มาตรฐานแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

มาตรฐานการแลกเปลย่ี นข้อมลู ระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ (e-Correspondence System Interoperability Standard) Version 1.0

มาตรฐานการแลกเปลยี่ นขอ้ มูลระหวา่ งระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ (e-Correspondence System Interoperability Standard) Version 1.0 ISBN: 978-616-8001-00-4 พิมพค์ รัง้ ท่ี 1 (พฤษภาคม 2558) จำ� นวนพมิ พ์ 500 เลม่ จัดทำ� โดย สว่ นมาตรฐาน ฝ่ายนวัตกรรม สำ� นักงานรัฐบาลอิเลก็ ทรอนิกส์ (องคก์ ารมหาชน) (สรอ.) ชั้น 17 อาคารบางกอกไทยทาวเวอร์ 108 ถนนรางน้�ำ แขวงถนนพญาไท เขตราชเทวี กรุงเทพฯ โทรศัพท์ 0 2612 6000 โทรสาร 0 2612 6010-12 http://www.ega.or.th e-Mail: [email protected] จดั พมิ พโ์ ดย บรษิ ัท พ.ี เอม็ .มเี ดยี พรน้ิ ท์ จำ� กัด 1575/1 อาคารชัยสงวน ถนนเพชรบุรตี ัดใหม่ แขวงมักกะสนั เขตราชเทวี กรงุ เทพฯ 10400 โทรศพั ท์ 0 2253 6350-1, 08 1467 8559 โทรสาร 0 2253 6352 e-Mail: [email protected]

1. บทนำ� กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร โดยส�ำนักงาน รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) (สรอ.) ได้ด�ำเนินการจัดท�ำ “มาตรฐานการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Correspondence System Interoperability Standard)” โดยมี วตั ถปุ ระสงคเ์ พอื่ ใหเ้ ปน็ มาตรฐานกลางในการแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบ สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องหนว่ ยงานภาครฐั ทมี่ รี ะบบสารสนเทศทแี่ ตกตา่ ง กนั ได้อยา่ งอตั โนมัติ (Cross Platforms Interconnection) ด้วยการสรา้ ง ความสอดคลอ้ งใหช้ อ่ื รายการขอ้ มลู การกำ� หนดโครงสรา้ งของขอ้ มลู ในเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถแลกเปล่ียน กนั ได้ ตลอดจนกระบวนการในการเชอ่ื มโยงระบบงานสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ อนั จะชว่ ยลดระยะเวลาและขนั้ ตอนในการตดิ ตอ่ สอ่ื สารระหวา่ งหนว่ ยงานภาค รฐั ไดอ้ ยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ โดยขัน้ ตอนการด�ำเนินการจัดท�ำมาตรฐานฯ ได้มี การหารือกับหน่วยงานท่ีเกี่ยวข้องกับระเบียบสารบรรณ รวมถึงกฎหมาย ระเบียบ และข้อบังคับอ่ืนที่เก่ียวเนื่อง ตลอดจนผ่านกระบวนการมีส่วนร่วม ของภาครัฐและภาคเอกชนที่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้บริการ อีกทั้งการระดม ความคิดเห็นกลุ่มย่อย (Focus Group) และการรับฟัง ความเห็นสาธารณะ (Public Hearing) ท้ังน้ี “มาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ ฉบบั น้ี มเี นอ้ื หาครอบคลมุ ถงึ ขน้ั ตอนหรอื กระบวนงานสารบรรณ ซง่ึ เปน็ ไปตามระเบียบสำ� นกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 และ ภาคผนวก 6 หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งข้อมูลข่าวสารและ หนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การแลกเปล่ียนข้อมูล ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ตลอดจนการรกั ษาความมนั่ คงปลอดภยั ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ซึง่ แต่ละส่วนกลา่ วโดยสรปุ ดงั น้ี i

1.1 กระบวนงานสารบรรณ กระบวนงานสารบรรณ กลา่ วถึง กระบวนการดำ� เนินงานสารบรรณ ซึ่งเก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดท�ำ การรับ การส่ง การเกบ็ รกั ษา การยืม จนถงึ การท�ำลาย เปน็ การสอ่ื สารระหวา่ งสว่ นราชการ อย่างเป็นทางการ เพ่ือให้เกิดความเข้าใจในกระบวนการท�ำงานในทิศทาง เดียวกัน โดยการบริหารงานเอกสารในท่ีนี้หมายถึง หนังสือราชการ ซ่ึงเป็น เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่ 1) หนังสอื ท่ีมีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ 2) หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการมไี ปถงึ หนว่ ยงานอน่ื ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรอื ท่มี ไี ปถึงบุคคลภายนอก 3) หนงั สอื ทห่ี นว่ ยงานอนื่ ซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรอื ทบ่ี คุ คลภายนอก มมี าถงึ ส่วนราชการ 4) เอกสารทีท่ างราชการจัดท�ำขึน้ เพอื่ เปน็ หลกั ฐานในราชการ 5) เอกสารท่ีทางราชการจัดท�ำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือ ขอ้ บงั คับ 6) ขอ้ มลู ขา่ วสารหรอื หนงั สอื ทไี่ ดร้ บั จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ กระบวนงานสารบรรณน้ัน มกี ระบวนการยอ่ ยตา่ งๆ โดยเจา้ หน้าที่ รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าที่ธุรการที่ได้รับมอบหมายจาก หน่วยงาน ด�ำเนินกิจกรรมงานสารบรรณ ได้แก่ รับหนังสือจากภายนอกมา เพ่อื พิจารณาและดำ� เนินการ สง่ หนงั สือออกไปหนว่ ยงานภายนอก จัดเกบ็ ยมื และท�ำลาย 1.2 การแลกเปลย่ี นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ การแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กลา่ วถงึ ขอ้ กำ� หนดในการแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ของหนว่ ยงานภาครฐั ตลอดจนกระบวนการในการแลกเปลย่ี นขอ้ มลู ผา่ นระบบ สนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่ง แบง่ ออกเปน็ 2 กระบวนการหลักๆ คือ กระบวนการรับ-ส่งหนังสือภายนอก ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และกระบวนการปฏเิ สธการรบั หนงั สอื ภายนอกในกรณีที่มีการส่งที่ไม่ถูกต้อง การจัดท�ำมาตรฐานข้อมูลร่วม และ เทคนคิ การเช่ือมโยงตาม “กรอบแนวทางการเชือ่ มโยงรฐั บาลอิเล็กทรอนกิ ส์ ii

แห่งชาติ (Thailand e-Government Interoperability Framework: TH e-GIF)” ซง่ึ สามารถกำ� หนดเปน็ มาตรฐานชอ่ื รายการขอ้ มลู สำ� หรบั เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ได้ จ�ำนวน 25 รายการ ชือ่ รายการขอ้ มูลสำ� หรับการลงลายมือ ชอ่ื ดจิ ทิ ลั (Digital Signature) จำ� นวน 13 รายการ ชนดิ ของเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ทใ่ี ชใ้ นการแลกเปลย่ี นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ไดก้ ำ� หนด ไว้ 5 ชนิด และรหัสมาตรฐานที่ใช้ในการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างระบบ สารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ไดก้ ำ� หนดไว้ 4 ชุดรหสั ขอ้ มลู 1.3 การรกั ษาความมน่ั คงปลอดภยั ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ การรักษาความมั่นคงปลอดภัยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กลา่ วถงึ การรกั ษาความมน่ั คงปลอดภยั ในทกุ องคป์ ระกอบของระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ซง่ึ ได้แก่ ระบบสนับสนุน (Facility) อุปกรณ์ หรอื ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) ข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการที่ ถูกส่งผ่านหรือจัดเก็บในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซ่ึงแบ่งมาตรการใน การรกั ษาความม่ันคงปลอดภยั ออกเปน็ 3 ประเดน็ ดงั นี้ 1) การรักษาความม่ันคงปลอดภัยทางกายภาพ (Physical Security) ซง่ึ เกยี่ วขอ้ งกบั การควบคมุ สภาพแวดลอ้ มในการให้ บรกิ าร จดั ให้มรี ะบบสนบั สนุน (Facility) อย่างเหมาะสม และ การควบคุมการเข้าถึงอุปกรณ์โดยตรงของเจ้าหน้าท่ีและ หน่วยงานภายนอก 2) การรกั ษาความมน่ั คงปลอดภยั ของระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ์ (e-Correspondence System Security) ซ่ึงเก่ียวข้องกับ การรักษาความม่ันคงปลอดภัยของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ เพอื่ ปอ้ งกนั การเขา้ ถงึ ทางระบบคอมพวิ เตอรโ์ ดยไมไ่ ดร้ บั อนญุ าต พร้อมท้ังเพื่อให้ม่ันใจได้ว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถท�ำงานได้อยา่ งถกู ต้องและอย่ใู นสถานะพร้อมใช้งาน 3) การรกั ษาความมนั่ คงปลอดภยั ขอ้ มลู (Information Security) ซ่ึงเก่ียวข้องกับการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของหนังสือ ราชการ เพื่อป้องกันการเข้าถึงและปรับปรุงแก้ไขข้อมูลใน หนังสือราชการโดยไมไ่ ดร้ ับอนญุ าต iii

2. ขอบข่าย 2.1 มาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ สฉ์ บบั นี้ มเี นอื้ หาครอบคลมุ เฉพาะหนงั สอื ราชการ หรอื เอกสารท่ี “ไมม่ กี ารกำ� หนดชน้ั ความลบั ” เทา่ นน้ั เนอื่ งจาก การด�ำเนินการเกี่ยวกับหนังสือราชการหรือเอกสารที่ม ี การก�ำหนดชนั้ ความลบั นนั้ มกี ฎหมาย ระเบยี บ และขอ้ บงั คบั กำ� หนดไวอ้ ยา่ งชัดเจน 1 2.2 การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ นี้ เป็นการกำ� หนดรปู แบบและโครงสรา้ งของรายการข้อมูลใน รูปแบบ XML (Extensible Markup Language) ส�ำหรับ การรบั -สง่ หนงั สอื ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ของ หน่วยงานผ่านระบบสนับสนุนการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่าง ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Correspondence Management System: e-CMS) 2.3 การรกั ษาความมนั่ คงปลอดภยั ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ นี้ เป็นแนวทางให้กับหน่วยงานภาครัฐท่ีมีการใช้งานระบบ สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ควรจะตอ้ งคำ� นงึ ถงึ และนำ� มาใชเ้ ปน็ แนวทางในการรักษาความม่ันคงปลอดภัยสารสนเทศ โดย หน่วยงานสามารถเลือกมาตรการที่มีความเหมาะสมกับ หนว่ ยงาน ซงึ่ อาจจะเพมิ่ เตมิ หรอื ยกเวน้ การปฏบิ ตั ใิ นบางสว่ น ได้ ทง้ั นี้ เพอื่ ใหเ้ กดิ ความมนั่ ใจไดว้ า่ ขอ้ ความในหนงั สอื ราชการ ทีร่ ับ-ส่งระหวา่ งหน่วยงานมีความถูกตอ้ ง ครบถว้ น และถูกสง่ มาจากหน่วยงานเจ้าของเร่ืองจริง เพื่อให้หน่วยงานสามารถ น�ำหนังสือราชการมาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ตลอดจน การนำ� ไปใช้อา้ งอิงเปน็ หลกั ฐานในช้ันศาล กรกฎาคม 2557 iv 1 ระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรกั ษาความปลอดภยั แห่งชาติ พ.ศ. 2552 ระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544 พระราชบัญญตั ขิ อ้ มูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 พระราชบญั ญตั ิว่าดว้ ยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2544 พระราชบัญญัตวิ ่าด้วยธรุ กรรมทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2551

สารบัญ หน้า บทนำ� บทท่ี 1 กระบวนงานสารบรรณ 1.1 ภาพรวมกระบวนงานสารบรรณ…………………………………..............………. 1-1 1.2 การรบั หนงั สอื เข้า……………………………………………………........…………….. 1-5 1.2.1 รบั หนงั สอื …………………………………………………….................……… 1-5 1.2.2 ลงทะเบียนรบั …………………………………………………...........………… 1-7 1.2.3 พิจารณานำ� เสนอ……………………………………………….....……………. 1-8 1.2.4 จดั ทำ� หนังสือโต้ตอบ…………………………………….....………………….. 1-8 1.2.5 จดั ทำ� สำ� เนาหนังสอื เวยี น……………………………….....…………………. 1-8 1.3 การสง่ หนงั สือออก……………………………………………….......………………….. 1-9 1.3.1 สร้างและจัดท�ำหนังสือสง่ ออก……………………..……………………….. 1-9 1.3.2 ลงทะเบียนหนังสอื สง่ ออก…………………………...…………………….. 1-11 1.3.3 สง่ หนังสือออก………………………………………...……………………….. 1-13 1.4 การจัดเกบ็ ยมื และท�ำลาย…………………………….................………………. 1-14 1.4.1 จดั เก็บหนังสอื …………………………………........………………………… 1-14 1.4.2 คน้ หา ยมื และคืนหนังสือ…………………........………………………… 1-17 1.4.3 เก็บถาวร และทำ� ลายหนังสือ…………..…………………………………. 1-17 บทท่ี 2 การแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ระหว่างระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 2.1 ภาพรวมระบบสนบั สนนุ การแลกเปลีย่ นข้อมลู ระหว่างระบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนิกส์ (e-Correspondence Management System: e-CMS)…………..................................................................................…… 2-1 2.2 กระบวนการรับ-สง่ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ผา่ นระบบสนบั สนนุ การแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ระหว่างระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์………..…… 2-3 2.2.1 กระบวนการรบั -สง่ หนังสือ…………………………………………….....…. 2-3 2.2.2 กระบวนการปฏเิ สธการรบั หนังสือภายนอก…………………..…….. 2-11 2.3 การกำ� หนดช่ือรายการข้อมูลสำ� หรบั เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์……...………. 2-15 2.4 รูปแบบข้อมูลวันท่ี - เวลา………………………………………….....…………….. 2-18 2.5 ชนิดของเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์…………………………………........…………… 2-18 2.6 รหัสมาตรฐานทใ่ี ชใ้ นการแลกเปลยี่ นขอ้ มูล………………….........…………..2 -19 2.6.1 รหสั กระทรวง…………………………………………………......…………… 2-19 2.6.2 รหัสหน่วยงาน…………………………………………………...........……… 2-20 2.6.3 รหสั ชั้นความเร็วของเอกสาร………………………………......…………. 2-20 2.6.4 รหัสชัน้ ความลบั ของเอกสาร………………………………...........…….. 2-21

