หัวข้อที่ 6 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ

การจัดการระบบสารสนเทศเพอ่ื ใช้ในการบริหารจัดการ1. ความหมายของระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการ ระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การ (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM : MIS)หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจดั เก็บขอ้ มลู จากแหล่งขอ้ มูลต่างๆ ท้งั ภายใน และ ภายนอกองคก์ รอยา่ งมีหลกั เกณฑเ์ พอื่ นามาประมวลผล และ จดั รูปแบบใหไ้ ดส้ ารสนเทศที่ช่วยสนบั สนุนการทางาน และการตดั สินใจเห็นวา่ MIS จะประกอบไปดว้ ยที่หลกั 2 ประการ คือ 1. สามารถเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู จากแหล่งตา่ ง ๆ ท้งั ภายในและภายนอกองคก์ รมาไวด้ ว้ ยกนัอยา่ งเป็นระบบ 2. สามารถทาการประมวลผลขอ้ มลู อยา่ งมีประสิทธิภาพเพื่อใหไ้ ดส้ ารสนเทศที่ช่วยสนบั สนุนการปฏิบตั ิงานและการ บริหารงานของผบู้ ริหาร2. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ ในอดีตสารสนเทศยงั ไมไ่ ดร้ ับการยอมรับวา่ เป็นทรัพยากรท่ีสาคญั ทางธุรกิจเช่นปัจจุบนัผจู้ ดั การไม่ จาเป็นตอ้ งเขา้ ใจกระบวนการรวบรวม จดั เกบ็ ประมวลผล และ การบริหารสารสนเทศขององคก์ รหรือตอ้ ง รู้จกั เทคโนโลยกี ารจดั การสารสนเทศ ปัจจุบนั เทคโนโลยสี ารสนเทศมีบทบาทสาคญัตอ่ การดาเนินงานท้งั ระดบั องคก์ ร และ อุตสาหกรรม ธุรกิจตอ้ งการระบบสารสนเทศที่มีอยอู่ ยา่ งมีประสิทธิภาพเพ่ือการดารงอยู่ และ เจริญกา้ วหนา้ ขององคก์ ร โดยที่เทคโนโลยมี ีส่วนช่วยธุรกิจให้ประสบความสาเร็จในอนาคตและสามารถแขง่ ขนั กบั ธุรกิจอ่ืนในระดบั สากล ดงั น้นั MIS สามารถรวบรวม และสรุปขอ้ มลู ที่มีรายละเอียดตา่ ง ๆ เพอ่ื สร้าง สารสนเทศ ใหก้ บั ผบู้ ริหารไม่วา่ จะเป็นการสรุปผล การวิเคราะห์การวางแผน เป็นตน้การท่ี ระบบสารสนเทศจะมี ความสามารถดงั กล่าว จะตอ้ งมีองคป์ ระกอบ 3 ประการดงั ตอ่ ไปน้ี 1. เคร่ืองมอื ในการสร้างระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ หมายถึงส่วนประกอบ หรือโครงสร้างพ้นื บานที่รวมกนั เขา้ เป็น MIS และช่วยใหร้ ะบบสารสนเทศสามารถดาเนินงาน ไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพโดยเราจาแนกเครื่องมือออกเป็น 2 ส่วน ไดแก่ 1.1 ฐานขอ้ มูล (DATABASE) คือ การเก็บรวบรวมขอ้ มลู ท่ีจาเป็นไว้ ณ ศูนยก์ ลางและ สามารถนามาใชใ้ นงานเมื่อมีความ ตอ้ งการได้ ขอ้ มลู เป็นหวั ใจสาคญั ของ MIS 1.2 เครื่องมือ (TOOL) เป็นเครื่องมือที่ใชจ้ ดั เกบ็ และ ประมวลขอ้ มูล ปกติระบบสารสนเทศจะใชเ้ คร่ืองคอมพวิ เตอร์เป็ น อุปกรณ์หลกั ในการจดั การขอ้ มูลซ่ึงประกอบดว้ ยส่วนประกอบสาคญั คือ อุปกรณ์ ( HARDWARE) ตวั เคร่ืองหรือส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์ รวมท้งัอุปกรณ์ระบบเครือขา่ ย คอมพวิ เตอร์ที่ช่วยการประมวล และ จดั การขอ้ มูล มีความสะดวกรวดเร็วและ

ถูกตอ้ ง ชุดคาส่งั (SOFTWARE) คือ ชุดคา สั่งท่ีทา หนา้ รวบรวมและจดั การเกบ็ ขอ้ มูลเพ่อื ใช้ประกอบการตดั สินใจหรือ การบริหารงาน 2. วธิ ีการหรือข้ันตอนการประมวลผลข้อมูล ปัจจุบนั ธุรกิจตอ้ งสามารถสงั เคราะห์สารสนเทศท่ีเหมาะสมกบั การใชง้ านโดย จดั ลาดบั และ วธิ ีการประมลผลขอ้ มลู เพื่อใหไ้ ดส้ ารสนเทศที่ตอ้ งการลาดบั ของประมวลขอ้ มูลภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพอ่ื สร้างสารสนเทศที่ตอ้ งการ ลกั ษณะท่ีสาคญั ของวธิ ีการหรือข้นั ตอนการประมวลผล ขอ้ มูล คือ 2.1 ทาการประมวลผลขอ้ มลู ทวั่ ไป 2.2 ใชข้ อ้ มูลที่มีรายละเอียดมาก 2.3 ระยะเวลาในการใชข้ อ้ มูลเป็นระยะส้นั ส่วนมากใชก้ บั การปฏิบตั ิงานประจาวนั 2.4 ระบบการทางานของเครื่องคอมพวิ เตอร์ที่ใชม้ กั เป็ นระบบออนไลน์ (ON-LINEPROCESSING) ซ่ึงเป็นวธิ ีการประมวลผลที่รับขอ้ มลู เขา้ สู่เครื่องคอมพิวเตอร์แลว้ ทาการประมวลผลทนั ทีโดยไมม่ ีการเก็บรอ หรือ สะสมขอ้ มูลไวก้ ่อน 3. การแสดงผลลพั ธ์ ปกติผลลพั ธ์ท่ีไดจ้ ากการประมวลผลของระบบสารสนเทศจะอยใู่ นรูปของรายงาน ต่าง ๆ ที่สามารถเรียกมา แสดงไดอ้ ยา่ งรวดเร็วและชดั เจนมกั อยใู่ นรูปของรายงานแบบต่าง ๆ ไม่วา่ จะเป็นในรูปของ ตารางหรือการแสดงโดยใชก้ ราฟ เช่น กราฟเส้น กราฟแท่ง กราฟวงกลมเป็ นตน้ 3.1 รายงานตามตารางเวลา (SCHEDULES REPORTS) 3.2 รายงานแสดงส่วนประกอบสาคญั (KEY INDICATOR REPORTS) 3.3 รายงานตามคาขอ (DEMAND REPORTS) 3.4 รายงานกรณียกเวน้ (EXCEPTION REPORTS 3.5 รายงานแบบเจาะลึกรายละเอียด (DRILL DOWN REPORT)3. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการ โดยการพฒั นาระบบสารสนเทศตอ้ งคานึงคุณสมบตั ิของ MIS ดงั ตอ่ ไปน้ี 1. ความสามารถในการจดั การขอ้ มลู (DATA MANIPULATION) ระบบสารสนเทศท่ีดีตอ้ งสามารถ ปรับปรุงแกไ้ ขจดั การบา้ นขอ้ มลู เพื่อใหเ้ ป็ นสารสนเทศที่พร้อมสาหรับนาไปใชง้ านอยา่ งมีประสิทธิภาพปกติขอ้ มลู ตา่ ง ๆ ท่ี เกี่ยวขอ้ งกบั การดาเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยตู่ ลอดเวลาขอ้ มลู ท่ีถูกป้ อนเขา้ สู่ MIS ควรที่จะไดร้ ับการปรับปรุง และ พฒั นาในรูปแบบเพื่อใหม้ ีความทนั สมยัและ เหมาะกบั การใชง้ านอยเู่ สมอ 2. ความปลอดภยั ของขอ้ มูล (DATA SECURITY) สารสนเทศเป็นทรัพยากรท่ีสาคญัที่สุดปัจจยั หน่ึงของ องคก์ ร ถา้ สารสนเทศบางตวั รั่วไหลออกไปสู่สังคมภายนอก โดยเฉพาะคู่แขง่ ขนัอาจทาใหเ้ กิดการเสียโอกาส ทางการแขง่ ขนั หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ นอกจากน้ีความสูญเสียท่ี

เกิดข้ึนจากความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือ การก่อการร้ายต่อระบบจะมี ผล โดยตรงตอ่ ประสิทธิภาพความอยรู่ อดขององคก์ ร ดงั น้นั ผบู้ ริหารหรือเจา้ ของระบบจะไม่ยอมใหผ้ ไู้ มเ่ กี่ยวขอ้ งหรือไมม่ ีหนา้ ที่ โดยตรงเก่ียวกบั การจดั การขอ้ มลู เขา้ ถึงฐานขอ้ มลู ท่ีสาคญั ของธุรกิจได้ 3. ความยดื หยนุ่ (FLEXIBILITY) สภาพแวดลอ้ มในการดาเนินธุรกิจ หรือสถานการณ์ที่แข่งขนั ทางการคา้ ท่ีเปลี่ยนแปลง อยา่ งรวดเร็ว ส่งผลใหร้ ะบบสารสนเทศท่ีดีตอ้ งมีความสามารถในการปรับตวั เพื่อใหส้ อด คลอ้ งกบั การใชง้ านหรือปัญหาท่ีเกิดข้ึน โดยท่ีระบบสารสนเทศท่ีถูกสร้างหรือถูกพฒั นาข้ึนตอ้ งสามารถตอบสนองความ ตอ้ งการของผบู้ ริหาร ไดอ้ ยเู่ สมอ โดยมี อายใุ ชง้ าน การบารุงรักษาและคา่ ใชจ้ ่ายที่เหมาะสม 4. ความพอใจของผใู้ ช้ (USER SATISFACTION) ปกติ MIS ถูกพฒั นาข้ึนโดยมีความมุง่ หวงั ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถนามาประยกุ ตใ์ นงานหรือเพมิ่ ประสิทธิภาพในการทางาน ดงั น้นั ระบบสารสนเทศท่ีดีจะตอ้ งกระตุน้ หรือ โนม้ นา้ วผใู้ ชห้ นั มาใชร้ ะบบ ใหม้ ากข้ึนเน่ืองจากการพฒั นาระบบจะตอ้ งใชเ้ งินลงทุนสูงจึงตอ้ งใชง้ านใหค้ ุม้ ค่า ดงั น้นั ระบบธุรกิจสมควรที่จะพฒั นาระบบให้ ตรงกบัความตอ้ งการของผใู้ ชแ้ ละทาใหผ้ ใู้ ชเ้ กิดความพอใจต่อระบบเพราะถา้ ระบบไมส่ ามารถใหส้ ่ิงท่ีผใู้ ช้ตอ้ งการโอกาสท่ี ระบบจะถูกใชง้ าน และ ไดร้ ับความนิยมก็จะนอ้ ยลงซ่ึงส่งผลใหร้ ะบบสารสนเทศไม่สามารถช่วยเพม่ิ ประสิทธิภาพในการ ดาเนินงานไดต้ ามคาดหวงั และเป็นผลใหเ้ กิดการสูญเสียหรือไม่คุม้ ค่าในการลงทุน4. ลกั ษณะของระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการทดี่ ี 1. MIS ถูกนาไปใชก้ ารตดั สินใจของผบู้ ริหารทุกระดบั ช่วยใหบ้ ริหารสามารถเรียกคน้ ขอ้ มูลไดร้ วดเร็ว 2. MIS เป็นระบบงานซ่ึงผสมผสานขอ้ มูลจากหลาย ๆ แหล่งหรือระบบยอ่ ยหลาย ๆ ระบบท่ีมีความสมั พนั ธ์กนั 3. การพฒั นาระบบสารสนเทศ จะเร่ิมจากความตอ้ งการ และ ความเห็นชอบของผบู้ ริหาร เพ่อืจดั เตรียมสารสนเทศใหแ้ ก่ ผบู้ ริหารช่วยในการตดั สินใจ และ บรรลุจุดมุ่งหมายโดยรวมองคก์ ร 4. MIS จะใชเ้ ทคโนโลยคี อมพิวเตอร์เขา้ มาช่วย เนื่องจากขอ้ มลู ในองคก์ รหน่ึง ๆ มีเป็ นจานวนมาก และ มีความ 5. สารสนเทศน้นั จะถือวา่ เป็ นทรัพยากรท่ีสาคญั อีกอยา่ งหน่ึง จุดมุง่ หมายของ MIS คือ จดั ทาสารสนเทศที่เป็นประโยชน์แก่ องคก์ รเพ่ือใชค้ วบคุมการทางานและการจดั การขององคก์ ร 6. ทาการจดั เกบ็ ขอ้ มลู สร้างเป็นฐานขอ้ มูลเกบ็ ไวซ้ ่ึงฐานขอ้ มลู น้ีเป็นการรวบรวมวตั ถุประสงคค์ ือตอ้ งการจะหลีกเล่ียงความ ซบั ซอ้ นของการเก็บขอ้ มูล

