หน่วยที่-6

หนว่ ยท่ี 6 การประยกุ ต์ใชโ้ ปรแกรม คานวณทางธุรกิจด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

เนือ้ หาสาระ ( Content ) นอกจากจะศกึ ษารายละเอียดการใชเ้ บอ้ื งตน้ ของโปรแกรมสาเรจ็ รูป Microsoft Word แล้วยังมโี ปรแกรมคานวณทางธรุ กจิ หรือ Microsoft Excel ที่นยิ มใช้ในสานักงาน ทั่วไป ซง้ึ เปน็ โปรแกรมคานวณข้อมลู ที่เปน็ ตัวเลขจานวนมากและซบั ซอ้ น โดยการใช้สูตร ฟงั กช์ ันในการหาผลลัพธ์

6.1 ความรู้เบื้องต้นเกยี่ วกับโปรแกรม Microsoft Excel 6.1.1 ลกั ษณะทัว่ ไปของโปรแกรม Microsoft Excel ลักษณะรูปแบบของโปรแกรม Microsoft Excel จะคล้ายกับโปรแกรม Lotus เป็นอยา่ งมาก เพราะเปน็ โปรแกรมท่มี รี ูปแบบเป็นตาราง ซง่ึ มขี นาดใหญ่มาก จนไม่สามารถที่ จะปรากฏบนจอภาพ ได้ท้งั หมดใน 1 จอภาพ และยังมีลักษณะเป็นตาราง 2 มิติ ซงึ่ ประกอบ ไปด้วยแถวตามแนวนอน (Row) และแถวตามแนวต้ัง (Column) โดยแถวตามแนวนอนจะ แบ่งได้ทั้งหมด 65,536 แถว แต่ละแถวตามแนวนอนจะใช้ตัวเลขตั้งแต่ 1 -65536 เป็นเลข กากับ ส่วนแถวตามแนวตั้งจะเรียก คอลัมน์ ซึ่งแบ่งได้ทั้งหมด 256 คอลัมน์ แต่ละแถวตาม แนวตัง้ จะใชต้ ัวอกั ษร A, B, C, ............, AA, AB,.......... BA, .........., IV เป็นอักษรกากบั แถว

6.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel



การแสดงชดุ แถบเคร่อื งมอื ( Ribbon ) 1. Home หนา้ แรก เปน็ ท่ีรวบรวมชุดเคร่อื งมอื พ้ืนฐานที่ผ้ใู ชง้ าน สว่ นมากจาเป็นต้องใชเ้ ป็นประจา เชน่ การจัดรูปแบบตวั อกั ษร รูปแบบ ตารางหรอื เซลล์

2. Insert แทรก ใช้สาหรับแทรกวตั ถุหรือองคป์ ระกอบตา่ ง ๆ ลงไปบนเวริ ก์ ชที เพอ่ื ใชอ้ า้ งองิ ประกอบขอ้ มลู รวมถงึ การเพม่ิ ความสวยงาม

3. Page Layout เคา้ โครงหน้ากระดาษ ใช้สาหรับปรงั แตง่ กาหนดขนาด ชดุ สี ตลอดจนจดั เรียงส่ิงตา่ ง ๆ

4. Formulas สูตร ใช้สาหลบั ปอ้ นสูตรคานวณและฟงั กช์ นั สาเร็จรูปต่าง ๆ ลงในเซลลโ์ ดยแยกประเภทหนา้ ที่ตอ้ งการใชง้ าน เช่น ฟังกช์ นั ทางการเงิน ฟังกช์ นั เกยี่ วกับข้อความ และฟงั กช์ นั ทางคณติ ศาสตร์

5. Data ขอ้ มูล ใชส้ าหรบั ติดตอ่ ข้อมลู กบั ภายนอนโปรแกรมและทางาน กบั ขอ้ มลู ท่ีมจี านวนมากเพ่อื ใหม้ คี วามคล่องตัวในการใชง้ าน

6. Review ตรวจทาน เปน็ ท่รี วบรวมประโยชน์หลาย ๆ อย่างเข้า ดว้ ยกัน ซึง่ ประกอบด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด การแทรก ขอ้ คิดเหน็ เล็ก ๆ น้อย ๆ และการปอ้ งกันความปลอดภยั ของเวริ ก์ ชที

