รายงานเรื่องเครื่องใช้สำนักงาน ป ตรี

รายงาน ความรเู้ กย่ี วกบั เครอื่ งใช้ในสำนกั งาน (เครื่องทำลายเอกสาร) โดย นางสาวกฤตตกิ า อนนั ต์ เสนอ อาจารย์นภาพร วงคน์ าค รายงานนเ้ี ป็นส่วนหน่ึงของการศกึ ษาคน้ ควา้ วิชาเทคโนโลยพี ื้นฐานการใช้วัสดแุ ละเครอื่ งใชส้ ำนักงาน สาขาวชิ า การตลาด ภาคเรยี นท่ี 1 ปกี ารศึกษา 2564

ก คำนำ รายงานเล่มน้จี ำทำขึน้ เพือ่ เป็นสว่ นหนึ่งของ วชิ าเทคโนโลยพี ้ืนฐานการใชว้ สั ดแุ ละ เคร่ืองใช้สำนกั งาน เพอ่ื ให้ไดศ้ ึกษาความรู้ในเรอ่ื งการใชเ้ ครอื่ งใช้สำนักงาน และได้ศกึ ษา อย่างเขา้ ใจเพอื่ เป็นประโยชนก์ บั การเรียน ผู้จัดทำหวงั วา่ รายงานเล่มนจ้ี ะเปน็ ประโยชน์กบั ผูอ้ ่าน นกั เรยี น นักศึกษาที่กำลงั หา ข้อมูลเร่อื งนอี้ ยู่ หากมขี อ้ แนะนำหรือขอ้ ผิดพลาดประการใด ผจู้ ดั ทำขอน้อมรับไว้ และ ขอ อภยั มา ณ ท่นี ี้ดว้ ย กฤตตกิ า อนนั ต์

สารบญั ข เร่ือง คำนำ หน้า สารบัญ ก บทที่ 1 คณุ สมบตั ิและรายละเอียดของเคร่ืองทำลายเอกสาร PowerShred ข 1 1.1 วธิ เี ลอื กเครอื่ งทำลายเอกสาร 2 1.2 เครอ่ื งทําลายเอกสารแต่ละขนาด เหมาะกับการใช้งานแบบไหน 5 บทท่ี 2 ขน้ั ตอนและวธิ ีการใช้งานเคร่อื งทำลายเอกสาร 9 2.1 วธิ ีการใชเ้ ครอ่ื งทำลายเอกสาร USB 9 2.2 วธิ ีการใชเ้ ครอื่ งทำลายเอกสารขนาดใหญ่ 10 บทที่ 3 วิธบี ำรุงรกั ษาเครื่องทำลายเอกสาร 11 3.1 ขอ้ แนะนำในการใช้ เคร่ืองทำลายเอกสาร 11 3.2 วิธีการแก้ไขกระดาษติดในเคร่ืองทำลายเอกสารแบบเล็กนอ้ ย 12 3.3 วิธกี ารแก้ไขกระดาษตดิ ในเคร่อื งทำลายเอกสาร 14 ออกแรงแกป้ ัญหากระดาษตดิ ขัด 17 3.4 ป้องกนั ไม่ใหก้ ระดาษติดอกี

1 บทที่ 1 คณุ สมบตั แิ ละรายละเอยี ดของเครอ่ื งทำลายเอกสาร PowerShred ปจั จบุ ันเครอื่ งทำลายเอกสารเปน็ เครือ่ งใช้สำนกั งานอยา่ งหนึ่งทถ่ี ือวา่ มี ความสำคญั ใช้ เพ่อื การรักษาความลับขององคก์ ร ไมใ่ หร้ ่ัวไหลสู่บคุ คลภายนอก ว่ากันว่าเคร่อื งทำลายเอกสารเป็น ท่รี จู้ กั ทว่ั โลกนบั ต้งั แต่เกดิ คดวี อเตอร์ เกตอนั ออื้ ฉาวในปี 1972 เปน็ ตน้ มา ผู้ประดษิ ฐเ์ ครือ่ งทำลาย เอกสารคนแรกคือ นายเอเอ โลว์ ชาวอเมริกนั นกั ประดษิ ฐม์ ือฉมังซ่ึงเปน็ รองแค่โทมัส เอดสิ ัน สรา้ งเครือ่ งทำลายเอกสารข้ึนในปี 1908 ประกอบดว้ ย ชอ่ งใส่กระดาษทีจ่ ะทำลายและใบมีดบน ลกู กลิ้งซงึ่ มีท้งั ระบบท่ีใช้มอื หมนุ ขอ้ เหว่ยี งและมอเตอร์ไฟฟา้ อย่างไรก็ตามเคร่ืองทำลายเอกสาร ของนายเอเอไมแ่ พร่หลายนัก เนอื่ งจากไมม่ กี ารทำการตลาด จึงไมเ่ ปน็ ท่ีรู้จัก ทำใหน้ ายเอเอไม่ได้ เครดติ ว่าเปน็ เจา้ ของงานประดษิ ฐช์ นิ้ น้ี กระท่งั เอเอ โลว์ เสียชวี ิตในปี 1912 เครอ่ื งทำลายเอกสาร ของเขากถ็ ูกประมลู และเลือนหายไปกระทง่ั อดอล์ฟ เอฮิงเกอร์ ชาวเยอรมนี เป็นผ้จู ดสิทธิบตั ร เครือ่ งทำลายเอกสารท่ีเขาประดษิ ฐข์ ้นึ ในปี 1936 โดยมีแรงบนั ดาลใจมาจากเครอ่ื งทำพาสต้าใน ครัว ท่ใี ชม้ อื หมนุ ข้อเหวี่ยง ทำใหต้ ัดแผ่นแป้งออกเป็นทางยาว นอกจากน้ี เขายังเปน็ คนเขยี น บทความตอ่ ต้านนาซดี ้วย จึงเป็นสาเหตุหลักทท่ี ำให้เขาคิดค้นเครือ่ งทำลายเอกสารขน้ึ มาเพ่ือ ทำลายหลัก ฐานไมใ่ หต้ ำรวจลับนาซีมาเหน็ เข้า เดิมทเี ครื่องใช้สำนกั งานในการทำลายเอกสารของ เขาทำขึน้ มาอยา่ งง่ายๆ มีขนาดใหญพ่ อที่จะใสก่ ระดาษท่ีจะทำลายด้วยระบบแรงมอื ต่อมาก็ พฒั นามาเป็นระบบใช้มอเตอร์ไฟฟา้ ตอนแรกเขาถกู หวั เราะเยาะว่าประดิษฐอ์ ะไรไรส้ าระ แต่ ปรากฏวา่ เอฮิงเกอร์ขายเครือ่ งทำลายเอกสารของเขาไดม้ ากมายในทศวรรษท่ี 1940 แมแ้ ตใ่ นชว่ ง ภาวะของสงครามเยน็ ระว่างทศวรรษ 1950 จนกระท่ังสามารถเปดิ บริษทั จำหนา่ ยเครอื่ งใช้ สำนกั งานในการทำลายเอกสาร และเน่อื งจากปจั จบุ นั การทำลายเอกสารมคี วามสำคัญมากขึ้น เน่อื งจากมกี ารใชง้ าน ทางดา้ นคอมพิวเตอร์ เช่น การถา่ ยเอกสารหรอื ปริ้นท์ กันมากขนึ้ ทำใหม้ ีจำนวนเอกสารมากขึ้น การทำลายเอกสารจึงเป็นเรอื่ งสำคญั ที่ควรพจิ ารณา ท้ังนกี้ ารทำลายเอกสารท่ีดีกค็ ือการใช้เครอื่ ง ทำลายเอกสาร เพราะเปน็ วิธีการทด่ี ไี มท่ ำลายสงิ่ แวดลอ้ ม และยงั ปลอดภยั อีกด้วย เพราะเดมิ ที การทำลายเอกสารที่สำคัญคือการเผาไฟ ซงึ่ มอี ันตรายและยังก่อใหเ้ กดิ มลพษิ ทางอากาศเพมิ่ ข้นึ