7. การมีส่วนร่วมของผใู้ ช้ MIS จะไมป่ ระสบความสาเร็จถา้ ปราศจากความร่วมมือ และความพอใจ ของผใู้ ชง้ าน5. หน้าทข่ี องระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการ 1. ผลิตรายงานในรูปแบบท่ีกาหนดและรูปแบบมาตรฐาน เช่น รายงานตามตารางเวลา สาหรับควบคุมสินคา้ คงคลงั อาจจะประกอบดว้ ยสารสนเทศ ชนิดเดียวกนั อยใู่ นตาแหน่งเดียวกนั ในรายงานเน่ืองจากผจู้ ดั การคนละคน อาจใชร้ ายงงานเดียวกนั เพอื่ จุดประสงคท์ ี่แตกต่างกนั ได้ 2.ผลิตรายงานในรูปแบบของเอกสาร หรืไฟลอ์ ิเล็กทรอนิกส์ รายงานบางรายงานสามารถถูกพิมพ์ ลงบนกระดาษ เรียกวา่ เป็นรายงานฉบบั ตวั จริง (HARD-COPY) ส่วนรายงานที่อยใู่ นรูปเสมือนจริง (SOFT-COPY) มกั จะแสดงผลผา่ นทางหนา้ จอคอมพิวเตอร์ โดยผจู้ ดั การสามารถ เรียกรายงานที่ตอ้ งการข้ึนมาแสดงบนหนา้ จอ โดยตรงได้ แตร่ ายงานน้นั ยงั คงปรากฎในแบบมาตรฐานเหมือนรายงานที่พิมพอ์ อกมาจริง ๆ 3. ใชข้ อ้ มูลภายในที่เก็บอยใู่ นระบบคอมพิวเตอร์ รายงานในระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การใชแ้ หล่งขอ้ มูลภายในท่ีอยใู่ นฐานขอ้ มลู คอมพวิ เตอร์ และ บางระบบใชแ้ หล่งขอ้ มลู ภายนอกเก่ียวกบัคู่แขง่ โลกธุรกิจฯลฯแหล่งขอ้ มลู ภายนอกท่ีนิยมใชไ้ ดแ้ ก่ แหล่งขอ้ มลู ในอินเทอร์เน็ต 4. ช่วยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถสร้างรายงานในรูปแบบท่ีตอ้ งการได้ ในขณะที่นกั วิเคราะห์และนกั เขียนโปรแกรม ทาการพฒั นา และ การใชร้ ายงานท่ีซบั ซอ้ นซ่ึง ตอ้ งการใชข้ อ้ มลู จากหลาย ๆ แหล่ง ไดผ้ ใู้ ช้ทว่ั ไปกส็ ามารถพฒั นาโปรแกรมอยา่ งง่ายในการคน้ หาขอ้ มูลท่ีตอ้ งการ และ ผลิตออกมาเป็นรายงานได้ดว้ ย เองเช่นกนั 5. ตอ้ งการการร้องขออยา่ งเป็ นทางการจากผใู้ ช้ เมื่อฝ่ ายสารสนเทศส่วนบุคคลตอ้ งการพฒั นาและนารายงานไปใชจ้ ริง จาเป็นจะตอ้ งมีการร้องขออยา่ ง เป็นทางการ ไปยงั แผนระบบสารสนเทศก่อนส่วนรายงานท่ีผใู้ ชท้ วั่ ไปพฒั นาข้ึนเอง ไมจาเป็ นตอ้ งมีการร้องขออยา่ งเป็นทางการ6. ววิ ฒั นาการของระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ ระบบสารสนเทศเพ่ือการจดั การในระยะเร่ิมแรกน้นั ไดม้ ีการเสนอวา่ น่าจะเป็ นระบบรวมพยี งระบบเดียว โดยการ รวมเอาการดาเนินงานตามหนา้ ท่ีตา่ งๆ ภายในองคก์ รเขา้ ไวด้ ว้ ยกนั ระบบสารสนเทศเพ่ือการจดั การ มีววิ ฒั นาการต่อไปเร่ือยๆ นอกเหนือจากระบบสารสนเทศซ่ึงมีความเกี่ยวพนั กบั การประมวลผลขอ้ มูล และยงั เก่ียวพนั กบั ระบบสารสนเทศอ่ืนๆ อีก 2 ระบบ ท่ีจดั วา่ เป็ นส่วนเพ่ิมเติม จากระบบสารสนเทศเพื่อ การจดั การ คือ ระบบสนบั สนุนการตดั สินใจ (DECISIONSUPPORT SYSTEM: DSS) และ การจดั การ ทรัพยากรสารสนเทศ (INFORMATION RESOURCES

MANAGEMENT: IRM) นอกจากน้นั ยงั มี แนวโนม้ ที่ตอ้ งพฒั นาต่อไปอีกเป็ นการประมวลผลโดยผใู้ ช้(END-USER COM-PUTTING) ววิ ฒั นาการของ ระบบสารสนเทศ เพื่อการจดั การประกอบดว้ ยระบบต่างๆ ท่ีมีการพฒั นาอยา่ งต่อเน่ืองดงั น้ี 1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจดั กบั การประมวลขอ้ มูล (MIS VERSUS DATAPROCESSING) ระบบการประมวลผลขอ้ มลู จะเป็นการประมวลผล รายการ (TRANSACTION) และออกผลรายงาน นอกจากน้นั แสดงถึงกระบวนการข้นั พ้ืนฐานเพื่อสนบั สนุนการ ดาเนินงานการประมวลผลขอ้ มลู ในยคุ ก่อนหนา้ ท่ีจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ใชน้ ้นั เป็ นการกระทาดว้ ยมือ หรือเครื่องประมวลผล แบบธรรมดา ส่วนระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การจะรวมเอางานปฏิบตั ิงานเขา้ ไว้ดว้ ยกนั เพอ่ื ที่จะสนบั สนุนหนา้ ที่ต่าง ๆ ของ องคก์ รไดก้ วา้ งขาวงข้ึน และยงั รวมอาการประมวลผลรายการเขา้ เป็นหนา้ หน่ึงของระบบดว้ ย ระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การที่แตกตา่ งจากการประมวลผลขอ้ มูลประจา ซ่ึงอาจจะกล่าวไดว้ า่ เป็น ประเด็นสาคญั กค็ ือ ความสามารถในเร่ืองการช่วยวเิ คราะห์การวางแผน และ การสนบั สนุนการตดั สินใจในระบบ สารสนเทศเพ่ือการจดั การ น้นั ผใู้ ชส้ ามารถดาเนินการไดโ้ ดยใชต้ วั แบบการตดั สินใจในระบบสารสนเทศเพื่อการน้นั ผใู้ ชส้ ามารถดาเนินการได้โดยใชต้ วั แบบการตนั สิน 2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การกบั ระบบสนบั สนุนการตดั สินใจ (MIS ANDDECISION SUPPORT SYSTEM) ระบบช่วยการสนบั สนุนการตดั สินใจ เป็ นระบบสารสนเทศท่ีช่วยในการตดั สินใจส่วนมาก มกั จะเกี่ยวกบั เร่ือง การวางแผนการวเิ คราะห์ขอ้ เสนอ และ การหาคาตอบโดยวธิ ีการลองผดิ ในทางปฏิบตั ิโดยทว่ั ๆ ไป แลว้ จะเป็นการโตต้ อบ ระหวา่ งผใู้ ชก้ บั เครื่อง 3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การกบั การจดั การทรัพยากรสารสนเทศ (MIS ANDINFORMATION RESOURCE MANAGEMENT) การจดั การทรัพยากรสารสนเทศ(INFORMATION RESOURCE MANAGEMENT: IRM) เป็นวธิ ีการการจดั จดั การที่อาศยั แนวคิดที่วา่สารสนเทศน้นั คือ ทรัพยากรขององคก์ ารหรืออาจกล่าวไดว้ า่ IRM เป็นงานของนกั บริหารระบบสารสนเทศ การจดั การทรัพยากรน้นั หมายถึง การรวมถึงการสื่อสารขอ้ มลู (DATACOMMUNICATION) การประมวลผลคา (WORD PROCESSING) และคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล(PERSONAL COMMUNICATION) IRM มีแนวโนม้ ที่จะเนน้ ประสิทธิภาพของทรัพยากรสารสนเทศในระบบขององคก์ รมากกวา่ ดา้ นประสิทธิภาพของฮาร์ดแวร์ หรือซอฟตแ์ วร์ IRM พยายามท่ีจะประยกุ ตว์ ธิ ีการจดั การทว่ั ๆ ไปกบั สารสนเทศ 4. การประมวลผลโดยผใู้ ช้ (END-USER COMPUTING) จากการพฒั นาการประมวลผลของผใู้ ชค้ ร้ังใหญท่ ่ีผา่ นมามีผลกระทบตอ่ โครงสร้างและออกแบบ MIS คือ ผใู้ ชม้ ี อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ซอฟตแ์ วร์ท่ีมีประสิทธิภาพในการประมวลผลคา ตวั แบบท่ีมีการพฒั นา และ การประมวลผล สารสนเทศโดยตรง การประมวลผลโดยผใู้ ช้ แบ่งเป็น 2 ชนิด คือ

1. เกี่ยวกบั ระบบการปฏิบตั ิงานในองคก์ รโดยใชซ้ อฟตแ์ วร์ทว่ั ไปและกระดาษทาการอิเล็กทรอนิกส์ 2. เก่ียวขอ้ งกบั การตดั สินใจ ที่ตอ้ งใชข้ อ้ มลู จากระบบปฏิบตั ิงาน อาจจะมีผใู้ ชบ้ างคนพยายามสร้างDSS ข้ึนมาเอง เช่น ผบู้ ริหารอาจจะสร้าง DSS โดยใชโ้ ปรแกรม EXCEL7. ข้อคดิ ในการสร้างระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการ 1. การนาขอ้ มูลเขา้ สู่ระบบจะตอ้ งมีการจดั เก็บขอ้ มูลที่ดี แหล่งท่ีมาของขอ้ มูลตอ้ งเชื่อถือได้ 2. ความถูกตอ้ งของขอ้ มูล จะตอ้ งมีการตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูลเพื่อนาของขอ้ มูลท่ีตรวจสอบแลว้ มาสร้างเป็นระบบ ฐานขอ้ มูลท่ีเชื่อถือไดฐ้ านขอ้ มูลเปรียบเสมือนหวั ใจสาคญัของ MIS 3. การสร้างระบบการเรียกคน้ ขอ้ มูลท่ีดีในการเรียกคน้ ขอ้ มูลจะตอ้ งสะดวกรวดเร็วเรียกคน้ ง่าย 4. ระบบความปลอดภยั ของขอ้ มูล จะตอ้ งมีระบบความปลอดภยั ในการจดั การเกบ็ ขอ้ มูล ขอ้ มูลบางอยา่ ง ผบู้ ริหารอาจไมต่ อ้ งการเปิ ดเผย 5. ขอ้ มลู ท่ีนาเขา้ สู่ระบบ จะตอ้ งเป็นขอ้ มูลท่ีไดร้ ับการปรับปรุงใหท้ นั สมยั อยเู่ สมอ8. ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ ปัจจุบนั เทคโนโลยสี ารสนเทศไดร้ ับความสนใจนามาใชใ้ นหลาย MIS สร้างประโยชน์ตอ่ การดา เนินงานขององคก์ รไดด้ งั น้ี 1. ช่วยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถึงสารสนเทศที่ตอ้ งการ ไดอ้ ยา่ งรวดเร็วและทนั ต่อเหตุการณ์เนื่องจากขอ้ มลู ที่ จดั เก็บ และ บริหารอยา่ งเป็ นระบบทาใหผ้ บู้ ริหารสามารถจะเขา้ ถึงขอ้ มลู ได้อยา่ งรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม และ สามารถนาขอ้ มูลมาใชป้ ระโยชนต์ ามความตอ้ งการ 2. ช่วยผใู้ ชใ้ นการกาหนดเป้ าหมายกลยทุ ธ์ และ การวางแผนปฏิบตั ิการ โดยผบู้ ริหารจะสามารถนาขอ้ มูลท่ีไดจ้ าก ระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผน และกาหนดเป้ าหมายในการดาเนินงานเน่ืองจากสารสนเทศถูกเก็บรวบรวมอยา่ งเป็นระบบทาใหป้ ระวตั ิของขอ้ มูลอยา่ งตอ่ เน่ือง 3. ช่วยผใู้ ชใ้ นการตรวจสอบผลการดาเนินงาน เม่ือแผนงานถูกนาไปปฏิบตั ิในช่วงระยะเวลาหน่ึงผคู้ วบคุมจะตอ้ งตรวจสอบผลการดาเนินงาน โดยนาขอ้ มูลบางส่วนมาประมวลผลเพอ่ืประกอบการประเมินสารสนเทศท่ีไดจ้ ะแสดงผลการดาเนินงานวา่ สอดคลอ้ งกบั เป้ าหมายที่ตอ้ งการเพยี งไร 4. ช่วยผใู้ ชใ้ นการศึกษาและสาเหตุของปัญหา ผบู้ ริหารสามารถใชร้ ะบบสารสนเทศประกอบการศึกษา และ การคน้ หาสาเหตุ หรือขอ้ ผดิ พลาดท่ีเกิดข้ึนในการดาเนินงานถา้ การดาเนินงานไมเ่ ป็นไปตามแผนท่ีวางเอาไวโ้ ดยอาจจะเรียกขอ้ มูลเพิม่ เติมออกมาจากระบบ เพ่ือใหท้ ราบความผดิ พลาดในการปฏิบตั ิงานเกิดข้ึนจากสาเหตุใด หรือจดั รูปแบบในการวเิ คราะห์ปัญหาใหม่

5. ช่วยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถวเิ คราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดข้ึนเพื่อหาวธิ ีการควบคุมปรับปรุงและแกไ้ ขปัญหาสารสนเทศที่ได้ จากการประมวลผลจะช่วยใหผ้ บู้ ริหารวิเคราะห์การดาเนินการในแต่ละทางเลือกจะช่วยแกไ้ ขหรือควบคุมปัญหาที่เกิดข้ึนไดอ้ ยา่ งไร ธุรกิจตอ้ งทาอยา่ งไรเพอ่ื ปรับเปล่ียนหรือพฒั นาใหก้ ารดาเนินงาน เป็นไปตามแผนงานหรือเป้ าหมาย 6. ช่วยลดค่าใชจ้ า่ ย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยใหธ้ ุรกิจประหยดั แรงงานและค่าใชจ้ ่ายในการทางาน เน่ืองจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ตอ้ งใชแ้ รงงานจานวนมากตลอดจนลดข้นั ตอนในการทางาน ส่งผลใหธ้ ุรกิจสามารถลดจานวนคนและระยะเวลาในการประสานงานใหน้ อ้ ยลงโดยผลงานท่ีออกมาเท่าเดิมหรือดีวา่ เดิม ซ่ึงจะเป็นการเพ่ิมประสิทธิภาพ และศกั ยภาพในการแข่งขนั ทางธุรกิจ9. ปัญหาในการสร้างระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ ในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจดั การส่วนที่มกั จะทาใหก้ ารดาเนินงานไม่ประสบผลสาเร็จคือ 1. MIS ตอ้ งอาศยั ความร่วมมือจากระบบงานยอ่ ยหลาย ๆระบบในการประมวลผลขอ้ มูล เพือ่ ใหไ้ ดส้ ารสนเทศท่ีตอ้ งการถา้ ไม่ไดร้ ับความร่วมมือ จะทา ใหไ้ ดร้ ับสารสนเทศท่ีอาจไม่มีประโยชนเ์ ทา่ ที่ควร 2. MIS ควรมีฐานขอ้ มูลร่วมกนั แตใ่ นทางปฏิบตั ิหน่วยงานส่วนใหญ่ยงั ไมไ่ ดร้ ับฐานขอ้ มูลร่วมกนั 3. ผบู้ ริหารขาดความรู้ในเร่ืองระบบสารสนเทศ ทาใหไ้ ม่สามารถบอกไดว้ า่ ตอ้ งการสารสนเทศแบบใด 4. การสร้าง MIS เป็นระบบใหญ่และมีโครงสร้างซบั ซอ้ น ตอ้ งอาศยั ผสู้ ร้างระบบท่ีมีทกั ษะและความชานาญ ดงั น้นั การสร้าง MIS ใหเ้ ป็นระบบที่สมบูรณ์และปราศจากความบกพร่องน้นัสร้างคอ่ นขา้ งยาก10. แนวโน้มของระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ 1. ผใู้ ชM้ IS มีความรู้มากข้ึน ในแต่ละปี ความรู้พ้ืนฐานเกี่ยวกบั ระบบสารสนเทศของผใู้ ช้เพ่ิมข้ึนมาก ปัจจุบนั ในระบบ อุดมศึกษาผลิตคนมีความรู้ดา้ นระบบสารสนเทศมากมาย และสาขาน้ี กม็ ีความสนใจเรียนมากข้ึน อยา่ งไมเ่ คยปรากฏมาก่อน 2. ประสิทธิภาพในการประมวลผลมีมากข้ึนซ่ึงเป็นประโยชนแ์ ก่ผใู้ ช้ ในปัจจุบนั นวตั กรรมทางดา้ นเทคโนโลยมี ีความสามารถมากข้ึน ผใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถึงขอ้ มูลโดยตรงและทาการควบคุมไดด้ ว้ ยตนเองปัจจุบนั

