ใบความร้หน่วยที่ 3

ใบความรู้หนว่ ยที่ 3ฟอนตแ์ ละการตกแตง่ เอกสาร

ฟอนต์และการตกแตง่ เอกสารสาระสาคญั ใหผ้ ู้เรยี นไดเ้ รยี นร้แู ละมที ักษะในการใชค้ าสัง่ เพื่อการแทรกและการจดั การกับวัตถุใหไ้ ด้รบั รปู แบบตามวัตถุประสงคเ์ พือ่ การสรา้ งและตกแต่งเอกสารด้วยรปู ภาพและกราฟิกการแทรกวตั ถุ ในการสรา้ งเอกสารนั้นมวี ัตถปุ ระสงคห์ ลายประการด้วยกันดังเชน่ ตอ้ งการสื่อความหมายทีช่ ัดเจนตรงตามวตั ถุประสงค์ หรือต้องการให้เอกสารที่สวยงาม สะดุดตา น่าสนใจ ซง่ึ โปรแกรมเวิร์ดสามารถแทรกกราฟกิ และวตั ถุตา่ ง ๆ บนหนา้ เอกสาร เช่น สมาร์ตอาร์ต รูปภาพ รูปร่าง อักษรศลิ ป์ กล่องข้อความ สัญลกั ษณ์ สมการ และสูตรทางคณิตศาสตร์ เปน็ ตน้ ได้อยา่ งหลากหลาย พรอ้ มทัง้ การดาเนินการกับวตั ถุเหล่านไ้ี ด้จากปมุ่ คาส่ังบนแถบเครือ่ งมือ หรือคาส่ังจดั รูปแบบวัตถทุ ีเ่ ลือกการใช้งานแถบเครือ่ งมอื เมอ่ื แทรกวตั ถใุ ด ๆ จะปรากฏเครอ่ื งมือวตั ถนุ น้ั เกิดขนึ้ พรอ้ มริบบอนซง่ึ ช่วยให้ผ้ใู ชส้ ามารถเลอื กใช้คาสงั่สาหรบั ดาเนนิ การกบั วตั ถุไดต้ ามต้องการ ได้แก่ การเลือกวัตถุ การปรบั ขนาด การลบ การคัดลอก การกาหนดเสน้ ขอบ การเติมสี การแรเงา การสร้างภาพสามมิติ และการกาหนดเงา การจดั รูปแบบวัตถุ การดาเนินการกบั วตั ถนุ น้ั อาจเลือกใชค้ าส่งั ได้จากคาสง่ั การจดั รปู แบบวัตถุ ได้ด้วยการคลกิ ขวาจากวัตถทุ ี่เลอื ก จะปรากฏกรอบโตต้ อบให้เลือกแถบตา่ ง ๆ ท่ีตอ้ งการดาเนินการกบั วตั ถุเหลา่ นนั้ ไดแ้ ก่ แถบสแี ละเส้น แถบขนาด แถบเคา้ โครงสาระสาคัญ ใหผ้ ู้เรยี นเกดิ ความรู้ความเข้าใจ และสามารถจดั รูปแบบเอกสารดว้ ยคาสง่ั ตา่ ง ๆ ได้ เพอื่ ใหก้ ารสร้างเอกสารเกดิ ความสวยงามเป็นระเบียบเรียบรอ้ ย ด้วยวธิ กี ารจัดการกบั เอกสารโดยใช้คาสัง่ อตั โนมตั ิต่าง ๆ ในโปรแกรมทาให้การจดั เอกสารทาได้ง่ายดาย การตั้งค่าหน้ากระดาษ เป็นการกาหนดพ้ืนท่ีในการสร้างเอกสารขึ้นมาก่อนเพ่ือการสร้างเอกสารจะได้มีขอบเขตในการสร้างอย่างเปน็ รปู แบบ เช่น การกาหนดขนาดกระดาษ จะเปน็ การเตรียมความพร้อมก่อนพิมพ์เพ่ือให้มีขนาดพอเหมาะกบั กระดาษทตี่ ้องการพมิ พง์ านออกทางเคร่ืองพมิ พ์ กาหนดระยะขอบเพื่อบอกขอบเขตในการพิมพ์ในหนึ่งหนา้ กระดาษ เป็นต้น ส่ิงเหลา่ นเ้ี ป็นสิ่งทตี่ ้องกาหนดกอ่ นการสร้างเอกสารเสมอ