7. View มมุ มอง ใชป้ รับเปลีย่ นมุมมองของเวิรก์ ชีทแบบต่าง ๆ ให้ เหมาะสมกบี ลกั ษณะการทางานปจั จุบนั

6.3 การกาหนดขอบเขตของขอ้ มูล 6.3.1 เลอื กเซลลแ์ บบเซลล์เดยี ว 1. ขอบเขตข้อมูลเซลล์เดยี ว เชน่ A9, B10, C7 2. ขอบเขตขอ้ มลู ที่เป็นเซลล์ ซ่ึงอยใู่ นแถวเดียวกัน เชน่ A9:C9, C5:D5. C7:M7 3. ขอบเขตขอ้ มูลทเี่ ปน็ เซลล์ ซึง่ อยู่ในคอลมั น์เดยี วกนั เชน่ A1:A9, C15:C25 4. ขอบเขตขอ้ มูลที่เปน็ เซลล์ ซึ่งอยเู่ ป็นรปู ของสเ่ี หลยี มมุมฉาก เชน่ A9:P25, C7:F15, T1:P5



6.3.2 เลอื กเซลล์แบบต่อเนือ่ ง 1. การกาหนดขอบเขตของกลุ่มข้อมลู เพียงกลุม่ เดยี ว (1) ใชเ้ มาส์กาหนดขอบเขตขอ้ มลู (ก) เลื่อนตวั ชเี้ มาสร์ ปู เครือ่ งหมายบวก + ไปยังเซลล์เรม่ิ ตน้ ท่ตี ้องการ กาหนดขอบเขตข้อมูล (ข) กดปมุ่ ซ้ายเมาส์คา้ ง ลากไปยังเซลล์สุดท้ายทต่ี อ้ งการกาหนดขอบเขต (2) ใช้แป้นพิมพ์ในการกาหนดขอบเขตข้อมูล (ก) เลอ่ื นตวั ชเี้ มาส์ไปยังเซลล์เร่มิ ตนั ทีต่ อ้ งการกาหนด (ข) กดปมุ่ Shift คา่ ง ลากตวั ชีเ้ มาส์สุดท้ายที่ต้องการกาหนด



2. การกาหนดขอบเขตของกลุม่ ขอ้ มลู หลายกล่มุ เลือกเฉพาะเซลลท์ ่ี ตอ้ งการ (ก) เลอื กเซลล์แรกทต่ี อ้ งการ (ข) กดปุ่ม Ctrl ค้าง คลกิ เลือกเฉพาะขอบเขตพนื้ ท่ี ที่ตอ้ งการ

3. การกาหนดขอบเขตของกลุ่มขอ้ มูลของกระดาษทาการ (Worksheet) (1) เลอื กทป่ี มุ่ สเี ทา ทเ่ี ชือ่ มระหวา่ งชอื่ หวั แถวแนวตั้ง และชอ่ื หัวแถวแนวนอน (2) กดปมุ่ Ctrl + Shift + Spacebar พร้อมกนั จะได้ขอบเขตข้อมลู ตาม ต้องการ

6.3.3 การป้อนขอ้ มูล นอกจากจะป้อนข้อมูลลงในเซลล์โดยตรง ยังมีเทคนิคการป้อนข้อมูลอตั โนมัติหลาย อย่าง ที่ควรรู้จักและฝึกใช้ให้คล่อง จะช่วยให้การทางานได้ง่ายและรวดเร็วมากข้ึน ข้อมูลที่ ใชใ้ นการทางานบนกระดาษทาการ มีอยู่ 2 ประเทใหญ่ๆ คอื 1 . คา่ คงที่ (Constant) เปน็ ข้อมลู ทีค่ งที่ ไม่เปลย่ี นแปลง ได้แก่ ข้อมลู ท่ีเปน็ ตวั เลข ตวั อักษร เวลา วันท่ี ขอ้ มลู ทางตรรกศาสตร์ หรอื ขอ้ ความที่แสดงความผดิ พลาดต่าง ๆ 2 . สตู รในการคานวณ (Formula) เป็นข้อมลู ที่เกยี่ วกับการคานวณต่าง ๆเพอ่ื หา ผลลพั ธ์ในการคานวณนั้น ๆ ไมว่ า่ จะเปน็ ฟังกช์ ันทางคณติ ศาสตร์ การคานวณที่ใชผ้ ้เู ขียน หรอื กาหนดเอง

6.3.4 การกาหนดข้อมูลลงเซลล์แตล่ ะเซลล์ เปน็ การทางานในขน้ั ตน้ เรยี กวา่ การป้อนขอ้ มลู ลงเซลลเ์ ม่อื มขี อ้ มลู อยู่ และตอ้ งการจะนาขอ้ มลู ท่มี อี ยู่น้ันป้อนลงเซลล์บนกระดาษทาการของโปรแกรม Microsoft Excel เพอื่ นาข้อมลู ทป่ี อ้ นไปประมวลผลใด ๆ ข้อมลู ทสี่ ามารถป้อนลง ไปไดต้ อ้ งเปน็ ขอ้ มูลประเภท ตวั อกั ษร ข้อความ ตัวเลข สตู ร หรือฟงั ก์ชนั