3. มีแนวโนม้ ในการใชร้ ะบบคอมพวิ เตอร์มาเช่ือมต่ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ตา่ ง ๆ ซอฟตแ์ วร์และฐานขอ้ มลู มีการพฒั นาทางดา้ นธุรกิจเราสามารถใช้ ฮาร์ดแวร์ ซอฟตแ์ วร์ และฐานขอ้ มลู ในการออกแบบผลิตภณั ฑใ์ นอนาคต เพ่ือวา่ ผใู้ ชจ้ ะสามารถทาการ ติดตอ่ จาก คอมพวิ เตอร์เคร่ืองหน่ึงไปยงั อีกเครื่องหน่ึงไดโ้ ดยง่าย 4. MIS กลายเป็นวธิ ีหน่ึงที่ใชใ้ นการเพ่มิ ผลผลิต ในดา้ นธุรกิจ เช่น ความตอ้ งการปรับปรังผลผลิตผบู้ ริหาร อาจถามวา่ เราจะ ใชค้ อมพวิ เตอร์ในการปรับปรุงผลผลิตไดอ้ ยา่ งไร หรือคาถามที่มกัถูกถามจากระบบต่าง ๆ เช่น วศิ วกร นกั บญั ชี และบุคคลอ่ืนๆ มกั จะถามวา่ คอมพวิ เตอร์สามารถทาอะไรเพื่อช่วยสร้างความยงิ่ ใหญใ่ หอ้ งคก์ รของฉนั 5. องคก์ รหลายๆ องคก์ รไดใ้ ช้ MIS ในยทุ ธวธิ ีท่ีใชใ้ นการแขง่ ขนั องคก์ รตา่ งๆ ที่ประสบความสาเร็จจะใชM้ IS สร้าง ประโยชน์ในการแข่งขนั 6. MIS กลายเป็นส่วนสาคญั ในกระบวนการตดั สินใจ ในอดีตท่ีผา่ นมาจนถึงปัจจุบนัคอมพวิ เตอร์ถูกใชเ้ ป็นเครื่องมือพ้นื ฐาน สาหรับผบู้ ริหาร ในการประมวลผลรายการ แต่แนวโนม้ ในปัจจุบนั ไดใ้ ชค้ วามสามารถของคอมพวิ เตอร์ในการจดั เตรียม สารสนเทศเพอ่ื สนบั สนุนกระบวนการตดั สินใจ 7. ผใู้ ชไ้ ดเ้ ร่ิมโนม้ กิจกรรมของ MIS ในยคุ ของการทรัพยากรสารสนเทศ ผใู้ ชแ้ ละผใู้ หบ้ ริการสารสนเทศ ไดก้ ลายเป็นผทู้ ่ีมี ส่วนในการคน้ หา สารสนเทศท่ีมีคุณภาพมากข้ึน แนวโนม้ ในการสนบั สนุนหลกั ฐาน ที่วา่ อนาคต MIS อยใู่ นมือของผใู้ ช้ ผบู้ ริหารระดบั สูงจะสนบั สนุนผใู้ ชใ้ หม้ ีส่วนเก่ียวขอ้ งในการพฒั นาระบบสารสนเทศ เป็นทีม ในปัจจุบนั มีการนาเอาเครื่อง คอมพิวเตอร์มาต่อพว่ งกบั อุปการนาระบบมลั ติมีเดียเขา้ มาช่วยน้ี กล่าวไดว้ า่ เป็ น เครื่องมือสาคญั ของ MISเทคโนโลยสี ารสนเทศกบั การดาเนินธุรกจิ ผบู้ ริหารตอ้ งคานึงถึงความสอดคลอ้ งระหวา่ งการดาเนินธุรกิจ เทคโนโลยี และการตดั สินใจท่ีตอ้ งกระทาอยา่ งสอดคลอ้ งกนั ปัจจุบนั ผบู้ ริหารตอ้ งประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศและการตดั สินใจทางธุรกิจขององคก์ ารอยา่ งมีประสิทธิภาพ เพ่อื ใหเ้ กิดวสิ ัยทศั นแ์ ละสร้างโอกาสในการประยกุ ตใ์ หเ้ กิดประโยชน์สูงสุดแก่องคก์ าร ผบู้ ริหารตอ้ งสามารถจดั การกบั เทคโนโลยอี ยา่ งมีประสิทธิภาพ ซ่ึงสามารถแบ่งเป็นข้นั ตอนดงั ต่อไปน้ี 1. กาหนดกลยทุ ธ์องคก์ ารท่ีใหค้ วามสาคญั กบั เทคโนโลยสี ารสนเทศ 2. กาหนดแผนงานสารสนเทศระดบั องคก์ ารและการดาเนินงาน กาหนดโครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศ 3. พฒั นาโครงสร้างพ้นื ฐานดา้ นสารสนเทศขององคก์ าร (information system infrastructure)เช่น อุปกรณ์ ชุดคาส่ัง ระบบส่ือสารและจดั การขอ้ มลู ระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ ซ่ึงมีบทบาทสาคญั ในการกาหนดศกั ยภาพและความยดื หยนุ่ ในการปรับตวั ของงานสารสนเทศในองคก์ าร

4. กาหนดรายละเอียดการดาเนินงานภายในองคก์ าร พร้อมท้งั พฒั นาทรัพยากรบุคคลใหม้ ีความพร้อมต่อการประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศใหเ้ กิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องคก์ ารระบบสารสนเทศทางธุรกจิ ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (business information systems) เป็นระบบสารสนเทศท่ีถูกพฒั นาข้ึนเพื่อสนบั สนุนใหก้ ารดาเนินงานของธุรกิจใหด้ าเนินการอยา่ งเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพฒั นาใหป้ ฏิบตั ิงานตามหนา้ ท่ีทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมใหท้ ้งั องคก์ ารสามารถประสานงานและใชข้ อ้ มลู ร่วมกนั อยา่ งมีประสิทธิภาพท้งั ในระดบั ปฏิบตั ิงานและระดบั บริหาร โดยเราสามารถจาแนกระบบสารสนเทศตามหนา้ ที่ทางธุรกิจตามหนา้ ที่ดงั ต่อไปน้ี 1. ระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชี (accounting information system) 2. ระบบสารสนเทศดา้ นการเงิน (financial information system) 3. ระบบสารสนเทศดา้ นการตลาด (marketing information system) 4. ระบบสารสนเทศดา้ นการผลิตและการดาเนินงาน (production and operations informationsystem) 5. ระบบสารสนเทศดา้ นทรัพยากรบุคคล (human resource information system)ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information system) ปัจจุบนั งานของนกั บญั ชีมีการเปล่ียนแปลงจากเดิมอยา่ งมาก เน่ืองจากเทคโนโลยสี ารสนเทศที่ทนั สมยั ทาใหม้ ีการพฒั นาชุดคาสงั่ สาเร็จรูปหรือชุดคาสั่งเฉพาะสาหรับช่วยในการเกบ็ รวบรวมและประมวลผลขอ้ มลู ซ่ึงจะช่วยลดระยะเวลาและเพิม่ ความถูกตอ้ งในการทางานแก่ผใู้ ช้ ทาใหน้ กั บญั ชีมีเวลาในการปฏิบตั ิงานเชิงบริหารมากข้ึน เช่น การออกแบบและพฒั นาระบบงาน พฒั นาระบบงบประมาณและระบบขอ้ มูลสาหรับผบู้ ริหาร เป็นตน้ โดยที่ระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชี(accounting information systems) หรือที่เรียกวา่ AIS จะเป็นระบบท่ีรวบรวม จดั ระบบ และนาเสนอสารสนเทศทางการบญั ชีท่ีช่วยในการตดั สินใจแก่ผใู้ ชส้ ารสนเทศท้งั ภายในและภายนอกองคก์ าร โดยระบบสารสนเทศทางการบญั ชีจะใหค้ วามสาคญั กบั สารสนเทศที่สามารถวดั ได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกวา่ การแกป้ ัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชีจะมีส่วนประกอบหลกั 2ส่วนคือ 1. ระบบบญั ชีการเงิน (financial accounting system) บญั ชีการเงินเป็นการบนั ทึกรายการคาท่ีเกิดข้ึนในรูปตวั เงิน จดั หมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงินไดแ้ ก่ งบกาไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวตั ถุประสงคห์ ลกั คือ นาเสนอสารสนเทศแก่ผใู้ ชแ้ ละผทู้ ี่สนใจขอ้ มูลทางการเงินขององคก์ าร เช่น นกั ลงทุนและเจา้ หน้ี นอกจากน้ียงั จดั เตรียมสารสนเทศในการตดั สินใจของผบู้ ริหาร ซ่ึงนกั บญั ชีสามารถนาเทคโนโลยสี ารสนเทศใชใ้ นการ

ประมวลขอ้ มลู โดยจดบนั ทึกลงในสื่อตา่ ง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหลก็ เพอื่ รอเวลาสาหรับทาการประมวลและแสดงผลขอ้ มลู ตามตอ้ งการ 2. ระบบบญั ชีบริหาร (managerial accounting system) บญั ชีบริหารเป็นการนาเสนอขอ้ มลู ทางการเงินแก่ผบู้ ริหารเพื่อใชใ้ นการตดั สินใจทางธุรกิจ ระบบบญั ชีจะประกอบดว้ ย บญั ชีตน้ ทุนการงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลกั ษณะสาคญั คือใหค้ วามสาคญั กบั การจดั การสารสนเทศทางการบญั ชีแก่ผใู้ ชภ้ ายในองคก์ าร ใหค้ วามสาคญั กบั การดาเนินงานในอนาคตของธุรกิจไม่ตอ้ งจดั ทาสารสนเทศตามหลกั การบญั ชีที่รับรองทว่ั ไปมีขอ้ มูลท้งั ที่เป็นตวั เงินและไมเ่ ป็นตวั เงิน มีความยดื หยนุ่และสามารถปรับใหส้ อดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการใชง้ าน AIS จะใหค้ วามสาคญั กบั การรวบรวมขอ้ มลู และการติดต่อส่ือสารทางการเงิน ซ่ึงเป็ นกระบวนการติดต่อสื่อสารมากกวา่ การวดั มูลคา่ โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จดั เกบ็ จดั โครงสร้างประมวลขอ้ มลู ควบคุมความปลอดภยั และการรายงานสารสนเทศทางการบญั ชี ปัจจุบนั การดาเนินงานและการไหลเวยี นของขอ้ มลู ทางการบญั ชีมีความซบั ซอ้ นมากข้ึน ทาใหน้ กั บญั ชีตอ้ งกาหนดคุณสมบตั ิของสารสนเทศดา้ นการบญั ชีใหส้ มั พนั ธ์กบั การดาเนินงานขององคก์ าร ประการสาคญั AIS และระบบสารสนเทศเพอื่ การจดั การจะมีท้งั ส่วนท่ีแยกออกจากกนั และเกี่ยวเน่ืองสมั พนั ธ์กนั แต่ MIS จะให้ความสาคญั กบั การจดั การสารสนเทศสาหรับการตดั สินใจของผบู้ ริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสาหรับผใู้ ชง้ านท้งั ภายในและภายนอกองคก์ าร เช่น นกั ลงทุน เจา้ หน้ี และผบู้ ริหารเป็ นตน้ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system) ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวยี นโลหิตของร่างกายท่ีสูบฉีดโลหิตไปยงั อวยั วะต่าง ๆ เพอ่ื ใหก้ ารทางานของอวยั วะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถา้ ระบบหมุนเวยี นโลหิตไม่ดี การทางานของอวยั วะกบ็ กพร่อง ซ่ึงจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกบั สภาพคล่อง (liquidity) ในการดาเนินงาน เกี่ยวขอ้ งกบั การจดั การเงินสดหมุนเวยี น ถา้ ธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อใหเ้ กิดปัญหาข้ึนท้งั โดยตรงและทางออ้ ม โดยท่ีการจดั การทางการเงินจะมีหนา้ ที่สาคญั 3ประการ ดงั ต่อไปน้ี 1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษาวเิ คราะห์ การคาดการณ์ การกาหนดทางเลือกและการวางแผนทางดา้ นการเงินของธุรกิจ เพื่อใชท้ รัพยากรทางการเงินใหเ้ กิดประโยชน์สูงสุด โดยนกั การเงินสามารถใชห้ ลกั การทางสถิติและแบบจาลองทางคณิตศาสตร์มาประยกุ ต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศยั ขอ้ มลู จากท้งั ภายในและภายนอกองคก์ าร ตลอดจนประสบการณ์ของผบู้ ริหารในการตดั สินใจ

