IREGIS JUN 2020

BULETIN JABATAN PENDAFTAR 1 JUN 2020 SELAMAT BERSARA & SETINGGI-TINGGI PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH YBRS. PPJ KEHORMAT (PA) DR HAJAH ZAINAB OTHMAN Atas segala sumbangan, jasa, bakti yang dicurahkan selama berkhidmat sebagai Pendaftar Daripada 1 Warga Jabatan Pendaftar

BERITA UTAMA 2 SELAMAT MENJALANKAN TUGAS daripada warga BAHAGIAN GOVERNAN I BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA I BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA I BAHAGIAN PENGANGKUTAN I BAHAGIAN KESELAMATAN I PUSAT2KESIHATAN UNIVERSITI

BERITA UTAMA 3 JUN 2020 CATAT SEJARAH KEPIMPINAN JABATAN PENDAFTAR 16 Jun 2020 – Berkuatkuasa 16 Jun 2020, Pendaftar UPSI, PPj Kehormat (PA) Dr Hajah Zainab Othman bersara wajib pada usia 60 tahun setelah berkhidmat di UPSI selama 18 tahun iaitu sejak 2002. Mengambil faktor tempoh proses lantikan jawatan Pendaftar, pengurusan Universiti bersetuju melantik Ketua Timbalan Pendaftar, Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Encik Helmi Zaifura Abdul Rahman menanggung tugas Pendaftar berkuatkuasa 16 Jun 2020 sehingga pelantikan Pendaftar baharu dilaksanakan. PPj Kehormat (PA) Dr Hajah Zainab Othman dilantik sebagai Pendaftar UPSI pada 17 November 2017 selaras dengan keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Kali Ke-113 Bilangan 5/2017 pada 5 Disember 2017 yang meluluskan perakuan Jawatankuasa Pemilih Jawatan Pendaftar bertarikh 30 Oktober 2017. Beliau memiliki Ijazah Doktor Falsafah Pendidikan daripada Nova Southeastern University Florida, Master in Public Administration, Universiti Sains Malaysia (1998-1999) dan Ijazah Sarjana Muda Sains Sosial, Universiti Sains Malaysia (1980-1984). Berpengalaman luas sebagai Pegawai Tadbir di Universiti Sains Malaysia bermula April 1986 sebelum berpindah ke UPSI pada April 2002 sebagai Timbalan Pendaftar di Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni (HEPA) sehingga Mac 2007. Dr Hajah Zainab kemudian dinaikkan pangkat sebagai Timbalan Pendaftar Kanan, Bahagian Sumber Manusia pada tahun sama sebelum kembali bertugas di HEPA pada Oktober 2011 hingga April 2013. Beliau pernah dilantik sebagai Pengarah Bahagian Komunikasi Korporat (1 Jun 2013 hingga Oktober 2015), Ketua Timbalan Pendaftar, Bahagian Akademik (November 2015 hingga Mei 2017) dan Ketua Timbalan Pendaftar di Bahagian Sumber Manusia (Mei 2017 hingga November 2017). Dr Hajah Zainab mencatatkan kecemerlangan perkhidmatannya dalam kerajaan selama 34 tahun dengan menyumbang khidmat baktinya di dua Universiti iaitu USM dan UPSI. Di UPSI, beliau menjadi penggerak kepada pelaksanaan sistem tadbir urus terbaik sejak mula memegang jawatan di Universiti ini seterusnya diperkasakan lagi ketika menjadi Pendaftar kira-kira 2 tahun lalu. Atas kecemerlangan kepada Universiti, Negeri dan Negara, beliau dianugerahkan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang pada tahun 2005, 2010, 2016, Anugerah Khas Naib Canselor pada 2006, Anugerah Khas Cemerlang Bersama 2019 dan pingat Setia Mahkota Pahang (S.M.P) dan Ahli Ahmad Shah Pahang (A.A.P). 3

