Smartbiz
ความหมายของโปรแกรม Smartbiz 2โปรแกรมบญั ชีสําเรจ็ รูป Smartbiz (โปรแกรมทาํ บญั ชสี ําเรจ็ รูป) สําหรับโปรแกรมบญั ชี สาํ เร็จรูป Smartbiz นี้เป็นโปรแกรมทําบัญชสี าํ เร็จรูป เป็นโปรแกรมทเ่ี นน้ การบนั ทกึ การประมวลผล และการนาํ เสนอรายงานทีเ่ กีย่ วขอ้ งกับธุรกรรมโดยมีการบนั ทกึ ขอ้ มูล รายวนั การผ่านบญั ชีไปสมุด แยกประเภท การรายงานสรปุ ผลในงบการเงนิ ต่างๆผลลพั ธ์ของโปรแกรมอาจอย่ใู นรปู แบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆ สําหรับคนที่ตอ้ งการทาํ การประกอบเพอ่ื สรา้ งระบบจดั เกบ็ข้อมูลทางการบญั ชที มี่ ี ประสิทธภิ าพ สามารถออกรายงานทางการเงินและการบริหารได้ตามความตอ้ งการของผู้ใช้ทงั้ น้ี จะต้องเนน้ การควบคมุ ทางการบญั ชใี นส่วนการควบคุมเฉพาะระบบ ทัง้ ในดา้ นการควบคุมดา้ นการ เข้าถึง การรบั เข้า การประมวลผล และการสง่ ออกขอ้ มลู โปรแกรมบัญชีสาํ เรจ็ รปู Smartbiz จะ จัดการเก่ียวกระบวนการแทบจะทกุ ขั้นตอนของการจัดทาํ บญั ชีเพอื่ สามารถทาํ งานได้ราบรน่ื ลด ภาระ เพิม่ ประสทิ ธิภาพงาน โดยใช้เวลาเพียงไม่นานในการทาํ งาน ทํางานได้งา่ ยขึ้น เพราะมนั สามารถทาํ สอื่ การเรียนการสอนการสรา้ งคู่มือการใช้โปรแกรมสาํ เรจ็ รูปบัญชีSmartbiz ซ่ึงเป็น โปรแกรมทใ่ี ชง้ านได้ง่าย ไม่จาํ เป็นต้องมที ักษะเกย่ี วกับบญั ชมี ากนกั ทาํ งานไดร้ าบรน่ื มีความแมน่ ยาํมากขนึ้ ซง่ึ เหตุผลเหล่านจี้ ะทาํ ใหค้ ณุ ใช้ โปรแกรมสําเร็จรปู บญั ชี Smartbiz โดยใชเ้ วลาเพยี งไม่นาน นอกจากนย้ี ังทําให้ได้งานและผลงานออกมาดี ไดป้ ระสทิ ธภิ าพ ถกู ตอ้ งตามหลักบัญชี และไม่ตอ้ ง เสียเวลาในการทํางานคดิ คํานวณอกี ด้วย
ส่วนประกอบของโปรแกรม 3Smartbiz 1.หน้าแรกเมอ่ื เขา้ สโู่ ปรแกรมเมื่อกดคลิกเขา้ สู่โปรแกรม หน้าจอจะแสดงรูปร่างหนา้ ตาของโปรแกรมขึ้นในลกั ษณะ หนา้ ตา ดังต่อไปนี้ 2. สว่ นประกอบต่างๆ บน หน้าจอเมอ่ื เขา้ สโู่ ปรแกรม กอ่ นการเขา้ ใชง้ าน
หนา้ เมนหู ลักของโปรแกรม 4
เมนหู ลักของโปรแกรมแต่ละเมนูทาอะไรได้ บ้าง?
“- 1.Business Intelligence ใชน้ าํ ขอ้ มูลที่มอี ย่เู พื่อจัดทาํ รายงานในรปู แบบต่างๆ ทเ่ี หมาะสมกับมุมมองในการวิเคราะห์ และตรงตามความตอ้ งการของผูใ้ ช้งาน- 2.ระบบขาย/จองสนิ คา้ ผู้ใชส้ ามารถกาํ หนดเปล่ียนอัตรา Vat. ไดเ้ อง คํานวณ Vat. ได้ท้งั รวม/แยก- 3.วเิ คราะห์การขาย คอื ข้อมลู การขายสินคา้ การรับคืนสินคา้ จากระบบส่ังจอง- 4.ระบบลกู หนี้ ใชร้ ับชําระ บางส่วน (ไม่เตม็ บิลได้) รับชําระไดท้ ัง้ เงนิ สดและ เช็คพร้อมกนั ได้ บันทึกลกู หนีก้ รณอี ่ืน ๆ ได้ (ทไี่ มใ่ ช่จากระบบขาย)- 5.Micro Biz- 6.จดั ซอื้ / ออกใบส่งั ซอ้ื คอื การออกใบสง่ั ซื้อสินค้า เปน็ ระบบการจัดซอื้ จะเก่ยี วของกบั การซื้อวัตถุดิบ สินคา้ วสั ดุ และบริการตา่ งๆ- 7.วิเคราะหก์ ารซือ้ เก่ยี วกับการซ้ือ แยกตามผจู้ าํ หน่าย และสนิ ค้าสรุปยอดซือ้- 8.ระบบเจ้าหน้ี ใช้ในการรับชําระ บางสว่ น (ไม่เตม็ บิลได้) รบั ชาํ ระไดท้ ง้ั เงนิ สดและเช็คพร้อมกันได้ 6
