตามลักษณะงานของ ผู้บรหาร โดยมีบทบาทสําคัญ ๆ ได้แก่ 1. บทบาทในฐานะผู้ชว่ ยผู้บรหาร 2. บทบาทในฐานะรบั สนองงานผู้บรหาร 3. บทบาทในฐานะสมาชกิ ของคณะ เพือทสี รา้ งความเข้าใจในงานเลขานุการผู้บรหาร ได้อยา่ งชดั เจนยิงขึน จงึ ขอจาํ แนกงานในหน้าทีหลัก ๆ ของเลขานุการออกเปน 4 งาน ได้แก่ 1) งานประจาํ 2) งานอาํ นวยความสะดวก (Personal Convenience) 3) งานส่วนตัวของผู้บรหาร (Private Liaison) 4) งานสรา้ งภาพพจน์ (Image Construction) โดยมี รายละเอียดดังต่อไปนี 1) งานประจาํ - รบั คาํ สังงานของผู้บรหาร - ทาํ การนัดหมาย/และจดั ตารางนัดหมาย การประชุมต่าง ๆ ปจจุบันได้นํา Outlook Calendar มาใช้ ในงานเลขานุการ เพือความสะดวกรวดเรว็ ยิงขึน - จดั ลาํ ดับความสําคัญ และความเรง่ ด่วนของหนงั สือ เพือดําเนินการเสนอก่อนและหลัง - พิจารณากลันกรองหนังสือโดยตรวจทานว่าผ่านกระบวนการจากหน่วยงานทีเกียวข้องและผู้บรหารที กํากับดูแลให้ครบถ้วนก่อนเสนอผู้บรหารเพือพิจารณา - พมิ พห์ นังสือภายใน หนงั สือภายนอกและเอกสารราชการต่าง ๆ ให้ผู้บรหารตามทไี ด้รบั มอบหมาย - ดําเนินการจดั เตรยม สรปุ เรยงลาํ ดับความสําคัญและเอกสารอืน ๆ ทเี กียวกับการประชุมของผู้บรหาร - ดําเนินการจัดประการประชุมตามทีผู้บรหารสังการ และไม่อยู่ในหน้าทีของหน่วยงานหรอบุคคลใด บุคคลหนงึ - เสนอหนงั สือและส่งหนังสือสังการไปยงั ผู้ทมี ีหน้าทรี บั ผิดชอบ - ติดตามผลการดําเนินงานตามทหี ารอในทปี ระชุม - ติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก พรอ้ มรบั ส่งเอกสารทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และโปรแกรมสือสารต่าง ๆ เชน่ โปรแกรมไลน์ เปนต้น 2) งานอํานวยความสะดวก (Personal Convenience) - ดําเนินการเพือขออนมุ ัติเข้าอบรม/สัมมนา/ประชุมวชาการ ฯลฯ - ดําเนินการส่งรายชอื /ชาํ ระค่าลงทะเบียน - ประสานงานระหว่างผู้บรหารและฝายต่าง ๆ - ต้อนรบั แขกของผู้บรหาร - เตรยมข้อมูลรายละเอียดเบืองต้น เพือใชป้ ระกอบการตัดสินใจของผู้บรหาร กรณีหน่วยงานภายใน หรอภายนอกเชญิ ประชุมสัมมนา รว่ มเปนเกียรติ เปนประธานในพิธเี ปด-ปดงาน หากมีการกําหนดเวลาทีซาซอ้ น กับภารกิจอืนทีได้มีการนัดหมายล่วงหน้าแล้ว - ปฏิบตั ิงานระหว่างผู้บรหารไม่อยูอ่ ย่างเต็มความสามารถ - เตรยมสิงของเครองใช้ในการปฏิบัติงานสําหรบั ผู้บรหารให้พรอ้ ม และดูแลความเรยบรอ้ ยบนโต๊ะ ทาํ งานของผู้บรหาร 9

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี - คอยติดตามเรองต่าง ๆ ทผี ู้บรหารทาํ อยู่หรอเกียวข้องอยู่ เตือนกําหนดการ-การนัดหมาย - อํานวยความสะดวกให้กับผู้บรหารในทกุ ๆ ด้าน 3) งานส่วนตัวของผู้บรหาร (Private Liaison) - เตือนความจาํ เนืองในโอกาสต่าง ๆ - เตรยมการเดินทางให้ เช่น จองตัวเดินทาง ติดต่อยานพาหนะ จองทีพักและเอกสารทีเกียวกับการ เดินทาง จดั ทาํ กําหนดการเดินทาง - ปฏิบตั ิงานตามทผี ู้บรหารรอ้ งขอ เชน่ ติดต่อธนาคาร ฯลฯ - ดูแลทกุ ข์สุขของผู้บรหารตามสมควร 4) งานสรา้ งภาพพจน์ (Image Construction) แบง่ ออกเปน 3 ส่วน คือ ก. สรา้ งภาพพจน์ให้แก่องค์กร - การต้อนรบั ผู้มาติดต่อ - การให้ข้อมูลข่าวสาร - การรบั โทรศัพท์ ข. สรา้ งภาพพจน์ทดี ีให้นาย - ไม่นินทานายลับหลัง - รกั ษาความสะอาด ความถูกต้อง และตรงต่อเวลา - ปฏิบตั ิต่อผู้มาติดต่อกับนาย - การไม่ละเมิดกฎระเบยี บทนี ายกําหนดขึน - ทนั ต่อเหตุการณ์ มีข้อมูลทจี าํ เปน ติดตามข่าวสารทเี กียวกับนายเสมอ - เต็มใจในการรกั ษาภาพพจน์ทดี ีของนาย ยอมรบั ผิดแทนนาย ค. สรา้ งภาพพจน์ให้แก่ตนเอง - มีความรบั ผิดชอบต่อหน้าที - พัฒนาปรบั ปรงุ งาน หาวธที าํ งานงานทีใหม่และดี - มีมารยาทดี สุภาพ และมีจติ ใจดี - ยินดีทจี ะทาํ ให้งานให้สําเรจ็ แม้งานจะหนักและเลยเวลางานปกติ - ยนิ ดีทจี ะทาํ งานนอกเหนือหน้าที - ศึกษาวธกี ารทาํ งานของผู้บรหาร - พฒั นาปรบั ปรงุ บุคลิกภาพให้ดูดี การแต่งกายและวางตัวถกู กาลเทศะ - ไม่แสดงอาํ นาจ ถ้าผู้บรหารใหญ่ก็อยา่ ใหญ่ตามนาย 10

คมู่ ือการปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี บทที 3 แนวทางการปฏบิ ตั ิงาน หลกั เกณฑแ์ ละขนั ตอน รวมทงั การนาํ Social Media มาใชใ้ นการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 3.1 ลักษณะการปฏิบัติงานของตาํ แหน่งงานเลขานุการคณบดี ตามทีได้มีการกําหนดลักษณะงานของเลขานุการตามเอกสารทีจดั ประเภทมาตรฐานอาชพี (ประเทศ ไทย) ฉบบั ป พ.ศ.2554 ไว้วา่ มีลักษณะงานเปนการตรวจสอบงานเปนประจาํ เพือปองกันความผิดพลาด ทาํ การ นัดหมาย และจดั ตารางนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชา เตือนการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงกําหนดหารนัด หมายล่วงหน้า ติดต่อสอบถามงานทางโทรศัพท์ หรอทางอินเทอรเ์ น็ต บันทึกงานจากผู้บังคับบัญชา บังทกึ เสียง แล้วนํามาจดั พมิ พ์ รา่ งจดหมายโต้ตอบทังภาษาไทยและภาษาต่างประเทศทีองค์กรใชเ้ ปนประจาํ เตรยมเอกสาร การประชุมของผู้บงั คับบัญชา จดั การดูแลเอกสารทีเปนส่วนตัวและทสี ําคัญ แกผู้บงั คับบัญชา เจรจาโต้ตอบและ ทาํ การตัดหมายภารกิจประสารงานกับเจา้ หน้าทีในหน่วยงานหรอองค์กรทีเกียวข้องกับงานของผู้บังคับบัญชา ต้องมีความเข้าใจถึงธรรมชาติและภาระหน้าทีของทังผู้บังคับบัญชาและองค์กรทีตนปฏิบัติงานอยู่และรูจ้ กั การ แก้ไขปญหาข้อขัดแย้ง เมือปฏิบตั ิงานจนได้รบั ความวางใจของผู้บังคับบัญชาแล้วอาจได้รบั มอบหมายให้ทาํ งาน แทนได้ในบางกรณี การกําหนดลักษณะงานเลขานกุ ารดังกล่าวข้างต้นทาํ ให้มองเห็นภาพของงานเลขานกุ ารเบอื งต้นได้อย่าง ชดั เจนว่าเลขานกุ ารนันเสมือนเปนผู้ชว่ ยผู้บังคับบัญชา เปนกันชนให้ผู้บังคับบัญชาเปนผู้เชอื มโยงหรอประสาน นโยบายให้ระดับผู้บรหารและระดับหัวหน้างานหรอระดับอืนๆ เกิดความเข้าใจซงึ กันและกันซงึ จะทําให้งานของ องค์กรสามารถขับเคลือนไปได้อย่างมีประสิทธภิ าพ 3.2 การปฏิบัติงานเลขานุการคณบดี ในการปฏิบัติงานเลขานุการคณบดี ซงึ ประกอบด้วยกระบวนการและขันตอนปฏิบัติงาน 6 งานหลัก ๆ ดังนีคือ 1. งานการให้บรการเพืออาํ นวยความสะดวก 1.1 งานการให้บรการเพืออํานวยความสะดวกมีหลายด้าน เช่น การอํานวยความสะดวกด้วย ตนเอง อํานวยความสะดวกทางโทรศัพทท์ ังภายในและภายนอก โทรศัพทเ์ คลือนที จดหมาย E-Mail Line อืน ๆ เปนต้น 1.2 การให้บรการเบอื งต้น สอบถามความต้องการของผู้มาขอรบั บรการ 1.3 รบั เรอง และตรวจตารางวันวา่ ง สําหรบั กําหนดการนัดหมาย 1.4 ตรวจความถกู ต้องของข้อมูล เพือแจง้ ให้ผู้บรหาร/ผู้บงั คับบญั ชาทราบต่อไป 1.5 ลงบันทกึ ในปฏิทิน Outlook Calendar เพือจะได้แจง้ เตือนผ่านทางโทรศัพทเ์ คลือนทีอีก ครงั 1.6 คอยติดตามกําหนดการนัดหมายประสานเพืออาํ นวยความสะดวก 2. งานเสนอแฟมลงนาม ดําเนินงานนาํ แฟมเสนอเซน็ สําหรบั ใส่เอกสารเพือให้ผู้บังคับบัญชาสังการเพือ ลงความเห็นหรอเกษียณหนงั สือเมือได้รบั เอกสารของผู้บรหารหลังจากลงนามแล้วให้ปฏิบตั ิดังนี 2.1 จดั ลาํ ดับความสําคัญเรง่ ด่วนของเรองจดั แยกแฟมเสนอตามความสําคัญเรง่ ด่วนตามลําดับ วนั ก่อนหลังของภารกิจหรอเหตุการณ์ตามเอกสาร 2.2 ตรวจสอบความเรยบรอ้ ยติดสลิปลงนาม เพือความสะดวกแก่ผู้บรหารในกรณีทีต้องลงนาม ในหนงั สือหรอเอกสารต่าง ๆ 11

