งานนำเสนอ ธนัญญา ใหม่ๆ

เครื่องใช้สำนักงำน จัดทำโดย นำงสำวธนญั ญำ บญุ สูง เลขท3ี่ ชพล.2

เคร่ืองใช้สำนักงำน นบั วา่ มีความสาคญั ต่อสานกั งานและองคก์ าร ในการนา มาใช้ ช่วยพนกั งาน ในการปฏิบตั ิงานใหม้ ีความสะดวก ประหยดั แรงงาน และทางานอยา่ งมี ประสิทธิภาพ ซ่ึงปัจจุบนั เครื่องใชส้ านกั งานมีราคาท่ีถูกลงช่วยใหส้ านกั งานขนาด เลก็ สสามารถซ้ือ เพือ่ นาไปใชง้ านได้ และเคร่ืองใชส้ านกั งานในปัจจุบนั ไดม้ ีการ พฒั นาระบบการทางานโดยนาเทคโนโลยใี หม่ๆเขา้ มาใชเ้ พือ่ ใหพ้ นกั งานสามารถ ใช้ งานเครื่องใชส้ านกั งานไดง้ ่าย และสะดวกมากยง่ิ ข้ึน เคร่ืองใชส้ านกั งาน หมายถึง เครื่องมือเคร่ืองใชท้ ่ีช่วยในการปฏิบตั ิงานของ พนกั งานในสานกั งานใหเ้ กิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และถูกตอ้ งชดั เจน สร้างความประทบั ใจแก่ผรู้ ับอนั จะนาไปสู่ความสาเร็จในการ ติดต่อ เคร่ืองใชส้ านกั งานในปัจจุบนั โดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเลก็ ทรอนิกส์ หรืออาจเรียกไดว้ า่ เป็นเคร่ืองใชส้ านกั งาน

ความจาเป็นของเคร่ืองใชส้ านกั งาน เคร่ืองใชส้ านกั งานนบั วา่ มีความสาคญั ต่อสานกั งานและองคก์ าร ในการ นา มาใช้ ช่วยพนกั งานในการปฏิบตั ิงานใหม้ ีความสะดวก ประหยดั แรงงาน และทางานอยา่ งมีประสิทธิภาพ ซ่ึงปัจจุบนั เครื่องใชส้ านกั งานมีราคาท่ีถูกลง ช่วยใหส้ านกั งานขนาดเลก็ สสามารถซ้ือ เพอื่ นาไปใชง้ านได้ และเครื่องใช้ สานกั งานในปัจจุบนั ไดม้ ีการพฒั นาระบบการทางาน โดยนาเทคโนโลยีใหม่ เขา้ มาใชเ้ พื่อใหพ้ นกั งานสามารถใช้ งานเครื่องใชส้ านกั งานไดง้ ่าย และสะดวก มากยงิ่ ข้ึน

ประโยชน์ของเคร่ืองใช้สำนักงำน เครื่องใชส้ านกั งานใหป้ ระโยชน์แก่หน่วยงานสานกั งานเป็นอยา่ งมาก พอจะสรุปไดด้ งั น้ี 1. ช่วยใหเ้ กิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตไดน้ ้นั จะแลดูเป็น ระเบียบ อา่ นง่ายชดั เจน มีประสิทธิภาพ 2. ช่วยลดตน้ ทุน และค่าใชจ้ ่าย งานเอกสารท่ีทาไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ จะทาใหป้ ระหยดั ค่าใชจ้ ่าย และลดตน้ ทุนในการผลิตลง 3. ช่วยใหเ้ กิดความสวยงาม งานท่ีผลิตดว้ ยเคร่ืองใชส้ านกั งาน ยอ่ มแลดู ดีกวา่ งานท่ีผลิตดว้ ยมือ มีความสม่าเสมอและจดั ไดอ้ ยา่ งมีระเบียบ