บทที่ 3 การรักษาความมน่ั คงปลอดภยั ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ 3.1 ภาพรวมความม่นั คงปลอดภัยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์……….……. 3-1 3.2 มาตรการในการรักษาความม่ันคงปลอดภยั ทางกายภาพ…………..……….. 3-2 3.3 มาตรการในการรกั ษาความมัน่ คงปลอดภัยของ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์…….......................................................... 3-3 3.3.1 การรกั ษาความม่นั คงปลอดภัยสารสนเทศก่อนการใชง้ าน ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์……………………......…………………… 3-3 3.3.2 การจ�ำกดั ชอ่ งทางในการเข้าถงึ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์…..3 -4 3.3.3 การควบคุมการเขา้ ถึง (Access control) ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์..................................................... 3-4 3.3.4 ปรับปรุงแกไ้ ขและตดิ ตั้งโปรแกรม เพอื่ ใหร้ ะบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ มีความทนทานต่อการถูกมงุ่ ร้าย…..................…… 3-4 3.3.5 การตรวจสอบเพื่อให้ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ สามารถท�ำงานไดอ้ ยา่ งถกู ต้อง……………………….......................…. 3-5 3.3.6 การสำ� รองและกูค้ ืนข้อมูล……………………………………….......……… 3-5 3.4 มาตรการในการรักษาความมั่นคงปลอดภยั ข้อมูล……………………..………. 3-6 3.4.1 การเชื่อมต่อระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ กบั เวบ็ เซอรว์ ิส (Web Service) ของระบบสนับสนุนการแลกเปลยี่ นข้อมลู ระหว่างระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ผ่านช่องทีม่ ัน่ คงปลอดภยั ……………………………........................….. 3-6 3.4.2 การลงนามแบบอิเล็กทรอนิกสใ์ นหนงั สอื ราชการทมี่ กี ารส่งออก.. 3-7 3.4.3 การควบคมุ การเข้าถึงกญุ แจทใี่ ชใ้ นการลงนาม แบบอิเล็กทรอนิกส์…................................................................…. 3-8 3.4.4 การตรวจสอบใบรับรองอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ทกุ ครั้งกอ่ นการใชง้ าน…... 3-8 ภาคผนวก ก รายละเอยี ดข้อมูลท่ีเกยี่ วข้องกับกระบวนการงานสารบรรณ ข การจัดหมวดหมูเ่ อกสารประเภททว่ั ไป ค กระบวนการดำ� เนินการเพ่อื มอบเอกสารประวัตศิ าสตร์และ จง ทำ� ลายเอกสารที่ไม่มคี ณุ คา่ คำ� อธบิ ายสัญลกั ษณ์แผนภาพกิจกรรม (Activity Diagram) การกำ� หนดช่ือรายการขอ้ มลู ส�ำหรับเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส ์ (Core Component Dictionary Entry Name) อภธิ านศัพท์ บรรณานุกรม

บทที่ 1 กระบวนงานสารบรรณ

1-1 Business Process Business Process กระบวนงานสบารท1บ-1ทรร่ี ณ1 1.1 ภาพรวมกระบวนงานสารบรรณ บทที่ 1 งานสารบรรณเปน็ งานทเ่ี กย่ี วกบั การบรหิ ารงานเอกสาร เรมิ่ ตกรง้ั ะแบตวนก่ งาารนจสาดั รทบรำ� ร กณารรบั กปาระรกส1อ่ง.1บกดภาาว้ พรยรเวกรม็ะบกเรรบะักบียวษบนางสา�ำนกนสาากั รรนบยราืมรยณกจรนัฐมถนึงกตราีรวท่า�ำดลว้ ายยงานโดสยารพบิจรารรณณพาจ.ศา.ก2ร5ะ2เ6บียระบเสบายี รบบสร�ำรนณกั นายกรฐั มนตรงาวี นา่ สดาร้วบยรงรณานเปส็นางารนบทรีเ่ กร่ียณวกับ(ฉกาบรบับรทิหา่ี 2รง)านพเอ.ศก.สา2ร5เร4่ิม8ตัง้ แแลตก่ะาภรจาดั คทผา นกาวรกรับ6กาหรสล่งักกเากรณเก็บฑแ์ ละ วนกรธิะรอกีเะกบาบจรียรนพรกาวปัะกาาบ.กนศบรยษฏน.วจกบกาบ2ิัดร่้ีาสาม5ทฐักาตัด4รมกีาราใิ8้วนมคบรฎนาตรยยแรหตรกรืลม้ักงณรี ะมาวนฐาจภอา่ราา้ีรนดิเารนยลค้วปรถบัก็กยผึรังกรทรงสนกะะารษะวง่บานอเกกขรบวาสนทนอ้อา6คิกยี กราสมบบวหบาล์ ลูลรานรดาขคัรกอยมข้วณรอเ้กกา่ล้ังยโจบนณวดพับา้ีงัสยฑ.กปศพขคพนา์แ.รรบัอ้ีลิระจ2มะะกแ5าองีกวอ2รรลทฎนื่ิธ6บณาีกะหาๆดรชาามห้งวะรจาทบยเรปนายบใ่ีฏัญากพงัยีชริบชรสรบะญใ้ะัะตสเกอืนบรเิใาัตบนราาีกยนชีกยาิขรบักาบาชบน้อรรขัญสกาพพร้อมยญับาาบจิ.กูลรสัตรศังราบ่งขิคขดัฐ.ขรร้อับม่าว้อ้ณรมอน2วมยณูล่ืนตูาลส5รขๆรขอ่า4ปะาีว่าทวา้่ารบร4วสดี่ใงะสขช,บา้วอกา้รใอยรสนงิอขพงแงเกอาบาลพรรานงรดะรราะสอื่บ้วหพาาชรกยชนริจรกากบาัางรรสราชรารณะรณือรจรบเณรอาพบดัาัญอี.ยเิชพท(ศ้าลฉกบง.ญ.ำ�บก็าอศส2มรับิงัต5ทา.ดเทา4นพิว้วรี่20ตั2่ืกยออ่า),ร5ดนฐ4้วกิา0นยส, ์ ธุรกรระมเทบียาบงวอ่าิเดล้ว็กยกทารรอรักนษิกาสคว์ าพม.ลศับ.ขอ2ง5ท4าง4ร,าชพกราระรพา.ศช. ก25ฤ4ษ4ฎ, พีกราะกรา�ำชหบนัญดญหัติลว่าักดเ้วกยณธุรฑกร์แรลมทะาวงิธีการ แแในสหกด่งาชงรดอรอาทาิิเเตงัลยลำ�ร็กลิ็กธปูะทพทเุรรทอร.อกียศอี่นดร1น.ิกทริ-กสเี่21มกส์ภ51่ีย์ทาพว5คาข.ร6ศงอ้ ัฐงอ.กพเ2เิ ับป.ล5ศก4ก็็น.ร42ะทต,5บร้นพ4วอ9นรกะนโแารดลิกราะงยสชาพมนก์ภรสฤีระาาษราคราฎยบชรีรกลบฐั ราัญะณกพเญาอแ.ัตหศสียิหนด.ดอดง2จดทหด5ังล่ีเรห4กปูักม9ท่ียเาก่ียว1แณเ-ขหล1ฑ้อต1ะ์แุแงพลหกะ่งรับชวะิาธกรตีกราิ าพะชร.ใบศบน.วัญก2น5าญร5กท6ตั าาิหรเธปงุอร็นากจตนรด้นรสหมโาดทมรยาาบมงยี รเรหณตุ // / + + + ++ + + 0 A0 รูปที่ 1รูป-1ท่ี ภาพรวมกระบวนงานสารบรรณ 1-1 ภาพรวมกระบวนงานสารบรรณ 1 ในการจัดทำ� มาตรฐานกระบวนการได้น�ำรปู แบบของ Integration Definition for function Modeling (IDEF) ซงึ่ มอไดธกี แ้ บิากรา่ใยกชส1งราอ้าาใรนว่ยนยลสนกนะาาา่ รเำ�รเอบงจกยีเรัดแขดรยี่ทอณพา้าธวมิบซรากขาึง่ ตสห่ยารอ้ ญัสฐรลว่ ลงานนสกัากเกษกง่ยรบัณีย่ ะอวม์ทบงขอี่เว้อากานง่ียกปนกกวบัาขรสกรงอ้ ไาะงดาานก้นยสรรบั าากรกุคบรปูรบตวะแรรบบรบรใ์ วณบชนณคขแกอเ้สามุพงแดรงตIกnสอื่ใ่านtรงeดสๆgภะrงอื่าไaบดคใtก้แiผoนวกนnร่นวกะDกภากeรบกfนาiาnาวคiรเtขนiผo้าแnกกนลfาาoรวะrสรก่งfกuงอnอาลกcกนtไiกoกสาnรทาคMวรสี่oบdบนคeุมlรบัiกnรรgสะณ(บนIDวEนนุ ซFก)กาง่ึ ซรสาึ่งแมรลญัีกะทากรลลใำ� ชไกั ตกอ้ ทยษา่าีส่ งมนณแบั พกสท์รนร่หุนเ่ีละกกาบายยี่รมทวาวาปนตขราะกอ้มยกาุกงรตระกใ์ บชไบัวเ้ดพนกื่อ้กโสารดอื่รไะกดยร้บะโมดบวยวรี มนนาีกยการลาระตเอา่ ยีงๆด สสำ� ำนั นกั กง ำง นา นรั ฐรั ฐบ บำ ลา อลิ เอลิ เ็ กล็ทกรทอรนอิ กนสิ ก์ ส( อ์ ง (ค์ อก งำ คร ม์ กหาำรชมนห)า ช น )

Business Process 1-2 ในกระบวนการของงานสารบรรณ มกี ระบวนการยอ่ ยตา่ งๆ โดยเจา้ หนา้ ทรี่ บั ผดิ ชอบ งานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าท่ีธุรการท่ีได้รบั มอบหมายจากหนว่ ยงานด�ำเนนิ กิจกรรมงาน สารบรรณ ได้แก่ รับหนังสือจากภายนอกมาเพ่ือพิจารณาและด�ำเนินการ ส่งหนังสือออกไป หนว่ ยงานภายนอก จดั เกบ็ ยมื และทำ� ลาย โดยการเกบ็ รักษาหนังสอื ได้แก่ การเก็บระหว่าง ปฏบิ ตั ิ การเก็บเมอ่ื ปฏบิ ัติเสร็จแล้ว และการเก็บไวเ้ พอ่ื ใช้ในการตรวจสอบ การให้บริการยืม หนงั สอื โดยมบี นั ทกึ ทะเบยี นยมื เพอ่ื ใชต้ ดิ ตามการยมื คนื หนงั สอื และการทำ� ลายเมอื่ ครบกำ� หนด อายุการจัดเก็บเอกสารหรือส่งไปจัดเก็บถาวรยังส�ำนักหอจดหมายเหตุในกรณีท่ีเป็นเอกสาร ประวัติศาสตร์และเอกสารตาม พ.ร.บ.หอจดหมายเหตุแห่งชาติก�ำหนด แสดงในรูปท่ี 1-2 ประกอบดว้ ยกระบวนการต่อไปน้ี รบั หนงั สอื เขา้ เจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าที่ธุรการที่ได้รับมอบหมายให้ ท�ำหน้าท่งี านสารบรรณรับหนงั สือทสี่ ่งมาจากหน่วยงานภายนอก บุคคลภายนอกและหนังสอื ทสี่ ง่ มาจากหนว่ ยงานภายใน มาเพ่ือทำ� การลงทะเบยี นรับหนงั สอื และด�ำเนนิ การต่อไป ส่งหนงั สอื ออก เจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าท่ีธุรการที่ได้รับมอบหมายให้ ทำ� หน้าที่งานสารบรรณ รับหนงั สือจากส่วนงานภายใน มาดำ� เนนิ การทางด้านสารบรรณ และ ส่งออกโดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ หรอื เจา้ หนา้ ท่สี ่งเอกสาร หรอื ไปรษณีย์ และใหม้ ี การลงรับของหน่วยงานปลายทาง จดั เกบ็ ยมื และท�ำลาย เจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าท่ีธุรการที่ได้รับมอบหมายให้ ท�ำหนา้ ทงี่ านสารบรรณ หรือเจา้ หนา้ ทีจ่ ดั เกบ็ เอกสารของหนว่ ยงานท�ำการจดั เกบ็ หนังสือ ให้ บริการยมื หนังสือ รวมถงึ การสำ� รวจเอกสารที่ครบกำ� หนดอายุจัดเกบ็ เพื่อทำ� ลายหรอื ส่งไปจัด เก็บถาวรยงั ส�ำนกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ตามระเบยี บสารบรรณ หนงั สอื ทกี่ ลา่ วถงึ ในกระบวนงานสารบรรณ หมายถงึ หนงั สอื ราชการทเี่ ปน็ เอกสาร หลกั ฐานในราชการ ประกอบดว้ ย 1) หนงั สอื ทีม่ ไี ปมาระหวา่ งสว่ นราชการ 2) หนังสือทสี่ ่วนราชการมไี ปถึงหนว่ ยงานอืน่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรือทม่ี ไี ปถึง บุคคลภายนอก 3) หนังสือท่ีหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีบุคคลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ 4) เอกสารท่ีทางราชการจดั ท�ำขึ้นเพอ่ื หลักฐานในราชการ 5) เอกสารทท่ี างราชการจัดทำ� ขึน้ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บังคับ 6) ขอ้ มูลข่าวสารหรอื หนงั สือท่ีไดร้ ับจากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1-41-3 Business Process 3+ A3 // / รูปท่ี 1-2 รายละเอียดกระบวนงานสารบรรณ + ูรป ่ีท 1-2 รายละเ ีอยดกระบวนงานสารบรรณ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )++ - 2 A2 + 1+ A1 ++ + +