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 2.3 ส่งแฟมกลับคืนไปยงั สารบรรณคณะ เพือดําเนินการในส่วนทเี กียวข้องต่อไป 3. งานติดตามเรอง 3.1 กรณีเรองรบั เข้ามา ต้องดําเนินการติดตามความก้าวหน้าและความสําเรจ็ ของงาน เพือแจง้ ผลการดําเนินงานให้กับต้นเรองเดิมรบั ทราบ 3.2 กรณีเรองส่งออก ต้องดําเนินการติดตามผลของการส่งเอกสารว่าเอกสารถึงมือผู้รบั ปลายทางหรอไม่ดําเนินการติดตามความก้าวหน้าและความสําเรจ็ ของงานเพือแจง้ ผลการดําเนินงานให้กับต้น เรองเดิมรบั ทราบ 3.3 กรณีประสานงานทางโทรศัพท์ ผู้ทมี าติดต่อประสานงานโดยตรง เมือได้รบั การประสานงาน จากทางโทรศั พท์ให้ รับประสานงานกั บผู้เกี ยวข้องทันที โดยการแจ้งผ่านทางโทรศั พท์ภายใน หรอ โทรศัพทเ์ คลือนทีของผู้ทเี กียวข้อง แจง้ ผลให้แก่เจา้ ของเรองทมี าประสานให้ทราบ 3.4 รายงานผลให้ผู้บงั คับบญั ชาได้ทราบ 4. การประสานงาน 4.1 ประสานข้อมูลการไปราชการและกําหนดการเดินทางไปราชการของ แนวทางการปฏิบัติงานในการทาํ งานรว่ มกับผู้บังคับบัญชา การทํางานรว่ มกับผู้บังคับบัญชา ในระยะแรกต้องอาศัยอะไรบ้าง คําตอบก็คือทุก ๆ อย่างในขันตอน การเตรยตัวข้างต้นนี แล้วแต่สถานะเวลาและโอกาส เราต้องมีศักยภาพพอทจี ะนําสิงทเี ราฝกฝนไวแ้ ล้วออกมาใช้ ให้ได้ถูกจงั หวะและโอกาส ในระยะแรกผู้บังคับบัญชาจะสังเกตการณ์ทํางานของเรา เชน่ การมอบหมายให้เรา ทาํ งานหนงึ ชนิ ทา่ นจะได้ข้อสรปุ ไวใ้ นใจดังนี ก. การรบั คําสังของเรามีความเข้าใจคําสังมากน้อยแค่ไหน เราเปนคนแบบไหน สังเพียง หลักการ รายละเอียดไม่ต้องสัง หรอต้องสังอย่างละเอียดถึงจะเข้าใจ (ดูพฤติกรรมภูมิ ปญญาและไหวพรบ) ข. ผลของงานเปนอย่างไร รวดเร็ว หรอช้า ดีหรอบกพรอ่ ง (ดูความเอาใจใส่ทักษะและ ประสิทธิภาพในการทํางาน) ในขณะเดียกกันเราก็ ได้ข้อสรุปเกียวกับผู้บังคับบัญชา เชน่ เดียวกันดังนี - การสังการเปนอย่างไร สังแบบคลุมเครอหรอชดั เจน พูดมากหรอน้อย ถ้าเปนการสัง แบบชดั เจนก็สามารถนําไปปฏิบัติได้เลย หากคลุมเครอเราต้องกล้าทีจะซกั ถามเพือให้ ได้ความชดั เจน - ชอบวธกี ารทํางานอย่างไร ซงึ ดูความพอใจของผู้บังคับบัญชาต่องานทีเราส่งมอบ โดย พิจารณาจากท่าทางทีแสดงออกหรอจากทางวาจา เช่นได้รบั คําขอบใจ คําชม หรอคํา ตําหนิ หากเปนกรณีทีผู้บังคับบัญชาพอใจ ย่อมแสดงว่าวธกี ารทํางานอย่างนันหรอ ลักษณะนันสามารถใชเ้ ปนมาตรฐานขันต้นในการทํางานได้ แต่หากงานนันไม่ถูกใจหรอ ต้องกลับมาแก้ไขใหม่ เราจะต้องศึกษาข้อบกพรอ่ งนันและเรยนรูท้ ีจะทํางานนันใหม่ให้ ได้ตามความประสงค์ของผู้บงั คับบัญชาเรยกวา่ เปนการศึกษาซงึ กันและกันจากงานชนิ ที หนึงชินทีสองสามและต่อ ๆ ไปรวมกับระยะเวลา การทํางานทีผ่านไปได้เรยนรูจ้ าก ประสบการณ์การทํางานระหว่างกัน ในกรณีสําหรบั ผู้ทีมีผลงานดี มีประสิทธิภาพ ผู้บังคับบัญชาจะเรมพิจารณาและให้ความไว้วางใจเพิมขึนเปนลําดับ การจะต้องใช้ ระยะเวลาเท่าใดคงไม่แน่ชัดเพราะมีองค์ประกอบทีเกียวเนืองหลายอย่าง ทีสําคัญคือ 12

คมู่ ือการปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี อุปนิสัยส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาบางท่านให้ความสนิทสนมและเปนกันเอง บางท่าน เปนเจา้ นายทีสุขุมและบางท่านนิง ๆ ระยะเวลาในการไว้วางใจคนอืนจงึ มีแตกต่างกัน ปกติธรรมดา กวา่ ผู้บังคับบัญชาจะเรยกใชเ้ ลขานุการได้อย่างสนิทสนมหรอเรมไว้วางใจ จะใชร้ ะยะเวลาประมาณ 3 - 6 เดือน และกว่าจะเปนผู้รูใ้ จหรอเปนเลขานุการอย่างเต็ม ตัวจะใชร้ ะยะเวลาประมาณ 10 - 12 เดือน 1. การรบั คําสังโดยตรงจากผู้บังคับบัญชา การทผี ู้บงั คับบัญชาเรยกไปสังงาน เลขานกุ ารทดี ีจะต้องเตรยมตัวให้พรอ้ มก่อนเข้าพบ ดังนี 1. เตรยมกระดาษดินสอหรอปากกาหรออุปกรณ์อืนใดทีสามารถบันทึกสาระสําคัญ ของคําสังได้ (ผู้ทาํ หน้าทเี ลขานกุ ารจะต้องมีอุปกรณ์ประเภทนีติดตัวเปนประจาํ ) 2. ยื นร อ คํ า สั ง จ า ก ผู้ บั ง คั บ บั ญ ช า ด้ ว ย ท่ า ที ที สุ ภ า พ ห ร อ นั ง ตา ม คํ า สั ง ข อ ง ผู้บงั คับบัญชาและเตรยมพรอ้ มทจี ะบนั ทึกตามคาํ สัง 3. บันทึกรายละเอียดของคําสังให้ครบถ้วนและไม่ควรขัดจังหวะของผู้บังคับบัญชา ขณะสังข้อความ เพราะจะทําให้ลืมข้อความบางประการได้ แต่เมือผู้บังคับบัญชา สังข้อความเสรจ็ แล้วหากไม่เข้าใจตรงไหนต้องรบถามทนั ที และกรณีทสี ามารถทํา ได้ควรทบทวนคําสังนันโดยย่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบอีกครงั เพือความถูกต้อง ของการปฏิบัติงาน 4. กรณีเปนงานโดยสภาพทตี ้องใชเ้ วลาปฏิบตั ิพอสมควร ควรสอบถามผู้บังคับบัญชา ถึงกําหนดเวลาของงานด้วยเชน่ อยา่ งชา้ ทสี ุดภายในวันและเวลาใดเปนต้น 5. ก ร ณี มี อุ ป ส ร รค ห ร อ ตุ ก า ร ณ์ เ ป ลี ย นแ ป ล ง อั น มี ผ ล ก ร ะ ท บ ถึ ง คํ า สั ง ข อ ง ผู้บังคับบัญชา ควรรบปรกษาหารอผู้บังคับบัญชา เพือขอรบั ทราบคําสังใหม่หรอ การเปลียนแปลงคําสังบางส่วน กรณีไม่อาจจะปรกษาได้ทันท่วงทีและเปนกรณี รบด่วนไม่อาจรอคําสังใหม่ได้ เชน่ ผู้บังคับบัญชากําลังประชุมเรองสําคัญเปนต้น เปนหน้าทีของเลขานุการทีจะต้องตัดสินใจดําเนินการในทางทีสมเหตุสมผล และ ตรงตา มวัตถุประสงค์ ข อง ผู้บัง คับบัญชาให้ มาก ทีสุ ด แ ล้ ว รบราย งานให้ ผู้บงั คับบัญชาทราบในโอกาสแรกทจี ะกระทาํ ได้ 2. การรบั คําสังจากการบันทึกสังงานของผู้บังคับบัญชา โดย ทัว ไปแล้ ว ผู้ ทีทําหน้า ทีเล ข านุก ารมั กจะได้ รับคําสัง โดยตรง คือ ทางว าจาจา ก ผู้บงั คับบัญชา และรบั คาํ สังเปนลายลักษณ์อักษร การได้รบั คําสังทเี ปนลายลักษณ์อักษรจะปรากฏในส่วนของงาน ทีเปนหนังสือราชการหรอไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E–Mail) โปรแกรมสือสารต่าง ๆ เชน่ โปรแกรมไลน์ แต่ ในทางปฏิบตั ิแล้วผู้บังคับบญั ชาส่วนใหญจ่ ะสังการเปนลายลักษณ์อักษรเพียงขอ้ ความสัน ๆ ส่วนรายละเอียดของ คาํ สังนันจะเปนเรองของการสังทางวาจา แต่เมือใดทไี ด้รบั คาํ สังเปนลายลักษณ์อักษรมีข้อควรปฏิบัติดังนี 1. อ่านและทําความเข้าใจในคําสังนัน หากคําสังนันไม่ชัดเจนเปนหน้าทีของผู้ทีทํา หน้าทีเลขานุการทีจะต้องสอบถามเพือให้เกิดความชัดเจนจะได้ปฏิบตั ิให้ถูกต้อง เหมาะสมต่อไป 2. ผู้ทาํ หน้าทเี ลขานกุ ารจะต้องกล้าถามในสิงทีสมควรจะถามไม่ใชถ่ ามพราเพรอ บาง เรองทีต้ องใช้สามัญสํ านึ กในการคิดและตั ดสิ นใจไ ด้ เองไม่ ต้ องสอบถาม ผู้บงั คับบญั ชาให้ทา่ นเกิดความราํ คาญ 13