“- 9.ระบบรักษาความปลอดภยั เปน็ การกําหนดสิทธิใ์ หก้ บั ผูใ้ ช้งานทุกคน ขององค์กรในระดบั ต่าง ๆ- 10.ระบบเช็ค เป็นระบบทีค่ รอบคลุมเก่ียวกับเชค็ และเงนิ ฝาก จัดทาํ รายการฝาก-ถอนเงนิ สด โอนเงินระหวา่ งธนาคาร รายการจ่าย ดอกเบย้ี ธนาคาร ฯลฯ- 11.ระบบสตอ๊ ค เปน็ ระบบการจัดการเกย่ี วกับ สตอ๊ กสินค้า ซึง่ ประกอบ ไปด้วย การโอนคลังสินค้า , การเบกิ สินคา้ , การรบั สนิ คา้ ในกรณีอื่นๆ- 12.ส่วนเพ่ิมเตมิ ระบบ- 13.บํารุงรกั ษาขอ้ มูล เป็นระบบที่ รองรับการสํารองข้อมลู ทัง้ หมดของระบบ เพือ่ ไมใ่ หข้ ้อมูลเกิดการสญู หาย สามารถสาํ รองข้อมลู ได้เปน็ ส่วนๆ- 14.ระบบสินทรัพย์ คดิ คํานวณคา่ เสอ่ื มสินทรพั ย์ถาวรทเี่ นน้ ความสะดวก สบายสาํ หรบั ผ้ใู ช้- 15.ระบบภาษี เป็นระบบทเ่ี กี่ยวข้องกับการออกรายงานแยกแตล่ ะอัตราภาษี รองรบั เรื่องภาษีซอื้ เฉลี่ยคนื ได้- 16.ระบบบญั ชี เป้นระบบทใี่ ช้ทาํ เกยี่ วกบั รายงานเอกสาร ทางดา้ นบญั ชีและ ภาษีอากร ออกแบบรายงาน งบการเงิน สามารถออกแบบฟอรม์ ให้เหมาะสมกบั แต่ละองคก์ ร 7
ความสามารถของ 1. ชว่ ยใหก้ ิจการขนาดเลก็ สามารถทางานได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพและทันสมัย 8โปรแกรม Smartbiz 2. สามารถเช่ือมต่อออนไลนก์ บั สานักงานบญั ชี 3. สามารถสง่ ข้อมูลการซือ้ -ขายใหก้ บั สานักงานบญั ชี 4. สามารถดูงบการเงนิ เบ้อื งตน้ ได้รวดเรว็ กว่าเดมิ 5. สามารถใช้ประโยชน์จากโปรแกรมเพือ่ ชว่ ยในการบริหารจัดการ 6. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขนั ด้วยการนาเทคโนโลยีทางดา้ น IT เข้ามาช่วย 7. โปรแกรมถกู ออกแบบมาให้ใช้งานงา่ ย ลดภาระในการเรียนรกู้ ารใชง้ าน 8. ระบบควบคมุ สต็อคสินค้า 9. ระบบเจ้าหน-ี้ ระบบลูกหนี้ 10.ไดร้ ับโปรแกรมลิขสิทธิใ์ ชง้ านโดยไม่มีเงือ่ นไข
คณุ สมบัตขิ อง 1. มอี งคป์ ระกอบพ้นื ฐานของโปรแกรมครบถ้วน 9โปรแกรม Smartbiz 2. มโี ปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกาหนดขนาดแฟม้ ขอ้ มูล 3. ความสามารถของโปรแกรมในการเช่อื มตอ่ กับระบบปฏิบตั ิการท่มี ขี ดี ความสามารถในการทางานสูง 4. เปน็ โปรแกรมทม่ี ีความยดื หยนุ่ ในการใช้งานสงู 5. มคี วามสามารถใชก้ ารเชอ่ื มต่อข้อมูลบนเครอื ขา่ ยคอมพวิ เตอร์แบบลกู ขา่ ย แม่ขา่ ย 6. มีระบบการรับเขา้ ข้อมูลและตรวจทานการรบั เข้าขอ้ มูล 7. มีความยืดหยนุ่ ของการปิดงวดบญั ชี 8. มรี ะบบป้องกนั การผา่ นบญั ชีทผี่ ดิ พลาด 9. การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคลอ่ งตวั ใหก้ ับผใู้ ช้ข้อมลู
วธิ ดี าวนโ์ หลดโปรแกรม 1) ดาวนโ์ หลดโปรแกรม Smartbiz - เข้าท่ี https://www.crystalsoftwaregroup.com/download/free-download/เพื่อดาวน์ โหลดโปรแกรม ตามภาพดา้ นลา่ ง 10
2) การลงโปรแกรม Smartbiz โดยหลังจากท่ี Download File มาเรียบรอ้ ยแลว้ให้ทาํ การ Extract File ดงั กล่าว จะพบ Folder ชื่อ Formula-SmartBiz เมอ่ื เขา้มาใน Folder นี้จะพบ Folder ยอ่ ย คอื Setup, Manual 1. Setup เป็น Folder ท่ีเก็บ File ทใ่ี ชใ้ นการตดิ ตง้ั 2. Manual เป็น Folder ทเี่ กบ็ File ค่มู อื การใชง้ านโปรแกรม 11
2.ให้ทาการ Double Click ที่ FolderSetup จะพบ File ดงั ต่อไปน้ี 12
3.พอกดNext เสร็จจะขน้ึ หนา้ โปรแกรมมาให้ทํางานใสร่ หสั ท่ที างเวป็ ใหม้ าLOGIN BIGBOSS , PASSWORD คือ bigboss 13
4.พอเข้ารหสั แลว้ ใหก้ ดยอมรับแลว้ กด Accept 14
5.โปรแกรมกาํ ลงั ตดิ ต้งั 15
6.โหลดสําเรจ็ สามารถเขา้ ใช้ได้เลย 16
วิธีใช้1. กาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร ( Organization Structure Setup) คลกิ ที่ เมนหู ลกั -> ‘Work Flow’ -> ‘Organization Struture’ -> เลอื กเข้าเมนทู ี่ตอ้ งการ 17