Business Process 1-4 หนังสือราชการมี 6 ประเภท ประกอบดว้ ย 1) หนงั สือภายนอก 2) หนังสอื ภายใน 3) หนังสือประทบั ตรา 4) หนงั สอื ส่งั การ ได้แก่ ค�ำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ 5) หนงั สือประชาสมั พันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว 6) หนงั สอื ทเี่ จา้ หนา้ ทท่ี ำ� ขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ หนงั สอื รบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สืออื่น กรณที ใี่ ช้ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สห์ รือมกี ารส่งหนงั สือผ่าน “ระบบสนับสนุน การแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ (Electronic Correspondence Management System: e-CMS) ตอ้ งค�ำนงึ ถงึ ประเดน็ ส�ำคัญดังน้ี 1) ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตอ้ งมีการยืนยันตัวบคุ คล (Authentication) เมอ่ื เขา้ ระบบ เพอ่ื ดำ� เนนิ งานด้านสารบรรณ เชน่ รบั หนังสอื สรา้ งและจัดส่ง หนังสือ จดั เกบ็ ยืม และทำ� ลาย เปน็ ตน้ ตอ้ งด�ำเนนิ การบันทึกเหตกุ ารณ์หรือ กิจกรรมตา่ งๆ (Event Log) 2) กรณีท่ีมีการพิมพ์หนังสือออกจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลงกระดาษ เพ่ือด�ำเนินการน้ัน ควรปฎิบัติตาม ประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทาง อเิ ล็กทรอนิกส์ เร่อื งการรบั รองส่งิ พิมพ์ออก พ.ศ. 2555 ตามมาตรา 10 วรรค ส่ี แหง่ พระราชบญั ญตั ิว่าดว้ ยธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ซงึ่ แกไ้ ข เพ่ิมเติมโดยพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2551 3) กรณีที่มีการน�ำหนังสือหรือเอกสารมาท�ำการสแกนเข้าสู่ระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ควรจะปฏบิ ตั ติ าม ประกาศคณะกรรมการธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เรอื่ งหลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารในการจดั ทำ� หรอื แปลงเอกสารและขอ้ ความใหอ้ ยใู่ น รูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2553 ตามมาตรา 12/1 วรรคสอง แห่ง พระราชบัญญตั วิ ่าดว้ ยธุรกรรมทางอิเลก็ ทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ซึ่งแก้ไขเพมิ่ เตมิ โดยพระราชบญั ญัติว่าดว้ ยธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2551 4) กรณีท่ีรับและส่งหนังสือผ่าน “ระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่าง ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ หรอื e-CMS ใหบ้ นั ทกึ เหตกุ ารณห์ รอื กจิ กรรม ตา่ งๆ (Event Log) ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1-5 Business Process 1.2 การรับหนงั สือเข้า เจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าที่ธุรการที่ได้รับมอบหมายให้ ท�ำหน้าที่งานสารบรรณของหน่วยงานรับหนังสือท่ีส่งมาจากหน่วยงานภายนอก เพื่อท�ำ การลงทะเบยี นรบั สง่ ให้หนว่ ยงานท่ีเก่ียวขอ้ ง นำ� เสนอผบู้ รหิ ารพจิ ารณาและเกษียนหนงั สอื จดั ทำ� หนงั สอื โตต้ อบกรณที ตี่ อ้ งตอบหนงั สอื และจดั ทำ� หนงั สอื เวยี นกรณที ตี่ อ้ งทำ� การแจง้ เวยี น หน่วยงานท่เี ก่ยี วข้อง แสดงดงั รปู ท่ี 1-3 จากรูปที่ 1-3 เห็นว่า การรับหนังสือเข้ามีกระบวนการย่อย ได้แก่ รับหนังสือ ลงทะเบียนรบั พจิ ารณาน�ำเสนอ จดั ทำ� หนงั สือโตต้ อบ และจดั ทำ� ส�ำเนาหนังสือเวยี น โดยมี รายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปนี้ 1.2.1 รบั หนงั สอื เจา้ หนา้ ทรี่ บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธี่ รุ การทไี่ ดร้ บั มอบหมายจาก หน่วยงานด�ำเนินการรับหนังสือจากภายนอก บุคคลภายนอก หรือจากส่วนงานภายใน จากนน้ั ใหจ้ ดั ลำ� ดบั ความสำ� คญั และความเรง่ ดว่ นของหนงั สอื เพอื่ ดำ� เนนิ การกอ่ นหลงั โดยเปดิ ซองเอกสารและดำ� เนนิ การดงั นี้ • กรณีท่ีเป็นหนังสือที่มีการก�ำหนดชั้นความลับ ประกอบด้วย ลับท่ีสุด (TOP SECERET), ลบั มาก (SECRET), ลบั (CONFIDENTIAL) จะมีการประทบั ตรา แสดงชั้นความลับ ให้ส่งหนังสือน้ัน ไปยัง “นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ” ซึ่งเป็นผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าหน่วยงานส่วนราชการ ให้ควบคุมและ รับผิดชอบการด�ำเนินการเก่ียวกับข้อมูลข่าวสารลับ ตามระเบียบว่าด้วยการ รกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 และ ระเบยี บส�ำนักนายกรฐั มนตรี • วา่ ดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ พ.ศ. 2552 กรณที ่เี ป็นหนังสือปกติ หรอื เปน็ หนังสอื ทไ่ี มม่ กี ารกำ� หนดช้นั ความลบั จะไม่มี การประทับตราแสดงชั้นความลับใดๆ ที่หนังสือ หรือซองบรรจุภายในอีกช้ัน (ถา้ ม)ี จากนน้ั ให้ตรวจสอบหนังสือ เชน่ หนว่ ยงานผู้รับ เอกสารแนบ และส่งิ ที่ สง่ มาด้วย เปน็ ตน้ หากไม่ถูกตอ้ งให้สง่ กลบั ไปยงั ส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง หรอื หนว่ ยงานทอี่ อกหนงั สอื เพอื่ ดำ� เนนิ การใหถ้ กู ตอ้ ง หรอื บนั ทกึ ขอ้ บกพรอ่ งไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน แล้วจงึ ด�ำเนนิ การเรื่องนัน้ ตอ่ ไป เมื่อตรวจสอบหนังสือแล้วถูกต้องให้ประทับตรา “รับหนังสือ” โดยมีรายละเอียด ได้แก่ เลขรับ วันท่ี และเวลา กรณที ่เี ป็นหนงั สือทีต่ อ้ งปฏิบัติให้เรว็ กวา่ ปกติ หรือเป็นหนังสอื ทตี่ ้องจัดส่งและด�ำเนินการงาน สารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ ซึ่งจะมีการประทับช้ันความเร็วท่ีหนังสือ แบง่ เป็น 3 ประเภท ใหด้ ำ� เนินการดังนี้ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1-6 Business Process 1-6 ++ + 5 + 4 + รูป ี่ท 1-3 การรับหนัง ืสอเ ้ขา 3 + 2 Business Process + 1 รปู ที่ 1-3 การรบั หนงั สอื เขา้ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1-7 Business Process • ดว่ นทส่ี ุด ให้เจา้ หน้าท่ีปฏบิ ัตใิ นทนั ที ที่ได้รับหนังสือนน้ั • ดว่ นมาก ให้เจ้าหนา้ ท่ีปฏบิ ัติโดยเรว็ • ดว่ น ใหเ้ จ้าหน้าท่ปี ฏบิ ตั เิ ร็วกวา่ ปกติเท่าทจี่ ะทำ� ได้ กรณีทหี่ นว่ ยงานมีการใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส”์ ทมี่ ีการรับหนงั สือผ่าน “ระบบสนับสนุนการแลกเปลีย่ นขอ้ มูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หรอื e-CMS (จะกลา่ วรายละเอียดใน บทท่ี 2) ควรคำ� นงึ ถึงรายละเอยี ดดงั นี้ • ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ต้องมีการยนื ยนั ตัวบุคคล (Authentication) เมือ่ เข้าระบบ พรอ้ มทง้ั มีการบันทกึ เหตุการณห์ รือกจิ กรรมต่างๆ (Event Log) • ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ตอ้ งทำ� การตรวจสอบลายมอื ชอื่ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ หนังสือท่ีรับเข้ามาว่าเป็นหนังสือของผู้ส่งจากหน่วยงานต้นทางจริง และไม่มี การแกไ้ ขระหว่างเสน้ ทาง 1.2.2 ลงทะเบยี นรับ เจา้ หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธ่ี รุ การทไี่ ดร้ บั มอบหมายจาก หน่วยงาน น�ำหนังสือรับเข้าท่ีผ่านการตรวจสอบแล้วมาลงทะเบียนรับหนังสือใน “ทะเบียน หนังสือรับ” โดยมีรายละเอียด ได้แก่ วนั ท่ีลงทะเบยี นหนงั สอื รบั เลขทะเบียนรับ ท่ี ลงวันที่ จาก ถึง เร่ือง การปฏบิ ตั ิ และหมายเหตุ (ถ้ามี) จากน้ันแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับ แล้วส่งให้ส่วนงานท่ีเกี่ยวข้องด�ำเนินการ โดย ให้ลงชื่อหน่วยงานท่ีรับหนังสือน้ันใน “ทะเบียนหนังสือรับ” ช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือต�ำแหน่งท่ีเกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลงช่ือหรือต�ำแหน่งไว้ด้วย ทั้งน้ีอาจจะใช้ “สมดุ สง่ หนงั สอื ” ใหผ้ ู้รบั หนงั สือลงช่อื และวันเดือนปีทรี่ ับหนงั สือไว้เปน็ หลกั ฐานในทะเบยี น รบั หนังสือก็ได้ กรณีทห่ี นว่ ยงานมกี ารใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ ทม่ี กี ารรบั หนงั สอื ผา่ น ระบบ “ระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนขอ้ มลู ระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส”์ หรอื •e-CMS ควรคำ� นึงถงึ รายละเอยี ดดงั น้ี ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ต้องมีการยืนยนั ตวั บคุ คล (Authentication) เมอื่ เขา้ ระบบ เพอื่ ลงทะเบยี นรบั หนงั สอื และออกเลขรบั หนงั สอื พรอ้ มทง้ั บนั ทกึ เหตุการณ์หรือกิจกรรมต่างๆ (Event Log) โดยการบันทึกข้อมูลรับหนังสือ ประกอบดว้ ย รายละเอียดหนังสือ (Metadata) เลขรบั หนงั สือ วันท่รี ับหนังสอื • ชนั้ ความเร็ว และช้นั ความลับ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ส่งเลขรับหนังสือไปยังหน่วยงานต้นทางผ่าน “ระบบสนบั สนนุ การแลกเปลย่ี นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ หรือ e-CMS พร้อมท้งั มกี ารบนั ทึกเหตุการณ์หรอื กจิ กรรมตา่ งๆ (Event Log) ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1-8 1.2.3 พิจารณาน�ำเสนอ การด�ำเนินการตามข้ันตอนนี้ จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับข้ันหรือไม ่ ใหเ้ ปน็ ไปตามทหี่ วั หนา้ สว่ นราชการกำ� หนด ในกรณที ต่ี อ้ งนำ� เสนอผบู้ รหิ ารเพอื่ เกษยี นหนงั สอื เจ้าหน้าท่ีท่ีรับผิดชอบน�ำหนังสือท่ีผ่านการตรวจสอบและแยกช้ันความลับ ประเภทหนังสือ และเร่อื งเรง่ ดว่ นแล้ว น�ำเสนอผบู้ ริหารเพ่อื สั่งการ โดยหนงั สือทีผ่ า่ นการสง่ั การจะถูกส่งไปยงั สว่ นงานตา่ งๆ ทร่ี บั ผิดชอบ หรอื สว่ นงานเจ้าของเร่อื งเพอ่ื ดำ� เนนิ การตอ่ ไป กรณที ห่ี นว่ ยงานมกี ารใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ ควรคำ� นงึ ถงึ รายละเอยี ด •ดงั นี้ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ต้องมกี ารยืนยนั ตวั บคุ คล (Authentication) เมื่อเข้าระบบ เพื่อเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาและท�ำการเกษียนหนังสือ • พรอ้ มท้งั บันทึกเหตกุ ารณ์หรอื กจิ กรรมตา่ งๆ (Event Log) กรณี ท่ีมีการพิมพ์หนังสือออกจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลงกระดาษ เพอื่ เสนอใหผ้ บู้ รหิ ารพจิ ารณาและทำ� การเกษยี นหนงั สอื นนั้ ควรดำ� เนนิ การตาม ประกาศคณะกรรมการธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เรอ่ื งการรบั รองสง่ิ พมิ พอ์ อก พ.ศ. 2555 ตามมาตรา 10 วรรคสี่ แห่ง พระราชบญั ญัตวิ า่ ด้วยธรุ กรรมทาง อิเลก็ ทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2544 ซึง่ แก้ไขเพิม่ เตมิ โดยพระราชบัญญัตวิ ่าด้วยธรุ กรรม ทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2551 1.2.4 จดั ทำ� หนงั สือโตต้ อบ กรณที ตี่ อ้ งตอบหนงั สอื เจา้ หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธี่ รุ การ ท่ไี ด้รบั มอบหมายจากหนว่ ยงาน หรือเจา้ หน้าท่ผี ู้เกยี่ วขอ้ งจดั ท�ำหนังสอื โตต้ อบตามค�ำส่งั ของ ผูบ้ รหิ าร ตรวจสอบรูปแบบของหนงั สือท่จี ะส่งออกให้ถูกต้องครบถ้วนตามระเบียบสารบรรณ ระบชุ น้ั ความลบั ชนั้ ความเรว็ และชนดิ หนงั สอื เสนอเรอื่ งดงั กลา่ วใหผ้ บู้ รหิ ารลงนามในหนงั สอื เมื่อผู้บริหารลงนามแล้วให้ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือรวมท้ังสิ่งท่ีจะส่งไปด้วยให้ ครบถ้วน จากนั้นให้ด�ำเนินการในกระบวนการลงทะเบียนหนังสือส่งออกในกระบวนการ สง่ หนังสือออกตอ่ ไป 1.2.5 จัดท�ำส�ำเนาหนงั สอื เวยี น เจา้ หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธ่ี รุ การทไ่ี ดร้ บั มอบหมายจาก หนว่ ยงาน จดั ทำ� สำ� เนาหนงั สอื เวยี นไปยงั สว่ นงานภายในทเ่ี กย่ี วขอ้ งตามคำ� สงั่ ของผบู้ รหิ าร ซงึ่ เป็นการส่งหนังสือถึงผู้รับเป็นจ�ำนวนมากโดยหนังสือมีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพ่ิมรหัส พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบยี นหนังสือส่ง ซ่งึ ก�ำหนดเปน็ เลขทีห่ นังสือเวียนโดยเฉพาะ โดยเร่มิ ตง้ั แตเ่ ลข 1 เรยี งเปน็ ลำ� ดบั ไปจนถงึ สน้ิ ปปี ฏทิ นิ หรอื ใชเ้ ลขทข่ี องหนงั สอื ทวั่ ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหน่ึงอยา่ งใด ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1-9 Business Process เม่ือผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องน้ันต้องให้ส่วนงาน หรือบุคคลในบังคับ บัญชาในระดับต่างๆ ได้รับทราบด้วย ก็ให้เจ้าหน้าท่ีที่รับผิดชอบจัดท�ำส�ำเนา หรือจัดส่งให้ ส่วนงาน หรือบุคคลเหลา่ นน้ั โดยเรว็ กรณที หี่ นว่ ยงานมกี ารใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ ควรคำ� นงึ ถงึ รายละเอยี ด •ดังน้ี ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ต้องมกี ารยืนยนั ตวั บคุ คล (Authentication) เมื่อเข้าระบบ เพื่อจัดท�ำส�ำเนาหนังสือเวียน พร้อมทั้งบันทึกเหตุการณ์หรือ • กิจกรรมตา่ งๆ (Event Log) กรณีที่มีการพิมพ์หนังสือออกจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลงกระดาษ เพอ่ื เสนอใหผ้ บู้ รหิ ารพจิ ารณาและทำ� การเกษยี นหนงั สอื นนั้ ควรดำ� เนนิ การตาม ประกาศคณะกรรมการธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เรอื่ งการรบั รองสง่ิ พมิ พอ์ อก พ.ศ. 2555 ตามมาตรา 10 วรรคสี่ แหง่ พระราชบญั ญตั ิวา่ ด้วยธุรกรรมทาง อิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ซง่ึ แก้ไขเพ่ิมเติมโดยพระราชบัญญัติว่าดว้ ยธุรกรรม • ทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2551 กรณีที่ผู้บริหารท�ำการเกษียนหนังสือโดยมีค�ำสั่งให้เวียนหนังสือบนกระดาษ แล้วท�ำการสแกนหนังสอื แนบส่งเวียนส่วนงานเพอ่ื รบั ทราบ ควรจะปฏบิ ัติตาม ประกาศคณะกรรมการธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เร่ืองหลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี าร ในการจดั ทำ� หรอื แปลงเอกสารและขอ้ ความใหอ้ ยใู่ นรปู ของขอ้ มลู อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2553 ตามมาตรา 12/1 วรรคสอง แหง่ พระราชบัญญตั ิวา่ ดว้ ยธุรกรรม ทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ซ่ึงแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติว่าด้วย ธรุ กรรมทางอเิ ล็กทรอนิกส์ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ. 2551 1.3 การสง่ หนงั สอื ออก เจา้ หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธ่ี รุ การทไ่ี ดร้ บั มอบหมายจาก หน่วยงาน รับหนังสือจากส่วนงานที่พร้อมส่งมาด�ำเนินการทางด้านสารบรรณ จากนั้นให้น�ำ ส่งหนว่ ยงานผู้รับโดยเจา้ หน้าทสี่ ง่ เอกสารหรือไปรษณีย์ แสดงดังรปู ที่ 1-4 จากรปู ที่ 1-4 เหน็ ว่าการสง่ หนังสอื ออกมกี ระบวนการย่อย ไดแ้ ก่ สร้างและจดั ท�ำ หนังสือส่งออก ลงทะเบยี นหนังสือส่งออก และ ส่งหนังสอื โดยมรี ายละเอยี ดดงั ตอ่ ไปน้ี 1.3.1 สร้างและจัดทำ� หนงั สอื สง่ ออก เจ้าหน้าที่ท่ีเก่ียวข้องของส่วนงานเจ้าของเร่ือง หรือเจ้าหน้าท่ีรับผิดชอบงานด้าน สารบรรณ หรือเจ้าหน้าท่ีธุรการท่ีได้รับมอบหมายจากหน่วยงาน สร้างหนังสือท่ีต้องการส่ง ออก โดยการน�ำหนังสือจากหน่วยงานภายนอกและเอกสารเพิ่มเตมิ ทตี่ ้องการ(ถ้ามี) มาจดั ท�ำ หนงั สอื ทต่ี อ้ งการส่งออกและสิง่ ทสี่ ง่ มาดว้ ย ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1 - 10 Business Process 1 - 10 + - 3 + ++ + 2 รูป ีท่ 1-4 การ ่สงหนังสือออก + + ++ // / 1 Business Process + ++ รปู ที่ 1-4 การสง่ หนงั สือออก ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1 - 11 Business Process จากน้ันให้เจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือเจ้าหน้าที่ธุรการท่ีได้รับ มอบหมายจากหนว่ ยงานจดั ทำ� หนงั สอื สง่ ออกดำ� เนนิ การตรวจสอบรปู แบบของหนงั สอื ทจี่ ะสง่ ออกว่าถูกต้องครบถ้วนตามระเบียบสารบรรณหรือไม่ ในกรณีท่ีไม่ถูกต้องจะส่งคืนเจ้าหน้าที่ ของส่วนงานเจ้าของเร่ืองเพื่อท�ำการแก้ไข จากนั้นจึงระบุช้ันความลับ ช้ันความเร็ว และ ชนดิ หนังสอื จากนัน้ เสนอเร่ืองดงั กลา่ วใหผ้ ู้บริหารลงนามในหนังสอื เมอื่ ผู้บรหิ ารลงนามแล้ว ให้ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือรวมท้ังส่ิงท่ีจะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน และส่งเร่ืองให้ เจ้าหนา้ ท่ีสารบรรณกลาง เพ่อื ด�ำเนนิ การในกระบวนงานตอ่ ไป กรณที ห่ี นว่ ยงานมกี ารใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ ควรคำ� นงึ ถงึ รายละเอยี ด •ดังนี้ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ตอ้ งมกี ารยนื ยนั ตวั บคุ คล (Authentication) เมอื่ เขา้ ระบบ เพอ่ื บนั ทกึ รา่ งหนงั สอื พรอ้ มทง้ั มกี ารบนั ทกึ เหตกุ ารณห์ รอื กจิ กรรม • ต่างๆ (Event Log) ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ตอ้ งมกี ารยืนยันตวั บุคคล (Authentication) เมอ่ื เขา้ ระบบ เพอ่ื บนั ทกึ ตรวจสอบหนงั สอื พรอ้ มทงั้ มกี ารบนั ทกึ เหตกุ ารณห์ รอื กจิ กรรมต่างๆ (Event Log) 1.3.2 ลงทะเบยี นหนังสอื ส่งออก เจ้าหนา้ ทรี่ บั ผิดชอบงานด้านสารบรรณท่ีได้รบั มอบหมายจากหนว่ ยงาน ทำ� การลง ทะเบยี นสง่ หนงั สือใน “ทะเบยี นหนงั สอื ส่ง” โดยมรี ายละเอียด ประกอบด้วย วันทล่ี งทะเบียน หนงั สอื สง่ เลขทะเบยี นสง่ ท่ี ลงวันท่ี จาก ถงึ เรอื่ ง การปฏบิ ตั ิ และหมายเหตุ พร้อมทง้ั ลง เลขท่ี และวนั เดอื นปหี นังสอื ทจี่ ะส่งออกทง้ั ในตน้ ฉบบั และสำ� เนาคฉู่ บับใหต้ รงกบั เลขทะเบยี น สง่ และวนั เดอื นปี ในทะเบยี นหนงั สอื สง่ ทง้ั นกี้ ารกำ� หนดเลขทห่ี นงั สอื ออก ประกอบดว้ ย รหสั ตัวพยัญชนะสองตัวและเลขประจ�ำของเจ้าของเรื่องที่เป็นตัวเลขสี่ตัวทับเลขทะเบียนหนังสือ ส่ง กรณที ี่เปน็ หนังสือเวียนใหเ้ พิม่ ว ก่อนเลขทะเบยี นหนงั สือส่ง ท้ังน้ใี ห้อา้ งองิ ตามภาคผนวก 1 การก�ำหนดเลขที่หนังสือออก ในระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 จากนน้ั ตรวจความเรยี บรอ้ ยของหนงั สอื และสง่ิ ทส่ี ง่ มาดว้ ยกอ่ นปดิ ผนกึ พรอ้ มบรรจุ ซองและจ่าหนา้ ซอง เจ้าหน้าท่ีท่ีรับผิดชอบงานด้านสารบรรณของหน่วยงานหรือสารบรรณกลางของ หนว่ ยงาน นำ� หนงั สอื ทบ่ี รรจซุ องเรยี บรอ้ ยแลว้ และพรอ้ มสง่ มาทำ� การสง่ ออก กรณที ส่ี ง่ หนงั สอื โดยทางไปรษณยี ์ ให้ถอื ปฏิบตั ติ ามระเบยี บ หรอื วธิ ีการที่การสอ่ื สารแห่งประเทศไทยกำ� หนด หรอื กรณีทมี่ ีเจา้ หน้าทสี่ ่งเอกสาร เมอื่ สง่ หนงั สอื ให้ผู้รบั แล้ว ผูส้ ง่ ตอ้ งใหผ้ รู้ ับลงชือ่ รับใน “สมดุ สง่ หนังสือ” โดยมีรายละเอยี ด ได้แก่ เลขทะเบียน จาก ถึง หน่วยรบั ผรู้ ับ วนั และเวลา และ หมายเหตุ หรือ “ใบรับ” โดยมีรายละเอียด ได้แก่ ท่ี ถึง เรื่อง รับวันที่ เวลา และ ผู้รับ แลว้ แตก่ รณี ถา้ เปน็ รบั ใหน้ ำ� ใบรบั นนั้ มาผนกึ ไวท้ สี่ ำ� เนาคฉู่ บบั ในกรณที ห่ี นงั สอื ดงั กลา่ วเปน็ การ ตอบหนังสือท่ีรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด และ วันเดอื นปีใด ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1 - 12 ในกรณีทเ่ี ปน็ หนังสอื ทีต่ ้องการให้ปฎิบตั เิ รว็ กว่าปกติ หรอื เปน็ หนังสือที่ตอ้ งการให้ หนว่ ยงานผรู้ บั ดำ� เนนิ การดว้ ยความรวดเรว็ เปน็ พเิ ศษ ซงึ่ จะมกี ารประทบั ชนั้ ความเรว็ ทหี่ นงั สอื •••แบ่งเป็น 3 ประเภท เพื่อให้หนว่ ยงานผู้รับดำ� เนนิ การดังน้ี ดว่ นที่สดุ ให้เจา้ หน้าท่ีปฏบิ ัติในทันที ทไี่ ดร้ ับหนงั สอื นั้น ดว่ นมาก ให้เจ้าหนา้ ทปี่ ฏบิ ตั ิโดยเรว็ ดว่ น ใหเ้ จา้ หนา้ ทป่ี ฏบิ ตั เิ รว็ กวา่ ปกตเิ ท่าทจ่ี ะท�ำได้ ให้ระบชุ นั้ ความเรว็ ด้วยอกั ษรสีแดงดว้ ยค�ำวา่ ด่วนทีส่ ุด ดว่ นมาก หรือด่วน ส�ำหรับ หนงั สอื ทมี่ กี ารระบชุ นั้ ความเรว็ หรอื ในกรณที ต่ี อ้ งการใหห้ นงั สอื สง่ ถงึ ผรู้ บั ภายในเวลาทก่ี ำ� หนด ใหร้ ะบคุ �ำวา่ ด่วนภายใน แล้วลงวนั เดอื นปี และก�ำหนดเวลาทตี่ ้องการใหห้ นงั สือนน้ั ไปถงึ ผรู้ ับ กบั ให้เจา้ หนา้ ทส่ี ่งถึงผรู้ บั ซ่งึ ระบบุ นหนา้ ซองภายในเวลาทกี่ �ำหนด กรณที ่ตี อ้ งการใหห้ น่วยงานผรู้ ับดำ� เนนิ การหรือสงั่ การดว้ ยหนงั สอื ให้ทนั การ ใหส้ ง่ ข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรสาร (Fax) หรือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Mail) เปน็ ตน้ โดยใหผ้ ู้รบั ปฏิบัตเิ ชน่ เดียวกบั การรับหนังสอื เขา้ พรอ้ มทงั้ ใหส้ ่งหนังสอื ตามไปโดยเร็ว เพอื่ ใหส้ ามารถตดิ ตามหนังสอื ได้ ท้ังนใ้ี ห้ผสู้ ง่ และผรู้ ับบนั ทกึ ข้อความไวเ้ ป็นหลักฐาน หนงั สือทจ่ี ัดท�ำข้ึนโดยปกตใิ ห้มี “ส�ำเนาคูฉ่ บบั ” เก็บไวท้ ี่ต้นเรอื่ ง 1 ฉบับ และใหม้ ี “สำ� เนา” เกบ็ ไว้ทสี่ ารบรรณของหน่วยงาน 1 ฉบบั หรือ กรณีท่ีเจา้ ของหนงั สอื เห็นว่ามีสว่ น ราชการอนื่ ที่เก่ยี วข้องควรไดร้ ับทราบดว้ ย โดยปกตใิ ห้สง่ ส�ำเนาไปให้ทราบโดยทำ� เป็นหนังสือ ประทับตรา ท้ังน้ีส�ำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงช่ือลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อและให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ลงลายมือช่ือ หรือลายมือชื่อย่อไว้ท่ีข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ และ สำ� เนาหนงั สอื ดงั กลา่ วใหม้ คี �ำรบั รองวา่ “ส�ำเนาถกู ตอ้ ง” โดยใหม้ เี จา้ หนา้ ทต่ี งั้ แตร่ ะดบั 2 หรอื เทยี บเทา่ ขน้ึ ไป ซ่ึงเปน็ เจา้ ของเรอ่ื งลงลายมือชอ่ื รบั รอง พร้อมทัง้ ลงชอ่ื ตัวบรรจงและต�ำแหนง่ ทขี่ อบลา่ งของหนังสือ กรณที หี่ นว่ ยงานมกี ารใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ ควรคำ� นงึ ถงึ รายละเอยี ด •ดังน้ี ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ตอ้ งมกี ารยนื ยนั ตัวบคุ คล (Authentication) เมอ่ื เข้าระบบ เพ่อื ลงทะเบียนหนงั สือสง่ ออก เชน่ การออกเลขหนงั สือ พรอ้ ม ทงั้ บนั ทกึ เหตกุ ารณห์ รอื กจิ กรรมตา่ งๆ (Event Log) โดยการบนั ทกึ ขอ้ มลู หนงั สอื สง่ ประกอบดว้ ย บนั ทกึ รายละเอียดหนงั สือ (Metadata) เลขหนังสอื ทีส่ ่งออก (ออกเลขอัตโนมัติโดยระบบ) วันท่ีหนังสือออก ระบุชั้นความเร็ว และช้ัน ความลับ เพอ่ื ลงทะเบยี นหนังสือสง่ ออก ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1 - 13 Business Process 1.3.3 ส่งหนังสอื ออก เจ้าหน้าท่ีที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณของหน่วยงานหรือสารบรรณกลางของ หนว่ ยงาน นำ� หนงั สอื ทบ่ี รรจซุ องเรยี บรอ้ ยแลว้ และพรอ้ มสง่ มาทำ� การสง่ ออก กรณที ส่ี ง่ หนงั สอื โดยทางไปรษณยี ์ ให้ถอื ปฏิบตั ิตามระเบยี บ หรือวธิ ีการท่ีการสอ่ื สารแห่งประเทศไทยกำ� หนด หรอื กรณีทม่ี เี จ้าหน้าทสี่ ง่ เอกสาร เมอื่ ส่งหนังสอื ให้ผู้รบั แลว้ ผู้สง่ ต้องใหผ้ รู้ บั ลงชื่อรับใน “สมดุ ส่งหนงั สอื ” โดยมรี ายละเอียด ไดแ้ ก่ เลขทะเบียน จาก ถึง หน่วยรบั ผรู้ บั วนั และเวลา และ หมายเหตุ หรือ “ใบรบั ” โดยมรี ายละเอยี ด ได้แก่ ท่ี ถึง เร่ือง รับวันท่ี เวลา และ ผู้รบั แลว้ แต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้น�ำใบรับน้ันมาผนึกไว้ที่ส�ำเนาคู่ฉบับ ในกรณีท่ีหนังสือดังกล่าวเป็น การตอบหนังสือท่ีรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด และ วันเดอื นปีใด กรณที ่ีหนว่ ยงานมีการใช้ “ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส”์ ท่มี กี ารรับหนงั สอื ผ่าน “ระบบสนบั สนนุ การแลกเปลีย่ นข้อมูลระหวา่ งระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์” หรอื e-CMS •ควรค�ำนงึ ถึงรายละเอยี ดดงั น้ี ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ตอ้ งมีการยืนยนั ตวั บุคคล (Authentication) เมื่อเขา้ ระบบ เพ่อื ส่งหนงั สือออก พรอ้ มท้ังบนั ทึกเหตุการณห์ รอื กิจกรรมต่างๆ • (Event Log) กรณีท่ีมีการสแกนเอกสารท่ีลงนามโดยผู้มีอ�ำนาจลงนามเรียบร้อยแล้ว เข้าสู่ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งออก ควรจะปฏิบัติตาม ประกาศคณะ กรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่องหลักเกณฑ์และวิธีการในการจัดท�ำ หรอื แปลงเอกสารและขอ้ ความใหอ้ ยใู่ นรปู ของขอ้ มลู อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2553 ตามมาตรา 12/1 วรรคสอง แหง่ พระราชบญั ญตั วิ า่ ดว้ ยธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2544 ซง่ึ แกไ้ ขเพมิ่ เตมิ โดยพระราชบญั ญตั วิ า่ ดว้ ยธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ • (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต้องมีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หนังสือ ทีท่ ำ� การส่งออก จากนั้น ส่งหนังสือออกผา่ น “ระบบสนบั สนนุ การแลกเปลย่ี น ขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ หรอื e-CMS ใหบ้ นั ทกึ เหตกุ ารณ์ หรือกิจกรรมตา่ งๆ (Event Log) ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1 - 14 1.4 การจัดเกบ็ ยมื และทำ� ลาย เจา้ หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธ่ี รุ การทไี่ ดร้ บั มอบหมายจาก หนว่ ยงาน หรอื เจา้ หนา้ ทจ่ี ดั เกบ็ เอกสาร นำ� หนงั สอื รบั และส�ำเนาหนงั สอื สง่ ออกเขา้ แฟม้ รบั -สง่ หนังสือ เพื่อให้บริการยืมหนังสือ ตลอดจนเก็บรักษาระยะยาวและน�ำมาใช้ประโยชน์ในการ อา่ นหรอื คน้ ควา้ (Archive) โดยจดั เกบ็ ไวท้ หี่ นว่ ยงานหรอื สง่ ใหส้ �ำนกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร และ เพ่ือทำ� ลาย ตามระเบยี บสารบรรณ แสดงดงั รูปท่ี 1-5 จากรูปที่ 1-5 เห็นวา่ การจดั เกบ็ ยมื และทำ� ลาย มีกระบวนการยอ่ ย ได้แก่ จดั เก็บ หนงั สือ ยมื หนงั สือ และทำ� ลายหนงั สอื โดยมีรายละเอยี ดดงั ต่อไปนี้ 1.4.1 จดั เกบ็ หนงั สอื การเกบ็ รักษาหนงั สือ แบ่งออกเปน็ การเก็บระหวา่ งปฎิบตั ิ การเก็บเมื่อปฏิบตั เิ สรจ็ แลว้ และการเกบ็ ไวเ้ พอื่ ใชใ้ นการตรวจสอบ โดยนำ� สำ� เนาหนงั สอื เวยี นและสำ� เนาเอกสารแนบ สำ� เนาหนงั สือส่งออก หลกั ฐานการรบั -ส่งหนงั สอื หนงั สือรับท่ีดำ� เนินการแล้ว มาจัดเก็บเข้า แฟ้มเพือ่ ใช้ประโยชนใ์ นการด�ำเนนิ งานต่อไป ในการจัดเก็บหนังสือและเอกสารให้ระบุหมวดหมู่หนังสือและเอกสาร โดยมีการ ก�ำหนดอายจุ ัดเก็บเอกสารของหน่วยงานควบคไู่ ปด้วย เพ่ือความสะดวกในการจัดเกบ็ คน้ หา ท�ำลาย และส่งไปจัดเก็บถาวรที่ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ โดยการจัดหมวดหมู่หนังสือ •และเอกสาร แบง่ เป็น 2 ประเภท ดังนี้ หมวดหม่เู อกสารประเภททั่วไป เปน็ เอกสารท่ีมีลักษณะคลา้ ยคลึงกบั ท่มี ีอยู่ใน ทุกหน่วยงาน โดยมีรายละเอียดการจัดหมวดหมู่เอกสารประเภทท่ัวไปตาม ภาคผนวก ข ไดแ้ ก่ (1) การเงนิ และงบประมาณ (2) กฎหมาย คำ� ส่ัง ระเบยี บ คมู่ อื มติ ครม. (3) ทัว่ ไป (4) บริหาร (5) บริหารงานบคุ คล (6) ประชุม (7) พัสดุ ครภุ ัณฑ์ (8) ทดี่ ินและส่งิ ก่อสรา้ ง • (9) เทคโนโลยสี ารสนเทศ หมวดหมู่เอกสารประเภทจ�ำแนกตามภารกิจของหน่วยงาน เป็นเอกสารที่มี ลักษณะเฉพาะตามลักษณะงานทีเ่ ปน็ ภาระหนา้ ท่หี ลกั ของหนว่ ยงาน ซึง่ หมวด หมู่เอกสารอาจจะก�ำหนดแตกต่างกัน เนื่องจากประเภทของเอกสารในแต่ละ หนว่ ยงานแตกตา่ งกนั ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