กำรดูแลรักษำเคร่ืองใช้สำนักงำน 1. ควรตดิ ต้งั เคร่ืองใช้สำนักงำนแต่ละประเภทให้อยู่ในตำแหน่งทเ่ี หมำะสม แขง็ แรงปลอดภยั เครื่องใชส้ านกั งาน บางประเภทควรต้งั อยใู่ นตาแหน่งที่มีอากาศถ่ายเทไดด้ ี อยา่ งเครื่องตอกบตั ร ตาแหน่งที่ควรติดต้งั คือ ตรงทางเขา้ ของบริษทั หรือองคก์ ร เพ่ือสะดวกเวลาใชง้ าน 2. กำรให้ควำมรู้เกย่ี วกบั กำรใช้เคร่ืองสำนักงำน ผทู้ ่ีมีหนา้ ที่เก่ียวขอ้ งกบั การใชเ้ ครื่องควรศึกษาคู่มือการใชเ้ ครื่องใช้ สานกั งานแต่ละประเภทอยา่ งละเอียด เพอ่ื ทาความเขา้ ใจที่จะปฏิบตั ิตามโดยเคร่งครัด 3. กำรฝึ กอบรมกำรใช้เคร่ืองมือ การใชเ้ คร่ืองใชส้ านกั งานบางประเภทนอกเหนือจากการใหค้ วามรู้แก่เจา้ หนา้ ท่ีท่ี เกี่ยวขอ้ งกบั การใชเ้ คร่ือง และจากวธิ ีการศึกษาจากคู่มือการใชแ้ ลว้ อาจยงั ไม่เพียงพอจาเป็นตอ้ งไดร้ ับการฝึกอบรมเกี่ยวกบั การ ใชเ้ ครื่องมือเครื่องใชส้ านกั งานเหล่าน้นั เพอื่ ใหเ้ กิดประสบการณ์ก่อนท่ีนาไปปฏิบตั ิงานต่อไป เพราะการท่ีเราใชง้ านเครื่องใช้ ใด ๆ จนคุน้ ชินและชานาญแลว้ จะทาใหส้ ามารถใชง้ านเคร่ืองใชน้ ้นั ๆ ไดเ้ กิดประโยชน์ และคุม้ ค่า



ประเภทเครื่องใช้สำนักงำน เคร่ืองคำนวณ เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสำร เครื่องถ่ำยเอกสำร (Calculating Machine) โทรศัพท์ (Telephone) (Facsimile) หรือ เครื่ องถ่ ำยเอกสำร (Copier เป็นเคร่ืองใชส้ านกั งานท่ีนามาใชใ้ น เป็ นเคร่ืองมือทใ่ี ช้ในกำร แฟกซ์ (Fax) Machine) เ ป็ น เ ค รื่ อ ง ใ ช้ การคานวณตวั เลขตา่ ง ๆ เพอ่ื ใหก้ าร ตดิ ต่อส่ือสำรกนั ช่วยให้ เป็ นเครื่องมือส่ื อสำรท่ีใช้ รับ-ส่ ง สำนักงำนประเภทหนึ่งที่ได้ รับ คานวณไดผ้ ลลพั ธ์ท่ีมีความถูกตอ้ ง ประหยดั เวลำและค่ำใช้จ่ำยในกำร เอกสำรจำกต้นทำงไปยังปลำยทำง ควำมนิยมในกำรนำมำช่ วยทำ แม่นยา และรวดเร็ว เครื่องคานวณ เดินทำง โทรศัพท์เป็ นอปุ กรณ์ทใ่ี ช้ ซึ่งเป็ นระบบกำรส่งข้อมูลข่ำวสำร สำ เ น ำ ผ ลิต เ อ ก ส ำ ร โ ด ย ก ำ ร เลขถือไดว้ า่ เป็นเครื่องใชส้ านกั งาน สื่อสำรด้วยเสียงโต้ตอบระหว่ำงกนั โดยอำศัยหมำยเลขโทรศัพท์ในกำร ถ่ ำย ภำพ เอกสำ รต้ น ฉบั บแล้ วท ำ อตั โนมตั ิ เน่ืองจากเป็นเครื่องมือท่ี ช่วยให้คู่สนทนำ ได้พูดคุยโดยไม่ ติ ด ต่ อ ช่ ว ย ส ำ ห รั บ ก ำ ร สำเนำลงบนกระดำษได้ อย่ ำง ช่วยใหก้ ารปฏิบตั ิงานของพนกั งาน ต้องเดนิ ทำงไปตดิ ต่อกนั ทำให้ ติดต่ อส่ื อสำรท่ีมีหลักฐำน เป็ น รวดเร็วประหยดั เวลำ แรงงำนและ มีความสะดวก รวดเร็วมากยงิ่ ข้ึน เสียเวลำและสิ้นเปลืองค่ำใช้จ่ำยใน เอกสำรใช้อ้ำงองิ ได้ ค่ำใช้จ่ำยอย่ำงมำก กำรเดนิ ทำง