2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เก่ียวขอ้ งกบั เร่ืองการบริหารเงินใหเ้ กิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจา่ ย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพือ่ ที่จะเพ่มิ ทุนขององคก์ าร โดยวธิ ีการทางการเงิน เช่น การกยู้ มื การออกหุน้ หรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นตน้ 3. การควบคุมทางการเงนิ (financial control) เพอ่ื ติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดาเนินงานวา่ เป็นไปตามแผนที่กาหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแกไ้ ขหรือปรับปรุงใหก้ ารดาเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยท่ีการตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจาแนกออกเป็ น 2 ประเภทดงั ต่อไปน้ี การควบคุมภายใน (internal control) การควบคุมภายนอก (external control)ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พฒั นาข้ึนสาหรับสนบั สนุนกิจกรรมทางดา้ นการเงินขององคก์ าร ต้งั แต่การวางแผน การดาเนินงาน และการควบคุมทางดา้ นการเงิน เพอ่ื ใหก้ ารจดั การทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยท่ีแหล่งขอ้ มูลสาคญั ในการบริหารเงินขององคก์ ารมีดงั ตอ่ ไปน้ี 1. ข้อมูลจากการดาเนินงาน (operatins data) เป็นขอ้ มลู ที่ไดจ้ ากการปฏิบตั ิงานของธุรกิจ ซ่ึงเป็นประโยชนใ์ นการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององคก์ าร 2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นขอ้ มูลที่ไดจ้ ากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใชจ้ า่ ยและยอดขายท่ีไดร้ ับจากแผนการตลาด โดยใชเ้ ทคนิคและแบบจาลองการพยากรณ์ โดยท่ีขอ้ มลู จากการพยากรณ์ถูกใชป้ ระกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตดั สินใจลงทุน 3. กลยทุ ธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกาหนดและแสดงวสิ ยั ทศั น์ภารกิจ วตั ถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อใหอ้ งคก์ ารบรรลุเป้ าหมายที่ตอ้ งการโดยที่กลยทุ ธ์จะเป็นแผนหลกั ท่ีแผนปฏิบตั ิการอ่ืนตอ้ งถูกจดั ใหส้ อดคลอ้ งและส่งเสริมความสาเร็จของกลยทุ ธ์ 4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ขอ้ มูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สงั คมการเมือง และปัจจยั แวดลอ้ มที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อตั ราดอกเบ้ีย อตั ราแลกเปลี่ยน อตั ราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นตน้ โดยขอ้ มลู จากภายนอกจะแสดงแนวโนม้ ในอนาคตที่ธุรกิจตอ้ งปรับตวั ให้สอดคลอ้ งกบั สถานการณ์ ระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชีและระบบสารสนเทศดา้ นการเงินจะมีความสมั พนั ธ์กนัเน่ืองจากขอ้ มูลทางการบญั ชีจะเป็นขอ้ มูลสาหรับการประมวลผลและการตดั สินใจทางการเงิน โดยนกั การเงินจะนาตวั เลขทางการบญั ชีมาประมวลผลตามท่ีตนตอ้ งการ เพอ่ื ใหไ้ ดข้ อ้ มูลสาหรับสนบั สนุนการตดั สินใจทางการเงิน

ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (marketing information system) การตลาด (marketing) เป็นหนา้ ท่ีสาคญั ทางธุรกิจ เนื่องจากหน่วยงานดา้ นการตลาดจะรับผดิ ชอบในการกระจายสินคา้ และบริการไปสู่ลูกคา้ ต้งั แต่การศึกษาและวเิ คราะห์ความตอ้ งการ การวางแผนและการสร้างความตอ้ งการ ตลอดจนส่งเสริมการขายจนกระท้งั สินคา้ ถึงมือลูกคา้ ปกติการตดั สินใจทางการตลาดจะเกี่ยวขอ้ งกบั การจดั ส่วนประสมทางการตลาด (marketing mix) หรือส่วนประกอบท่ีทาใหก้ ารดาเนินงานทางการตลาดประสบความสาเร็จ ซ่ึงประกอบดว้ ยปัจจยั หลกั 4ประการ ไดแ้ ก่ ผลิตภณั ฑ์ (product) ราคา (price) สถานท่ี (place) และการโฆษณา (promotion) หรือท่ีเรียกวา่ 4Ps โดยสารสนเทศที่นกั การตลาดตอ้ งการในการวเิ คราะห์ วางแผน ตรวจสอบ และควบคุมให้แผนการตลาดเป็นไปตามที่ตอ้ งการมาจากแหล่งขอ้ มลู ดงั ตอ่ ไปน้ี 1. การปฏิบตั งิ าน (operations) เป็นขอ้ มลู ท่ีแสดงถึงยอดขายและการดาเนินงานดา้ นการตลาด ตลอดช่วงระยะเวลาที่ผา่ นมา โดยขอ้ มลู การปฏิบตั ิงานจะเป็ นขอ้ เทจ็ จริงที่เกิดข้ึนจากการดาเนินงานที่ช่วยในการตรวจสอบ ควบคุม และวางแนวทางปฏิบตั ิใหม้ ีประสิทธิภาพสูงข้ึนในอนาคต 2. การวจิ ัยตลาด (marketing research) เป็นขอ้ มลู ท่ีไดจ้ ากการศึกษาและวเิ คราะห์ขอ้ มูลทางการตลาด โดยเฉพาะพฤติกรรมและความสัมพนั ธ์ของผบู้ ริโภคท่ีมีตอ่ ผลิตภณั ฑห์ รือบริการของธุรกิจ โดยนกั การตลาดจะทาการวจิ ยั บนสมมติฐานและการเก็บขอ้ มลู จากกลุ่มตวั อยา่ ง ปกติขอ้ มูลในการวจิ ยั ตลาดจะไดม้ าจากการรวบรวมขอ้ มลู ปฐมภูมิ เช่น การสังเกต การสมั ภาษณ์ และการใช้แบบสอบถาม การวจิ ยั ตลาดช่วยผบู้ ริหารในการวางแผนและการตดั สินใจทางการตลาด แต่อาจมีขอ้ จากดั ของความถูกตอ้ งและความน่าเช่ือถือในการอธิบายพฤติกรรมของกลุ่มเป้ าหมาย 3. คู่แข่ง (competitor) คากล่าวที่วา่ “ รู้เขารู้เรา รอบร้อยคร้ังชนะท้งั ร้อยคร้ัง ” แสดงความสาคญั ที่ธุรกิจตอ้ งมีความเขา้ ใจในคู่แข่งขนั ท้งั ดา้ นจานวนและศกั ยภาพ โดยขอ้ มูลจากการดาเนินงานของคู่แขง่ ขนั ช่วยใหธ้ ุรกิจสามารถวางแผนการตลาดอยา่ งเหมาะสม ปกติขอ้ มูลจากคู่แข่งขนัจะมีลกั ษณะไม่มีโครงสร้าง ไมเ่ ป็นทางการ และมีแหล่งท่ีมีไม่ชดั เจน เช่น การทดลองใชส้ ินคา้ หรือบริการ การสมั ภาษณ์ลูกคา้ และตวั แทนจาหน่าย การติดตามขอ้ มลู ในตลาด และขอ้ มูลจากสื่อสารมวลชน เป็นตน้ 4. กลยทุ ธ์ขององค์การ (corporate strategy) เป็นขอ้ มูลสาคญั ทางการตลาด เน่ืองจากกลยทุ ธ์จะเป็นเคร่ืองกาหนดแนวทางปฏิบตั ิของธุรกิจ และเป็นฐานในการกาหนดกลยทุ ธ์ทางการตลาดขององคก์ าร 5. ข้อมูลภายนอก (external data) การเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดข้ึนทางเศรษฐกิจ การเมืองสังคม และเทคโนโลยี ซ่ึงจะส่งผลต่อโอกาสหรืออุปสรรคของธุรกิจ โดยทาใหค้ วามตอ้ งการของผบู้ ริโภคที่มีต่อผลิตภณั ฑห์ รือบริการของลูกคา้ ขยายหรือหดตวั ตลอดจนสร้างคู่แขง่ ขนั ใหมห่ รือเปล่ียนข้นั ตอนและรูปแบบในการดาเนินงาน

สารสนเทศดา้ นการตลาดอาจจะมีความแตกตา่ งกนั ตามประเภทของธุรกิจ ซ่ึงเราสามารถจาแนกระบบยอ่ ยของระบบสารสนเทศดา้ นการตลาดไดด้ งั ตอ่ ไปน้ี 1. ระบบสารสนเทศสาหรับการขาย สามารถแบง่ ออกเป็ นระบบยอ่ ย 3 ระบบดงั ต่อไปน้ี -ระบบสารสนเทศสาหรับสนบั สนุนการขาย จะรวบรวมขอ้ มูลตา่ ง ๆ เพือ่สนบั สนุนการดาเนินงานของฝ่ ายขาย เพอื่ ใหก้ ารขายเป็ นไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ ซ่ึงขอ้ มูลท่ีระบบตอ้ งการจะเกี่ยวกบั ผลิตภณั ฑ์ท่ีจะทาการขาย รูปแบบ ราคา และการโฆษณาตา่ ง ๆ เพือ่ ดึงดูดความสนใจของลูกคา้ นอกจากน้ีอาจเก่ียวกบั ช่องทางและวธิ ีการขายสินคา้ ผา่ นตวั แทนจาหน่ายในเร่ืองของความสมั พนั ธ์ระหวา่ งบริษทั กบั ลูกคา้ ตลอดจนคูแ่ ขง่ ของผลิตภณั ฑท์ ่ีจะขายและจาหน่ายสินคา้ คงคลงัของบริษทั - ระบบสารสนเทศสาหรับวเิ คราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกาไรหรือขาดทุนของผลิตภณั ฑ์ ความสามารถของพนกั งานขายสินคา้ ยอดขายของแต่ละเขตการขายรวมท้งั แนวโนม้ การเติบโตของสินคา้ ซ่ึงสามารถหาขอ้ มูลไดจ้ ากรายงานตา่ ง ๆ เช่น รายงานการขายรายงานของตน้ ทุนสินคา้ และวตั ถุดิบ เป็นตน้ - ระบบสารสนเทศสาหรับการวเิ คราะห์ลูกคา้ จะช่วยในการวเิ คราะห์ลูกคา้เพอ่ื ใหท้ ราบถึงรูปแบบของการซ้ือและประโยชนท์ ี่ลูกคา้ จะไดร้ ับ เพื่อที่ธุรกิจจะสามารถใหบ้ ริการลูกคา้ ไดอ้ ยา่ งเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ 2. ระบบสารสนเทศสาหรับการวจิ ัยตลาด สามารถแบ่งออกเป็นระบบยอ่ ยตามหนา้ ที่ได้ 2 ระบบ ดงั ต่อไปน้ี - ระบบสารสนเทศสาหรับการวจิ ยั ลูกคา้ การวจิ ยั ลูกคา้ จะตา่ งกบั การวเิ คราะห์ลูกคา้ ตรงท่ีวา่ การวจิ ยั ลูกคา้ จะมีขอบเขตของการใชส้ ารสนเทศกวา้ งกวา่ การวิเคราะห์ลูกคา้ โดยการวจิ ยัลูกคา้ จะตอ้ งการทราบสารสนเทศที่เก่ียวกบั ลูกคา้ ในดา้ นสถานะทางการเงิน การดาเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยมและพฤติกรรมการบริโภค - ระบบสารสนเทศสาหรับการวจิ ยั ตลาด การวจิ ยั ตลาดจะใหค้ วามสาคญั กบั การหาขนาดของตลาดของแตล่ ะผลิตภณั ฑท์ ่ีจะนาออกจาหน่าย ซ่ึงอาจครอบคลุมท้งั ในระยะส้ันและระยะยาวหลงั จากน้นั กจ็ ะกาหนดส่วนแบ่งตลาดของผลิตภณั ฑเ์ พ่ือทาการวางแผน กาหนดเป้ าหมาย กาหนดกลยทุ ธ์และวางแผนกลยทุ ธ์ สารสนเทศท่ีเป็ นท่ีตอ้ งการของการวิจยั ตลาดคือสภาวะและแนวโนม้ ทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภณั ฑ์ชนิดเดียวกนั ในตลาด รวมท้งั สภาวะการแข่งขนั ของผลิตภณั ฑน์ ้ีดว้ ย 3. ระบบสารสนเทศสาหรับการส่งเสริมการขาย เป็นระบบที่ใหค้ วามสาคญั กบัแผนงานทางดา้ นการโฆษณาและส่งเสริมการขาย โดยมีวตั ถุประสงคเ์ พ่ือส่งเสริมการขาย เพม่ิ ยอดขายสินคา้ และเพมิ่ ส่วนแบง่ การตลาดใหส้ ูงข้ึน สารสนเทศท่ีเป็นท่ีตอ้ งการคือยอดขายของสินคา้ ทุกชนิด

ในบริษทั เพื่อให้รู้วา่ สินคา้ ใดตอ้ งการแผนการส่งเสริมการขาย และสารสนเทศที่เกี่ยวกบั ผลกาไรหรือขาดทุนของสินคา้ แตล่ ะชนิด เพ่ือใหค้ วามสาคญั กบั สินคา้ ตวั ท่ีทากาไร 4. ระบบสารสนเทศสาหรับการพฒั นาผลติ ภณั ฑ์และบริการ เป็นระบบสารสนเทศที่วเิ คราะห์ถึงความเป็นไปไดข้ องผลิตภณั ฑใ์ หม่ ๆ ลกั ษณะและความตอ้ งการของลูกคา้ ตอ่ ผลิตภณั ฑใ์ หม่หรือผลิตภณั ฑท์ ่ีเป็ นที่ตอ้ งการของลูกคา้ แต่ยงั ไมม่ ีตลาด โดยสารสนเทศท่ีเป็ นที่ตอ้ งการของระบบไดแ้ ก่ ยอดขายของผลิตภณั ฑป์ ระเภทเดียวกนั ในอดีต เพ่อื ใหท้ ราบถึงขนาดและลกั ษณะของตลาด และการประมาณการตน้ ทุน เพือ่ ตอบคาถามใหไ้ ดว้ า่ สมควรท่ีจะออกผลิตภณั ฑใ์ หม่หรือไม่ 5. ระบบสารสนเทศสาหรับพยากรณ์การขาย เป็นระบบที่ใชใ้ นการวางแผนการขายแผนการทากาไรจากสินคา้ หรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหน่ึงของบริษทั ซ่ึงจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวางกาลงั คน และงบประมาณที่จะใชเ้ กี่ยวกบั การขาย โดยสารสนเทศที่เป็นท่ีตอ้ งการคือ ยอดขายในอดีต สถานะของคู่แขง่ ขนั สภาวการณ์ของตลาด และแผนการโฆษณา 6. ระบบสารสนเทศสาหรับการวางแผนกาไร เป็นระบบสารสนเทศท่ีใหค้ วามสาคญักบั การวางแผนทากาไรท้งั ในระยะส้นั และระยะยาวของธุรกิจ โดยสารสนเทศท่ีเป็นที่ตอ้ งการคือสารสนเทศจากการวิจยั ตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคู่แขง่ ขนั การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา 7. ระบบสารสนเทศสาหรับการกาหนดราคา การกาหนดราคาของสินคา้ นบั วา่ เป็นจิตวทิ ยาอยา่ งหน่ึงทางการตลาด เพราะตอ้ งคานึงถึงความตอ้ งการของลูกคา้ คู่แขง่ ขนั กาลงั ซ้ือของลูกคา้ โดยปกติแลว้ ราคาสินคา้ จะต้งั จากราคาตน้ ทุนรวมกบั ร้อยละของกาไรที่ตอ้ งการ โดยสารสนเทศท่ีตอ้ งการไดแ้ ก่ ตวั เลขกาไรของผลิตภณั ฑใ์ นอดีต เพอื่ ทาการปรับปรุงราคาใหไ้ ดส้ ดั ส่วนของกาไรคงเดิม ในกรณีท่ีตน้ ทุนมีการเปลี่ยนแปลง 8. ระบบสารสนเทศสาหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย บุคคลที่เป็นผคู้ วบคุมคา่ ใชจ้ า่ ยสามารถควบคุมไดโ้ ดยดูจากรายงานของผลการทากาไรกบั ค่าใชจ้ ่ายที่เกิดข้ึนจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคลื่อนของคา่ ใชจ้ า่ ย คา่ ใชจ้ า่ ยท่ีเก่ียวกบั การขายรวมถึงคา่ ใชจ้ า่ ยตา่ ง ๆ เช่น เงินเดือน ค่าโฆษณาคา่ ส่วนแบ่งการขาย เป็นตน้ ปัจจุบนั เทคโนโลยสี ารสนเทศไดเ้ ขา้ มามีส่วนสาคญั ตอ่ การดาเนินธุรกิจ โดยเฉพาะการขยายโอกาสและเปล่ียนแปลงรูปแบบทางการคา้ ซ่ึงทาใหน้ กั การตลาดสมยั ใหม่ตอ้ งสามารถประยกุ ต์เทคโนโลยสี ารสนเทศเพื่อก่อใหเ้ กิดโอกาสและสร้างความไดเ้ ปรียบในการแข่งขนั แก่องคก์ าร ซ่ึงจะส่งผลตอ่ ความกา้ วหนา้ ในอาชีพของตนระบบสารสนเทศด้านการผลติ และการดาเนินงาน (production and operations information system) การผลิต (production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วตั ถุดิบ แรงงาน และพลงั งาน ใหเ้ ป็นผลิตภณั ฑท์ ี่พร้อมในการจดั จาหน่ายแก่ลูกคา้ โดยผผู้ ลิตตอ้ งพยากรณ์ปริมาณของ