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 3. ปฏิบัติตามคาํ สังนันอยา่ งเครง่ ครดั หากมีการเปลียนแปลงในเรองใด ๆ อันทาํ ให้ไม่ สามารถปฏิบตั ิตามคําสังทีเปนลายลักษณ์อักษรนันได้ต้องนาํ เรยนผู้บังคับบัญชา ทราบเพือแก้ไขคําสังทีเปนลายลักษณ์อักษรนันหรอออกคําสังทีเปนลายลักษณ์ ใหม่ 3. การรบั คําสังทางโทรศพั ท์จากผู้บังคับบัญชา ในปจจุบนั การสังงานของผู้บังคับบญั ชาไม่ได้ถูกจาํ กัดอยูเ่ ฉพาะการเรยกตัวผู้ใต้บงั คับบญั ชา เข้าไปพบและสังการเพียงอย่างเดียว การสังงานทางโทรศัพท์ทังโทรศัพท์ทางไกลในประเทศหรอนอกประเทศ โทรศัพทเ์ คลือนที ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail) และโปรแกรมไลน์ ก็เปนอีกชอ่ งทางหนึงในการสังงานของ ผู้บังคับบัญชา ดังนัน เลขานุการจะต้องเตรยมตัวให้พรอ้ มทีจะรบั คาสังทางโทรศัพท์ของผู้บังคับบัญชา ตลอดเวลา มีข้อควรปฏิบัติดังนี 1. จดั เตรยมกระดาษดินสอหรอปากกาไว้ใกลโ้ ทรศัพท์เสมอ ๆ กรณีโทรศัพทเ์ คลือนที ผู้ทาํ หน้าทเี ลขานุการจะต้องพกอุปกรณ์คือกระดาษหรอสมุดโน้ตเล็ก ๆ และปากกา หรอดินสอติดตัวเปนประจาํ เพราะจะได้ใชบ้ ันทึกข้อความและจดสาระสําคัญของ คําสังให้ได้ความมากทีสุด กรณีคําสังให้ดําเนินการติดต่อไปยังหมายเลขโทรศัพท์ ชือบุคคล วันที และเวลา หรอกรณีอืน ๆ ทีมีรายละเอียดมาก ๆ หากไม่มีอุปกรณ์ ดังกล่าวจะทําให้เกิดการสับสนหรออาจจะจาํ ไม่ได้ทังหมดก็จะทําให้การปฏิบัติงาน อาจไม่บรรลุผลได้ 2. ตังใจฟงรายละเอียดของคําสังให้ดี เนืองจากการสือสารทางโทรศัพทบ์ างครงั อาจ เปนเรองของสัญญาณทีขาดหายไป ทาให้การฟงคําสังไม่ชัดเจน และบันทึก รายละเอียดของคําสังให้ครบถ้วนเมือผู้บังคับบัญชาสังข้อความเสรจ็ ให้ทวนคาํ สัง นันโดยสรุปให้ผู้บังคับบัญชาทราบอีกครงั เพือยนื ยนั ความถกู ต้อง 3. ปฏิบัติตามคาสังนันและควรจดั ทาสมุดบนั ทกึ การรบั คาสังทางโทรศัพทโ์ ดยระบุวันที เวลา เรอง และรายละเอียด เพือประโยชน์ในการติดตามเรองราวในภายหลัง 4. การติดต่อทางโทรศพั ท์ การติดต่อทางโทรศัพท์ เปนปจจยั สําคัญในการทาํ งานในปจจุบัน ดังนัน มารยาทในการใช้ โทรศัพทจ์ ึงเปนเรองทีจาํ เปนและเปนคุณสมบัติพืนฐานของผู้ใชท้ ุกคนไม่จาํ กัดเฉพาะผู้ทําหน้าทีเลขานุการเท่า นัน มารยาททีดีในการรบั และติดต่อทางโทรศัพท์จะส่งผลและภาพลักษณ์ต่อผู้บังคับบัญชาของเลขานุการท่าน นันด้วย 5. ข้อพึงปฎบิ ตั ิในการใชโ้ ทรศัพท์ 1. เวลาต่อสายโทรศัพทห์ ากต่อสายผิดควรกล่าวคาํ ว่า “ขอโทษ” ทตี ่อสายผิดไม่ควรวาง สายไปเฉยๆ 2. ควรเลือกเวลาติดต่อทางโทรศัพท์ให้เหมาะสม ไม่ควรโทรศัพท์ในยามวกาล หรอ ในชว่ งเวลารบั ประทานอาหารกลางวัน หรออาหารเยน็ หรอในเวลาเลิกงาน 3. ไม่ควรต่อโทรศัพทเ์ ล่นเพือกลันแกล้งผู้อยูป่ ลายสาย 4. ไม่ควรพูดโทรศัพท์นานเกินไป เพราะอาจจะมีผู้อืนรอใชส้ ายหรอมีสายอืนรอเรยก สายอยู่ 14

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 5. ไม่ควรรบั โทรศัพทแ์ ล้ววางหูไป โดยไม่กล่าวอะไรเลย 6. ไม่ควรหัวเราะหรอพูดล้อเล่นกับคนใกล้เคียงขณะโทรศัพทอ์ ยู่ 7. ไม่ควรอม ขบเคียวขนม หรออาหาร หรอสูบบุหร ขณะโทรศัพท์ 8. ไม่ควรใชว้ าจาไม่สุภาพหรอพูดไม่มีหางเสียง 6. การต่อสายโทรศพั ทใ์ ห้ผูบ้ งั คับบญั ชา ทังการต่อออกและรบั สายเข้า และการโต้ตอบโทรศัพท์มีข้อควร ปฏิบัติดังนี การรบั โทรศัพท์ 1. รบั สายทันทีเมือมีเสียงโทรศัพท์เรยกเข้าดัง เมือมีเสียงโทรศัพท์เรยกเข้าอย่าปล่อย ให้เสียงโทรศัพท์ดังอยู่เปนเวลานาน เพราะจะทําให้ผู้ติดต่อมาเข้าในว่าไม่มีผู้รบั ทําให้วางสายไปเสียก่อน และ กรณีเปนเรองสําคัญจะทาํ ให้เกิดความเสียหายได้ 2. เมือรบั สายแล้วให้กล่าวคําวา่ “สวัสดี” บอกชอื และสถานทีอยู่ของผู้รบั (บางครงั อาจ บอกเพียงสถานท)ี เพือให้ผู้มาติดต่อมีความมันใจวา่ เปนสถานทที ตี ้องการจะติดต่อด้วย 3. การใชน้ าเสียงทสี ุภาพและน่มุ นวลพูให้ชดั เจนและใชถ้ ้อยคาํ ให้เหมาะสม 4. กรณีเปนการรบั สายทีต้องการติดต่อกับผู้อืนในหน่วยงานเดียวกัน ต้องรบแจง้ ให้ผู้ นันทราบทันทเี พือไม่ให้ผู้ทตี ิดต่อรอนาน หากผู้นันยังไม่สามารถรบั สายได้ทนั ทีควรแจง้ ให้ผู้ทีติดต่อทราบว่าผู้นัน กําลังติดภารกิจอะไรอยู่เช่นกําลังใชส้ ายโทรศัพท์อยู่เปนต้น เพือให้ผู้ทีติดต่อมาตัดสินใจว่าจะรอสายหรอให้ ติดต่อกลับหรอจะติดต่อมาใหม่ภายหลัง 5. กรณี เ ปนก ารรับสา ยทีต้ อ ง การติ ดต่ อกั บ ผู้ บั งคั บบั ญ ชาโ ดยตรง (กรณี ที ผู้บงั คับบัญชาอยู่และไม่มีคาํ สังทปี ระสงค์จะรบั สายโทรศัพท)์ ควรกล่าวคําขอโทษเพือขอทราบถึงชอื และสถานที ของผู้ติดต่อมาตัวอย่างเชน่ “ขอประทานโทษนะคะ (ครบั ) ไม่ทราบวา่ ใครจะเรยนสายด้วย” หรอ “ไม่ทราบวา่ จะให้ เรยนท่านว่าใครประสงค์จะเรยนสายด้วย” หรออาจใชว้ ธแี นะนําชือตนเองก่อน แล้วรบกวนขอทราบนามของผู้ ติดต่อมาเชน่ ดิฉัน(ผม) ชือ......รบกวนขอทราบนามของท่านค่ะ(ครบั ) แล้วจงึ บอกให้ผู้ติดต่อมาคอยสักครู่ ผู้ทํา หน้าทีเลขานุการจะต้องจดจําชือและสถานทีของผู้ทีติดต่อมา แล้วรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบเพือให้ ผู้บงั คับบญั ชาพิจารณาตัดสินใจว่าจะรบั สายนันหรอไม่กรณีผู้บังคับบัญชายนิ ดีรบั สายนันก็สามารถโอนสายให้ได้ เลยแต่ควรแจง้ ให้ผู้ติดต่อทราบว่ากําลังจะโอนสายนันให้ผู้บังคับบัญชา ซงึ ต้องระวังกรณีการโอนแล้วสายหลุด หากสายหลุดแล้วผู้ติดต่อนันได้ ติดต่อกลับมาใหม่ต้องกล่าวคาํ ขอโทษสําหรบั กรณีสายหลุดด้วย แต่ในกรณีที ผู้บงั คับบัญชาไม่ประสงค์จะรบั สายของบุคคลทตี ิดต่อเข้ามาเปนหน้าทขี องเลขานุการทีจะต้องแจง้ ให้ผู้ติดต่อเข้า มาทราบโดยวธกี ารทนี ่มุ นวลและไม่เสียความรสู้ ึก เชน่ อาจจะใชโ้ ทรศัพท์เพือติดต่อกลับภายหลังหรอทา่ นกําลัง รบจะไปประชุมและให้เรยนขอเบอรต์ ิดต่อกลับไว้ เปนต้น 6. กรณีการรบั โทรศัพทใ์ นกรณีทีผู้บังคับบัญชาไม่อยู่ เราต้องแจง้ ให้ผู้ติดต่อมาทราบ ทันทีว่าผู้บังคับบัญชาไม่อยู่และควรจะบอกถึงสถานทีอยู่ของท่านในขณะนัน(ถ้าพิจารณาแล้วไม่เปนความลับ) เช่น “ท่านไม่อยู่ค่ะ(ครบั ) ไปประชุมที..........” เปนต้น รวมทังบอกกําหนดเวลากลับเข้ามายังทีทํางานด้วยเช่น “ทา่ นจะกลับเข้ามาประมาณ........” เปนต้นทังนีเพือให้ผู้ติดต่อเข้ามาพิจารณาว่าจะดําเนินการอย่างไรเช่นอาจจะ ติดต่อเข้ามาใหม่ติดต่อทางโทรศัพท์เคลือนทีเปนต้น นอกจากนีเราจะต้องแจง้ ให้ผู้ติดต่อทราบว่าเรายินดีและ เต็มใจทจี ะรบั ใชผ้ ู้ติดต่อเข้ามาอย่างจรงใจเชน่ “มีอะไรให้ดิฉัน(ผม) รบั ใชห้ รอไม่คะ(ครบั )” ซงึ อาจเปนการบันทึก ข้อความการปฏิบตั ิธรุ ะแทน การตอบสนองปญหาบางเรองหรออืน ๆ เท่าทีจะสามารถทาํ ได้เพือให้ผู้ทีติดต่อเข้า มาเกิดความรูส้ ึกทดี ีและรสู้ ึกวา่ ไม่เสียเวลาเปล่า 15