ก ร ะ บ ว น ง า น ส า ร บ ร ร ณ 1 - 14 1 - 15 Business Process 3 // รูป ่ที 1-5 การ ัจดเ ็กบ ยืมและทาลาย 2 // / + 1 + + - รปู ท่ี 1-5 การจดั เก็บ ยืมและท�ำลาย ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1 - 16 การจดั เกบ็ รกั ษาหนงั สอื ในการเกบ็ ระหวา่ งปฏบิ ตั ิ การเกบ็ เมอื่ ปฏบิ ตั เิ สรจ็ แลว้ และ การเกบ็ ไวเ้ พอ่ื ใช้ในการตรวจสอบมรี ายละเอยี ดดังต่อไปน้ี การเก็บหนังสือ “ระหวา่ งปฏบิ ตั ”ิ เปน็ การเกบ็ หนงั สอื ทปี่ ฏบิ ตั ยิ งั ไมเ่ สรจ็ ใหอ้ ยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของเจา้ ของเรอ่ื งโดย ใหก้ ำ� หนดวธิ กี ารเกบ็ ใหเ้ หมาะสมตามขน้ั ตอนของการปฏบิ ตั งิ าน เพอ่ื ใหก้ ารรบั และสง่ หนงั สอื ดำ� เนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว โดยใหม้ กี ารส�ำรวจทะเบยี นหนงั สอื รบั เปน็ ประจำ� ว่าหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได้ปฏิบัติไปแล้วเพียงใด และให้ติดตามเร่ืองด้วย และควรท�ำ “บัตรตรวจค้น” โดยมีรายละเอียด ได้แก่ เรื่องของหนังสือ รหัสตามหมวดหมู่ของหนังสือ เลขทะเบียนรับ เลขที่ของหนังสือ ลงวันที่ รายการ และการปฏิบัติ เพื่อใช้ในกระบวนการ “คน้ หา/ยืม/คืนหนงั สือ” ตอ่ ไป การเก็บหนงั สอื “ปฏิบตั ิเสรจ็ แล้ว” เปน็ การเกบ็ หนงั สอื ปฏบิ ตั เิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ และไมม่ อี ะไรทจี่ ะตอ้ งปฏบิ ตั ติ อ่ ไปอกี โดยใหเ้ จา้ หนา้ ทธี่ รุ การ หรอื เจา้ หนา้ ทสี่ ารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทผี่ รู้ บั ผดิ ชอบในการเกบ็ หนงั สอื จดั ทำ� “บญั ชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ” อยา่ งนอ้ ยใหม้ ตี น้ ฉบบั และสำ� เนาคฉู่ บบั สำ� หรบั เจา้ ของเรอื่ งและ หน่วยเก็บ เก็บไวอ้ ยา่ งละฉบับ โดยมรี ายละเอยี ด ไดแ้ ก่ ลำ� ดับท่ี ท่ี ลงวนั ท่ี เร่อื ง อายกุ ารเกบ็ หนังสือ และหมายเหตุ จากนั้นให้สง่ หนงั สือและเรอ่ื งปฏิบัติทง้ั ปวงท่ีเก่ยี วขอ้ งกบั หนงั สือนั้น พร้อมท้ังบญั ชีหนังสอื สง่ เก็บไปให้หนว่ ยเกบ็ ทหี่ น่วยงานนัน้ ๆ กำ� หนด เมอ่ื ไดร้ บั เรอ่ื งจากเจา้ ของเรอื่ งแลว้ ใหเ้ จา้ หนา้ ทผี่ รู้ บั ผดิ ชอบในการเกบ็ หนงั สอื ดำ� เนนิ การประทับตราก�ำหนดเก็บหนังสือไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือ ฉบบั น้ัน และลงลายมอื ช่ือก�ำกับตรา โดยระบรุ ะยะเวลาทจี่ ดั เก็บ ถา้ เป็นหนังสอื ทต่ี ้องเก็บไว้ ตลอดไป ใหป้ ระทบั ตราคำ� ว่า “ห้ามทำ� ลาย” หรือหนงั สือท่เี ก็บโดยมีกำ� หนดเวลาใหป้ ระทบั ตราคำ� วา่ “เกบ็ ถึง พ.ศ. ___” จากนัน้ ให้ บนั ทึกรายละเอียดลงใน “ทะเบยี นหนังสือเก็บ” ไว้ เปน็ หลกั ฐาน โดยมรี ายละเอียด ได้แก่ ลำ� ดบั ที่ วนั เก็บ เลขทะเบยี นรบั ที่ เรือ่ ง รหัสแฟม้ กำ� หนดเวลาเก็บ และหมายเหตุ การเก็บหนงั สอื ไว้เพ่ือใช้ในการ “ตรวจสอบ” เปน็ การเกบ็ หนงั สอื ทป่ี ฏบิ ตั เิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ แตจ่ ำ� เปน็ จะตอ้ งใชใ้ นการตรวจสอบ เป็นประจ�ำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของหน่วยงาน ดังนั้นให้เจ้าของเรื่องเก็บ เป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ข้ึนรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจ�ำเป็นที่จะต้องใช้ในการ ตรวจสอบแลว้ ใหจ้ ัดสง่ หนงั สอื นนั้ ไปยังหน่วยเกบ็ ของหน่วยงานโดยให้ถอื ปฏบิ ัติเช่นเดียวกบั หนงั สือทีป่ ฏบิ ัตเิ สร็จแลว้ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1 - 17 Business Process 1.4.2 ค้นหา ยืม และคนื หนงั สอื นำ� หนงั สอื ทจี่ ดั เกบ็ ใหบ้ รกิ ารยมื และคนื หนงั สอื โดยมกี ารบนั ทกึ “ทะเบยี นยมื หนงั สอื ” ไว้เป็นหลักฐาน เพื่อติดตามและบริหารการยืมคืนหนังสือตามระเบียบสารบรรณ รวมถึง “บตั รตรวจคน้ ” ท่ชี ว่ ยในการสืบคน้ หนังสือและเอกสารเพอื่ ใหบ้ รกิ ารยมื หรือคนื หนงั สือ กรณีท่ีมีการยืมหนังสือที่ส่งเก็บเล้ว ให้ผู้ยืมแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะน�ำไปใช้ ในราชการใด โดยผู้ยืมต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าท่ีเก็บ แล้วลงเร่ืองท่ียืมไว้ใน “บตั รยมื หนงั สอื ” โดยมรี ายละเอยี ดไดแ้ ก่ รายการชอื่ เรอ่ื งของหนงั สอื ผยู้ มื ผรู้ บั วนั ยมื กำ� หนด สง่ คนื ผูส้ ่งคนื วนั ส่งคืน และให้เจา้ หนา้ ท่ีเกบ็ รวบรวมหลกั ฐานการยืม เรียงล�ำดบั วนั เดือน ปีไว้เพ่อื ติดตาม ทวงถาม สว่ นบตั รยืมน้ันใหเ้ กบ็ ไว้แทนท่หี นงั สือทถี่ กู ยมื ไป กรณียืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า สว่ นราชการระดบั กองขึ้นไป หรือผู้ทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย กรณยี มื หนงั สอื ภายในสว่ นราชการเดยี วกนั ผยู้ มื และผอู้ นญุ าตใหย้ มื ตอ้ งเปน็ หวั หนา้ ส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรอื ผทู้ ไ่ี ดร้ ับมอบหมาย กรณีการยืมหนังสือท่ีปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพ่ือใช้ในการตรวจสอบ ให้ปฏบิ ตั เิ ชน่ เดยี วกบั หนงั สอื ทปี่ ฏิบตั เิ สร็จและสง่ เกบ็ ได้ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระท�ำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทง้ั นจี้ ะตอ้ งไดร้ บั อนญุ าตจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองขน้ึ ไป หรอื ผทู้ ไ่ี ดร้ บั มอบหมายกอ่ น 1.4.3 เกบ็ ถาวร และท�ำลายหนงั สือ เจา้ หนา้ ทรี่ บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ทธี่ รุ การทไ่ี ดร้ บั มอบหมายจาก หนว่ ยงาน ส�ำรวจหนังสอื ที่ครบกำ� หนดอายุการเกบ็ ในปนี ้ันทกุ ปปี ฏทิ นิ ไม่ว่าจะเป็นหนงั สอื ที่ เก็บไว้เองหรือท่ีฝากเก็บไว้ท่ีส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จากนั้นจัดท�ำ “บัญชีหนังสือ ขอท�ำลาย” ให้มีต้นฉบับและคู่ฉบับ โดยมีรายละเอียด ได้แก่ ช่ือบัญชีหนังสือขอท�ำลาย ประจำ� ปี ช่อื ส่วนราชการที่จัดท�ำบัญชี วนั ที่ แผ่นท่ี ล�ำดับที่ รหัสแฟ้ม ที่ ลงวันท่ี เลขทะเบยี น รับ เรื่อง การพิจารณา และ หมายเหตุ จากน้ันน�ำเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพ่ือ พิจารณาแต่งตั้ง “คณะกรรมการท�ำลายหนังสือ” โดยมีรายละเอียดขั้นตอนด�ำเนินการเพ่ือ ส่งมอบเอกสารประวัติศาสตร์และท�ำลายเอกสารท่ีไม่มีคุณค่าตามภาคผนวก ค ซ่ึงการเก็บ ถาวรและทำ� ลายหนังสอื แบง่ ดังนี้ • หนงั สอื และเอกสารทคี่ รบกำ� หนดใหท้ ำ� ลาย โดยจดั ทำ� “บญั ชหี นงั สอื ขอทำ� ลาย” เพื่อทำ� ลายเอกสารทีไ่ มม่ คี ุณคา่ • หนังสือและเอกสารที่ครบก�ำหนดให้ส่งไปส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร โดยจัดท�ำ “บัญชีสง่ มอบหนังสือครบ 20 ปี” เพ่ือจัดเก็บถาวร ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1 - 18 และเพื่อนำ� มาใช้ประโยชนใ์ นการอา่ นหรือคน้ ควา้ (Archive) ตอ่ ไป หรอื กรณี ทจี่ ำ� เปน็ ตอ้ งเกบ็ ไวท้ ห่ี นว่ ยงานใหจ้ ดั ทำ� “บญั ชหี นงั สอื ครบ 20 ปที ขี่ อเกบ็ เอง” สง่ มอบใหก้ ับสำ� นักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ นอกจากนก้ี ารก�ำหนดอายกุ ารเก็บหนงั สือ ตามระเบยี บสารบรรณ โดยปกติใหเ้ กบ็ ไว้ไมน่ ้อยกวา่ 10 ปี เวน้ แตห่ นงั สือดงั ต่อไปน้ี (1) หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบส�ำนัก นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ พ.ศ. 2552 หรอื ระเบยี บ วา่ ดว้ ยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 (2) หนงั สอื ทเ่ี ปน็ หลกั ฐานทางอรรถคดี สำ� นวนของศาลหรอื ของพนกั งานสอบสวน หรอื หนงั สอื อนื่ ใดทไ่ี ดม้ กี ฎหมายหรอื ระเบยี บแบบแผนกำ� หนดไวเ้ ปน็ พเิ ศษแลว้ การเก็บใหเ้ ปน็ ไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนน้ั (3) หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วจิ ยั ใหเ้ กบ็ ไวเ้ ป็นหลกั ฐานสำ� คญั ทางประวัตศิ าสตรข์ องชาติตลอดไป หรือตามทีส่ �ำนกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำ� หนด (4) หนังสือทไี่ ด้ปฏบิ ัตงิ านเสร็จสิน้ แลว้ และเปน็ คสู่ ำ� เนาท่มี ตี ้นเร่ืองจะคน้ ไดจ้ ากท่ี อนื่ ใหเ้ กบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกวา่ 5 ปี (5) หนงั สอื ทเี่ ปน็ เรอื่ งธรรมดาสามญั ซงึ่ ไมม่ คี วามสำ� คญั และเปน็ เรอ่ื งทเี่ กดิ ขน้ึ เปน็ ประจำ� เมื่อด�ำเนนิ การแลว้ เสร็จใหเ้ กบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกวา่ 1 ปี (6) หนังสือหรือเอกสารท่ีเก่ียวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพัน ทางการเงินท่ไี มเ่ ปน็ หลักฐานแหง่ การก่อ เปล่ยี นแปลง โอน สงวน หรอื ระงบั ซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจา่ ยเงนิ หรอื การกอ่ นหนผ้ี กู พนั ทางการเงนิ ทหี่ มดความจำ� เปน็ ในการใชเ้ ปน็ หลกั ฐานแห่งการกอ่ เปลยี่ นแปลง โอน สงวน หรอื ระงบั ซึ่งสิทธใิ นทางการเงนิ เพราะไดม้ หี นงั สอื หรอื เอกสารอน่ื ทส่ี ามารถนำ� มาใชอ้ า้ งองิ หรอื ทดแทนหนงั สอื หรอื เอกสารดงั กลา่ วแลว้ เมอ่ื สำ� นกั งานการตรวจเงนิ แผน่ ดนิ ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ี ปญั หา และไมม่ คี วามจำ� เปน็ ตอ้ งใชป้ ระกอบการตรวจสอบหรอื เพอื่ การใดๆ อกี ใหเ้ กบ็ ไวไ้ มน่ อ้ ยกวา่ 5 ปี โดยหนงั สอื เกย่ี วกบั การเงนิ ซง่ึ เหน็ วา่ ไมม่ คี วามจ�ำเปน็ ต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กรณีให้ท�ำความตกลงกับกระทรวง การคลัง ทง้ั นใ้ี นทกุ ปปี ฏทิ นิ ใหส้ ว่ นราชการจดั สง่ หนงั สอื ทม่ี อี ายคุ รบ 20 ปี นบั จากวนั ทไี่ ดจ้ ดั ท�ำข้ึนที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมท้ังบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ให้ส�ำนัก หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ภายในวนั ท่ี 31 มกราคมของปีถัดไป เวน้ แต่หนังสอื ต่อไปน้ี ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