@PEJABAT PENDAFTAR 4 hebahan program Jabatan Pendaftar TURUN PADANG TEMUI KAKITANGAN JABATAN PENDAFTAR DAN DEKAN & PENTADBIR FAKULTI 24 Jun 2020 -Sesi Meet & Greet oleh Ketua Timbalan Pendaftar yang menjalankan tugas Pendaftar UPSI, Encik Helmi Zaifura Abdul Rahman bersama kakitangan Jabatan Pendaftar berlangsung pada sebelah pagi, 23 Jun 2020 dan sesi bersama Dekan dan Pentabir Fakulti pula diadakan pada sebelah petang. Intipati sesi santai ini, antaranya menyentuh berkenaan keikhlasan bekerja serta amanah dan tanggungjawab yang perlu digalas oleh semua kakitangan di bawah Jabatan Pendaftar. Dalam sesi yang sama juga, beliau turut membentangkan pelan pembaharuan yang dirancang untuk dilaksanakan dalam tempoh ini. Setiap perancangan ini sudah semestinya memerlukan sokongan serta kerjasama semua Ketua PTj di bawah Jabatan Pendaftar, Dekan serta pihak pengurusan fakulti. Semoga usaha serta perancangan ini dapat m4 enyumbang dalam kerja keras UPSI untuk menggapai impian dan menyerlahkan lagi UPSI selaku Universiti No.1 Pendidikan!

@PEJABAT PENDAFTAR 5 TURUN PADANG TEMUI KAKITANGAN JABATAN PENDAFTAR 5

@PEJABAT PENDAFTAR 6 TURUN PADANG TEMUI DEKAN & PENTADBIR FAKULTI 6

7 @PEJABAT PENDAFTAR Antara staf yang hadir PENCERAHAN PENGURUSAN & PENGOPERASIAN PEJABAT DI UPSI BERI MANFAAT KEPADA PENTADBIR PTj 30 Jun 2020 - Sesi Penerangan Garis Panduan Pengurusan & Pengoperasian Pejabat di UPSI dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP) oleh Ketua Timbalan Pendaftar yang menjalankan tugas Pendaftar UPSI, Encik Helmi Zaifura Abdul Rahman berlangsung pada jam 2.30 petang, 30 Jun 2020 di Dewan Konvensyen, Bangunan E-Learning. Sesi penerangan ini turut berlangsung melalui Facebook Pendaftar. Sesi ini memberi peluang kepada para Pentadbir PTj yang hadir bagi mendapatkan pencerahan dan penjelasan berkaitan pengurusan dan pengoperasian pejabat pada 1 Julai 2020 yang keberadaan staf sepenuhnya (100%) kecuali bagi 3 perkara yang berkaitan staf yang mempunyai tanggungan anak yang berusia 12 tahun dan ke bawah atau anak berstatus OKU yang bersekolah dan mempunyai kekangan penjagaan, pegawai yang sedang hamil dan mempunyai masalah kesihatan dan pegawai yang mempunyai penyakit kronik yang terd7edah kepada risiko virus COVID-19

@PEJABAT PENDAFTAR 8 8

@BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 9 SESI TEMU DUGA KAKITANGAN AKADEMIK BERLANGSUNG DUA HARI 2 Jun 2020 – Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BSM) menganjurkan Sesi Temu d duga Kakitangan Akademik DS45 & DS51 (Kontrak) pada 1 Jun 2020 dan Sesi Temu duga Kakitangan Akademik DS51/52 (Kontrak) Antarabangsa dan DS51/52 (Tetap) pada 2 Jun 2020.Sesi ini dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni), Profesor Dr Md Amin Md Taff. Sesi ini berlangsung di Bilik Mesyuarat Utama, Bangunan Canselori manakala sesi bagi calon-calon temu duga dibuat secara dalam talian. 9

@BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 10 Naib Canselor mempengerusikan sesi sebelum mesyuarat diadakan FAKULTI-FAKULTI SELESAI PROSES AGIHAN WARAN PERJAWATAN AKADEMIK 10 Jun 2020 – Fakulti-fakulti berjaya menyelesaikan proses agihan 83 waran perjawatan akademik tahun 2020 melalui Mesyuarat Agihan Waran Perjawatan Akademik yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) yang menjalankan tugas Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), Profesor Dr Md Amin Md Taff. Atas pembentangan fakulti berdasarkan data dan keperluan sebenar yang dikemukakan, semua pihak bersetuju dengan pengagihan waran yang dilihat mampu melonjakkan UPSI melalui sumber manusia yang akan dilantik pada masa akan datang Untuk mendapatkan calon-calon terbaik, atas saranan Pengerusi Mesyuarat, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia mengeluarkan iklan digital banner yang disebarluaskan melalui pelbagai medium. Terdahulu sebelum mesyuarat bermula, Naib Canselor UPSI, YBhg Profesor Dato' Dr Mohammad Shatar Sabran sempat berucap kepada para Dekan bagi memaklumkan perkembangan terkini keputusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti. Turut hadir ialah Profesor Dr Suraini Abu Bakar, Timbalan Na1i0b Canselor (Penyelidikan dan Inovasi). .

@BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 11 SALAM TAKZIAH Bagi pihak Universiti, Unit Kebajikan Staf, BSM ingin merakamkan takziah kepada keluarga staf dan semoga Allahyarham/Allahyarhamah ditempatkan dalam kalangan orang-orang beriman: 1. Ibunda kepada Encik Mohammad Shukur Md Nor, Penolong Jurutera (Elektronik) JA29, Jabatan Pengurusan Pembangunan & Harta Benda (JPPHB) meninggal dunia pada 24 Jun 2020. 2. Bapa mertua kepada Puan Mastika Junaidah Mohd Salih, Pembantu Tadbir (P/O) N22 (KUP), Fakulti Pembangunan Manusia (FPM) meninggal dunia pada 23 Jun 2020. 3. Bapa mertua kepada Encik Muhammad Khairul Izwan Mohd Sabri, Ahli Muzik B19, Fakulti Muzik dan Seni Persembahan (FMSP) meninggal dunia pada 6 Jun 2020. 4. Ayahanda kepada Encik Mohd Farizal Zulkifli, Penolong Jurutera (Mekanikal) JA29, Jabatan Pengurusan Pembangunan & Harta Benda (JPPHB) dan juga bapa mertua kepada Puan Norhaslina Mohammed Taharim, Pembantu Tadbir (P/O) N19, Bahagian Governan meninggal dunia pada 3 Jun 2020. 5. Ayahanda kepada Encik Ahmad Zamzani Saidin @ Mohd Isa, Pembantu Kemahiran H19, Jabatan Pengurusan Pembangunan & Harta Benda (JPPHB) meninggal dunia pada 3 Jun 2020. 6. Ayahanda kepada Puan Nor Hammurnizah Abd Hamid, Pembantu Tadbir (P/O) N19, Fakulti Bahasa dan Komunikasi (FBK) meninggal dunia pada 2 Jun 2020. 7. Abang kepada Encik Mohd Hanif Mohamad, Penolong Pegawai Tadbir N36, Akademi Pendidikan/Sekolah Makmal (APSM) meninggal dunia pada 1 Jun 2020. Al Fatihah DOA KESEJAHTERAAN Bagi pihak Universiti, Unit Kebajikan Staf, BSM ingin mengajak semua staf UPSI dapat bersama-sama mendoakan kesejahteraan staf dan semoga urusan mereka dipermudahkan olehNya: Puan Norasmeda Amri, Penolong Pegawai Sains C32, Fakulti Sains dan Matematik (FSM) dan Encik Mohamed Hanipah Mohamed Ramly, Pembantu Kemahiran H26, Jabatan Pengurusan dan Pemban1g1unan Harta Benda (JPPHB) selamat menjalani pembedahan dan rawatan di hospital pada 4 Jun 2020.

