บทที่ 2 เงินสด

บทท่ี 2 เงนิ สด ผู้จดั ทา นางสาวจันทนอม อนิ ต๊ะเสน รหสั นักศกึ ษา 63302010003 วทิ ยาลัยเทคนิคเทงิ

สารบญั 1 ความหมายของเงินสด 2 รายการทไ่ี ม่นบั เป็นเงินสด 3 การควบคมุ ภายในเกี่ยวกบั เงินสด 4 งบประมาณเงินสด

Welcome!!

ความหมายของเงนิ สด เงินสด (Cash) หมายถึง ธนบตั ร และเหรียญกษาปณ์ รวมถึงเงินตราสารท่ีสามารถชาระหนีไ้ ด้ ตามกฎหมาย และเป็นสื่อกลางทใี่ ช้ในการแลกเปล่ียนสนิ ค้าหรือบริการ - เงินฝากธนาคาร ประเภทเงินฝากประจา ฝากออมทรัพย์ และเงินฝากกระแสรายวนั - เชค็ ทย่ี งั ไม่ได้นาฝากธนาคาร เช่น เช็คส่วนบคุ คล เช็คที่ธนาคารรับรอง เช็คเดินทาง ดร๊าฟท์ของ ธนาคาร - ธนาณตั ิ เช็คไปรษณีย์

รายการท่ี 1. เช็คลงวนั ท่ีล่วงหน้า หมายถึง เช็คท่ีกิจการได้รับมาจากบคุ คลอื่น ซึ่ง ไม่นับเป็ น นาไปฝาก ธนาคาร แต่ธนาคารยงั ไม่ขึน้ เงินสดให้ทนั ที ธนาคารจะขึน้ เงินให้เม่ือถึง เงนิ สด กาหนด ดงั นนั้ เช็คลงวนั ที่ ลว่ งหน้าถือเป็นลกู หนี ้ 2. เช็คคืน หมายถึง เช็คท่ีกิจการได้รับจากบคุ คลอ่ืน และเมื่อกิจการไป ขอขึน้ เงินท่ี ธนาคารปรากฏว่าเจ้าของบญั ชีมีเงินไม่พอ ธนาคารจะส่งเช็คดงั กลา่ วคืน มาให้กิจการ ดงั นนั้ เชค็ คนื ถือเป็นลกู หนี ้ 3. อากรแสตมป์ และไปรษณียากร ในส่วนท่ีกิจการยงั ไม่ใช้ถือเป็ นวสั ดุ สานกั งาน 4. เงินให้ยืมสาหรับพนกั งาน ถือเป็นลกู หนีข้ องกิจการ 5. เงินมดั จาที่กิจการจ่ายลว่ งหน้าตามสญั ญาต่าง ๆ เช่น เงินมดั จาเพื่อ ซือ้ สนิ ทรัพย์ เงินมดั จาเพื่อจ้างทาของ

6. เงินสดท่กี นั ไว้เพื่อใช้ในวตั ถปุ ระสงค์ใดวตั ถปุ ระสงค์หนง่ึ เช่น เงินสดท่ีกนั เข้า เป็ นเงินกองทนุ เพ่ือไถ่ถอนหนีส้ นิ หรือกนั ไว้เพื่อซือ้ สินทรัพย์ 7. ตวั๋ เงินทใ่ี ห้ธนาคารเก็บเงินให้ ซง่ึ จะถือเป็นเงินสดก็ตอ่ เมื่อธนาคารเรียกเก็บเงิน ตามตวั ได้ 8. ใบหุ้นทนุ (ได้แก่ ใบห้นุ สามัญ, ใบห้นุ บุริมสิทธิ) ใบห้นุ กู้ พนั ธบตั รรัฐบาล ท่ีกิจการ ได้ไป ลงทนุ ในบริษัทอื่นไว้ เมื่อต้องการเงินสดกิจการสามารถขายออกไปได้ทนั ที ดงั นนั้ จึงต้อง ถือเป็ นเงินลงทนุ ไม่ใชเ่ งินสด