1.1 ใส่รายละเอียดของบริษัท เขา้ เมนู ‘เพิ่ม /แก้ไข รายละเอยี ดของบรษิ ทั 18รายละเอียดของบรษิ ัทมดี งั นี้ รหัสบรษิ ทั 0001 ( ให้เปลยี่ นเป็นรหสันักศกึ ษา ) ชื่อบริษทั บริษทั คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) ( ใหเ้ ปลย่ี นเปน็ช่ือนักศกึ ษา ) ท่ีอยู่ 615 อาคารจติ ต์อทุ ยั ชนั้ 9 ถนนรามคาแหง แขวงหัวหมาก เขตบางกะปิ กรุงเทพฯ 10240 โทรศัพท์ 0-2732-1800 โทรสาร 0-2732-1423 ประเทศ TH Thailand1.2 รายละเอยี ดของสาขารหสั สาขา 00000 ชอ่ื สาขา สานกั งานใหญ่ รูปแบบการ Post I ** โปรแกรมdefault ค่าเปน็ I ใหแลว้ ไมต่ ้องแก้ไข ( X = ยงั ไมล่ งรายวัน , I = ยงั ไม่ POST, ว่างๆ = Post ทนั ที ) ** ยงั ไมต่ ้องกาหนดว่าการ approve เอกสาร เพ่อื ใช้กับMobile Approve1.3 รายละเอยี ดของฝ่าย มฝี า่ ยเดียว คอื รหสั ‘00’ ชอื 'ยงั ไม่ระบุ '1.4 รายละเอียดของแผนก มีแผนกเดียว คือ ' รหัส ‘00’ ชอื 'ยงั ไมร่ ะบุ '
2. การเตรยี มฐานข้อมูลเพ่อื เร่มิ ตน้ ใชง้ าน ( Setup Master Files ) การเขา้ ใช้งาน ใหค้ ลกิ ท่ีระบบ 2.1 รายชื่อผู้จาหนา่ ย เข้าเมนู ‘เพม่ิ และแกไ้ ข รายชื่อผู้จาหนา่ ย ‘ คลิกที่ ระบบซื้อ -> ‘Work Flow’ -> ‘Setup MasterFile’ -> เลอื กเขา้ เมนูท่ี ตอ้ งการ 19
2.2 รายชอื่ ลูกค้า จาหนา่ ย เข้าเมนู ‘เพ่ิมและแกไ้ ข รายช่อื ลกู คา้ ‘ คลกิ ที่ ระบบขาย -> ‘Work Flow’ -> ‘Setup MasterFile’ -> เลอื กเขา้ เมนทู ต่ี อ้ งการ 20
2.3 รายการสินค้า / หนว่ ยนบั / กลุ่มสนิ ค้า 21คลกิ ที่ ระบบบริหารสินคา้ คงคลัง -> ‘Work Flow’ -> ‘Setup MasterFile’ ▹ ต้องบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู หนว่ ยนับ และ กลุ่มสนิ คา้ กอ่ นทาการบนั ทกึ รายการสินค้า เรยี งตามลาดับ ดงั นี้
▹ 2.3.1 ฐานข้อมลู ‚หน่วยนับ‛ ในทนี่ ี้มหี น่วยนบั เดียว คอื ‚เครอื่ ง‛ รหสั หนว่ ยนับเป็น ‚1‛▹ ฐานข้อมลู ‚กลุ่มสนิ คา้ ‛ ในทีน่ มี้ กี ลุ่มสินคา้ กลุ่มเดยี ว คือ ‚อปุ กรณไ์ อที ‛ ต้ังรหสั กลุ่มสนิ คา้ เป็น ‚01‛ ฐานขอ้ มูล ‚สินค้า‛ มีรายการสินค้า ดัง ตารางดา้ นล่างน 22
2.4 ผงั บญั ชี ในกรณนี ี้ จะใชผ้ งั บญั ชที ีโ่ ปรแกรมเตรยี มให้ หากมีรายการใดที่ต้องเพิม่ บัญชีใหมเ่ ขา้ ไป จงึ จะทาการเพ่มิ ในหัวขอ้ นั้น2.4 รายการสนิ ทรพั ย์ : เมนู ‘ เพม่ิ และแก้ไขรายการสนิ ทรัพย์ ‘คลกิ ท่ี ระบบสินทรัพย์และคา่ เสอื่ มราคา -> ‘Work Flow’ -> ‘Setup MasterFile’ 23
มีรายการสนิ ทรัพย์ ดังนี้ 24รหสั สนิ ทรัพย์ 001ชื่อสินทรพั ย์ โตะ๊ ทางานเปน็ สินทรพั ย์ของแผนก < ไม่ระบุ >รหสั บัญชสี นิ ทรัพย์ 102005 เครื่องตกแต่งและเครอื่ งใชส้ านักงานDr. บัญชคี ่าเส่อื ม 514003 คา่ เส่ือมราคาเครื่องตกแต่ง ฯCr. บญั ชคี ่าเส่อื มสะสม 102006 คา่ เสอ่ื มราคาสะสม เครอ่ื งตกแตง่ ฯราคาซือ้ 50,000.00 บาทราคาทซี่ อื้ หรือได้มา 50,000.00 บาทมูลคา่ สนิ ทรพั ย์ 50,000.00 บาทวนั ที่ซือ้ 01 / 01 / 2557วันที่เร่มิ คานวณคา่ เสือ่ ม 01 / 01 / 2558วิธีการคานวณค่าเส่ือม เสน้ ตรงความถใี่ นการบนั ทึกบญั ชี เดือนละคร้ังอตั ราค่าเสอ่ื ม 20 % ต่อปีราคาซาก 1.00 บาทค่าเสอ่ื มสะสมกอ่ นวนั เร่ิมคานวณคา่ เสือ่ ม 10,000 บาท
2.6 รายการสมุดบัญชีเงนิ ฝากธนาคาร : เมนู ‚เพ่ิมและแก้ไขบญั ชีเงนิ ฝาก‛คลิกที่ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร -> ‘Work Flow’ -> ‘Setup MasterFile’ 25