2

3 เครอื่ งทำลายเอกสารแบ่งออกเปน็ 2 ชนดิ ได้แก่ 1. เครือ่ งทำลายเอกสารขนาดใหญ่ ใชส้ ำหรับการทำลายเอกสารปรมิ าณมาก และทำลาย เอกสารได้อยา่ งต่อเนื่อง สามรถทำลายแผน่ CD/DVD และบตั รเครดิต

4 2. เครือ่ งทำลายเอกสารขนาดเล็ก ใชส้ ำหรบั การทำลายเอกสาร และการตัดซองจดหมายได้ อย่างง่ายดาย สะดวก พกพาได้ สามารถทำลายเอกสารได้ทกุ ท่ที กุ เวลาท่ีต้องการ การใช้ งานก็ง่ายดาย เพียงแคน่ ำเครอื่ งทำลายเอกสาร usb นเ้ี สยี บเขา้ ไปท่พี อร์ท usb ของ computer, notebook หรอื tablet หรอื จะใชถ้ า่ นไฟฉาย ขนาด AA จำนวน 4 ก้อน

5 1.1 วธิ ีเลือกเคร่ืองทำลายเอกสาร 1. ความจำเป็นทตี่ ้องใชง้ านในบางบรษิ ทั อาจจะมีขนาดทเ่ี ลก็ จึงไม่จำเปน็ จะตอ้ งใชเ้ ครือ่ ง ทำลายเอกสารก็ได้แต่เปน็ บริษทั ท่ีต้อง จำเป็นในการใช้เคร่อื งทำลายเอกสารจริงๆและตอ้ ง ใช้บอ่ ยมากๆ ถา้ หากว่ามเี ครอ่ื งทเ่ี ลก็ เกินไป ก็จะไมส่ ามารถใช้งานได้อยา่ งเพียงพอ หรือถ้า ซ้อื เครอ่ื งใหญจ่ นเกินไปกจ็ ะทำให้เปลืองงบประมาณและค่าใช้จ่ายไดเ้ พราะฉะน้นั จึงควร คิดใหด้ ี ให้เหมาะสมกบั บริษัทของตนเอง 2. จำนวนเอกสารที่จะทำลายและความเรว็ ของการทำลายเอกสารนนั้ ในสว่ นของเคร่ือง ทำลายเอกสารในแตล่ ะเครื่องมกั จะไม่เทา่ กันซงึ่ อาจจะระบไุ ด้ชดั เจนวา่ กระดาษxcam ทำลายได้ จำนวน Y แผ่นและจะมคี วามเร็วในการตัด Z มลิ ลเิ มตรตอ่ วนิ าทีซง่ึ เราสามารถ คำนวณคร่าวคร่าวได้จากจำนวนเวลาท่ีเราทำลายต่อหลายครั้งคูณดว้ ยความยาวกระดาษ และความเรว็ ต่อวินาที หากใช้เวลานานเกนิ ไปอาจจะทำใหก้ ารเลอื ก เรอื ทใ่ี หญก่ วา่ นี้ดกี ว่า 3. ประเภทการตัดเคร่อื งทำลายเอกสารน้ันจะมีการแบ่งออกเป็นประเภทการตดั ไดก้ ว้างได้แก่ ตดั เล็บแบบตรง ใช้สำหรบั การทำลายเอกสารท่ีจะต้อง อยู่ในสภาพท่สี มบูรณ์แบบเทา่ นัน้ ถึงจะสามารถใชง้ านได้ ตดั แบบ Cross จะเป็นการทำลายเอกสารทเ่ี ป็นความลบั โดยหา้ ม หลุดออกไปแม้แตน่ ้อย หรือบางเคร่ืองกอ็ าจจะมีความสามารถท้ัง 2 อย่างอยใู่ นเครอื่ ง เดยี วกันอยูแ่ ล้ว เพอ่ื ให้เกดิ ความเรว็ และการลดการสกึ หรอของใบมีดอกี ดว้ ย 4. ความสามารถเสรมิ อยา่ งที่เกริน่ ไปแลว้ นัน้ เกย่ี วกบั การทำลายเอกสารในทุกวันนี้มกี าร พฒั นาเทคโนโลยที ีเ่ หมาะสมมากข้นึ โดยสามารถถ่ายเอกสารได้โดยไมต่ ้องกดคลิปหนีบ กระดาษ หรอื ตัดแมก็ ที่เย็บกระดาษออกเลยแมแ้ ต่นอ้ ย และมนั จะสามารถทำลายบัตร เครดติ ไดอ้ ีกดว้ ยแตน่ ่ันก็หมายถงึ ราคา ของตัวเครอื่ งที่จะเพมิ่ ขน้ึ ดว้ ย โทรหาไมไ่ ดใ้ ช้งาน ฟังก์ชันเหลา่ น้กี ็ ควร เลือก ซือ้ เครอ่ื งทำลายเอกสารแบบธรรมดาจะดีกวา่

