หนังสือข้อมูลและสารสนเทศ

เอกสารประกอบการสอนวชิ าการออกแบบสารสนเทศกราฟิก 1 วิชาการออกแบบสารสนเทศกราฟกิบทที่ 1 ความหมายของขอ้ มลู และสารสนเทศ ขอ้ มูล หมายถึง ข้อเทจ็ จรงิ ต่างๆ ที่มีอยูใ่ นธรรม ชาติ เปน็ กล่มุ สัญลักษณ์แทนปรมิ าณ หรอื การกระทาต่างๆทย่ี งั ไม่ผา่ นการวเิ คราะห์ หรือการประมวลผล ข้อมลู อยูใ่ นรูปของ ตัวเลขตัวหนังสือ รปู ภาพ แผนภมู ิ สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง หรือจัดกระทาเพ่ือผลของการ เพ่ิมความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้ ลักษณะของสารสนเทศ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลายๆ อย่างท่ีเกี่ยวข้องกันเพ่ือจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึง่ ซงึ่ มอี งค์ประกอบ 5 สว่ นคือ 1. ขอ้ มลู เป็นตวั เลข ขอ้ ความ เสยี งและภาพ เปน็ ขอ้ มูล ปอ้ นเขา้ 2. การประมวลผล เป็นการกาหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล จัดกระทาข้อมูล เพื่อ ให้เหมาะสมต่อการนาไปใช้ 3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการท่ีจะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการใช้ และ สามารถแก้ไขปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน 4. เทคโนโลยีเป็นเคร่ืองมือท่ีช่วยในการเก็บข้อมูล การประมวลผลทาให้เกิดผล ผลิต ได้แก่ คอมพิวเตอร์โปรแกรมสาเร็จรูป อปุ กรณก์ ารส่ือสาร เป็นตน้ 5. สารสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้อง ตรงกับความต้อง การใช้ และทนั ตอ่ เหตุการณ์ใชง้ านการผลติ สารสนเทศจากข้อมูลการผลิตสารสนเทศ จะมีข้ันตอนหรือวิธีการต่างๆ ในการปฏิบตั ิ 9 วธิ ี ดังน้ี 1. การรวบรวม (Capturing) เป็นการดาเนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหน่ึง เพื่อการประมวลผล เช่น การบนั ทกึ ไวใ้ นแฟ้มเอกสาร หรอื ดว้ ย เครือ่ งคอมพวิ เตอร์ การรวบรวมทาได้โดยการสังเกตการสัมพันธ์ การทาแบบสอบถาม การ ทดสอบและการใช้แบบสารวจ ข้อมูลที่ได้จะต้องมีคณุ ลกั ษณะ สาคัญ 2 ประการ คือ ความ ตรงตามความตอ้ งการท่ีกาหนดไว้ และมคี วามเช่ือถอื ได้ 2. การตรวจสอบ (Verifying) เป็นขั้นตอนสาคัญในระบบการผลิตสารสนเทศ ทาข้ึนเพื่อให้ม่ันใจว่า ข้อมุลไดร้ ับการรวบรวม และบนั ทกึ เอาไว้อย่างถูกต้อง การตรวจสอบ ข้อมลู เปน็ การค้นหา รวบรวมขอ้ มลุ ท่ยี งั มีความผดิ พลาดโดยทัว่ ไป จะกระทาได้ 3 ลกั ษณะคือ 2.1 การตรวจสอบความเปน็ ไปได้ หรือความสมเหตุ สมผลของข้อมูล 2.2 การตรวจสอบความสอดคล้องกัน 2.3 ตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล โดยอาศัย ความสัมพันธ์ของขอ้ มลู เป็นเกณฑ์ 3. การจาแนก (Classifying) เป็นการกาหนดหลักการแบ่งประเภทข้อมูล เป็น หมวดหมู่หรือเป็นกลุ่มตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณ์ ท่ีหมาะสมมีความหมายและเป็น ประโยชน์แก่ผู้ใช้ โดยการกาหนดสิ่งท่ีเหมือนกันไวด้ ว้ ยกัน อาจารย์วรญั ญา เดชพงษ์ | สาขาวิทชาเทคโนโลยีมัลติมีเดีย

เอกสารประกอบการสอนวชิ าการออกแบบสารสนเทศกราฟกิ 2 4. การจัดเรียงลาดับ (Arranging) ภายหลังที่มีการจาแนกข้อมูลและการกาหนด รหัสข้อมูลแล้วจาเปน็ ต้องจดั วางโครงสรา้ งของแฟ้มข้อมลู ว่าจะจัดเรยี งลาดับระเบยี บ ขอ้ มูลในแฟ้มข้อมลู อย่างไร 5. การสรุป (Summarizing) เป็นการจัดรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันหรือแบ่ง กลุ่มข้อมูล และรวบยอดของแตล่ ะกลุ่ม เพ่ือเตรยี มคานวณหาค่าดัชนี หรือสารสนเทศในข้ัน ตอ่ ไป การสรปุ หรือการรวบรวมยอดข้อมูลน้ี มีประโยชนใ์ นการตรวจสอบความแนบนยั ของ ขอ้ มูลอีกดว้ ย 6. การคานวณ (Calculating) เป็นขั้นตอนสาคัญท่ีจะจัดการทาข้อมูลให้เป็น สารสนเทศ ที่อาศัยกระบวนการของคณิตศาสตร์ มาจัดกระทากับข้อมลู ในรูปความสมั พันธ์ กัน เช่น อัตราสว่ น สดั ส่วน และเลขดัชนีเพอื่ ใหไ้ ด้สารสนเทศทม่ี คี วามหมายตามความต้องการ ของผู้ใช้ท่ไี