KM Toolเครื่องมือการจัดการความรู้ ดร.วิภาดา เวทย์ประสิทธิ์

เคร่ืองมอื การจัดการความรู Knowledge Management Tools ดร. วิภาดา เวทยประสทิ ธิ์ ภาควชิ าวิทยาการคอมพิวเตอร คณะวิทยาศาสตร มหาวิทยาลัยสงขลานครนิ ทร Email : [email protected] เครื่องมอื ของการจดั การความรู การจดั การความรู 2

บันไดสขี่ ัน้ สกู ารเรียนรู (Learning) 4 เรยี นรู เลยี นแบบ พัฒนาตอยอด 3 เลียนรู รับมา ทาํ เลียนแบบ 2 รับรู แตอาจไมไ ดน าํ ไปใช 1 ไมร ู ไมรู ไมชี้ vs. ไมร ู แลว ช้ี 3 4

เคร่ืองมอื ของการจัดการความรู ¾ ชมุ ชนแนวปฏบิ ัติ (Communities of Practice – CoP) ¾ ฐานความรคู วามสาํ เร็จความสาํ เรจ็ (Best Practices Databases) ¾ ฐานความรบู ทเรียน (Lessons Learned Databases) ¾ แหลงผูรใู นองคกร (Center of Excellence – CoE) 5 เคร่ืองมอื ของการจดั การความรู (ตอ ) ¾ การเลา เร่ือง (Story Telling) ¾ ทบทวนหลังการปฏิบัติ (After Action Reviews – AAR) ¾ การใชท่ีปรกึ ษาหรอื พเี่ ล้ียง (Monitoring Programs) ¾ การเสวนา (Dialogue) ¾ เพือ่ นชว ยเพือ่ น (Peer Assist) ¾ ฟอรัม ถาม-ตอบ (Forum) 6

เครอ่ื งมือจดั การความรู (Knowledge Management Tools) จากหนังสือ การจดั การความรู สปู ญญาปฎิบัติ โดย อ.บดนิ ทร วจิ ารณ Mapping โดย ภก.ประชาสรรณ แสนภกั ดี Download ไดจาก www.prachasan.com 7 เคร่อื งมือจดั การความรู (Knowledge Management Tools) จากหนังสือ การ จัดการความรู สูการปญญาปฏิบัติ โดย อ.บดนิ ทร วิจารณ Mapping โดย ภก.ประชาสรรณ แสนภกั ดี Download ไดจาก www.prachasan.com 8

ชมุ ชนนกั ปฏิบตั ิ (Community of Practice : CoP) 9 ชุมชนนกั ปฏบิ ัติ CoP Domain แนวปฏบิ ัติ ชุมชน ชุมชนแหงการปฏบิ ตั ิ เปรียบเหมอื นเกา อ้ีสามขา 10

ชุมชนนกั ปฏิบตั ิ CoP – เปนกลมุ คนท่ีมารวมตัวกันอยางไมเปน ทางการ มวี ัตถุประสงคเ พื่อ แลกเปลีย่ นเรียนรูและสรางองคความรูใหมๆ – มาจากคนทอ่ี ยูในกลุมงานเดยี วกนั หรือมีความสนใจในเรอ่ื งใดเรื่อง หนึ่งรวมกนั – ซ่ึงความไววางใจและความเชือ่ มั่นในการแลกเปล่ยี นขอ มูลความรู ระหวา งกันจะเปนส่ิงที่สําคัญ – จะมีความแตกตา งจากการจัดต้ังทีมงานเนอ่ื งจากเปน การรว มกันอยาง สมัครใจ – ควรมกี ารบันทกึ สิง่ ที่เรียนรูร ะหวา งกนั – ใหแรงจูงใจหรือรางวัลสําหรบั สมาชกิ ท่ีใหค วามรว มมอื และแลกเปลย่ี น เรยี นรูเ พือ่ เปนตัวอยา งแกคนอ่ืนๆตอไป – รวมท้ังควรสง เสริมให CoP มกี ารเตบิ โตและขยายตัว 11 สรา งชุมชนนักปฏิบตั ิ Expert 5% Training Professional 40% Expert in Community of Practice 100% 12