การควบคมุ ภายในเกี่ยวกบั เงินสด ในการประกอบธุรกิจไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเลก็ หรือขนาดใหญ่ เจ้าของกิจการมกั จะ ไม่ได้เข้า มาควบคมุ ดแู ลเงินสดด้วยตนเอง โดยส่วนมากจะกาหนดหน้าที่ให้พนกั งานภายใน องค์กรมีหน้าที่ดแู ลในการ รับเงินและจ่ายเงินสด ดงั นนั้ ถ้าหากกิจการไม่มีการควบคมุ ภายในที่ดีก็ เทา่ กบั ให้โอกาสพนกั งานที่จะทาการ ทจุ ริตนาเงินสดของกิจการไปใช้สว่ นตวั ได้ ดงั นนั้ กิจการจงึ จา เป็นต้องมีการควบคมุ อยา่ งใกล้ชิด ซงึ่ การควบคมุ ภายในเก่ียวกบั เงินสดแตล่ ะกิจการจะแตกตา่ ง กนั ไปขนึ ้ อยกู่ บั ขนาด และประเภทของการประกอบธรุ กิจ

การควบคุมภายในเก่ยี วกับเงนิ สด ได้แก่ 1. ควรแบง่ หน้าที่ระหว่างการรับเงินและการจ่ายเงินออกจากหน้าที่การบนั ทกึ บญั ชี ซงึ่ ไม่ให้บคุ คล ใดบคุ คลหนงึ่ ทาหน้าท่ตี งั้ แตก่ ารรับและการจ่ายเงินจนถึงการบนั ทกึ บญั ชี 2. ควรนาเงินสดฝากธนาคารทกุ วนั หรือ อยา่ งช้าภายในวนั รุ่งขนึ ้ ของวนั ถดั ไป 3. กรณีกิจการจ่ายเงินสดจานวนมากควรจ่ายเป็ นเช็ค โดยกาหนดหน้าที่ผ้อู นมุ ตั ิภาย ในวงเงินท่ีมี อานาจในการอนมุ ตั ิ สาหรับเงินสดจ่ายที่มีจานวนน้อยควรจะตงั้ วงเงินสดย่อยเพื่อเบกิ จา่ ย 4. ในการรับและจ่ายเงินสดควรจะมีหลกั ฐานทกุ ครัง้ เช่น ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด 5. กรณีท่ีกิจการมีการขายสินค้าเป็ นเงินสด ควรนาเคร่ืองบนั ทกึ เงินสดมาช่วยในการ เก็บเงินและ ควรให้พนกั งานจดั ทารายงานการรับเงินประจาวนั ทเ่ี กิดจากการขาย แล้วสง่ ฝ่ ายการเงิน

6. กรณีเก็บเงินไว้ในต้นู ิรภยั ไมค่ วรกาหนดให้ผ้ถู ือกญุ แจ และผ้เู ปิ ดรหสั เป็นบคุ คล เดยี วกนั 7. ควรมีการตรวจสอบภายในเก่ียวกบั เงินสดอยา่ งสม่ําเสมอ โดยไม่แจ้งให้เจ้าหน้าท่ี ผ้รู ับผดิ ชอบ ทราบลว่ งหน้า 8. ควรมีการสบั เปล่ียนตาแหน่งหน้าท่ี ความรับผดิ ชอบเกี่ยวกบั เงินสด ตลอดเวลา

เงนิ สดย่อย (Petty cash) เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดทก่ี ิจการกาหนดวงเงินไว้เพื่อใช้สาหรับรายจา่ ยตา่ งๆ ที่ เป็นจานวนเงินไม่ มากและรายจ่ายนนั้ ไม่สะดวกในการสง่ั จ่ายด้วยเช็ค การที่กิจการตงั้ วงเงินสด ย่อยถือได้ว่าเป็ นการควบคมุ การ จา่ ยเงินสด โดยการกาหนดให้ผ้ทู ี่มีหน้าที่รับผิดชอบในการตงั้ เบิกเงินสด และดแู ลในการเบิกจ่าย เช่น การจ่ายค่า นํ้ามนั รถ ค่าพาหนะ ค่ารับรอง เป็ นต้น ผ้ดู แู ลเงินสดย่อยจะจ่ายเงิน เม่ือมีผ้มู าขอเบิกเงินและมีการอนมุ ตั ิอย่าง ถกู ต้องเทา่ นนั้ เมื่อถึง เวลาตงั้ เบิกเงินสดย่อยผ้ดู แู ลก็จะรวบรวมใบสาคญั จ่าย เพื่อขออนมุ ตั ิเบิกเงินสดชดเชยการ ตงั ้ วงเงินสดย่อย ส่วนมากกิจการมกั จะกาหนดวงเงินไว้ตายตวั ซ่ึงเรียกระบบเงินสดย่อยว่า “Imprest system” ตามวิธียอดรวมของใบสาคญั จ่าย และเงินสดยอ่ ยคงเหลือในมือผ้ดู แู ลเงินสด ยอ่ ยจะเทา่ กบั วงเงินสดย่อยท่ีกาหนด ไว้