ด้กาหนดไว้แล้ว 7. การจดั เกบ็ (Storing) หลงั จากทไี่ ดค้ านวณได้ค่าสารสนเทศหรือดชั นีต่างๆ แล้ว ข้นั ตอนต่อมาคือ การจัดเก็บเพ่ือการบริการว่าจะต้องจัดเก็บทาข้อมูลพ้ืนฐานและสารสนเทศท่ี ผ่านการจัดกระทาด้วยมือหรือเครื่องคอมพวิ เตอร์ 8. การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหา และดึงข้อมูลที่ต้องการออก จากสื่อ ท่ีใช้เพื่อปรับปรงุ ขอ้ มูลให้เปน็ ปัจจุบนั หรือเพ่ือใหบ้ รกิ ารและคาตอบแก่ผ้ใู ช้ 9. การเผยแพร่ (Disseminating and Reproducing) เป็นเป้าหมายสุดท้าย ของการดาเนินการสารสนเทศ คือการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ ทาให้แบบ เอกสาร รายงานหรือการเสนอบนจอภาพลักษณะของสารสนเทศที่ดตี ้องประกอบไปดว้ ยรายละเอยี ด ดงั นี้ 1. ความเท่ียงตรง (Accuracy) หมายถึง ปราศจากความเอนเอียง สารสนเทศท่ีดี ต้องบอกลักษณะความเป็นจริงทีเ่ กดิ ข้นึ ไมช่ ีน้ าปทางใดทางหนงึ่ 2. ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) หมายถึง มีเนื้อหาตรงกับเรื่อง ที่ต้องการใช้ของผู้ใช้แต่ละคน 3. ทันตอ่ เวลา (Timeliness) หมายถงึ สามารถนาสารสนเทศที่ต้องการไปใช้ได้ ทนั ตอ่ เหตุการณ์ท่ีเกิดขึ้นการจัดเตรียมสารสนเทศให้ทันต่อเวลา ที่ต้องการใช้ มี 2 ลักษณะ คือ การจัดทาสารสนเทศล่วงหน้าตามกาหนดเวลาที่เหตุการณ์จะเกิดในอนาคต และการจัดทาสาร สนเทศอย่างรวดเร็วเพื่อนาไปใช้ในเหตุการณ์ท่ีกาลงัเกดิ ขน้ึ (ขอ้ มูลจาก : https://blog.eduzones.com/noknik15clab/33086)การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) การประมวลผลข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่างๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบท่ีต้องการเรยี กวา่ ขอ้ สนเทศหรือสารสนเทศ (Information) วธิ ีการประมวลผลขอ้ มูล อาจจาแนกได้ 3 วิธโี ดยจาแนกตามอุปกรณท์ ี่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่ อาจารย์วรัญญา เดชพงษ์ | สาขาวิทชาเทคโนโลยมี ลั ตมิ เี ดยี

เอกสารประกอบการสอนวชิ าการออกแบบสารสนเทศกราฟกิ 3 1.การประมวลผลด้วยมอื (Manual Data Processing) เป็นวธิ กี ารที่ใชม้ าตงั้ แต่อดตี โดยใช้อุปกรณ์ง่ายๆ สามารถจาแนกตามอปุ กรณท์ ่ใี ช้ได้เปน็ 3 ประการ คือ  อุปกรณ์ทีอ่ านวยความสะดวกในการเกบ็ รกั ษา และค้นหาขอ้ มูล ได้แก่ แฟ้ม ต้เู กบ็ เอกสาร  อุปกรณท์ ช่ี ว่ ยในการนับและคดิ คานวณเปน็ อปุ กรณ์ที่ง่ายต่อการใช้ ไดแ้ ก่ ลูกคิด เครือ่ งคดิ เลข  อุปกรณท์ ใี่ ชใ้ นการคดั ลอกข้อมลู ได้แก่ กระดาษ ปากกา ดินสอ เครอื่ งอัดสาเนา เปน็ ต้นการประมวลผลแบบนีเ้ หมาะกับธุรกิจขนาดเล็กท่ีมีขอ้ มูลปริมาณไมม่ ากนัก และการคานวณไมย่ งุ่ ยากซบั ซ้อน 2. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล (Mechanical Data Processing) เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทางานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจเคร่ืองที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องทาบัญชี (Accounting Machine) และเคร่ืองท่ีใช้ในการประมวลผลท่ัวไปเป็นเครอ่ื งกึง่ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ เรียกว่า เคร่ือง Unit Record 3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลดว้ ยเครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ ลักษณะงานท่ีเหมาะสมตอ่ การประมวลผลด้วยเครือ่ งคอมพิวเตอร์ คือ  งานท่มี ปี ริมาณมากๆ  ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว  มีขน้ั ตอนในการทางานซ้าๆ กนั เช่น งานบัญชี งานการเงนิ งานทะเบยี นประวัติและงานสถติ ิ  มกี ารคานวณทย่ี ่งุ ยากและสลับซบั ซ้อน เชน่ งานวิจยั และวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์การประมวลผลข้อมลู สามารถแบง่ ออกเป็น 3 ขน้ั ตอน ดงั น้ี 1. ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลท่ีรวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะท่ีสะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเปน็ ขัน้ ตอนยอ่ ย ๆ ดงั น้ี ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทาให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทาให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหสั อาจเปน็ ตวั เลขหรือตัวอักษรก็ได้ เชน่ ขอ้ มลู เก่ียวกับเพศ ให้รหัส 1แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมลู (Editing) เปน็ การตรวจสอบความถกู ต้องและความเป็นไปได้ของข้อมลู และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทาได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คาตอบบางคาตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคาตอบจากคาถามขอ้ อ่ืน ๆ ประกอบ แล้วแกไ้ ขตามความเหมาะสม ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลตอ่ ไป เชน่ แยกตามคณะวชิ า แยกตามเพศ แยกตามอายุ เปน็ ต้น ง. การบันทึกขอ้ มลู ลงส่อื (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรยี มขอ้ มูลให้อยู่ในสอื่ หรืออุปกรณ์ท่ีอยู่ในรูปท่ีเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนาไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแมเ่ หลก็ เพ่ือนาไปประมวลผลด้วยเครอ่ื งคอมพิวเตอร์ต่อไป อาจารยว์ รัญญา เดชพงษ์ | สาขาวทิ ชาเทคโนโลยมี ลั ตมิ เี ดยี

เอกสารประกอบการสอนวชิ าการออกแบบสารสนเทศกราฟิก 4 2. ข้ันตอนการประมวลผล (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนาข้อมูลท่ีเตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนท่ีเคร่ืองจะทางานต้องมีโปรแกรมส่ังงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เคร่ืองคอมพิวเตอรจ์ ะทาการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครอื่ งข้นั ตอนตา่ ง ๆ อาจเปน็ ดงั น้ี ก. การคานวณ (Calculation) ได้แก่ การคานวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เชน่ การเปรียบเทยี บค่าตา่ งๆ ข. การเรียงลาดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษรA ถึง Z เป็นตน้ ค. การดงึ ข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการคน้ หาข้อมูลท่ีต้องการเพ่ือนามาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนีข้ องลูกค้าคนหน่งึ หรอื ต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนง่ึ เปน็ ต้น ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนาข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ข้ึนไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนาเอาเงนิ เดือนพนกั งาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เปน็ เงนิ ท่ีต้องจา่ ยให้แกพ่ นกั งาน จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลท่ีมีอยู่ท้ังหมดให้อยู่ในรูปแบบส้ันๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กาไรขาดทนุ ฉ. การสรา้ งขอ้ มูลชดุ ใหม่ (Reproducing) เปน็ การสรา้ งขอ้ มูลชดุ ใหมข่ ้ึนมาจากข้อมูลเดิม ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete) และการเปลี่ยนคา่(change) ขอ้ มลู ที่มอี ย่ใู หท้ ันสมัยอยู่เสมอ 3. ข้นั ตอนการแสดงผลลพั ธ์ (Output) เปน็ งานทีไ่ ดห้ ลงั จากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขนั้ ตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเคร่ือง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนาเสนอในรูปแบบรายงาน เช่นแสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่างๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่นแผนภูมิ หรอื รปู ภาพสรปุ ข้ันตอนการประมวลผลดว้ ยเคร่อื งคอมพวิ เตอร์(ข้อมูลจาก : https://worldsit.wordpress.com/ข้อมูลสารสนเทศ/สารสนเทศ/การประมวลผลข้อมูล-data-processing) อาจารย์วรัญญา เดชพงษ์ | สาขาวิทชาเทคโนโลยมี ลั ติมีเดยี