1 - 19 Business Process (1) หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบส�ำนักนายก รฐั มนตรีว่าดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ พ.ศ. 2552 หรอื ระเบียบว่า ดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544 (2) หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใช้เป็นการทั่วไปก�ำหนดไว้ เปน็ อย่างอนื่ (3) หนงั สือทส่ี ่วนราชการมคี วามจ�ำเปน็ ต้องเกบ็ ไว้ท่สี ่วนราชการนนั้ ใหจ้ ดั ท�ำบญั ชี หนังสือครบ 20 ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบให้ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาต ิ กรมศิลปากร โดยการจดั ทำ� บญั ชสี ง่ มอบหนงั สอื ครบ 20 ปี และบญั ชหี นงั สอื ครบ 20 ปี อยา่ งนอ้ ย ให้มีต้นฉบับและส�ำเนาคู่ฉบับ เพ่ือให้ส่วนราชการผู้มอบและส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรผู้รบั มอบยดึ ถอื ไว้เป็นหลกั ฐานฝ่ายละฉบับ ในระหวา่ งการเกบ็ รกั ษาเอกสารราชการตามระยะเวลาทก่ี �ำหนด ใหห้ นว่ ยงานผดู้ แู ล รักษาเอกสารไว้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์และสามารถตรวจสอบอ้างอิงได้ ท้ังนี้หน่วยงานอาจ ทำ� ความตกลงกบั กรมศลิ ปากรเพอ่ื สง่ มอบเอกสารราชการนนั้ แกก่ รมศลิ ปากรกอ่ นครบกำ� หนด ระยะเวลากไ็ ด้ เม่อื หนว่ ยงานเกบ็ รักษาเอกสารราชการครบก�ำหนดระยะเวลาแล้ว ใหส้ ง่ มอบ เอกสารราชการแก่กรมศิลปากร เว้นแต่ได้ส่งมอบให้แก่หน่วยงานอื่นของรัฐตามท่ีก�ำหนดไว้ ในกฎหมายวา่ ดว้ ยขอ้ มลู ขา่ วสารของราชการ ในการนใี้ หห้ นว่ ยงานของรฐั แจง้ ใหก้ รมศลิ ปากร ทราบดว้ ย ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 1-1 บทท่ี 2 การแลกเปลีย่ นข้อมูล ระหว่างระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2-1 Business Process e-Correspondence System Interoperability บทท2 -่ี 12 การแลกเปล่ยี นขอ้ มูลระหวา่ งระบบสารบรรณอิเล็กบททรอทนี่ 2ิกส์ 2.1 ภาพรวมระบบสนบั สนนุ กากราแรลแกลเกปเลปยี่ลี่ยนนขขอ้ ้อมมลู ลู รระะหหววา่่างงรระะบบบบสสาารรบบรรรรณณออิเลเิ ล็กก็ททรอรนอกินสกิ ์ ส์ (e-Correspondence Management System: e-CMS) ร 2ะ.1บภบ(eาทพ-Cพ่ีรoวฒั rมรrระeนะsบาบpขบบoนึ้ สnสในdนนับeับลnสสกัcนนeษนุ ุนกณMากaะราnแขรaลอแgกงeลเปmWกลเeeี่ยปnนbลtข่ียSS้อeyนมsrูลขtvรe้อiะcmมหe:ูลวseา่รซง-ะCรง่ึ หะMใบชวSบ่าร้)สงะราบระบบบรกบรลณสาอางิเรสลบำ�็กหรทรรรณอบั นใอิกนิเสกล์ า็กรทบรรอหิ นาิกรสจ์ดั เกปา็นร แFหกรกใโGEทกนดxrันะสาoาี่ม2aลcยขรรvดบวh-ักรmeอรเ1งดaับษชบrงบั ดnneมผ-ณือ่ สสg-mังู้พwาสมeะ่งรารัฒeตขร่งoโูปะรSnาอยเรนบrpบอทยtงฐงkาบeกกIรWอี่ร:าncส2ะาสนริเiteนTfรบ-eลiาณกbcข1ับHบrก็รao้อาสสStออทpมรนiาeeoeเิิเูแรรลุนrล-nลrvบอใลGกa)i็กน็รcกbานกIตรeทรFรiทlิกเณูาsปแi”ปรtมสรลแอyซอลกกแ์อบิเ่ึงโFนลย่ีใรเดหบrนปช็กอกิaนยข้รลง่ทิmกบสขะอไชี่ยรแมส์บeงอนอ้าโนwบด่มน์ขขตมXวก้ิอกoยขีิอMลู ทลมสrร้อหkงLาา์ขูล(ับ:จงรแงDอรซTส-กำ�อืะงตaึ่สงHากาแหเtห่่งลรปตวดั“aeรรเ่ล่า็นะ-ชTใับางGะEนไ่ืหอรhใยหปIxนFะเมaกนนcตร”บกโiว่าhือ่ายา่lวบโยaมรรaงดงสยงบnขหอขยnาางริอ้เมdไรนอgลิหามบวมeง็ก่มานโดรeเูลดรทีขรทมSจย-ใณ้อรGาpคัดโนมจอตอดกีสeoโารนิเรนาถกยลcปูvฐิกราัด็กโieมากแfปสลใทiนrานี์cบสัแตยnรรกเaยหอบถรรทีmากt่ับนื่องรขาีแ่iรชงoิก-แeปรอสตขาสลnมnง่องตกั์ตกเข)tงเิอXตปเอยเหตปกทง็นา่IMรกnสาลครงรือามะ่ียtรโLะกรนeบนกบร“ันอซโบrขTบรมลิเoข่ึงล้อhอยทแขเp็อกaมีทป่ีพสบทอieงูล่ีแlดัฒน็แaรผrงตงnอ(aนนไดูพ้กรDdปนbาังวตะaฒัขิกรตi่าทetlบูปึ้นสaงนi-าาt์ บมyาง รรปู ปูท่ีท2ี่-21-ส1ถาสปรถตั ะายหปกวรตั รา่ ยมงกรระระบรบบมบอสริเนสละบั าก็บสรทบนบรนุสอรกนนรากิ ณับรสแส์อลนเิกลุนเป็กกลทายี่ รรนอแขน้อลมกิกลู เสรป์ะลหี่ยวา่นงขระอ้ บมบูลสารบรรณ กากรารรับร-สับ่ง-หสน่งังหสนือรังะสหือวร่าะงรหะวบ่าบงสราะรบบบรรสณาอริเบล็รกรทณรออนิเกลส็ก์ขทองรหอนน่วิกยสงา์ขนอผง่าหนรนะ่วบยบงสานนับผส่านนุนรกะาบร บ สแลนกบั เปสลน่ียนุ นกข้อามรแูลรละกหเวป่าลงรยี่ ะนบขบอ้สามรลูบรระรณหอวิเา่ ลง็กรทะรบอนบิกสสา์ ร(eบ-Cรoรrณreอspเิ ลoก็ndทeรnอcนeกิ Mสa์n(eag-eCmoerrnetsSpyostnedme: ne-ce ยMCกรM่อaะวSnบา่)วaเนรgeกียe-ากCmรโMแดeสยSnดยงt่อ2ดวS.ัง0่าyรปูseไทtด-eCี่ ้เ2Mmช-2Sน่ :เซeด่ึง-ียปCัวจMจกุบSนั ั)น)เเปรโดีย็นยกรุ่นมโดีก2ยร.0ยะอ่(บซวว่ึงา่เนรียeกก-าCโรดMแยสยSด่อซวง่่งึาดปงัeัจร-CูปจMบุทSนัี่ 22เ-ป.02น็ ไรด้นุ่เช่น2เ.ด0ีย(วซกงึ่ ันเร) ยีโดกยโมดี ย สา นั กส� งำ นา ั นก งรั าฐนบราั ฐลบอาิ เลลอ็ กิ เ ลท็ กร ทอ รนิอกนสิ ์ก ส( ์อ ง(คอ์ กงาคร์ กมาหรามชหนา ช) น )