2.6.1 บญั ชีเงนิ ฝากกระแสรายวัน (Current )รหัส 001เลขทบ่ี ญั ชี 250-1-10001-1ชื่อสมดุ บญั ชีเงนิ ฝาก ใส่เป็นชอื่ นักศกึ ษา / กระแสรายวนัธนาคาร/สาขา ธนาคารธนชาติ / หวั หมากประเภทบญั ชี C = Currentวันทเ่ี ปดิ บัญชี 01 / 01 / 57 26 ยอด Balance 20,000 บาท ณ วันท่ี 01/01/58รหัสบญั ชี 101201 เงนิ ฝากกระแสรายวันกรณใี บนาฝาก ลงบญั ชที ส่ี มดุ รายวนั GJ สมุดรายวนั ทว่ั ไปกรณกี ลับรายการเชค็ จ่าย ลงบัญชีที่สมดุ รายวัน GJ สมดุ รายวนั ท่วั ไปบัญชเี ชค็ จา่ ย 201204 เชค็ จา่ ยรอนาเงินเข้าบัญชีบัญชีเชค็ รบั 101303 เช็ครบั รอนาฝาก
2.6.2 บญั ชี เงินฝากออมทรพั ย์ (Saving)รหสั 002เลขทีบ่ ญั ชี 250-2-20001-2ชื่อสมุด (บัญชเี งนิ ฝาก) ใสเ่ ปน็ ชอื่ นกั ศึกษา / ออมทรัพย์ธนาคาร/สาขา ธนาคารธนชาติ / หัวหมากประเภทบญั ชี S = Savingวนั ท่ีเปิดบัญชี 01 / 01 / 57 27ยอด Balance 100,000 บาท ณ วนั ที่ 01/01/58รหัสบัญชี (จากผงั บญั ชี) 101202 เงนิ ฝากออมทรัพย์กรณใี บนาฝาก ลงบญั ชที สี่ มดุ รายวนั GJ สมุดรายวันทว่ั ไปกรณีกลับรายการเชค็ จ่าย ลงบญั ชีทส่ี มดุ รายวัน GJ สมุดรายวันทั่วไปบญั ชเี ชค็ จา่ ย 201204 เช็คจา่ ยรอนาเงินเขา้ บัญชีบญั ชีเช็ครบั 101302 เชค็ รับรอนาฝาก
3. การบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดเพอ่ื เริ่มใชง้ าน 28คร้ังแรก ( Set Balance Data ) เป็นการบันทกึ ยอดยกมาของขอ้ มูลที่เกดิ ขนึ้ กอ่ นจะมาเริม่ ใชโ้ ปรแกรม เชน่ ธุรกจิ ไดด้ า เนินงานไปแลว้ มรี ายการซือ้ ขาย รบั จ่ายเงิน และปดิ บญั ชีไปแล้วในงวดบัญชกี อ่ น และมาเริ่มใชโ้ ปรแกรมในปีนี้ กจ็ ะมียอดยกมาของระบบต่างๆ ทต่ี อ้ งมาบนั ทกึ เข้า โปรแกรม , แต่เนอ่ื งจากยอดยกมาของสนิ ค้าคงเหลือ อาจตอ้ งรอตรวจนบั สตอ๊ คจริงปี ละครั้ง จงึ จะได้ยอดทช่ี ัดเจน แต่ธุรกต็ อ้ งทาการขายเพือ่ ใหเ้ กดิ รายไดเ้ ขา้ บริษทั จะทา อย่างไร ? ในโปรแกรมน้ี ผูใ้ ช้งานสามารถทารายการค้าไปก่อนได้ โดยทยี่ ังไม่บันทึก ยอดยกมาของสนิ ค้าคงเหลือ และเม่อื เราไดต้ ัวเลขแลว้ จึงมาบนั ทึกยอ้ นหลงั และทาการ Recalculate ยอดสต๊อค โปรแกรมกจ็ ะทาการคานวณยอดสต๊อคและต้นทนุ ให้อีกคร้ัง เพือ่ รองรบั การทางานยอ้ นหลังดังท่ีกลา่ วมา หรอื ในกรณที ่ียังไมไ่ ดป้ ดิ บญั ชีจาก ระบบงานเดิม แตต่ อ้ งทาการบันทึกรายการคา้ ไปกอ่ น , กรณีทเี่ ปน็ ยอดลูกหน้ียกมา ก็ สามารถเลอื กได้ว่า จะบนั ทึกเปน็ ยอดรวมทล่ี ูกหนร้ี ายนัน้ ค้างชาระ มารวบบนั ทกึ เป็น 1 invoice หรอื จะบันทกึ แยกตามรายการ Invoice ท่ีค้างชาระแตล่ ะใบตามจริง ซ่งึ จะมี ปรมิ าณมากกวา่ การรวมรายการ ดงั น้นั จึงควรวางแผนการบันทกึ ยอดยมาต้นงวดไว้ ก่อน พจิ ารณาว่าจะเลอื กเปน็ ยอดรวมหรือแยกรายการ แลว้ จึงทาการบันทึกรายการ
3.1 บนั ทกึ ยอดยกมาของสนิ ค้าคงเหลอื ต้นงวด : เมนู ‘บนั ทึกปรับปรุงยอดสินค้า’ 29คลิกท่ี ระบบบริหารสินค้าคงคลงั -> ‘Work Flow ’ -> ‘ Set Balance Data ’ ให้บันทกึ จานวนและตน้ ทนุ ของสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด ในชอ่ ง ‛รายการ เพมิ่ ‛ ผลรวมของ รายการสนิ คา้ ทย่ี กมาตน้ งวดทบ่ี นั ทกึ ในระบบนี้จะต้อง เท่ากับบญั ชสี นิ คา้ คงเหลอื ในระบบบญั ชี
แยกประเภท ในขอ้ 2.4รายการสินคา้ คงเหลอื ยกมาต้นงวด ณ 31 / 12 / 2557 30
