หน่วยที่ 1-2 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

หน่วยท่ี 1 ความรู้พ้นื ฐานเกี่ยวกบั ระบบฐานขอ้ มลู

2 ความรู้พ้ืนฐานเกี่ยวกบั ระบบฐานขอ้ มลู ฐานข้อมูล(Database) มีบทบาทสาคัญมากต่องานด้านต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างย่ิงกับ ระบบงานท่ีใช้คอมพิวเตอร์ เช่น งานด้านธุรกิจ การเงิน การธนาคาร วิศวกรรม การแพทย์ การศึกษา วทิ ยาศาสตร์ เปน็ ต้น ความหมายของขอ้ มลู และสารสนเทศ ข้อมูล (data) คอื ข้อเท็จจรงิ (Fact) ที่เกิดขึน้ และได้มีการจดบันทกึ เอาไว้ เชน่ รายช่ือ นกั ศึกษา วนั เดอื นปีเกดิ เพศ ส่วนสูง น้าหนกั ผลการเรยี น รายชือ่ ทอี่ ยูข่ องลูกค้า ขอ้ มลู การ ขายสนิ คา้ จานวนผูเ้ ลยี้ งสกุ ร ในประเทศไทย เป็นตน้ สารสนเทศ (Information) คือข้อมลู ทีผ่ ่านการประมวลผลแลว้ โดยผลที่ได้รับน้ันจะเปน็ ประโยชนแ์ กผ่ ูใ้ ช้ ซ่ึงขอ้ มลู น้ันเปรยี บเสมอื นวัตถดุ ิบทีน่ ามาใชใ้ นการผลิตสารสนเทศ ซ่ึงลักษณะการ ประมวลผล ได้แก่ คานวณ การจดั กล่มุ การเรียงลาดับ เป็นตน้ ซ่ึงลักษณะของสารสนเทศท่ีดีมีดังน้ี ลกั ษณะของสารสนเทศท่ีดี ลักษณะของสารสนเทศท่ดี มี ดี ังน้ี 1. ถูกต้อง (Accurate) ความถูกตอ้ งถอื วา่ เปน็ หวั ใจสาคญั อันดับแรก ดงั จะสะท้อนจาก คากล่าวท่ีว่า “การไม่มสี ารสนเทศเลย ยงั ดีกวา่ การมสี ารสนเทศที่ไมถูกตอ้ ง” 2. เชอื่ ถอื ได้ (Reliable) สารสนเทศจะต้องมาจากแหลง่ ข้อมลู ที่เชือ่ ถือได้ 3. รวดเร็วและทนั ต่อเหตุการณ์ (Fast and up-to-date) 4. เข้าถงึ ได้ (Accessible) สารสนเทศน้นั ควรเขา้ ถงึ หรือเรียกใช้ไดโ้ ดยงา่ ย 5. ประสานเข้าดว้ ยกันและแลกเปลี่ยนกนั ได้ (Integrative and Exchangeable) ระบบ สารสนเทศยอ่ ยตา่ ง ๆ ควรจะตอ้ งสามารถเช่อื มตอ่ แลกเปลี่ยน หรือประสานเข้าดว้ ยกันกับข้อมลู จาก ระบบอน่ื ๆ ได้งา่ ย ความสาคญั ของข้อมูล ขอ้ มูลมีความสาคัญ เพราะหากขาดขอ้ มูล จะกระทาการบางสิ่งอาจทาไม่ไดห้ รอื เกิดการ ผดิ พลาดเสยี หายได้ เช่น ผูร้ บั เหมาสร้างบ้านแต่ไมม่ ีขอ้ มูลความตอ้ งการของผู้ วา่ จ้างในการสรา้ งบ้านก็ ไม่สามารถสรา้ งบา้ นได้ หรือ การสง่ เน้อื สัตวไ์ ปขายในบรเิ วณทีป่ ระชาชนกินมังสวริ ัตไิ ม่กินเนอื้ สัตว์