1. การตงั้ วงเงนิ สดย่อย ตวั อย่างที่ 1 กิจการกาหนดวงเงินสดยอ่ ยไว้ 7,000 บาท การบนั ทกึ บญั ชี Dr. เงินสดยอ่ ย 7,000 Cr. ธนาคาร 7,000 กาหนดวงเงินสดยอ่ ย เมื่อกิจการกาหนดเงินสดยอ่ ย วิธีการเหมือนกบั การจ่ายเงินของกิจการ โดยสง่ั จ่ายเป็ น เช็ค ผ้ดู แู ลเงิน สดยอ่ ยก็จะไปขอเบิกเงินทธ่ี นาคารเพ่ือไว้จา่ ยเม่ือมีผ้มู าขอเบิก

2. การจ่ายเงนิ สดย่อย ผ้ดู แู ลเงินสดย่อยควรจะทาสมดุ เงินสดย่อย เพื่อช่วยในการทางานสะดวกรวดเร็วขึน้ และยงั ช่วย บนั ทกึ ความทรงจาในการเบกิ เงินสดเม่ือมีผ้มู าขอเบิกเงินดงั ตวั อย่าง

3. การเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย ผู้ดูแลเงินสดย่อยจะทาการเบิกชดเชยเงินสดย่อยเมื่อเห็นว่าเงินสดย่อยใกล้หมด หรือเม่ือสิน้ ระยะเวลาท่ีกาหนดไว้ ในการเบิกชดเชยนนั้ ผ้ดู แู ลจะรวบรวมใบสาคญั จ่ายเงินสด และจดั ทาใบขอเบิกชดเชย ใหม่ตามจานวนเงินในใบสาคญั ท่จี ่ายไป งบพสิ ูจน์ยอดเงนิ ฝากธนาคาร (Bank reconciliation) สาเหตทุ กี่ ิจการนาเงินฝากธนาคาร เพื่อควบคมุ ภายในเก่ียวกบั เงินสด และไม่ต้องการ เก็บเงินสด ไว้ในกิจการมากเกินความจาเป็ น อย่างไรก็ตามเมื่อกิจการได้รับใบแจ้งยอดเงินฝาก ธนาคาร (Bank statement) จากธนาคาร อาจจะมีสาเหตใุ ห้ยอดเงินฝากธนาคารจากใบแจ้งยอดไม่ ตรงกับยอดเงินฝาก ธนาคารตามสมดุ บญั ชีกิจการ ดงั นนั้ กิจการสามารถตรวจสอบความถกู ต้อง ของยอดเงินฝากธนาคารด้วยการ ทางบพิสจู น์ยอดเงินฝากธนาคาร

วธิ ีการจดั ทางบพสิ ูจน์ยอดเงนิ ฝากธนาคาร มี 2 วธิ ี 1. งบพิสจู น์ยอดเงินฝากธนาคารที่ถกู ต้อง 2. งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร 2.1 กระทบยอดคงเหลอื จากกิจการไปหายอดคงเหลอื ธนาคาร 2.2 กระทบยอดคงเหลือจากธนาคารไปหายอดคงเหลือกิจการ สาเหตุท่ที าให้ยอดเงนิ ฝากธนาคารไม่ตรงกับใบแจ้งยอดจากธนาคาร 1. เกิดจากสาเหตทุ ีก่ ิจการเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคารและลดยอดเงินฝากธนาคารฝ่ าย เดยี ว เช่น 1.1 เงนิ ฝากระหว่างทาง (Deposit in transit) เกิดจากกิจการนาเงินไปฝาก ธนาคารและได้ ลงบญั ชีแล้ว แตธ่ นาคารยงั ไมไ่ ด้บนั ทกึ บญั ชีให้ จงึ ทาให้ยอดเงินฝากธนาคารไมป่ รากฏในใบแจ้งยอดท่ธี นาคาร สง่ มาให้