3.2 บนั ทึกยอดยกมาของลกู หน้ี : เมนบู นั ทึก Invoice ขายยกมาต้นงวด 31คลิกท่ี ระบบลกู หน้ี -> ‘Work Flow’ -> ‘Set Balance Data ’ การบนั ทึกยอดยกมาของลกู หนรี้ ายตัว เปน็ การบนั ทกึ ยอดหนยี้ กมาของ ลูกหนีแ้ ตล่ ะราย แยกตามเอกสารท่เี คยออกไวก้ อ่ นเร่ิมต้นใชโ้ ปรแกรม ซง่ึ ยอด รวมของลูกหนี้รายตวั จะตอ้ งเทา่ กับยอดยกมาทางบญั ชีของบัญชลี กู หน้ี การค้าในข้อ 2.4 ด้วย
รายการ INVOICE ขายยกมาตน้ งวด มีดงั นี้ประเภทเอกสาร SI ใบสง่ ของ / ใบกากบั ภาษี / ใบแจง้ หน้ี (ขาย)เล่ม 0001เลขที่ 00001เลขที่อา้ งอิง SBF01วนั ท่ี 15 / 12 / 57 32เครดิตเทอม 30 วันวันครบกาหนด 14 / 01 / 58รหัสแผนก 00ชอ่ื แผนก <ไมร่ ะบุ >ชื่อลูกคา้ บรษิ ทั เอสเอ็มอี จากดัยอดเงนิ ยกมาสทุ ธิ 21,400.00
3.3 บันทกึ ยอดยกมาของเจ้าหนี้ : เมนบู นั ทกึ Invoice ซื้อยกมาต้นงวด 33คลกิ ท่ี ระบบเจา้ หน้ี -> ‘ Work Flow ’ -> ‘ Set Balance Data ’ การบันทกึ ยอดยกมาของเจา้ หนร้ี ายตวั เปน็ การบนั ทกึ ยอดหนย้ี กมาของ เจา้ หน้ีแต่ละราย แยกตามเอกสารที่เคยออกไวก้ ่อนเริม่ ตน้ ใช้โปรแกรม ซ่ึง ยอดรวมของเจ้าหน้ีรายตัว จะตอ้ งเท่ากับยอดยกมาทางบัญชขี องบญั ชีเจา้ หนี้ การค้าในข้อ 2.4 ด้วย
รายการ INVOICE ซ้ือยกมาต้นงวด มดี ังนี้ประเภทเอกสาร BI ใบสง่ ของ / ใบกากับภาษี / ใบแจง้ หน้ี ( ซ้อื )เล่ม 0001เลขที่ 00001เลขทอ่ี ้างองิ BBF01วนั ท่ี 25 / 12 / 57 34เครดิตเทอม 30 วนัวนั ครบกาหนด 24 / 01 / 58รหัสแผนก 00ชอื่ แผนก <ไมร่ ะบุ >ชื่อลกู ค้า บรษิ ทั ตา้ เหว่ย จากดัยอดเงินยกมาสุทธิ 10,700.00
3.4 บันทกึ ยอดยกมาของบัญชแี ยกประเภท : ‘ เมนใู สย่ อดยกมาเร่มิ ต้น 35ตง้ั บรษิ ทั และสาขา ‘ คลิกที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท -> ‘ Work Flow ’ ->‘ Set Balance Data ’ เราใช้ตวั เลขจากงบแสดงฐานะทางการเงนิ ของงวดบัญชีก่อน มาบันทกึ เป็น ยอดยกมาในงวดน
บรษิ ทั ครสิ ตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) งบแสดงฐานะทางการเงนิ ณ วันท่ี 31 ธันวาคม 2557 36
3.5 บันทึกยอดยกมาของเชค็ : ‘ เมนู รายการเคล่ือนไหวบัญชีเงนิ ฝาก ‘คลิกที่ ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร -> ‘ Work Flow ’ -> ‘ SetBalance Data ’ 37
รายการเช็คยกมาตน้ งวด มี เช็ครับรอนาฝาก 1 ใบ มรี ายละเอยี ดดังนี้ประเภทเอกสาร CL ฝากโดยเชค็ ธนาคารอ่ืนเปน็ รายการฝาก D Depositเลขทเี่ ช็ค 0007001วันทท่ี าเชค็ 15/ 12 / 57วันที่รบั เชค็ 15/ 12 / 57วันทเ่ี ช็ค Due 15/ 01 / 58เปน็ รายการของลูกหนี้ C = ลกู หน้ี 38รหสั ลกู หน้ี C03ช่อื ลกู หนี้ บริษัท เอ็สเอ็มอี จากดัชอื่ ผู้จ่ายเชค็ บริษทั เอ็สเอม็ อี จากดัยอดในเชค็ 5,000.00 บาทขดี ครอ่ ม 2 = ขดี ครอ่ ม ‚A/C PAYEE ONLY‛ขีดหรอื ผู้ถอื 1 = ขีดฆา่ หรอื ผู้ถือออกไปเชค็ ธนาคาร กรุงไทย สาขา ระยอง
4. บนั ทกึ รายการค้า ( Entry Transactions ) ของปี 2558 39 2 ม.ค. ขายสนิ ค้าเป็นเงนิ สด ใหก้ บั บรษิ ทั มอเตอร์ จากัด คือ ฮาร์ดดิสค์ 1 เครอื่ ง เคร่อื งละ 4,500 บาท พมิ พ์ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี /ใบเสร็จรบั เงนิ ให้ลกู คา้ เซ็นรับ สินค้า ณ วันท่ีส่งสนิ คา้ รับชาระเป็นเงนิ สด 3 ม.