คมู่ ือการปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี 7. กรณีทีผู้ติดต่อมาต้องการให้ผู้บังคับบัญชาติดต่อกลับจะต้องจดรายละเอียดชือ สถานทีติดต่อ เบอรโ์ ทรศัพท์ ตลอดจนเรองทีติดต่อไว้ รวมทังกําหนดเวลาทีประสงค์จะให้ติดต่อกลับเพือมิให้ เกิดข้อผิดพลาดได้ 8. การจบการสนทนาทางโทรศัพท์ ควรจบด้วยคําพูดทีสุภาพและควรรอให้ฝายที ติดต่อเข้ามาวางหูโทรศัพทก์ ่อนแล้วจงึ วางสายตามและจดั สายโทรศัพทใ์ ห้เข้าทใี ห้เรยบรอ้ ย การต่อโทรศัพทค์ วรปฏิบตั ิดังนี 8.1 มีสมาธใิ นการกดหมายเลขโทรศัพท์เมือมีผู้รบั สายแล้วให้กล่าวคําว่า“สวัสดี” พรอ้ ม แนะนาํ ชอื และสถานทีของตนเองเชน่ “สวัสดีค่ะ” (ครบั ).....ดิฉัน(ผม) ระบุชอื .....จาก.........(ชอื หน่วยงาน) แล้วแจ้ง ความประสงค์ทตี ้องการกับผู้รบั สาย 8.2 การใชน้ าเสียงต้องสุภาพนุ่มนวลพูดให้ชดั เจนและใชถ้ ้อยคาํ ให้เหมาะสม 8.3 กรณีเปนการต่อโทรศัพท์ให้ผู้บังคับบัญชาหลังจากแนะนําตนเองและหน่วยงาน แล้ว ให้บอกชอื และตําแหนง่ ของผู้บงั คับบัญชาวา่ ประสงค์จะติดต่อกับผู้ใด หากบุคคลผู้นันไม่อยูจ่ ะต้องสอบถาม นามของผู้รบั สายรวม ทงั ขอข้อมูล วนั เวลา หรอสถานที ทจี ะติดต่อบุคคลนัน ๆ ได้หรอขอข้อแนะนําในการติดต่อ แล้วจดบนั ทึกไว้เพือนาํ เรยนผู้บังคับบญั ชาให้ทราบต่อไปหรออาจฝากหมายเลขโทรศัพทไ์ ว้ก็ได้ 8.4 จบการสนทนาด้วยคาํ กล่าว“ขอบคณุ ”หรอคาํ พูดทสี ุภาพแล้ววางสายโทรศัพท์ด้วย กรยาทนี ่มุ นวลไม่ทาํ ให้เกิดเสียงกระแทกอันจะทาํ ให้ผรู้ บั สายเกิดความรูส้ ึกทไี ม่ดีและเสียภาพพจน์ของหน่วยงาน ได้ การบนั ทกึ ข้อความทไี ด้รบั ทางโทรศัพทม์ ีข้อควรปฏิบัติดังนีคือ 1. สอบถามและบนั ทกึ รายละเอียดการสนทนาให้ได้ใจความมากทีสุดเพือให้ผู้รบั บันทึก นันสามารถเข้าใจความหมายทสี ือสารได้ 2. บันทึกหมายเลขโทรศัพท์ ชือบุคคล สถานทีของผู้ติดต่อมาและของผู้ทีต้องการให้ ติดต่อกลับอย่างชดั เจนและถกู ต้อง ควรมีการทบทวนระหวา่ งการสนทนาด้วย 3. กรณีทีให้ติดต่อกลับ เมือจดรายการบันทึกอย่างละเอียดแล้วให้นําใบบันทึกนันไป วางทีโต๊ะทาํ งานผู้เกียวข้อง หากเปนของผู้บังคับบญั ชาควรทาํ สําเนาไวด้ ้วยเพือคอยเตือนผู้บังคับบัญชาหรอเปน ข้อมูลกรณีทผี ู้บงั คับบัญชาให้ติดต่อกลับ 4. เพือปองกันความผิดพลาดและเปนประโยชน์ในการบันทึกควรจดั ทาํ แบบฟอรม์ การ บนั ทกึ ข้อความไว้ใชใ้ นหน่วยงาน 7. การต้อนรบั ผู้ทีมาติดต่อ ผู้บังคับบัญชาอาจมีแขกหรอผู้ทีติดต่อเพือเข้าพบ มีทังนัดไว้ล่วงหน้าและไม่ได้นัดไว้ล่วงหน้า สิงทผี ู้ทาํ หน้าทใี ห้การต้อนรบั จะต้องมีหรอแสดงออก มีดังนี 1.แสดงอัธยาศัยอันดี คือ ผู้ต้อนรบั ต้องแสดงต่อผู้มาติดต่อด้วยความรูส้ ึกจากใจจรงมิใชแ่ สรง้ ทาํ ควรกระทาํ ด้วยกิรยาธรรมดา อ่อนน้อมแม้บุคคลนันจะมีฐานะตากว่าตนก็ตาม อย่าแสรง้ ทําซงึ จะทาํ ให้ผู้ทีมา ติดต่อไม่พอใจอันจะทาํ ให้เกิดทศั นคติทไี ม่ดีต่อองค์กรได้ 2.แสดงความเอาใจใส่คือ ผู้ต้อนรบั จะต้องเข้าใจธรรมชาติของมนุษย์ในข้อหนึงว่า “มนุษย์เรา ชอบให้ใครสนใจตน” ผู้ต้อนรบั จะต้องไม่แสดงกิรยามึนตึง หรอไม่เต็มใจต้อนรบั ผู้ทีมาติดต่อไม่ว่ากรณีใด ๆ ทงั สิน 3. สอบถามและทักทายคือผู้ทีทาํ การต้อนรบั ควรทักทายปราศรยั ก่อนทนั ทีเมือมีผู้มาติดต่อไม่ วา่ ผู้ทมี าติดต่อจะมาหาผู้ใดก็ตามก็อย่าปล่อยให้ผู้ทีมาติดต่อยนื รอหรอเก้อเขิน เพราะบางครงั ผู้มาติดต่อบางคน 16

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี ไม่ทราบว่าจะติดต่อสอบถามจากทใี ด ดังนันผู้ต้อนรบั ควรจะเชญิ ด้วยการแสดงความเอาใจใส่และทักทายด้วยคํา สุภาพเชน่ “สวัสดีค่ะ(ครบั )ดิฉัน(ผม) จะช่วยอะไรคุณได้บ้าง” หรอ “ขอโทษค่ะ(ครบั ) คุณต้องการพบใครคะ (ครบั )” หรอ “มาติดต่อเรองอะไรคะ(ครบั )” เปนต้น ซงึ การทักทายดังกล่าวจะชว่ ยให้ผู้มาติดต่อรูส้ ึกสบายใจขึน บ้างและทําให้ทราบถึงเรองของเขาด้วย เมือทราบแล้วก็จะสามารถให้คําแนะนําหรอดําเนินการตามความ ประสงค์ของผู้ทมี าติดต่อได้ ในการต้อนรบั ผู้ทีมาติดต่อ ผู้ทีทําหน้าทีเลขานุการจะต้องตระหนักอยู่เสมอว่าตนเองเปน ตัวแทนของสํานักงาน ควรจะต้องพูดให้เกิดทศั นคติทีดีต่อสํานักงานฯ ดังนัน ผู้ทาํ หน้าทีเลขานุการจะต้องเปน ผู้มีลักษณะทีดี มีวาทศิลป มีความอดทนรอบคอบ เข้าใจสภาวะและจิตใจของผู้ทีมาติดต่อซึงมีหลากหลาย ประเภทและต้องสามารถหาวธสี อบถามเพือให้ทราบถึงความต้องการของผู้ทีมาติดต่อจะได้อํานวยความสะดวก ได้อยา่ งถกู ต้องและเปนประโยชน์ต่อสํานักงานรวมทงั สามารถแก้ไขปญหาเฉพาะหน้าได้ มีข้อควรปฏิบตั ิ ดังนี 1. เมือมีผู้มาติดต่อ ต้องแสดงท่าทางทีเปนมิตรให้ผู้ทีมาติดต่อมีความรูส้ ึกว่าเรายินดีทีจะ ต้อนรบั มีสีหน้าทยี มิ แยม้ แจม่ ใส ในกรณีทผี ู้ทมี าติดต่อเปนผู้อาวโุ ส ควรให้เกียรติด้วยการยนื ต้อนรบั ในบางครงั สําหรบั ผู้อาวุโสทมี ีความสําคัญเปนกรณีพิเศษการลุกขึนและเดินตามไปให้การต้อนรบั เปนสิงทสี มควรกระทาํ 2. ต้องมีกิรยามารยาททีเรยบรอ้ ย ไม่แสดงความรงั เกียจหรอแสดงกิรยาเบือหน่ายราํ คาญให้ ปรากฏ 3. การพูดหรอถามต้องเปนไปในลักษณะทแี สดงความสุภาพอ่อนน้อม หากขณะทมี ีผู้ทมี าติดต่อ แต่เรายังไม่อาจจะให้การต้อนรบั หรอซกั ถามได้เนืองจากติดธุระสําคัญควรเชอื เชญิ ให้นังรอก่อน และรบทาํ ธุระ ให้เสรจ็ หากไม่ใชธ่ รุ ะสําคัญจะต้องเลิกธรุ ะนันเพือให้การต้อนรบั และซกั ถาม 4. กรณีผู้ทมี าติดต่อในโอกาสเดียวพรอ้ มกันหลายทา่ น ควรให้ความสนใจและการต้อนรบั อย่าง ทัดเทยี มกัน 5. ใชค้ วามสามารถทจี ะสรปุ รวบรดั ความประสงค์ของผู้ทมี าติดต่อ เพือมิให้เสียเวลามากนัก แต่ ต้องระมัดระวงั ไม่ให้เปนการเรง่ รดั จนเกินไป ซงึ จะเปนเรองทเี สียมารยาทและไมตรอันดี 6. จะต้องมีความฉลาดและไหวพรบในการตัดสินใจให้บุคคลทีมาติดต่อเข้าพบผู้บังคับบัญชา หรอไม่หรอเรยนถามผู้บังคับบัญชาในเบืองต้นไว้ก่อนว่าประเภทใดบ้างทีท่านไม่ประสงค์ทีจะให้เข้าพบจะได้หา วธกี ารแจง้ ให้ผู้ทีมาติดต่อทราบโดยไม่ให้รูส้ ึกว่าเขาไม่ได้รบั การต้อนรบั หรออาจจะถามเปนกรณี ๆ ซงึ วธนี ีต้อง อาศัยความแนบเนียนกว่าในกรณีแรกเพราะเปนกรณีทีเขาทราบแล้วว่าผู้บงั คับบัญชาอยู่ แต่ไม่ทราบสาเหตุว่า ทาํ ไมเขาถึงเข้าพบไม่ได้ เราต้องหาสาเหตุทเี หมาะสมและไม่ทาํ ให้ผู้มาติดต่อเกิดความรสู้ ึกไม่ดีต่อผู้บงั คับบัญชา 7. กรณีบุคคลนันเปนผู้ทีผู้บังคับบัญชาให้เข้าพบได้ หากผู้บังคับบัญชายังมีแขกอืนอยู่หรอติด ภารกิจบางประการทที าํ ให้ต้องรอเวลาก่อน ผู้ทาํ หน้าทเี ลขานกุ ารจะต้องต้อนรบั ด้วยการเชอื เชญิ ให้นังคอยในทีที เหมาะสมเชน่ ห้องรบั รองผู้มาติดต่อ และจดั หาหนังสือรวมทังเครองดืมมารบั รองระหว่างทีรอพบผู้บังคับบญั ชา หากเลขานุการพอมีเวลาว่างพอก็สามารถพูดคุยในเรองธรรมดาทัวไปแต่หากไม่ว่างก็สามารถพูดจาขอตัวไป ทาํ งานทีค้างไว้ โดยบอกกล่าวกับผู้รอวา่ เมือผู้บงั คับบัญชาพรอ้ มให้เข้าพบแล้วจะรบมาเรยนเชญิ ทนั ที 8. การนัดหมาย ผู้ทาํ หน้าทเี ลขานุการจะต้องรบั ผิดชอบในการนัดหมาย ตลอดจนการบันทึกนัดหมายนันไว้เปน ลายลักษณ์อักษร จะต้องมีการวางหลักเกณฑ์การเข้าพบไว้ด้วย มีข้อควรปฏิบตั ิ ดังนี 1. ควรจดบันทึกการนัดหมายไว้ทุกครงั เพราะเปนสิงทีจาํ เปนและจะต้องกระทําอย่างรอบคอบ ด้วย ไม่ควรใชว้ ธจี าํ เพราะอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ 17