e-Correspondence System Interoperability 2-2 Business Process 2-2 รปู ที่ 2-2 กรรูปะทบ่ี 2ว-2นกการะรบรวับน-กสาง่ รหรับน-งัสส่งหอื นอังิเสลอื ็กอทเิ ลรก็ อทนรอกิ นสิกร์ สะ์รหะหววา่ า่งงหหนนว่ว่ ยยงงาานนภภาคารคฐั รฐั ผ่านระบบผส่านนบัระสบนบนุสนกบัาสรนแุนลกกาเรปแลลก่ียเนปขลยี่อ้ นมขลู ้อม(eลู -(CeM-CMSS22.0.0oonn CClloouudd) ) กกระรบะวบนวกนากรารับรร-สับ่ง-หสน่งังหสนือังอสิเลือ็กอทิเลรอ็กนทิกรสอ์รนะิกหสว่า์รงะหหนว่ว่ายงงหานน่วจยะงเรา่ิมนต้นจจะาเกร่ิมระตบ้นบจสาากรรบะรบรณบ สอิาเลร็กบทรรรอณนอิกเิสล์ขก็ อทงหรอน่นวยกิ งสาข์นอต้งนหทนางว่ ยดงาาเนนินตกน้ าทรสา่งหดนำ� ังเสนือนิ อกอากรไสปง่ยหังรนะงั บสบอื สอาอรกบไรปรณยงั อริเะล็บกทบรสอานริกบสร์ขรอณง อหเินล่วก็ ยทงารนอปนลิกาสยทข์ าองงหผ่านนว่ ยe-งCาMนSปโลดายยทe-าCงMผSา่ จนะรeับ-CหMนังSสือโดเพย่ือeต-รCวจMสSอบจระารยับชหื่อหนนังส่วยืองเาพน่ือวต่าตรวรงจกสับอใบน รฐานยขช้อ่ือมหูลหนน่ว่วยยงงานผวู้ล่างตทระงเบกียับนใไนว้หฐารอืนไขม่้อหมาูลกพหบนว่วายไมง่ตารนงผeู้ล-CงMทSะเจบะทียานกไาวร้หปฏรือิเสไธมห่ นหังสาือกนพั้นบทัวน่าทไี กมร่ตณรีทง่ี eรา-ยCชMื่อหSนจ่วยะงทาน�ำกนั้นารตปรงฏกิเับสในธหฐานนังขส้อือมูลน้ันระทบันบทจะี ทการกณารีทตี่ราวยจสชอ่ือบหคนวา่วมยถงูกาตน้อนงขั้นอตงเรองกกสับารในเมฐื่อาเนอกขส้อามรูลมี รคะวาบมบถจูกะตท้องำ� รกะาบรบตจระวดจาเสนอินบกคารวราับมหถนกู ังตสือ้ แงลขะอบงันเอทกึ สลงาใรนเคมิวอ่ื จเาอกกนสั้นาระมบคี บวสาามรถบกูรรตณอ้ องิเรละ็กบทบรอจนะิกดสำ� ์ เขนอนิ ง กหานร่วยรงับาหนปนลังาสยือทแางลจะะบดาันเนทินึกกลางรใขนอรคับิวหนจังาสกือนจา้ันก eร-ะCบMบSสเมา่ือรรบะรบรบณสาอรบิเลร็กรณทอริเอลน็กทิกรสอ์นขิกอส์งปหลนาย่วทยางงาทนา ปกาลรารยับทหนาังสจือะแดล�ำ้วเนทินากกาารรตขรวอจรสับอหบคนวังาสมือถจูกตา้กองขeอ-งCหMนังSสือเมแื่อละรละงบเลบขสราับรจบารกรนณ้ัน อริเะลบ็กบทสารรอบนริกรณส์ ปอิเลลา็กยททรอานงิกทส�ำ์ กขอางรหรนับ่วหยงนาังนสปือลแายลท้วางทจะ�ำตก้อางรสต่งกราวรจตสออบบรับคแวลาะมแถจ้งูกเลตข้อรงับขขอองหหนนังังสสือือน้ันแกลับะไลปงยเังลรขะบรับ เeจปสลาา-ลCขรกาบรMยนรับทน้ัรSาขณงรออกตะเิงรรบลณหวก็ บจนีเทจสสรัง้าอาอสหบรนือนพบิก้านบสรท้ัน์รว่ีรข่าณกับอเผอลงอหิดกับเิ นชลสไอว่าก็ปยรบทยงไงมาราังน่ถอนรตูกดนะน้ต้าบกิ ท้นอสบางสง์สาขคผราอรา่บรนบงรบหถร้วณรนeนรว่-หCณยจMระงอือSาตเิเจน้อล้างป็กหทลทนาา้การยทาอทร่ีธนแุราิกกจงา้งสจรก์ะทาขตร่ีไดอปอ้ ้รฏงงับหสิเมสง่นอธกหบ่วายหนรัมงงตสาาอือยนบจนตาั้รน้นกบั หกทแนลาลั่บวงะยไผแปง่าาจยนนังง้ ระบบสารบรกรรณณอเีิ จลา้็กหทรนอา้ นทิกรี่ สบั ์ ขผอดิ งชหนอ่วบยงงาานดต้นา้ ทนาสงาโรดบยรกรณะบหวนรกอื าเรจรา้ ับห-สน่งา้ หทนธี่ังสรุ ืกออาิเรลท็กไ่ีทดรร้อบันิกมสอ์ บแลหะมกายร จปาฏกิเสหธกนา่วรยรับงหานนังสปอื ภลาายยนทอากงไดตอ้ รธวบิ จายสขอัน้ บตพอนบโวดย่าลเอะเกอสยี ดาไรวไ้ใมนห่ถัวูกขต้อ้อตอ่งไปครบถ้วน จะต้องท�ำการแจ้ง โขก2ด.้นัา2ยรตกกปสอรราฏนะะรบิเโบบสดวรวนธยรนกณหลกาะอนราเิเรัรงลอับรส็กีย-บัทือสด-รง่นไสอหว้ันง่นนใ้ หิกนังนสสกหอื์งัลวัอสับขิเอืล้อไอก็ปตทเิ ยล่อรก็ังไอปรทนะกิรสบอ์ นบผกิา่สนสาร์รแะบบลบระรสกนณาับรอปสิเนฏลนุ เิ็กสกทาธรกรแาอลรนกรเิกบัปสหล์่ียนนขงั ขอสอ้ อืงมหภูลนารยะ่วหนยวองา่ กางไนรดะตบอ้ ้นบธทบิ าายง กระบวนการรบั -สง่ หนังสอื อเิ ลก็ ทรอนิกสผ์ า่ นระบบสนับสนนุ การแลกเปล่ียนข้อมลู ระหวา่ งระบบ สารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ หรือ e-CMS นั้น สามารถแบ่งออกเปน็ 2 กระบวนหลักๆ ดังนี้ ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2-3 Business Process 2.2 กระบวนการรับ-สง่ หนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนิกส์ ผา่ นระบบสนับสนุนการแลกเปลย่ี นข้อมลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ กระบวนการรบั -สง่ หนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนกิ สผ์ า่ นระบบสนบั สนนุ การแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ หรอื e-CMS นนั้ สามารถแบง่ ออกเป็น 2 กระบวน หลักๆ ดงั นี้ 2.2.1 กระบวนการรบั -สง่ หนังสือ กระบวนการรับ-ส่งหนังสือภายนอกระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผ่าน e-CMS สามารถแบ่งออกเป็นกระบวนการยอ่ ยได้ 9 ขนั้ ตอน รายละเอยี ดดัง ตารางที่ 2-1 ตารางที่ 2-1 กระบวนการรบั -สง่ หนังสอื ภายนอกระหวา่ งระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ผ่าน e-CMS ล�ำดับ กระบวนการ คำ� อธิบาย ผูส้ ง่ ผรู้ บั 1 สง่ หนงั สอื ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS ภายนอก หนว่ ยงานต้นทาง ขอส่งหนงั สือ อิเลก็ ทรอนิกส์ ภายนอก ไปยังระบบสารบรรณ ของหน่วยงาน อิเลก็ ทรอนิกสข์ องหนว่ ยงานปลายทาง ต้นทาง ผา่ น e-CMS 1.1 กรณสี ง่ ส�ำเร็จ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรับการขอส่งหนังสอื อิเลก็ ทรอนิกส์ ภายนอก ของหนว่ ยงาน ตน้ ทาง 1.2 กรณสี ่งไม่ส�ำเรจ็ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS สง่ Error Message กลบั มายงั อิเล็กทรอนกิ ส์ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสข์ อง ของหน่วยงาน หน่วยงานตน้ ทาง ตน้ ทาง 2 รบั หนังสอื ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS ภายนอก หนว่ ยงานปลายทาง ขอรับหนงั สือ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ภายนอก จาก e-CMS ของหน่วยงาน ปลายทาง ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 2-4 ล�ำดบั กระบวนการ คำ� อธิบาย ผสู้ ง่ ผรู้ บั e-CMS ระบบสารบรรณ 2.1 กรณีทีม่ ีหนังสืออยใู่ นควิ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ e-CMS ตอบรบั การขอรบั หนังสือ ของหน่วยงาน ภายนอก ปลายทาง 2.2 กรณีไมม่ หี นงั สืออยใู่ นควิ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลับ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ ไปยังระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ของหนว่ ยงาน ของหนว่ ยงานปลายทาง ปลายทาง 3 ลบหนงั สือ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ของ ระบบสารบรรณ e-CMS ภายนอก หนว่ ยงานปลายทาง สง่ คำ� ขอลบ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ หนังสอื ภายนอก ของหนว่ ยงาน ปลายทาง 3.1 กรณที ่ีมหี นังสืออยู่ในควิ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรบั คำ� ขอลบหนังสือ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ภายนอก ของหนว่ ยงาน ปลายทาง 3.2 กรณไี มม่ ีหนงั สอื อยูใ่ นคิว e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลับ อเิ ล็กทรอนิกส์ มายังระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ของหนว่ ยงาน ของหนว่ ยงานปลายทาง ปลายทาง 4 สง่ หนงั สอื ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ของ ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรบั หน่วยงานปลายทาง สง่ หนงั สอื ตอบรับ อิเลก็ ทรอนิกส์ ไปยังระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ของหน่วยงาน ของหนว่ ยงานตน้ ทาง ปลายทาง ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2-5 Business Process ลำ� ดบั กระบวนการ ค�ำอธบิ าย ผสู้ ่ง ผู้รบั e-CMS ระบบสารบรรณ 4.1 กรณีสง่ สำ� เรจ็ อิเลก็ ทรอนิกส์ e-CMS ตอบรบั การรบั หนังสอื ตอบรับ ของหนว่ ยงาน กลับไปยังระบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานปลายทาง ปลายทาง 4.2 กรณีสง่ ไมส่ ำ� เรจ็ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ส่ง Error Message กลับมายัง อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ อง ของหนว่ ยงาน หน่วยงานปลายทาง ปลายทาง 5 รบั หนังสอื ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรบั หนว่ ยงานต้นทาง ขอรับหนงั สอื ตอบรบั อิเล็กทรอนกิ ส์ จาก e-CMS ของหนว่ ยงาน ต้นทาง 5.1 กรณที ีม่ หี นงั สอื อยู่ในควิ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS สง่ หนังสือตอบรับไปยังระบบ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ของหนว่ ยงาน ของหนว่ ยงาน ต้นทาง ตน้ ทาง 5.2 กรณีไม่มหี นงั สืออยูใ่ นควิ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลับ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ มายังระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ของหนว่ ยงาน ของหน่วยงานตน้ ทาง ต้นทาง 6 ลบหนังสือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรับ หน่วยงานต้นทาง ส่งคำ� ขอลบหนังสอื อิเล็กทรอนกิ ส์ ตอบรบั ของหนว่ ยงาน ตน้ ทาง ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 2-6 ล�ำดับ กระบวนการ คำ� อธบิ าย ผู้ส่ง ผู้รับ 6.1 กรณีท่มี ีหนงั สืออยูใ่ นควิ e-CMS ระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ e-CMS ตอบรบั คำ� ขอลบหนังสอื ของหนว่ ยงาน ตอบรับ ตน้ ทาง 6.2 กรณีไมม่ ีหนงั สอื อย่ใู นคิว e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลับ อเิ ลก็ ทรอนิกส์ มายังระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ของหน่วยงาน ของหนว่ ยงานตน้ ทาง ตน้ ทาง 7 ส่งหนงั สือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ ระบบสารบรรณ e-CMS แจง้ เลขรบั หน่วยงานปลายทางลงเลขรับหนังสือ อิเล็กทรอนกิ ส์ ภายนอก พรอ้ มท้งั สง่ หนงั สอื แจ้งเลข ของหนว่ ยงาน รบั กลับไปยังระบบสารบรรณ ปลายทาง อิเล็กทรอนิกสข์ องหนว่ ยงานตน้ ทาง 7.1 กรณีส่งสำ� เร็จ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรบั การสง่ หนังสือแจ้งเลข อิเล็กทรอนกิ ส์ รับกลบั ไปยงั ระบบสารบรรณ ของหน่วยงาน อิเลก็ ทรอนกิ สข์ องหน่วยงานปลายทาง ปลายทาง 7.2 กรณสี ง่ ไม่สำ� เรจ็ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ส่ง Error Message กลบั มายัง อิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ของ ของหนว่ ยงาน หน่วยงานปลายทาง ปลายทาง 8 รบั หนังสอื ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS แจง้ เลขรบั หน่วยงานตน้ ทางขอรบั หนงั สอื แจง้ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ เลขรบั จาก e-CMS ของหนว่ ยงาน ต้นทาง ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2-7 Business Process ล�ำดับ กระบวนการ คำ� อธิบาย ผู้สง่ ผู้รับ e-CMS ระบบสารบรรณ 8.1 กรณที ่ีมหี นังสืออยูใ่ นควิ อเิ ล็กทรอนิกส์ e-CMS ตอบรับการขอรับหนังสือแจง้ ของหน่วยงาน เลขรบั ตน้ ทาง 8.2 กรณีไมม่ หี นังสืออยูใ่ นคิว e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลับ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ มายังระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ของหนว่ ยงาน ของหน่วยงานตน้ ทาง ต้นทาง 9 ลบหนังสือ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS แจง้ เลขรับ หน่วยงานตน้ ทาง ส่งคำ� ขอลบหนงั สือ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ แจง้ เลขรบั ของหนว่ ยงาน ต้นทาง 9.1 กรณีทีม่ ีหนังสอื อยใู่ นควิ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ตอบรบั ค�ำขอลบหนงั สือแจ้ง อิเล็กทรอนิกส์ เลขรับ ของหนว่ ยงาน ตน้ ทาง 9.2 กรณไี มม่ หี นงั สอื อยู่ในคิว e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะสง่ Error Message กลบั อิเล็กทรอนกิ ส์ มายงั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ของหน่วยงาน ของหนว่ ยงานตน้ ทาง ต้นทาง จากกระบวนการรับ-ส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยน ขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ข้างตน้ สามารถสร้างแบบจำ� ลองของระบบโดย ใช้ UML Activity Diagram ซึ่งเป็นวิธีการเขียนแผนภาพกิจกรรม ตามกรอบแนวทางการ เช่ือมโยงรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ แสดงดังรูปที่ 2-3 (รายละเอียดสัญลักษณ์ท่ีใช้ใน แผนภาพกจิ กรรม ปรากฏในภาคผนวก ง) ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