การกาหนดขอ้ มูลลงในเซลล์บนกระดาษทาการ (Worksheet) มี 2 วธิ ี - การกาหนดขอ้ มลู ลงในเซลล์ โดยป้อนขอ้ มูลท่ีละเซลล์ - การกาหลดข้อมลู ลงในเซลล์ โดยกาหนดขอบเขตของ ข้อมลู ทจี่ ะป้อน

6.3.5 วธิ ีการป้อนขอ้ มูล 1 . เลอื กเซลลท์ ่ตี ้องการปอ้ นขอ้ มลู 2 . พมิ พ์ขอ้ มลู ลงในเซลล์ 3 . กดปุ่ม Enter

6.3.6 การแกไ้ ขขอ้ มลู 1 . เลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการ 2 . พมิ พ์ขอ้ มูลท่ีตอ้ งการ หรอื กด F2 3 . พิมพ์ข้อมูลที่ตอ้ งการแกไ้ ข 4 . กดปุ่ม Enter

6.3.7 การป้อนตวั เลข - จานวนเงิน สามารถปอ้ น ฿ ไวข้ ้างหนา้ ตวั เลข ตวั อยา่ งเชน่ ฿500 - เศษส่วนคละ ให้เวน้ ชอ่ งว่างระหว่างเลขจานวลเตม็ กับเศษส่วน ตวั อย่าง เช่น ปอ้ น 1 1/2 (คอื 1.5),2 2/8 (คือ 2 1/4 หรอื 2.25) - เศษส่วนแท้ ตอ้ งปอ้ นแบบเศษส่วนคละ โดยใส่เลข 0 ไว้ข้างหนา้ เชน่ 1/4 (ถา้ ปอ้ นแค่ 1/4 จะเป็นรูปแบบขอ้ งการปอ้ นวนั ที่ ข้อมูลในเซลล์ จะเป็น 1-เมษายน)

6.3.8 การป้อนวันที่และเวลา วัน เดือน ปี ค.ศ. ถ้าต้องการแสดงผลเป็น พ.ศ. ให้ จัดรูปแบบของเซลล์ เป็นวันเดือนปี ภาษาไทย ซ่ึงแปลง วัน เดือน ปี ค.ศ. ปอ้ นตัวเลขโดยเคร่ืองหมาย / หรือ – คน่ั และต้อง ป้อนเป็น ค.ศ. ค.ศ. เป็น พ.ศ.ให้อัตโนมัติ ชั่วโมง นาที วินาที ป้อนโดยใชเ้ ครือ่ งหมาย : คัน่

6.3.9 การเติมอตั โนมัติ คือ การเติมชุดข้อมลู เชน่ ลาดบั เลข จนั ทร์-อาทติ ย์ มกราคม-ธนั วาคม ฯลฯ ทาให้ป้อนขอ้ มลู ได้อย่างรวดเร็ว เช่น คัดลอกเซลล์ เติมรูปแบบเทา่ นั้น เติมโดย ปราศจากรูปแบบ ฯลฯ เพ่ิมความสะดวกในการป้อนขอ้ มูล วธิ กี าร (สมมติต้องการปอ้ นขอ้ มลู “จันทร-์ อาทติ ย”์ ) 1. เลอื กเซลล์ที่ต้องการ 2. วางเมาส์ ท่มี มุ ขวาของเซลล์เร่มิ ต้น 3. ตวั ช้เี มาส์เปลี่ยนเป็นเครอ่ื งหมาย + 4. ลาก + จนถึงเซลลส์ ุดท้าย



6.3.10 การเปล่ียนช่ือกระดาษทาการ 1. เลือกกระดาษทาการทตี่ ้องการเปลี่ยนชื่อ 2. กดเมาส์ปุ่มขวา เลอื ก Rename 3. พิมพช์ ือ่ ท่ีตอ้ งการเปลย่ี นCustomer

6.3.11 การลบกระดาษทาการ 1. เลือก Sheet ที่ต้องการลบ 2. กดเมาส์ปุม่ ขวา เลือก Delete หรือ กดปุ่ม Delete ที่แปน้ พมิ พ์

6.3.12 การพิมพ์หรอื แทรกกระดาษทาการ 1. เลือกกระดาษทาการท่ีต้องการเพม่ิ /แทรก 2. กดเมาสป์ มุ่ ขวา เลือก lnsert 3. เลอื ก OK

6.3.13 การยา้ ยกระดาษทาการ 1. เลอื กกระดาษทาการท่ตี ้องการย้าย 2. กดป่มุ เมาส์ซ้ายคา้ ง ลากไปยังตาแหน่งท่ตี ้องการ