6 5. ถังบรรจุ แตท่ ีก่ ลา่ วไปย่งิ ถา้ เคร่ืองยิง่ ใหญ่ เอกสารท่ีจะทำลายไดก้ ็สามารถ ทำไดเ้ ยอะแต่ ว่าบางครัง้ ในถังท่จี ุใหญ่มากอาจจะมีปญั หาในการจัดเกบ็ Home Office หรือสำนักงานท่ี มีขนาดเล็กหรอื จำกัดพ้นื ท่กี ็เป็นได้และรวมถงึ การขนยา้ ยก็จะไมส่ ามารถทำไดอ้ ยา่ ง สะดวกอีกดว้ ย 6. การรับประกันและการรบั ประกันทีว่ ่านน้ั ไม่เพยี งแค่ กับตัวเครือ่ งเทา่ นั้นแตก่ ัน บริการ ใบมดี น้ันจะแยกออกตา่ งหากในใบยหี่ ้อสำหรับประกันใบมีดก็จะมตี ง้ั แต่ระยะเวลา 1-3 ปี เป็นต้นไปแล้วแตย่ ี่หอ้ และผใู้ หบ้ ริการ ดงั นัน้ แล้วการเลือกเคร่อื งถ่ายเอกสารนั้นควรอ่าน ข้อมลู และศึกษาข้อมลู ให้ละเอยี ดเพือ่ จะได้ทำความเข้าใจวา่ เครอื่ งไหนกนั แนท่ ี่เหมาะสม กบั เรา

7 1.2 เครื่องทาํ ลายเอกสารแตล่ ะขนาด เหมาะกบั การใช้งานแบบไหน เหมาะกบั องกรทม่ี ีจำนวนกระดาษท่เี ป็นเอกสารสำคญั มากมาย เชน่ ธุรกจิ ธนาคาร ประกันภัย สถานศึกษา และ องคก์ รรัฐ ในการเลือกเครื่องทำลายเอกสารหรอื เครอ่ื งยอ่ ยกระดาษ ใหเ้ หมาะกับการใช้งานของเราทสี่ ดุ เราก็ควรพิจารณาคณุ สมบตั ิพวกน้ี ผมไดเ้ รยี งคณุ สมบตั ติ าม ความสำคญั จากประสบการณก์ ารใช้งานของผมไว้นะครับ ลองอ่านและพิจารณาตามการใช้งาน ของแต่ละคนได้ เครอ่ื งย่อยกระดาษคณุ ภาพสงู เนอ่ื งจากปจั จบุ นั เอกสารสำนกั งาน เอกสารทางการคา้ เอกสารทางบญั ชี ตอ้ งมกี ารเกบ็ รักษาเพ่ือรอการตรวจสอบท้ังจากภาครฐั และหน่วยงานภายในองค์กรนั้นเอง ทำให้เอกสารเหล่านี้ สะสมเพม่ิ มากขนึ้ ทุกปีจนยากแกก่ ารนำเอกสารไปทำลายเอกสารอาจเน่ืองมาจากหนว่ ยงานหรือ องคก์ รไมม่ พี ื้นท่ีในการทำลายเอกสารไมม่ ีบคุ คลากรในการขนยา้ ยเอกสารไปทำลาย ไมม่ ี เครื่องจักรสำหรบั ย่อยบดทำลายเอกสาร และไม่มเี วลาในการทำลายเอกสารท้ังหมดเหล่านน้ั วธิ กี ารทีด่ ที ส่ี ุดในการจดั การทำลายเอกสารเหล่าน้คี ือการใชบ้ ริการบรษิ ัทรบั ทำลายเอกสาร ซง่ึ ผทู้ ่ี รับทำลายเอกสารก็จะมีหลายแบบ ท้ังแบบต้องเสยี ค่าใช้จา่ ยในการทำลายเอกสาร แบบทำลาย เอกสารฟรี มาดกู นั วา่ ผู้ให้บริการทำลายเอกสารมีกีแ่ บบ ผู้ใหบ้ ริการทำลายเอกสารหลายย่อยขนาดเลก็ ผู้ให้บรกิ ารทำลายเอกสารขนาดเล็กแบบน้ีกไ็ ด้แก่ คนเก็บของเก่าหรือท่ีเรียกวา่ ซาเล็งนัน้ เอง การบริการทำลายเอกสารแบบน้ี จะทำได้น้อยเนอื่ งจาก ขนาดการบรรทุก คนขนย้ายเอกสาร (คอื คนขับซาเล็ง) มีน้อย บคุ ลากรในองค์กรอาจตอ้ งเสียเวลา มาชว่ ยในการขนย้ายเอกสารให้ และใช้เวลาในการทำงานมาก จึงไมเ่ หมาะกับหนว่ ยงานทมี่ ี เอกสารทีร่ อทำลายเอกสารจำนวนมาก ผูใ้ หบ้ รกิ ารทำลายเอกสารนอกสถานที่ รถยอ่ ยทำลายเอกสารเคลื่อนท่แี บบมีค่าใชจ้ ่าย โดยผรู้ บั ทำลายเอกสารแบบน้ีจะนำรถบรรทกุ ขนาดใหญท่ ม่ี เี ครื่องยอ่ ยทำลายกระดาษเขา้ ไปบริการทำลาย เอกสารถงึ หนว่ ยงาน มีพนักงานบรกิ ารขนเอกสารมาทำลายเอกสาร แต่ขอ้ เสียของผใู้ หบ้ ริการ ทำลายเอกสารแบบนคี้ ือ ผ้วู ่าจ้าง (เจ้าของเอกสารที่นำเอกสารมาทำลาย) ตอ้ งเสยี เงนิ มีค่าใช้จ่าย ให้แก่ รถยอ่ ยทำลายเอกสารและพนกั งานขนย้ายเอกสารมาทำลาย และมีขอ้ จำกดั เรื่องปรมิ าณ เอกสาร (กระดาษ) ทน่ี ำเขา้ เครื่องยอ่ ยทำลายเอกสารเคลอื่ นท่ีทำได้น้อย และใชร้ ะยะเวลานาน และหากหน่วยงานมีพื้นท่ีจำกดั ในการจอดรถย่อยทำลายเอกสารกจ็ ะทำให้เสียเวลาและมี