คมู่ ือการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 2. การรบั นัดหมายจากบุคคลภายนอก ต้องขอทราบรายละเอียดทังชือ-สกุล เรองทีนัดหมาย วัน เวลา สถานทีนัดหมายรวมทังหมายเลขโทรศัพท์ และสถานทีติดต่อกลับเพือสอบถามและแจง้ นัดหมายให้ ตรงกับวนั เวลาตามความประสงค์ของผู้บงั คับบญั ชาในการรบั นัดได้ 3. การขอนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาพบบุคคลภายนอก ซงึ ส่วนใหญ่จะเปนบุคคลในระดับทีสูง กว่าผู้บังคับบัญชา ดังนันผู้ทําหน้าทีเลขานุการจะต้องขอคําปรกษาจากผู้บังคับบัญชาและจดั กําหนดวัน เวลา ที สะดวกในการขอนัดหมายอย่างน้อย 2 เวลา ซงึ อาจจะระบุเวลาทีแน่นอนหรอชว่ งเวลาเพือให้ผู้ทีติดต่อเลือกได้ สะดวกขึนเชน่ “วันจนั ทรท์ ี 11 เวลา 11.00 น. หรอวันอังคารที 12 เวลา 11.00 น. หรอวนั จนั ทรท์ ี 10 ขอชว่ งเชา้ หรอบา่ ยก็ได้” เปนต้น 4. กรณีทีมีบุคคลมาติดต่อโดยมิได้นัดหมาย ผู้ทาํ หน้าทีเลขานุการจะต้องสอบถามก่อนว่าได้มี การนัดหมายไว้ล่วงหน้าหรอไม่ 4.1 กรณีทีไม่ได้มีการนัดหมายไว้และผู้บังคับบัญชาอยู่ในสํานักงาน ผู้ทําหน้าทีเลขานุการ จะต้องเปนผู้ตัดสินใจในเบอื งต้นอยา่ งรวดเรว็ ว่าสมควรจะให้พบผู้บังคับบัญชาหรอไม่ แต่การตัดสินนันไม่ควรดู จากการแต่งกายของบุคคล เพราะบางคนแต่งกายดีมาก แต่อาจมาขายประกันหรอบางคนแต่งกายธรรมดาแต่ เปนบุคคลสําคัญก็ได้ ถ้าพิจารณาแล้วเห็นว่าบุคคลนันไม่สมควรให้เข้าพบผู้บังคับบัญชา ผู้ทําหน้าทีเลขานุการ จะต้องใชว้ าทศิลปในการพูดให้บุคคลนันเข้าใจว่าผู้บงั คับบัญชาติดภารกิจสําคัญอยู่ ไม่อาจให้เข้าพบได้ ดังนัน อาจขอให้ฝากข้อความเพือให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาและกําหนดวันนัดหมายในวันหลัง ซงึ จะแจง้ ให้ทราบทาง โทรศัพทอ์ ีกครงั เปนต้น ส่วนในกรณีทีพิจารณาแล้วสมควรจะนําเรยนผู้บังคับบัญชาเพือพิจารณาอนุญาตให้เข้า พบหรอไม่ผู้ทําหน้าทีเลขานุการควรขอทราบชอื หรอขอนามบัตรของผู้นัน รวมทังเรองทีขอเข้าพบด้วยเพือนํา เรยนผู้บังคับบญั ชาทราบ 4.2 กรณีทไี ม่ได้นัดหมายล่วงหน้าและผู้บงั คับบัญชาไม่อยู่ในสํานักงานควรขอทราบชอื นามสกุล และธรุ ะของผู้ทมี าติดต่อและบันทกึ นาํ เรยนให้ผู้บังคับบญั ชาทราบในภายหลัง 5. กรณีทไี ด้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้าแล้ว ผู้ทาํ หน้าทีเลขานุการจะต้องนําเข้าพบตามเวลาหรอ ก่อนเวลาหากผู้บงั คับบัญชาสะดวกและไม่มีภารกิจอืนและผู้ทาํ หน้าทีเลขานุการควรทักทายโดยการเอ่ยนามของ ผู้ทมี าติดต่อจะทาํ ให้เขารสู้ ึกวา่ ได้รบั ความสนใจและเอาใจใส่ทาํ ให้เกิดความประทับใจต่อการต้อนรบั และเปนเจา้ บา้ นทดี ีเชน่ “สวสั ดีค่ะ(ครบั ) คุณ...............ทนี ัดไว้ใชห่ รอไม่คะ(ครบั ) เชญิ นังรอสักครคู่ ่ะ(ครบั ) ดิฉัน(ผม) จะนําเรยน ให้ทา่ นทราบว่าคณุ ...........มาถึงแล้ว” เปนต้น 6. การเรยนให้ผู้บงั คับบญั ชาทราบถึงกําหนดการนัด หากผู้บังคับบญั ชาอยู่เพียงลาํ พังอาจเรยน โดยตรงด้วยวาจาแต่หากท่านกําลังมีแขกหรอกําลังประชุมใช้วธีการเขียนโน้ตสัน ๆ นําเรยนหรออาจแนบ นามบตั รของผู้ขอเข้าพบไปด้วยก็ได้ 7. กรณีผู้นัดหมายไว้หรอผู้ทีได้รบั อนุญาตให้เข้าพบใช้เวลาเกินทีนัดหมายหรอเกินเวลาทีควร มากและผู้บังคับบัญชามีภารกิจอย่างอืนทีต้องทํา เช่น มีแขกคนต่อไปหรอมีประชุมควรโทรศัพท์หรอเขียน ข้อความสัน ๆ เรยนให้ผู้บงั คับบญั ชาทราบ 8 . ผู้ ทํา ห น้ า ที เ ล ข า นุ ก า ร จ ะ ต้ อ ง ส า ม า ร ถ จ ด จํา ชือ แ ล ะ จํา บุ ค ค ล ไ ด้ อ ย่ า ง แ ม่ น ยํา อั น จ ะ เ ป น ประโยชน์สําหรบั การต้อนรบั ทเี หมาะสมและดียิงขึนในโอกาสต่อไป 9. การให้ข้อมูลต่าง ๆ ผู้ทําหน้าทีเลขานุการจะต้องเปนผู้ทีควรจดจาํ หรอรอบรูเ้ รองราวต่าง ๆ ได้หมดทุกอย่างซงึ จะ เปนการรอบรใู้ นลักษณะกวา้ ง ๆ ไม่ได้เจาะลึก แต่ถ้าสามารถรใู้ นเชงิ ลึกได้ยิงจะเปนประโยชน์ต่อการทาํ งานดังนนั เพือให้การปฏิบตั ิงานเปนไปอยา่ งมีประสิทธภิ าพ รวดเรว็ และถูกต้อง มีข้อปฏิบัติดังนี 18

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 1. จะต้องเปนผู้ทีใฝรูแ้ ละขวนขวายหาอุปกรณ์หรอหนังสืออ้างอิงต่าง ๆ มาประกอบในการ ทาํ งานอยูเ่ สมอหนงั สือทคี วรมีอยูป่ ระจาํ เชน่ พจนานกุ รมฉบบั ราชบัณฑิตยสถาน พจนานุกรมอังกฤษ-ไทย สมุด รายนามผู้ใชโ้ ทรศัพท์ นามสงเคราะห์ส่วนราชการไทย ระเบยี บงานสารบรรณ แผนทปี ระเทศไทย แผนทีโลก เปน ต้น ส่วนหนังสืออืน ๆ ทีจาํ เปนเกียวกับการทํางาน เช่น การประดับเครองราชอิสรยาภรณ์ การใช้คําราชาศัพท์ หนังสือพิมพ์รายวนั รายสัปดาห์ 2.การให้ข้อมูลแก่ผู้บังคับบัญชา ควรเปนข้อมูลทีถูกต้องและชัดเจนแน่นอน ในกรณีทีไม่ สามารถให้คําตอบได้ในทันทีเนืองจากไม่มีรายละเอียดหรอไม่แน่ใจว่าจะถูกต้อง ผู้ทาํ หน้าทีเลขานุการไม่ควรจะ ให้คาํ ตอบ ควรเรยนให้ผู้บงั คับบัญชาทราบตามความเปนจรงว่าไม่ทราบเรองนีหรอยังไม่แน่ใจในเรองนี แต่จะรบ หาข้อมูลมานําเรยนให้ทราบโดยเรว็ ต้องจาํ ไว้ว่าการให้ข้อมูลทีผิด ๆ แก่ผู้บังคับบัญชาเพือรกั ษาหน้าตนเองว่า เปนผู้รูท้ ุกเรองนันจะทําให้ผู้บังคับบัญชาเสียหน้าเมือท่านนาํ ข้อมูลทีได้จากเราไปบอกกล่าวกับคนอืนหรอใชใ้ น การตัดสินใจผลทจี ะเกิดตามมาภายหลังจะเปนเรองทเี สียหายยิงต่อการทาํ หน้าทขี องเลขานุการ 3.การจดั เอกสารทีเปนระบบจะทําให้การให้ข้อมูลหรอการค้นหาเปนไปด้วยความรวดเรว็ และ ทนั ต่อความต้องการของผู้บังคับบญั ชา 10. การรา่ งหนังสือราชการ จดหมายราชการ การรา่ งหนังสือราชการหรอรา่ งจดหมายถึงหน่วยงานทังภายในและภายนอกเปนหน้าทีของ เลขานุการทีจะต้องทาํ อยูเ่ สมอ มีข้อควรปฏิบตั ิ ดังนี 1. จะต้องศึกษาความเปนมาและวัตถปุ ระสงค์ของเรองนัน ๆ เสียก่อนโดยมีหลักทคี วรรกู้ ่อนการ รา่ งหนังสือคือ-จากใครถึงใคร(Who)-ด้วยเรองอะไร(What)-ทาํ ไมต้องแจง้ เรองนี(Why)-ทีไหน(Where)-เมือไร (When)-อย่างไร(How) 2. รา่ งหนังสือให้ถูกต้องตามรูปแบบของหนังสือตามระเบียบงานสารบรรณ เช่น หนังสือ ราชการภายนอก บนั ทึกข้อความ จดหมาย เปนต้น 3. กรณีทมี ีการติดต่อกันมาก่อนจะต้องมีการอ้างถึงความเดิมเสียก่อน เพือเปนการอ้างอิงเรอง นันให้ผู้รบั ทราบ ส่วนกรณีทีเปนเรองใหม่ยังไม่ได้เคยติดต่อกันมาก่อน จะต้องเกรนนําถึงความเปนมาของเรอง นัน ๆ เปนการปูพืนฐานความเข้าใจในเรองทีมีหนังสือนัน ๆ ต่อจากนันจะต้องแจง้ วัตถุประสงค์ของหนังสือและ ความมุ่งหมายทีเราประสงค์จากผู้รบั หนังสือนัน ๆ สรุปก็คือการรา่ งหนังสือโดยปกติต้องมีประมาณ 3 ย่อหน้า (บางเรองอาจมีเพียง2 ยอ่ หน้าก็ได้) ดังนี 3.1 ยอ่ หน้าแรกเปนการเกรนนําความเปนมาของเรอง 3.2 ยอ่ หน้าทสี องเปนวตั ถปุ ระสงค์ของการเขียนหนงั สือฉบบั นี 3.3 ยอ่ หน้าสุดท้ายเปนความมุ่งหมายให้ผู้รบั หนงั สือดําเนินการ 4. การรา่ งหนังสือจะต้องไม่ใชภ้ าษาพูดคําฟุมเฟอยและควรหลีกเลียงการใชค้ ําซา ๆ กันการใช้ สรรพนาม การสะกดคาํ การนั ต์ เครองหมายวรรคตอน จะต้องถกู ต้อง 5. จะต้องจดจาํ แบบวธกี ารเขียนหนังสือ ตลอดจนถ้อยคํา หรอสํานวนของผู้บังคับบัญชาทีชอบ ใชอ้ ยู่เสมอ เพือให้การรา่ งหนงั สือเปนทีพอใจและมีการแก้ไขน้อยทสี ุด 3.3 ความรูค้ วามสามารถทีจาํ เปนสําหรบั ตาํ แหน่งเลขานุการ ซงึ พอจะสรุปได้ดังนี 1. มีคณุ วุฒิการศึกษาอยา่ งน้อยระดับประกาศนียบัตรวชาชพี ทางเลขานกุ ารจนถึงระดับปรญญา ตรหรอปรญญาโทขึนอยู่กับลักษณะงานขององค์กร ขนาดขององค์กรและระดับผู้บรหาร 2. มีความรใู้ นงานขององค์กรทที าํ งานอยู่ 19