การกาหนดเสน้ ขอบกระดาษ เปน็ การเพิม่ ความสวยงามใหก้ ับเอกสารได้อกี วิธหี นึง่ ทาให้เอกสารดูมคี วามนา่ สนใจมากยง่ิ ขน้ึ สามารถทาไดโ้ ดยการใช้คาส่ังจากเมนเู ส้นขอบและแรเงา โดยการเลือกคาสงั่ ขอบกระดาษ การสร้างเอกสารแบบคอลมั น์ เป็นอีกรูปแบบหน่ึงในการสร้างเอกสารให้ดูแปลกตาและนา่ สนใจมากยิ่งขึ้นเอกสารทมี่ ลี กั ษณะเปน็ คอลมั นน์ นั้ จะมลี ักษณะคล้ายกบั ขอ้ ความในนติ ยสาร วารสาร หรือหน้าหนงั สอื พมิ พ์ สามารถทาไดด้ ้วยวธิ ีการงา่ ย ๆ จากการลากแถบแล้วเลือกคาสง่ั คอลมั น์ โปรแกรมจะจัดเอกสารให้เปน็ คอลมั น์อย่างสมดลุสวยงาม การแทรกเลขหนา้ เปน็ การใสล่ าดับเลขในหนา้ เอกสารโดยโปรแกรมจะทาการใสเ่ ลขหนา้ เรยี งลาดับหน้าโดยอตั โนมัติ โดยผใู้ ช้โปรแกรม ไม่ต้องกงั วลกบั การแสดงเลขหน้าว่าจะนบั ผิดพลาดหรอื ไม่ การใสเ่ ลขหนา้ ในหวั กระดาษและท้ายกระดาษของการจดั ทาหนังสอื หรอื เอกสารน้นั สามารถกาหนดไดอ้ ย่างงา่ ยดายโดยการใชเ้ มนแู ทรก แลว้กาหนดการแสดงลาดับเลขหน้าไดเ้ ลย การกาหนดหวั กระดาษและท้ายกระดาษ เป็นการใสข่ ้อความอัตโนมตั ใิ ห้กบั เอกสารทุก ๆ หนา้ ใหแ้ สดงขอ้ ความหรอื สิ่งทีเ่ ราตอ้ งการให้ปรากฏในทุก ๆ หน้า เพือ่ แสดงความหมายบางประการทผ่ี ูผ้ ลิตเอกสารตอ้ งการสามารถแทรกหรอื เปล่ียนแปลงขอ้ ความหรือกราฟิกในหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษได้ ตวั อยา่ งเช่น หมายเลขหนา้วนั ทีแ่ ละเวลา โลโกข้ องบรษิ ัท ช่ือเอกสาร หรือชือ่ แฟม้ หรอื ชอื่ ผสู้ รา้ งกไ็ ด้ จดหมายเวยี นสาระสาคัญ การทางานดา้ นเอกสารในงานราชการและงานดา้ นธุรกจิ เพอ่ื ใชใ้ นการตดิ ตอ่ ส่ือสารนน้ั มีความสาคัญเป็นอย่างมาก เชน่ เดยี วกบั การจดั ทาจดหมายเพ่ือใช้ติดต่อในงานราชการหรือในองคก์ รธุรกิจ จดหมายเวียนเป็นอีกเอกสารหนง่ึทน่ี ยิ มนามาใชพ้ ิมพห์ นังสอื เกอื บทกุ รูปแบบ เชน่ หนงั สอื ราชการ นามบัตร วุฒิบตั ร ซองจดหมาย บตั รอวยพร ที่ตอ้ งการพมิ พ์ในปรมิ าณมากๆ จดหมายเวยี น หรอื Mail Merge เปน็ การสร้างจดหมายหลายๆ ฉบับ โดยมขี ้อความหรอื เนอ้ื หาที่เหมอื นกันแตม่ ีข้อความเพียงบางส่วนที่แตกตา่ งกนั เช่น คาขน้ึ ตน้ จดหมาย ชอื่ ตาแหนง่ ทีอ่ ยู่ เป็นตน้ ตัวอยา่ งได้แก่ การทาบัตรเชญิ จดหมายเชิญประชมุ เกยี รตบิ ตั ร ซงึ่ การสร้างเอกสารด้วยจดหมายเวียนจะแบง่ ออกเปน็ 2 ส่วน คือ 1 เอกสารหลกั คอื ส่วนทีเ่ ก็บเนื้อหาใจความสาคัญของเอกสาร 2 แหลง่ ขอ้ มลู คอื ส่วนทใี่ ช้เกบ็ ส่วนทมี่ กี ารเปลย่ี นแปลง เช่น ชอื่ ท่อี ยผู่ รู้ บั ซง่ึ สามารถเปล่ยี นแปลงได้ตลอดเวลา จากน้ันจะนา 2 สว่ นมารวมเขา้ ดว้ ยกัน เพื่อใหไ้ ดจ้ ดหมายเวยี นทม่ี ลี กั ษณะเนอื้ หาเหมอื นกันแตช่ อ่ื ท่อี ยู่แตกต่างกัน ชว่ ยให้การสร้างจดหมายรวดเร็วขึน้