ผลิตภณั ฑท์ ี่เหมาะสมกบั ความตอ้ งการของลูกคา้ โดยไม่ใหม้ ีจานวนมากหรือนอ้ ยจนเกินไป ตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภณั ฑเ์ ป็นท่ีตอ้ งการของลูกคา้ โดยมีตน้ ทุนการผลิตท่ีเหมาะสม ปัจจุบนั การขยายตวั ของธุรกิจจากการผลิตเขา้ สู่สังคมบริการ ทาใหม้ ีการประยกุ ตห์ ลกั การของการจดั การผลิตกบังานดา้ นบริการ ซ่ึงเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการวา่ “ การดาเนินงาน (operations)” โดยที่แหล่งขอ้ มลู ในการผลิตและการดาเนินงานขององคก์ ารมีดงั ต่อไปน้ี 1. ข้อมูลการผลติ /การดาเนินงาน (production/operations data) เป็นขอ้ มลู จากกระบวนการผลิตหรือการให้บริการ ซ่ึงจะแสดงภาพปัจจุบนั ของระบบการผลิตของธุรกิจวา่ มีประสิทธิภาพมากนอ้ ยเพยี งใด และมีปัญหาอยา่ งไรในการดาเนินงาน ซ่ึงจะเป็นประโยชน์ตอ่ การวางแผนในการแกป้ ัญหาและการพฒั นาประสิทธิภาพการดาเนินงานในอนาคต 2. ข้อมูลสินค้าคงคลงั (inventory data) บนั ทึกปริมาณวตั ถุดิบและสินคา้ สาเร็จรูปท่ีเก็บไวใ้ นโกดงั โดยผจู้ ดั การตอ้ งพยายามจดั ใหม้ ีสินคา้ คงคลงั ในปริมาณไม่เกินความจาเป็นหรือขาดแคลนเม่ือเกิดความตอ้ งการข้ึน 3. ข้อมูลจากผู้ขายวตั ถุดิบ (supplier data) เป็นขอ้ มลู เกี่ยวกบั ปริมาณ คุณสมบตั ิ และราคาวตั ถุดิบ ตลอดจนช่วงทางและตน้ ทุนในการลาเลียงวตั ถุดิบ ปัจจุบนั การพฒั นาระบบแลกเปล่ียนขอ้ มลู อิเลก็ ทรอนิกส์ (electronic data interchange) หรือท่ีเรียกวา่ EDI ช่วยใหก้ ารประสานงานระหวา่ งผขู้ ายวตั ถุดิบ ธุรกิจ และลูกคา้ มีประสิทธิภาพมากข้ึน 4. ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (labor force and personnel data) ขอ้ มูลเกี่ยวกบัพนกั งานในสายการผลิตและปฏิบตั ิการ เช่น อายุ การศึกษา และประสบการณ์ เป็นตน้ ซ่ึงจะเป็นประโยชนใ์ นการจดั บุคลากรใหส้ อดคลอ้ งกบั งาน ขณะที่ขอ้ มูลภายนอกเก่ียวกบั ตลาดแรงงานจะเป็นประโยชน์ในการวางแผนและจดั หาแรงงานทดแทน และการกาหนดอตั ราคา่ จา้ งอยา่ งเหมาะสม 5. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) แผนกลยทุ ธ์ขององคก์ ารจะเป็ นแมบ่ ทและแนวทางในการกาหนดกลยทุ ธ์การผลิตแลการดาเนินงานใหม้ ีประสิทธิภาพ การประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศในการดาเนินงานขององคก์ าร นอกจากจะส่งผลตอ่ การพฒั นาผลิตผล (productivity) ของธุรกิจ โดยเฉพาะการปฏิบตั ิ ต้งั แต่การตดั สินใจเกี่ยวกบั การออกแบบและการพฒั นาผลิตภณั ฑห์ รือบริการ การปรับปรุงกระบวนการผลิต การควบคุมสินคา้ คงคลงั การวางแผนคุณภาพ การเพ่มิ ผลผลิต และการควบคุมตน้ ทุนขององคก์ ารใหม้ ีประสิทธิภาพข้ึน ทาใหร้ ะบบอุตสาหกรรมและระบบเศรษฐกิจโดยรวมเติบโตแลว้ ยงั ส่งผลต่อความคล่องตวั ในการปฏิบตั ิงานและการจดั รูปแบบความสมั พนั ธ์ทางสังคมโดยทางตรงและทางออ้ มการวางแผนความต้องการวสั ดุ การบริหารทรัพยากรการผลิต โดยเฉพาะวตั ถุดิบ (raw materials) เป็นหวั ใจสาคญั ของการจดั การดา้ นการดาเนินงานการผลิต ถา้ ธุรกิจมีปริมาณวตั ถุดิบมากเกินไปจะทาใหค้ ่าใชจ้ ่ายในการเกบ็

รักษาสูง แต่ถา้ มีปริมาณวตั ถุดิบนอ้ ยเกินไปกจ็ ะก่อใหเ้ กิดผลกระทบตอ่ แผนและกระบวนการผลิตตลอดจนก่อใหเ้ กิดคา่ เสียโอกาสทางธุรกิจ การวางแผนความตอ้ งการวสั ดุ (material requirementplanning) หรือท่ีเรียกวา่ MRP เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมขอ้ มลู เกี่ยวกบั ระบบการผลิต เพ่ือประกอบการวางแผนความตอ้ งการวสั ดุเพ่อื ใหธ้ ุรกิจสามารถจดั การวตั ถุดิบอยา่ งมีประสิทธิภาพ โดยMRP ใหค้ วามสาคญั กบั ส่ิงต่อไปน้ี 1. ไมเ่ ก็บวตั ถุดิบเพื่อรอการใชง้ านไวน้ านเกินไป ซ่ึงก่อให้เกิดคา่ ใชจ้ า่ ยในการเกบ็รักษาและความเส่ียงในการสูญหายหรือสูญเสีย 2. รายงานผลการผลิตและความเสียหายที่เกิดข้ึนตามระยะเวลาที่กาหนด 3. ควบคุมสินคา้ คงคลงั อยา่ งเป็นระบบ 4. มีการตรวจสอบ แกไ้ ข และติดตามผลขอ้ ผดิ พลาดที่เกิดข้ึน โดยที่ MRP มีบทบาทต่อระบบการผลิตขององคก์ ารต้งั แต่การจดั หาวสั ดุ เพื่อทาการผลิตโดยการกาหนดปริมาณและระยะเวลาในการสง่ั ที่ประหยดั ค่าใชจ้ ่าย ตลอดจนจดั เตรียมรายละเอียดของการผลิตในอนาคตซ่ึงเราสามารถสรุปวา่ MRP มีขอ้ ดีดงั ต่อไปน้ี 1. ลดการขาดแคลนวตั ถุดิบที่จาเป็นในการผลิต 2. ลดคา่ ใชจ้ ่ายในการเกบ็ รักษาวตั ถุดิบและสินคา้ คงคลงั 3. ช่วยใหบ้ ุคลากรมีเวลาในการปฏิบตั ิงานอื่นมากข้ึน 4. ประหยดั แรงงาน เวลา และคา่ ใชจ้ ่ายในการติดตามวตั ถุดิบ 5. ช่วยใหอ้ งคก์ ารสามารถปรับตวั อยา่ งรวดเร็วตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดข้ึน นอกจากระบบ MRP แลว้ ไดม้ ีผพู้ ฒั นาเทคโนโลยกี ารผลิตและการดาเนินงาน เช่น การจดั การคุณภาพโดยรวม (total quality management) หรือที่เรียกวา่ TQM และการผลิตแบบทนั เวลาพอดี (just-in-time production) หรือที่เรียกวา่ JIT เพ่อื ใหไ้ ดก้ ารผลิตที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงข้ึน ซ่ึงตา่ งตอ้ งอาศยั ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เกี่ยวขอ้ งกบั ผขู้ ายวตั ถุดิบ (supplier) และลูกคา้ภายนอกองคก์ าร ตลอดจนบุคลากรตอ้ งมีความรู้และความสามารถในการใชง้ านระบบสารสนเทศดา้ นการผลิตขององคก์ ารอยา่ งเต็มที่ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (human resource information system ) ระบบสารสนเทศดา้ นทรัพยากรบุคคล (human resource information system) หรือ HRIS หรือระบบสานสนเทศสาหรับบริหารงานบุคคล (personnel information system) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพฒั นาใหส้ นบั สนุนการดาเนินงานดา้ นทรัพยากรบุคคล ต้งั แตก่ ารวางแผน การจา้ งงานการพฒั นาและการฝึกอบรม คา่ จา้ งเงินเดือน การดาเนินการทางวนิ ยั ช่วยใหก้ ารบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยที่ขอ้ มูลท่ีเก่ียวขอ้ งกบั ทรัพยากรบุคคลจะมีดงั น้ี

1. ข้อมูลบุคลากร เป็นขอ้ มูลของสมาชิกแตล่ ะคนขององคก์ าร ซ่ึงประกอบดว้ ยประวตั ิเงินเดือนและ สวสั ดิการ เป็นตน้ 2. ผงั องค์การ แสดงโครงสร้างองคก์ าร การจดั หน่วยงานและแผนกาลงั คน ซ่ึงแสดงท้งั ปริมาณและการจดั สรรทรัพยากรบุคคล 3. ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิ ดท่ีควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองคก์ ารเทา่ น้นั แตจ่ ะเก่ียวขอ้ งกบั สภาพแวดลอ้ มทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซ่ึงตอ้ งการขอ้ มลู จากภายนอกองคก์ าร เช่น การสารวจเงินเดือน อตั ราการวา่ งงาน อตั ราเงินเฟ้ อ เป็นตน้ การจดั การทรัพยากรบุคคลเป็นงานสาคญั ท่ีมิใช่เพยี งแต่การปฏิบตั ิงานประจาวนั ที่เก่ียวกบั การควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจา้ งแรงงานเทา่ น้นั แต่ตอ้ งเป็ นการดาเนินงานเชิงรุก (proactive) การประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศในการดาเนินงานช่วยใหง้ านทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพข้ึน โดยท่ีการพฒั นาระบบสารสนเทศดา้ นทรัพยากรบุคคลตอ้ งพจิ ารณาปัจจยั สาคญั 5 ประการดงั ต่อไปน้ี 1. ความสามารถ (capability) หมายถึงความพร้อมขององคก์ ารและบุคคลในการประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศ โดยตอ้ งพิจารณาความสามารถของบุคลากร 3 กลุ่มคือ - ผบู้ ริหารระดบั สูงตอ้ งพร้อมที่จะสนบั สนุนดา้ นนโยบาย กาลงั คน กาลงั เงิน และวสั ดุอุปกรณ์ในการพฒั นาระบบสารสนเทศขององคก์ าร - ฝ่ ายทรัพยากรบุคคลตอ้ งมีความรู้ ความเขา้ ใจ และตื่นตวั ในการนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยกุ ต์ เพื่อใหก้ ารทางานในหน่วยงานมีความคล่องตวั ข้ึน - ฝ่ ายสารสนเทศที่ตอ้ งทาความเขา้ ใจและออกแบบระบบงานใหส้ อดคลอ้ งกบัความตอ้ งการของผใู้ ชใ้ นแต่ละกลุ่ม 2. การควบคุม (control) การพฒั นา HRIS จะใหค้ วามสาคญั กบั ความปลอดภยั ของสารสนเทศโดยเฉพาะการเขา้ ถึงและความถูกตอ้ งของขอ้ มูล เนื่องจากขอ้ มลู ดา้ นทรัยพากรบุคคลจะเกี่ยวขอ้ งกบั ความเป็ นส่วนตวั ของสมาชิกแต่ละคน ซ่ึงจะมีผลตอ่ ชื่อเสียงและผลได-้ ผลเสียของบุคคลจึงตอ้ งมีการจดั ระบบการเขา้ ถึงและจดั การขอ้ มูลท่ีรัดกมุ โดยอนุญาตใหผ้ มู้ ีหนา้ ท่ีและความรับผดิ ชอบในแตล่ ะหน่วยงานสามารถเขา้ ถึงและปรับปรุงสารสนเทศในส่วนงานของตนเทา่ น้นั 3. ต้นทุน (cost) ปกติการดาเนินงานดา้ นทรัพยากรบุคคลจะมีตน้ ทุนที่สูงขณะเดียวกนั กจ็ ะไมเ่ ห็นผลตอบแทนที่ชดั เจน ตวั อยา่ งเช่น การเปลี่ยนแปลงขององคก์ ารท้งั ในดา้ นการขยายตวั และหดตวั ซ่ึงจะมีผลกระทบต่อบุคลากร ดงั น้นั ฝ่ ายบริหารและทรัพยากรบุคคลสมควรมีขอ้ มลูที่เหมาะสมในการตดั สินใจ เป็นตน้ ขณะเดียวกนั การลงทุนในดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศจะมีค่าใชจ้ ่ายสูง ซ่ึงฝ่ ายบริหารสมควรตอ้ งพจิ ารณาผลตอบแทนที่ไดร้ ับจากการพฒั นาระบบวา่ คุม้ คา่ กบั ตน้ ทุนท่ีใช้ไปหรือไม่