3 ดงั น้นั ขอมูลจึงมคี วามสาคัญต่อการตดั สินใจขององคก์ ารตา่ ง ๆ หากไม่มีข้อมลู หรอื ข้อมูลไม่ เพยี งพออาจทาให้การตัดสินใจน้นั ผดิ พลาดได้ ดงั ภาพแสดงความสาพันธ์ระหวา่ งขอ้ มูลและการ ตัดสินใจกระทาการส่งิ ต่าง ๆ ภาพที่ 1.1 แสดงความสมั พันธร์ ะหวา่ งขอ้ มูลและการตดั สนิ ใจกระทาการสงิ่ ต่าง ๆ ชนดิ ของของข้อมูล ชนิดของข้อมลู สาหรบั บันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์ซ่งึ จาแนกตามรปู ลักษณะของข้อมูล ไดแ้ ก่ 1. ขอ้ มลู ตวั เลข (Numeric) คือ ข้อมลู ที่ใช้แทนจานวน เชน่ ราคานา้ มัน ผลการเรยี นเฉล่ีย ปริมาณนา้ ในเข่อื น อุณหภูมิ เงินเดือน 2. ขอ้ มลู อักขระ(Text) คือ ข้อมูลทเ่ี ป็นตวั อกั ษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ ตา่ ง ๆ เชน่ ท่ีอยู่ ประกอบ ด้วยตัวเลข คือ เลขที่บ้าน และอาจมีเครอ่ื งหมายประกอบ เช่น / และตัวอักษร คือ ชือ่ ถนน ตาบล ฯลฯ 3. ข้อมลู ภาพ (Images) คอื ข้อมูลภาพถา่ ย หรอื ภาพวาด ภาพลายเสน้ เชน่ ภาพคน แบบก่อสรา้ ง สินคา้ ภอาคาร ลายนิว้ มือภาพวาดทวิ ทัศน์ ฯลฯ 4. ข้อมูลเสียง (Audio) ไดแ้ ก่เสียงตา่ ง ๆ ท่ีบนั ทึกไว้ เชน่ เสียงคน เสียงดนตรี ฯลฯ นอกจากข้อมูลท่ีกล่าวมาขา้ งตน้ ยังสามารถนาข้อมูลเหลา่ น้ีมารวมกันได้ เช่นภาพวิดโี อ กราฟิกแอนิเมชัน เปน็ ตน้

4 หน่วยในการจัดเกบ็ ข้อมูล การประมวลผลในระบบแฟ้มข้อมลู ได้แบ่งหนว่ ยของข้อมูลไวห้ ลายระดบั ดงั นี้ บติ (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลท่ีมขี นาดเลก็ ทีส่ ุด โดยบติ จะประกอบด้วยเลขฐานสอง (Binary Digit) จะมเี พยี ง 2 สถานะเทา่ นนั้ คือ 0 กบั 1 เพื่อแทนสญั ญาณของไฟฟา้ off หรือ on ดังน้นั บิตจงึ ไมส่ ามารถแทนข้อมลู ในปรมิ าณมาก ๆ ได้ ไบต์ (Byte) หมายถึง หนว่ ยของขอ้ มลู ทเ่ี กดิ จากการนาบิตมารวมกันเปน็ ตวั อักษร โดยปกติ แล้ว 1 ไบตป์ ระกอบดว้ ย 8 บิต ดังน้นั จงึ ทาให้ 1 ไบตส์ ามารถสรา้ งรหัสแทนข้อมูลขึ้นมาใช้แทนตัว อกั ขระไดแ้ ตกตา่ งกนั ถงึ 256 ตวั อกั ขระ ฟลิ ด์ (Field) หมายถึง หน่วยของข้อมลู ท่ปี ระกอบด้วยหลาย ๆ ตวั อักษร เพือ่ แทน ความหมายของสงิ่ หน่งึ เช่น ฟิลด์ name เปน็ ฟลิ ด์ที่ใช้แทนชอื่ พนกั งาน ฟลิ ด์ address ใช้เกบ็ ท่อี ยู่ ของพนักงาน ฟลิ ด์ gpa ใชเ้ ก็บเกรดเฉลยี่ ฟลิ ด์ phone ใช้เกบ็ เบอรโ์ ทรศัพท์ เป็นตน้ ศพั ท์บญั ญตั ิ เรียกฟลิ ด์ว่า เขตขอ้ มลู เรคคอรด์ (Record) หมายถึง หนว่ ยของข้อมลู ท่ีเกดิ จากการนาเอาฟลิ ด์หลาย ๆ ฟิลดม์ า รามกันเพ่ือแสดงรายละเอียดขอ้ มูลในเรื่องใดเร่อื งหน่ึง เชน่ เรคคอร์ดหน่ึง ๆ ของผลการเรียนนักศกึ ษา ประกอบไปด้วย ฟิลด์ชอ่ื นกั ศึกษา ฟิลด์ สาขา และ ฟลิ ด์ gpa เป็นตน้ ศัพท์บัญญตั เิ รยี กเรคคอร์ดว่า ระเบียนข้อมลู แฟ้มข้อมูล (File) หมายถงึ หนว่ ยของข้อมลู ทีเ่ กิดจากนาเรคคอรด์ หลาย ๆ เรคคอรด์ มา รวมกัน เช่นแฟม้ ขอ้ มลู ผลการเรยี น หรือ ไฟลข์ ้อมลู ผลการเรยี น ประกอบดว้ ยเรคคอรด์ ของ นาย สมชาย มุ่งม่ัน และ เรคคอร์ดของนายมานะ บากบน่ั ดังภาพที่ 1.2 ภาพท่ี 1.2 แสดงความหนว่ ยขอ้ มูลในระบบแฟม้ ข้อมูล

5 ชนดิ ของแฟ้มข้อมูล ชนดิ ของแฟ้มขอ้ มูล โดยปกตแิ ลว้ สามารถแบง่ ออกเปน็ 6 ชนดิ ด้วยกัน ดังน้ี (โอภาศ 2551, หนา้ 23) 1. แฟม้ ข้อมูลหลกั (Master File) เปน็ แฟ้มขอ้ มูลทีใ่ ชส้ าหรบั จัดเก็บข้อมลู ท่ีค่อนข้างคงท่ี โดยเมือ่ มีการบนั ทึกรายการข้อมลู เพ่ิมเข้าไปในแฟม้ ขอ้ มูลหลักแลว้ รายการขอ้ มูลดังกล่าวก็ยงั คงอยใู่ น ระบบตลอดระยะเวลาทใ่ี ชง้ าน ตวั อยา่ งแฟ้มข้อมูลหลัก ได้แก่ แฟ้มข้อมลู สมาชิก แฟม้ ข้อมลู นกั ศกึ ษา แฟ้มข้อมูลสนิ คา้ เปน็ ต้น สาหรับการปรับปรุงแกไ้ ขแฟ้มข้อมลู หลกั นั้นสามารถทาได้ 3 รปู แบบด้วยกัน คอื 1.1 การเพ่ิม (Add) เชน่ การเพ่ิมข้อมูลสมาชิกรายใหม่เขา้ ไปในแฟ้มขอ้ มูล ซึ่งอาจ ประกอบดว้ ยฟลิ ด์ รหัสสมาชิก ชอ่ื ท่ีอยู่ เบอรโ์ ทรศัพท์ ประเภทภาพยนตร์ท่ีช่ืนชอบ 1.2 การลบ (Delete) เชน่ การลบชอ้ มูลสมาชิกออกจากแฟม้ ข้อมลู เนอ่ื งจากลูกคา้ ยกเลกิ การ เปน็ สมาชิก หรอื ลกู คา้ ไมต่ ่อสมาชกิ 1.3 การแก้ไขปรบั ปรุง (Update) เช่น การเปลย่ี นแปลงข้อมูลสมาชิก โดยลูกค้าไดม้ ีการ เปลย่ี นชอ่ื หรือนามสกุล เปลี่ยนท่ีอยู่ หรอื เบอร์โทรศัพท์ 2. แฟม้ รายการเปลีย่ นแปลง (Transection File) เปน็ แฟ้มท่ีใชจ้ ดั เก็บรายการขอ้ มลู ประจาวันท่มี ีการเคลอ่ื นไหวอยเู่ สมอ เชน่ แฟ้มข้อมลู การลงทะเบยี นของนักศึกษา แฟ้มรายการฝากหรือ ถอนเงนิ บัญชีธนาคาร แฟ้มข้อมลู การซื้อขายสินค้าในแต่ละวัน เปน็ ต้น 3. แฟ้มตารางอ้างอิง (Table Look-up File) เปน็ ไฟลท์ ี่ใชส้ าหรับอา้ งอิงข้อมูล ข้อมูลท่ี จัดเกบ็ ลงในแฟ้มค่อนขา้ งคงที่ไมค่ ่อยมีการเปล่ยี นแปลงใด ๆ เช่น แฟ้มรหสั ไปรษณีย์ แฟ้มแผนก แฟม้ สาขา ตวั อยา่ งเชน่ การค้นหาพื้นท่ีของรหสั ไปรษณยี ว์ ่าอยู่เขตจังหวดั ใด ก็จะนารหสั ไปรษณยี ์นี้ไปอา้ งอิง เพ่อื คน้ หาในแฟม้ รหัสไปรษณีย์ ก็จะทราบวา่ รหัสไปรษณีย์นัน้ อยจู่ งั หวัดใด