6.4 การคานวณและการใช้สตู รฟงั กช์ นั 6.4.1 การใชส้ ตู รคานวณ เมือ่ ปอ้ นสูตรคานวณในตาราง ใชเ้ ครื่องหมาย = (เทา่ กบั ) นาหน้าเสมอ 1. เคร่อื งหมายการคานวณ (1) เครือ่ งหมายทางคณติ ศาสตร์ ไดแ้ ก่ เครอื่ งหมาย บวก ลบ คณู หาร ยกกาลัง และเปอรเ์ ซน็ ต์ (2) เครื่องหมายทางตรรกะ ไดแ้ ก่ เครอื่ งหมายมากกวา่ นอ้ ยกว่า เทา่ กับ ไมเ่ ทา่ กับ มากกวา่ หรือเท่ากับ นอ้ ยกวา่ หรือเท่ากบั

6.4.2 วิธกี ารคานวณในเซลล์ 1. หาผลรวมหรอื การบวก วิธที ่ี 1 การใสส่ ตู รคานวณลงในเซลล์ ในช่องรวมคะแนน วิธีท่ี 2 การใสเ่ คร่ืองมือคานวณผลรวมอัตโนมัติ ∑

6.4.3 การคานวณโดยใช้ฟังกช์ นั ฟงั ก์ชัน (Function) สตู รสาเรจ็ ซงึ่ โปรแกรมสรา้ งไว้ เรียบรอ้ ย เพื่อช่วยใหผ้ ู้ใชท้ างานได้สะดวกรวดเรว็ เพยี งเลอื กฟงั ก์ชนั ให้ เหมาะสม และตรงกับผลลพั ธ์ทตี่ อ้ งการและกาหนดขอ้ มลู ท่ใี หใ้ นการคานวณ เท่านั้น โปรแกรม Microsoft Excel มีฟังก์ชนั การคานาณที่นามาใชโ้ ดยไมต่ ้องสรา้ ง สูตรที่ซับซอ้ นโปรแกรม Microsoft Excel มีฟังกช์ นั มากกว่า 300 ฟังกช์ นั เชน่ การคานวณตัวเลข การวเิ คราะห์ขอ้ มลู สถิติทางการเงนิ และการจดั การ ฐานขอ้ มลู

6.4.4 สว่ นประกอบของฟงั กช์ นั 1. เครอื่ งหมายเทา่ กบั (=) 2. ชื่อของฟังก์ชัน 3. เครอื่ งหมายวงเล็บ 4. ช่วงของข้อมูล (Arguments)

6.4.5 วิธใี ช้ฟังกช์ ัน มี 3 ลกั ษณะ คอื ลกั ษณะท่ี 1 ผใู้ ช้พิมพร์ ปู แบบของฟังก์ชนั ดว้ ยตนเอง ลักษณะที่ 2 เลอื ก Past Function ลักษณะท่ี 3 การเขียนฟงั ก์ชนั บนแถบสูตรคานวณ (Formula bar)



6.4.6 วิธีการปอ้ นสูตรอยา่ งเร็ว 1. เลือกเมาส์ เลือกเซลล์ทตี่ อ้ งการปอ้ นสตู ร 2. พิมพเ์ ครื่องหมาย = 3. เลอื กชอ่ งขา้ งแถบสตู ร 4. เลอื กฟังกช์ ันทต่ี ้องการใช้โดยไมต่ อ้ งพมิ พ์

6.4.7 ขั้นตอนการใช้ Paste Function 1. เลอื กเมาส์ เลอื กเซลลท์ ี่ต้องการใส่ฟงั ก์ชนั เชน่ คา่ ผลรวม คา่ เฉล่ยี ค่าสูงสดุ คา่ ตา่ สดุ 2. เลือก จากแถบเครื่องมือ 3. ในส่วน Function Category เลือกประเภทของฟังก์ชนั ท่ีต้องการ 4. ในสว่ น Function Name เลอื กฟงั ชนั ที่ต้องการ เชน่ Most Recently Used 5. เลือก OK



6.4.8 การแสดงสูตรคานวณบนกระดาษทาการ การคานวณบนกระดาษทาการโปรแกรมจะแลดงผลลพั ธ์การคานวณท่ตี ้องการ ตรวจสอบวา่ เกดิ จากสตู รคานวณจะตอ้ งดจู ากแถบสตู ร แตไ่ มส่ ามารถแสดงสตู รคานวณ ออกมา กรณที ่ตี อ้ งการทราบสูตรท่ีใช้คานวณและพิมพ์ไดด้ ว้ ยสามารถกระทาได้ ดงั นี้ 1. เลอื กเมนู Formulas 2. เลอื ก Show Formulas

จบการนาเสนอ ขอบคณุ ครบั /ค่ะ