4. การตดิ ต่อส่ือสาร (communication) หมายถึงการพฒั นาระบบสารสนเทศตอ้ งศึกษาการไหลเวยี นของสารสนเทศ (inforamtion flow) ภายในองคก์ ารและความสมั พนั ธ์ระหวา่ งองคก์ ารกบั สภาพแวดลอ้ มภายนอก ตลอดจนเตรียมการในการสื่อสารขอ้ มูล เพือ่ ใหผ้ เู้ กี่ยวขอ้ งรับทราบเกิดความเขา้ ใจและทศั นคติท่ีดีกบั การนาระบบสารสนเทศมาประยกุ ตใ์ ช้ 5. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (competitive advantage) ปัจจุบนั การพฒั นา HRISไม่เพยี งแตช่ ่วยใหก้ ารดาเนินงานขององคก์ ารมีประสิทธิภาพข้ึน แต่ยงั มีส่วนสาคญั ในการสร้างศกั ยภาพและความไดเ้ ปรียบในการแขง่ ขนั ใหแ้ ก่ธุรกิจ ปัจจุบนั เราต่างยอมรับวา่ คนเป็นหวั ใจสาคญั ของธุรกิจ แต่ทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรมีค่าใชจ้ ่ายสูงท่ีธุรกิจตอ้ งรับภาระท้งั ทางตรงและทางออ้ ม เช่น เงินเดือน สวสั ดิการ และขอ้ มลู ผกู พนั ในสญั ญาจา้ งงาน HRIS เป็นระบบสารสนเทศที่นาเสนอขอ้ มูลการตดั สินใจซ่ึงเกิดประโยชนแ์ ก่องคก์ ารและสมาชิกแต่ละคน ซ่ึงจะช่วยใหผ้ บู้ ริหารสามารถตดั สินใจเก่ียวกบั งานดา้ นทรัพยากรบุคคลเทคโนโลยสี ารสนเทศกบั การดาเนินธุรกจิ ผบู้ ริหารตอ้ งคานึงถึงความสอดคลอ้ งระหวา่ งการดาเนินธุรกิจ เทคโนโลยี และการตดั สินใจที่ตอ้ งกระทาอยา่ งสอดคลอ้ งกนั ปัจจุบนั ผบู้ ริหารตอ้ งประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศและการตดั สินใจทางธุรกิจขององคก์ ารอยา่ งมีประสิทธิภาพ เพอื่ ใหเ้ กิดวสิ ัยทศั น์และสร้างโอกาสในการประยกุ ตใ์ หเ้ กิดประโยชนส์ ูงสุดแก่องคก์ าร ผบู้ ริหารตอ้ งสามารถจดั การกบั เทคโนโลยอี ยา่ งมีประสิทธิภาพ ซ่ึงสามารถแบง่ เป็นข้นั ตอนดงั ต่อไปน้ี 1. กาหนดกลยทุ ธ์องคก์ ารท่ีใหค้ วามสาคญั กบั เทคโนโลยสี ารสนเทศ 2. กาหนดแผนงานสารสนเทศระดบั องคก์ ารและการดาเนินงาน กาหนดโครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศ 3. พฒั นาโครงสร้างพ้ืนฐานดา้ นสารสนเทศขององคก์ าร (information system infrastructure)เช่น อุปกรณ์ ชุดคาสงั่ ระบบส่ือสารและจดั การขอ้ มูล ระบบสานกั งานอตั โนมตั ิ ซ่ึงมีบทบาทสาคญั ในการกาหนดศกั ยภาพและความยดื หยนุ่ ในการปรับตวั ของงานสารสนเทศในองคก์ าร 4. กาหนดรายละเอียดการดาเนินงานภายในองคก์ าร พร้อมท้งั พฒั นาทรัพยากรบุคคลใหม้ ีความพร้อมต่อการประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศใหเ้ กิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องคก์ ารระบบสารสนเทศทางธุรกจิ ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (business information systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพฒั นาข้ึนเพื่อสนบั สนุนใหก้ ารดาเนินงานของธุรกิจให้ดาเนินการอยา่ งเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพฒั นาใหป้ ฏิบตั ิงานตามหนา้ ท่ีทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมใหท้ ้งั องคก์ ารสามารถประสานงานและ

ใชข้ อ้ มลู ร่วมกนั อยา่ งมีประสิทธิภาพท้งั ในระดบั ปฏิบตั ิงานและระดบั บริหาร โดยเราสามารถจาแนกระบบสารสนเทศตามหนา้ ที่ทางธุรกิจตามหนา้ ที่ดงั ต่อไปน้ี 1. ระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชี (accounting information system) 2. ระบบสารสนเทศดา้ นการเงิน (financial information system) 3. ระบบสารสนเทศดา้ นการตลาด (marketing information system) 4. ระบบสารสนเทศดา้ นการผลิตและการดาเนินงาน (production and operations informationsystem) 5. ระบบสารสนเทศดา้ นทรัพยากรบุคคล (human resource information system)ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information system) ปัจจุบนั งานของนกั บญั ชีมีการเปล่ียนแปลงจากเดิมอยา่ งมาก เนื่องจากเทคโนโลยสี ารสนเทศท่ีทนั สมยั ทาใหม้ ีการพฒั นาชุดคาสง่ั สาเร็จรูปหรือชุดคาสั่งเฉพาะสาหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลขอ้ มูล ซ่ึงจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกตอ้ งในการทางานแก่ผใู้ ช้ ทาใหน้ กั บญั ชีมีเวลาในการปฏิบตั ิงานเชิงบริหารมากข้ึน เช่น การออกแบบและพฒั นาระบบงาน พฒั นาระบบงบประมาณและระบบขอ้ มลู สาหรับผบู้ ริหาร เป็นตน้ โดยท่ีระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชี(accounting information systems) หรือที่เรียกวา่ AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จดั ระบบ และนาเสนอสารสนเทศทางการบญั ชีที่ช่วยในการตดั สินใจแก่ผใู้ ชส้ ารสนเทศท้งั ภายในและภายนอกองคก์ าร โดยระบบสารสนเทศทางการบญั ชีจะใหค้ วามสาคญั กบั สารสนเทศท่ีสามารถวดั ได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากกวา่ การแกป้ ัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชีจะมีส่วนประกอบหลกั 2ส่วนคือ 1. ระบบบญั ชีการเงิน (financial accounting system) บญั ชีการเงินเป็นการบนั ทึกรายการคาที่เกิดข้ึนในรูปตวั เงิน จดั หมวดหมู่รายการตา่ ง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงินไดแ้ ก่ งบกาไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวตั ถุประสงคห์ ลกั คือ นาเสนอสารสนเทศแก่ผใู้ ชแ้ ละผทู้ ี่สนใจขอ้ มูลทางการเงินขององคก์ าร เช่น นกั ลงทุนและเจา้ หน้ี นอกจากน้ียงั จดั เตรียมสารสนเทศในการตดั สินใจของผบู้ ริหาร ซ่ึงนกั บญั ชีสามารถนาเทคโนโลยสี ารสนเทศใชใ้ นการประมวลขอ้ มลู โดยจดบนั ทึกลงในสื่อตา่ ง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพือ่ รอเวลาสาหรับทาการประมวลและแสดงผลขอ้ มลู ตามตอ้ งการ 2. ระบบบญั ชีบริหาร (managerial accounting system) บญั ชีบริหารเป็นการนาเสนอขอ้ มลู ทางการเงินแก่ผบู้ ริหารเพ่ือใชใ้ นการตดั สินใจทางธุรกิจ ระบบบญั ชีจะประกอบดว้ ย บญั ชีตน้ ทุนการงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลกั ษณะสาคญั คือใหค้ วามสาคญั กบั การจดั การสารสนเทศทางการบญั ชีแก่ผใู้ ชภ้ ายในองคก์ าร ใหค้ วามสาคญั กบั การดาเนินงานในอนาคตของธุรกิจไม่ตอ้ งจดั ทา

สารสนเทศตามหลกั การบญั ชีที่รับรองทว่ั ไปมีขอ้ มูลท้งั ที่เป็นตวั เงินและไม่เป็นตวั เงิน มีความยดื หยนุ่และสามารถปรับใหส้ อดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการใชง้ าน AIS จะใหค้ วามสาคญั กบั การรวบรวมขอ้ มลู และการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซ่ึงเป็ นกระบวนการติดต่อส่ือสารมากกวา่ การวดั มูลคา่ โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จดั เกบ็ จดั โครงสร้างประมวลขอ้ มูล ควบคุมความปลอดภยั และการรายงานสารสนเทศทางการบญั ชี ปัจจุบนั การดาเนินงานและการไหลเวยี นของขอ้ มลู ทางการบญั ชีมีความซบั ซอ้ นมากข้ึน ทาใหน้ กั บญั ชีตอ้ งกาหนดคุณสมบตั ิของสารสนเทศดา้ นการบญั ชีใหส้ ัมพนั ธ์กบั การดาเนินงานขององคก์ าร ประการสาคญั AIS และระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การจะมีท้งั ส่วนท่ีแยกออกจากกนั และเก่ียวเน่ืองสมั พนั ธ์กนั แต่ MIS จะให้ความสาคญั กบั การจดั การสารสนเทศสาหรับการตดั สินใจของผบู้ ริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสาหรับผใู้ ชง้ านท้งั ภายในและภายนอกองคก์ าร เช่น นกั ลงทุน เจา้ หน้ี และผบู้ ริหารเป็ นตน้ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system) ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวยี นโลหิตของร่างกายท่ีสูบฉีดโลหิตไปยงั อวยั วะต่าง ๆ เพื่อใหก้ ารทางานของอวยั วะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถา้ ระบบหมุนเวยี นโลหิตไม่ดี การทางานของอวยั วะก็บกพร่อง ซ่ึงจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเก่ียวกบั สภาพคล่อง (liquidity) ในการดาเนินงาน เกี่ยวขอ้ งกบั การจดั การเงินสดหมุนเวยี น ถา้ ธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อใหเ้ กิดปัญหาข้ึนท้งั โดยตรงและทางออ้ ม โดยท่ีการจดั การทางการเงินจะมีหนา้ ที่สาคญั 3ประการ ดงั ตอ่ ไปน้ี 1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษาวเิ คราะห์ การคาดการณ์ การกาหนดทางเลือกและการวางแผนทางดา้ นการเงินของธุรกิจ เพื่อใชท้ รัพยากรทางการเงินใหเ้ กิดประโยชนส์ ูงสุด โดยนกั การเงินสามารถใชห้ ลกั การทางสถิติและแบบจาลองทางคณิตศาสตร์มาประยกุ ต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศยั ขอ้ มูลจากท้งั ภายในและภายนอกองคก์ าร ตลอดจนประสบการณ์ของผบู้ ริหารในการตดั สินใจ 2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวขอ้ งกบั เรื่องการบริหารเงินใหเ้ กิดประโยชนส์ ูงสุด เช่น รายรับและรายจา่ ย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อท่ีจะเพ่ิมทุนขององคก์ าร โดยวธิ ีการทางการเงิน เช่น การกยู้ มื การออกหุน้ หรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นตน้ 3. การควบคุมทางการเงนิ (financial control) เพ่อื ติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดาเนินงานวา่ เป็นไปตามแผนท่ีกาหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแกไ้ ขหรือปรับปรุงใหก้ ารดาเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจาแนกออกเป็ น 2 ประเภทดงั ต่อไปน้ี การควบคุมภายใน (internal control)

การควบคุมภายนอก (external control)ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศท่ีพฒั นาข้ึนสาหรับสนบั สนุนกิจกรรมทางดา้ นการเงินขององคก์ าร ต้งั แต่การวางแผน การดาเนินงาน และการควบคุมทางดา้ นการเงิน เพือ่ ใหก้ ารจดั การทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยท่ีแหล่งขอ้ มลู สาคญั ในการบริหารเงินขององคก์ ารมีดงั ตอ่ ไปน้ี 1. ข้อมูลจากการดาเนินงาน (operatins data) เป็นขอ้ มลู ที่ไดจ้ ากการปฏิบตั ิงานของธุรกิจ ซ่ึงเป็นประโยชนใ์ นการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององคก์ าร 2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นขอ้ มลู ที่ไดจ้ ากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใชจ้ า่ ยและยอดขายที่ไดร้ ับจากแผนการตลาด โดยใชเ้ ทคนิคและแบบจาลองการพยากรณ์ โดยที่ขอ้ มูลจากการพยากรณ์ถูกใชป้ ระกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตดั สินใจลงทุน 3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเคร่ืองกาหนดและแสดงวสิ ยั ทศั น์ภารกิจ วตั ถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพือ่ ใหอ้ งคก์ ารบรรลุเป้ าหมายที่ตอ้ งการโดยที่กลยทุ ธ์จะเป็นแผนหลกั ที่แผนปฏิบตั ิการอ่ืนตอ้ งถูกจดั ใหส้ อดคลอ้ งและส่งเสริมความสาเร็จของกลยทุ ธ์ 4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ขอ้ มูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคมการเมือง และปัจจยั แวดลอ้ มท่ีมีผลต่อธุรกิจ เช่น อตั ราดอกเบ้ีย อตั ราแลกเปล่ียน อตั ราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นตน้ โดยขอ้ มลู จากภายนอกจะแสดงแนวโนม้ ในอนาคตท่ีธุรกิจตอ้ งปรับตวั ให้สอดคลอ้ งกบั สถานการณ์ ระบบสารสนเทศดา้ นการบญั ชีและระบบสารสนเทศดา้ นการเงินจะมีความสัมพนั ธ์กนัเน่ืองจากขอ้ มูลทางการบญั ชีจะเป็นขอ้ มูลสาหรับการประมวลผลและการตดั สินใจทางการเงิน โดยนกั การเงินจะนาตวั เลขทางการบญั ชีมาประมวลผลตามที่ตนตอ้ งการ เพื่อใหไ้ ดข้ อ้ มูลสาหรับสนับสนุนการตดั สินใจทางการเงินระบบสารสนเทศด้านการตลาด (marketing information system) การตลาด (marketing) เป็นหนา้ ที่สาคญั ทางธุรกิจ เน่ืองจากหน่วยงานดา้ นการตลาดจะรับผดิ ชอบในการกระจายสินคา้ และบริการไปสู่ลูกคา้ ต้งั แตก่ ารศึกษาและวเิ คราะห์ความตอ้ งการ การวางแผนและการสร้างความตอ้ งการ ตลอดจนส่งเสริมการขายจนกระท้งั สินคา้ ถึงมือลูกคา้ ปกติการตดั สินใจทางการตลาดจะเกี่ยวขอ้ งกบั การจดั ส่วนประสมทางการตลาด (marketing mix) หรือส่วนประกอบที่ทาใหก้ ารดาเนินงานทางการตลาดประสบความสาเร็จ ซ่ึงประกอบดว้ ยปัจจยั หลกั 4ประการ ไดแ้ ก่ ผลิตภณั ฑ์ (product) ราคา (price) สถานที่ (place) และการโฆษณา (promotion) หรือท่ี