8 ค่าใชจ้ า่ ยในการทำลายเอกสารมากขน้ึ สำหรับค่าใช้จ่ายในการบริการทำลายเอกสารแบบรถ เคล่ือนที่ จะมากน้อยข้ึนกบั จำนวนเอกสาร ระยะทางทตี่ ง้ั หน่วยงาน ความยากงา่ ยในการขนยา้ ย เอกสาร (เชน่ ที่เก็บเอกสารอย่ชู ัน้ 15 กย็ ากแก่การขนยา้ ยลงมาย่อยทำลายเอกสาร) ผใู้ ห้บริการทำลายเอกสาร แบบไมม่ คี า่ ใชจ้ า่ ย เปน็ การรับทำลายเอกสารทดี่ แี ละง่ายสะดวกทสี่ ุด เพราะไม่มีคา่ ใชจ้ ่ายใดทง้ั ส้ิน การให้บรกิ ารทำลายเอกสารฟรีไมม่ ีคา่ ใช้จ่ายแบบนี้ จะมีข้อจำกดั อยู่ ขอ้ เดียว คอื จำนวนเอกสารทต่ี ้องการนำมาทำลายเอกสาร จะต้องมีจำนวนมากกว่า 1.5 ตัน ข้ึนไป (หรอื ประมาณ 80 กล่องลังเบยี ร์) ผู้ให้บริการทำลายเอกสารแบบนจ้ี งึ จะรับให้บริการ การทำลาย เอกสารแบบนี้ บรษิ ัทรับทำลายเอกสารจะเตรยี มทุกอยา่ งให้เพยี งพอต่อเอกสารท่ตี อ้ งการทำลาย ไม่วา่ จะเป็น รถบรรทกุ (สว่ นใหญจ่ ะใช้รถกระบะหลงั คาสงู ) และพนักงานขนย้ายเอกสาร จากนน้ั จะนำเอาเอกสารท้ังหมดเขา้ ไปย่อยทำลายเอกสารท่ีโรงงาน ขอ้ ดขี องผใู้ ห้บริการทำลายเอกสาร แบบนี้ คอื สะดวก เตรยี มทกุ อย่างใหท้ ั้งรถบรรทกุ และพนกั งานขนย้าย ทำงานรวดเร็ว และท่ี สำคญั คอื ทำลายเอกสารฟรี จากผู้ให้บรกิ ารทำลายเอกสารทั้ง 3 แบบ ดังทีก่ ล่าวมาน้ัน สุดทา้ ยแล้วเอกสารทุกอยา่ งกระดาษ ทกุ แผ่นกจ็ ะถูกนำเข้าสูก่ ระบวนการรไี ซเคลิ เพ่ือนำกลบั มาใชใ้ หม่ต่อไป

9 บทท่ี 2 ข้ันตอนและวธิ กี ารใช้งานเครอ่ื งทำลายเอกสาร 2.1 วธิ กี ารใช้เคร่อื งทำลายเอกสาร USB (Mini USB Paper Shredder) มีขน้ั ตอนดังนี้ 1. เสียบสาย usb เครอื่ งทำลายเอกสาร เข้าไปท่ี พอร์ท usb ของ คอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค แทบเลต หรือ จะใชพ้ ลงั งานจากถ่านไฟฉายขนาด AA 4 กอ้ น ก็ได้ แล้ว ค่อยทำสายไฟด้านท่เี ปน็ AC เสียบเข้าไปท่ตี ัวเคร่ืองทำลายเอกสาร 2.เชคฝาด้านบนว่าเราปิดลงแนบกับตวั ถังรองรับกระดาษใหแ้ นบสนิท เพื่อการใช้ งานเคร่ืองทำลายเอกสารอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ 3. เปิดสวทิ ซ์ท่ตี ัวเครอื่ ง และนำกระดาษหรอื เอกสารที่ตอ้ งการทำลาย ใส่ลงไปใน ช่องใสก่ ระดาษ 4. เม่ือใช้งานเสร็จแล้ว เรากป็ ิดสวิทซแ์ ละเปดิ ฝาถงั รองกระดาษเพ่ือนำเศษ กระดาษมาทิง้ 5. อย่าลืมสายไฟของเคร่ืองทำลายเอกสาร เราอาจจะเกบ็ ไวใ้ นถงั รองกระดาษกไ็ ด้ กจ็ ะทำให้สะดวกต่อการพกพา และหาสายไฟงา่ ยด้วย หมายเหตุ : เราสามารถนำเครื่องทำลายเอกสาร usb (เครื่องใชส้ ำนักงานพกพา) น้ีมาเปิดซองจดหมายได้ดว้ ย

10 2.2 วิธกี ารใช้เครือ่ งทำลายเอกสารขนาดใหญ่ 1. เสยี บสาย usb เครื่องทำลายเอกสาร เข้าไปที่ พอร์ท usb ของ คอมพวิ เตอร์ โนต๊ บุ๊ค แทบเลต แล้วคอ่ ยทำสายไฟด้านทเ่ี ปน็ AC เสียบเขา้ ไปทตี่ ัวเครือ่ งทำลาย เอกสาร 2.เชคฝาด้านบนวา่ เราปิดลงแนบกับตวั ถงั รองรับกระดาษใหแ้ นบสนิท เพ่ือการใช้ งานเครอื่ งทำลายเอกสารอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ 3. เปดิ สวทิ ซ์ทตี่ ัวเคร่ือง และนำกระดาษ เอกสารหรือแผน่ ซีดี ทีต่ อ้ งการทำลาย ใส่ ลงไปในชอ่ งใสก่ ระดาษ 4. เม่ือใชง้ านเสร็จแล้ว เรากป็ ิดสวิทซแ์ ละเปดิ ฝาถงั รองกระดาษเพอื่ นำเศษ กระดาษมาทิง้ 5. อย่าลมื สายไฟของเครอ่ื งทำลายเอกสาร เราอาจจะเกบ็ ไวใ้ นถงั รองกระดาษก็ได้ ก็จะทำให้สะดวกต่อการพกพา และหาสายไฟงา่ ยด้วย