12 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Perbincangan menarik ketika sesi berlangsung PENAMBAHBAIKAN SYARAT & KRITERIA KENAIKAN PANGKAT 29 Jun 2020 – Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BSM) mengadakan tiga sesi penambahbaikan syarat dan kriteria kenaikan pangkat secara fleksi melibatkan Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional pada 17 Jun 2020, kenaikan pangkat Time Based untuk Kumpulan Sokongan pada 19 Jun 2020 dan kriteria kecemerlangan kenaikan pangkat Penolong Pegawai Latihan Vokasional (Gred DV). Kesemua sesi ini dipebgerusikan oleh Timbalan Pendaftar Kanan, BSM, Encik Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain dan dihadiri oleh pegawai bergred 52 ke atas dan juga wakil-wakil Persatuan serta wakil fakulti. 12

13 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Antara ahli mesyuarat yang hadir atas talian MESYUARAT BSM BERSAMA PTj DALAM TALIAN 17 Jun 2020 – Mesyuarat Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BSM) bersama PTj berlangsung pada 17 Jun 2020 jam 2.30 petang dipengerusikan oleh Timbalan Pendaftar Kanan, BSM, Encik Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain dengan kehadiran pegawai-pegawai dan wakil-wakil Pusat Tanggungjawab. Mesyuarat yang diadakan secara dalam talian sepenuhnya merupakan medan penyaluran maklumat antara BSM dengan PTj. Kali terakhir mesyuarat ini diad13akan pada 20 Januari 2020.

14 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Antara ahli mesyuarat yang hadir JKPSKP KHAS BINCANG PERJAWATAN DI WEZAS 29 Jun 2020 – Susulan keputusan Lembaga Pengarah Universiti yang bersetuju menubuhkan Pusat Wakaf, Endowmen, Zakat, Sedekah dan Khairat (WEZAS), satu Mesyuarat Penubuhan Pusat Wakaf, Endowmen, Zakat, Sedekah dan Khairat (WEZAS) diadakan pada 24 Jun 2020 dipengerusikan oleh Yang Menjalankan Tugas Pendaftar, Encik Helmi Zaifura Abdul Rahman. Atas keputusan mesyuarat itu, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BSM) bertindak proaktif dengan mengadakan Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pelantikan Staf Kontrak Pentadbiran (JKPSKP) bagi tujuan membincangkan dengan segera perjawatan di WEZAS. Oleh kerana keperluan segera dari segi perjawatan yang perlu diisi pada 1 Ogos 2020, BSM mengadakan mesyuarat khas bagi membincang dan mempertimbangkan tiga permohonan Skim Perkhidmatan Kontrak Universiti (SPKU). untuk WEZAS walaupun mesyuarat JKPSKP dijadual pada 22 Julai 2020. Mesyuarat ini dipengerusikan oleh Timbalan Pendaf1t4ar Kanan, BSM, Encik Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain

15 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 15

16 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Pemangku Presiden Kelab HERO, Encik Meor Shahrul Izwan Meor Sharipuddin menyampaikan cenderamata Kepada Ketua BSM KELAB HERO HARGAI STAF BERTUKAR JABATAN & RAI HARI LAHIR AHLI 30 Jun 2020 – Kelab Bahagian Pengurusan/Pembangunan Sumber Manusia atau HERO mengadakan majlis perpisahan dan juga meraikan hari lahir ahlinya pada 15 Jun 2020 dan 30 Jun 2020. Antara staf yang bertukar jabatan melibatkan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BSM) ialah Timbalan Pendaftar Kanan, Encik Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain dan juga Pembantu Tadbir (P/O), Encik Mohd Rikzan Idris. Manakala staf Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPSM) yang berpindah jabatan termasuklah Timbalan Pendaftar, Encik Azman L Kadir, Penolong Pendaftar Kanan, Encik Abdul Hadi Ahmad, Pembantu Tadbir (P/O) N22 (KUP), Encik R16idzman Mohamad Isa, Pembantu Tadbir (P/O) N19, Puan Rosmawati Sulaiman, Encik Shahril Fitri Zailani dan Puan Nadiah Mohd Yusop.