1.2 เช็คค้างจ่าย (Outstanding Check) เกิดจากเช็คท่ีกิจการได้สง่ั จ่ายให้บุคคลภาย นอก และฝ่ ายกิจการได้บันทึกบัญชีลดยอดเงินฝากธนาคารแล้ว แต่ธนาคารยังไม่ได้ลดยอดเงินฝาก ธนาคารให้ เน่ืองจากผ้รู ับเช็คยงั ไม่ได้ไปขอเบิกเงินจากธนาคาร 2. เกิดจากสาเหตทุ ี่ธนาคารเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคารและลดยอดเงินฝากธนาคารฝ่ าย เดียว และธนาคารยงั ไม่ได้ แจ้งให้กิจการทราบ 2.1 การเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคารให้ เช่น - เก็บเงินตามตวั๋ เงินทีก่ ิจการให้ธนาคารเรียกเก็บให้ - ดอกเบีย้ เงินฝากธนาคาร (ดอกเบยี ้ รับ) 2.2 การลดยอดเงินฝากธนาคาร เช่น - คา่ ธรรมเนียมธนาคาร - เช็คคนื - คา่ สมดุ เช็ค 3. รายการที่กิจการหรือธนาคารลงรายการผิดพลาด

ขัน้ ตอนในการค้นหาข้อแตกต่าง ท่ีเป็ นสาเหตทุ าให้ยอดเงินฝากธนาคารคงเหลือ ตามสมดุ บญั ชี กิจการและตามใบแจ้งยอดธนาคารไม่ตรงกนั มีดงั นี ้ 1. เปรียบเทียบระหว่างรายการฝากเงินตามสมดุ บญั ชีกิจการและช่องเงินฝากธนาคาร ตามใบแจ้ง ยอดธนาคาร รายการใดท่ตี รงกนั ให้ทาเครื่องหมายหน้ารายการนนั้ สาหรับรายการใด ไม่ตรงกนั ให้จดบนั ทกึ เป็ นข้อ แตกตา่ ง 2. เปรียบเทียบระหว่างรายการสง่ั จ่ายเช็ค (ถอนเงินฝากธนาคาร) ตามสมดุ บญั ชีกิจการ และช่อง ถอนเงินฝากตามใบแจ้งยอดธนาคาร รายการใดที่ตรงกนั ให้ทาเครื่องหมายหน้ารายการ นนั้ สาหรับรายการใดไม่ ตรงกนั ให้จดบนั ทกึ เป็นข้อแตกตา่ ง 3. ค้นหารายการท่ีธนาคารบนั ทกึ บญั ชีฝ่ ายเดียว ซึ่งเป็ นสาเหตทุ าให้ยอดเงินฝากธนาคาร ไม่ตรงกนั โดยท่ีกิจการยังไม่ได้บนั ทึกบญั ชี เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบีย้ รับ เช็คขาด ความเช่ือถือ(เช็คคืน) หรือ รายการท่ธี นาคารบนั ทกึ ผดิ พลาดเป็นต้น เม่ือพบรายการเหลา่ นีใ้ ห้จด บนั ทกึ เป็นข้อแตกตา่ ง 4. ค้นหารายการที่กิจการบนั ทึกบญั ชีฝ่ ายเดียว เช่น เงินฝากระหว่างทาง หรือ รายการ ท่ีกิจการ บนั ทกึ บญั ชีผดิ พลาด เมื่อพบรายการเหลา่ นีใ้ ห้จดบนั ทกึ เป็นข้อแตกตา่ ง