e B- uC soirnreesss p oPnr od ceenscs e S y s t e m I n t e r o p e r a b i l i t y 2 2- 8- 7 - e-CMS (1) Request Yes ? Error Message Response No Data & Request (2) Queue No Yes Response ? Data & Request (3) Queue No ? Error Message Yes Response . No ? B Yes A Error Message รูปท่ี 2ร-ูป3ที่U2M-3LUMAcLtAivcittiyvitDy iDaigargarammขของงกกรระะบบวนวกนากรารบัรร-สบั ง่ -หสนง่ ังหสือนภงั าสยอื นภอากยนอก ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น ) สา นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ( อ ง ค์ ก า ร ม ห า ช น )

e 2- C- o9 r r e s p o n d e n c e S y s t e m I n t e r o p e r a b i l i t y B u s i n e s s P r o c e2s-s8 - () e-CMS Yes ? Request A No Error Message (4) Yes Response (5) Request Data & Queue Response Yes No ? (6) Request Data & Queue No ? Error Message Yes Response Error Message รูปทรีู่ป2ท-่ี32-U3M(ตL่อ)AUcMtiLviAtcytiDvitiaygDriaamgramขอขงอกงรกะรบะบววนนกกาารรรรบั บั --สส่งหง่ หนังนสังอื สภอื าภยนาอยกนอก ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น ) สา นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ( อ ง ค์ ก า ร ม ห า ช น )

e B- uC soirnreesss p oPnr od ceenscs e S y s t e m I n t e r o p e r a b i l i t y 2 -210- 9 - () e-CMS Yes ? Request (7) No Error Message Response (8) Request DQQauuteeauu&ee Response Yes No ? (9) Request DQQauuteeauu&ee No ? Error Message Yes Response Error Message รูปทร่ีูป2ท-่ี32-U3M(ตL่อ)AUcMtiLviAtcytiDviitaygDraiamgramขอขงอกงรกะรบะบววนนกกาารรรรับับ--สส่งห่งหนงันสงั อื สภือาภยนาอยกนอก ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น ) สา นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ( อ ง ค์ ก า ร ม ห า ช น )

2 - 11 Business Process 2.2.2 กระบวนการปฏิเสธการรับหนังสือภายนอก หลังจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานต้นทาง ส่งหนังสือภายนอก ให้กับระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ของหน่วยงานปลายทาง ผา่ น e-CMS ตามกระบวนการ รับ-ส่งหนังสือภายนอก (ข้ันตอนท่ี 1-3) แล้วเจ้าหน้าที่รับผิดชอบงานด้านสารบรรณ หรือ เจา้ หนา้ ทธ่ี ุรการท่ไี ด้รบั มอบหมายของหนว่ ยงานปลายทาง ได้ท�ำการตรวจสอบความถกู ตอ้ ง ของหนังสือภายนอกแล้วพบว่า หนังสือภายนอกน้ัน ไม่ถูกต้อง ครบถ้วน เช่น ส่งมาผิด หนว่ ยงาน หรอื แนบเอกสารผดิ เปน็ ตน้ เจา้ หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบงานดา้ นสารบรรณ หรอื เจา้ หนา้ ท่ี ธุรการท่ีได้รับมอบหมายของหน่วยงานปลายทาง ต้องท�ำการปฏิเสธการรับหนังสือภายนอก จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานต้นทางผ่าน e-CMS ซึ่งสามารถแบ่งออก เป็นกระบวนการย่อยได้ 4 ขัน้ ตอน รายละเอียดดัง ตารางท่ี 2-2 ตารางท่ี 2-2 กระบวนการปฏเิ สธการรบั หนังสอื ภายนอก ล�ำดับ กระบวนการ ค�ำอธบิ าย ผู้สง่ ผู้รบั 1 สง่ หนังสอื เจ้าหน้าทสี่ ารบรรณทำ� การปฏิเสธ ระบบสารบรรณ e-CMS ปฏเิ สธ หนังสือภายนอก โดยระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ของหน่วยงานปลายทาง ของหน่วยงาน จะท�ำการสง่ หนงั สือปฏิเสธในรปู แบบ ปลายทาง เอกสาร XML ไปยัง e-CMS 1.1 กรณีสง่ สำ� เรจ็ e-CMS ระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนิกส์ e-CMS ตอบรบั การขอสง่ หนงั สือปฏิเสธ ของหนว่ ยงาน ปลายทาง 1.2 กรณีสง่ ไม่สำ� เร็จ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS ส่ง Error Message กลับมายัง อิเลก็ ทรอนกิ ส์ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สข์ อง ของหน่วยงาน หนว่ ยงานปลายทาง ปลายทาง 2 รับหนังสอื ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ของ ระบบสารบรรณ e-CMS ปฏิเสธ หน่วยงานตน้ ทางขอรับหนงั สอื ปฏเิ สธ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ ในรูปแบบเอกสาร XML โดยดงึ หนังสอื ของหนว่ ยงาน จาก e-CMS ต้นทาง ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 2 - 12 ลำ� ดบั กระบวนการ ค�ำอธิบาย ผู้สง่ ผู้รบั e-CMS ระบบสารบรรณ 2.1 กรณีท่ีมีหนงั สืออยใู่ นคิว อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ของหนว่ ยงาน e-CMS สง่ หนังสอื ปฏเิ สธไปยังระบบ สารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสข์ องหนว่ ยงาน ตน้ ทาง ต้นทาง 2.2 กรณไี มม่ ีหนงั สอื อยู่ในควิ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลับไป อิเล็กทรอนิกส์ ยังระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ของ ของหน่วยงาน หนว่ ยงานต้นทาง ต้นทาง 3 ลบหนังสอื ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS ปฏเิ สธ หน่วยงานต้นทาง ส่งค�ำขอลบหนังสือ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ ปฏเิ สธ ของหน่วยงาน ตน้ ทาง 3.1 กรณที ี่มีหนังสอื อย่ใู นคิว e-CMS ระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ e-CMS ตอบรับค�ำขอลบหนงั สอื ปฏิเสธ ของหนว่ ยงาน ตน้ ทาง 3.2 กรณีไมม่ หี นงั สอื อย่ใู นคิว e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะสง่ Error Message กลบั อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ มายงั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ของหน่วยงาน ของหนว่ ยงานปลายทาง ต้นทาง 4 ลบหนังสือ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สข์ อง ระบบสารบรรณ e-CMS ภายนอก หนว่ ยงานต้นทางสง่ ค�ำขอลบหนังสอื อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ภายนอกออกจาก e-CMS ในรูปแบบ ของหน่วยงาน เอกสาร XML ต้นทาง ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2 - 13 Business Process ล�ำดับ กระบวนการ คำ� อธิบาย ผสู้ ง่ ผรู้ บั e-CMS ระบบสารบรรณ 4.1 กรณที ่ีสง่ ส�ำเร็จ อเิ ล็กทรอนิกส์ e-CMS ตอบรับค�ำขอลบหนงั สือ ของหน่วยงาน ภายนอก ตน้ ทาง 4.2 กรณีทีส่ ่งไม่สำ� เร็จ e-CMS ระบบสารบรรณ e-CMS จะส่ง Error Message กลบั อิเลก็ ทรอนิกส์ มายงั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ของหนว่ ยงาน ของหน่วยงานต้นทาง ต้นทาง หมายเหต:ุ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องหนว่ ยงานตน้ ทาง เมอ่ื ไดร้ บั หนงั สอื ปฏเิ สธแสดง ว่า หนังสือที่ส่งมาไปยังปลายทางน้ันไม่ถูกต้อง ดังน้ันจึงต้องท�ำการแก้ไขและส่งใหม่อีกคร้ัง (กรณีทตี่ อ้ งการใชเ้ ลขหนังสอื เดิมสง่ กลับไปยังหน่วยงานเดิมจะต้องทำ� การลบหนังสือเล่มเดมิ ออกจากระบบกอ่ น) จากกระบวนการปฏิเสธการรับหนังสือภายนอกข้างต้น สามารถสร้างแบบจ�ำลอง ของระบบโดยใช้ UML Activity Diagram แสดงดังรูปท่ี 2-4 ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

e B- Cu so irnr eesssp oPnrdo ec en scse S y s t e m I n t e r o p e r a b i l i t y 22--1124 e-CMS Yes ? Request B No Error Message (1) Response (2) Request Data & Queue Response Yes No ? (3) Request Data & No Queue ? Yes Response (4) Request ? No Response Yes Error Message Error Message Error Message รปู ท่ี 2-4 UML Activity Diagram ของกระบวนการปฏิเสธการรบั หนงั สือภายนอก รูปท่ี 2-4 UML Activity Diagram ของกระบวนการปฏเิ สธการรับหนังสือภายนอก ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น ) สา นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ( อ ง ค์ ก า ร ม ห า ช น )