หรือนารหัสสาขา ไปอา้ งองิ ไฟล์สาขาก็จะทราบวา่ รหสั สาขานใ้ี ช้แทนสาขาใด เป็นต้น 4. แฟม้ เอกสาร (Document File) เปน็ แฟม้ เอกสารหรือพมิ พร์ ายงาน ที่ผ่านการ ประมวลผลมาแล้วครงั้ หน่ึงด้วยโปรแกรม เชน่ การสง่ั ประมวลผลโปรแกรม และกาหนดให้พิมพ์รายงาน ลงในไฟลเ์ พอ่ื จัดเกบ็ ลงในคอมพิวเตอร์แทนทจ่ี ะส่งั ประมวลผลและพิมพ์ผ่านเครื่องพิมพ์โดยตรง ดังนน้ั เมอ่ื ต้องการใชง้ านก็สามารถเรียกไฟล์รายงานดงั กลา่ วมาพิมพ์ไดท้ นั ทีโดยไมต่ ้องผา่ นการประมวลผลอีก ตวั อยา่ งเชน่ มกี ารสัง่ พิมพใ์ บแจง้ ผลการเรียนของนักศึกษา ลงในไฟลเ์ ก็บไวก้ ่อน หลังจากนนั้ เมื่อ ต้องการใชง้ านก็สามารถเรยี กไฟล์รายงานดังกล่าวออกมาพิมพ์ไดท้ นั ที 5. แฟ้มเพือ่ การตรวจสอบ (Audit File) จดั เป็นไฟล์พเิ ศษชนิดหนง่ึ ที่ใชเ้ ก็บประวตั กิ าร บนั ทึกต่าง ๆ โดยเฉพาะแฟ้มขอ้ มูลหลัก และ แฟม้ รายการเปลีย่ นแปลง ท่ีสามารถนามาใชง้ านรว่ มกนั กบั แฟ้มตรวจสอบ แฟ้มตรวจสอบจะคอยตดิ ตามบันทึกประวตั กิ ารประมวลผลแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้ม

6 รายการเปลยี่ นแปลง เพ่ือสามารถนาไปใช้เพอ่ื การกู้คืนข้อมูลในกรณที ีร่ ะบบเกิดความเสยี หาย สาหรับ แฟม้ เพ่อื การตรวจสอบนี้ บางคร้งั รยี กวา่ Log File ระบบแฟม้ ข้อมลู ในอดตี องค์กรตา่ ง ๆ จะจดั เก็บขอ้ มลู และคน้ หาข้อมลู ทีจ่ าเป็นตา่ ง ๆ เพื่อใชใ้ นการบริหารได้ ด้วยการใช้ระบบแฟ้มขอ้ มูลที่จัดข้นึ ด้วยมือ เชน่ การจัดการให้มกี ารตดิ ป้ายชื่อแฟม้ ข้อมูลและเกบ็ รกั ษา ไว้ในตเู้ กบ็ เอกสาร ต่อมาเม่ือขอ้ มูลมีความซบั ซอ้ นข้นึ การจัดเก็บด้วยเอกสารเกิดปัญหาในการคน้ หาและ นาไปใช้ เมอ่ื คอมพิวเตอรเ์ ขา้ มามีบทบาท จึงนาแฟม้ ข้อมูลเหล่านัน้ มาจัดเก็บลงในคอมพิวเตอร์ ซึง่ ถูก สรา้ งข้ึนดว้ ยโปรแกรมภาษาใดภาษาหนงึ่ เช่น แผนกบุคคลตอ้ งการจดั เก็บข้อมูลบุคลากร จึงให้ โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมบริหารงานบคุ ลากรด้วยภาษาซี ใช้สาหรบั เก็บข้อมูลบุคลากร ซ่งึ จดั เก็บ เปน็ ไฟล์ 1 ไฟล์ หรอื แผนกบัญชตี อ้ งการเกบ็ ข้อมูลบุคลากร และ ข้อมลู การทางานของบุคลากร จึงให้ โปรแกรมเมอรเ์ ขียนโปรแกรมจดั การเงนิ เดือนดว้ ยภาษาปาสคาลในการจัดเก็บลงแฟม้ ข้อมูลบุคลากร และ และแฟม้ ข้อมลู การทางานของบุคลากร อยู่ในรูปของไฟลข์ ้อมูล ดังแสดงในรปู ภาพที่ 1.3 ภาพท่ี 1.3 แสดงระบบแฟม้ ข้อมูล ภาพท่ี 1.4 แสดงแฟ้มข้อมูลบุคลากรวิทยาลยั เทคนคิ สตั หีบ จากระบบศธ02