คมู่ อื การปฏบิ ัติงานเลขานกุ ารคณบดี 3 .ต้องเปนผู้มีบุคลิกภาพและอุปนิสัยทดี ี มีกาลเทศะและมีปฏิภาณไหวพรบคล่องแคล่วทุกด้าน 4. มีความรบั ผิดชอบงานดีมากอดทนทาํ งานภายใต้สภาพกดดันสูงได้และมีมนุษยสัมพันธท์ ีดี 5. สามารถใชอ้ ุปกรณ์สํานักงานทีจาํ เปนต่องาน สามารถใชค้ อมพิวเตอรแ์ ละโปรแกรมต่าง ๆ ได้ 6. สามารถให้ค าปรกษาแนะนําแก่ผู้บงั คับบัญชาตลอดจนการแก้ไขปญหาอุปสรรคของงานใน ความรบั ผิดชอบของผู้บงั คับบญั ชา 7. มีความสามารถในการเก็บความลับของผู้บงั คับบัญชาและองค์กร 8. มีความสามารถในการต้อนรบั ผู้มาติดต่อเพือสรา้ งภาพลักษณ์ของผู้บังคับบัญชาและองค์กร 9. มีความสามารถในการสรา้ งความสัมพันธอ์ ันดีระหว่างบุคคลหรอองค์กรทมี าติดต่อ 10. มีความสามารถในการประชาสัมพันธเ์ พือประโยชน์ของผู้บงั คับบัญชา และองค์กร 11. เปนผู้อุทศิ เวลาให้แก่การทาํ งาน ในส่วนภาครฐั หรอภาคราชการนันตําแหน่งเลขานุการเปนตําแหน่งทีถูกกําหนดขึนมาควบคู่กับ ตําแหน่งผู้บังคับบญั ชาระดับสูง ๆ เพือชว่ ยแบ่งเบาและรองรบั ภารกิจของผู้บงั คับบญั ชาดังนันจงึ เปนตําแหน่งที ต้องมีคณุ สมบตั ิพืนฐานของข้าราชการโดยทวั ไป เชน่ มีสัญชาติไทย มีอายุไม่ตากว่าสิบแปดป ไม่เปนผู้มีรา่ งกาย ทพุ พลภาพจนไม่สามารถปฏิบตั ิหน้าทีได้ ไม่เปนผู้บกพรอ่ งในศีลธรรมอันดี ไม่เปนหนีสินล้นพ้นตัว ไม่เคยเปนผู้ ถกู ลงโทษ ไม่มีประวัติเสือมเสียและมีคุณสมบัติเฉพาะสําาหรบั ตําแหน่งตรงตามทหี น่วยงานนัน ๆ กาํ หนดไว้ 3.4 จรยธรรมและจรรยาบรรณในการปฏิบัติงาน จ ร ย ธ ร ร ม คื อ พ ฤ ติ ก ร ร ม ที ใ ช้ เ ป น ข้ อ ป ฏิ บั ติ ใ น ก า ร ป ร ะ พ ฤ ติ ที ดี ที ช อ บ โ ด ย มี พื น ฐ า น ม า จ า ก กฎหมายศีลธรรมหรอจารตประเพณีวัฒนธรรมของคนในแต่ละสังคมจากจรรยาบรรณคือหลักความประพฤติ ปฏิบัติอันเหมาะสมแสดงถึงคณุ ธรรมและจรยธรรมทพี ึงปฏิบตั ิ ในกํารปฏิบัติงาน 1. ต้องปฏิบัติหน้าทใี นความรบั ผิดชอบด้วยตนเองอย่างสุดความสามารถ มุ่งมันซอื ตรง โปรง่ ใส ยึดมันในคณุ ธรรม 2. ต้องปฏิบัติงานตามสายบังคับบัญชา รบั คําสังและรบั ผิดชอบโดยตรงต่อผู้บังคับบัญชาของ ตนไม่ข้ามสายการบงั คับบญั ชาหากไม่มีความจาํ เปน 3. หลีกเลียงการวพากษ์วจารณ์ผู้บังคับบัญชาและผู้รว่ มงานทีอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อ บุคคลนันหรอต่อองค์กร 4. ควรเปดโอกาสและเปดใจรบั ฟงความคิดเห็นของผู้ใต้บงั คับบญั ชา และเพือนรว่ มงานอย่างมี สติปราศจากอคติและรบั ฟงด้วยเหตุและผล 5. ต้องมีกิรยามารยาทสุภาพ แต่งกายเหมาะสมต่อกาลเทศะ และประพฤติตนเหมาะสมกับ หน้าทกี ารงาน ธรรมเนียมทอ้ งถินโดยไม่สรา้ งความเสือมเสียต่อภาพลักษณ์องค์กร 6. ห้ามใช้ชือขององค์กร หรอตําแหน่งในองค์กร ในการเรยไรเงนเปนการส่วนตัว ไม่ว่าด้วย วัตถปุ ระสงค์ใด 7. ควรให้ความรว่ มมือในกิจกรรมทอี งค์กรจดั ขึนเพือสรา้ งความสามัคคีชว่ ยเหลือเกือกูลกัน 8. ห้ามกระทาํ การทกี ่อความเดือดรอ้ นราํ คาญบนั ทอนกําลังใจผู้อืนก่อให้เกิดความเปนปฏิปกษ์ หรอรบกวนการปฏิบัติงานทีมีลักษณะเปนการคกุ คามทางเพศ ไม่ว่าต่อพนักงานขององค์กร หรอบุคคลภายนอก ทเี ข้ามาติดต่อธรุ กิจ 9. พึงเปนผู้มีวนัยและประพฤติปฏิบตั ิตามกฎระเบยี บขององค์กร และประเพณีอันดีงามไม่ว่าจะ ระบุไวเ้ ปนลายลักษณ์อักษรหรอไม่ก็ตาม 20

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 10. รว่ มสรา้ งและรกั ษาบรรยากาศแห่งความสามัคคีและความเปนนาหนึงใจเดียวกันในหมู่ ผู้ปฏิบตั ิงานพึงหลีกเลียงการกระทาํ ใด ๆ อันจะกระทบต่อชอื เสียงและภาพลักษณ์ขององค์กร หรอเปนปญหาแก่ องค์กรในภายหลังได้ 11. ควรเปนผู้มีศีลธรรมอันดีและประพฤติตนให้เหมาะสม มีสัจจะต่อตนเองและผู้อืนละเว้น อบายมุขและการพนันทุกประเภท 12. มีจรยธรรมและจรรยาบรรณว่าด้วยการปฏิบตั ิงานเลขานกุ าร 3.5 หลักเกณฑแ์ ละขนั ตอนการนาํ Social Media มาใชร้ ว่ มในการปฏบิ ตั ิงานเลขานุการผูบ้ รหาร(การใช้ Outlook Calendar) การนํา Outlook Calendar มาใช้ในการจัดตารางเวลานัดหมายของผู้บรหาร ยังสามารถแจง้ เตือน กิจกรรมผ่านทาง E-Mail ให้ทราบอีกด้วยซงึ จะทาํ ให้ไม่พลาดกิจกรรม ๆ ทีสําคัญอีกและทีสําคัญชว่ ยให้จดั สรร ตารางเวลาให้เหมาะสมในการทํากิจกรรมต่าง ๆ อย่างลงตัวด้านงานเลขานุการของผู้บรหารได้นําการใช้ Outlook Calendar หรอ Microsoft Office มาประยุกต์ใชใ้ น จดั ตารางเวลานัดหมาย–รบั นัด เชญิ ประชุม งานพิธกี ารต่าง ๆ ใชร้ ะหวา่ งผู้บรหารกับเลขานุการเพือชว่ ยแจง้ เตือนกิจกรรมต่าง ๆ ผ่านทาง E-Mail ซงึ ทําให้ การทาํ งานสะดวกรวดเรว็ และมีประสิทธภิ าพมากยิงขึน 21

คมู่ อื การปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี บทที 4 กระบวนการและขนั ตอนการปฏบิ ตั งิ าน ในบทนีจะนําเสนอ กระบวนการและขันตอนการปฏิบตั ิงาน 2 ส่วน คือ 1. การปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี 2. การนาํ Social Media มาใชร้ ว่ มในการปฏิบตั ิงานเลขานกุ ารผู้บรหาร (การใช้ Outlook Calendar) รายละเอียดมีดังนี 4.1 รายละเอยี ดของกระบวนการและขนั ตอนการปฏบิ ตั งิ านเลขานกุ ารคณบดี การปฏิบตั ิงานเลขานุการคณบดี ซงึ ประกอบด้วยกระบวนการและขันตอนปฏิบตั ิงาน 5 งาน หลัก ดังนีคือ 1. งานการให้บรการเพืออาํ นวยความสะดวก 2. งานเสนอแฟมลงนาม 3. งานติดตามเรอง 4. งานประสานงาน 5. การใช้ Outlook Calendar 22

คมู่ ือการปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี ขันตอนการให้บรการงานเลขานุการคณบดี 1. งานการให้บรการเพืออํานวยความสะดวก Flow Chart เรมการทาํ งาน ผู้มารบั บรการ มีความต้องการมาใชบ้ รการ การให้บรการเบืองต้น - การต้อนรบั ผู้ใชบ้ รการ - สอบถามความต้องการของผู้รบั บรการ - สอบถามความต้องการของผรู้ บั บรการ และอาํ นวยความสะดวก รบั เรอง/ตรวจตาราง วันวา่ งและกาํ หนดการ นัดหมายต่าง ๆ ตรวจสอบความถกู ต้อง ของข้อมลู และยงั มวี ันวา่ ง ถกู ต้อง นัดหมาย บนั ทกึ ใน Outlook Calendar/แจง้ เตือนผา่ น โทรศัพท์เคลือนทหี รอ Email ติดตามกําหนดการนัดหมาย ประสานงานอาํ นวยความสะดวก จบการทาํ งาน 23