11 บทท่ี 3 วิธบี ำรงุ รักษาเครือ่ งทำลายเอกสาร 3.1 ข้อแนะนำในการใช้ เครอื่ งทำลายเอกสาร 1. ผใู้ ช้เคร่อื งทำลายเอกสารควรเลือกรุ่นให้เหมาะสมกบั การใชง้ านทำลายเอกสาร ตามความเหมาะสม 2. หา้ มทำลายเอกสารปริมาณมากและต่อเนื่องเป็นระยะเวลานานๆ เพราะจะทำ ให้เครื่องทำลายเอกสารทำงานหนกั 3. ตรวจสอบกลอ่ งพลาสตกิ ทรี่ องรับเศษกระดาษว่าเตม็ ถังหรอื ไม่ ถา้ กระดาษเตม็ ถังแล้วก็ควรนำไปท้งิ 4. หา้ มใช้เครื่องทำลายเอกสาร ทำลายเอกสารท่เี ปียก, พลาสตกิ และเศษผ้า 5. เม่ือกระดาษติดควรปิดสวิตซแ์ ละหยุดการทำงานของตัวเครือ่ งทำลายเอกสาร กอ่ น เพราะมิฉะนนั้ อาจจะทำให้มอเตอร์ของเคร่ืองทำลายเอกสารจะทำงานหนัก กวา่ ปกติได้ 6. ประกอบสว่ นทเ่ี ป็นกล่องพลาสติกท่รี องรบั เศษกระดาษให้แนบสนทิ กบั ฝา ดา้ นบน เพ่ือให้เคร่อื งทำลายเอกสารทำงานไดอ้ ย่างมปี ระสทิ ธิภาพ 7. ผู้ใชค้ วรอ่านคูม่ ือการใช้งานของเครื่องทำลายเอกสารอย่างละเอยี ดก่อนทจ่ี ะใช้ งานเคร่ืองทำลายเอกสาร

12 3.2 วิธกี ารแกไ้ ขกระดาษตดิ ในเครอื่ งทำลายเอกสารแบบเล็กนอ้ ย 1. ถอดปล๊ักเคร่อื งทำลายเอกสาร พอรูส้ ึกผิดปกติ วา่ กระดาษนา่ จะเขา้ ไปตดิ ให้ รบี หยุดการทำลายเอกสาร ป้องกนั ไม่ให้สถานการณเ์ ลวร้ายไปกว่าน้ี เป็นโอกาสให้ คณุ ไดต้ ้งั สติ ประเมนิ เหตุการณ์ว่าตอ้ งแกไ้ ขยงั ไงต่อไป สัญญาณท่บี อกวา่ มกี ระดาษติดในเครอื่ งทำลายเอกสาร ก็คือกระดาษขยับเข้าไปใน เคร่ืองทำลายเอกสารได้ชา้ ลง เครอ่ื งหยุดทำงานทนั ที หรอื มเี สียงดงั หวอื ๆ เหมือน \"มอี ะไรคา้ ง\" อยขู่ า้ งใน 2. ถา้ จำเปน็ ให้เอาเศษกระดาษในถังขยะไปทงิ้ กอ่ น สาเหตหุ น่งึ ท่ีบางทกี ระดาษ ตดิ ในเครื่องทำลายเอกสารได้ ก็คือเศษกระดาษเกา่ เต็มถังขยะในเครอื่ ง จน กระดาษใหม่ท่เี พง่ิ ทำลายไม่มีที่ไป ถ้าถังขยะเตม็ แบบนี้ ให้ดึงออกมาจากเครือ่ ง เอาไปเททงิ้ ก่อน แลว้ ค่อยประกอบคืน น่าจะแก้ปญั หาไดใ้ นระดบั หนึง่ แตถ่ ้า กระดาษยงั ติดไมห่ าย ให้ทำตามขั้นตอนตอ่ ๆ ไปในบทความนี้ 3. ปรับให้เครือ่ งทำงานย้อนกลับหรอื \"reverse\" แลว้ เสียบปลกั๊ ตามเดิมอย่างที่ บอกว่ากระดาษตดิ เปน็ ปัญหาทต่ี อ้ งเจอเวลาใช้เคร่ืองทำลายเอกสารอยแู่ ลว้ เพราะ ง้นั เคร่ืองทำลายเอกสารรุ่นใหม่ๆ เลยมักจะมตี วั เลอื กให้ใบมดี ทำงานย้อนกลบั ได้ ก็ ใหค้ ณุ สลับไปใช้ตวั เลือก \"reverse\" (ปกตจิ ะเป็นปุ่มพรอ้ มสัญลักษณ์ชัดเจน อยู่ ดา้ นบนของเครอื่ งทำลายเอกสาร) แล้วเสียบปล๊กั ตามเดมิ ตอนเสยี บปล๊กั ระวังอย่า ให้นิ้วคณุ เองหรอื อปุ กรณ์อน่ื ๆ ไปคา้ งอยู่แถวๆ ใบมีด 4. ถา้ กระดาษติดตอนเข้าโหมด reverse ก็แค่สลบั ไปทำงานในโหมด auto/forward.พอเข้าโหมด reverse แล้ว ถา้ กระดาษติดไม่มากจะแกไ้ ขไดแ้ ทบ จะในทันที แตถ่ า้ ติดหนกั ๆ ระวงั สถานการณ์จะยิ่ง เลวร้าย ตอนเดนิ เคร่อื งแบบ ยอ้ นกลบั แบบนใ้ี หถ้ อดปลั๊กอีกรอบ สลับไปใชโ้ หมด \"auto\" หรือ \"forward\" (หรืออะไรประมาณนี้ ช่อื จะตา่ งไปตามรุ่นและย่ีหอ้ ทใี่ ช้) แลว้ คอ่ ยเสยี บปลก๊ั อกี ที ให้สลับโหมดไปมาเรื่อย ๆ ระหว่าง auto กับ reverse ปกติถ้ากระดาษตดิ เยอะ จนเครือ่ งค้างตอนใชโ้ หมด reverse ก็เสีย่ ง คา้ งซำ้ ตอนใชโ้ หมด forward รอบ