7 ในการจัดเกบ็ ข้อมลู ระบบแฟ้มข้อมลู จะพบปญั หาพอสรุปไดด้ ังนี้ 1. ความซา้ ซ้อนของข้อมูล คือการทข่ี ้อมูลเดียวกนั ถูกจัดเกบ็ ไว้มากกวา่ 1 แห่ง ซ่ึงอาจเกดิ จากแต่ละหนว่ ยงานต่างคนต่างทาระบบเพ่ือความรวดเร็ว และถูกพฒั นามาจากนักโปรแกรมเมอร์หลาย กลุ่ม จึงมีความเป็นไปไดว้ ่าข้อมูลเดยี วกันถูกจัดเกบ็ ไวห้ ลายแห่ง แตข่ ้อมลู ที่นามาใชต้ ้องการข้อมลู ท่ี ถูกต้องเพยี งข้อมลู แหลง่ เดยี วเทา่ นนั้ ความผดิ ปกติจากความซา้ ซ้อนทาใหเ้ กดิ ปญั หาในการเพม่ิ ลบ แก้ไข ข้อมลู 2. ความไมส่ อดคล้องกันของข้อมูล คือ การทขี่ ้อมูลเดยี วกันถูกเก็บไว้หลายแหง่ อาจมีคา่ ไม่ ตรงกนั อาจเกดิ จากการบันทึกขอ้ มูล เชน่ งานบคุ ลากร มีระบบบุคลากร กม็ ีแฟ้มข้อมูลบุคลากร งาน การเงนิ มีแฟ้มข้อมูลบุคลการ และ แฟม้ ข้อมลู เงนิ เดือน งานทะเบยี น กจ็ ัดเกบ็ ข้อมูลบุคลากร ขอ้ มูล ตารางสอน และ ข้อมลู ผลการเรยี น เมือ่ มบี ุคลากรมีการเปล่ียนแปลงข้อมูล เชน่ เปล่ยี นชอื่ จงึ ไปแจง้ ข้อมลู ที่งานบคุ ลากร แต่ไมไ่ ด้แจง้ งานการเงนิ และ งานทะเบียน ทางานข้อมูล 3 แหลง่ ข้อมลู มีข้อมลุ ไม่ตรงกัน 3. อะตอมมิค หมายถงึ การทางานใด ๆ จะต้องทางานใหแ้ ล้วเสรจ็ ต้ังแตต่ ้นจนจบ หรอื ไมก่ ไ็ ม่ ทาเลยท้งั หมด จึงจะทาให้ระบบมีการทางานที่ถูกต้อง เชน่ ขณะท่รี ะบบทางานอยู่แลว้ เกดิ ระบบไฟฟา้ ขดั ข้อง โปรแกรมที่ทางานอยู่ในขณะนนั้ เกิดความลม้ เหลวในการทางาน ทาอย่างไรจงึ จะไม่ทาให้เกิด เหตกุ ารณ์อยา่ งนั้นขึน้ ซึ่งระบบแฟ้มขอ้ มลู จะต้องเขียนโปรแกรมซบั ซ้อนเพ่อื แก้ปัญหาน้ีซึง่ เปน็ การยาก ที่จะทาใหแ้ นใ่ จวา่ ระบบแฟ้มขอ้ มลู จะแกป้ ัญหาน้ีได้ถกู เง่ือนไข 4. การควบคมุ สภาวะการทางานพร้อมกนั คือการท่ีผ้ใู ชห้ ลายคนสามารถเข้าถึงข้อมูล เดียวกันในเวลาพรอ้ ม ๆ กนั ดังนั้นถ้ามีการเขียนโปรแกรมท่ไี ม่ดีอาจเกิดปญั หาที่ขอ้ มลู ไมถ่ กู ต้องเมอื่ เข้าถึงขอ้ มูลพร้อมกนั หลายคน 5. ความปลอดภัย และความมั่งคงของข้อมูล ในระบบแฟ้มข้อมูลไมม่ ีความปลอดภัย หากไม่มี การป้องการใหด้ ี บุคคลอนื่ อาจสามารถเขา้ ไปแก้ไขข้อมูลได้ หรือข้อมูลอาจถูกลบได้ง่าย จึงไม่มี ความม่งั คง ระบบฐานข้อมลู (Database System) ฐานขอ้ มูล(Database) คือ ชุดของข้อมูลต่าง ๆ ท่ีมีความสัมพันธ์กนั ที่ถูกนามาจดั เกบ็ ไว้ ดว้ ยกนั เพือ่ ใหส้ ามารถใช้งานข้อมลู เหลา่ นัน้ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสทิ ธภิ าพ โดยจะมีกระบวนการ จดั หมวดหม่ขู อ้ มลู อยา่ งมีระเบียบแบบแผน ก่อใหเ้ กดิ ฐานขอ้ มลู ท่ีเป็นแหลง่ รวมของข้อมลู จากแผนก ต่าง ๆ ซึ่งถูกจัดเกบ็ ไวอ้ ย่างมีระบบภายในฐานข้อมูลชุดเดียวกัน โดยผูใ้ ชง้ านแต่ละแผนกสามารถเข้าถงึ ขอ้ มูลสว่ นกลางนเ้ี พื่อนาไปประมวลผลร่วมกนั ได้ เช่น โรงเรียน หรือ วทิ ยาลยั มีฐานข้อมลู สาหรับ นกั เรยี น นักศึกษา เชน่ ระบบศธ 02 จะมีฐานข้อมูลเกยี่ วกับ นักเรียน ครู วิชา ผลการเรียน ด้าน

8 ธนาคารจะมีฐานข้อมูลเก่ียวกับข้อมูลการฝากเงิน สินเชือ่ บัตรเครดิต ด้านโรงพยาบาล จะมีฐานข้อมลู เกยี่ วกับประวตั ิคนไข้ ขอ้ มูลแพทย์ ของมูลยา และ ข้อมลู การรักษา ข้อมูลเหล่านนั้ จะถกู จัดเกบ็ อยา่ งมี ระบบ มีความปลอดภัย เพ่ือประโยชน์ในการจดั การและการเรยี กใชไ้ ด้อย่างมีประสิทธภิ าพ ระบบฐานข้อมูล จากปญั หาของระบบแฟ้มขอ้ มลู ในหลาย ๆ ดา้ น ตอ่ มาวิวฒั นากรดา้ น เทคโนโลยกี ารจัดระบบข้อมลู ได้เกิดขน้ึ ใหม่เรยี กวา่ ระบบฐานข้อมลู โดยแนวคดิ ของระบบฐานข้อมูล สามารถนามาแก้ปัญหาทีเ่ กดิ ขึ้นจากระบบแฟ้มข้อมูลได้ โดยในระบบฐานข้อมลู จะประกอบด้วยชุด ข้อมลู ทส่ี ัมพันธ์กนั จะถูกนามาจัดเกบ็ ไวด้ ้วยกัน และต้องมีโปรแกรมทาหน้าทใี่ นการบริหารจัดการข้อมูล และเป็นตัวกลางระหวา่ งผ้ใู ชก้ บั ฐานข้อมลู ทีเ่ รยี กวา่ ระบบจดั การฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) อยา่ งไรกต็ ามจากแนวคิดของระบบฐานข้อมลู นี้ผู้ใชจ้ าเปน็ ตอ้ ง เรยี นรู้ถึงวธิ กี ารใช้และกระบวนการจดั การจากผเู้ ชียวชาญ หรอื ผมู้ ีประสบการณ์ดา้ นฐานขอ้ มูลเปน็ อยา่ งดี ขอ้ แตกตา่ งระหวา่ งระบบฐานข้อมลู และระบบแฟม้ ข้อมูล จากภาพที่ 1.5 แสดงใหเ้ ห็นถึงกระบวนการประมวลผลในรูปแบบระบบฐานข้อมลู ซง่ึ แตกตา่ งจากระบบแฟ้มข้อมูล นั่นคือแฟม้ ข้อมลู ทั้งห้าถูกจัดเกบ็ เป็นฐานข้อมูล โดยมีโปรแกรมหรอื ซอฟทแ์ วรท์ ี่ชว่ ยในการบรหิ ารจดั การฐานข้อมลู DBMS ซึ่งช่วยในการสร้าง จัดเกบ็ เรียกดขู ้อมลู และ ควบคุมข้อมูล โดยแผนกบุคคล แผนกการขาย และ แผนกบัญชี สามารถนาข้อมูลท้ังหมดในฐานข้อมูล มาประมวลผลรว่ มกนั ได้ ถา้ ต้องการ และข้อมูลแตล่ ะแผนกใชเ้ ป็นข้อมลู มาจากแหลง่ เดียวกัน เพราะ แฟม้ ข้อมูลทง้ั หมดถูกสร้างขนึ้ และควบคุมการทางานโดยระบบบรหิ ารจัดการฐานขอ้ มลู ส่วนระบบแฟม้ ขอ้ มูลน้นั จะพบว่าแฟ้มข้อมูลทั้งห้าตา่ งกระจายอยกู่ ันในแต่ละแผนก ทาให้แผนกทั้งสาม แผนกไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกนั ได้ และแฟ้มข้อมูลทั้งห้าต่างทางานอสิ ระจากกัน ภาพท่ี 1.5 แสดงข้อแตกต่างระหว่างระบบแฟม้ ข้อมลู กบั ระบบฐานข้อมลู