คมู่ อื การปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี 1. งานการให้บรการเพืออาํ นวยความสะดวก 1.1 งานการให้บรการเพืออํานวยความสะดวกมีหลายด้าน เชน่ การอาํ นวยความสะดวกด้วยตนเอง อํานวยความสะดวกทางโทรศัพทท์ ังภายในและภายนอก โทรศัพทเ์ คลือนที จดหมาย E-mail Line อืน ๆ เปนต้น 1.2 การให้บรการเบอื งต้น สอบถามความต้องการของผู้มาขอรบั บรการว่าต้องการทราบข้อมูลเรองใด 1.3 รบั เรอง และตรวจตารางวนั วา่ ง สําหรบั กําหนดการนัดหมาย 1.4 ตรวจสอบความถกู ต้องของข้อมูล เพือแจง้ ให้คณบดีทราบต่อไป 1.5 ลงบนั ทกึ ลงปฏิทนิ Outlook Calendar เพือจะได้แจง้ เตือนล่วงหน้าอีกครงั 1.6 คอยติดตามกําหนดการนัดหมายประสานเพืออํานวยความสะดวก มกี ารแจง้ เตือนผเู้ ข้ารว่ มก่อนถงึ เวลาประชุม จดั เตรยมด้านสถานที หรอจดั เตรยมอาหารว่าง 1.7 สินสุดการดําเนินงาน “งานการให้บรการเพืออาํ นวยความสะดวก” ลาํ ดับที ขันตอนการปฏิบัติงาน รายละเอยี ดการปฏิบัติงาน ผรู้ บั ผดิ ชอบ ระยะเวลา แบบฟอรม์ 1 ทอี า้ งถึง งานการให้บรการและอาํ นวยความ 1 งานการให้บรการเพืออาํ นวยความสะดวก เลขานกุ าร 10-15 สะดวก มีหลายด้าน เชน่ การอํานวยความสะดวก คณบดี นาที -ผูม้ ารบั บรการมีความต้องการมาใช้ ด้วยตนเอง อํานวยความสะดวกทาง บรการ โทรศัพทท์ ังภายในและภายนอก -การให้บรการเบืองต้น รบั เรอง/ดูตาราง โทรศัพทเ์ คลอื นที จดหมาย E-mail Line วันว่าง/ลงกําหนดการนัด อืน ๆ -ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แจง้ เปนต้น ให้คณบดีรบั ทราบ 2 การให้บรการเบืองต้น สอบถามความ -โปรแกรม Outlook Calendar จะแจง้ ต้องการของผูม้ าขอรบั บรการวา่ ต้องการ เตือน ผ่านโทรศัพทเ์ คลอื นที ทราบขอ้ มูลเรองใด -คอยติดตามกาํ หนดการนัดหมาย 3 รบั เรอง และตรวจตารางวันว่าง สําหรบั กาํ หนดการนัดหมาย 4 ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพอื แจง้ ให้คณบดีทราบต่อไป 5 ลงบันทึกลงปฏิทนิ Outlook Calendar เพอื จะได้แจง้ เตือนลว่ งหน้าอีกครงั 6 คอยติดตามกาํ หนดการนัดหมายประสาน เพอื อํานวยความสะดวก มีการแจง้ เตือน ผูเ้ ข้ารว่ มก่อนถึงเวลาประชุม จดั เตรยมด้าน สถานที หรอจดั เตรยมอาหารว่าง 7 สินสุดการดําเนินงาน “งานการให้บรการ เพอื อาํ นวยความสะดวก” 24

คมู่ อื การปฏบิ ัติงานเลขานกุ ารคณบดี 2. งานเสนอแฟมลงนาม Flow Chart เรมการทาํ งาน หนังสือ/เอกสาร ตรวจสอบ คดั แยก ติดสลิปลงนาม ประสานงานต้นเรอง แก้ไขเอกสาร (ถา้ ม)ี แกไ้ ขเอกสารถา้ มี NO ผู้บรหาร/ผมู้ อี ํานาจ พิจารณาลงนาม YES ตรวจสอบการลงนาม/ อนมุ ัติถูกต้องครบถ้วน เสนอแฟมจากหนว่ ยงานอืนส่ง เสนอแฟมของหน่วยงาน แฟมคนื หน่วยงานต้นเรอง นําเรองออกจากแฟม ดาํ เนินการตามคาํ วนิ จิ ฉยั /สงั การ ส่งคนื สารบรรณ จบการทาํ งาน 25

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 3. งานติดตามเรอง ดําเนินการประสานงานและติดตามเรองทงี านธรุ การของหน่วยงานทีได้รบั เรองเข้าหน่วยงานและเรองที จะส่งออกจากหน่วยงานให้ปฏิบตั ิดังนี 3.1 กรณีเรองรบั เข้ามาต้องดําเนินการติดตามความก้าวหน้าและความสําเรจ็ ของงานเพือแจง้ ผลการ ดําเนินงานให้กับต้นเรองเดิมรบั ทราบ 3.2 กรณีเรองสง่ ออกต้องดําเนินการติดตามผลของการส่งเอกสารวา่ เอกสารถึงมือผู้รบั ปลายทางหรอไม่ ดําเนินการติดตามความก้าวหน้าและความสําเรจ็ ของงานเพือแจง้ ผลการดําเนินงานให้กับต้นเรองเดิมรบั ทราบ ต่อไป 3.3 กรณีประสานงานทางโทรศัพทผ์ ู้ทมี าติดต่อประสานงานโดยตรงเมือได้รบั การประสานงานจากทาง โทรศัพทใ์ ห้รบประสานงานกับผู้เกียวข้องทนั ทโี ดยการแจง้ ผ่านทางโทรศัพทภ์ ายในโทรศัพทเ์ คลือนทีขอ ผู้เกียวข้องแจง้ ผลให้แก่เจา้ ของเรองทมี าประสานให้ทราบติดต่อประสานงานให้เรองดังกล่าวให้แล้วเสรจ็ 3.4 รายงานผลให้ผู้บงั คับบัญชาได้ทราบ 3.5 สินสุดการดําเนินงาน “ติดตามเรอง” ลาํ ดับ ขันตอนการปฏิบัติงาน รายละเอยี ดการปฏิบัติงาน ผรู้ บั ผดิ ชอบ ระยะเวลา แบบฟอรม์ ที ทอี า้ งถึง 3. งานติดตามเรอง 3. ดําเนินการประสานงานและติดตามเรองทงี าน เลขานกุ าร 5-10 -ตรวจสอบขอ้ มลู ในการดําเนนิ การ ธรุ การของหนว่ ยงานทไี ด้รบั เรองเข้าหนว่ ยงาน คณบดี นาที รบั -สง่ หนงั สือ/เอกสาร และเรองทจี ะส่งออกจากหนว่ ยงานให้ปฏิบัติ -ประสานหนว่ ยงานทเี กียวข้อง ดังนี -ติดตามการดําเนนิ งาน 1. กรณีเรองรบั เข้ามาต้องดําเนนิ การติดตาม -งานรบั เขา้ -ออกต้องติดตาม ความก้าวหน้าและความสําเรจ็ ของงานเพอื แจง้ ความกา้ วหนา้ ผลสําเรจ็ ของงาน ผลการดําเนินงานให้กับต้นเรองเดิมรบั ทราบ -กรณีมีการประสานงานโดยตรงและ 2. กรณีเรองส่งออกต้องดําเนนิ การติดตามผล ทางโทรศัพท์ ต้องรบดําเนนิ การ ของการส่งเอกสารว่าเอกสารถึงมอื ผ้รู บั ประสานผู้เกยี วขอ้ งทนั ที ให้แล้วเสรจ็ ปลายทางหรอไมด่ ําเนินการติดตาม -แจง้ หัวหน้างานรบั ทราบ/แจง้ ความก้าวหน้าและความสําเรจ็ ของงานเพอื แจง้ ผู้บังคับบัญชา ผลการดําเนนิ งานให้กับต้นเรองเดิมรบั ทราบ 3. กรณีประสานงานทางโทรศัพท์ จากผ้ทู มี าติดต่อประสานงานโดยตรงเมือได้รบั การประสานงานทางโทรศัพทใ์ ห้รบดําเนนิ ประสานงานกับผู้เกียวข้องทันที โดยการแจง้ ผ่านทางโทรศัพทภ์ ายใน โทรศัพทเ์ คลอื นที ของผู้เกยี วข้อง แจง้ ผลให้แก่เจา้ ของเรองทมี า ประสานให้ทราบ ติดต่อประสานงานให้เรอง ดังกล่าวให้แล้วเสรจ็ 4. รายงานผลให้ผ้บู ังคับบัญชาไดท้ ราบ 5. สินสุดการดาเนินงาน “ติดตามเรอง” 26

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี 4. งานประสานงาน Flow Chart เรมการทาํ งาน ขอ้ มลู การเดินทางไป ประสานข้อมลู ราชการของคณบดี /กําหนดเดินทางไป ราชการ ดําเนินการขอใชร้ ถยนต์ไปราชการ/ จองทพี ัก/ซอื ตัวเครองบนิ ดําเนินการขออนมุ ตั ิ เดินทางไปราชการ ดําเนินการยมื เงนทดรอง จา่ ยไปราชการ จดั ทาํ รายงาน/สรปุ คา่ ใชจ้ า่ ยใน การเดินทางไปราชการ ส่งคนื เงนยมื ทดรองจา่ ยฯ จบการทํางาน 27

คมู่ อื การปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี 4. งานประสานงาน ดําเนินการประสานงานและอาํ นวยความสะดวกการเดินทางไปราชการของคณบดี และ ผู้รว่ มเดินทางไปราชการในงานราชการ อาทิ งานประชุมวชาการ การเข้ารบั การอบรมและสัมมนา ให้ปฏิบตั ิดังนี 4.1 ประสานข้อมูลการไปราชการและกําหนดการเดินทางไปราชการของคณบดี และผู้รว่ ม เดินทางไปราชการ 4.2 ประสานงานฝายบรการกลาง เพือขอใชร้ ถยนต์ส่วนกลาง เพือเดินทางไปราชการ 4.3 ดําเนินการและจดั ทาํ เรองขออนมุ ัติเดินทางไปราชการ เสนอผู้มีอาํ นาจอนุมัติ 4.4 ประสานงานเรองเกียวกับการเงน เชน่ การยืมเงนทดรองจา่ ย หรอเบกิ ค่าใชจ้ า่ ยในการ เดินทาง กรณีคณบดีสํารองจา่ ยไปก่อน 4.5 ประสานงานและติดต่อ ทพี ักตามกําหนดการเดินทางไปราชการ 4.6 จดั ทาํ รายงานการเดินทางไปประชุม/อบรม/สัมมนา พรอ้ มส่งคืนเงนทดรองจา่ ยส่งแก่งาน การเงน 4.7 สินสุดการดําเนินงาน “งานประสานงาน” ลาํ ดับ ขันตอนการปฏบิ ัติงาน รายละเอยี ดการปฏบิ ัติงาน ผรู้ บั ผดิ ชอบ ระยะเวลา แบบฟอรม์ ที 4. ทอี า้ งถึง งานประสานงาน 4.งานประสานงาน เลขานกุ าร 1-2 วัน แบบฟอรม์ -เตรยมข้อมลู กําหนดการเดินทาง ดําเนินการประสานงานและอาํ นวย คณบดี ใบยมื - -ดําเนนิ การขอใชร้ ถยนต์/จองทีพัก/ ความสะดวกการเดินทางไปราชการของ ซอื ตัวเครองบิน คณบดีและผูร้ ว่ มเดินทางไป ส่งคนื เงน -ขออนุมัติเดินทางไปราชการ ราชการในงานราชการ เชน่ งานประชุม ทดรองจา่ ย -ยมื เงนทดรองไปราชการ ประชุม/ วชาการ เขา้ รบั การอบรม และสัมมนา อบรม/สัมมนา -จดั ทาํ รายงานการ ฯลฯ ให้ปฏิบตั ิดังนี เดินทางไป ราชการ 1.ประสานข้อมูลการไปราชการ -การเบกิ จา่ ยเงนค่าเดินทางไป และกําหนดการเดินทางไปราชการของ คณบดีและผู้รว่ มเดินทางไป ราชการ ราชการ -การส่งคืนเงนยมื ทดรองรองราชการ 2.ประสานงานฝายบรการกลางเพอื ขอ ใชร้ ถยนต์ของส่วนกลางเพอื เดินทาง ไปราชการ/ซอื ตัวเครองบนิ 3. ดําเนินการและจดั ทําเรองขออนมุ ัติเดินทาง ไปราชการ เสนอผูม้ อี ํานาจอนุมัติ 4. ประสานงานเรองเกียวกบั การเงน เชน่ การยมื เงนทดรองจา่ ย หรอเบกิ คา่ ใชจ้ า่ ยในการเดินทาง กรณคี ณบดีสํารองจา่ ยไปก่อน 5. ประสานงานและติดต่อ ทีพกั ตามกําหนดการ เดินทางไปราชการ 6. จดั ทํารายงานการเดินทางไปประชุม/อบรม/ สัมมนา พรอ้ มส่งคนื เงนทดรองจา่ ยสง่ แก่งาน การเงน 7. สินสุดการดําเนินงาน “งานประสานงาน” 28