CoP พฒั นาสู LO CoP3 CoP4 CoP2 CoP5 CoP1 CoP6 CoP7 CoP8 Create CoP9 CoP10 Learn CoP11 Share CoP1 Use Capture 13 ระดับการเขา รว มใน ชุมชนนักปฏบิ ตั ิ (CoP) แสดงระดบั การเขา รวมในชมุ ชนนกั ปฏิบัติ (CoP) 14

15 แนวปฏบิ ตั ิ : CoP ใน TKC http://medinfo.psu.ac.th/KM/km.html 16

การใชท ี่ปรึกษาหรอื พเ่ี ลยี้ ง (Mentoring System) – เปนวธิ กี ารถา ยทอดความรูแ บบตวั ตอ ตวั – เปนวธิ กี ารหนงึ่ ในการสอนงานและใหคําแนะนาํ อยางใกลช ิด – นอกจากจะใหค าํ ปรึกษาในดา นการงานแลว ยงั เปน ทป่ี รกึ ษาใน เวลามีปญ หาหรือสบั สน – ทีส่ ําคัญพ่ีเลย้ี งจะตองเปน ตวั อยา งทด่ี ีในเรอ่ื งพฤติกรรม จรยิ ธรรม และการทาํ งานใหสอดคลอ งกับความตองการของ องคก ร 17 การทบทวนหลงั การปฎบิ ัติ (After Action Review - AAR) เปนกจิ กรรมที่ใชทบทวนหรือประเมินผลของกจิ กรรมชุมชนนักปฏบิ ัติ (CoP) ในแตละครั้งวามีจุดดจี ดุ ดอ ย รวมทงั้ โอกาสและอปุ สรรค อยา งไรในการทํา CoP เพื่อเปนขอมลู ในการปรบั ปรุงการทํา CoP ในคร้ังตอไปใหด ขี ้นึ รวมทัง้ เปน การเปดโอกาสใหสมาชิกในกลมุ ได เสนอแนะขอคิดเหน็ ตา งๆเพ่ือการปรับปรุงการทํา CoP ใหส อดคลอ ง กบั เปาหมายของกลุม และเปาหมายของสมาชกิ 18

http://www.prachasan.com/kmcorner/AAR4leader.pdf 19 ตวั อยางขอมลู จากการทํา AAR (After Action Review) คําถามในการทาํ AAR ผลสรปุ ท่ีไดจ ากการทาํ AAR 1. เปา หมายของการเขา รว มประชมุ CoP -การเรียนรแู ละแลกเปล่ียนความรรู วมกนั คร้ังน้ีคอื อะไร 2. สง่ิ ทบี่ รรลุเปาหมายคอื อะไร เพราะ -สมาชกิ สวนใหญไดร บั ความรพู ิกัดดา นนี้ อะไร เพ่มิ ขึ้น 3. สิ่งที่เกินความคาดหวังคอื อะไร -การตอ ยอดความรแู ละดงึ ศกั ยภาพทมี่ อี ยูใ น ตัวบุคคลมาใชเ ต็มความสามารถ 4. สิ่งทไ่ี มบรรลเุ ปาหมายคอื อะไร เพราะ -ขอ จาํ กัดดา น EK ซ่งึ ตอ งคน ควา ตอไป อะไร 5. คดิ จะกลับไปทาํ อะไรตอ 20 -การเผยแพรความรู และขยายสมาชกิ เพิ่มข้นึ

การเสวนา (Dialogue) 21 ฐานความรูบ ทเรยี น (Lesson Learned) • ฐานความรู (Knowledge Bases) – เปน การเก็บขอมลู ความรูต างๆ ทอี่ งคก รมี ไวใ นระบบฐานขอมูล – สามารถเขา ถงึ ขอ มูลไดต ลอดเวลาผา นระบบอินเทอรเนต็ อินทราเน็ต หรือระบบอื่นๆ ไดอ ยา งสะดวกรวดเรว็ และถกู ตอง – ควรคาํ นึงถงึ ความพรอ มของโครงสรางพ้ืนฐานเพื่อสนับสนุนระบบ เทคโนโลยีสารสนเทศดว ย 22

วธิ ปี ฎิบตั ทิ ่เี ปน เลศิ BP (Best Practice - BP) • การจดั เกบ็ ความรแู ละวิธปี ฏบิ ัตทิ ่ีเปน เลศิ ในรูปของเอกสาร – เปนการจัดเกบ็ ขอมลู ขององคก รในรูปแบบงา ยๆ – เพอ่ื ความสะดวกในการคนหาและนาํ ไปใช – จัดทาํ ฐานความรูของวิธปี ฏบิ ัตทิ เี่ ปนเลศิ อาจไดจากการทาํ การ เทียบเคยี ง (Benchmarking) 23 แหลงผรู ใู นองคกร (Center of Excellence - CoE) 24