กำรจดั เกบ็ แฟ้มในสำนกั งำน - เตรียมอปุ กรณ์ สถำนท่ี และเอกสำรให้พร้อม - จดั เรียง เม่ือแยกเป็นประเภทยอ่ ยที่สุดแลว้ ตอ้ งเอาเอกสารเหล่าน้นั มาจดั เรียง อุปกรณ์ที่จาเป็นตอ้ งใชอ้ าจมีอยแู่ ลว้ ในสานกั งาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา ตามลากบั วนั และเวลาอีกคร้ังหน่ึง เพื่อใหห้ าไดง้ ่ายเมื่อจาเป็นตอ้ งหยบิ มนั มาใช้ กระดาษสี ช้นั วาง รวมไปถึงตูห้ รือหอ้ งสาหรับเกบ็ เอกสารซ่ึงจะตอ้ งทาใหม้ นั โล่ง ในกรณีที่ในแต่ละวนั มีใบรายการจานวนมาก อาจจดั เรียงรายการใน เพอื่ ใหจ้ ดั เกบ็ เอกสารไดท้ นั ที เม่ือกระบวนการท้งั หมด - จดั เข้ำแฟ้ม การแยกเอกสารไดเ้ สร็จสิ้นแลว้ ต่อมาส่ิงท่ีจาเป็นตอ้ งทาคือนา - จดั กำรกบั เอกสำรในทันทีทไี่ ด้รับ จริงๆแลว้ วธิ ีจดั การกบั เอกสาร ท่ีดีท่ีสุดกค็ ือ เอกสารเหล่าน้นั ใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ ชดั เจนวา่ แฟ้มไหนใส่เอกสารหมวด ทนั ทีท่ีคุณไดร้ ับเอกสารน้นั มา ใหค้ ุณจดั การกบั มนั โดยทนั ที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่าน อะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดน้นั ๆเพียงอยา่ งเดียว แต่ท้งั น้ีในหน่ึงแฟ้มไม่ ทนั ที หากมีเรื่องสาคญั กเ็ กบ็ ไว้ หากไม่มีอะไรกท็ ิง้ ได้ ใบเรียกเกบ็ เงิน ควรจดั เกบ็ เอกสารมากเกินไป - แยกเอกสำรท่ตี ้องจดั เกบ็ ให้เป็ นหมวดหมู่ย่อยท่ีสุด ควรเร่ิมจดั การกบั กล่องใบ - เกบ็ เข้ำที่ ควรเกบ็ เอกสารท่ีไม่ค่อยไดใ้ ช้ หรือนานๆจะเอามาอา้ งอิงสักคร้ังไว้ แรกก่อน โดยตอ้ งแยกเอกสารท่ีตอ้ งจดั เกบ็ เป็นสองประเภท คือ เอกสารท่ียงั อยรู่ ะหวา่ ง ดา้ นล่างสุด หรือในสุดของตู้ และเกบ็ เอกสารที่ใชบ้ ่อยๆไวใ้ นระดบั สายตา หรือ ปฏิบตั ิงาน อนั ไดแ้ ก่ ใบรายการที่ตอ้ งส่งใหล้ ูกคา้ ใบเสร็จท่ียงั ไม่ไดช้ าระ ใบเสนอราคา ระดบั ท่ีหยบิ มาใชไ้ ดง้ ่าย ส่วนเอกสาร ท่ียงั ไม่ไดผ้ า่ นการพิจารณา

อปุ กรณ์ในสานกั งาน 1. โตะ๊ และเกา้ อ้ีแบบโมเดิร์น 2. ระบบอินเทอร์เน็ต 3. คอมพิวเตอร์ 4. โทรศพั ท์ แฟกซ์ 5. ปรินทเ์ ตอร์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร 6. กระดาษ ซองจดหมาย และซองเอกสาร 7. เครื่องเขียน 8. แฟ้มบรรจุเอกสาร 9. อุปกรณ์เบด็ เตลด็ 10. เครื่องคิดเลข