9 สภาวะแวดลอ้ มของระบบฐานข้อมูล ภาพที่ 1.6 แสดงสภาวะแวดล้อมของระบบฐานข้อมลู โดยปกตฐิ านข้อมูลมักจะใชเ้ พื่อการอา้ งอิงถึงข้อมลู ทีต่ ้องจัดเกบ็ ซงึ่ จะต้องอาศัย สภาพแวดลอ้ มอื่นจงึ จะเกดิ ฐานขอ้ มูลท่ีมปี ระสิทธภิ าพ และทาให้ระบบฐานขอ้ มูลเกดิ ความสมบูรณ์ขึน้ จากภาพที่ 1.5 จะพบว่าส่วนประกอบดา้ นสภาพแวดล้อมของระบบฐานข้อมูลประกอบด้วย 5 สว่ นดงั น้ี 1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ในระบบฐานขอ้ มลู ที่มปี ระสิทธิภาพควรมีฮารด์ แวรต์ า่ ง ๆ ที พร้อมจะอานวยความสะดวกในการบริหารจัดการฐานข้อมูลได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ ต้องคานึงถงึ ขนาด ของหน่วยความจาหลัก ความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง อปุ กรณ์นาข้อมูลเขา้ และออกรายงาน รวมถงึ หน่วยความจาสารองที่จะรองรบั การประมวลผลขอ้ มูลในระบบได้อย่างมปี ระสิทธภิ าพ 2. โปรแกรม (Software) ในการประมวลผลฐานข้อมูลอาจจะใช้โปรแกรมที่แตกตา่ งกนั ใน ทนี ้ีประกอบดว้ ยระบบปฏบิ ัติการ (Operating System) โปรแกรมประยกุ ต์ (Utility Program) ต่างๆ โปรแกรมจัดการฐานขอ้ มูล(DBMS) ท่ที าหนา้ ทใ่ี นการจัดการฐานขอ้ มลู โดยจะเป็นส่ือกลางระหวา่ งผู้ใช้ โปรแกรมประยุกต์ตา่ ง ๆ ทีมีอย่ใู นระบบฐานข้อมูล ตวั อย่างระบบฐานข้อมูลสาหรับงานขนาดเลก็ ได้แก่ Microsoft Access, MySQL, PostgreSQL ระบบฐานขอ้ มูลงานขนาดใหญ่ ไดแ้ ก่ Oracle, Microsoft SQL, Sysbase, Informix เป็นต้น 3. ข้อมูล (Data) ฐานขอ้ มูลจะเก็บขอ้ มูลต่าง ๆ ภายในองคก์ ร ซึง่ ขอ้ มูลนนั้ จะเปน็ สว่ น สาคัญของฐานข้อมลู และขอ้ มลู เหลา่ นส้ี ามารถเรยี กใช้ร่วมกนั ได้ 4. บคุ ลากร (People ) ในระบบฐานขอ้ มูล จะมีบุคลากรทีเ่ ก่ียวข้องดงั นี้ คือ 4.1 ผู้ใชท้ ั่วไป (User) เป็นบคุ ลากรท่ีใชข้ ้อมูลจากระบบฐานขอ้ มลู ผา่ นโปรแกรม