แนวปฏบิ ตั ิ :TKC กลมุ โรคเบาหวาน ผูเชี่ยวชาญ 25 การเลาเรอื่ ง (Story Telling) • สรา งความสมดลุ ระหวา งความนา สนใจใน การบรรยายเรอื่ งและเน้ือหาทตี่ อ งการสอ่ื 26

•เขาใจงา ย •เปนตัวเชอ่ื มตอ ความรู ความเขาใจในผฟู ง ใหเกดิ •เลาจากมุมมองของคนสาํ คญั คนใดคนหนงึ่ ความคดิ ใหมๆ •มีการสอดแทรกแนวคดิ •กระตุน ใหผฟู งนาํ บทเรยี นไปใชกบั งานของตนเอง •เกดิ ขึน้ ไมนาน •ไมท าํ ใหเกดิ ชอ งวา งของการรกู ับการปฏบิ ัติ •เปนเรอื่ งจรงิ •เลา เรอื่ งในประเดน็ เดยี วกันแตสะทอ นความร/ู วธิ กี าร •เลาสนั้ ๆ หนงึ่ เรอื่ งมปี ระเด็นเดยี ว คนละแบบ •จบลงดว ยความสุข ขอ ดี ลกั ษณะ STORY TELLING ผลทไี่ ด ขอควรคํานึง •กอใหเกิดความร่ืนรมย 27 •ใหผฟู ง ตัดสินใจเอง •ถายทอดขาวสาร •เลา เฉพาะเหตกุ ารณแ ละผลท่ีเกิดขน้ึ •รักษาวัฒนธรรม •วิเคราะหคณุ คา ของเร่อื งทจ่ี ะเลา •สรา งพนั ธภาพ สรางชุมชน •ใชภาษาพูดงา ยๆ • เกิดการเปลีย่ นแปลงขององคก ร http://gotoknow.org/thaikm 28

เพอื่ นชว ยเพ่ือน (Peer Assist) 29 เวทถี าม-ตอบ (Forum) –จดั การประชุมหรอื กจิ กรรมอยา งเปนกจิ ลกั ษณะ อยา งสมํ่าเสมอ –เชนการสัมนา และการประชุมทางวิชาการ 30

อน่ื ๆ • สมดุ หนา เหลอื ง (Yellow Pages) (Others) จะเหมอื นกบั สมดุ โทรศัพทหนา เหลืองที่ เราคนุ เคยกนั – แหลงท่มี าของความรู ประเภทของความรู และผูเชีย่ วชาญในแตล ะดานขององคก ร รวมถึงขอ มูลสว นบคุ คลที่สําคัญๆ – สรางความเช่อื มโยงระหวา งคนท่ตี องการ ใชขอมลู กบั แหลง ขอมูลทีม่ ี 31 อน่ื ๆ • การจดั ต้งั ทีมขามสายงาน (Others) (Cross-Functional Team) – เปน การจัดต้ังทีมเพ่ือมาทาํ งานรวมกันในเร่ือง ใดเรื่องหนง่ึ – การแลกเปล่ยี นหรือถายทอดความรูระหวางทีม จะทําใหเกดิ การเรียนรูระหวา งกนั มากขึน้ – หัวหนา ทมี ควรมกี ารสรางบรรยากาศทีด่ ี – ควรมกี ารจดบนั ทกึ หรือรวบรวมความรูท ่ี เกดิ ขนึ้ ในระหวางท่ีมกี ารพบปะแลกเปลย่ี น ความรูระหวางกันไวดวย 32