ค. ซื้อสินคา้ จากบริษทั โซนา่ จากดั คือ คอมพิวเตอร์ 2 เคร่อื ง เครอ่ื งละ 14,000 บาท ,ฮาร์ดดสิ ค์ 1 เคร่อื ง เครอื่ งละ 2,500 บาท ได้รบั ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 610 ชาระเปน็ เชค็ ธนาคารธนชาติ สาขาหวั หมาก เลขท่เี ชค็ 7007200 ลงวนั ท่ี 28/01/58 5 ม.ค. รับชาระหน้คี ่าสินคา้ จาก บรษิ ทั เอสเอม็ อี จากดั สาหรับใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หนีเ้ ลขทอ่ี ้างองิ SBF01 ไดร้ ับเชค็ ธนาคารกรงุ ไทย สาขาระยอง เลขที่ เช็ค 0007003 ลงวันท่ี 15/01/58 6 ม.ค. จา่ ยชาระหน้คี ่าสินคา้ ให้ บรษิ ัท ตา้ เหว่ย จากดั ได้รบั ใบเสร็จรับเงนิ เลขที่ 402 ตดั จา่ ยใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้เี ลขทอี่ ้างองิ BBF01 โดยจา่ ยเปน็ เชค็ ธนาคารธนชาติ สาขาหัวหมาก เลขทีเ่ ชค็ 7007201 ลงวนั ท่ี 25/01/58
7 ม.ค. จัดทาใบเสนอราคาสินค้าให้กบั บริษัท เอสเอม็ อี จากัด โดยเสนอราคาสนิ ค้า 40คอมพวิ เตอร์ 2 เคร่ือง เครอื่ งละ 26,000 บาท ให้สว่ นลด 2 % และ สมาร์ทโฟน 1เคร่ือง เครื่องละ 11,000 บาท ใหส้ ว่ นลด 1% ใหพ้ เิ ศษถึงวนั ที่ 17/01/587 ม.ค. จดั ทาใบขออนมุ ตั จิ ัดซ้ือสินค้า เพ่ือจะซ้อื สนิ คา้ จากบริษทั ต้าเหวย่ จากดั มีรายการคอื ฮารด์ ดิสค์ 2 เครื่อง เครอ่ื งละ 2,000 บาท และ เครอ่ื งพมิ พ์ 1 เครอ่ื งเครอ่ื งละ 12,000 บาท หากซ้ือครบ 10,000 บาท จะไดส้ ่วนลด 1,000 บาท8 ม.ค. ไดร้ บั ใบสั่งซ้ือ จากบรษิ ทั ไทยเทรดดงิ้ จากัด เลขท่ี 1001 ลกู ค้าต้องการคอมพิวเตอร์ 1 เครอื่ ง เคร่อื งละ 26,000 บาท , ฮาร์ดดิสค์ 2 เคร่ือง เคร่อื งละ5,000 บาท , เคร่อื งพิมพ์ 1 เคร่ือง เครอ่ื งละ 16,000 บาท สาหรับเดอื นม.ค.น้ี ทางบรษิ ทั ฯ มโี ปรโมชน่ั พเิ ศษ คอื ซ้ือครบ 50,000 ให้ส่วนลด1% ลูกค้าต้องการสินคา้ภายในวนั ที่ 28/01/589 ม.ค. สัง่ ซือ้ สินค้าจากบรษิ ัท แอลวี จากัด มีรายการดังนี้ คอมพวิ เตอร์ 2 เคร่ืองเคร่ืองละ 14,000 บาท , ฮารด์ ดิสค์ 2 เครื่อง เครื่องละ 1,800 บาท , เคร่ืองพมิ พ์ 1เคร่ือง เคร่อื งละ 9,000 บาท หากซ้ือครบ 30,000 จะได้ส่วนลด 1% ต้องการสนิ คา้ไม่เกินวันที่ 20/01/5811 ม.ค. บรษิ ทั มอเตอร ์จากดั แจง้ วา่ ฮารด์ ดสิ ค ์ ทไี่ ดร้ บั มตี าหนิเล็กนอ้ ย ตามใบสง่ ของ/
11 ม.ค. บรษิ ัท มอเตอร์ จากดั แจ้งวา่ ฮารด์ ดิสค์ ทีไ่ ด้รบั มีตาหนิเล็กนอ้ ย ตามใบส่ง 41ของ/ใบกากับภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงิน เลขทอ่ี า้ งองิ SR0001/00001 ลูกคา้ ขอสว่ นลดแตไ่ ม่ต้องการคนื สนิ คา้ บรษิ ัทฯ จึงทาใบลดหนี้ 1,000 บาท แสดงรายการสนิ ค้าในใบลดหนี้แตไ่ ม่ไดร้ บั คนื สนิ ค้ามา12 ม.ค. บริษทั ฯ ตรวจพบวา่ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงิน เลขท่ีอ้างอิง610 ทาง บริษทั โซน่า จากดั ลมื ให้ส่วนลดการคา้ ตามที่ตกลงไว้ คอื 2,000 บาทบริษทั โซนา่ จงึ คืนเงนิ มาพร้อมใบลดหน้เี ลขที่ 200112 ม.ค. บริษทั ฯ ส่งสินค้าให้ บจก.ไทยเทรดดงิ้ ไดค้ รบตามจานวนที่ลกู คา้ ส่งั ซ้อื ไว้ตามเอกสารเลขท่อี า้ งองิ 1001 และจัดทาใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หนี้ ใหล้ กู คา้เซน็ รับสินค้า ณ วันสง่ มอบสนิ คา้13 ม.ค. บริษทั ฯ ได้รบั สนิ คา้ จากบรษิ ัท แอลวี จากัด ครบตามจานวน ท่ไี ดส้ ั่งซือ้ ไว้ตามใบส่ังซือ้ เลขที่ 0000001 ได้รับใบส่งของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี 500114 ม.ค. บริษทั ไทยเทรดด้งิ จากัด แจ้งวา่ สินค้าทเ่ี คยไดร้ บั ไป ตามใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขทอ่ี ้างอิง SI0001/00002 คอื ฮาร์ดดิสค์ ใชง้ านไม่ได้ 1 เคร่อื งลูกค้าต้องการคืนสนิ คา้ บรษิ ทั ฯ จงึ จดั ทาใบลดหนี้ขายเชอื่ ให้และรับ คนื สินคา้ กลบัเขา้ สต๊อค