งบประมาณเงนิ สด (Cash budget) งบประมาณเงินสด หมายถึง งบประมาณที่แสดงถึงการรับและจา่ ยเงินสดทก่ี ิจการจดั ทาขนึ ้ เพื่อการวาง แผนการใช้จ่ายล่วงหน้า ทงั้ นีง้ บประมาณเงินสดช่วยให้กิจการทราบถึงผลการ ใช้เงินสดในอนาคตว่าจะมีเงินสด คงเหลือ และเงินสดขาดเท่าไหร่ เพ่ือท่ีผ้บู ริหารจะได้ดาเนินการ ต่อไป ในกรณีท่ีเงินสดขาดก็จะได้ทราบว่าจะต้อง จดั หาเงินได้จากแหลง่ ใดบ้าง เช่น การก้ยู ืม การออกห้นุ กู้ ออกห้นุ ทนุ หรือการนาสินทรัพย์ที่กิจการไม่ได้ใช้ประโยชน์ ออกขาย และถ้าในกรณีที่ กิจการมีเงินสดคงเหลือมากเกินความจาเป็ น ก็จะได้ทราบว่าควรจะนาเงินท่ีมีไปลงทุน แหล่งใด เช่น ลงทุนซือ้ เงินลงทุนขยายกิจการหรือนาไปลงทุนในรูปแบบอ่ืน เพื่อหวังผลตอบแทนจาก การลงทุน ดงั กลา่ ว งบประมาณเงินสด จดั ทาหลงั จากท่ีงบประมาณดาเนินงาน และงบประมาณ ลงทนุ ได้ผา่ นการอนมุ ตั ิแล้ว ใน การทางบประมาณแผนระยะสนั้ 1 ปี สามารถจดั ทาเป็น รายไตรมาส รายเดอื นและ 6 เดอื น และวิธีการจดั ทาจะต้อง ทราบถงึ เงินสดรับและเงินสด จ่ายของกิจการวา่ สามารถรับและจ่าย

เงนิ สดรับ เป็นแหลง่ ทาให้เงินสดกิจการเพิ่มขนึ ้ เงินสด (เพิ่มข้ึน) กิจการซ้ือขายสินคา้ และกิจการอุตสาหกรรม 1. รายได้จากการดาเนินงาน การขายสินค้า ขายสินคา้ เงินสด ขายสินคา้ ขายเงินเช่ือ ลกู หน้ี เรียกเกบ็ ชาระเงิน

2. รายได้อ่ืนๆ เช่น - ดอกเบีย้ รับ - เงินปันผลรับ - รายได้เบด็ เตลด็ 3. แหล่งอ่ืนๆ เช่น - ขายสินทรัพย์อ่ืน ได้แก่ขายเงินลงทนุ ขายท่ีดนิ เป็นต้น - การจดั หาเงิน เชน่ เงินกู้ ออกจาหนา่ ยห้นุ กู้ รายได้เบด็ เตลด็

เงนิ สดจ่าย เป็นแหลง่ ทท่ี าให้เงินสดกิจการลดลง กิจการซ้ือขายสินคา้ และกิจการอุตสาหกรรม 1. ค่าใช้จ่ายในการดาเนินงานปกติ 1.1 ซือ้ สนิ ค้า/ซือ้ วตั ถดุ บิ ซ้ือเงินสด ซ้ือสินคา้ /ซ้ือวตั ถุดิบ ซ้ือเงินเชื่อ เจา้ หน้ี จ่ายเงินชาระหน้ี เงินสด (ลดลง)

1.2 คา่ ใช้จ่ายในการขายและบริหารตา่ งๆ (ยกเว้นคา่ ใช้จา่ ยที่ไม่มีผลกระทบตอ่ เงินสดลดลง เชน่ คา่ เสื่อมราคา หนีส้ ญู ) - เงินเดือน - คา่ โฆษณา - คา่ นา้ คา่ ไฟ - คา่ เบยี ้ ประกบั ภยั เป็นต้น สาหรับกิจการอุตสาหกรรมนอกจากมีค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารแล้ว กิจการดงั กล่าวยังมี คา่ ใช้จา่ ย ดงั นี ้ - คา่ แรง - คา่ ใช้จา่ ยในการผลิต 2. แหล่งอ่ืนๆ เช่น - ซือ้ สินทรัพย์ (งบประมาณลงทนุ ) - ดอกเบยี ้ จา่ ย - เงินปันผลจา่ ย - ภาษีเงินได้

สรุป เงนิ สดเป็ นสนิ ทรัพย์ท่มี คี วามสาคญั และมสี ภาพคล่องมากเป็ นอันดับแรก ของกจิ การ และเป็ นส่งิ ท่ที จุ ริตได้ง่าย จงึ ต้องมกี ารควบคุมภายในอย่างรัดกุม ใน การจ่ายค่าใช้จ่ายจานวน เลก็ น้อย กจิ การจะตงั้ วงเงนิ สดย่อยไว้ และใน กรณีท่จี ะมีการประมาณการรับจ่ายเงนิ สดไว้ล่วง หน้า กจิ การจะจดั ทา งบประมาณเงนิ สด (Cash budget)

Thank you