อ่นื ๆ • การสบั เปล่ยี นงาน (Job Rotation) และการยืม (Others) ตวั บคุ ลากรมาชวยงาน (Secondment) – การสับเปลย่ี นงานเปนการยา ยบคุ ลากรไปทํางานใน หนวยงานตางๆ – ซ่ึงอาจอยูภ ายในสายงานเดยี วกนั หรอื ขา มสายงานเปน ระยะๆ – เปนวธิ กี ารทม่ี ีประสิทธผิ ลในการกระตุนใหเกิดการ แลกเปล่ียนความ – ผูถกู ยืมตวั ถา ยทอดความความรแู ละประสบการณของ ตนเองใหหนวยงาน – ในขณะเดียวกันผถู กู ยืมตัวกไ็ ดเรียนรูจากบุคลากรใน หนวยงานอน่ื ซึ่งสามารถนาํ มาพัฒนางานของตนเอง หรือสรางความรูใหมๆ 33 เครื่องมอื จดั เก็บความรู (Storage) • การทบทวนหลงั การปฏิบตั ิ (After action reviews) • ฐานขอ มลู วิธีปฏิบัตทิ เ่ี ปน เลิศ (Best Practice Database) • การใชผ ลทีเ่ กดิ ข้นึ จากกรณีศกึ ษา (Case-Based Reasoning) • แหลง ผูรใู นองคก าร (Center of Excellence : “COE”) • สภากาแฟ (Coffee Corner) • ชมุ ชนนักปฏิบตั ิ (Community of Practice : “COP”) • การจัดตงั้ ทีมขา มสายงาน (Cross-Functional Team) • การเสวนา สุนทรียะสนทนา (Dialogue) 34

เครอื่ งมอื จดั เก็บความรู (Storage) • ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems) • การเรยี นรผู า นระบบอิเลก็ ทรอนกิ ส (E-learning Tools) • สมุดหนา เหลอื งอีเลคทรอนคิ ส (Electronic Yellow Pages) • จดหมายอเิ ลก็ ทรอนกิ ส (E-mail) • กรุปแวร (Groupware) • ตวั แทนทชี่ าญฉลาด (Intelligent Agents) • ระบบเครอื ขา ยสากล หรอื อินเทอรเ นต็ (Internet) • ระบบเครอื ขายภายใน หรอื อินทราเน็ต (Intranet) • การสับเปล่ยี นงานโครงการ35(Job Rotation) เครื่องมอื จัดเกบ็ ความรู (Storage) • ฐานความรู (Knowledge Bases) • เวทีถาม-ตอบ (Knowledge Forum) • เวบ็ ทา ความรู (Knowledge Portal) • คลังเก็บรวบรวมความรู (Knowledge Repository) • การเรยี นรจู ากอดตี ฐานความรบู ทเรียนรูและความสาํ เร็จ (Lessons Learned And Best Practice Databases) • การใชท ่ปี รึกษาหรอื พเ่ี ลีย้ ง (Mentoring Programs) • มาตรฐานขอ มลู (Metadata) • เพือ่ นชวยเพอ่ื น (Peer Assist) 36

เครื่องมือจดั เกบ็ ความรู (Storage) • ระบบจดั การฐานขอ มลู สมั พนั ธ (RDBM System) • โปรแกรมคน หา (Search Engines) • การใชเทคนิคการเลา เรอ่ื ง (StoryTelling) • การประชมุ ผานวดิ ีโอ (Video Conferencing) • แผนที่เสมือนจริง (Visual Map) • เครอ่ื งมือการทาํ งานเสมอื นจรงิ (Virtual Working Tools) • การเรยี นการสอนผา นเวบ็ (Web Based Instruction : WBI) 37 อุปสรรคของการจดั การความรู • ระบบความดคี วามชอบ อาจไมส ง เสริมการ แลกเปลีย่ นความรู หากพนักงานมองวาความรนู น้ั เปน อาวธุ สวนตวั สําหรบั ใชในการตอ สูแ ขงขันกับเพอื่ น รว มงาน • สถานะทไ่ี มเทาเทยี มกนั อาจปดกน้ั การแลกเปลย่ี น เชน พยาบาลสวนใหญล าํ บากใจท่ีจะเสนอแนะวธิ ี รกั ษาผปู วยตอแพทย • ความหา ง ท้งั ในเชิงระยะทางและในดานเวลา ทาํ ให การแลกเปล่ียนเกิดไดยาก 38