17 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA LENSA KELAB HERO HARGAI STAF BERTUKAR JABATAN & RAI HARI LAHIR AHLI 17

18 @BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA LENSA STAF BERTUKAR JABATAN 18

@BAHAGIAN KESELAMATAN 19 Staf BKES sedang bertugas BKES BERSIAP SEDIA PENGOPERASIAN PEJABAT PADA 1 JULAI 2020 30 Jun 2020 – Selaras dengan hebahan terkini semua perkhidmatan di UPSI beroperasi sepenuhnya dan keberadaan kakitangan dengan kehadiran penuh (100%), Bahagian Keselamatan (BKES) menjangkakan akan berlaku kesesakan di pintu-pintu masuk pada waktu puncak kerana setiap orang yang memasuki kawasan kampus perlu menjalani saringan suhu. Oleh itu, BKES mengambil langkah bagi mengatasi masalah kesesakan di pintu masuk iaitu dengan membuka akses Pintu Utama KSAJS dan Pintu Timur dan membekalkan 2 forehead thermometer di setiap pintu masuk. 19 Pemeriksaan suhu oleh Staf BKES

@BAHAGIAN KESELAMATAN 20 Pelajar sedang mengimbas QR Code PEMERIKSAAN KESELAMATAN DAN SARINGAN SUHU SEMASA PENGAMBILAN BARANG PELAJAR DI KOLEJ KEDIAMAN 23 Jun 2020 – Selaras dengan kebenaran diberikan kepada pelajar UPSI mengambil barang di kolej kediaman mulai 13 hingga 22 Jun 2020, Bahagian Keselamatan (BKES) dengan kerjasama Pusat ICT melalui Pegawai Teknologi Maklumat, Encik Mohamad Fairuz Misdi, menyediakan QR Code untuk rekod pelajar masuk dan keluar. Tujuan daftar secara atas talian ini bagi mengurangkan penggunaan kertas selain maklumat yang direkod lebih tepat dan lengkap berserta gambar barang. “Terima kasih kepada Pusat ICTkerana sering memberikan kerjasama dan perkhidmatan yang baik dalam penambahbaikan sistem di BKES” kata Pegawai Keselamatan Kanan UPSI yang menjalankan tugas Ketua BKES, Encik Mohd Fairuz Mislan. 20 Pemeriksaan suhu oleh Staf BKES

@BAHAGIAN KESELAMATAN 21 21

@PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI 22 Staf PKU sedang bertugas PROSES SARINGAN KESIHATAN OPS HANTAR PULANG 4 Jun 2020 – Pusat Kesihatan Universiti (PKU) menjalankan proses pengasingan rekod saringan kesihatan bagi para pelajar yang bakal berlepas pulang ke kampung pada 1-3 Jun 2020. Proses saringan kesihatan bagi Ops Hantar Pulang yang terakhir juga berlangsung pada tarikh yang sama. Pelajar sedang menunggu g2i2liran untuk proses saringan

23 23

24 Jabatan Pendaftar Sidang Redaksi Penasihat: Pejabat Pendaftar PPj Kehormat (PA) Dr Hajah Zainab Othman Pendaftar PPj Kehormat (PA) Dr Hajah Zainab Othman Ketua Editor: Pendaftar [email protected]/4506444 Encik Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain Sidang Editor: Ketua Ptj: Pejabat Pendaftar Bahagian Governan Cik Azura Mat Said Bahagian Governan Hajah Maskana Haji Ahmad Timbalan Pendaftar Kanan N52 Encik Ikmal Redzuan Mohd Isa [email protected]/4506351 Puan Mohaieda Mat Hussin Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Puan Rozlinda Rusli Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Encik Ahmad Janatul Firdaus Dzulkarnain Encik Azman L.Kadir Timbalan Pendaftar Kanan N52 Bahagian Pengangkutan [email protected]/4506357 Encik Azlan Al-Hafiz Mazlan Bahagian Keselamatan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Puan Siti Suriana Yahya Pusat Kesihatan Universiti Encik Azman L.Kadir Dr Mazlina Hamzah Timbalan Pendaftar N48 Puan Syaidatul Hamera Mohd Radzi [email protected]/4506353 U24rus setia Bahagian Pengangkutan Puan Rozlinda Rusli Encik Azlan Al-Hafiz Mazlan Penolong Pendaftar Kanan N44 [email protected]/4506594 Bahagian Keselamatan Encik Mohd Fairuz Mislan Pegawai Keselamatan KP44 -fairuz/[email protected]/4505112 Pusat Kesihatan Universiti Dr Noor Safina Ahmad Noor Pegawai Perubatan UD54 [email protected]/4506669