คมู่ อื การปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี บทที 5 ปญหา อปุ สรรค แนวทางแก้ไขและการพฒั นา งานเลขานุการคณบดี เปนงานทีสนับสนนุ งานของคณบดีทมี ีอยู่ทงั หมด ไม่ว่าจะเปนงานภายใน และงานภายนอก โดยเลขานกุ ารเปนผู้ประสานงานกับบุคคลและหน่วยงานต่าง ๆ ทีสําคัญทสี ุด เลขานกุ าร จะต้องเปนผู้ทรี ูใ้ จคณบดี รวู้ ่าคณบดีเปนผู้ทชี อบทาํ งานอยา่ งไร มีบุคคลใกล้ชดิ คือใครบา้ ง การเสนองานควรจะ เสนอในชว่ งเวลาใด จงึ จะเหมาะสม และเลขานกุ ารทีดีจะต้องมีความกระตือรอรน้ ปรบั ปรุงแก้ไข วธกี ารทาํ งานให้ ทันสมัยอยูต่ ลอดเวลา จากการศึกษาข้อมูลผู้ทปี ฏิบตั ิงานด้านเลขานกุ ารของผู้บรหารหลายๆ ทา่ น สาเหตุทที าํ ให้งาน เลขานุการฯ ไม่ก้าวหน้า ได้แก่ 1. ขาดความสามารถทจี ะควบคมุ ดูแลงานในความรบั ผิดชอบให้เปนไปด้วยดี 2. ความสามารถในการแก้ปญหาต่าง ๆ ยงั ไม่พอเพียง 3. ขาดความเชอื มันในตัวเอง 4. ไม่กระตือรอรน้ ทจี ะเพิมงานหน้าทรี บั ผิดชอบให้เปนไปด้วยดี 5. ขาดความสามารถในการมองสือต่าง ๆ ในภาพรวมให้ได้อย่างลึกซงึ 6. ไม่รรู้ ายละเอียดเกียวกับงานของเจา้ นายหรอขององค์กรดีพอ 7. ขาดทศั นคติทจี ะมานะในการทาํ งาน 8. เข้ากับคนอืนในทมี งานไม่ได้ 9. ไม่สามารถติดต่อสือสารกับผู้อืนได้เข้าใจดีพอ 10. ไม่สามารถสรา้ งความสัมพันธแ์ บบมืออาชพี ในการทาํ งานได้ ปญหาอปุ สรรค ข้อเสนอแนะ แนวทางการพฒั นา 1. รูปแบบในการทาํ งานบางครงั เมือมงี าน 1. การทาํ งานไมว่ ่าจะเปนในหน่วยใดก็ตาม การทําหน้าที 1. การพัฒนาตนเอง เรง่ ด่วนทตี ้องปฏิบตั ิงาน เลขานกุ ารยังขาด เลขานุการจาํ เปนต้องศึกษารายละเอยี ดของหน่วยงาน 2. สรา้ งคณุ คา่ ให้เพอื นรว่ มงานและองคก์ ร ความละเอียด รอบคอบในงานทที าํ จงึ ส่งผล นันๆ อย่างลึกซงึ เพอื ให้กาทํางานดําเนินไปอยา่ งราบรน 3. พัฒนางานในความรบั ผดิ ชอบเลขานกุ ารของ ให้การปฏบิ ตั ิงานล่าชา้ เนืองด้วยเลขานุการเปนผทู้ ตี ้องทํางานรว่ มกับผบู้ รหาร ทุกองคก์ รจะรูเ้ ฉพาะงานใดงานหนึงไมไ่ ด้ ถ้า 2. ในยุคปจจบุ ันคอมพิวเตอรไ์ ด้ เข้ามามี ดังนันเมอื ผูบ้ รหารได้มอบหมาย ภารกิจอันใดแล้ว ต้องการก้าวไปสู่จุดทีดีกวา่ จะต้องรูห้ น้าทีให้ บทบาทต่อการทาํ งานของ องค์กร ส่งผลให้ผู้ เลขานุการจะต้องสามารถทาํ ไดท้ ันท่วงทแี ละต้องทราบ ละเอียดลึกซงึ และจาํ เปนอยา่ งยิงทจี ะต้องรู้ ทปี ฏบิ ัติงานต้อง มีความรูค้ วามสามารถใน ว่าต้องไปติดต่อกับหน่วยงานใด หรอกบั บุคลากรท่าน เกียวกับองคก์ ร เพราะเราทาํ งานกับคนกับ การใช้ คอมพิวเตอรไ์ ด้อย่างคล่องแคล่ว ซงึ ใด ดังนัน การทราบถึงรายละเอียดขององคก์ รจงึ มี สถาบันฉะนันองค์กรสมยั ใหม่จะมกี ารปรบั ตัวให้ หากเลขานุการขาดทักษะ ทางด้านการใชง้ าน ความสําคญั เปนอย่างยงิ เข้ากับสิงแวดลอ้ มอยู่ตลอดเวลา และ คอมพิวเตอร์ จะทําให้งานล่าชา้ และไม่มี 2. บุคลิกภาพของเลขานุการทขี าดไมไ่ ด้ คอื ต้องเปนผทู้ ี จะต้องมกี ารพัฒนาองคก์ รในด้าน ๆ เชน่ ประสิทธภิ าพ ความคล่องตัว มีความละเอียดรอบคอบมีความอดทน 3 .หากเลขานุการไม่มีความซอื สัตย์ สุจรต ต่อสถานการณต์ ่างๆได้ เปนอยา่ งดอี ีกทงั ต้องเปนผทู้ ี 1. การแบ่งงานกันทํา ต่อหน้าทกี ารงานต่อผู้บรหาร และองคก์ รจะ หมันสังเกตเหตุการณต์ ่าง ๆ ต้องเปนผทู้ มี ีความรอบรู้ 2. ใครเปน Big Boss เพือการประสานงานกัน ทาํ ให้ผทู้ ีเขา้ มาติดต่อประสานงานขาดความ ในทุก ๆ เรองทงั นีเพอื ผลประโยชน์ ต่อผบู้ รหารและ 3. รรู้ ะดบั ชนั สายบังคบั บัญชา เชอื มันในตัวเลขานกุ าร องค์กร 4. รูก้ ารจดั แบ่งงานโครงสรา้ งในองคก์ ร 4. การทาํ งานเฉพาะเทา่ ทีรอคาํ สังจาก 3. ต้องทอ่ งให้ขึนใจอยูต่ ลอดเวลาวา่ เลขานุการ เปนผู้ที ผู้บังคับบญั ชาสังเปนการบ่งบอกวา่ ได้รบั ความไว้วางใจจากผบู้ รหารโดยตรง เปนผู้ทตี ้อง เลขานุการไมม่ ีการพัฒนาตนเอง เปนการ รกั ษาความลับของเจา้ นายให้ดีทสี ุดและต้องรกั ษา ทาํ งานแบบเชา้ ชาม เยน็ ชาม ไมส่ ามารถทจี ะ ภาพลักษณข์ องเจา้ นาย คดิ หรอตัดสินใจ เพอื การพัฒนาองค์กรให้มี 4. ทกุ ครงั ทผี บู้ รหารเรยกพบ ไมว่ ่าจะกรณีใด ๆ ก็ตาม ประสิทธภิ าพยงิ ขึนได้ ต้องนําปากกา และกระดาษติดตัวไปด้วยเสมอ เพราะ ในบางครงั ผู้บรหารอาจต้องการสังงานให้เลขานุการไป ปฏิบตั ิงาน เพราะการจาํ อย่างเดียวไมส่ ามารถจดจาํ ทุก 29

คมู่ อื การปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี ปญหาอปุ สรรค ข้อเสนอแนะ แนวทางการพัฒนา สิงทุกอย่างได้ 5. เลขานุการทดี ีควรมีความซอื สัตยส์ ุจรตต่อตนเอง หน้าทกี ารงาน ผบู้ รหาร และต่อองค์กร 6. ควรศึกษาหาความรทู้ ีเกียวข้องกบั สายงานอย่าง สมาเสมอ เชน่ คอมพิวเตอร์ ภาษาอังกฤษ ฯลฯเพราะ เปนการพัฒนาตนเอง และสามารถนาความรูท้ มี ไี ป พัฒนาองค์กร และพัฒนาหน้าทกี ารงานได้อย่างมี ประสิทธภิ าพ นอกจากนีตอ้ งเขา้ ใจถึงกระบวนการในการบรหิ ารงาน เช่น การวางแผนการจดั องคก์ ร การจดั คนเขา้ ทาํ งาน การสงั การ การประสานงาน การทาํ รายงาน และ งบประมาณ เป็นตน้ และแนน่ อนทีสดุ การท งานทกุ อยา่ งย่อมมี ปัญหา ในงานเลขานกุ าร เช่นกนั ถา้ เกิดปัญหาจะตอ้ งหาทางแกป้ ัญหานนั ใหไ้ ด้ เลขานกุ ารทดี ีตอ้ งสรา้ งชือเสยี งใหก้ บั นาย อยา่ เอาความลบั ไปพดู นดั หมายงานได้ ตดั สนิ ใจในบางเรอื งได้ ตอ้ งรูว้ า่ แตล่ ะวนั นนั นายอยไู่ หน จะติดตอ่ ไดอ้ ยา่ งไร การเตอื นงาน ตอ้ งนดั หมาย ตดิ ตอ่ ทางโทรศพั ท์ คอย ดแู ลเพอื นรว่ มงาน ตรวจตราเอาใจใสส่ ถานทีทาํ งาน เป็นคนชา่ งสงั เกต และปรบั ปรุงแกไ้ ข ขอ้ บกพรอ่ งทเี กิดขนึ แกป้ ัญหาเฉพาะหนา้ และวางแผน ในระยะยาวไวด้ ว้ ย งานเลขานกุ ารผบู้ รหิ ารเป็นงานทมี เี กียรติ เมอื ไดม้ ีโอกาสทาํ หนา้ ทีนแี ลว้ จงตงั ใจ ปฏิบตั ิงานใหเ้ ต็ม ความสามารถ ก็จะทาํ ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาของทา่ นทาํ งานไดส้ มั ฤทธิผลสง่ ผลตอ่ ความ เจรญิ กา้ วหนา้ ของหน่วยงาน 30

คมู่ ือการปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี ภาคผนวก ก 31

คมู่ อื การปฏบิ ัติงานเลขานกุ ารคณบดี ตัวอยา่ งสัญญาการยืมเงน 32

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี ตัวอย่างหนงั สือขออนมุ ัติเดินทางไปราชการ 33

คมู่ ือการปฏิบัติงานเลขานกุ ารคณบดี ตัวอยา่ งหนงั สือขออนุมัติเบกิ ค่าใชจ้ า่ ยในการเดินทางไปปฏิบตั ิราชการต่างจงั หวดั และเบกิ จา่ ยเงน 34

คมู่ อื การปฏบิ ตั ิงานเลขานกุ ารคณบดี ตัวอย่างหนงั สือขออนมุ ัติปฏิบตั ินอกสถานที 35