16 ม.ค. บริษทั ฯ ส่งคืนสินค้าใหบ้ ริษัท แอลวี จากัด เนือ่ งจากเครือ่ งพมิ พ์ ใชง้ านไมไ่ ด้ 421 เคร่ือง เป็นสนิ ค้าที่เคยซอ้ื ตามใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หนี้ เลขทอ่ี ้างองิ 5001ไดร้ บั ใบลดหน้ซี ื้อเช่ือ เลขท่ี 200216 ม.ค. นาฝากเชค็ เขา้ บัญชีออมทรพั ย์ สาหรบั เชค็ ทีถ่ งึ กาหนดนาเขา้ วันท่ี 15 ม.ค.ซ่งึ เปน็ วนั หยุด จงึ นาเข้าในวันทาการถัดไป เปน็ เชค็ ของ บรษิ ัท เอสเอม็ อี เลขท่ี0007001 ยอดเงนิ 5,000 บาท และเช็คเลขที่ 0007003 ยอดเงนิ 21,400 บาท เช็คธนาคารกรงุ ไทย สาขาระยอง ทางบรษิ ัทฯ จงึ ถูกหักคา่ ธรรมเนยี มเช็คต่างจังหวัดฉบับละ 30 บาท17 ม.ค. บริษัท แอลวี มาวางบลิ ด้วยเอกสารเลขที่ L001 สาหรับ ยอดท่ีค้างชาระดังนี้ 1.ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขท่ีอ้างองิ 5001 2.ใบลดหนี้ซื้อเชือ่ เลขที่อา้ งองิ 2002 บริษัทฯ รบั วางบลิ และนดั ชาระเงนิ วันท่ี 28/01/58
18 ม.ค. บริษัทจดั ทาใบวางบลิ ให้ บจก.ไทยเทรดดงิ้ ดังนี 431. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจ้งหนี้ เลขท่ีอา้ งอิงSI0001/000022. ใบลดหนี้ขายเชื่อ เลขท่อี ้างองิ SM0001/00001 ลกู หน้ีรับวางบิลและนัดชาระหน้ีวนั ท่ี 27/1/5819 ม.ค. ใหบ้ ริการตดิ ตงั้ ระบบเน็ตเวิร์ก ใหก้ ับบรษิ ัท มอเตอร์ จากดั เปน็ เงนิ 10,000บาท จดั ทาใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้ เพื่อใหล้ ูกคา้ เซน็ รบั บริการ รายการค้านี้ มกี ารเพมิ่ฐานข้อมลู ใหม่ ดังน้ี1.เพม่ิ สนิ ค้ารหสั G5 ค่าติดตงั้ ระบบ , ชนดิ สนิ คา้ 3 = บรกิ าร2.เพม่ิ กลมุ่ สินคา้ รหัส 02 คา่ บริการ จบั คู่หน้าที่บญั ชี ‚ขายสด‛ กับ บญั ชี ‚รายได้คา่ บรกิ าร” และ จบั คหู่ น้าท่ีบญั ชี ‚ขายเชอ่ื ‛กับ บญั ชี ‚ รายไดค้ า่ บรกิ าร”3. เพิ่ม หนว่ ยนับ รหัส 02 คร้งั
20 ม.ค. บริษัทฯ จ้าง บริษทั โซนา่ จากดั ซอ่ มคอมพวิ เตอร์ เปน็ เงนิ 2,000 บาท 44ได้รับใบสง่ ของ/ใบแจ้งหน้ีเลขท่ี 3001 รายการคา้ นี้ มีการเพ่ิมฐานขอ้ มูลใหม่ ดงั น้ี 1.เพิม่ สนิ คา้ รหสั G6 คา่ ซอ่ มคอมพิวเตอร์ ,ชนิดสนิ คา้ 8 = คา่ ใช้จ่ายอ่ืนๆ และใช้หน่วยนบั 02 ชอ่ื ‘ครง้ั ’ 2.เพม่ิ กลุ่มสินคา้ รหสั 02 คา่ บริการ จบั คู่หน้าบญั ชี ‚ซื้อสด‚กบั บญั ชี ‚ค่าจา้ งและคา่ บริการ” และจับคู่หนา้ บัญชี ‚ซอื้ เชอ่ื ‚ กบั บัญชี ‚ค่าจา้ งและคา่ บริการ”21 ม.ค. ให้บรกิ ารติดตั้งระบบเน็ตเวริ ์กให้ บจก.เอสเอ็มอี มลู คา่ 5,000 บาท , บรษิ ทัฯ ทาใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงิน เพ่อื ใหล้ ูกคา้ เซน็ รับบรกิ ารได้รับใบหักภาษีณ ท่จี า่ ย เลขที่ 4001 (รับชาระเป็นเงนิ สด)22 ม.ค. จา้ งบรษิ ทั ตา้ เหว่ย จากดั ซ่อมคอมพิวเตอร์ มูลค่า 2,000 บาท โดยชาระเป็นเงินสด บริษัทฯไดร้ บั ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงนิ เลขที่ 4002 และออกใบหกั ภาษี ณ ท่จี า่ ย ให้บจก.ตา้ เหวย่