เรียกวา่ 4Ps โดยสารสนเทศที่นกั การตลาดตอ้ งการในการวเิ คราะห์ วางแผน ตรวจสอบ และควบคุมให้แผนการตลาดเป็นไปตามท่ีตอ้ งการมาจากแหล่งขอ้ มูลดงั ต่อไปน้ี 1. การปฏิบตั ิงาน (operations) เป็นขอ้ มลู ที่แสดงถึงยอดขายและการดาเนินงานดา้ นการตลาด ตลอดช่วงระยะเวลาท่ีผา่ นมา โดยขอ้ มูลการปฏิบตั ิงานจะเป็ นขอ้ เทจ็ จริงที่เกิดข้ึนจากการดาเนินงานที่ช่วยในการตรวจสอบ ควบคุม และวางแนวทางปฏิบตั ิใหม้ ีประสิทธิภาพสูงข้ึนในอนาคต 2. การวจิ ัยตลาด (marketing research) เป็นขอ้ มูลที่ไดจ้ ากการศึกษาและวเิ คราะห์ขอ้ มลู ทางการตลาด โดยเฉพาะพฤติกรรมและความสมั พนั ธ์ของผบู้ ริโภคท่ีมีต่อผลิตภณั ฑห์ รือบริการของธุรกิจ โดยนกั การตลาดจะทาการวจิ ยั บนสมมติฐานและการเกบ็ ขอ้ มลู จากกลุ่มตวั อยา่ ง ปกติขอ้ มูลในการวจิ ยั ตลาดจะไดม้ าจากการรวบรวมขอ้ มลู ปฐมภูมิ เช่น การสังเกต การสมั ภาษณ์ และการใช้แบบสอบถาม การวจิ ยั ตลาดช่วยผบู้ ริหารในการวางแผนและการตดั สินใจทางการตลาด แต่อาจมีขอ้ จากดั ของความถูกตอ้ งและความน่าเชื่อถือในการอธิบายพฤติกรรมของกลุ่มเป้ าหมาย 3. คู่แข่ง (competitor) คากล่าวที่วา่ “ รู้เขารู้เรา รอบร้อยคร้ังชนะท้งั ร้อยคร้ัง ” แสดงความสาคญั ที่ธุรกิจตอ้ งมีความเขา้ ใจในคู่แขง่ ขนั ท้งั ดา้ นจานวนและศกั ยภาพ โดยขอ้ มลู จากการดาเนินงานของคู่แขง่ ขนั ช่วยใหธ้ ุรกิจสามารถวางแผนการตลาดอยา่ งเหมาะสม ปกติขอ้ มูลจากคูแ่ ข่งขนัจะมีลกั ษณะไม่มีโครงสร้าง ไมเ่ ป็นทางการ และมีแหล่งที่มีไม่ชดั เจน เช่น การทดลองใชส้ ินคา้ หรือบริการ การสมั ภาษณ์ลูกคา้ และตวั แทนจาหน่าย การติดตามขอ้ มลู ในตลาด และขอ้ มลู จากสื่อสารมวลชน เป็นตน้ 4. กลยทุ ธ์ขององค์การ (corporate strategy) เป็นขอ้ มูลสาคญั ทางการตลาด เน่ืองจากกลยทุ ธ์จะเป็นเครื่องกาหนดแนวทางปฏิบตั ิของธุรกิจ และเป็นฐานในการกาหนดกลยุทธ์ทางการตลาดขององคก์ าร 5. ข้อมูลภายนอก (external data) การเปล่ียนแปลงท่ีเกิดข้ึนทางเศรษฐกิจ การเมืองสังคม และเทคโนโลยี ซ่ึงจะส่งผลต่อโอกาสหรืออุปสรรคของธุรกิจ โดยทาใหค้ วามตอ้ งการของผบู้ ริโภคท่ีมีต่อผลิตภณั ฑห์ รือบริการของลูกคา้ ขยายหรือหดตวั ตลอดจนสร้างคู่แขง่ ขนั ใหม่หรือเปลี่ยนข้นั ตอนและรูปแบบในการดาเนินงาน สารสนเทศดา้ นการตลาดอาจจะมีความแตกตา่ งกนั ตามประเภทของธุรกิจ ซ่ึงเราสามารถจาแนกระบบยอ่ ยของระบบสารสนเทศดา้ นการตลาดไดด้ งั ต่อไปน้ี 1. ระบบสารสนเทศสาหรับการขาย สามารถแบง่ ออกเป็ นระบบยอ่ ย 3 ระบบดงั ตอ่ ไปน้ี -ระบบสารสนเทศสาหรับสนบั สนุนการขาย จะรวบรวมขอ้ มลู ต่าง ๆ เพ่ือสนบั สนุนการดาเนินงานของฝ่ ายขาย เพ่ือใหก้ ารขายเป็ นไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ ซ่ึงขอ้ มลู ที่ระบบตอ้ งการจะเก่ียวกบั ผลิตภณั ฑ์ท่ีจะทาการขาย รูปแบบ ราคา และการโฆษณาตา่ ง ๆ เพ่ือดึงดูดความสนใจของลูกคา้ นอกจากน้ีอาจเกี่ยวกบั ช่องทางและวธิ ีการขายสินคา้ ผา่ นตวั แทนจาหน่ายในเรื่องของ

ความสัมพนั ธ์ระหวา่ งบริษทั กบั ลูกคา้ ตลอดจนคู่แขง่ ของผลิตภณั ฑท์ ่ีจะขายและจาหน่ายสินคา้ คงคลงัของบริษทั - ระบบสารสนเทศสาหรับวเิ คราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเร่ืองของกาไรหรือขาดทุนของผลิตภณั ฑ์ ความสามารถของพนกั งานขายสินคา้ ยอดขายของแต่ละเขตการขายรวมท้งั แนวโนม้ การเติบโตของสินคา้ ซ่ึงสามารถหาขอ้ มูลไดจ้ ากรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานการขายรายงานของตน้ ทุนสินคา้ และวตั ถุดิบ เป็นตน้ - ระบบสารสนเทศสาหรับการวเิ คราะห์ลูกคา้ จะช่วยในการวเิ คราะห์ลูกคา้เพื่อใหท้ ราบถึงรูปแบบของการซ้ือและประโยชน์ที่ลูกคา้ จะไดร้ ับ เพอ่ื ที่ธุรกิจจะสามารถใหบ้ ริการลูกคา้ ไดอ้ ยา่ งเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ 2. ระบบสารสนเทศสาหรับการวจิ ัยตลาด สามารถแบง่ ออกเป็นระบบยอ่ ยตามหนา้ ที่ได้ 2 ระบบ ดงั ต่อไปน้ี - ระบบสารสนเทศสาหรับการวจิ ยั ลูกคา้ การวจิ ยั ลูกคา้ จะต่างกบั การวเิ คราะห์ลูกคา้ ตรงที่วา่ การวจิ ยั ลูกคา้ จะมีขอบเขตของการใชส้ ารสนเทศกวา้ งกวา่ การวิเคราะห์ลูกคา้ โดยการวจิ ยัลูกคา้ จะตอ้ งการทราบสารสนเทศที่เก่ียวกบั ลูกคา้ ในดา้ นสถานะทางการเงิน การดาเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยมและพฤติกรรมการบริโภค - ระบบสารสนเทศสาหรับการวจิ ยั ตลาด การวจิ ยั ตลาดจะใหค้ วามสาคญั กบั การหาขนาดของตลาดของแต่ละผลิตภณั ฑท์ ี่จะนาออกจาหน่าย ซ่ึงอาจครอบคลุมท้งั ในระยะส้ันและระยะยาวหลงั จากน้นั กจ็ ะกาหนดส่วนแบ่งตลาดของผลิตภณั ฑเ์ พ่ือทาการวางแผน กาหนดเป้ าหมาย กาหนดกลยทุ ธ์และวางแผนกลยทุ ธ์ สารสนเทศท่ีเป็ นที่ตอ้ งการของการวจิ ยั ตลาดคือสภาวะและแนวโนม้ ทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภณั ฑช์ นิดเดียวกนั ในตลาด รวมท้งั สภาวะการแขง่ ขนั ของผลิตภณั ฑน์ ้ีดว้ ย 3. ระบบสารสนเทศสาหรับการส่งเสริมการขาย เป็นระบบท่ีใหค้ วามสาคญั กบัแผนงานทางดา้ นการโฆษณาและส่งเสริมการขาย โดยมีวตั ถุประสงคเ์ พ่อื ส่งเสริมการขาย เพม่ิ ยอดขายสินคา้ และเพ่ิมส่วนแบง่ การตลาดใหส้ ูงข้ึน สารสนเทศที่เป็นท่ีตอ้ งการคือยอดขายของสินคา้ ทุกชนิดในบริษทั เพอื่ ใหร้ ู้วา่ สินคา้ ใดตอ้ งการแผนการส่งเสริมการขาย และสารสนเทศท่ีเก่ียวกบั ผลกาไรหรือขาดทุนของสินคา้ แต่ละชนิด เพือ่ ใหค้ วามสาคญั กบั สินคา้ ตวั ที่ทากาไร 4. ระบบสารสนเทศสาหรับการพฒั นาผลติ ภณั ฑ์และบริการ เป็นระบบสารสนเทศท่ีวเิ คราะห์ถึงความเป็นไปไดข้ องผลิตภณั ฑใ์ หม่ ๆ ลกั ษณะและความตอ้ งการของลูกคา้ ตอ่ ผลิตภณั ฑใ์ หม่หรือผลิตภณั ฑท์ ี่เป็ นที่ตอ้ งการของลูกคา้ แต่ยงั ไม่มีตลาด โดยสารสนเทศท่ีเป็นที่ตอ้ งการของระบบไดแ้ ก่ ยอดขายของผลิตภณั ฑป์ ระเภทเดียวกนั ในอดีต เพ่ือใหท้ ราบถึงขนาดและลกั ษณะของตลาด และการประมาณการตน้ ทุน เพื่อตอบคาถามใหไ้ ดว้ า่ สมควรท่ีจะออกผลิตภณั ฑใ์ หมห่ รือไม่

5. ระบบสารสนเทศสาหรับพยากรณ์การขาย เป็นระบบท่ีใชใ้ นการวางแผนการขายแผนการทากาไรจากสินคา้ หรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหน่ึงของบริษทั ซ่ึงจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวางกาลงั คน และงบประมาณท่ีจะใชเ้ กี่ยวกบั การขาย โดยสารสนเทศที่เป็นท่ีตอ้ งการคือ ยอดขายในอดีต สถานะของคูแ่ ขง่ ขนั สภาวการณ์ของตลาด และแผนการโฆษณา 6. ระบบสารสนเทศสาหรับการวางแผนกาไร เป็นระบบสารสนเทศท่ีใหค้ วามสาคญักบั การวางแผนทากาไรท้งั ในระยะส้นั และระยะยาวของธุรกิจ โดยสารสนเทศท่ีเป็นที่ตอ้ งการคือสารสนเทศจากการวิจยั ตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคูแ่ ข่งขนั การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา 7. ระบบสารสนเทศสาหรับการกาหนดราคา การกาหนดราคาของสินคา้ นบั วา่ เป็นจิตวทิ ยาอยา่ งหน่ึงทางการตลาด เพราะตอ้ งคานึงถึงความตอ้ งการของลูกคา้ คูแ่ ข่งขนั กาลงั ซ้ือของลูกคา้ โดยปกติแลว้ ราคาสินคา้ จะต้งั จากราคาตน้ ทุนรวมกบั ร้อยละของกาไรท่ีตอ้ งการ โดยสารสนเทศที่ตอ้ งการไดแ้ ก่ ตวั เลขกาไรของผลิตภณั ฑใ์ นอดีต เพือ่ ทาการปรับปรุงราคาใหไ้ ดส้ ดั ส่วนของกาไรคงเดิม ในกรณีท่ีตน้ ทุนมีการเปล่ียนแปลง 8. ระบบสารสนเทศสาหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย บุคคลท่ีเป็นผคู้ วบคุมค่าใชจ้ ่ายสามารถควบคุมไดโ้ ดยดูจากรายงานของผลการทากาไรกบั ค่าใชจ้ ่ายท่ีเกิดข้ึนจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคล่ือนของค่าใชจ้ า่ ย ค่าใชจ้ า่ ยท่ีเก่ียวกบั การขายรวมถึงคา่ ใชจ้ า่ ยตา่ ง ๆ เช่น เงินเดือน คา่ โฆษณาค่าส่วนแบ่งการขาย เป็นตน้ ปัจจุบนั เทคโนโลยสี ารสนเทศไดเ้ ขา้ มามีส่วนสาคญั ต่อการดาเนินธุรกิจ โดยเฉพาะการขยายโอกาสและเปลี่ยนแปลงรูปแบบทางการคา้ ซ่ึงทาใหน้ กั การตลาดสมยั ใหม่ตอ้ งสามารถประยกุ ต์เทคโนโลยสี ารสนเทศเพื่อก่อใหเ้ กิดโอกาสและสร้างความไดเ้ ปรียบในการแข่งขนั แก่องคก์ าร ซ่ึงจะส่งผลต่อความกา้ วหนา้ ในอาชีพของตนระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดาเนินงาน (production and operations information system) การผลิต (production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วตั ถุดิบ แรงงาน และพลงั งาน ใหเ้ ป็นผลิตภณั ฑท์ ่ีพร้อมในการจดั จาหน่ายแก่ลูกคา้ โดยผผู้ ลิตตอ้ งพยากรณ์ปริมาณของผลิตภณั ฑท์ ่ีเหมาะสมกบั ความตอ้ งการของลูกคา้ โดยไม่ใหม้ ีจานวนมากหรือนอ้ ยจนเกินไป ตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภณั ฑเ์ ป็นที่ตอ้ งการของลูกคา้ โดยมีตน้ ทุนการผลิตที่เหมาะสม ปัจจุบนั การขยายตวั ของธุรกิจจากการผลิตเขา้ สู่สังคมบริการ ทาใหม้ ีการประยกุ ตห์ ลกั การของการจดั การผลิตกบังานดา้ นบริการ ซ่ึงเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการวา่ “ การดาเนินงาน (operations)” โดยท่ีแหล่งขอ้ มูลในการผลิตและการดาเนินงานขององคก์ ารมีดงั ตอ่ ไปน้ี