13 สอง แต่ถ้าสลบั โหมดการทำงานไปมาระหวา่ ง forward กบั reverse เร่อื ย ๆ สว่ น ใหญจ่ ะคอ่ ยๆ ดนั กระดาษลงไป จนเครื่องหายค้างในทสี่ ุด 5. ใส่กระดาษเข้าเครื่องทำลายตอ่ ครงั้ ใหน้ ้อยลง จะไดไ้ มเ่ ปน็ ตง้ั หนา หนง่ึ ในสาเหตุ ยอดนิยมทีท่ ำเครอื่ งคา้ ง มักเป็นเพราะคณุ ทำลายกระดาษทีเดียวเป็นปึกๆ ถา้ แกป้ ญั หากระดาษติดในเครือ่ งไดแ้ ลว้ ให้เปลย่ี นมาทำลายเอกสารทลี ะไม่กแี่ ผ่น แทน อยา่ ใส่เป็นต้ังหนาตามเคย กระดาษปึกบางๆ จะไหลลงไปในเครื่องไดแ้ บบ สบายๆ แตถ่ ้ายัง ไม่เห็นว่ีแวว ว่ากระดาษจะเลิกติด ท้ัง ๆ ท่เี ดินเคร่ืองสลบั ไปมา ระหวา่ ง reverse กับ auto/forward หลายที แสดงว่ากระดาษตดิ ข้นั หนกั ต้อง กำจดั ออกเอง ไม่ตอ้ งหว่ ง ไม่ได้ยากขนาดน้ัน เล่ือนลงไปอ่านส่วนท่ี 2 ของ บทความวิกฮิ าวนไี้ ด้เลย

14 3.3 วิธกี ารแก้ไขกระดาษติดในเครอื่ งทำลายเอกสารออกแรงแก้ปัญหากระดาษตดิ ขนั้ หนกั 1. ถอดปล๊ักกอ่ นเพอ่ื ความปลอดภัยวิธนี ้เี ราจะมาเอากระดาษทตี่ ดิ อยูใ่ นเคร่ืองออก ด้วยสองมอื ของเรานแ่ี หละ บวกกับอปุ กรณอ์ น่ื ๆ ท่ีจำเป็น เพราะง้ันขัน้ แรกเพ่อื ความปลอดภัย คอื ต้องถอดปลัก๊ ของเคร่ืองทำลายเอกสาร เพ่ือป้องกันอนั ตรายที่ อาจเกิดตอนลงมอื ซ่อมแซมแกไ้ ข คง ไมม่ ีใคร อยากให้อยู่ ๆ เคร่ืองทำงานขึ้นมา ตอนกำลังแหยน่ ้วิ หรอื อุปกรณ์อยแู่ ถวๆ ใบมดี เปน็ แน่ 2. ถอด \"ส่วนทเ่ี ปน็ ใบมดี \" ด้านบนของเครอื่ งออกกอ่ น ถ้าทำได้เคร่ืองทำลาย เอกสารรุน่ ใหม่ๆ ส่วนใหญ่จะประกอบด้วย 2 ส่วนดว้ ยกนั คือถงั ใส่เศษกระดาษ ด้านลา่ ง และสว่ นกลไกทำลายเอกสารดา้ นบน ถา้ เครื่องรนุ่ คุณสามารถถอด ส่วนบนออกได้ กจ็ ะซอ่ มแซมงา่ ยขนึ้ เยอะ เพราะสามารถเขา้ ถงึ สว่ นทีต่ อ้ งสอด กระดาษลงไปไดท้ ง้ั 2 ด้าน ปกติส่วนทำลายเอกสารด้านบน ถ้าถอดได้ กค็ ือยกขน้ึ ใหแ้ ยกออกจากส่วนถังขยะ แต่ถา้ เป็นรุ่นแพงๆ หนอ่ ยอาจจะต้องปลดล็อคซะกอ่ น ถ้าแยกชนิ้ ส่วนได้ ให้ถอดออกแลว้ วางสว่ นทำลายเอกสารบนหนงั สือพิมพท์ ีป่ รู อง ไว้ (หรือตรงไหนกไ็ ด้ทเ่ี ลอะเทอะเปรอะเปือ้ นได้) แลว้ ค่อยเรมิ่ ลงมือ 3. ใชแ้ หนบดงึ เศษกระดาษท่อี ดุ ใบมดี ออกไปใช้แหนบแล้วทำใหค้ ีบเศษกระดาษที่ อัดอยใู่ นชอ่ งใส่กระดาษบางๆ ไดแ้ นน่ ขนึ้ แตจ่ ะใชม้ อื เปลา่ กไ็ ด้ ถ้า แน่ใจ วา่ ถอด ปลก๊ั เครอ่ื งทำลายเอกสารแลว้ อย่าดึงแคจ่ ากด้านบนของสว่ นทำลายเอกสาร แต่ ดึงจากด้านลา่ งดว้ ย เพราะดูดว้ ยตาเปล่าแล้วบอกยาก วา่ จรงิ ๆ แลว้ กระดาษไปติด อยู่ สภาพไหน บางทถี า้ ลองดึงจากอกี ด้าน อาจจะหลุดง่ายกวา่ ด้านเดมิ ก็ได้ 4. ใชค้ ัตเตอรก์ รดี กระดาษที่พันแนน่ แล้วคอ่ ยดงึ ออกมาเวลากระดาษตดิ แสดงวา่ กระดาษทีถ่ กู ทำลายเป็นเส้นๆ ไปมว้ นกับแท่งหมนุ ข้างใน จนพนั อดั กนั แน่น ใช้มือ ดงึ เฉยๆ ไมห่ ลุดง่ายๆ แน่ เพราะงัน้ ให้ใช้คตั เตอร์คมๆ (หรอื ใช้ขาของกรรไกรแค่ ขา้ งเดียว) ค่อยๆ กรีดเส้นกระดาษท่พี นั แน่นให้ขาดออก ไมร่ ้งั จนเคร่อื งค้าง