10 ประยุกต์ (Application Program) ท่ี ผ้เู ขียนโปรแกรมพัฒนา โดยโปรแกรมทพี่ ฒั นานี้จะไปนาข้อมลู ท่ี อยใู่ นระบบฐานขอ้ มูลมาใช้ 4.2 ผเู้ ขียนโปรแกรม (Programmer) เป็นผทู้ ีท่ าหนา้ ที่เขยี นโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน ตา่ ง ๆ เพ่ือใชใ้ นการจัดเกบ็ เรียกใช้ข้อมลู เป็นไปตามความตอ้ งการของผ้ใู ช้ 4.3 ผู้ออกแบบฐานข้อมูล (Database Designer) เป็นผู้ทีท่ าหน้าทีใ่ นการออกแบบ ฐานขอ้ มูลให้สามารถเก็บข้อมูลไดต้ รงตามความต้องการขององค์กร 4.4 ผบู้ ริหารฐานขอ้ มลู (Database Administrator:DBA) เป็นบคุ ลกรทีท่ าหน้าทบ่ี ริหาร และควบคุมการบริหารงานของระบบฐานขอ้ มูลท้งั หมด เป็นผูต้ ดั สินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าใน ระบบ จดั เก็บโดยวิธีใด กาหนดระบบการรักษาความปลอดภยั ของข้อมูล การสร้างระบบข้อมลู สารอง การกู้คืนขอ้ มลู และประสานงานกับผู้ใช้วา่ มีความต้องการใช้ข้อมลู อย่างไร รวมถึงผู้ออกแบบระบบ ฐานขอ้ มูล และผู้เขียนโปรแกรม เพอ่ื ใหก้ ารบริหารระบบฐานข้อมลู เป็นไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ 4.5 (System Administrator) เป็นผ้ทู ดี่ แู ลและบรหิ ารจัดการระบบฐานข้อมลู องคก์ รใน ระบบท้งั ในด้าน Hardware และ Software ให้สามารถทางานได้อยา่ งมีประสิทธิภาพ เกดิ ความสูญเสีย นอ้ ยทีส่ ุด โดยมขี อบเขตหน้าที่ต้ังแต่งานด้านการติดตงั้ สนบั สนุน บารงุ รกั ษา และแก้ไขเม่ือพบ เหตุขดั ข้องเกี่ยวกับข้อมูลในระบบ 5. ข้ันตอนการปฏบิ ตั ิงาน (Procedure) ในระบบฐานขอ้ มลู ควรจะมกี ารจัดทาเอกสารทรี่ ะบุ ขน้ั ตอนการทางานของหน้าที่ตา่ ง ๆ ในระบบฐานขอ้ มูล ท้ังในสภาวะปกติ และในสภาวะท่รี ะบบเกดิ ปัญหา ซึง่ จะเปน็ ข้นั ตอนการปฏบิ ตั ิงานสาหรับบุคลากรทนทกุ ระดับขององค์กร เช่นข้ันตอนในการ ลอ๊ กอนิ เขา้ สรู่ ะบบ DBMS ข้ันตอนใช้งาน DBMS หรอื ใช้โปรแกรมประยกุ ต์ ขั้นตอนการใชค้ าสั่งใน การคดั ลอกหรอื สารองขอ้ มลู ขัน้ ตอนในการเปลยี่ นแปลงโครงสรา้ งของตาราง การปรบั ปรุงอุปกรณใ์ ห้ มีสมรรถนะสงู ขึน้ เชน่ การเพ่ิมความจะของฮารด์ ดสิ กจ์ ะต้องปฏิบตั ิอย่างไร เป็นตน้ ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล ประโยชนข์ องระบบฐานข้อมูลมดี งั นี้ 1. ลดความซา้ ซ้อนของข้อมลู 2. แก้ปัญหาความขดั แย้งกนั ของขอ้ มลู 3. บริหารจดั การฐานข้อมูลทาได้งา่ ย 4. กาหนดมาตรฐานของขอ้ มูลได้ 5. ใชง้ านฐานขอ้ มูลร่วมกนั ได้ 6. เกดิ ความเปน็ อสิ ระระหว่างข้อมูลกบั โปรแกรม 7. กาหนดระบบรักษาความปลอดภัยใหก้ ับข้อมูลได้