23 ม.ค. ถอนเงนิ จากบญั ชอี อมทรพั ย์ เพอ่ื ฝากเข้าบัญชีกระแสรายวัน สาหรับเช็คท่ี 45จ่ายให้ บรษิ ทั ตา้ เหว่ย ( เช็คเลขที่ 7007201 ยอดเงนิ 10,700 และ บริษัทโซนา่ เชค็เลขที่ 7007200 ยอดเงิน 32,635 )24 ม.ค. บจก.เอสเอม็ อี ส่ังซือ้ สินคา้ (ตามใบเสนอราคาท่ีบ.เคยเสนอไป )ไดร้ บัเอกสารเลขที่ 810 ซึง่ มีรายการสินคา้ เป็นคอมพวิ เตอร์ 2 เครอื่ ง เคร่ืองละ 26,000บาท ส่วนลด 2 % และ สมาร์ทโฟน 1 เครื่อง เครือ่ งละ 11,000 บาท ให้สว่ นลด 1%( มีเงือ่ นไข 2/10 , n / 30)25 ม.ค. จัดทาใบส่งั ซือ้ สินค้า เพ่อื ซื้อสินคา้ จากบรษิ ัทตา้ เหว่ย ตามใบขออนุมตั ิจดั ซอ้ืท่ีไดร้ ับอนมุ ตั ิ แต่ซอ้ื ฮารด์ ดิสค์ 1 เครื่อง เคร่อื งละ 2,000 บาท ,เคร่อื งพิมพ์ 1 เครอ่ื งเครอื่ งละ 12,000 บาท ( ผ้ขู ายมเี งือ่ นไข 2/10 , n/3026 ม.ค. จา่ ยค่าซ่อมคอมพวิ เตอรใ์ ห้ นายดี ใจซื่อ เป็นเงินสด สาหรับคา่ ซ่อมเครื่องพมิ พ์ มลู ค่า 1,000 บาท และทาใบหกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย เลขท่ี 4003 (ไม่มี VAT)เพิม่ ผจู้ าหนา่ ย รหสั S8 นายดี ใจซอื่ อยู่ สะพานสงู กทม. 10240 เปน็ บคุ คลธรรมดา บัตรปชช.เลขท่ี 3102010300 หักภาษี ณ ทีจ่ า่ ย ในอัตรา 3% , ตามมาตรา3 เตรส
27 ม.ค. รับชาระหนีจ้ าก บจก.มอเตอร์ สาหรับใบส่งของ/ใบแจง้ หน้ี เลขท่อี า้ งองิ 46SV0001/00001 ได้รบั ใบหักภาษี ณ ทีจ่ า่ ย เลขท่ี 2001 รับเป็นเงินสด27 ม.ค. จ่ายชาระหนใ้ี ห้ บจก.โซนา่ สาหรับใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี้ เลขท่ี 3001 ไดร้ ับใบเสร็จรบั เงนิ /ใบกากบั ภาษี เลขท่ี 8100 บริษัทฯจา่ ยเปน็ เงินสด และออกใบหักภาษีณ ท่จี า่ ย เลขท่ี 4001 ให้กับโซน่า28 ม.ค. รบั ชาระหน้ี ตามกาหนดนดั ท่ี บจก.ไทยเทรดด้งิ นดั ไวต้ ามใบวางบิล บริษทั ฯออกใบเสร็จรบั เงินใหล้ กู หน้ี รบั ชาระเป็นเงินสด29 ม.ค. จ่ายเงินเดอื นใหพ้ นักงานโดยตดั จากบัญชอี อมทรัพยข์ องบริษทั ฯ เขา้ บญั ชีพนกั งาน เป็นเงนิ เดือน 50,000 บาท ภาษีหกั ณ ที่จา่ ย 3,200 บาท และเงินประกันสังคมสว่ นที่หกั จากพนกั งาน 1,500 บาท
29 ม.ค. จ่ายค่าใช้จ่าย เป็นเงนิ สด สาหรับเอกสาร 3 ใบน้ี 47 1.ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน เลขที่ W001 ของ การประปานครหลวง ยอดเงนิ ก่อน VAT = 1,000 2.ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงนิ เลขที่ E001 ของ การไฟฟา้ นครหลวงยอดเงนิ ก่อน VAT = 4,000 บาท 3.ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน เลขท่ี T001 ของ บมจ.ทโี อที ยอดเงินก่อน VAT = 3,000 บาท ทาใบหักภาษี ณ ทีจ่ ่าย เลขท่ี 3201 31 ม.ค. บันทกึปรับปรุงรายการตอนส้ินงวดและปดิ บญั ชี 1. ส่ังคานวณคา่ เสื่อมราคาสินทรัพย์ 2. ปิดบัญชีภาษซี ือ้ ภาษีขาย 3. ต้งั คา้ งจา่ ยเงินสมทบปกส.สว่ นทบ่ี ริษทั สมทบให้พนักงาน 4. ปดิ บัญชีสินค้าสาเร็จรปู ปลายงวด – ต้นงวด 5. ปดิ บัญชีรายได้ และค่าใชจ้ า่ ยเขา้ บญั ชีกาไรสุทธิ 6. ปิดบญั ชกี าไรสทุ ธเิ ข้าบญั ชกี าไรสะสม
5. หน้าจอและตัวอยา่ งเอกสารตามรายการคา้ เมอื่ คียใ์ น Smartbizหน้าจอ รายการค้าวนั ท่ี 2 ม.ค. -> บนั ทึกขายสดสนิ ค้า 48
รายการคา้ วนั ที่ 2 ม.ค. เมื่อกดป่มุ F5-Print เพอ่ื พมิ พ์ Invoice ไปใหล้ กู คา้พรอ้ มกบั สนิ คา้ ** กรณนี ้ไี ม่ไดส้ ่ังพมิ พ์ฟอรม์ จากโรงพมิ พ์ แต่ใชแ้ บบฟอรม์ ในโปรแกรมพมิ พล์ งกระดาษเปล่า 49
หนา้ จอ รายการคา้ วนั ท่ี 3 ม.ค. -> บนั ทึกซ้อื สดสินค้า และชาระเปน็ เช็คลงวนั ที่ล่วงหนา้ 50
Search