15 5. ไขควงหรอื คีม เขีย่ หรอื ดงึ เศษกระดาษและพลาสติกท่ตี ดิ อย่อู อกมาถ้าเห็น ชัดเจนว่ามเี ศษกระดาษหรือพลาสติกชน้ิ หนาๆ ตดิ อยู่ทใ่ี บมีดของเครื่องทำลาย เอกสาร (ถา้ สอ่ งจากทางด้านลา่ งของสว่ นทำลายเอกสาร จะเหน็ ได้ชดั ท่ีสดุ ) ใหใ้ ช้ ไขควงออกแรงช่วยงดั เวลาดงึ กระดาษออก ถา้ ยงั ติดแนน่ ใหใ้ ชค้ ีมคบี ใหแ้ นน่ แลว้ ดงึ ออกมาตรงๆ (อย่าทำแรงจนช้ินสว่ นของเคร่ืองเสียหาย)เวลาใชเ้ ครอื่ งทุ่นแรง นอกจากมอื เปล่า ต้องระวัง อย่า ทำใบมีดสว่ นท่ีทำลายเอกสารเสียหาย เพราะคา่ ซ่อมแพงทีเดยี ว การใชเ้ คร่ืองทนุ่ แรงแบบนี้เหมาะกบั กรณที ี่มีพลาสตกิ แขง็ ๆ เข้า ไปตดิ ในเครื่อง หลงั ทำลายสงิ่ ตา่ งๆ อย่างแผ่น CD บตั รเครดิต และอนื่ ๆ 6. ใสก่ ระดาษแข็ง (cardstock) เข้าไปให้เครอ่ื งทำลายไม่เช่อื กต็ ้องเชอื่ วา่ บางที การใส่กระดาษ เข้าไปเพิม่ กลับช่วยใหเ้ คร่ืองหายตดิ ขดั ได้ แต่จะไดผ้ ลตอ้ งใช้ กระดาษแขง็ หรอื cardstock (เช่น หนา้ ปกของแฟม้ เอกสาร หรือด้านหนงึ่ ของ กลอ่ งกระดาษ (อย่างกลอ่ งซีเรยี ล) ก็ได)้ เลอื กท่ไี มใ่ ชแ้ ล้วดนั กระดาษแขง็ เข้าไป ตรงกลางช่องใสก่ ระดาษ ตอนกำลังทำลายเอกสารอยู่ อาจจะออกแรงชว่ ยนิด หน่อย เพื่อใหด้ ันกระดาษท่ตี ดิ ลงไปในถังขยะ[3] แตถ่ า้ ใชแ้ ล้วไมไ่ ด้ผล กห็ ยดุ ก่อน แลว้ ลองใช้วิธีอืน่ ตอ่ ไป เครือ่ งจะไดไ้ ม่ค้างหนกั กวา่ เดมิ 7. ถา้ กระดาษตดิ ไม่ยอมออก ให้หยอดนำ้ มันสำหรบั เครื่องทำลายเอกสาร โดยเฉพาะถ้ากระดาษตดิ เอาออกยากมาก บางทกี ็เพราะใบมีดของเครื่องทำลาย เอกสารน้นั ฝืด แก้ไดโ้ ดยหยอดน้ำมันล่อลนื่ เครื่องทำลายเอกสาร หาซอ้ื ได้จาก ผผู้ ลติ หรอื ร้านขายอปุ กรณส์ ำนักงานต่างๆ ในราคาไม่แพง (ขวดละไม่ก่ีร้อย)[4] น้ำมันพชื ก็ใชไ้ ด้ดีพอๆ กัน แตท่ ี่ ห้ามใชเ้ ลย คอื พวกสเปรยน์ ้ำมนั ละอองลอย (อย่าง WD-40 เป็นต้น) เพราะจะไปทำใหช้ ิน้ สว่ นของกลไกทำลายเอกสารเสียหาย ได้ ถ้าจะหยอดนำ้ มันหลอ่ ล่นื ให้หยอดไปหลายๆ หยดตรงจุดที่กระดาษอดั กนั แน่น ทสี่ ุด จากนั้นท้งิ ใหช้ มุ่ น้ำมนั ไวแ้ บบนั้นประมาณคร่งึ ช่ัวโมง แลว้ ลองเดินเครื่องใน โหมด forward ดู กระดาษทตี่ อนนน้ี ม่ิ ลงแลว้ นา่ จะถกู ใบมีด (ที่หลอ่ ลืน่ แลว้ เช่นกัน) ทำลายไดด้ ขี ้นึ

16 8. เดินเครอื่ งแบบ reverse อีกรอบ หลงั แก้ปัญหากระดาษตดิ ค้างในเครือ่ งแลว้ ถา้ แกป้ ญั หากระดาษอดั ใบมีดไปไดเ้ ยอะแล้ว แตย่ งั เหลือเศษกระดาษบางส่วน ให้ลอง เปิดเครื่องแบบย้อนกลับดู สว่ นใหญ่จะชว่ ยดันกระดาษ \"กลบั ออกมา\" จากเคร่ือง ทำลายเอกสาร เทา่ นีก้ เ็ อาออกได้อยา่ งง่ายดาย 9. เชค็ วา่ เครื่องหายตดิ ขดั หรือยัง โดยลองทำลายเอกสารสักแผ่นกระดาษนา่ จะ ไหลผา่ นเครอื่ งได้แบบสบายๆ ถ้าไม่มีเศษกระดาษตดิ แล้ว กท็ ำลายเอกสารต่อไป ไดเ้ ลย!