1. ข้อมูลการผลติ /การดาเนินงาน (production/operations data) เป็นขอ้ มูลจากกระบวนการผลิตหรือการใหบ้ ริการ ซ่ึงจะแสดงภาพปัจจุบนั ของระบบการผลิตของธุรกิจวา่ มีประสิทธิภาพมากนอ้ ยเพยี งใด และมีปัญหาอยา่ งไรในการดาเนินงาน ซ่ึงจะเป็นประโยชนต์ ่อการวางแผนในการแกป้ ัญหาและการพฒั นาประสิทธิภาพการดาเนินงานในอนาคต 2. ข้อมูลสินค้าคงคลงั (inventory data) บนั ทึกปริมาณวตั ถุดิบและสินคา้ สาเร็จรูปท่ีเกบ็ ไวใ้ นโกดงั โดยผจู้ ดั การตอ้ งพยายามจดั ใหม้ ีสินคา้ คงคลงั ในปริมาณไม่เกินความจาเป็นหรือขาดแคลนเม่ือเกิดความตอ้ งการข้ึน 3. ข้อมูลจากผู้ขายวตั ถุดิบ (supplier data) เป็นขอ้ มูลเกี่ยวกบั ปริมาณ คุณสมบตั ิ และราคาวตั ถุดิบ ตลอดจนช่วงทางและตน้ ทุนในการลาเลียงวตั ถุดิบ ปัจจุบนั การพฒั นาระบบแลกเปลี่ยนขอ้ มลู อิเล็กทรอนิกส์ (electronic data interchange) หรือท่ีเรียกวา่ EDI ช่วยใหก้ ารประสานงานระหวา่ งผขู้ ายวตั ถุดิบ ธุรกิจ และลูกคา้ มีประสิทธิภาพมากข้ึน 4. ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (labor force and personnel data) ขอ้ มูลเกี่ยวกบัพนกั งานในสายการผลิตและปฏิบตั ิการ เช่น อายุ การศึกษา และประสบการณ์ เป็นตน้ ซ่ึงจะเป็ นประโยชน์ในการจดั บุคลากรใหส้ อดคลอ้ งกบั งาน ขณะท่ีขอ้ มลู ภายนอกเก่ียวกบั ตลาดแรงงานจะเป็นประโยชนใ์ นการวางแผนและจดั หาแรงงานทดแทน และการกาหนดอตั ราค่าจา้ งอยา่ งเหมาะสม 5. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) แผนกลยทุ ธ์ขององคก์ ารจะเป็ นแมบ่ ทและแนวทางในการกาหนดกลยทุ ธ์การผลิตแลการดาเนินงานใหม้ ีประสิทธิภาพ การประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศในการดาเนินงานขององคก์ าร นอกจากจะส่งผลตอ่ การพฒั นาผลิตผล (productivity) ของธุรกิจ โดยเฉพาะการปฏิบตั ิ ต้งั แตก่ ารตดั สินใจเกี่ยวกบั การออกแบบและการพฒั นาผลิตภณั ฑ์หรือบริการ การปรับปรุงกระบวนการผลิต การควบคุมสินคา้ คงคลงั การวางแผนคุณภาพ การเพม่ิ ผลผลิต และการควบคุมตน้ ทุนขององคก์ ารใหม้ ีประสิทธิภาพข้ึน ทาใหร้ ะบบอุตสาหกรรมและระบบเศรษฐกิจโดยรวมเติบโตแลว้ ยงั ส่งผลต่อความคล่องตวั ในการปฏิบตั ิงานและการจดั รูปแบบความสมั พนั ธ์ทางสังคมโดยทางตรงและทางออ้ มการวางแผนความต้องการวสั ดุ การบริหารทรัพยากรการผลิต โดยเฉพาะวตั ถุดิบ (raw materials) เป็นหวั ใจสาคญั ของการจดั การดา้ นการดาเนินงานการผลิต ถา้ ธุรกิจมีปริมาณวตั ถุดิบมากเกินไปจะทาใหค้ า่ ใชจ้ ่ายในการเกบ็รักษาสูง แต่ถา้ มีปริมาณวตั ถุดิบนอ้ ยเกินไปกจ็ ะก่อใหเ้ กิดผลกระทบต่อแผนและกระบวนการผลิตตลอดจนก่อใหเ้ กิดค่าเสียโอกาสทางธุรกิจ การวางแผนความตอ้ งการวสั ดุ (material requirementplanning) หรือท่ีเรียกวา่ MRP เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมขอ้ มูลเกี่ยวกบั ระบบการผลิต เพื่อประกอบการวางแผนความตอ้ งการวสั ดุเพือ่ ใหธ้ ุรกิจสามารถจดั การวตั ถุดิบอยา่ งมีประสิทธิภาพ โดยMRP ใหค้ วามสาคญั กบั สิ่งตอ่ ไปน้ี

1. ไม่เก็บวตั ถุดิบเพื่อรอการใชง้ านไวน้ านเกินไป ซ่ึงก่อให้เกิดคา่ ใชจ้ า่ ยในการเกบ็รักษาและความเส่ียงในการสูญหายหรือสูญเสีย 2. รายงานผลการผลิตและความเสียหายที่เกิดข้ึนตามระยะเวลาที่กาหนด 3. ควบคุมสินคา้ คงคลงั อยา่ งเป็นระบบ 4. มีการตรวจสอบ แกไ้ ข และติดตามผลขอ้ ผดิ พลาดท่ีเกิดข้ึน โดยท่ี MRP มีบทบาทตอ่ ระบบการผลิตขององคก์ ารต้งั แต่การจดั หาวสั ดุ เพ่ือทาการผลิตโดยการกาหนดปริมาณและระยะเวลาในการสงั่ ที่ประหยดั ค่าใชจ้ า่ ย ตลอดจนจดั เตรียมรายละเอียดของการผลิตในอนาคตซ่ึงเราสามารถสรุปวา่ MRP มีขอ้ ดีดงั ต่อไปน้ี 1. ลดการขาดแคลนวตั ถุดิบที่จาเป็นในการผลิต 2. ลดคา่ ใชจ้ ่ายในการเก็บรักษาวตั ถุดิบและสินคา้ คงคลงั 3. ช่วยใหบ้ ุคลากรมีเวลาในการปฏิบตั ิงานอ่ืนมากข้ึน 4. ประหยดั แรงงาน เวลา และค่าใชจ้ ่ายในการติดตามวตั ถุดิบ 5. ช่วยใหอ้ งคก์ ารสามารถปรับตวั อยา่ งรวดเร็วตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดข้ึน นอกจากระบบ MRP แลว้ ไดม้ ีผพู้ ฒั นาเทคโนโลยกี ารผลิตและการดาเนินงาน เช่น การจดั การคุณภาพโดยรวม (total quality management) หรือท่ีเรียกวา่ TQM และการผลิตแบบทนั เวลาพอดี (just-in-time production) หรือที่เรียกวา่ JIT เพ่อื ใหไ้ ดก้ ารผลิตที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงข้ึน ซ่ึงตา่ งตอ้ งอาศยั ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เกี่ยวขอ้ งกบั ผขู้ ายวตั ถุดิบ (supplier) และลูกคา้ภายนอกองคก์ าร ตลอดจนบุคลากรตอ้ งมีความรู้และความสามารถในการใชง้ านระบบสารสนเทศดา้ นการผลิตขององคก์ ารอยา่ งเต็มท่ีระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (human resource information system ) ระบบสารสนเทศดา้ นทรัพยากรบุคคล (human resource information system) หรือ HRIS หรือระบบสานสนเทศสาหรับบริหารงานบุคคล (personnel information system) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพฒั นาใหส้ นบั สนุนการดาเนินงานดา้ นทรัพยากรบุคคล ต้งั แตก่ ารวางแผน การจา้ งงานการพฒั นาและการฝึกอบรม คา่ จา้ งเงินเดือน การดาเนินการทางวนิ ยั ช่วยใหก้ ารบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยที่ขอ้ มูลท่ีเกี่ยวขอ้ งกบั ทรัพยากรบุคคลจะมีดงั น้ี 1. ข้อมูลบุคลากร เป็นขอ้ มูลของสมาชิกแต่ละคนขององคก์ าร ซ่ึงประกอบดว้ ยประวตั ิเงินเดือนและ สวสั ดิการ เป็นตน้ 2. ผงั องค์การ แสดงโครงสร้างองคก์ าร การจดั หน่วยงานและแผนกาลงั คน ซ่ึงแสดงท้งั ปริมาณและการจดั สรรทรัพยากรบุคคล

3. ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิ ดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองคก์ ารเท่าน้นั แตจ่ ะเก่ียวขอ้ งกบั สภาพแวดลอ้ มทางเศรษฐกิจ สงั คม และการเมือง ซ่ึงตอ้ งการขอ้ มูลจากภายนอกองคก์ าร เช่น การสารวจเงินเดือน อตั ราการวา่ งงาน อตั ราเงินเฟ้ อ เป็นตน้ การจดั การทรัพยากรบุคคลเป็นงานสาคญั ท่ีมิใช่เพียงแตก่ ารปฏิบตั ิงานประจาวนั ท่ีเกี่ยวกบั การควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจา้ งแรงงานเท่าน้นั แต่ตอ้ งเป็ นการดาเนินงานเชิงรุก (proactive) การประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศในการดาเนินงานช่วยใหง้ านทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพข้ึน โดยที่การพฒั นาระบบสารสนเทศดา้ นทรัพยากรบุคคลตอ้ งพิจารณาปัจจยั สาคญั 5 ประการดงั ตอ่ ไปน้ี 1. ความสามารถ (capability) หมายถึงความพร้อมขององคก์ ารและบุคคลในการประยกุ ตเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศ โดยตอ้ งพจิ ารณาความสามารถของบุคลากร 3 กลุ่มคือ - ผบู้ ริหารระดบั สูงตอ้ งพร้อมท่ีจะสนบั สนุนดา้ นนโยบาย กาลงั คน กาลงั เงิน และวสั ดุอุปกรณ์ในการพฒั นาระบบสารสนเทศขององคก์ าร - ฝ่ ายทรัพยากรบุคคลตอ้ งมีความรู้ ความเขา้ ใจ และต่ืนตวั ในการนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยกุ ต์ เพ่ือใหก้ ารทางานในหน่วยงานมีความคล่องตวั ข้ึน - ฝ่ ายสารสนเทศที่ตอ้ งทาความเขา้ ใจและออกแบบระบบงานใหส้ อดคลอ้ งกบัความตอ้ งการของผใู้ ชใ้ นแต่ละกลุ่ม 2. การควบคุม (control) การพฒั นา HRIS จะใหค้ วามสาคญั กบั ความปลอดภยั ของสารสนเทศโดยเฉพาะการเขา้ ถึงและความถูกตอ้ งของขอ้ มูล เนื่องจากขอ้ มูลดา้ นทรัยพากรบุคคลจะเกี่ยวขอ้ งกบั ความเป็ นส่วนตวั ของสมาชิกแต่ละคน ซ่ึงจะมีผลต่อชื่อเสียงและผลได-้ ผลเสียของบุคคลจึงตอ้ งมีการจดั ระบบการเขา้ ถึงและจดั การขอ้ มูลท่ีรัดกมุ โดยอนุญาตใหผ้ มู้ ีหนา้ ท่ีและความรับผดิ ชอบในแตล่ ะหน่วยงานสามารถเขา้ ถึงและปรับปรุงสารสนเทศในส่วนงานของตนเท่าน้นั 3. ต้นทนุ (cost) ปกติการดาเนินงานดา้ นทรัพยากรบุคคลจะมีตน้ ทุนท่ีสูงขณะเดียวกนั ก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชดั เจน ตวั อยา่ งเช่น การเปลี่ยนแปลงขององคก์ ารท้งั ในดา้ นการขยายตวั และหดตวั ซ่ึงจะมีผลกระทบต่อบุคลากร ดงั น้นั ฝ่ ายบริหารและทรัพยากรบุคคลสมควรมีขอ้ มลูที่เหมาะสมในการตดั สินใจ เป็นตน้ ขณะเดียวกนั การลงทุนในดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศจะมีค่าใชจ้ า่ ยสูง ซ่ึงฝ่ ายบริหารสมควรตอ้ งพิจารณาผลตอบแทนท่ีไดร้ ับจากการพฒั นาระบบวา่ คุม้ ค่ากบั ตน้ ทุนท่ีใช้ไปหรือไม่ 4. การตดิ ต่อส่ือสาร (communication) หมายถึงการพฒั นาระบบสารสนเทศตอ้ งศึกษาการไหลเวยี นของสารสนเทศ (inforamtion flow) ภายในองคก์ ารและความสัมพนั ธ์ระหวา่ งองคก์ ารกบั สภาพแวดลอ้ มภายนอก ตลอดจนเตรียมการในการส่ือสารขอ้ มูล เพอ่ื ใหผ้ เู้ ก่ียวขอ้ งรับทราบเกิดความเขา้ ใจและทศั นคติที่ดีกบั การนาระบบสารสนเทศมาประยกุ ตใ์ ช้

5. ความได้เปรียบในการแข่งขนั (competitive advantage) ปัจจุบนั การพฒั นา HRISไม่เพียงแต่ช่วยใหก้ ารดาเนินงานขององคก์ ารมีประสิทธิภาพข้ึน แตย่ งั มีส่วนสาคญั ในการสร้างศกั ยภาพและความไดเ้ ปรียบในการแขง่ ขนั ให้แก่ธุรกิจ ปัจจุบนั เราตา่ งยอมรับวา่ คนเป็นหวั ใจสาคญั ของธุรกิจ แต่ทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรมีค่าใชจ้ ่ายสูงท่ีธุรกิจตอ้ งรับภาระท้งั ทางตรงและทางออ้ ม เช่น เงินเดือน สวสั ดิการ และขอ้ มลู ผกู พนั ในสญั ญาจา้ งงาน HRIS เป็นระบบสารสนเทศท่ีนาเสนอขอ้ มลู การตดั สินใจซ่ึงเกิดประโยชน์แก่องคก์ ารและสมาชิกแต่ละคน ซ่ึงจะช่วยใหผ้ บู้ ริหารสามารถตดั สินใจเก่ียวกบั งานดา้ นทรัพยากรบุคคลอยา่ งถูกตอ้ งข้ึน