2 - 15 Business Process 2.3 การกำ� หนดชอื่ รายการข้อมูลสำ� หรบั เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ การก�ำหนดชื่อรายการข้อมูลส�ำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ นั้นมีขั้นตอนและ กระบวนการเร่ิมจากการรวบรวมช่ือรายการข้อมูลท่ีต้องการแลกเปล่ียนระหว่างระบบ การนิยามช่ือรายการข้อมูล และการวิเคราะห์ช่ือรายการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ ทั้งหมด จนสามารถหาขอ้ สรุปและน�ำมาสรา้ งเป็นแบบจำ� ลองข้อมูล (Data Modeling) และ กำ� หนดเป็นชอื่ รายการขอ้ มลู ส�ำหรับเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (Core Component Dictionary Entry Name) (รายละเอียดเพ่มิ เติม ปรากฏในภาคผนวก จ) ผลลพั ธ์ของการจดั ท�ำแบบจ�ำลองขอ้ มลู นั้น สามารถน�ำมาก�ำหนดเป็นมาตรฐานช่อื รายการขอ้ มลู ได้ จ�ำนวน 25 รายการ แสดงดังตารางท่ี 2-3 ตารางท่ี 2-3 ชื่อรายการข้อมลู ส�ำหรบั เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ ชื่อตาราง ชื่อรายการขอ้ มลู ชนดิ ขอ้ มลู คำ� อธิบาย อา้ งอิงตาม Correspondence Identification Text เลขทห่ี นงั สอื ทีจ่ ะส่งออกภายนอก - Letter Correspond- Date วนั ท่ขี องหนังสือภายนอก รูปแบบขอ้ มูล ence Date วนั ท่-ี เวลา (ในหวั ขอ้ 2.4) Subject Text ชื่อเรอ่ื งหนงั สือภายนอกทส่ี ่ง - Secret Code Code รหสั ชน้ั ความลบั ช้ันความลบั (ในหวั ข้อ 2.6.4) Speed Code Code รหัสช้ันความเร็ว ชั้นความเรว็ (ในหัวขอ้ 2.6.3) Attachment Text อธบิ ายรายละเอียดของ เอกสาร - อเิ ล็กทรอนกิ ส์ฉบบั น้ี Send Date Date วันทแี่ ละเวลาที่ส่งหนังสือภายนอก รปู แบบข้อมลู Time วันท่ี-เวลา (ในหัวขอ้ 2.4) Description Text รายละเอยี ดของหนงั สอื - Main Letter Text Content Type ของหนังสอื หลกั ซงึ่ ชนิดของเอกสาร Binary Object หนังสอื หลักจะตอ้ งมที กุ ครง้ั และมีได้ อิเล็กทรอนิกส์ mime Code ไฟล์เดยี ว (ในหวั ข้อ 2.5) Main Letter Binary เปน็ ไฟลเ์ อกสารหลักทถี่ ูก Encoding - Binary Object Object ด้วย Base64 และจะต้องมกี ารแนบ ไฟล์ทกุ คร้ัง และมไี ด้ไฟลเ์ ดียว Attachment Text Content Type ของหนังสอื ทีส่ ง่ มา ชนิดของเอกสาร Binary Object ด้วย ซ่งึ จะมีหรือไม่มีก็ได้ และถ้ามกี ็ อเิ ล็กทรอนิกส์ mime Code สามารถมีได้มากกว่า 1 ไฟล์ (ในหวั ข้อ 2.5) ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 2 - 16 ชอ่ื ตาราง ชอื่ รายการขอ้ มลู ชนิดขอ้ มลู ค�ำอธบิ าย อา้ งองิ ตาม Attachment Binary เปน็ ไฟลเ์ อกสารของส่ิงท่สี ง่ มาดว้ ย ท่ี - BinaryObject Object ถูก Encoding ด้วย Base64 ซง่ึ จะมี - หรือไมม่ กี ไ็ ด้ ถ้ามีก็สามารถมไี ด้ มากกว่า 1 ไฟล์ Sender Party Given Name Text ชื่อผู้สง่ Family Name Text นามสกลุ ผ้สู ่ง - Job Title Text ชอ่ื ตำ� แหน่งผ้สู ่ง - Ministry Code รหสั หน่วยงานระดับกระทรวงของผูส้ ่ง รหัสหน่วยงาน 2 Organization หลกั แรก Identification (ในหวั ขอ้ 2.6.1) Department Code รหสั หนว่ ยงานของผู้ส่ง รหัสหนว่ ยงาน Organization 10 หลกั Identification (ในหัวขอ้ 2.6.2) Receiver Party Given Name Text ช่ือผรู้ ับ - Family Name Text นามสกลุ ผูร้ ับ - Job Title Text ต�ำแหนง่ ผรู้ บั - Ministry Code รหสั หนว่ ยงานระดบั กระทรวงของผูร้ ับ รหัสหน่วยงาน 2 Organization หลักแรก Identification (ในหัวข้อ 2.6.1) Department Code รหัสหนว่ ยงานของผ้รู ับ รหัสหน่วยงาน Organization 10 หลัก Identification (ในหวั ข้อ 2.6.2) Reference Reference Text เลขทหี่ นงั สืออา้ งอิง - Correspondence Correspond- ence Identification Reference Date วนั ท่ีหนงั สอื อา้ งองิ รปู แบบข้อมลู Correspond- วันท่-ี เวลา ence Date (ในหัวข้อ 2.4) Reference Text ชอื่ เร่อื งหนงั สืออ้างองิ - Correspond- ence Subject กรณที ร่ี ะบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องหนว่ ยงานมกี ารประยกุ ตใ์ ชก้ ารลงลายมอื ชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบลายมือชอ่ื ดจิ ทิ ัล (Digital Signature) จะตอ้ งมกี ารกำ� หนดช่ือ รายการขอ้ มูล จ�ำนวน 13 รายการ แสดงดังตารางที่ 2-4 ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2 - 17 Business Process ตารางที่ 2-4 ช่ือรายการข้อมูลส�ำหรับการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ช่อื รายการข้อมูล ชนิดขอ้ มลู ค�ำอธบิ าย อ้างองิ รหัสมาตรฐาน Type Code Text ประเภทของการลงลายมือช่อื เชน่ DSIG - Given Name Text ชอ่ื ผ้ลู งลายมือชื่อ - Family Name Text นามสกลุ ผู้ลงลายมือชื่อ - Job Title Text ตำ� แหนง่ ผ้สู ่ง - Ministry Organization Code รหัสหนว่ ยงานระดบั กระทรวงของผู้ลง รหสั หน่วยงาน Identification 2 หลกั แรก ลายมือชื่อ (ในหวั ข้อ 2.6.1) รหสั หน่วยงาน Department Code รหสั หนว่ ยงานของผูล้ งลายมือชื่อ 10 หลัก Organization (ในหัวขอ้ 2.6.2) Identification Text XML Node ที่ทำ� การลงลายมือช่อื - Reference URI Text ค่าที่ไดจ้ ากการย่อยข้อมลู Node นั้น ๆ - DigestValue Text คา่ ทีไ่ ดจ้ ากการนำ� ผลการยอ่ ยข้อมลู ไปลง - SignatureValue ลายมือชื่อ - KeyInfo/SubjectName Text ชื่อเจ้าของใบรับรองอเิ ล็กทรอนกิ สท์ อ่ี ยู่ใน - KeyInfo/Certificate ใบรับรองอิเลก็ ทรอนิกส์ Text ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ผสู้ ่งและใบรับรอง - KeyValue/Modulus อเิ ลก็ ทรอนิกสข์ องผูใ้ หบ้ รกิ ารทอี่ อกใบรับ - KeyValue/Exponent รองอเิ ลก็ ทรอนิกสใ์ ห้ผสู้ ง่ Text ค่าท่ใี ช้ในการพสิ จู น์ลายมือช่อื (ได้จากกุญแจทใ่ี ชล้ งลายมือชอ่ื ) Text คา่ ทใี่ ช้ในการพิสูจนล์ ายมอื ช่ือ (ไดจ้ ากกญุ แจทใ่ี ชล้ งลายมือชอื่ ) การออกแบบรูปแบบและโครงสรา้ งเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ดว้ ยเอกซ์เอ็มแอล (XML Schema) ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบน้ี เป็นไปตามกฎกติกาการต้ังช่ือและ การออกแบบรูปแบบและโครงสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเอกซ์เอ็มแอล (UN/CEFACT XML Naming and Design Rules – NDR) ซง่ึ ไดม้ กี ารกำ� หนดไวใ้ น “คมู่ อื ประกอบการพฒั นา ระบบสนบั สนนุ การแลกเปลย่ี นขอ้ มลู ระหวา่ งระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องหนว่ ยงานรฐั หรอื e-CMS 2.0” เพอื่ ใหน้ กั พฒั นาระบบใชเ้ ปน็ มาตรฐานทางเทคนคิ ในการแลกเปลยี่ นขอ้ มลู อเิ ล็กทรอนกิ สร์ ะหวา่ งระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ตอ่ ไป ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 2 - 18 2.4 รูปแบบข้อมูลวนั ท-่ี เวลา การก�ำหนดรูปแบบของข้อมูลประเภทเวลาเพื่อใช้ในการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่าง ระบบงานสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสผ์ ่าน e-CMS เป็นไปตามมาตรฐานชนดิ ข้อมลู (Data Type Standard) ซง่ึ เปน็ มาตรฐานสำ� หรับการกำ� หนดรปู แบบของข้อมลู แสดงดงั ตารางท่ี 2-5 ตารางท่ี 2-5 รูปแบบของข้อมูลวันท่-ี เวลา ชนดิ ขอ้ มูล รูปแบบ Date “YYYY-MM-DD” (ปี ค.ศ.-เดอื น-วนั ท)ี่ Date Time “YYYY-MM-DDThh:mm:ss” (ปี ค.ศ.-เดอื น-วนั Tชั่วโมง:นาที:วินาท)ี 2.5 ชนดิ ของเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ชนิดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์น้ัน ก�ำหนดขึ้นโดยอ้างอิงจากมาตรฐานทางเทคนิคเพ่ือการเช่ือมโยงรัฐบาล อิเล็กทรอนิกส์ ในหมวดมาตรฐานรูปแบบการจัดเก็บและน�ำเสนอข้อมูล (Storage and Presentation Specification) ตวั อยา่ งของชนดิ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ ใ่ี ชใ้ นการแลกเปลยี่ น ขอ้ มลู ระหว่างระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ แสดงดงั ตารางที่ 2-6 ตารางท่ี 2-6 ตัวอยา่ งชนิดของเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส*์ ชนดิ เอกสาร ประเภท (Content type) นามสกุล tGyrpaepshical/Image file image/tiff .tiff Compression files types image/jpeg .jpg Document file types image/png .png image/bmp .bmp application/rtf .rtf application/zip .zip application/pdf .pdf text/plain .txt application/msword .doc awomppolpe.rddlniocpxcamruotilmcofeonesr/nmsvitnnadgts. -officedocument. .docx ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

2 - 19 Business Process ชนิดเอกสาร ประเภท (Content type) นามสกุล tSyppreeasdsheet file application/vnd.oasis.opendocument.text .odt application/vnd.ms-excel .xls Ptyrpeseesntation file .xlsx oasppprpeelnaicxdamsthilofeoner/tmvmnaldt.ss.h-oefefitcedocument. sapprpelaicdasthioene/tvnd.oasis.opendocument. .ods ampsp-plicoawtieornp/ovinntd. .ppt poappprreepesslneeicxnnamtttaailottfiionoor/nnmvmnadlt.s. -officedocument. .pptx paprepsleicnattaiotino/nvnd.oasis.opendocument. .odp 2.6 รหสั มาตรฐานที่ใช้ในการแลกเปลยี่ นขอ้ มูล รหัสมาตรฐานท่ีใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบไปด้วยรหสั ข้อมูล 4 ชดุ รหสั ประกอบด้วย 2.6.1 รหสั กระทรวง (Ministry Code) รหัสกระทรวง ที่ใชใ้ นการอ้างองิ เพือ่ การแลกเปลย่ี นข้อมลู ระหว่างระบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนกิ สป์ ระกอบไปด้วยตวั เลข จ�ำนวน 2 หลกั แสดงดังตารางที่ 2-7 ตารางท่ี 2-7 ตวั อย่างของรหสั กระทรวง* ชนดิ เอกสาร ประเภท (Content type) นามสกลุ 01 สำ� นกั นายกรฐั มนตรี 02 กระทรวงกลาโหม 03 กระทรวงการคลงั 04 กระทรวงการต่างประเทศ 05 กระทรวงการท่องเทย่ี วและกีฬา 06 กระทรวงการพฒั นาสังคมและความมัน่ คงของมนษุ ย์ 07 กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ 08 กระทรวงคมนาคม ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )

Business Process 2 - 20 09 กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม 11 กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสือ่ สาร 12 กระทรวงพลังงาน 13 กระทรวงพาณชิ ย์ 15 กระทรวงมหาดไทย 16 กระทรวงยตุ ธิ รรม 17 กระทรวงแรงงาน 18 กระทรวงวัฒนธรรม 19 กระทรวงวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี 20 กระทรวงศกึ ษาธิการ 21 กระทรวงสาธารณสุข 22 กระทรวงอุตสาหกรรม 2.6.2 รหสั หน่วยงาน (Department Code) รหัสหน่วยงานภาครัฐ ท่ีใช้ในการอ้างอิงเพ่ือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ประกอบไปด้วยตัวเลขจ�ำนวน 10 หลัก โดยมีการก�ำหนดตัวอย่าง รหสั หน่วยงาน แสดงดังตารางที่ 2-8 ตารางที่ 2-8 ตวั อย่างของรหัสหน่วยงาน และทอี่ ยู่ Service (e-CMS URL) ของหนว่ ยงาน* รหัสหนว่ ยงาน ชอ่ื หน่วยงาน e-CMS URL 1100200000 ส�ำนักงานปลัดกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการ mict.ecms.ega.or.th ส่ือสาร 1100800000 สำ� นักงานรัฐบาลอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (องคก์ ารมหาชน) ega.ecms.ega.or.th หมายเหตุ : ทีม่ าของรหสั หนว่ ยงาน และ e-CMS URL จะถูกก�ำหนดโดย สรอ. โดยมรี ูปแบบดงั นี้ - รหสั หนว่ ยงาน 10 หลกั ประกอบด้วย 5 หลกั แรก คอื รหสั หนว่ ยงานที่ได้จากส�ำนักงบประมาณ 5 หลกั สดุ ทา้ ย จะกำ� หนดคา่ ใหก้ บั หนว่ ยงานระดบั กรม หรอื เทยี บเทา่ เปน็ Running Number เรม่ิ ตน้ ท่ี “00000” และเพม่ิ ขน้ึ คา่ ละ 1 ส�ำหรับหน่วยงานภายใตก้ รมน้ันๆ - e-CMS URL จะก�ำหนดรปู แบบจาก “ชอื่ ย่อหน่วยงาน” แลว้ ตามด้วย “.ecms.ega.or.th” 2.6.3 รหสั ชั้นความเร็วของเอกสาร (Speed Code) รหัสชั้นความเร็วของเอกสาร ท่ีใช้ในการอ้างอิงเพ่ือการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่าง ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ แสดงดังตารางที่ 2-9 ส� ำ นั ก ง า น รั ฐ บ า ล อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส ์ ( อ ง ค ์ ก า ร ม ห า ช น )