17 3.4 ป้องกันไม่ให้กระดาษติดอกี 1. อย่าทำลายเอกสารทลี ะปกึ หนาๆ อย่างที่บอกไปตอนต้น ว่าสาเหตยุ อดนยิ มทำ เครอ่ื งตดิ ขัด ก็คือใส่กระดาษหลายแผน่ เกินกว่าเครอ่ื งจะรับได้ในครั้งเดยี ว โชคดที ี่ ปัญหานแ้ี ก้ไขงา่ ย พอหมดปัญหากระดาษตดิ เมอ่ื ไหร่ ให้เปลยี่ นมาทำลายกระดาษ น้อยแผน่ ลง อย่าใสท่ ีละปึกหนาๆ 2. อย่าทำลายเอกสารตดิ กัน \"รัวๆ\" อีกสาเหตทุ ม่ี กั ทำเคร่ืองทำลายเอกสารตดิ ขัด กค็ อื ใสก่ ระดาษเขา้ ไปติดๆ กนั ไมร่ อใหเ้ ครอื่ งได้ทำลายชุดแรกจนเสรจ็ ส้ินซะกอ่ น (เขาเรยี ก \"fast-feeding\") ต้องเข้าใจซะใหม่ ว่าแค่เพราะกระดาษหายเข้าไปใน เคร่ือง ไม่ไดแ้ ปลวา่ ถูกทำลายเสร็จเรียบรอ้ ยแลว้ ถ้ากลัวจะเกิด fast-feeding ให้ รอสัก 2 - 3 วนิ าทแี ล้วค่อยใสก่ ระดาษแผ่นใหม่ตามเข้าไป 3. อย่าพับหรอื ทำกระดาษย่นตอนใส่เข้าไปในเคร่ืองถา้ พบั กระดาษหรอื ปลอ่ ยให้ กระดาษยน่ /ยับยู่ยีต่ อนใส่เขา้ ไปในเครอ่ื ง กเ็ สี่ยงเข้าไปตดิ จนเคร่ืองค้างไดง้ า่ ยๆ เพราะทำให้กระดาษหนาและฝดื ขึน้ แนะนำให้หาอะไรทบั หรือเอามือรดี ให้ กระดาษเรยี บก่อน แล้วคอ่ ยเอาใส่เคร่ือง ขอบกระดาษยับย่นงา่ ยมากถ้าไม่เกบ็ หรอื หยิบจบั เอกสารดๆี เพราะง้ันตอ้ งระวังหน่อย (ถงึ จะเอาไปทำลายกเ็ ถอะ) เวลา เอาใส่เครอ่ื งจะได้ไมเ่ ส่ียงเขา้ ไปอัดใบมดี จนตดิ ขดั 4. พวกของแข็งตอ้ งระวงั (เช่น กระดาษลัง พลาสตกิ และอน่ื ๆ) พวกวัสดุท่ีแขง็ และหนากว่ากระดาษทัว่ ไปจะทำลายยากหน่อย ใหแ้ ยกกำจัด ส่ิงของต่อไปน้ี จะไดไ้ มเ่ สีย่ งติดขัด - บตั รเครดิต - แผ่น CD หรือ DVD - กระดาษเคลอื บแขง็ - กระดาษลงั - กล่องหรอื หีบหอ่ หนาๆ

18 - วัสดุท่เี หนียวๆ หรอื มกี าวติด 5. เทถังขยะเรอ่ื ย ๆ อย่างท่แี นะนำไปดา้ นบน ว่าถ้าปลอ่ ยให้ถังขยะเต็มแล้วกำจดั อย่างอื่นลงไปเพม่ิ เติม เคร่ืองอาจจะติดขดั ได้ เพราะยงั ทำลายกระดาษชุดแรกไม่ เสรจ็ สมบูรณ์ แก้ไขได้โดยถอดถังขยะออกมาเทเศษกระดาษและอ่ืนๆ ข้างในทง้ิ แต่ แรกถา้ เคร่ืองตดิ ขดั เพราะสาเหตุน้ีบอ่ ยๆ ให้ติดตารางกำจัดขยะไว้ขา้ งเครือ่ งเลย (เช่น \"ชว่ ยกนั เทกระดาษทงิ้ ทกุ บา่ ยวันจนั ทร์และพฤหสั บด\"ี ) 6. หม่ันหยอดน้ำมนั หล่อลื่นใบมดี นำ้ มนั หล่อลน่ื เคร่ืองทำลายเอกสารไม่ไดเ้ อาไว้ หยอดแค่ครงั้ เดียวตอนแกป้ ญั หากระดาษตดิ แต่ถอื เป็นอุปกรณ์ชิ้นสำคญั ท่ีควร หม่ันใช้ดแู ลเครื่องให้สภาพดี พรอ้ มใช้อยู่เสมอ ใหห้ ยอดน้ำมนั 2 - 3 หยดที่ใบมดี ทุกครง้ั ทีเ่ ทขยะในถงั ดา้ นล่างทงิ้ หรือเดือนละ 2 - 3 คร้ัง เพอ่ื ให้ใบมีดคมและ ทำลายกระดาษได้ลนื่ ไหลอยเู่ สมอ ย้ำอกี ที (ตามข้อมลู ดา้ นบน) ว่านำ้ มนั พืช เช่น น้ำมันคาโนลา กใ็ ชแ้ ทนไดด้ ีพอๆ กับน้ำมันหล่อลน่ื โดยเฉพาะ ว่ากันตามจริง หลายย่หี ้อก็เอานำ้ มันคาโนลานัน่ แหละ มาบรรจขุ วด (แลว้ อพั ราคา) ให้เป็นน้ำมนั หลอ่ ลน่ื เครอื่ งทำลายเอกสาร[5] ระวงั อย่าหยอดนำ้ มันเยอะไป เพราะพอรวมกบั ฝนุ่ กระดาษแลว้ จะกลายเปน็ อะไร ขน้ ๆ เหนยี วๆ เกาะใบมดี จนตดิ ขดั ได้เช่นกัน แถมน้ำมันคาโนลากบ็ ดู หรอื เหม็นหืน ไดห้ ลังสะสมหมักหมมไปนานๆ (หลังผ่านไปประมาณ 1 ปีในอุณหภูมหิ อ้ ง)

19 • เคล็ดลับ - ตอนดึงกระดาษตดิ ใบมีดออก ใหข้ ยบั ไปมาทางดา้ นข้าง อย่าดงึ ออกมาตรงๆ เพราะแบบ แรกง่ายกวา่ กนั เยอะเลย - ลองเขยา่ เคร่ืองทำลายเอกสารดูบ้าง เผือ่ เศษกระดาษชิน้ เลก็ ชน้ิ นอ้ ยจะไดร้ ว่ งลงมาจาก ใบมดี - วธิ ปี ้องกันใบมีดทือ่ คอื ให้ถอดคลปิ หนบี กระดาษและลูกแมก็ ซก์ อ่ นเอาเอกสารไปทำลาย ใครทำลายแผน่ CD- กบั DVD บ่อยๆ ใบมดี ก็สกึ ไวตามการใชง้ านเชน่ กนั เพราะงัน้ ให้ เลือกซ้ือเครอ่ื งทำลายใหต้ รงจดุ ประสงค์ เช่น Disc Eraser ถา้ มีแผ่นเกบ็ ข้อมลู ลบั ตอ้ ง กำจัดบ่อยๆ -