ขอควรระวังของการจัดการความรู คนในองคกรไมทราบวามีใครมีความรูอยูบาง หรือ มี ใครสนใจความรขู องตน ไมมีการแบงปนความรูเพราะตนเองไมรูวาตนน้ันมี ความรอู ะไรอยูบา ง การปกปดความรูระหวางองคกรเปนเร่ืองปกติ และ ไมมีความสนใจในกลุมสมาชิกขององคกรท่ีจะ ชวยกันเพ่ิมพูนความรู เพราะคิดวาย่ิงมีความรูอยูกับ ตวั จะทาํ ใหตนเองมอี ํานาจ 39 หลมุ ดาํ • คณุ เอ้อื ไมเหน็ คณุ คา บาอํานาจ เอาตัวเองเปน ใหญ ไมฟ ง ใคร • คณุ กิจ กบในกะลา ไมย อมรบั ความคดิ เห็นใหม • คุณอํานวย เจาทฤษฏี รแู ตในตําราไมเคยปฏิบัติ เปนพอ ปู แมป ู 40

องคก รของทานทําส่ิงเหลา นี้หรือไม? ทําใหความรูเปน แบง ปน ความรู ปลูกฝง ความรับผิดชอบ ทรัพยส ินท่มี คี วามสําคญั และการปฏิบตั ทิ ่ีเปน เลิศ ในการแบง ปนความรู มคี วามเขาใจและ Microsoft นําประสบการณ วัดคณุ คา ของความรู ในอดตี มาใชใหเปน ประโยชน จัดทําฐานความรู Spansion นําความรูไปใชก บั เก่ียวกบั ลูกคา ผลติ ภัณฑ การบริการ ผลักดนั ใหม ีการสรา ง จัดทาํ เครอื ขาย ความรูเพ่ือนวตกรรม และกระบวนการ ผเู ช่ยี วชาญ 41 ผลติ ความรูเสมือน เปน ผลติ ภัณฑ ทําอยา งไรใหกระบวนการจัดการความรู “มชี ีวิต” คน ตอง “อยาก” ทาํ • รูว า จะทาํ อะไร • ทําแลว ตัวเอง ไดประโยชนอ ะไร คน ตอ งมีทรัพยากรทจี่ าํ เปน (เคร่ืองมือ ฯลฯ) คน ตองรูวา ทาํ อยางไร (ฝก อบรม, เรยี นรู) คน ตอ งประเมินไดวา ทาํ ไดต ามเปา หมายหรือ ทําแลวไดป ระโยชนหรือไม คน ตอง “อยาก” ทํา และปรับปรงุ อยา งตอ เนอ่ื ง (มีแรงจงู ใจ) 42

ภาพความรูสกึ โดยรวมของขาราชการตอการพัฒนาระบบราชการ 5 รู รูแตไ มอยากทํา 51% รแู ละอยากทาํ 27% 8% 1 ไมร ูแ ละไมอ ยากทํา อยาก ไมร ูแ ตอ ยากทํา 5 สมเจตน ประทมุ มินทร กรมวิชาการเกษตร 43 44

การจดั การความรู การจัดการความสมั พันธ Care & Share / Give & Grow Share & Shine Learn - Care - Share - Shine 45 • บรรยากาศ : ท่ีเราอยู/ทาํ งาน/องกกร • วฒั นธรรม : ทอ่ี งกกรคาดหวงั การจดั การ ความรูสําเร็จ • ผลลัพธ : พฤตกิ รรม การกระทาํ Head Heart Hand สนใจสิง่ เดยี วกนั 46

เอกสารอางอิง 1. คูมือการสรางกิจกรรมแลกเปล่ียนเรียนรู, การจัดการความรูเพ่ือสนับสนุนประเด็น ยุทธศาสตรของสวนราชการ ประจําปงบประมาณ พ.ศ. 2550 โดย กพร และ สถาบนั ผลผลิตแหง ชาติ 2. นพ.วิจารณ พานิช, สถาบันสงเสริมการจัดการความรูเพ่ือสังคม (สคส), Knowledge Management Institute (KMI), http://www.kmi.or.th 3. บดนิ ทร วิจารณ, การจัดการความรูสอู งคกรยุคใหม , Knowledge Management, บรษิ ัท ซัมซิสเตม็ จาํ กัด, กรุงเทพฯ, 2547. 4. ดร.ประพนธ ผาสุกยืด, การจัดการความรูฉ บบั มอื ใหมหัดขบั , ใยไหม, 2547 5. ภก.ดร.ประชาสรรณ แสนภกั ดี Mind Mapping เคร่อื งมือการจัดการความรู www.prachasan.com 6. สมเจตน ประทมุ มนิ ทร. การจดั การความรขู องหนว ยงานเครือขา ยกรมวิชาการ เกษตร 47